Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 1 de 15 EMPRESA DISTRIBUIDORA DEL PACÍFICO S.A. E.S.P. – DISPAC Junta Directiva Ordinaria No. 214 En la ciudad de Bogotá, el veintisiete (27) de agosto de 2015, a las 8:00 a.m., se inició la reunión de Junta Directiva Ordinaria de DISPAC S.A. E.S.P. No. 214, en las instalaciones de la Empresa, salón de reuniones No. 2 del tercer piso, Calle 26 No. 69 D- 91, con la asistencia de las siguientes personas: JUNTA DIRECTIVA MARTHA LILIANA AMAYA ULPIANO PLAZA MARCIAL GILBERTO GRUESO ASTRID CONSUELO SALCEDO MARÍA PAULA ÁLVAREZ OMAR MONTOYA Miembro principal primer renglón Miembro principal segundo renglón Miembro principal tercer renglón Miembro suplente primer renglón Miembro suplente segundo renglón Miembro suplente tercer renglón ADMINISTRACIÓN DE DISPAC GERMAN PALOMINO HERNANDEZ LUIS ERNESTO FLÓREZ SIMANCA EDGAR LATORRE RODRÍGUEZ MANUEL MORALES NEIRA Gerente General Secretario General Asesor Técnico Gerencia Asesor Administrativo y Financiero INVITADOS ALONSO YUGUEROS JORGE ALFONSO VARGAS BEATRIZ MADURO HANS THOMAS Gerente General PROING S.A. Gerente General Gestor Asesora RSE Asesor Grant Thornton CONVOCATORIA DE LA JUNTA DIRECTIVA La reunión de Junta Directiva fue convocada por el Gerente General mediante comunicación radicada 20156000003991 del 20 de agosto de 2015. El Presidente ordena la lectura del orden del día. Se procede de conformidad sometiendo a consideración el siguiente Orden del Día: 1. Verificación del quórum. 2. Lectura y aprobación del orden del día. 3. Aprobación del Acta No. 213. 4. Aprobación de la solicitud de la vigencia futura para la contratación de la Fiduciaria. 5. Aprobación de la solicitud de vigencia futura para la contratación de la administración del Datacenter, sistemas de información, servicios de hosting y respaldo. 6. Aprobación de traslados presupuestales Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 2 de 15 7. Informe Técnico 7.1. Pérdidas de energía eléctrica 8. Informe Comercial 8.1. Comportamiento de recaudo y cartera 9. Informe Administrativo 9.1. 9.2. 9.3. Proceso de liquidación del Gestor saliente Informe sobre el resultado de la auditoría realizada por la Contraloría General de la Nación. Informe sobre el proceso de implementación de las NIFF. 10. Proposiciones y varios. DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA 1. VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM Se verificó la existencia del quórum estatutario para deliberar y decidir válidamente, constatando la asistencia de todos y cada uno de los miembros principales y suplentes del Junta Directiva. 2. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA El orden del día relacionado anteriormente, fue aprobado de manera unánime por los miembros presentes de la Junta Directiva. 3. APROBACIÓN DEL ACTA No. 213 Se somete a consideración de la Junta Directiva la aprobación del acta 213. Se manifiesta por los miembros que se enviarán los comentarios por correo electrónico para su modificación. 4. APROBACIÓN DE LA SOLICITUD DE LA VIGENCIA FUTURA PARA LA CONTRATACIÓN DE LA FIDUCIARÍA El Dr. Manuel Morales inicia la presentación exponiendo sobre la necesidad de aprobar unas vigencias futuras para los años 2016-2017-2018 con el fin de respaldar el contrato de fiducia, que tiene como objeto –recibir únicamente del FIDEICOMITENTE los recursos. - Realizar los pagos y entre tanto se realizan los pagos, invertirá los recursos, todo teniendo en cuenta la destinación y los límites establecidos en el contrato. Con lo anterior, se solicita a la Junta Directiva autorizar la asunción de la siguiente obligación con cargo al presupuesto de la vigencia 2016, 2017 y 2018, Cuenta GASTOS DE OPERACIÓN COMERCIAL, rubro 51001 – Contrato Fiducia Mercantil Irrevocable de Administración y Pagos con el fin de respaldar el contrato de Fiducia Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 3 de 15 Mercantil de Administración y Pagos, durante el periodo 1º de enero de 2016 al 31 de julio de 2018. CODIGO RUBRO 51001 AOM 51001 AOM 51001 AOM PERIODOS 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017 1 DE ENERO AL 31 DE JULIO DE 2018 RUBROS SOLICITADOS 48.000.000,00 49.440.000,00 29.705.200,00 127.145.200,00 El Presidente Dr. Marcial Grueso somete a consideración de los demás miembros de la Junta Directiva el tema citado, decidiéndose de manera unánime aprobar la solicitud de vigencias futuras para la contratación de la Fiduciaria. 