MEMORANDO No

Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
Resolución No. 085 de Mayo 4 de 2006
I. IDENTIFICIACIÓN
Nivel:
Denominación del Empleo:
Código:
Grado:
Cargo del Jefe Inmediato:
Dependencia:
Central
SECRETARIA EJECUTIVA
4210
16
Quien ejerza la supervisión directa
Secretaría General – Grupo de Administración y Desarrollo del
Talento Humano
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar las actividades de apoyo a la gestión administrativa del grupo con el fin de cumplir con
las funciones asignadas a la dependencia.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1.
Transcribir los trabajos que le sean asignados por el jefe inmediato con el fin de apoyar las
labores de la dependencia.
2. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, así como velar por la
optimización del uso de los recursos disponibles, con el fin de realizar la solicitud oportuna
de los elementos de almacén.
3. Responder por el archivo especial de la dependencia y controlar la distribución de la
correspondencia con el fin de dar trámite oportuno a las solicitudes.
4. Realizar, recibir llamadas telefónicas y transmitir los mensajes respectivos con el fin de
facilitar la transmisión de la información y atención de las solicitudes.
5. Sacar fotocopias, enviar fax y escanear documentos, por solicitud del jefe inmediato con el
fin de apoyar el desarrollo de las funciones de la dependencia, así como colaborar en la
elaboración de los informes.
6. Atender al usuario externo e interno con el fin de suministrar de forma oportuna la
información solicitada.
7. Solicitar mensualmente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de
oficina, requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la dependencia.
8. Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del
cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial.
9. Elaborar las certificaciones de tiempo de servicio de los funcionarios que lo soliciten dentro
de los tres días hábiles a partir de su recepción.
10. Realizar el seguimiento a los documentos remitidos a otras dependencias con el fin de
garantizar la culminación del proceso establecido.
11. Las demás actividades asignadas por el jefe inmediato, acordes con la naturaleza y el perfil
del cargo.
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VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1.
2.
3.
4.
Atención de usuarios internos y externos.
Certificaciones de tiempo de servicio.
Archivo actualizado de la dependencia.
Mantener al día el stock de elementos indispensables para el trabajo de los funcionarios de
la dependencia.
5. Radicación de la correspondencia recibida y enviada en el sistema de correspondencia
CORDIS implantado para tal fin.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESCENCIALES
1.
2.
3.
4.
5.
Aplicación de Tablas de retención documental
Técnicas de Archivo
Ofimática: Word, Excel y PowerPoint intermedio
Manejo y conservación de documentos
Atención al cliente y relaciones interpersonales
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
ESTUDIOS
Opción 1
Diploma de bachillerato técnico comercial.
EXPERIENCIA
Cinco
(5)
meses
experiencia laboral
Opción 2
Diploma de bachillerato en cualquier modalidad.
Cinco
(5)
meses
Curso específico de mínimo sesenta (60) horas relacionado experiencia laboral.
con las funciones del cargo.
de
de
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I. IDENTIFICIACIÓN
Nivel:
Denominación del Empleo:
Código:
Grado:
Cargo del Jefe Inmediato:
Dependencia:
Central
SECRETARIA EJECUTIVA
4210
16
Quien ejerza la supervisión directa
Secretaría General – Grupo de Tesorería
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar las actividades de apoyo a la gestión administrativa del grupo con el fin de cumplir con
las funciones asignadas a la dependencia.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Transcribir los trabajos que le sean asignados por el jefe inmediato con el fin de apoyar las
labores de la dependencia.
2. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, así como velar por la
optimización del uso de los recursos disponibles, con el fin de realizar la solicitud oportuna
de los elementos de almacén.
3. Responder por el archivo especial de la dependencia y controlar la distribución de la
correspondencia con el fin de dar trámite oportuno a las solicitudes.
4. Realizar, recibir llamadas telefónicas y transmitir los mensajes respectivos con el fin de
facilitar la transmisión de la información.
