informe indicadores de gestión - Ministerio de Relaciones Exteriores

2013
MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
[INFORME INDICADORES DE
GESTIÓN]
PRIMER TRIMESTRE
INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN
Enero - Marzo 2013
Este informe refleja la evaluación de la gestión del Ministerio a partir de sus 32
indicadores medidos o evaluados, con base en la programación que cada Dependencia
tiene para el primer trimestre de 2013; dicho análisis se enfoca para cuatro aspectos a
saber:
 Por proceso
 Por objetivo estratégico (de calidad)
 Por clasificación (Tácticos / Operativos)
 Por dependencia
Objetivo de la Autoevaluación
Determinar los avances de la ejecución física de la Entidad a través de sus indicadores de
gestión y establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento, con el fin de
adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los
resultados planificados.
Metodología:
El seguimiento a la gestión del Ministerio se realiza a través del monitoreo de metas
programadas y se mide por medio de los indicadores que se reportan mensual y
trimestralmente por parte de los responsables de los procesos, dicha información permite
determinar el porcentaje de avance o cumplimiento y el resultado acumulado al mes de
marzo de 2013 en la ejecución física institucional, con respecto de la programación
establecida por los ejecutores de ellas.
Para interpretar la calificación de los indicadores de gestión que no son de corte
acumulado, se tienen en cuenta los siguientes intervalos:
RANGO
INTERPRETACIÓN
Menor a 70%
Insatisfactorio
Mayor o igual a 70% y
menor a 85%
Aceptable
Mayor o igual a 85%
Satisfactorio
ESTADO DEL AVANCE
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013
Para el caso de los indicadores que son de corte acumulado, los siguientes:
RANGO
INTERPRETACIÓN
Menor a 20%
Insatisfactorio
Mayor o igual a 20% y
menor a 23%
Aceptable
Mayor o igual a 23%
Satisfactorio
ESTADO DEL AVANCE
Es importante anotar que para el análisis se tuvieron en cuenta los indicadores que
reportaban en su ejecución valores de cero (0), los cuales para el periodo de medición no
contaban con actividades programadas, con un cumplimiento del 100%, para evitar que
ello afectara el cumplimiento de las demás dependencias que reportaban información
para el mismo indicador, Proceso y Objetivo de Calidad.
Fuente de información de datos:
La información base para el análisis se obtuvo de los reportes realizados por cada uno de
los responsables de los indicadores en el módulo “Estrategia y Medición” del aplicativo
Sistema Maestro, para el primes trimestre del año.
En el mes de marzo se debían reportar treinta y dos (32) indicadores, dos (2) de carácter
mensual y treinta (30) trimestral.
Resultados primer trimestre de 2013
 Evaluación por proceso
En el mapa de procesos de la Entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en
cuatro macro procesos: Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación; los 32
indicadores que se manejan para expresar los avances que logra el Ministerio, apuntan
a estos macro procesos de la siguiente manera:
1. Procesos Estratégicos:
Al macro proceso estratégico de la entidad, aportan los indicadores de
Direccionamiento Estratégico, aportados por la oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo organizacional, y los indicadores de Comunicaciones aportados por el
Grupo Interno de Trabajo de Prensa del Despacho. (Ver tabla No. 1). Son tres (3) los
indicadores correspondientes a éste tipo de proceso, evaluados en éste periodo.
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013
El resultado de estos procesos fue Insatisfactorio para Direccionamiento Estratégico,
con un logro del 18.13% y Satisfactorio para el Comunicaciones, con un logro de
94.3%. En general este macro proceso alcanzó un cumplimiento 83.4%, quedando en
el rango de desempeño Aceptable.
