Las reglas generales para la gestión financiara

Reglas generales
Para la gestión financiara
de Fe y Luz
Introducción
F
e y Luz se distingue radicalmente de las entidades que se
encargan de realizar cosas concretas a favor de las personas
discapacitadas tales como: escuelas, centros, hogares, cuidados
médicos, asesoramiento, asistencia social…
Fe y Luz invita a una comunión con las personas con
discapacidades mentales: esto le quita todo el sentido a todo lo
relacionado con el dinero.
Basándonos en el pasado de Fe y Luz, creemos firmemente que el
Señor nos concede siempre lo que necesitamos si nos tomamos la
molestia de confiar en Él y de hacer lo que está en nuestras manos.
La confianza
Jesús les pedía a sus discípulos que viviesen como Él, confiando
como niños pequeños. Demostró este espíritu de confianza de
manera especial al vivir en la pobreza.
Animados por este espíritu, Fe y Luz no se desarrolla utilizando un
gran capital, no tiene seguridad financiera y no se deja invadir por
preocupaciones de dinero. Nuestro movimiento vive con medios
sencillos, al igual que Jesús.
Esta confianza, sin embargo, no excluye nuestra parte del trabajo.
Debemos considerar las finanzas como la labor de una caridad
infinita.
Al servicio de la misión
Es evidente que el dinero es un medio al servicio de la misión de Fe
y Luz, un medio entre varios.
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Las necesidades
La vida cotidiana de una comunidad no requiere de recursos
externos. Por tanto, conviene velar porque, en nombre de la
comunidad, no se busque ni acumule dinero con otros fines que no
sean los de los gastos corrientes y de la participación provincial e
internacional.
La caja de una comunidad normalmente se compone de la
contribución financiera de sus miembros y/o el resultado de
acciones comunitarias, tales como la confección y venta de
galletas, tarjetas, pequeños objetos artesanales…
Si los miembros de una comunidad percibiesen su participación en
la vida de la comunidad como un modo de conseguir recursos
financieros o ayuda material, o si tuviesen problemas financieros
por el hecho de participar en la comunidad, existiría un serio
riesgo de distorsión de lo que es el verdadero sentido de la
comunidad.
Para las actividades del tiempo de fidelidad (el cuarto tiempo),
como los campamentos o peregrinajes, el dinero que se solicita se
limita al coste de dichas actividades.
La búsqueda de dinero
Para las donaciones y subvenciones, conviene respetar las
siguientes reglas:
1. A los donantes se les informa claramente que el dinero no va
destinado a ayuda material para las personas, sino que
simplemente se utiliza para el funcionamiento del movimiento
y de sus comunidades, o para llevar a cabo una actividad
específica (peregrinaje, encuentro). Por este motivo, es desde el
significado profundo de la misión de Fe y Luz que se pueden
solicitar donaciones.
2. Lo que es válido para los recursos, también vale para el uso del
dinero: ninguna unidad de Fe y Luz (comunidad o provincia)
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está capacitada para apoyar financieramente, en nombre de Fe
y Luz, a una institución de ayuda a las personas discapacitadas,
ya sea una escuela, hogar, organización humanitaria,
asociación de asistencia social, etc.
3. Las solicitudes de ayudas o subvenciones a organismos
internacionales están sujetas a la aprobación del equipo
internacional para evitar que se envíen varias solicitudes al
mismo organismo y para confirmar las bases de la solicitud.
4. Con frecuencia se recomienda recalcar, en un dossier de
solicitud de subvenciones, lo que son los gastos de formación.
Tanto los encuentros, como los documentos y talleres son
elementos de formación. Estos costes representan en general de
un 60 a un 70% de los gastos en el presupuesto de una
provincia.
