Teletrabajo: Modalidad para lograr una reducción de costos e

Teletrabajo
Teletrabajo: Modalidad de trabajo a distancia para lograr una reducción de
costos e incremento de la productividad en el sector financiero costarricense
Luis Fernando Calvo Montero
Facultad de Ciencias Empresariales
Trabajo Final de Graduación
Profesor: Alfredo Blanco O.
Julio 2009
Índice
Resumen .................................................................................................................. 4
Palabras clave .......................................................................................................... 4
Abstract ................................................................................................................... 5
Key words ............................................................................................................... 5
Definición de teletrabajo ......................................................................................... 6
Introducción ............................................................................................................ 6
Planteamiento del problema .................................................................................... 9
Formulación del problema ................................................................................ 10
Crisis económica mundial ..................................................................................... 11
Antecedentes del teletrabajo ................................................................................. 12
Experiencias en algunos países ............................................................................. 13
Estados Unidos .............................................................................................. 13
Argentina ....................................................................................................... 14
Costa Rica ..................................................................................................... 14
Casos exitosos de teletrabajo en Costa Rica ......................................................... 15
Sector privado ............................................................................................... 15
Sector público................................................................................................ 16
Propuesta de teletrabajo en el sector financiero .................................................... 17
Teletrabajo: Cambio de paradigma ....................................................................... 18
Beneficios para el país ...................................................................................... 20
Beneficios para las empresas ............................................................................ 20
2
Beneficios para los empleados .............................................................................. 21
Desventajas ........................................................................................................... 21
Obstáculos culturales para implementar el teletrabajo.......................................... 23
Obstáculos técnicos para implementar el teletrabajo ............................................ 23
Beneficios comprobados en empresa costarricense .............................................. 24
Penetración en Costa Rica ..................................................................................... 25
Regulación del Teletrabajo en Costa Rica ............................................................ 25
Impacto mundial del teletrabajo ............................................................................ 27
Conclusiones ......................................................................................................... 28
Referencias bibliográficas ..................................................................................... 30
3
Teletrabajo: Modalidad de trabajo a distancia para lograr una reducción de costos
e incremento de la productividad en el sector financiero costarricense
Luis Fernando Calvo Montero 1
Resumen
El teletrabajo es una nueva modalidad de prestación de servicios en donde el
empleado no tiene que estar físicamente en la empresa, sino que, apoyado en las
tecnologías de información, puede realizar parte o la totalidad de sus tareas laborales
desde su domicilio; esto siempre que las necesidades del servicio lo permitan en el
marco de la política de conciliación de la vida personal, familiar y laboral.
Esta forma de organización del trabajo puede suponer importantes beneficios
tanto para la organización, al exigir la definición de nuevos objetivos y la evaluación del
grado de cumplimiento del empleado, como para los propios empleados que, al
desempeñar total o parcialmente su trabajo desde su domicilio, ven aumentadas sus
posibilidades de conciliación laboral con su vida personal y familiar, lo cual aumenta,
por consiguiente, su productividad.
Se ha comprobado que el teletrabajo impacta de forma positiva en las
organizaciones, los empleados y el país. En especial, se logra una economía en los
gastos de transporte, alimentación y vestimenta; además de un significativo ahorro de
combustibles, liberación de espacios de parqueo, reducción de flota vehicular circulante
y consumo de electricidad, entre otros aspectos.
En este momento de crisis mundial, en el que muchas empresas se han visto en la
necesidad de reducir sus costos operativos a través del despido de personal, el
teletrabajo surge como una iniciativa muy oportuna para lograr este objetivo de reducir
costos, aumentar la productividad y, por lo tanto, mantener la planilla intacta. Esto
trae, por consiguiente, el beneficio de no aumentar la recesión al evitar despidos y
generar ingresos a las familias para que puedan adquirir bienes y servicios que se
producen.
Utilizar este mecanismo en la banca privada costarricense es todo un reto, pero
antes debe evaluarse la situación legal, los riesgos y la factibilidad real de su
implementación. De ahí el objetivo de esta investigación.
Palabras clave
Teletrabajo, tecnologías, información, ventajas, desventajas, crisis, beneficios.
1
Bachiller en Ingeniería de Sistemas; Candidato a Maestría en Administración de Empresas con
énfasis en Gerencia de Operaciones, ULACIT. Correo electrónico: [email protected]
4
Teleworking: An effective modality of remote work to reduce costs and to
increase productivity of the Costa Rican financial sector
Luis Fernando Calvo Montero 2
Abstract
Teleworking is a new modality of service provisioning that occurs when
information technologies are applied to enable work to be done at a distance from the
place of work. These technologies bring the possibility for the employee to realize part
or the entire work from home. This can be done only when the service needs allow it
within the political framework of the conciliation between work, family, and personal
life.
This way of work organization could attribute important benefits not only for the
organization, when redefinition of the objectives and the employee performance
evaluation are demanded, but also for the employees who would do their job partially or
totally from home. The employees would be able to increase their possibilities of
getting their labor conciliation between family and personal life. Consequently, their
productivity will increase as well.
It has been found that telework has a positive impact on organizations, employees
and the country. In particular, it achieves cost savings for transportation, food and
clothing; as well as significant fuel savings, free up space for parking, reducing fleet
vehicle circulation and consumption of electricity, among other aspects.