2. Procesos Misionales
A este macro proceso aportan 21 indicadores correspondientes a los procesos
misionales de la entidad, pertenecientes a los procesos de Formulación y planificación
de la Política Exterior, un (1) indicador aportado por el Despacho de la Ministra;
Desarrollo de la Política Exterior, doce (12) indicadores aportados por las Direcciones
de los Viceministerios de Relaciones Exteriores y Asuntos Multilaterales, la Dirección
de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano y la Dirección de
Protocolo; Seguimiento y Evaluación de la Política Exterior, un (1) indicador aportado
por la Oficina Asesora de Planeación; y, Servicio al Ciudadano, siete (7) indicadores
aportados por la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano.
(Ver tabla No. 1).
Estos indicadores reportaron un avance representativo y se ve reflejado en los
porcentajes de cumplimiento de la programación que para este periodo oscilan entre el
94.9% y el 77.4%. Referente al proceso de Formulación y Planificación, no se puede
hacer ninguna apreciación del cumplimiento, debido a que para el primer trimestre no
se realizaron Comités Directivos. El macro proceso Misional alcanzó un cumplimiento
90.4%, quedando en el rango de desempeño Satisfactorio.
3. Procesos de apoyo
Los cinco (5) procesos de apoyo oscilan del 97.0% al 99.2%, y con siete (7)
indicadores asociados a los procesos de Gestión Financiera, un (1) indicador aportado
por la Dirección Administrativa y Financiera; Gestión Administrativa, un (1) indicador
aportado por la Dirección Administrativa y Financiera; Gestión de Tecnologías de la
Información y la Comunicación, tres (3) indicadores aportados por la Dirección de
TIC´s; Gestión Contractual, un (1) indicador aportado por el Grupo Interno de Trabajo
de licitaciones y Contratos; y, Gestión Documental, un (1) indicador aportado por el
Grupo Interno de Trabajo de Comunicaciones. (Ver tabla No. 1).
Los resultados de estos procesos fue Satisfactorio para todos, con un logro del 97%,
97.2%, 98.95%, 99.2% y 97.3 respectivamente. En general este macro proceso
alcanzó un cumplimiento 97.9%, quedando en el rango de desempeño Satisfactorio.
4. Procesos de Evaluación
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013
Para este período se debía reportar únicamente un (1) indicador, asociado al proceso
de Mejora continua y que fue reportado por la Oficina de Control Interno de Gestión. El
proceso obtuvo un alcance del 25%, alcanzando lo programado para el primer trimestre
por parte del responsable. (Ver tabla No. 1).
En general este macro proceso alcanzó un cumplimiento 25%, quedando en el rango
de desempeño Satisfactorio, por cuanto su único indicador es de corte acumulado.
Tabla No. 1 “Reporte de Indicadores por Proceso”
Proceso
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
COMUNICACIONES
FORMULACIÓN Y
PLANIFICACIÓN DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Rango de
desempeño
Cumplimiento
por Proceso
Nombre del Indicador
Resultado
Nivel de ejecución financiera de
los proyectos de inversión
13,3%
Cumplimiento objetivos de
calidad (Objetivos estratégicos)
23,0%
Impacto en medios de
comunicación
94,3%
94,3%
Eficiencia en el reporte de
Compromisos-Comité directivo
100,0%
100,0%
Representación y/o apoyo
estratégico en las reuniones y
eventos de organismos
multilaterales de carácter
económico, social y ambiental
93,1%
Realización de Comisiones
