memoria - Universidad de Cádiz

MEMORIA
Concurso de Méritos
Encargado de Equipo de Conserjería Campus de Cádiz
2007
Presentada por: Juan Antonio Ramos Herrera
Encargado de Equipo de Conserjería
BREVE TRAYECTORIA PROFESIONAL ............................................. 5
INTRODUCCION ................................................................................... 7
1. LAS CONSERJERIAS ...................................................................... 9
1.1Normativa actual de Conserjería........................................................................................ 9
1.1.1 Objetivo y Funciones..................................................................................................... 9
1.1.2 Organización ................................................................................................................. 9
1.1.3 Funcionamiento ........................................................................................................... 10
1.2 FUNCIONES DEL PERSONAL DE CONSERJERIA (IV Convenio colectivo)......... 18
1.2.1 COORDINADOR DE SERVICIOS............................................................................ 18
1.2.2 TECNICO AUXILIAR DE SEGURIDAD ................................................................. 18
1.2.3 TÉCNICO AUXILIAR DE SERVICIOS DE CONSERJERIA .................................. 18
1.2.4 TELEFONISTA .......................................................................................................... 19
1.2.5 AYUDANTE DE SERVICIOS DE CONSERJERIA ................................................. 19
1.2.6 PERSONAL DE LIMPIEZA....................................................................................... 19
2. CAMPUS DE CADIZ ....................................................................... 20
2.1 Centros ............................................................................................................................... 20
2.2 Personal en turno de mañana........................................................................................... 22
3. ENCARGADO DE EQUIPO DE CONSERJERIA............................ 23
3.1 Funciones ........................................................................................................................... 23
3.2. Dependencia orgánica y funcional de las Conserjerías ................................................. 25
3.3 Organización y funcionamiento de las Conserjerías ...................................................... 26
3.4. Flexibilidad y movilidad .................................................................................................. 27
3.5 Ventajas de la nueva organización................................................................................... 28
4. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO .................................................. 31
4.1 Coordinación con las Conserjerías .................................................................................. 31
4.2 Coordinación con los Centros .......................................................................................... 33
4.3 Propuesta organización del trabajo ................................................................................. 33
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Encargado de Equipo de Conserjería
5. PREVENCION DE RIESGOS LABORALES................................... 35
5.1 Prevención de Riesgos Laborales en la Universidad de Cádiz ...................................... 35
5.2 Prevención de Riesgos Laborales en las Conserjerías de la Universidad de Cádiz ..... 37
5.2.1 Salud laboral de la plantilla ......................................................................................... 37
5.2.2 Instalaciones y equipos................................................................................................ 40
5.2.3 Emergencias y Evacuación.......................................................................................... 41
5.2.4 Gestión Ambiental....................................................................................................... 44
6. PROPUESTA DE PREVENCION DE RIESGOS LABORALES...... 49
6.1 Salud laboral de la plantilla de Conserjería.................................................................... 49
6.1.1 Mobiliario, equipos y puestos de trabajo..................................................................... 49
6.1.2 Trabajo de Atención al público ................................................................................... 50
6.1.3 Elevación y transporte de cargas ................................................................................. 50
6.2 Instalaciones y equipo ....................................................................................................... 50
6.3 Emergencias y evacuación ................................................................................................ 51
7. CALIDAD DEL SERVICIO............................................................... 53
7.1 Satisfacción del usuario .................................................................................................... 53
7.2 Sistema de evaluación ....................................................................................................... 53
7.3 Liderazgo ........................................................................................................................... 54
7.4Trabajo en equipo .............................................................................................................. 54
8. PROPUESTAS DE CALIDAD EN EL SERVICIO............................ 57
8.1 trabajo en equipo............................................................................................................... 57
8.2 Grupo de mejora ............................................................................................................... 59
ANEXO ................................................................................................ 61
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Encargado de Equipo de Conserjería
Esta Memoria ha sido realizada por Juan Antonio Ramos Herrera para
optar a una plaza de Encargado de Equipo de Conserjería para el Campus de
Cádiz en turno de mañana, donde trabaja actualmente como Coordinador de
Servicio del Edificio de Servicios Generales.
Breve trayectoria profesional
- 1 de Abril de 1986. Entro a formar parte del P.A.S. de la U.C.A. como
Ayudante de Servicio de Conserjería.
- 1 de Marzo de 1989. Obtengo la plaza de Coordinador de Servicio de
Conserjería hasta el momento presente.
- En diciembre de 1999 entro a formar parte del Grupo de Trabajo para
Informatizar las Conserjerías de la Universidad de Cádiz.
- En Octubre de 2000 entro a formar parte de los Grupos de Mejoras de la
Universidad de Cádiz.
- En diciembre de 2001 entro a formar parte del Grupo de Trabajo para la
Revisión de la Normativa de Conserjería.
- En septiembre de 2006 entro a formar parte del Comité de Autoevaluación
del Área de Alumnos.
Cursos de formación
Curso: " ATENCION AL PUBLICO-CONSERJERIA. "
Curso: " PREVENCION RIESGOS LABORALES "
Curso: " ATENCION AL PUBLICO-CONSERJERIA. "
Curso: " DIRECCION EQUIPOS DE TRABAJO "
Curso: " I.S. NUEVA RED TELEFONIA "
Curso: " I.S. PLANES DE AUTOPROTECCIÓN "
Curso: " I.S.CONOCIMIENTO BASICO EUDORA LIGHT "
Curso: " I.S. INICIACION OFIMATICA CONSERJERIA "
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Encargado de Equipo de Conserjería
Curso: " INFORM/ATENC. USUARIO SERV. CALIDAD "
Curso: " CALIDAD/FORMACION GRUPOS MEJORA "
Curso: " IMPLANTACION PLANES DE AUTOPROTECCION "
Curso: " PROCEDIMIENTO ADMINISTR. UCA CONSERJERIA"
Curso: " RIESGOS PANTALLAS VISUALIZACIÓN DE DATOS"
Curso: " TRABAJO EN EQUIPO "
Curso: " CHARLAS SOBRE PRIMEROS AUXILIOS "
Curso: " TÉCNICAS DE AFRONTAMIENTO A SITUACIONES "
Curso: " INICIACIÓN A OPEN OFFICE ON LINE "
Curso: " I. S. MANEJO PROGRAMA INFORMÁTICO GANES "
Curso: " I. S. FORMACIÓN EN HERRAMIENTA PERFIL IV"
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Encargado de Equipo de Conserjería
INTRODUCCION
Esta Memoria esta realizada para optar a una de las plazas de
Encargado de Equipo de Conserjería, en turno de mañana y en el Campus de
Cádiz.
Lo primero que hay que comentar, es que la Conserjería es el primer
contacto que tiene el usuario con la Universidad de Cádiz. Por tanto, es una
unidad fundamental dentro del organigrama de los Centros y la propia
organización.
Por ello, hay que saber un poco las directrices que siguen las distintas
Conserjerías del Campus para intentar unificar los criterios de cada una de
ellas.
Cada Conserjería de cada Centro, sigue el criterio que le viene impuesto
por su Decano de Facultad o Director de Escuela Universitaria, así como, por
la propia idiosincrasia de cada Centro.
Otras Conserjerías con distintas directrices, son las de los llamados
Servicio Centrales, que son las dependientes del Rectorado, y las cuales,
dependen del Área de Personal.
A la vista de lo cual, se ve que las Conserjerías dependiendo de su
dependencia orgánica, no desarrollan el mismo trabajo.
Por todo ello, una de las labores más importante del encargado de
Equipo de Conserjería es homogeneizar los criterios de dirección, organización
y planificación de personal y actividades de las Conserjerías.
Las propuestas y proyectos de mejoras que propongo para la puesta en
marcha de la figura del Encargado de Equipo de Conserjería, si se cree
conveniente, no tiene otro fin, que la de las mejora de las Conserjerías del
Campus de Cádiz e intentar unificar los criterios de todas las Conserjerías.
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Encargado de Equipo de Conserjería
1. LAS CONSERJERIAS
1.1Normativa actual de Conserjería
1.1.1 Objetivo y Funciones
El Servicio de Conserjería tiene como objetivo primordial la
satisfacción de las necesidades de carácter auxiliar que la organización precisa
para su funcionamiento.
Sus funciones generales serán:
a) Información al público.
b) Vigilancia y Seguridad de los locales y dependencias de la
Universidad.
c) Control y custodia de los materiales.
d) Cumplimiento de las tareas relacionadas con la correspondencia
oficial.
Así mismo, las funciones específicas del personal destinado en la
Conserjería, serán las establecidas en la definición de funciones del III
Convenio Colectivo para el personal laboral de Universidades Andaluzas, las
cuales se hacen extensivas al personal funcionario Subalterno de las mismas.
Para el eficaz cumplimiento de estas funciones, por parte de la
Universidad se dará especial importancia a la formación del personal de
Conserjería, realizando los cursos que sean necesarios para ello.
1.1.2 Organización
En cada Centro Universitario y edificio dependiente de la Universidad
de Cádiz existirá una Conserjería. En las Facultades y Escuelas Universitarias,
así como en el Colegio Mayor, la Conserjería dependerá del Administrador y,
en última instancia, del Decano o Director del Centro. En los restantes
edificios, la dependencia será del Servicio de Personal.
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Encargado de Equipo de Conserjería
El Coordinador de Servicios o Portero Mayor se responsabilizará
directamente de la Conserjería y del personal destinado en ella que se cita a
continuación:
- Subalternos y Ayudantes de Servicios de Conserjería.
- Telefonistas.
- Técnicos Auxiliares de Seguridad.
- Técnicos Auxiliares de Servicio de Conserjería.
- Ayudantes de Servicios de Limpieza.
- En aquellos Centros donde los servicios de Seguridad y/o de Limpieza
estén subcontratados, el Coordinador de Servicios o Portero Mayor
supervisará las tareas de ambos colectivos.
La plantilla del Servicio se ajustará a las necesidades existentes en cada
momento, dependiendo de las dimensiones del Centro, del número de
profesores, alumnos y personal de administración y servicios; según refleje la
vigente Relación de Puestos de Trabajo del Personal Laboral.
Así mismo, en aquellos Centros donde ya existían Técnicos Auxiliares
de Seguridad y Ayudantes de Servicio de Limpieza, continuarán
desempeñando sus funciones en paralelo a las del personal de los servicios de
contrata, siendo necesario que por el Decano o Director y/o el Administrador
del Centro se delimiten claramente las de uno y otro tipo de personal.
