Administración económica y contabilidad básica en

• Contabilidad Básica
• Estados Financieros
Créditos
Esta es una publicación de la Escuela Nacional de Hotelería, Dentro del proyecto NIC/018,
financiado conjuntamente por los gobiernos de la República de Nicaragua
y el Gran Ducado de Luxemburgo.
Compilación y Adecuación de Contenido:
Carmen Forteza García
Revisión y Aprobación:
Miriam Espinoza
Se permite la reproducción total o parcial de la presente obra,
haciendo referencia a la fuente.
Managua, Nicaragua
Diciembre 2008.
Unidad I:
Registro de las Operaciones Contables
Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:
Registrar las operaciones que realiza la pequeña empresa
UNIDAD I: Registro de Operaciones Contables
Conceptos Básicos de la Contabilidad
Contabilidad: Definición, Características y Estructura Básica
Recogemos otras dos definiciones con más matices:
1. La contabilidad es el conjunto de las normas y los fundamentos en los que se basa el registro de la
información financiera de la empresa.
2. La contabilidad es el sistema que estudia los resultados, los costes y la situación patrimonial de la
empresa y sirve como soporte básico para la toma de decisiones, ya que sus criterios y procedimientos
aseguran la correcta valoración de bienes, derechos y obligaciones.
El análisis contable puede ser de dos tipos:
→→ Estático: por la observación del patrimonio en un momento determinado (como un foto de nuestra situación
financiera).
→→ Dinámico: por el análisis de las variaciones que se producen en el transcurso del tiempo (como una película
en donde vemos la evolución de la situación).
La contabilidad proporciona información ordenada, que será útil a diferentes niveles:
• Para su administrador/a (lo que en las grandes empresas es el equipo directivo), para que tengan información
suficiente que les sirva para tomar decisiones y planificar acciones futuras
• Para el/los propietarios o accionistas, para conocer la evolución de la rentabilidad de sus inversiones
• Para los trabajadores, ya que de los resultados de la empresa depende la continuidad de su puesto de
trabajo y sus posibilidades de promoción
• Para los financiadores o acreedores, ya que a través de la contabilidad conocen la solvencia de la empresa
y la posibilidad de cobrar sus créditos
• Para organismos públicos, quienes en caso de cobro de tasas o de concesión de ayudas (entre otras
situaciones) necesitarán conocer de manera precisa la realidad empresarial.
El diccionario de la RAE define documentar como probar, justificar la verdad de algo con documentos. Como
decíamos en la introducción de este manual, una cosa es saber administrar una empresa y otra, diferente,
poder demostrarlo. La contabilidad nos ayuda a documentarlo.
Los libros contables son los documentos donde se recogen las anotaciones contables. Antes de la generalización
de la informática eran libros físicos; ahora pueden llevarse en documentos electrónicos (hojas de cálculo,
bases de datos o programas contables), pero se siguen llamando “libros contables”.
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
1
Contabilidad Básica
La contabilidad es la ciencia económica que estudia el patrimonio empresarial.
Grupos del Balance: activo, pasivo y Capital patrimonial
¿Recuerda que en la primera unidad definíamos el patrimonio empresarial como el conjunto de bienes,
derechos y obligaciones que tiene una empresa? Bueno, ahora estudiaremos estos elementos desde la
terminología y los criterios de la contabilidad.
Contabilidad Básica
Los elementos patrimoniales, los bienes derechos y obligaciones, se agrupan en conjuntos homogéneos que
se denominan grupos del Balance:
• Activo
• Pasivo o pasivo exigible
• Capital o Capital patrimonial
Tipos de activo
El activo es el término contable para registrar nuestros bienes y derechos. Existen diferentes tipos de
activos según su grado de disponibilidad o liquidez (capacidad para convertirse en dinero).
De ahí que a un edificio o una maquinaria se le llame “inmovilizado” (cuesta mucho convertirlo en dinero
en efectivo si lo comparamos con otros bienes más líquidos, como puede ser nuestra mercadería o nuestra
cuenta en un banco).
Hay dos grandes tipos de activos, fijo y circulante. Veámoslos ordenados según su grado de liquidez.
Activo fijo: Esta formado por aquellos elementos patrimoniales vinculados a la empresa en el largo plazo,
durante más de un ejercicio económico (van a permanecer en la empresa más de un año), También se denomina
inmovilizado.
Hay diferentes subtipos de activo fijo:
• Inmovilizado material: bienes de carácter material necesarios para realizar la actividad de la empresa :
maquinaria, edificios, mobiliarios, vehículos,…
• Inmovilizado inmaterial: bienes de carácter inmaterial: patentes, marcas, programas informáticos…
• Inmovilizado financiero: inversiones financieras a largo plazo (más de año): por ejemplo, acciones
adquiridas de otras empresas.
Activo circulante: Esta constituido por aquellos elementos patrimoniales que normalmente se renuevan
varias veces en el mismo ejercicio económico.
Hay diferentes subtipos de activo circulante, que ordenamos de nuevo, según su liquidez:
• Existencias: Constituidas por aquellos elementos dedicados a la elaboración de nuestro producto o servicio
(materias primas, productos semi-elaborados, productos terminados) o productos que la empresa vende
sin transformar (mercaderías).
• Realizable: Representa los créditos y derechos a favor de la empresa a corto plazo (menos de un año).
Comprende las situaciones en las que se venden bienes o se prestan servicios y no se cobran de inmediato,
generándose una deuda a favor de la empresa. Por ejemplo, una cuenta a cobrar a clientes o un crédito
concedido a un trabajador.
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empresa turística y hotelera
• Disponible: Elementos de los que la empresa tiene disponibilidad o liquidez inmediata. Por ejemplo, el
efectivo de caja o nuestros fondos de una cuenta en el banco.
EJERCICIO POR EQUIPOS
Contabilidad Básica
Entre dos y cinco personas por equipo. Los miembros de un equipo deben trabajar en
negocios semejantes (por ejemplo: equipo de restaurante, equipo de hospedaje, equipo
de tour-operador, equipo de servicios ecoturismo,…).
Cada equipo listará los activos
que normalmente tiene un pequeño negocio,
ordenados según su grado de liquidez
El tiempo para realizar el ejercicio será de 30 minutos. Luego, cada equipo, expondrá
al pleno su trabajo en un pizarrón o cartulina.
Tipos de pasivo
Pasivo es el término contable para registrar nuestras deudas y obligaciones con terceros.
Si lo que caracteriza o distingue los activos (bienes y derechos) es su grado de liquidez (rapidez con que lo
puedo convertir en dinero), ¿qué distinguirá o clasificará mis pasivos (deudas y obligaciones)?
La respuesta tiene la misma lógica contable: según lo rápido que me sea exigido el pago. Así, el pasivo se
ordena en términos de exigibilidad (según cuándo vencen las deudas). Tipos de pasivo: pasivo fijo y pasivo
circulante.
Pasivo fijo: Esta formado por aquellas fuentes de financiación que se tienen que devolver en un periodo
superior a un año (exigible a largo plazo). Por ejemplo: deudas a largo plazo con entidades de crédito
Pasivo circulante: también llamado exigible a corto plazo, representa las deudas que tiene la empresa y
que debe devolver en menos de un año. Es cuando compramos bienes o servicios, no los pagamos de inmediato
y se dejan a deber. Contablemente distinguiremos a quién se lo debemos (a un acreedor, a un proveedor, a
una entidad,…).
Capital patrimonial
El Capital o Capital patrimonial es el término contable que registra las obligaciones de la empresa para con
su propietario/a, socios/as y accionistas. En otros países se le llama neto o neto patrimonial.
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
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De alguna manera se parece mucho al pasivo que hemos descrito en el punto 2.2.2. (constituye una
obligación de la empresa) pero tiene una diferencia fundamental: no se tienen que devolver en toda la vida
de la empresa. Son recursos “propiedad” del dueño o dueños de la empresa, pero dedicados a la actividad de
producción del negocio.
Contabilidad Básica
Los principales elementos del Capital de nuestra empresa son:
Capital social: aportación de los socios (o del propietario/a individual) para la constitución de empresa
Reservas: beneficios no distribuidos (legal o voluntarias)
También expresamos en el Capital contable el resultado financiero (positivo o negativo) de nuestra actividad.
En contabilidad se denomina cuenta de pérdidas y ganancias.
Perdidas y ganancias: resultado de la actividad de la empresa, saldo de la diferencia entre los ingresos y
los gastos de la empresa. Si el saldo es positivo es que la empresa ha tenido beneficios, si el saldo es negativo
es que la empresa a tenido perdidas.
(FICHA) Cuando su negocio se puso en marcha, ¿qué aportaron los socios?¿podría darle un valor monetario
a este/estos aportes? Con posterioridad, ¿se han dado nuevos aportes de capital?¿cuánto y en qué concepto?
Registro de las Operaciones Contables por partida doble
La contabilidad está basada en un sistema que anota todas las operaciones dos veces: por un lado, de dónde
viene el dinero y, por otro, a dónde va1. Esta es la idea básica de la partida doble .
Y esto no se hace para complicarnos la vida (aunque a primera vista puede parecerlo). Sino para seguir
ordenadamente el rastro de los movimientos económicos. Veámoslo con un ejemplo sencillo.
Pongámonos en la situación de un negocio familiar, por ejemplo, una pequeña comidería (“La boquita
deliciosa”). Yo, propietario/a único/a, llevo pensando ya tiempo en lo bien que vendría poner una televisión,
como atractivo para mis clientes (pienso en que las vecinas que suelen ver la novela y vendrían a media tarde
a tomar café, o en el grupo de jóvenes que atraería al ofrecer películas los fines de semana).
Tengo unos ahorrillos, veo una oferta en el Huembes y me decido a invertir. La compro.
• SI NO LLEVO CONTABILIDAD: me voy al Huembes, la compro. En el mejor de los casos, guardo la factura
(pensando, más que nada, en la garantía). Dependo de mi memoria para saber cómo llegó la tele a mi
negocio y de dónde salió la plata.
1Se atribuye al estudioso y
fraile franciscano Luca Pacioli (Italia, 1445) el haber dejado por escrito por primera vez el método de
la partida doble, que en esa época ya practicaban los mercaderes del Mediterráneo, en su libro “Teneduría de Libros por Partida
Doble”.
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
• LLEVANDO CONTABILIDAD: físicamente, haré lo mismo (agarrar el dinero, ir al Huembes y traerme la
televisión). Pero, cuando llegue a “La boquita deliciosa” documentaré la operación con lógica y orden
contable:
yo, propietario/a del negocio “La boquita deliciosa”, decido invertir 3,000 córdobas de mis ahorros en la
empresa
(viene) Capital social= 3,000 pasa a ser (va) Tesorería= 3,000
CAPITAL
ACTIVO
Contabilidad Básica
$
Cuando me decido a comprar la televisión, el vendedor me da una factura
(viene) Tesorería= 3,000 pasa a ser (va) Acreedores= 3,000
CAPITAL
$
ACTIVO
Cuando pague la factura, mi dinero se lo ha quedado el vendedor, pero, a cambio, tengo un valor mayor en
mi mobiliario
(viene) Acreedores=3,000 pasa a ser (va) a Mobiliario=3,000
$
CAPITAL ACTIVO
Recuerde: mantenemos siempre la igualdad del balance ACTIVO = PASIVO + CAPITAL.
Tras esta ilustración de la lógica de la partida doble, veamos algunos ejemplos que se dan habitualmente
en nuestros negocios:
Ejemplo 1:
Balance Inicial
Compro TV en efectivo (3,000)
Aumenta Mobiliario
Disminuye Caja
Nuevo balance
ACTIVO =
20,000
PASIVO +
10,000
CAPITAL
10,000
+3,000
-3,000
20,000=
10,000+
10,000
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
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Contabilidad Básica
Ejemplo 2:
Balance Inicial
Compro TV a crédito
(3,000)
Aumenta Mobiliario
Aumenta acreedores
Nuevo balance
ACTIVO =
20,000
PASIVO +
10,000
CAPITAL
10,000
23,000=
+3,000
13,000+
10,000
ACTIVO =
20,000
PASIVO +
10,000
CAPITAL
10,000
+3,000
Ejemplo 3:
Balance Inicial
Pago a un proveedor
con un cheque (2,000)
Disminuye
Proveedores
Disminuye Banco
Nuevo balance
-2,000
-2,000
18,000=
8,000+
10,000
ACTIVO =
20,000
PASIVO +
10,000
CAPITAL
10,000
Ejemplo 4:
Balance Inicial
Pago en efectivo la
electricidad del mes
(300)
Disminuye Capital
(Gasto)
Disminuye Caja
Nuevo balance
6
-300
-300
19,700=
10,000+
9,700
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
En la siguiente unidad, recordaremos estos ejemplos para ver las cuentas T.
Como se ve en los ejemplos anteriores, en cada anotación contable (también se le llama “asiento contable”),
afectamos por un lado el activo de la empresa y por otro lado el pasivo+Capital.
El método de la partida doble garantiza, PERMANENTEMENTE, la siguiente igualdad:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Contabilidad Básica
Se suele expresar gráficamente con un rectángulo de dos partes:
PASIVO
CAPITAL
ACTIVO
Esta es la estructura básica de lo que se llama balance de situación
Recordemos conceptos. Con lo que hemos ACTIVO
visto hasta ahora, ya podemos poner más
Activo Circulante
detalles en el balance:
Disponible
Realizable
Existencias
Activo Fijo
Inmovilizado material
Inmovilizado inmaterial
Inmovilizado financiero
PASIVO
Pasivo Circulante
Pasivo Fijo
CAPITAL
Capital Social
Reservas
Pérdidas y Ganancias
Antes de pasar al siguiente apartado, se proponen a continuación algunos ejercicios para ser realizados de
manera individual.
EJERCICIO 1
Una empresa dedicada a la compra- venta de artesanía típica nicaragüense “Guacalito” presenta el
siguiente inventario de su patrimonio:
•
•
•
•
•
•
•
•
Dinero en efectivo: 2,000
Dinero en cuentas bancarias: 12,000
Existencias de artesanías: 18,840
Mobiliario de oficina: 2,400
Un cliente debe por la compra de un cuadro: 700
Computadora y otros aparatos informáticos que usan en oficina: 2,300
Deudas con proveedores por artesanías que hemos comprado y no hemos pagado todavía: 2,000
Préstamo concedido por un banco a devolver en 6 meses: 2,000
Se pide: representar la situación patrimonial de la empresa distinguiendo lo que es activo
(bienes+derechos) del pasivo (obligaciones) y determinar, así, el Capital patrimonial.