Mixtas (DAPM)
100,0%
Realización de Comisiones
Mixtas (DSTDF)
100,0%
Realización de Comisiones
Mixtas (DICI)
100,0%
Realización de Comisiones
Mixtas (DIAC)
100,0%
No conformidades en la
expedición de visas
0,68%
Nivel de satisfacción del
usuario del servicio de visas
88,0%
Visitas y encuentros de alto
nivel realizados-Europa
100,0%
Visitas y encuentros de alto
nivel realizados América
100,0%
Visitas y encuentros de alto
nivel realizados Asia - África y
Oceanía
100,0%
Cumplimiento
por Macro
Proceso
Rango de
desempeño
18,13%
Control de producto no
conforme (GAIC)
83,4%
90,4%
77,4%
1,3%
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013
Proceso
Nombre del Indicador
Efectividad en servicios
protocolarios
SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Resultado
Rango de
desempeño
Cumplimiento
por Proceso
22,3%
No conformidades - Calle 53
0,23%
No conformidades en la
prestación del servicio -norte
0,45%
No conformidades - Apostilla y
Legalización
3,0%
Satisfacción usuarios Apostilla
y Legalización
81,0%
Satisfacción usuarios -Calle 53
97,0%
Satisfacción usuarios - Norte
95,0%
Nivel de servicio atención
correos electrónicos
96,1%
Cuentas obligadas y pagadas
del Ministerio de Relaciones
Exteriores y su Fondo Rotatorio
97,0%
97,0%
Cumplimiento entrega de
informes por ventas de
pasaportes de oficinas
97,2%
97,2%
Nivel de disponibilidad de los
servicios tecnológicos
(Misiones y Oficinas
Consulares)
99,2%
Nivel de disponibilidad de los
servicios tecnológicos (Oficinas
de Colombia)
98,4%
Nivel de disponibilidad de los
servicios tecnológicos (Para el
ciudadano)
99,3%
GESTIÓN
CONTRACTUAL
Elaboración de Contratos
99,2%
99,2%
GESTIÓN
DOCUMENTAL
Eficacia en la entrega de
correspondencia
97,3%
97,3%
Seguimiento al Plan de
Mejoramiento por Procesos
25,0%
25,0%
GESTIÓN FINANCIERA
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
GESTIÓN DE
TECNOLOGIAS DE LA
INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN
MEJORA CONTINUA
Rango de
desempeño
0%
Nivel de cumplimiento del Plan
de Acción - procesos PP - DP
y SE
SERVICIO AL
CIUDADANO
Cumplimiento
por Macro
Proceso
22,3%
94,9%
98,95%
97,9%
25,0%
 Evaluación por objetivo estratégico (de calidad)
Referente a los seis Objetivos Estratégicos establecidos en la Planeación Estratégica
del Ministerio, para el primer trimestre se registra medición de 5 de ellos a través de los
indicadores de gestión, a saber:
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013
1. Generar y aprovechar escenarios para el posicionamiento de Colombia en las
dinámicas y temáticas mundiales. Medido a través de 6 indicadores y con un
cumplimiento del 99.02% en un rango de calificación Satisfactorio.
2. Avanzar hacia la inserción efectiva en los ejes de integración y desarrollo. Medido a
través de 3 indicadores y con un cumplimiento del 100% en un rango de calificación
Satisfactorio.
3. Impulsar la política migratoria y fortalecer el servicio al ciudadano. Medido a través
de 1 indicador y con un cumplimiento del 99.3% en un rango de calificación
Satisfactorio.
4. Fortalecer institucionalmente la Cancillería. Medido a través de 11 indicadores y
con un cumplimiento del 92.99% en un rango de calificación Satisfactorio.
5. Implementar herramientas y modelos que permitan mejorar la eficacia, eficiencia y
efectividad del Sistema Integral de Gestión. Medido a través de 11 indicadores y
con un cumplimiento del 79.73% en un rango de calificación Aceptable.