1.1.3 Funcionamiento
La presente normativa tiene como objetivo aclarar y profundizar en la
descripción de las funciones a realizar por el personal destinado en el Servicio
de Conserjería, organizando el funcionamiento de este Servicio y la forma de
llevar a cabo las funciones y tareas previstas en el III Convenio Colectivo para
el Personal Laboral de Universidades Andaluzas para cada una de las
categorías del personal (ver anexo I).
Las normas de actuación del personal de Conserjería se dividen en
cinco grandes bloques:
a)
b)
c)
d)
e)
1.- Información al público.
2.- Vigilancia de los locales y dependencias.
3.- Control y custodia de materiales.
4.- Seguridad en el edificio.
5.- Funciones diversas.
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Encargado de Equipo de Conserjería
a) Información al público
La Conserjería es la primera dependencia con la que el administrado entra
en contacto cuando accede a algún centro universitario, siendo, por tanto,
determinante en la creación del nivel de eficacia que el ciudadano atribuya a la
Universidad.
Para ello, la Conserjería deberá estar físicamente ubicada junto a la entrada
principal del Centro, debidamente señalizada, de forma que permita una rápida
localización.
La información a suministrar por las Conserjerías, que se realizará en persona o
bien telefónicamente, tiene una doble vertiente:
- Información inmediata sobre materias de carácter general que no
supongan complejidad alguna (como pueden ser las de indicación
de plazos para presentar solicitudes, fechas de celebración de
actividades extraordinarias y, en general, aquellas otras que dentro
de las características anteriores de inmediatez, generalidad y no
complejidad, considere el Decano/Director y/o el Administrador
del Centro).
Para ello, las distintas unidades (Secretaría, Administración,
Negociados) facilitarán por escrito a la Conserjería la información general
sobre las distintas áreas, entregando a las mismas los folletos e impresos
necesarios para su posterior reparto al público que así lo solicite.
Un elemento importante a la hora de facilitar información es el tablón
de anuncios. En todos los Centros y edificios de la Universidad existirán los
tablones de anuncios que se consideren necesarios (para el alumnado, para el
personal de Administración y Servicios, etc.), los cuales estarán en lugares
visibles. El personal de Conserjería vigilará que estén en buen estado, colocará
la información en los mismos y custodiará las llaves en el caso de que sean
cerrados (vitrinas).
- Indicar a los interesados las dependencias donde deban dirigirse
para resolver los problemas que planteen.
El personal de Conserjería conocerá, facilitándole para ello por escrito
la información correspondiente, la estructura orgánica no sólo de su Centro de
destino (Secretaría, Administración, Biblioteca, etc.), sino también la de los
Servicios Centrales de la Universidad (Servicios, Secciones y Negociados del
Rectorado), a fin de facilitar una correcta información al público sobre la
unidad competente para atender determinado problema.
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Encargado de Equipo de Conserjería
Por último, y como elemento común a los dos tipos de información
expresados anteriormente, cabe referirse a las Instrucciones sobre el sistema de
identificación del P.A.S. que se incluyen como anexo II, donde se establece la
obligatoriedad del personal que atiende al público de llevar prendido en su ropa
el distintivo personal que sirva de identificación, así como instrucciones sobre
la atención telefónica al público.
b) Vigilancia de los locales y dependencias
La ubicación de la Conserjería permite, además de lo descrito en el punto
anterior y referido a la atención e información al público, un control visual de
las personas y mercancías que entran y salen del edificio, así como el acceso a
determinadas dependencias únicamente de personas autorizadas.
Ante casos especiales (como pueden ser las manifestaciones y otras
incidencias de orden público que pudieran poner en peligro a las personas o
instalaciones) el personal de Conserjería habrá de actuar con diligencia y
rapidez, dando parte inmediatamente al Decano/Director o persona que lo
sustituya o al Administrador del Centro para concretar las actuaciones a seguir.
En casos excepcionales, y si es necesario, se dará aviso a la policía.
Antes de finalizar la jornada y de cerrar el Centro, el personal de
Conserjería deberá cerciorarse de que están cerradas todas las puertas y
ventanas del edificio, especialmente aquéllas por las que se pueda acceder al
mismo, comprobando que no queda ninguna persona dentro del edificio. Así
mismo, cuidará del apagado y encendido del alumbrado e instalaciones
generales de manejo sencillo de las dependencias (aparatos de aire
acondicionado, calefacción, y en general, máquinas de fácil manejo).
c) Control y custodia de materiales
La vigilancia y control del material y mobiliario del Centro es una de las
principales funciones que debe realizarse por el Servicio de Conserjería. Para
que cualquier material salga del Centro será necesario que el portador del
mismo acredite suficientemente que está debidamente autorizado, según
normativa al efecto (ver anexo III). En el caso de material de entrada, en la
Conserjería se solicitará el albarán de entrega, comprobando que el mismo
corresponde a alguna dependencia del Centro y se indicará la localización de la
misma, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el anexo IV.
Posteriormente, se cerciorará de que la entrega se ha efectuado efectiva y
correctamente.
En el caso de material que sale del Centro, se realizará, dentro de su área de
trabajo, la comprobación de que la salida de dicho material está debidamente
autorizada por la Dirección del Centro o Departamento correspondiente o del
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Encargado de Equipo de Conserjería
Administrador, utilizándose para ello el modelo que se establece en el anexo
III.
Además del control de entrada y salida del material del edificio, habrá de
comprobarse que las aulas disponen del material didáctico necesario al inicio
de la jornada (tizas, borradores, etc.), reponiendo el mismo a medida que se
agote, así como proveer y trasladar los distintos aparatos audiovisuales a las
aulas donde se necesiten. Por todo esto es necesario que se controle la
existencia de material suficiente para que las diversas actividades no sufran
perjuicio alguno por falta del mismo, solicitando para ello por escrito a la
Administración del Centro la reposición del material necesario.
Cuando se produzca una avería de cualquier maquinaria o instalación
existente en las dependencias generales del Centro (fotocopiadoras, aparatos de
aire acondicionado, ordenadores, etc.), el personal de Conserjería deberá dar
aviso al Servicio de Contrataciones y Patrimonio y/o Unidad Técnica, en el
caso de aquéllas que dependan del Rectorado, o ponerlo en conocimiento del
Decano/Director o Administrador, en el caso de los Centros. Finalizada la
reparación, deberá comprobarse que la máquina funciona correctamente, salvo
que sea competencia de la Unidad Técnica, remitiéndose el parte de reparación
al Servicio de Contrataciones y Patrimonio o al Administrador del Centro (o al
Jefe de Administración en su defecto), según corresponda.
Igualmente se cumplimentará cada vez que haya una incidencia en
cualquier máquina o equipo de los correspondientes al párrafo anterior el
impreso correspondiente al historial de la maquinaria, en el que se hará constar
las fechas de avería, aviso y reparación, así como en qué consistía la misma.
En la Conserjería se guardarán las llaves de todas las dependencias del Centro,
cuidando de entregarlas solamente al personal correspondiente que preste sus
servicios en las mismas y de su devolución al final de la jornada. La Dirección
del Centro establecerá por escrito las normas de custodia y entrega de las llaves
de todas las dependencias del mismo.
Así mismo, en la Conserjería se llevará el control de las reservas de aulas y
dependencias para las actividades normales y extraordinarias que se celebren
en el Centro, bajo las directrices de la Dirección. Para ello se llevará un libro
de reservas, donde se anotarán la hora, el aula o dependencia reservada, la
persona o unidad que ha solicitado la reserva y el motivo de la misma. En el
caso de actividades extraordinarias, se consultará previamente a la reserva al
Decano/Director o Administrador del Centro.
d) Seguridad en el edificio
El Coordinador de Servicios o Portero Mayor es el responsable de supervisar
los servicios de limpieza del Centro, comprobando que estén suficientemente
limpias las dependencias, así como el suelo, escaleras, cristales, mobiliario,
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Encargado de Equipo de Conserjería
aseos, etc... En caso recibir quejas en este sentido por parte del personal o
estudiantes del Centro, deberá transmitir las mismas al encargado del personal
de Limpieza para su corrección, dando cuenta, si fuera necesario, al Encargado
de Equipo de la Unidad Técnica. A tal efecto, el Decano/Director o
Administrador del Centro facilitará a las Conserjerías la información necesaria
sobre el servicio de limpieza para su control.
Así mismo en caso de que se observara deterioro de las instalaciones,
como pueden ser las escaleras en mal estado, las barandillas de las mismas, los
interruptores y otros elementos que debido a su mal estado pudieran provocar
accidentes, debe darse parte al Servicio de Mantenimiento para su arreglo.
En la Conserjería existirá un botiquín de primeros auxilios para el caso en que
se produzca algún accidente o indisposición leve del personal del Centro,
asegurándose, por tanto, de que no falte ninguno de los materiales que
componen el citado botiquín. En el supuesto de que el incidente revista carácter
grave o urgente, deberá llamarse al teléfono de urgencia que corresponda
(ambulancias, policía, bomberos).
Otro punto importante en el tema de la seguridad en el Centro es la
actuación a seguir en caso de incendio o catástrofe, siendo el personal de
Conserjería el que debe conocer el emplazamiento de los extintores y las
mangueras, en su caso, teniendo en cuenta que el personal de mantenimiento
regularmente comprobará el estado de los mismos, de acuerdo con la
legislación existente. Dicho personal tendrá los conocimientos necesarios para
la utilización de los extintores, en el supuesto de que el siniestro sea de
pequeña envergadura, para lo cual se realizarán los cursos de formación
correspondientes. Si el tamaño del incendio es considerable, deberá darse
cuenta inmediata, si es posible al Decano/Director o Administrador (o personal
del equipo directivo que esté presente) con el fin de que por parte de éste se
tome la decisión de llamar a los bomberos y avisar a todas las dependencias
para que se desalojen las mismas a la mayor brevedad posible, siguiendo las
directrices establecidas en el Plan de Evacuación del Centro.
