Las TIC en la Pyme

PROYECTO MUTIC
LAS TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN (TIC)
EN LAS PYME
MADRID, 22 DE FEBRERO DE 2.005
En colaboración con:
Plan de Consolidación y
Competitividad de las
Pyme
_______________
“En
la
nueva
sociedad
empresarial,
desconcentrada e interconectada, van perdiendo
significado los términos de grande, pequeña y
mediana empresa, porque el triple ingrediente de
creatividad, información y tecnologías de la
información, hace que cualquier empresa pueda
abordar, trabajando en red, retos de cualquier
envergadura”.
(Carlos Tirado en “La PYME del siglo XXI.
Tecnologías de la Información, Mercados y
Organización Empresarial”. Fundesco, 1995)
2
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
INDICE
INDICE ................................................................................................... 3
SUMARIO ................................................................................................ 6
INTRODUCCIÓN ...................................................................................... 8
LA INFORMACIÓN COMO ACTIVO EMPRESARIAL .................................. 10
LA PROBLEMÁTICA DE LAS PYME.......................................................... 12
SITUACIÓN ACTUAL............................................................................. 12
EVOLUCIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS....................................................... 14
TELECOMUNICACIONES ....................................................................... 14
INFORMÁTICA..................................................................................... 15
LAS TIC Y LA EMPRESA: BENEFICIOS.................................................... 18
GESTIÓN DE LOS PROCESOS (ERP) ....................................................... 18
CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN .............................. 19
CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LOS DATOS. TOMA DE DECISIONES.......... 20
CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS ........................................... 20
INTERCONEXIÓN CON PROVEEDORES .................................................... 20
TRANFERENCIA DE FICHEROS............................................................... 21
COMUNICACIÓN INTERNA .................................................................... 21
COMUNICACIÓN EXTERNA: NUEVOS CANALES DE DISTRIBUCIÓN ............. 22
LAS TIC COMO NUEVAS OPORTUNIDADES DE NEGOCIO ....................... 23
EMPRESA DESCENTRALIZADA (GROUPWARE) ......................................... 23
EMPRESA VIRTUAL (OUTSOURCING)...................................................... 24
TELETRABAJO (SOHO) ......................................................................... 25
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
3 _______________
_______________
NEGOCIO ELECTRÓNICO (E-BUSINESS) ..................................................25
IMPLEMENTACIÓN DE LAS TIC EN LA EMPRESA.................................... 29
PLANIFICACIÓN Y DIMENSIONADO DEL SISTEMA .....................................29
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ..........................................................31
CALIDAD DE LA RED.............................................................................32
ACLARANDO EQUÍVOCOS Y QUITANDO MIEDOS ................................... 34
SEGURIDAD EN INTERNET.....................................................................34
SISTEMAS INFORMÁTICOS ....................................................................35
BUENAS PRÁCTICAS EN LAS EMPRESAS................................................ 38
EJERCICIOS PRÁCTICOS DEL USO DE LAS TIC EN PYMES DE LA
COMUNIDAD DE MADRID...................................................................... 41
SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA MEDIDA DE COSTES ..............................43
SISTEMA INFORMÁTICO PARA EL CONTROL DE LA PRODUCCIÓN ................47
SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Y
MEDIOAMBIENTE .................................................................................51
DISEÑO Y DESARROLLO DE UN PORTAL WEB CORPORATIVO Y DE UNA
EXTRANET PARA LA GESTIÓN DE LOS PROYECTOS CON LOS CLIENTES .......55
DISEÑO DE UN PORTAL WEB CORPORTATIVO Y SISTEMA INFORMÁTICO
PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS (INSTALACIONES) ...............................60
SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS, VENTAS Y
LOGÍSTICA DE ALMACENES ...................................................................65
SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DEL DESMONTAJE,
ALMACENAMIENTO, EVALUACIÓN Y RECICLAJE DE CABLES........................68
SISTEMA DE SEGURIDAD INFORMÁTICA .................................................72
PORTAL CORPORATIVO EN INTERNET MULTILINGÜE .................................76
SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LA FACTURACIÓN Y LA
CONTABILIDAD....................................................................................80
ANEXO I: PROYECTO MUTIC (UTILIZACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES) EN LA COMUNIDAD
DE MADRID........................................................................................... 84
ANEXO II: INFORME DIAGNÓSTICOS SOBRE USO DE LAS TIC EN
LAS PYMES DE LA COMUNIDAD DE MADRID ......................................... 86
LIDERAZGO Y ESTRATEGIA ...................................................................89
PERSONAS Y FORMACIÓN .....................................................................90
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Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS .................................................. 92
MANTENIMIENTO ................................................................................ 94
RECURSOS TIC ................................................................................... 95
RESULTADOS EN LAS PERSONAS .......................................................... 97
RESULTADOS EN LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS..................................... 98
RESULTADOS EN LOS PROCESOS .........................................................100
RESULTADOS EN LA CADENA DE VALOR (Clientes y Proveedores) .............101
GESTIÓN Y RESULTADOS CLAVE ..........................................................103
PUNTUACIONES TOTALES DE LAS EMPRESAS DIAGNOSTICADAS ..............105
D.A.F.O. ...........................................................................................106
ANEXO III: AYUDAS EN EL DESARROLLO DE PROYECTOS CON LAS
TIC...................................................................................................... 110
AYUDAS FINANCIERAS........................................................................110
AYUDAS TÉCNICAS.............................................................................112
PUNTOS DE INFORMACIÓN..................................................................115
ANEXO IV: TÉRMINOS Y ACRÓNIMOS UTILIZADOS............................. 117
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................... 121
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
5 _______________
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SUMARIO
Mediante el presente documento se trata de mostrar la necesidad por parte de
las PYME’s de la Comunidad de Madrid de la Utilización de las Tecnologías de la
Información y de las Comunicaciones (MUTIC, el acrónimo de este título, ha
sido precisamente utilizado para denominar el proyecto dentro del cual se ha
realizado esta publicación y que consiste en analizar y promover el uso de las
mencionadas tecnologías), así como plantearemos la problemática y la situación
actual de las PYME’s frente al reto que supone el uso de las citadas tecnologías.
Un capítulo, el tercero, se ha dedicado a describir la evolución histórica de las
Telecomunicaciones y de la Informática para entender de una manera sencilla
cómo hoy en día estos conceptos son inseparables uno del otro, dando lugar a la
Tecnología de la Información y las Comunicaciones (TIC).
Aunque la necesidad y las ventajas que supone para la empresa la Utilización
de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones están
implícitas en todos los párrafos del documento, se ha considerado conveniente
un apartado específico para el concepto de BENEFICIO inmediato de gestión que
ofrecen las TIC a la empresa. Constituye el capítulo cuarto.
Las nuevas oportunidades de negocio que ofrecen las TIC están descritas en el
quinto capítulo.
Las consideraciones generales que se han de tener en cuenta al implementar las
TIC en la empresa se especifican en el capítulo sexto.
Además se ha incluido la presentación y ventajas obtenidas por la puesta en
práctica de diez proyectos de aplicación de las TIC en diez PYME’s de esta
Comunidad Autónoma. La utilidad que se pretende aporten dichos ejemplos a
otras empresas no es tanto el poder replicar las mencionadas prácticas, sino el
mostrar evidencias de que el uso de las TIC también es ventajoso para las
PYME’s. No es algo exclusivo de las grandes empresas. Es más, renegar de las
TIC se ha de convertir en una rémora con vistas a la competencia en el mercado
con las grandes empresas y con otras PYME’s de otras Comunidades y otros
países de la Unión Europea.
Finalmente se han añadido una serie de anexos donde se presenta el Proyecto
MUTIC (anexo I), motivo de este documento, datos estadísticos sobre la
situación de las PYME’s en cuanto al uso de las TIC en la Comunidad de Madrid
(anexo II) e información sobre ayudas financieras y tecnológicas en la
implantación de mejoras en las empresas madrileñas a partir de las TIC (anexo
6
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
III). Por último, el anexo IV incluye los términos técnicos, junto a sus
definiciones, utilizados en el presente documento.
Señalar por último que este informe o publicación forma parte y ha sido posible
gracias al Proyecto MUTIC, ya mencionado, relacionado con la Utilización de
las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME’s de
la Comunidad de Madrid. Este proyecto ha sido realizado por la Cámara Oficial
de Comercio e Industria de Madrid con la finalidad de evaluar la necesidad
de estas tecnologías dentro de las PYME’s madrileñas y, sobre todo, promover y
facilitar su introducción y empleo como un medio necesario en la mejora de la
competitividad de las empresas y del tejido productivo de esta Comunidad.
La Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid ha contado en la
realización de este proyecto con la colaboración de la empresa consultora OKyaku Europe Consulting, S.L.
El Proyecto MUTIC ha sido parcialmente subvencionado dentro del Plan de
Consolidación y Competitividad de la PYME (PCCP), financiado por el
Instituto Madrileño de Desarrollo (IMADE), el Ministerio de Industria,
Turismo y Comercio y el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, FEDER.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
7 _______________
_______________
INTRODUCCIÓN
Las nuevas tecnologías de la información están ya plenamente implantadas en la
sociedad y resultan imprescindibles en el futuro devenir de la misma.
Históricamente la sociedad ha ido continuamente evolucionando. Desde un inicio
eminentemente cazador y recolector (paleolítico), pasando a un sistema de
producción exclusivamente agropecuario (neolítico), continuando con la
introducción de la concepción y elaboración de “productos artificiales” (en
contraposición a los naturales que ofrece la naturaleza), inicialmente de forma
artesanal para a finales del siglo XVIII comenzar la automatización de las
actividades productivas (industria). En el siglo XX, tras el importante avance en
la electrónica, tiene lugar la revolución de las comunicaciones y sobre todo la del
tratamiento de la información, desembocado en una sociedad en la que prima
cada vez más la selección, acumulación y gestión de la información. Hasta el
punto de que se asume por la globalidad la frase “Información es Poder”.
Esta adecuada adquisición y gestión de información cobra más importancia en
entornos competitivos, como es el caso del mundo empresarial. Si hasta ahora
tradicionalmente los recursos a gestionar en las empresas se limitaban a los
materiales y los humanos, aparece de pronto un nuevo recurso “intangible”
como es la Información, que también requiere una adecuada gestión, con toda
seguridad más complicada por lo novedoso de dicho recurso (desconocimiento),
su naturaleza de intangibilidad (que impide su cuantificación), su enorme
cantidad de orígenes y canales de distribución,...
La obtención y tratamiento de la información contribuye además a mejorar la
gestión de los recursos tradicionales: motivación de los empleados, optimización
de los procesos, en tiempo y coste, mejora en la calidad de productos y
servicios, selección de los proveedores más adecuados,... Todo ello para
aumentar la capacidad competitiva e incrementar los beneficios obtenidos.
Si en las grandes empresas existe ya desde hace varios años conciencia de la
importancia de este nuevo recurso, y se destinan recursos humanos y materiales
para la mejor gestión posible de la información, en las PYME’s la situación es
más decepcionante en este punto, seguramente también porque tradicional y
erróneamente las PYME’s se centran más en los procesos generadores de
productos y servicios y desatienden los procesos estratégicos de gestión de los
recursos. Es necesario, por tanto, concienciarse de la importancia de la
información y de una adecuada dotación y empleo de las tecnologías de la
información y las comunicaciones.
8
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
Las ventajas que deben considerar las PYME’s para integrar las nuevas
tecnologías de la información y las comunicaciones son:
•
Mejora de procedimientos internos de trabajo.
•
Incremento y mejora de las relaciones con clientes y proveedores.
•
Creación de nuevos canales de distribución.
•
Mayor flexibilidad y agilidad de las empresas frente al cambio.
•
Amplio control del negocio mediante los sistemas de información.