5. Sacar fotocopias, enviar fax y escanear documentos, por solicitud del jefe inmediato con el
fin de apoyar el desarrollo de las funciones de la dependencia, así como colaborar en la
elaboración de los informes.
6. Atender al usuario externo e interno suministrándole la información solicitada, velando
siempre por mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca
en razón del cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial.
7. Solicitar mensualmente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de
oficina, requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la dependencia.
8. Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del
cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial.
9. Mantener actualizado el archivo de las facturas, contratos y órdenes administrativas con los
soportes respectivos para facilitar la consulta y seguimiento de los mismos.
10. Depuración del archivo de boletines de caja y bancos para ser enviado oportunamente a la
dependencia encargada de la conservación del archivo de la entidad.
11. Elaboración de Certificación de pagos, de acuerdo a lo solicitado por las diferentes
dependencias.
12. Coordinar y verificar los compromisos que deban ser atendidos por el jefe inmediato para
cumplir con el desarrollo oportuno de sus funciones.
13. Las demás actividades asignadas por el jefe inmediato, acordes con la naturaleza y el perfil
del cargo.
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VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Atención de usuarios internos y externos.
2. Archivo actualizado de la dependencia.
3. Mantener al día el stock de elementos indispensables para el trabajo de los funcionarios de
la dependencia.
4. Radicación de la correspondencia recibida y enviada en el sistema de correspondencia
CORDIS implantado para tal fin.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESCENCIALES
1.
2.
3.
4.
5.
Aplicación de Tablas de retención documental
Técnicas de Archivo
Ofimática: Word, Excel y PowerPoint intermedio
Manejo y conservación de documentos
Atención al cliente y relaciones interpersonales
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
ESTUDIOS
Opción 1
Diploma de bachillerato técnico comercial.
EXPERIENCIA
Cinco (5) meses
experiencia laboral
Opción 2
Diploma de bachillerato en cualquier modalidad.
Cinco (5) meses
Curso específico de mínimo sesenta (60) horas relacionado con experiencia laboral.
las funciones del cargo.
de
de
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I. IDENTIFICACIÓN
Nivel:
Denominación del Empleo:
Código:
Grado:
Cargo del Jefe Inmediato:
Dependencia:
Central
SECRETARIO EJECUTIVO
4210
16
Quien ejerza la supervisión directa.
Secretaría General – Grupo de Recursos Físicos
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar actividades asistenciales y de apoyo al Grupo de Recursos Físicos, que permitan
desarrollar y ejecutar las funciones asignadas a la dependencia.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1.
Proyectar, redactar y transcribir oficios, memorandos, informes y documentos requeridos,
con el fin de atender las solicitudes efectuadas al Grupo de Recursos Físicos.
2. Llevar controles periódicos sobre consumo y adquisición de elementos, bienes y servicios,
con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos
correspondientes.
3. Solicitar cotizaciones de bienes y servicios con el fin de atender requerimientos de las
diferentes dependencias.
4. Llevar de manera organizada y responder por el archivo de convenios, órdenes y contratos
cuya interventoría esté a cargo del Grupo de Recursos Físicos.
5. Solicitar copia y certificaciones de pago de convenios, órdenes y contratos cuya
interventoría esté a cargo del Grupo de Recursos Físicos y proyectar actas de liquidación,
según las instrucciones del Jefe Inmediato.
6. Digitar y apoyar la realización del plan de compras para cada vigencia.
7. Prestar apoyo en actividades administrativas a los funcionarios de la dependencia.
8. Ejercer control interno en cada una de las actividades a su cargo.
9. Mantener actualizado el archivo a su cargo de acuerdo con las tablas de retención
documental establecidas para el Grupo de Recursos Físicos
10. Realizar todas aquellas funciones que le sean asignadas por el Jefe inmediato de acuerdo
con la naturaleza del cargo.