Por último, y dado que la Conserjería es la primera receptora de las cartas y
paquetes que llegan al Centro, es necesario que el personal destinado en la
misma conozca las normas establecidas en el anexo V, (copia de dicho anexo
se encuentra en el Servicio de Personal de la Universidad, calle Ancha nº 10, 4ª
planta así como en el local Sindical Comité de Empresa, Aulario Simón
Bolívar, situado en Glorieta Simón Bolívar, s/n 11003 Cádiz), referentes a la
identificación exterior de posibles "cartas y paquetes bomba".
e) Funciones diversas
Además de los cuatro grandes bloques de actuación vistos hasta ahora
(información, vigilancia, control y seguridad) existen una serie de funciones y
actuaciones del personal de Conserjería que resulta de interés desarrollar.
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Encargado de Equipo de Conserjería
Una tarea importante a cargo de la Conserjería es la relacionada con la
correspondencia, si bien es el Servicio de Mensajería el encargado de la misma
entre los Centros de la Universidad y de éstos con las Oficinas de Correos, una
vez la correspondencia, documentación y paquetería oficiales llega al Centro,
corresponde al personal de Conserjería su recogida, traslado y distribución
entre las distintas unidades administrativas ubicadas en el edificio. A su vez, se
encargará del franqueo y, en su caso, excepcionalmente, del cierre de la
correspondencia de salida, así como de su entrega al personal del Servicio de
Mensajería. En casos urgentes el propio personal de Conserjería llevará la
correspondencia y paquetería a su destino, aunque ello suponga la salida del
edificio.
En apoyo a las actividades administrativas propias del Centro y de las
dependencias en él ubicadas, el personal de Conserjería manejará las máquinas
fotocopiadoras, sin que ello implique habitualidad ni dedique a estas funciones
más de un tercio de su jornada.
En aquellos Centros en los que la existencia de Aulas de Informática así
lo aconseje, los Técnicos Auxiliares de Conserjería realizarán las funciones
relativas a las Aulas de Informática que se acuerden con los representantes de
los trabajadores.
Igualmente, el personal de Conserjería podrá realizar labores de
vigilancia en las instalaciones deportivas existentes en el Centro donde preste
servicios, si las necesidades del mismo así lo aconsejan.
Por último, el citado personal realizará, sin que ello implique
habitualidad, tareas sencillas y no especializadas que no entrañen riesgo, de
forma que para un mejor funcionamiento del Centro no sea necesario contactar
con el Servicio de Mantenimiento o con el Servicio correspondiente.
ANEXO II
INSTRUCCIONES SOBRE EL SISTEMA DE IDENTIFICACION DEL
PERSONAL DE ADMINISTRACION Y SERVICIOS
De conformidad con la Resolución de fecha 3 de Febrero de 1993 que,
la Secretaría de Estado para la Administración Pública, realiza para el ámbito
de la Administración General del Estado, y, entendiendo esta Gerencia su
aplicabilidad y su necesaria implantación para el P.A.S. de la Universidad de
Cádiz, se dictan las siguientes instrucciones:
1.- Todo el personal que, normalmente, atienda al público en su jornada
de trabajo, deberá llevar prendido en su ropa un distintivo personal, donde se
15
Encargado de Equipo de Conserjería
reflejará el nombre, apellidos y servicio en el que realiza su función, junto con
el logotipo de la Universidad.
La Gerencia considera indispensable la utilización del distintivo por
parte del personal de: Secretaría, Conserjería y personal auxiliar de Biblioteca
y de Pistas Deportivas. No obstante, puede ampliarse a cualquier otro colectivo
que se considere necesario.
2.- En cada despacho de uso común por varios empleados, figurará a la
entrada al mismo, en la propia puerta o junto a ella, la denominación de la
unidad correspondiente.
En los despachos de uso individual, figurará la denominación del puesto de
trabajo, además del nombre y apellidos de quien lo ocupe, especificando, en
caso de jefatura de unidad, este carácter.
3.- Como necesario complemento del apartado anterior, en cada
despacho de uso común, deberá existir un "Rótulo de mesa" que asegure al
interlocutor de una relación directa, la identificación del empleado,
estableciéndose, para ello, en lugar predominante del mobiliario el mencionado
rótulo, que contendrá el nombre y apellidos, junto con el logotipo de la
Universidad, y el puesto de trabajo que desempeña, para el caso del jefe de la
unidad.
4.- En las conversaciones telefónicas, el P.A.S. de la Universidad
deberá identificarse mediante el nombre, apellidos y unidad de destino, para el
caso de realizarse llamadas de propia iniciativa, y, mediante el nombre de la
unidad en la que se recibe la llamada, para el caso de recibirse del exterior, si el
interlocutor solicita expresamente la identidad del empleado con el que habla,
deberá facilitársele la misma.
ANEXO III
ACTUACION A SEGUIR EN EL CASO DE SALIDA DE MATERIAL
Para que cualquier material salga del Centro, el personal de Conserjería
deberá comprobar previamente, que dicha salida está debidamente autorizada
por el responsable del mismo, para lo cual se cumplimentará y firmará el
impreso que se acompaña en el presente anexo.
Los responsables de la autorización serán:
El Decano, Director o Administrador en el caso de material
inventariado en el Centro.
16
Encargado de Equipo de Conserjería
El Director de Departamento en el caso de material inventariado
propio del mismo.
En Unidades distintas de las anteriores, la autorización la dará el
responsable de la unidad donde esté inventariado el material.
AUTORIZACION DE SALIDA DEL MATERIAL DEL CENTRO
D/Dª
que ocupa el cargo de (Decano, Director, Administrador, Director de
Departamento),
A U T O R I Z A la salida del Centro del material que se describe a
continuación, por los motivos que igualmente se señalan:
(Localidad, fecha y firma)
ANEXO IV
PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE SUMINISTROS
ALBARANES DE ENTREGA
A fin de evitar posibles errores en la recepción de los suministros y
ejercer un mayor control sobre dichas recepciones, a continuación se expone el
procedimiento a seguir en las entregas de los suministradores. Se ruega su
máxima difusión entre aquellas personas que sean habituales receptoras de
envíos.
Al llegar el material al Centro, el personal de Conserjería solicitará el
albarán e indicará al transportista la localización de la dependencia de destino.
Antes de firmar el albarán de entrega, la unidad receptora deberá comprobar
que el material suministrado se corresponde con lo reflejado en el mismo.
a) Si la entrega es correcta, deberá escribir en el albarán
"COMPROBADO", junto a la firma y nombre de la persona receptora,
así como la fecha de recepción.
b) Si el embalaje del material impide el control inmediato de la
naturaleza del envío y/o del número de unidades que lo componen,
17
Encargado de Equipo de Conserjería
deberá escribir en el albarán "SIN COMPROBAR. TOTAL ...
BULTOS", especificando el número de paquetes que componen el
envío, además de los datos señalados en el apartado anterior. Procederá
de igual forma si quien recibe el material, aun estando autorizada, no es
la persona destinataria del mismo.
c) En caso de albarán incorrecto o incompleto, se hará constar
en el mismo, con la mayor claridad posible, la incidencia a reseñar.
Una vez realizada la entrega, el personal de Conserjería solicitará
nuevamente el albarán, comprobando que el mismo ha sido firmado y/o sellado
por la unidad a la que iba dirigido.
1.2 FUNCIONES DEL PERSONAL DE CONSERJERIA (IV
Convenio colectivo)
1.2.1 COORDINADOR DE SERVICIOS
Es el trabajador o trabajadora que con suficientes conocimientos
técnicos y prácticos tiene encomendadas las funciones especializadas de
coordinación, organización y control de las Conserjerías y servicios de
limpieza y vigilancia, junto a la supervisión de las dependencias a su cargo.
1.2.2 TECNICO AUXILIAR DE SEGURIDAD
Es el trabajador o trabajadora que con suficientes conocimientos
técnicos y prácticos tiene encomendadas las funciones de carácter
complementario y auxiliar de cuidado de la seguridad, vigilancia y control del
acceso a los edificios y espacios abiertos de la Universidad.
1.2.3 TÉCNICO AUXILIAR DE SERVICIOS DE CONSERJERIA
Es el trabajador o trabajadora que con suficientes conocimientos técnicos y
prácticos tiene encomendadas las funciones de carácter complementario y
auxiliar de vigilancia y control de los edificios y dependencias, incluyendo las
aulas de informática, distribución del correo y atención e información al
18
Encargado de Equipo de Conserjería
público, así como labores auxiliares en las actividades necesarias parar el
funcionamiento normal del área de conserjería
1.2.4 TELEFONISTA
Es el trabajador o trabajadora que con suficientes conocimientos técnicos y
prácticos tiene encomendadas las funciones de carácter complementario y
auxiliar de realización de comunicaciones telefónicas y control de los sistemas
de comunicaciones telefónicas.
1.2.5 AYUDANTE DE SERVICIOS DE CONSERJERIA
Es el trabajador o trabajadora que con conocimientos prácticos elementales,
tiene encomendadas las funciones de carácter básico de vigilancia de los
edificios y dependencias, distribución del correo y atención e información al
público.
1.2.6 PERSONAL DE LIMPIEZA
Es el trabajador o trabajadora que con conocimientos prácticos elementales,
tiene encomendadas las funciones de carácter básico de mantenimiento de las
condiciones de salubridad, desinfección y aseo de las instalaciones, de acuerdo
con los procedimientos e instrucciones establecidas.
.
19
Encargado de Equipo de Conserjería
2. CAMPUS DE CADIZ
2.1 Centros
Los Centros de la Universidad de Cádiz en el Campus de Cádiz son los
siguientes:
- FACULTAD DE FILOSOFIA Y LETRAS.
- FACULTAD DE MEDICINA.
- FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES.
- FACULTAD DE CIENCIAS DEL TRABAJO.
- ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA I.
- ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA II.
- ESCUELA UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE LA SALUD.
Campus de
Cádiz
Facultades y
Centros
1
coordinador
2 Técnicos
1
coordinador
2 Técnicos
1
coordinador
3 Técnicos
1
Coordinador
2 Técnicos
1
Coordinador
2 Técnicos
FACULTAD DE FILOSOFIA Y LETRAS
FACULTAD DE MEDICINA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES
FACULTAD DE CIENCIAS DEL TRABAJO
ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA
ESCUELA UNIVERSITARIA DE ENFERMERIA Y FISIOTERAPIA
20
1
Coordinador
2 Técnicos
Encargado de Equipo de Conserjería
Los Edificios de la Universidad de Cádiz en el Campus de Cádiz son los
siguientes:
Rectorado.
Edificio de Servicios Generales
Aulario La Bomba.
Aulario Simón Bolívar.
Centro Tecnológico Cádiz.
