Procedimiento para el registro contable por pérdida de Bienes de

GOBIERNO NACIONAL DE
LA REPUBLICA DEL
ECUADOR
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA
PÉRDIDA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
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GOBIERNO NACIONAL DE
LA REPUBLICA DEL
ECUADOR
Procedimiento para el registro contable por
la pérdida de Bienes de Larga Duración
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GOBIERNO NACIONAL DE
LA REPUBLICA DEL
ECUADOR
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA
PÉRDIDA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
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Documento propiedad de:
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.
Edición:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor:
Ing. Cintia Catota
Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos
Ing. Luis Fiallos
Analista de la Dirección Nacional de Estados Financieros
Revisado:
Dra. Sonia Proaño
Directora Nacional de Estados Financieros
Econ. Carlos Troya
Director Nacional de Activos Públicos
Aprobado:
Econ. Magdalena Vicuña
Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental
Fecha:
21/12/2012
Modificación:
03/12/2013
Modificación:
16/12/2013
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4 Contenido
1.
ANTECEDENTES .......................................................................................................................... 5
2.
APLICACIÓN A LA NORMATIVA ............................................................................................... 5
3.
ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................................................... 5
4.
PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 6
4.1
Disminución de Bienes por Robo, Hurto o Abigeato ............................................................ 6
4.1.1
Robo Público ..................................................................................................................... 6
4.1.2
Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial o con cargo a la
Aseguradora ....................................................................................................................................... 7
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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE
POR LA PÉRDIDA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
1. ANTECEDENTES
Se requiere proporcionar a las Entidades un documento que contenga el procedimiento para el
registro contable de los distintos casos que se presenten por la pérdida de bienes de larga
duración.
2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia
con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, que
respectivamente señalan:
“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada
entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del
componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de
observar la normativa contable… ”.
“Artículo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad
privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales,
procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento
obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero”.
Además, se considera lo prescrito en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.16
Pérdida de Recursos Públicos, numerales: 3.2.16.1 “Alcance” y 3.2.16.3 “Disminución de
activos financieros y bienes”.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las directrices emitidas en este documento, son de aplicación para las entidades del Estado
Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas, que operan o no en el sistema eSigef.
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4. PROCEDIMIENTO
4.1 Disminución de Bienes por Robo, Hurto o Abigeato
Para el caso de que los bienes corporales, correspondan a Activos Fijos, el débito será a la
cuenta 619.94 “(-) Disminución de Bienes de Larga Duración”, por el valor en libros y los
montos a acreditarse serán los registrados en la cuenta principal y complementaria
pertinente; es decir, la que corresponda al bien sustraído y a su Depreciación Acumulada.
4.1.1 Robo Público (NTCG 3.2.16.3, numeral 1)
En caso de que el dictamen de la autoridad competente implique el sobreseimiento en la
presunción de responsabilidades, el monto de la pérdida deberá registrarse mediante un
asiento de ajuste, con cargo a la cuenta 638.91, 638.92 ó 638.93 que corresponda y se
liquidará la cuenta de complemento del subgrupo Disminución Patrimonial.
Ejemplo 1: Se produce la pérdida de un scanner asignado a un funcionario de la
Entidad. De acuerdo a las indagaciones pertinentes mediante denuncia formulada, las
autoridades competentes emiten la resolución determinando que se trata de un robo
público. De acuerdo a los registros contables, los valores del bien son:
Valor contable:
Depreciación Acumulada:
Valor en Libros:
$500,00
$80,00
$420,00
A. Registro por la disminución de bienes
Para el registro de la disminución del bien, se utilizará la clase de registro PÉRDIDA EN
ADMINISTRACION; EN PROYECTOS; EN PROGRAMAS correspondientes, debitando
las cuentas 619.94 “Disminución de Bienes de Larga Duración” por el valor en libros y
141.99 por el cierre de la Depreciación Acumulada; se acreditará la cuenta 141 “Bienes
de Administración”, 144 “Bienes de Proyectos”, 145 “Bienes de Programas”, por el valor
que corresponda al bien perdido.
RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y
Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión.