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EJERCICIO 2
Contabilidad Básica
“El descanso”, un pequeño hotel a las afueras de Estelí, que cuenta con seis habitaciones y un comedor
para servir los desayunos a sus huéspedes, presenta el siguiente inventario de su patrimonio:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Aportación del empresario para constituir la empresa: X
Beneficios no distribuidos por la empresa: 2,150
Edificio donde esta situado el hotel: 3,000
Mobiliario de las habitaciones: 4,660
Alimentos y bebidas en despensa para desayunos: 800
Dinero depositado en bancos: 1,970
Dinero en efectivo: 200
Deudas con los proveedores de alimentos y bebidas: 600
Deuda con el banco por préstamo a dos años: 2, 000
Se solicita: representar la situación patrimonial de la empresa distinguiendo el activo
(bienes+derechos) y el pasivo (obligaciones) y determinar la aportación de empresario.
Las cuentas contables
Cuando hablábamos de llevar la contabilidad en “La boquita deliciosa” (¿se acuerda? La comidería
con televisión nueva), lo que explicábamos eran los “apuntes contables” o “anotaciones contables” que
haríamos. Una anotación o apunte contable es el acto de registrar una transacción económica en los libros de
contabilidad.
Las cuentas contables son los nombres técnicos que reciben todos y cada uno de los conceptos en que se
pueden dividir los elementos patrimoniales. Estos nombre técnico-contables son los que aparecen en los libros
contables (libro mayor, libro diario, ya los veremos).
La contabilidad, igual que las matemáticas o la medicina, pretende ser un lenguaje universal (que todos
entendamos lo mismo al leerlo) y por ello las cuentas contables son prácticamente iguales en todos los países.
De un lugar a otro, de un sector productivo a otro, puede variar un término, pero siempre se conserva la misma
lógica descriptiva, el mismo tipo de detalle.
El catálogo de cuentas
Cada empresa desarrolla su catálogo de cuentas. En este catálogo, no solamente aparecen el nombre
de las cuentas, sino también un código numérico asociado a cada una de ellas. Estos códigos facilitan el
entendimiento técnico entre contables ya que, aunque hablen diferentes idiomas (o el mismo idioma pero con
palabras diferentes), los códigos son números ordenados siempre de la misma manera.
Al final de este manual, encontrará un ejemplo de catálogo contable para una pequeña empresa turística
nicaragüense .
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
Cuentas y sub-cuentas
Un catálogo de cuentas tiene varias divisiones:
Así, todas las cuentas que empiecen por 1 se referirán a activos, las que empiecen por 2 se referirán a
pasivos, y así sucesivamente.
b. Por otra parte, dentro de cada grupo, encontramos una segunda división que detalla los conjuntos de
cuentas. Así, encontraremos, por ejemplo, dentro del activo (GRUPO 1):
• 1100 Activo circulante
• 1200 Activo fijo
• 1300 Activo diferido (por ejemplo inversiones ya previstas)
c. A continuación, la siguiente
(1100), tendremos:
• Una cuenta 1101, dedicada a
• Una cuenta 1102, dedicada a
• Una cuenta 1103, dedicada a
• Una cuenta 1104, dedicada a
• Una cuenta 1105, dedicada a
• Una cuenta 1106, dedicada a
división especifica las cuentas. Por ejemplo, dentro del activo circulante
efectivo (caja chica)
bancos
depósitos a corto plazo
clientes
documentos por cobrar
deudores c/p
Y así sucesivamente, según nuestras necesidades y en cada uno de los cinco grupos.
d. Finalmente, dentro de cada cuenta, encontramos una cuarta división que permite a la empresa, en caso
de que lo considere necesario y según su realidad concreta, detallar la composición de esa cuenta, con el
objetivo que llevar un mejor control. Por ejemplo, si tengo mi dinero depositado en dos bancos diferentes,
tendré en mi contabilidad:
Una cuenta 1102 bancos, que sume todo el dinero puesto en entidades financieras
Y dos sub-cuentas
• • La 1102 01 Cuenta Bancentro xxx-xxx
La 1102 02 Cuenta Bampro xxx-xxx
y
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Contabilidad Básica
a. Por una parte, encontramos una primera gran división por grupos del Balance y cuentas de ingresos y
gastos
• GRUPO 1: DEDICADO AL ACTIVO
• GRUPO 2: DEDICADO AL PASIVO o EXIGIBLE
• GRUPO 3: DEDICADO AL CAPITAL o CAPITAL CONTABLE
• GRUPO 4: DEDICADO CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO Y PASIVO
• GRUPO 5: DEDICADO A INGRESOS
• GRUPO 6: DEDICADO A GASTOS
• GRUPO 7: DEDICADO A CUENTAS DE ORDEN (apuntes teóricos)
Como usted ve, a partir del catálogo de cuentas estandar, su empresa tendrá su propio catálogo de cuentas,
adaptado a su realidad concreta.
Cada una de las cuentas y sub-cuentas tendrá un saldo o valor contable. Este saldo podrá ser a favor de la
empresa (cuenta acreedora) o en contra (cuenta deudora).
Contabilidad Básica
Las cuentas T
Recuerde: Una anotación o apunte contable es el acto de registrar una transacción económica en los libros
de contabilidad.
Pues bien, para trabajar la contabilidad, usamos, por una parte, lo que llamamos el “libro mayor”: en este
documento tendremos el listado de todas las cuentas (y sub-cuentas) y su saldo. Además, para llevar el control
detallado de los movimientos que ocurren cada día en cada cuenta, se utiliza el libro diario y las “cuentas
T”. Reciben este nombre porque tienen la forma de una letra T. Y se anota en ellas con la misma lógica que
rellenábamos el cuadro de nuestra situación patrimonial: a un lado ponemos el haber y a otro el debe.
Tendremos un T por cada cuenta (o sub-cuenta). Veamos un ejemplo sencillo de caja chica:
Por la mañana del lunes, en “Guacalito” mi caja chica tiene sencillo por valor de 350 córdobas. Durante
el día, vendo, al contado, artesanías por valor de 775 y pago la tasa de recogida de basuras (60 pesos).
Independientemente de lo que tendré que anotar en otras cuentas, mi cuenta T de caja chica tendrá el lunes
los siguientes movimientos:
Caja chica
DEBE
HABER
350
775
Total:
Saldo:
60
60
1,125
1,065
Mi cuenta T de ingresos por ventas:
Ingresos por ventas
DEBE
HABER
775
Y mi cuenta T de Gastos de Funcionamiento (o de venta):
Gastos de funcionamiento
DEBE
HABER
60
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
Se llama debitar o cargar a apuntar en el DEBE y acreditar o abonar a apuntar en el HABER.
La forma en que se abona y se carga cada cuenta depende de su naturaleza y no es fácil de manejar sin
profundizar en el análisis técnico contable. En cualquier buen libro de contabilidad encontrará el detalle de
cómo se realiza para cada cuenta. Pero veamos algunos casos.
¿Se acuerda de los ejemplos del punto 2.2.4. cuando vimos lo que significaba la partida doble? Veamos como
contabilizaríamos esos ejemplos en el balance, en el libro diario y en sus respectivas cuentas T:
En el libro diario:
Fecha
15/05/08
15/05/08
15/05/08
15/05/08
Cuenta
Saldo inicial
Mobiliario y equipos
Caja
Saldo final
Cargos
Abonos
X
3,000
X
3,000
X+3,000
X+3,000
En cuentas T:
Mobiliario y Equipo
D
Caja
H
D
3,000
H
3,000
EJEMPLO 2: Compro TV a crédito (3,000), el 15 de diciembre 2008
Cómo varía el Balance:
Mobiliario:
aumenta su valor en 3,000
Acreedores:
aumenta su valor en 3,000
En el libro diario:
Fecha
15/12/08
15/12/08
15/12/08
15/12/08
Cuenta
Saldo inicial
Mobiliario y equipos
Acreedores
Saldo final
Cargos
Abonos
X
3,000
X+3,000
X
3,000
X+3,000
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
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Contabilidad Básica
EJEMPLO 1: Compro TV en efectivo (3,000), el 15 de mayo 2008
Cómo varía el Balance:
Mobiliario:
aumenta su valor en 3,000
Caja:
disminuye su valor en 3,000
En cuentas T:
Mobiliario y Equipo
D
Acreedores
H
D
H
Contabilidad Básica
3,000
3,000
EJEMPLO 3: Pago a un proveedor con un cheque (2,000), el 6 de abril de 2008
Cómo varía el Balance:
Proveedores: disminuye su valor en 2,000
Bancos:
disminuye su valor en 2,000
En el libro diario:
Fecha
6/04/08
6/04/08
6/04/08
6/04/08
Cuenta
Cargos
Saldo inicial
Caja
Gastos de Funcionamiento
Saldo final
Abonos
X
X
300
300
X+300
X+300
En cuentas T:
Gastos de Funcionamiento
D
300
H
Caja
D
H
300
Cargar los gastos y abonar los ingresos es fácil de recordar. Las otras cuentas tienen una lógica contable que
puede resultar más compleja para quien no es profesional contable. Pero ya conoce la mecánica. Si no cuenta
con un/a contador/a en su negocio, le aconsejamos que se haga una “ayuda memoria” a partir de un libro de
contabilidad (mirar bibliografía).
Las razones contables
Toda la unidad V de este manual la dedicamos a estudiar las razones contables. Es este punto 2.4. solo
pretendemos que comprenda el concepto de razón o ratio contable y su importancia como herramienta para
tomar decisiones en la administración de su negocio.
Concepto de razón o ratio contable
Recuerde su infancia, siéntase un chavalo o chavala de nuevo: ¿recuerda sus primeras clases de matemáticas?
¿le gustaban las matemáticas?¿o le parecían un rollo, como a la mayoría de los niños? No vamos a recordarle
angustias pasadas, no se preocupe. Pero, aunque no lo crea, en esos días usted adquirió sus primeras
herramientas para ejercer como administrador/a de un negocio turístico. Hagamos el camino:
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
Recordemos un gran problema de entonces: voy a la venta de María a comprar dulces. Cada dulce vale dos
córdobas y mi madre me ha dado seis pesos, ¿cuántos dulces puedo comprar? 6/2=3 dulces. ¡Qué poco cunde
el dinero!
Además de darme cuenta de lo rápido que “me comía” seis pesos, estaba aprendiendo a DIVIDIR. A entender
la relación entre una cosa (6 córdobas de mi madre) y otra (mis dulces de a 2 pesos).
Dejando las bromas a parte, razón o ratio es sinónimo de división, de fracción. Una razón, por tanto, me
sirve para relacionar una cosa en función de otra. En nuestro mundo de la administración financiera, las
razones o ratios contables nos sirven para observar la relación, de equilibrio o desequilibrio, entre elementos
patrimoniales.
Aterricemos esta idea con un ejemplo, un problema típico en nuestros negocios: ¿tengo suficiente dinero
para pagar las facturas que me llegan la semana que viene?
¿Qué trato de relacionar aquí? Ni más ni menos que mis activos disponibles con mis pasivos exigibles de
corto plazo (recuerde los cuadros de patrimonio de los ejercicios 1 y 2).
Como se imaginará, todos los negocios tienen problemas semejantes (como hacer frente a las deudas). Los
problemas o situaciones más comunes se analizan con ratios estándar. No necesitamos inventar el agua tibia.
Ya está inventada.
Para nuestro último problema, por ejemplo, tenemos el RATIO DE LIQUIDEZ que divide el ACTIVO CIRCULANTE
entre el PASIVO CIRCULANTE o exigible de corto plazo. Una simple división nos permitirá saber si la empresa
es capaz de hacer frente a sus deudas de corto plazo. En la unidad V profundizaremos en este tema.
Uso de las razones contables para la toma de decisiones
Seguramente su sentido común ya le está ayudando a ver las enormes posibilidades que ofrecen los ratios
contables como herramientas para la gestión financiera de su negocio. Seguramente, de manera intuitiva, ya
usa razones contables para la toma de decisiones sin saber su nombre técnico-contable.
La única diferencia ahora, tras este curso de capacitación, es que podrá argumentar con más precisión
sus decisiones, obtener más matices, apoyarse en la experiencia de un montón de profesionales de la gestión
financiera que han sistematizado (ordenado) el uso de las razones contables.
Así, como veremos después, según el resultado de la división, según el valor de cada ratio contable (positivo,
negativo, mayor que 1, menor que 1,...) obtendremos una orientación técnica de qué decisión financiera es
más adecuada tomar en cada caso.
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
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Contabilidad Básica
Y crecemos, con más o menos dulces, crecemos. Y aparecen otros nuevos grandes problemas, como este
caso: me encantaría regalarle a mi madre un nuevo vestido, ahora que por fin tengo un salario. ¡Le haría tanta
ilusión! Pero gano tan poco que solo puedo ahorrar unos 100 pesos al mes y el que yo sé que le gusta ¡cuesta
650! ¿Cuántos meses tendré que ahorrar? 650/100= 6,5. O sea, seis meses y pico, siete meses... A ver si consigo
que me fíen... Otra vez dividir, otra vez relación: si ahorro “a razón de” 100 pesos al mes, en siete meses pago
el vestido para mi madre. Y, resumiendo (mucho), llegamos al final del camino: ahora administro un pequeño
lindo negocio turístico. La división va a seguir siendo mi aliada (o mi suplicio, según se mire...).
Unidad I:
Estados Financieros
Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:
Elaborar el balance general de la pequeña empresa registrando
adecuadamente las cuentas
UNIDAD I: Estados Financieros
Catálogo de Cuentas
Abrir una cuenta, abonar y debitar
Como veíamos en la unidad anterior, al hablar de las anotaciones en las cuentas T (punto 2.3.3.), se llama
debitar o cargar una cuenta a apuntar en el DEBE y acreditar o abonar una cuenta a apuntar en el HABER.
Cuando escribimos el primer valor en una cuenta, se llama “abrir una cuenta”. Se abren las cuentas cuando
se inicia la actividad empresarial y “se cierran” o saldan, al final de cada ejercicio. Es decir, cada vez que
empieza el ejercicio económico (en Nicaragua el 1 de julio de cada año), se comienza teniendo todititas las
cuentas con un “saldo inicial”. Este saldo inicial irá variando a medida que avance el año (sus movimientos los
registraremos contablemente) y terminaremos el año (12 meses) con un “saldo final” o saldo de cierre.
