procedimiento general de calidad

RED ISO DE DISTRIBUIDORES COMERCIALES Y
FILIALES DE REPSOL COMERCIAL
PROCEDIMIENTO GENERAL DE CALIDAD
REVISION 5
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PGC-07:
CARGA Y DESCARGA DE GASOLEOS.
INDICE
1. OBJETO.
2. ALCANCE.
3. REFERENCIAS.
4. RESPONSABILIDADES.
5. DESCRIPCION.
6. ARCHIVO DE DOCUMENTACION.
Copia:
† CONTROLADA
† NO CONTROLADA
Código de la Empresa _____________
ASIGNADA A: ____________________________________
5
Apartados 5.1, 5.3,se añade 5.5 y se amplía el 6.
4
Apartados 4, 5.1. y 5.2.
3
Responsabilidades. Apartados 5.1., 5.2., 5.4.
2
Encabezado. Se incluyen formatos. Aptdo. 5.3.
1
Portada y Aptdos. 3, 5 y 6.
REVISION
MODIFICACIÓN
5
15/03/05
REVISION
FECHA ENTRADA EN
VIGOR
ELABORADO Y REVISADO POR SECRETARIO
COMITE DE CALIDAD ISO 9000
APROBADO POR PRESIDENCIA
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PGC-07:
CARGA Y DESCARGA DE GASOLEOS.
1.
OBJETO.
Este procedimiento tiene por objeto definir la forma de actuar en la carga y descarga de los gasóleos.
2.
ALCANCE.
Este procedimiento es de aplicación a la carga y descarga de los gasóleos, tanto en las instalaciones de los
clientes como en los depósitos de la empresa como consecuencia de un retorno.
3.
REFERENCIAS.
Este procedimiento tiene como referencias los siguientes documentos:
• Manual de Calidad, Capítulo 7.
• Norma UNE-EN-ISO 9001:2000.
• IT-01 “Instrucción de Trabajo: Trasvase de Combustibles”.
4.
RESPONSABILIDADES.
El Jefe de Logística es el responsable de la confección de la ruta, definiendo la cantidad a cargar.
El Jefe de Administración o el Almacenero son responsables del control de los movimientos.
Los conductores o el almacenero son responsables de la carga y descarga de los gasóleos.
El conductor y el almacenero son responsables de realizar la inspección durante los procesos de carga de
gasóleo.
El conductor es responsable de realizar la inspección del vehículo antes de iniciar la ruta, así como la inspección
final en el momento de la entrega del producto.
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CARGA Y DESCARGA DE GASOLEOS.
5.
DESCRIPCION.
5.1.
Carga de Cisternas.
Una vez definida la ruta a realizar por un camión con su correspondiente carga, el Jefe de Logística o
Administración hacen entrega al transportista del documento de circulación y los albaranes y define la carga, que
puede ser completa con la ruta o llevar un exceso para poder realizar ventas en ruta.
El conductor o el almacenero realizan la carga de los gasóleos; para evitar contaminación (mezcla de un tipo de
gasóleo con otro) como consecuencia de que parte de la instalación es común, se realizará esta actividad
siguiendo el proceso determinado en la instrucción de trabajo IT-01 “Trasvase de combustibles”.
Durante la carga del gasóleo, el conductor o el almacenero comprobarán de forma visual que no esté turbio, ni
presente otro tipo de anomalías; si se diese el caso, lo pondrá en conocimiento del Jefe de Administración o del
Coordinador de base antes de continuar con el proceso.
El conductor realizará diariamente una inspección visual del vehículo, así como una comprobación de medios y
documentación. Una vez hecha esta inspección, anotará cualquier anomalía que observe y firmará en cada hoja
de ruta o similar, como evidencia de la comprobación si la anomalía fuese muy importante, lo comunicará
inmediatamente al Jefe de Administración o al Coordinador de base.
5.2.
Descarga en las instalaciones del cliente.
Cuando se va a realizar la descarga del gasóleo en las instalaciones de un cliente, el transportista realizará el
trasvase, siguiendo las instrucciones reflejadas en la IT-01 y anotará en el documento de circulación y en el
albarán la cantidad descargada.
Durante el proceso de entrega, el conductor o la persona que realiza la entrega, comprobará que ésta es
conforme con lo solicitado por el cliente y que el producto no presenta ninguna anomalía.
