Código de Conducta Empresarial
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CEVA Código de Conducta Empresarial El respeto y la integridad son nuestro estilo de vida. Ingresar Enlaces Rápidos Respeto Mutuo...........................8 Respeto por CEVA y por Nuestros Accionistas...........................11 Respeto por Nuestros Clientes, Proveedores y Otros Socios Comerciales......15 Respeto por Nuestras Comunidades........................17 Índice Un mensaje de nuestro CEO Xavier Urbain.................................3 Concentrados en la Calidad .............................................................15 Cómo Descifrar el Código...................................................................4 Satisfacción del Cliente.......................................................................15 La Misión, Visión y Valores de CEVA...............................................7 Socios Comerciales...............................................................................15 Respeto Mutuo.......................................................................................8 Antimonopolio y Competencia Leal..............................................15 Igualdad de Oportunidades, Diversidad e Inclusión................8 Respeto por Nuestras Comunidades.............................................17 Respeto Mutuo y Trato Equitativo...................................................8 Comunidades..........................................................................................17 Derechos Humanos y Dignidad..........................................................9 Corrupción y Soborno..........................................................................17 Salud y Seguridad....................................................................................9 Regalos y Entretenimiento................................................................18 Drogas y Alcohol......................................................................................9 Cumplimiento de Normas Comerciales........................................20 Protección de Datos.............................................................................10 Contratos Gubernamentales............................................................21 Respeto por CEVA y por Nuestros Accionistas...........................11 Actividades Políticas.............................................................................21 Conflicto de Intereses..........................................................................11 Protección Ambiental..........................................................................21 Propiedad, Datos y Tiempos de la Compañía...........................12 Disciplina..................................................................................................22 Información Privilegiada....................................................................12 Reporte y Manejo de Denuncias.....................................................23 Registros Contables..............................................................................12 Cómo Reportar.......................................................................................23 Comunicaciones Electrónicas, Redes Sociales y Comunicaciones Externas.................................................................14 Qué sucede cuando realizamos una denuncia?.......................24 Respeto por Nuestros Clientes, Proveedores y otros Socios Comerciales............................................................................................15 2—Código de Conducta Empresarial de CEVA La Letra Pequeña..................................................................................25 Certificación............................................................................................26 Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Un mensaje de nuestro CEO, Xavier Urbain Estimados colegas de CEVA, los cuatro pilares de respeto de CEVA: Me complace compartir con todos ustedes nuestro Código de Conducta Empresarial, que contempla varios aspectos importantes. Como CEO, espero que todos comprendamos y nos adhiramos al Código. Nuestra principal responsabilidad es hacia los clientes que usan nuestros servicios y que confían en que nuestro profesionalismo satisfará sus necesidades. Es importante que les ofrezcamos los servicios rentables y de alta calidad que ellos exigen y que continuamente mejoremos nuestros estándares de desempeño para ser cada vez más competitivos en el mercado. Esa es la razón por la cual el Código de Conducta Empresarial es de vital importancia. El Código facilita la alineación, aumenta la coherencia y fomenta la rendición de cuentas de manera tal que hace que implementemos el mismo estándar de trabajo y compartamos los mismos valores, al tiempo que realizamos un trabajo perfecto. Este es el compromiso que debemos asumir con nuestros clientes. Por último, quiero que todos ustedes se sientan empoderados para denunciar comportamientos indebidos. Si ven algo, ¡comuníquenlo! Este Código les va a mostrar cómo hacerlo. Todos deben saber que tenemos tolerancia cero contra toda forma de represalia hacia aquellos empleados que reporten, de buena fe, sus preocupaciones. El Código de Conducta Empresarial también nos ayuda a proteger a nuestros empleados: los hombres y mujeres que trabajan juntos en diferentes países para ofrecer valor a nuestros clientes. Los empleados son el patrimonio más valioso de nuestra empresa y debemos brindarles el mejor apoyo y desarrollar las mejores prácticas para ayudarlos a triunfar en un ambiente seguro. Nuestro Código proporciona los estándares para lograrlo y también cumple con las expectativas de los accionistas, de los asociados y de las comunidades. • Equipo de CEVA • Clientes y asociados de CEVA • Accionistas de CEVA • Comunidades de CEVA CEVA es una compañía emocionante y dinámica, y trabajamos en una industria a un ritmo rápido y competitivo. Tenemos oficinas en todos los rincones del mundo. Para que CEVA pueda triunfar en este medio, cada uno de nosotros debe comprometerse con los elevados estándares de cumplimiento, con ética e integridad según se establece en este Código. Xavier Urbain CEO Todos debemos vivir y respirar ecuanimidad, integridad y transparencia al tiempo que cumplimos con las más altas normas éticas, que son los cimientos en los que se apoyan 3—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Cómo Descifrar el Código Aquí encontrará algunos consejos y herramientas que facilitarán el uso y comprensión de nuestro nuevo Código de Conducta Empresarial: Está estrechamente ligado a nuestros valores El Código está estrechamente ligado a los valores y exigencias de la marca CEVA, sobre todo con lo siguiente: “La integridad y el respeto son nuestro modo de vida”. En pocas palabras, debemos esforzarnos por hacer lo correcto todo el tiempo. Este Código define las normas básicas y nos orienta para lograr nuestro objetivo. Pensemos con respeto Hemos agrupado todos los temas de nuestro Código en cuatro grandes categorías, cada una contiene subcategorías lógicas: • Equipo de CEVA • Clientes y asociados de CEVA • Accionistas de CEVA • Comunidades de CEVA Cada una de ellas tiene su propia sección. En la versión en línea tienen pestañas sobre las que se puede hacer clic para ver su contenido. Además hay otras secciones y pestañas para conocer cómo hacer denuncias, sobre disciplina y lo que contiene la “letra pequeña”. Las claves del Código Para enfatizar sobre los puntos más importantes, hemos agregado algunos apuntes para el aprendizaje que denominamos “claves del Código”. Estas les proporcionan dos o tres ejemplos sobre cómo aplicar el Código en la práctica. Por ejemplo, si necesita saber si se puede hablar 4—Código de Conducta Empresarial de CEVA de precios con un competidor, hay una clave sobre el tema en la sección sobre antimonopolio. Algunos temas frecuentes Para promover el respeto mutuo y hacia las partes interesadas, nuestro Código trata ciertos temas de forma reiterativa, una y otra vez, porque vale la pena recordarlos: • Las apariencias sí importan. Los abogados la llaman “apariencia de conducta indebida” aunque también se la conozca como “la prueba del olfato”. Si algo no tiene buena apariencia o huele mal, probablemente no sea bueno. • Independencia y calidad. Competimos por negocios, seleccionamos proveedores, tomamos decisiones y fijamos precios de manera independiente con base en la calidad y la transparencia, sin utilizar información secreta, ni tratos ocultos, ni sobornos o pactos ilegales con nuestros competidores. • Sin conflictos. Todos debemos actuar, día a día, de acuerdo a los intereses de CEVA. Esto significa que nuestro tiempo y esfuerzo en CEVA deben estar dedicados a CEVA y no a otros asuntos; y que podría no estar permitido contratar familiares o hacer negocios con ellos. • Equidad, honestidad y transparencia. Todas nuestras conductas y comunicaciones deberían ser francas, honestas, exactas y transparentes. Piense SMART (de manera inteligente) Puede resultar difícil tener en mente todo lo requerido: el Código, las Reglas Empresariales y todas nuestras políticas. Aquí le mostramos una forma simple de organizar sus ideas Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas cuando surja alguna duda sobre el Código. Piense SMART: ¿Quiere saber si nuestra política antisoborno cubre los • Stop and think (Siéntese y piense). Algunas “pagos de facilitación”? Si la consulta se realiza a través situaciones y temas del Código le podrán parecer de un medio electrónico, solo debe presionar “Ctrl+B” o ir capciosas. No se apresure a interpretarlas: siéntese y al Menú, hacer clic sobre “Buscar” y escribir “facilitación”; piense. o también puede buscar los temas claves y el número de • Master the rules (Maneje las reglas). Revise la página correspondiente en el índice al principio del Código. Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades normativa de CEVA para que le sirva de guía y para comprender qué regla aplicar en una situación Enlaces a otras políticas determinada. Este Código no puede dar respuestas detalladas sobre • Analyze (Analice). Con sus ideas organizadas, analice todo lo que necesita saber para realizar su trabajo de las opciones teniendo en mente las reglas. Considere manera eficiente, solamente esboza los principios básicos. nuestros principios: ¿El Código lo permite? ¿Es Para facilitar la consulta de las políticas y obtener la correcto, honesto y ético? ¿Es aceptable según orientación necesaria, a lo largo del Código se incluyen nuestras políticas? ¿Es legal? ¿Representa los intereses varios hipervínculos a las políticas clave relacionadas. Si le de CEVA? ¿Qué le dice su olfato al respecto? resulta imposible usarlos, todas las políticas se encuentran en • Request help! (Requiera ayuda!) Algunas cuestiones CEVANet o puede solicitarle una copia al gerente. son complicadas de tratar y puede que no exista una respuesta obvia. No trate de adivinar: podemos ayudarlo. Pregúntele a su jefe o recurra al personal del Departamento de Ética y Cumplimiento o al Departamento Legal para obtener ayuda. • Take action (Tome medidas). Una vez que haya completado los pasos anteriores, ya estará preparado para tomar medidas. Ha actuado de manera concienzuda, con base en las reglas y principios. Solicite ayuda siempre que la necesite y tenga por seguro que estará actuando SMART. Así que, cuando se enfrente a un dilema ético o deba tomar una decisión difícil, piense SMART. Se puede buscar 5—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Disciplina Sin represalias Este tema se tratará más adelante en el Código, pero basta ¡Está estrictamente prohibido tomar represalias contra con decir que infringir el Código puede acarrear serias cualquier empleado que realice, de buena fe, una denuncia consecuencias, entre ellas el despido y otros problemas por una violación o supuesta violación! No toleramos que legales según lo establece la ley. nadie tome represalias o cualquier tipo de acción vengativa Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades contra una persona que denuncie una conducta inapropiada. Conocer. Identificar. Reportar. Las represalias incluyen medidas obvias (como despedir a Si infringimos el Código o no prestamos atención a las alguien por denunciar una violación al Código) y otras menos violaciones, podemos exponer a CEVA y exponernos a obvias (tomar determinadas medidas que, aunque sean nosotros mismos a serias consecuencias civiles, penales y legales, se toman solo porque alguien “dio la voz de alarma”). laborales. Infringir el Código puede ser causal de despido, multas elevadas o prisión. Incluso, se deben denunciar las potenciales violaciones del Código u otras normas para que, de esta forma, se puedan investigar. Es necesario estar atento a las señales de advertencia y ver las “luces rojas” de las conductas inapropiadas. Si ve algo, ¡comuníquelo! • Hay una sección aparte al final del Código para la presentación de denuncias de violaciones, pero para una referencia rápida: – Haga clic aquí Línea Directa de Cumplimiento: también puede llamar a una línea gratuita o realizar una denuncia en línea. – Si lo desea, puede realizar la denuncia de forma anónima. • También puede informarle a su jefe, al Departamento Legal, o al de Ética y Cumplimiento, a Recursos Humanos o al jefe del Departamento Legal y de Cumplimiento y Ética e incluso a nuestro CEO… o a cualquiera que necesite contactar para resolver el problema. 6—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades La Misión, Visión y Valores de CEVA En su nivel más básico, nuestro Código de Conducta Empresarial no hace más que establecer las normas mínimas que cada empleado de CEVA y todos aquellos que actúan en nuestro nombre deben cumplir. Estas normas mínimas están estrechamente ligadas a la visión, las bases, la misión y los valores de CEVA. Nos referiremos a ellos a lo largo del Código, así que aquí los detallamos a modo de recordatorio: Nuestra Visión CEVA será la compañía más admirada de toda la industria de la cadena de suministros, un verdadero ejemplo de unidad, crecimiento y excelencia. Nuestras Bases • UNIDAD • CRECIMIENTO • EXCELENCIA Una compañía, un equipo Crecimiento mayor al del mercado Nuestra meta es la perfección Nuestra Misión CEVA – hacer que los negocios fluyan Nuestros Valores 7—Código de Conducta Empresarial de CEVA • Sentimos verdadera pasión por nuestros clientes • Somos enérgicos y ambiciosos • Nos guiamos por el buen rendimiento • Tenemos éxito • Somos ágiles y responsables • Promovemos y valoramos la diversidad • Valoramos a las personas • Somos los líderes de la cadena de suministros • La integridad y el respeto son nuestro modo de vida Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Respeto Mutuo El respeto mutuo fluye desde nuestra visión de manera natural. Uno de nuestros nueve valores centrales se resume en cuatro palabras: “valoramos a las personas”. Comienza con decisiones básicas de contratación y empleo, y se extiende, en el día a día, a nuestras relaciones interpersonales. Incluye a todos y cada uno de nosotros, desde los miembros de la Junta Ejecutiva hasta los empleados de carga o los que trabajan en los depósitos. Se necesita una comunicación abierta y honesta, y un trato equitativo y digno. Todo esto forma parte de nuestros intereses y tiene como objetivo hacer de CEVA un excelente lugar de trabajo. Igualdad de Oportunidades, Diversidad e Inclusión Tenemos un compromiso con las prácticas de contratación y empleo justo y aseguramos que todos los empleados tengan la oportunidad de desarrollar al máximo su potencial, sin distinción de raza, género, estado civil, orientación sexual, discapacidad, edad, orientación política, religión, creencias, nacionalidad o etnicidad. Más bien, tomamos decisiones de empleo basadas en las habilidades, el desempeño, el compromiso, la conducta ética y otras cualidades para el puesto en cuestión. Está prohibida toda forma de discriminación hacia cualquier candidato a un puesto de trabajo o empleado con base en las disposiciones legales. Si usted sospecha que usted o alguien más es víctima de discriminación, por favor póngase en contacto con Recursos Humanos o llame a nuestra línea directa para que podamos investigar, identificar si hay un problema y solucionarlo. Promovemos y valoramos la diversidad en todas las áreas de contratación, empleo, capacitación y ascenso, y luchamos para mantener un ambiente de trabajo basado en los méritos y la inclusión. Por último, cumplimos con las leyes vigentes que rigen la libertad de contratación y las negociaciones Clave del Código Tengo un jefe exigente, colectivas. plazos estrictos que cumplir y tengo que alcanzar determinadas cifras para el final del año. ¿Esto Respeto Mutuo y Trato Equitativo quiere decir que no puedo ser exigente con mi equipo Nos esforzamos por mantener un clima laboral que permita para cumplir las metas? que nuestros empleados alcancen su máximo potencial y que fomente su creatividad y productividad. Todos No, trabajamos en un negocio competitivo, tenemos los empleados tienen derecho a un trato considerado y expectativas muy altas y debemos hacer que nuestros respetuoso. No permitimos ninguna forma de violencia, clientes estén contentos. Está bien fijar estándares altos intimidación o acoso (como por ejemplo, acoso sexual o para el equipo y promover un rendimiento excepcional, insinuaciones). No toleramos ningún tipo de trato agresivo pero todo esto no implica, de ninguna manera, denigrar o intimidación de parte de los supervisores hacia los a un colega, o maltratar o intimidar un subordinado. Ese empleados. Nuestros gerentes deben tener expectativas tipo se comportamiento está terminantemente prohibido. de logros de sus equipos pero no toleraremos ataques personales, amenazas u otra conducta abusiva. Por el 8—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos contrario, esperamos que nuestros jefes y gerentes sigan el Código y den el ejemplo. Debido a la diversidad de nuestra fuerza laboral, todas nuestras actividades deben desarrollarse de manera que garanticen la inclusión de todos. Por ejemplo, ciertas actividades recreativas deben ser descartadas si en ellas no se puede incluir a ciertos empleados. Derechos Humanos y Dignidad Respetamos los derechos humanos y la dignidad de todos los empleados de nuestra empresa. Está prohibida toda forma de esclavitud, trata de personas, trabajos forzados y trabajo infantil, tal y como lo define la legislación vigente. Respetamos las edades mínimas de contratación según la legislación de cada país. Cumplimos con la legislación local que regula las horas de trabajo, los salarios y los beneficios. Salud y Seguridad Nos esforzamos por trabajar de manera sana y segura. Tenemos el compromiso de crear para nuestros empleados Clave del Código Hace poco tiempo, mi lugar de trabajo obtuvo un cliente muy importante