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GESTIÓN PARA LA SOSTEN 1 BILÍ DAD DE LOS EQUIPAMIENTOS CULTURALES
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ALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁ D.CCULTURA RECREACIÓN Y DEPORTE
Instituto Distrital de las Artos
PROCEDIMIENTO ALQUILER ESPACIOS PLANETARIO DE BOGOTÁ
Código: 3MI-GEC-PD-06
Fecha: 21/1 0/201 4
Versión: 1
Página: 1 de 8
OBJETIVO: Establecer los parámetros esenciales para realizar el alquiler de los espacios que componen el Planetario de Bogotá.
ALCANCE: Inicia con la solicitud de alguno de los espacios del Planetario de Bogotá (Domo, Museo del Espacio, Auditorio, Sala
Múltiple, Sala Infantil, Terraza, Fachada, Hall primer y segundo piso, Astroteca, Zona de oficinas, Nicho de madera, Sala de Juntas y
finaliza con las actas de recibo a satisfacción por parte de los responsables.
RESPONSABLE(S): Subdirección Equipamientos Culturales - Coordinación Planetario de Bogotá
NORMATIVIDAD:
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA, ART. 2° y 70, INCISO 2°: La Cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la
nacionalidad.
DECRETO 192 DE 2011: Reglamenta el Acuerdo 424 de 2009 que creo el Sistema Único de Gestión para el registro, evaluación y
autorización de actividades de aglomeración de Público en el Distrito Capital.
DECRETO 423 DE 2006: Por el cual se adopta el Plan Distrital para la Prevención y Atención de Emergencias para Bogotá D.C.
RESOLUCIÓN 375 DE 2006: Por el cual se establecen las condiciones básicas para las empresas que prestan el servicio de logística
en las aglomeraciones de público en el Distrito Capital.
RESOLUCIÓN 671 DE 2011: Por lo cual se establecen y adoptan los protocolos y procedimientos ordenados en el Decreto 192 de
2011.
LEY 1493 DE 2011 "Por la cual se toman medidas para formalizar el sector del espectáculo Público de las artes escénicas, se otorgan
competencias de inspección, vigilancia y control sobre las sociedades de gestión colectiva y se dictan otras disposiciones.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
EQUIPAMIENTOS CULTURALES: Son los espacios y edificios destinados a proveer a los ciudadanos del Distrito Capital los servicios
sociales de cultura, seguridad, justicia, comunales, educación, salud, deportivos, recreativos y de bienestar social atendidos por
entidades públicas, privadas o mixtas.
COPRODUCCIÓN: Realización de eventos que desarrolla el Instituto Distrital de las Artes IDARTES en asocio con entidades o
instituciones públicas o con instituciones o personas privadas con o sin ánimo de lucro.
COMODATO: Realización de eventos culturales o artísticos que desarrolla una persona jurídica sin ánimo de lucro, se caracteriza que
no existe venta de boletería y el ingreso se garantiza mediante invitaciones y/o listas de invitados.
GESTOR CULTURAL: Es la entidad o persona natural que asume el rol de organizador y/o gestor de un evento.
FICHA TÉCNICA: Es la oferta del Equipamiento Cultural de sus insumos técnicos y de infraestructura.
DOMO: La sala de proyecciones concéntrica cuenta con una pantalla de proyección microperforada de 23 mts de diámetro, sin costuras
visibles, la más grande del mundo en su tipo, instalada por la firma Spitz Inc de USA, un sistema de sonido con altavoces, un sistema de
iluminación artística sobre la pantalla con leds de alta potencia, 420 sillas reclinables y zona para personas en condición de
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ALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁ D.CCULTURA RECREACIÓN V DEPORTE
Instituto Distrital do las Artes
GESTIÓN PARALASOSTENIBILIDAD DE LOS EQUIPAMIENTOS CULTURALES
PROCEDIMIENTO ALQUILER ESPACIOS PLANETARIO DE BOGOTÁ
Código: 3MI-GEC-PD-06
Fecha: 21/1 0/201 4
Versión: 1
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discapacidad. Las funciones son digitales full dome con el sistema de proyección Power Dome y óptico-mecánicas con el proyector
tradicional de estrellas Zeiss. Ideal para conferencias, encuentros, lanzamientos de productos, conciertos, petición de mano o
actividades de alto impacto.