11. Realizar el control y seguimiento sobre el préstamo de expedientes, documentos, carpetas
existentes en el archivo del Grupo de Recursos Físicos.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de Desempeño)
1.
2.
3.
4.
Suministro de Información oportuna y eficaz
Documentos elaborados
Trámite oportuno de bienes y servicios
Archivo organizado y actualizado
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V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1.
2.
3.
4.
Word, Excel, powerpoint a nivel intermedio
Redacción de documentos con correcta ortografía
Habilidad en diseño y elaboración de documentos
En archivo y tablas de retención documental
VI. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA
ESTUDIOS
Diploma de bachillerato técnico comercial
EXPERIENCIA
Cinco (5) meses
laboral
EQUIVALENCIA
1. Diploma de bachillerato en cualquier modalidad Cinco (5)
2. Curso específico de mínimo sesenta (60) horas laboral.
relacionado con las funciones del cargo
meses
de
experiencia
de
experiencia
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I. IDENTIFICIACIÓN
Nivel:
Denominación del Empleo:
Código:
Grado:
Cargo del Jefe Inmediato:
Dependencia:
Central
SECRETARIO EJECUTIVA
4210
16
Jefe de Oficina Asesora
Oficina Asesora Jurídica
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar todas las actividades de apoyo y gestión administrativo de la Oficina.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Transcribir los trabajos que le sean asignados por el jefe inmediato con el fin de apoyar las
labores de la dependencia.
2. Realizar, recibir llamadas telefónicas y transmitir los mensajes respectivos con el fin de
facilitar la transmisión de la información.
3. Sacar fotocopias, enviar fax y escanear documentos, por solicitud del jefe inmediato con el
fin de apoyar el desarrollo de las funciones de la dependencia, así como colaborar en la
elaboración de los informes.
4. Apoyar la labor de clasificación y reparto de la correspondencia de acuerdo con las
instrucciones recibidas, las tablas de retención documental, realizando el seguimiento hasta
que repose el en Archivo.
5. Atender a los funcionarios y público en general, suministrando la información solicitada,
personal o telefónicamente, velando siempre por mantener discreción y reserva acerca de
la información y asuntos que conozca en razón del cargo que ocupa, especialmente
aquellos de carácter confidencial.
6. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, así como velar por la
optimización del uso de los recursos disponibles y solicitar oportunamente a la dependencia
correspondiente el pedido de elementos de oficina, requeridos para el ejercicio de las
actividades propias de la dependencia.
7. Preparar oficios y memorandos para la firma del jefe, numerar los folios, tomar fotocopias,
hacer sobres para despachar en correspondencia y coordinar con el Grupo de
Correspondencia cuando sea necesario.
8. Atender las solicitudes de fotocopias de Contratos, Convenios y Órdenes Administrativas, y
entregarlos con memorando relación, y archivo dejando constancia en cada carpeta.
9. Remitir vía fax o correo los documentos requeridos para visto bueno o firma de Actas,
Contratos, entre otros.
10. Recibir Pliegos de Condiciones de Licitaciones, enviar con memorando a publicación tanto
en periódico como la publicación en la página web y constatar que se haga.
11. Participar en la actualización del archivo de la Oficina Asesora Jurídica de acuerdo con las
pautas establecidas en las tablas de retención documental.
12. Archivar las normas jurisprudencia, conceptos y documentos normativos sobre asuntos
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normativos de la Oficina.
13. Depurar, clasificar el archivo existente de años anteriores, llevando a cabo la relación,
foliado y envío al Archivo Histórico.
14. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la
naturaleza y el perfil del cargo.
VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Atención de usuarios internos y externos.
2. Archivo actualizado de la dependencia.
3. Información sobre contratos sistematizada.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESCENCIALES
1.
2.
3.
4.
5.