5. APROBACIÓN DE LA SOLICITUD DE VIGENCIA FUTURA PARA LA CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL DATACENTER, SISTEMAS DE INFORMACIÓN, SERVICIOS DE HOSTING Y RESPALDO. El Dr. Manuel Morales inicia la explicación de la necesidad de las vigencias futuras para la contratación de la administración del Data Center, sistemas de información, servicios de hosting y respaldo para los años 2016-2017-2018, contrato que tiene como objeto regular los términos y condiciones bajo los cuales el Operador Tecnológico se obliga a ejecutar para Dispac, los servicios de Operador Tecnológico en la sede de Quibdó y Bogotá, los cuales incluyen, pero no se limitan al soporte, la administración, la operación de manera ininterrumpida y mantenimiento del software y hardware, y el hosting de la plataforma tecnológica de Dispac cumpliendo con los Acuerdos de Niveles de Servicio y con la dedicación mínima establecida para el personal técnico especializado. Agrega que siguiendo la estructuración del modelo de Gestión, para Dispac es fundamental garantizar la continuidad de la prestación del servicio de energía eléctrica en el mercado atendido y esto no se podría realizar sin un adecuado soporte tecnológico, que garantice la administración, procesamiento y salvaguarda de los datos, del hardware y del software, necesario para la operación. Con todo, se solicita a la Junta Directiva autorizar la asunción de la siguiente obligación con cargo al presupuesto de la vigencia 2015, Cuenta GASTOS DE OPERACIÓN COMERCIAL, rubro 51001 – AOM, con el fin de suscribir el Contrato de Hosting y administración de la Tecnología Informática de Dispac para el período comprendido entre el 1 de enero de 2016 al 31 de julio de 2018: CODIGO RUBRO 51001 AOM 51001 AOM 51001 AOM PERIODOS 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017 1 DE ENERO AL 31 DE JULIO DE 2018 RUBROS SOLICITADOS 1.020.000.000,00 1.050.600.000,00 631.235.500,00 2.701.835.500,00 El Dr. Ulpiano Plaza pregunta sobre el alcance del contrato suscrito con EBSA, frente a lo cual Miguel Carmona de Dispac manifiesta que consiste en la administración del Data Center dentro del cual se encuentran los siguientes sistemas: -SIEC (Sistema Comercial) – SAP (Sistema Contable) – ORFEO (Sistema de Gestión Documental), y a estos se les realiza Back Up, soporte y mantenimiento. De igual forma, se administran las bases de datos del sistema de telemedida y la base datos de medición prepago. Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 4 de 15 El Dr. Ulpiano Plaza pregunta si existe un canal dedicado para el Data Center de Dispac (Quibdó-Tunja). Miguel Carmona responde que efectivamente contamos con un canal dedicado con el cual se comunican las bases de datos de SAP y SIEC, realizando su Back Up de respaldo. El Dr. Omar Montoya pregunta si el mantenimiento de los equipos que se adquirieron por Dispac se encuentra contemplado dentro del valor del contrato a aprobar. Miguel Carmona de Dispac responde que sí, que la actividad de soporte y mantenimiento se encuentra prevista dentro del alcance del contrato. El Gerente General Dr. German Palomino presenta la posibilidad de que el Gestor (Proing S.A.) asuma la administración y control del Data Center y sus sistemas de información, pues cuenta con un equipo profesional que ha desarrollado soluciones informáticas ajustadas a las necesidades de su Empresa y esto puede