Los resultados anteriores se pueden observar con mayor profundidad y detalle en la
Tabla No.2
Tabla No. 2 “Reporte de Indicadores por objetivo estratégico (de Calidad)”
Proceso
Nombre del Indicador
Tipo
Objetivo
Resultado
Estratégico
Rango de
Desempeño
FORMULACIÓN Y
PLANIFICACIÓN DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Eficiencia en el reporte de
Compromisos-Comité directivo
Eficiencia
1
100,0%
Satisfactorio
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Representación y/o apoyo
estratégico en las reuniones y
eventos de organismos
multilaterales de carácter
económico, social y ambiental
Eficacia
1
93,1%
Satisfactorio
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Realización de Comisiones Mixtas
(DAPM)
Eficacia
1
100,0%
Satisfactorio
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Realización de Comisiones Mixtas
(DSTDF)
Eficacia
1
100,0%
Satisfactorio
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Realización de Comisiones Mixtas
(DICI)
Eficacia
1
100,0%
Satisfactorio
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Realización de Comisiones Mixtas
(DIAC)
Eficacia
1
100,0%
Satisfactorio
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Visitas y encuentros de alto nivel
realizados-Europa
Eficacia
2
100,0%
Satisfactorio
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Visitas y encuentros de alto nivel
realizados América
Eficacia
2
100,0%
Satisfactorio
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Visitas y encuentros de alto nivel
realizados Asia - África y Oceanía
Eficacia
2
100,0%
Satisfactorio
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
No conformidades en la expedición
de visas
Eficacia
3
0,69%
Satisfactorio
Cumplimiento Rango de
por Objetivo Desempeño
99,02%
100,0%
99,3%
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013
Objetivo
Resultado
Estratégico
Rango de
Desempeño
Proceso
Nombre del Indicador
Tipo
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
Nivel de ejecución financiera de los
proyectos de inversión
Eficacia
4
13,3%
Insatisfactorio
Efectividad
4
94,3%
Satisfactorio
COMUNICACIONES
Impacto en medios de
comunicación
SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Nivel de cumplimiento del Plan de
Acción - procesos PP - DP y SE
Eficacia
4
23,0%
Aceptable
SERVICIO AL
CIUDADANO
Nivel de servicio atención correos
electrónicos
Eficiencia
4
96,1%
Satisfactorio
Eficacia
4
97,0%
Satisfactorio
Eficacia
4
97,2%
Satisfactorio
GESTIÓN FINANCIERA
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Cuentas obligadas y pagadas del
Ministerio de Relaciones Exteriores
y su Fondo Rotatorio
Cumplimiento entrega de informes
por ventas de pasaportes de
oficinas
Cumplimiento Rango de
por Objetivo Desempeño
92,99%
GESTIÓN DE
TECNOLOGIAS DE LA
INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN
Nivel de disponibilidad de los
servicios tecnológicos (Misiones y
Oficinas Consulares)
Eficacia
4
99,2%
Satisfactorio
GESTIÓN DE
TECNOLOGIAS DE LA
INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN
Nivel de disponibilidad de los
servicios tecnológicos (Oficinas de
Colombia)
Eficacia
4
98,4%
Satisfactorio
GESTIÓN DE
TECNOLOGIAS DE LA
INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN
Nivel de disponibilidad de los
servicios tecnológicos (Para el
ciudadano)
Eficacia
4
99,3%
Satisfactorio
GESTIÓN
CONTRACTUAL
Elaboración de Contratos
Eficacia
4
99,2%
Satisfactorio
GESTIÓN DOCUMENTAL
Eficacia en la entrega de
correspondencia
Eficacia
4
97,3%
Satisfactorio
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
Cumplimiento objetivos de calidad
(Objetivos estratégicos)
Eficacia
5
23,0%
Satisfactorio
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Nivel de satisfacción del usuario