MUSEO DEL ESPACIO: Construido hace dos años con más de 500 mts2, cuenta con cinco salas de experiencias audiovisuales e
interactivas, llamadas: Mirar al cielo, Mirar e interpretar, Mirar lo invisible, Mirar con la mente y Mirarnos. La sala cinco es polifuncional,
cuenta con tres proyectores, una pantalla de 14 metros, y puff con capacidad para 80 persona y se pueden realizar conferencias y
actividades artísticas.
AUDITORIO: Con capacidad para 175 personas, cuenta con video beam, sonido, atril, tarima y pantalla para proyecciones
SALA MÚLTIPLE: Espacio flexible de 170 mts2 disponible para la realización de talleres, actividades lúdicas, reuniones, exposiciones o
desayunos, almuerzos o cenas.
SALA INFANTIL: Espacio flexible con capacidad para 40 niños entre los 4 a 12 años, cuenta con mesas, sillas y material lúdico y
didáctico para actividades.
TERRAZA: Con un área de
y vista de 360 grados , tiene capacidad para 100 personas y se puede utilizar para hacer observaciones
de objetos celestes, talleres, conciertos, cócteles y eventos culturales.
FACHADA: La fachada es un espacio que se puede intervenir no solamente para exhibición de marca con pendones o backing sino con
actividades culturales como comparsas o batucadas
HALL PRIMER PISO: Con 221 mts2, es un espacio flexible que permite realizar activaciones de marca, cócteles, exhibición de marca y
actividades de artes escénicas, visuales y audiovisuales
HALL SEGUNDO PISO: Con 61 mts2 es un espacio flexible que permite realizar activaciones de marca, cócteles y exhibición de marca
y actividades de artes escénicas, visuales y audiovisuales.
ASTROTECA: Es una sala de consulta y de lectura, sin embargo se puede acondicionar para realizar exhibiciones y/o muestras, ruedas
de negocios y eventos similares.
CLASES DE EVENTOS QUE SE PUEDEN REALIZAR: Conferencias, Seminarios, Exposiciones, Lanzamientos, Ruedas de negocios,
Exhibiciones de marca, Activaciones de marca, Cócteles, Desayunos, Almuerzos, Cenas, Reuniones, Catas, Conciertos, Obras de
teatro, Presentaciones de danza, Proyección de videos, entre otros.
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ALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁ D.C.
CULTURA RECREACIÓN Y DEPORTE
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PROCEDIMIENTO ALQUILER ESPACIOS PLANETARIO DE BOGOTÁ
RESPONSABLE
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
DEPENDENCIA
CARGO
Código: 3MI-GEC-PD-06
Fecha: 21/10/2014
Versión: 1
Página: 3 de 8
PRODUCTO O
REGISTRO
PUNTO DE
CONTROL
ETAPA PRE-CONTRACTUAL
SOLICITUD DE VISITAD INFORMACIÓN PREVIA
Realizar por parte de la empresa interesada el contacto con
reservas.planetariodebogotá(a)idartes.gov.co que incluya la
información del evento a programar.
De igual forma se puede solicitar información de manera
telefónica o presencial con el Coordinador Audiovisual y/o
Coordinador Operaciones.
ENTREGA DE BRIEF
Se envié por correo electrónico el formato BRIEF para su
diligenciamiento. Si la empresa esta interesada y remite el
formato BRIEF, se continua con el numeral 3, o se programa
una visita técnica para apoyarlos con el diligenciamiento.
De lo contrario se da por terminado el procedimiento.
REMISIÓN DE COTIZACIÓN
Remitir a la empresa interesada la cotización del evento
correspondiente de acuerdo al requerimiento definido en el
BRIEF, a través de correo electrónico.