Aplicación de Tablas de retención documental
Técnicas de Archivo
Ofimática: Word, Excel y PowerPoint intermedio
Manejo y conservación de documentos
Atención al cliente y relaciones interpersonales
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
ESTUDIOS
EXPERIENCIA
Opción 1
Cinco
(5)
meses
Diploma de bachillerato técnico comercial.
experiencia laboral
Opción 2
Diploma de bachillerato en cualquier modalidad.
Cinco
(5)
meses
Curso específico de mínimo sesenta (60) horas relacionado experiencia laboral.
con las funciones del cargo.
de
de
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I. IDENTIFICACIÓN
Nivel:
Denominación del Empleo:
Código:
Grado:
Cargo del Jefe Inmediato:
Dependencia:
Central
SECRETARIO EJECUTIVO
4210
16
Quien ejerza la supervisión directa.
Grupo Operación de Redes Ambientales
Áreas Operativas
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el
desarrollo y ejecución de las actividades propias del Programa de Operación de Redes.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1.
Obtener los datos diarios de precipitación de las estaciones en jurisdicción del área
operativa y remitirlos a la Oficina de Alertas y Pronósticos, para realizar el mapa diario de
precipitación a nivel nacional como apoyo al pronóstico del tiempo.
2. Digitar información técnica generada en las actividades de operación y mantenimiento de la
red, para el cumplimiento de las funciones asignadas y generación de informes.
3. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos y elementos
correspondientes al Programa de Operación de Redes, con el fin de garantizar la atención
oportuna de éstos.
4. Transcribir a máquina o equipos sistematizados los trabajos que le sean asignados por el
jefe inmediato, para el óptimo funcionamiento de la dependencia.
5. Verificar y coordinar los compromisos que deben ser atendidos por el jefe inmediato para el
desarrollo de sus funciones.
6. Preparar conforme a instrucciones recibidas, lo relacionado con reuniones y eventos que se
lleven a cabo o desarrollen en la dependencia, con el fin de planear los requerimientos
necesarios.
7. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico y administrativo que les
sean encomendados y verificar la exactitud de los mismos, con el fin de disponer de ellos
para toma de decisiones
8. Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del
cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial, con el fin de evitar
situaciones irregulares
9. Hacer firmar del interesado o de la dependencia correspondiente, los documentos de
entrega de elementos, inventarios, traspasos, reintegros, etc. para verificar físicamente lo
pertinente.
10. Informar oportunamente al jefe inmediato acerca de las inconsistencias o anomalías
presentadas por los asuntos, elementos, documentos y/o correspondencia encomendados,
para adoptar los correctivos que haya a lugar
11. Responder por el archivo especial de la dependencia y controlar la distribución de la
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12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
correspondencia, para facilitar su consulta.
Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, solicitar oportunamente a
la dependencia correspondiente el pedido de elementos de oficina, requeridos para el
ejercicio de las actividades propias de la dependencia y garantizar su normal
funcionamiento.
Responder por el buen uso, la conservación física y el buen estado de los bienes
suministrados para el normal y eficaz desarrollo de sus funciones.
Elaborar de forma semanal y mensual los informes (boletines de almacén) del Área
Operativa, en forma individual y consolidada.
Elaborar los comprobantes de entrada de almacén de los movimientos que se efectúen en
el período (entradas por compras, traslados, reintegros, entre otros) y verificar las
mercancías que ingresen al almacén, revisando la cuenta en su totalidad (comprobante de
egreso, solicitud, orden de compra, cotizaciones, factura y entrada).
Elaborar las salidas que se requieran, en cuanto a elementos de consumo y elementos
devolutivos requeridos para el desarrollo de las comisiones.
Mantener en forma organizada los elementos en bodega, de acuerdo con el Manual
Administrativo de Manejo de Bienes, clasificándolos por agrupación en cuanto a consumo,
devolutiva e inservible.
Llevar en forma correcta y actualizada el kárdex de almacén, clasificado en igual forma
que las existencias, elementos de consumo, elementos devolutivos, elementos en servicio y
elementos inservibles.