del servicio de visas
Eficacia
5
88,0%
Satisfactorio
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Control de producto no conforme
(GAIC)
Eficiencia
5
1,3%
Satisfactorio
DESARROLLO DE LA
POLÍTICA EXTERIOR
Efectividad en servicios
protocolarios
Efectividad
5
0,0%
Insatisfactorio
SERVICIO AL
CIUDADANO
No conformidades - Calle 53
Eficiencia
5
0,23%
Satisfactorio
SERVICIO AL
CIUDADANO
Satisfacción usuarios Apostilla y
Legalización
Efectividad
5
81,0%
Aceptable
SERVICIO AL
CIUDADANO
No conformidades - Apostilla y
Legalización
Eficiencia
5
3,0%
Aceptable
SERVICIO AL
CIUDADANO
No conformidades en a prestación
del servicio -norte
Eficiencia
5
45,0%
Satisfactorio
79,73%
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013
Proceso
Nombre del Indicador
Objetivo
Resultado
Estratégico
Tipo
Rango de
Desempeño
SERVICIO AL
CIUDADANO
Satisfacción usuarios -Calle 53
Efectividad
5
97,0%
Satisfactorio
SERVICIO AL
CIUDADANO
Satisfacción usuarios - Norte
Efectividad
5
95,0%
Satisfactorio
MEJORA CONTINUA
Seguimiento al Plan de
Mejoramiento por Procesos
Eficacia
5
25,0%
Satisfactorio
Cumplimiento Rango de
por Objetivo Desempeño
 Evaluación según clasificación (Tácticos / Operativos)
Según la clasificación táctico-operativa de los indicadores reportados para el primer
trimestre, el comportamiento es 94% de cumplimiento de los indicadores tácticos y de
91.5% para los operativos, en los dos casos su desempeño es satisfactorio. No
obstante el desempeño de los indicadores operativos es satisfactorio, su desempeño
se vio afectado por el incumplimiento en cuanto al reporte del indicador “Efectividad en
servicios protocolarios” y por el aumento del indicador “No conformidades - Apostilla y
Legalización”.
Los resultados anteriores se pueden observar con mayor profundidad y detalle en la
Tabla No.3
Tabla No. 3 “Reporte de Indicadores según clasificación (Tácticos/Operativos)”
NOMBRE DEL INDICADOR
CLASIFICACIÓN
META
RESULTADO
PROGRAMADA
RANGO DE
DESEMPEÑO
Nivel de ejecución financiera de los proyectos
de inversión
Táctico
23
13,3%
Insatisfatorio
Cumplimiento objetivos de calidad (Objetivos
estratégicos)
Táctico
23
23,0%
Satisfactorio
Impacto en Medios de Comunicación
Táctico
60
94,3%
Satisfactorio
Cumplimiento
según
clasificación
RANGO DE
DESEMPEÑO
94,0%
Representación y/o apoyo estratégico en las
reuniones y eventos de organismos
multilaterales de carácter económico, social y
ambiental
Táctico
85
93,1%
Satisfactorio
Realización de Comisiones Mixtas (DAPM)
Táctico
85
100,0%
Satisfactorio
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013
Visitas y encuentros de alto nivel realizados
(Europa)
Táctico
90
100,0%
Satisfactorio
Visitas y encuentros de alto nivel realizados
(América)
Táctico
90
100,0%
Satisfactorio
Visitas y encuentros de alto nivel realizados
(Asia - África y Oceanía)
Táctico
90
100,0%
Satisfactorio
Realización de Comisiones Mixtas (DSTDF)
Táctico
85
100,0%
Satisfactorio
Realización de Comisiones Mixtas (DICI)
Táctico
85
100,0%
Satisfactorio
Realización de Comisiones Mixtas (DIAC)
Táctico
85
100,0%
Satisfactorio
Nivel de cumplimiento del Plan de Acción procesos PP - DP y SE
Táctico
23
22,3%
Aceptable
Seguimiento al Plan de Mejoramiento por
Procesos
Táctico
25
25,0%
Satisfactorio
Eficiencia en el reporte de CompromisosComité directivo
Operativo
100
100,0%
Satisfactorio
No conformidades en la expedición de visas
Operativo
3
0,68%
Satisfactorio
Nivel de satisfacción del usuario del servicio de
visas
Operativo
80
88,0%
Satisfactorio
Control de producto no conforme (GAIC)
Operativo
3
1,3%
Satisfactorio
Efectividad en servicios protocolarios
Operativo
2
0%
Insatisfatorio
91,5%
No conformidades - Calle 53
Operativo