APROBACIÓN DEL EVENTO
La empresa interesa remite vía correo electrónico o físico la
aprobación del presupuesto y condiciones del evento. De
igual forma debe remitir los documentos soporte para
suscribir el contrato. Si el cliente lo desea puede remitir orden
de servicio, pero no es obligatorio para continuar el trámite.
Correo de
reservas
Empresa
Interesada
N.A.
Acta de
reunión
Subdirección
Equipamientos
Culturales
Coordinador
Audiovisual
BRIEF
N.A.
Subdirección
Equipamientos
Culturales
Coordinador
Audiovisual
Cotización
N.A.
Oficio de
aprobación
X
Empresa
Interesada
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GESTIÓN PARALASOSTENIBILIDAD DE LOS EQUIPAMIENTOS CULTURALES
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ALC/i LDÍA MAYOR
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Instituto CDistrital de las Artes
PROCEDIMIENTO ALQUILER ESPACIOS PLANETARIO DE BOGOTÁ
RESPONSABLE
N°
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
RECEPCIÓN Y VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS
Recepcionar, revisar y validar los documentos necesarios
para la suscripción del contrato.
ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS
Elaborar los Estudios Previos para la suscripción del contrato
y abrir el respectivo expediente para remitir a la Oficina
Asesora Jurídica del Instituto.
FIRMA DE DOCUMENTOS
Firmar por parte de la Subdirectora de Equipamientos
Culturales, los documentos contenidos en el expediente para
la posterior elaboración de la minuta del contrato.
REMITIR EXPEDIENTE
Remitir a la Oficina Asesora Jurídica, el expediente con todos
los soportes necesarios para la elaboración del contrato.
ELABORACIÓN DEL CONTRATO
Elaborar por parte de la Oficina Asesora Jurídica el contrato
teniendo en cuenta los procedimientos establecidos por el
Instituto para cada modalidad de contratación.
REMITIR LA MINUTA DE CONTRATO
En caso de requerirse revisión del contrato por parte de la
empresa interesada, se remite vía electrónica, el borrador de
la minuta para que el cliente lo valide y apruebe.
LA MINUTA REQUIERE AJUSTES?
Si: Continua con la actividad N°. 11
No: Continúa con la actividad N°. 12
Código: 3MI-GEC-PD-06
Fecha: 21/1 0/201 4
Versión: 1
Página: 4 de 8
PRODUCTO O
REGISTRO
PUNTO DE
CONTROL
DEPENDENCIA
CARGO
Subdirección
Equipamientos
Culturales
Coordinación
Audiovisual
N.A.
N.A.
Subdirección
Equipamientos
Culturales
Coordinador
Audiovisual
Formato
Estudios
Previos
X
Subdirección
Equipamientos
Culturales
Subdirectora
Equipamientos
Culturales
Expediente
X
Subdirección
Equipamientos
Culturales
Coordinación
Audiovisual
Expediente
N.A.
Oficina Asesora
Jurídica
Profesional
Designado
Minuta del
Contrato
X
Oficina Asesora
Jurídica
Profesional
Designado
Correo
electrónico
X
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ALC/\LDI~A MAYOR
DE!BOGOTÁ D.C.
ICREACIÓN Y DEPORTE
Instituto Distrital de las Artes
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PROCEDIMIENTO ALQUILER ESPACIOS PLANETARIO DE BOGOTÁ
RESPONSABLE
N°
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APROBACIÓN DE CONTRATO
Aprobar por parte del cliente el contrato y se procede a su
legalización.
SOLICITUD DE PÓLIZAS
Solicitar al cliente la remisión de las pólizas de acuerdo con
lo estipulado en el contrato.
RECEPCIÓN Y APROBACIÓN DE PÓLIZAS
Recibir del cliente las pólizas correspondientes. Verificar que
sean las originales, que estén firmadas por el representante
legal y se remiten a la Oficina Asesora Jurídica.
