Procedimiento completo - Universidad de Alicante

PMA-13
PROCEDIMIENTO DE
MEDIO AMBIENTE
Revisión 04
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DONACIÓN DE BIENES YA UTILIZADOS EN LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE
1.
2.
3.
4.
OBJETO ..................................................................................................................................................... 2
ALCANCE................................................................................................................................................... 2
DEFINICIONES .......................................................................................................................................... 3
PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES YA UTILIZADOS EN LA UA. ............................. 3
4.1. Constitución de la Comisión de Donación.......................................................................................... 3
4.2. Solicitud de donación. ......................................................................................................................... 3
4.3. Resolución de la Comisión de Donación (Adjudicación de equipos). ................................................. 4
4.4. Firma de convenio de donación por parte de una institución.............................................................. 4
4.5. Registro de la adjudicación ................................................................................................................. 4
4.6. Preparación de los bienes que serán donados. .................................................................................. 4
4.7. Recogida de los bienes por parte de la insitución beneficiaria ........................................................... 5
4.8. Formalización de la donación / Firma del registro (DOS COPIAS)..................................................... 5
5. REGISTROS Y ARCHIVOS. ...................................................................................................................... 6
6. ANEXOS..................................................................................................................................................... 6
Fecha de entrada en vigor:
ELABORADA POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Rafael Carrillo Paños
(Gerente)
Vicerrectorado de
María del Mar Pujol López
(Directora del Secretariado de
Informática)
Sonia Blázquez Vicente
(Oficina EcoCampus de Gestión
Ambiental)
Juan A. Reyes Labarta (Dir.
Secretariado de Infraestructuras y
Medio Ambiente)
Infraestructuras, Espacios y
Medio Ambiente.
Vicerrectorado de Tecnología e
Sergio Molina Palacios (Dir.
Secretariado de Prevención y
Servicios Externalizados)
Innovación Educativa
Enrique Ruiz Crespo (Director
Adjunto Servicio de Informática)
Vicerrectorado de Relaciones
Institucionales
Francesc Vañó Beneyto (Dir.
Servicio de Infraestructuras y
Servicios)
Aurora Calderón Martínez (Dir.
Secretariado de Relaciones
Institucionales y Convenios)
Nº REVISIÓN
FECHA
MODIFICACIONES
00
21-10-05
Estado inicial del procedimiento
01
03-03-06
Modificaciones de metodología
02
09-06-06
Modificaciones varias de revisores
03
19-05-08
Ampliación del procedimiento
04
12-11-08
Revisión relativa a la constitución y firma de los convenios
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PROCEDIMIENTO DE
MEDIO AMBIENTE
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DONACIÓN DE BIENES YA UTILIZADOS EN LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE
ÁREAS AFECTADAS POR EL DOCUMENTO
Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente (o al correspondiente en cada momento
con competencias en la materia)
Vicerrectorado de Tecnología e Innovación Educativa (o al correspondiente en cada momento con
competencias en la materia)
Vicerrectorado de Relaciones Institucionales (o al correspondiente en cada momento con competencias en
la materia)
Gerencia
Servicio de Informática
Oficina EcoCampus de Gestión Ambiental
Servicio de Infraestructura y Servicios
Instituciones no privadas (administraciones, colegios, ONG, etc.).
1. OBJETO
El presente procedimiento define la sistemática empleada en la UNIVERSIDAD DE ALICANTE para la
donación, a instituciones no privadas (administraciones, colegios, ONGs, etc.) de bienes (equipos
informáticos, mobiliario, objetos perdidos, etc.) que hayan sido catalogados como Baja definitiva A
(bienes ya utilizados que pueden ser donados) por parte de la Unidad correspondiente de la Universidad
de Alicante (Servicio de Informática; Servicio de Infraestructuras y Servicios, etc.), según el bien afectado
por la donación. La finalidad de este procedimiento es:
Facilitar la reutilización fuera de la Universidad, de bienes ya utilizados que no se pueden
reutilizar dentro de la UA.
Minimizar la cantidad de residuos generados en la UA.