1
0,23%
Satisfactorio
No conformidades - Apostilla y Legalización
Operativo
1
3,0%
Aceptable
No conformidades en la prestación del servicio
-norte
Operativo
1
0,45%
Satisfactorio
Satisfacción usuarios Apostilla y Legalización
Operativo
90
81,0%
Satisfactorio
Satisfacción usuarios -Calle 53
Operativo
90
97,0%
Satisfactorio
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013
Satisfacción usuarios - Norte
Operativo
90
95,0%
Satisfactorio
Nivel de servicio atención correos electrónicos
Operativo
95
96,1%
Satisfactorio
Cuentas obligadas y pagadas del Ministerio de
Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio
Operativo
90
97,0%
Satisfactorio
Cumplimiento entrega de informes por ventas
de pasaportes de oficinas
Operativo
95
97,2%
Satisfactorio
Nivel de disponibilidad de los servicios
tecnológicos (Misiones y Oficinas Consulares)
Operativo
97
99,2%
Satisfactorio
Nivel de disponibilidad de los servicios
tecnológicos (Oficinas de Colombia)
Operativo
97
98,4%
Satisfactorio
Nivel de disponibilidad de los servicios
tecnológicos (Para el ciudadano)
Operativo
97
99,3%
Satisfactorio
Elaboración de Contratos
Operativo
100
99,2%
Satisfactorio
Eficacia en la entrega de correspondencia
Operativo
95
97,3%
Satisfactorio
 Evaluación por dependencia
Veintidós (22) dependencias de la entidad, reportaron los treinta y dos (32) indicadores de
gestión que debían ser reportados para el primer trimestre. Sobre los indicadores
reportados, algunas dependencias presentaron dificultades con dicho reporte, a saber:


En el proceso de Direccionamiento Estratégico se presentó una baja ejecución
presupuestal de los Proyectos de Inversión, por cuanto de los nueve proyectos de
inversión, cuatro de ellos aún se encuentran en etapa precontractual razón por la
cual a la fecha a pesar de haber comprometido recursos no han ejecutado el
presupuesto asignado. Adicionalmente algunos proyectos de la entidad requieren
actualizaciones para esta vigencia, lo anterior también ha retrasado la ejecución de
recursos.
Para el proceso de Desarrollo de la Política Exterior, el cumplimiento se vio afectado
directamente por cuanto la Dirección de Protocolo no efectuó el reporte del indicador
de gestión que estaba a su cargo.
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013


El proceso de Seguimiento y Evaluación se vio afectado por la baja ejecución de los
Planes de Acción de las Direcciones de Soberanía Territorial y Cooperación
Internacional y del Plan Fronteras para la Prosperidad.
El Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalización, presento una elevación
considerable en su indicador de producto no conforme, por cuanto todos los
funcionarios expedidores fueron reemplazados y estaban familiarizándose con la
plataforma y los procesos de expedición. En cuanto al indicador de Satisfacción,
también se vio afectado por el las fallas presentadas en cuanto a la expedición de
Apostillas y legalizaciones.
RECOMENDACIONES
Particulares:







Con el fin de garantizar la adecuada medición del indicador “Visitas y encuentros de
alto nivel realizados” se recomienda establecer al inicio de cada periodo una
programación de visitas y encuentros a realizar, teniendo en cuenta que no se
evidencia una programación del mismo.
Con el fin de garantizar la adecuada medición del indicador “Realización de
Comisiones Mixtas” se recomienda evaluar la periodicidad y el tipo de medición para
que sea acumulado y así continuar con el cumplimiento de la programación de las
comisiones mixtas establecida. Esto teniendo en cuenta que durante la vigencia
2012 en varios periodos no se programaron ni se realizaron comisiones, por lo cual
no fue posible realizar la medición del mismo.