Campus Cadiz
Edificios
1
2
3
4
1 Coordinador
3 Técnicos
1 Coordinador
1 Técnico
1 Coordinador
2 Técnicos
1 Coordinador
2 Técnicos
1
2
3
4
5
RECTORADO
EDIFICIO DE SERVICIOS GENERALES
AULARIO LA BOMBA
AULARIO SIMON BOLIVAR
CENTRO TECNOLOGICO DE CADIZ
21
5
Encargado de Equipo de Conserjería
2.2 Personal en turno de mañana
El personal con que cuentan las Conserjerías del Campus de Cádiz, en
turno de mañana son las siguientes:
10 Coordinadores de Servicio.
20 Técnicos Auxiliares de Conserjería.
22
Encargado de Equipo de Conserjería
3. ENCARGADO DE EQUIPO DE CONSERJERIA
3.1 Funciones
El Encargado de Equipo de Conserjería es una figura nueva dentro de la
estructura organizativa de la Universidad de Cádiz.
Para encuadrar esta figura dentro de la plantilla de las Conserjerías,
debemos ver los documentos que la definen y colocan dentro de la R.P.T. del
personal laboral de la Universidad de Cádiz.
Por un lado, el vigente convenio colectivo de las Universidades
andaluzas, en la que se especifica las funciones del Encargado de Equipo de
Conserjería:
Encargado de Equipo de Conserjería
Es el trabajador o trabajadora que con suficientes conocimientos
técnicos y prácticos, además de las funciones propias del Coordinador de
Servicios, asume funciones de dirección sobre equipos de trabajo de
Conserjería y en materia de prevención de riesgos laborales, coordinando,
organizando y controlando a un grupo no inferior a cinco personas , incluido
el propio encargado y excepcionalmente en número inferior en aquellos casos
que por razones especiales determine la Relación de Puestos de Trabajo.
Por otro lado, la propuesta alcanzada entre el comité de Empresa de la
Universidad de Cádiz y la propia Universidad para la estructura organizativa y
funcional de las Conserjerías por Campus en el anexo 2 de la R.P.T.:
En la revisión parcial de la Relación de Puestos de Trabajo (RPT) del
personal laboral, la Universidad de Cádiz plantea, como cuestión fundamental,
el cambio en la estructura organizativa y funcional de las Conserjerías, pasando
estas a conformar una única unidad administrativa en cada uno de los cuatro
Campus de la Universidad de Cádiz.
El planteamiento de unificación de las Conserjerías por Campus responde a
los siguientes objetivos:
-
Dar respuesta a las líneas de acción 2.1.1 y 5.1.4 del PEUCA, en lo que
respecta a la movilidad intracampus.
23
Encargado de Equipo de Conserjería
-
Analizar, definir y ejecutar los procesos propios de las Conserjerías.
Homogeneizar los criterios de dirección, organización y planificación
de personal y actividades de las Conserjerías.
-
Dotar a la organización de mayor flexibilidad en la resolución de
problemas.
-
Mejorar la estructura organizativa de la Universidad de Cádiz.
Por todo lo anterior, la Universidad de Cádiz quiere dejar claro desde el primer
momento las siguientes cuestiones:
a) Se garantiza a todo el personal el derecho a estar adscrito a un centro
de destino, a efectos de censos y de representación en los órganos
colegiados y unipersonales del mismo o de la UCA. El personal de
Conserjería trabajara habitualmente, en un Centro determinado.
b) A efectos organizativos, la Gerencia actualizara, a propuesta de los
administradores de los Campus, el documento donde se refleje el
Centro de trabajo donde preste habitualmente servicio el personal de
Conserjería, conforme a los cambios que se produzcan.
c) Se garantiza que el concurso de traslado seguirá siendo el mecanismo
de provisión para cambiar definitivamente de Centro.
d) No es un fin de la unificación de las Conserjerías la movilidad continua
del personal de las misma, sino la movilidad intracampus ocasional y
extraordinaria y por motivos justificados.
e) No se pretende con esta medida que ya no se contrate a personal
eventual para las sustituciones de trabajadores de baja por enfermedad.
Estos contratos de interinidad seguirán siendo el instrumento normal
para las referidas sustituciones.
En este sentido, y de acuerdo con lo definido en el artículo 144 de los
Estatutos de la universidad de Cádiz, la RPT se define como el instrumento de
planificación y ordenación de los efectivos, identificando y clasificando los
puestos de trabajo con identificación de las unidades administrativas y
orgánicas en las que estos se integran. Por tanto, los efectos que la RPT marca,
vendrán determinados por su propia naturaleza de instrumentos organizativos,
lo que no esta reñido con la adscripción del personal a un determinado Centro
donde preste servicios habitualmente.
En este sentido se contempla la Administración de Campus, como una sola
unidad administrativa, que gestiona y se ocupa de los distintos aspectos de la
gestión y servicios universitarios (secretaria, conserjería, etc.).
24
Encargado de Equipo de Conserjería
3.2. Dependencia orgánica y funcional de las Conserjerías
La dependencia orgánica y funcional de las distintas Conserjería será del
administrador/a del Campus, a través del Coordinador de Servicios Generales
(en caso de que exista), y de los Coordinadores de Servicios de Conserjería.
Esto se ve en el siguiente diagrama:
ADMINISTRADOR
CAMPUS
COORDINADOR
SECRETARIA
COORDINADOR
SERVICIOS GENERALES
COORDINADOR
ADMINISTRACION
ENCARGADO
DE EQUIPO
COORDINADORES
CONSERJERIAS DE CENTROS
TECNICOS
SER. CONSERJERIA DE CENTRO
De acuerdo con el organigrama anterior y con la definición de
funciones de las distintas categorías y puestos de trabajo señalados,
corresponderá al Administrador de Campus la organización general del
Campus en todos los aspectos relacionados con la gestión y servicios
universitarios, teniendo la competencia para la toma de decisiones tanto
generales como especificas ante situaciones concretas que se planteen de
acuerdo con lo recogido en este documento. Bajo la dependencia del
Administrador, el Coordinador de Servicios Generales se encargara, entre otras
funciones, de las derivadas del funcionamiento normal de las Conserjerías, en
sus aspectos más generales. La coordinación diaria del personal de las
Conserjerías se realizara por el Coordinador de Servicio de Conserjería, como
25
Encargado de Equipo de Conserjería
viene siendo realizado en la actualidad. El encargado de Equipo coordinara,
igualmente, las Conserjerías de los Centros que tenga asignadas.
Esta organización se realizara teniendo en cuenta los principios que se señalan
en el punto siguiente.
En términos concretos, la propuesta de revisión de la RPT contempla para 2006
la dotación, por transformación, del siguiente número de Encargados de
Equipos de Conserjería:
- Dos Encargados de Equipo en el Campus de Puerto Real, uno en turno
de mañana y otro en turno de tarde.
- Un Encargado de Equipo en el Campus de Jerez en turno de mañana.
- Un Encargados de Equipo en el Campus de Algeciras en turno de
mañana ( o rotativo, si este es el turno de todo el personal del
campus).
- Cuatro Encargados de Equipo en el Campus de Cádiz, dos en turno de
mañana y dos en turno de tarde. En el caso de este Campus, el
Plan Operativo Anual determinara la distribución de los
Encargados de Equipo para la coordinación de los distintos
centros del Campus.
3.3 Organización y funcionamiento de las Conserjerías
Como ya se ha comentado, el personal de las Conserjerías prestara
servicios, de forma habitual, en un centro de destino determinado. La
propuesta de nueva organización no pretende que dicho personal rote
permanentemente entre los distintos Centros del Campus. En este sentido, el
nuevo funcionamiento no distará sustancialmente del actual, simplemente
pretende dotar a la Universidad de mecanismos mas flexibles en la estructura
organizativa, de forma que pueda darse una respuesta de mayor calidad a
necesidades puntuales que puedan darse. Esta flexibilidad y movilidad
responderá a las directrices que más adelante se señalan.
Al igual que existen otras unidades administrativas, a la hora de determinar
la organización y funcionamiento de las Conserjerías se tendrán en cuenta los
siguientes instrumentos:
•
Normativa de funcionamiento de las Conserjerías. La nueva
propuesta supondrá una revisión de la actual normativa de
funcionamiento que, por otra parte, debido a lo alejado que queda en el
26
Encargado de Equipo de Conserjería
tiempo su aprobación (noviembre de 1996), necesitaba ya de una
actualización.
•
Manual de procesos. Aprovechando el impulso que la Universidad
esta dando en distintos terrenos para conseguir una gestión de calidad
en los servicios, se plantea la necesidad de disponer de un manual de
proceso de las Conserjerías.
•
Especificaciones internas del servicio. Existirá uno por Centro y en el
se determinaran, de manera mas concreta y detallada, aquellos aspectos
organizativos específicos del Centro, plan de emergencia, planos de
situación de los distintos elementos, directorio, reserva de aulas,
tablones de anuncios, etc.).
3.4. Flexibilidad y movilidad
Cuando así lo determinen las necesidades urgentes del servicio, los
trabajadores de la Conserjería podrán prestar servicios en Centros o Edificios
distintos en el que normalmente lo hacen.
No obstante, como ya se ha dicho, esta movilidad no tendrá carácter
habitual, sino extraordinario.
El cambio de centro vendrá determinado por alguna circunstancia
extraordinaria y cuya duración no sea prolongada en el tiempo. Sin ánimo de
elaborar una lista exhaustiva, se realizaría en los casos siguientes:
•
•
•
Inasistencia imprevista de un trabajador, siempre que no pueda ser
cubierta la ausencia por el personal que presta servicios
habitualmente en el propio Centro.
Ausencias por asuntos propios, disfrute de puentes, permisos y
vacaciones (Navidad, Semana Santa, Fiestas Locales, Verano) del
personal, cuando sea urgente y estrictamente necesaria su
sustitución, siempre que no pueda ser cubierta la ausencia por el
personal que presta servicios habitualmente en el propio Centro.
Ausencias por enfermedad de corta duración del personal, cuando
sea urgente y estrictamente necesaria su sustitución, siempre que no
pueda ser cubierta la ausencia por el personal que presta servicios
habitualmente en el propio Centro.
27
Encargado de Equipo de Conserjería
•
•
Necesidad justificada de refuerzo por actividades extraordinarias o
que así lo requieran durante un breve periodo de tiempo, con un
máximo de cinco días continuados.