REMITIR FACTURA PARA PAGO
Solicitar a Tesorería del Instituto la Factura del evento, previo
envío por correo electrónico copia del contrato e información
del cliente
TRAMITE DE PAGO
Enviar factura al cliente para gestionar el pago del evento
PAGO DEL EVENTO
Recibir la consignación y/o transferencia del pago a mas
tardar 24 horas antes del desarrollo del evento.
Fecha: 21/1 0/201 4
Versión: 1
Página: 5 de 8
PRODUCTO O
REGISTRO
PUNTO DE
CONTROL
Minuta
ajustada
X
Empresa
Interesada
Contrato
legalizado
X
Empresa
Interesada
Pólizas
X
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
AJUSTAR LA MINUTA DEL CONTRATO
Recibidas las observaciones por parte del cliente, la Oficina
Asesora Jurídica realiza los respectivos ajustes con el Vo. B°.
de la Subdirección de Equipamientos Culturales.
Código: 3MI-GEC-PD-06
DEPENDENCIA
CARGO
Oficina Asesora
Jurídica y
Subdirección
Equipamientos
Culturales
Profesional
Designado
Coordinación
Planetario
Subdirección
Equipamientos
Culturales
Coordinador
Audiovisual
Pólizas
firmadas
X
Subdirección
Equipamientos
Culturales
Coordinador
Administrativo
N.A.
N.A.
Subdirección
Equipamientos
Culturales
Coordinador
Administrativo
Factura
X
Subdirección
Equipamientos
Culturales
Coordinador
Administrativo
Consignación
transferencia
X
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GESTIÓN PARALASOSTENIBILIDAD DE LOS EQUIPAMIENTOS CULTURALES
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DE B OGOTÁ D.CCULTURA RE CREACIÓN Y DEPORTE
Instituto Cílstrltal
da las Artas
PROCEDIMIENTO ALQUILER ESPACIOS PLANETARIO DE BOGOTÁ
RESPONSABLE
N°
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
DEPENDENCIA
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21
22
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CARGO
ETAPA ENTREGA DE ESPACIOS ARRENDADOS
ENTREGA DE ESPACIOS ARRENDADOS
Subdirección
Personal
Entregar los espacios que se utilizarán en el evento al
Equipamientos
designado
personal designado por parte del cliente.
Culturales
Planetario
RECIBIR DOCUMENTOS PARA INICIO DE MONTAJE
Recibir por parte del cliente el listado del personal operativo y
logístico autorizado para realizar el montaje que incluya
Empresa
soporte del pago de parafiscales y el detalle de las
Interesada
herramientas, equipos, mobiliario y demás elementos
necesarios.
INICIO DEL MONTAJE
Iniciar el proceso de montaje del evento por parte del
Empresa
personal autorizado del cliente, con acompañamiento del
Interesada
personal asignado por el Planetario.
REALIZACIÓN DEL EVENTO
Realizar el evento por parte del cliente, con supervisión del
Empresa
personal asignado por el Planetario. En caso de imprevistos
Interesada
o requerirse espacios adicionales, se reliquidará el costo del
evento y acordará la forma de pago de los imprevistos.
DESMONTAJE DEL EVENTO
Empresa
Después de finalizado el evento ingresa el personal
autorizado para el desmontaje, con acompañamiento del
Interesada
personal asignado por el Planetario.
Subdirección
RECEPCIÓN DE ESPACIOS
Personal
Equipamientos
Recibir los espacios alquilados y se verifica que se
designado
Culturales
Planetario
encuentren en buen estado.
Código: 3MI-GEC-PD-06
Fecha: 21/10/2014
Versión: 1
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PRODUCTO O
REGISTRO
PUNTO DE
CONTROL
Formato de
entrega de
espacios
X
Correo
electrónico
X
NA
NA.
NA
NA.
NA
NA.
Formato de
entrega de
espacios
X
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GESTIÓN PARALASOSTENIBILIDAD DE LOS EQUIPAMIENTOS CULTURALES
AL.CA LDÍA MAYOR
DE B OGOTÁ D.CCULTURARECREACIÓN Y DEPORTE
Instituto Distrital de as Artes
PROCEDIMIENTO ALQUILER ESPACIOS PLANETARIO DE BOGOTÁ
RESPONSABLE
N°
SE RECIBEN A SATISFACCIÓN LOS ESPACIOS?