Si se detectase alguna anomalía en la entrega del producto, se comunicará a Gerencia, Jefe de Administración o
Coordinador de Base, que definirán las actuaciones a tomar.
5.3.
Descarga en las instalaciones de la empresa.
Una vez realizada la ruta el conductor regresa a la empresa y descargará los gasóleos sobrantes en sus
respectivos depósitos.
Esta descarga se realizará igualmente siguiendo las instrucciones de la IT-01 para evitar contaminaciones y
realizarlo conforme a los requisitos especificados.
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CARGA Y DESCARGA DE GASOLEOS.
El conductor y/o el almacenero anotarán la cantidad descargada en el formato Mod. 16 “Control de carga y
descarga de gasóleos” o como alternativa existirá un control mensual de existencias, ya sea mediante un formato
alternativo o a través del sistema informático de la empresa. Gerencia deberá establecer la desviación máxima
permitida entre existencias reales y existencias contables.
5.4.
Medios y documentos.
Los conductores son responsables que el camión-cisterna, cuando realice una ruta lleva toda la documentación
en regla y que el camión esté equipado con las placas identificativas de mercancía peligrosa y los demás medios
puestos a su alcance.
El Jefe de Logística emitirá un listado, formato Mod.15, con los documentos y medios que debe llevar el
transportista. Este listado puede ser sustituido por la lista de documentación emitida por Repsol YPF que esté en
vigor.
Para la realización de esta actividad el conductor tendrá que tener su documentación en regla, incluyendo el
permiso para transporte de mercancías peligrosas, y haber sido formado y adiestrado en esta actividad.
5.5.
Control en depósitos propios.
Periódicamente, a criterio de cada empresa y siempre a intervalos inferiores o iguales al mensual, el
Almacenero o Jefe de Administración comprobará si los depósitos están contaminados con agua.
Registrará el resultado en un Informe que hace llegar a Gerencia, el cual definirá las medidas a tomar en
caso de incidencias. La comprobación de la existencia de agua se hace impregnando la varilla de
medición con pasta busca-aguas y se introduce hasta el fondo de la cisterna; si el gasóleo está
contaminado con agua, la pasta cambia de color.
En caso de existencia de agua o de mezcla de gasóleos que puedan afectar al cliente, se reflejará el
resultado como No Conformidad, y en la solución intervendrá Gerencia, que definirá las medidas a tomar.
5.6.
Formatos.
Los formatos referenciados en este procedimiento son:
•
Formato Mod.15: “Listado de Documentos y Medios del Conductor”.
•
Formato Mod.16: “Control de Carga y Descarga de Gasóleos”.
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6.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION.
Nombre del
Documento
Tipo de
Codificado Responsable Custodia
Documento
Listado de
Documentos y Medios
Lugar de Archivo
Tiempo de
Archivo
Dato
Fecha
Jefe Administración
Dpto. Administración
Vigencia
Documento
Fecha
Jefe Administración
Dpto. Administración
Vigencia
Mod 16
Registro
Fecha
Jefe Administración
Dpto. Administración
3 meses
Albaranes
Registro
Fecha
Jefe Administración
Dpto. Administración
3 años
Hoja de ruta
Registro
Fecha
Jefe Administración
Dpto. Administración
1 mes
Informe a Gerencia
Registro
Fecha
Jefe Admón./
Almacenero
Administración
3 años
Documento
Circulación
de
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CARGA Y DESCARGA DE GASOLEOS.
LISTADO DE DOCUMENTOS Y MEDIOS
DEL CONDUCTOR Y CAMION
Empresa:
Base:
DOCUMENTOS A LLEVAR EL CONDUCTOR:
Instrucción de Trabajo nº 1.
Permiso de Circulación de Mercancías Peligrosas.
Albaranes.
Documentos de Circulación de los Gasóleos.
MEDIOS A UTILIZAR Y LLEVAR:
Placas identificativas de mercancías peligrosas.
Fecha:
Firma Responsable de Logística:
_____/____/____
Mod. 15
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CARGA Y DESCARGA DE GASOLEOS.
Empresa:
CONTROL DE CARGA Y DESCARGA DE GASOLEOS
A
Fecha
Entrada
/Retorno
Salida
Existencia
Base:
B
Medida
Camión
Entrada
/Retorno
Salida
Existencia
C
Medida
Camión
Entrada
/Retorno
Salida
Existencia
Medida
Camión
Mod. 16