Aquellos otros casos que las necesidades del servicio así lo
determinen, previo informe justificativo y comunicación al Comité
de Empresa, respetando lo establecido en el preámbulo del presente
acuerdo.
Lo establecido en el presente apartado deja sin efectos el punto segundo
de los acuerdos de fecha 20 de noviembre de 1996 sobre la RPT de PAS
Laboral de la Universidad de Cádiz, alcanzados entre la Gerencia y el Comité
de empresa.
3.5 Ventajas de la nueva organización
El nuevo modelo de estructura organizativa que se propone tiene las
siguientes ventajas:
a) Permite una mejor planificación de los periodos de disfrute de
las vacaciones del personal.
b) Los distintos procesos de trabajo en las Conserjerías se
realizaran de forma más homogénea.
c) Se profesionaliza las tareas de dirección, organización y
funcionamiento de las Conserjerías.
d) Permite un reparto mas equitativo de la prestación en sábados,
domingos y festivos y aquellos otros actos extraordinarios de los
Centros de la Universidad.
e) Mejora la calidad del servicio prestado.
f) Mejora la seguridad en el trabajo.
g) Fomenta la formación en nuevas técnicas de organización.
h) Asegura la participación del personal en los distintos órganos de
gobierno y representación.
A la vista de estos dos documentos, podemos ver que el trabajo a realizar
por el Encargado de Equipo de Conserjería seria el siguiente:
•
•
•
•
Coordinar la Conserjería del centro donde habitualmente presta
sus servicios
Coordinar las Conserjerías que tenga asignadas.
Homogeneizar los criterios de dirección, organización y
planificación de personal y actividades de las Conserjerías.
Analizar, definir y ejecutar los procesos propios de las
Conserjerías.
28
Encargado de Equipo de Conserjería
•
•
Vigilancia, actuación y organización en materia de prevención
de riesgos laborales de las Conserjerías que tenga asignadas.
Colaborar con los Centros en los procesos de calidad de los
servicios ofrecidos por las Conserjerías.
29
Encargado de Equipo de Conserjería
4. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
4.1 Coordinación con las Conserjerías
Una vez que hemos visto, que el Encargado de Equipo de Conserjería, tiene
asignada más de una Conserjería para coordinar, es necesario que los
Coordinadores de Servicio de dichas Conserjerías formen un equipo con el
encargado y le remitan toda la información necesaria para el buen
cumplimiento del servicio.
Como ya vimos en el anexo 2, el nuevo modelo de estructura organizativa tiene
las siguientes ventajas:
a) Permite una mejor planificación de los periodos de disfrute de las
vacaciones del personal.
b) Los distintos procesos de trabajo en las Conserjerías se realizaran de
forma más homogénea.
c) Se profesionaliza las tareas de dirección, organización y
funcionamiento de las Conserjerías.
d) Permite un reparto mas equitativo de la prestación en sábados,
domingos y festivos y aquellos otros actos extraordinarios de los
Centros de la Universidad.
e) Mejora la calidad del servicio prestado.
f) Mejora la seguridad en el trabajo.
g) Fomenta la formación en nuevas técnicas de organización.
h) Asegura la participación del personal en los distintos órganos de
gobierno y representación.
Por todo ello, la coordinación entre las distintas Conserjerías y el Encargado de
Equipo deben ser fluidas y previstas en el tiempo, ya que durante el año, se
pueden planificar situaciones propias de nuestro trabajo:
•
•
•
•
Vacaciones: Navidad, Semana santa, etc...
Licencias y permisos: Asuntos propios, matrimonio, etc...
Representación: Sindical, órganos de gobierno, etc...
Formación: Cursos, asistencia a exámenes, etc...
Pero pueden surgir situaciones imprevistas:
31
Encargado de Equipo de Conserjería
•
•
•
Enfermedad
Fallecimiento de algún familiar.
Nacimiento de hijo.
Por ello, hay que tener organizado al personal, de modo, que se garantice el
dar cobertura a todas las Conserjerías asignadas para poder seguir prestando su
servicio sin que se note la merma. Con ello, habremos conseguido los objetivos
previsto en la organización del trabajo.
Dichos objetivos son los siguientes:
a) Conseguir que el servicio que presta la Conserjería quede
cubierto.
No cabe duda que una de las prioridades es tener atendidos a los
usuarios, independientemente de las eventualidades, previstas o
imprevistas.
b) Tener mecanismos que solventen de manera automática las
eventualidades.
Hay que evitar esperar a que se produzca una ausencia en una
Conserjería, o a conocerlas con antelación, para plantear su sustitución
o la forma de solventar el problema.
Por el contrario, tenemos que tener un sistema organizativo que nos
permita solventar dicho problema de una forma automática.
c) Garantizar la calidad del servicio.
Se trata de cubrir las eventualidades que se produzcan sin que los
usuarios adviertan los cambios producidos. Para ello, todos los
Técnicos Auxiliares de Conserjería, a parte de su Conserjería, tendrán
toda la información necesaria en las Conserjerías de los Centros en caso
de necesitarse su participación al tener que acudir a una actividad a otro
Centro.
d) Conseguir el equilibrio entre servicio y derechos del personal.
Se tiene que conseguir una organización del trabajo que consiga el
buen funcionamiento del servicio y la garantía al personal de las
Conserjerías de sus derechos (convenio colectivo, normativa, etc.).
32
Encargado de Equipo de Conserjería
4.2 Coordinación con los Centros
De acuerdo con el diagrama del anexo 2 y con la definición de
funciones de las distintas categorías y puestos de trabajo señalados,
corresponderá al Administrador de Campus la organización general del
Campus en todos los aspectos relacionados con la gestión y servicios
universitarios, teniendo la competencia para la toma de decisiones tanto
generales como especificas ante situaciones concretas que se planteen de
acuerdo con lo recogido dicho documento.
Por tanto, desde los equipos directivos de los Centros, se le comunicará
al administrador de Campus, las necesidades de servicio que necesiten.
Bajo la dependencia del Administrador, el Coordinador de Servicios
Generales se encargara del funcionamiento normal de las Conserjerías, en sus
aspectos más generales.
El encargado de Equipo coordinara, igualmente, las Conserjerías de los
Centros que tenga asignadas, siendo el enlace entre la Administración del
Campus y los distintos Centros.
La coordinación diaria del personal de las Conserjerías se realizara por
el Coordinador de Servicio de Conserjería, como viene siendo realizado en la
actualidad.
4.3 Propuesta organización del trabajo
La propuesta de organización del trabajo en las Conserjerías viene dada
por las necesidades del equipo directivo de los centros y por los Coordinador
de Servicio de cada Conserjería.
Para ello, habría que tener algún mecanismo por el cual, los Centros
estuvieran en comunicación con el Coordinador de Servicios Generales y este a
su vez, con el Encargado de Equipo de Conserjería.
Propongo la creación de un CAU de Conserjería, en el cual se pusieran
las incidencias que se pueden ir planteando con anterioridad a que ocurran, y
de esa forma, corregir cualquier problema con antelación.
Este mismo sistema, serviría a los Coordinadores de Servicio de
Conserjería para informar de sus propuestas y de las incidencias que pudieran
darse.
33
Encargado de Equipo de Conserjería
Existen además algunas acciones que el Encargado de Equipo debe realizar
para garantizar la correcta organización del trabajo:
•
Intentar resolver todas las eventualidades y cubrir el servicio para
garantizar la misma calidad.
•
Consensuar, entre los Coordinadores de Servicio y Técnicos Auxiliares
de Conserjería, los turnos de vacaciones, permisos, etc..., en caso de
existir alguna discrepancia.
•
Estar informado de las incidencias, en cuanto a ausencias previsibles
que se vayan a producir, para reorganizar el trabajo y asegurar el
servicio.
Para ello, mantendrá reuniones, tanto con el Coordinador de Servicio
Generales, así como, los Coordinadores de Servicio y Técnicos
Auxiliares de Conserjerías cuantas veces sea necesario.
34
Encargado de Equipo de Conserjería
5. PREVENCION DE RIESGOS LABORALES
Otras funciones encomendadas al Encargado de Equipo de Conserjería
son la vigilancia, actuación y organización en materia de prevención de riesgos
laborales de las Conserjerías asignadas.
Que duda cabe que los modernos sistemas organizativos y de gestión
han venido a introducir nuevos conceptos en los que el factor humano adquiere
una singular importancia.
Por todo ello, en la actualidad, la salud laboral y prevención de riesgos
laborales es objeto de preocupación y un objetivo básico en cualquier empresa
moderna así como en las propias instituciones y organismos públicos.
5.1 Prevención de Riesgos Laborales en la Universidad de Cádiz
La Universidad de Cádiz ha dado un impulso para consolidar la prevención y
protección de los trabajadores en el ámbito de la seguridad y salud laboral,
cuya dos bases fundamentales son:
•
El Servicio de prevención, órgano que impulsa las actuaciones
tendentes, no solo a garantizar el cumplimiento de las obligaciones de
la Universidad en materia preventiva, sino constituirse como el
catalizador de la difusión de una conciencia preventiva de toda la
Comunidad Universitaria.
•
El Comité de Seguridad y Salud Laboral, órgano paritario y colegiado
de participación destinado a la consulta regular y periódica de las
actuaciones de la Universidad en materia de prevención de riesgos
laborales.
Este Comité se configura como órgano de encuentro entre los
representantes de los trabajadores y la Universidad de Cádiz para el desarrollo
de una participación equilibrada en materia de prevención de riesgos laborales.
Por otro lado, la Universidad de Cádiz, consciente de la importancia de
garantizar el máximo nivel de protección posible frente a los riesgos derivados
del trabajo, incrementando los niveles de seguridad de todos los miembros de
la Comunidad Universitaria, considera que los pilares fundamentales sobre los
que asentar su política preventiva son los siguientes:
35
Encargado de Equipo de Conserjería
a) La mejora de las condiciones de trabajo, bienestar y clima laboral y
profesional, así como la reducción de la siniestrabilidad laboral.
b) La implantación de un sistema de gestión de la prevención que
propicie la mejora de la seguridad y salud laboral.
c) La promoción y el desarrollo de la cultura preventiva en la
Universidad de Cádiz.
d) La implicación de todos los recursos de la organización en la
actividad preventiva.
e) La integración e la prevención en todos los niveles de la actividad
universitaria.
f) La colaboración con Organismos e Instituciones en esta materia.
g) La consolidación de estructuras eficaces en prevención.
h) El desarrollo de los principios recogidos en el articulo 15 de la ley
31/95 de 8 de noviembre, de prevención de riesgos Laborales.
