Página 1 de 2 FR-04-PR-MEJ-03. v2. 18/07/2014 GESTIÓN DE
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CÓDIGO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN CP-MIN-INF-01 VERSIÓN: 07 FECHA: 03/10/14 Propósito: Garantizar la disponibilidad y el suministro de la información a los grupos de interés a través de la consolidación y administración de bases de datos que permitan generar análisis de resultados para la toma de decisiones del Sector Cultura, Recreación y Deporte. Alcance: Desde la solicitud de necesidades de información hasta la entrega de información y análisis requeridos por los diferentes grupos de interés Responsable: Subdirector (a) de Análisis Sectorial, Poblacional y Local Participantes (recurso humano) Secretaria de Despacho Subsecretario General y de Control Disciplinario Director de Planeación y Procesos Estratégicos Subdirector de Análisis Sectorial, Poblacional y Local Jefes de planeación de las entidades adscritas y vinculada Asesores de Despacho Profesionales Técnicos Auxiliares. Políticas de operación - El grupo interno de sistemas brinda soporte técnico en las herramientas básicas de Infraestructura: Hardware, Sistema Operativo y Herramientas de Información. - Todo requerimiento en torno al desarrollo de mecanismos sistematizados para la recolección, circulación y uso de información se debe solicitar según los procedimientos establecidos para tal fin. - Las bases de datos deben tener un Backup cada semana por parte del grupo interno de sistemas y entregar una copia al responsable del proceso. - Protección de datos personales según lo establecido en la Ley 1581 de 2012 Riesgos asociados al proceso Ver mapa de riesgos Activos de información del proceso - Bases de datos de Personas - Bases de datos de Organizaciones - Bases de datos de Eventos - Bases de datos de Infraestructura - Bases de datos fuentes de financiación - Bases de datos de presupuesto Indicadores Ver cuadro control de indicadores Recursos - Hardware (Equipos de escritorio, portátiles y servidores), - Sistemas operativos de mercado y software libre según requerimientos - Software idóneo para sistematización, análisis y manejo de la información, - Red, Intranet, Internet, - Aplicativos administrativos, - Teléfonos, impresoras, Materiales y Suministros Normatividad Ver Normograma Trámites relacionados N/A ENTRADAS DEL PROCESO Proveedor ACTIVIDADES Insumos SALIDAS Documentación asociada al desarrollo de la actividad (interna o externa) Actividades Producto Grupo de interés ACTIVIDADES DEL PLANEAR * Congreso * Concejo de Bogotá * Alcaldía Mayor y sus sectores * Ministerio de Cultura * Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte Normatividad, Lineamientos y políticas para el sector Arte, Cultura, Patrimonio, Recreación, Deporte y - Diagnosticar y establecer las capacidades y las Actividad Física. Procedimiento: Sistema de necesidades de información del sector y para el sector Cultura, Recreación y Deporte - Priorizar necesidades del sector. Procedimiento: Análisis Poblacional y Local - Lineamientos y políticas para la recopilación y - Evaluar la capacidad técnica y operativa para atender las necesidades de información. tratamiento de la información *Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte. Información Estratégico, Sector *Entidades distritales, - Plan de información para el Sector Cultura organizaciones y Sectorial, Recreación y Deporte. agentes del sector. locales y nacionales, * Ciudadanía en general Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Normas y lineamientos para el manejo y tratamiento de la información ACTIVIDADES DEL HACER -Bases de datos del Sistema de Información Sectorial Acompañar la producción de información para apoyar procesos de análisis e investigaciones del sector. - Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte y Entidades adscritas y vinculada. - Agentes del Sector. - Ciudadanía en general. - Plan de Información para el sector cultura Recreación y Deporte. - Requerimientos de información estructural referente al Sector Cultura, Recreación y Deporte - Bases de datos de Información cuantitativa y cualitativa existentes. Recolectar, estandarizar, sistematizar, administrar analizar datos requeridos por el sector. y Procedimiento: Sistema de Información Sector Cultura, Recreación y Deporte Procedimiento: Análisis Estratégico, Sectorial, Poblacional y Local - Mapas locales con información general y Sectorial - Documentos de análisis estratégicos para la Planeación y toma de decisiones - Aplicativos de consulta. Producir información útil para el sector con estándares de calidad y comparabilidad - Difusión de datos e información sectorial (Micrositio SISCRED, web, otros). Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte Entidades distritales, locales y nacionales, organizaciones y agentes del sector Entidades adscritas y vinculada Ciudadanía en general - Ministerio de Cultura - Concejo de Bogotá Procedimiento: Sistema de Información Sector - Requerimientos internos y externos de información Cultura, Recreación y Deporte de coyuntura - Diagnosticar, priorizar y producir información según Respuestas a las solicitudes - Bases de datos de Información cuantitativa y requerimientos. Procedimiento: Análisis Estratégico, Sectorial, cualitativa existentes. Poblacional y Local Página 1 de 2 Ministerio de Cultura Concejo de Bogotá Ciudadanía en general Entidades adscritas y vinculadas Procesos misionales SDCRD FR-04-PR-MEJ-03. v2. 