In this moment of world crisis, in which some companies have the necessity of
reducing their operational costs though redundancies, teleworking arises as a very
convenient initiative to achieve that goal of reducing costs, increasing the productivity,
and keeping the payroll intact. This has the benefit that the recession would not be
increasing due to the fact that it will avoid redundancies and generate income for
families to purchase products and services.
Using this mechanism in the Private Banking is a big challenge, but the legal
situation, risks and feasibility should be analyzed first. That is the reason of the
objective of this investigation.
Key words
Telework, technology, information, advantages, disadvantages, crisis, benefits
2
Bachelor of Systems Engineering; Candidate for the Master of Business Administration degree
in Operations Management, ULACIT. E-mail address: [email protected]
5
Definición de teletrabajo
Realizar labores en su domicilio sin tener que desplazarse a una oficina en la
institución en la que labore. Tendencia de trabajo virtual que propone el uso de las
telecomunicaciones para desarrollar labores que antes confinaban a un empleado a un
cubículo de una oficina, y ahora se propone que las desarrolle en su domicilio. Trabajo
a distancia.
Introducción
Para la gran mayoría de las personas que nos encontramos realizando estudios
universitarios, el concepto de trabajo ha sido de uso contante por muchos años. El
trabajo, como lo conocemos hoy, ha sido objeto de transformaciones a lo largo de la
historia desempeñando diversos papeles en la vida del ser humano, evolucionando y
cambiando de muchas formas al igual que la misma civilización. Este término se ha
utilizado para englobar actividades muy diversas, asalariadas y no asalariadas, penosas
y satisfactorias, pero indispensables para cubrir las necesidades y satisfacciones de los
seres humanos y fortalecer su salud.
Sin embargo, en general, para los costarricenses que somos asalariados y que
nos debemos laboralmente a un patrono, trabajar significa el tener que salir todas las
mañanas de nuestro hogar y desplazarnos a una oficina, fabrica, empresa, etc.;
permanecer al menos 8 horas realizando distintas tareas para luego, al final de la jornada
laboral, regresar a nuestro hogar.
6
Por otro lado la crisis económica mundial actual ha venido a cambiar muchas de
las relaciones comerciales y labores que existen en el mundo. Hemos sido testigos de
la gran cantidad de empresas que se han visto en la necesidad de despedir personal para
reducir sus planillas y recortar de forma inmediata sus gastos operativos, debido a la
baja producción y a la recesión, en especial en los Estados Unidos -nuestro principal
destino de exportación- y que ha afectado a todo el mundo.
Entre muchas de las ideas y esfuerzos que se están desarrollando en las empresas
a nivel mundial para bajar los costos de una forma innovadora, que no implique el
despido de personal, una realmente importante es una nueva modalidad de trabajo,
conocida como teletrabajo.
Evaluar la factibilidad de su implementación en Costa Rica, y muy
especialmente en el sector financiero nacional, para reducir costos, aumentar la
productividad
de los empleados y lograr mayor bienestar, con lo que se evitan
situaciones de tensión por viajes, entre otras cosas, es el objetivo de esta investigación.
Esta nueva modalidad puede exigir el cuestionamiento de una buena parte de las
ideas heredadas sobre el trabajo y, por lo tanto, resultar incompatible con lo que en
Costa Rica estamos acostumbrados, por lo que algunas personas pueden considerar que
no es un ejercicio poco práctico en el sector público, privado y en especial, financiero.
En principio, casi todos los puestos son susceptibles de teletrabajo, excepto
aquellos cuyo desempeño requiera contactos personales frecuentes o se trate de atención
directa al público; de ahí que pretendo determinar en la investigación aquellos puestos
del sector bancario que resulten más sencillos de convertir total o parcialmente en
teletrabajo.
7
Tomando como referencia la definición clásica, un teletrabajador es un
trabajador, ocasional o fijo, que trabaja fuera de su lugar tradicional y que, utilizando
tecnologías de información, realiza su labor empleando recursos humanos, materiales y
de información, situados en la empresa y alejados del lugar donde se encuentran.
El teletrabajo ofrece beneficio tanto para la empresa como para el trabajador, de
ahí la importancia de que sean de conocimiento de ambos con el fin de invitarlos a
participar en un proceso de este tipo en las organizaciones, las cuales, según
experiencias en otras latitudes, empiezan con tímidos esfuerzos, llamados pilotos, pero
que con el tiempo van tomando fuerza con una inercia propia dados los resultados
positivos, aunque no siempre son iguales, dependiendo mucho de la empresa, país,
tecnología y otros factores culturales.
El teletrabajador no ve al jefe cada día, no tiene que montarse al carro para ir a la
oficina ni pasar relacionado con compañeros de oficina. ¿Qué significa hacer el trabajo
en la casa? ¿Qué implicaciones tiene para el individuo y para la empresa? ¿Está
permitido y regulado legalmente? ¿Qué pasa con el riesgo de la información?
En esta investigación trataré de responder a estos y otros cuestionamientos,
porque es una opción laboral que surge con fuerza y que parece ser una verdadera
solución, desde el punto de vista económico y de productividad, para beneficio de
todos; especialmente en estos tiempos de crisis en los cuales los empresarios desean
bajar sus costos y los empleados mantener sus trabajos.