Código
Cuenta
619.94
Disminución de Bienes de Larga Duración
Depreciación Acumulada de Equipos, Sistemas y Paquetes
Informáticos
Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos
141.99.07
141.01.07
Debe
6
Haber
420
80
500
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B. Registro del asiento de ajuste
Para el registro de la pérdida de bienes cuando el dictamen de la autoridad competente
determine que no es responsabilidad del custodio, se utilizará la clase de registro ROBO
PUBLICO DE BIENES – ADMINISTRACIÓN, INVERSIÓN PROYECTOS Y
PROGRAMAS, debitando la cuenta 638.93 “Costo de Pérdidas en Bienes de Larga
Duración” y acreditando la cuenta 619.94 “Disminución de Bienes de Larga Duración”.
RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y
Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión.
Código
Cuenta
Debe
638.93
Costo de Pérdidas en Bienes de Larga Duración
619.94
Disminución de Bienes de Larga Duración
Haber
420
420
4.1.2 Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial o con
cargo a la Aseguradora
Si la autoridad competente determinare responsables (Resolución Judicial) y que sean
sancionados con el reintegro de los bienes, el evento deberá registrarse sobre la base
del otorgamiento de un préstamo, debitando a las cuentas 123.01.07 ó 123.01.11, sin
generar una obligación monetaria y acreditando directamente a la cuenta respectiva del
subgrupo Disminución Patrimonial. Si el valor a restituir fuere mayor al anotado en la
cuenta Disminución Patrimonial, la diferencia se registrará abonando a la cuenta 629.51
“Actualización de Activos”.
Ejemplo 2: Se produce la pérdida de un proyector al funcionario de la Entidad. De
acuerdo a las indagaciones pertinentes, las autoridades competentes emiten la
resolución determinando responsabilidad según resolución judicial.
De acuerdo a los registros contables, los valores del bien son:
Valor contable:
Depreciación Acumulada:
Valor en Libros:
$500,00
$80,00
$420,00
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A. Registro para la baja y cargo por responsabilidad según Resolución
Judicial
Para el registro de la disminución del bien, se utilizará la clase de registro PERDIDA EN
ADMINISTRACION; EN PROYECTOS; EN PROGRAMAS correspondientes, cargando
a la cuenta 619.94 “Disminución de Bienes de Larga Duración” por el valor en libros y
141.99 por el cierre de la Depreciación Acumulada; se acreditará la cuenta 141 “Bienes
de Administración”, 144 “Bienes de Proyectos”, 145 “Bienes de Programas” por el valor
que corresponda al bien perdido.
RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y
Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión.
Código
Cuenta
Debe
619.94
141.99.04
Disminución de Bienes de Larga Duración
Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos
141.01.04
Maquinarias y Equipos
Haber
420
80
500
Nota: El registro de la disminución de bienes, deberá ser registrado obligatoriamente,
antes de ser cargado al responsable según resolución judicial.
Se debe considerar los campos resaltados en la aplicación del asiento de ajuste antes
indicado:
Se deberá registrar a los deudores
primarios del estado según NTCG
3.2.16.1, para precautelar los
recursos públicos de la entidad.
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La entidad una vez emitido el dictamen por la autoridad competente, se procederá a
registrar la Clase de registro RESB (RESPONSABLES DE PERDIDA DE BIENES),
debitando la cuenta 123.01.011 “Anticipos a Servidores Públicos” y acreditando la
cuenta 619.94 “Disminución en Bienes de Larga Duración”.
Criterio Jurídico:
“En virtud de que la Constitución de la República del Ecuador, garantiza la inocencia de
toda persona mientras no se declare su responsabilidad, mediante resolución firme o
sentencia ejecutoriada; y, que en el orden jerárquico de aplicación de la norma,
consideramos que el cobro como pérdida de un bien institucional procede una vez
establecida la responsabilidad en el informe de examen especial elaborado por
Auditoría”.
RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE
Código
Cuenta
Debe
123.01.11
Anticipos a Servidores Públicos
619.94
Disminución de Bienes de Larga Duración
Haber
420
420
Nota: Para aquellas entidades que registraron la Disminución de Bienes de Larga
Duración con RUC de la institución, deberán realizar la reclasificación del auxiliar 2
incorporando el RUC de quien sea los deudores primarios del Estado o el responsable
dictaminado por la autoridad competente, utilizaran la clase de registro RDP1
“RECLASIFICACION DE AUX 2 PARA DISMINUCION PATRIMONIAL PERDIDA,
ROBO O HURTO”
RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE
Código
Cuenta
Debe
619.94
Disminución de Bienes de Larga Duración
619.94
Disminución de Bienes de Larga Duración
Haber
420
420
Caso 1: Reintegro en efectivo por el Bien (NTCG 3.2.16.3, numeral 2, literal a)
En caso de que el reintegro se lo hiciere en efectivo, previa la recuperación del crédito
se registrará el derecho monetario debitando la “Cuenta por Cobrar Recuperación de
Inversiones” y acreditando la cuenta correspondiente del subgrupo 123 “Inversiones en
Préstamos y Anticipos” que hubiere sido utilizada;
Nota: Cuando la reposición del bien se realice en efectivo, se realizara un CUR de
ingresos con afectación presupuestaria al ítem 27.02.07 o 27.02.11 correspondiente.