Por todo ello, los objetivos que la Universidad de Cádiz tiene planteados en
esta materia son:
•
Evitar o minimizar los riesgos.
•
Garantizar un adecuado nivel de seguridad al personal.
•
Adecuar el sistema de gestión preventiva a la actividad
universitaria.
•
Impulsar el principio de responsabilidad preventiva en todos los
niveles de la organización.
•
La formación e información en la materia, al personal de la
Universidad de Cádiz.
•
El establecimiento de procedimientos de consultas
comunicaciones al personal de la Universidad de Cádiz.
•
El establecimiento de instrucciones, normas y procedimientos de
seguridad.
36
y
Encargado de Equipo de Conserjería
•
La dinamizacion del funcionamiento del Comité de Seguridad y
Salud Laboral, como máximo órgano de participación en la materia.
5.2 Prevención de Riesgos Laborales en las Conserjerías de la
Universidad de Cádiz
Al ser nueva dentro de la organización, la figura del Encargado de
Equipo de Conserjería, no existe aun definida sus competencias en materia de
prevención de Riesgos Laborales.
No obstante, podemos decir, a grandes rasgos, sus funciones deben ir
dirigidas a los siguientes aspectos:
5.2.1 Salud laboral de la plantilla
Es importante que desde la organización se intente velar por la salud
Laboral de los trabajadores de las Conserjerías de la Universidad de Cádiz.,
previniendo las enfermedades y accidentes derivados de sus actividades en sus
puestos de trabajo.
Aunque pueden ser muchas las circunstancias que den paso a problemas
de salud laboral o accidentes, es lógico pensar que en cada lugar de trabajo hay
que prestar atención a aspectos más concretos.
Dentro de las Conserjerías nos podemos encontrar con los siguientes
problemas:
1. Mobiliario, equipos y puestos de trabajo.
2. Trabajos de atención al publico
3. Elevación y transporte de cargas.
5.2.1.1. Mobiliario, equipos y puestos de trabajo
Cuando hablamos del trabajo de una Conserjería, tenemos que pensar
que su trabajo es dinámico. Por ello, el incorrecto uso del mobiliario puede dar
lugar a pequeños accidentes en forma de golpes, cortes, contusiones.
También esta el uso de los ordenadores que se incorporaron cuando se
informatizaron las Conserjerías.
37
Encargado de Equipo de Conserjería
Los riesgos a los que se enfrentan los trabajadores con pantallas de
visualización de datos son:
•
Microtraumatismos en dedos y muñecas, por incorrecta
colocación de las manos combinado con la frecuencia de
pulsación.
•
Fatiga visual, cuyos síntomas pueden ser picor ocular, aumento
del parpadeo, lagrimeo, etc..
•
Fatiga física, cuyos síntomas pueden ser Dolor en espalda,
tensión en hombros, etc..
•
Fatiga mental, cuyos síntomas pueden ser estrés, insatisfacción
laboral, etc..
Para intentar evitar estos riesgos existen unas normas a tener en cuenta:
1. El puesto de trabajo deberá de tener dimensiones adecuadas y
facilitar la movilidad del usuario.
2. El ambiente físico (temperatura, ruido e iluminación) no debe
generar situaciones de disconfort.
3. Las sillas tendrán base estable y regulación en altura. El respaldo
lumbar será ajustable en inclinación y altura.
4. Distancia visual: la pantalla, el teclado y los documentos deben
encontrarse a una distancia similar de los ojos (entre 45 y 55 cms)
para evitar la fatiga visual.
5. Angulo visual: Para trabajos sentados, la pantalla debe estar entre
10º y 60º por debajo de la horizontal de los ojos del operador.
6. el entorno situado detrás de la pantalla debe tener la menor
intensidad lumínica posible (hay que evitar colocar la pantalla
delante de ventanas).
7. La colocación de la pantalla debe evitar reflejos de luminarias.
38
Encargado de Equipo de Conserjería
Existen además otras normas y actuaciones más específicas, así como
ejercicios destinados a evitar y paliar los riesgos descritos. Estas normas y
actuaciones vienen en “Guía técnica para la evaluación y prevención de los
riesgos relativos a la utilización de equipos con pantallas de visualización”
publicada por el Instituto de Seguridad e Higiene en el Trabajo.
6.2.1.2. Trabajos de atención al público
Una de las principales funciones de las Conserjerías es la atención al
Público. El trato con personas ajenas a la Universidad de Cádiz conlleva
condiciones de trabajo muy dispares.
En ocasiones, la relación y el trato directo con el público puede causar
fatiga debido a:
•
La tensión generada por desbordamientos de diversos tipos como
prisa, plazos, colas de personas a las que atender, etc..
•
También por la falta de claridad de las peticiones efectuadas por los
usuarios.
•
Se puede producir sobrecargas o saturación mental, que son
producidas, la mayoría de las veces, por el mantenimiento
simultáneo de la atención y la comunicación con varios sistemas a
la vez (teléfono-ordenador).
Hay una serie de medidas para reducir estos riesgos:
•
Solicitar las aclaraciones sobre las pautas de comportamiento a
seguir en las situaciones potencialmente conflictivas.
•
Crear un grado de autonomía adecuado en el ritmo y la organización
básica del trabajo. Hacer pausas para los cambios posturales, la
reducción de la fatiga física y mental.
5.2.1.3. Elevación y transporte de cargas
Otro de los factores de riesgos para el personal de las Conserjerías de la
Universidad de Cádiz.
Como hemos visto en la actual normativa de Conserjería, una tarea
importante a cargo de la Conserjería es la relacionada con la correspondencia.
Una vez la correspondencia, documentación y paquetería oficiales llega al
Centro, corresponde al personal de Conserjería su recogida, traslado y
39
Encargado de Equipo de Conserjería
distribución entre las distintas unidades administrativas ubicadas en el edificio.
A su vez, se encargará del franqueo y, en su caso, excepcionalmente, del cierre
de la correspondencia de salida, así como de su entrega al personal del Servicio
de Mensajería. En casos urgentes el propio personal de Conserjería llevará la
correspondencia y paquetería a su destino, aunque ello suponga la salida del
edificio.
Esta tarea de manipulación de documentos y paquetería puede
sobrepasar, en algunos casos, la capacidad física, y sobre todo, si se hace de
forma repetitiva, pueden llegar a producir lesiones en la espalda.
El esfuerzo de un levantamiento no es solo el resultado del peso del
objeto manipulado, sino que depende también de la posición y forma en que se
ejecuta.
Para evitar lesiones debemos tener en cuenta los siguientes consejos:
•
Asegurar un buen apoyo de los pies manteniéndolos separados.
•
Mantener la espalda recta. Doblar las rodillas, no la espalda.
•
Utilizar los músculos mejor preparados y más fuertes (brazos y
piernas).
•
Mantener la carga tan próxima al cuerpo como sea posible. Llevar la
carga equilibrada.
•
Utilizar los medios mecánicos (carretillas) cuando sea posible.
También tenemos que evitar las siguientes acciones:
•
El transporte de documentos y paquetería con medios mecánicos deberá
hacerse sin brusquedad y evitando encorvar la espalda hacia atrás.
•
Comprobar que el recorrido por donde transportemos la carga no tenga
obstáculos, desniveles, etc..., que puedan producir un desequilibrio.
5.2.2 Instalaciones y equipos
El adecuado uso y el estado de conservación de las infraestructuras de
los Edificios y Centros de la Universidad de Cádiz es una de las tareas del
personal de Conserjería.
40
Encargado de Equipo de Conserjería
El Encargado de Equipo de Conserjería debe tener como una de sus
misiones, para la prevención de riesgos laborales, la atención y vigilancia a los
siguientes aspectos:
•
El adecuado estado de la estructura del Centro o Edificio, al menos,
de una manera visual.
•
El estado del mobiliario, tanto del personal como el de los usuarios
(aulas).
•
Correcto funcionamiento de entradas y salidas (normales y de
emergencias)
•
Correcto funcionamiento de los cuadros eléctricos de los Centros y
Edificios.
•
Accesibilidad a los extintores y bocas de incendios equipadas (BIE).
•
Correcto funcionamiento de la alarma de hurto y de detección de
incendio.
•
Correcto funcionamiento de los aseos y su limpieza.
•
Correcto funcionamiento de las puertas RF o emergencias.
•
Estado de las escaleras y ascensores.
•
Correcto funcionamiento en cuanto a la sobrecarga de la red
eléctrica (alargaderas).
•
Correcto funcionamiento de las impresoras y fotocopiadoras a su
cargo.
Cuando se tenga constancia de alguna de estas observaciones, se
mandara parte al servicio o unidad correspondiente (mantenimiento, CITI,
limpieza, etc..).
5.2.3 Emergencias y Evacuación
Actuar eficazmente en una situación de emergencia es imprescindible
puesto que en ello va la seguridad, la salud e incluso la propia vida de las
personas que se encuentre en una situación de esas características.
41
Encargado de Equipo de Conserjería
En una situación de emergencia, es fundamental que cada persona sepa
actuar en función del papel que le toque desarrollar en el equipo. Como se
sabe, a los Coordinadores de Servicio de Conserjería, se les nombro, por parte
de la Gerencia, Jefes del Equipo de Emergencias, ya que se pensó, con buen
criterio, que era la dependencia de los Edificios y Centros que siempre tendría
alguna persona.
Es imprescindible conocer con todo detalle los sistemas de seguridad de
los Edificios y Centros asignados, ya que, llegado el caso, es el responsable de
evacuación del Edificio (salidas de emergencia, alarmas, etc..).
También tiene que conocer el plan de evacuación de los edificios y
centros (punto de reunión, salidas emergencia, etc..).
No obstante existen recomendaciones generales para situaciones de
emergencia que deben ser conocidas por todo el personal en general y por el
Encargado de Equipo de Conserjería en particular:
5.2.3.1 En caso de incendio
•
Si se detecta un incendio, hay comunicarlo lo antes posible. Se
pulsaran los pulsadores de alarma o se comunicara con el número de
emergencia recogido en el plan de Autoprotección del Centro.
•
Si el punto anterior no fuera posible, se llamara a los bomberos.