8
Planteamiento del problema
La crisis económica mundial actual ha venido a cambiar muchas de las
relaciones comerciales y laborales existentes en el mundo. Hemos sido testigos, ya sea
por las noticias o por experiencias cercanas, de la gran cantidad de empresas que se han
visto en la necesidad de reducir sus planillas con el fin de recortar sus gastos operativos,
resultado de la baja producción y por la recesión mundial.
Entre algunas de las iniciativas que las empresas a nivel mundial están
desarrollando para reducir costos se encuentra una nueva modalidad de trabajo conocida
como teletrabajo, la cual, además de innovadora, reducirá la necesidad de hacer
despidos.
La flexibilidad es una herramienta básica empresarial. La flexibilidad por el
teletrabajo no tiene por qué significar una reducción de la calidad o de la carga de
trabajo del empleado, ni una carencia de compromiso ni, por supuesto, una respuesta
válida para todos los empleados y puestos de trabajo. Por el contrario, flexibilidad a
través del teletrabajo significa atender a las necesidades de negocio y mejorar la
capacidad de respuesta y satisfacción con los clientes, una herramienta de gestión para
mejorar el rendimiento de los trabajadores, medir los resultados en lugar del tiempo de
trabajo en la oficina y, sobre todo, equilibrar la vida laborar y personal del empleado.
El mercado laboral costarricense, en particular el sector financiero, pareciera ser
aún demasiado rígido e inflexible para hacer las cosas de una forma diferente a como lo
ha venido realizando desde hace años, lo cual pareciera no favorecer el teletrabajo, a
pesar de que en otros países y en otras industrias se han realizado proyectos exitosos.
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Las empresas que se resistan a la informatización y que no adopten los
mecanismos de teletrabajo serán más vulnerables a la competencia con mejores precios
y mayor efectividad en la atención del cliente.
Para las organizaciones y los
trabajadores es todo un desafío, pues se trata de implementar el teletrabajo como
modalidad laboral.
El teletrabajo, parcial o a tiempo completo, y el uso de las nuevas tecnologías de
comunicación a distancia pueden ser en el futuro el motor de la flexibilidad laboral y el
equilibrio entre vida familiar y laboral en Costa Rica y en el resto del mundo, tal y
como lo está siendo en los países más desarrollados en este sentido, además de ser una
medida efectiva para bajar costos y evitar más despidos.
Formulación del problema
¿Tiene el gobierno de Costa Rica programas o acciones orientadas hacia el
teletrabajo? ¿Trae más ventajas que desventajas el teletrabajo tanto para los patronos
como para los trabajadores? ¿Cómo han sido las experiencias con el teletrabajo en otros
países? ¿Podría aplicarse el teletrabajo en Costa Rica según la legislación vigente?
¿Cuáles serían los pasos necesarios para iniciar un proyecto de teletrabajo en una
organización? ¿Será el teletrabajo una solución real para lograr un eficiente equilibrio
entre la vida laboral y personal, reduciendo costos y aumentado la productividad a la
vez?
¿Estarían las instituciones financieras costarricenses listas para analizar la
verdadera posibilidad de que algunos puestos de trabajo sean ¨transformados¨ total o
parcialmente en teletrabajadores?
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Crisis económica mundial
En agosto de 2007, comenzó la peor crisis financiera global de las últimas
décadas. Su inicio estuvo vinculado a problemas en el sector inmobiliario de Estados
Unidos, en particular a las hipotecas y a préstamos de alto riesgo a personas que tenían
un dudoso historial crediticio.
Lo que parecía un problema local pronto adquirió dimensiones globales. El
estallido de la crisis económica de 2008 puede fijarse que inició oficialmente en agosto
de 2007 cuando los bancos centrales tuvieron que intervenir para proporcionar liquidez
al sistema bancario para evitar una catástrofe financiera.
Tras varios meses de debilidad y pérdida de empleos, el fenómeno creó un
colapso de la actividad económica, lo que causó la quiebra de medio centenar de bancos
y entidades financieras (como el banco de inversión Lehman Brothers). El gobierno
norteamericano intervino inyectando cientos de miles de millones de dólares para salvar
a algunas de estas instituciones financieras.
Las repercusiones de la crisis hipotecaria iniciaron contagiando primero al
sistema financiero estadounidense, y después al internacional, lo cual tuvo como
consecuencia una profunda crisis de liquidez y causó, indirectamente, otros fenómenos
económicos, como una crisis alimentaria global, derrumbes bursátiles y, en conjunto,
una crisis económica a escala internacional que originó la quiebra de empresas,
despidos y una gran recesión mundial que aun continúa a mediados del año 2009.
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Antecedentes del teletrabajo
La primera referencia al teletrabajo surge en los Estados Unidos de América
durante la década de los 70, por medio del norteamericano Jack Nilles, quien en el año
1973, en plena crisis petrolera, comenzó a pensar en formas de optimización de los
recursos no renovables.
Una de las principales preocupaciones mundiales era el
abastecimiento de combustible y, en consecuencia, el transporte.