y nuestro depósito está lleno y estamos trabajando más que nunca. Me preocupa el no tener tiempo para realizar las charlas de seguridad obligatorias y que la gente se esté tornando descuidada debido a que intentan realizar su trabajo lo más rápido posible. ¿Qué debo hacer? ¡Infórmelo! Dígale a su jefe, contacte al equipo de Salud, Seguridad y Ambiente o llame a la línea directa. ¡En CEVA, queremos personas que hablen sin tapujos cuando tengan problemas de seguridad! Recordemos: “No debemos dejar de lado nuestros problemas”. un ambiente de trabajo sano y seguro, de acuerdo a los requerimientos y las normas de seguridad industrial. También realizamos nuestras actividades con un profundo respeto por la salud y la seguridad de nuestros clientes 9—Código de Conducta Empresarial de CEVA Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades y por las comunidades en donde trabajamos. Para contribuir con los esfuerzos de la compañía, todos los empleados deben informar inmediatamente a su jefe o al personal de seguridad industrial sobre cualquier incidente que pueda poner en riesgo la salud y la seguridad de las personas, como por ejemplo, maquinarias y equipos defectuosos o accidentes. Se debe informar al supervisor de cualquier lesión. Como dice nuestro lema de seguridad: “Nunca debemos dejar de lado nuestros problemas”. Para algunos de nosotros, trabajar con seguridad significa utilizar, de manera apropiada, un elevador en el depósito y artículos de seguridad como botas o gafas protectoras. Para otros, significa controlar la documentación de embarque de materiales peligrosos; y, para otros, simplemente significa participar en simulacros de emergencia y ejercicios de seguridad. La base sobre la que todos debemos trabajar es mantener la seguridad de nosotros mismos, nuestros compañeros y nuestras comunidades. Drogas y Alcohol En primer lugar, de acuerdo con nuestra cultura en seguridad, la política de CEVA es mantener un ambiente de trabajo libre de drogas y alcohol. El uso de alcohol o drogas ilegales puede poner en riesgo la salud y la seguridad del lugar en que trabajamos. Los empleados deben cumplir con las leyes y la normativa relativa al uso y posesión de drogas ilegales, alcohol y substancias controladas. Está estrictamente prohibido el uso, venta, distribución o posesión de alcohol, drogas u otras sustancias ilegales en el lugar de trabajo, en las instalaciones de la empresa o durante el ejercicio de actividades relacionadas con la compañía. Esto incluye el uso inapropiado o ilegal de sustancias controladas. En casos excepcionales, como las recepciones auspiciadas por la Compañía, está Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades autorizado el consumo de bebidas alcohólicas en las oficinas de CEVA u otras instalaciones siempre y cuando hayan sido previamente autorizadas por la gerencia. Los empleados no pueden ingresar a trabajar o permanecer trabajando (1) alcoholizados o bajo los efectos de sustancias controladas, (2) si se encuentran bajo los efectos de sustancias o (3) si poseen o han consumido algún tipo de sustancia controlada ilegal o no autorizada. Protección de Datos Valoramos y respetamos la privacidad de nuestros empleados y la de sus datos personales protegidos por ley. Esto incluye la confidencialidad de la información médica, personal y otro tipo de información personal que posea la compañía. También incluye la información personal y confidencial de las personas que forman parte de nuestro negocio. Por ejemplo, el nombre, dirección y teléfono de una persona que recibe un envío de uno de nuestros clientes. Como compañía, aplicamos nuestra Política de Privacidad y todas las leyes de protección de datos aplicables. Todos debemos respetar la privacidad de nuestros colegas. 10—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Respeto por CEVA y por Nuestros Accionistas Conjuntamente con el respeto a todas y cada una de las miles de personas que trabajan para que los negocios de nuestros clientes fluyan, también debemos respetar a CEVA como institución y a sus accionistas, quienes nos confían los activos de CEVA. He aquí cómo hacerlo: Conflicto de Intereses La mejor manera de demostrar respeto por CEVA es evitar el conflicto entre los intereses de CEVA y otros intereses. Cada uno de nosotros debe realizar su trabajo con lealtad, con base en los fines superiores de CEVA y libre de intereses personales. Debemos evitar cualquier actividad, relación o circunstancia que creen o parezcan crear un conflicto entre los intereses personales y los de CEVA. El conflicto de intereses puede surgir en diferentes situaciones. Así que todos debemos tener cuidado de vigilar, identificar, evitar, informar y hacer frente a estas circunstancias. Estos son algunos ejemplos de posibles situaciones conflictivas: • Un miembro de su familia quiere trabajar en CEVA. (A menos que la legislación local especifique lo contrario, los miembros de la familia no deberían trabajar en una relación de supervisión directa o en donde su puesto pueda suscitar problemas de supervisión, de tipo moral o crear cualquier otro conflicto de interés. La razón es que podrían suscitarse conflictos entre la lealtad familiar y las obligaciones laborales en CEVA. Aunque la contratación de parientes no sea estrictamente prohibida, esta es un área donde la transparencia y la independencia en la toma de decisiones son críticas.). • Si tiene algún interés comercial o trabaja para un competidor potencial de CEVA o tiene intereses en otra compañía que puede entablar una relación de negocios con CEVA. (En el primer caso, estaría actuando en contra de los intereses de CEVA de manera directa y en beneficio personal. En el segundo caso, el conflicto podría suscitarse porque usted tiene diferentes incentivos que no benefician a CEVA). • Tiene otro empleo o participa de negocios que interfieren con su trabajo en CEVA. (Por ejemplo, usted y su esposa tienen un negocio —que no guarda ninguna Clave del Código ¿Puedo contratar a mi hermano relación con los negocios o el campo de CEVA— para que trabaje para mí? en el que trabaja por las noches y los fines de semana. Aunque esas actividades no estén directamente en contra de los intereses de CEVA, pueden disminuir el En muchos países, no. Pero puede recomendar a su grado de responsabilidad con el que usted hace su hermano para el puesto para el que usted crea que trabajo. Lo que usted haga en su tiempo libre es cosa está calificado, siempre y cuando revele su relación de suya, siempre y cuando no interfiera con los intereses parentesco, no tenga ninguna relación jerárquica con su de CEVA.). hermano y la persona encargada de las contrataciones • Tiene un amigo que se podría beneficiar si obtiene los tome una decisión de forma totalmente independiente. nombres de los clientes de CEVA y le pide que organice una reunión con ellos. (Es probable que usted no puede hacer eso, salvo que fuera beneficioso para CEVA y sus clientes, no solo para usted y su amigo.) 11—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos En todos los conflictos, la clave es la transparencia. Solicite la ayuda de su jefe o contacte al Departamento Legal, o de Cumplimiento y Ética para que le ayuden a tomar la decisión adecuada. Podemos resolver muchas de esas situaciones de manea fácil, siempre y cuando actuemos de manera franca y honesta. Propiedad, Datos y Tiempos de la Compañía Además de actuar de acuerdo a los intereses de CEVA, debemos ser buenos guardianes de la compañía y de sus activos. Por respeto a CEVA y a nuestros accionistas, todos tenemos la responsabilidad de proteger y hacer uso adecuado de la propiedad de CEVA. Así que no podemos usar los equipos de la compañía, ni su fuerza laboral, ni los materiales, ni las instalaciones u otros activos o bienes para fines personales o de otra índole que no sean los propósitos de CEVA, a menos que la gerencia lo apruebe. Del mismo modo, debemos cuidar la propiedad de CEVA y sus activos y no malgastarlos. Esto puede hacerse de muchas maneras. Puede ser tan simple como cumplir con los requisitos que se encuentran escritos en los carteles de su lugar de trabajo y no permitir el ingreso de visitas no autorizadas, o no revelar su contraseña, o usar las impresoras solo en caso necesario. O si realiza un viaje por un tema laboral, cuidar su computadora portátil en el aeropuerto y en el hotel, o verificar en las Reglas Empresariales si los gastos que va a realizar en nombre de CEVA están aprobados. Esto también incluye proteger del uso o difusión no autorizada de la propiedad intelectual de CEVA (como, por ejemplo, patentes, marcas, derechos de autor, secretos comerciales u otro tipo de información). La propiedad intelectual puede abarcar muchas cosas, tales como planes de negocio, datos técnicos, datos financieros, datos de servicio, listas e información de clientes, datos personales de los empleados y otra información confidencial sobre el negocio, las operaciones y los planes de CEVA. No podemos revelar ninguna información desconocida por el público en general, en beneficio propio o en beneficio de cualquier persona que no sea la compañía. De la misma manera, también debemos respetar la propiedad intelectual de otras personas y empresas. Por ejemplo, no 12—Código de Conducta Empresarial de CEVA Respeto mutuo CEVA y Accionistas se debe utilizar una lista de clientes secreta que alguna persona contratada trajo a CEVA, o copiar la información de las revistas comerciales que tienen