conversión del plan de cuentas

ÍNDICE
Consideraciones previas
Procedimiento de actuación
Comprobación básica a realizar
¿Qué hacer una vez convertido el plan de cuentas?
Nuevo balance: Cambios patrimonio neto
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CONSIDERACIONES PREVIAS
1. Estas consideraciones no siguen ningún orden en particular (es decir, no van de más
importante a menos o cualquier otra consideración)
2. Es MUY IMPORTANTE realizar una copia de seguridad antes de realizar el proceso de
actualización del plan de cuentas.
3. Este proceso es UNICAMENTE para entidades del tipo empresa que utilizan el Plan
General Contable, no se podrá realizar en entidades de tipo Propiedad Horizontal (por
no ser necesario)
4. Para agilizar el proceso de actualización del plan de cuentas debe realizarlo en el
equipo servidor ya que el realizarlo en un equipo cliente puede suponer un tiempo de
proceso mayor.
5. Es altamente recomendable que no se hayan convertido cuentas al Plan General
Contable Nuevo (2007).
6. Su contabilidad puede quedar con incongruencias debido al traspaso, entre otras cosas
porque:
a. El cambio de Plan Contable no sólo consiste en cambiar el código de cuenta,
también hay que cambiar la forma de contabilizar algunos asientos.
b. Al cambiar el código de cuenta algunos asientos pueden quedar de forma no
correcta
7. El usuario deberá REVISAR lo realizado por el proceso de conversión.
8. El proceso cambia TODOS los años contables que tenga la entidad.
9. El usuario debe comprender las implicaciones que trae el cambio del PGC viejo (1990)
al PGC nuevo (2007)
10. Antes de lanzar el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias con el
nuevo formato deberá tener actualizado y revisado el plan de cuentas completamente,
de tal forma que como mínimo no figuren cuentas que empiecen por 0 en el plan de
cuentas.
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PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN
1) INICIAMOS COLMADWIN
Lanzamos el ejecutable de ColMadWin, en pantalla nos aparecerá la pantalla inicial del
programa.
2) REALIZAMOS PROCESO DE EXPORTACIÓN DE LA ENTIDAD
Nos dirigimos a “Utilidades -> Exportación -> Entidades”
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Una vez abierta la ventana de “Exportar entidades” buscamos la entidad a convertir, para ello
pulsaremos en el “prompt” de la “Entidad”.
Una vez pulsado el “prompt” y abierta la ventana de “Consulta de
mancomunidades/comunidades, empresas y/o propietarios” filtramos por “Empresas”,
seleccionamos la empresa que queremos convertir y pulsamos en “Aceptar” (En este tutorial
se convierte la empresa del Administrador, 000000)
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Una vez seleccionada y de vuelta en la ventana de “Exportar entidades” seleccionamos la
carpeta de destino, para ello pulsamos en el “prompt” de “Carpeta de destino”
En la ventana que se abre al pulsar el “prompt” seleccionaremos la carpeta de destino donde
se generará la exportación de la entidad y pulsamos en “Aceptar” (En este tutorial se escoge el
escritorio)
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Una vez seleccionada la carpeta de destino y de vuelta en la ventana de “Exportar entidades”
pulsamos en “Aceptar”, dejando el resto de parámetros por defecto.
NOTA: Antes de iniciar el proceso de exportación nos pueden surgir diferentes mensajes, dado
que dependerá de las condiciones de la aplicación de cada usuario no es posible determinar
todas las posibilidades. En este tutorial han surgido los siguientes mensajes, en todos pulsamos
“Sí”
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Aceptados todos los mensajes que surjan aparecerá una ventana indicándonos las tareas que
se están llevando a cabo.
Al llegar a determinado punto del proceso nos pedirá introducir una contraseña para el archivo
ZIP que genera la exportación.
Introducida la contraseña el proceso seguirá, hasta que nos salga un mensaje indicando que
todo ha finalizado, al llegar a dicho mensaje pulsamos en “Aceptar”
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Al pulsar en “Aceptar” queda abierta la ventana de “Exportar entidades”, la cual cerramos.
Una vez cerrada la ventana de “Exportar entidades” no debería de haber nada abierto.
3) REALIZAMOS PROCESO DE IMPORTACIÓN DE LA ENTIDAD EXPORTADA
Nos dirigimos a “Utilidades -> Importación -> Entidades”
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Una vez abierta la ventana de “Importar entidades” rellenamos el código de la entidad.
NOTA: Se recomienda que todas las entidades que se importen (y que van a quedar a modo de
copia de seguridad) empiecen por un código identificativo, para distinguirlas del resto.
OJO: No poner como código de entidad un código ya existente.
En este tutorial se exportó la entidad “000000”, y la importamos como “X00000”
Una vez introducido el código de la entidad seleccionamos el fichero de origen, para ello
pulsamos en el “prompt” de “Origen”
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En la ventana que se abre al pulsar el “prompt” seleccionaremos el fichero ZIP que generamos
en el proceso de exportación y pulsamos en “Abrir” (En este tutorial el fichero zip lo tenemos
en el escritorio con nombre 000000.zip)
Una vez seleccionado el archivo de origen y de vuelta en la ventana de “Importar entidades”
pulsamos en “Aceptar”, dejando el resto de parámetros por defecto.
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NOTA: Antes de iniciar el proceso de importación nos pueden surgir diferentes mensajes, dado
que dependerá de las condiciones de la aplicación de cada usuario no es posible determinar
todas las posibilidades. En este tutorial han surgido los siguientes mensajes, en todos pulsamos
“Sí”
Aceptados todos los mensajes que surjan aparecerá una ventana en la que tenemos que
introducir la contraseña que le hemos dado al fichero zip en el proceso de exportación, y
pulsamos en “Aceptar”
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Introducida la contraseña el proceso comenzará, durante el cual veremos una ventana
informándonos de las tareas que se están realizando.
