Memoria - L-A- 21- 2016 - produccion gral Festival Rock

Licitación abreviada
Producción General de Festival de Rock “De la luna y el sol, del fuego y del mar”
Memoria Descriptiva
1. Objeto
La producción general, artística y explotación de la Plaza de Comidas de la primera
edición del Festival de Rock, “De la luna y el sol, del fuego y del mar”, a realizarse con
entrada gratuita el sábado 12 de marzo postergándose para el domingo 13 o sábado 19
de marzo en caso de mal tiempo. Este festival se desarrollará en Piedras del Chileno.
Esto incluye la responsabilidad integral por la Programación Artística, infraestructuras y
Servicios Auxiliares necesarios.
2. Requerimientos
2.1 PROGRAMACIÓN ARTÍSTICA
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Programar un Festival de Rock para la fecha establecida en el horario comprendido
entre las 17:00 y las 02:00 am.
La programación se conformará con las 3 bandas que resultaron clasificadas en el
concurso para bandas debutantes “Debutoque, Rock en el Parke” realizado en el mes
de octubre del año ppdo., un mínimo 2 bandas locales de primera línea y un mínimo
dos bandas nacionales de 1era. Línea.
A los efectos de la propuesta el oferente presentará documentos de pre-compromiso
que indique que efectivamente la productora cuenta con el acuerdo de las respectivas
bandas.
2.2 SERVICIOS BÁSICOS
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Gestionar los servicios de transporte, de hotelería y gastronómicos que resulten
necesarios cuyos costos serán cubiertos por la empresa que resulte adjudicataria
2.3 DE LA COMUNICACIÓN
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El oferente se obliga a proveer el diseño e implementación de productos
comunicacionales para la promoción del festival, cuyos costos serán cubiertos por la
empresa adjudicataria.
El diseño y ejecución a los efectos de pautas publicitarias en medios locales y
nacionales cuya implementanción correrá por cuenta de la empresa adjudicataria.
Una propuesta de publicidad callejera mínimamente en tres ciudades del
departamento de Maldonado, y en Montevideo. A los efectos el oferente tendrá en
cuenta los compromisos vigentes entre la Intendencia de Maldonado y otros
permisarios respecto al uso publicitario del espacio público, así como las normas
vigentes en cuanto al uso del espacio público.
El oferente se obliga a la instalación – en Maldonado, Punta del Este y San Carlos - de
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al menos tres puestos de publicidad estática en sitios a coordinar con la Dirección de
Cultura y los respectivos Municipios.
El adjudicatario se obliga a incluir en todas sus piezas publicitarias expresa mención
del carácter de organizador de la Intendencia de Maldonado. A los efectos deberá
coordinar de acuerdo a las directivas de la Unidad de Comunicaciones y Prensa de la
Intendencia.
Asimismo se obliga a incluir en todas sus piezas publicitarias - cualquiera sean los
medios de difusión - expresa mención a la participación de las bandas locales con sus
respectivas denominaciones.
Al término del evento el oferente brindará a la Dirección de Cultura un registro filmado
y fotográfico del festival, en los formatos apropiados.
2.4 DE LA INFRAESTRUCTURA
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Proveer las infraestructuras requeribles, escenario, vallados y mangrullos de sonido,
instalaciones para baskstage para el evento.
El escenario deberá ser techado, de manera de hacer posible la continuación del show
en condiciones de precipitaciones pluviales. Debe ser apto para desempeño de
bandas de rock de hasta 15 integrantes con su respectivo equipamiento técnico.
Escenario:
Las dimensiones serán 12,5 m de ancho de boca, 7,5 m de profundidad y 7,5 m de
galibo. Tendrá una capacidad de carga de 4.000 kg para luces. El sonido suspendido
en torres laterales, dos àreas de trabajo de 7,5 m de largo y 5 m de ancho, box trasero
de 10 m de largo y 7,5 m de profundidad conectado con un àrea d3e trabajo.
Escenario, àreas de trabajo y box totalmente entonados en lona negra, otorgàndole
efecto càmara negra.
Rampa y deck de descarga de 2,5 m de ancho. Dos alas de video para pantallas de 4
x 3 m y torres para sonido lateral.
Vallado: antiavalancha freestanding de 36 m de largo.