derechos de autor o, a sabiendas, transportar mercancías falsificadas. Además, nuestra información es un activo de la compañía y debemos tratarla como tal. Esto significa que debemos mantener la información ordenada durante el tiempo necesario como lo indica nuestra Política General de Archivo y Manejo de la Información (Total Records and Clave del Código ¿Esto significa que no puedo usar mi computadora para propósitos personales? ¿Puedo recibir correos electrónicos, por ejemplo, sobre el equipo de fútbol de mi hijo o la puedo usar para recibir correos de un negocio que tengo con mi esposa? CEVA no prohíbe el uso de las computadoras con fines personales, siempre y cuando sea mínimo, no interfiera con el trabajo y sea legal, apropiado y se encuentre permitido por nuestras normas. Así que está bien recibir correos electrónicos sobre el equipo de fútbol de su hijo pero no puede usar la computadora para un negocio particular. Information Management (TRIM) Policy) y el cronograma de conservación. También debemos cumplir con la Política de Preservación de Documentos (Document Preservation Notice Policy) que establece que se conserve, hasta nuevo aviso, toda la información y todos los documentos útiles para futuras investigaciones o litigios. El tiempo es otro activo de la compañía y lo debemos usar con responsabilidad. Aunque valoramos los descansos durante la jornada laboral y permitimos incidentales llamadas personales, correos electrónicos y otras actividades, como regla general, nuestro tiempo en CEVA debe ser empleado en los asuntos de CEVA. Bajo ninguna circunstancia debemos usar nuestro tiempo para otra cosa que no sea trabajar para CEVA. Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Información Privilegiada La política de CEVA y la de muchos países prohíben el uso inapropiado de información confidencial en el mercado de valores. En el transcurso de nuestra actividad empresarial, se puede obtener información privilegiada, sobre operaciones o valores de CEVA, sobre nuestros clientes o proveedores. Esto puede suceder como consecuencia del trabajo diario, por ejemplo, si trabaja en el área de finanzas y prepara pronósticos financieros o simplemente escucha algo en el vestíbulo o en la cafetería. Sin importar de qué manera consiguió la información, CEVA tiene estrictamente prohibido utilizar información privada en la comercialización de valores (con frecuencia se la llama “información privilegiada”), si es material. La información material es toda aquella información relevante a la hora de decidir si comprar, vender o mantener valores o acciones. Algunos ejemplos de información material son los siguientes: resultados y pronósticos financieros, información sobre posibles fusiones, adquisiciones, desinversiones, empresas conjuntas, inversiones, la obtención o pérdida de contratos importantes o desarrollo de litigios importantes. Está en contra de la ley y de nuestra política comercializar valores con base a información privilegiada. Esto significa que no se puede usar la información ni tampoco se puede “dar un consejo” a otra persona sobre cómo usarla. Registros Contables Una de las mejores formas de demostrar respeto hacia nuestros accionistas es asegurarse de que todos nuestros libros, registros y cuentas estén completos, se realicen en tiempo y en forma veraz, y que muestren con precisión los activos, pasivos y las transacciones de la compañía. Esto es necesario para asegurar la honestidad y la transparencia para prevenir el fraude y preparar estados financieros confiables de acuerdo a los principios contables aplicables y a las normas de información financiera. Se encuentra prohibida cualquier falsificación de libros y registros contables (balances, libros de contabilidad y estados financieros, etc.), tales como tergiversación de Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos transacciones, ocultación de fondos o cuentas, informes de transacciones en el período de tiempo equivocado o cualquier otra información falsa o engañosa. Las Reglas Empresariales, Políticas Financieras y Contables de CEVA y otros controles apoyan el principio de veracidad. Las transacciones no registradas o la “doble contabilidad” se encuentran estrictamente prohibidas. Debemos asegurarnos de que toda la información asentada en los libros y registros de CEVA esté completa, se realice en tiempo y en forma y sea precisa. Consideremos, por ejemplo, los informes de gastos. Esto puede parecer Clave del Código Es el final del trimestre y mi jefe me pide que “retoque” algunos informes financieros para “cumplir con las metas”. No estoy seguro de hacerlo pero él me dice que todo el mundo lo hace y que puedo cambiarlos nuevamente al inicio del próximo trimestre y que nadie se dará cuenta. ¿Qué debo hacer? De manera educada —pero firme— debe decirle que no se siente bien haciendo ese tipo de cosas. Si insiste con ese tema, debe acudir a otro funcionario directivo, a la persona de contacto del departamento Legal o de Cumplimiento y Ética o llamar a la línea directa. Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades niveles de empleados de CEVA a un evento, el nivel local más alto es el que debe pagar. El registro de los tiempos es otro ejemplo. ¿El registro de los tiempos se realizó de forma honesta y muestra el tiempo real trabajado? O en otro contexto, ¿los documentos de embarque reflejan con exactitud el origen y el destino de los envíos? ¿Los datos del transportista, del fabricante y la forma de pago se encuentran asentados de manera correcta? Todos desempeñamos un rol importante a la hora de mantener la exactitud de la información registrada en los libros. También están prohibidas todas las formas de lavado de dinero. El lavado de dinero es una actividad financiera ilegal basada en la falsificación de los registros financieros, destinada a ocultar una actividad criminal o sus ganancias, a menudo vinculadas con el terrorismo, el tráfico de estupefacientes o la evasión impositiva. Los traficantes de drogas, por ejemplo, “lavan” el dinero que ganan ilegalmente haciéndolo pasar a través empresas legalmente establecidas para que parezca procedente de una actividad legítima. Para evitar que CEVA sea usada en el lavado dinero proveniente de actividades ilegales, es muy importante “conocer al cliente” y estar alerta ante cualquier actividad sospechosa (transacciones en efectivo, partes desconocidas, solicitudes de pago o transferencias de fondos inusuales). tedioso y trivial, pero nos ayuda a asegurarnos de que nuestros libros y registros estén correctos. ¿El informe de gastos es exacto? ¿Todos los gastos son justos y reales? Si solicita el reembolso de una cena, ¿incluyó la factura y el comprobante de asistencia? Nadie puede aprobar sus propios gastos, es por eso que cuando asisten varios Clave del Código Me gustaría “personalizar” la firma de mi correo electrónico colocando una pequeña frase con contenido político sobre un tema que me interesa y un logotipo chistoso que creo es divertido para todo el mundo ¿Está bien hacerlo? No. Primero, ninguna de las dos cosas tiene nada que ver con el negocio de CEVA y no deberán colocarse. Segundo, debemos tener presente que representamos a CEVA: aunque la frase sea importante para usted y el logo le parezca chistoso puede resultar ofensivo para otras personas y estas personas pueden creer que tanto la frase como el logo reflejan el pensamiento de CEVA. Asegúrese de seguir los lineamientos de comunicación digital de CEVA. Si desea enviar correos electrónicos de este tipo, use su cuenta personal, hágalo en su tiempo libre y no use el nombre de CEVA en esos mensajes. 13—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Comunicaciones Electrónicas, Redes Sociales y Comunicaciones Externas Nosotros valoramos la privacidad de nuestros empleados y su información personal legalmente protegida. Al mismo tiempo, debemos reconocer que, debido a las leyes y reglamentos aplicables, el objetivo de todas nuestras comunicaciones electrónicas y la información (incluyendo correos electrónicos, mensajes instantáneos, mensajes de texto, actividad en Internet, otros datos electrónicos, información en las computadoras de la compañía, el equipo y los sistemas) es facilitar los negocios de la Compañía, son propiedad de CEVA y, por lo tanto, están bajo el control de la Compañía. Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades son honestas consistentes y adecuadas, solo el personal autorizado de CEVA (el personal de la dirección ejecutiva del Departamento Legal, y de Marketing y Comunicaciones) puede responder a las solicitudes externas. Cualquier contacto por parte del gobierno, inversionistas, analistas, medios de comunicación y público en general debe ser manejado conforme a lo dispuesto en nuestros Lineamientos y Políticas de Comunicación. Así que si usted recibe una llamada de un representante de prensa, por favor, comuníquese con el Departamento de Marketing y Comunicaciones; si es una citación del gobierno, llame al Departamento Legal o si es un aviso de impuestos, llame a la sección Tributaria. Debido a las leyes y reglamentos vigentes y según nuestra Política de Privacidad y Política de Seguridad de la Información, los empleados de CEVA no deben crearse falsas expectativas de privacidad cuando utilizan sistemas o equipos de CEVA. La compañía tiene derecho a supervisar e inspeccionar las comunicaciones electrónicas, computadoras, equipos y sistemas (incluyendo, correo electrónico, actividad en Internet, teléfonos y otros dispositivos) de acuerdo con la normativa vigente. El uso responsable, personal e incidental que puedan realizar los empleados de CEVA es aceptable, pero debe ser de naturaleza ocasional, fuera del horario de trabajo — siempre que sea posible— y no debe ir en desmedro de su responsabilidad o productividad. Del mismo modo, CEVA permite el uso adecuado y responsable de las redes sociales relacionadas con la empresa cuando se las destina a mejorar las relaciones y las comunicaciones con los clientes, los colegas, los proveedores, los líderes empresariales, los medios de comunicación y otros, y para promocionar la marca CEVA. Nuestra Política de Redes Sociales requiere del uso racional, honesto y transparente de los medios de comunicación social. Es importante saber que el uso oficial de las redes sociales en nombre de CEVA requiere aprobación previa. Si utiliza las redes sociales de forma personal y en su tiempo libre, sus mensajes, comentarios, puntos de vista o creencias no representan a CEVA. Para asegurarnos de que las comunicaciones externas 14—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Respeto por Nuestros Clientes, Proveedores y Otros Socios Comerciales Dos de nuestros nueve valores fundamentales dicen: Sentimos verdadera pasión por nuestros clientes y nos estimula el buen desempeño. Estos son valores fundamentales para CEVA y muestran el respeto que sentimos por nuestros clientes, proveedores y otros socios comerciales. En CEVA, competimos por negocios y adjudicamos nuestro negocios equitativamente, que se hacen de manera independiente y sobre la base de la calidad de los servicios que se compran y se venden. Llevar esto a la práctica y garantizar la comodidad de nuestros clientes son nuestros valores más importantes que aseguran que la empresa se convierta en la más admirada en la industria de la cadena de suministro. Concentrados en la Calidad El compromiso con la calidad es esencial en nuestro negocio. Nuestra base en la excelencia y nuestra filosofía de ejecución impecable así lo requiere. Practicamos una cultura de mejora continua. En pos de lograr los más altos estándares de calidad, vamos a trabajar constantemente en la mejora de nuestros procesos para el beneficio de nuestros clientes. Esto se aplica no solo a nuestras operaciones, sino también a nuestro carácter y conducta. En nuestras relaciones con los clientes, competidores y proveedores, haremos negocios y seremos juzgados por la calidad de nuestros servicios. Satisfacción del Cliente Como rezan nuestros valores, nos estimula el buen desempeño, somos exitosos y los mejores en la cadena de suministros. Nuestros clientes dependen de nosotros: ellos confían en nosotros cuando trasladamos sus productos y gestionamos sus inventarios. Así que nos esforzamos para que nuestros clientes sean exitosos. El conocimiento de las necesidades locales y globales de nuestros clientes y mercados gobierna nuestras actividades. Incluimos y priorizamos el enfoque al cliente en todos nuestros procesos, proyectos y acuerdos empresariales. Por ejemplo, si usted está involucrado en prestar servicio a un cliente en particular, debe entender los compromisos que CEVA contrajo con ese cliente en el contrato, la forma en que se aplica a su trabajo y luego asegurar su cumplimiento. Socios Comerciales Nos comprometemos a asociarnos con otras entidades y personas que cumplan con los estándares que fijamos para nuestra compañía. Cuando elegimos un socio comercial, tratamos de elegir proveedores, abastecedores, subcontratistas, consultores y agentes que lleven a cabo sus negocios y hagan negocios en nombre de nuestra empresa, con respeto por las normas legales y de acuerdo a nuestros estándares de integridad más exigentes. Antimonopolio y competencia leal CEVA está comprometida con la libre empresa y la competencia leal. Como una empresa de la cadena de suministro global, CEVA se nutre del libre comercio. Por lo tanto, vamos a competir y hacer negocios sobre la base del mérito, la competencia abierta y la oferta de un servicio de calidad superior. Fijamos todos los precios y recargos de forma independiente, con base en nuestro propio análisis, los comentarios de los clientes y la información pública disponible. No vamos a discutir precios, ofertas, beneficios, asignación de clientes, territorios u otros términos y condiciones de 15—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos venta con competidores y nunca realizaremos acuerdos con ningún competidor sobre estos temas. No vamos a participar en los acuerdos para boicotear o no negociar con determinadas personas o entidades. En virtud de la regla de que “las apariencias sí importan”, cada uno de nosotros debe evitar cualquier conducta que podría incluso parecer Clave del Código Me gustaría formar parte de una asociación comercial local porque pienso que sería beneficioso para mi trabajo y para el negocio de CEVA ¿Esto está prohibido? No, para nada, pero, antes de participar tiene que pasar por el proceso de aprobación apropiado así podemos confirmar que la asociación realmente aporta valor y no presenta demasiado riesgo. Hacemos esto porque en el pasado las asociaciones comerciales crearon problemas de competencia serios en nuestra industria y simplemente queremos ser inteligentes y evaluar los riegos antes de participar en ellas. una violación de las Políticas y Procedimientos sobre la Leyes de Antimonopolio y Competencia o cualquier ley antimonopolio o de competencia. Todos debemos seguir los Procesos de Fijación de Precios y Recargos. Al formar parte de asociaciones comerciales, debemos seguir las Pautas de la Asociación de Comercio, prestar especial atención y asegurar el cumplimiento de nuestras obligaciones en defensa de la competencia leal. Respeto mutuo Quick Links CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Además de competir de manera sana e independiente, también adjudicamos los negocios de manera justa e independiente. Contratamos proveedores, agentes e intermediarios luego de una evaluación justa. Nunca lo haríamos basándonos en nuestros intereses o en los intereses que nuestros empleados pudieran tener hacia ellos. Esto no se aplica solamente a nuestro personal de Compras, sino también a cualquiera que tenga influencia sobre la contratación de cualquier proveedor o tercero. Por último, si bien vamos a competir de forma decidida, lo vamos a hacer también de manera justa y basada en el mérito. No vamos a tratar de obtener una ventaja injusta sobre nuestros competidores, como por ejemplo, conseguir información secreta de los antiguos empleados o decir mentiras acerca de ellos. Nuestras ventas y materiales de marketing, comunicaciones y los compromisos que contraemos con los clientes van a ser honestos y precisos. Luego, de acuerdo con nuestra filosofía de ejecución impecable, vamos a entregar lo que prometimos. Clave del Código Tengo que contestar una solicitud de oferta para un cliente y necesito que mi oferta sea competitiva. Tengo que averiguar cuánto cotizaría la competencia. ¿Puedo llamar a un amigo que trabaja para un competidor y averiguar lo que necesito, asegurándole que sus datos van a ser confidenciales? No, nuestras políticas antimonopolio no lo permiten. Nunca se debe discutir sobre precios, clientes u ofertas con la competencia. En lugar de eso, fijamos nuestros precios de manera independiente, en base a nuestro propio análisis, la información provista adecuadamente por nuestros clientes y la información pública disponible. 16—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Respeto por Nuestras Comunidades Al principio hablamos sobre el respeto a los demás, luego sobre el respeto a CEVA y a nuestros accionistas, continuamos con el respeto a nuestros clientes y, en tercer lugar y por último, cubriremos la categoría más amplia de todas: el respeto por el resto del mundo en que operamos. Como buen ciudadano corporativo, CEVA deberá respetar a las comunidades en las que opera, deberá actuar con responsabilidad y honrar las leyes de los países en donde trabaja. y franca. Cumpliremos nuestra Política Anticorrupción y las políticas anticorrupción aplicables a nuestro negocio, de manera especial, la United States Foreign Corrupt Practices Act (Ley de Prácticas Corruptas en el extranjero o FCPA), la UK Bribery Act (Ley contra Soborno del Reino Unido), el Pacto Mundial de las Naciones Unidas, la Convención Antisoborno de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) y otras leyes antisoborno vigentes. Comunidades ¿Qué significa todo esto en la práctica? • Sector público libre de sobornos. No vamos a ser parte de ninguna forma de soborno de funcionarios públicos. Por ejemplo, no vamos a pagar u ofrecer pagar algo indebido a alguien que trabaja para el gobierno, intentando así influir en sus acciones y obtener un trato especial (como por ejemplo: conseguir un permiso, ignorar temas regulatorios o recompensar tratos comerciales con el gobierno). • No a los pagos de facilitación o incentivos. Los pagos de facilitación o incentivos son pequeños pagos que se hacen a los funcionarios gubernamentales para “acelerar” los procedimientos de rutina como por ejemplo, otorgar visas o procesar documentos necesarios para el negocio. Por ejemplo, no vamos a pagar personalmente en efectivo a los funcionarios de aduanas para acelerar el despacho aduanal de mercancías. (Nosotros permitimos los pagos de facilitación en caso de amenaza inminente para