La forma en que se abona y se carga cada cuenta depende de su naturaleza y no es fácil de manejar
sin profundizar en el análisis técnico contable (excede de los objetivos de este curso de capacitación). En
cualquier buen libro de contabilidad encontrará el detalle de cómo se realiza para cada cuenta. Ya vimos
algunos ejemplos en el apartado de las cuentas T.
Cuenta acreedora y cuenta deudora
En contabilidad se habla de cuenta acreedora cuando tiene un saldo en el lado del HABER (LADO DERECHO).
Y de cuenta deudora cuando tiene un saldo en el lado del DEBE (LADO IZQUIERDO).
Las cuentas son, “por su propia naturaleza” (así se denomina en contabilidad) acreedoras (si normalmente
tienen saldo en el HABER) o deudoras (si normalmente tienen saldo en el DEBE). Esta norma contable es muy
fácil de entender si pensamos en las cuentas de ingresos y gastos:
Gastos de funcionamiento
D
H
300
La cosa se complica con las otras cuentas (activo, pasivo y Capital) porque la contabilidad funciona de
manera contraria a lo que nos diría nuestra lógica “no contable”.
Las cuentas de activo se empiezan
cargando se cargan, se anota en el debe, y a medida que disminuye su valor se anota en el haber, se abona.
Por ejemplo, cuando pagábamos con un cheque (2,000), anotábamos:
Bamco
D
H
2,000
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
1
Estados Financieros
Las cuentas de ingresos, normalmente se abonan y las cuentas de gastos normalmente se cargan. Por
ejemplo:
Las cuentas de pasivo y Capital se comienzan abonando, se anota en el haber, y a medida que disminuye su
valor se anota en el debe. Por ejemplo, en este caso en el que el proveedor es pagado con un cheque:
Proveedores
D
2000
H
El dominio de esta mecánica contable sólo se adquiere con la práctica y profundizando en el conocimiento
contable.
La importancia de llevar la contabilidad al día
En la medida en que usted lleve las cuentas de su empresa, ordenadas, documentadas y al día, más útil
le resultará la contabilidad como herramienta de gestión. Además, como se habrá ido dando cuenta, la
contabilidad está pensada para, de alguna manera, sustituir a la memoria. Si no lleva la contabilidad al día y
a fin de mes (o peor, a fin del ejercicio contable) tiene que registrar todo lo acontecido, puede convertirse en
una auténtica pesadilla y corremos el riesgo de cometer imprecisiones u olvidos.
Algunos consejos generales:
Estados Financieros
Regálese (si no la tiene ya) una carpeta con bolsas separadoras para archivar papeles (facturas, recibos,
documentos,...) y guarde en ella todos (¡todos!) los documentos que genere o reciba en relación a su
negocio.
Que no falte en su mesa de trabajo una grapadora y una caja de clips. Use los clips para agrupar documentos
(al meterlos en su carpeta). Y grápelos cuando ya haya realizado las anotaciones o apuntes contables
correspondientes. Puede parecerle una tontera, pero es la única forma de no traspapelar los “documentos
de soporte”, los papeles que soportan (documentan) su contabilidad. Según su volumen de negocio o su
disponibilidad de tiempo, usted personalmente se implicará más o menos en hacer la contabilidad. En cualquier
caso, no deje que acabe un mes sin poner al día la contabilidad de su empresa. Es una decisión costo/
eficiente.
Si a estas alturas del partido no tiene una calculadora sobre la mesa, invierta en una. Es suficiente con una
sencilla y manejable.
EL KIT BASICO DEL ADMINISTRADOR FINANCIERO
FOTO CON CARPETA, CALCULADORA,
GRAPADORA, CLIPS, LAPICERO Y BORRADOR
El objetivo de esta unidad es que usted sea capaz de “explicar la lógica y los criterios contables para
registrar las operaciones de la empresa ubicándolas en las cuentas correspondientes, haciendo uso del método
de partida doble”.
2
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
Pero tenga en cuenta que para ello, debe usted ser ya capaz de “explicar la función de la contabilidad y
manejar los conceptos que componen su estructura básica”. Si no se siente seguro o segura de esto, plantee
a su profesor/a las dudas. Ahora es el momento.
En esta unidad no manejaremos nuevos conceptos importantes. Aplicaremos lo aprendido a nuestro negocio.
Es como si hasta ahora nos hubiéramos concentrado en buscar los ingredientes y a partir de este momento, nos
toca cocinar nuestro pastel. En los apartados siguientes se recogen las cuentas más habituales en un pequeño
negocio turístico y se sugieren posibles divisiones para las sub-cuentas.
Clasificación de Cuentas y Sub-Cuentas
Cuentas de Activo
En general, las cuentas de activo tiene una “naturaleza deudora”, es decir, se comienza anotando en el
DEBE (cargando). La excepción son las llamadas “cuentas complementarias de activo” que en Nicaragua suelen
ponerse en el grupo 4 del catálogo de cuentas (en otros países forman parte del propio grupo 1).
Las cuentas complementarias de activo son las que disminuyen el valor de los activos (depreciación de un
equipo, por ejemplo). Estas cuentas, tienen “naturaleza acreedora” y, por tanto, se comienza anotando en el
HABER (abonando). En nuestro balance general aparecen restando (con signo negativo) y su efecto es disminuir
el valor del activo correspondiente.
Activo circulante
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CAJA CHICA
Caja Chica A (recepción)
Caja Chica B (restaurante)
CAJA GENERAL
BANCOS
Cuenta num. Xxxxxx
Cuenta num. Xxxxxx
CLIENTES
Clientes hospedaje
Clientes restaurante
Clientes rutas turísticas
DOCUMENTOS POR COBRAR
PAGOS POR ANTICIPADO
Anticipos de impuestos
Anticipos a proveedores
Anticipos a acreedores
DEUDORES DIVERSOS CORTO PLAZO
MERCANCÍAS
Alimentos
Bebidas
Otras mercancías restauración
Artesanías
Souvenirs
3
Activo fijo
TERRENOS
EDIFICIOS
MOBILIARIO Y EQUIPOS
Mobiliario y equipos oficina
Mobiliario y equipos cocina y bar
Mobiliario y equipos habitaciones
EQUIPOS DE TRANSPORTE
HERRAMIENTAS Y ENSERES
Herramientas y enseres oficina
Herramientas y enseres cocina y bar
Herramientas y enseres habitaciones
Herramientas y enseres tienda
Activo diferido: a veces se tienen bienes o derechos que serán efectivos en el futuro (como pueda ser el
valor de una futura reforma o un derecho hereditario). No es muy habitual en un pequeño negocio.
Otros activos: en contabilidad, suele dejarse una categoría (una cuenta) de “otros” abierta para poder
poner en ella algún concepto que no entre en ninguna de las otras cuentas.
Complementarias de activo:
Complementarias de activo circulante
CUENTAS DE DUDOSO COBRO
CUENTAS INCOBRABLES
Complementarias de activo fijo
DEPRECIACIÓN ACUMULADA EDIFICIOS
DEPRECIACIÓN ACUMULADA MOBILIARIO Y EQUIPOS
DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPOS TRANSPORTE
DEPRECIACIÓN ACUM. HERRAMIENTAS Y ENSERES
Estados Financieros
Cuentas de Pasivo
En general, las cuentas de pasivo tiene una “naturaleza acreedora”, es decir, se comienza anotando en
el HABER (abonando). La excepción son las llamadas “cuentas complementarias de pasivo” que en Nicaragua
suelen ponerse en el grupo 4 del catálogo de cuentas (en otros países forman parte del propio grupo 1).
Las cuentas complementarias de pasivo son las que disminuyen el valor de los pasivos, de nuestro exigible
(amortización anticipada de un crédito de largo plazo, por ejemplo). Estas cuentas, tienen “naturaleza
deudora” y, por tanto, se comienza anotando en el DEBE (cargando). En nuestro balance general aparecen
restando (con signo negativo) y su efecto es disminuir el valor del pasivo correspondiente.
Pasivo Circulante
PROVEEDORES
Proveedores AyB
Mayorista xxxx
Mayorista yyyy
Otros proveedores
4
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DOCUMENTOS POR PAGAR
ACREEDORES DIVERSOS CORTO PLAZO
Acreedor xxxx
Acreedor zzzz
Otros acreedores corto plazo
INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO
Ingresos anticipados reservas habitaciones
Ingresos anticipados tour
Otros ingresos anticipados
Pasivo fijo
HIPOTECA A PAGAR LARGO PLAZO
CREDITOS A PAGAR LARGO PLAZO
OTROS EXIGIBLES LARGO PLAZO
Complementarias de pasivo
AMORTIZACIÓN ANTICIPADA DE PRÉSTAMOS CORTO PLAZO
AMORTIZACIÓN ANTICIPADA DE PRÉSTAMOS LARGO PLAZO
Cuentas de Capital patrimonial
¿Recuerda que el Capital (también llamado Capital en sentido amplio) estaba en el lado del Pasivo en
nuestro Balance? Por ello funciona de la misma manera que las cuentas de pasivo: en general, las cuentas de
Capital tiene una “naturaleza acreedora”, es decir, se comienza anotando en el HABER (abonando). ¿Ya se
imagina cual es la excepción a esta regla general? Las cuentas que registran pérdidas de valor del capital, o
sea, las utilidades negativas de un ejercicio o de los anteriores (se suelen llamar pérdidas acumuladas). Estas
cuentas de pérdidas tienen naturaleza deudora y en nuestro balance aparecerán con signo negativo en la parte
del Capital.
RESERVA LEGAL
RESERVA VOLUNTARIA
UTILIDADES ACUMULADAS
PERDIDAS ACUMULADAS
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO
PERDIDA NETA DEL EJERCICIO
Cuentas de Gestión1
Las cuentas de Gestión son las cuentas para registrar los ingresos y los gastos que realizamos en el transcurso
de nuestra actividad cotidiana, en nuestra actividad comercial o productiva. Se encuentran en el grupo 5
(Ingresos) y 6 (Gastos) del catálogo.
1A veces también se les llama Cuentas de Resultado
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5
Estados Financieros
CAPITAL (o CAPITAL SOCIAL): dependiendo si es propiedad de una sola persona (empresario/a individual)
o de varios/as socios/as (sociedad)
Las cuentas de ingresos y gastos son las que nos sirven para realizar el Estado de Resultados, la cuenta de
Pérdidas y Ganancias de la empresa. Las de ingresos, se abonan (anotar en el HABER) y las de gastos de cargan
(se anota en el DEBE). Si bien esta es la norma general, podría haber excepciones si, por ejemplo, hemos
cobrado de más a un cliente (tendré que cargar el error, registrar un menor ingreso) o si hemos pagado de más
(tendré que abonar la diferencia, registrar un menor gasto).
Principales cuentas de ingresos
Estados Financieros
Ingresos por Ventas
INGRESOS POR VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS
Ventas restaurante
Ventas hospedaje
Ventas tienda
Ventas tour
Servicio alquiler salón fiestas
Servicio alquiler salón talleres
Otras ventas de ByS al menor
Ventas al mayor
Ingresos financieros
Otros ingresos
Principales cuentas de gastos
Gastos por ventas de bienes y servicios
COMPRA DE MATERIAS PRIMAS
Compra de AyB
Otras compras de materias primas
COMPRA DE MERCANCIA
Compra mercancías tienda
Compra mercancías restaurante
Compra mercancías hospedaje
Otras compras de mercancías
OTRAS COMPRAS
SUELDOS Y SALARIOS
SEGURO SOCIAL
PAGO IMPUESTOS POR VENTAS
Principales cuentas de ingresos
Ingresos por Ventas
INGRESOS POR VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS
Ventas restaurante
Ventas hospedaje
Ventas tienda
Ventas tour
Servicio alquiler salón fiestas
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Servicio alquiler salón talleres
Otras ventas de ByS al menor
Ventas al mayor
Ingresos financieros
Otros ingresos
Principales cuentas de gastos
Gastos por ventas de bienes y servicios
COMPRA DE MATERIAS PRIMAS
Compra de AyB
Otras compras de materias primas
COMPRA DE MERCANCIA
Compra mercancías tienda
Compra mercancías restaurante
Compra mercancías hospedaje
Otras compras de mercancías
OTRAS COMPRAS
SUELDOS Y SALARIOS
SEGURO SOCIAL
PAGO IMPUESTOS POR VENTAS
OTROS GASTOS POR VENTAS
Gastos de funcionamiento (o por administración)
Estados Financieros
COMPRA PAPELERIA Y UTILES OFICINA
ARRENDAMIENTOS
COMPRA DE SUMINISTROS
Electricidad
Agua
Combustible
Teléfono
Otros suministros
PAGO OTROS IMPUESTOS (NO POR VENTAS)
SUELDOS Y SALARIOS ADMINISTRACION
SEGURO SOCIAL ADMINISTRACION
APORTES INATEC
SERVICIOS PROFESIONALES
OTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
Gastos financieros
Otros gastos
Cuentas de Orden
Las cuentas de orden son cuentas teóricas, por decirlo de alguna manera. Son ficciones contables que se
usan para registrar información de manera contablemente ordenada pero que no significan una operación
real. Es nuestro módulo de formación no las utilizaremos.
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Ecuaciones Contables que se utilizan en la elaboración del Balance General
Clasificación de los Costos Fijos y Variables
En la unidad anterior adquirimos herramientas para conseguir que nuestro negocio tenga un buen estado de
equilibrio. Pero... ¿Administro un negocio para que esté equilibrado? ¿Solamente?
No. No acaba aquí nuestra tarea. En realidad no ha hecho más que empezar: administro un negocio para
obtener rentabilidad. Mi tarea es conseguir que la inversión (capital) genere beneficios.
Cuando estudiamos la rentabilidad de las inversiones hacemos un análisis económico de nuestro negocio. Y
observamos los beneficios tres perspectivas:
A) Con relación a los ingresos que genero
B) Con relación a los activos que manejo
C) Con relación a los recursos propios que he dedicado
¿Es rentable ganar 100 pesos? Depende. Si para ganar 100 pesos, además de estar todo el día trabajando,
tengo maquinaria y compro materias primas por valor de 20,000 pues no mucho ¿no? (100/20,000)*100=0.5%.
Es decir, de cada 100 pesos invertidos, obtengo medio peso de beneficio.