replicarse dentro del esquema de Dispac. Frente a esto, el Presidente Dr. Marcial Grueso manifiesta que se debe tener cuidado para no incurrir en errores frente a la disponibilidad, por parte de la Empresa, de la Información en cualquier momento, dicho de otro modo, que no se pierda el control sobre la información. El Presidente Dr. Marcial Grueso somete a consideración de los demás miembros de la Junta Directiva el tema citado, decidiéndose de manera unánime aprobar la solicitud de vigencias futuras para la contratación de la administración del datacenter, sistemas de información, servicios de hosting y respaldo. 6. APROBACIÓN DE TRASLADOS PRESUPUESTALES El Dr. Manuel Morales presenta a los miembros de Junta la necesidad de aprobar un traslado presupuestal a fin de respaldar requerimientos adicionales de recursos en el rubro 22009 Otros Gastos Generales. Para ello se requieren recursos por valor de $50.000.000 (Cincuenta Millones de Pesos). El rubro presupuestal 23001 Impuestos, Tasas y Multas actualmente cuenta con una disponibilidad de $205.000.000 (Doscientos Cinco Millones de Pesos). El rubro 22009 Otros gastos Generales – comisiones tiene una apropiación de $105 millones en el 2015, a la fecha hay una ejecución de $95 millones, lo que permite inferir que de septiembre a diciembre va a quedar limitado, lo que se explica principalmente por el registro de unas comisiones bancarias de XM. Los traslados sobre los que se solicita aprobación son: CONTRACREDITO Rubro Concepto 23001 Impuestos, Tasas Y Multas Valor $50.000.000 CREDITO Rubro 22009 Valor $50.000.000 Concepto Otros Gastos Generales El Dr. Omar Montoya pregunta si estas comisiones, teniendo en cuenta que hacen parte de la compra de energía no debe ir por operación comercial, el Dr. Morales responde que estudiará el tema para reclasificar el rubro en el siguiente presupuesto. Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 5 de 15 El Presidente Dr. Marcial Grueso somete a consideración de los demás miembros de la Junta Directiva el tema citado, decidiéndose de manera unánime aprobar la solicitud de traslado en el rubro de Gastos de Funcionamiento por $50 millones del rubro de impuestos 7. INFORME TÉCNICO. El Ing. Jorge Vargas (Gerente del Gestor) inicia diciendo que existe la necesidad de tener claridad sobre el sistema eléctrico de la empresa. Explica las líneas del diagrama unifilar. Indica que dentro del levantamiento que se está haciendo preocupa el número de suspensiones que se tienen dentro del sistema (ejemplo en la línea 115) el cuadro siguiente señala las interrupciones de manera separada. Esto muestra problemas de aislamiento y de podas, entre otros, que deben ejecutarse para poder dejar en condiciones adecuadas de operación y continuidad del servicio los circuitos. El indicador ITAC está pegando muy duro en la remuneración del gestor y en el CU. El Dr. Ulpiano toma la palabra manifestando que es importante entender la idiosincrasia de los indígenas, para que los acuerdos que se logren, frente a la posibilidad que ellos participen en labores de mantenimiento, sean realmente acertados. Agrega que en su visita a la región pudo detectar múltiples situaciones como: Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 6 de 15 -Los cables deben controlarse pues pueden generar daños que repercutan en la Empresa al tener que pagarlos. -Los postes no tienen anclajes, es decir, debemos identificar las prioridades circuitos por circuito para iniciar con las tareas de mantenimiento. Efectuar un inventario de postes y estructuras, para con ello determinar si están para cambio, igualmente mejorar la programación de podas. La Dra. Astrid considera oportuno la vinculación de los indígenas, pero debemos tomar las precauciones necesarias para no tener accidentes, tomar todas las medidas de seguridad a fin de garantizar la protección de los indígenas. Continúa el Ingeniero Vargas diciendo que luego