la salud o seguridad, siempre y cuando sean inmediatamente informados y documentados de manera adecuada). • Sector privado libre de sobornos. No nos involucramos en sobornos en el sector “comercial” o privado. Por ejemplo, no vamos a pagar “comisiones” a los clientes privados y comerciales Nos comprometemos a apoyar a las comunidades en las que trabajamos. Es importante para nosotros comprender y respetar las diferentes culturas y los problemas que tiene cada comunidad en los lugares en donde trabajamos. Haciéndolo, generamos confianza y credibilidad. Todos debemos respetar la cultura local. Las Reglas Empresariales de CEVA proporcionan información sobre cómo obtener la aprobación para realizar donaciones (todas las donaciones deben estar aprobadas por el Presidente Regional, nuestro CEO o incluso por nuestra Junta Directiva). Corrupción y Soborno La corrupción amenaza a las sociedades y mina los cimientos del libre comercio, elemento crucial para nuestro negocio. Los gobiernos del mundo tratan de eliminar la corrupción y el soborno y CEVA tiene el mismo compromiso. Muy simple: CEVA prohíbe toda forma de soborno y corrupción. No recibiremos ni daremos nada de valor que pudiera tener algún tipo de influencia —o parecer que la tiene— sobre nuestras decisiones o sobre las de otros. En lugar de hacer eso, realizaremos tratos con nuestros clientes, proveedores y con las personas que ejercen control sobre nuestra actividad de manera honesta 17—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos para realizar negocios. Por lo tanto, si el gobierno está involucrado o no, nosotros no nos involucramos en sobornos. • No aceptar sobornos. No aceptamos ningún tipo de soborno o pagos indebidos. Por ejemplo: No aceptamos “regalos” de proveedores que persiguen beneficiarse con ello. El umbral entre lo legal e ilegal, en esta materia, es muy difuso y es preferible no aceptar ningún tipo de obsequio. • Le decimos NO al tráfico de influencias y a los incentivos. No damos, ofrecemos o aceptamos ningún tipo de soborno, como por ejemplo: favores Clave del Código En mi país, se acostumbra realizar pequeños pagos en efectivo a los funcionarios de aduanas para que aceleren los despachos aduanales y tengo un cliente que necesita desesperadamente un equipo para un proyecto importante. Los pagos son muy pequeños, solo unos pocos dólares. ¿Puedo hacerlo? No, es irrelevante que los pagos sean pequeños o que esa sea una práctica habitual en su país. Existe un gran número de leyes —además de nuestra política— que prohíben los pagos de facilitación como este o cualquier otro tipo de soborno. personales de funcionarios con poder de decisión sobre un cliente, en espera de que esto sea redituable para nuestro negocio, donaciones a la asociación de caridad favorita del gobierno o empleo a la hija o hijo de un ministro que tenga relación con el negocio de CEVA o cosas similares. • Las relaciones con los funcionarios gubernamentales. Si usted tiene algún tipo de relación, personal o de parentesco, con funcionarios gubernamentales es necesario que lo informe para tomar las medidas apropiadas en pos de mantener la transparencia. • La diligencia debida (comúnmente conocida como Due Diligence). Seguimos los procesos de evaluación de agentes, terceros, socios y subcontratistas de la compañía para asegurar que se encuentran 18—Código de Conducta Empresarial de CEVA Respeto mutuo CEVA y Accionistas encuadrados dentro de los criterios empresariales que CEVA exige. Se debe asegurar que estas personas respetarán nuestros más elevados estándares éticos en todo lo concerniente a corrupción y soborno. Regalos y Entretenimiento Una de las claves para evitar la corrupción y los sobornos es poner especial atención en los regalos y las invitaciones a entretenimiento que hacemos y recibimos. Por lo general, el corrupto no es un señor que le entrega una valija llena de dinero a otro en un lugar secreto. La corrupción siempre adopta formas más sutiles y discretas. Por ejemplo: puede adoptar la forma de regalos caros o invitaciones a fastuosas formas de esparcimiento que ocultan la verdadera intención de ejercer influencia sobre alguien importante. Esto incluye cualquier cosa de valor desde comidas y entretenimiento, entradas a espectáculos deportivos, el uso de una casa de vacaciones hasta el patrocinio de eventos corporativos o de beneficencia. Aunque los regalos y la oferta de esparcimiento no estén considerados formas de soborno, este tipo de cosas puede crear o aparentar un conflicto de intereses. En lugar de tomar una decisión basada en el interés superior de CEVA se puede caer en la tentación de tomar una decisión basada en los regalos que ha recibido. A veces los regalos y el entretenimiento, que son técnicamente aceptables, pueden dar una mala impresión: cuando se trata de regalos y entretenimiento las apariencias son importantes. En CEVA competimos y adjudicamos por negocios transparentes, sobre la base de los méritos y los intereses de CEVA y dejamos de lado cualquier beneficio espurio que nos intenten otorgar. No debemos dejarnos influenciar con regalos, ofertas de esparcimiento o beneficios de cualquier tipo de parte de los clientes, proveedores actuales o potenciales que pudieran tener una apariencia de intento de corrupción, que pudieran afectar nuestra objetividad o pudieran estar orientados a obtener un trato preferencial o algún tipo de ventaja. Tampoco debemos ofrecer ese tipo de cosas a ninguna parte involucrada: no damos ni recibimos regalos u ofertas de esparcimiento de forma irregular. Nunca pedimos regalos a los abastecedores, proveedores u otra persona para nosotros, nuestros amigos o familiares. Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Los regalos están permitidos mientras sean razonables e infrecuentes y las ofertas de esparcimiento tengan un valor Clave del Código ¿Esto significa que no puedo invitar a cenar a un cliente? No. Si el esparcimiento es razonable, es legal y una parte aceptable de la actividad empresarial. CEVA permite que tengamos estas prácticas razonables y apropiadas, siempre y cuando lo permitan las normativas de los clientes. ¿Cómo podemos recordar las reglas sobre regalos y entretenimientos? Recordando la regla “GIFT” (regalo, en inglés) Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos nominal. Pero no pueden realizarse a cambio de beneficios empresariales, con intento de corromper o incluso si tienen una apariencia dudosa. La Política Anticorrupción de CEVA establece los límites de los regalos y entretenimientos: • Como regla general, los regalos infrecuentes y entretenimientos por un valor de $ 100 o menos, que no involucren a funcionarios gubernamentales, están permitidos. • Los que superen los $ 100 y no involucren a funcionarios gubernamentales deben ser aprobados por su supervisor. • Los tengan un valor $ 250 o mayor o involucren a funcionarios gubernamentales deben ser aprobados por el Departamento de Cumplimiento y Ética, por adelantado. • No se pueden pagar los gastos de viaje de terceros o aceptar que ningún tercero corra con los gastos de nuestros viajes sin la previa aprobación del Departamento de Cumplimiento y Ética. Pero también debemos asegurarnos que se cumplan las políticas de los terceros, las leyes y normativas locales y las prácticas y costumbres del lugar. Las leyes locales y las políticas de terceros pueden ser incluso más estrictas que las de CEVA y siempre debemos seguir la ley más rigurosa. En algunas ocasiones, los regalos dentro de los límites establecidos más arriba, son legales pero siempre se debe consultar primero al jefe y a Cumplimiento y Ética. En caso de duda hay que consultar con ellos y verificar, por adelantado, si el regalo o el entretenimiento se encuentran dentro de lo permitido o si algún funcionario del gobierno se encuentra involucrado. No hace falta aclarar que todos los regalos o entretenimiento deben ser apropiados y de buen gusto (nada lascivo u obsceno). Por último, no debemos recibir ni dar dinero en efectivo o los equivalentes al dinero en efectivo como órdenes de compra o cosas similares porque son muy sospechosas. Aquí tenemos un pequeño truco para recordar las normas sobre regalos y entretenimiento: Siempre hay que usar la regla “GIFT”: • Government official (Gobierno y funcionarios). – ¿Está involucrado un funcionario del gobierno? 