•
Introducción de procesos de reingeniería y calidad.
•
La empresa sin papel.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
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_______________
1
LA INFORMACIÓN
COMO ACTIVO
EMPRESARIAL
El futuro de las empresas, ya se ha dicho, está muy supeditado a la adecuada
selección, acumulación y tratamiento de la información.
Los mercados, donde la competencia es cada vez mayor, son también dinámicos
y están en continuo cambio, y además cada vez más rápido, lo que exige
flexibilidad de adaptación así como información clave: de la demanda, de la
competencia, de innovaciones tecnológicas,... La información se convierte en un
activo empresarial.
Esta información, presente y necesaria en las empresas, puede ser de diversos
tipos o clasificarse según el criterio elegido de formas distintas:
•
Información interna / externa:
La interna es la que se genera y circula dentro de las empresas y
corresponde a sus procesos internos o recursos propios: de personal, de
compras, de ventas, de producción,...
La externa es la que proviene de agentes exteriores a la empresa pero de
utilidad para su funcionamiento: clientes, proveedores,...
•
Información en bruto y elaborada:
La informática, y especialmente Internet, ha multiplicado enormemente la
información disponible. Cualquiera que sea el tema, la información
disponible en Internet sobre el mismo, aumenta continuamente.
Esta situación hace imprescindible dotarse de herramientas y personas
que seleccionen y elaboren información, necesidad que se hace más
importante a medida que se sube en la estructura organizacional (nivel de
decisión).
10
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
Información informal y formal:
En general, la información formal es aquella reconocida por la empresa y
frecuentemente registrada en algún tipo de soporte (papel,
informático,...).
La información informal, en contraposición, no suele estar autentificada y
no existe un registro reconocido de la misma. Puede llegar a estar en
contradicción con información formal. Pero en ocasiones llega a
desempeñar un papel tan importante como la información formal.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
11 _______________
_______________
2
LA PROBLEMÁTICA
DE LAS PYME
Si hasta ahora el crecimiento de las PYME’s era posible por su flexibilidad de
adaptación, y la intuición y experiencia de sus dirigentes, el ritmo de cambio que
ha adquirido el mercado y el continuo aumento de la competencia (entrada en
un mercado único europeo, globalización,...) hace necesario reforzar las virtudes
tradicionales enriqueciéndolas con previsión.
Toda previsión pasa inexorablemente por dotarse de información, pero no de
una información genérica sino que cada empresa necesita una información
específica a sus circunstancias: mercado, competidores, recursos propios,
recursos externos (ayudas, patentes y licencias, etc.).
El determinar y acceder a la mejor información y el tratamiento de la misma no
es sencillo. Es necesario buscarla tanto en el entorno local, como en el regional o
autonómico, en el nacional, europeo y global. Interesa además la referente a
todos los procesos de la empresa. Así la mejora del proceso de ventas requiere
un preciso conocimiento de la demanda del mercado, las tendencias del mismo,
la competencia con sus fortalezas y debilidades, fiabilidad en la tramitación de
los pedidos, agilidad en los sistemas de pago,... La producción exige una
adecuada selección de materiales lo que necesita información de los mismos así
como de sus proveedores. También es necesario mantener al día la información
sobre tecnologías, avances en la investigación y el desarrollo, la aparición de
nuevas máquinas, la automatización de las actividades, la determinación de los
costes productivos, la identificación de la no-calidad y evaluación de su coste,...
SITUACIÓN ACTUAL
Aunque el gasto en I+D crece continuamente en nuestro país (superior al 10%
respecto al año anterior desde el 2000, alcanzando el 14,2% en el 2003 respecto
al 2002, según datos del INE) y que una de cada cinco PYME’s se considera
innovadora (INE, Encuesta de Innovación, 2001-2003), la inversión en I+D en
España dista mucho de la de otros países (en porcentaje sobre PIB, estamos un
punto por debajo de la media EU-25 –Eurostat, Yearbook 2004–) y de estar
presente en las estrategias de las PYME’s, por lo que esta inversión resulta
insuficiente para garantizar el sólido crecimiento de la Sociedad de la
Información.
12
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
Si la Unión Europea ha establecido el objetivo de alcanzar en 2010 una inversión
media en I+D respecto al PIB del 3%, la situación presente, a nivel nacional,
dista bastante de este objetivo, aunque es algo mejor a nivel regional (a nivel
nacional el valor porcentual de esta inversión era del 1,1% en el año 2003,
siendo en la Comunidad Autónoma del 1,81%).
Las mejoras de productividad se han venido basando en la flexibilidad y agilidad
para implantar y adaptarse a los avances tecnológicos ajenos (mayormente
traducidos en nueva maquinaria más eficaz, rápida y potente en cuanto a
prestaciones). Sin embargo el futuro económico está en riesgo si las PYME’s no
profundizan en su empleo de las nuevas tecnologías (aunque sólo sea porque las
máquinas de nueva generación incorporan estas tecnologías), así como en la
innovación y la mejora de la competitividad estructural (gestión).
Como causas del deficiente desarrollo del sistema español de Innovación señalar
la escasa dedicación de recursos por parte de las empresas, la poca
consideración hacia la I+D+I por parte de la mentalidad empresarial mayoritaria
(el famoso “que inventen ellos” de Unamuno), la escasa incorporación de
tecnólogos a las empresas, el fomento público de la mejora de la capacidad de
investigación en detrimento del desarrollo tecnológico, la baja financiación por el
mercado financiero, la desconexión existente entre el sistema público y
universitario de investigación y el mundo empresarial, que ocasiona un
desaprovechamiento de muchos de los conocimientos desarrollados y las
deficiencias de las administraciones, que no siempre impulsan suficientemente el
desarrollo tecnológico, la formación y capacitación en las nuevas tecnologías en
las PYME’s y no facilitan la coordinación entre ellas.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
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_______________
3
EVOLUCIÓN DE LAS
TECNOLOGÍAS
Hace años, era sencillo poder hablar de manera diferenciada de los conceptos de
Telecomunicaciones, por una parte, y de Informática por otra. Sin embargo,
y lo podremos ver a través de esta publicación dedicada a las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones (TIC) y la Empresa, cómo a través del
tiempo, y en especial hoy día, los dos campos se han mezclado de tal manera
que la frontera de división de ambos es totalmente difusa, pues ambas
tecnologías han llegado a converger de tal forma, tanto en el desarrollo como en
las aplicaciones, que no se puede hablar de la una sin hacerlo de la otra.
A modo ilustrativo, y de forma breve, intentaremos reflejar la evolución histórica
de las dos tecnologías mencionadas. En dicha evolución vamos a descubrir cómo
una tecnología depende de la otra y viceversa.
TELECOMUNICACIONES
Desde que en 1876 A. Graham Bell inventó el teléfono hasta hace relativamente
pocos años, las comunicaciones de voz, ante el usuario, habían evolucionado
muy poco.
Durante aproximadamente un siglo, el mayor esfuerzo se centró en generar una
red, lo más extensa posible, para poder acceder a la mayoría de los puntos del
globo. Esta red consistía, básicamente, en la instalación de pares de cables (dos
hilos), que permitía el envío de la señal eléctrica de voz con un ancho de banda
de 4 KHz.
Durante este mismo tiempo, el sistema de conmutación para el direccionamiento
de las llamadas desde el punto origen al punto de destino fue evolucionando
desde la clásica “clavija” manejada por la operadora, pasando por los
dispositivos electromecánicos rotatorios y de barras cruzadas, hasta la
conmutación eléctrica del “microswitch” (micro-conmutadores o interruptores).
Es en la década de los 60, cuando por primera vez se plantea por las grandes
empresas con centros de cálculo para el procesado de datos, la necesidad de
envío de los mismos a través de la línea telefónica y hacia terminales distantes
del propio centro de cálculo. Esta necesidad se resolvió, con toda la problemática
de la falta de idoneidad del cable de pares, mediante la modulación/
14
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
demodulación de los datos en señal analógica para poder simular una señal
sonora semejante a la voz. Esto hizo evolucionar el dispositivo MODEM a
variantes digitales, imprescindibles hasta el día de hoy para el envío de datos a
través de la línea telefónica, y por otra, los protocolos de comunicación para una
correcto intercambio entre diferentes equipos.
El que las líneas telefónicas dedicadas (alquiladas únicamente para tal efecto)
sólo fuesen rentables con altos niveles de uso, llevó a la utilización para
transmitir datos de la red telefónica pública a través de los procesos de
conmutación de las centrales, que al ser electromecánicas insertaban “ruido
eléctrico” en la señal, que a nivel de voz no suponía un gran problema, pero sí a
la hora de la transmisión de datos.
Un nuevo avance en este campo, sin entrar en detalles técnicos al respecto, fue
el uso de conmutación de “paquetes” (conjunto de datos) que dio como
resultado la norma estándar llamada X.25 y que ha sido utilizada extensamente
en la última década.
El avance más significativo, y podemos decir que radical, de los últimos tiempos
en las telecomunicaciones, ha sido la digitalización de la señal de voz. Esta
nueva situación ha dado como resultado la posibilidad de un sistema de
conmutación puramente electrónico, y por tanto sin ruido eléctrico añadido, así
como la factibilidad de utilizar nuevos medios y métodos de transmisión datos
que aportan grandes ventajas y facilidades para poder enviar y recibir audio,
datos y vídeo conjuntamente. Cabe mencionar el sistema RDSI (Red Digital de
Servicios Integrados) puesto de “moda” en los últimos tiempos, si bien ya han
apareciendo y están generalizándose nuevas técnicas que aportan mayores
facilidades (ATM, ADSL, Fibra óptica, etc.).
Por último señalar el papel preponderante que en un futuro no muy lejano van a
desempeñar las comunicaciones inalámbricas, y en especial la telefonía móvil
digital una vez que el actual sistema GSM sea reemplazado por una nueva
tecnología de mayor capacidad de transmisión.
Ya podemos ver cómo han sido las necesidades de la transmisión de datos de los
grandes ordenadores, en un principio, la que han “obligado” al avance y
desarrollo de las telecomunicaciones para dar respuesta a dichas necesidades.
INFORMÁTICA
Se ha mencionado cómo en un principio la informática estaba basada en la
utilización de grandes ordenadores ubicados en departamentos centralizados
llamados centros de teleproceso, a los que llegaban los datos para la elaboración
de determinados trabajos. Pasados los datos a tarjetas perforadas, y procesados
en el ordenador, se editaban en papel continuo los correspondientes informes
que se enviaban a los departamentos solicitantes.
Una innovación, en la década de los 80, fue la concepción y desarrollo de
terminales “tontos” desde los que se podía acceder al servidor central donde se
realizaban determinados trabajos que podían luego recogerse en impresoras
centralizadas. Esta situación, que aportaba ya una cierta descentralización de los
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
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_______________
trabajos informáticos, es la que planteó la necesidad de envío de datos a través
de la línea telefónica y que hemos mencionado en el apartado anterior.
La sucesiva miniaturización de los componentes electrónicos dio opción, para
trabajos departamentales, el instalar mini-ordenadores con su correspondiente
impresora, que facilitaban el tratamiento local de datos e informes. No existía
una interconexión de los mismos y la compatibilidad venía por la posibilidad de
intercambio de los dispositivos de almacenamiento de datos. Esto supuso un
nuevo paso en la descentralización de la informática.
Es la aparición de PC (Ordenador Personal) el punto de inflexión del avance
en la informática, y base de la descentralización de la misma en el entorno
empresarial. En su primera etapa el PC será utilizado de una forma individual
como elemento simplificador de tareas, tanto en lo referente al manejo de datos,
como en el almacenamiento de los mismos. Durante esta etapa la posibilidad de
compartir datos y aplicaciones viene dado por el intercambio de los disquetes
(constituía el único elemento de memoria permanente dado que no existía aún el
“disco duro” actual).