Elaborar anualmente los inventarios del área operativa, en cuanto a elementos de
consumo, elementos en servicio (funcionarios y estaciones), elementos en depósito
(servibles e inservibles), verificando y revisando sus saldos.
Elaborar los informes anuales del almacén, para la Contraloría General de la Nación y velar
por la seguridad e integridad de los elementos depositados en el almacén, de igual forma
que los solicitados por las oficinas centrales.
Llevar y mantener actualizado el inventario individual de elementos devolutivos en poder de
funcionarios y a cargo de estaciones hidrológicas y meteorológicas.
Organizar el almacén dentro de una adecuada distribución y administración de los
elementos, velando por la seguridad y buena conservación de los mismos.
Efectuar el inventario físico anual y en las pruebas que se hagan, elaborar cuadros
comparativos de precios par adquisición de y servicios para el funcionamiento del área
operativa, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Elaborar cuadros comparativos de precios para la adquisición de bienes y servicios para el
funcionamiento del área operativa, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Velar por la conservación y mantenimiento del parque automotor y demás bienes muebles
e inmuebles a cargo del área operativa.
Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, acordes con la naturaleza y el perfil
del cargo.
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IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de Desempeño)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Programación de Eventos
Suministro de Información
Diseño y divulgación de material informativo
elaboración de boletines y documentos
diseños de formatos para unificar la presentación de las comunicaciones de la entidad
diagramación de carátulas para documentos institucionales
Diseño de botones para la página Web.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Fundamentos de archivo y correspondencia
Manejo de tablas documentales
Manejo de equipos de oficina (PC, fax, scanner, ploter)
Ofimática básica (Word, Excel, Power Point)
Fundamentos de inventarios
Normatividad en manejo de bienes de consumo y devolutivos
Manual Administrativo de Manejo de Bienes
VI. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA
ESTUDIOS
Opción 1
Diploma de bachillerato técnico comercial.
EXPERIENCIA
Cinco (5) meses
experiencia laboral
Opción 2
Diploma de bachillerato en cualquier modalidad.
Cinco (5) meses
Curso específico de mínimo sesenta (60) horas relacionado con experiencia laboral.
las funciones del cargo.
de
de
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Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
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I. IDENTIFICIACIÓN
Nivel:
Denominación del Empleo:
Código:
Grado:
Cargo del Jefe Inmediato:
Dependencia:
Central
SECRETARIA EJECUTIVA
4210
16
Quien ejerza la supervisión directa
Donde se Ubique
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar las actividades de apoyo a las labores administrativas de la dependencia con el fin de
cumplir de forma oportuna con las labores encomendadas.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Transcribir los trabajos que le sean asignados por el jefe inmediato con el fin de apoyar las
labores de la dependencia.
2. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, así como velar por la
optimización del uso de los recursos disponibles, con el fin de realizar la solicitud oportuna
de los elementos de almacén.
3. Responder por el archivo especial de la dependencia manteniéndolo actualizado de acuerdo
con las tablas de retención documental vigentes, así como controlar la distribución de la
correspondencia con el fin de dar trámite oportuno a las solicitudes.
4. Realizar, recibir llamadas telefónicas y transmitir los mensajes respectivos con el fin de
facilitar la transmisión de la información y atención de las solicitudes.
5. Sacar fotocopias, enviar fax y escanear documentos, por solicitud del jefe inmediato con el
fin de apoyar el desarrollo de las funciones de la dependencia, así como colaborar en la
elaboración de los informes.
6. Atender al usuario externo e interno con el fin de suministrar de forma oportuna la
información solicitada.
7. Solicitar mensualmente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de
oficina, requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la dependencia.
8. Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del
cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial.
9. Realizar el seguimiento a los documentos remitidos a otras dependencias con el fin de
garantizar la culminación del proceso establecido.