Su primera idea fue “llevar el trabajo al trabajador y no el trabajador al
trabajo”. La idea resultaba altamente atractiva, ya que parecía solucionar el problema
de la escasez de combustible, los congestionamientos y las pérdidas de tiempos muertos
en la actividad de “ir al trabajo”. Así se creó el concepto de “telecommuting”; sin
embargo, a esa altura el desarrollo tecnológico no estaba lo suficientemente desarrollado
para que el teletrabajo fuera una realidad masiva.
El verdadero impulso al teletrabajo se debió a que algunas empresas como
ARTHUHR ANDERSEN, IBM, y MICROSOFT aprovecharon las posibilidades que les
brindaba la tecnología para implementar proyectos de teletrabajo.
De la acción “ir al trabajo” es de donde surge su nombre en inglés
“telecommutting” (en inglés “to commute” implica viajar todos los días entre el hogar y
el trabajo). La concepción norteamericana pone énfasis en el hecho de evitar
desplazamientos.
Gil Gordon Associates lo explica de esta manera:
El término
“teletrabajo” (telework) tiende a usarse más en Europa y en algunos otros países,
mientras que “teleconmutación” (telecommuting) es más usado en los Estados Unidos.
Algunos prefieren el término “teletrabajo” porque describe mejor el concepto; el prefijo
“tele” significa distancia, por lo tanto “teletrabajo” es “trabajo a distancia”.
12
Por su parte, Antonio Padilla Meléndez, afirma que el ¨Telecommuting¨ se
refiere estrictamente a cambiar el desplazamiento cotidiano y diario al trabajo (el
¨commuting¨) por el uso de las telecomunicaciones, por lo que normalmente tiene que
ver con el teletrabajo en el domicilio.
Experiencias en algunos países
La experiencia desarrollada en los últimos años ha demostrado que aprender a
teletrabajar no es sólo conocer la aplicación de nuevas tecnologías es también tener
capacidad de fijar y cumplir metas, interactuar por medios telemáticos con otras
personas, mejorar la calidad de vida y, sobre todo, implica un cambio cultural a nivel
personal, empresarial y de la sociedad en general.
A continuación expondré algunas aplicaciones de teletrabajo en el continente
americano, que nos pueden resultar de utilidad.
Estados Unidos
Cada año más empresas y personas se suman a esta nueva modalidad de
teletrabajo. El gobierno de Estados Unidos de América expone en una página de
Internet toda la información referente al teletrabajo. En esta página se puede encontrar
todo tipo de información, como: Lineamientos y legislación, políticas y procedimientos,
reportes y estudios, preguntas frecuentes, ubicación de centros de teletrabajo,
entrenamiento, agencias coordinadoras de teletrabajo, etc. Muchos países y empresas
han usado esta experiencia e información para desarrollar y tropicalizar sus propios
proyectos de teletrabajo.
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Argentina
El proyecto de teletrabajo arranca en este país con la creación de una comisión, en
setiembre de 2003, con el objetivo de implementar medidas que impliquen beneficios
para todos los sectores, para contar con normas laborales claras, y lograr un espacio de
diálogo y consenso para reflexionar sobre el teletrabajo.
Costa Rica
Implementar el teletrabajo en el sector público fue una de las recomendaciones
de la iniciativa Costa Rica Digital, Gobierno de Oscar Arias 2006-2010, como
mecanismo para profundizar en la digitalización del país.
La coordinación del proyecto de teletrabajo en el sector público se encuentra a
cargo de un equipo que dirige los planes y programas en este ámbito; adscrito a la
Secretaría Técnica de Gobierno Digital. La entidad que incentiva esta modalidad de
trabajo a nivel nacional es la Promotora de Comercio Exterior (Procomer), en
coordinación con la Fundación Comisión Asesora en Alta Tecnología (Caatec).
El proyecto consiste en habilitar una red de telecomunicaciones en todo el país
para establecer en el sector público programas de teletrabajo. En setiembre de 2008, se
publicó un Decreto Ejecutivo en el que se generaliza el teletrabajo en el sector público;
además, se capacitaron a más de 500 trabajadores públicos. Está pendiente identificar
las demandas institucionales, completar la capacitación en otras instituciones,
desarrollar proyectos pilotos, evaluar resultados y habilitar el mecanismo para el resto
de instituciones públicas.
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Casos exitosos de teletrabajo en Costa Rica
Sector privado
En los últimos años se han venido instalando en el país una gran cantidad de
empresas multinacionales que además de generar empleos también son impulsadoras de
nuevas y novedosas estrategias tecnológicas y laborales, que buscan mejorar la
productividad y ambiente laboral de sus colaboradores.
En el caso de la empresa INTEL de Costa Rica, el teletrabajo se ha impulsado
fuertemente gracias a las políticas internas que poseen a nivel mundial relacionadas con
la flexibilidad del lugar de trabajo y el horario que poseen. Mediante el teletrabajo, se
permite a los empleados trabajar un día a la semana desde su casa o en algún lugar
remoto. Al trabajar sus funcionarios por objetivos, se permite la flexibilidad que se
requiere para que el teletrabajo sea factible, siempre y cuando se cumpla con los
compromisos adquiridos, pues trabajan al igual que los que están en la oficina y en todo
momento están integrados al ambiente laboral.
