Pliego de especificaciones técnicas

DIRECCIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE
IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA
SOLUCIÓN INFORMÁTICA GLOBAL
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
Ref.: PCT.900210.01/16
Madrid, junio 2016
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
INDICE
1.
2.
3.
ANTECEDENTES .................................................................................................3
OBJETO DEL CONTRATO ......................................................................................3
ESTRUCTURA DE SISTEMAS ACTUALES ......................................................................5
3.1.
Listas de aplicaciones ...............................................................................6
4. ALCANCE DEL SISTEMA ........................................................................................8
4.1.
Características generales. ..........................................................................9
4.2.
Características y requerimientos de los subsistemas. ....................................... 10
4.3.
Elaboración de informes y estadísticas......................................................... 58
4.4.
Usuarios del sistema / Licencia. ................................................................ 59
4.5.
Licencias Software. ................................................................................ 62
5. ENFOQUE DEL PROYECTO. .................................................................................. 62
6. DESGLOSE DE LOS TRABAJOS. .............................................................................. 63
7. SERVICIOS DE MANTENIMIENTO. ........................................................................... 65
7.1.
Mantenimiento correctivo ........................................................................ 66
7.2.
Mantenimiento evolutivo. ........................................................................ 66
7.3.
Mantenimiento de licencia. ...................................................................... 66
7.4.
Soporte a la atención de usuarios. .............................................................. 67
8. ENTREGABLES. ................................................................................................ 67
8.1.
Entregables relativos a la gestión del servicio. ............................................... 68
8.2.
Entregables relativos a la elaboración y modificación de sistemas de información.... 68
8.3.
Entregables relativos a la explotación de sistemas de información. ...................... 69
8.4.
Entregables relativos al soporte al usuario. ................................................... 70
8.5.
Entregables relativos a la certificación de los servicios..................................... 70
9. INFRAESTRUCTURA TECNICA. .............................................................................. 72
10. CONDICIONES DE EJECUCIÓN Y DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DEL SERVICIO. ......................... 72
10.1. Modelo del servicio. ............................................................................... 72
10.2. Modelo de relación y equipo de trabajo. ...................................................... 79
10.3. Lugar de realización de los trabajos y jornada laboral ...................................... 82
10.4. Metodología ......................................................................................... 83
10.5. Calidad ............................................................................................... 83
10.6. Requisito de desarrollo de aplicaciones ........................................................ 83
10.7. Forma de entrega .................................................................................. 84
10.8. Propiedad intelectual ............................................................................. 84
10.9. Medios materiales para la realización de los trabajos ....................................... 84
11. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO ............................................................................ 84
11.1. Requerimientos Perfiles Críticos del Proyecto ................................................ 86
11.2. Perfiles Profesionales. ............................................................................ 87
12. PLAZOS DE EJECUCIÓN. ..................................................................................... 90
13. CONTENIDOS DE LAS PROPUESTA. ......................................................................... 92
ANEXO I: Plantilla Excel requerimentos ........................................................................ 96
ANEXO II: Formato CV ............................................................................................. 97
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SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
1. ANTECEDENTES
El Instituto para la Diversificación y Ahorro de la Energía, en adelante IDAE, es un
organismo adscrito al Ministerio de Industria, Energía y Turismo, a través de la
Secretaría de Estado de Energía, de quien depende orgánicamente.
Durante los años de actividad del IDAE se han implementado diversas aplicaciones
desarrolladas específicamente para el Instituto, para dar cobertura a los
procedimientos de gestión, con cierto nivel de integración entre ellas. Sin embargo,
dada la cada vez mayor complejidad de los procesos de gestión, según las nuevas
funciones del IDAE, así como la necesidad de mejorar la eficiencia administrativa, se
hace necesario un cambio de estrategia en los sistemas de información.
2. OBJETO DEL CONTRATO
El objeto de este documento es recoger la descripción y condiciones técnicas de
ejecución para la contratación de los servicios de implantación y mantenimiento de
una Solución Tecnológica Global e Integrada para la Gestión de los Procesos de
Proyectos y Subvenciones, Expediente electrónico, Financiero, Gastos y Pagos,
Ingresos y Cobros, Gestor de Documentos, Informes (Reporting) y Estadísticas y
Cuadros de Mando (BI) en el IDAE.
Para ello, se contratarán los servicios de implantación de la solución, junto con todo el
licenciamiento necesario para llevarlo a cabo. Una vez implementado el sistema, se
requiere también un adecuado mantenimiento sobre dichos servicios y la
infraestructura que lo soporte, así como la resolución de los problemas y consultas que
surjan en plazos breves de tiempo. Todo ello durante una vigencia total estimada del
contrato (implantación más mantenimiento) de tres años.
El IDAE establece dos fases para la puesta en producción de la Solución, acorde al
siguiente cronograma, partiendo de la premisa del arranque del proyecto a primeros de
enero del 2017:
• Fase 1: El 01/01/2018, deberá entrar en producción los Procesos de Gestión de
Proyectos y Subvenciones, Expediente electrónico, Financiero, Gastos y Pagos, Ingresos
y Cobros, Gestor de Documentos, Informes (Reporting) y Estadísticas.
• Fase 2: El 01/07/2018, deberá entrar en producción la gestión de Cuadros de Mando
(Business Intelligence).
• Fase Mantenimiento evolutivo y correctivo: Se iniciará a la aceptación del sistema
Fase 1.
En caso de demora en la tramitación del expediente de contratación, las fases se
desplazarán en el tiempo manteniendo este mismo esquema de plazos. Teniendo en
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cuenta que la migración de los procesos contables y financieros deberá realizarse en
cualquier caso a 1 de enero, coincidiendo con el inicio de un ejercicio contable.
El sistema debería estar plenamente implementado en el IDAE en modo real y
productivo el 1 de julio de 2018. Por supuesto, cualquier demora en la gestión del
expediente y, por tanto, en la fecha de adjudicación, podría desplazar estas fechas
proporcionalmente al retraso sufrido por el expediente.
Deberá tenerse en cuenta la previsión de crecimiento en los sistemas de información
de IDAE, tanto en número como en funcionalidad, así como el aumento progresivo en el
número de usuarios, tanto del propio IDAE como de los profesionales, empresas y
colectivos colaboradores. Ello supone un incremento en el número de consultas y
problemas relacionados con el rendimiento en el uso de los sistemas de información.
La nueva solución debe permitir la definición de servicios de forma continua en
Internet, a través de la Sede Electrónica de IDAE; contemplando servicios que permitan
la interconexión con otros sistemas de información. Esto se debe a que, en el ámbito
de la administración electrónica, cada vez surge más la necesidad de la interconexión
con otros sistemas de la Administración General del Estado o del Ministerio de
Industria, Energía y Turismo, cuya evolución y problemática está más allá del control
de este Instituto.
Por otra parte, la necesidad de renovar los entornos tecnológicos de IDAE, tanto a nivel
de infraestructura (hardware) como de sistemas (software), la aparición de nuevos
productos en el mercado o la obsolescencia o cambios de los ya existentes, requieren
disponer de un servicio que permita adaptar los sistemas de información.
Entre otros, los principales argumentos que motivan la implantación de un sistema de
planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, Enterprise
Resource Planning) son las siguientes:

Carencias de la actual plataforma IDAE. Las carencias de la plataforma
respecto de los requisitos funcionales del IDAE hacen necesaria la realización
de muchas actividades de forma manual y con el apoyo de herramientas
ofimáticas. Lo que merma considerablemente la eficiencia en los procesos
administrativos y dificulta el correcto análisis de la información.

Elevados costes de mantenimiento de la Plataforma. Al estar basado en una
plataforma desarrollada específicamente para el IDAE, cualquier cambio
legislativo o funcional debe adoptarse mediante la contratación de
ampliaciones de desarrollos, generando altos coste de mantenimiento
evolutivo, conjuntamente con los costes de mantenimiento ya existentes.

Carencias en el análisis de la información. La disgregación de la información,
entre los múltiples sistemas de la organización, provoca que la elaboración de
informes y análisis de datos sean complejos y con una difícil manejabilidad.
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Adicionalmente a los motivos anteriores, es necesario redefinir los procesos y sistemas
del IDAE para adaptarlos a los nuevos retos y métodos de interrelacionarse con las
administraciones y los ciudadanos; para lo que es necesario definir un nuevo sistema
de gestión de procesos de negocio que permita:
 Pasar de desarrollos a medida a una plataforma estándar, con lo que ello
implica en la gestión de evoluciones y mantenimiento.
 Dotar al Instituto de una herramienta de gestión integrada, centralizada y
homogénea que sea la base de gestión actual y futura.
 Homogeneizar los procesos administrativos, su seguimiento y la implicación
departamental.
 Integrar en una única solución todos los circuitos operativos del IDAE,
poniendo énfasis inicialmente en la Gestión administrativa financiera y
gestión de proyectos.
 Permitir integrar en un único entorno de gestión las diversas operativas y
líneas de actividad.
 Poseer un sistema fácilmente Escalable y con una arquitectura tecnológica
robusta y fiable.
 Disponer de una comunicación con el “exterior” en los diversos idiomas
oficiales, a través de un sistema Multiidioma.
 Permitir la gestión global de las relaciones con terceros y la actual y futura
gestión de proyectos en sus múltiples dimensiones y fases, realizando
especial hincapié en el análisis de costes, rentabilidad y gestión de procesos
administrativos y expedientes.
 Inter-operar tanto con otros sistemas de la administración pública como con
la empresa privada u organismos internacionales.
 Mejorar las herramientas de gestión y de análisis de la información.
 Obtener información integrada y centralizada.
 Ir a una solución potente y a la vez flexible que permita adaptarse de forma
rápida a los futuros cambios de gestión, organización o legislación.
 Ir a una solución con amplia funcionalidad pero que sea escalable y que
permita ir incorporando, de forma paulatina, los diferentes procesos de
gestión dentro de la solución.
 Obtener las ventajas que dan las tecnologías estándar de mercado, sin
depender de grandes desarrollos para poder ser independientes de la
exclusividad en servicios, pero a través de un fabricante solvente y
tecnológicamente avanzado.
3. ESTRUCTURA DE SISTEMAS ACTUALES
Actualmente existen un catálogo de aplicaciones y sistemas complejos de mantener,
por lo que un objetivo en la implementación de la solución de gestión global del IDAE
es centralizar toda la funcionalidad indicada a continuación en un único entorno.
Dada la complejidad de los sistemas y considerando que algunos de ellos se han
desarrollado específicamente para un proyecto, el sistema a implementar debe
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integrarse con aquellas aplicaciones temporales existentes o futuras, dando la
cobertura necesaria para evitar el desarrollo de sistemas una vez identificadas nuevas
líneas de actuación o proyectos.
La infraestructura actual está basada en entorno Microsoft, tanto en soluciones de
cliente como de servidor.
3.1. Listas de aplicaciones
Las presentes listas indican las aplicaciones existentes en IDAE, y sobre ellas se
desarrollarán los subsistemas descritos en el presente pliego.
Lista 1. Aplicaciones del entorno Access
A continuación, se indican las aplicaciones que en la actualidad están en
funcionamiento en el entorno Access.








Proyectos estratégicos: Aplicación para gestionar los proyectos de la línea
de ayudas de Proyectos Estratégicos
Pedidos Comerciales: Pedidos Comerciales
SEGE: Servicios Generales
Viajes: Órdenes de Viaje
Demandas: Demandas de Material y Mensajería
Gestión Actividades: Dedicación horaria a actividades y proyectos
Sociedades Participadas: Gestión de las diversas sociedades mercantiles en
las que participa el IDAE.
Es una visión en profundidad de las actuaciones y evolución de las distintas
sociedades participadas, en la que se vigila la estrategia y forma de
actuación de IDAE y el resto de partícipes de la sociedad.
SETE: Seguimiento Técnico de proyectos IDAE
Seguimiento técnico, más orientado a la parte energética y de previsiones
de inversión/gasto de los proyectos SEFI. Los Técnicos responsables de los
proyectos son los responsables de la aportación de la información.
Lista 2. Aplicaciones del entorno Oracle Forms y Forms/WEB
A continuación, se indican las aplicaciones que en la actualidad están en
funcionamiento en entorno Oracle Forms.




PIVE: Aplicación para gestionar las solicitudes de pago de ayudas al
Programa de Incentivos al Vehículo Eficiente.
PAREER: Programa de ayudas para la rehabilitación energética de edificios
de viviendas.
Gestión Contable (GECO): Contiene la contabilidad general de IDAE.
PFER: Plan de Fomento de las Energías Renovables.
Seguimiento técnico-administrativo de las líneas de ayuda y financiación de
IDAE, ICO, etc. para proyectos que se enmarquen en las energías renovables
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

dentro de sus diferentes líneas de actuación. Conlleva una evaluación por
parte de los técnicos de IDAE del proyecto para darle la ayuda. Cada año
varía la forma, método, origen, cálculo, etc. de los fondos y su manera de
aplicarlos. Tiene interface con SEFI y GECO.
SEFI: Seguimiento Económico Financiero de los proyectos de IDAE
Núcleo sobre el que evolucionan la mayoría de las aplicaciones
administrativas de la casa. Se vertebra en base a proyectos, a partir de los
cuales se organiza la información. Contiene módulos para el seguimiento y
flujo de trabajo de las tareas administrativas (aprobaciones, adjudicaciones,
garantías, contratos, etc.), tesorería, Inversiones Financieras Temporales,
Pagos, Cobros, Facturación, Contratación y Operaciones de Préstamo y
financieras, Moneda extranjera, Morosos e Intereses de Demora. Módulo para
documentación escaneada y asociada al proyecto. Interactúa y realiza
Interface con GECO.
Activos: Activos Físicos de IDAE
Módulo que permite el mantenimiento de los activos físicos y su
amortización.
Otras aplicaciones no cubiertas en los presentes servicios
IDAE dispone de más aplicaciones en otras tecnologías, cuyos servicios de
mantenimiento están cubiertos en la actualidad por otros contratos de mantenimiento.
No obstante, algunas de estas aplicaciones se relacionan con las aplicaciones del
presente pliego, y se ha de tener en cuenta la relación que hay con las mismas a través
de servicios web, intercambio de datos y otras operaciones.
Las aplicaciones externas a revisar son las siguientes:




T-INNOVA: Aplicación de RRHH con módulo de Nómina
PORTAL EMPLEADO: Integrado con T-innova, permite ofrecer información
sobre personal a los trabajadores
EVALOS.net KIOSKO fichaje: Integrado con los tornos de entrada de
DIGITECK. Dispone de un lector de huella instalado en PC de RRHH.
REGISTRO SIGM: Aplicación para registro de E/S. utiliza Selladoras.
Registrar los documentos que entran y salen del IDAE del/al exterior.
Con el objetivo de simplificar la integración de las diversas soluciones existentes
asociadas a la gestión de proyectos, se definirá un interfaz único con la nueva solución,
responsabilizándose IDAE de remitir la información de las distintas aplicaciones según
el modelo de interfaces único a definir y desarrollar por el adjudicatario.
Las aplicaciones asociadas a gestión de proyectos, cuyo espacio temporal sea limitado es decir, correspondan con programas con fecha clara de finalización- se mantendrán
operativas incluso cuando se encuentre operativa la nueva solución, siendo necesario
mantener el interface operativo. En cambio, aquellos programas implícitos a la
actividad del IDAE serán migrados a la nueva solución, en cuanto se encuentren
operativos.
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4. ALCANCE DEL SISTEMA
El nuevo Sistema deberá estar compuesto por un conjunto de subsistemas integrados
con un repositorio único de información.
El sistema a construir deberá contemplar las funcionalidades necesarias para la gestión
de los proyectos del IDAE, desde su definición, seguimiento económico y su integración
en la gestión financiera.
Podrán ser usuarios del sistema todas aquellas personas implicadas en la gestión o
análisis de los proyectos con capacidad y permisos para acceder al mismo mediante un
navegador web.
El sistema deberá dar cobertura a los procesos de negocio de las diversas empresas
gestionadas desde los sistemas centrales del IDAE, específicamente:
-
IDAE
Fondo Nacional de Eficiencia.
Los modelos de negocio y gestión de estas empresas son diferentes; por lo que debe ser
posible definir procesos de negocio independientes por empresa del sistema.
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A continuación, se detallan los subsistemas que son objeto de esta contratación:
Para cada uno de los subsistemas se ha definido una lista de requerimientos,
clasificados según el nivel de necesidad identificado:

RI – Requerido inmediato: Debe estar incluido en la oferta y ser implementable
en la primera fase del proyecto.

RNI – Requerido NO inmediato: Debe estar incluido en la oferta, pero puede
ser implementable en una etapa posterior a la primera, en base a un desarrollo
particular o por cualquier otro motivo. El oferente debe incluir el plazo en el
que tendrá disponible la funcionalidad o producto, en el caso de que no sea
inmediato.

D – Deseable: No es imprescindible que este incluido en la oferta, pero si está
incluido será valorado positivamente.
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Para cada uno de esos requerimientos el licitador deberá indicar la fecha en la que el
requerimiento estará disponible, así como su nivel de cobertura:
NIVEL DE COBERTURA DEL REQUERIMIENTO
Contemplado Estándar
Indica que el requerimiento está contemplado
en la versión estándar del producto.
No contemplado
Indica que el requerimiento no es posible en el
producto.
Requiere parametrización Indica que el requerimiento se logra mediante
parametrización del sistema.
Si para dar cobertura al requerimiento es necesario realizar algún desarrollo
especifico, debe identificarse el nivel del desarrollo:
REQUIERE DESARROLLO
Simple
Requiere un desarrollo simple
Medio
Requiere un desarrollo de complejidad media
Complejo
Requiere un desarrollo de complejidad alta
Requiere parametrización Indica que el requerimiento se logra mediante
parametrización del sistema.
En este documento únicamente se identificarán los requerimientos; la contestación de
los ofertantes a los mismos deberá ser realizada sobre la plantilla Excel adjunta como
Anexo I a este Pliego de Condiciones Técnicas (también disponible a través de la web
del IDAE).
4.1. Características generales
La solución a implementar debe cumplir íntegramente las siguientes premisas iniciales:

La plataforma tecnológica debe estar basada en tecnología Microsoft (servidores y
Pc’s basados en sistemas operativos Windows), lo que permite definir un entorno
homogéneo y habitual para el Dpto. de Informática, mejorando los procesos de
adaptación al nuevo entorno.

La solución a seleccionar deberá ejecutarse en un entorno Windows, de forma que
en la medida de lo posible se pueda seguir manteniendo la consideración expresada
en el punto anterior.

La solución a seleccionar debe estar basada en una solución totalmente Web o
accesible mediante soluciones que no obliguen a realizar una instalación compleja
en cada uno de los equipos. En el caso de utilizar un portal de aplicaciones, la
solución debe contemplar licencias y servicios de instalación.
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
Debe ser una solución que permita la consulta y trabajo desde dispositivos móviles
fuera y dentro del entorno empresarial; debe permitir la conexión a través de los
dispositivos de firewall.

La solución deberá permitir la definición de Web-Services que permitan integrarse
con otras aplicaciones, así como dotar de información a otros sistemas.

Deber ser flexible, amigable y fácil de trabajar técnicamente con ella.

Debe contar con un entorno técnico que permita al Dpto. de informática de IDAE
realizar adaptaciones de forma autónoma.

Debido al punto anterior es fundamental que el ERP, disponga, bien a través del
fabricante o bien a través de alguno de sus “partners” autorizados, de cursos
técnicos adecuados en cantidad y calidad para la formación interna.

La solución debe permitir de forma simple y ágil la “Comunicación” con otras
aplicaciones que la Administración nos pone a su disposición a través de la FORJA
del Centro de Transferencias de Tecnología (FORJA-CTT), por ejemplo, aplicación
de registro, firma electrónica, etc.
4.2. Características y requerimientos de los subsistemas
Subsistema de Servicios Generales. Deberá proporcionar una interface de usuario en
la que se integre:

la definición de usuarios del sistema.

los permisos y la parametrización del entorno de trabajo de los usuarios.
Con este fin, el subsistema deberá disponer de las siguientes funcionalidades:

Capacidad de integrarse con soluciones ofimáticas “Tipo Office”, para
optimizar la elaboración de documentación o análisis de datos.

Capacidad de integrarse con otros sistemas internos y externos, mediante
protocolos de comunicación estándar; Web-Services, XML, ...