19—Código de Conducta Empresarial de CEVA Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Clave del Código Uno de mis proveedores quiere regalarme entradas para un evento deportivo ¿Puedo aceptarlas? Eso depende. Si el proveedor quiere ir con usted al evento deportivo local para desarrollar las relaciones interpersonales fuera de la oficina y las entradas tienen un valor razonable, es probable que esté bien. Por otro lado, si pretende enviarlo a usted junto a su esposa en primera clase a un costoso viaje con todos los gastos pagos a un evento deportivo internacional, no. ¿El cliente es una compañía estatal o trabaja para un ente estatal? – De ser así, o ante la duda, consultar primero con el departamento de Cumplimiento y Ética. • Intent (Intención). – Cuando le damos un regalo a un cliente ¿cuál es nuestra intención? ¿Es solo una muestra de agradecimiento por los negocios del año pasado? ¿Con un regalo grande tratamos de “comprar” un negocio futuro? ¿Un extraño pensaría que es un intento de “corrupción”? – Si un proveedor le realiza una invitación ¿Parece que lo hace con buenas intenciones para desarrollar las relaciones comerciales con CEVA y comprender mejor nuestra forma de hacer negocios? O ¿parece que está intentando ejercer cierta influencia en su selección sobre qué proveedor elegir? Si tomara estado público ¿cómo se vería? • Frequency and timing (Frecuencia y oportunidad). – ¿Con qué frecuencia recibimos regalos de ese proveedor? ¿Son ocasionales y oportunos (como por ejemplo para las fiestas o en reuniones de clientes)? o ¿con qué frecuencia el proveedor nos envía canastas con frutas, entradas para encuentros deportivos, botellas de vino u otra cosa? ¿Qué monto anual representan todos esos regalos? ¿Los regalos llegan cuando tenemos que decidir a quién debemos adjudicar un contrato? ¿Comenzamos a sentir que tenemos ciertas obligaciones con ese Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos proveedor debido a todos los regalos que nos da? – De la misma manera nos debemos preguntar ¿con qué frecuencia invitamos a nuestros clientes? ¿en forma trimestral o para ocasiones especiales? ¿O lo estamos haciendo varias veces por mes? ¿O lo estamos invitando justo antes de cerrar negocios importantes? • Too much (Tanto dinero)? – ¿Cuánto dinero gastamos en regalos y diversión? ¿El gasto se encuentra dentro de los límites establecidos por nuestras leyes y por las de terceros? – ¿Se acostumbra en este país hacer ese tipo de regalos? Clave del Código Tengo un contrato gubernamental para transportar material militar y creo que puedo hacer facturas sin que se den cuenta para maximizar nuestras ganancias ¿Puedo hacerlo? O ¿Puedo hacer constar algunos artículos similares, pero que no son esos en realidad, y luego cobrar por los verdaderos? Respeto mutuo Quick Links CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades actividad así como también las Políticas Globales de Cumplimiento de Normas Comerciales de CEVA, incluso mediante la comprobación de las autorizaciones gubernamentales para ciertas transacciones. Por ejemplo, muchos países limitan el comercio con otras naciones por cuestiones de política exterior y debemos estar seguros que cumplimos con esas restricciones. De la misma manera, algunos países requieren ciertas licencias para enviar cargamento considerado artículos de defensa, armas y municiones y debemos estar seguros que si transportamos esas mercancías, lo estamos haciendo con las licencias apropiadas. El grupo de Cumplimiento Comercial Global (GTC por su sigla en inglés) estableció las Políticas Globales de Cumplimiento de Normas Comerciales de CEVA para asegurar que se cumplen todos los requisitos. Por último, debemos cumplir con las leyes antiboicot. ¡No! Eso violaría los requisitos de honestidad y transparencia que son indispensables en los tratos tanto con el gobierno como con el resto de los clientes. Cumplimiento de Normas Comerciales Cada país tiene leyes que regulan la importación y exportación de mercancías y tecnología. Los países regulan el cumplimiento de las normas comerciales por razones económicas, políticas y de seguridad, como por ejemplo, prevenir el terrorismo. CEVA, a veces, tiene que tomar decisiones y limitar el comercio con ciertas personas o países incluso si se encuentra permitido por la legislación vigente. Los empleados de CEVA deben cumplir, de manera estricta, las normas que controlan la importación y exportación, las reglas jurisdiccionales en donde la compañía desarrolla su 20—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Contratos Gubernamentales Algunos de nuestros negocios se realizan con entidades gubernamentales. Para realizar negocios con el gobierno debemos, con frecuencia, cumplir con requisitos que van más allá de los requisitos comerciales normales porque los gobiernos pueden solicitar o prohibir determinados términos, condiciones o prácticas. Por ejemplo, el proceso para licitar contratos gubernamentales es mucho más formal y confidencial. Hay límites estrictos para las invitaciones (también llamadas “agasajos”) de los empleados o contratistas gubernamentales. Algunos trabajos pueden requerir el uso de información clasificada que se encuentra reglamentada por normas de seguridad y secreto estatal. En CEVA, tenemos el compromiso de cumplir, de manera estricta, con las leyes de contratación gubernamental y las normas cuando prestamos un servicio a las entidades estatales (de manera directa, como contratista primario o de forma indirecta como subcontratista). De la misma forma que sucede con los demás requisitos de nuestro Código, cuando se trata de contratos gubernamentales, la honestidad, la precisión y la transparencia son muy importantes. Como ejemplo, en muchos países, los sobreprecios (precios más altos que lo permitido por el contrato o que superen lo justo y razonable) y las declaraciones falsas en contra del gobierno son delitos penales. Los que tratan con contratos gubernamentales deben comprender plenamente y seguir las Políticas de CEVA de Contratación con Gobiernos y las leyes y regulaciones correspondientes. Actividades Políticas Llevamos a cabo nuestras actividades comerciales de tal manera que las actividades y declaraciones políticas inapropiadas no dañen los intereses de CEVA. Como regla general, la compañía no interviene en cuestiones políticas. Todos debemos seguir, de manera estricta, todas y cada una de las normas financieras, éticas y otras leyes sobre las actividades políticas que incluyen a los grupos de presión. Debido a lo que establecen nuestras Reglas Empresariales, todas las contribuciones con fines políticos deben estar autorizadas por la Junta Directiva. Por supuesto que, como ciudadanos privados, podemos participar de actividades 21—Código de Conducta Empresarial de CEVA Respeto mutuo Quick Links CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades políticas y realizar contribuciones para campañas en nuestro nombre, en nuestro tiempo libre y usando nuestro dinero. Pero nunca se debe invocar el nombre de CEVA, ni utilizar sus recursos, ya sean de dinero o tiempo. Protección Ambiental Tenemos un compromiso con la sustentabilidad y realizamos nuestras actividades empresariales con gran respeto por el medio ambiente y en consonancia con las leyes y reglamentos ambientales que se aplican a nuestra área. Nuestro compromiso con la sustentabilidad nos ayuda a reducir los residuos y a compartir los beneficios con los clientes. Impregna nuestra forma de hacer negocios, nos impulsa a innovar y a ser creativos en todo, desde las operaciones de almacenamiento hasta el transporte, desde el diseño de soluciones hasta la política de contratación. Esto beneficia a nuestros clientes, a nuestras comunidades, a nuestra gente y a nuestro planeta. Es éticamente correcto e inteligente desde un punto de vista comercial. Todos debemos estar familiarizados con las leyes relacionadas con el ambiente y preocupados por aplicarlas en nuestro trabajo diario. Para muchos de nosotros puede ser tan simple como tener consciencia del impacto ambiental que produce cada documento que imprimimos. Para otros, en cambio, puede significar la evaluación de las emisiones de gases de efecto invernadero en los sistemas de transporte. En cualquier caso, debemos tener presente los efectos ambientales que tienen nuestras actividades y también debemos denunciar, de forma inmediata, cualquier posible violación de las leyes, las regulaciones o los permisos medioambientales. Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Disciplina Dentro de lo permitido por la ley aplicable, podemos disciplinar a cualquier empleado que: • Autorice, participe de manera directa o indirecta, en cualquier acción que constituya una violación de leyes o reglamentos, del presente Código o de las políticas y procedimientos de la Compañía; • No denuncie, de forma inmediata, las violaciones o supuestas violaciones o que oculte información sobre ellas; • Administre o supervise, de manera inadecuada, a cualquier empleado involucrado en una violación o que dirija, apruebe o condone la conducta impropia de cualquiera de sus empleados; • Intente, tome, participe o estimule a otros a tomar represalias, de manera directa o indirecta, contra un empleado que, de buena fe, informe una cuestión relacionada con el cumplimiento (y también a los gerentes que no previenen adecuadamente o que no responden ante este tipo de represalias); • De manera consciente falseen o mientan sobre un informe referente al cumplimiento o cualquier otro registro; • No coopere plenamente con la Compañía a la hora de investigar o tratar de dilucidar una cuestión referente al cumplimiento. Las medidas disciplinarias pueden incluir advertencias escritas y verbales, sanciones monetarias (por ejemplo, la elegibilidad para una bonificación), suspensión y despido (que es la máxima medida permitida por la ley aplicable). Además de la acción disciplinaria, tal vez tengamos que denunciar ciertas conductas inapropiadas a las autoridades gubernamentales o reglamentarias para el procesamiento penal o civil, o de emprender acciones legales para recuperar las pérdidas o daños causados por mala conducta. Nosotros tomamos las medidas disciplinarias de manera inmediata, coherente, eficaz y justa. La disciplina es potestad de la Compañía. Si un empleado informa conductas inapropiadas y coopera en la investigación, es importante a la hora de tomar medidas disciplinarias, pero no lo exime de recibir una sanción en el supuesto caso de que sea lo apropiado. 