Otro caso exitoso es el de Hewlett Packard (HP Costa Rica), empresa que tiene
7 años en el país y se ha convertido en el mayor empleador privado a nivel nacional, con
aproximadamente 7000 personas. El teletrabajo es una de las formas de emplear a parte
de su personal.
En sus inicios, HP tuvo que hacer algunos ajustes debido a la ausencia de
legislación laboral referente al teletrabajo, lo que los llevó a establecer políticas internas
y contractuales y se tuvo que realizar todo un proceso de capacitación interna.
15
Sector público
El Banco Nacional tiene en este momento más de 75 teletrabajadores dotados de
computadoras portátiles, los cuales visitan a las PYMES para ofrecerles préstamos de
desarrollo.
La Universidad Estatal a Distancia (UNED) no solo da clases a sus estudiantes a
distancia sino que realizó con éxito un proyecto piloto con 30 empleados que realizaron
su trabajo a distancia.
La Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP) hizo su plan
piloto con diez empleados; dados los buenos resultados obtenidos está en proceso de
ampliarlo a un grupo más grande de funcionarios.
La Contraloría General de la República tiene en ejecución un proyecto de
teletrabajo con 30 funcionarios.
A las cinco instituciones mencionadas se unen otras seis que llevan un proceso
avanzado en sus proyectos piloto, tales como la Procuraduría General de la República,
el Poder Judicial, la Caja Costarricense de Seguro Social, la Refinadora Costarricense
de Petróleo y los Ministerios de Educación y Comercio Exterior.
El caso más importante en el país es el del Instituto Costarricense de Electricidad
(ICE), que decidió aprovechar su fortaleza interna en redes de comunicación para enviar
a sus casas a trabajar a un grupo de empleados. El plan piloto tuvo una duración de 6
meses y se realizó de noviembre de 2007 a mayo de 2008, con la participación de 16
funcionarios, con jornadas que iban de parcial (60%) hasta completa (100%). Los
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resultados de ese plan piloto superaron a tal punto las expectativas que se decidieron a
extenderlo a toda la entidad para reclutar a 1000 nuevos teletrabajadores.
Propuesta de teletrabajo en el sector financiero
Se realizó un análisis de puestos en una institución financiera con el fin de
determinar cuáles podían ser susceptibles de teletrabajo. Para lograr obtener la mayor
objetividad posible y no analizar una institución en particular, se tomó la escala salarial
de Price Waterhouse Coopers (PWC).
Se clasificaron los puestos en tres grupos. Primero los que podían ser
transformados a teletrabajo en forma total (100%), segundo los parciales (entre dos y
tres días a la semana, jornada mixta) y, por último, los que del todo no pueden ser
transformados y se mantienen igual.
Las variables más relevantes que se consideraron para realizar esta clasificación
fueron: Funciones del puesto, riesgo, imagen o servicio al cliente y aspectos financieros
entre otras.
Total (Puesto que puede ser transformado a teletrabajo): encargado de
reclutamiento, ingeniero de telecomunicaciones, administrador base de datos,
analista financiero, ejecutivo de cobro, operador de central telefónica, oficial
telefónica de servicio al cliente, analista de sistemas, diseñador gráfico, operador de
telemercadeo.
Tiempo parcial o mixto: gerente general, gerente de área, jefes de área, encargada de
logística y proyectos, auditor interno, encargado de mercadeo.
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No aptos para teletetrabajo: encargado de personal, técnico soporte, tesorero, oficial
de riesgo, oficial de cumplimiento, analista de crédito, formalizador, ejecutivo de
crédito, gerente de sucursal, auxiliar operativo, oficial de plataforma de servicio,
cajero bancario, recepcionista, mensajero, vendedor, oficial de seguridad, encargado
de mantenimiento, secretaria.
En resumen, de los 33 puestos analizados un 26% pueden convertirse a
Teletrabajo de forma TOTAL (100% del tiempo), un 18% Mixto (parte del tiempo en
las instalaciones y el resto en su casa) y un 56% deben seguir igual, asistiendo el tiempo
completo a la institución.
Teletrabajo: Cambio de paradigma
Las nuevas tecnologías de la información y comunicación han modificado
radicalmente los medios y modos en que las personas se informan y comunican, tanto
de manera individual como corporativamente y evidentemente han afectado las
relaciones humanas, tanto sociales como laborales.
El avance tecnológico ha incidido al mismo tiempo para que ciertas actividades
hayan prescindido de la fuerza laboral tradicional como para impulsar nuevas fuentes de
empleo con cambios importantes en las relaciones laborales tal y como habían sido
concebidas hasta ahora. Ello ha permitido desarrollar el concepto de “teletrabajo” para
designar un nuevo tipo de relación laboral.
Sobre el particular, Luz Clara señala que el teletrabajo es:
18
“…toda realización de tareas por medio telemáticos” y agrega “aquí las tareas
se ejercen o desarrollan lejos de la empresa o lugar habitual de trabajo, a través de
medios tecnológicos y de comunicaciones con una presencia virtual del trabajador..”
La Organización Internacional del Trabajo (OIT), también ha definido el
teletrabajo como: ¨…el trabajo que se realiza en un lugar alejado de oficinas centrales
de una empresa mediante utilización de tecnologías y que puede realizarse en tiempo
real, on line, o diferido, off line, y organizarse de forma individual o colectiva..¨.