La solidaridad
Fe y Luz es un movimiento internacional de comunidades y la
solidaridad entre las comunidades de países desarrollados y las de
los países menos favorecidos forma parte de sus valores. No se
trata de « reclamar » dinero desde un principio a los miembros de
las comunidades, sino de, ante todo, sensibilizar sobre la vida y las
necesidades de las comunidades con dificultades financieras. En
este sentido, el intercambio de noticias, fotos y símbolos de
amistad entre provincias es algo esencial; constituyen un canal
para dar a conocer noticias de la familia internacional y
promueven el intercambio.
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1. Organización de la contabilidad
El desarrollo de Fe y Luz en numerosos países de situaciones
económicas y sociales muy dispares, la descentralización de las
estructuras del movimiento y la sensibilidad en materia de
finanzas, hacen que sea necesario marcar reglas de gestión
financiera comunes y claras.
a) Los ejercicios fiscales van del 1º de enero al 31 de diciembre.
Para facilitar la planificación de los presupuestos, las cuotas y los
desembolsos de solidaridad deberían hacerse llegar a la
Secretaría Internacional a principios del ejercicio (en enero
febrero), y las solicitudes de solidaridad para el año siguiente, a
finales del ejercicio (octubre-noviembre).
b) A nivel de Fe y Luz internacional, las cuentas se presentan en
Euros. FLI dispone de una cuenta en USD para las cantidades que
le envían en USD, lo cual se convierte obligatoriamente (con
fines contables) a euros de acuerdo con el tipo de cambio en
vigor en la fecha del cierre del ejercicio.
c) Los presupuestos, así como las actividades que se han llevado a
cabo, se presentan en un formato estándar fijado por el Consejo
de Dirección. Cada año se prepara un balance y el resultado de
las cuentas anuales de la provincia para que sean aprobados por
el equipo provincial. Seguidamente se le envían a la Secretaría
Internacional.
d) Los fondos se mantienen en una cuenta bancaria a nombre de la
entidad Fe y Luz, y no a nombre de una persona.
e) Toda entrada contable debe incluir el documento contable
correspondiente firmado por la persona capacitada para llevar a
cabo la operación en cuestión.
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f) Las transferencias de fondos deben efectuarse, preferiblemente,
en la forma de transferencias bancarias o por medio del sitio
web, para poder tener un registro contable.
g) Todo movimiento de fondos por medio de la caja (es decir, en
efectivo) debe incluir un procedimiento que prevea la
intervención en el circuito de al menos dos personas: una que
firme el justificante, y otra que haga un control de los
justificantes y la caja al final del período estipulado. Para la parte
que recibe el dinero, se debe prever una organización análoga
con la de la persona que firma el justificante en el momento de
recibir el dinero y otra que, al final del período estipulado, hace
un control de la caja y de los documentos contables
correspondientes.
h) Todo movimiento por una cantidad superior a una cifra
específica, que fijará el equipo provincial para el nivel provincial
y el Consejo de Dirección para el nivel internacional, debe ser
autorizado por dicho equipo o consejo, en el seno de una sesión
oficial.
i) Hay que exigir informes financieros cada cierto tiempo y
verificar la exactitud del balance, contrastándolo con el saldo de
la cuenta bancaria y de la caja.
j) El saldo que queda al final del ejercicio financiero en una
comunidad/provincia, no deberá superar la cantidad anual que
se le ha abonado a la provincia o al nivel internacional, salvo si
hay un proyecto específico que se está preparando y que
requiere de la acumulación de sumas de dinero superiores. En
caso de que se supere este límite, el uso de este dinero se debe
concertar con el equipo provincial/internacional, dándole una
clara prioridad a la solidaridad.
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k) La transparencia y la seriedad a la hora de llevar las cuentas en
Fe y Luz son necesidades imperiosas.
2. Contribución financiera y cuota
a) En concepto de la Asamblea Internacional de Fe y Luz, cada
provincia reconocida como tal debe contribuir financieramente
a la Asociación Internacional para mantener su funcionamiento.