del tenemos una operación que cuesta aproximadamente 57 millones de pesos y lo que necesitaríamos para cubrir todas las necesidades de mantenimiento, casi que se duplica la nómina, aproximadamente 126 millones de pesos, pero esto genera la ventaja que en el plazo de un año podríamos reducir los costos que se generan por compensaciones (esta tarea va encaminada a quitar todos los cables, pararrayos, etc.) que haría que se mejore el servicio. Manifiesta el Ing. Yugueros que existe el compromiso de efectuar los proyectos PRONE para obtener unos recursos adicionales, en principio, en la ciudad de Quibdó, con un proyecto ambicioso de tener a diciembre 200 transformadores. Con relación al contrato de podas, tenemos un contrato de aproximadamente 40 millones, pero necesitamos unas cuadrillas que nos llevaran a costos cercanos a 120 millones 7.1. PÉRDIDAS DE ENERGÍA ELÉCTRICA El indicador de pérdidas ha venido creciendo, las pérdidas mensuales alcanzan un 28%, esto debido, entre otros, a los problemas en las medidas, situación que debe corregirse. Esta tarea puede tener el efecto de que las pérdidas se incrementen o disminuyan, pero definitivamente debe empezarse con esta labor. Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 7 de 15 El Dr. Ulpiano dice que deben tenerse los transformadores de potencial y de medida, que pueden averiarse en cualquier momento, y tener un stock que permita el cambio rápido, lo cual favorece para que no nos veamos afectados en pérdidas. Es decir, debe hacerse un análisis sobre los materiales que deben tenerse en almacén para efectuar cambios rápidos y esto repercute en la operación. El Ingeniero Jorge Vargas, indica que en Quibdó tenemos 23 macro medidores, 5 en Certegui y 7 en Itsmina, esta es una herramienta muy buena para el control de pérdidas, pero encontramos que aproximadamente el 40% está dañado. Sistemas de medida centralizada, el 40% de los clientes no se puede telemedir, por lo tanto, se debe descargar la lectura, gran parte de los trabajadores de pérdidas se dedica a bajar los datos que deberían llegar por el sistema. Se tiene el plan de tener una cuadrilla, para hacer funcionar el sistema de telemedida. El Ing. Yugueros manifiesta que hay un problema adicional es las comunicaciones. La Dra. Astrid pregunta ¿la empresa está dedica en una gran proporción a las pérdidas técnicas?, ¿cuál es el estado de esta situación? Responde el Ing. Jorge que en este momento no puede contestarle, hacer un diagnóstico es lo primero, y luego hacer una evaluación de la situación. Debemos tener claro que cuando se tomó la decisión de utilizar telemedida, basados en estudios técnicos, se indicó que la mejor opción era la telemedida. El Gerente General German Palomino manifiesta que la telemedida no es que sea equivocada, sino que implica una serie de trabajos adicionales para tratar de reducir las pérdidas, pues de manera aislada su impacto no es fuerte frente al total de las mismas. Se concluye por parte del Gerente General que debemos hacer el diagnostico de donde se están generando las pérdidas técnicas y las medidas que deben tomarse para mejorar la situación a través de un plan de acción, sin abandonar el sistema de medida centralizada. Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 8 de 15 8. INFORME COMERCIAL 8.1. COMPORTAMIENTO DE RECAUDO Y CARTERA El Ing. Jorge Vargas inicia la presentación sobre el comportamiento de la cartera y el recaudo con corte al 30 de julio de 2015, por 4.198 millones de pesos para el mes de julio. En compensaciones pagamos entre 40 y 50 millones de pesos mensuales. El Dr. Ulpiano manifiesta que sería bueno tener un comparativo del CU con otras empresas en Colombia. A lo que manifiesta el Gerente que más adelante se mostrará en una presentación. La Dra. Astrid manifiesta que debe ponerse de presente que existe en la empresa un proceso de castigo de cartera, que se verificará. Indica la Dra. Astrid que puede existir un buen escenario para recuperar recursos que nos adeuden las Entidades Territoriales, cuando estas se encuentren en un proceso de reestructuración de pasivos a través de un programa de saneamiento. Para lo cual debemos contar con la documentación organizada. Deben programarse reuniones con los entes territoriales para entablar diálogos encaminados a revisar el tema de los alumbrados públicos. 