22—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Reporte y Manejo de Denuncias Alentamos y esperamos que todos nuestros empleados denuncien las violaciones o las sospechas de violaciones y cooperen con la compañía en su esclarecimiento. De hecho, cuando así lo permita la ley, podemos exigirles que lo hagan. Si usted nos informa algo, usted realmente ayuda a la empresa a manejar los problemas de forma correcta y, al mismo tiempo, asegura que se cumplan los objetivos empresariales. Cómo Reportar Existen varias vías para realizar una denuncia y recuerde que puede usar el método que considere más cómodo: • Gerencia. Si se siente cómodo, puede dirigirse a su jefe (si no se encuentra implicado en la denuncia) o a algún otro miembro de gerencia si piensa que va a ser más efectivo. • Representante del Departamento Legal, de Cumplimiento y Ética, o Recursos Humanos. Si no le resulta cómodo dialogar con su jefe, llame a algunos de los expertos que pueden ayudarlo. CEVANet tiene información actualizada de los contactos del personal del Departamento Legal, de Cumplimiento y Ética entre ellos al jefe del área Legal y el funcionario de Cumplimiento, el gerente regional de Cumplimiento y los representantes de Recursos Humanos. • Línea Directa de Cumplimiento. Se pueden denunciar violaciones o supuestas violaciones del Código a través de la línea directa y gratuita de cumplimiento: – +1 (888) 723-2453 si llama desde los EE.UU. Si llama desde fuera de los EE.UU., primero 23—Código de Conducta Empresarial de CEVA marque el Código AT&T de su país que puede encontrar en: http://www.business.att.com/bt/access.jsp?c=A – Dígale a la operadora que desea conectarse con el número gratuito que figura arriba o simplemente marque el número. – Un representante siempre estará disponible para despejar cualquier tipo de duda sobre el Código o recibir las denuncias de los empleados. – Este número funciona las 24 horas del día, siete días por semana y está disponible en varios idiomas. – Nota: Los representantes se encuentran en los EE. UU. y la llamada se redirigirá allí. El hecho de llamar a la línea directa y haber firmado este Código implica brindar su consentimiento, bajo las leyes de protección de datos, para que su informe se envíe a los Estados Unidos. Si no se siente cómodo con esto, escoja otro de los métodos explicados más arriba. • Reportes vía Web. Nuestro servicio de comunicación directa también ofrece informes vía web; si le resulta más cómoda esta vía no dude en usarla. También puede hacerlo a esta dirección de correo electrónico: [email protected]. • Anonimato. Cuando realiza una denuncia de una violación o supuesta violación le pedimos su nombre y toda la información que nos pueda brindar al respecto para que podamos realizar investigaciones, pero si desea realizar una denuncia anónima y está permitido por las leyes locales, lo puede hacer con la seguridad de que procesaremos los informes de manera confidencial dentro de lo posible. Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos • En pocas palabras. ¡Comuníquese de la manera que le resulte más fácil! Si cree que su denuncia no tuvo eco, preséntela una vez más a través de cualquier otra vía descrita anteriormente. Qué sucede cuando realizamos una denuncia • Confidencialidad. La denuncia y la investigación se mantendrán en confidencialidad dentro de los límites razonables. Si desea permanecer en el anonimato, puede hacerlo. • Investigación. CEVA tiene un Comité de Conducta Corporativa que incluye a representantes de Auditoría Interna, Cumplimiento y Ética, Recursos Humanos, Operaciones y Comunicaciones. El listado actual de miembros está en CEVANet. Cuando realiza una denuncia, el Comité le asignará la denuncia a una persona capacitada para llevar adelante la investigación. Nunca investigue por su cuenta, nuestros expertos pueden manejarlo. Ellos actuarán con profesionalidad, confidencialidad y rapidez, en la medida de lo posible. Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Clave del Código Creo que uno de mis empleados llamó, de manera anónima, a la línea directa y denunció a mi equipo. La denuncia fue molesta, costosa y vergonzosa, y resultó ser que el empleado estaba equivocado. ¿Puedo tomar medidas disciplinarias contra él? No. Si los empleados presentan una denuncia de buena fe, incluso si las acusaciones resultaron equivocadas, tienen derecho a la protección como denunciante y no se puede tomar ningún tipo de represalias. Por otro lado, si cree que el empleado sabía que la denuncia era falsa —que puede ser un tema aparte—, debe informarlo (y no tratar de resolver el asunto por su cuenta). empleado que denuncie conductas inapropiadas, supuestas o probadas. Si tiene preguntas acerca de la protección de los denunciantes, póngase en contacto con el departamento Legal, de Cumplimiento y Ética, o Recursos Humanos. • Acción correctiva. Cuando la investigación esté completa, el Comité la va a examinar y tomará la acción correctiva apropiada. • Seguimiento. Puede darle seguimiento a su denuncia mediante el número de seguimiento personal que se le dio al realizar la denuncia o comunicándose a la línea directa. Por supuesto, ninguno de nosotros debería presentar, a sabiendas, denuncias falsas o engañosas. Nuestra línea directa o los recursos de cumplimiento no son los carriles adecuados para las habladurías, expresar desacuerdos personales o dar quejas triviales. No obstante, si su denuncia es de buena fe (proporcionando información completa y que presume veraz), nadie podrá tomar ninguna represalia contra usted porque está prohibido tomar represalias contra cualquier 24—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades La Letra Pequeña Ningún Código puede incluir todo lo que debemos cumplir en un negocio tan complejo como el nuestro. Este Código tiene por objeto proporcionar las directrices y normas básicas de nuestra conducta empresarial. Las Reglas Empresariales de CEVA y otras políticas y procedimientos proporcionan más detalles sobre lo que todos debemos o no debemos hacer, y se incorporan a este Código a través de referencias. Este Código establece las normas básicas de todas las políticas y procedimientos dentro de CEVA. Las políticas y procedimientos locales o relativos a nuestro negocio pueden constituir una base de orientación y estándares adicionales más estrictos o más específicos pero no pueden contradecir o ser más indulgentes que el Código, a menos que el Departamento Legal lo apruebe. No es necesario que sea un experto y que las conozca todas, pero resulta imprescindible tener presente aquellas reglas más relevantes para su trabajo; recuérdelas y sabrá lo suficiente como para poder levantar la mano en caso de tener una duda. En todo el Código, los términos “CEVA”, “Empresarial” y “Compañía” se utilizan para referirse a CEVA Group, Plc, a sus filiales y empresas conjuntas. Se aplica a todos los empleados de CEVA, en todo el mundo, así como a otras personas que actúan en nombre de CEVA (agentes, socios, empresas conjuntas, representantes, contratistas, etc). Todos ellos deben cumplirlo mientras trabajen para CEVA. Está disponible en varios idiomas en nuestro sitio web: www.cevalogistics.com. Como una compañía global, CEVA reconoce que las leyes de los distintos países difieren y que algunas pueden limitar lo que un Código de Conducta Empresarial debe exigir. Por ejemplo, las leyes laborales de algunos países no permiten que las empresas exijan a sus empleados denunciar conductas indebidas, mientras que las leyes de otros países admiten prácticas de contratación que CEVA prohíbe. CEVA tiene la intención de aplicar el presente Código en todos los países de acuerdo con lo permitido por la legislación de cada uno. CEVA se reserva el derecho de revisar, modificar, eliminar e interpretar el Código de acuerdo a su real saber y entender. La Junta Directiva de CEVA y la Junta Ejecutiva son las responsables de adoptar, comunicar y hacer cumplir el Código. Cualquier cambio en el Código o modificación de cualquier disposición se puede realizar solamente bajo la supervisión de las Juntas. Los cambios se publicarán de manera inmediata en nuestra página web corporativa: www.cevalogistics.com. El Código que se encuentra en www.cevalogistics.com representa la versión oficial. Ningún material impreso representa la versión oficial. Este Código no crea ningún derecho contractual o de otro tipo de manera expresa o implícita y no es un contrato de trabajo o acuerdo de ningún tipo. CDCE de CEVA, enero de 2013 25—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente Enlaces Rápidos Respeto mutuo CEVA y Accionistas Clientes, Proveedores y Socios Comerciales Comunidades Certificación y compromiso personal con el Código de Conducta Empresarial de CEVA Sujeto a las leyes aplicables Por la presente, dejo constancia que recibí, examiné y comprendí el Código de Conducta Empresarial de CEVA y que me comprometo a cumplirlo. Comprendo que cualquier tipo de violación de este Código o de cualquier norma o procedimiento de CEVA puede ser causal de acciones disciplinarias, incluso despido. Me comprometo a informar con prontitud cualquier tipo de violación, supuesta o conocida, de las disposiciones de este Código, de otras normativas o procedimientos de CEVA, de cualquier ley o reglamento aplicable, así como también sobre cualquier tipo de conflicto de intereses, aparente o real. Nombre: Cargo: Firma: Fecha: Sucursal de CEVA: CDCE de CEVA, enero de 2013 26—Código de Conducta Empresarial de CEVA Página anterior / Índice / Página siguiente