Una vez finalizado el proceso la ventana se cerrará y tendremos únicamente abierta la ventana
de “Importar Entidades”, la cual cerraremos.
4) SELECCIONAMOS ENTIDAD CON LA QUE VAMOS A TRABAJAR
En los iconos de acceso rápido seleccionamos “Entidad” o bien a través del menú
seleccionamos “Menú -> Entidad”
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En la ventana de “Selección de entidades” filtramos por “Empresas”, seleccionamos la entidad
con la que queremos trabajar y pulsamos en “Aceptar”.
NOTA: Se recomienda trabajar con la entidad que hemos exportado. En nuestro caso, hemos
exportado la entidad “000000” y la hemos importado como “X00000”. O lo que es lo mismo,
en el tutorial se convertirá el plan de cuentas de la entidad “000000”.
NOTA 2: En este punto también podemos comprobar que la entidad se ha importado
correctamente, en nuestro caso, vemos que en la ventana aparece la entidad “X00000” a parte
de la “000000” que ya teníamos.
5) NOS PREPARAMOS PARA CONVERTIR EL PLAN DE CUENTAS
Seleccionada la entidad nos dirigimos a “Contabilidad -> Cuentas -> Traspaso de cuentas”
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Al abrir la ventana nos aparecerá un mensaje. Lo leemos y si estamos de acuerdo pulsamos en
“Aceptar”
Aceptado el mensaje podemos trabajar con la ventana de “Traspaso de Saldos de Ctas”, no
obstante, y dado que vamos a convertir TODO el plan de cuentas en TODOS los ejercicios no
será necesario rellenar nada. Comprobamos que realmente vamos a convertir la entidad
seleccionada y pulsamos en “Traspasar”
Nos aparecerá un mensaje, si estamos de acuerdo pulsamos en “Si”
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Nos aparecerá un 2º mensaje, si estamos de acuerdo pulsamos en “Si”
OJO: Si pulsa en “Si” el proceso ya no se podrá revertir por lo que deberá volver a una copia de
seguridad anterior.
En este momento nos aparecerá una nueva ventana indicándonos los procesos que se están
llevando a cabo. Cuando el proceso terminé nos parecerá un mensaje informativo que
aceptaremos.
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Por último cerramos la ventana de “Traspaso de Saldos de Ctas”
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COMPROBACIÓN BÁSICA A REALIZAR
Una forma fácil de comprobar que al menos no se han perdido importes es
sacar un “Balance de comprobación de sumas y saldos” tanto de la entidad
que hemos convertido (en este tutorial la “000000”) como de la entidad que
hemos importado a modo de copia de seguridad (en este tutorial la
“X00000”)
El saldo total al final del Balance debe coincidir en ambos casos.
En dicho balance aparecerán cuentas por 0 (algo similar a lo que muestra la
imagen de la izquierda), esas cuentas son las que necesariamente hay que
cambiar para los nuevos modelos de balances, ya que son las que tienen
movimientos y por tanto van a afectar a los modelos.
Para el resto de cuentas que empiezan por 0, puede borrarlas o cambiarlas,
aunque dado que no tienen movimientos no es tan urgente su cambio.
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¿QUÉ HACER UNA VEZ CONVERTIDO EL PLAN DE
CUENTAS?
Deberá acceder al plan de cuentas de la empresa y como mínimo decidir qué hacer con las
cuentas que comienzan por 0, no obstante debe revisar el resto de cuentas.
¿Por qué hay cuentas que empiezan por 0?
En realidad empiezan por “01”, “02”, “03” y “04” y van seguidas del código de cuenta viejo.
Las cuentas que empiezan por 01 son aquellas que en el PGC nuevo ya no existen.
Las cuentas que empiezan por 02 son aquellas que en el nuevo PGC hay que desglosar.
Las cuentas que empiezan por 03 son aquellas que se dejan de desglosar en el nuevo PGC.
Las cuentas que empiezan por 04 son aquellas que existían en el plan de cuentas pero no en el
PGC viejo, por lo que no se pueden convertir.
No obstante alguna de estas cuentas puede sufrir una combinación de causas.
Aquellas cuentas que quiera convertir, tendrá que hacerlo usando el proceso de “Traspaso de
saldos”, en este caso, como va a cambiar una única cuenta de cada vez, deberá indicar cuenta
origen y cuenta destino.
Por ejemplo, tenemos la cuenta 0110001 y la queremos convertir en la 10001, para ello vamos
al traspaso de saldos e indicamos como cuenta origen la 0110001 y como cuenta destino la
10001.
OJO: Si va a traspasar cuentas de forma individual (como el caso anterior) debido al traspaso
de cuentas al plan nuevo, deberá activar el checkbox “Aplicar a todos los ejercicios”
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NUEVO BALANCE: CAMBIOS PATRIMONIO NETO
En “Contabilidad -> Informes financieros -> Cambios patrimonio neto” se puede encontrar el
Estado Total de Cambios en el Patrimonio Neto (ETCPN).
Dicho informe es de nueva creación motivada por el nuevo PGC.
Se calculan y muestran todos los datos que pueden ser obtenidos directamente de la
contabilidad. Otros datos que son de apreciación por parte del usuario y le corresponde a él
rellenarlo convenientemente. Preste especial atención en no modificar ninguna celda de
totales.
Nunca se podrá entregar el informe generado sin haber sido supervisado previamente por una
persona con conocimientos de contabilidad.
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