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DEVENGADO
Código
Cuenta
Debe
113.27
123.01.07
Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones
Préstamos del Sector Privado
Haber
420
420
PERCIBIDO
Código
Cuenta
Debe
111.02.01
113.27
Recursos Fiscales
Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones
Haber
420
420
Caso 2: Recuperación por Nómina
En caso de que el reintegro se lo hiciere mediante recuperación por nómina, se aplicará
el siguiente procedimiento:
a) Registrar el asiento contable por la otorgación del anticipo, utilizando la clase de
registro CSPR “CUENTAS POR COBRAR A SERVIDORES PÚBLICOS POR
PERDIDA DE BIENES Y EXISTENCIAS”, debitando la cuenta 113.95 “Cuentas
por Cobrar Servidores” Públicos y acreditando la cuenta 123.01.11 “Anticipos a
Servidores Públicos”.
Código
Cuenta
Debe
113.95.00
123.01.11
Cuentas por Cobrar Servidores
Anticipos a Servidores Públicos
Haber
420
420
b) El funcionario responsable registrará el CUR DE GASTO, por la nómina del mes,
y para el pago deberá aplicar el código de deducción 859 “CUENTAS POR
COBRAR SERVIDORES PÚBLICOS POR ROBO PÚBLICO”, el que se
encuentra asociado a la cuenta contable 113.95 “Cuentas por Cobrar
Servidores”.
Caso 3: Reintegro con un bien de similares características (NTCG 3.2.16.3,
numeral 2, literal b)
Si el responsable entregara un bien de similares características en reposición, se
registrará el Activo recibido con un movimiento de ajuste por los mismos valores en
libros que tenía el bien y se liquidará directamente la cuenta de Inversiones en
Préstamos y Anticipos.
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Clase de registro correspondiente a RESPONSABLE DEVUELVE BIEN ADM;
INVERSION, SIMILARES CARACTERISTICAS “XXXX” debitando la cuenta 141
“Bienes de Administración”, 144 “Bienes de Proyectos”, 145 “Bienes de Programas” y
acreditando la cuenta 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”.
RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y
Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión.
Código
Cuenta
Debe
141.01.04
123.01.11
Maquinarias y Equipos
Anticipos a Servidores Públicos
Haber
420
420
Caso 4: Reintegro con un bien de mayor valor (NTCG 3.2.16.3, numeral 2, literal c)
En el evento de que se entregara un bien nuevo, cuyo valor supere al registrado en
libros, éste será cargado directamente en el activo; se cancelará la cuenta de
Inversiones en Préstamos y Anticipos y la diferencia se aplicará a la cuenta 629.51
“Actualización de Activos”.
Clase de registro correspondiente a RESPONSABLE DEVUELVE BIEN ADM;
INVERSION, SIMILARES CARACTERISTICAS MAYOR VALOR “XXXX” debitando la
cuenta 141 “Bienes de Administración”, 144 “Bienes de Proyectos”, 145 “Bienes de
Programas” y acreditando las cuentas 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”; la
diferencia se cargará a la cuenta 629.51 “Actualización de Activos”.
RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y
Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión.
Código
Cuenta
Debe
141.01.04
Bienes de Administración
625
123.01.11
629.51
Anticipos a Servidores Públicos
Actualización de Activos
11
Haber
420
205
Se utiliza la cuenta
cuando el bien
entregado tiene
un mayor valor
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Caso 5: Reintegro con un bien de menor valor
En el evento de que se entregara un bien nuevo, cuyo valor sea menor al registrado en
libros, éste será cargado directamente en el activo; la diferencia se aplicará a la cuenta
638.93 “Costo de Pérdida de Bienes de Larga Duración” y se cancelará la cuenta de
Inversiones en Préstamos y Anticipos.