Pero si para ganar esos 100 pesos, utilizo activos que ya tengo amortizados hace tiempo y los bienes o
servicios que vendo me cuestan apenas la mitad (100/50)*100=200% ¡! Estoy teniendo un 200% de beneficio. Es
decir, de cada 100 pesos que invierto, obtengo 200. Suena diferente, sin duda.
Estados Financieros
Ya en el índice se lo anunciábamos: el objetivo de la unidad VI es capacitarle para razonar, a partir de la
contabilidad, cuál es el margen de beneficios del negocio y proporcionarle los criterios básicos para definir la
estrategia de fijación de los precios de sus bienes y servicios.
Cálculo de margen de Beneficios
Variables que juegan en nuestro margen de beneficios
(MURAL) En grupos de 3-5 personas, discutan las variables o conceptos que influyen en el margen de
beneficios de un pequeño negocio turístico (20 minutos). Luego, en el pleno de la clase, vayan expresando, con
la de manera rotativa, una idea por grupo. El/la docente escribirá, en una o dos cartulinas, las ideas conjuntas
de todos los participantes.
Para estudiar las variables que juegan en nuestro margen de beneficios, hay que tener en cuenta, en primer
lugar, que encontraré variables tangibles (concretas, fácilmente cuantificables) y variables intangibles (mucho
más imprecisas y difíciles de cuantificar).
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
En un negocio turístico, independientemente de la naturaleza de su actividad comercial, nos encontramos
con:
• Los clientes=turistas. Tanto nacionales (nicaragüenses) como extranjeros. Hablaremos de turistas en
sentido amplio como personas que disfrutan de su tiempo de ocio o que están de viaje fuera de su lugar de
residencia habitual. Así podremos incluir, por ejemplo, a personas que se hospedan en nuestros hotelitos o
comen en nuestros restaurantes o compran en nuestras tiendas de productos típicos nicas, aunque no sean
“estrictamente turistas” (pueden estar en viaje de trabajo, de paso hacia otra ciudad, buscando un regalo
para sus familiares que viven en el extranjero, celebrando una fiesta de quince años, ...)
• El posicionamiento comercial=ocio de carácter local/nicaragüense. Cualquiera que sea el bien o servicio
que ofrecemos, cuando el cliente lo adquiere, espera que tenga un valor añadido inmaterial que se asocia
con el disfrute, el trato personalizado, los buenos recuerdos, la identidad nicaragüense,... 2
Estos dos factores influirán mucho en el precio esperado de nuestros bienes y servicios porque, si bien
por una parte tenemos la ventaja de no estar tan presionados como otros tipos de negocio por “ser baratos”
(como quien vende arroz, martillos, servicio urbano de taxi,...), el cliente espera un valor añadido intangible
de “disfrute”, algo especial que “no pasa todos los días”, que “no puedo conseguir en casa”, que deja “un
recuerdo diferente a lo habitual”.
Según la naturaleza de su actividad comercial, tendrá otras variables intangibles adicionales como:
•
•
•
•
•
•
Calidad esperada
Originalidad del bien o servicio
Situación atractiva del negocio
Tradición nicaragüense
Internacionalización (capacidad para atender a gentes de otros países)
...
Todas estas variables intangibles influirán en el precio de sus bienes y/o servicios. El cliente puede pagar
más si obtiene un beneficio adicional. Pero, por el contrario, no pagará nada (no volverá) si lo esperaba y
no lo obtiene. Nuestros negocios no son fáciles de administrar porque juega mucho el “factor humano”, las
sensaciones, el trato,...
INGRESOS
GASTOS
Ingresos por ventas
Gastos por ventas
Ingresos financieros
Otros ingresos
Gastos de funcionamiento (o por administración
Gastos financieros
Otros gastos
Utilidad (si positivo) ó Pérdida (si negativo)
SALDO (I –G) =
2 Estos aspectos comerciales se abordan en profundidad en el módulo de capacitación dedicado a Mercadeo y Promoción de Servicios Turísticos (Módulo 8), también ofrecido por la Escuela Nacional de Hotelería de Managua para formación de Administradores de Pequeños Negocios Turísticos y Hoteleros.
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Estados Financieros
Dicho esto, nuestro negocio como todos los demás negocios del mundo, obtienen su margen de beneficios a
partir del costo de la inversión inicial y, una vez puesta en marcha la empresa, de la diferencia que obtenemos
entre los gastos y los ingresos que se derivan de nuestra actividad comercial. En las unidades anteriores,
cuando estudiamos el catálogo contable (grupos 4 y 5) y la cuenta de PyG (Estado de Resultados) ya vimos los
conceptos estándar de gastos e ingresos en un negocio:
Estos conceptos son las variables tangibles que juegan en nuestro margen de beneficios.
Tenemos un margen de beneficios global: la relación entre lo que ingresamos y lo que gastamos. Si lo
expresamos como diferencia (I-G) tendremos el beneficio en unidades monetarias. Si lo expresamos como razón
o división (I/G) tendremos el beneficio en proporción (qué proporción ingreso con unos gastos determinados).
Si esta división la multiplico por 100, obtendré el % de beneficio.
¿Recuerda el EJERCICIO 3, donde calculamos el beneficio del mes de junio en la tienda “Guacalito”? Teníamos
unos ingresos= 4,025 y unos gastos=2,260:
I-G=4,025 – 2,260= 1,765 unidades monetarias de beneficio
I/G=4,025 / 2,260= 1.78 es la proporción entre ingresos y gastos
I/G*100= 4,025 / 2,260 * 100= 178% Por cada 100 pesos que gasto, ingreso 178.
¿Es esta la rentabilidad de la empresa? No exactamente. Porque también debo tener en cuenta la inversión
que tengo dedicada a la actividad. Así, se analiza el beneficio desde dos perspectivas:
Rentabilidad de los activos=
BENEFICIO
--------------------Activo Total
Representa el rendimiento de la empresa por cada unidad monetaria invertida en activos.
Mide la capacidad de los activos para generar beneficios.
Estados Financieros
Rentabilidad de la Inversión
BENEFICIO
--------------------Recursos Propios (C)
Mide el beneficio generado en relación a la inversión realizada por los propietarios
de la empresa, por eso se denomina también rentabilidad del accionista. Representa el
rendimiento de la empresa por unidad de capital invertida en la empresa.
(ESTUDIO) Con la cifra de beneficios que obtuvo el año pasado en su negocio (aunque sea aproximada) y
el Balance General que hemos venido trabajando en este manual, analice la rentabilidad de su negocio con
las dos perspectivas que hemos visto (rentabilidad de los activos y rentabilidad de la inversión). Escriba las
5-10 conclusiones que le parezcan más importantes y si lo considera interesante, alguna medida que considera
debería tomar en el futuro próximo en relación a sus márgenes de beneficio.
Fijación de Precios
Marcar y manejar los precios de nuestros bienes y servicios
(FICHA) Escriba en una tabla de dos columnas, los bienes y/o servicios que ofrece en su negocio (1ª columna)
y sus precios (PVP Precio Venta al Público) respectivos (2ª columna). En el caso de que tenga mucha diversidad
de productos o servicios (muchos conceptos diferentes, más de 15-20), agrúpelos en conjuntos con precios
similares y ponga un rango de precios (por ejemplo: artesanías pequeñas varias, 10-80 $C)
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
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Factores internos y externos en relación al precio
Definimos precio como la cantidad de dinero asociado a la compra-venta de un bien o servicio. Le
solicitábamos en la FICHA anterior que señalase el PVP o Precio Venta al Público de sus ByS. También a veces
se habla de precio de mercado, cuando nos referimos al precio al que un bien o servicio podría ser vendido,
independientemente de su valor real. De hecho, en diferentes mercados, tendrá diferentes precios (piense,
por ejemplo, en lo que cuesta tomarse un fresco de guayaba en un hotel de Managua y lo que le cuesta el
mismo fresco (uno incluso más sabroso) en una barcito de El Cuá.
Vale la pena recordar la frase “Todo necio confunde valor y precio”. Una cosa es lo que vale el bien y otra
cosa el precio por lo que compramos o vendemos ese bien en un lugar concreto.
Factores internos
Es indudable que la base del precio de nuestro bien o servicio será su costo: cuánto nos cuestan las materias
primas para producirlo o adquirirlo del proveedor. También añadiremos al costo los gastos de suministros
utilizados para ofrecer el bien o servicio (luz, agua,...), el trabajo empleado hasta ponerlo en manos del
cliente (salarios, se suele medir en “horas/hombre”), el uso de las herramientas y/o maquinaria que hemos
empleado en su producción (en proporción al tiempo utilizado y a la vida útil del objeto, ya sea una máquina
o un mantel), ... Estos son los costos directos: a mayor volumen de ByS, mayor costo.
También soportamos costos indirectos: independientemente de nuestro volumen de ventas, tenemos
que pagar (o aportar nuestra mano de obra). Una renta, un salario de vigilancia, de limpieza, servicios de
profesionales, intereses de financiación, permisos, tasas municipales, ...Incluso el tiempo empleado en
planificar, organizar, dirigir y supervisar, es decir, en gestionar o administrar el negocio, es un coste indirecto
de mis bienes y servicios y debo tenerlo en cuenta a la hora de marcar mis precios.
Factores externos
Cuando parece que lo vamos teniendo todo controlado, la cosa vuelve a complicarse (como la vida misma).
Aparece la competencia: los negocios que ofrecen bienes y servicios “sustitutos” de los míos.
Por mucho que yo piense que en mi negocio en café sabe más rico, está mejor presentado, es más agradable
tomarlo,... si “el cliente” siente que el café que le ofrece mi competencia es “como el mío”, el PVP de mi café
no podrá ser muy diferente al de la competencia. O me adapto al precio de mercado o tendré que conseguir
que mi clientela reconozca con claridad una ventaja comparativa (o varias) en venir a mi negocio a tomar
café.
La competencia podrá tener una estrategia de precios más o menos agresiva, y su negocio tendrá que
adaptarse o diferenciarse.
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
11
Estados Financieros
En teoría, se deben repartir todos los costos indirectos de manera proporcional y equitativa, entre todos los
bienes y servicios que ofrezco, pero, en la realidad y según el negocio en concreto, puedo tener ByS que sean
más “sensibles” al precio que otros y lo repartiré teniendo ésto en cuenta (piense, por ejemplo, en nuestra
comidería “La boquita deliciosa”, un café seguro que es más sensible al precio que una boquita especial de
domingo).
Otro factor externo que influye a la hora de fijar mis precios es lo que se suele llamar “psicología del
cliente”. Por ejemplo, se ha acuñado la expresión “precio psicológico” para definir el precio no redondo que
pretende provocar sobre el consumidor un efecto psicológico que le lleve a considerar que el artículo está
sensiblemente más barato que si tuviera el precio redondo inmediatamente superior (el típico ¡sólo 199!).
Algo parecido ocurre cuando nos ofrecen los precios en dólares: instintivamente nos parecen más caros que
en córdobas.
Definitivamente, establecer los precios más adecuados ¡no es fácil!
Cómo establecer nuestros precios: cálculos
Como hemos visto en los apartados anteriores, el “arte” de establecer precios adecuados es un tema
complejo. Podemos partir de nuestros costos; o podemos partir de los precios de mercado de nuestra
competencia; o ambas cosas a un tiempo.
Habrá productos o servicios más flexibles (menos sensibles) al precio. Productos que me cuesten poco pero
me den buen margen, y al contrario. Productos o servicios que me salgan caros pero que el cliente “exija”
tener a su disposición,...
Lo importante es que, en conjunto, obtenga un margen razonable de beneficios que compense el esfuerzo
y la inversión.
Antes de profundizar en los precios de su negocio en concreto, veamos un caso teórico sencillo:
Estados Financieros
En el restaurante “El rincón norteño” vendo:
Concepto
PVP unitario
Cafés, tés
Dulces
Frescos
Gaseosas
Comida corriente
Queques
Boquita pequeña
Boquita grande
Boquita familiar
TOTAL
7
10
15
16
30
60
25
50
75
-
12
Unidades vendidas Unidades vendidas Ingreso medio al
media /semana
media/mes (4s)
mes
120
480
3,360
48
192
1,920
108
432
6,480
60
240
3,840
100
400
12,000
4
16
960
30
120
3,000
24
96
4,800
24
96
7,200
518
2,072
43,560
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
En compra de materias primas y otros, gasto:
Concepto
Café, azúcar, tés,..
Harinas, pan,...
Frutas y verduras
Gaseosas
Carne, pollo y pescado
Arroz, frijoles, ...
Otros alimentos
Otras bebidas
Otros enseres
TOTAL
Gasto medio
mensual
850
400
2,500
3,120
7,500
3,200
1,000
2,000
3,500
24,070
Tengo mobiliario, manteles, vajilla, abanicos, y otros desde hace tiempo, por valor de unos 20,000. Para
poder ir renovando poco a poco este inventario, aplico mensualmente una cuota de amortización general del
5% (1,000).
Además tengo una serie de gastos fijos:
Concepto
Entonces, mi beneficio actual es de:
Estados Financieros
Electricidad
Agua
Diesel
Salario afanadora
Salario cocinera
Salario mesero
Contadora
Administración (yo)
TOTAL
Gasto medio
mensual
500
200
1,200
1,900
3,000
3,000
950
2,000
12,750
Concepto
Ingresos
Gastos y costos fijos
Gastos variables
Beneficio
Media mes
43,560
-13,750
-24,070
5,760
Margen comercial (100-(I
/G*100))
3,000
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
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Es decir, para ganar 115 pesos necesito gastar 100. Es un margen razonable. Tengo productos en los que mi
margen es bajo (por ejemplo, las gaseosas) y otros en que mi margen es alto (por ejemplo, los queques).
Cuando en “El rincón norteño” piense en incorporar nuevos productos o servicios a mi oferta, trataré de
aprovechar la “capacidad instalada”, es decir, con lo que ya tengo, producir más. No siempre es posible, pero
es mucho más posible de lo que parece a primera vista.
(MURAL) En grupos de 3-6 personas, discutan ideas en las que “El rincón norteño” podría obtener más margen
de beneficios (20 minutos). Luego, en el pleno de la clase, expongan sus ideas. Su docente irá recogiendo las
ideas en una o más cartulinas.
He observado los precios en conjunto. La lógica para analizar el precio por producto es la misma. En algunos
productos no tendré “margen de maniobra” (flexibilidad para cambiar los precios): por ejemplo el caso de la
gaseosa o del café. Pero en otros, como la comida corriente o las boquitas, dependerá mucho de las materias
primas que utilice, del tiempo que me lleve prepararlas, de si puedo tener congeladas pre-elaboraciones, de
si me adapto a las ofertas del mercado en cada momento,... El margen de maniobra para sacar rentabilidad a
mis precios es bastante grande.