Pronto surge la necesidad de un intercambio más rápido y eficaz, con lo que se
plantea la posibilidad de la interconexión de los diferentes PC’s. Surge con ello,
como primera instancia, el concepto de la Red Local (LAN), la cual, a través del
correspondiente cableado interconecta los ordenadores personales dentro de un
área determinada.
Dentro del concepto de LAN, el modelo más extendido es de trabajo Cliente –
Servidor, que en su variante más simplificada y primitiva, consiste en un
procesador central (servidor), que puede ser perfectamente una unidad PC
dedicada, y que controla todo el proceso de intercomunicación de los diferentes
dispositivos informáticos de la Red.
También la necesidad de interconectar centros de trabajo alejados entre sí para
el intercambio de información hace realidad la Red Extendida (WAN). En este
caso el intercambio de datos exige la utilización de redes de transporte de
operadoras telefónicas con las que se contrata dicha facilidad. De nuevo es la
16
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
necesidad de envío de datos la que ha motivado el desarrollo de nuevas
aplicaciones en telecomunicación para poder realizar con eficacia y fiabilidad la
transmisión de los mismos. Dentro de esta configuración la más utilizada
responde a una Red LAN local con dispositivo (Router) que gestiona la salida y
entrada de datos, con capacidad de control y direccionamiento de las llamadas
salientes y entrante.
Hay que resaltar que como resultado espectacular del concepto WAN, ha
aparecido la mayor red actualmente conocida, Internet, que partiendo de una
red extendida de interconexión (WAN) para las universidades y centros militares
americanos (proyecto militar ARPA), posteriormente accesible al mundo
comercial, ha supuesto la red de mayor información y capacidad de operación y
comunicación existente a nivel mundial.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
17 _______________
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4
LAS TIC Y LA
EMPRESA:
BENEFICIOS
El papel de las pequeñas y medianas empresas, dentro de economía actual, es
fundamental, dado que un gran porcentaje (superior al 95%) de la industria y de
la empresa española está dentro del concepto PYME.
Como consecuencia de su propia estructura, la PYME corre unos riesgos más
elevados en proporción a sus propias inversiones como consecuencia de diversos
factores: Incertidumbre del entorno; flexibilidad y rapidez en el ámbito de la
competencia; menor influencia en el mercado; necesidad de demostrar
continuamente su capacidad y solvencia;... Todo esto les exige el ser más
eficaces y mantener una cierta “tensión” en su posicionamiento en el mercado.
En cambio, de acuerdo con los Informes Anuales de la Pequeña y Mediana
Empresa, los datos de facturación y productividad por empleado son inferiores a
medida que el número de empleados disminuye.
De lo anterior se deduce que, las PYME’s necesitan recurrir a todos los medios
que tengan a su alcance para poder obtener la mayor ventaja posible frente a la
competencia, y en especial ante aquellas empresas con mayor capacidad de
dotarse de los mismos, siendo las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones uno de los medios, que por su accesibilidad económica actual y
su polivalencia dentro del entorno empresarial, pueden constituir una excelente
herramienta para la consecución de los objetivos planteados.
Al objeto de ver la conveniencia de la implantación de las TIC en la empresa,
iremos desgranando las posibles ventajas a obtener de las mismas para una
mayor productividad, y por ello también de beneficio.
GESTIÓN DE LOS PROCESOS (ERP)
Este es quizá el ejemplo más conocido, tanto en cuanto es origen de la
informática en la empresa. Si bien en un principio esta facilidad se aplicó a
través de las grandes bases de datos de gestión (Administración y Producción)
en los grandes ordenadores centralizados, la disponibilidad de una informática
distribuida, tanto a nivel local (LAN) como a distancia (WAN), hacen posible la
integración de todos los procesos de una corporación, con las facilidades que ello
18
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
comporta en cuanto a conocimiento en tiempo real de las variables de cada uno
de los procesos individualizados y su interacción con el proceso global.
Este acceso en tiempo real permite, de una manera fácil la modificación, de ser
posible, de las variables que puedan estar afectando al resultado final.
ING.
ING. VALOR
VALOR
OFERTAS
OFERTAS
ALMACÉN
ALMACÉN
DE
DE ENTRADAS
ENTRADAS
PEDIDOS
PEDIDOS
CLIENTES
CLIENTES
COMPRAS
COMPRAS
GESTIÓN
GESTIÓN
PRODUCCIÓN
PRODUCCIÓN
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
ALMACÉN
ALMACÉN
PRD.
PRD. TERMIN.
TERMIN.
Entre los procesos susceptibles de gestionar desde una aplicación informática
ERP están:
•
Compras y Aprovisionamiento
•
Ventas y Expedición
•
Distribución de Existencias e Inventarios
•
Logística y Producción
•
Proyectos
•
Medición y Distribución de Costes
•
Administración Financiera
•
Contabilidad
•
Personal y Nóminas
•
Sistema de Calidad
CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN
Bien es sabido que una de las mayores tareas de cualquier empresa es el control
y fácil acceso a toda la documentación editada internamente para los distintos
procesos de realización de las actividades del negocio.
Una adecuada red local que nos permita trabajar en conexión con los diferentes
departamentos de la empresa que generan la documentación base del negocio,
agiliza el acceso directo a dicha documentación, con la ventaja incuestionable de
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
19 _______________
_______________
que se accederá a la documentación de última versión, sin necesidad de un
continuo reparto de papel que, como es sabido, requiere en ocasiones un gran
esfuerzo de control para evitar el manejo de copias ya caducadas.
La capacidad de almacenamiento que nos permite la tecnología actual evita de
una manera directa el espacio de archivo de copias que repercute de una
manera directa en el área de negocio disponible.
CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LOS DATOS. TOMA DE
DECISIONES
Una adecuada implantación de las TIC en la empresa aporta una gran agilidad y
flexibilidad en la obtención y presentación de los datos disponibles en los
diferentes departamentos, ya estén situados en área próxima, ya en otros
lugares geográficos, lo cual facilita enormemente el análisis de los mismos, su
comparación con los objetivos planteados para el desarrollo del negocio y por
tanto agiliza y mejora la calidad de la toma de decisiones para la adecuación de
los diferentes ratios y procesos con vistas a alcanzar las cifras planteadas como
necesarias.
CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
Dada la limitación de los recursos financieros de las PYME’s, su aprovechamiento
al máximo en una cuestión fundamental. Hoy día con las facilidades aportadas
por las TIC, los propios bancos disponen de facilidades para un control de sus
cuentas rápido y seguro mediante servicios tipo “banca en casa”. Tal es así que
algunos bancos entregan de forma gratuita a sus clientes los medios y
aplicaciones para realizar esta facilidad.
Por lo normal se poseen diversas cuentas en diferentes sucursales, y la opción
de conocer en cada momento la situación de cada una de ellas, así como la
posibilidad de realizar traspasos y transferencias desde el propio puesto de
trabajo puede rentabilizar al máximo los fondos existentes, en muchos casos
simplemente evitando cargos imprevistos de demora en el pago de determinadas
cantidades.
INTERCONEXIÓN CON PROVEEDORES
Es conocida la aplicación EDI (Electronic Data Interchange o Intercambio
Electrónico de Datos), que permite realizar transacciones como son los pedidos
de compra, notificaciones de entrega, reserva de stocks disponibles, acuse de
recibos, facturas, órdenes de pago, etc. entre los ordenadores de proveedores y
cliente. El uso de esta aplicación es ya, a veces, una exigencia de los propios
clientes, como es el caso de la Industria del Automóvil.
El EDI no es simplemente una nueva aplicación sino una nueva herramienta de
gestión, que permite una reducción de los costes y una mejora de las
condiciones de entrega y recepción de los productos, evitando papeleos y
discrepancias entre lo solicitado y lo servido. En EEUU, donde el EDI se está
20
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
aplicando hace años, algunas empresas han reportado una reducción sustancial
(hasta el 60%) en los costes de gestión de pedidos.
COMPRAS
LOGÍSTICA
EDI
GESTIÓN
COMERCIAL
COMERCIAL
DISTRIBUC.
ARCHIVO Y GESTIÓN
DE DATOS
TRANFERENCIA DE FICHEROS
Hoy las TIC permiten, de una manera sencilla y económica, poder enviar en una
red, ya sea local o extendida, toda la información posible de productos y
servicios (datos, audio e imagen), de tal manera que podemos entregar una
especificación completa de aquello que queremos notificar o promocionar.
Ésta es una de las grandes facilidades de transacción de documentación entre los
diferentes departamentos de una empresa, de tal manera que es posible el envío
de planos y especificaciones (por ejemplo desde Desarrollo a los departamentos
de Fabricación), ya sea para un análisis de las mismas, ya sea para incluir
directamente en los procesos de fábrica. Esta misma ventaja se puede utilizar
para hacer llegar información tanto a clientes como a proveedores.
El grado de rapidez que se alcanza en el intercambio de información llega a
alterar la forma de ejecutar los procesos. Así, por ejemplo, la edición de nuevas
especificaciones de un determinado producto o proceso puede llevarse a cabo
simultáneamente al planteamiento de las necesidades, ya sea por Comercial,
Desarrollo o Fábrica, pudiendo disponer de las nuevas especificaciones en un
tiempo realmente corto.
COMUNICACIÓN INTERNA
La disponibilidad de una red de comunicación en la empresa permite de una
manera fácil, rápida y económica realizar notificaciones a nivel individual y de
grupo, evitando tareas de reparto de correo con el retraso que ello implica, así
como las inherentes situaciones de “no recibido” que casi siempre suponen
retrasos en actividades y decisiones que en determinadas ocasiones pueden ser
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
21 _______________
_______________
importantes. Hoy día existen múltiples aplicaciones de correo electrónico interno
de sencillo manejo y coste reducido.
COMUNICACIÓN
DISTRIBUCIÓN
EXTERNA:
NUEVOS
CANALES
DE
Al igual que en el apartado anterior, las TIC facilitan poder realizar
comunicaciones con el exterior (Administración Pública, proveedores, clientes,
etc.) pudiendo inclusive realizar, por ejemplo a nivel comercial, un reparto
globalizado de información de las novedades que queremos que conozcan
nuestros actuales y también potenciales clientes. Ésta, indudablemente, es una
de las facilidades aportadas por Internet.
Este tipo de comunicación nos permite ofrecer, de una manera sencilla, no sólo
productos y servicios, sino también soluciones globales a los problemas de
nuestro sector de actuación, con lo que pasamos del negocio orientado al
producto, a un negocio orientado totalmente al cliente, facilitando una mayor
fidelización de dichos clientes.
22
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
5
LAS TIC COMO
NUEVAS
OPORTUNIDADES DE
NEGOCIO
En este apartado vamos a revisar las posibilidades que en la actualidad pueden
aportar las TIC en el entorno empresarial como consecuencia de la aplicación de
los nuevos desarrollos, tanto en telecomunicaciones con las altas velocidades de
transmisión de datos (ATM, ADSL, Fibra óptica), como en la informática con la
evolución en los sistemas de almacenamiento de datos en los equipos
informáticos (CD-ROM, DVD-ROM) que permiten el memorizar una gran cantidad
de datos, tanto en capacidad como en densidad, en un fichero con una gran
definición y fiabilidad, junto con la capacidad de reproducción de esos mismos
datos.
Hay que mencionar el entorno Multimedia, puesto de moda en el ámbito de las
TIC, y que trata de sistemas capaces de manejar cualquier tipo de información
(datos, sonido, imagen, etc.), y que exige una tecnología que pueda codificar,
almacenar y posteriormente reproducir los entornos de información
mencionados. Hoy esta tecnología está disponible en mercado, y además con un
precio realmente asequible que puede realizar las tareas de comunicación más
avanzadas.