Para proceder con registro de un bien de menor valor, se utilizará la clase de registro
REBM “REPOSICIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN DE SERVIDORES
PÚBLICOS”, debitando la cuenta 141 “Bienes de Administración”, la diferencia a la
cuenta 638.93 “Costo de Pérdidas de Bienes de Larga Duración” y acreditando la
cuenta 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”.
RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE
Código
Cuenta
Debe
141.01.04
Bienes de Administración
400
638.93
Costo de Pérdidas en Bienes de Larga Duración
20
123.01.11
Anticipos a Servidores Públicos
Haber
Se utiliza la cuenta
cuando el bien
entregado tiene
un menor valor
420
B. Registro con cargo a la Aseguradora y por responsabilidad según
Resolución Judicial
Para efectuar el registro por el reintegro de bien, que hubiere estado protegidos
mediante un contrato de seguros, el funcionario utilizará la clase de registro que
corresponda, entre las opciones:
Opción No. 1
Cuando la aseguradora realice la reposición del 100% se registra a través de la
Clase de registro RESB (RESPONSABLES DE PERDIDA DE BIENES),
debitando la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado” y acreditando la
cuenta 619.94 “Disminución en Bienes de Larga Duración”.
Código
Cuenta
Debe
123.01.07
619.94
Préstamos del Sector Privado
Disminución de Bienes de Larga Duración
12
Haber
420
420
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Opción No. 2
Cuando la aseguradora realice la reposición solamente de un porcentaje del bien
de larga duración, la diferencia será cargada al custodio responsable, a través
de la Clase de registro RESB (RESPONSABLES DE PERDIDA DE BIENES),
debitando la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado” y 123.01.11
“Anticipos a Servidores Públicos”, acreditando la cuenta 619.94 “Disminución en
Bienes de Larga Duración”.
Código
Cuenta
Debe
123.01.11
123.01.07
619.94
Anticipos a Servidores Públicos
Préstamos del Sector Privado
Disminución de Bienes de Larga Duración
Haber
120
300
420
Caso 1: Reintegro con un bien de similares características o de mayor valor
Si la Aseguradora entregara un bien de similares características o cuyo valor supere al
registrado en libros; éste será cargado directamente en el activo; se cancelará la cuenta
de Inversiones en Préstamos y Anticipos y la diferencia se aplicará a la cuenta 629.51
“Actualización de Activos”.
Clase de registro correspondiente a SEGURO DEV. BIEN IGUAL - MAYOR VALOR ADMINISTRACIÓN, EN PROYECTOS, EN PROGRAMAS, se debitará la cuenta 141
“Bienes de Administración”, 144 “Bienes de Proyectos”, 145 “Bienes de Programas”,
según corresponda y se acreditará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos,
la diferencia se aplicará a la cuenta 629.51 “Actualización de Activos”.
RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE
Código
Cuenta
Debe
141.01.04
Bienes de Administración
625
123.01.07
629.51
Préstamos al Sector Privado
Actualización de Activos
13
Haber
420
205
Se utiliza la cuenta
cuando el bien
entregado por la
Aseguradora tiene
un mayor valor
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Caso 2: Reintegro con un bien de menor valor
En el evento de que la Aseguradora entregara un bien nuevo, cuyo valor sea menor al
registrado en libros, éste será cargado directamente en el activo; la diferencia se
aplicará a la cuenta 638.93 “Costo de Pérdida de Bienes de Larga Duración” y se
cancelará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos.
Para proceder con registro, se utilizará la clase de registro REBP“REPOSICIÓN DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN DE SECTOR PRIVADO”, debitando la cuenta 141
“Bienes de Administración”, la diferencia a la cuenta 638.93 “Costo de Pérdidas de
Bienes de Larga Duración” y acreditando la cuenta 123.01.07 “Préstamos al Sector
Privado”.
RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE
Código
Cuenta
Debe
141.01.04
Bienes de Administración
400
638.93
Costo de Pérdidas en Bienes de Larga Duración
20
123.01.07
Préstamos al Sector Privado
Haber
Se utiliza la cuenta
cuando el bien
entregado por la
Aseguradora tiene
un menor valor
420
Nota: Si la empresa aseguradora realizó la reposición en efectivo, se aplicará el
procedimiento indicado en el caso Nº 1 “A. Registro para la baja y cargo por
responsabilidad según Resolución Judicial”.
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