Con lo que hemos visto y hemos discutido en grupo, analice ahora sus precios. Observe las diferentes
fuentes de información de que dispone: la FICHA con su listado de conceptos y precios, los costos directos
e indirectos que soporta en la actividad comercial de su negocio (aunque sea de manera aproximada), su
Balance General. Y piense en los precios de su competencia directa.
Estados Financieros
(ESTUDIO) Escriba de manera ordenada las conclusiones que saca del análisis de los precios que ofrece en
su negocio. De manera orientativa, le sugerimos que se haga preguntas como: ¿qué productos me dejan más
margen?¿y menos?¿cuáles son mis productos o servicios “estrella”(más demandados)?¿les saco provecho?¿qué
nuevos productos o servicios podría ofrecer para aprovechar mi capacidad instalada?¿mi oferta resulta cara o
barata de cara al cliente?¿aprovecho suficientemente ese posicionamiento (esa imagen o posición que tiene
mi empresa en el mercado)?
Cómo divulgar los precios a nuestros clientes: el catálogo de precios
Lo importante a la hora de informar a nuestros clientes potenciales sobre nuestros precios es la claridad,
la transparencia. Es fundamental ser serio en esto. En mercados maduros es un tema regulado por el Estado y
se exige a los negocios (independientemente de su tamaño) que dispongan de una lista completa y actualizada
de sus precios. Aunque en Nicaragua por el momento no es obligatorio, no cabe duda que el cliente (sea nica
o extranjero) preferirá saber de antemano y con exactitud cuánto va a tener que pagar.
El catálogo de precios, según el tipo de negocio, se puede divulgar de diversas maneras: desde un folleto o
tríptico sencillo, un mural de cara al público, una página web, etiquetas en los productos,... Pero es importante
que en todos los soportes los precios sean iguales, es decir, estén actualizados.
Esta actualización del catálogo de precios no debe ser costosa. Por ello, si sus precios pueden variar con
relativa frecuencia, no divulgue los precios en un soporte que resulte costoso modificar. Y, por supuesto, no
valen borrones!.
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
También tenga en cuenta que el cliente espera tener disponible todo lo que se encuentra en su catálogo
de precios (salvo situaciones excepcionales). Por ello, si ofrece ByS cuya disponibilidad o precio no depende
directamente de usted, es mejor que lo ofrezca “fuera de menú”, “fuera de catálogo”, utilizando soportes
adecuados (un pizarrón, una hoja publicitaria,...)
Por último decir, en cuanto a su catálogo de precios, que si existen cargos adicionales (impuestos, servicio,
empacado, transporte a domicilio,...) debe ponerlo expresamente y en lugar visible para que no suponga una
sorpresa desagradable “de última hora”.
Por qué, cuándo, cómo cambiar los precios
En este punto le conviene pensar como cliente ¿a quién le gusta que le cambien los precios de algo que
quiere comprar y ya sabía cuánto costaba? A nadie, ¿verdad? (bueno, si es más barato, la cosa cambia...).
Cambiar los precios es siempre un tema delicado. Si es a la baja, estamos disminuyendo nuestro margen de
beneficios al que estamos acostumbrados. Si es al alza, corremos el riesgo de perder clientes. Si es frecuente,
mi cliente se cansará. Si no cambio nunca, me quedaré fuera del mercado (aumenta la inflación, aumenta la
competencia, salen nuevos productos mejores,...).
Pero a veces, un cambio de precios es necesario para mantener la salud de nuestro negocio. Lo más
importante para afrontar un cambio de precio es hacerlo de manera transparente para el cliente y con lógica
financiera para el negocio.
¿Por qué? Puede haber muchas y diversas razones:
Necesito renovar stock de mercancías
La competencia se me está llevando a los clientes
Los precios de mercado de mis materias primas han subido sustancialmente
Deseo aprovechar una época de fuertes ventas
Necesito cubrir un período de bajas ventas
...
¿Cuándo? En general, cuanto menos mejor. Pero cuando lo haga el cliente necesita “entender” el cambio:
subida generalizada de precios (inflación), mejora sustancial del servicio o de la calidad, ... Incluso las bajadas
de precios (precios de oferta, promociones,...) deben ser también “entendidas” por el cliente ya que si no,
cuando vuelva al precio “normal”, el cliente pensará que le está cobrando “de más”.
¿Cómo? de manera transparente para el cliente y con lógica financiera para el negocio. Es decir, de manera
organizada (revise su catálogo de precios, renueve los soportes), clara (que el cliente no se sufra una sorpresa
desagradable), y habiendo estudiado las variables y factores que hemos venido observando para que el nuevo
precio tenga una vigencia lo más larga posible.
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
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Estados Financieros
•
•
•
•
•
•
Orden y Estructura del Balance General
Los Estados Financieros
(ESTUDIO) Utilizando de referencia los dos ejercicios de cálculo realizados en clase, de balance y de
resultados, con valores aproximados, revise los valores con las cifras reales de su negocio. Ajuste con las
correcciones que considere y vuelva a hacer los cálculos. Escriba de nuevo los ejercicios en limpio. Reflexione
sobre las diferencias.
Concepto, función y estructura
Los Estados Financieros (EEFF) de una empresa son su documento contable más importante. En él aparecen
todos los datos financieros de la empresa de un período determinado. Pueden hacerse Estados Financieros
mensuales (de un mes), trimestrales (de un trimestre) o anuales (de un año, de un ejercicio fiscal). Los EEFF
anuales son obligatorios.
Con lo que hemos aprendido en este manual, ya puede imaginar cual es su función: ofrecer una visión
técnica, ordenada y objetiva de la situación financiera de la empresa.
Su estructura es siempre la misma:
a. Una portada, o primera hoja donde se pone el nombre de la empresa, el período que se analiza y la fecha
de emisión (la fecha en la que se han cerrado las cuentas). También suele ponerse el nombre de la persona
que los ha elaborado.
Estados Financieros
b. El balance de situación o Balance General
c. El Estado de Resultados
d. El “libro mayor” o detalle de todas las cuentas y sub-cuentas, con sus códigos correspondientes y los saldos
que presentaban al inicio del período y los saldos que presentan al final del mismo.
e. Los “anexos”, con el detalle de los movimientos por cuenta contable.
Aunque en sentido estricto no es parte de los EEFF, la documentación original que ha dado lugar a los
asientos o anotaciones contables es clave. Sin ellos, todo lo demás carece de valor (podría ser inventado). Por
ello, incluimos:
f. Los documentos de soporte: las facturas, recibos, nóminas y demás papeles que generaron la información
contabilizada.
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
El cierre del ejercicio
Cada vez que acaba un año, se hace el “cierre del ejercicio”: no es, ni más ni menos que realizar los EEFF
del período y dejar las cuentas contables preparadas para el ejercicio siguiente. El saldo final de las cuentas
del ejercicio pasado, será el saldo inicial de las cuentas para este ejercicio.
Se suele aprovechar para hacer una revisión de inventarios, una conciliación de las cuentas bancarias,...
y así poder registrar posibles pérdidas o desajustes que se nos hayan “escapado” en nuestro día a día. Así no
“arrastraremos” errores de un ejercicio u otro.
Como le decíamos en la introducción de este manual, los conocimientos y habilidades que le transmite este
manual y sus ejercicios, no lo convierten en contador (¡ojalá todo fuese tan fácil!¿verdad?). Pero ahora usted
debería ser capaz de tener una idea clara de lo que es hacer la contabilidad de su empresa, llevar un control
contable ordenado de su actividad y saber supervisar, en detalle, el trabajo de quien realice la contabilidad.
Si hemos conseguido dejarle con ganas de saber más, le animamos a seguir profundizando.
En las unidades siguientes, nos ocuparemos de adquirir criterios para interpretar sus EEFF, para usar la
contabilidad para tomar decisiones y ser más eficaz y eficiente en la gestión financiera de su negocio. Esta
función es lo realmente importante en su tarea de administrador o administradora de un negocio turístico.
Balance General
Concepto, función y estructura
El balance general o balance de situación es, como ya explicamos en la Unidad II, la representación
ordenada de los elementos patrimoniales de una empresa. Su función es informar sobre el valor patrimonial
de la empresa, sobre su situación financiera general en un momento concreto. Permite ver de manera clara el
tamaño de una empresa y si tiene un rendimiento positivo (ganancias) o negativo (pérdidas).
Estados Financieros
Vimos un esquema simplificado del mismo:
ACTIVO
Activo Circulante
Disponible
Realizable
Existencias
Activo Fijo
Inmovilizado material
Inmovilizado inmaterial
Inmovilizado financiero
PASIVO
Pasivo Circulante
Pasivo Fijo
CAPITAL
Capital Social
Reservas
Pérdidas y Ganancias
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
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Con esta estructura, las cuentas contables de mi negocio y los saldos correspondientes, construyo el
documento que representa, de manera estática (como una foto) la situación patrimonial de mi empresa: el
Balance General.
Aunque puedo calcularlo en cualquier momento, se suele hacer al final de cada período (mes) o al final del
ejercicio económico. En Nicaragua la ley establece que el ejercicio fiscal es del 30 de junio del año anterior al
31 de julio del presente año (en otros países es del 1 de enero al 31 de diciembre).
Cálculo
En este apartado cada uno/a de los participantes en este curso va a realizar un cálculo aproximado del
Balance General o Balance de Situación de su negocio. No necesita saber de memoria los valores concretos
de cada cuenta, pero trate de pensar de manera realista para que el ejercicio le resulte útil. Y siga los pasos
que se indican a continuación:
1. Agarre el catálogo de cuentas de su empresa (la versión con el VºBº de su docente)
2. En una hoja en blanco dibuje el rectángulo de dos partes en que se representa la estructura básica del
Balance General
3. De manera ordenada, vaya escribiendo cada cuenta (y sub-cuenta si procede) de activo y de pasivo en
su lugar correspondiente, con el valor aproximado en córdobas (como hicimos en los ejercicios 1 y 2,
recuerde las soluciones que tiene al final de este manual).
4. Sume el valor del total de su activo y, por otra parte, el valor total de su pasivo.
5. Calcule la diferencia ACTIVO - PASIVO
Estados Financieros
6. Esta diferencia es el valor del CAPITAL. Recuerde que ACTIVO= PASIVO + CAPITAL y, por lo tanto ACTIVO
– PASIVO = CAPITAL.
7. Esa cifra de CAPITAL estará compuesta, básicamente, como ya hemos visto, de tres conceptos: lo que
se invirtió inicialmente en el negocio (capital social), las ganancias de otros años que no ha repartido
o gastado (reservas) y, finalmente una cifra que exprese si, en este momento, su negocio da pérdidas o
ganancias. Obviamente, si esta cifra es negativa, tenemos pérdidas. Si es positiva, tenemos ganancias.
En cualquier caso, en el Balance General se escribe la cuenta “Pérdidas y Ganancias” seguida del saldo con
el signo (+ ó -) según corresponda.
Si ha seguido los pasos indicados, tiene frente a usted el Balance General de su negocio (con valores
aproximados).
Al volver a su negocio, ajuste los valores que crea conveniente (la memoria a veces nos juega malas
pasadas).
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El Estado de Resultados
Concepto, función y estructura
El Estado de Resultados es otro documento contable clave. No es más que una hoja donde se recogen,
de manera ordenada, los ingresos y gastos del ejercicio y su saldo (el resultado de la actividad. Resume los
movimientos que ha tenido la cuenta de Pérdidas y Ganancias que veíamos en el Capital del Balance General.
Su función es la de explicar cómo ha sido la gestión financiera durante el ejercicio; es decir, exponer en qué
conceptos hemos gastado y en qué conceptos hemos tenido ingresos. Nos muestra el saldo, la diferencia entre
gastos e ingresos, que es el resultado de nuestra actividad comercial o productiva.
Como vimos en unidades anteriores, las cuentas de ingresos y gastos (cuentas de gestión) se encuentran en
los grupos 4 y 5 del catálogo de cuentas.
La estructura de la cuenta de Pérdidas y Ganancias nos recuerda (tiene la misma lógica) que las cuentas
T: PÉRDIDAS Y GANANCIAS (PyG)
DEBE
Concepto
HABER
Importe
Gastos
Gastos por ventas
Gastos de funcionamiento
Gastos financieros
Otros gastos
Total gastos
RESULTADO DEL EJERCICIO:
Concepto
Importe
Ingresos
Ingresos por ventas
Ingresos financieros
Otros ingresos
Total ingresos
EJERCICIO 3
La tienda de artesanía “Guacalito” presenta los siguientes ingresos y gastos en junio:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Venta de artesanías: 4,000
Intereses de su crédito a seis meses: 50
Compras de mercaderías: 1,500
Otros ingresos financieros: 25
Salario de afanadora: 500
Tasa municipal alumbrado: 20
Amortización de computadora: 110
Seguros sociales: 50
Agua: 30
Se solicita: elaborar la cuenta de Pérdidas y Ganancias y definir si en junio tuvo beneficios.
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Estados Financieros
Hagamos un par de ejercicios sobre la cuenta de PyG antes de trabajar cálculos del resultado en nuestro
negocio.
EJERCICIO 4
La comidería “La boquita deliciosa”, tras poner una televisión en el comedor pequeño,
ha tenido un año muy movido, aumentando su clientela sobre todo entre las mujeres de la
localidad, convirtiéndose en un lugar de referencia de la localidad, con fama de servir deliciosos
sorbetes y pasteles. Al final de año presenta los siguientes ingresos y gastos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Venta de sorbetes: 2,450
Compra de AyB en Managua: 1,100
Compras varias AyB: 950
Diesel para el motor: 400
Venta de pasteles: 3,000
Venta de comidas: 7,040
Salario mesero: 1,200
Seguro social: 150
Intereses a favor cuenta de ahorro: 300
Toner para impresión de nuevos menús: 270
Renta de salón para fiestas quince años: 450
Compra de televisión: 3,000
Se solicita: elaborar la cuenta de Pérdidas y Ganancias y definir si tuvo beneficios.