9. INFORME ADMINISTRATIVO Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 9 de 15 9.1. PROCESO DE LIQUIDACIÓN DEL GESTOR SALIENTE. El Secretario General informa a la Junta Directiva sobre el esquema que se estructuró desde la Gerencia General con el fin de adelantar y culminar con la liquidación del contrato de gestor ejecutado entre los años 2012-2015 con la Empresa Eléctricas de Medellín. Una primera parte busca verificar las actividades identificadas en el proceso de empalme como pendientes. Igualmente las actividades identificadas con posterioridad al proceso de empalme, y finalmente la identificación de los temas pendientes informados por la interventoría externa. Como segunda tarea se propone la elaboración de una comunicación dirigida al gestor saliente exponiendo todo lo detectado y descrito anteriormente. Esta comunicación será estudiada por la Interventoría, y posteriormente analizada y estudiada por la Gerencia General, quien de considerarlo, procede a aprobarla, para que se a remitida a Eléctricas de Medellín. Frente a este documento el Gestor saliente deberá emitir un pronunciamiento, el cual será estudiado por Dispac a fin de preparar los argumentos, los cuales serán llevados a la mesa de trabajo conjunta, donde se buscaran puntos de acuerdo para terminar con la suscripción del acta final de liquidación. 9.2. INFORME SOBRE EL RESULTADO DE LA AUDITORÍA REALIZADA POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA NACIÓN. El Secretario General informa a la Junta Directiva que por parte de la Contraloría General fueron determinados 17 hallazgos, 16 de los cuales son de tipo administrativo y 1 uno de tipo fiscal. Además, podemos dividir en dos grupos, el primero de ellos relacionados con temas administrativos-tecnológicos y el segundo con el proyecto de Fase I. Frente a los temas administrativos el Dr. Morales hace uso de la palabra para explicar que en general los hallazgos hacen referencia al Data Center, a solicitudes relacionadas con el contrato interadministrativo celebrado con EBSA, principalmente frente a la seguridad de la información y el acceso al mismo. Frente a los temas técnicos del proyecto Fase I el Ingeniero Latorre expone que guardan relación con las medidas reportadas y efectivamente ejecutadas y los sistemas empleados para su medición. En cuanto al hallazgo de tipo fiscal explica el Ingeniero Latorre que este tiene que ver con el cambio de unos radiadores a un transformador del Proyecto Fase I. El cuestionamiento surge por el posible doble gasto generado, pues la compra del transformador (que incluía sus radiadores) fue efectuada por Dispac, pero ante la avería de los mismos (los radiadores) fue necesario adquirirlos. La justificación a presentar es que este gasto fue asumido en principio por Dispac, para dar agilidad a la obra y posteriormente descontado al contratista (Disico). 9.3. INFORME SOBRE EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS NIFF. El Dr. Manuel Morales presenta a la Junta Directiva el avance de la Empresa frente al proceso de implementación de las normas de información financiera NIIF. Acto Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 10 de 15 seguido presenta a la Empresa Grant Thornton quien es la encargada de acompañar el proceso de implementación. Inicia la presentación el Sr. Hans Thomas, manifestando que el objetivo es compartir las inquietudes frente al proceso de NIIF (resolución 414), los temas son las fechas importantes del proyecto, las exenciones y excepciones. Expone