Así pues esta integración tecnológica de las telecomunicaciones y de la
informática, tal como anunciábamos desde el principio, hoy día aporta nuevas
facilidades de negocio a través de un sistema debidamente dimensionado para
las necesidades de la empresa, contemplando además las posibilidades de un
futuro más o menos inmediato.
EMPRESA DESCENTRALIZADA (GROUPWARE)
La implantación de una correcta y adecuada interconexión de los diferentes
puestos y centros de trabajo mediante las facilidades de las redes locales y
extendidas, así como el modelo cliente – servidor (informática distribuida),
nos permite trabajos conjuntos (reuniones virtuales) en la que se pueden estar
interviniendo varias personas desde su propio puesto de trabajo, compartiendo
sus respectivos datos y mejorando, una vez más, la ejecución de los procesos.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
23 _______________
_______________
Dentro de esta aplicación, la más conocida es la teleconferencia, en donde
cada asistente o grupo de asistentes de un puesto determinado puede visualizar,
tanto a los asistentes de otro o varios puestos de trabajo, así como a los
documentos, productos o herramientas que puedan utilizarse dentro de la
reunión. Son evidentes las ventajas de esta facilidad en cuanto a ahorro de
tiempos y costes de los desplazamientos, así como de la posibilidad de
establecer una reunión de forma más o menos inmediata, no esperando a un
plazo de días para su concertación en un lugar determinado (donde han de
coincidir todos los participantes).
Otra de las facilidades que nos permiten las TIC es poder poner en común
(trabajo en grupo), para un equipo determinado de personas encargadas de la
realización conjunta de una actividad determinada, la documentación elaborada
por cada uno de ellos, de tal manera que cada uno pueda ver cómo va
evolucionando el proyecto, así como las interacciones de las actividades de sus
compañeros pueden afectar a su propia actividad, dando la oportunidad de
realizar las recomendaciones necesarias al respecto.
Las facilidades anteriores son totalmente aplicables, por ejemplo,
en la
realización de una oferta en donde han de intervenir diferentes departamentos,
pudiendo estar unos alejados de otros, de tal manera que la información de cada
uno de ellos esté disponible a los demás, en especial al área de Comercial
responsable de la oferta, pudiendo tomar decisiones casi en tiempo real de las
modificaciones de la propia oferta.
Los contactos de los diferentes puestos pueden ser de diferentes formas en
función de la necesidad, bien a través de una simple llamada telefónica, bien
trabajando
sobre
un
mismo
documento
en
pantalla
conversando
telefónicamente, bien mediante contacto visual de ambas personas a través de
la transmisión de imagen.
EMPRESA VIRTUAL (OUTSOURCING)
En relación con la cita situada al comienzo del documento, las TIC permiten a
cualquier empresa acometer cualquier tipo de tarea que redunde en un
beneficio. Hoy es conocido el cómo muchas empresas, en especial las de gran
tamaño, están subcontratando las tareas menos rentables por su estructura y
especialización, de tal manera que el producto o servicio que ofrecen a sus
clientes sigue siendo el de su propio catálogo, si bien en él intervienen otras
empresas que producen o realizan parte, e incluso puede ser todo, del producto
o servicio vendido.
Actualmente las TIC ofrecen la posibilidad de que un reducido núcleo central con
la debida experiencia y solvencia, pueda acometer proyectos de gran tamaño
mediante la diversificación de tareas a otras empresas especializadas, y no
solamente por el hecho de poder acceder a ellas mediante correo electrónico con
una comunicación continua, sino que con una adecuada interconexión mutua
podemos intercambiar, por una parte las especificaciones que deseamos, y por
otra, obtener datos de avance de cada uno de los proyectos integrados en el
proyecto general, de tal manera que podemos intervenir en la toma de
decisiones de las empresas subcontratadas, si así fuera necesario.
24
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
A este fenómeno, que en su caso extremo utópico podría hablarse de una sola
persona en la gestión de los proyectos, se le ha dado en llamar la empresa
virtual, tanto en cuanto la realización de los productos y servicios estarían
realizados por otras empresas coordinadas por una que casi fuera inexistente (en
el sentido de no llegar incluso a contar con instalaciones).
TELETRABAJO (SOHO)
La Info-comunicación, como en algunos entornos se conoce a lo que nosotros
estamos denominando a la implantación de las TIC, está permitiendo la creación
de una gran número de las llamadas “Oficina en Casa” (SOHO: Small Office
Home Office), así como autónomos que a través de un PC conectado a Internet y
con las necesarias aplicaciones software, realizan diversas tareas para otras
empresas como clientes suyos en sus propio locales, en su gran mayoría en su
propia casa, sin necesidad de desplazamientos diarios, sino a través de la
transacción de la documentación necesaria.
El teletrabajo permite aplicar una flexibilidad de horario que redunda
directamente en la productividad y ésta orientada en la consecución de
objetivos. En cuanto a la empresa subcontratista redunda en el dimensionado de
la propia plantilla que se refleja de una manera directa en los costes. Y uno de
los beneficios secundarios e indirectos para ambos y que cada vez toma mayor
relevancia, es la evitación de la contaminación ambiental mediante la reducción
del número de trayectos al puesto de trabajo.
NEGOCIO ELECTRÓNICO (E-BUSINESS)
Si bien el concepto de negocio abarca múltiples acepciones dentro del entorno
empresarial, y pudiéramos decir que todo lo ya mencionado a lo largo de este
documento entraría dentro de dicho concepto, la denominación de negocio
electrónico está más orientado, como consecuencia de las últimas facilidades
aportadas por las comunicaciones y la informática, a las gestiones de carácter
comercial y de marketing que facilitan dichas tecnologías, y en especial a través
de la utilización de la red Internet que ha puesto de moda estos términos.
Ya el EDI, término genérico del intercambio electrónico de datos, y mencionado
como una de las facilidades aportadas por las TIC, estaría plenamente integrado
en este apartado, si bien, tanto en cuanto es una realidad que nos viene
heredada de una informática menos evolucionada, y que era utilizada por las
grandes compañías a través de una conexión específica para tal aplicación, se ha
considerado en el apartado anterior.
Entre las diferentes aplicaciones dentro del llamado negocio electrónico, nos
referiremos a las más significativas, si bien las facilidades aportadas por las TIC
en el momento actual, pueden proporcionar otras utilidades adicionales.
PUBLICIDAD DE AMPLIO ESPECTRO (WORLD WIDE WEB)
Como cualquier negocio tradicional, dentro del negocio electrónico lo primero es
darse a conocer. Para ello la herramienta primordial es lo que viene en llamarse
la página WEB dentro del entorno WWW, que nos puede poner en contacto con
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
25 _______________
_______________
clientes potenciales a través de todo el mundo, tanto en cuanto Internet es una
red utilizada por millones de usuarios de todos los países.
Podemos destacar las ventajas más significativas de este aplicación, que entre
otras, son:
•
La interactividad nos da la capacidad de recibir directamente la respuesta
del cliente al mensaje publicitario.
•
El recurso a utilizar “no es escaso”, no hay que repartirse el tiempo o el
espacio en pantalla.
•
El acceso a los clientes es económico.
•
Permite personalización de la publicidad según tipo de cliente y tratarlos
como tomadores de decisiones inteligentes.
•
Disponibilidad de 24 horas de publicidad operativa.
•
El cliente se siente realmente libre en la prospección de la publicidad. Lo
hace él mismo.
•
Los tiempos de acceso al mercado son casi inmediatos.
•
Se puede analizar la respuesta de aceptación de la publicidad en función
de los accesos.
•
La información se convierte en un producto por sí mismo.
Dada esta repercusión, un adecuado diseño de la página WEB es una
herramienta de publicidad de primer orden, tanto en cuanto en ella podemos
aportar información de empresa, soluciones globales, servicios, productos, etc.,
pero teniendo en cuenta que a través de la propia información aportada estamos
aportando imagen. De ahí que la sencillez, claridad y calidad de la página WEB
sean características esenciales. Por ello se hace conveniente:
26
•
No basta con poner un catálogo on line, de ellos hay cientos.
•
Los usuarios valoran la estética, la velocidad de acceso y la facilidad de
búsqueda de la información. Los cibernautas, además, aprecian elementos
que aporten un valor añadido: motores de búsqueda, objetos multimedia,
etc.
•
Hay que diferenciarse sin perder de vista las velocidades de acceso.
•
Gestionar rápidamente las expectativas
necesidades como sugerencias.
•
Incitar a una primera conexión a través de anuncios en los medios de
comunicación, en servidores Internet de anuncios publicitarios y los
buscadores de los diferentes operadores.
del
cliente,
tanto
en
sus
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
COMERCIO ELECTRÓNICO (E-COMMERCE)
Si bien todos los aspectos del negocio electrónico son importantes, dentro de
dicho concepto el más destacado es el llamado comercio electrónico, también
conocido como la tienda electrónica, tanto en cuanto es el que de una manera
directa hace realidad el beneficio directamente contable, por ello es uno de los
aspectos más interesantes a corto y medio plazo para las empresas.
Esta es la actividad que nos va a permitir transacciones económicas de los
diversos productos puestos en venta directa para nuestros clientes a través de la
red de comunicaciones, siendo Internet la más utilizada, a través de la propia
página WEB ya mencionada en el apartado anterior.
Los atractivos que ofrece Internet en el ámbito del comercio electrónico son
múltiples:
Para los clientes:
•
Una oferta permanente de productos y servicios (24 horas).
•
Acceso a formularios que permiten dinamizar la búsqueda.
•
Información de detalle para facilitar la decisión de comprar.
•
Internacionalización y continuo crecimiento de la oferta de productos.
•
Coste mínimo de acceso a un gran mercado, que suele incluir descuentos
y promociones.
Para las empresas:
•
Bajo coste de entrada y operación del servicio.
•
Abierto 24 horas, todos los días del año, en el mundo entero.
•
Posibilidad de actualización de ofertas de forma inmediata.
•
Acceso
a
un
número
de
clientes
prácticamente
independientemente del tamaño de la empresa.
•
Bajo de nivel de riesgo.
•
Permanencia de la estructura de Internet como apuesta general de
comunicación.
ilimitado
SERVICIOS CONTINUOS (ON LINE)
Dentro del comercio electrónico, con esta expresión nos estamos refiriendo a
aquellas facilidades que permiten obtener, de una manera sencilla y eficaz, unos
servicios en tiempo real (on line), bien sea mediante una simple llamada
telefónica, bien a través de un PC.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
27 _______________
_______________
Entre los casos más conocidos en este tipo de aplicación pueden mencionarse la
reserva de billetes (viajes, hoteles, espectáculos, etc.), pero también pueden
englobarse dentro de este concepto la adquisición de otro tipo de productos a
través de la venta interactiva, tanto en cuanto la red Internet está operativa de
una forma continua (libros, música, fotografías,...).
INTERNET/INTRANET
APLICACIONES
PARA INTERNET
28
SERVIDORES
WEB
PÁGINAS WEB
INTRANET
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
6
IMPLEMENTACIÓN DE
LAS TIC EN LA
EMPRESA
A continuación vamos a exponer una serie de consideraciones generales que hay
que tener en cuenta a la hora de la implantación de un Sistema de
Infocomunicaciones en la empresa. Pues si bien, comparadas las ventajas que
aportan las TIC a la gestión respecto de su valoración económica, se obtiene una
relación realmente ventajosa, la evolución tecnológica, tanto de equipos como de
aplicaciones, hace necesario tener en cuenta determinadas cuestiones que
pueden incidir en su aplicación a corto y medio plazo.
