PSU Cartilla Guia Informe Inicial Asesoría

CARTILLA INFORME INICIAL PSU-ASESORÍA
CARTILLA GUIA PARA INFORMES1
LINEA ASESORIA
PROGRAMA PROYECTO SOCIAL UNIVERSITARIO
FACULTAD DE INGENIERÍA
CARRERA INGENIERÍA INDUSTRIAL
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
CARTILLA GUÍA- Primer Informe- Diagnóstico y Plan de Trabajo
Esta cartilla está dirigida a los estudiantes que como Proyecto Social Universitario dirijan sus esfuerzos a la
asesoría organizacional.
Los objetivos de esta cartilla son:
a. Explicar y estandarizar la presentación de los informes escritos.
b. Brindar recomendaciones generales que faciliten la presentación de informes.
PRESENTACIÓN DE TRES INFORMES
1. PRIMER INFORME: Informe Inicial: Informe de Diagnóstico y Plan de Trabajo
2. SEGUNDO INFORME: De avance. Acorde a lineamientos de profesor en clase
3. TERCER INFORME: Informe Final: Informe de Resultados y Continuid
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Aplicación en Proyectos Asesoría Técnica
Autores: Ing. Giovanna Fiorillo Obando, Ing. Clara Mabel Solano, Ing. Patricia Dorado. Actualizada en 2015-10
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Normas y Recomendaciones para la presentación de los informes:
 Imprima por lado y lado de las hojas.
 Utilice espaciado sencillo entre los párrafos.
 La carátula de los informes debe ser transparente (un acetato).
 Debe citar siempre al pie de la página lo que no es de su autoría (Libros, revistas, trabajos de
compañeros, otros)
 No redacte en primera persona.
 Tenga presente el tiempo de los verbos, el informe debe estar en pasado o preferentemente en
presente, sólo las recomendaciones y el trabajo de continuidad estarán en futuro.
 No debe citar nombres, solo mencionar dependencias o cargos.
 No use lenguaje coloquial.
 El informe debe ser agradable a la vista, con esquemas y cuadros, entre otros (las tablas deben tener
un título que especifique su contenido, deben estar debidamente organizadas las filas, columnas,
tamaño de letra adecuado, en lo posible limitar cada tabla en una sola página).
 No presente información o datos que no puedan sustentar y carezcan por lo tanto de soportes.
 Los formatos que se proponen deben ir acompañados de los instructivos para su diligenciamiento. Las
convenciones o símbolos utilizados en los diagramas deben explicarse.
 Sin excepción, todas las cartillas e instructivos, son anexos del Informe Final.
 Las cotizaciones son obligatorias en caso de requerirse; presentar mínimo tres.
 Presentar el documento teniendo en cuenta las Normas APA
PRIMER INFORME: Se compone de dos partes: Parte1.Diagnóstico y Parte2.Plan de Trabajo
Parte1. DIAGNOSTICO y ANALISIS DE LA SITUACIÓN PROBLEMATICA
¿Qué es?
Corresponde al análisis que refleje la situación actual de la organización asesorada.
¿Para qué sirve?
Para conocer la organización y diagnosticarla objetiva y sistemáticamente recurriendo al criterio del
estudiante de Ingeniería Industrial y NO a la visión pragmática del interlocutor o empresario.
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ESTRUCTURA
Portada
La portada debe corresponder con el siguiente esquema:
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERÍA
CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
ASIGNATURA PROYECTO SOCIAL UNIVERSITARIO
LINEA DE ACCION: ASESORÍA
PROGRAMA:
GRUPO BOLIVAR *
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN ASESORADA: QUIPUS
PRIMER INFORME.
DIAGNÓSTICO y PLAN DE TRABAO
INTERLOCUTOR DIRECTO EN LA INSTITUCIÓN:
DIRECCIÓN Y TELEFONOS DE LA INSTITUCIÓN:
BARRIO:
LOCALIDAD:
_________________
_________________
_________________
_________________
PROFESOR:
ESTUDIANTE ASESOR:
TELÈFONOS:
EMAIL:
_________________
_________________
_________________
SANTAFÉ DE BOGOTÁ
FECHA COMPLETA
**Aplica SOLO cuando la institución pertenece a un programa, por ejemplo, Grupo Bolívar, FONNOGAL…
Segunda hoja
TABLA DE CONTENIDO/INDICE
Se explica qué contiene el informe en el orden en que se abordan los temas del mismo y la numeración de
las páginas correspondientes.