Se recomienda evaluar la periodicidad del indicador “Realización de Comisiones
Mixtas” de la Dirección de Soberanía Territorial y Desarrollo Fronterizo, para evitar
situaciones como la del cuarto trimestre de 2012, donde no se programaron ni se
realizaron comisiones, por lo cual no fue posible realizar la medición del mismo.
Se deben tomar las acciones correctivas necesarias para garantizar el cumplimiento
de los plazos establecidos, teniendo en cuenta que para el indicador “Efectividad en
servicios protocolarios” no se realizó el reporte con corte a 31 de marzo.
Finalizar el proceso de actualización del indicador “Control de producto no conforme
(GAIC)” del Grupo Interno de Trabajo de Asistencia a Connacionales.
Revisar el indicador “Cumplimiento entrega de informes por ventas de pasaportes
de oficinas”, del Grupo Interno de Trabajo de Almacén, con el fin de adecuarlo para
medir las actividades claves del proceso y medir el cumplimiento del objetivo del
mismo, el cual es “Administrar y controlar los bienes y servicios requeridos para el
desarrollo efectivo de los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su
Fondo Rotatorio”.
Revisar el indicador “No conformidades - Apostilla y Legalización” para el Grupo
Interno de Trabajo de Apostilla y Legalización, teniendo en cuenta que su resultado
se encuentra en un rango aceptable.
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013

Los responsables de los indicadores de “Efectividad en servicios protocolarios” y
“No conformidades - Apostilla y Legalización”, deben implementar las acciones
correctivas frente al reporte de sus indicadores del primer trimestre del año.
Generales:






Los gestores de cambio deben tener presente el cronograma anual de reporte de
indicadores remitido mediante correo electrónico, con el fin de darle cumplimiento.
Así mismo prestar atención a las alertas informativas (automáticas) enviadas por el
Sistema Maestro a su correo electrónico, para ingresar al sistema los datos
respectivos. En los casos que el gestor de cambio no sea el responsable de
suministrar el reporte, este debe informar al funcionario responsable de dicha tarea
las fechas remitidas en el cronograma anual de reporte de indicadores.
Después de realizar la medición de los indicadores los responsables de los
procesos junto con sus gestores de cambio deben realizar el análisis de datos de los
resultados e implementar las acciones preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y
de ser necesario la modificación de los indicadores que así lo requieran.
Los documentos soporte de las mediciones adelantadas deberán ser socializados y
archivados por parte del responsable de la medición de los indicadores.
Adicionalmente deben estar disponibles para efectos de auditoría.
De acuerdo con la metodología establecida en el procedimiento MC-PT-07
“Seguimiento y medición a través de indicadores” se debe tener en cuenta que
todos los reportes de indicadores de gestión deben venir acompañados del
respectivo análisis de datos como herramienta de control y en caso de que el
reporte sea aceptable o insatisfactorio, pueda usarse para la toma de decisiones e
implementación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora.
Con el fin de implementar las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora es
necesario que los procesos apliquen la metodología descrita en el procedimiento
MC-PT-01 “Plan de mejoramiento por procesos - corrección, acción correctiva,
acción preventiva y acción de mejora” establecido en el SIG. Las acciones de
mejora adelantadas deben ser socializadas en cada una de las dependencias
responsables del proceso, los documentos soportes deben estar disponibles para
efectos de auditoría.
El gestor de cambio debe acompañar a los responsables de reportar los
indicadores, en cuanto al manejo del módulo de Estrategia y Medición del Sistema
Maestro, así como el modulo Acciones de Mejora, cuando sea el caso.
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013
REPRESENTACIONES GRAFICAS DE DATOS
Con el fin de ambientar los resultados numéricos del presente informe, se suministran
igualmente las representaciones graficas de los datos analizados anteriormente.
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013
RESULTADO DE INDICADORES DE GESTIÓN (PRIMER TRIMESTRE 2013)
Consultar la Matriz agregada de indicadores, Generada a través del Sistema Maestro
(Anexo 1)
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, Marzo 2013