Estados Financieros
Cálculo
En este apartado cada uno/a de los participantes en este curso va a realizar un cálculo aproximado del
Estado de Resultados de su negocio en el mes pasado. No necesita saber de memoria los valores concretos de
cada cuenta, pero trate de pensar de manera realista para que el ejercicio le resulte útil. Y siga los pasos que
se indican a continuación:
1. Agarre el catálogo de cuentas de su empresa (la versión con el VºBº de su docente). Ahora trabajaremos
con los grupos 4 (ingresos) y 5 (gastos).
2. En una hoja en blanco, dibuje un tabla con cuatro columnas y póngales el título en la primera fila: en
la primera columna, irán los conceptos de gastos realizados; la segunda, la dedicaremos a poner las
cantidades gastadas, el importe de gastos; la tercera a los conceptos de ingresos recibidos; la cuarta y
última, la dedicaremos a los importes de ingresos, a las cantidades.
3. En otra hoja en blanco, trate de recordar, días a día, los conceptos fundamentales en los que gastó
e ingresó: cada cuánto compró materias primas o mercaderías y cuánto le costó, si pagó facturas de
suministros, salarios, cuánto ganó a lo largo del mes por la venta de sus servicios (distinga por días,
señalando si cerró algún día, si hubo un día pico, un día muerto; distinga, si le resulta útil, los diferentes
tipos de ventas, si tiene ventas al crédito,...).
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
4. Le recomendamos que haga una cuenta T de los conceptos que tengan más movimientos, según su tipo
de negocio. Por ejemplo, de la venta de ByS o de las compras de materias primas.
5. Si utiliza agenda, le servirá para acordarse de otros detalles, puede apoyarse en ella. Haga una primera
suma, de gastos e ingresos, para darse cuenta si le falta algún detalle importante. Comente con uno/a
o dos compañeros/as los conceptos que han anotado, también esto puede ayudarle a recordar.
6. Recuerde lo que comentábamos en la unidad anterior sobre la amortización del inmovilizado (registrar el
desgaste o pérdida de valor que sufren los bienes debido al uso y al paso del tiempo). Aunque Hacienda
Pública marca el porcentaje aplicable a cada tipo de bien, para este ejercicio pondremos un gasto en
concepto de amortización del 1% del valor total de su activo inmovilizado.
7. Ahora, pase a la tabla los conceptos de gastos e ingresos y ponga el saldo total en cada uno de ellos (en
las respectivas columnas de importe).
8. Sume el total de gastos, el total de ingresos y réstelos entre ellos para obtener el resultado mensual de
su negocio. ¿Tuvo pérdidas o tuvo ganancias? Comenten en el grupo con su docente las dificultades o
conclusiones del ejercicio.
El Fondo de Maniobra o Working Capital (Capital de Trabajo)
Una palabra técnica muy utilizada cuando hablamos de gestión financiera de un negocio es la de fondo de
maniobra o capital de trabajo (en inglés, working capital). Nos permite realizar un análisis patrimonial de la
empresa, ya que compara las grupos del Balance (el activo frente al pasivo+Capital).
Se refiere a los recursos de una empresa que son necesarios para la realización de sus actividades
normales.
Así, es la parte del activo circulante (AC) que excede del pasivo circulante (PC). Como debe garantizar
el funcionamiento normal de la empresa, independientemente de las deudas exigibles a corto plazo, está
financiado con recursos permanentes o de largo plazo (AF).
Cálculo
Hay dos igualdades que permiten calcular el valor de nuestro fondo de maniobra (FM):
FM=AC-PC
FM= (PF+CAPITAL)-AF
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
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21
Estados Financieros
Dicho de manera sencilla, el capital de trabajo es lo que le permite garantizar que su negocio abrirá las
puertas cada día y seguirá ofreciendo servicio a sus clientes. Le permite saber si su empresa goza de equilibrio
patrimonial.
Como observa es estas igualdades:
• Si pensamos en el corto plazo, mi fondo de maniobra es el activo circulante que excede de mis pasivos
exigibles a corto.
• Si pensamos a largo plazo, mi fondo de maniobra es la parte los recursos propios +el exigible de largo plazo
que no está soportado por activos fijos.
(FICHA) Basándose en el Balance General de su negocio que hemos trabajado, calcule su Fondo de Maniobra
con la fórmula FM=AC-PC
Veamos en el siguiente punto a qué conclusiones podemos llegar según sea el valor que tenga nuestro fondo
de maniobra.
Interpretación y análisis
Recordemos el esquema para representar el patrimonio de mi empresa y su igualdad:
ACTIVO
PASIVO
Activo Fijo
Pasivo Fijo
Pasivo Circulante
Activo Circulante
CAPITAL
ACTIVO (AF+AC) = PASIVO (PF+PC) + CAPITAL
Estados Financieros
Básicamente, según la composición de esta igualdad, encontramos 5 situaciones patrimoniales de una
empresa. Veamos una por una:
A) ACTIVO = CAPITAL donde PASIVO=0
ESTABILIDAD FINANCIERA TOTAL
Activo fijo
Activo circulante
Capital
Es el caso en que la empresa no tiene deudas con terceros, ni de corto ni de largo plazo. Generalmente
tenemos está situación cuando se inicia la actividad de la empresa y nuestro activo equivale al capital que
hemos aportado para crearla.
Si calculamos el fondo de maniobra:
FM=AC-PC
FM=AC-0
FM=AC
Es decir, mi capital de trabajo equivale a lo que tengo en existencias, realizable y disponible (mercaderías
y dinero).
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
B) ACTIVO CIRCULANTE mayor que (>) PASIVO CIRCULANTE
ESTABILIDAD FINANCIERA NORMAL
Activo fijo
Capital
Activo circulante
Pasivo Fijo
Encontramos una situación saludable. La empresa puede hacer frente sin problemas a sus deudas de corto
plazo (PC).
Si calculamos el fondo de maniobra:
FM=AC-PC
FM > 0 (positivo)
El tamaño del FM dependerá del tamaño de la empresa y de los plazos de cobro y de pago que maneje. Pero,
sin duda, puede seguir trabajando con normalidad.
C) ACTIVO CIRCULANTE menor que (<) PASIVO CIRCULANTE
DESEQUILIBRIO FINANCIERO A C/P
Activo fijo
Capital
Pasivo Fijo
Activo circulante
Pasivo circulante
Encontramos una situación difícil ya que la empresa no puede hacer frente a sus deudas de corto plazo (PC)
y tendrá que retrasar el pago de sus obligaciones. Por eso a esta situación se le llama “suspensión de pagos”.
Si calculamos el fondo de maniobra:
FM=AC-PC
FM < 0 (negativo)
Se puede salir de esta situación de desequilibrio de varias maneras: aumentando la financiación permanente
(los fondos propios o capital), renegociando deudas de corto para pagarlas a más largo plazo, vendiendo
elementos del activo fijo (que convertirá AF en AC) o, si es posible, exigiendo con antelación cobros a clientes
y deudores.
D) CAPITAL = 0
Y ADEMAS
ACTIVO CIRCULANTE menor que (<) PASIVO CIRCULANTE
DESEQUILIBRIO FINANCIERO A L/P
Activo fijo
Pasivo Fijo
Activo circulante
Pasivo circulante
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empresa turística y hotelera
23
Estados Financieros
Las deudas con los proveedores y acreedores de corto plazo son mayores que los saldos de clientes y la
tesorería.
En este caso la situación de la empresa es más crítica. Todo el lado derecho del balance está formado por
pasivo exigible (ya sea a corto o a largo plazo).
Nos encontramos en esta situación cuando llevamos varios ejercicios acumulando pérdidas o asumiendo
deudas que “se comen” nuestro capital social. Esta situación (FM<0 y CAPITAL=0) nos indica que nuestra
inversión en la empresa no ha sido rentable.
La toma de decisiones en esta situación es muy difícil. Objetivamente, estamos “en la cuerda floja”.
Tenemos que reconsiderar si vale la pena seguir o no con el negocio. Si nos decidimos a continuar, sólo es
posible hacerlo aumentando nuestra aportación o buscando nuevos/as socios/as. Si llegamos a la conclusión
de que no vale la pena seguir apostando, mejor tomar la decisión de cerrar ahora, que aun tenemos activos
suficientes para cubrir nuestros compromisos con terceros, para cubrir nuestro pasivo.
E) ACTIVO < PASIVO Y
CAPITAL=0

SITUACION DE QUIEBRA
Activo Real
Pasivo Fijo
Activo Ficticio
Pasivo circulante
Podemos decir que ¡estamos fregados! No solamente tenemos un fondo de maniobra negativo (<0) que
nos impide seguir con nuestra actividad; además, aunque vendiéramos todo nuestro activo, en realidad no
conseguiríamos cubrir nuestras deudas.
Estados Financieros
¿Cómo hemos llegado a esta situación tan definitiva? Seguramente por no analizar con seriedad muchas
señales de crisis anteriores (desequilibrios de corto y de largo). Seguramente por no contabilizar el desgaste y
pérdida de valor de nuestros activos fijos (con las cuentas de depreciación, que sirven para eso). Seguramente
tenemos en la contabilidad “deudas por cobrar” que ya sabíamos que eran incobrables hace tiempo. Cuando
aun estábamos a tiempo, preferimos mirar hacia otro lado...
Aun se dan casos más graves, en los que, aun teniendo una situación de quiebra de la empresa, como la que
hemos visto en este apartado, por cobardía, desesperación o irresponsabilidad, asumimos nuevos compromisos
(deudas con amigos o familiares) que objetivamente sabemos que no podremos cumplir.
Como ve, la contabilidad le va a dar muchas herramientas para no encontrarse en esta situación pero no
sirve de nada si no actúa como una persona responsable, eso seguro.
Razones Contables. Cómo se calculan y criterios básicos para su interpretación.
Recuerde: razón o ratio es sinónimo de división, de fracción. Una razón, por tanto, me sirve para relacionar
una cosa en función de otra. En nuestro mundo de la administración financiera, las razones o ratios contables
nos sirven para observar la relación, de equilibrio o desequilibrio, entre elementos patrimoniales. Nos sirven
para realizar un análisis financiero en sentido estricto.
En este apartado vamos a dedicarnos a calcular los ratios más habituales para la gestión de un pequeño
negocio. Veremos cuáles son los valores recomendados para cada ratio.
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
Tenga en cuenta que son recomendaciones generales, valores óptimos teóricos, sin tener en cuenta su
carácter como empresario o empresaria (más conservador o más arriesgado) ni las diferencias de los mercados
(actividades inestables o estables, economías en crisis o saludables, ...). Los valores recomendados le servirán
para ser capaz de tomar sus propias decisiones con lógica financiera.
¿Ya se sabe el esquema del Balance General de memoria? Aun tiene otra oportunidad:
ACTIVO
Activo Circulante
Disponible
Realizable
Existencias
Activo Fijo
Inmovilizado material
Inmovilizado inmaterial
Inmovilizado financiero
PASIVO
Pasivo Circulante
Pasivo Fijo
CAPITAL
Capital Social
Reservas
Pérdidas y Ganancias
Recuerde que el pasivo fijo también se llama exigible a l/p, y el pasivo circulante, exigible a c/p.
Ratio de Tesorería =
Realizable + Disponible
------------------------------Pasivo Circulante
Significado: nos indica nuestra liquidez inmediata, el dinero que tenemos, ya sea en efectivo, ya sea en
cuentas bancarias u otros activos fácilmente convertibles en dinero.
Valor óptimo: entre 0.8 y 1.2
Por encima de 1.2, posiblemente mantenemos “recursos ociosos”, es decir, recursos líquidos que podrían
estar generando más riqueza. Ejemplo: dinero en bancos sin invertir.
Liquidez o solvencia a corto plazo
Ratio de Liquidez = Activo Circulante
---------------------------Pasivo Circulante
Significado: nos indica la capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas a c/p.
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
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Estados Financieros
Por debajo 0.8, tendremos dificultades para hacer frente deudas de c/p
Valor óptimo: entre 1.5 y 1.8
Por debajo de 1.5 y en especial por debajo de 1, tendremos dificultades para hacer frente a nuestro pasivo
exigible a c/p
Por encima de 1.8, posibles recursos ociosos
Garantía o solvencia a largo plazo
Ratio de Garantía = Activo Total
--------------------
Pasivo Total
Significado: nos indica la capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas a l/p.
Valor óptimo: entre 1.7 y 2
Por debajo de 1.7, tendremos dificultades para hacer frente a las deudas (de c/p y de l/p)
Por debajo de 1, estamos en riesgo de llegar a la quiebra
Si el valor es 2, significa que tiene el doble de activo que de pasivo. También, que el pasivo es igual al
Capital patrimonial. Es una situación muy saludable y tranquila.
Estados Financieros
Si tiene un ratio de garantía por encima de 2 puede deberse, simplemente, a que su manera de gestionar
es precavida o conservadora. A veces, a la hora de pedir financiación en una entidad, puede ser más fácil
conseguir la financiación si ofrece un ratio de garantía alto (≥2).
Puede ser recomendable tener un ratio por encima de 2 si estamos en un ciclo económico inestable o con
inflación alta
Disponibilidad
Disponible
Ratio de Disponibilidad = -----------------------
Pasivo Circulante
Significado: nos indica la capacidad de la empresa para responder de inmediato a sus deudas a c/p.
Valor óptimo: no menor de 0.3
Mantener esta proporción entre el disponible y su exigible de corto plazo es recomendable porque nos
permite estar tranquilos, sin perder oportunidades de ganar rentabilidad.
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
Pero según la situación de su negocio o de su mercado, puede ser recomendable tener un disponible mayor
en relación a su exigible de corto plazo (por ejemplo si tengo el banco lejos o si no sé a ciencia cierta cuando
vendrán a cobrar mis proveedores o acreedores a c/p).
Autonomía
Ratio de Autonomía = Capital
----------------Pasivo Total
Significado: nos indica nuestro grado de autonomía respecto a la financiación ajena. Recuerde que el Capital
expresa el valor de los recursos propios (Capital Social+Reservas+PyG).
¿Recuerda la situación de estabilidad financiera total (Pasivo=0) que nos ofrecía el FM=AC? En esta situación
nuestra autonomía es absoluta, o, en términos matemáticos, infinita (ya que cualquier número dividido entre
0 es igual a infinito).
¿Y las dos situaciones críticas donde el Capital=0? En estas situaciones nuestra autonomía es nula (ya que 0
dividido entre cualquier número es igual a cero).
Valor óptimo: mayor de 0.8
Por debajo de 0.8 dependemos demasiado de la financiación externa.