En el mismo sentido, Pino Estrada explica que el proceso de reestructuración
global de la economía, proporcionado por el desarrollo científico-tecnológico, se dirige
cada vez más hacia las relaciones en el mundo virtual, rediseñándose las formas de vida
y de trabajo, imponiendo de esa manera un nuevo ritmo al desarrollo de las actividades
humanas. Ello tiene por consecuencia la necesidad de redefinir las relaciones laborales
en tiempo y espacio a través de nuevos procesos en la organización y desarrollo del
trabajo en sí. (Pino Estrada, 2003:45).
Los medios de comunicación existentes en la actualidad proporcionan al
empleado la posibilidad de trabajar en su residencia, en su vehículo o, incluso, en varias
partes del mundo. El teletrabajo, a través de la utilización de las tecnologías de la
Información, se caracteriza por una mayor flexibilidad en el tiempo y el espacio, lo que
proporciona al trabajo un alcance extraterritorial y en ese tanto se adapta a las nuevas
exigencias de la globalización; sin embargo, esos mismos elementos pueden provocar
efectos negativos para el trabajador. Dado lo novedoso del tema, conviene de seguido
examinar las características de este nuevo tipo de relación laboral, así como las ventajas
y desventajas que plantea.
19
Beneficios para el país
Ambientales (menos contaminación).
Congestión vehicular (disminución factura petrolera).
Mayor competencia a nivel mundial, dado que países desarrollados incursionan con
más fuerza en el teletrabajo lo que ofrecería una oportunidad para el país.
Menor circulación de personas en general.
Mejoramiento de la infraestructura de telecomunicaciones en zonas residenciales.
En estos momentos que se ha desatado una ¨pandemia¨ llamada AHN1, es una
solución para que los trabajadores no se desplacen a sus centros de trabajo y se
mantengan en sus hogares.
Beneficios para las empresas
Mayor productividad de los teletrabajadores que empleados tradicionales.
Reducciones de los costos operativos.
Reducción en costos para viajes.
Reclutamiento y retención de personal considerado clave en cada organización (se
ha convertido en un beneficio, al menos en algunas empresas en CR).
Continuidad de los procesos de negocio en caso de desastres.
Libera espacio físico en las oficinas y menos infraestructura en general.
Facilidad de expansión geográfica (extra fronteras).
Mejor aprovechamiento de los puestos de trabajo, que pueden ser compartidos por
distintos trabajadores.
Ahorros en papel. Al tener un mundo más digital e integrado, se esperaría menos
gasto en este importante rubro.
20
Generar tantos empleos altamente especializados como aquellos que demandan
menos especialización, alcanzando, por tanto, una gran cantidad de trabajadores.
Aumento de la productividad, pues reduce problemas de ausentismo y tardías.
Facilidad para la inserción de las mujeres y discapacitados al mercado laboral.
Posibilidad de estar ¨más cerca del cliente¨ ya que podemos conectarnos a la red de
la oficina mientras estamos en una reunión con él y así enseñarle aplicaciones,
productos o proyectos ¨in situ¨.
Beneficios para los empleados
Mayor productividad (concentración y satisfacción).
Flexibilidad en el horario laboral.
Menos tiempo y costos asociados con viajar a la oficina (transporte).
Mejor balance entre la vida familiar y laboral. (mejor calidad de vida).
Mayor autonomía y movilidad.
Disminución de gastos de alimentación y vestimenta.
Mejor integración laboral de personas con discapacidad.
Desvinculación del lugar y horario adaptando ¨el trabajo a la vida¨ y no ¨la vida al
trabajo¨ y sustituyendo ¨obligación¨ por ¨responsabilidad¨.
Desventajas
Es una forma de trabajo muy individual, sin contacto físico con compañeros de
trabajo ni con la jerarquía de su empresa que provoca en el trabajador una sensación
de aislamiento y soledad, todo lo cual puede afectar su salud ocupacional.
Puede ocasionar confusión entre la vida íntima de las personas y el trabajo
propiamente.
21
No se genera un gran vínculo entre el trabajador y la empresa, por tal motivo se
encuentra más aislado para recibir capacitación, puesto que el individuo trabaja solo
para el cumplimiento de objetivos concretos. (Pumarino, 2003:24).
Accesos a red de Internet (factibilidad, tiempo instalación, costo, velocidad).
Accesos a líneas telefónicas (fijas o de celular).
Dificultades para la exigibilidad de los derechos laborales tales como: seguridad
social, salud ocupacional, vacaciones, jornada, pago de prestaciones laborales, etc.
Puede ser utilizado para disfrazar auténticas relaciones laborales y darles el trato de
simples contratos de servicios.3
Problemas, dado que con la salud de los trabajadores, en la actualidad algunos
padecimientos relacionados con el trabajo con tecnología no están ni siquiera
reconocidos como un riesgo laboral. Tal es el caso de la inflamación del túnel carpal
por la utilización de la computadora.
Dudas acerca de cómo podría diferenciarse un accidente laboral de un simple
accidente doméstico. ¿cómo se regula la licencia por maternidad y el derecho de la
lactancia de los menores?