Acceso a la funcionalidad mediante dispositivos móviles e integrados en los
principales navegadores del mercado.
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Ítem
R-GEN-001
R-GEN-002
R-GEN-003
R-GEN-004
R-GEN-005
R-GEN-006
R-GEN-007
R-GEN-008
R-GEN-009
R-GEN-010
R-GEN-011
R-GEN-012
R-GEN-013
R-GEN-014
R-GEN-015
R-GEN-016
R-GEN-017
R-GEN-018
R-GEN-019
R-GEN-020
R-GEN-021
R-GEN-022
R-GEN-023
R-GEN-024
R-GEN-025
R-GEN-026
R-GEN-027
R-GEN-028
Descripción
Características Generales
Interfaces de usuario intuitivo
Personalización fácil (Formularios, procesos, informes, etc...)
Sistema de fácil y rápida implementación
Herramientas de auditoria de acceso, gestión del rendimiento,
de forma que se permita monitorizar la situación actual,
valorándose la opción de herramientas de modelización de la
evolución del crecimiento futuro
Soporte a planificación de tareas con fuerte carga de
recursos, para su ejecución en periodos de baja carga del
sistema.
Soporte multiidiomas de forma dinámica para el usuario. Es
decir, el acceso con un lenguaje u otro (pre configurado en el
sistema) debe ser elegido por el usuario
Multidivisas
Multiempresa
Multi-legislación
Multidepartamental - Gestión de centros de coste e ingresos
Integración con sistemas de correo. De forma que se permita
el envío de emails desde la aplicación
Soporte a políticas de acceso a los datos. Herramientas que
permitan filtrar los datos accesibles por el usuario
Herramientas de administración centralizada. Único punto de
administración y actualización de forma que las
actualizaciones sean transparentes para el usuario
Ayuda Online
Generador de informes integrado
Cubos OLAP integrados, plataforma de visualización (BI)
Gestor de WorkFlow
Cliente entorno Web
Cliente entorno Windows
Cliente entorno Móviles (Tablet y Smartphone)
Herramienta Generador de Informes integrada
Herramienta de búsqueda y filtros en una de las pantallas
Nivel de accesibilidad/usabilidad AA
Integración Aplicaciones Externas
Integrado con Office (Word, Excel, PowerPoint)
Refresco de datos en documentos Office integrados
Sistema integrado de importación y exportación de datos
formatos multiplex (Separador, longitud fija, XML, …)
Definición de API según normas de servicios Web (WSDL,
SOAP)
Invocación de servicios web externos y publicación de
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Tipo
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
D
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
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R-GEN-029
R-GEN-030
R-GEN-031
R-GEN-032
R-GEN-033
R-GEN-034
R-GEN-035
R-GEN-036
R-GEN-037
R-GEN-038
R-GEN-039
R-GEN-040
R-GEN-041
R-GEN-042
R-GEN-043
R-GEN-044
R-GEN-045
R-GEN-046
R-GEN-047
R-GEN-048
R-GEN-049
R-GEN-050
R-GEN-051
R-GEN-052
servicios WEB
Intercambio electrónico de datos
Gestión Documental
Integración de documentos con cualquier entidad del sistema
Archivado automático de documentos producidos por el
sistema
Archivo e indexación de documentos externos
Almacenamiento de todo tipo de documentos (ofimáticos,
imágenes, PDF,…)
Incorporación de documentos de MS Office
Multi-criterio documento herramienta de búsqueda
Impresión y visualización en función de autorización
Almacenamiento de documentos seguro
Escaneado documentos
Utilización de códigos de barra para el reconocimiento
automático y su posterior indexación
Gestión de versiones
Alarmas de actualización de documentos
Integración de emailing
Gestión de Usuarios y Seguridad
Definición de usuarios
Gestión de roles
Gestión de permisos
Control de seguridad por empresa
Integración LDAP
Bloqueo de usuarios (Manual y automático por intentos
fallidos)
Gestión de conexiones simultaneas
Monitoreo de usuario y traza configurable de actividad
Control de actividad, registro de tiempo y seguimiento de
modificaciones
Cumplimiento requisitos LOPD
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
Subsistema financiero. Deberá dar cobertura a todos los procesos de negocio
asociados a la:






Contabilidad general
Contabilidad analítica
Contabilidad presupuestaria
Gestión de impuestos
Elaboración de los informes de control financiero, cuentas de resultados, etc.
Gestión de avales y garantías
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Así mismo deberá prestarse una especial atención al seguimiento de los diversos
orígenes de fondos que gestiona el IDAE y que utiliza para la financiación de su
actividad y proyectos.
Ítem
R-FIN-001
R-FIN-002
R-FIN-003
R-FIN-004
R-FIN-005
R-FIN-006
R-FIN-007
R-FIN-008
R-FIN-009
R-FIN-010
R-FIN-011
R-FIN-012
R-FIN-013
R-FIN-014
R-FIN-015
R-FIN-016
R-FIN-017
R-FIN-018
Descripción
Financiero
Gestión de Presupuestos: Posibilidad de definir todos los
presupuestos de la compañía con un determinado horizonte
temporal (habitualmente anual)
Gestión de Presupuestos: o Agrupación de las partidas
presupuestarias por centros de responsabilidad: unidad de
negocio
Gestión de Presupuestos: Análisis comparativo de saldos
presupuestados frente a incurridos
Gestión de Presupuestos: Sistema de alarmas en el seguimiento
del presupuesto, que indique que no se han llegado o se han
excedido determinados umbrales del mismo
Gestión de Presupuestos: Capacidad de utilizar determinadas
ratios para recalcular presupuestos en función de datos
históricos o en función de otros presupuestos
Se identifica la necesidad de que la futura solución permita la
implantación de una contabilidad analítica, así como de un
sistema de análisis de costes
Posibilidad de la gestión en el sistema de las hojas de gasto de
empleados para integrarlo dentro del ciclo de pagos y poder
realizar imputaciones y posteriores análisis de gastos por
empleado, por división, proyecto, campaña...así como de los
tiempos si tuviera cubierta también esta funcionalidad. (ver
apartado de RRHH)
Legalización de los Libros, balance y cuenta de resultados
(formato digital)
Herramienta de usuario para diseño de informes financieros
Valoración inventario (Varios métodos de valoración y creación
de asientos de variación de existencias mensualmente)
Multiempresas / UTE
Modelos contables y legislativo individual por empresa
Automatización de transacciones entre las empresas
Utilidad de consolidación y de homogeneización de la
información de manera automática proveniente de las
empresas filiales o participadas
Consolidación y elaboración de informes consolidados
Número ilimitado de divisas y tipos de cambios
Gestión de variación de cambio automático
Generación información anual del tribunal de cuentas
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Tipo
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
D
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
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R-FIN-019
R-FIN-020
R-FIN-021
R-FIN-022
R-FIN-023
R-FIN-024
R-FIN-025
R-FIN-026
R-FIN-027
R-FIN-028
R-FIN-029
R-FIN-030
R-FIN-031
R-FIN-032
R-FIN-033
R-FIN-034
R-FIN-035
R-FIN-036
R-FIN-037
R-FIN-038
R-FIN-039
R-FIN-040
R-FIN-041
R-FIN-042
R-FIN-043
R-FIN-044
R-FIN-045
Contabilidad
Flexibilidad en la definición del plan de cuentas: alta / baja de
cuentas
Alias de Cuentas: nombre amigable para la introducción de
líneas de asientos
Cuentas sumarizadas a 1, 2, 3 dígitos...
Posibilidad de disponer de un calendario contable
Control sobre los periodos contables. Impedir contabilizar en
un periodo anterior si éste está cerrado...Mensaje de aviso de
introducción de movimientos en periodos anteriores o futuros.
Poder abrir una vez cerrado el periodo
Cerrar la imputación a la contabilidad por módulo y período. Es
decir, se cierra el mes de enero para los movimientos de
almacén, pero no para la facturación
Gestión de tipos de cambio: o que lo solicite en el momento de
la introducción de la operación y contabilización de las
diferencias de cambio positivas o negativas
Conversión automática a la divisa de referencia (euro)
Diario de asientos por usuario
Diarios periódicos para asientos recurrentes
Control de números de comprobantes de asiento: Numeración
correlativa
Captura de asientos de manera automática de módulos
auxiliares (proveedores, clientes) y de otros módulos (nómina,
activos,....)
Asiento de cierre y apertura de año automáticos
Consulta de asientos por número de comprobante
Corrección de asientos previa contabilización
Reversión de asientos
No permitir contabilización de asientos descuadrados
Control de total de líneas: vaya sumando parcialmente el
importe de las líneas introducidas
Trazabilidad para aquellos asientos procedentes de los módulos
auxiliares (proveedores, clientes) y activos,....
Posibilidad de buzón de entrada de asientos de otros sistemas
(Nomina…)
Restringir la función de contabilización por usuarios
Creación de plantillas de asientos: asientos recurrentes
Consultas de saldos a una fecha por cuenta o cuenta agregada.
Valorándose la rapidez en la ejecución
Gestión de la personificación de los ingresos(ventas)
Gestión de asientos de provisión: facturas pendientes de
recibir. Creación a fin de mes y reversión en periodo siguiente
Listados básicos: Balance de sumas y saldos, Cuentas de
resultados, libro diario, Mayores de cuentas
Consultas de saldos a una fecha por cuenta o cuenta agregada.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-FIN-046
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R-FIN-069
R-FIN-070
R-FIN-071
R-FIN-072
R-FIN-073
R-FIN-074
R-FIN-075
R-FIN-076
R-FIN-077
R-FIN-078
R-FIN-079
R-FIN-080
R-FIN-081
Valorándose la rapidez en la ejecución
Registros entre empresas
Compatibilidad XBRL (Lenguaje ampliado para informes
comerciales)
Movimientos automatizados
Previsiones de cuentas
Seguimiento de auditorias
Periodos contables flexibles
Comercio exterior y gestión de divisas
Gestión de seguridad por registros
Gestión de gastos de personal
Gestión de anticipos de personal
Provisión de facturas pendientes de recibir
Previsión de ingresos
Gestión de seguros de activos y elementos inmuebles
Gestión de inmovilizados financieros
Informe de Cash-Flow
Registro Contable Operaciones IDAE
Gestión contable según orígenes de fondos de proyectos
(Propios, subvenciones, nacionales, europeos, etc.)
Contabilización Consignación de fondos (Sin finalidad, finalidad
gestionada por IDAE, finalidad no gestionada por IDAE)
Contabilización registro de fondos (Propios, Subvenciones,
donaciones, legados recibidos y partidas de circulante)
Contabilización aplicación de fondos según origen y utilización
Gestión contable de proyectos de inversión
Gestión subvenciones propias y gestionadas
Seguimiento aplicaciones de fondos
Auditorias de seguimiento de aplicación de fondos
Problemática Impositiva
Gestión Fiscal adecuada a la legislación vigente y que cualquier
variación sea asegurada por el fabricante del software.
Intrastat: obtención automática
Generación automática de modelos 347 y 349
Imposición Directa
I.R.P.F (Personal, alquileres, proveedores,…)
Impuestos de sociedades
I.R.C.M.
Impuesto sobre generación de electricidad
Impuesto Eléctrico
Tasas e impuestos municipales (I.B.I., I.A.E.,…)
Imposición Indirecta
IVA: Tributación a la administración central y a las diputaciones
(Álava, Navarra,..)
Auto repercusión de I.V.A.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-FIN-082
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R-FIN-084
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R-FIN-086
R-FIN-087
R-FIN-088
R-FIN-089
R-FIN-090
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R-FIN-094
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R-FIN-096
R-FIN-097
R-FIN-098
R-FIN-099
R-FIN-100
R-FIN-101
R-FIN-102
R-FIN-103
R-FIN-104
R-FIN-105
R-FIN-106
R-FIN-107
R-FIN-108
R-FIN-109
R-FIN-110
R-FIN-111
R-FIN-112
Prorrata de actividad
Tributación conjunta
Gestión % Actividad conjunta publica/privada (Gastos
estructura y generales)
Libro de IVA de facturas recibidas y emitidas y resumen por tipo
impositivo
IVA deducible y soportado según tipo de actividad
Determinación del porcentaje de actividad empresarial
IVA Deducible según el tipo de actividad desarrollada
IVA deducible en función de la tipología de las actuaciones
Gestión I.V.A. de caja
I.G.I.C
Recargo de Equivalencia
Obligaciones Formales
Resúmenes anuales de I.R.P.F., I.V.A., I.G.I.C, e I.R.C.M.
Declaración anual de operaciones con terceros
Declaración anual del impuesto eléctrico (Multimodelo)
Libro Eléctrico
Generación automática de memorias de ejercicio
Presentación telemática de impuestos
Avales o Garantías
Procesos de solicitud de avales para diferentes áreas
departamentales proveedores, clientes, bancos
Tramitación y seguimiento del Aval: Solicitud.
Tramitación por tipología emisor: Avales bancarios, seguros de
caución, consignación…
Calculo de los costes, imputación de costes por proyecto,
contabilización
Cancelación de avales
Control de caducidad y renovación
Activos
Maestro de activos: Fecha de alta, fecha puesta en servicio, nº
de factura de compra, proveedor, coste de adquisición,
amortización acumulada anual, del periodo, vida útil...
Gestión de activos Intangibles
RI
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Gestión de los activos de manera integrada con el resto de
áreas: compra inmovilizado, factura de compra de inversiones
Altas a partir de pedidos de compra o facturas de inmovilizado
Carga de activos mediante herramientas Excel...para facilitar
las cargas iniciales
Gestión de activos por número, descripción, número de
etiqueta, número de serie, ubicación, factura de compra,
pedido...
Gestión de inventario de activos
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-FIN-113
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R-FIN-115
R-FIN-116
R-FIN-117
R-FIN-118
R-FIN-119
R-FIN-120
R-FIN-121
R-FIN-122
R-FIN-123
R-FIN-124
R-FIN-125
R-FIN-126
R-FIN-127
R-FIN-128
R-FIN-129
R-FIN-130
R-FIN-131
R-FIN-132
R-FIN-133
R-FIN-134
R-FIN-135
R-FIN-136
R-FIN-137
R-FIN-138
R-FIN-139
Numeración de activos (automática o manual)
Gestión de activos en curso: capitalización
Categorización de activos: familia, subfamilia
Posibilidad de la gestión de activos de renting
(independientemente de que no se amorticen), otros activos no
amortizables
Subcomponentes de activos
Inventario físico: reconciliación de diferencias
Realización de cambios en la amortización para un activo:
coste, método, vida útil,...
Transferencias de activos entre centros de coste, unidades de
negocio...
Reclasificaciones contables de activos
Baja de activos: total o parcial
Soporte de diversos métodos de amortización: lineal, por
coeficientes, decreciente,...
Realización de proyecciones de amortización
Análisis condicional para simular distintos escenarios de
amortización sin cambiar la información de activos
Creación automática de los asientos de amortización, altas,
bajas, etc. en el módulo de contabilidad
Métodos de amortización personalizables
Supervisión de costes de mantenimiento
Manipulación de activos
Gestión de activos FPT (Bienes cedidos en uso, se considera un
arrendamiento operativo)
Contabilidad Analítica
Multi-Dimensional (Indicar cuantas dimensiones máximas
soporta el sistema)
Posibilidad de permitir la imputación de las diferentes
transacciones (apuntes contables) a los distintos valores
definidos en cada uno de los ejes analíticos (Departamento,
Proyecto, Campaña, Unidad de Negocio, ...). Los ejes analíticos
podrán ser definidos de manera flexible en el momento en que
se haya definido el modelo de contabilidad analítica a
implantar.
Posibilidad de realización de repartos manuales y automáticos
entre los distintos valores de un eje analítico.
Posibilidad de obtener informes de manera flexible para
analizar la información de los diferentes ejes.
Determinación de elementos de coste
Costes directos
Costes indirectos
Posibilidad de revisión y actualización automática de los costes
directos e indirectos en función de datos históricos.
Imputación de costes a la unidad de coste por importe o
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
porcentualmente
Valoración de stocks a coste FIFO
Posibilidad de imputar costes por:
 Divisiones / áreas
 Producto / Soluciones
 Acciones / Proyectos
Integración presupuestos analíticos
Dimensiones analíticas por defecto en fichas de gestión
(Proyectos, servicios, proveedores, clientes,…)
Valoración de Inventario
Uso de coste FIFO, coste estándar o coste medio para
valoraciones de inventario. Incluso revaloración automática de
inventario después del cambio de costes de artículos.
Mantenimiento de Coste de Inventario permanente
Integración con los módulos financieros y de contabilidad
R-FIN-140
R-FIN-141
R-FIN-142
R-FIN-143
R-FIN-144
R-FIN-145
R-FIN-146
R-FIN-147
R-FIN-148
RI
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D
D
D
Subsistema de gestión de ingresos y cobros. Deberá gestionar todos los aspectos
asociados con clientes, facturación y cobro, contemplando las múltiples casuísticas de
la gestión de ingresos en IDAE, automatizando los procesos de facturación de:




Venta de energía
Alquiler de activos (FPT)
Operaciones de financiación
Servicios
Y mejorando los sistemas de gestión de cobro:




Ítem
R-VEN-001
R-VEN-002
R-VEN-003
R-VEN-004
R-VEN-005
Gestión de reclamaciones
Control de morosidad
Gestión de intereses de demora
Históricos y análisis de clientes
Descripción
Clientes
Control de duplicados por NIF
Verificación de formatos correctos: teléfono, NIF, email,
código postal,…
Datos en Unicode para permitir introducción de datos en
distintos alfabetos (japonés, chino, ruso, …). Mantener un
campo de nombre de cliente, donde se pueda guardar el
nombre con el alfabeto occidental
Numeración de clientes no significativa
Posibilidad de clasificar los clientes según su origen.
Mantenimiento de estructura del cliente: posibilidad de
gestionar distintas delegaciones y contactos, empresas
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Tipo
RI
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
multinacionales,…
R-VEN-006
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R-VEN-013
R-VEN-014
R-VEN-015
R-VEN-016
R-VEN-017
R-VEN-018
R-VEN-019
R-VEN-020
R-VEN-021
R-VEN-022
R-VEN-023
R-VEN-024
R-VEN-025
R-VEN-026
R-VEN-027
R-VEN-028
R-VEN-029
R-VEN-030
R-VEN-031
Relaciones entre clientes. Posibilidad de que el cliente
facturado sea distinto del cliente al que se envía la mercancía
o presta el servicio
Relaciones entre clientes. Enlaces entre cliente final y
distribuidor que le atiende, y entre distribuidor y mayorista a
través del que compra
Adición de campos interesantes o necesarios para la
integración con otras aplicaciones de la ficha de cliente
Desactivación de clientes - Bloqueo de clientes
Claves asociadas al cliente: login y password para el acceso a
Movilidad y entorno colaborativo
Trazabilidad del origen de la generación del cliente: web,
distribuidor, track de campaña, lead, contacto comercial,…
Posibilidad de búsquedas por Alias de cliente: otro nombre
distinto al fiscal
Clasificación de clientes en función de la actividad, sector,
tamaño de la empresa, u otros criterios
Carga masiva de clientes y contactos mediante la lectura de
ficheros delimitados
Normalización de direcciones
Gestión de contratos y condiciones comerciales (Venta energía,
Operaciones financieras, FPT)
Estructura de cliente compleja, cliente solicitud servicio,
cliente facturación, grupo de clientes
Seguimiento de contratos con clientes
Pedidos de Venta
Ciclo de gestión de ofertas de venta
Ciclo de gestión de pedidos de venta
Conversión automática de ofertas a pedidos y a facturas
Almacenamiento de históricos
Venta de activos (Maquinas) por bloques
Facturación
Trazabilidad entre contrato-pedido-factura-cobro
Posibilidad de corregir/ modificar albaranes antes de emitir la
factura: por ejemplo, modificación de las condiciones de
pago,…
Reglas de agrupación de pedidos para facturar
Facturación automática a partir de los pedidos de venta
Introducción de facturas de venta sin estar referenciadas a
pedidos de venta
Facturas Proforma: como parte de la documentación a enviar
en la expedición
Información de albaranes pendientes de facturar
Abonos totales y parciales
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-VEN-032
R-VEN-033
R-VEN-034
R-VEN-035
R-VEN-036
R-VEN-037
R-VEN-038
R-VEN-039
R-VEN-040
R-VEN-041
R-VEN-042
R-VEN-043
R-VEN-044
R-VEN-045
R-VEN-046
R-VEN-047
R-VEN-048
R-VEN-049
R-VEN-050
R-VEN-051
R-VEN-052
R-VEN-053
R-VEN-054
R-VEN-055
R-VEN-056
R-VEN-057
R-VEN-058
R-VEN-059
R-VEN-060
R-VEN-061
Gestión de las diferencias de cambio
Consultas
actualizadas
del
saldo
de
cliente
independientemente de cuando se haya contabilizado
Posibilitar al cliente que acceda a una web para descargarse la
factura
Implementación de distintas series de facturación
Incorporación en automático de instrucciones de envío
Incorporación de la referencia del número de pedido en la
factura
Anexos/observaciones en factura
Derivación de condiciones de factura del pedido
Multi-lenguaje para la impresión de facturas
Facturación en divisa
Control del número de copias de la factura a imprimir por
cliente
Facturación electrónica: posibilidad de envío de facturas en
formato válido electrónicamente (firma electrónica) - XMLSING
Compatibilidad Punto General de entrada de facturas
electrónicas de la administración general del estado FACE
https://face.gob.es/
Posibilidad de envío de facturas vía e-mail
Gestión de múltiples días de pago para el establecimiento de
fechas de vencimiento de facturas
Clasificación de las devoluciones, motivos de esas
devoluciones: impago, nota de abono,...
Emisión de facturas de venta de energía
Emisión de facturas de alquiler
Emisión de facturas o recibos de operaciones financieras
(Prestamos)
Emisión de facturas por servicios
Emisión de facturas de renting incluyendo costes financieros y
costes de mantenimiento
Gestión de contratos de mantenimiento y alquiler de cuotas de
servicio
Asociar elementos de mantenimiento o renting a contrato
Permitir la baja de elementos del contrato unitariamente con
su repercusión en las facturas de mantenimiento
Integración facturas con modulo seguimiento de proyectos
Cobros
Poder gestionar las distintas cuentas bancarias de los clientes
en caso de recibo domiciliados
Gestión de las distintas cuentas bancarias de la compañía
Posibilidad de cobros totales o parciales
Aplicación del cobro a 1 o a ‘n’ facturas de un mismo cliente
Posibilidad de registrar cobros de un cliente sobre facturas de
otro cliente (en el caso de clientes relacionados)
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-VEN-062
R-VEN-063
R-VEN-064
R-VEN-065
R-VEN-066
R-VEN-067
R-VEN-068
R-VEN-069
R-VEN-070
R-VEN-071
R-VEN-072
R-VEN-073
R-VEN-074
R-VEN-075
R-VEN-076
R-VEN-077
R-VEN-078
R-VEN-079
R-VEN-080
R-VEN-081
R-VEN-082
R-VEN-083
R-VEN-084
R-VEN-085
R-VEN-086
R-VEN-087
R-VEN-088
R-VEN-089
R-VEN-090
R-VEN-091
R-VEN-092
R-VEN-093
R-VEN-094
Bloqueos automáticos en el área comercial: Por riesgo
excedido y por incidencia: impago
Registro de cobros (no cartera) tales como transferencia
Anulación de cobros: por impago, por error
Creación automática de asientos en contabilidad
Obtención de saldo de clientes que a la vez son proveedores
Incluir la posibilidad de realizar Compensaciones (Clienteproveedor) en cuentas a cobrar
Seguimiento de clientes
Visión global e integrada de la situación de un cliente:
incidencias abiertas con soporte técnico, situación de sus
pagos, acciones llevadas a cabo por el departamento para la
reclamación de cobros,...
Poder registrar en el sistema llamadas a clientes para la
reclamación de cobros, impagos, devoluciones
Generar estados de cuenta de cliente
Generación de cartas de reclamación con distintos grados de
dureza
Posibilidad de integración con utilidades de comunicación vía
e-mail
Personalización de las cartas de reclamación en función de
tipología de clientes u otro criterios
Obtención del periodo medio de cobro
Realizar consultas utilizando referencias externas como por
ejemplo, el nº de pedido de venta
Control sobre la gestión de morosos
Capacidades de prepago
Tolerancia de cobros y descuentos
Procesamiento de cobros flexibles
Calculo periodo medio de cobro
Reclamación de deuda
Reclamación de deuda mediante procesos electrónicos (Con
verificación de entrega)
Calculo intereses de demora
Gestión recibos y cobros intereses de demora
Gestión Ingresos de Proyectos
Identificación de proyectos (Ingresos)
Presupuesto de proyectos (Fase, Subfase, Actividades)
Control de costes asociados a proyectos, consumos horas,
productos, servicios
Seguimiento ingresos, gastos versus presupuesto
Integración proyectos módulo de compras
Integración proyectos módulo de ventas
Facturación automática de proyectos
Por consumos
Por hitos
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-VEN-095
R-VEN-096
R-VEN-097
R-VEN-098
R-VEN-099
Por servicios periódicos
Facturación manual asociada a proyectos
Planificación de recursos
Gestión de disponibilidad
Costes e ingresos recursos por proyectos o servicios
RI
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RI
RI
Subsistema de gestión de gastos y pagos. Deberá gestionar todos los aspectos
asociados con proveedores y pagos, incluyendo los diversos procesos y controles para
cumplir la normativa definida por la Ley de Contratos del Sector Público, así como las
condiciones específicas definidas según las Instrucciones Internas de Contratación del
IDAE.
En este subsistema se permitirá la implementación de:
 Flujos de aceptación de documentos
 Firma electrónica
 Control presupuestario de contrataciones
Ítem
R-COM-001
R-COM-002
R-COM-003
R-COM-004
R-COM-005
R-COM-006
R-COM-007
R-COM-008
R-COM-009
R-COM-010
R-COM-011
R-COM-012
R-COM-013
Descripción
Maestro de Proveedores
Numeración automática y no significativa de proveedores
Alias de proveedor: permitir búsquedas por otro nombre
distinto al fiscal
Marcar proveedores sujetos a IRPF para heredar el % de
retención en la factura.
Validación de NIFs ya existentes para evitar abrir distintas
fichas para el mismo proveedor/NIF.
Control y gestión NIE
Posibilidad de registrar y gestionar más de una dirección de
proveedor: dirección fiscal, dirección de envío de documento
de pago.
Gestión de contactos del proveedor ampliado (no limitada).
Posibilidad de registro de múltiples contactos
Posibilidad de inactivar proveedores y que, por tanto, no sean
seleccionables para introducción de pedidos, facturas, pagos
Campos disponibles para categorización y clasificación de
proveedores y, por lo tanto, poder explotar la información en
base a dicha clasificación
Homologación de proveedores
Clasificación de proveedores por tipología (SAT, fabricantes,
servicios,…)
Solicitudes de Compra
Generación automática de solicitudes propuestas por el
sistema.
Generación manual por parte del usuario a partir de formulario
de solicitud (pantalla de introducción de solicitudes manuales).
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Tipo
RI
RI
RI
RI
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RI
RI
RI
RI
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RI
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-COM-014
R-COM-015
R-COM-016
R-COM-017
R-COM-018
R-COM-019
R-COM-020
R-COM-021
R-COM-022
R-COM-023
R-COM-024
R-COM-025
R-COM-026
R-COM-027
R-COM-028
R-COM-029
R-COM-030
R-COM-031
R-COM-032
R-COM-033
R-COM-034
R-COM-035
Incorporación del dato del demandante final en todas las
solicitudes
Acceso a acuerdos vigentes para derivar los datos de
condiciones y precios
Acceso a pedidos anteriores
Acceso a listas de proveedores homologados para los distintos
artículos o servicios
Uso de plantillas de solicitudes para artículos/servicios
solicitados frecuentemente
Flujo de aprobación de solicitudes. Gestión de aprobación de
las solicitudes que van a formar parte del presupuesto del mes
siguiente a aprobar por el Consejo de Administración de IDAE
Gestión de solicitudes que no han ido por el flujo habitual
(pedidos extraordinarios)
Asignación de privilegios de aprobación en función del puesto
del demandante
Distribución de gastos a través de centros de costes múltiples,
proyectos y departamentos.
Construcción de las distribuciones contables automáticamente
según criterios predefinidos
Gestión de contratos de proveedores
Negociación
Agrupación / segmentación de proveedores en el sistema según
distintos criterios a definir por los usuarios.
Identificación de responsables de gestionar las peticiones de
oferta, según tipología de producto (Departamento de Compras
de forma general y con la colaboración de otros departamentos
cuando sean necesarios conocimientos técnicos)
Consolidar y centralizar los requerimientos de compras desde
múltiples almacenes o divisiones
Creación automática de peticiones de ofertas desde solicitudes
de compras
Posibilidad de consulta por pantalla de los datos de ofertas
anteriores y de su estado, mediante filtros adaptados a las
necesidades
Posibilidad de incluir distintos precios objetivo por rangos de
cantidades
Envío de peticiones de oferta por e-mail automáticamente a los
proveedores seleccionados.
Aprobación de ofertas e histórico de ofertas rechazadas
Definición de Acuerdos de compra, que proporcionen
información adicional en el momento de la creación de
documentos
Consulta país de origen para importaciones u otros
requerimientos internacionales
Definición de contratos de compras y referenciar a ellos en los
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-COM-036
R-COM-037
R-COM-038
R-COM-039
R-COM-040
R-COM-041
R-COM-042
R-COM-043
R-COM-044
R-COM-045
R-COM-046
R-COM-047
R-COM-048
R-COM-049
R-COM-050
R-COM-051
R-COM-052
R-COM-053
R-COM-054
R-COM-055
R-COM-056
R-COM-057
R-COM-058
R-COM-059
R-COM-060
R-COM-061
R-COM-062
R-COM-063
R-COM-064
R-COM-065
pedidos de compras
Clasificación de Proveedores Homologados por artículo/servicio
o familia
Pedidos de Compra
Gestión de pedidos de compra
Agrupación automática de necesidades según criterios a definir
(según necesidades de compra, por artículo, por proveedor...)
Generación automática de pedidos a partir de solicitudes
Generación automática de pedidos de servicios mensajería,
telefonía y transporte
Derivación al pedido del tipo de IVA aplicable
IVA asignado al artículo, pero modificable en el Pedido
Posibilidad de consulta por pantalla de los datos de pedidos de
compra y su estado, mediante filtros adaptados a las
necesidades del cliente
Creación de Orden de Compra en cualquier moneda
Impresión de pedidos de compra de manera individual o
agrupada por diferentes criterios
Derivación automática de las condiciones pactadas con el
proveedor para un artículo/servicio en los pedidos
Gestión de descuento por volumen
Acceso y referencia a la información de ofertas en línea,
histórico de documentos,…, durante la creación de documentos
Flujos de aprobación de pedidos
Envío de e-mail automático de aprobación de documentos
Envío por e-mail del pedido aprobado a proveedor
Mantenimiento de motivos de cancelación de pedidos.
Posibilidad de análisis posterior
Mantenimiento de informe de pedidos abiertos
Trazabilidad completa de las compras: Solicitud-negociaciónpedido-recepción-factura-pago
Uso de múltiples asignaciones contables por línea de orden de
compra.
Asignación contable desde la necesidad
Derivación de las condiciones de compra a la factura
Gestión de Rappels: seguimiento de importe fijado e importe
pendiente
Gestión de las devoluciones
Gestión de Auto facturas
Número de serie independiente por proveedor para auto factura
Gestión de incidencias en recepción de compras
Gestión de compras de activos e inversiones
Gestión Contratación
Creación expediente de contratación
WorkFlow de seguimiento de contratación parametrizable en
función de importe y naturaleza de la compra
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-COM-066
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R-COM-068
R-COM-069
R-COM-070
R-COM-071
R-COM-072
R-COM-073
R-COM-074
R-COM-075
R-COM-076
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R-COM-078
R-COM-079
R-COM-080
R-COM-081
R-COM-082
R-COM-083
R-COM-084
R-COM-085
R-COM-086
R-COM-087
R-COM-088
R-COM-089
R-COM-090
R-COM-091
R-COM-092
R-COM-093
R-COM-094
Seguimiento de firmas
Gestión documentación asociada
Integración expediente de contratación en la gestión de
proyectos
Flujo de creación, aprobación de pliegos, publicación y
seguimientos
Seguimiento contratación según la ley de contratación del
sector publico
Concurso Abierto
Contratos UTEs y AIEs
Contratos de regulación armonizada
Parametrización niveles económicos
Gestión adjudicación
Integración seguimiento presupuestario proyecto
Integración plataforma de contratación del estado
Integración perfil del contratante web interna
Integración portal de transparencia
Integración plataforma de registro -actualmente SIGEM posible
evolución a GEISER- para notificaciones enviadas a proveedores
y clientes
Facturas
Números de comprobante (archivado) automáticos para
facturas.
Asociación de facturas a contratos
Posibilidad de definir líneas de facturas ‘tipo’, de manera que
se simplifique el trabajo de la codificación de facturas que no
van contra pedido
Control de fechas en la introducción de facturas y pagos: no
permitir registrar en periodos contables cerrados.
Cálculo de impuestos: derivar la información impositiva del
pedido de compra si lo hubiere y si no, de la ficha del
proveedor
Posibilidad de habilitar campos adicionales para almacenar
información relevante en el momento de registro de facturas
Utilidad de generar facturas recurrentes
Cambiar la información de facturas antes de su contabilización
Control de facturas duplicadas
Poder adjuntar en la factura documentos anexos
Introducción de facturas sin estar asociadas a Pedido: por
ejemplo, limpieza, seguridad...
Introducción de Notas de Abono por concepto de Rappel
Gestión de Anticipos de proveedores: que el sistema avise de
que hay anticipos disponibles para aplicar a factura evitando así
pagar dos veces
Consultas actualizadas del saldo pendiente de proveedores,
independientemente del ciclo contable
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-COM-095
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R-COM-097
R-COM-098
R-COM-099
R-COM-100
R-COM-101
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R-COM-107
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R-COM-110
R-COM-111
R-COM-112
R-COM-113
R-COM-114
R-COM-115
R-COM-116
R-COM-117
R-COM-118
R-COM-119
Cumplimiento del principio general: Trazabilidad entre pedidoalbarán-factura/s-doc de pago
Confrontación de facturas contra pedido: poder asociar ‘n’
facturas a un pedido o a una línea de pedido y mantener en
todo momento esta información visible
Que no se ‘pierda’ la información de las descripciones de las
líneas de pedido cuando se confrontan contra la factura
Detección automática de diferencias en la confrontación:
discrepancias en precio, cantidad...
Confrontación de Notas de Abono con Facturas
Consulta de los pedidos pendientes de recibir factura
Posibilidad de bloqueo para el pago de facturas: esto permite
sacarlas del circuito de pagos
Seguimiento de fondos aplicados en facturas
Contabilización en función del origen de los fondos y naturaleza
de la compra
Buzon de recepción de factura electrónicas por email
Lectura facturas electrónicas -formato facturae
Pagos
Poder gestionar las distintas cuentas bancarias para el mismo
proveedor
Gestión de las distintas cuentas bancarias de la compañía
Incluir la posibilidad de realizar Compensaciones (ClienteProveedor) en cuentas a pagar
Utilización de distintos métodos de pago vigentes: Pagaré,
cheque, transferencia y flexibilidad a la hora de implementar
otros a futuro si fuera necesario
Selección de las facturas incluidas en un pago por criterios de
fecha de vencimiento, método....
Realización de pagos únicos (pago a 1 proveedor ‘n’ facturas) y
pagos masivos (pago a ‘n’ proveedores, ‘n’ facturas)
Pagos parciales: pagar una parte de la factura
Generación automática de los ficheros de pagos (CSB´s, etc.)
Tratamiento de los pagos domiciliados: registro del pago en el
sistema y más tarde asociar la factura al mismo
Posibilidad de retener los pagos por proveedor (es decir, todas
las facturas de un proveedor no estarán disponibles para el
pago) y por factura (es decir, retener para el pago no todas las
facturas sino las que el usuario establezca)
Cancelar / anular pagos
Baja automática en previsiones de pago en el momento del
pago
Reflejar pagos del proveedor por notas de abono, rappels...es
decir, cobro de Notas de Abono
Visualizar la historia del pago: emitido, vencido, conciliado
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-COM-120
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R-COM-123
R-COM-124
R-COM-125
R-COM-126
Obtención del saldo neto Cliente/Proveedor en un único
informe y no tener que obtener separadamente la parte a pagar
y la parte a cobrar
Volcado de los asientos contables en el módulo de contabilidad
general de manera automática e integrada, separando lo que es
la gestión del pago de la contabilización de los mismos
Gestión de pagos en divisa, y gestión de las diferencias de
cambio
Distribución de costes de adquisición entre empresas
Gestión I.R.P.F. proveedores
Gestión embargo proveedores
Bloqueo proveedores identificando motivo
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Subsistema de tesorería. Deberá gestionar todos los aspectos asociados a una tesorería
compleja, integrando en el sistema procesos de:






Integración bancaria
Presupuestos de tesorería
Cash-Flow.
Control de bancos
Control y seguimiento de activos financieros
Análisis de rentabilidad y soporte a la toma de decisiones
Ítem
R-TES-001
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R-TES-004
R-TES-005
R-TES-006
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R-TES-010
R-TES-011
R-TES-012
Descripción
Gestión de Tesorería
Ficha en valor interactiva para la toma de decisiones
Cash pooling personalizable automático y manual
Liquidaciones de intereses y detalle de intereses calculados en
cuentas bancarias y cuentas grupo
Reporting detallado: diarios, posiciones bancarias e
intercompañía, estadísticas, tesorería neta, saldos, diarios,
liquidaciones de intereses, etc.
Control de los días de valor y de la comisión de movimientos
Cartas de reclamación personalizadas
Gestión asistida de los rechazados bancarios e identificación
del motivo del rechazo
Generación de abonos con posibilidad de elegir la periodicidad
Generación de indicadores de aviso en los movimientos
erróneos
Visualización parametrizable multicriterio, multiperiodo, por
total y por naturaleza y tipo de operación
Equilibrado automático y manual
Entrada directa de las operaciones de financiación, de
inversión, etc.
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Tipo
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
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R-TES-032
R-TES-033
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Contabilización de los flujos en las cuentas bancarias o
«intragrupo»
Parametrización contable: cuentas bancarias y contrapartidas,
reglas de contabilización
Generación automática o manual de asientos y documentos
contables
Envío a contabilidad de movimientos generados y seguimiento
(diario de los flujos contabilizados o no, exportados o no, etc.)
Sistema multiusuario, multitarea y multi-idioma
Previsión tesorería a partir de la información de los módulos de
cuentas a pagar y cuentas a cobrar y otras variables como por
ejemplo: amortización de préstamos...
Posibilidad de indicar a nivel de factura de proveedor o
cliente, el banco previsto por el que se realizará el pago /
cobro
Disponer de las previsiones de cobros / pagos por banco
Establecimiento de horizonte temporal flexible: previsión por
periodos por días, semanas...
Planificación de necesidades de caja a partir de la información
de los módulos de cuentas a pagar y cuentas a cobrar y otras
variables como por ejemplo: amortización de préstamos...
Firma Electrónica en Tesorería
Permite definir todas las normas de gestión de las firmas según
las necesidades de la organización, de sus filiales, de sus
procedimientos y de la seguridad
La autorización de la firma se puede activar en función de
varios criterios, poderes bancarios de los firmantes y de
autorizaciones jerárquicas
Se notifica a los usuarios por email las acciones que tienen que
llevar a cabo y las tareas realizadas
Respeto de las normas de seguridad y de integridad.
Gestión de las firmas de archivos: EDI 5, PKCS#7, AUTACK.
Encriptación interna de la aplicación, garantizando la
integridad de los datos
Gestión de los derechos de acceso a las diferentes funciones
del programa por usuario
Controles de los elementos del archivo: sintaxis, CCC, importes
máximos autorizados por movimiento o por archivo, etc.
Gestión de las normas de firma por contrato bancario
Derechos de los firmantes de unos con otros
Restricción de los derechos de los firmantes en función del
importe
Gestión de los poderes bancarios con aplicación de los
derechos de firma: por firmante, por tipo de movimiento (CCC
ordenante,
CCC
beneficiario,
importe
de
las
transacciones), por contrato bancario
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
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R-TES-048
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R-TES-050
R-TES-051
R-TES-052
R-TES-053
Función de “rúbrica” que permite al firmante aceptar,
rechazar o poner en espera los movimientos
Noción de divisa de referencia para respetar las normas de
gestión de firma sobre los importes, para los archivos con una
o varias divisas extranjeras
Posibilidad de añadir anotaciones en cada movimiento
Edición de un histórico que permite conocer quién realiza cada
tarea en el programa y cuándo
Posibilidad de trazar los errores de orden técnico (función de
Log)
Edición del justificante de firma para conocer la identidad del
firmante, la hora, los movimientos aceptados o rechazados
Extracción de archivos denegados y/o rechazado
Gestión de Financiaciones y Riesgos Financieros
Asociación de flujos de tesorería para una actualización
dinámica
Personalización de los informes y adaptación a las necesidades
de la empresa
Integración de operaciones comerciales (pedidos, facturas,
etc.)
Integración de operaciones financieras procedentes de otros
sistemas
Gestión de transacciones financieras a corto y medio/largo
plazo: Crédito SPOT, compra/venta de certificados de
depósito, descuento, pagarés, cartera de valores, depósitos a
plazo, créditos/préstamos en divisa, in fine y amortizables,
leasing, avales, gestión de las líneas de crédito, etc.
Gestión de las transacciones de cambio: al contado, a plazo,
Swap, Opciones simples o con barreras, etc.
Gestión de las transacciones de tipo de interés: Swap, FRA,
etc.
Operaciones con otras contrapartidas diferentes a los bancos:
crédito intragrupo, compra/venta de divisa intragrupo,
operaciones con corredores
Numeración automática de las transacciones realizada por el
sistema con una codificación basada en el tipo de operación y
la entidad emisora
Reproducción del número de transacción en los flujos
generados
Diarios de cuadros de vencimientos que responden a cada tipo
de transacción
Cálculo y valoración del rendimiento con inclusión de los
resultados reales y previsionales (plusvalía latente, resultado
sobre las operaciones de cambio activas, market to market,
intereses corridos, etc.)
Gestión de Pagos
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SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
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Personalización del entorno de trabajo atendiendo a las
necesidades de cada usuario
Definición de los derechos de usuario con autorización de
acceso por cuenta, entidad, dossier
Biblioteca compuesta de formatos locales e internacionales
(EDIFACT, SWIFT, AFB, AEB, PS2, CLIEOP3, ACH, WIRE, CBI…)
Creación de transacciones por entrada directa o por
integración de archivos resultantes de un sistema de
información externo
Gestión
de
los
pagos:
transferencias
domésticas,
internacionales, comerciales, traspasos
Gestión de los cobros: efectos, recibos y anticipos de crédito
Gestión de transferencias por lotes con creación de
transferencias en lista por grupo de terceros
Posibilidad de reutilización periódica de las transferencias
repetitivas
Definición de una transacción para cada orden de pago
Definición de uno a tres niveles de validación de la transacción
Identificación de la evolución de cada etapa mediante la
asignación de un estado
Sellado de las transacciones en cada etapa
Histórico de las transacciones para seguir la evolución
completa del tratamiento
Visualización de los datos principales por transacción: número
de transacción, estado, fecha, importe, divisa, etc.
Análisis de los importes pagados, por modo de pago, por divisa,
por proveedor, etc.
Análisis definido en función de las partes (entidades, clientes,
proveedores), de las características (intervalos de fechas y de
importes…), de las transacciones, etc.
Criterios complementarios de agrupaciones con opción de
subtotal, totalización anual, semestral, mensual, etc.
Recuperación de las cotizaciones medias en divisa y cálculo de
los importes de las transacciones en divisa de la cuenta de la
entidad
Conciliación Contable
Sistema multidivisa, multibanco, multientidad y multicuenta
Parametrización de los códigos de transacción bancarios
Multiplex criterios de conciliación por banco y naturaleza de
operación (Importe, reglas configurables,…)
Asistentes para la creación de las estructuras contables y la
parametrización de las tareas de importación-exportación
Reglas de creación de los movimientos de ajuste
Integración manual o automática de los extractos de cuenta
Integración de los diarios de banco por importación de los
sistemas contables
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
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Verificación de los saldos bancarios y contables, de las fechas
contables
Gestión dinámica de los rechazados, propuesta de corrección
según la causa
Diario de integración (histórico y consulta del detalle)
Conciliación simultánea de varios usuarios en una misma
cuenta
Conciliación simple o múltiple: un movimiento bancario con un
apunte contable, un movimiento bancario con N apuntes
contables, un apunte contable con N movimientos bancarios
Conciliación en una o varias cuentas en acceso simultáneo
La conciliación semiautomática con propuesta de pre
conciliación
Informe de conciliación a una fecha determinada y en un
período anterior
Estadísticas en las conciliaciones realizadas por tipo, por flujo,
etc.
Diario de control sobre las creaciones, modificaciones y
eliminaciones de los movimientos y archivos, por usuario y por
período
Motor de búsqueda multicriterio en cualquier tipo de
movimiento
Posibilidad de volver a un estado anterior mediante la
desconciliación o anulación de una integración en la totalidad
o parte de las cuentas
Salvaguardia de datos y generación de un histórico
Generación de apuntes contables de aquellos movimientos que
figuran en el extracto y que no están registrados en el sistema:
para comisiones bancarias....
Conexión Bancaria
Generación y cumplimiento normativa bancaria SEPA
Inicio automático del intercambio de datos del banco con la
empresa (recuperación automática de los extractos de cuenta,
impagados, etc.) y de la empresa con el banco (envío ficheros
de traspasos entre cuentas, transferencias nacionales,
internacionales, confirming, etc.)
Acciones de configuración, conexión, integración o edición que
se inician de forma intuitiva, sea cual sea la transacción, el
destinatario o el país
Histórico de las transferencias para seguir de forma clara y
detallada el desarrollo de las comunicaciones en tiempo real
Funciones que garantizan la seguridad de sus archivos
atendiendo a sus propias exigencias
Envío automático de los archivos firmados electrónicamente
Mediante los calendarios parametrizables programará las horas
y fechas de sus conexiones en función de los países con los que
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SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
intercambie información
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R-TES-120
R-TES-121
Recuperación directa desde cualquier sistema de información
(Pagos, Conciliación, ERP, programa de contabilidad, etc.)
Gestión multiprotocolo: ASCII, KERMIT, XYZMODEM, EDI 3, EDI
5, PESIT D, PESIT E, SMTP, IMAP4, POP3, X400, WIRES, FTAM,
UFTU, STFIC, FTP, http, etc.
Gestión multiformato: AEB, AFB, PS2, SWIFT, EDIFACT, BAI,
Wires, CBI, etc.
Gestión multibanco
Encriptación de los archivos salvaguardados sea cual sea su
protocolo de transmisión
Histórico de las transmisiones
Log técnico y de sistema
Presupuesto de Tesorería
Elaboración de presupuestos de tesorería en base a los
presupuestos de explotación
Parametrización por el usuario de las normas de generación de
presupuestos de tesorería a partir de los presupuestos de
operación
Gestión de las diferentes versiones de presupuestos sin riesgo
de perder las versiones anteriores
Actualización de los diseños de tesorería según las evoluciones
del presupuesto de operación
Análisis de las diferencias mediante varios niveles de
presupuesto: inicial, revisado, realizado, revisado/realizado o
mixto
Presupuestos revisados múltiples que integran un número
ilimitado de actualizaciones de los datos
Cuadros de mando interactivos con actualización directa
Cálculo automático de las diferencias de cambio, de los
impuestos y de los intereses
Conversión de los presupuestos mensuales o trimestrales en
flujos de tesorería diarios mediante leyes de reparto por tipo
de flujo, por cuenta y por fecha
Confrontación de los datos previsionales con los movimientos
bancarios reales
Edición de los presupuestos pasados, presentes y futuros,
iniciales, revisados y realizados
Posibilidad de añadir un comentario a cada movimiento
introducido
Funciones de simulación y edición del histórico
Varios tipos de cálculo de las desviaciones para comparar la
previsión con el real
Consulta de las desviaciones con una herramienta de análisis
gráfico
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-TES-122
Generación de balances de la previsión a partir de datos
presupuestarios
Elaboración de los presupuestos en función de las necesidades
mediante la personalización de los modelos de presupuesto
R-TES-123
RI
RI
Subsistema de RRHH. Únicamente se contempla la integración con los sistemas
actuales de gestión de RRHH (Tinnova) y Control de presencia (Digitek), con el objetivo
de mejorar el intercambio de información financiera.
Ítem
Descripción
Gestión de Personal y Portal de Empleado
Integración contable asiento de nómina.
Integración maestro de personal, en la imputación de gastos o
dedicaciones a proyectos.
Funcionalidad Portal del empleado.
R-RHH-001
R-RHH-002
R-RHH-003
Tipo
RI
RI
D
Subsistema de Gestión de Proyectos y Expedientes. Deberá gestionar todos los
aspectos asociados con el ciclo de vida de los proyectos, incluyendo gestión y control
sobre los procesos:







Presupuestarios
Gestión Económica del proyecto
Ciclo de ingresos
Ciclo de gastos
Control de expedientes y documentación
Ciclos de actividad
Gestión de documentos
Puede tratarse como un gran subsistema o bien como dos subsistemas diferentes
(proyectos y expediente electrónico), según las características de la solución ofertada
por cada oferente.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
RESUMEN DESCRIPCIÓN GENERAL
El IDAE desarrolla actividades de asistencia técnica, ingeniería de servicio, consultoría,
dirección o ejecución de obra, asesoramiento, gestión de ayudas y subvenciones.
Estando también facultado para invertir, directa o indirectamente, en proyectos de
interés energético. El modelo de negocio es variable, y en función de la tipología de la
actividad, la gestión del negocio, aún siendo parecida, es distinta. Lo que conlleva en
la actualidad diferentes modelos operativos.
Con el presente proyecto, se pretende homogeneizar dicha operativa, con
independencia de la línea de negocio. Para ello se requiere una solución que, al menos
desde el punto de vista de la Gestión Operativa del negocio, sea muy flexible,
configurable y parametrizable por el propio IDAE.
El modelo operativo del IDAE está basado en la Gestión de Proyectos, gestión de
Formas documentales, Trámites y actuaciones.
Atendiendo a esta naturaleza, el IDAE organiza su gestión a través del concepto de
PROYECTO y estos se estructuran en formas documentales. En la actualidad, los
Proyectos en el IDAE, pueden estar asociados a otras entidades denominadas Programas
y estos a su vez a "Líneas de actuación", estableciendo un sistema jerárquico entre
ellos. Pero esta estructuración es volátil en el tiempo, lo que conllevará a la nueva
solución a ser también muy flexible en cuanto este tipo de estructuraciones.
Por ello la solución requerida circulará entorno al concepto de definición y
automatización de procesos y sistema de gestión económico financiero, pudiendo ser
una solución única o una solución híbrida en la que por un lado se implemente todo el
modelo de negocio a través de una solución de Gestión de Procesos o BPM, con
tratamiento especial a las Formas Documentales, y una implementación del modelo
Económico Financiero a través de una solución de ERP. En caso de optar por una
solución híbrida, el licitante, deberá tener en cuenta que BPM + ERP, deberá
presentarse como una solución única, y deberá garantizarse la integración total y
absoluta de ambas.
Proyecto: Se la considera como la unidad de gestión y seguimiento económico y
administrativo. Será a través de éstos dónde se realice todo el modelo de negocio del
IDAE, y por consiguiente, sobre ellos se llevará toda la gestión operativa del negocio
(asignación de ingresos y gastos, facturas, etc.). A través de los proyectos se activan
diferentes procesos de negocio y formas documentales administrativas; las cuales, a su
vez, tendrán diferentes trámites y actuaciones.
Formas Documentales: Tipologías de tipos de gestiones: Ej.: Expedientes, Oficio,
Circular, Formularios, etc.
Expediente: Son tramitaciones administrativas independientes de un determinado
proyecto. Expediente está asociado a procedimientos horizontales administrativos, que
pueden ser comunes a diferentes proyectos y vistos como un flujograma. Los
expedientes podrán estar en cualquier nivel jerárquico y no sólo asociados a un
proyecto, y siempre existirá una relación de 1 a n entre el nivel y el número de
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
expedientes. Los expedientes pueden ser originados por unidades internas y externas.
Con el objetivo de cumplir con el requisito principal de Flexibilidad y parametrización,
la solución a ofertar deberá tener en cuenta los siguientes requerimientos generales:
1. Dispondrá de un Mapa de atributos/campos, configurable
2. Dispondrá de la posibilidad de Generación de Patrones o Plantillas configurables
por el IDAE a partir del Mapa de Atributos
3. Generación de las entidades Proyectos, Formas Documentales, Trámites, etc.,
partiendo de las Patrones o Plantillas.
4. Asociación a las entidades principales de formas documentales, procesos o
trámites a realizar.
5. Definición y automatización de los procesos.
6. Totalmente integrado todo el modelo de negocio con el modelo
económico/financiero.
Requerimientos Específicos del Negocio
Ítem
R-PRO-001
R-PRO-002
R-PRO-003
Descripción
Proyectos. Requerimientos Generales
Se dispondrá de una matriz de atributos parametrizables, que
podrán asociarse directamente a patrones de proyectos o
proyectos finales.
Configuración parametrizable (patrones o plantillas acorde a lo
descrito en Requerimientos Generales BPM) de cada uno de los
proyectos. Esta parametrización deberá permitir, entre otras
cosas, confeccionar los atributos de cada proyecto de manera
individual y autónoma a partir de Patrones o Plantillas
previamente definidas (Dos proyectos similares podrán tener
atributos distintos).
Los proyectos deberán tener en cuenta diferentes estructuras
de coste, pero sólo una de ellas será la relacionada con la
estructura de costes contable. Así, estas estructuras serán
configurables directamente a través de Patrones o Plantillas y
éstas serán asociadas al proyecto. Pudiendo de esta forma, no
sólo llevar estructuras de costes, sino, por ejemplo, también,
de ahorros y eficiencia energética.
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Tipo
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-PRO-004
R-PRO-005
R-PRO-006
R-PRO-007
R-PRO-008
R-PRO-009
R-PRO-010
R-PRO-011
Los proyectos contarán con una estructura de costes y parte
técnica de seguimiento (potencias, energía, ratios, emisiones,
etc.) basada en niveles, no teniendo limitación a priori en los
mismos y que contemplarán presupuesto (de ingresos y gastos),
gasto real, facturados y estimaciones de cierre a nivel de cada
una de las líneas del proyecto. Y será el nivel más interno
contra el que se lleve la gestión presupuestaria y la imputación
de costes. El sistema deberá consolidar esta información en
los niveles superiores
Las diferentes actuaciones que podrá tener el IDAE, podrá
originar la aportación de fondos desde múltiples orígenes y
utilizar de diversas formas (Ej.: directa, préstamo, aportación
de capital, combinación mixta)
Posibilidad de vinculación de atributos de forma dinámica.
Ej.: Si existen dos atributos:
 Tipo de Energía: Energía Renovable, Eficiencia
Energética
 Naturaleza: Solar, biomasa geotermia, industria,
edificios, transporte, cogeneración
Relación de Tipo de Energía --> Naturaleza
Energía Renovable --> solar, biomasa, geotermia
Eficiencia Energética --> Industria, edificios, transporte,
cogeneración
Existirá una estructura de seguimiento jerárquica de niveles
por encima del proyecto, flexible, que no obligue a tener que
asociar la estructura completa de todos los niveles, y con la
que se puedan relacionar entre otras "Líneas de actuaciónProgramas-Proyectos-Expedientes y/o actuaciones"
Nivel de agregación automático de la información entre los
diferentes niveles, en modelo Top-Down y Botom-Up,
especialmente información económica.
Ej.: En una estructura tipo: Línea de actuación--> Programa-->
Proyectos, donde la relación pudiera ser de 1-->n´-->n´´,
donde habría para cada línea de actuación, "n´" programas y
por cada programa "n´´" proyectos, el programa tiene que
recoger el total de la información financiera de sus proyectos,
y la Línea de actuación ídem con la de sus programas
Posibilidad de asociar en la creación de proyectos las Formas
Documentales asociadas, procesos, trámites y actuaciones.
Generación automática de proyectos a partir de patrones
Posibilidad de reasignación de los proyectos en nuevas
estructuras. Ej.: Nivel 1 Programa xxx, --> proyecto 1 asociado
al nivel 1, puede ser que a posteriori cambiemos el proyecto 1
a
Nivel
2.
Esta reclasificación deberá actualizar
automáticamente todos los ingresos gastos, etc., en la nueva
estructura y ajustar la anterior
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-PRO-012
R-PRO-013
R-PRO-014
R-PRO-015
R-PRO-016
R-PRO-017
R-PRO-018
R-PRO-019
R-PRO-020
R-PRO-021
Cada nivel llevará la información de presupuesto,
comprometido, gasto, facturado e Ingresos totalizado
Esta estructura debe permitir total flexibilidad, y servirá para
todo tipo de proyectos
Criterios de Tipología y Clasificación y Filtrado de Proyectos
Posibilidad de clasificar y filtrar los proyectos por múltiples
combinaciones de atributos:
1. Naturaleza y origen de los fondos: indica de dónde vienen
los fondos, pudiendo ser propios, terceros específicos,
terceros libres u otros
2. Tipología de proyecto: Gasto/inversión con retorno previsto
/ subvención a fondo perdido/préstamo/ mixtos/prestación
de servicios
3. Por sector
4. Por ubicación
5. Por fechas de creación, aprobación, cierre. (posibilidad
fecha desde / hasta y controlando períodos de meses y
años)
6. Departamento Responsable
7. Responsable del proyecto
8. Beneficiario/cliente/colaborador del proyecto
9. Forma jurídica de actuación del IDAE
10. Otros
Ejes Analíticos Operativos
Deberá poder consolidar y explotar información por cualquiera
de los atributos que se seleccionen. (Business Inteligent)
Clasificación de los proyectos por diferentes atributos, con
independencia de la estructura jerárquica en la que se
encuentre el proyecto.
Atributos multivalor y relacionados con su tratamiento
contable posterior.
Los proyectos podrán estar en diferentes estados, que deberán
ser parametrizables. Así, a modo enunciativo que no limitativo:
en cartera, ejecución, explotación, finalizado, anulado,…,
Los estados de los Proyectos podrán ser cambiados a demanda
de personal autorizado del IDAE, o a través de los propios
procesos que desencadenen los propios proyectos, mediante
mecanismos de Workflow o acorde al mecanismo de gestión de
procesos de la solución del fabricante.
Alertas
Sistema de alertas por diferentes atributos, variable y
parametrizable con posibilidad de envío de mensajes e incluso
SMS
Bloqueos/desbloqueos de proyectos ad-hoc o automáticos. El
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SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-PRO-022
R-PRO-023
R-PRO-024
R-PRO-025
R-PRO-026
R-PRO-027
R-PRO-028
R-PRO-029
R-PRO-030
R-PRO-031
bloqueo/desbloqueo de proyectos afectará todo lo que dependa
de él (procesos, expedientes, etc.)
El bloqueo/desbloqueo de un proyecto debe estar conectado
con el lanzamiento de un Workflow
Gestión Documental
La documentación a aportar por los solicitantes y la generada
internamente por los propios procesos internos, se asociará a
los expedientes. El sistema tendrá que tener acciones de
búsqueda de estos documentos.
El sistema controlará que no se solicite más de una vez un
mismo documento.
Reporting
Reporting de los proyectos a través de diferentes criterios, por
su estructura jerárquica y/o por sus atributos.
Posibilidad de que la plantilla inicial pueda ser modificada,
ampliada o reducida en cualquier momento, y que se mantenga
la persistencia de los proyectos anteriores.
Datos Económicos de Proyectos
Se podrá imputar costes directamente a los proyectos (directos
e indirectos)
Desde facturación se asignarán los importes de las facturas a
los proyectos
Se podrán imputar horas, y gastos directamente contra los
proyectos
Formas Documentales
Manejo de diferentes “Formas Documentales”
Manejo de Elementos Configurables. Se podrá personalizar
dinámicamente los siguientes elementos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
R-PRO-032
R-EXP-001
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Formas Documentales
Tipos de Trámite
Tipos de Titulares
Estados
Resultados
Tipos de Plazos
Prioridades
Confidencialidad
Personalización por el usuario de los Elementos Configurables:
el usuario podrá personalizar la lista de opciones que
corresponda para cada Elemento Configurable directamente
desde la aplicación, sin necesidad de requerir apoyo técnico
especializado.
Expediente
El expediente está conformado por una carátula y tramites o
actuaciones
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SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-EXP-002
R-EXP-003
R-EXP-004
R-EXP-005
R-EXP-006
R-EXP-007
R-EXP-008
R-EXP-009
Tipos de expedientes (representará una clasificación temática
del expediente) -a nivel enunciativo que no limitativo:
subvención, adjudicación, contratación, tramitación, por un
recurso
La aplicación deberá garantizar la gestión de la
confidencialidad o reserva de los expedientes que lo requieran.
Se debe permitir personalizar el diseño de la Carátula, a través
de un formulario o plantilla asociada, incluyendo texto e
imágenes
La Carátula se generará al iniciar un expediente y deberá
incluir los campos detallados precargados (datos del proyecto)
Esta carátula se mantendrá incambiable durante toda la vida
del expediente, salvo las excepciones en que se modifican
algunos de los datos identificativos del mismo y si esto implica
modificar la carátula. Esto último sólo podrán realizarlo
usuarios que estén autorizados para ello.
Todo expediente tendrá asociado un número único generado en
forma automática con un formato similar al siguiente:
Proyecto-Tipo-número correlativo y año, separados por
guiones.
(Los campos Tipo y número correlativo deben ser
configurables, el largo del campo año debe ser siempre de 4
dígitos.)
Manejo de diferentes estados: Activo, Suspendido, Anulado,
Finalizado, otros
Acciones a realizar sobre un Expediente:
-Iniciar un Expediente. Al inicio de un expediente se podrá
manejar una fecha valor que será la del sistema, pero podrá
ser modificable.
-Pasar: una vez que el usuario considere que terminó de
realizar la actuación se debe pasar el expediente para que siga
su flujo libre o fijo según la definición de su ruta.
-Suspender: Se podrá suspender un expediente cuando está en
estado Activo.
-Finalizar: Se podrá finalizar un expediente en cualquier
momento de su tramitación.
-Reactivar: Se podrá pasar un expediente del estado
Suspendido o Finalizado a estado Activo a través de la acción
Reactivar.
-Anular: En cualquier momento se podrá anular el expediente,
pero no se eliminará.
-Acordonar (unir) varios expedientes del mismo tipo sin perder
su individualidad (actuaciones y pases se reflejan en todos los
expedientes por igual). Desglosar (desunión) de expediente
acordonados.
-Asociar y desasociar expedientes. Referenciar otros
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SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-EXP-010
R-EXP-011
R-EXP-012
R-EXP-013
R-EXP-014
R-EXP-015
R-EXP-016
R-EXP-017
expedientes, permitiendo visualizarlos como parte del
expediente vinculante.
-Incorporación Parcial de expedientes. Incluir actuaciones o
documentos contenidos en otros expedientes. Estas referencias
formarán parte del expediente, quedando debidamente
identificadas que corresponde a la referencia y el expediente
del cual se incorporó. Ambos expedientes siguen su curso.
-Incorporación Total de expedientes. Incluir un expediente
completo en otro. El incorporado queda en estado finalizado
por incorporación total y todos sus elementos pasan a ser parte
del expediente que lo incorporó.
-Encomendar un expediente. Se encarga el expediente a un
usuario o grupo que no está previsto en la ruta del expediente
(ruta libre), que realiza la acción solicitada y vuelve al paso
que originó la acción o continúa en el siguiente paso.
-Reservar un expediente por un usuario. Esto lo pasará a la
bandeja de trabajo del usuario para que actúe sobre el mismo.
-Liberar un expediente o un conjunto de expedientes. Un
usuario con los derechos adecuados podrá retirar un
expediente o un conjunto de expedientes reservados por otro
usuario sin que haya finalizado su actuación devolviéndolos a la
Bandeja del Grupo.
Tratamiento masivo por excepción: selección de uno o un
conjunto de expedientes para la ejecución de igual tarea
dentro de cada expediente y/o asignación a otro paso de la
ruta predefinida.
Ver Ruta. Posibilidad de ver gráficamente la ruta del
expediente, destacando el trayecto cumplido hasta el
momento.
Acceder a la consulta completa de otro expediente sin perder
el contexto actual.
Expediente con formato de intercambio (interoperabilidad) con
otro operador.
Ver expediente en formato Administración Electrónica.
Acceso directo del tipo "Ver el expediente completo" que
acceda al expediente en el Formato de Intercambio Electrónico
de Expedientes (FIEE).
Tramites de un Expediente
Los trámites tendrán asociada una carátula. Se creará al iniciar
un trámite con los datos establecidos para el mismo.
Se debe permitir personalizar el diseño de la Carátula a través
de un formulario o plantilla asociada, incluyendo texto e
imágenes.
Esta carátula se mantendrá incambiable durante toda la vida
del trámite, salvo las excepciones en que se modifican algunos
de los datos identificativos del mismo y esto implique
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SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
modificar la carátula. Esta funcionalidad solamente se podrá
ejecutar por usuarios que estén autorizados para ello.
R-EXP-018
R-EXP-019
R-EXP-020
R-EXP-021
R-EXP-022
R-EXP-023
R-EXP-024
R-EXP-025
R-EXP-026
R-EXP-027
Existirán diferentes Tipos de Tramites a los que se les
aplicarán las mismas especificaciones que para el “Tipo de
Expediente”, incluyendo además otros procesos de negocio
específicos de la organización.
Cada Tipo de Trámite tendrá una ruta asociada (procesos o
acciones a realizar) y corresponderá a una única Forma
Documental.
Todo tramite tendrá un Número que vendrá como composición
del Número de expediente al que se asocia + una secuencia
Para cada tipo de trámite se podrá asociar diferentes plazos,
como p.ej.: Legal, Gestión, etc. Este dato irá en la carátula y
además podrá condicionar la ruta.
Fecha Valor. Al inicio de un trámite se podrá manejar una
fecha valor que será igual o anterior a la fecha del sistema.
Manejo de diferentes prioridades a nivel de Tipo de Trámite y
Trámite. Ej.: Urgente, normal, etc.
Posibilidad de alterar la prioridad del Tipo de Trámite por
personal autorizado.
Clasificación de los titulares de un trámite. Ejemplos: Persona,
Funcionario, Oficina, Empresa, Proveedor, etc.
El trámite siempre se encontrará en uno de los estados
definidos que serán, por lo menos, los siguientes:
Activo: Las acciones que llevan al trámite a este estado es
Iniciar y Reactivar trámite. Mientras se está tramitando está
activo.
Suspendido: Se pasa a suspendido cuando no es posible actuar
sobre el trámite por causas no imputables a la administración.
Mientras el trámite está suspendido no corre el plazo de
gestión, no así el legal. Pasa de activo a suspendido mediando
la acción de Suspender trámite.
Finalizado: Para los trámites con ruta fija, se pasa
automáticamente a este estado cuando el siguiente paso a
ejecutarse corresponde con el fin de la ruta. Se pasa
manualmente a este estado a través de la acción Finalizar en
los casos de ruta libre.
Anulado: Excepcionalmente, se podrá Anular cuando se inició
un trámite por error. Pasa de activo a anulado a través de la
acción Anular.
El cambio de estado estará habilitado a los diferentes usuarios
de acuerdo a los permisos que le sean asignados.
Todo trámite deberá tener un Resultado para poder ser
finalizado. Siendo el resultado la propiedad que se agrega
obligatoriamente al trámite al culminar sus actuaciones.
Ejemplos:
Denegado,
Aprobado,
Desistido,
Consulta
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SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
sustanciada, etc.
R-EXP-028
R-EXP-029
R-EXP-030
R-EXP-031
R-EXP-032
R-EXP-033
R-EXP-034
R-EXP-035
R-EXP-036
R-EXP-037
R-EXP-038
R-EXP-039
La lista de resultados se compondrá dinámicamente con valores
generales y particulares para cada tipo de trámite.
El valor Resultado, siempre que se pueda, se deberá asignar de
manera automática por el sistema y será inmodificable por el
usuario, de acuerdo a condiciones que surjan de las
actuaciones. En los casos en que el sistema no pueda
completar el resultado, el usuario deberá seleccionar el valor
manualmente de una lista preestablecida.
Tratamiento masivo por excepción: selección de uno o un
conjunto de trámites para la ejecución de igual tarea dentro
de cada trámite y/o asignación a otro paso de la ruta
predefinida.
Ver Ruta. Posibilidad de ver gráficamente la ruta del trámite
destacando el trayecto cumplido hasta el momento.
Acceder a la consulta completa de otro trámite sin perder el
contexto actual.
Actuaciones
Las actuaciones de un "Tramite", pueden establecerse en
función del contenido de los campos de los formularios, la
existencia de firmas, la existencia de documentos o cualquier
atributo de los elementos de la actuación.
Estarán compuestas de Formularios con una estructura de
datos. Cada actuación tendrá una estructura predefinida donde
se configuren los datos que tendrá el mismo.
La actuación podrá o no tener documentos vinculados, a los
cuales se podrán acceder solamente a través de la propia
aplicación de trámites, manejando los niveles de
confidencialidad definidos.
La aplicación controlará la cantidad de documentos por
actuación
Las actuaciones deberán poder incluir texto formateado en
HTML y documentos (adjuntos). La aplicación controlará la
validez de los tipos, tamaños y características de los adjuntos.
Al menos (XML, Word, Excel, PPT, PDF, etc.)
La actuación requerirá una o más Firmas Digitales cuando se
trata de un Expediente. Para el resto de las formas
documentales podrá o no requerirlas.
A cada actuación se le podrá establecer diferentes tipos de
Plazos, como son el Legal, de Gestión, etc.
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SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-EXP-040
Actuaciones a realizar sobre un Tramite:












Iniciar un Trámite: con intervención humana (usuarios
internos y externos autorizados por tipo de trámite) o de
manera automática (generado por un evento u otro
aplicativo de acuerdo a reglas predefinidas y sin
intervención humana).
Pasar: una vez que el usuario considere que terminó de
realizar la actuación, se debe pasar el trámite para que
siga su flujo, siempre y cuando se cumplan las condiciones
establecidas para completar la actividad. En los casos de
tipos de trámites con ruta fija, el destino se tomará
automáticamente del diseño del flujo de proceso. En los
casos de tipos de trámites con ruta libre, se seleccionará el
grupo o un usuario destino. En los casos de ruta mixta, se
ejecuta un caso u otro de acuerdo al paso en que se
encuentre.
Suspender. Se podrá suspender un trámite cuando está en
estado Activo.
Finalizar. Se podrá finalizar manualmente un trámite que
tenga una ruta libre asignada.
Reactivar. Se podrá pasar un trámite del estado Suspendido
o Finalizado a estado Activo a través de la acción
Reactivar.
Anular. En cualquier momento se podrá anular el trámite.
Acordonar (unir) varios trámites del mismo tipo sin
perder su individualidad (actuaciones y pases se reflejan
en todos los trámites por igual).
Desglosar (desunión) de trámites acordonados.
Asociar y desasociar trámites. Referenciar trámites y/o
actuaciones de otros trámites, permitiendo visualizarlos
como parte del trámite vinculante.
Incorporación:
o Parcial de trámites. Incluir actuaciones o
documentos contenidos en otros trámites. Estas
referencias formarán parte del trámite, quedando
debidamente identificado que corresponde a la
referencia y el trámite del cual se incorporó. Ambos
trámites siguen su curso.
o Total de trámites. Incluir un trámite completo en
otro. El incorporado queda en estado finalizado por
incorporación total, y todos sus elementos pasan a
ser parte del trámite que lo incorporó.
Postergar el plazo de gestión de un trámite sólo por un
usuario autorizado.
Encomendar un trámite. Se encarga el trámite a un
usuario o grupo que no está previsto en la ruta del trámite,
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-EXP-041
R-EXP-042
R-EXP-043
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R-EXP-045
R-EXP-046
R-EXP-047
R-EXP-048
R-EXP-049
R-EXP-050
R-EXP-051
R-EXP-052
R-EXP-053
que realiza la acción solicitada y vuelve al paso que originó
la acción o continúa en el siguiente paso.
 Reservar un trámite por un usuario. Esto lo pasará a la
bandeja de trabajo del usuario para que actúe sobre el
mismo.
 Liberar un trámite o un conjunto de trámites. Un usuario
con los derechos adecuados podrá retirar un trámite o un
conjunto de trámites reservados por otro usuario sin que
haya finalizado su actuación, devolviéndolos a la Bandeja
del Grupo.
Compaginación, Formación y Agregación de Piezas
Soporte para adjuntar elementos físicos foliados (numeración
de todas las hojas de todos los elementos de un expediente,
trámite, actuación) y sin foliar.
Estructura Organizacional
Soporte para el manejo del organigrama, incluyendo como
mínimo: Personas, Secciones, Grupos.
Soporte para remplazos, licencias, subrogaciones.
La aplicación podrá funcionar basándose en un esquema
Personas-Grupo y/o Personas-Oficina.
La aplicación no necesariamente requerirá la definición y
actualización de la estructura organizacional, la cual se
considera de uso opcional.
Rutas
Soporte para manejar expedientes con ruta libre (el usuario
elije la ruta), fija (secuencial) o mixto, con partes libres y
secuenciales.
Gestión de Bandejas y Vistas de la Información
La aplicación deberá permitir el acceso a los expedientes a
través de “bandejas de Trabajo” por usuario y/o por grupo de
trabajo.
Gestión de una bandeja de Salida con los expedientes pasados
de un usuario o de un grupo a otro.
El sistema proporcionará distintas vistas de la información de
manera que se facilite la ubicación y el trabajo con los
expedientes.
Firma Digital
Las actuaciones podrán ser firmadas digitalmente.
Firma digital: Deberá contemplarse la posibilidad de que una
actuación sea firmada digitalmente por más de un actuante.
Será necesario contemplar la posibilidad de que un actuante
pueda deshacer su actuación firmada siempre que ésta sea la
última del expediente (sin que el siguiente actuante haya
actuado ya en el mismo)
La firma de actuaciones correspondientes a formas
documentales que no sean Expediente podrán o no ser
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SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
requeridas.
R-EXP-054
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R-EXP-056
R-EXP-057
R-EXP-058
R-EXP-059
R-EXP-060
R-EXP-061
El manejo de la firma deberá realizarse a través de la
aplicación, incluyendo el control y avisos sobre los
certificados.
La aplicación no permitirá firmar digitalmente con certificados
vencidos o revocados.
Plazos de Tramitación y Alarmas
La aplicación deberá manejar calendarios con distintas fiestas
locales.
La aplicación deberá gestionar diferentes tipos de plazos de
tramitación. Se aplicarán en diferentes ámbitos, como, p.ej., a
modo enunciativo que no limitativo:
 Tipo de Trámite
 Paso o Actuación
Alarmas: De vencimientos de plazos al grupo de usuarios
actuantes del paso y al grupo de responsables del tipo de
expediente
Alarmas: Posibilidad de configurar avisos en los eventos que así
lo requieran, estableciendo al menos: condición, contenido,
destinatarios (usuarios o grupos), medio/s
Alarmas: Medios configurables para utilizar MAIL, FAX, SMS,
mensajes a otros sistemas, etc.
Alarmas: Posibilidad de que un usuario con la autorización
necesaria, active o cancele la recepción de alarmas de un
proceso, expediente y/o tramite, documentos.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
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R-EXP-064
R-EXP-065
R-EXP-066
R-EXP-067
R-EXP-068
R-EXP-069
R-EXP-070
R-EXP-071
R-EXP-072
R-EXP-073
R-EXP-074
R-EXP-075
Búsquedas en Procesos, Expedientes, Actuaciones, Trámites y
Documentos.
En todos los casos establecidos para la búsqueda y para
mostrar el resultado de la misma se respetará el esquema de
permisos y confidencialidad establecido.
La búsqueda debe ser rápida (menos de 5 segundos)
independientemente de la clave y filtros, para un repositorio
de un millón de expedientes.
El usuario podrá seleccionar los elementos sobre los cuales se
aplicará la búsqueda, ejemplo: formularios, documentos
anexos, campos, etc.
Búsquedas en formato de texto libre en TODOS los procesos,
expedientes, actuaciones y/o trámites, documentos y con
filtros.
Deberá estar permitido realziaruna búsqueda aplicando los
filtros (sin ingresar una cadena de búsqueda).
Capacidad de ordenar el resultado de la búsqueda.
Filtrar las búsquedas imponiendo restricciones a los campos
(por ejemplo, fecha desde, fecha hasta, sección, etc.). El
resultado de la búsqueda deberá respetar el esquema de
permisos y confidencialidad definidos.
Expedientes: Automáticamente, la búsqueda debe incluir los
expedientes confidenciales para los que el usuario tiene
permisos para ver.
Expedientes: La búsqueda debe incluir toda la información
textual visible, sea ésta proveniente de campos de la carátula,
de actuaciones o de adjuntos.
Se podrá seleccionar cualquier elemento resultante de la
búsqueda, permitiendo así trabajar directamente con él sin
perder el resultado anterior.
Aplicar nuevas búsquedas sobre el resultado de búsquedas
anteriores.
Considerar navegación en el resultado de búsqueda, resaltando
las palabras clave y permitiendo operaciones de siguiente y
anterior.
Consultas
Se contará con un generador de consultas a demanda. Deberá
incluir manejo de filtros configurables, teniendo en cuenta la
confidencialidad asociada a los campos que se usarán como
filtros. Los filtros se deberán expresar en términos del negocio
y se valorará que tenga un corrector sintáctico. Ejemplo:
consultas mal expresadas, usuarios no autorizados, etc.
El resultado de la consulta se podrá personalizar, por lo menos,
en cuanto a formato, orden, estilos. La personalización deberá
quedar asociada a la consulta y al usuario generante.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
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R-EXP-079
R-EXP-080
R-EXP-081
R-EXP-082
R-EXP-083
R-BI-001
Los usuarios con permisos suficientes podrán agendar la
ejecución de consultas para realizarse periódicamente o para
realizarse en modalidad diferida.
El resultado que devuelva la consulta dependerá de las
autorizaciones del usuario consultante, en función de la
confidencialidad definida a cualquier nivel.
El resultado de la consulta se podrá visualizar eligiendo el
formato HTML, Excel, XML, PDF, etc.
El sistema deberá proveer un conjunto de consultas sobre la
información de gestión y de auditoría pre-establecidas.
De información de gestión:
 Situación actual de un trámite (ubicación, estado,
usuario que está actuando, etc.)
 Carátula y recorrido de un trámite
De información de auditoría:
 Todas las acciones realizadas por un usuario
 Acciones realizadas sobre un trámite específico
 Consultas realizadas (qué consulta, quién la hizo,
cuando la hizo)
La consulta creada con el generador se podrá guardar como
pre-establecida para el usuario generante. En caso que el
usuario tenga los permisos suficientes, podrá guardar la
consulta de acceso privado para él mismo, para otro usuario o
para otros grupos de usuarios, o dejarla de acceso público.
Impresión de Expedientes y Reportes
Para la impresión de los expedientes deberán tenerse en
cuenta
las
mismas
consideraciones
planteadas
en
Compaginación, formación y agregación de piezas y de
seguridad.
Posibilidad de exportación de los reportes a diferentes
formatos abiertos y comerciales.
Como mínimo deberá permitir: o Imprimir carátula o Imprimir
actuaciones (contenido y documentos anexos) o Imprimir
trámite completo (carátula y actuaciones en orden
cronológico). La impresión se hará a partir del resultado de
“Ver el expediente completo”. El documento generado deberá
estar foliado y deberá permanecer inalterable ante reiteradas
impresiones. En caso de que existan actuaciones o documentos
firmados digitalmente, mostrará en la versión impresa los
datos identificativos del firmante (nombre, apellido, organismo
y cargo).
Información Gerencial: Business Inteligent
Se deberá incluir un mínimo de información gerencial que
presente indicadores de alto interés para la gestión de
proyectos, formas documentales, etc., con posibilidad de
exportación a diferentes formatos (.xls, .pdf, .csv, etc.).
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-BI-002
R-BI-003
R-BI-004
R-BI-005
R-BI-006
R-BI-007
R-BI-008
R-BI-009
R-BI-010
R-BI-011
R-FNO-001
R-FNO-002
R-FNO-003
R-FNO-004
R-AYU-001
Los indicadores se alimentarán automáticamente desde los
procesos y sistemas de gestión con los que estén relacionados.
Generación de información resumida que sirva de inputs a
herramientas especializadas de análisis de información
gerencial.
Posibilidad de generar cuadros de mando con indicadores de
gestión de negocio, configurables por usuario y grupos
Posibilidad de acceder desde los cuadros de mando a la
información de detalle en modelo Top-Down.
Administración y monitorización operacional (BAM)
Monitores de procesos y tareas que permitan acceder a la
información asociada a todos los procesos creados (en formato
gráfico y tabular)
Reasignación y liberación de tareas utilizando la estructura
organizacional.
Administración de licencias y suplencias.
Cancelar, suspender, finalizar, o retornar a un punto del
proceso ya ejecutado (Rollback).
Monitor de Documentos (pudiendo realizar búsquedas por
contenido).
Información de Trazabilidad
La solución deberá informar en todo momento de todos los
movimientos de los proyectos y formas documentales al aplicar
la Trazabilidad y Ruteo.
Características Funcionales no Obligatorias
El sistema controlará la información que cualquier usuario
extraiga de la solución
Manejo de diferentes prioridades en las formas documentales
Estructura Organizacional. Soporte en interfaz gráfica del
manejo de las personas y el organigrama
Todos los elementos que maneje la aplicación a nivel funcional
deben estar en idioma español. Valorables lenguas cooficiales y
otras.
Ayudas
Ayuda en línea y sensible al contexto
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D
D
D
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
Requerimientos genéricos del negocio
Ítem
R-GSN-001
R-GSN-002
R-GSN-003
R-GSN-004
R-GSN-005
R-GSN-006
R-GSN-007
R-GSN-008
Descripción
Características Generales para la Solución y el Modelo de
Negocio Descrito
Se valorarán soluciones donde las condiciones principales se
expresen en términos de negocio y que contemplen entre
otros:
 Procesos y Formularios (asociados a las tareas de los
procesos definidos).
 Entidades de datos utilizadas por los procesos y
formularios (incluyendo la definición de ABMs para la
carga de datos).
 Consultas y reportes (on-line y batch) utilizando tanto
datos manejados por los procesos como datos manejados
por aplicaciones externas.
 Modelos analíticos (cubos), indicadores, y dashboards.
 Reglas de negocio programables (java, java script,
procedimientos almacenados, web-services, vistas)
integradas a los procesos y formularios.
 Exposición como servicios de procesos, tareas,
consultas y reglas de negocio.
 Integración de servicios de terceros con los procesos y
formularios (sin requerir programación).
 Gestión de roles, grupos de trabajo, estructura
organizacional.
 Listas de tareas y monitores de procesos
personalizados.
 Generación automática de la documentación que
contiene los gráficos de los procesos y formularios
definidos e información acerca de los procesos, tareas y
reglas de negocio
Herramienta gráfica orientada al usuario para el diseño de
procesos, formularios, atributos, plantillas, etc.
Uso de notación BPMN 2.0 para la definición de procesos
Mapa de Atributos y Manejo de Datos
Disponibilidad y definición del mapa de atributos (campos)
Manejo de diferentes tipos de datos
Manejo de tipos de datos de negocio (Documento de Identidad,
Empresa, CIF Nacional y Extranjeros, etc.)
Los datos pueden ser de ingreso obligatorio u opcional
Los datos pueden ser de sólo lectura o modificables
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Tipo
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-GSN-009
R-GSN-010
R-GSN-011
R-GSN-012
R-GSN-013
R-GSN-014
R-GSN-015
R-GSN-016
R-GSN-017
R-GSN-018
R-GSN-019
R-GSN-020
R-GSN-021
R-GSN-022
R-GSN-023
R-GSN-024
R-GSN-025
R-GSN-026
R-GSN-027
Generación de Patrones, Plantillas, Formularios
Manejo de Formulario como un agrupamiento de campos en
una unidad lógica que facilita el tratamiento de los datos en
una actuación. No se refiere a la forma documental
“Formulario”.
Manejo de secciones dentro de los formularios.
Manejo de formularios asociados a patrones (Guardar
formularios para ser reutilizados en diferentes proyectos,
formas documentales, procesos con diferentes usuarios y
grupos de usuarios)
Manejo de formularios asociados a Formas documentales, tipos
de trámites, pasos, actividades, etc.
Los datos o conjuntos de datos de un formulario, por defecto,
serán de acceso público (visibles), salvo que se haya definido
alguna restricción de confidencialidad.
Los datos podrán ser ingresados manualmente o calculados a
través de los formularios.
Los datos podrán ser validados y/o cargados desde otros
sistemas de gestión.
Manejo de reglas de negocio, confidencialidad y de datos
dentro de los formularios
Generación de las Entidades Proyectos, Formas Documentales,
Tramites
Crear
las
entidades
principales
(proyecto,
formas
documentales, tramites) a partir de patrones o plantillas
Manejo de sub-procesos.
Las actividades de un proceso/subproceso podrán tener "n"
formularios.
Capacidad de gestión de Flujos de Tareas implementando los
patrones de WorkFlow de WfMC.
La aplicación deberá proveer mecanismos de automatización
de flujos de trabajo de acuerdo a la definición de la WfMC.
(“La automatización de un proceso de negocio, total o parcial,
en la cual documentos, información y tareas son pasadas de un
participante a otro para que tome acción, de acuerdo a un
conjunto de reglas procedurales”)
La herramienta de WorkFlow manejará rutas libres,
predeterminadas o mixtas.
Manejo de rutas paralelas (AND-split, parallel routing, parallel
split, fork).
Permitir que a una actividad o paso se le adjunten
documentos.
Asociar a la actividad uno o varios plazos.
Permitir asociar al paso una o varias firmas digitales.
Asociar al paso una plantilla o template.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-GSN-028
R-GSN-029
R-GSN-030
R-GSN-031
R-GSN-032
R-GSN-033
R-GSN-034
R-GSN-035
R-GSN-036
R-GSN-037
R-GSN-038
R-GSN-039
R-GSN-040
Posibilidad de condicionar un paso de una ruta incorporando
validaciones y condiciones complejas utilizando términos o
reglas del negocio.
Manejo de versiones de procesos.
Mantener más de una versión vigente de un proceso. Al crear
una nueva versión, se deberá poder seleccionar si los trámites
en curso se mantienen en la versión anterior o utilizarán la
nueva.
Definición de Responsables del Paso de Trabajo.
Definición de Grupos o Usuarios intervinientes en los pasos de
trabajo.
En cada paso de trabajo se podrá definir invocaciones a
sistemas (Ej.: Webservices) de gestión para validaciones y
captura de datos, así como también transacciones generadas
por el paso de trabajo en los sistemas de gestión.
En cada paso existirá la posibilidad de finalizar el trámite de
acuerdo a permisos otorgados.
Arquitectura del Software
Facilidad de interacción con componentes de la Plataforma de
Gobierno Electrónico: Control de Acceso, Middleware y Time
Stamp
Posibilidad de gestionar ambientes para rápidas y diferentes
implantaciones de Expediente Electrónico en una única
implementación.
Se requiere que el oferente describa los mecanismos que
ofrece la aplicación en este sentido, de modo que se pueda,
desde el IDAE, dar servicio a un número diferente de
organismos desde una única instalación, con mecanismos de
administración, soporte y respaldo unificados.
Gestor de Base de Datos
Mecanismos de control de integridad de los datos utilizados
(incluir la descripción de las reglas de integridad
transaccional).
Mecanismos para el manejo de grandes volúmenes de datos en
la base, detallando los procesos disponibles en el sistema para
la depuración de datos, mantenimiento de datos históricos,
etc.
Mecanismos para la implementación de búsquedas full text en
los documentos almacenados.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-GSN-041
Seguridad
Confidencialidad: Es la propiedad que define los permisos de
acceso a los datos de proyectos, Formas Documentales, etc. y
determina el grado de visualización a la información que tiene
autorizado cada usuario.
La confidencialidad se podrá asignar a diferentes niveles de la
aplicación de acuerdo a lo detallado:
•
•
•
•
•
•
RI
Proyecto
Tipo de trámite
Trámite
Formulario
Dato
Documento
Estará constituida de manera jerárquica, siendo esta jerarquía
configurable por IDAE. Ej.: Si se define que un Tipo de trámite
es confidencial, todos los trámites, formularios y documentos
contenidos en ese Tipo de Trámite serán confidenciales. Si se
define que un Trámite es Confidencial, la propiedad se
trasmite a todos sus formularios y documentos. Se podrá
seleccionar esta propiedad también para formularios, datos
y/o documentos. Dado que la carátula en cualquiera de sus
participaciones (proyecto, forma documental, etc.) está
considerada como un formulario, aquellos datos que no sean
marcados como confidenciales serán de acceso público
(visibles) así como la historia de su modelo padre.
Se podrá marcar los elementos como:
• Normal (No Confidencial)
• Confidencial
R-GSN-042
La solución deberá poder manejar Temporalidad asociada a la
propiedad de Confidencialidad. Cualquier Proyecto, Forma
documental, trámite o elemento de un trámite podrá ser
marcado como ‘Normal’ después de haber sido ‘Confidencial’.
La Confidencialidad sobre los elementos se establecerá en
forma explícita por un usuario que tendrá habilitados los
privilegios para marcar/desmarcar la misma, y se aplicará de
modo independiente a los roles/permisos generales que tenga
asignado el usuario para el uso de la aplicación.
El sistema deberá proveer las herramientas de seguridad para
garantizar la integridad, confidencialidad y autenticidad de los
datos transmitidos, siendo exigible un mínimo de conexión
segura desde los clientes hasta el servidor Web utilizando
HTTPS
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-GSN-043
R-GSN-044
R-GSN-045
R-GSN-046
R-GSN-047
Se podrá manejar el acceso a directorios de usuarios,
particularmente LDAP y Active Directory.
Se podrán administrar usuarios obteniéndolos del directorio
corporativo de la organización. Cada usuario puede tener
relación con uno o varios grupos.
La aplicación deberá distinguir entre usuarios internos o
usuarios externos (ciudadanos). Explicar modelo de
licenciamiento o solución para usuarios externos al IDAE
(Ciudadano).
Sede electrónica: Administrar grupos de usuarios que no
necesariamente se corresponden con las unidades de la
estructura organizacional existente y que puedan entrar por
Sede electrónica.
Administración de permisos a grupos y usuarios. Los permisos
resultantes son los que derivan de la combinación de todos los
criterios descriptos.
Permisos de acceso a las Funcionalidades: El sistema deberá
administrar las funcionalidades individualmente o agrupadas.
Las mismas podrán habilitarse a los usuarios o grupos de
usuarios.
Permisos de ejecución de pasos: Al diseñar el flujo de trabajo
de cada tipo de trámite, se definirá usuarios o grupos de
usuarios que puedan acceder a cada paso.
Permisos de acceso a los elementos del Trámite: El sistema
deberá administrar permisos asociados a diferentes elementos
de un trámite que permitan a un usuario o grupo de usuarios
acceder o no a cada uno de ellos.
Permisos de acceso de acuerdo a datos particulares del
Trámite: El sistema deberá administrar permisos a usuarios y
grupos de usuarios vinculados a datos específicos del trámite.
El sistema proveerá mecanismos para filtrar los trámites a los
que pueda acceder el usuario y grupo según el universo de
datos a los cuales fue autorizado.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-GSN-048 Posibles Actores. La aplicación deberá permitir configurar
diferentes tipos de actores de acuerdo a los permisos que se le
otorguen. Se propone la siguiente lista, enunciativa que no
limitativa, de tipos de actores:
 Administrador
General:
Accede
a
todas
las
funcionalidades de la aplicación.
 Administrador de Procesos: Gestiona los flujos de
trabajo de un conjunto de tipos de trámites que se le
haya asignado administrar.
 Administrador de Autorizaciones: Asigna a los usuarios o
grupos los diferentes niveles de acceso a las
funcionalidades definidos en la aplicación.
 Administrador de Confidencialidad: Configura la
confidencialidad a los diferentes elementos de la
aplicación que así lo requieran.
 Usuario de Consulta de Información de Gestión: De
acuerdo a la confidencialidad establecida, el usuario de
consulta visualiza los trámites y datos a los cuales está
autorizado.
 Usuario de Consulta de Información Gerencial: Accede
a información gerencial generada en base a la agregación
de los datos de gestión de la aplicación.
 Tramitador: Realiza las actuaciones de acuerdo a las
autorizaciones asignadas y accediendo a la información
de acuerdo a la confidencialidad establecida.
 Supervisor: Valida y autoriza las actuaciones que
requieran un nivel superior de decisión.
 Auditor: Consulta pistas e información de auditoría.
 Titular del trámite: Caso particular de tramitador. Puede
consultar y realizar actuaciones sobre los trámites de los
que sea titular de acuerdo a la confidencialidad y
autorizaciones establecidas. En especial podrá Iniciar
trámites, notificarse o agregar información.
 Gestor: usuario externo autorizado por los titulares de
los trámites a consultar y realizar actuaciones en sus
trámites de acuerdo a la confidencialidad y
autorizaciones establecidas en la aplicación.
 Usuario sede electrónica.
Firma digital
R-GSN-049 Utilización de certificados estándar
RI
R-GSN-050
R-GSN-051
RI
RI
R-GSN-052
La firma debe realizarse en el cliente.
El certificado debe almacenarse en el cliente y en ningún caso
y bajo ninguna circunstancia las claves privadas deberán pasar
o almacenarse en el servidor.
Brindar la posibilidad de almacenar los certificados en el
navegador o de utilizar dispositivos externos para dicho fin.
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RI
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
R-GSN-053
R-GSN-054
R-GSN-055
R-GSN-056
R-GSN-057
R-GSN-058
R-GSN-059
R-GSN-060
R-GSN-061
R-GSN-062
R-GSN-063
R-GSN-064
R-GSN-065
R-GSN-066
R-GSN-067
Validación de los certificados a través de OCSP (Online
Certificate Status Protocol) o equivalente.
La firma deberá realizarse utilizando los mecanismos del
navegador o un plug-in.
Utilización de un servicio de Time Stamp externo.
Deberá describirse la solución diseñada para la firma de una
actuación por más de un actuante.
Auditoria
La aplicación deberá contar con logs parametrizables para las
transacciones realizadas por cada usuario.
Facilidades para la parametrización de las transacciones a
auditar.
Facilidades para la parametrización del nivel de información a
registrar.
Herramientas que faciliten la revisión de los logs de auditoría
registrados.
Registro de los accesos a recursos exitosos y fallidos.
Identificación unívoca del usuario que realiza las transacciones
en los logs de auditoría.
Administración del Producto – Parametrización
Producto con alto grado de parametrización
Facilidad de registro de cambios de parametrización.
Generales
Posibilidad de interacción con otros sistemas de los
organismos.
Integración con herramientas de oficina libres (“open source”)
y soporte de formato PDF
Proyecto
Migración de datos de sistemas existentes en el IDAE
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
RI
Subsistema de Gestor de Documentos. El sistema deberá proporcionar las
funcionalidades necesarias para integrar la documentación operativa del IDAE en todos
los ámbitos de actividad (actividad financiera y gestión de proyectos/expedientes),
permitiendo su integración con los flujos de trabajo definidos, así como con los
procedimientos de firma electrónica a implementar.
Subsistema de explotación estadística de la información (Cuadros de Mandos BI).
Deberá proporcionar las funcionalidades necesarias para el análisis de los datos
contenidos en diversos sistemas de información. Este sistema tendrá como objetivos:



La utilización de cuadros de mando con indicadores específicos
La obtención de resultados estadísticos e informes preestablecidos
Realización de consultas complejas
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
El subsistema proporcionará los siguientes componentes, que se describen a
continuación:

Extracción, tratamiento
funcionalidades:
o
o
o

carga
de
datos,
incluyendo
las
siguientes
Permitirá realizar la carga de datos desde orígenes diversos y
heterogéneos.
Permitirá auditar los datos que se integran y centralizan, detectando
inconsistencias y posibles faltas de calidad de datos.
Permitirá exportar los datos a distintos formatos.
Almacenamiento de la información “tratada” para su explotación con este
subsistema, incluyendo las siguientes características:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

y
Tratamiento eficiente de grandes volúmenes de información
Alta velocidad de acceso a consultas complejas en grandes volúmenes
de información
Análisis dinámico de datos y obtención de resultado en tiempo real.
Capacidad de seleccionar, agregar, cruzar, explorar y analizar en
tiempo real la información procedente de una o varias bases de datos,
aunque sean de orígenes diversos.
Posibilidad de acceso a los detalles más básicos de la información, sin
afectar al rendimiento y sin necesidad de trabajar con estructuras de
datos agregadas.
Flexibilidad en el modelo de base de datos y en su ampliación o
modificación.
Sencillez de administración a través de herramientas y gestión de
accesos a los usuarios por funcionalidades, por base de datos, por tabla,
por columna y por registros que cumplan una condición determinada.
Los accesos se gestionarán mediante palabras clave que se almacenarán
en formato encriptado.
Capacidad de operaciones en grupos de datos.
Capacidad para guardar e indexar cada columna o atributo por
separado.
Análisis de la información. Este componente proporcionará al menos las
siguientes funcionalidades:
o
o
o
o
Cuadros de mando
Informes predefinidos.
Análisis dinámico.
Permitirá abordar análisis predictivos de situaciones posibles a partir del
estudio de la información existente y de la incorporación de supuestos de
forma dinámica. Análisis de patrones ocultos, tendencias y correlaciones.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
El subsistema permitirá la obtención de resultados/informes y distribución de los
mismos con arreglo a lo siguiente:
o
o
Información disponible electrónicamente publicable en páginas Web.
La información podrá ser exportada a diferentes herramientas: Word,
Excel, PDF, etc.
4.3. Elaboración de informes y estadísticas
Comprende los trabajos necesarios para la elaboración de informes y estadísticas sobre
los datos y operaciones de las aplicaciones objeto del presente servicio, así como el
mantenimiento de los ya existentes. Estas estadísticas e informes se generarán
principalmente de la información contenida en las aplicaciones, cabiendo la posibilidad
de incorporar información de otras fuentes de datos disponibles en IDAE, y cuya
estructura y características se proveerá a los técnicos.
La generación de informes y estadísticas cubiertas por el servicio de mantenimiento
incluye:








Estudio de las fuentes de datos requeridas para la generación.
Análisis y diseño de los informes y estadísticas.
Desarrollo de los informes y estadísticas, incluyendo programación y
configuración, en las herramientas disponibles al efecto.
Elaboración y ejecución de los planes de prueba necesarios.
Implantación de los informes y estadísticas desarrollados.
Planificación e impartición de la formación necesaria para el uso y
comprensión de los informes y estadísticas.
Soporte en la resolución de consultas e incidencias derivadas de los informes
y estadísticas.
Actualización y mantenimiento de la documentación funcional y técnica del
sistema.
Las herramientas a utilizar para la generación de cada informe o estadística serán
determinadas en la fase de diseño, según las características del mismo.
Los trabajos a realizar en relación con la obtención de estadísticas e informes se
agrupan en los siguientes tipos:

Generación de estadísticas e informes periódicos. Se trata de informes y
estadísticas que se han de generar de forma periódica, y cuyo destino puede ser
la remisión a uno o más usuarios o unidades interesadas, o bien la publicación
de los mismos en la página web, Sede Electrónica o Intranet de IDAE.

Generación de estadísticas e informes a demanda. Se trata de informes y
estadísticas que se han de generar de manera repetida por uno o más usuarios o
unidades, pudiendo estar disponible a través de una aplicación o de manera
autónoma en la Intranet.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL

Generación de estadísticas e informes ad hoc. Se trata de informes y
estadísticas que se han de generar en momentos puntuales, con información
muy específica no disponible de forma inmediata a través de las consultas,
informes o estadísticas ya existentes.
Se estima la adaptación o creación de unos 50 listados de forma conjunta para todos
los subsistemas identificados en el proyecto.
4.4. Usuarios del sistema / Licencia
Los usuarios de los sistemas de información de IDAE se agrupan en las siguientes
categorías:

Usuarios internos, que realizan su trabajo en la IDAE, ya sean empleados del
mismo IDAE o personal externo de asistencias técnicas. Los usuarios internos
se encuentran situados en la sede de IDAE.

Empresas, colectivos y profesionales del sector de energía, que utilizan las
aplicaciones de uso restringido existentes y los servicios disponibles en la
Sede Electrónica de IDAE.

Ciudadanos en general, que emplean los servicios disponibles en la Web de
IDAE, que entrarán a través de la Sede Electrónica del IDAE.
Aunque no es objetivo de esta licitación la configuración de servicios para empresas
externas o ciudadanos, el licitador deberá indicar el método de licenciamiento
disponible para estas tipologías de usuarios.
Con respecto a las licencias de usuarios internos el licitador garantizará la correcta
definición de las mismas según la presente información de configuración y tipología de
usuarios:
Nivel de uso del sistema
Subsistemas
Usuarios
Nominales
Consulta
Baja
actividad
Alta
actividad
%
Concurrencia
Financiero
8
2
6
70 %
Ingresos y cobros
Gastos y pagos
5
10
2
3
3
7
70 %
70 %
Tesorería
6
2
4
70 %
Proyectos
100
70
30
40 %
Expedientes
100
70
30
40 %
Informes (Reporting)
100
100
Cuadro de mandos (BI)
25
22
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40 %
3
30 %
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
4.5. Licencias Software
Todas las licencias de Software necesarias para la correcta implantación del proyecto,
serán en la modalidad On-Premise.
Complementariamente a las licencias de software ERP u otros, el licitador deberá
incluir dentro de la propuesta la licencia de:
- Base de datos
- Solución de informes (Reporting)
- Solución de Cuadro de mandos (BI)
- Gestión Documental.
Actualmente el IDAE dispone de 64 licencias nominales de base de datos Oracle, sobre
las que el licitador tendrá que indicar la viabilidad de reutilizarlas o no.
La no inclusión en la oferta económica de cualquier tipo de licencia de software a
excepción del software de sistema operativo, será responsabilidad del licitador,
asumiendo cualquier coste oculto que se identifique.
5. ENFOQUE DEL PROYECTO
Entendiendo el contexto organizativo y de negocio de IDAE, así como los objetivos
marcados para el proyecto, debe abordarse la implantación bajo los siguientes aspectos
claves:
1. Diseño pensando en el futuro
Retorno de la inversión a tres niveles:
 Renovación Tecnológica
 Mejoras operativas
 Actualización de procesos
2. Enfoque del proyecto por fases:



Fase 1: Finanzas, compras, ventas, tesorería, , gestión de proyectos y
expediente electrónico
Fase 2: Cuadros de Mando
Fase 3: Mantenimiento Evolutivo y correctivo
3. Foco en el plan de formación interno


Transmisión del conocimiento
Plan de formación reglado
4. Seguridad y compromiso
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL



La empresa contratada ha de tener experiencia contrastada
Gestión del cambio
Enfoque a pruebas
6. DESGLOSE DE LOS TRABAJOS
El desarrollo del proyecto deberá incluir las fases o paquetes de trabajo que se
detallan a continuación:
Construcción del nuevo sistema:
1. Análisis de requerimientos. Obtención y catalogación de los requerimientos
funcionales, técnicos, administrativos y legales del sistema a desarrollar; así como
del catálogo de procesos a analizar e implementar.
2. Diseño de la arquitectura global del sistema. Durante esta actividad se deberá
definir y aprobar la arquitectura global del sistema a desarrollar, identificando
subsistemas, modelos de componentes y paquetes estandarizados a utilizar.
3. Diseño técnico de la solución. El análisis deberá incluir la descripción detallada y
desarrollada de las funcionalidades requeridas y la definición de los procesos
ejecutados. Se deberá diseñar en esta etapa la interfaz de usuario del sistema. El
diseño técnico deberá incluir la descripción detallada del modelo de datos
utilizado, los diferentes subsistemas, componentes y modelo de comunicaciones
utilizado y plataformas a utilizar.
4. Construcción, implementación y pruebas del sistema. La codificación del sistema
se guiará según estándares de mercado. Se deberá disponer de registro documental
de las pruebas realizadas al sistema. En la propuesta técnica se documentarán las
herramientas utilizadas para la documentación y gestión de defectos del software.
Dentro del plan de pruebas se incluirá la definición de un piloto, con funciones de
intercambio de información entre sistemas.
5. Mantenimiento del sistema implementado. Se llevará a cabo el mantenimiento de
acuerdo con lo detallado en el apartado 7 de este pliego.
Interfaces sistemas actuales:
Con el objetivo de simplificar la integración de las diversas soluciones del IDAE
existentes asociadas a la gestión de proyectos, se definirán los siguientes interfaces:


Un interfaz único con las diversas soluciones de gestión de proyectos
existentes en la actualidad, responsabilizándose IDAE de remitir la
información de las distintas aplicaciones según el modelo de interfaces único
a definir y desarrollar por el adjudicatario.
Interfaces con la aplicación de RRHH T-innova.
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

Interfaces con el sistema de control de presencia
implementado (Evalos.net).
Interface con la aplicación de registros de E/S (SIGEM).
actualmente
Migración de datos al nuevo sistema IDAE:
Los procesos de migración deberán estar orientados a garantizar y verificar la
consistencia de los datos migrados y a la comprobación de las cantidades migradas por
entidades de origen y destino.
1. Análisis de requerimientos de la migración. Obtención y catalogación de los
requerimientos funcionales de la migración.
2. Diseño técnico de la migración. El análisis deberá incluir la descripción detallada y
desarrollada de las funcionalidades requeridas y la definición de los procesos de
migración.
3. Implantación y pruebas del sistema de migración. En la propuesta técnica
deberán documentarse las herramientas utilizadas para la migración de los datos.
Los procesos de migración deberán contemplar la migración de las siguientes entidades
de datos:
Datos Maestros
-
Maestro
Maestro
Maestro
Maestro
Maestro
Maestro
Maestro
Maestro
plan de cuentas
de activos
de proveedores
de clientes
de proveedores
Bancos
Recursos Humanos
Proyectos
Datos Saldos e Históricos
-
Saldos contables
Saldos deuda clientes y proveedores
Saldos Bancos
Movimientos proyectos activos
Movimiento gestión fondos
Inversiones en curso
Puesta en marcha:
1. Funcionamiento. El Sistema deberá estar en condiciones de pleno funcionamiento
y entrada en producción el 1 de enero de 2018 para su primera fase y el 1 de
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Julio de 2018 para su segunda fase. Una vez cerrada la Fase 1, dará comienzo el
mantenimiento evolutivo descrito en el apartado 7.
Tareas de soporte:
1. Soporte al IDAE. La empresa adjudicataria deberá prestar soporte al IDAE en la
definición de las arquitecturas necesarias para el adecuado desarrollo del Sistema.
2. Plan de transición, formación y gestión del cambio. Asimismo, la empresa
adjudicataria desplegará los planes de Transición, Formación y Gestión del cambio.
Gestión del cambio:
Durante el desarrollo del proyecto debe realizarse un especial seguimiento a la gestión
del cambio. En cualquier situación que conlleve un cambio significativo, es de esperar
la aparición de una cierta incomodidad o “resistencia” hacia el mismo ya que existe
incertidumbre, y las personas pueden percibir la nueva situación como una amenaza
por las siguientes razones:







No comparten o no entienden la necesidad que se les plantea.
Perciben que el nuevo modelo/sistema implicará trabajo adicional.
Están convencidos de que dificultará su trabajo en lugar de hacerlo más fácil
(especialmente en el caso de experiencias de cambios anteriores negativas).
Sienten que no tienen la formación suficiente para sentirse cómodos en su
nuevo entorno.
Tienen la sensación de que pueden fracasar.
Piensan que afectará a sus funciones o condiciones en la empresa y les da
miedo.
Se preocupan porque igual pueden perder su empleo.
Durante el desarrollo del proyecto el equipo de implantación deberá definir una
estrategia que permita minimizar la resistencia al cambio, para que no limite el éxito
en la implantación de la innovación.
El desarrollo del proyecto deberá ser gestionado mediante una metodología de
implantación, contrastada por el adjudicatario en proyectos de similares
características al proyecto descrito en el presente documento. Esta metodología será
de obligado cumplimiento por el adjudicatario, siendo auditada su ejecución durante el
desarrollo del proyecto.
Toda la documentación de gestión y desarrollo del proyecto será entregada en formato
electrónico, valorándose la puesta a disposición del equipo de un portal de proyecto
para crear un entorno colaborativo.
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7. SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
El licitador deberá definir y ofertar el plan de mantenimiento recomendado según las
características del sistema, los usuarios y la funcionalidad a implementar. Los servicios
de mantenimiento se iniciarán una vez comience la explotación de cualquiera de las
funcionalidades o subsistemas, según el plan de implantación (Planificación) indicado
en la licitación.
El plan de mantenimiento será definido para dos años completos, de acuerdo con el
cronograma básico orientativo detallado en el apartado 12 del presente pliego.
El licitador deberá identificar en su oferta económica el coste de cada uno de los años
de mantenimiento, así como las partidas que se incluyen.
Deberá contemplarse las siguientes tipologías de mantenimiento:
7.1. Mantenimiento correctivo
El mantenimiento correctivo deberá definirse con el objetivo de subsanar las
incidencias o errores identificados en la fase de explotación del sistema, cuyo origen se
deban a una incorrecta definición, parametrización o programación del sistema.
Este mantenimiento deberá incluirse como garantía de los trabajos realizados por el
adjudicatario, coincidiendo con el periodo de garantía.
7.2. Mantenimiento evolutivo
Durante la fase de explotación pueden identificarse áreas de mejora no contempladas
inicialmente en la definición del sistema, así como nuevas necesidades por la evolución
de procedimientos del IDAE. Para garantizar este tipo de actividades el licitador deberá
cotizar una bolsa de horas anual de 1.000 horas, que estarán a disposición del IDAE
para su consumo según se identifiquen necesidades.
En la fase de explotación el equipo de trabajo conjunto IDAE-Adjudicatario definirá el
procedimiento de solicitud, valoración y aceptación que debe regir el consumo y
planificación de la bolsa de mantenimiento evolutivo. Sólo serán facturadas aquellas
horas realmente consumidas.
7.3. Mantenimiento de licencia
El licitador deberá identificar y valorar
asociados a licencia de Software: ERP, Base
cálculo y la base de cálculo tanto para
implantación, como las licencias para los
actividad de mantenimiento.
todos los conceptos de mantenimiento
de datos, otros… Indicando el método de
las licencias necesarias en la fase de
dos años siguientes identificados en la
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La información presentada en este apartado podrá ser validada con los diversos
fabricantes, según las políticas de mantenimiento y actualización, en el momento del
análisis de las licitaciones.
7.4. Soporte a la atención de usuarios
Comprende los trabajos de apoyo al CAU de IDAE en la resolución de consultas e
incidencias, así como en la transmisión de conocimiento al personal que presta servicio
en el CAU, con el objeto de que éste pueda atender correctamente a los usuarios de la
manera más autónoma posible desde la puesta en marcha de las primeras
funcionalidades del sistema hasta la finalización del contrato.

Formación a los técnicos del CAU en la operativa de las aplicaciones.
Los técnicos de mantenimiento facilitarán información y documentación a los
técnicos del CAU cuando les planteen dudas respecto del funcionamiento de las
aplicaciones.
Una vez que se realicen cambios en las aplicaciones objeto de mantenimiento, y
antes de su entrada en producción, los técnicos deberán proveer la formación y
documentación adecuada a los técnicos del CAU para la resolución de consultas
e incidencias en las aplicaciones añadidas, modificadas o retiradas. Se incluirán
tanto los aspectos funcionales (explicación de pantallas y opciones, uso de las
mismas, navegación relacionada con la operación, etc.) como de aspectos
técnicos (componentes necesarios, resolución de incidencias, etc.).

Soporte a los técnicos del CAU en la resolución de consultas e incidencias.
Cuando se produzca una incidencia que haya de ser solucionada por el servicio
de mantenimiento, la incidencia y su resolución se documentarán
adecuadamente desde el punto de vista técnico, y se facilitará también al CAU
información para que puedan comunicar la resolución al usuario, y en la medida
de lo posible poder resolver la incidencia por parte del CAU en el caso de que se
volviera a repetir.
Igualmente, se facilitará al CAU la información adecuada de las consultas que
planteen los usuarios.
En los casos en los que resulte necesario, se acompañará al técnico del CAU en
la resolución “in situ” de consultas e incidencias de los usuarios internos de
IDAE.
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8. ENTREGABLES
A lo largo de la prestación del servicio, se deberá efectuar la entrega de la
documentación y productos que se señala a continuación, en los plazos que se
establezcan.
8.1. Entregables relativos a la gestión del servicio
Se deberá proceder a la entrega de los distintos entregables según la metodología de
calidad establecida por el IDAE en lo referente a la operativa de mantenimiento de
sistemas de información. Dicha documentación, organizada por periodos, estará
compuesta de los siguientes entregables:

Fase de transición:
o
o
o
o

Semanalmente:
o

Informe de calidad, con los resultados de los controles de calidad y
encuestas de satisfacción.
A demanda:
o
o

Informe de seguimiento, incluyendo el cumplimiento de los ANS,
resumen de peticiones, recomendaciones para la mejora del servicio y
otros aspectos que se acuerden.
Trimestralmente:
o

Informe operativo del servicio.
Mensualmente:
o

Diagnóstico de la situación actual.
Plan de gestión del cambio.
Plan de prestación de servicio.
Definición de acuerdo sobre los valores de ANS y adaptación a esta fase.
Actas de reunión.
Informes detallados de actuaciones que, por su especial relevancia, se
considere necesario solicitar al adjudicatario.
Antes del comienzo de la fase de devolución:
o
o
Plan de devolución del servicio.
Plan de formación para el traspaso del conocimiento.
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8.2. Entregables relativos a la elaboración y modificación de sistemas de
información
Según la metodología de calidad establecida por el IDAE en lo referente a la operativa
de desarrollo de sistemas de información, se deberá proceder a la entrega de los
documentos creados o modificados asociados al software existente, para cada uno de
los Subsistemas y módulos que integran el proyecto, en función de los cambios que
haya sido preciso realizar. Dicha documentación, organizada por fases, estará
compuesta por los siguientes informes:

Toma de requisitos y análisis:
o
o

Desarrollo:
o
o
o
o

Código fuente que incluye el desarrollo a medida y parametrizado
especialmente para el IDAE
Ejecutables conforme a dicho código fuente
Planes de pruebas
Informe del Plan de pruebas en desarrollo (pruebas integradas)
Pruebas:
o

Especificación de requisitos.
Diseño funcional y técnico.
Informe del plan de pruebas de aceptación en preproducción
Implantación:
o
o
o
Manual de instalación
Manual de usuario
Manual de administración de la aplicación
En el caso de que se utilicen herramientas tanto para el desarrollo como para la
ejecución del sistema, se incluirá la documentación precisa para que el personal de
IDAE pueda asumir el mantenimiento del sistema.
8.3. Entregables relativos a la explotación de sistemas de información
Según la metodología de calidad definida por el IDAE en lo referente a la operativa de
explotación de sistemas de información, se deberá proceder a la entrega de los
documentos creados o modificados asociados a los entornos, en función de los cambios
que haya sido preciso realizar. Dicha documentación estará compuesta por:

Semanalmente:
o
Informes de monitorización y estadísticas de los sistemas
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
A demanda:
o
o
o
o
o
Diseño de arquitectura física y lógica
Política de backups y recuperación
Normas de configuración, control de versiones y codificación segura de
aplicaciones
Estudio de viabilidad sobre nuevos componentes de software base
Plan de actualización de software base
8.4. Entregables relativos al soporte al usuario
Según la metodología de calidad definida por el IDAE en lo referente a la operativa de
atención a usuarios de sistemas de información, se deberá proceder a la entrega de los
documentos creados o modificados asociados al CAU, en función de los cambios que
haya sido preciso realizar. Dicha documentación estará compuesta por lo siguiente:


Base de datos de conocimiento para la resolución de incidencias
Documento de preguntas y respuestas frecuentes (FAQs)
8.5. Entregables relativos a la certificación de los servicios
Con el objetivo de certificar la correcta realización de los servicios contratados y
asociar el trabajo realizado a los hitos de facturación descritos en el apartado 2.5.5 del
Pliego de Condiciones Particulares, se definen los siguientes entregables a realizar por
el adjudicatario, que deberán ser validados por el Responsable Técnico del IDAE:

Análisis de requerimientos. C-01.
En este documento se identificarán todas las necesidades funcionales
detectadas en la fase previa de análisis a realizar por el adjudicatario;
Identificando el mapa de procesos global y departamental.

Arquitectura del sistema. C-02.
Este documento recogerá la propuesta tecnológica final del proveedor,
identificando el nivel de cobertura e implementación de la solución o soluciones
aportadas. Incluirá, igualmente, el detalle de parametrizaciones y desarrollos
que deban realizarse para una correcta adecuación a las necesidades del IDAE.

Definición del modelo de pruebas. C-03.
En este documento deben definirse los diversos juegos de ensayo que deberán
realizarse para validar correctamente el sistema, así como el plan de pruebas
de rendimiento a realizar, previas a la puesta en explotación del sistema.
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
Definición del modelo de carga de datos. C-04.
Este documento detallará las diversas entidades de datos que deben migrarse
desde los sistemas actuales al nuevo sistema a implementar, identificando
volúmenes, método de migración, procedimiento y tiempos estimados.

Entrega parametrización. C-05.
Este documento deberá entregarse al finalizar la fase de parametrización y
desarrollo del proyecto, y en él se detallarán las diversas parametrizaciones y
desarrollos que haya sido necesario realizar para la correcta adecuación del
sistema a las necesidades de IDAE.

Pruebas funcionales. C-06.
Una vez realizada la fase de pruebas con los diversos usuarios se deberá
elaborar este documento en el que se identifiquen las diversas pruebas
realizadas, así como el resultado de las mismas.

Pruebas de carga y rendimiento. C-07.
Este documento se realizará en la fase de pruebas del sistema, recogiéndose en
el mismo el detalle de los datos que se han cargado para la realización de
pruebas funcionales, así como el rendimiento, tanto en la carga como en la
gestión con los volúmenes de datos cargados.