PLANIFICACIÓN Y DIMENSIONADO DEL SISTEMA
Tanto en lo referente a las aplicaciones de telecomunicaciones como a los
equipos y aplicaciones informáticas, es necesario realizar una planificación y
dimensionado en relación con la capacidad y las necesidades reales, de tal
manera que la relación prestaciones / costes sea la más rentable posible. Los
factores a tener en cuenta son:
1. Tipos de aplicaciones y sus posibles usuarios
Como primera medida es definir las necesidades de cada uno de los
puestos de trabajo contemplando, no sólo la realidad presente, sino
también planificando las posibles necesidades futuras que de acuerdo con
los planes de la empresa puedan aparecer.
2. Necesidad de interconexión de los diferentes puestos
Este análisis nos va indicar las necesidades de establecer las redes
adecuadas de interconexión. Incluye el análisis del tipo de información
intercambiar (datos, imágenes, videos, etc.) que ha de incidir
necesariamente en el tipo de medio de interconexión, así como los
equipos informáticos de control y gestión de las transmisiones (“routers”,
servidores, etc.).
3. Frecuencia y facilidades de acceso a la red
Uno de los elementos importantes en el dimensionado del sistema son los
tiempos de acceso a las diferentes facilidades a las que queramos
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
29 _______________
_______________
acceder, que va a incidir de una manera directa al tipo de red de
comunicación.
4. Velocidad de transmisión
Hay que destacar que este punto, que a su vez queda condicionado por la
densidad de datos a transmitir, influye de una manera importante en la
elección del tipo de red de telecomunicaciones a utilizar, así como de la
capacidad de los diferentes equipos informáticos a instalar.
5. Aplicaciones globales de negocio a implantar a corto o medio plazo
Es importante tener en cuenta este tipo de aplicaciones a hora de
dimensionar todo el sistema, tanto en cuanto nos va a permitir tener un
equipamiento suficiente con vistas a la integración de nuevas facilidades,
de tal manera que la misma no nos obligue a hacer nuevas inversiones,
dejándonos obsoletos equipos en funcionamiento. El coste no es lo más
significativo.
Para este tipo de valoraciones, dado que
las variables aportadas por el mercado en
lo referente a telecomunicaciones y en
aplicaciones
informáticas,
se
hace
necesario
disponer
de
personal
cualificado en el área de las Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones.
Esta disponibilidad puede venir dada por
personal propio (contratación interna), o
por personal exterior (subcontratación)
en función de la rentabilidad de las
actividades
a
realizar,
planificación,
instalación y mantenimiento, y la capacidad
propia del negocio. Una elección de
solución errónea puede dar lugar a una
gran cantidad de problemas y gastos
adicionales, entre las que cabría destacar:
30
•
Ineficiencia en el trabajo. Como consecuencia de los continuos
problemas de comunicación en especial tiempos de espera.
•
Degradación de la Calidad ofrecida. La posible diferenciación respecto
de la competencia que puede aportarse con la incorporación de las TIC,
puede quedar en un simple intento.
•
Costes ocultos. Consecuencia
repeticiones innecesarias.
•
Obsolescencia. Por falta de una adecuada planificación de las
necesidades actuales y futuras con un conocimiento de la situación y
evolución del mercado.
del
mal
servicio
y
necesidad
de
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La privacidad de las comunicaciones es de vital importancia en muchos casos.
Dada la interdependencia de la informática y las telecomunicaciones, siendo
estas últimas elementos de acceso público, la seguridad, según a qué niveles,
puede ser causa de una problemática compleja, si bien existen en la actualidad
elementos suficientes para cubrir dichas necesidades.
Desde el punto de vista de la información, a nivel de seguridad, puede dividirse
en dos categorías:
•
Información sensible: Aquella que puede causar pérdida en la
Organización, si personas ajenas a la misma acceden a ella, ya sea en
simple modo lectura, o inclusive su posible modificación.
•
Información crítica: Aquella que puede causar una pérdida o serio
trastorno a la Organización si dicha información no está disponible para la
persona que tiene derecho a usarla en el momento que lo necesita.
Desde el punto de vista de negocio, se hace necesaria la evaluación de los
riesgos que pudieran darse en el momento en que la información pueda filtrarse
al exterior. Estos riesgos, a nivel de empresa pueden estar incluidos dentro del
siguiente decálogo:
1.
Interrupción del negocio
2.
Desventaja competitiva
3.
Decisiones erróneas de la Dirección
4.
Información histórica errónea
5.
Impacto negativo de los ingresos
6.
Costes excesivos
7.
Fraude y malversación de fondos
8.
Pérdida y destrucción de archivos
9.
Contabilidad incorrecta
10.
Sanciones por incumplimiento de la legislación vigente
De acuerdo con los criterios anteriores, a la hora de la implantación de un
Sistema de Infocomunicaciones en la empresa conviene establecer un Plan de
Seguridad, teniendo en cuenta las variables de Disponibilidad, Confidencialidad e
Integridad (D, C, I) de la información, siempre dentro de las necesidades reales.
Los posibles niveles necesarios son:
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
31 _______________
_______________
1. Disponibilidad:
•
Clase urgente: Obligatoriedad de estar disponible en todo momento.
Necesidad de seguridad de acceso de primer nivel.
•
Clase importante: Admite cierto retraso en su disponibilidad.
Requiere un segundo nivel de seguridad.
•
Clase necesaria: No impacta de forma importante pero es necesaria
su recuperación.
•
Clase no crítica: No requiere redundancia ni acceso a zona segura.
2. Confidencialidad:
•
Clase secreta: De acceso restringido de carácter eminentemente
estratégico. Máxima seguridad de acceso.
•
Clase confidencial: Puede dañar la marcha de Organización. Estricto
control de acceso.
•
Clase no confidencial: Puede acceder cualquier persona de la
Organización bajo secreto Profesional. Control de acceso externo de la
red.
•
Clase pública: Puede ser conocida por el exterior. No existe control
de acceso.
3. Integridad:
•
Clase especial: Necesidad de que sea la última, autorizada y
correcta. Revisión y autorización periódica repetitiva.
•
Clase normal: No afectaría a la Organización de no ser la correcta.
Revisión y autorización esporádica según necesidad.
•
Clase básica: Información de solo lectura sin incidencia en la marcha
del negocio. No necesita revisión ni autorización.
De acuerdo con todos estos términos y niveles, respecto de la documentación
almacenada y accesible en red, si así se han definido según las necesidades
reales de la empresa, pueden establecerse los niveles de protección y
mecanismos de disponibilidad que se consideren necesarios, ya sea de
redundancia, ya sea de acceso, ya de cifrado si fuera necesario.
CALIDAD DE LA RED
Una adecuada planificación y dimensionado de la Red que nos dé como resultado
una mínima tasa de errores, alta disponibilidad, rápidas recuperaciones en
posibles caídas, etc., así como la utilización de equipos y aplicaciones
informáticas que respondan a las necesidades reales de la empresa, inclusive, si
fuera necesario, con las debidas redundancias de líneas y equipos, han de incidir
32
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
necesariamente en la calidad de manejo de la misma, así como de la calidad de
la información, tanto a nivel interno como externo, haciendo su utilización fácil y
agradable, de tal manera que la imagen del sistema, y por ende de la empresa
sea de un alto nivel, que incluso pueda invitar a su utilización y aprovechamiento
en todas sus facilidades, con lo que ello supone en cuanto a mejora de la
productividad y rentabilidad.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
33 _______________
_______________
7
ACLARANDO
EQUÍVOCOS Y
QUITANDO MIEDOS
El uso de la Tecnologías de la Comunicación por parte de las PYME’s viene
lastrado por una serie de equívocos y miedos referentes principalmente a dos
aspectos:
•
La seguridad en Internet
•
Implantación y Mantenimiento de un Sistema Informático
SEGURIDAD EN INTERNET
Algunos de los riesgos que los usuarios tienen más en cuenta a la hora de utilizar
Internet son los ataques a la confidencialidad, autenticidad e integridad de la
transferencia de información, incluido el correo electrónico.
Otro tipo de inseguridad viene fomentado por una serie de noticias, si no
frecuentes sí muy destacadas en la prensa, referentes a la captación de números
de tarjetas bancarias que usuarios sin escrúpulos (delincuentes) utilizan como si
fueran ellos los poseedores de dichas tarjetas. Curiosamente, las estadísticas
demuestran que este delito es más frecuente en la vida normal ajena a Internet.
Hoy día resulta sencillo hacer frente a estos ataques mediante los
protocolos de comunicaciones basados en procedimientos criptográficos.
Existen sistemas que permiten realizar pagos a través de Internet de forma
anónima y tan segura como con los procedimientos tradicionales. Tales sistemas
se denominan "dinero o monedero electrónico" (digital cash / electronic wallet).
Los requisitos para que un sistema electrónico de transacciones comerciales sea
seguro son:
34
•
Confidencialidad: El cifrado de los datos contenidos en las transacciones
comerciales electrónicas permite que sólo sean accesibles a las partes que
intervienen.
•
Autenticidad: La firma digital y la certificación autentifican tanto al
titular del medio de pago, como al proveedor. La certificación por parte de
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
un tercero (notario electrónico) garantiza la identidad de las partes que
intervienen en la transacción.
•
Integridad: La firma digital también asegura que el contenido de las
transacciones no pueda ser alterado por terceros, sin ser descubiertos.
MECANISMOS DE SEGURIDAD
Los más importantes son los siguientes:
•
Protocolos de Seguridad
Los protocolos de encriptación más en uso por los servidores seguros
son:
•
Protocolo SSL (Secure Sockets Layer)
•
Protocolo S-HTTP (A nivel de aplicación)
Ambos protocolos permiten tanto el cifrado como la autentificación digital.
Si su navegador WEB está conectado a un servidor con capacidades SSL,
el servidor establecerá su identidad expidiendo una copia de su clave
pública encuadrada en un certificado.
•
IP VPN
Una Red Privada Virtual (VPN) permite obtener las ventajas que aporta
una Red de Área Amplia (WAN), transmitiendo información entre
diferentes lugares.
En el servicio IP VPN los datos llegan a “circular” encriptados a través de
la red global de Internet del proveedor, beneficiándose de un coste mucho
menor y un servicio más escalable que las tradicionales WAN.
SISTEMAS INFORMÁTICOS
IMPLANTACIÓN
Cuando en la empresa se realiza una inversión en equipos y aplicaciones
informáticas surgen una serie de dudas que normalmente no se tienen cuando se
invierte en otra clase de activos. Estas dudas son aún frecuentes en pequeñas
empresas, y actúan de freno en la automatización y modernización de las
mismas, lo cual necesariamente va a condicionar el futuro de su negocio.
De todos es conocido que la tecnología avanza a gran velocidad y los programas
cada vez necesitan más memoria, por tanto la elección de la plataforma
informática es el primer reto que se ha de vencer.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
35 _______________
_______________
Es fundamental a la hora de implementar un Sistema Informático que se haga
de una forma racional, atendiendo a las necesidades específicas y evitando
soluciones generales. La solución válida para la empresa vecina, no
necesariamente ha de ser la más adecuada en el caso de nuestra empresa.
Actualmente y según datos del INE, el 55% de las PYME’s en España utilizan
redes de área local para el intercambio de información entre sus ordenadores.
Éste es un hecho de gran importancia ya que alrededor de esta red se puede ir
construyendo toda la infraestructura informática de la empresa de una forma
distribuida y con posibilidad de crecimiento paulatino de acuerdo con las
necesidades reales.
La introducción de un Sistema Informático requerirá, por tanto, en primer lugar
de una fase de Diseño, seguida por una Actualización periódica, de acuerdo en
cada momento con la necesidad real (que va evolucionando) y las posibilidades
tecnológicas que ofrece el mercado.
Además de la determinación del hardware necesario, también hay que dotarse
de las aplicaciones informáticas requeridas en la gestión y funcionamiento de la
empresa (software). De alguna forma ambas partes van ligadas ya que las
prestaciones de hardware han de adecuarse a los requisitos del software a usar.