10. Las demás actividades asignadas por el jefe inmediato, acordes con la naturaleza y el perfil
del cargo.
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Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
Resolución No. 085 de Mayo 4 de 2006
VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Atención de usuarios internos y externos.
2. Archivo actualizado de la dependencia.
3. Mantener al día el stock de elementos indispensables para el trabajo de los funcionarios de
la dependencia.
4. Radicación de la correspondencia recibida y enviada en el sistema de correspondencia
CORDIS implantado para tal fin.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESCENCIALES
1.
2.
3.
4.
5.
Aplicación de Tablas de retención documental
Técnicas de Archivo
Ofimática: Word, Excel y PowerPoint intermedio
Manejo y conservación de documentos
Atención al cliente y relaciones interpersonales
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
ESTUDIOS
Opción 1
Diploma de bachillerato técnico comercial.
EXPERIENCIA
Cinco
(5)
meses
experiencia laboral
Opción 2
Diploma de bachillerato en cualquier modalidad.
Cinco
(5)
meses
Curso específico de mínimo sesenta (60) horas relacionado experiencia laboral.
con las funciones del cargo.
de
de
675
Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
Resolución No. 085 de Mayo 4 de 2006
I. IDENTIFICACIÓN
Nivel:
Denominación del Empleo:
Código:
Grado:
Cargo del Jefe Inmediato:
Dependencia:
Central
Secretario Ejecutivo
4210
16
Quien ejerza la supervisión directa.
Grupo Central de Cuentas
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Apoyar la realización de las labores administrativas a cargo de la dependencia, con el fin de
cumplir de forma oportuna con las funciones encomendadas.
III.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1.
Transcribir los trabajos que le sean asignados por el jefe inmediato con el fin de apoyar las
labores de la dependencia.
2. Recibir, los documentos soportes para los diferentes de trámites de pagos, tanto facturas o
cuentas de cobro y sus respectivos soportes.
3. Revisar los documentos radicados para el proceso de pago, exigiendo que cumplan con los
parámetros dados por la entidad y la normatividad legal.
4. Llevar el control sobre el consumo y requerimiento de elementos, así como velar por la
optimización del uso de los recursos disponibles, con el fin de realizar la solicitud oportuna
de los elementos de almacén.
5. Responder por el archivo especial de la dependencia manteniéndolo actualizado de acuerdo
con las tablas de retención documental vigentes, así como controlar la distribución de la
correspondencia con el fin de dar trámite oportuno a las solicitudes.
6. Realizar, recibir llamadas telefónicas y transmitir los mensajes respectivos con el fin de
facilitar la transmisión de la información y atención de las solicitudes.
7. Sacar fotocopias, enviar fax y escanear documentos, por solicitud del jefe inmediato con el
fin de apoyar el desarrollo de las funciones de la dependencia, así como colaborar en la
elaboración de los informes.
8. Atender al usuario externo e interno con el fin de suministrar de forma oportuna la
información solicitada.
9. Solicitar mensualmente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de
oficina, requeridos para el ejercicio de las actividades propias de la dependencia.
10. Mantener discreción y reserva acerca de la información y asuntos que conozca en razón del
cargo que ocupa, especialmente aquellos de carácter confidencial.
11. Realizar el seguimiento a los documentos remitidos a otras dependencias con el fin de
garantizar la culminación del proceso establecido.
12. Las demás actividades asignadas por el jefe inmediato, acordes con la naturaleza y el perfil
del cargo.
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Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
Resolución No. 085 de Mayo 4 de 2006
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1.
2.
3.
4.
Atención de usuarios internos y externos.
Archivo actualizado de la dependencia.
Mantener al día el stock de elementos indispensables para el trabajo de los funcionarios de
la dependencia.
Radicación de la correspondencia recibida y enviada en el sistema de correspondencia
CORDIS implantado para tal fin.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESCENCIALES
1.
2.
3.
4.
5.