Esta contribución anual está compuesta por la contribución
financiera de los miembros individuales (ver Cuotas en el #3b)
y/o campañas de financiación.
b) Cuotas
•
La contribución anual que se les pide a los miembros
individuales puede variar según la provincia. El equipo
provincial fija la contribución que se les pide a los miembros
de acuerdo con los siguientes criterios:
- Las necesidades ordinarias mínimas para la vida de una
comunidad en la provincia.
- Lo que el equipo provincial considere necesario para la
vida de la provincia y para desarrollar las actividades que
ha decidido llevar a cabo la Asamblea Provincial.
- Lo que sea necesario para el funcionamiento internacional
de acuerdo con las necesidades expresadas por el Consejo
de Dirección.
•
El equipo provincial debe informar a la Secretaría
Internacional sobre la cuantía de la contribución anual que
les solicita a sus miembros individuales.
•
Se declarará claramente cuál es la contribución anual que se
les pide a los miembros. Esta contribución financiera nunca
debería impedir la participación de un miembro en la vida de
la comunidad. Esto se explica a continuación:
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- Por ejemplo: "De los 25 € que dan cada año, 5 sirven para
la comunidad, 10 para la vida provincial y 10 para Fe y Luz
Internacional." (Esto no incluye la solidaridad, ver #4)
•
Generalmente, se aconseja adaptarlo para las familias de la
siguiente manera:
- Contribución de un solo miembro: cantidad 1.
- Contribución de una familia, independientemente del
número de miembros: cantidad 2.
•
Los miembros de una comunidad comienzan a participar
financieramente en el funcionamiento del movimiento
(contribución personal/cuota) una vez que la comunidad
completa su primer año de prueba, independientemente de si
la comunidad esté lista o no para ser reconocida.
c) Desembolso
Cada año, el coordinador de la comunidad le abona al tesorero
provincial el monto equivalente a las contribuciones solicitadas
para la provincia y el nivel internacional, indicando el total de las
contribuciones individuales recibidas. El tesorero provincial
deposita la porción de las contribuciones recibidas para la
provincia y abona la cantidad prevista para el nivel Internacional
a la Secretaría Internacional.
3. Solidaridad internacional
El fondo de solidaridad internacional sirve para cubrir las
necesidades que van más allá del esfuerzo posible de
financiación en una provincia (de conformidad con los
presupuestos aprobados por el Consejo de Dirección). La
solidaridad financiera, que aquí se llama sencillamente
“solidaridad”, se diferencia de los vínculos de amistad que se
pueden forjar entre diferentes comunidades y provincias. Estos
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vínculos de amistad no dependen de la solidaridad ni deberían
estar condicionadas por ella.
a) Una provincia que desee recibir solidaridad
•
Debe enviar a la Secretaría Internacional al final del año fiscal
(octubre-noviembre) un presupuesto para la provincia para
el año en curso y el año siguiente, detallando cuáles son los
objetivos y los costes precisos de los proyectos que requieren
de la ayuda de la solidaridad, y cuál es la parte que asume la
propia provincia (como mínimo, un 10%). Este presupuesto
tiene que ser aprobado por el Consejo de Dirección para que
se puedan abonar fondos de solidaridad a la provincia. Un
informe financiero detallado se deberá enviar a la Secretaría
Internacional en los tres últimos meses del proyecto, con
copias de los justificantes correspondientes.
b) Contribución de las comunidades al esfuerzo de solidaridad
•
Se solicita a las comunidades una contribución anual de
solidaridad, que puede variar mucho según la provincia.
El Equipo Provincial fija la contribución que se les pedirá a las
comunidades de acuerdo con las necesidades de solidaridad
internacional del movimiento y teniendo en cuenta la
realidad económica de la provincia.
•
Las comunidades comienzan a contribuir a la solidaridad
internacional (Anunciar y
Compartir) una vez que completan su primer año de prueba,
independientemente de si la comunidad está lista o no para ser
reconocida.