2. ALCANCE
Es de aplicación a:
− Equipos informáticos catalogados como Baja definitiva A por el Servicio de Informática de la
Universidad de Alicante, según el procedimiento PMA10: Gestión / retirada de equipos informáticos
ya utilizados.
http://www.ua.es/es/presentacion/vicerrectorado/vr.viema/ecocampus/
− Mobiliario y Objetos perdidos catalogados como Baja definitiva A por el Servicio de Infraestructuras y
Servicios de la Universidad de Alicante, según los correspondientes procedimientos.
− Otros bienes inventariables dados como Baja definitiva A por la unidad correspondiente a través del
procedimiento establecido por el Servicio de Gestión Económica.
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3. DEFINICIONES
Baja definitiva A: Serán catalogados como Baja definitiva A, aquellos bienes (equipos informáticos;
mobiliario, objetos perdidos, otro equipamiento inventariable), que todavía tienen vida útil y que un
técnico del Servicio de Informática (en el caso de equipos informáticos) o del Servicio de
Infraestructuras y Servicios (en el resto de casos) de la UA considera aptos para ser donados a
instituciones que tengan un convenio específico de donación con la Universidad.
Reutilización: el empleo de un producto usado para el mismo fin para el que fue diseñado
originariamente.
UA: Universidad de Alicante.
VIEMA: Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente.
4. PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE BIENES YA UTILIZADOS EN LA UA.
4.1. Constitución de la Comisión de Donación.
4.1.1.
El Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente procederá a constituir la
Comisión de Donación de bienes de la UA. Dicha Comisión estará formada por el Vicerrector de
Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente o persona en quien delegue; el Gerente o persona
en quien delegue y el Vicerrector de Tecnología e Innovación Educativa o persona en quien
delegue.
4.1.2.
Dicha Comisión se reunirá bimestralmente (si existen solicitudes), estudiará todas las solicitudes
recibidas y tomará una decisión al respecto que será comunicada por escrito al responsable de
la institución que hizo la solicitud.
4.2. Solicitud de donación.
4.2.1.
El responsable de aquellas instituciones no privadas (administraciones, colegios, ONGs, etc.)
que deseen solicitar a la Universidad bienes usados, deberá cumplimentar el formulario de
solicitud que se encuentra en la página web de la Oficina EcoCampus (PMA13-A1: Solicitud de
donación de bienes inventariables de la UA).
http://www.ua.es/es/presentacion/vicerrectorado/vr.viema/ecocampus/
4.2.2.
El Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente, solicitará periódicamente al
Servicio de Informática/Servicio de Infraestructuras y Servicios, la relación de los bienes
disponibles destinados a la donación con el objetivo de mantener dicha relación actualizada en la
página web.
http://www.ua.es/es/presentacion/vicerrectorado/vr.viema/ecocampus/
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4.3. Resolución de la Comisión de Donación (Adjudicación de equipos).
4.3.1.
La Comisión de Donación comunicará por escrito al responsable de la institución que hizo la
solicitud, la aceptación o denegación de ésta.
4.3.2.
En caso de aceptación se indicará por escrito al solicitante el listado del material que le ha sido
donado así como el plazo para que, a través del procedimiento especificado en el apartado 4.4
se formalice el convenio de donación (si no existe un convenio previo en este sentido).
4.3.3.
Una vez formalizado el convenio (o confirmado la existencia de éste) la Comisión de Donación
indicará por escrito a la institución, el plazo para que se ponga en contacto con la Universidad y
establecer la fecha de recogida de los bienes.
4.4. Firma de convenio de donación por parte de una institución.
4.4.1.
Desde el Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente de la Universidad de
Alicante se enviará a la institución solicitante la propuesta del convenio.
4.4.2.
Si la institución está de acuerdo con los términos de la propuesta debe comunicar al
Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente la aceptación del mismo.
4.4.3.
Una vez que la institución ha aceptado los términos de la propuesta, dicho Vicerrectorado
seguirá el “Protocolo de actuación para la tramitación de convenios” publicado en la página web
del Gabinete de Convenios de la Universidad de Alicante.
4.4.4.
El Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente recibirá el convenio aprobado
por Consejo de Gobierno y firmado por la Universidad de Alicante y contactará con la institución
solicitante para gestionar su firma.
4.5. Registro de la adjudicación
4.5.1.
La Comisión de Donación, o persona en que delegue, debe cumplimentar y firmar por duplicado
el registro PMA13-A2: Entrega de bienes donados, indicando la relación de bienes que han sido
adjudicados, con su código de inventario en su caso, y el nombre de la institución adjudicataria.