•
Si se encuentra capacitado y el fuego no es muy grande, se debe
intentar extinguir el fuego usando los dispositivos instalados
(extintores y BIES).
En caso contrario, cerrar las puertas y ventanas a su paso.
•
5.2.3.2 En caso de quedar atrapado por el fuego
•
Debe gatear, reteniendo la respiración y cerrando los ojos cuanto se
pueda.
•
Cerrar las puertas entre la persona atrapada y el humo. Intentar tapar
las ranuras de las puertas con trapos o toallas mojadas.
•
Buscar un cuarto que tenga ventana al exterior.
•
Hacer señales desde la ventana para su localización.
42
Encargado de Equipo de Conserjería
5.2.3.3 En caso de evacuación
En este caso, hay que seguir las siguientes pautas:
•
Desalojar las instalaciones.
•
Mantener la calma y no detenerse en las salidas. Ir al punto de
reunión.
•
Utilizar las salidas señaladas.
•
No usar ni permitir usar los ascensores.
•
Cerrar las puertas a nuestro paso.
•
Atender las instrucciones del personal asignado para emergencias.
5.2.3.4 En caso de accidente
•
Permanecer sereno.
•
Solicitar ayuda sanitaria.
•
Observar la situación antes de actuar.
•
Examinar al herido sin manipularlo innecesariamente.
•
No mover al accidentado.
•
No dar de beber si esta inconciente.
•
No permitir que se enfríe.
5.2.3.5 En caso de quemaduras
•
Cubrir con una manta.
•
Enfriarlo.
•
No quitarle la ropa.
43
Encargado de Equipo de Conserjería
•
Trasladarlo con absoluta urgencia.
5.2.4 Gestión Ambiental
Dentro de los distintos Edificios y Centros del Campus de Cádiz,
podemos encontrarnos con dos tipos.
Unos, que son los que no generan residuos peligrosos, como por
ejemplo, la Facultad de Filosofía y Letras.
Otros Centros o Edificios sin embargo, por tener actividad
investigadora, tanto en Ciencias de la Salud, como en Ingenierías, si generan
residuos peligrosos de varios tipos.
Para ver los tipos de residuos, nos vamos a la tabla del Servicio de
Prevención de la Universidad de Cádiz:
GRUPO I
GRUPO II
Disolventes halogenados
Disolventes no halogenados
Bromuro de etidio
GRUPO IV
GRUPO III
Bases fuertes y débiles
Tetróxido de osmio
Sales
Geles de acridamida
Sales en disolución
Sales Cianuradas Yoduro de Propidio
Productos químicos fotográficos
Diaminobencidina
GRUPO V
Aceites minerales
GRUPO VII
Residuos orgánicos no disolventes
Mercurio
Metal en disolución
Sustancias caducadas
Sodio sólido
Reactivos de laboratorio (líquidos) no
identificados
Isocionato
Ácidos fuertes y débiles
Ácido hexametilfosforotriamida
GRUPO VI
Metales y sustancias sólidas
Amianto
Resinas sólidas
Benceno
GRUPO VIII
Vidrio contaminado
Reactivos de laboratorio (sólidos) no
identificados
Envases
Medicamentos caducados
44
Encargado de Equipo de Conserjería
GRUPO IX
GRUPO X
Material punzante
Filtros impregnados
Residuos Animalarios
Material contaminado
Residuos Biológicos
GRUPO XI
Naranja de Acridina
GRUPO XII
PCB's
Aguas Oleosas
Pintura
Reactivo químico caducado identificado
PVC
Todos estos residuos, y coordinados desde el Servicio de Prevención, se
encuentran almacenados en el Campus de Cádiz en los Edificios de la Facultad
de Medicina y en el de Servicios Generales, para su traslado a la Estación de
Transferencia.
Desde el Servicio de Prevención se dictaminan las siguientes
directrices:
“Los residuos deben mantenerse en condiciones adecuadas de higiene y
seguridad. Para ello, el Servicio de Prevención gestiona los almacenes de
residuos de la Universidad.
Los residuos deben almacenarse de forma ordenada en función de sus
características físicas y químicas, y en disposición tal que impidan el contacto
entre sustancias distintas
En todos los centros se establecerán puntos de reunión en los que se ubicarán
los residuos para su traslado a la Estación de Transferencia / Almacén de
Residuos”.
Para diferenciar estos residuos, y antes de mandarlos a la estación de
transferencia, se lleva un lleva un libro de entrada del material en el almacén de
residuos en el que consta el tipo de residuo, la fecha y la firma del responsable
de dichos residuos. En los distintos bidones y contenedores, y para diferenciar
el tipo de residuo, se colocan unas pegatinas de colores y con símbolos.
Los símbolos son los siguientes:
45
Encargado de Equipo de Conserjería
Los colores de las pegatinas por grupo son los siguientes:
GRUPO I
GRUPO II
GRUPO III
GRUPO VI
GRUPO V
GRUPO VI
GRUPO VII
GRUPO VIII
GRUPO IX
GRUPO X
GRUPO XI
GRUPO XII
46
Encargado de Equipo de Conserjería
También en los Centros o Edificios donde existen almacenes de residuos,
nos dan estas recomendaciones desde el Servicio de Prevención:
•
Siempre se debe evitar el contacto directo con los residuos, utilizando
los equipos de protección individual adecuados a sus características y
peligrosidad. Esto es especialmente importante en el caso de los
guantes y de la protección respiratoria ya que no existen equipos que
protejan frente a todos los productos.
•
Todos los residuos deberán considerarse peligrosos, asumiendo el
máximo nivel de protección en caso de desconocerse sus propiedades y
características.
•
Cuando sea posible, se utilizará material para que pueda ser
descontaminado con facilidad sin generar riesgos adicionales al medio
ambiente. En caso contrario, se empleará material de un sólo uso que
pueda ser eliminado por un procedimiento estándar después del
contacto con el producto.
•
Nunca se manipularán residuos en solitario.
•
Se escogerá el tipo de envase para almacenar los residuos atendiendo a
las indicaciones del Servicio de Prevención.
•
Para los residuos líquidos no se emplearán envases mayores de 30 litros
para facilitar su manipulación y evitar riesgos innecesarios.
•
El transporte de envases de 30 litros o más, se realizará en carretillas
para evitar riesgos de roturas y derrames.
•
El vertido de los residuos a los envases correspondientes se ha de
efectuar de una forma lenta y controlada. Esta operación será
interrumpida si se observa cualquier fenómeno anormal como la
producción de gases o el incremento excesivo de temperatura. Para
transvasar líquidos en grandes cantidades, se empleará una bomba,
preferiblemente de accionamiento manual; en el caso de utilizar una
bomba eléctrica esta debe ser antideflagrante. En todos los casos se
comprobará la idoneidad del material de la bomba con el residuo
trasvasado.
•
Una vez acabado la operación de vaciado se cerrará el envase hasta la
próxima utilización. De esta forma se reducirán la exposición del
personal a los productos implicados.
47
Encargado de Equipo de Conserjería
•
Los envases no se han de llenar más allá del 90% de su capacidad con
la finalidad de evitar salpicaduras, derrames y sobrepresiones.
También se recicla en todos los Edificios y Centros de la Universidad de
Cádiz, en colaboración con la Oficina Verde, todo tipo de residuos, como
pueden ser los toner, papel, cartón, móviles, etc..
La Oficina Verde
Establece un Sistema de Gestión Ambiental de Residuos no peligrosos con
los siguientes objetivos:
•
•
•
•
•
Implantar un Sistema de Recogida selectiva.
Minimizar la producción
de Residuos.
Colaborar
con
el
Servicio de Prevención
de la UCA en la recogida
de algunos Residuos
Peligrosos.
Educar y sensibilizar a la
comunidad universitaria
acerca de la Recogida
Selectiva y los procesos
de reciclajes de los residuos.
Estudios de los Ciclos de Vida.
Qué se quiere conseguir a través de Gestión Ambiental
•
•
Minimizar. Los Recursos Naturales no son inagotables, hagamos un
consumo responsable. Debemos minimizar el uso de productos de
consumo, del agua, y de la energía.
Reducir. La tierra no puede asimilar nuestro ritmo de vida, caminemos
hacia un desarrollo sostenible. Debemos reducir la generación de
residuos, vertidos y emisiones.
48
Encargado de Equipo de Conserjería
6. PROPUESTA
LABORALES
DE
PREVENCION
DE
RIESGOS
El encargado de Equipo de Conserjería tiene como función, según el
vigente convenio colectivo, realizar tareas de prevención de riesgos laborales.
No obstante, hay que decir, que la Universidad de Cádiz cuenta en esta
materia con un sistema bastante complejo y definido, encabezado por el
Servicio de Prevención y por el Comité de Seguridad y Salud Laboral.
Por ello, creo que el Encargado de Equipo de Conserjería debe estar en
contacto e insertarse en esta maquinaria, con las funciones que le sean
encomendadas por los órganos competentes.
Las propuestas que hago en cuanto a prevención de riesgos son las
siguientes:
6.1 Salud laboral de la plantilla de Conserjería
6.1.1 Mobiliario, equipos y puestos de trabajo
Para detectar y evitar problemas en este campo, se propone las siguientes
medidas por parte del Encargado de Equipo de Conserjería:
•
Mantener una constante comunicación con las Conserjerías
asignadas a fin de poder conocer cuales son, a su criterio, las
anomalías que se puedan producir.
•
Informar al resto de Conserjerías asignadas de las recomendaciones
recogidas en los manuales y guías publicadas por la Universidad de
Cádiz, a través del Servicio de prevención, así como, por otros
organismos competentes.
•
Informar a los delegados de prevención de cualquier anomalía que
observe y consultar cualquier duda a los delegados y al Servicio de
prevención.
49
Encargado de Equipo de Conserjería
6.1.2 Trabajo de Atención al público
En esta apartado se propone.
•
Recabar toda la información sobre las recomendaciones descritas en
las distintas guías de prevención y solicitar consejo al Servicio de
prevención en lo que a esta materia se refiere, intentando su
aplicación con el consentimiento del Administrador de Campus.
•
Informar al personal de las Conserjerías asignadas.
6.1.3 Elevación y transporte de cargas
En este tipo de riesgo se proponen las siguientes actuaciones:
•
Revisar el buen estado de los distintos medios mecánicos utilizados
en las Conserjerías.