En la elección de las aplicaciones software la decisión más trascendente se
refiere a si adquirir programas comerciales o realizados a la medida de la propia
empresa. Cada opción tiene sus ventajas e inconvenientes, y se requiere
acometer un proceso de selección en el que se distinguen las siguientes fases:
1.
Determinar los requisitos y prestaciones buscados. Evaluar también
las posibilidades de inversión.
2.
Determinar la oferta del mercado, tanto en aplicaciones
estandarizadas y cerradas (sin opción a cambios) como en
adecuaciones o productos a la medida.
3.
Analizar las alternativas, sus ventajas e inconvenientes, tanto a corto
plazo como a medio plazo, y elegir la mejor solución.
Esta tarea no es trivial por lo cual debe ser realizada por profesionales con la
preparación informática adecuada (consultoría).
Para PYME’s pequeñas en personal o volumen de negocio, la opción lógica es
apoyarse en los servicios de empresas especializadas en asesoramiento
informático, siempre más económico que incorporar técnicos informáticos. Es lo
que se conoce como Outsourcing.
AMORTIZACIÓN
El empresario debe concienciarse de los tiempos cortos de amortización de los
equipos informáticos (hardware).
Se deben actualizar a tiempo, pues con ello se aumenta el rendimiento de los
empleados y de la empresa en general.
36
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
MANTENIMIENTO
En general debemos decir lo mismo que para la implantación, se necesita
personal cualificado y nos lo pueden proporcionar empresas especializadas.
Respecto a las aplicaciones software, deben poder ser fácilmente mantenidas y
tener la facilidad de que se le puedan añadir nuevos requisitos del cliente. Hay
que tener precaución con los contratos de mantenimiento, y clarificar qué cubren
y qué no cubren.
En el software a medida, el que los códigos fuente estén a disposición del cliente
constituye un factor de seguridad muy importante ante el futuro de la aplicación.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
37 _______________
_______________
8
BUENAS PRÁCTICAS
EN LAS EMPRESAS
En este capítulo se pretende recoger una serie de ideas o “buenas prácticas”,
algunas de ellas muy sencillas, que pueden ser de utilidad para las mejoras de
las empresas. Aunque algunas están ya muy difundidas, aún se detectan
empresas, normalmente las más pequeñas, donde no se emplean.
Esta relación no es más que una muestra. Seguramente habrá otras buenas
prácticas aquí no incluidas. Otras, ya se han presentado en este documento.
Además, el capítulo siguiente recoge en más detalle cinco ejercicios prácticos de
automatización a partir de las comunicaciones y la informática que también son
prácticas de gran utilidad.
La siguiente lista de buenas prácticas o recomendaciones se ha procurado
ordenar, aunque hay algunas que encajan en más de un grupo de los
considerados, e incluso en todos, sin embargo no se ha querido repetirlas.
EQUIPAMIENTO O HARDWARE
38
•
Las soluciones buenas en otras empresas no tienen por qué serlo en la
suya, o en cualquier caso no las mejores.
•
Lo más caro no tiene porque ser lo mejor. Tampoco los productos de
precio más bajo, resultan al final los más baratos.
•
Existen “herramientas” financieras como el renting que ayudan a las
empresas en la adquisición de equipamiento informático o de
comunicaciones.
•
Si no dispone de los conocimientos suficientes, busque el asesoramiento
de expertos de confianza.
•
Tenga presente que el hardware informático hay que amortizarlo a corto
plazo. Adecue sus inversiones en línea con ello.
•
Otro tipo de equipamiento, por ejemplo en comunicaciones, no requiere
ser reemplazado en periodos cortos. Para su adquisición, prevea también
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
sus necesidades futuras y su posible crecimiento. No por ajustar su
inversión, tenga que cambiar de equipamiento con brevedad.
APLICACIONES INFORMÁTICAS
•
No use software sin licencia. Además de ser un delito, muchos problemas
de funcionamiento en las redes de datos de muchas empresas son
consecuencia de instalación de aplicaciones a partir de copias “pirata”.
•
Dote a la infraestructura informática de su empresa de un buen programa
de antivirus. Manténgalo además actualizado. ¡Es preferible prevenir que
curar!. Incluya además otros elementos de seguridad que pueda
necesitar. Déjese asesorar por un experto.
•
Realice copias de seguridad de la información en su sistema informático.
Evitará riesgos de pérdidas de datos.
•
Antes de adquirir cualquier aplicación para su negocio, analice lo que
necesita y evalúe las alternativas. Muchas veces, como ya se ha dicho con
anterioridad, podrá optar entre soluciones estandarizadas o comerciales y
aplicaciones adaptadas a sus necesidades concretas.
•
Aunque a priori una aplicación comercial es más barata que otra realizada
a la medida, no siempre es así. Considere también el coste de los
mantenimientos, la formación, las licencias, la adecuación de sus
procedimientos y organización a una aplicación diferente a la forma de
hacer en su empresa hasta la fecha,...
•
A la hora de adquirir una aplicación informática, no ha de olvidarse que ha
de ser fácil de aprender. Y ello depende tanto de la aplicación como de la
capacidad y formación del personal propio que ha de usarla.
•
Aunque técnicamente y en sus prestaciones hay aplicaciones mejores y
peores, desde el punto de vista de la empresa, es preferible una
aplicación regular que se use a una muy buena que no se utilice.
•
Si sus necesidades de mantenimiento y asesoramiento en informática y
comunicaciones no son tales como para que incluyan en su organización
personal con este perfil, limítese a contratar dichas funciones de soporte
(outsourcing).
•
Cuando adquiera una aplicación informática donde es posible adquirir un
servicio de mantenimiento, asegure antes en qué consiste y si responde a
sus necesidades. Muchas veces dichos contratos no dan derecho a pedir lo
que uno necesita sino a recibir lo que el proveedor decide,
independientemente de cuales sean sus necesidades concretas.
•
Existen sencillas aplicaciones informáticas que facilitan el trabajo cotidiano
de su organización. Un posible ejemplo son aplicaciones para el envío de
faxes directamente desde un ordenador.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
39 _______________
_______________
SERVICIO DE COMUNICACIONES
•
La gran competencia entre diversidad de operadores de comunicaciones
ha de ser rentabilizada por las empresas.
•
Sin embargo, hay que saber evaluar las ventajas que cada uno ofrece y
contrastarlas con nuestras necesidades. De nuevo puede ser interesante
el asesoramiento de expertos.
•
Además existen equipos, por ejemplo centralitas telefónicas, que permiten
ser programadas para rentabilizar las ofertas de los operadores.
INTERNET
40
•
¡Pierda el miedo a Internet!. Es más seguro de lo que se piensa y muchas
de las noticias negativas que circulan son resultado de campañas
malintencionadas o de informadores que por desconocer de lo que hablan
tergiversan la verdad exagerándola. Un dato, es más fácil que le roben
con tarjeta de crédito en su uso habitual fuera de Internet que en
Internet.
•
Tenga presente que Internet no es una posibilidad sino una realidad que
está transformando el mundo y la vida. Igual en otra época lo pudo hacer
la imprenta o el teléfono. Analice seriamente si es conveniente seguir
ignorándolo. ¡Anímese a conocerlo, le sorprenderá gratamente!.
•
Procure, sin más, informarse adecuadamente y tomar las medidas
preventivas necesarias. Igual que hace en su vida normal. También le
pueden robar en su empresa, en su casa, en la calle,... y a pesar de ello
hace una vida normal con una serie de precauciones mínimas. Igual es en
Internet,... pero con niveles de seguridad mayores.
•
Promueva en su empresa el uso generalizado del correo electrónico, es
más rápido, mayor calidad, mayores prestaciones y más barato.
•
Huya de la generación de páginas web sin un análisis previo. El sitio en
Internet de su empresa representa su “tarjeta de presentación” en la red,
y ofrece una imagen de su compañía que presumiblemente se desea sea
lo mejor posible. Cuidado con los diseños inadecuados, los contenidos sin
actualizar, los fallos en los accesos a las páginas o imágenes,... Un
ejemplo más de cómo lo barato a veces se vuelve caro.
•
De poco sirve un sitio en Internet si luego no pasa la gente por él. Más
importante que la realización de la web es asegurar el paso de
“internautas”. ¿Se imagina un anuncio publicitario de sus productos o
incluso su misma empresa en medio del desierto del Sahara?.
Desarrollar una web corporativa es algo más que un diseño.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
9
EJERCICIOS
PRÁCTICOS DEL USO
DE LAS TIC EN
PYMES DE LA
COMUNIDAD DE
MADRID
Como consecuencia del análisis realizado a las PYME’s de la Comunidad de
Madrid sobre el uso de las TIC y como resultado de las visitas realizadas por los
equipos consultores expertos a una muestra de las empresas interesadas en ello,
se han seleccionado y realizado varios proyectos diferentes para mostrar a los
empresarios de La Comunidad de Madrid las posibilidades de mejorar sus
procesos y procedimientos de trabajo, y aumentar su rentabilidad y
competitividad con el uso de estas tecnologías.
En este capítulo se pretende describir estos proyectos considerando que pueden
ser de utilidad para otras empresas con problemáticas similares o, sin más,
ilustrativos de las posibilidades reales que las TIC ofrecen a las empresas, y en
particular a las PYME’s, que son el objeto de este proyecto.
Estas descripciones se han estructurado de la forma siguiente:
•
Descripción de la Empresa: Facilitará la identificación de empresas
similares.
•
Problemática a resolver: Permitirá identificarse a otras empresas,
similares o no, que presenten también estos problemas.
•
Objetivo y Descripción del Proyecto: Mejoras que persigue el proyecto
y una breve descripción del mismo (en el presente documento
intencionadamente se ha procurado evitar conceptos técnicos, de ahí que
no nos hayamos extendido en la descripción de los proyectos).
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
41 _______________
_______________
42
•
Beneficios esperados: Ventajas que estas aplicaciones aportan en los
negocios de las empresas que las han implantado.
•
Posibilidades de Futuro: Se pretende incluir otras facilidades a incluir
en estas aplicaciones que pudiesen ser de utilidad e interés en otras
empresas, bien en el presente, bien en el futuro.
•
Equipamiento: Se han descrito las necesidades tanto hardware como
software. También se ha procurado orientar sobre las inversiones
necesarias en estos proyectos. Sin embargo es necesario indicar que no
es fácil cuantificar económicamente este tipo de proyectos, pues está
supeditado a multitud de variables: número de usuarios (condicionará
evidentemente el número de equipos hardware a comprar así como las
licencias software), aplicaciones comerciales o desarrolladas a la medida
de las necesidades de cada empresa, prestaciones que ofrezcan estas
aplicaciones, herramientas utilizadas en el desarrollo de dichas
aplicaciones,... Ejemplo de cómo estas variables pueden variar el precio
es que en el mercado es posible encontrar aplicaciones informáticas para
una gestión integral de la empresa que van desde menos de 6.000 € a
600.000 €. Es algo similar a lo que acontece en el mercado
automovilístico, donde hay una gran disparidad de precios entre un
utilitario pequeño y un automóvil de lujo (por ejemplo, Mercedes), por no
mencionar vehículos realizados a la medida (Rolls Royce), aunque al final
todos no dejan de ser cuatro ruedas y un motor.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA MEDIDA DE COSTES
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Este proyecto se ha realizado para una empresa que tiene como actividades
fundamentales, la consultoría de Comunicación, la Comunicación externa,
manejo de las situaciones de emergencia o crisis, Formación en técnicas de
oratoria, comunicación, realización de presentaciones, gestión de sesiones de
comunicaciones como pueden ser foros divulgativos, etc...