En dicho registro tan sólo quedará pendiente la firma por parte de la institución beneficiaria.
4.5.2.
La Comisión de Donación, o persona en que delegue, facilitará las dos copias de este registro
cumplimentado y firmado, a la persona responsable de la gestión de almacenes del Servicio de
Infraestructuras y Servicios, para que realice el correspondiente parte mantenimiento (apartado
4.6) y, en el momento de la entrega, supervise la retirada y recoja la firma por parte de un
representante de la institución beneficiaria, en las dos copias del registro y las reenvíen
(apartado 4.8).
4.6. Preparación de los bienes que serán donados.
Una vez recibidos los registros de adjudicación debidamente cumplimentados (PMA13-A2), la persona
responsable de la gestión de almacenes del Servicio de Infraestructuras y Servicios, enviará un parte de
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trabajo
siguiendo
el
procedimiento
de
partes
a
servicios
externos,
(http://www.ua.es/es/servicios/is/unidades/mantenimiento/mantenimiento_reclamaciones.html) para que la
empresa de mantenimiento prepare los bienes que serán donados en su correspondiente ubicación. En el
parte, indicará la relación de bienes que se han adjudicado, con su código de inventario en su caso, y el
nombre de la institución adjudicataria, a fin de que la empresa de mantenimiento los aparte del resto y los
identifique con un cartel donde quede reflejado el nombre de la institución beneficiaria. Cuando los
equipos estén preparados, la persona responsable de la gestión de almacenes del Servicio de
Infraestructuras y Servicios se lo comunicará al Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio
Ambiente.
4.7. Recogida de los bienes por parte de la institución beneficiaria
4.7.1.
Para fijar la fecha en que tendrá lugar la retirada de los mismos, el responsable de la institución
debe ponerse en contacto con la persona designada para la gestión de almacenes en la UA, del
Servicio de Infraestructuras y Servicios ([email protected])
4.7.2.
Durante la retirada de los bienes estará presente esta persona designada por la UA para el
control del almacén, para que supervise que la retirada se realice correctamente.
NOTA 1: Si una institución no procede a la retirada del bien en el plazo de un mes desde que la
Universidad le comunica la adjudicación, éste volvera a quedar disponible para ser adjudicado a otra
institución.
NOTA 2: El traslado de los equipos correrá a cargo de la institución que los solicita.
4.8. Formalización de la donación / Firma del registro (DOS COPIAS)
4.8.1.
En el momento de la entrega de los equipos se procederá a la firma del registro PMA13-A2
(Entrega de los bienes donados) por parte de la institución beneficiaria para que quede
constancia de la entrega de los equipos.
4.8.2.
La persona responsable de la gestión de almacenes de la UA, hará llegar una copia de este
registro correspondientemente firmado, al representante de la Comisión de Donación para que
proceda a su archivo. La otra copia la enviará al Servicio de Informática o al Servicio de
Infraestructuras y Servicios de la UA, según el caso, para que den de baja en su base de datos
la relación de bienes que han sido adjudicados en donación.
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5. REGISTROS Y ARCHIVOS.
De la aplicación de este procedimiento se generan los siguientes registros:
NOMBRE
RESPONSABLE DE ARCHIVO
Solicitud de donación de bienes
Vicerrectorado de Infraestructuras ,
inventariables de la UA (PMA13-A1)
Espacios y Medio Ambiente (VIEMA)
PERIODO DE
ALMACENAMIENTO
Al menos, cinco años
Una copia la Comisión de Donación
Entrega de bienes inventariables de la Una copia el Servicio de Informática o
UA (PMA13-A2)
el Servicio de Infraestructuras y
Al menos, cinco años
Servicios, según el caso.
PMA-13-A3: Convenio tipo de
donación UA-Instituciones no
privadas (administraciones, colegios,
ONGs, etc.)
Gabinete de Convenios
Al menos, cinco años
6. ANEXOS
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−
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PMA13-A1: Solicitud de donación de bienes inventariables de la UA
PMA13-A2: Entrega de material inventariable de la UA
PMA13-A3: Convenio tipo de donación UA - Instituciones no privadas (administraciones, colegios,
ONGs, etc.)
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