•
Informar y asesorar al personal de las Conserjerías asignadas sobre
las recomendaciones sobre el manejo de cargas y su transporte.
•
Asegurarse que los medios se reponen o reparan en el menor tiempo
posible.
6.2 Instalaciones y equipo
Se propone lo siguiente:
•
Revisar el buen funcionamiento y estado de las instalaciones y
equipamiento de las Conserjerías asignadas, en colaboración con los
Coordinadores de Servicio y los Técnicos de Conserjería.
•
Atender las observaciones por parte de los Coordinadores de
Servicio, los Técnicos de Conserjería y los usuarios en cuanto al
estado de estos.
•
Mantener contacto con los servicios y empresas encargados del
mantenimiento de las instalaciones y equipos (mantenimiento, CITI,
etc..).
50
Encargado de Equipo de Conserjería
•
Informar y asesorar a las Conserjerías asignadas sobre el correcto
uso de los equipos recomendados por los distintos servicios y
empresas de mantenimiento y fabricantes.
•
Solicitar al Servicio de Prevención, como EPI (equipo de protección
individual), la compra de comunicadores para el personal de las
Conserjerías asignadas.
6.3 Emergencias y evacuación
Dada la importancia de una buena actuación ante situaciones de emergencia
y evacuación, se propone lo siguiente:
•
Solicitar una instrucción de servicio sobre medidas generales ante
casos de emergencia y evacuación, para todo el personal de las
Conserjería asignadas al Encargado de Equipo de Conserjería.
•
Solicitar al Jefe de seguridad de la Universidad de Cádiz, así como,
a los Coordinadores de Servicio, todos los datos y especificaciones
oportunas de las Conserjerías asignadas al Encargado de Equipo de
Conserjería (alarmas, planos de autoprotección, etc..).
•
Transmitir al personal de las Conserjerías asignadas dicha
información.
•
Mantener reuniones con el personal de las Conserjerías asignadas
para ampliar información o refrescar la existente.
•
Solicitar al Jefe de Seguridad la realización de simulacros en los
Centros asignados para ver el grado de conocimiento de las
Conserjerías en esta materia.
•
Solicitar al Servicio de Prevención las recomendaciones a seguir en
caso de accidente, incendio, etc..
51
Encargado de Equipo de Conserjería
7. CALIDAD DEL SERVICIO
La calidad en el servicio, es una de las responsabilidades del Encargado
de Equipo de Conserjería.
Para intentar conseguir la excelencia dentro de las Conserjerías de la
Universidad de Cádiz, hay que empezar un proceso de reeducación, tanto del
personal de las Conserjería del Campus de Cádiz, como del Administrador del
Campus.
Para hablar de calidad en las Conserjerias del Campus de Cádiz, hay
varios aspectos que tienen que ser tenidos en cuenta:
•
•
•
•
Satisfacción del usuario.
Sistema de evaluación.
Liderazgo.
Trabajo en equipo.
7.1 Satisfacción del usuario
Es el principal objetivo de cualquier servicio que piense en calidad. La
satisfacción puede ser vista desde dos puntos de vista:
•
Cubrir las necesidades de nuestros usuarios.
•
Conocer con exactitud la opinión de los usuarios para la
toma de decisiones que nos lleven a conseguir mejoras.
7.2 Sistema de evaluación
Para entrar de lleno en el sistema de excelencia EFQM, necesitamos
una evaluación de rendimiento, evaluar el servicio y evaluar las mejoras
conseguidas.
Para lograr mejorar continuamente, hay que hacer mediciones, ver los
indicadores y evaluar lo diseñado y que se ha puesto en explotación hasta el
momento.
53
Encargado de Equipo de Conserjería
Para evaluar las Conserjerías del Campus de Cádiz, debemos evaluar su
servicio y los objetivos que persiguen. Para ello debemos de:
•
Medir resultados (si los hubiera).
•
Saber si se logran objetivos (si los hubiera).
Como explicamos al principio, las Conserjerías dependiendo de su
dependencia orgánica, no desarrollan el mismo trabajo. Por lo tanto, aquí es
donde el Encargado de Equipo de Conserjería puede resultar fundamental.
7.3 Liderazgo
El papel que corresponde a la figura de Encargado de Equipo de
Conserjería es proveer a cada miembro de las Conserjerías asignadas de un
enfoque de grupo, en el que dicho personal reciba estímulos y respuestas a
tareas que desarrolle y que no estén sobre el papel, a procesos que desarrolle o
los problemas de la calidad del servicio que esta ofreciendo al usuario.
El Encargado de Equipo de Conserjería debe promover un nuevo
enfoque comunicativo que actualice permanentemente la información relativa
al entorno de trabajo y contribuya a que el personal de las Conserjerías
asignadas se sientan parte activas de un entorno mayor.
La mayoría de las Conserjerías necesitan desarrollar su capacidad de
liderazgo.
7.4Trabajo en equipo
El liderazgo es el factor fundamental del despliegue para la
implantación de un sistema de gestión participativo.
Por ello, si el Encargado de Equipo de Conserjería es coherente, genera
confianza y esta comprometido con los proyectos de las Conserjerías
asignadas, tendrá la unión de todo el equipo.
Por otro lado, el puesto de Encargado de Equipo de Conserjería requiere
un fuerte liderazgo, entendido este, como la capacidad de motivar y dinamizar
al grupo en torno a los proyectos y cambios continuos. Para ello, ayudara a sus
colaboradores a tomar conciencia de la importancia de ciertos problemas, del
54
Encargado de Equipo de Conserjería
valor a ciertas metas y les transmitirá seguridad para desarrollar sus
capacidades individuales.
Es importante identificar los valores que guían nuestro comportamiento
en el trabajo, compartir los conocimientos y destrezas, comprometerse con los
compañeros y ver las aportaciones individuales y colectivas para la
consecución de los objetivos.
55
Encargado de Equipo de Conserjería
8. PROPUESTAS DE CALIDAD EN EL SERVICIO
El Encargado de Equipo de Conserjería tiene como una de sus misiones,
colaborar con las áreas, servicio y unidades de la Universidad de Cádiz en la
mejora de la calidad de los servicios. Aunque sus competencias en esta materia
son reducidas, puede entrar en la maquinaria de la Organización para llevar a la
Universidad de Cádiz hacia la Excelencia.
La aportación de la figura del Encargado de Equipo de Conserjería a
mejorar la calidad de los servicios debe venir por el aporte de la motivación, en
cuanto a participación activa, al personal de las Conserjerías asignadas. Esta
motivación debe basarse en su liderazgo y en el concepto de trabajo en equipo.
Esto llevara al Encargado de Equipo de Conserjería y a todo el grupo, a
plantear soluciones a problemas concretos, con lo cual, nos lleva a la creación
de un grupo de mejora como herramienta para mejorar el servicio.
8.1 trabajo en equipo
El Encargado de Equipo de Conserjería tendrá asignado un grupo de
trabajo a su cargo. Pero no es lo mismo un grupo de trabajo que un equipo de
trabajo.
El equipo de trabajo es más que un grupo de personas que trabajan en
común en un servicio. El equipo de trabajo debe estar constituido por un
numero de personas con habilidades complementarias que se comprometen con
un propósito común, con unos objetivos y del cual, todos son responsables.
Para crear un equipo de trabajo se necesita tener en cuenta los siguientes
aspectos:
•
Definir los equipos desde el punto de vista de las
oportunidades de actuación.
•
Asignar los miembros del equipo basándose en las
capacidades.
•
Elegir a los lideres basándose en actitudes y creencias.
•
Establecer las responsabilidades, individual y colectivas.
•
Generar sinergias positivas.
57
Encargado de Equipo de Conserjería
Para que un grupo se transforme en equipo, es necesario favorecer un
proceso en el cual se exploren y elaboren aspectos relacionados con los
siguientes conceptos:
1. cohesión: condición de pertenecer a un grupo.
2. asignación de roles y normas: Todos los grupos asignan
roles a sus integrantes y se establecen normas. Las normas
son las reglas que gobiernan el comportamiento de los
miembros del grupo.
3. Comunicación: Una buena comunicación es fundamental
4. definir los objetivos.
5. interdependencia positiva.
Con todos estos conceptos, el Encargado de Equipo de Conserjería tendrá
como misión:
o Crear un verdadero equipo de trabajo y participar en el,
liderándolo si las
circunstancias lo permite.
o Contribuir al buen funcionamiento del equipo.
o Crear un ambiente y relaciones agradables, dando muestra de
empatia con respecto a los sentimientos de los otros miembros.
o Fomentar la comunicación.
o Armonizar para evitar tensiones.
o Buscar compromisos y reconducir criterios para la unión del
grupo.
o Reconocer el éxito.
o Solucionar problemas.
o Planificar las acciones.
o Compartir información.
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Encargado de Equipo de Conserjería
8.2 Grupo de mejora
Los grupos de mejora son la herramienta básica para la mejora de la
calidad en un servicio. Es un sistema participativo de gestión, mediante el cual,
el personal que integra dicho grupo, analizan causas, dan sugerencias, aportan
ideas y proponen medidas para mejorar la calidad del servicio.
El Encargado de Equipo de Conserjería deberá reunirse con los
Coordinadores de Servicio y los Técnicos Auxiliares de Conserjería para ver
cuales son los procesos que pueden ser optimizados.
Una vez analizados dichos procesos de mejora, se informara al
Administrador de Campus para ver si se pueden poner en marcha, avisando
para su efectividad, a los distintos servicios y unidades afectadas con esas
mejoras.
Por tanto, se puede ver que las conserjerías no están aisladas, sino que
pertenecemos a una organización que es la Universidad de Cádiz.
Por todo esto, el papel del Encargado de Equipo de Conserjería puede
ser importante, ya que estaría de enlace con los demás grupos de trabajo y con
los demás Encargados de Equipo de Conserjería.
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Encargado de Equipo de Conserjería
ANEXO
Campus de Cádiz
Centros Universitarios
Facultad de Medicina
Escuela Universitaria de Enfermería
y Fisioterapia
Escuela Superior de Ingeniería
Facultad de Ciencias del Trabajo
Facultad de Ciencias Económicas y
Empresariales
Facultad de Filosofía y Letras
61
Encargado de Equipo de Conserjería
Campus de Cádiz
Unidades Administrativas y de Servicios
Rectorado
Edificio de Usos Múltiples
Aulario Simón Bolívar
Aulario la Bomba
Centro Tecnológico de Cádiz
62