que las fechas claves son el 1 de enero de 2015 como fecha de apertura a partir de 2016 se debe entregar la información con base en la resolución 414, pero todo lo que tiene que ver con impuestos se sigue basando en la contabilidad actual, por tanto, los cambios no afectan impuestos, por lo menos 4 años se mantendrá la contabilidad actual. El balance de apertura implica actividades de: eliminación, reconocimiento, reclasificación y valoración, como si siempre hubiese aplicado de manera retroactiva. Expone ante la Junta los efectos en las cuentas contables más que tienen cambio ante la aplicación de las nuevas normas. Se detiene en la cuenta contable Activos Fijos y recalca en especial la importancia de definir el tratamiento que se le dará a estos activos, el Señor Hans Thomas expone los dos métodos que permite la norma: el primero es la aplicación retroactiva que tiene por ventaja menor gasto por depreciación y la desventaja es un menor valor del activo y del patrimonio, afecta el balance, pero no afecta el estado de resultados futuro. El segundo método es usar el valor del avalúo como costo atribuido, donde la ventaja es que hay un mayor valor del activo y del patrimonio y la desventaja es un mayor gasto por depreciación en los estados de los resultados futuros, mejora el balance, pero afectará el estado de resultados futuro. En Comité de Gerencia se estudió la posibilidad de que fuera el primer método. El doctor Omar Montoya, pregunta que si el Gobierno Nacional no tiene una posición frente a este tema para todas las empresas que se rigen por la Resolución 414, el Señor Hans responde que a la fecha no hay un pronunciamiento formal sobre este tema. El Doctor Marcial informa que mirará la posibilidad de llevar este tema al Comité de Activos y Pasivos del Ministerio de Hacienda. La Dra. Astrid Salcedo comenta, qué efectos puede tener escoger la opción 1 frente al año entratante que debemos salir a comprar energía en bolsa. El Dr. Marcial indica que lo que más observan quienes nos venden energía es la capacidad de pagar, por encima de los bienes. El Dr. Omar Montoya indica que esta decisión debe llevarse al Ministerio de Hacienda – donde deberá discutirse y someterse a debate, toda vez que esta decisión tiene implicaciones de tipo fiscales y patrimoniales. Con todo lo anterior, la Junta Directiva considera pertinente que la decisión sobre el sistema a utilizar sea aplazada, para que luego de definir todos los asuntos pendientes, se pueda contar con los elementos necesarios para abordar la toma de decisión de la mejor manera posible, sin que se exponga a riesgos innecesarios a la Empresa. SE DEBE PRESENTAR EN LA PRÓXIMA JD EL AVANCE EN EL PLAN DE SEGUIMIENTO. DE LO ESTABLECIDO A 31 DE AGOSTO DE 2015. Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 11 de 15 10. PROPOSICIONES Y VARIOS. 10.1. Avances de Responsabilidad Social Empresarial: Inicia la presentación la Dra. Beatriz Maduro, indicando que el fin de la consultoría era la entrega de tres productos: – Un documento diagnostico que incluye contexto y revisión documental. Pregunta el Dr. Omar Montoya si las empresas tienen la obligación de tener RSE, a lo cual la Dra. Maduro responde que a nivel mundial es voluntario, pero dado el camino que tomó Colombia sobre protección al aceptar los objetivos de Desarrollo del Milenio y los objetivos de desarrollo sostenible, se pensaría que la directriz sería esa, además el 90 % de las empresas con el mismo régimen jurídico de Dispac hacen RSE. Continúa la Dra. Beatriz diciendo que se busca integrar labores con otras empresas del sector que permitan un mayor impacto en la región. En el año 2013 Dispac aprobó el pacto por la sostenibilidad adquiriendo un compromiso con ANDESO para trabajar en temas de RSE y reportar los avances. Dispac le estaría apostando al valor compartido, en donde los recursos de RSE se destinan a actividades relacionadas con las actividades