Hojas siguientes
1.1.Reseña histórica o Antecedentes
Descripción actualizada de la historia de la empresa desde su inicio hasta la fecha. Establezca las líneas de
producción, referencias, número de empleados actuales, nivel de ventas actual.
1.2. Situación Legal
Verificar si está inscrito en la Cámara de Comercio, averiguar el NIT, si registró su marca y las patentes del
caso.
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1.3. Análisis de la situación
Permite al asesor conocer los diferentes aspectos de la empresa a asesorar mediante un estudio exhaustivo.
Elaboración del diagnóstico.
Para este análisis de la situación se requiere que el estudiante de Ingeniería Industrial analice todas las
áreas de la empresa. Con este fin debe diseñar los instrumentos de recolección de información y aplicarlos.
Finalmente, con esta información primaria, procederá a realizar el análisis respectivo y elaborar el
diagnostico con toda la creatividad y el ingenio de su disciplina.
Como herramienta de diagnóstico, en el primer informe es opcional presentar la NORMA DE DIAGNOSTICO
diseñada por la Coordinación de Práctica Social. Esta herramienta se encuentra disponible para
explicación por parte de cada profesor.
A partir del periodo 2014-3, será obligatorio el uso de la Herramienta de Análisis, llamada PPI (Paradigma
Pedagógico Ignaciano), tanto en el primer informe (aspectos Contexto, Experiencia, Reflexión) como en el
informe final (Contexto, Experiencia, Reflexión, Acción y Evaluación). Esta herramienta se encuentra
disponible para explicación por parte de cada profesor.
En el caso de los proyectos de continuidad presente la información que considere relevante del informe
del semestre inmediatamente anterior, recordando indicar mediante pie de página la fuente
correspondiente, respetando los derechos de autor.
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1.4. Análisis de la Intervención de la Pontificia Universidad Javeriana
Relacione el semestre, los estudiantes y los aportes que estudiantes de la universidad hayan realizado en
la organización a partir de la información que le provea la empresa. Determine el grado de aplicación de
las soluciones planteadas por los asesores anteriores y en caso de no estar actualmente aplicando las
propuestas indique las causas.
Semestre Estudiantes Propuestas
Porcentaje
actual de
anteriores
de aplicación Observaciones
las propuestas
1.5. Definición del problema
Después de conocer la situación actual de la institución a asesorar, debe realizarse un análisis de los
problemas actuales de la siguiente forma:
-
-
Listar todos los problemas (Si es la primera asesoría es el listado total resultado de la aplicación de
herramientas de diagnóstico; si es una asesoría de continuidad comprende los temas recomendados
para la continuidad de la asesoría así como aquellos que no se cubrieron en la asesoría anterior y
los nuevos si han surgido en este momento y que no se hubieran identificado previamente.
Elaborar una lista en la que se coloque en orden de importancia los problemas encontrados,
comenzando con aquel que necesita una atención prioritaria.
Comparar los problemas analizando la dependencia de unos con otros (cuáles son causa y efecto).
Describir en forma detallada el análisis que se hizo para obtener el listado anterior.
Seleccionar el problema que se escoge resolver durante la presente asesoría y justificar con un
soporte teórico la elección.
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Parte2. PLAN DE TRABAJO
¿Qué es?
Corresponde al planteamiento de posibles soluciones a partir del análisis del diagnóstico y a la elaboración
del plan de trabajo
¿Para qué sirve?
a. Para proponer las herramientas que permitan implementar las posibles soluciones.
b. Para delimitar y planear el proyecto y los resultados durante el semestre.
2.1.
-
Objetivos
Objetivo General. Es lo que se quiere lograr con la asesoría y debe ser la solución al problema
seleccionado. Se escribe en infinitivo y con una frase muy corta. Debe responder a dos preguntas
¿qué se pretende lograr con el trabajo? Y ¿para qué se va a realizar? Ejemplo: Diseñar un sistema
de Mercadeo de los productos ofrecidos por la Microempresa “Alimentos Topito”. Es opcional
agregar mediante qué. Incluir el nombre de la institución asesorada.
-
Objetivos Específicos. Son los elementos que componen y delimitan el objetivo general, por lo tanto
son logros/entregables que se alcanzarán con la asesoría prestada. Son las tareas concretas, fines
inmediatos y señalan los aspectos que se van a tratar de acuerdo con la naturaleza del tema. Al
formularlos use lenguaje claro, preciso, libre de términos ambiguos. También van en infinitivo.