Si: Continúa con la actividad N°. 24
No: Continúa con la actividad N°. 25
FIRMA ACTA DE RECIBIDO
Subdirección
24 Recibir los espacios a satisfacción a través del formato de
Equipamientos
entrega de espacios, con firma de ambas partes.
Culturales
CONSTANCIA DE ALGÚN FALTANTE O DAÑO
Dejar constancia en caso de que exista un faltante o un daño
Subdirección
en el espacio donde se llevó a cabo el evento, si es así, se
25
Equipamientos
llegará a un acuerdo de solución entre ambas partes. En
Culturales
caso contrario, se dará alcance al cumplimientos de las
pólizas respectivas.
ETAPA POST-CONTRACTUAL
Subdirección
LIQUIDACIÓN DEL EVENTO
Remitir al personal designado por el Planetario, los soportes
Equipamientos
26
una vez finalizado el evento para iniciar el proceso de
Culturales
liquidación del contrato de arrendamiento
ELABORAR ACTA DE LIQUIDACIÓN
Subdirección
Elaborar por el personal designado del Planetario el acta de
Equipamientos
27
Culturales
liquidación del contrato, solicitar revisión por parte de la
Oficina Asesora Jurídica y tramitar firmas.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Subdirección
Remitir el acta de liquidación con los soportes respectivos a
Equipamientos
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la Oficina de Gestión Documental y aplicar TRD, para el
Culturales
archivo físico en el expediente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha: 21/1 0/201 4
Versión: 1
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CARGO
PRODUCTO 0
REGISTRO
PUNTO DE
CONTROL
Personal
designado
Planetario
Formato de
entrega de
espacios
X
Personal
designado
Planetario
Formato de
entrega de
espacios
X
Soportes
X
Soportes
X
Soportes
X
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
DEPENDENCIA
Código: 3MI-GEC-PD-06
Personal
designado
Planetario
Personal
designado
Planetario
Personal
designado
Planetario
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Códiqo: 3MI-GEC-PD-06
-echa: 21/10/2014
Versión: 1
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Se recibirán exclusivamente paijor. a travuo do oonsignaciones y/o Iransferonoias a la oueriía establecida por la entidad.
No se autoriza el ¡hirió c'f-;! montaje sin la documenioción requerida pura tal fin, descrita en ía actividad N° 19
Gi so requiere bocieyaje de mobiliarios y/o equipos, deben s¿er conceríados con anticipación e incluirse dentro de la cotización.
Durante el desarrollo del evento se debe contar por parle del Planetario como mínimo con un Coordinador del evento, un apoyo
logístico y un apoyo de servicios generales, si se requiere personal adicional se incluirá dentro de la cotización inicial.
ANEXOS:
1. Brief para la realización de Eventos Privados, Código: 3MI-GEC-F-16, Versión 1
2. Cotización Alquiler Planetario de Bogotá - Evento Empresarial, Código: 3MI-GEC-F-17, Versión 1
3. Formatos de recibo y entrega de los espacios del Planetario (Auditorio, Aula Múltiple, Domo, Hall 1 piso, Hall 2 piso, Museo, Sala
Infantil, Zona de oficinas, Nicho de madera, Terraza), Código: 3MI-GEC-F-18, Versión 1
HISTÓRICO DE CAMBIOS
Fecha de Emisión
Versión
1
Revisó:
Validó:
Cambios realizados
Emisión Inicial
Aprobó:
Nathalia Rippe Sierrj
Coo/3inadora
hanetario de Bogotá
enny Peña pur¿
Profesional Universitario
Oficina Planeación
UXA
Luis~Férnandb Mbjía Castro
Jefe Oficina Asesora Planeación
'la n caíufcefó"C u e rvoJPerez
Profesional Especializado
Planetario de Bogotá
Fecha Aprobación: 20/10/2014
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