Mangrullo de 5 m x 2,5 m de profundidad
40 mts de tapacable
100 mts de vallado ciego para bacstage
10 tarimas para el escenario
ESTRUCTURAS GENERALES contemplar cerramiento del entorno, 400 mts de
vallado de rejilla y 200 mts vallado ciego, accesos con gateras de ingresos, estructuras
para iluminar los ingresos, estructuras para barras.
SONIDO Y LUCES: Sistema de sonido Line Array, monitores, mesas de control,
microfonìa, planta de luces, mesa de control, truss, técnicos y todo lo necesario para
15000 personas y que contemple el show de cualquiera de las bandas nacionales de
mayor convocatoria, con personal de carga y descarga. Contemplar también algo de
iluminación extra para ambientación general.
BACKLINE necesario teniendo en cuenta las bandas participantes.
GENERADORES Para sonido y luces independientes con uno de respaldo para
escenario, 2 de 200 kw y uno de 150 kw contemplando las exigencias de sonido y
luces, anteriormente mencionado, contemplando gasoil, cableado, instalaciones
eléctricas de escenario y backstage. Generador para iluminación general, 1 de 100 kw
baños, ingresos, barras, contemplando gasoil, cableado e instalación eléctrica de
todas las estructuras mencionadas.
Personal de seguridad, para bakstage, evento general y control de puerta realizando
cacheo a todo el personal que ingresa calculándose unas 15000 personas.
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El adjudicatario será responsable por la seguridad en el interior del predio vallado e
instalaciones del festival. Efectuará a los efectos las contrataciones que fueren
necesarias ante empresas especializadas y un móvil para cobertura preventiva y de
emergencia dentro del predio. Se atenderá a los efectos a las indicaciones de la
Jefatura de Policía de Maldonado, las autoridades de Bomberos y de Prefectura.
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La empresa deberá contratar un móvil de bomberos que deberá estar presente
durante todo el transcurso del evento.-
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Las infraestructuras deberán prever espacios para publicidad estática y audiovisual, en
este último caso pantallas gigantes para la proyección de imágenes en vivo.
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La empresa adjudicataria se hará cargo del pago de Agadu, Fonam y otras que
correspondan.-
3. CLÁUSULAS ADICIONALES
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La empresa adjudicataria deberá proveer la plaza de comidas ya sea con gestión
propia o tercerizandola bajo su total responsabilidad debiendo cumplir con las
condiciones de la presente memoria. La plaza de comidas deberá ofrecer aparte de la
oferta gastronómica prevista agua mineral y refrescos, debiendo cumplir además con
todos las reglamentaciones de higiene vigentes.
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La empresa deberá contemplar el armado de dos fogones, para lo cual deberá preveer
el armado de los mismos, la leña y el personal que los mantenga encendidos durante
el desarrollo del evento.
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La Intendencia de Maldonado asegurará la disponibilidad del espacio físico donde se
desarrollará el evento.
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En ningún caso la Intendencia de Maldonado será responsable por eventuales
reclamos de incumplimiento de contrato entre los artistas o representantes de bandas
que resulten contratadas y la empresa que resulte adjudicataria de la presente
licitación.
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La Intendencia Departamental coordinará las acciones tendientes para el normal
desarrollo del evento con Prefectura, Bomberos, Dirección Nacional de caminera,
Dirección de Tránsito.
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A los efectos de la presentación en vivo de las bandas, las bandas locales tendrán un
mínimo de 30’ cada una de ellas.
4. ANTECEDENTES REQUERIBLES
Los oferentes deberán indicar y acreditar:
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Antecedentes y experiencia comprobable en producción general de festivales de rock
en el territorio nacional o en los países del MERCOSUR.
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Antecedentes y experiencia documentada de los responsables de las respectivas
áreas: programación artística, comunicaciones, infraestructuras, logística y seguridad.
5. PROPUESTA ECONÓMICA Y MODALIDAD DE PAGO
Los oferentes deberán indicar una propuesta económica y en ella el importe requerido por
todo concepto por el servicio de Producción General del Festival de Rock “De la luna y el
sol, del fuego y del mar”, de acuerdo a los requerimientos establecidos
La Intendencia Departamental de Maldonado pagará al oferente que resulte adjudicatario
de la presente licitación de la siguiente manera:
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Un 50 % del total de la oferta una vez firmado el contrato correspondiente
El restante 50 % en un plazo no mayor a los 15 días de realizado el festival previa
presentación y realización de reunión evaluatoria que verifique el cumplimiento de lo
ofrecido en su totalidad.