•
c) Desembolso
Cada año, el responsable de la comunidad le abona al tesorero
provincial la cantidad de dinero recaudado por el esfuerzo de
solidaridad de la comunidad (« Jornada para Anunciar y
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Compartir »). El tesorero provincial consolida las contribuciones
recibidas para la solidaridad y abona la cantidad total a la
Secretaría Internacional.
d) Las transacciones financieras en concepto de solidaridad
internacional se realizan mediante la Secretaría Internacional de
Fe y Luz.
•
Todos los fondos de solidaridad van dirigidos a la Secretaría
Internacional (junto con las cuotas de las provincias).
•
En ningún caso podrá una comunidad o provincia enviar
dinero directamente a una comunidad de otra provincia o a
otra provincia en concepto de solidaridad. Si con motivo de
los vínculos existentes o de precedentes históricos, se diesen
tales desembolsos y si el Consejo de Dirección los aprueba,
dichas transacciones se tendrían que declarar a la Secretaría
Internacional para poderlas contabilizar.
•
Para evitar gastos inútiles de transferencias de dinero, las
transferencias autorizadas de una provincia a otra se podrán
hacer directamente siempre y cuando se le informe a la
Secretaría Internacional.
4. Transporte, desplazamiento, alojamiento
a) El gasto lo asume la unidad encargada.
Ejemplo n°1:
•
La participación – viaje y alojamiento – de un coordinador
provincial en el Consejo de Coordinadores la paga la
provincia. Esto no impide una libre participación personal del
coordinador.
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Ejemplo n°2:
•
La visita de un vice coordinador internacional a una
provincia, o de un vice coordinador provincial a una
comunidad, corre a cuenta de:
- desplazamiento: FLI, o la provincia, según el caso,
alojamiento: la provincia o comunidad que lo invita,
Excepciones
Una provincia que invite a X persona para que les enseñe algo en
un taller provincial, corre con los gastos (alojamiento y
desplazamiento), sin importar el nivel del cual dependa X.
b) Se deberán privilegiar los medios de transporte y alojamiento
menos costosos, a todos los niveles.
•
Los lugares de los encuentros deben ser centrales y de fácil
acceso para todos los participantes, sencillos a la vez que
cómodos, y deberán permitir, en la medida de lo posible, el
autofinanciamiento de la actividad por parte de los
participantes.
•
Siempre que esté disponible, se debería utilizar el transporte
público.
•
El transporte por vía aérea se hará en clase turista por el
camino más corto, pero sin obligar al viajero a hacer
demasiadas conexiones o someterlo a esperas excesivas.
•
Se promueve la participación voluntaria para realizar los
transportes a nivel local.
•
Hay que evitar el uso de los taxis excepto en casos
excepcionales.
c) Las personas que le piden a la Secretaría Internacional el
reembolso de sus gastos de desplazamiento deberán utilizar el
formulario de reembolso disponible en la Secretaría
Internacional.
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5. Período transitorio 2009
•
Durante el período de transición, si la provincia todavía no se
ha constituido y todavía no tiene cuenta bancaria provincial
ni tesorero provincial, la estructura nacional existente se
encargará de percibir las contribuciones de las comunidades
en el país y se quedará con la porción de la provincia, para
transferírsela a la entidad provincial una vez esté constituida,
y le abonará la parte correspondiente al nivel internacional a
la Secretaría Internacional en el plazo más breve posible.
•
La contribución para 2009 abonada al nivel internacional
será como mínimo el equivalente a la cantidad abonada en
años anteriores correspondiente a las cuotas y solidaridad
con la zona y el continente.
•
Las nuevas provincias se encargarán de los proyectos
existentes organizados por los antiguos países o regiones.
•
Las nuevas provincias asumirán el coste del funcionamiento
de las asociaciones provinciales o nacionales existentes.
Junio 2009
Fe y Luz internacional
3, rue du Laos 75015 Paris France T. + 33.1.53.69.44.30 – [email protected]
www.feyluz.org
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