18/07/2014 CÓDIGO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN CP-MIN-INF-01 VERSIÓN: 07 FECHA: 03/10/14 Boletines Reportes, informes y consultas de datos e información del sector. - Portal Web - Micrositio “SISCRED” Proceso Comunicaciones Gestionar, sistematizar y difundir datos e información - Portal Web del sector - Micrositio “SISCRED” Documentos de Análisis Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte Bases de datos Entidades distritales nacionales, organizaciones y agentes del sector Mapas Entidades adscritas y vinculada * Plataforma Informática controlada y disponible (SISCRED) * Bases de datos disponibles y seguras * Soporte y solución Informática Implementada. * Copia de Seguridad Bases de datos del Sistema de Información Sectorial * Estándares Informáticos Gestión de Tecnología Localidades -Sostener y mantener en funcionamiento el Sistema de información sectorial y micrositio del SISCRED Solicitudes de soporte * Aplicativos de Consulta. * Micrositio de SISCRED. Mapas, cuadros Mapas, cuadros - Disponer de la infraestructura informática necesaria (hardware y software) para garantizar el correcto funcionamiento del SISCRED Ciudadanía en general Todos los procesos misionales Todos los procesos misionales Requerimientos de georreferenciación de información Generar información geográfica: tablas o análisis Entidades adscritas Entidades adscritas Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte Entidades distritales nacionales, organizaciones y agentes del sector * Políticas y planes de los procesos misionales. * Solicitudes de información estratégica del sector Entidades adscritas y vinculada - Gestionar, sistematizar y circular información - Desarrollar aplicaciones de recolección, tratamiento y difusión de información * Informes y reportes * Asesorías * Bases de datos * Aplicaciones * Aplicativos para consulta, administración de información. * Micrositio de SISCRED. * Informes y reportes * Bases de datos recolección y Entidades distritales nacionales, organizaciones y agentes del sector Entidades adscritas y vinculada Localidades Localidades Ciudadanía en general Ciudadanía en general ACTIVIDADES DEL VERIFICAR Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte - Bases de datos con información Oferta y demanda. * Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte y Entidades adscritas * Información Cualitativa y cuantitativa del Sector y vinculada. * Agentes del Sector. * Investigaciones de Consultoría *Sujetos titulares de derechos y Localidades. * Sistema de Información Sector Cultura Recreación y Deporte * Planes de información * Sistema de Información Externos. - Reportes de consulta -Realizar actividades de seguimiento, verificación y validación de información Procedimiento: Administración de indicadores Entidades distritales nacionales, organizaciones y * Actualización de información existente. agentes del sector * Mantenimiento del Micrositio SISCRED. * Generación y administración de nuevas bases de Entidades adscritas y vinculada datos y aplicaciones de consulta, Procedimiento: Control de producto o servicio no conforme Localidades Ciudadanía en general Solicitudes de Información Derechos de Petición Ciudadanía – Grupos de Interés Responsable del Proceso de Gestión Información Avances Proceso de Gestión Información Procedimiento: Compilación y/o generación de información para soportar respuestas a los derechos de petición y atención de solicitudes Elaborar seguimiento al plan operativo Respuesta a solicitudes de Información y Derechos de Petición Derechos de Petición Producto No Conforme Reporte de Producto No conforme Informe de gestión Informe de gestión Ciudadanía – Grupos de Interes Jurídico Legal Mejora Continua Dirección de Planeación y Procesos Estratégicos ACTIVIDADES DEL ACTUAR Mejora Continua Manual de Calidad Revisión por la Dirección Cuadro de Control de Indicadores Herramienta de la Mejora Evaluación Independiente - Auditorias Internas - Auditorias Externas - Diferentes fuentes de hallazgos - Informe de auditoria Actualización Mapa de Riesgos Mapa de Riesgos Procedimiento acciones preventivas y de mejora, acciones correctivas, manejo del producto no Reportar el producto no conforme Reporte del producto y/o servicio no conforme conforme. Revisión Por la dirección Auditoria Interna Atención de visitas de organismos externos de control Manejo de Indicadores Tomar acciones correctivas, preventivas y/o de mejora. Acciones correctivas, preventivas y/o de mejoras Mejora Continua Evaluación Independiente CONTROL DE CAMBIOS No. DESCRIPCIÓN 05 Ver solicitud de modificación radicado ORFEO 20105000050683 del 29/10/2010 06 Ver solicitud de modificación radicado ORFEO 20115000160073 del 25/10/2011 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: James Eduar Hoyos M Nombre: Carlos Arturo Garcia Prieto Nombre: Carlos Arturo Garcia Prieto Cargo: Profesional Especializado Cargo: Subdirector de Análisis Sectorial, Poblacional y Local Cargo: Subdirector de Análisis Sectorial, Poblacional y Local Firma: Original firmado Firma: Original firmado Firma: Original firmado Página 2 de 2 FR-04-PR-MEJ-03. v2. 18/07/2014