No existe tampoco respuesta en la legislación laboral sobre las consecuencias que
tiene el trabajo transfronterizo en el teletrabajador. Si la empresa está ubicada en
otro país, ¿cuál legislación priva en materia de salario mínimo y condiciones
laborales? ¿De qué mecanismos dispone el trabajador para hacerla exigible? ¿Se han
dimensionado los efectos sobre el mercado laboral y la política migratoria?
Condiciones difíciles cuando en el hogar no hay facilidades para trabajar o
manipular y almacenar información confidencial de la empresa.
3
A esta práctica se le denomina “outsourcing” y consiste en una estrategia para reducir costos de
producción a través de la utilización de estrategias para contratar por servicios actividades que
tradicionalmente se realizan en el contexto de una relación laboral.
22
Puede darse multi empleo (hacer teletrabajo para más de una empresa) sin un
control del patrono.
Problemas familiares por exceso de trabajo.
Problemas para el uso de algunas herramientas corporativas.
Obstáculos culturales para implementar el teletrabajo
Resistencia de los Gerentes, Jefes y/o Supervisores.
Medición del rendimiento/cumplimiento de metas poco clara o de difícil realización.
Falta de interacción cara a cara.
Teletrabajar es visto como un privilegio.
Responsabilidad por la salud de los trabajadores.
Obstáculos técnicos para implementar el teletrabajo
Riesgo de la seguridad de los datos (tanto en la transmisión como en el hogar).
Soporte técnico para teletrabajadores.
Capacidad y confiabilidad de la infraestructura de telecomunicaciones.
Responsabilidad del patrono para proveer equipos tales como computadoras,
impresoras, cuentas de acceso, etc.
Accesos a Internet (factibilidad, tiempo instalación, costo, velocidad).
Accesos a líneas telefónicas (fijas o de celular).
23
Beneficios comprobados en empresa costarricense
El plan piloto realizado en el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) fue
todo un éxito, lo cual dio cabida a que se decidiera ampliar el plan de forma más
ambiciosa y con una cobertura nacional. Originalmente se arrancó con la presunción de
un ahorro de cerca de un millón de colones al año por cada empleado, pero se superó
esta suma y otras expectativas. La idea es reclutar a 1000 nuevos teletrabajadores.
Dicho plan piloto trajo consigo una serie de beneficios que se resumen a continuación
Beneficios institucionales
Aumento de la productividad de los empleados en un 175% en promedio.
Mayor y mejor aprovechamiento del espacio físico en las instituciones donde una
persona optó por realizar teletrabajo.
Ahorros en bienes inmuebles y costos asociados. (210000 colones por trabajador),
en un mes de piloto.
Mejoramiento de la planificación y controles de las actividades y productos.
Liberación de espacios de parqueo y salidas conglomeradas.
Beneficios del teletrabajador
Ahorro en tiempo y dinero de traslados, alimentación y vestuario.
Disminución del nivel de tensión.
Aumento del nivel de compromiso con la tarea.
Mejora de la calidad de vida familiar y económica.
Disminución de las distracciones.
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Independencia y flexibilidad en la forma de trabajo y horarios.
Mejor iniciativa en el trabajo realizado.
Penetración en Costa Rica
En julio de 2008, Amcham realizó una encuesta para conocer el nivel de
penetración del teletrabajo en las empresas privadas en Costa Rica; el resultado fue
muy interesante, concluyéndose que un 68% de las empresas no estaban utilizando el
teletrabajo, mientras que un 32% sí lo hacían. En términos absolutos, representaba que
había 1853 teletrabajadores versus 25739 trabajadores tradicionales.
Lo interesante es que las empresas que ya habían iniciado el proceso de
teletrabajo lo habían realizado para lograr, entre otros beneficios, aumentar la
motivación del personal, la eficiencia o productividad de la empresa y reducir los
costos.
Otro aspecto importante es el temor a implementar este tipo de iniciativas por
dos grandes vacíos; uno, la capacitación y divulgación, y el otro, marco legal que lo
rige.
Regulación del Teletrabajo en Costa Rica
A pesar de las ventajas del teletrabajo y de que cada vez más personas y
organizaciones lo adoptan como forma de desempeño laboral, existe en la legislación
costarricense un importante vacío normativo, según se desprende del informe "Hacia la
sociedad de la información y el conocimiento en Costa Rica", elaborado por el
Programa de la Sociedad de la Información y el Conocimiento de la Universidad de
Costa Rica (PROSIC) del año 2007.
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El problema radica en que la legislación no ha sido capaz de evolucionar a la
velocidad que lo han hecho los cambios tecnológicos y las modalidades laborales.
La legislación laboral costarricense no prevé ninguna regulación específica para
el teletrabajo; la única norma que podría servir como antecedente de esta modalidad de
relación laboral se encuentra en el Código de Trabajo aprobado en 1943. Ello implica
que tal legislación aún no se ha visto afectada por las nuevas corrientes que pretenden
regular las relaciones laborales en la Sociedad de la Información y el conocimiento.
Siendo esta modalidad de trabajo cada vez más utilizada y en especial por las
características y aplicabilidad que se tiene en el desarrollo del mercado de servicios en
el país, resulta importantísima y evidente la necesidad de regular el teletrabajo en la
legislación laboral costarricense. Es indispensable que se haga una reforma laboral y
que se discuta en el seno del poder legislativo y que, entre otros aspectos, se consideren
los siguientes:
Edad mínima para desempeñar un teletrabajo.