Formación. C-08.
Este documento deberá recoger todas las sesiones de formación realizadas,
identificando fecha de realización, objetivos, asistentes, duración, resultado de
las mismas según valoración del equipo docente y las encuestas realizadas a los
asistentes. Será presentado al finalizar la última formación planificada.

Aceptación Fase I. C-09.
Este documento se deberá elaborar al realizarse la puesta en explotación de la
fase 1 y finalizado el soporte correctivo de la misma; y en él se debe
identificar: la planificación final realizada, fecha de puesta en explotación,
detalle de incidencias y estado de las mismas. Incluirá la documentación
técnica necesaria para realizar correctamente el mantenimiento y explotación
del sistema.

Entrega cuadros de Mando. C-10.
Este documento recogerá el detalle de los cuadros de mando elaborados, así
como la documentación técnica necesaria para realizar correctamente su
mantenimiento y explotación.
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
Aceptación final del sistema. C-11.
Este documento contendrá el acta de cierre del proyecto en su fase de
implantación, y pondrá fin a la Fase 2 del contrato.
9. INFRAESTRUCTURA TECNICA
Aunque no es objeto de esta licitación la definición de la plataforma técnica, el
ofertante deberá definir la estructura tecnológica necesaria para garantizar el correcto
funcionamiento del sistema propuesto, según el dimensionamiento de usuarios y
funcional identificada.
La infraestructura definirá obligatoriamente:





Estructura de servidores
Dimensionamiento de memoria y dispositivos de almacenamiento
Soluciones de copia de seguridad
Software de sistema operativo
Requerimientos de comunicaciones y tráfico de Red (ancho de banda necesarios
y electrónica de red)
La plataforma definida deberá contemplar los siguientes entornos:



Entorno de desarrollo
Entorno de pruebas
Entorno de explotación o productivo.
El licitador incluirá en sus funciones el apoyo en la definición, diseño e implantación de
arquitecturas para el desarrollo, prueba y ejecución de las aplicaciones de IDAE.
En este apoyo se incluye la ayuda en la selección de alternativas, planificación y
dimensión de los entornos necesarios, definición de sus características técnicas y
soporte a la configuración, a partir del conocimiento obtenido en el funcionamiento de
las aplicaciones, el uso de las mismas y la experiencia en otros proyectos similares.
Podrá incluir la realización de prototipos y pruebas piloto para concretar la definición y
validación.
Se ofrecerá también soporte en la elección de las herramientas para desarrollo e
integración (herramientas de desarrollo y de integración, para la ejecución de planes
de pruebas, etc.), el control de código y el seguimiento de incidencias y su resolución,
así como la integración de las diversas herramientas entre sí.
10. CONDICIONES DE EJECUCIÓN Y DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DEL SERVICIO
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10.1. Modelo del servicio
10.1.1. Prestación de los servicios
La prestación de los servicios se efectuará bajo la modalidad de proyecto “llave en
mano”, no computándose horas de ejecución de los diversos perfiles, salvo en el caso
de la oferta de bolsa de horas para actividades de mantenimiento evolutivo.
Las peticiones de servicio se podrán efectuar al equipo de trabajo del adjudicatario
desde IDAE o las unidades de IDAE, según los procedimientos y líneas de trabajo que se
establezcan. La decisión última sobre si el tratamiento de las peticiones se efectúa
dentro de los presentes servicios corresponderá siempre a IDAE, y en ningún caso la
tomará el adjudicatario.
Todas las peticiones quedarán registradas en las herramientas de soporte
proporcionadas por IDAE, incluyendo la resolución de las mismas, de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento de gestión de peticiones. El equipo técnico del
adjudicatario se responsabilizará de registrar aquellas peticiones que no se reciban a
través de dichas herramientas.
La aprobación de los cambios desarrollados corresponderá a IDAE y a la unidad o
unidades involucradas. En caso de considerarse necesario, se podrá solicitar una fase
de aprobación del cambio.
La puesta en marcha de nuevos desarrollos o modificaciones de las aplicaciones, así
como las actividades de instalación de nuevas versiones o parches del software base, se
llevarán siempre a cabo conforme a los procedimientos establecidos y respetando los
calendarios de implantaciones definidos por IDAE.
La documentación deberá mantenerse permanentemente actualizada. Para el caso de
las actividades de soporte a usuarios y mantenimiento correctivo, el adjudicatario
deberá actualizar la documentación asociada a las aplicaciones involucradas en un
plazo no superior a 48 horas después de su resolución; en el resto de casos, deberá
actualizarla en las fechas que se establezcan.
La medición del funcionamiento de los servicios del presente pliego se prestará en base
al establecimiento de Acuerdos de Nivel de Servicio (en adelante, ANS) entre IDAE y el
adjudicatario.
La realización de los trabajos se acreditará mediante el uso de las herramientas de
seguimiento que se determinen, así como mediante una serie de entregables a elaborar
por el adjudicatario, en los plazos establecidos en el presente pliego.
Todos los adjudicatarios deberán proporcionar los entregables indicados en el apartado
8 para las actividades correspondientes.
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Se entregarán para su validación y aprobación en un plazo inferior a 2 días laborales
desde la finalización del periodo correspondiente para cada entregable o, en el caso de
los entregables a demanda, desde la celebración de la reunión o petición del IDAE.
Para los cambios realizados en base al mantenimiento correctivo, la documentación
deberá ser actualizada en un plazo inferior a 2 días laborables tras la entrega de la
corrección.
El adjudicatario deberá desarrollar un plan de formación interno que incluya la
adquisición de conocimientos por parte del personal que trabajará en los servicios
sobre la organización y funcionamiento de IDAE, así como sobre las aplicaciones objeto
del servicio y los procedimientos relacionados.
10.1.2. Indicadores de prestación de los servicios de implantación
Durante la fase de implementación de la solución, Fase 1 y 2 del proyecto, el IDAE
definirá indicadores de medición del nivel de cumplimiento y calidad de la prestación
del servicio del adjudicatario. En caso de incumplimiento de estos indicadores se
podrán aplicar penalizaciones, que en ningún caso superarán los márgenes establecidos
en el apartado 14 del Pliego de Condiciones Particulares.
Para el análisis de cumplimiento y calidad se tomarán los siguientes criterios:
Retrasos en la planificación.
El adjudicatario, según el plan de proyecto presentado, deberá definir en su
planificación cada uno de los hitos establecidos en el apartado 8.5. Sobre dicha
planificación, en el caso de producirse retrasos sobre los hitos, se aplicará la siguiente
tabla de penalizaciones:


Retrasos inferiores a 1 semana
Retrasos de entre 1 y 2 semanas

Retrasos de más de 2 semanas
Sin penalización
Penalización del 1% sobre la facturación
asociada al Hito retrasado.
Penalización del 2% sobre la facturación
asociada al Hito retrasado por cada
semana de retraso.
Calidad de los entregables
Si algún entregable correspondiente a la finalización de un hito no tuviera la calidad
requerida por el IDAE, se hará constar en el acta de validación técnica y deberá ser
subsanado por el adjudicatario. La no subsanación de esta documentación conllevará la
aplicación de una penalización de un 0,5% sobre la facturación asociada al citado hito.
Requisitos no cumplidos
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Si, una vez definida la fase de pruebas funcionales C-06 se identifican requerimientos
ofertados y no cubiertos por el sistema, se aplicarán penalizaciones sobre la
facturación total del proyecto. Estas penalizaciones serán iguales al porcentaje que
representen los requerimientos ofertados, pero no cumplidos sobre el total de los
ofertados. En caso de que éste alcanzara un valor superior al 10%, se consideraría que
el adjudicatario ha incumplido gravemente el contrato a efectos de la resolución del
contrato descrita en el apartado 26.1 del Pliego de Condiciones Particulares.
Rotación de Equipo
Sólo se admitirá, durante toda la vigencia del contrato, una rotación por cada uno de
los perfiles definidos como críticos en el apartado 11.1 del presente pliego y de
acuerdo con lo establecido en el apartado 10.2.6. Por cada una de las rotaciones que
superen las admitidas se aplicará una penalización del 0’2% sobre la facturación total
del proyecto.
10.1.3. Indicadores de prestación de los servicios de soporte y mantenimiento
La medición de los servicios se realizará mediante indicadores de prestación de los
servicios. Inicialmente, se define un conjunto mínimo de indicadores, que se utilizarán
para la medición de los niveles de servicio, pudiendo establecerse nuevos indicadores
durante la prestación del servicio con objeto de obtener una mejor medición del
funcionamiento del mismo.

IN.R01 – Tiempo de respuesta
Consiste en el tiempo que transcurre desde que un usuario o técnico realiza una
consulta o informa de una incidencia, hasta que se asigna a la persona correcta
que efectúa su resolución.
Se obtendrá de la información que provean las herramientas de seguimiento de
los trabajos.
Se medirá en minutos.

IN.R02 – Tiempo de detección
Consiste en el tiempo que transcurre desde que se produce una incidencia en un
sistema hasta que un técnico encargado de monitorizar el funcionamiento del
mismo la detecta y asigna un técnico para su resolución.
Se obtendrá de la información que provean las herramientas de seguimiento de
los trabajos.
Se medirá en minutos.
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
IN.R03 – Tiempo de resolución
Consiste en el tiempo que transcurre desde que a un técnico se le asigna una
incidencia hasta que queda resuelta la incidencia de manera efectiva.
Se obtendrá de la información que provean las herramientas de seguimiento de
los trabajos.
Se medirá en minutos.

IN.R04 – Incidencias reabiertas
Consiste en cuantificar las incidencias que, habiéndose resuelto en producción
por el servicio mediante una posible corrección al origen del problema, vuelven
a producirse posteriormente a la puesta en producción de la corrección, con
respecto a las que no vuelven a producirse.
Se obtendrá de la información que provean las herramientas de seguimiento de
los trabajos.
Se medirá en porcentaje (%).

IN.R05 – Entrega de trabajos planificados en el tiempo previsto
Consiste en medir la desviación entre el tiempo estimado por el Jefe de
Proyecto para la entrega parcial o total de un trabajo planificado y el tiempo
real que transcurre desde el momento aprobado de inicio del desarrollo hasta
que es entregado.
Se obtendrá de la información que provean las herramientas de seguimiento de
los trabajos.
Se medirá en porcentaje (%).
Los licitadores podrán proponer en sus ofertas aquellos indicadores adicionales de
medición del servicio que consideren adecuados.
10.1.4. Niveles de servicio
Para cada una de las fases de la prestación del servicio contratado, se establecerán
inicialmente los ANS indicados en el presente apartado, que se comenzarán a aplicar
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una vez asumido el servicio por completo por parte del adjudicatario, al finalizar la
fase de transición.
Los ANS serán revisados periódicamente entre IDAE y el adjudicatario, pudiendo
modificarse los mismos o establecerse nuevos ANS de mutuo acuerdo.
En el caso de que la empresa adjudicataria no pueda cumplir los ANS establecidos, se
podrán imponer penalizaciones al adjudicatario, siempre que no se llegue a un acuerdo
entre ambas partes.
Para organizar la atención de las consultas e incidencias que se gestionen a través del
mantenimiento correctivo de aplicaciones, la explotación de los sistemas y la atención
a usuarios a través del CAU, se establecen las siguientes prioridades que regularán
tanto el orden de atención como los niveles de servicio a prestar.
PRIORIDAD
Prioridad 1
Prioridad 2
Prioridad 3
Prioridad 4
DESCRIPCIÓN
La incidencia o consulta bloquea la operativa específica del usuario.
Además, el sistema está catalogado como crítico.
La incidencia o consulta bloquea la operativa específica del usuario.
Además, afecta a un grupo de usuarios, se trata de una operación
crítica o afecta a más de un sistema.
La incidencia o consulta bloquea la operativa específica del usuario
o se produce una degradación significativa en el rendimiento.
La incidencia o consulta no bloquea la operativa específica del
usuario.
ANS para los servicios de soporte y mantenimiento
INDICADOR
PRIORIDAD
1
2
IN.R01
3
4
IN.R03
IN.R04
OBJETIVO
≤
≤
≤
≤
≤
≤
≤
≤
60 minutos para ≥ 90%
90 minutos para todas
90 minutos para ≥ 90%
120 minutos para todas
240 minutos para ≥ 90%
1 día para todas
1 día para ≥ 90%
2 días para todas
INTERVALO
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
1
≤ 120 minutos para ≥ 90%
Mensual
2
≤ 240 minutos para ≥ 90%
Mensual
3
≤ 5 días para ≥ 90%
Mensual
4
≤ 15 días para ≥ 90%
Mensual
1
≤ 5%
Trimestral
2
≤ 5%
Trimestral
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INDICADOR
IN.R05
PRIORIDAD
OBJETIVO
INTERVALO
3
≤ 10%
Trimestral
4
≤ 10%
Trimestral
1
≥ 80% con desviación ≤ 10% del plazo
aprobado
≥ 90% con desviación ≤ 20% del plazo
aprobado
Trimestral
10.1.5. Penalizaciones por incumplimiento de ANS Soporte y Mantenimiento
El incumplimiento de ANS implicará penalizaciones sobre las cuotas de mantenimiento,
según la fase del proyecto en el que se identifiquen las desviaciones del ANS.
Para el cálculo de las penalizaciones, mensualmente se tomará como referencia el
nivel de incumplimiento del ANS, mediante la siguiente formula:
Incumplimiento % =
Nº Actividades con incumplimiento
Nº Actividades totales
Las penalizaciones se calcularán según la siguiente tabla:
Incumplimiento
< 5%
≥5% y <10%
≥10% y <20%
≥20% y <30%
≥30% y <40%
≥40% y <50%
≥50% y <60%
>60%
Penalización
4%
10%
30%
45%
60%
75%
90%
100%
Si se producen incumplimientos superiores al 20% durante más de 2 meses, o si no se
resolviera cualquiera de las incidencias en un tiempo superior a 5 veces el máximo
admitido, IDAE podrá considerar que se ha producido un incumplimiento grave del
contrato de acuerdo con lo establecido en el apartado 25 del Pliego de Condiciones
Particulares a efectos de la resolución del contrato.
10.1.6. Modelo en los entornos objeto de los presentes servicios
Durante la ejecución de los servicios del presente pliego, IDAE podrá llevar a cabo las
modificaciones en los entornos que considere necesarias para garantizar el
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funcionamiento correcto de los sistemas de información, y permitir la incorporación de
nuevos sistemas de información, así como la modificación de los existentes.
En este sentido, IDAE podrá sustituir los elementos que forman los entornos (hardware,
software base, etc.) por nuevas versiones de los mismos, al igual que modificarlos
cuando por causas técnicas, obsolescencia, falta de soporte o inadecuación, lo
requieran.
El adjudicatario asumirá en estos casos la modificación del entorno, debiendo
proporcionar al personal de su equipo de trabajo la formación adecuada para la
utilización de estos nuevos entornos.
10.2. Modelo de relación y equipo de trabajo
10.2.1. Funciones de los responsables
El IDAE designará un Responsable Técnico, cuyas funciones, con relación a la prestación
de los servicios objeto del presente contrato, serán las siguientes:







Establecer las líneas generales de prestación de los servicios, en función de
la estrategia y necesidades de IDAE, incluyendo cuestiones tales como
tiempos de dedicación a cada actividad, criterios para la priorización de
tareas, etc.
Velar por el cumplimiento de los servicios pactados, así como por el
cumplimiento de los plazos y ANS establecidos.
Determinar la necesidad de incorporar, retirar o sustituir el personal técnico
del equipo de trabajo que presta los servicios, y comunicarlo al Responsable
del Servicio para que lleve a cabo las modificaciones en los equipos de
trabajo.
Efectuar el seguimiento continuo y conjunto de la evolución de los servicios
junto con el Jefe de Proyecto, en base a reuniones periódicas donde se
evalúe el grado de cumplimiento de los ANS.
Validación continúa de los trabajos realizados.
Solicitar al Jefe de Proyecto las estimaciones para la realización de trabajos
planificados (Mantenimiento evolutivo), y aprobar la realización de los
mismos, fijando el calendario para su ejecución.
Realizar las certificaciones parciales de servicios prestados.
El Responsable Técnico del IDAE podrá delegar en personal técnico interno del IDAE o
en una asistencia técnica externa alguna de las funciones anteriormente detalladas.
Del mismo modo, el adjudicatario designará un Responsable del Servicio, que tendrá
entre sus obligaciones las siguientes:

Impartir directamente a los integrantes de su equipo las órdenes necesarias
para la buena ejecución de los servicios.
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




Recibir y transmitir cualquier comunicación que el personal de la empresa
adjudicataria deba realizar para el IDAE en relación con la ejecución del
contrato.
Controlar el cumplimiento de las normas laborales de la empresa, en
particular en materia de asistencia del personal al lugar de trabajo y
disfrute de vacaciones, de manera que no se perturbe la prestación del
servicio contratado.
Informar al Responsable del IDAE de los empleados de la empresa
adjudicataria que dejen de estar adscritos a la ejecución del contrato, en
especial a los efectos de poder gestionar adecuadamente los medios de
trabajo de que aquellos hubieran dispuesto.
Responder de la adecuada prestación de los servicios en base a las líneas
generales establecidas por el responsable Técnico del IDAE, e informar a
éste del resultado de los trabajos realizados y del cumplimiento de los ANS
establecidos.
Elaborar las estimaciones para la realización de los trabajos planificados,
remitirlas al Responsable Técnico del IDAE, y garantizar la realización de
estos trabajos en los términos y plazos aprobados.
10.2.2. Condicionantes del equipo de trabajo
Al objeto de contrastar los datos facilitados, IDAE se reserva la facultad de comprobar
que el equipo ofertado cumple los requisitos tanto del pliego como de la oferta
presentada.
A la extinción del contrato, en ningún caso podrá producirse la consolidación del
adjudicatario, o de las personas que hayan realizado los trabajos objeto del contrato,
como personal del organismo del sector público contratante (art. 301.4 del TRLCSP).
10.2.3. Constitución inicial del equipo de trabajo
La incorporación inicial del equipo de trabajo se realizará a instancias de IDAE. El
adjudicatario deberá incorporar este equipo inicial en un plazo máximo de 10 días
laborales desde la fecha de formalización del contrato.
Dicho equipo deberá estar formado por las personas relacionadas en la oferta
adjudicataria.
En caso de incumplimiento de estas condiciones, y de acuerdo con el apartado 26 del
Pliego de Condiciones Particulares, podrá considerarse por parte de IDAE que se ha
producido un incumplimiento grave del contrato a efectos de su resolución.
10.2.4. Modificación en la composición del equipo de trabajo requeridas por el
organismo
El Responsable Técnico del IDAE podrá solicitar la modificación de uno o varios
profesionales en el equipo de trabajo, cuando considere que no se cumplen los
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
requisitos de calidad del IDAE. El adjudicatario se compromete a facilitar la
modificación de los profesionales requeridos, en un plazo máximo de 10 días laborales.
En el caso de que el profesional propuesto por la empresa para la sustitución no se
adecúe a las necesidades del proyecto, a juicio del Responsable Técnico del IDAE, se
considerará una modificación del equipo de trabajo imputable al adjudicatario.
10.2.5. Modificación en la composición del equipo de trabajo imputable al
adjudicatario
La valoración final de la productividad y calidad de los trabajos de las personas que
realizan el proyecto corresponde al Responsable Técnico del IDAE, siendo potestad suya
solicitar el cambio de cualquiera de los componentes del equipo de trabajo, con un
preaviso no inferior a 10 días laborables, considerándose la modificación, en estos
casos, imputable a la empresa.
Cuando la empresa adjudicataria propusiera el cambio de una de las personas del
equipo de trabajo, se deberá solicitar por escrito con 10 días laborables de antelación,
exponiendo las razones que obligan a la propuesta. En su caso, el cambio deberá ser
aprobado por el Responsable Técnico del IDAE.
La incorporación adicional de nuevos recursos al equipo de trabajo habrá de solicitarse
por escrito con un preaviso no inferior a 10 días laborables. En el caso de tratarse de
perfiles no incluidos en la oferta, la autorización por parte del IDAE requerirá de las
mismas condiciones que en la constitución del equipo inicial.
Los posibles inconvenientes de adaptación al entorno de trabajo y al proyecto, debidos
a las sustituciones de personal, deberán subsanarse mediante períodos de solapamiento
sin coste adicional, durante un periodo mínimo de 10 días laborables.
La empresa adjudicataria deberá aportar los CV y la documentación que estime
oportuna al objeto de que el IDAE compruebe que el personal que va a prestar los
servicios objeto del contrato posee una cualificación acorde con las exigencias del
presente pliego.
10.2.6. Factor de rotación
Una vez constituido el equipo inicial, se establece un factor de rotación máximo de 1
persona por cada uno de los perfiles definidos como críticos en el apartado 11.1 del
presente pliego durante toda la vigencia del contrato.
No se considerará rotación el cambio derivado de la especialización funcional de los
técnicos de acuerdo a los propios desarrollos funcionales de la implantación de la
solución tecnológica.
En caso de superarse este factor de rotación, se aplicarán las penalizaciones previstas
en el apartado 10.1.2.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
10.2.7. Adaptación del equipo de trabajo a los cambios tecnológicos
Con objeto de garantizar la adaptación del equipo a los cambios tecnológicos que se
producen, las empresas incluirán el compromiso de formación del equipo de
profesionales que presten los servicios en las nuevas versiones o módulos que se
incorporen en el entorno tecnológico.
La formación estará sujeta a una planificación acordada entre el Jefe de Proyecto y el
Responsable Técnico del IDAE. El Responsable Técnico del IDAE determinará la
idoneidad de los cursos propuestos por el adjudicatario.
10.2.8. Transferencia tecnológica y de conocimiento
Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato el adjudicatario se
compromete, en todo momento, a facilitar a las personas designadas por el
Departamento de Informática del IDAE a tales efectos, la información y documentación
que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en
que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan
plantearse y de las tecnologías, métodos, y herramientas utilizados para resolverlos.
10.2.9. Reglas especiales respecto del personal laboral de la empresa
contratista
En relación con los trabajadores destinados a la ejecución de este contrato, la empresa
contratista asume la obligación de ejercer de modo real, efectivo y continuo el poder
de dirección inherente a todo empresario. En particular, asumirá la negociación y pago
de los salarios, la concesión de permisos, licencias y vacaciones, las sustituciones, las
obligaciones legales en materia de prevención de riesgos laborales, la imposición cuando proceda - de sanciones disciplinarias, las obligaciones en materia de Seguridad
Social, incluido el abono de cotizaciones y el pago de prestaciones, así como cuantos
derechos y obligaciones se deriven de la relación contractual entre empleado y
empleador.
10.3. Lugar de realización de los trabajos y jornada laboral
Los trabajos se llevarán a cabo en las dependencias de IDAE por los siguientes motivos:



Los servicios de implantación requieren una integración con los usuarios
funcionales del IDAE.
Se podrán realizar servicios externos previa aceptación de la dirección
técnica de IDAE.
Los servicios de mantenimiento de aplicaciones han de tener acceso al
control de código fuente de IDAE, y pueden requerir la asistencia “in situ” a
los usuarios de IDAE, para la identificación de incidencias y verificación
posterior de la resolución.
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
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