En cualquier caso, es importante tener nuestro exigible diversificado (“no poner todos los huevos en la
misma canasta”), porque tendremos más margen de acción para negociar plazos, condiciones y más capacidad
de reacción en caso de dificultades.
Estados Financieros
Pasivo Total
La división inversa al ratio de autonomía (-----------------) se llama Apalancamiento Financiero.
Capital (RP)
Calidad de la deuda
Pasivo circulante
Ratio de Calidad de la deuda = ----------------------
Pasivo Total
Significado: nos indica qué proporción de nuestras deudas (exigible) significan un compromiso de corto
plazo. Por ejemplo, si tengo un crédito de largo plazo de 3,000 y una cuenta abierta con mi proveedor de 1,000
(pasivo total=4,000), tengo ¼ de mis deudas a corto plazo (ratio de calidad de la deuda=0.25).
Valor óptimo: no mayor del 0.5
Por supuesto depende de su tipo de negocio, de su mercado, de las condiciones en que tenga las deudas,
pero es recomendable que la deuda a corto nunca sea mayor de la mitad de su exigible total.
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
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Otros ratios
En finanzas se utilizan un sin fin de ratios para analizar una inversión relacionada con la empresa: relacionados
con los tipos de interés de los créditos, con los precios de las acciones, con la rentabilidad de las operaciones,...
Casi todos ellos ayudan a analizar la rentabilidad actual o futura de una inversión.
Se suelen nombrar con siglas y muchas veces con sus siglas en inglés (ROA, ROE, TIR, PER,...). Si no nos
detenemos a verlos en detalle es porque suelen jugar en operaciones con grandes empresas, empresas que
venden acciones en la bolsa, o en relación a mercados financieros sofisticados. Pero si ha entendido la lógica
del análisis que proporcionan los seis ratios analizados y los razonamientos sobre el fondo de maniobra, no le
asuste profundizar en el tema de las razones contables. Todo es ponerse.
La estabilidad financiera en la empresa. El punto de equilibrio.
Con lo trabajado hasta ahora, usted está en disponibilidad (es capaz) de argumentar técnicamente si su
negocio goza de salud financiera, si es un negocio estable o si está en riesgo de sufrir inestabilidades en un
futuro cercano.
Con lo trabajado hasta ahora, entenderá por qué el tan famoso “punto de equilibrio” en la práctica
empresarial es más una “nebulosa de puntos”, un rango, un espacio, en el que una empresa trabaja con salud
y holgura para hacer frente a las circunstancias que, día a día, se ponen delante.
El punto de equilibrio de su empresa es el estado en que tanto su patrimonio como sus operaciones
comerciales gozan de buena salud: liquidez, solvencia, garantía, calidad de su deuda,... Un estado saludable
que le permita aprovechar las oportunidades de mercado y protegerse de las crisis de mercado.
Dicho esto, existen tres principios contables básicos que debe cumplir una empresa para que su situación
se considere equilibrada:
Estados Financieros
1. Que el pasivo circulante o exigible a c/p no sea superior a realizable+disponible
2. Que el activo circulante sea superior al pasivo circulante. Esto implica un FM positivo.
3. Que los fondos propios representen al menos entre un 30% y un 50% del pasivo
EJERCICIO 5
Para terminar esta unidad aplicaremos los análisis a su propio negocio. Le recomendamos que vaya
despacio y por orden, tal y como lo hemos ido aprendiendo. Apoyándose en su Balance General,
realice:
A) Un análisis patrimonial, calculando su fondo de maniobra.
B) Un análisis financiero, calculando los seis ratios contables de su empresa.
Discutan en clase con su docente posibles decisiones que podría tomar para mejorar la salud
financiera de su negocio.
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Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
Obligaciones Fiscales del pequeño negocio
La empresa y sus obligaciones fiscales
La empresa, como cualquier agente económico, comparte la responsabilidad de financiar las infraestructuras
y servicios públicos del Estado. El Estado recauda, recoge este dinero a través de los impuestos o tributos y así
dispone de fondos para garantizar, al conjunto de la sociedad, unos mínimos de bienestar.
Por ello, en la medida que un país tenga mayor actividad productiva y económica, su estado podrá garantizar
más y mejores servicios e infraestructuras públicas de uso común para todos. Esta es la base de lo que se llama
“el estado de bienestar”.
Estar al día con los impuestos, con las obligaciones fiscales, es importante. Y será cada vez más importante
en la medida que la economía nicaragüense vaya madurando, creciendo, evolucionando.
Es cierto que todavía hoy, muchos pequeños empresarios no se toman en serio este asunto (“mal de muchos,
consuelo de tontos” dice el dicho popular). Probablemente a la empresa turística le corresponde ser ejemplo
de seriedad, en la medida en que sus operaciones comerciales y productivas fácilmente pueden llevar a
realizar negocios con otros países en los que, sin duda, será clave tener “solvencia fiscal”, estar al día en el
pago de tributos. En cualquier caso, es un tema de responsabilidad comunitaria, de responsabilidad común
para con nuestra sociedad.
Es un tema de conciencia y de profesionalidad. Por no hablar de posibles multas o sanciones (en caso de
incumplimiento, que no nos las cobren, no quiere decir que no las debamos).
Además, cualquier empresa (grande o pequeña) que pretenda obtener una ayuda pública, un crédito
subvencionado o un crédito con una entidad financiera regulada, necesitará presentar su solvencia fiscal.
Las obligaciones fiscales cambian (el procedimiento, el formato, las cantidades a pagar) y por ello es
importante informarse periódicamente de las condiciones que se establecen en las leyes para el pago de los
impuestos. Le recomendamos apoyarse en los servicios de un profesional (contador o asesor fiscal) para que
le asesore correctamente y pueda cumplir sus obligaciones en tiempo y forma, aunque, si se siente capaz,
también puede ir usted directamente a la DGI o a la Dirección de Recaudación de su Alcaldía para que allí le
expliquen cómo hacerlo.
Actualmente (2008), en Nicaragua, las obligaciones fiscales principales de un pequeño negocio son 3:
el IVA, el IR (ante la DGI) y el IBI,
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
29
Estados Financieros
Las obligaciones fiscales se establecen en la Ley. En la ley estatal si son impuestos del Estado y en leyes
municipales si son impuestos locales. Los impuestos estatales normalmente los recauda la DGI o dirección
General de Ingresos (dentro del Ministerio de Hacienda y Crédito Público) y los locales, normalmente en la
Dirección de Recaudación de su Alcaldía.
También hay dos importantes, pero que dependen de las normas municipales de cada Alcaldía:
el IMI y el IM (ante la Dirección de Recaudación Municipal)
A) El pago del IVA o impuesto sobre el valor añadido: cada vez que usted vende un bien o presta un
servicio, genera un valor añadido. De este valor añadido que usted genera, el estado establece un % para
dedicarlo a gasto público. Esto es el IVA. El Estado marca los porcentajes de IVA para cada ByS. Por lo general,
nuestros ByS llevan un 15% de IVA.
Pero depende, porque, por ejemplo, los libros en Nicaragua no llevan IVA (tasa del 0%). Lo mismo ocurre con
las exportaciones, o los eventos deportivos no profesionales, o los servicios médicos,...
La actividad comercial de su negocio SOPORTA un IVA, cuando paga IVA en la compra de bienes, en el pago
de facturas,... Y, por otra parte, CARGA un IVA, cada vez que vende un bien o servicio. A la DGI-Dirección
General de Ingresos le pagaremos la diferencia entre lo que CARGUEMOS Y SOPORTEMOS.
Por ejemplo, si en el ejercicio de la operación de mi negocio, he soportado IVA por un total de 1,000 y en
mis ventas he cargado a mis clientes en concepto de IVA un total de 1,500, mi obligación es pagar a la DGI 500
(soy deudor ante la DGI en concepto de IVA).
Si, por el contrario (imaginemos que he tenido un mes de actividad especialmente baja por cualquier
causa), he soportado más cantidad de IVA del que he cargado a mis clientes, declararé esta diferencia negativa
y me convertiré en acreedor ante la DGI en concepto de IVA.
Estados Financieros
Declaro cada mes ante la DGI el resultado de esta diferencia. Y a final del ejercicio fiscal, tendré un saldo
(a pagar, a cobrar o a compensar en futuros ejercicios).
B) El pago del IR o Impuesto sobre la Renta: es un porcentaje de la riqueza o renta que genera como
persona natural (física) o como persona jurídica (empresa). Pero también hay personas que no están obligados
a declarar IR (quienes se supone que no tienen ánimo de lucro), como, por ejemplo, los entes del Estado, las
comunidades indígenas, las cooperativas, las asociaciones, los sindicatos,...
Un pequeño negocio puede acogerse al Régimen Especial de Cuota Fija (que simplifica mucho los trámites
y cálculos) siempre que:
• Sea persona natural (empresario/a individual)
• Sus ingresos anuales no excedan de C$ 480,000
• Sus activo circulante no excedan de C$ 200,000
IR.
El régimen de Cuota Fija se liquida mensualmente, según la cuota que marque la DGI, y afecta al IVA y al
Si el negocio ya no es “tan pequeño”, entraremos en el Régimen Normal, y nuestra tasa variará si:
Si somos persona jurídica (sociedad): un 30% sobre la renta, sobre la utilidad obtenida (por supuesto, no
pagamos si tenemos pérdidas).
30
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
Si somos una persona natural (empresario/a individual): el % a aplicar depende de nuestro nivel de renta
(utilidad obtenida, beneficio anual)
•
•
•
•
•
•
Hasta C$ 50,000 0%
De 50,001 a 100,000
De 100,001 a 200,000
De 200,001 a 300,000
De 300,001 a 500.000
Más de 500,001 30%
10%
15%
20%
25%
Cada mes, debemos pagar un mínimo, que se estima en el 1% de los activos. A final del ejercicio, ajustaremos
las cuentas:
• Pagando la diferencia (si nuestro beneficio resulta ser mayor a 12% del valor de nuestro activos) o
• Generando un derecho de devolución o compensación (si nuestra utilidad ha sido menor a la suma de esos
mínimos que hemos ido pagando). Nos permitimos aconsejarle que, en vez de pedir devolución, mantenga
el “derecho de compensación”. Así, en futuros ejercicios en los que tenga un mayor beneficio, tendrá que
pagar menos a la DGI (compensarán su saldo acreedor)
Ahora bien, tenga en cuenta también que hay situaciones en las que, aunque debemos declarar el IR
(informar a la DGI del resultado de nuestras operaciones), no tenemos que pagar nada. Estas situaciones son:
•
•
•
•
Cuando su saldo promedio de activos al final del periodo fiscal sea menor o igual de C$ 150,000
Durante los 3 primeros años de actividad
Si demuestra estado de inactividad en sus operaciones (un cierre temporal)
Cuando por fuerza mayor o caso fortuito interrumpa la actividad (un incendio, un terremoto,...)
C) Pago del IBI o Impuesto sobre Bienes Inmuebles: este impuesto, al contrario de los dos anteriores, se
paga en la Alcaldía (gravamen o tributo municipal). Se paga el 1% del valor del inmueble (terrenos, edificios,
construcciones).
1. Valor catastral de un edificio:
150,000
2. Monto imponible (80% valor catastral):
120,000
3. Deducción de 40,000 (Concejo Municipal Managua): 80,000
4. 1% IBI:
800
5. Menos 10% si lo pagamos de una vez el primer trim.
6. Total a pagar:
-80
720
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
31
Estados Financieros
¿de qué valor?¿de su precio de mercado? No. El 1% se calcula tomando como base el valor catastral (el valor
por el que está inscrito en el catastro de la propiedad): A este valor se le aplica por ley el 80% y se puede restar
(según cada municipalidad) una deducción vigente. También hay descuento (del 10%) si se paga de una sola vez
y a principio de año. Veamos un ejemplo en Managua:
D) Pago del IMI o Impuesto Municipal de Ingresos: tiene una tasa general del 1% mensual sobre los
ingresos generados por la venta de bienes y servicios. Pero depende de cada municipalidad. El Municipio tiene
potestad para cobrarlo o no (lo deciden sus concejales, conforme a la Ley de Municipios). En la Dirección de
Recaudación de su Alcaldía le proporcionarán información sobre este punto.
E) Pago del IM o Impuesto de Matrícula: también se trata de un impuesto municipal y debe informarse de
la norma aplicable en su municipio. Por lo general, al comienzo de la actividad, por apertura del negocio, se
paga un 1% sobre el capital. A veces también hay una tasa anual sobre las ventas.
De manera general, sepa que los formatos para el pago de impuestos vienen con instrucciones muy claras,
pero la primera vez siempre resulta complicado rellenarlos. Le aconsejamos que se apoye (al menos al principio)
en un profesional.
Normativa aplicable
En Nicaragua se edita desde hace más de 15 años un libro muy completo y permanentemente actualizado
sobre las leyes y demás normas financieras que son aplicables en temas de impuestos: “Todo sobre Impuestos
en Nicaragua” de los hermanos Báez (Julio Francisco Báez Cortés y Theódulo Báez Cortés), publicado por INIET
– Instituto Nicaragüense de Investigaciones y Estudios Tributarios.
Para la confección de este manual nos hemos apoyado en su 7ª y última edición (2007), sobre todo su
capítulo I. Le invitamos a consultarlo en caso de querer profundizar en el tema de las obligaciones fiscales de
la pequeña empresa nicaragüense.
Estados Financieros
Destacamos las normas aplicables que influyen en los temas directamente tratados en el apartado
anterior:
•
•
•
•
•
Ley de Equidad Fiscal
Reglamento de la Ley de Equidad Fiscal
Ley de Municipios
Decreto No. 3-95 sobre el Impuesto Municipal de Bienes Inmuebles
Código Tributario
En el capítulo V del libro mencionado también encontrará normativas, sentencias judiciales y consultas a la
DGI, que pueden ser útiles en circunstancias concretas.
Aunque es un libro muy riguroso y técnico, está escrito y organizado de tal manera que resulta accesible
aunque usted no sea experto en la materia. Consideramos que puede ser ¡una buena inversión para su
negocio!
32
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
Soluciones a los ejercicios
EJERCICIO 1: Situación Patrimonial de “Guacalito”
ACTIVO
Activo Fijo
Inmovilizado material
Mobiliario ………………...……. 2,400
Equipos informáticos ………. 2,300
Activo Circulante
Existencias
Mercaderías …………………
Realizable
Clientes ………………………
Disponible
Banco ………………………..
Caja ...………………………..