de la empresa, pero que al mismo tiempo se benefician a las comunidades. Ganan las comunidades, gana la empresa y así ganamos todos. Continuando con la presentación se explica que el contrato suscrito con ella incluye los siguientes productos. La formulación de la política de la Empresa que incluye el mapeo de grupos de interés, una metodología participativa para la construcción de la política y el documento donde se concrete la misma. Este documento permitirá identificar los intereses de los grupos para que se defina a futuro una estrategia de trabajo con cada uno de ellos. El plan de acción para implementar la política que incluye la identificación de los asuntos que se están trabajando en la entidad y que tienen que ver con responsabilidad social y que pueden ser potencializados. Un ejemplo es el acercamiento con grupos indígenas, para que luego de la capacitación, puedan realizar trabajados de poda. Esta es una actividad de valor compartido que beneficia a las comunidades y beneficia también a la empresa. Finalmente manifiesta que la formulación de políticas RSE, se realizará incluyendo a las comunidades y a los trabajadores de la empresa, y que debe ser elaborada desde el territorio, con el fin que su valide sea mayor. Luego de la presentación la Junta Directiva se da por enterada del avance sobre el trabajo de RSE que está adelantando Dispac. 10.2. PROCESO DE COMPRA DE ENERGÍA. El Dr. German Palomino informa a la junta sobre las diferentes estrategias que se están adelantando para acércanos a los generadores, con el objetivo que nos ofrezcan energía a buenos precios para una región como el Chocó que tanto lo necesita. Manifiesta también que se van a realizar unas publicaciones antes de cerrar el proceso de compra de energía, el cual se encuentra abierto y cerrará el próximo 7 de septiembre de 2015, todo lo anterior para incentivar a los generadores a que nos ofrezcan energía a buenos precios a través de contratos. Como lo había indicado con anterioridad, en el siguiente cuadro se muestra el precio al que distintas empresas compran energía y cuál es el CU. Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 12 de 15 Continua explicando la evolución de los precios de la energía en el periodo comprendido entre julio de 2011 a julio de 2015. En el siguiente gráfico se muestra como el precio de bolsa a partir agosto de 2012 aumentó superando el precio del mercado regulado y desde allí nunca ha estado por debajo de los precios de energía en contratos a largo plazo. El Dr. Omar manifiesta que de no existir ofertas dentro del proceso actual para compra de energía puede pensarse en sensibilizarse al Presidente y al Ministro de Minas y Energía para darles a conocer un problema que puede convertirse, en un momento determinado en social. De esta manera la Junta Directiva se da por enterada de las diferentes acciones que está adelantando la Empresa para comprar energía para los años 2016-2017. 10.3. INFORME PROYECTO FASE I. El proyecto de fase I es presentado por el Ing. Edgar Latorre, indicando que fase I se entregó el 25 de julio de 2015, señala los kilómetros de línea entregados, las capacidades de las dos subestaciones, y los beneficiarios que son 2248 y 6 nuevas solicitudes. - 31,5 km de línea a 34,5 kV subestación Itsmina – subestación Chaquí. - 26,35 km de línea a 34,5 kV del tramo Subestación Chaquí- Subestación San Miguel. - Subestación Chaquí de 1 MVA 34,5/13,2 kV. - Subestación San Miguel 1,6 MVA 34,5/ 13,2 kV. Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 13 de 15 El 13 de agosto se realizó reunión de seguimiento al estado de cumplimiento de los acuerdos de consultas previas del proyecto, en esta participaron DISPAC, ACADESAN, COCOMIMSA, el Gestor, la interventoría WSP y DISICO S. A., representantes del Ministerio del Interior, CODECHOCÓ. Como resultado se pudo evidenciar que el 95% de las obligaciones adquiridas se encuentran cumplidas, y pendientes de pago $ 37 millones a afectados de COCOMIMSA y $ 15 millones por afectación complementaria de ampliación de trocha de la línea. La visita de la interventoría administrativa y financiera IAF se realizará entre el 31 de agosto y el 4 de septiembre de 2015, con el fin de evaluar la ejecución del proyecto (que sea superior al 90%) para adelantar los trámites finales del desembolso de los recursos FAER. Se expone finalmente por parte del Ingeniero Edgar Latorre los pendientes de la obra en aspectos técnicos, social y ambiental que se están gestionando con la Interventoría: Los cuales son: -Entrega de planos -Manual de Operación -Protocolos de prueba de equipos -Planillas finales de la línea -Informe final de aprovechamiento forestal y PMA (en revisión por parte de WSP) -Entrega de paz y salvo de contratistas -Pago de afectaciones fuera de línea De esta manera la Junta Directiva se da por enterada sobre los avances del proyecto Fase I, así como las tareas pendientes para su culminación. 1.1. Revisión de tareas asignadas en la reunión No. 211. El Presidente Dr. Marcial Grueso somete a revisión las tareas asignadas en la reunión No. 211, los responsables y el plazo de cumplimiento: TAREAS REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA No. 210 No. TAREA Modificar el Estatuto de Contratación RESPONSABLE Gerencia 1 2 3 No. Informe sobre Gerencia proyectos de inversión que se contratarán en el 2015 Proceso de depuración Gestor y castigo de cartera CUMPLIDA PLAZO S/N Sin definir por el N inicio del periodo de empalme del Gestor saliente y el entrante. Reunión de Junta Directiva No. 212 N Determinación de N fecha de la visita por los miembros de la Junta Directiva TAREAS REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA No. 211 TAREA RESPONSABLE PLAZO Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 14 de 15 2 3 Informe sobre Gerencia proyectos de inversión que se contratarán en el 2015 Coordinación para Secretaria General reunión exclusiva sobre pérdidas técnicas de energía eléctrica Reunión de Junta Directiva No. 212 N Dentro de los 15 días N del mes de julio Siendo las 12:00 m, el Presidente levanta la sesión y se da por terminada la misma. En constancia firman: MARCIAL GILBERTO GRUESO BONILLA Presidente Junta Directiva LUIS ERNESTO FLÓREZ SIMANCA Secretario Junta Directiva Junta Directiva de DISPAC S.A. E.S.P. Acta 214 del 27 de agosto de 2015 Página 15 de 15 TAREAS REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA No. 213 No. TAREA RESPONSABLE PLAZO Informe de los resultados Gerencia Próxima reunión de 1 de la Contraloría General junta de Nación Informe sobre la obligación Gerencia Correo electrónico de contratar una auditoria para la semana 1 del 2 externa de gestión y mes de agosto resultados Fase 1 reunión DNP Ing. Luis Olea Informe de reuniones 3 con el DNP Informe NIIF Manuel Morales Próxima reunión de junta 5 Informe compras de energía Ing. Edgar Latorre Envío correo electrónico Oficina jurídica Envío correo electrónico 6 Análisis de la calidad de la Ley del Plan Nacional de Desarrollo y la Ley 819 de 2003. (Determinar en qué norma radica la competencia para la compra de energía eléctrica) 4 TAREAS REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA No. 214 No. 1 2 3 4 TAREA Marco jurídico del tema de responsabilidad social empresarial en una empresa de servicios públicos mixta Oficiar a ASOCODIS para conocer la posición de las Empresas distribuidoras sobre el tema NIIF. Invitar a la Gerencia Jurídica del Gestor para que presente un informe sobre el estado de los procesos judiciales y otros. CUMPLIDA S/N RESPONSABLE Beatriz Maduro/ Oficina Jurídica PLAZO Envío correo electrónico Secretaría General Próxima reunión de JD Oficina Jurídica Determinar si la Oficina Jurídica decisión sobre las NIIF recae en la Junta Directiva o en la Asamblea General de Accionistas Reunión de octubre de 2015 Enviar Electrónico JD Correo