Ejemplo podrían ser:
-
Realizar el análisis de la Oferta y Demanda de los productos del portafolio actual
-
Evaluar el posicionamiento y nivel de ventas de los productos
-
Definir estrategias efectivas de Mercadeo
-
Definir Indicadores de gestión que evalúen el comportamiento de las ventas en forma
periódica
Como puede observarse son “resultados” que se alcanzarán al finalizar la asesoría y que unidos
conforman el objetivo general.
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2.2
Metodología
Aquí se explica “cómo” se lograrán los objetivos. Son los pasos a seguir para lograr cada objetivo específico,
por lo tanto se deben presentar en forma secuencial mencionando las herramientas de Ingeniería a utilizar.
La metodología es la operacionalización de los objetivos específicos.
Objetivos Específicos
Resultados/Entregables
Cada uno de los Objetivos Indique los entregables
Específicos utiliza una concretos por cada objetivo
herramienta particular. especifico
Por lo tanto, el cuadro se
desarrollará con cada uno
de estos.
Herramientas
¿Cómo y Para qué?
Existen
infinidad
de Se explica cuál es el objetivo de la
herramientas
de aplicación de cada herramienta
Ingeniería y/o disciplinas
afines en las cuales se
puede
apoyar
para
alcanzar los objetivos.
Menciónelas brevemente.
No son asignaturas.
2.3. Cronograma de Actividades
Una vez se tiene clara la metodología, deben definirse las tareas que se realizarán en cada uno de los pasos
definidos. Las tareas son muy concretas, es decir que son actividades ubicadas en el tiempo.
Para definirlas debe utilizarse un diagrama de Gantt mediante archivo en excel. Ver anexo 1.
El cronograma de actividades es el documento fundamental para la ejecución, seguimiento y evaluación de
su gestión. Su firma es prueba de su compromiso con la organización beneficiada de cumplir a cabalidad
el objetivo y la firma del empresario o interlocutor lo facultan para exigirle a ud. como futuro ingeniero su
cumplimiento.
Imprimir una copia del cronograma para la Coordinación de Proyecto Social. Ideal con las firmas de
estudiante e interlocutor. Si no, por lo menos, Firmado por el estudiante.
Bibliografía
Referencia de los documentos consultados para desarrollar el informe diagnóstico, y las propuestas para
apoyar la asesoría.
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Anexo 1. Presentarlo en formato Excel.
FIRMAS de aprobación: de estudiante y de Interlocutor
Linea de Acción: ASESORÍA TÉCNICA
Proyecto
Social:
(Nombre
de
institución)
Estudiante Ing. Industrial
Universidad Javeriana:
PLAN DE TRABAJO PROYECTO SOCIAL UNIVERSITARIO. Ingeniería Industrial
la
Pontificia
Nombre del profesor:
Mes
Mes1
Mes2
Mes3
Mes4
Nombre Interlocutor Directo:
N.O.E.*
Actividad/O.Especifico
Fecha
visita
Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha
situación Planeado x
Realizar
Ejecutado
1
1.1.Conocer
actual,
1.2.
Diagnostico
2
2.1. Realizar balanceo de Planeado x
línea,
2.2.
Analizar
propuestas de mejora
Ejecutado
2
2.3.Calcular programación
de producción
3
4
3.1. Preparar capacitación
para personas involucradas
en el proyecto, 3.2. Realizar
y
Elaborar
folleto
de
capacitación
4.1. Presentar Informe Final
Académico, 4.2. Realizar
correcciones, 4.3. Entregar
Informe Definitivo
x
Planeado
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Ejecutado
Planeado
x
x
x
x
x
x
x
x
Ejecutado
Planeado
x
x
Ejecutado
Acuerdo Horario Asesoría
Firma Estudiante Universidad Javeriana
Firma Interlocutor/Beneficiario
Dia:_________Hora: __________
Firma Segundo Interlocutor (cuando aplique)
N.O.E.* Corresponde al Número del Objetivo Especifico
Espacio Uso del Profesor
Área(s) trabajo del proyecto
Gerencia
Contabilidad-Finanzas
Producción y Procesos
Mercadeo y Ventas
Administración
Calidad
Otra. Cual?
Este plan de trabajo requiere ajustes?
Si
No
Vo.Bo. Del Profesor
Anexo2. RECA (reporte de campo/visita)
Incluir foto del RECA a la fecha
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