Se trata por tanto de una empresa cuyo negocio es la realización de proyectos
conforme le son requeridos y contratados por sus clientes. En el caso de esta
empresa se trata de asistencia y consultoría en temas de información,
comunicaciones y relaciones de la empresa con su entorno y los medios de
comunicación. Pero cambiando los contenidos, presenta gran parecido en la
gestión de sus actividades (proyectos específicos a la medida de los clientes) con
otras empresas que también tengan como actividad realizar servicios o generar
productos “únicos” conforme los demanda cada cliente. Empresas con estas
características nos las podemos encontrar en todos los sectores: fabricación de
maquinaria a la medida, construcción, fabricación de mobiliario, multitud de
servicios (transporte, limpieza,…).
En este proyecto TIC se aborda una aplicación informática pensada para la
medición, registro y gestión de costes, y en concreto se enfoca a la adecuación
en la medida de los costes de ejecución de proyectos. Ni que decir tiene que la
necesidad presente en la empresa beneficiaria de este proyecto es muy posible
que también se dé en otras empresas. Y la solución desarrollada en este
proyecto es también con toda seguridad válida para cualquier empresa que
realice proyectos y tenga necesidad o quiera medir y controlar los costes y
rentabilidades de sus proyectos.
PROBLEMÁTICA A RESOLVER
Existe una problemática funcional, con su correspondiente problemática
operativa, que se manifiesta en la inexistencia de una medida y gestión
adecuada de los costes reales de los proyectos que realizan con los clientes.
No se realiza ningún tipo de Análisis de Costes. Ni, consecuentemente, se hace
un adecuado control de los mismos, que permita conocer en detalle la
rentabilidad de cada proyecto y facilite un criterio sólido para la fijación de
precios y preparación de los presupuestos.
Se deben medir y conocer en cada momento los costes de las empresas, de
manera sistemática, y es conveniente que esto se automatice lo más posible
para:
•
Ganar en agilidad.
•
Aumentar la fiabilidad de los datos.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
43 _______________
_______________
•
Facilitar su procesamiento para el análisis (porque la medición de los
costes no tiene mucho valor si no es un medio para obtener información
para el análisis y la toma de decisiones lo más acertadas posibles).
Operativamente, una aplicación informática podría simplificar y, en consecuencia
agilizar el cálculo de costes de los proyectos. Además al incrementar la
capacidad de procesamiento, se facilita la extracción en cualquier momento de
información complementaria de utilidad e incluso su presentación en forma
gráfica, lo que en ocasiones facilita obtener conclusiones.
OBJETIVO Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Con el presente proyecto se pretende desarrollar un sistema informático que
permita:
•
Medir los costes reales de los Proyectos de Consultoría de Comunicaciones
(a partir de la suma de los consumos realizados en los mismos: materiales,
mano de obra directa –M.O.D.–, subcontratación, otros gastos específicos
del Proyecto) y la carga de la parte proporcional de los Costes Indirectos.
Esta medición tiene lugar durante la ejecución de los Proyectos.
•
Evaluar los costes teóricos de los Proyectos a partir de las necesidades en
material, subcontratación, mano de obra directa y otros gastos estimados.
Este cálculo se efectúa antes de ejecutar el Proyecto. (En el caso de
empresas que como ésta ejecutan Proyectos para los clientes, este coste
teórico sirve para la realización de Ofertas o Presupuestos).
•
Comparar los Costes Teóricos y los Reales, tanto en su valor final como en
el de las partes en que se haya fraccionado, y la distribución de estos
costes.
COSTE
MATERIALES
OPERACIONES
ESTRUCTURA
ESTRUCTURA
(Gastos
Generales)
M. O. D.
M. O. D.
MATERIALES
MATERIALES
SUBCONTRATAC.
SU.CONTRATAC
OTROS GASTOS
OTROS GASTO
RECARGO DE
RECARGO DE
MATERIALES
MATERIALES
RECARGO DE
RECARGO
DE
M. O. D.
M. O. D.
MÁQUINAS
RECARGO DE
RECARGO DE
ESTRUCTURA
ESTRUCTURA
M..UINAS
Modelo Teórico de Costes considerado
44
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
La medición de los costes reales (directos e indirectos) de los proyectos durante
la realización de los mismos, permite:
•
Conocer los costes de la empresa y su distribución.
•
Detectar desviaciones de coste con suficiente antelación.
La aplicación informática para el cálculo y gestión de costes se ha estructurado
en cuatro partes:
•
Recargos de los Costes Indirectos (Materiales, M.O.D., Equipamiento y
General).
•
Estructura de los Proyectos a cuantificar sus costes.
•
Cálculo de los costes teóricos (también denominados como estándar).
•
Cálculo de los costes reales.
BENEFICIO ESPERADO
Los principales beneficios que se esperan conseguir a través de este Proyecto
son:
1. Mejorar la calidad de las estimaciones de costes de los proyectos:
Se evitarán proyectos con pérdidas o escasas ganancias e incluso poder
elaborar ofertas más competitivas (en la medida que se tengan
controlados los costes internos). Ha de notarse necesariamente en la
cuenta de resultados.
2. Controlar y reducir los costes internos (mejora de los procesos): la
medición de los costes (fijos y variables) aporta información para poder
trabajar internamente sobre los procesos (en este caso, principalmente
sobre el proceso de diseño) y adecuar su calidad y coste de forma que
resulten lo más competitivos posibles. Ello ha de contribuir a aumentar el
negocio de la empresa (y en consecuencia los beneficios).
3. Disponer de más información para analizar el coste de los
proyectos: la disposición de información minuciosa y detallada de los
costes de los proyectos y procesos, facilita la detección de desviaciones de
forma ágil con la ventaja que supone para la aplicación de acciones
correctivas que minimicen los riesgos.
POSIBILIDADES DE FUTURO
El presente proyecto no incluye la gestión de las incidencias de calidad
relacionadas con los proyectos, y sus actividades o tareas. Una posibilidad de
mejora futura o de ampliación de la aplicación informática actual podría ser la
inclusión de la gestión de la calidad de los proyectos. No resultaría de una
complejidad excesiva y permitiría incrementar las prestaciones del sistema.
Otra posible mejora y ampliación sería la introducción o vinculación con
herramientas que gestionan la planificación de los proyectos, es decir, el detallar
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
45 _______________
_______________
las actividades que cada proyecto comprende (esto ya existe en la aplicación
actual), la designación de responsables, la asignación de plazos de realización y
de hitos de revisión y validación. Tampoco se trataría de una ampliación
compleja y en consecuencia económicamente asequible.
Por último, el avance de la tecnología puede permitir en el futuro el intercambio
de información con los clientes (mediante el canal de Internet y haciendo uso de
una zona de acceso restringido –Extranet), mejorando la imagen, facilitando el
desarrollo de los proyectos y aumentando las ventas y la rentabilidad.
EQUIPAMIENTO
El equipamiento necesario es el siguiente:
46
•
Ordenadores conectados en red y con el correspondiente sistema
operativo.
•
Una aplicación informática para el Cálculo de Costes. Instalada la Base de
Datos en el Servidor de la red, podrá trabajarse con ella desde cualquier
terminal de la red. Existen aplicaciones informáticas comerciales de
Costes, las más de las veces integradas en sistemas globales de gestión
de las empresas o Sistemas ERP. Sin embargo, muchas veces, han sido
concebidas para grandes empresas lo que frecuentemente exige una
servidumbre excesiva que una PYME no se puede permitir. Además, han
de estar basadas en metodologías de cálculo de costes que se consideren
adecuadas. Otra alternativa, es el desarrollo de aplicaciones a la medida
(como el proyecto que nos ocupa). El inicial incremento de precio frente a
aplicaciones comerciales, muchas veces se compensa sobradamente si se
prescinde de pagos por licencias adicionales, contratos de mantenimiento
innecesarios o costes internos de adecuación de las organizaciones y sus
sistemáticas de trabajo a la nueva aplicación (una aplicación a la medida,
como su nombre indica, es la aplicación la que se adapta a las empresas).
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
SISTEMA INFORMÁTICO
PRODUCCIÓN
PARA
EL
CONTROL
DE
LA
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Este proyecto piloto a partir
empresa ubicada en la capital
Podemos decir que se trata
prestigio en el campo de las
eléctricas.
de las TIC se ha realizado para una pequeña
madrileña dedicada a la reparación de motores.
de un taller electromecánico, con reconocido
reparaciones electromecánicas de las máquinas
Sin embargo el control de la producción en el sentido de conocer la cantidad de
recursos que se dedican a la misma (a cada proyecto productivo en el caso de la
empresa que nos ocupa o de cualquier otra que trabaje o produzca por
proyectos; a cada orden de fabricación en negocios de fabricación en serie) y el
coste que representan para la empresa, es una necesidad bastante elemental
para cualquier empresa, lo que hace de este proyecto piloto de gran interés para
cualquier PYME madrileña.
PROBLEMÁTICA A RESOLVER
La empresa dispone de un Sistema de Gestión de la Calidad certificado según la
norma internacional ISO 9001 (2000), por tanto tiene perfectamente definidos
sus procesos claves y procedimientos. Sin embargo, no hay un control preciso de
las actividades de producción (reparaciones), ni se imputan los costes
adecuadamente, especialmente los de mano de obra, por tanto no se puede
realizar una analítica de costes y de la rentabilidad productiva (de cada
reparación de motor contratada). La ausencia de una medición de los costes
reales, no permite disponer información fiable con la que evaluar si el
procedimiento de cuantificación de los presupuestos es adecuado.
Por ello se decidió automatizar la definición (presupuestos) y seguimiento de
reparaciones (producción) y la gestión de recursos (operarios y máquinas)
asignados a las mismas, así como los movimientos y el control de existencias.
OBJETIVO Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
La meta del sistema informático desarrollado es facilitar el control de las
reparaciones (producción), desde que se reciben las peticiones del cliente, hasta
que se entregan los motores reparados al mismo. La aplicación incluye la
realización de presupuestos (demandados en ocasiones por los clientes como
paso previo para la elección del taller de reparación), la asignación de recursos a
las reparaciones encargadas y programadas, el control de los costes de las
reparaciones realizadas (que podrán ser después comparadas con los
presupuestos y analizadas las desviaciones con vistas a mejorar en el futuro),
etc..., dotando a la operación y gestión del Negocio de la fiabilidad y agilidad
necesarias, de forma que se contribuya a la mejora de la rentabilidad y
competitividad de la empresa.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
47 _______________
_______________
Adicionalmente, se pretende facilitar la integración de la relación de proveedores
y clientes, enlazando la herramienta informática desarrollada dentro de este
proyecto con otra anterior destinada al registro de los datos de proveedores y
clientes, la tramitación de los pedidos (compras y ventas), la gestión de cobros y
pagos y la contabilidad.
Con el presente proyecto principalmente se pretende:
•
Gestionar las reparaciones electromecánicas de motores (pero en otra
empresa podría haber sido otra producción distinta), desde la entrada de
la Orden de Trabajo, hasta los Partes de Actividad desarrollados por los
operarios y referidos a la máquina reparada, pasando por una gestión de
presupuestos que facilitará las valoraciones de las distintas reparaciones
tipificadas.
•
Registrar las Reparaciones y Mantenimientos realizados, de forma que se
disponga del historial de cada cliente registrado.
•
Identificar todos los materiales utilizados para reparaciones y
mantenimientos, y controlar sus “stocks”, automatizando el registro de
entradas y salidas.
•
Enlazar con los módulos que gestionan las operaciones relacionadas con la
compra y aprovisionamiento de materiales: edición de pedidos y entradas
de material mediante los albaranes. Se completa con el registro de las
facturas de cada pedido de compra de material.
Para que la aplicación informática pueda atender estos fines es necesario
registrar información de clientes y proveedores, materiales (permite definir un
stock mínimo de seguridad para cada artículo), plantilla y almacén.