Los servicios de soporte a la explotación se realizarán en su mayoría sobre
los servidores de IDAE, cuyo acceso ha de realizarse desde las propias
instalaciones de IDAE.
Los servicios de soporte al usuario pueden requerir la asistencia “in situ” a
los usuarios de IDAE, así como la relación directa con los equipos de trabajo
de sistemas de información de IDAE.
El lugar de prestación habitual del servicio será la sede central de IDAE.
Para la realización de algunos trabajos planificados, IDAE podrá acordar con el
adjudicatario la realización de estos trabajos en las dependencias del adjudicatario.
El horario de servicio será el que establezca el Responsable Técnico del IDAE, dentro
de las horas de apertura de oficina1. Dicho horario podrá ser adaptado de forma
puntual en función de las necesidades del servicio, incluso fuera del horario de
apertura de oficina.
Los licitadores deberán comprometerse a una total disponibilidad horaria del equipo de
trabajo (incluyendo noches, sábados, domingos y festivos) cuando la criticidad o
urgencia de las peticiones así lo exija (por ejemplo, resolución de incidencias,
cumplimiento de los plazos de puesta en producción de nuevas funcionalidades, etc.).
10.4. Metodología
Las ofertas incluirán propuestas del uso de metodologías que resulten adecuadas para
la prestación de los servicios, justificando la utilización de las mismas y detallando
cómo se utilizarán dentro del proyecto.
10.5. Calidad
Las ofertas incluirán un plan de aseguramiento de la calidad que resulte adecuado para
garantizar la calidad en la prestación de los servicios, justificando el contenido del
mismo y detallando cómo se utilizará dentro del modelo de servicio.
10.6. Requisito de desarrollo de aplicaciones
Los sistemas de información desarrollados específicamente para IDAE deben de cumplir
con los requisitos de accesibilidad, seguridad y estilo establecidos. En concreto:



1
Las modificaciones en los sistemas de información podrán ser objeto de
auditorías de seguridad y accesibilidad.
Los desarrollos deberán realizarse con la accesibilidad adecuada para los
usuarios a los que va destinada.
Se valorará positivamente la adaptación a la norma AA de accesibilidad para
todos los contenidos WEB del sistema.
Actualmente, este horario es de lunes a viernes de 7:30 a 19:30.
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

La interfaz de usuario se elaborará conforme a lo establecido en la guía de
estilos definida por IDAE, mediante el uso de hojas de estilo CSS y hojas de
transformación basadas en estándar.
Los sistemas de información deberán disponer de las medidas de seguridad
correspondientes al nivel requerido en materia de protección de datos de
carácter personal, según la legislación vigente.
El adjudicatario deberá resolver las deficiencias que se encuentren en los trabajos
realizados derivadas del incumplimiento de los requisitos anteriores, sin que ello
suponga coste adicional ni imputación a los trabajos de mantenimiento.
10.7. Forma de entrega
El adjudicatario entregará la documentación de acuerdo con los métodos y plazos de
entrega establecidos por el IDAE.
Toda la documentación se entregará en español, en el soporte informático que se
acuerde para facilitar el tratamiento y reproducción de los mismos. En caso de
disponerse de documentación en papel, ésta se entregará correctamente encuadernada
y con la cantidad de copias que se determinen para cada documento.
10.8. Propiedad intelectual
Toda la documentación generada durante la ejecución del contrato será de propiedad
exclusiva del IDAE, incluyendo definición de procesos y códigos fuentes, sin que el
adjudicatario pueda conservarla, ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros
sin la expresa autorización de este Instituto, que la daría en su caso previa petición
formal del adjudicatario con expresión del fin.
El adjudicatario aceptará expresamente que los derechos de explotación de los
sistemas y de los programas desarrollados al amparo del presente contrato
corresponden únicamente al IDAE, con exclusividad y a todos los efectos.
10.9. Medios materiales para la realización de los trabajos
El adjudicatario se proveerá de los equipos informáticos necesarios para la realización
de la actividad contratada en el entorno de desarrollo, los cuales deberán poder
configurarse conforme a la política de seguridad de equipos informáticos de IDAE.
Igualmente, deberá proveerse del software necesario para el desarrollo de los trabajos
(sistema operativo, aplicaciones ofimáticas, software de desarrollo de aplicaciones,
etc.), incluyendo las licencias correspondientes.
11. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
El proyecto deberá ser gestionado con una estructura conjunta IDAE - empresa
adjudicataria, definiéndose una estructura en la que al menos se identificará:
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La dirección técnica mixta IDAE-Adjudicatario tendrá como compromiso al menos las
siguientes funciones, conocimientos y responsabilidades:

Comisión de Seguimiento del plan de trabajo propuesto en la oferta y aprobado
por el IDAE, con estricto cumplimiento de plazos y calidad en las entregas de
documentos previstos en dicho plan.

Comunicación inmediata al Comité de Dirección de IDAE y al Comité de
Implantación de IDAE de cualquier previsible alteración de las condiciones
contractuales en cualquiera de sus aspectos (personal, técnico, económico,
etc.), originado por causas ajenas al propio adjudicatario.

Comunicación inmediata al Comité de Dirección de IDAE y al Comité de
Implantación de IDAE de las repercusiones y/o problemas que puedan
plantearse en el desarrollo del proyecto por cambios en la planificación,
incumplimiento de los hitos previstos, cambios en el alcance del proyecto,
modificaciones a tareas ya realizadas y aprobadas, etc.

Análisis y plan de gestión de riesgos.

Coordinación e integración de equipos.
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
Coordinación de las actividades de “Gestión del Cambio”

Gestión del plan de trabajo y de los recursos.
11.1. Requerimientos Perfiles Críticos del Proyecto
Estos perfiles se consideran obligatorios en la definición del equipo de trabajo
propuesto:
CATEGORÍA
REQUISITOS
Responsable del
 Ingeniero superior informático o titulación
Servicio
equivalente.
 Experiencia superior a 8 años en trabajos de
diseño y la implantación de sistemas de gestión
empresarial.
 Experiencia en soluciones de Business Process
Management.
 Experiencia en implantación de soluciones de
Expediente Electrónico en la Administración
Pública.
 Implantación demostrable de Sistemas de Gestión
Empresarial (ERP), Soluciones de gestión y
automatización de procesos y solución de
Expediente Electrónico.
Jefe de Proyecto
 Ingeniero superior informático o titulación
equivalente.
 Experiencia superior a 3 años en trabajos de
dirección de proyectos y de diseño y la
implantación de sistemas de gestión empresarial.
 Experiencia en implantación de soluciones de
Business Process Management.
 Implantación demostrable de Sistemas de Gestión
Empresarial (ERP), soluciones de gestión y
automatización de procesos y Solución de
Expediente Electrónico.
 Experiencia en el uso de herramientas de gestión y
planificación (p.ej.: Microsoft Project)
Consultor / Analista
 Ingeniero técnico en Informática, o titulación
Funcional
equivalente.
 Experiencia superior a 3 años en tareas de análisis,
diseño e implantación de sistemas de gestión,
definición y reingeniería de procesos
 2 años mínimos de experiencia en elaboración de
especificaciones de requisitos mediante técnicas
que involucren a los usuarios.
 Haber participado al menos en 3 proyectos de
implantación de ERP y automatización de
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
procesos.
Experiencia
propuesta.
en
el
uso
de
la
metodología
11.2. Perfiles Profesionales
A continuación, se especifican los perfiles profesionales a incluir en la propuesta y los
conocimientos específicos y cualificaciones que van asociados a los citados recursos.
Deberá identificarse expresamente la experiencia de los perfiles profesionales incluidos
en proyectos de similares características al definido en este pliego.
Todos los CV incluidos en la propuesta seguirán el formato recogido en el Anexo II de
este pliego.
Responsabilidad y Estructura organizativa del Proyecto
Responsable del Servicio
Desempeñará las siguientes funciones:







Organizar el equipo de trabajo y la disponibilidad de los técnicos,
respondiendo ante el Responsable Técnico del IDAE.
Definir y revisar, junto con el Responsable Técnico del IDAE, los
procedimientos de trabajo.
Realizar la incorporación progresiva de los ANS, y garantizar el cumplimiento
de los niveles de servicio acordados.
Supervisar los trabajos realizados por el equipo de trabajo en cuanto a la
resolución de peticiones.
Asegurar los conocimientos del equipo de trabajo.
Elaborar actas de reunión e informes de prestación del servicio.
Garantizar el cumplimiento del plan de calidad del servicio.
Conocimientos y cualificaciones requeridos: los requisitos descritos para el Responsable
del Servicio en el apartado 11.1 de este pliego.
Conocimientos y cualificaciones valorables:


Certificaciones en ITIL 2007/2011 vigentes y adecuadas al perfil.
Formación en gestión y dirección de equipos de trabajo y proyectos,
acreditable mediante certificaciones personales vigentes y adecuadas al
perfil.
Jefe de Proyecto
Desempeñará las siguientes funciones:
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






Organizar su equipo de trabajo y la disponibilidad de los técnicos,
respondiendo ante la Dirección Técnica Mixta IDAE-Adjudicatario.
Definir y revisar, junto con la Dirección Técnica Mixta IDAE-Adjudicatario,
los procedimientos de trabajo.
Garantizar el cumplimiento de los ANS y de los niveles de servicio
acordados.
Supervisar los trabajos realizados por el equipo de trabajo en cuanto a la
resolución de peticiones.
Asegurar los conocimientos de su equipo de trabajo.
Elaborar actas de reunión e informes de prestación del servicio.
Garantizar el cumplimiento del plan de calidad del servicio.
Conocimientos y cualificaciones requeridos: los requisitos descritos para el Jefe de
Proyecto en el apartado 11.1 de este pliego.
Conocimientos y cualificaciones valorables:


Certificaciones en ITIL 2007/2011 vigentes y adecuadas al perfil.
Formación en gestión y dirección de equipos de trabajo y proyectos,
acreditable mediante certificaciones personales vigentes y adecuadas al
perfil.
Consultor / Analista Funcional
Desempeñará las siguientes funciones:









Obtener y analizar la información adecuada para la resolución de
incidencias, adaptación de los sistemas y elaboración de nuevas
funcionalidades, manteniendo relación con el Responsable Técnico del IDAE
y los usuarios.
Levantar los procesos de la compañía y definir áreas de mejora y rediseño de
los mismos.
Realizar el diseño funcional y técnico de los desarrollos.
Realizar la correcta definición y parametrización de los sistemas.
Revisar el diseño detallado del desarrollo y la programación del equipo,
comprobando que lo realizado se adecua a los requisitos.
Definir y planificar las pruebas.
Supervisar la realización y el mantenimiento adecuado de la documentación
técnica de los sistemas de información.
Supervisar la resolución y documentación adecuada de las consultas e
incidencias dirigidas al equipo de trabajo, a través de las herramientas
disponibles al efecto.
Prestar tareas de apoyo a los analistas programadores cuando sea preciso.
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Conocimientos y cualificaciones requeridos: los requisitos
Consultor/Analista Funcional en el apartado 11.1 de este pliego.
descritos
para
el
Conocimientos y cualificaciones valorables:



Certificaciones personales en programas de certificación del fabricante de la
licencia ofertada.
Formación en análisis y diseño de sistemas de información, acreditable
mediante certificaciones personales vigentes y adecuadas al perfil.
Experiencia en análisis y diseño de proyectos orientados a la administración
electrónica.
Analista Programador
Desempeñará las siguientes funciones:






Colaborar con el analista en la obtención y análisis de la información
adecuada para la resolución de incidencias, adaptación de los sistemas y
elaboración de nuevas funcionalidades.
Colaborar en la realización del diseño funcional y técnico de los desarrollos.
Efectuar el diseño detallado del desarrollo, conforme a lo indicado en los
requisitos.
Supervisar la realización de las pruebas.
Realizar y mantener adecuadamente la documentación técnica de los
sistemas de información.
Prestar tareas de apoyo al analista y a los programadores cuando sea
preciso.
Conocimientos y cualificaciones requeridas:





Titulación en formación profesional de grado medio (FP II o equivalente) o
universitaria.
5 años mínimos de experiencia en proyectos TIC.
3 años mínimos de experiencia en elaboración de especificaciones de
requisitos mediante técnicas que involucren a los usuarios.
3 años mínimos de experiencia en análisis y diseño de aplicaciones en
arquitecturas relativas a la solución planteada.
Experiencia en el uso de la metodología propuesta.
Conocimientos y cualificaciones valorables:

Certificaciones personales en programas de certificación del fabricante de la
licencia ofertada.
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


Formación en análisis y diseño de sistemas de información, acreditable
mediante certificaciones personales vigentes y adecuadas al perfil.
Experiencia en análisis y diseño o desarrollo de proyectos orientados a la
administración electrónica.
Experiencia en desarrollo de tablas, consultas y procedimientos almacenados
en la base de datos ofertada.
Programador
Desempeñará las siguientes funciones:





Realizar la codificación de los desarrollos, conforme a las instrucciones del
analista.
Realizar las pruebas de los desarrollos.
Atender y resolver las incidencias surgidas tanto en las pruebas como en la
implantación y puesta en marcha de los desarrollos.
Realizar y mantener adecuadamente la documentación técnica de los
sistemas de información.
Resolver y documentar adecuadamente las consultas e incidencias dirigidas
al equipo de trabajo, a través de las herramientas disponibles al efecto.
Conocimientos y cualificaciones requeridas:



Titulación en formación profesional de grado medio (FP II o equivalente) o
universitaria.
1 año mínimo de experiencia en proyectos TIC.
1 año mínimo de experiencia en programación en lenguaje del entorno
ofertado.
Conocimientos y cualificaciones valorables:




Certificaciones personales en programas de certificación del fabricante de la
licencia ofertada.
Experiencia en desarrollo de proyectos orientados a la administración
electrónica.
Experiencia en desarrollo de tablas, consultas y procedimientos almacenados
en la base de datos ofertada.
Experiencia en el uso de la metodología ofertada.
12. PLAZOS DE EJECUCIÓN
La duración de la prestación de los servicios será de:
o Plazo máximo de ejecución:

Fase 1: 12 meses.
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

Fase 2: 18 meses.
Fase de Mantenimiento evolutivo y correctivo: comenzará tras la
aceptación del Sistema Fase 1 y finalizará 24 meses después.
o Información sobre prórrogas: El contrato no podrá ser prorrogado. Si, por
cualquier causa imputable al adjudicatario, los plazos de ejecución del
contrato debieran demorarse en el tiempo, el IDAE habrá de aprobar la
nueva planificación, debiendo ésta llevarse a cabo sin aumento de coste y
previa justificación del contratista.
A continuación, se define un cronograma básico orientativo, que deberá ser definido
por el licitador según su plan de proyecto. Dicha planificación será consensuada con la
dirección de IDAE, con el objetivo de adaptar la puesta en explotación del sistema
según los periodos más adecuados a la actividad de IDAE.
Actividad
1
2
3
4
Mes (Año 1)
5 6 7 8
9 10 11 12
1
2
3
Implantación Solución de Gestión
Dirección proyecto
Analisis procesos
Revisión y aceptación Analisis
Parametrización y Desarrollos GAP
Formación
Migración
Pruebas Finales
Go Live
Soporte Go-Live
Solución Cuadro de Mandos
Analisis
Desarrollo cuadro de mandos
Soporte y Evolutivo
Soporte
Mantenimiento evolutivo
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4
Mes (Año 2)
5 6 7 8
9 10 11 12
1
2
3
4
Mes (Añoo 3)
5 6 7 8
9 10 11 12
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13. CONTENIDOS DE LAS PROPUESTA
Las ofertas técnicas deberán estar obligatoriamente estructuradas en los siguientes
apartados:
Modelo de presentación del Proyecto Técnico
Resumen ejecutivo
Resumen (3-5 páginas) de los aspectos más importantes de la solución y servicios
propuestos
Contenido
1.1
Introducción y contexto general
1.2
Resumen de los servicios propuestos y de su organización
1.3
Resumen de la metodología a llevar a cabo
1.4
Resumen del plan de actividades previstas
1.5
Resumen del plan de formación
1.6
Resumen del plan de Gestión del Cambio
1.7
Beneficios para el IDAE
Perfil del Proveedor
En esta sección se deben incluir todas las informaciones relevantes que se refieren al
proveedor, tanto su capacidad técnica de entregar el servicio, como su dimensión
económica. Es importante a tal fin, incluir también documentación que atestigüe la
satisfacción de sus clientes, preferiblemente en casos relativos a la experiencia
indicada en la oferta
Contenido
2.1
2.2
2.3
Descripción de la organización del proveedor
 Los datos más significativos de su actividad, tales como capital social,
fecha de fundación, equipo directivo, número de empleados,
distribución de empleados por departamentos, cifra de facturación de
los últimos 3 ejercicios, que incluya importe, fechas y beneficiarios
públicos o privados de los mismos
Calificaciones del proveedor para la presente propuesta
 Visión y estrategia futuras, con respecto a la Implantación de sistemas
ERP, Procesos y Expediente Electrónico
 Certificaciones del proveedor reconocidas por parte del fabricante en
las tecnologías y productos utilizados en el proyecto
Resumen del plan de actividades previas. Referencias en los últimos tres
años (2013-2015) en la implantación de sistemas de gestión empresarial
(ERP), gestión y automatización de procesos (BPM) y Expediente
Electrónico
Página 90 de 96
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
2.4
2.5
Resumen de la organización para los servicios de Gestión de Aplicaciones:
 Misión del proveedor en el ámbito de los sistemas ERP, BPM y
Expediente electrónico
 Posición actual en el mercado, ingresos y estrategias en el ámbito de la
implantación de este tipo de soluciones y su integración
 Número de recursos disponibles y sus cualificaciones y certificaciones
relacionadas con estos sistemas
 Ubicación de las oficinas desde donde se prestan los servicios
 Política de formación del personal
Metodologías y herramientas que se aplicarán en las siguientes áreas:
 Estudio de procesos y procedimientos
 Consultoría
 Parametrización y Configuración
 Análisis y Desarrollo
 Documentación
 Estimación de esfuerzo de desarrollo de aplicaciones
 Puesta en producción
Modalidad de Gestión del proyecto de Implantación de la solución
El proveedor debe describir la solución propuesta incluyendo todas las informaciones
necesarias para determinar la calidad y la eficacia de la solución
Contenido
3.1
Resumen descriptivo del proyecto
3.2
Valor Añadido propuesto
3.3
Organización del proyecto
3.3.1
Descripción General de la gestión del proyecto y estructura organizativa
propuesta
3.3.2
Organización del proyecto:
 Estructura Organizativa
 Interacción con la organización del IDAE
 Modelo de gestión del proyecto y del contrato (comités, reuniones,
informes,…)
3.3.3
Personal del proveedor involucrado en la prestación de los servicios
Agrupar el personal involucrado en el proyecto por perfiles:
 Curriculum Vitae, perfil profesional y experiencia de los profesionales
principales involucrados en el proyecto. (Aportado sobre A Según pliego
condiciones particulares)
 Certificaciones asociadas a los productos ofertados. (Aportado sobre A
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
3.4
3.5
Designación de persona o personas que serán directamente responsables, a
título personal, del uso correcto del material, documentación e
información a manejar.
Metodología de implantación
 Exposición detallada de la estructura del contenido, metodología y
alcance de las actividades a realizar para diseñar el nuevo sistema
 Exposición detallada de la metodología de implantación, fases a aplicar
en el desarrollo de los trabajos de implantación
Plan general del lanzamiento y reversión
El proveedor deberá definir el enfoque que pretende seguir en el proyecto
de lanzamiento/reversión y los servicios puestos a disposición en cada fase.






3.6
3.7
Según pliego condiciones particulares)
Garantía de disponibilidad de recursos y política de sustitución del
personal asignado al proyecto.
Descripción del proceso de lanzamiento/reversión
Plan de lanzamiento/reversión
Matriz de roles y responsabilidades
Proceso de aseguramiento de la calidad
Procedimiento de aceptación de la fase de lanzamiento/reversión
Definición y descripción de la subfase de estabilización del servicio.
Descripción del proyecto
Descripción del proyecto de implantación de la solución (ERP, PROCESOS,
GESTIÓN DOCUMENTAL, BUSINESS INTELLIGENCE) tareas de desarrollo
asociadas a cada uno de los puntos descritos en el Pliego Técnico.
 Descomposición de actividades y tareas
 Roles y responsabilidades (del Proveedor y del IDAE)
 Definición de fases, hitos y entregables
 Arquitectura de la solución propuesta
 Informes de seguimiento del proyecto.
Soluciones propuestas para cumplimiento de las necesidades descritas
en el Pliego técnico
 Gestión de Proyectos y Subvenciones basado en procesos.
 Gestión de Expediente Electrónico vinculado a la Gestión de Proyectos y
subvenciones
 Gestión del sistema Presupuestario, Económico/Financiero, compras,
ventas, …
 Gestión Documental.
 Business Intelligent (BI)
 Medidas para la adaptabilidad, flexibilidad y escalabilidad de la solución
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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL
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a las futuras necesidades o al crecimiento del IDAE, en concreto en lo
que respecta a las funcionalidades de la Gestión de Proyectos y
Subvenciones y en general con la solución global
Licencias de Software
Descripción detallada de las licencias de pago y/o gratuitas, que se
incluyen dentro de la oferta, finalidad de la licencia, y número de usuarios.
(Entorno de pruebas, desarrollo, producción)
Hardware
Descripción detallada de los elementos de Hardware necesarios para
cumplir con los requerimientos de rendimiento descritos en el Pliego de
condiciones Técnicas.
Plan de formación
Definir el plan de formación incluido en la oferta, detallando el programa
de los cursos ofertados, número de horas y perfil al que va dirigido
Mejoras propuestas
Descripción detallada de todas aquellas acciones que quedan fuera del
alcance de este Pliego y que se incorporan sin coste adicional al ámbito del
proyecto y que supongan una mejora sustancial al IDAE tanto del producto
a entregar como a nivel de gestión del proyecto.
Garantía
Descripción detallada del alcance de la garantía, ANS de servicio, teniendo
en cuenta que su duración será de 1 año.
Soporte y Mantenimiento
Descripción detallada del mantenimiento incluido en la oferta, así como el
servicio de soporte al usuario una vez puesto en producción, o Acuerdo de
Nivel de Servicio (ANS), teniendo en cuenta que el servicio deberá
contemplar:
− Primer año: mantenimiento licencias + garantía
− Segundo año: licencias + servicios hotline y evolutivo.
− Tercer año: licencias + servicios hotline y evolutivo.
Plan de Gestión del Cambio
Definir el plan de gestión del cambio incluido en la oferta, detallando las
acciones a realizar, número de horas, perfil al que va dirigido y perfil de
los responsables del licitante de su desarrollo e implementación.
 Proceso de gestión de expectativas.
 Proceso de comunicación.
 Proceso de aseguramiento de la calidad.
 Incremento de la productividad.
 Satisfacción del cliente.
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Complementariamente a la oferta y con carácter obligatorio el licitador deberá
actualizar y entregar en formato electrónico su respuesta al documento RFP en
formato Excel. Según modelo Anexo I.
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ANEXO I: Plantilla Excel requerimentos
El formato de documento estará accesible en la web de IDAE.
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I
ANEXO II: Formato CV
Los CV del equipo deberán ser presentados según formato “Europass”
Puede descargarse las plantillas y las instrucciones en la siguiente URL
https://europass.cedefop.europa.eu/es/documents/curriculum-vitae/templatesinstructions
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