Carácter voluntario de la adscripción al teletrabajo.
Obligación del patrono de mantener un sistema de registro de trabajadores
contratados bajo esta modalidad.
Normas sobre la definición del lugar del teletrabajo y sus condiciones mínimas.
Medidas de inspección y control por parte del patrono, con garantías para proteger la
intimidad en el caso de que el domicilio sea el lugar de trabajo.
Reglas sobre la propiedad del equipo y los insumos suministrados para desempeñar
el teletrabajo.
Responsabilidad por los daños ocurridos al equipo y al lugar de trabajo.
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Jornada máxima permitida de acuerdo con criterios como calificación, tipo de
actividad, nivel de profesionalidad, tipo de contrato, entre otros.
Considerando que las nuevas tecnologías permiten una gestión diferenciada del
tiempo de trabajo, debe normarse el registro de la duración de la jornada.
Normas de seguridad ocupacional y riesgos del trabajo aplicables de carácter físico
y psíquico.
Disposiciones especiales de seguridad social (incapacidades, licencias por
maternidad, entre otros).
Normas que definan la propiedad intelectual de lo producido por el teletrabajador.
Cláusulas de confidenciad. Se debe guardar secreto de la información de la empresa.
Regulación de la igualdad en el trato en relación con los otros trabajadores.
Reglas para garantizar las mismas oportunidades de capacitación, perspectiva de
carrera y ascenso que los trabajadores que no están bajo la modalidad de teletrabajo.
Impacto mundial del teletrabajo
Forrester Research, luego de un análisis en los Estados Unidos, logró determinar:
Empleados con acceso a la oficina desde la casa (teletrabajadores) promedian 1,75
horas adicionales de trabajo por semana sin costo adicional.
Teletrabajadores promedian 14,5 días adicionales de trabajo por año.
Reducción en los costos de entrenamiento (e-learning).
Reducción en las llamadas a la mesa de ayuda o help desk para preguntas básicas.
Mejora en la productividad 7x24 (7 días por 24 horas).
Reducción de los costos de soporte
Reducción de los costos de viaje, vestuario y alimentación hasta de un 10%.
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Conclusiones
El Teletrabajo es una realidad en muchos países desarrollados que empieza a
tomar mayor fuerza en el resto del mundo; como tal, debe verse como una oportunidad
que se tiene que evaluar en todos los ámbitos posibles tales como laboral, legal,
económico, transporte y comunicaciones.
Esta modalidad de trabajo trae consigo muchos beneficios tanto para las
empresas como para los empleados. Es por esto que se debe valorar, con mayor
importancia estratégica, su implementación tanto en empresas públicas como privadas
en el país.
El país ha realizado un gran esfuerzo a través de la iniciativa de Gobierno
Digital, en la cual se ha creado un plan y acciones concretas para el desarrollo del
teletrabajo en el sector público. Adicionalmente, se dio un paso muy importante con la
publicación del Decreto Ejecutivo No. 34704-MP-MTSS del 31 de julio de 2008, y
publicado en La Gaceta No. 162 de 22 de agosto de 2008, sobre la promoción del
teletrabajo en las instituciones públicas. Aún así, está pendiente realizar una reforma al
Código de Trabajo para incluir aspectos de teletrabajo que deben reglamentarse con
urgencia.
El teletrabajo no ha tenido un mayor impulso debido a que se ha fallado en la
concientización y capacitación para que tanto patronos y empleados como el gobierno lo
tomen como una opción real. Las experiencias así lo demuestran.
El gobierno tiene un papel determinante para impulsar el teletrabajo en el país.
El Decreto Ejecutivo publicado hace poco tiempo es un avance positivo, pero no lo
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exime de la responsabilidad pendiente que tiene por delante para crear la legislación
necesaria en el código de trabajo, lo que hoy es un gran vacío.
Es importante que las organizaciones inicien con procesos pequeños o planes
pilotos para evaluar el impacto del teletrabajo, pues de lo contrario más que tener un
buen resultado puede lograrse todo lo contrario, con lo cual se exponen a pérdidas
económicas, de riesgo, seguridad e imagen. Un plan piloto bien definido con personas
elegidas de forma estratégica y con objetivos bien definidos, y sobre todo con una
evaluación final detallada que involucre aspectos económicos, sociales y culturales, es
importante para el convencimiento e implementación y ajuste del un proyecto de mayor
envergadura institucional.
Las experiencias demuestran que el teletrabajo es una solución efectiva para
lograr un eficiente equilibrio entre la vida laboral y personal; reduce costos y aumenta la
productividad de los trabajadores.
Es un reto que las instituciones costarricenses, especialmente las financieras
privadas, deberían asumir, pues hay evidencia suficiente que demuestra que el
teletrabajo es una alternativa muy interesante y efectiva desde muchos puntos de vista.
Existe una serie de obstáculos culturales y técnicos que deben sortearse; así
mismo, no debe perderse de vista el papel fundamental que juegan las tecnologías de
información en este contexto, ya que sin ellas y su mantenimiento oportuno, las
constantes novedades en el sector laboral no serían una realidad.
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