ANEXO Requisitos para la presentación de facturas y comprobantes de gasto De conformidad con los procedimientos financieros y contables del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, es necesario cumplir con los requisitos abajo definidos para la presentación de documentos de respaldo en las liquidaciones de gastos o viáticos. Las erogaciones deben ser previamente autorizadas por la Dirección y Coordinación del Proyecto en forma detallada, indicando el concepto y su valor estimado. Los desembolsos deberán corresponder a las actividades de giras y capacitaciones que se han definido en el marco de las actividades del proyecto. La persona que presenta los comprobantes deberá asegurarse que por escrito le autoricen las actividades y gastos asociados, definiendo la naturaleza y monto relacionado. Los comprobantes deben corresponder a las actividades de la consultoría, y deben estar dentro de las fechas del contrato vigente y o del cronograma aprobado para la realización de la actividad. Requisitos de las facturas y comprobantes de pago a ser presentados La presentación de los comprobantes no asegura su reintegro. Características mínimas de los comprobantes: A nombre del PNUD o del Proyecto Nombre del beneficiario Cédula Fecha Dirección y teléfono Firma de recibido Descripción del servicio Monto total. No deberán presentar adulteraciones en los montos ni datos escritos en el comprobante. Para eventos Debe documentarse el tipo de actividad y su finalidad. Cantidad de personas presentes. Deberá presentarse una lista de los participantes con la firma de los mismos. Uso de vehículos Cuando se deba incurrir en gastos por concepto de alquiler de vehículos se recomienda dejar evidencia escrita de la justificación del desembolso, las actividades en que se utilizará el vehículo y los lugares por visitar, entre otros, todo ello formalmente autorizado por el Coordinador Técnico en primera instancia y por el Director Nacional. Combustible Previa autorización del Coordinador del Proyecto, las facturas por combustible deberán emitirse a nombre del PNUD o del Proyecto. Deberá anotarse el número de placa del vehículo utilizado en la gira, el nombre del propietario del vehículo, el trayecto y el kilometraje recorrido, los lugares visitados y las actividades en que los vehículos se utilizaron. Tiempo de presentación de los comprobantes Los comprobantes deberán ser entregados al Proyecto a más tardar 5 días hábiles posteriores a la finalización de la actividad asociada. Deberá dejarse constancia de esto. Todas estas liquidaciones deberán estar revisadas por el Coordinador el Proyecto con su visto bueno y firmadas por el Director del Proyecto en señal de que aprueba todos los gastos realizados, cuyos comprobantes forman parte de la cada liquidación. Presentación de documentos Los comprobantes deben pegarse en una hoja tamaño carta y presentarse debidamente sumarizados, indicando el número de comprobantes adjuntos a la solicitud de reintegro o conciliación del adelanto. La persona que revisa y verifica los comprobantes, deberá firmar la conciliación. El no cumplimiento de alguno de estos requisitos es causal de no aceptación de la conciliación, y en caso de reintegro, su no reconocimiento por el PNUD. Por enterado: Nombre y Firma ____________________________ Fecha ___________