Aplicación de tablas de retención documental
Técnicas de archivo
Ofimática: Word, Excel y PowerPoint intermedio
Manejo y conservación de documentos
Atención al cliente y relaciones interpersonales
VI. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA
ESTUDIOS
Opción 1
Diploma de bachillerato técnico comercial.
EXPERIENCIA
Cinco (5) meses
experiencia laboral
Opción 2
Diploma de bachillerato en cualquier modalidad.
Cinco (5) meses
Curso específico de mínimo sesenta (60) horas relacionado con experiencia laboral.
las funciones del cargo.
de
de
677
Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
Resolución No. 085 de Mayo 4 de 2006
I. IDENTIFICIACIÓN
Nivel:
Denominación del Empleo:
Código:
Grado:
Cargo del Jefe Inmediato:
Dependencia:
Central
SECRETARIO EJECUTIVO
4210
16
Quien ejerza la supervisión directa
Grupo Cajas Menores
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Apoyar la realización de labores administrativas en la dependencia así como la elaboración de
registros y transacciones en el módulo de cajas menores del SIIF Nación y en el portal bancario
respectivo.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Solicitar mensualmente a la dependencia correspondiente el pedido de elementos de oficina,
requeridos para el ejercicio de las actividades propias del Grupo, llevando el control sobre su
consumo y velando por su optimización.
2. Sacar fotocopias, escanear documentos y apoyar con la elaboración de informes.
3. Mantener discreción y reserva de la información y asuntos que conozca en razón del cargo
que ocupa.
4. Apoyar el manejo de la caja menor de viáticos de los funcionarios y/o contratistas del
Instituto.
5. Recibir, a través del sistema de correspondencia de la Entidad, las órdenes de comisión para
su revisión y posterior trámite ante Secretaría General.
6. Atender personal y telefónicamente a los servidores públicos y contratistas que soliciten
información relacionada con los trámites del Grupo.
7. Apoyar la revisión de las legalizaciones de las comisiones de servicio de los funcionarios del
IDEAM, velando porque los documentos soportes cumplan con lo requerido por la Ley.
8. Colaborar con el ingreso en el Sistema Financiero SIIF Nación de la información de los
pagos a los funcionarios que salen en comisión de servicios y las legalizaciones
correspondientes.
9. Apoyar con el cargue en el portal bancario, de la información de los valores a girar por
concepto de comisiones.
10. Mantener al día los datos de la gestión presupuestal de cada una de las subdirecciones,
oficinas y coordinaciones, por el gasto realizado por cada uno de los rubros presupuestales
asignados a la caja menor.
11. Apoyar con el registro de las operaciones de caja menor y con la revisión, conciliación y
análisis de información registrada en el SIIF Nación.
12. Apoyar con la elaboración de solicitudes de reembolsos y cierres de caja menor y con la
proyección de las resoluciones correspondientes.
13. Las demás actividades que le sean asignadas por el superior inmediato acordes con la
naturaleza y perfil del cargo.
678
Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
Resolución No. 085 de Mayo 4 de 2006
VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Atención de usuarios internos y externos.
2. Archivo actualizado de la dependencia.
3. Mantener al día el stock de elementos indispensables para el trabajo de los funcionarios de
la dependencia.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESCENCIALES
1.
2.
3.
4.
5.
Aplicación de tablas de retención documental
Ofimática: Word, Excel y PowerPoint intermedio
Conocimientos básicos en contabilidad.
Manejo y conservación de documentos
Atención al cliente y relaciones interpersonales
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
ESTUDIOS
Opción 1
Diploma de bachillerato técnico comercial.
EXPERIENCIA
Cinco
(5)
meses
experiencia laboral
Opción 2
Diploma de bachillerato en cualquier modalidad.
Cinco
(5)
meses
Curso específico de mínimo sesenta (60) horas relacionado con las experiencia laboral.
funciones del cargo.
de
de
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