Suma ACTIVO=
PASIVO Y CAPITAL
Pasivo Circulante
Proveedores ………………….
2,000
Deudas c/p con entidades ….. 2,000
Capital patrimonial …………….. 34,240
18,840
700
12,000
2,000
38,240
Suma PASIVO Y CAPITAL=
38,240
Capital patrimonial= 38,240-4,000
EJERCICIO 2: Situación Patrimonial de “El descanso”
ACTIVO
PASIVO Y CAPITAL
Pasivo Fijo
Deudas m/p con entidades ..... 2,000
Pasivo Circulante
Proveedores …………………..
600
Activo Circulante
Existencias
Mercaderías .………………….. 800
Disponible
Banco ……………………….... 1,970
Caja …………………………...
200
Capital patrimonial
Capital social .................... 5,880
Reservas .............................. 2,150
Suma ACTIVO=
Suma PASIVO Y CAPITAL=
10,630
Estados Financieros
Activo Fijo
Inmovilizado material
Edificios....................... 3,000
Mobiliario …………...…………. 4,660
10,630
Capital Social= 10,630 – 2,000 – 600 – 2,150 =5,880
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empresa turística y hotelera
33
EJERCICIO 3: Cuenta de Pérdidas y Ganancias de Junio en “Guacalito”
DEBE
HABER
concepto
Importe
Gastos
Compras de mercaderías
Suministros
Tributos( impuestos)
Sueldos y salarios
Seguros sociales
Intereses de deudas
Dotaciones a la amortización
Importe
Ingresos
1,500
30 Ventas de mercaderías
20
500 Otros ingresos financieros
50
50
110
Total gastos
RESULTADO DEL EJERCICIO:
concepto
2,260
Total ingresos
4,000
25
4,025
1,765
EJERCICIO 4: Cuenta de Pérdidas y Ganancias anual de “La boquita deliciosa”
DEBE
concepto
HABER
Importe
Estados Financieros
Gastos
Compras de materias primas
Compras otros aprovisionamientos
Suministros (diesel)
Sueldos y salarios
Seguros sociales
Total gastos
RESULTADO DEL EJERCICIO:
concepto
Importe
Ingresos
2,050
3,270 Ventas de mercaderías
400 Ingresos por arrendamientos
1,200 Otros ingresos financieros
150
7,070
Total ingresos
12,490
450
300
13,240
6,170
EJERCICIO 5: Alternativas para enfrentar posibles desequilibrios patrimoniales y financieros en su negocio
Si enfrento un problema de desequilibrio patrimonial (FM negativo):
a) Si el desequilibrio es de corto plazo, puedo renegociar deuda de corto a largo plazo, tratar de adelantar
el cobro a clientes (por ejemplo, adelanto por reservas) o vender más ágilmente mis existencias (por ejemplo,
organizando unas jornadas de ofertas, rebajas o liquidación.
b) Si el desequilibrio es de largo plazo, puedo ampliar el capital social, bien incorporando nuevos socios,
bien aumentando mi aportación al negocio
34
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
Si enfrento un desequilibrio de tesorería:
a) En caso de exceso de tesorería, puede que esté desaprovechando oportunidades de tener activos más
productivos (por ejemplo, nueva maquinaria). Tengo margen de maniobra para invertir, aumentar mi stock de
mercaderías, amortizar créditos anticipadamente, ...
b) La escasez de tesorería puntual no es grave; es frecuente un cierto desajuste entre los plazos de cobro
y los plazos de pago. Pero si la escasez se repite con frecuencia, debo tratar de mejorar esos desajustes, bien
cobrando antes (pidiendo por ejemplo anticipo del pago a la hora de formalizar una reserva), bien pagando
después (negociando con mis proveedores el pago a 30 o 60 días, por ejemplo).
Si enfrento un desequilibrio de liquidez:
a) En caso de exceso de liquidez, debería estudiar si no estoy siendo demasiado precavido y pierdo
oportunidades de tener crecer en mi negocio, mejorar salarios, ampliar instalaciones, diversificar mi
oferta,...
b) En caso de escasez de liquidez, puedo enfrentarme a situaciones desagradables de incumplimiento de
mis compromisos con proveedores o acreedores de corto plazo. Aunque no estoy necesariamente poniendo en
riesgo el patrimonio de la empresa, la imagen de mal pagador y los costos de intereses de demora o cargos
por retraso, pueden acabar pesando. Debo regular mi situación, ajustando cuanto antes mi dependencia de
recursos externos (disminuir stocks, vender maquinaria improductiva o no rentable, disminuir mi crédito con
proveedores). En casos extremos, necesitaré financiación de largo plazo para cubrir mis deudas a corto. Pero
esto es siempre una cuestión delicada en la que debo calcular bien el costo/beneficio de la decisión.
Si enfrento un desequilibrio de garantía:
a) En caso de exceso de garantía, puedo permitirme el lujo de repartir más beneficios o reservas; o de
pensar en ampliar el negocio con una inversión en activo fijo ya que es un momento idóneo para solicitar un
crédito de largo plazo.
Si enfrento un desequilibrio de disponibilidad:
Es un caso similar al de desequilibrios de tesorería y las posibles soluciones ante un desajuste negativo son
semejantes: renegociar con proveedores, vender más ágilmente el stock, ... Si el ratio de tesorería es muy
bueno y el de disponibilidad malo, puede significar que tengamos excesivo dinero en efectivo en el negocio,
corriendo riesgos innecesarios de robos, pérdidas, etc.
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
35
Estados Financieros
b) En caso de garantías insuficientes, no tengo posibilidades de solicitar financiación ajena. Es necesario
reequilibrar el negocio puesto que estamos recibiendo las primeras señales de una posible quiebra si sigo
actuando como hasta ahora. Debo replantearme todo, con un análisis profundo de mi patrimonio y de mi
actividad comercial. Quizá mis precios están “fuera de mercado”, quizá la competencia actual me fuerza a
un cambio de estrategia comercial, quizá el cliente demanda otras cosas,... Es necesario un análisis crítico y
detallado, hacia dentro y hacia fuera del negocio.
Si enfrento un desequilibrio de autonomía:
a) Si la autonomía es absoluta (no tengo ningún exigible o pasivo) de manera permanente, estoy perdiendo
dinero en términos de coste de oportunidad porque a veces el financiamiento puede resultar más barato (por
ejemplo, los plazos de pago con proveedores o los créditos subvencionados).
b) Si no gozo de autonomía suficiente, mi negocio nunca será “mi negocio”. No tendré autonomía de
gestión, no podré tomar decisiones con libertad. Es normal tener menos autonomía al iniciar un negocio o al
realizar una inversión fuerte. Pero esta dependencia debe ir disminuyendo en el tiempo. De lo contrario estaré
construyendo “castillos en el aire”, estaré manejando más recursos de los que tengo capacidad de gestionar
eficientemente.
Si enfrento un desequilibrio de calidad de deuda:
a) No tener nunca nada de deuda a largo plazo, puede ser una política de empresa. Quizá pueda darse ese
lujo porque le sobren los recursos. Pero piense que incluso la gente con más dinero recurre a la financiación en
algún momento porque puede ser más rentable a largo plazo (por ejemplo, puede ser más rentable no vender
un terreno que seguramente se revalorizará mucho en el futuro y solicitar un crédito bancario -ajustado
exactamente al dinero que necesita- ofreciendo ese terreno como garantía).
Estados Financieros
b) Si mis pasivos se concentran en el corto plazo, me va a traer de cabeza el pago de facturas. Quizá es
hora de plantearse aumentar el capital social o solicitar un crédito de largo plazo. Obviamente, en el caso de
tener Pasivo Fijo=0, las respuestas serían las del apartado a).
36
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
Modelo de Catálogo de Cuentas
6,7,8
(para pequeños negocios turísticos)
GRUPO
1
1000
Estados Financieros
CODIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
CUENTAS DE ACTIVO
1100
Activo Circulante
1101
CAJA CHICA
1101 01
Caja Chica A (recepción)
1101 02
Caja Chica B (restaurante)
1102
CAJA GENERAL
1103
BANCOS
1103 01
Cuenta num. Xxxxxx
1103 02
Cuenta num. Xxxxxx
1104
CLIENTES
1104 01
Clientes hospedaje
1104 02
Clientes restaurante
1104 03
Clientes rutas turísticas
1105
DOCUMENTOS POR COBRAR
1106
PAGOS POR ANTICIPADO
1106 01
Anticipos de Impuestos
1106 02
Anticipos a proveedores
1106 03
Anticipos a acreedores
1107
DEUDORES DIVERSOS CORTO PLAZO
1108
MERCANCÍAS
1108 01
Alimentos
1108 02
Bebidas
1108 03
Otras mercancías restauración
1108 04
Artesanías
1108 05
Souvenirs
6Los códigos de las cuentas pueden variarse si el negocio necesita incluir alguna cuenta.
7Las sub-cuentas son simplemente indicativas. Su utilidad dependerá del tipo de negocio y de su organización. Pretenden sugerir opciones a la administración, no son obligatorias, pueden suprimirse (usar sólo cuentas), aunque ayudan al
control y la supervisión de la gestión
8El catálogo “ideal” no existe de manera general. Puede ser más corto o más largo, dependiendo de las operaciones
de cada negocio. Lo importante es que mantenga la lógica contable a la hora de codificar y de ordenar las cuentas y
sub-cuentas. Cuando lo adapte a su negocio, puede revisarlo en su oficina local tributaria o con una oficina contable.
Hay unos mínimos legales pero, a partir de ahí, el empresario es libre para diseñar su catálogo de cuentas - dentro de
las normas contables, claro está.
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
37
GRUPO
CODIGO
1200
NOMBRE DE LA CUENTA
Activo Fijo
1201
TERRENOS
1202
EDIFICIOS
1203
MOBILIARIO Y EQUIPOS
1203 01
Mobiliario y equipos oficina
1203 02
Mobiliario y equipos cocina y bar
1203 03
Mobiliario y equipos habitaciones
1204
EQUIPOS DE TRANSPORTE
1205
HERRAMIENTAS Y ENSERES
1205 01
Herramientas y enseres oficina
1205 02
Herramientas y enseres cocina y bar
1205 03
Herramientas y enseres habitaciones
1205 04
Herramientas y enseres tienda
1206
2
2000
1300
Activos diferidos
1400
Otros activos
1401
DEPÓSITOS EN GARANTÍA LARGO PLAZO
1402
OTROS ACTIVOS
CUENTAS DE PASIVO
2100
Pasivo Circulante
Estados Financieros
2101
PROVEEDORES
2101 01
Proveedores AyB
2101 02
Mayorista xxxx
2101 03
Mayorista yyyy
2101 04
Otros proveedores
2102
DOCUMENTOS POR PAGAR
2103
ACREEDORES DIVERSOS CORTO PLAZO
2103 01
Acreedor xxxx
2103 02
Acreedor zzzz
2103 03
Otros acreedores corto plazo
2104
38
INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO
2104 01
Ingresos anticipados reservas habitaciones
2104 02
Ingresos anticipados tour
2100
Pasivo Circulante
2200
Pasivo fijo
2201
HIPOTECA A PAGAR LARGO PLAZO
2202
CREDITOS A PAGAR LARGO PLAZO
2203
OTROS EXIGIBLES LARGO PLAZO
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
GRUPO
3
4
CODIGO
3000
4000
NOMBRE DE LA CUENTA
CUENTAS DE CAPITAL
3101
CAPITAL (o CAPITAL SOCIAL)
3102
RESERVA LEGAL
3103
RESERVA VOLUNTARIA
3104
UTILIDADES ACUMULADAS
3105
PERDIDAS ACUMULADAS
3106
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO
3107
PERDIDA NETA DEL EJERCICIO
CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO y PASIVO
4100
Complementarias de activo circulante
4101
CUENTAS DE DUDOSO COBRO
4102
4100
5000
4201
DEPRECIACIÓN ACUMULADA EDIFICIOS
4202
DEPRECIACIÓN ACUMULADA MOBILIARIO Y EQUIPOS
4203
DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPOS TRANSPORTE
4204
DEPRECIACIÓN ACUM. HERRAMIENTAS Y ENSERES
4300
Complementarias de activo diferido
4400
Complementarias de pasivo
4401
Amortización anticipada de préstamos corto
plazo
4402
Amortización anticipada de préstamos largo
plazo
Estados Financieros
5
CUENTAS INCOBRABLES
Complementarias de activo circulante
CUENTAS DE INGRESOS
5100
Ingresos por
Ventas
5101
INGRESOS POR VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS
5101 01
Ventas restaurante
5101 02
Ventas hospedaje
5101 03
Ventas tienda
5101 04
Ventas tour
5101 05
Servicio alquiler salón fiestas
5101 06
Servicio alquiler salón talleres
5101 07
Otras ventas de ByS al menor
5101 08
Ventas al mayor
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera
39
GRUPO
6
CODIGO
6000
NOMBRE DE LA CUENTA
5200
Ingresos financieros
5300
Otros ingresos
CUENTAS DE GASTOS
6101
COMPRA DE MATERIAS PRIMAS
6101 01
Compra de AyB
6101 02
Otras compras de materias primas
6102
Estados Financieros
40
6000
6102 01
Compra mercancías tienda
6102 02
Compra mercancías restaurante
6102 03
Compra mercancías hospedaje
6102 04
Otras compras de mercancías
6103
OTRAS COMPRAS
6104
SUELDOS Y SALARIOS
6105
SEGURO SOCIAL
6106
PAGO IMPUESTOS POR VENTAS
6107
OTROS GASTOS POR VENTAS
6200
6
COMPRA DE MERCANCIA
Gastos de funcionamiento (o por administración)
6201
COMPRA PAPELERIA Y UTILES OFICINA
6202
ARRENDAMIENTOS
6203
COMPRA DE SUMINISTROS
6203 01
Electricidad
6203 02
Agua
6203 03
Combustible
6203 04
Teléfono
6203 05
Otros suministros
6204
PAGO OTROS IMPUESTOS (NO POR VENTAS)
6205
SUELDOS Y SALARIOS ADMINISTRACION
6206
SEGURO SOCIAL ADMINISTRACION
6207
APORTES INATEC
6208
UNIFORMES
6209
SERVICIOS PROFESIONALES
6210
OTROS SEGUROS
6211
OTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
6300
Gastos financieros
6400
Otros gastos
CUENTAS DE GASTOS
Administración económica y contabilidad básica en la pequeña
empresa turística y hotelera