BENEFICIO ESPERADO
Los principales beneficios que se esperan conseguir a través de este Proyecto
son:
1. Mejorar el Servicio ofrecido: al ser responsable de la gestión de las
actividades relacionadas con la reparación (producción) de los motores de
los clientes, la herramienta informática proporciona de forma fácil y fiable
información histórica que permite mejorar el servicio a los clientes.
2. Evitar que por olvido alguna inspección quede sin realizar en el
momento adecuado: al tratarse de una gestión automática se evita
depender de la memoria de las personas eliminando los riesgos de que
queden reparaciones encargadas no tanto sin realizar, pero sí demoradas
en exceso.
3. Asegurar la disponibilidad de Recursos: al controlar de forma
automática las entradas y salidas de material, facilitando el detectar el
agotamiento de existencias, y los partes de actividad de los operarios.
48
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
4. Disponer información fiable del nivel de ocupación y rendimiento
de los recursos (operarios y máquinas). De utilidad para establecer
políticas salariales acorde con el rendimiento de las personas, y para
decidir las inversiones en maquinaria.
5. Conocer los
(producción).
costes
reales
de
cada
proyecto
de
reparación
6. Mejorar continuamente el procedimiento de realización de los
presupuestos, en lo que a su valoración económica se refiere.
POSIBILIDADES DE FUTURO
Con visión de futuro, ya se ha adelantado que esta aplicación adicionalmente
ofrece las bases mínimas para:
•
Gestión del Proceso de Venta de Servicios (de reparación de motores):
edición y registro de presupuestos, pedidos de clientes
y facturas.
•
De no disponerlo dentro de la aplicación de Gestión de
la Producción, se puede añadir la informatización del
proceso de Compras y Aprovisionamiento de los
materiales necesarios.
•
Gestión de Cobros (Ventas) y Pagos (Compras) y
Contabilidad.
Pero, además, puede ser ampliada dotándola de nuevas
prestaciones que faciliten aún más la gestión del Negocio de la
Empresa. Entre ellas podemos citar:
•
Gestión de Personal (RR. HH.)
•
Gestión de Calidad
•
Otros procesos automatizados
EQUIPAMIENTO
El equipamiento necesario para la puesta en uso de esta aplicación informática
es:
•
Un Ordenador, al menos donde resida y desde el que se use dicha
aplicación. Si se dispone de más ordenadores, será posible el uso de la
aplicación desde todos ellos si éstos están conectados en red. La
aplicación residirá entonces en uno de ellos que da Servicio al resto
(Servidor).
•
Este ordenador ha de disponer de un sistema operativo (el más difundido
entre las PYME’s es MS Windows®).
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
49 _______________
_______________
•
Obviamente, como en todos los casos, es necesario dotarse de la
aplicación informática que automatice los procesos deseados.
La aplicación informática dispone de una base de datos única (SQL
Server) que residirá en el ordenador Servidor.
50
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD
Y MEDIOAMBIENTE
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Este proyecto se ha desarrollado para una empresa “productora” de Artes
Gráficas, con una trayectoria de más de 30 años en el sector; y tiene clientes en
sectores económicos tan dispares como telecomunicaciones, automoción,
publicidad, industria farmacéutica, etc.
La empresa dispone de Sistemas de Gestión de la Calidad y Medioambiente con
certificación ISO 9001 e ISO 14001 respectivamente.
Si se pretende establecer las características de las empresas para aprovechar un
proyecto piloto como el presente, deben disponer de una Gestión de la Calidad y
Medio Ambiente concebida conforme las normas internacionales ISO antes
mencionadas. En el caso de empresas que sólo estén certificadas respecto a la
ISO 9001, también podrían aprovechar un sistema informático como el de este
proyecto, prescindiendo de la parte correspondiente a la gestión de los recursos
y tratamiento de los residuos dentro del medio ambiente.
PROBLEMÁTICA A RESOLVER
La elaboración y certificación de un Sistema de Gestión de la Calidad y
Medioambiente respecto a la normativa internacional ISO 9001 (2000) e ISO
14001 requiere la generación de una serie de registros o evidencias de una serie
de hechos o actividades que tienen lugar en toda empresa: no conformidades,
reclamaciones de clientes, auditorías internas, revisiones del Sistema de Calidad,
etc.
Además es necesario el seguimiento y control de los hechos relacionados con
tales registros, sobre todo cuando hay acciones correctivas o preventivas
implicadas en los mismos. Este seguimiento y control se centraliza en un
Departamento de Calidad, que en el caso de muchas PYME’s, se reduce a un
Responsable de Calidad.
Una gestión inadecuada del Sistema de Calidad y Medio Ambiente puede poner
en riesgo la renovación de las certificaciones.
OBJETIVO Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Con el presente proyecto se pretende establecer un medio donde centralizar
todos los datos relativos a la gestión de la calidad y medioambiente conforme a
sus respectivas normas.
Dicha centralización facilitará:
•
El archivo, control y gestión de los registros de medioambiente (vertidos,
consumos, materias primas y auxiliares, emisiones y residuos,..).
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
51 _______________
_______________
•
El archivo y control de los registros de calidad (no conformidades, quejas
o reclamaciones de clientes, acciones correctivas y preventivas,...).
•
La supervisión de la gestión de la calidad a realizar por el Responsable de
Calidad dentro de la empresa.
•
La informatización de los registros de calidad simplifica la generación de
estadísticas.
•
Facilita también el acceso del personal (al menos del que trabaja con o
próximo a un ordenador) a la documentación del Sistema de Gestión de la
Calidad y Medio Ambiente que todo el personal debe conocer y aplicar.
La presente aplicación permite la edición sobre soporte informático de los
registros referentes al Sistema de Gestión de la Calidad y Medio Ambiente. Entre
estos registros podemos citar:
•
Análisis de vertidos
•
Consumo de agua y energía
•
Materias primas y auxiliares
•
Gestores y Transportistas de Residuos
•
Emisiones y Residuos
•
No Conformidades (pueden estar relacionadas con la Recepción de
materiales o con la ejecución de los Procesos)
•
Quejas o Reclamaciones de Clientes
•
Auditorías Internas (planificadas para la verificación del seguimiento y
aplicación del Sistema de Calidad y Medio Ambiente)
•
Acciones Correctivas y Preventivas (consecuencia de no conformidades,
quejas y auditorías internas)
•
Homologación de Proveedores
•
Revisiones del Sistema de Calidad y Medioambiente
Incluye un índice de todos los documentos de la empresa en relación con la
Calidad y Medioambiente (manual, procedimientos, instrucciones de trabajo,...)
con la facilidad incluida de poder abrir los ficheros de dichos documentos para su
consulta, todo ello desde un terminal informático (PC) enlazado al servidor de la
red informática.
Además es posible identificar la instrumentación utilizada en la Empresa y
registrar sus calibraciones y verificaciones, de manera que la propia aplicación
avise sobre las fechas en que cada equipo ha de someterse a las calibraciones y
verificaciones necesarias.
52
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
El sistema informático también dispone de un registro de toda la maquinaria
utilizada en la empresa (de toda ella, la más importante es la de impresión
gráfica) y gestiona su mantenimiento y reparaciones, como parte constitutiva y
garante del Sistema de Calidad de la empresa.
SISTEMA DE CALIDAD
HOMOLOGACIONES
NO
CONFORMIDADES
AUDITORÍAS
CERTIFICACIONES
BENEFICIO ESPERADO
Los beneficios que se
fundamentalmente son:
esperan
conseguir
a
través
de
este
Proyecto
1. Reducción en los servicios de riesgos relacionados con la Calidad y
Medio Ambiente: El acceso de la Dirección de Calidad de la empresa de
forma más fácil y rápida a los registros de calidad y medio ambiente
vinculados a los productos fabricados, procesos y servicios prestados,
agiliza la detección de desviaciones y su correspondiente corrección, con
la consiguiente reducción de riesgos.
2. Simplificar el trabajo del departamento de Calidad: la
informatización en red permite descentralizar la carga de datos, agilizar la
disponibilidad de la información de calidad y medio ambiente en relación
con la ejecución de los servicios y simplificar la supervisión y gestión.
Todo ello se traduce en la reducción de tiempos necesarios para estas
actividades.
3. Disponer de más información para analizar los procesos y
establecer estrategias de mejora: la aplicación facilita la disposición
de más datos y de forma más rápida lo que aporta más información para
su ulterior análisis. Las decisiones que se tomen a partir de esta
información necesariamente estarán mejor justificadas y orientadas.
Decisiones mejores reducen los riesgos (vuelve sobre el beneficio
primero).
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
53 _______________
_______________
POSIBILIDADES DE FUTURO
El sistema informático de este proyecto podría permitir el acceso remoto,
mediante terminales portátiles empleados por el personal móvil. Esta mejora
probablemente no resulta tan necesaria en el caso de la empresa beneficiaria de
este proyecto piloto (el único personal móvil es el comercial y el de reparto de
los pedidos una vez se han terminado), pero sí es muy interesante en otras
empresas y negocios donde el personal de la empresa no tiende a estar
concentrado en unas determinadas instalaciones (ejemplos muy evidentes de
éstos podemos citar la construcción, el servicio de transporte, la consultoría
cunado hay una gran parte de trabajo que se ejecuta en las instalaciones de los
clientes,…).
La mejora futura de las comunicaciones de telefonía móvil (ancho de banda y
fiabilidad) facilitará la edición de registro de calidad en el momento en que se
produzcan las incidencias. En la sede de la empresa se dispondrá conocimiento
de estos registros en el mismo momento que éstos se originan.
EQUIPAMIENTO
El equipamiento necesario para un proyecto como éste se limita a un conjunto
de ordenadores conectados en red (aunque en alguna empresa muy pequeña
pudiera limitarse a un único PC) con el correspondiente sistema operativo (en el
caso de PYME’s, lo más frecuente es el uso de MS Windows®) y una aplicación
software concebida para la gestión de la Calidad y Medio Ambiente, que
acostumbra a ser a la medida del Sistema de Gestión de la Calidad y Medio
Ambiente de la empresa (ha sido el caso en este proyecto). Dicha aplicación
consta de una Base de Datos centralizada en un ordenador servidor sobre la que
cargan datos las personas de la empresa en la medida que van generando
registros de calidad.
El precio de una aplicación informática de este tipo está supeditado a las
prestaciones de que se la dote. A mayor número de utilidades, el trabajo
necesario para su realización es mayor, y por tanto también el coste y, en
consecuencia, el precio. Señalar, sin embargo, que en el caso de una aplicación
como la desarrollada en este proyecto para la Gestión del Sistema de la Calidad
y Medio Ambiente ninguna de las utilidades incluidas es de difícil ejecución, por
lo que el precio está más condicionado por la cantidad (de prestaciones
incluidas) que por su dificultad.
54
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
DISEÑO Y DESARROLLO DE UN PORTAL WEB CORPORATIVO
Y DE UNA EXTRANET PARA LA GESTIÓN DE LOS PROYECTOS
CON LOS CLIENTES
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Empresa proveedora de servicios de diseño y preimpresión dentro del sector de
Artes Gráficas.
Sus clientes directos pertenecen al sector de artes gráficas, pero en muchas
ocasiones tienen que intercambiar información técnica con clientes en sectores
que conocen la actividad (i.e., publicidad) o no (i.e., automoción, industria
farmacéutica).
Hasta ahora, los clientes de esta empresa se concentran dentro de un mismo
grupo reducido de empresas, pero con vistas al futuro, y ante la cada vez mayor
competitividad y dificultad del sector, se busca ampliar la cartera de clientes,
tanto a nivel nacional como internacional. Por todo ello, y con el propósito de
promocionar la empresa y sus servicios y productos, se ha decidido recurrir
también al canal de Internet introduciendo un portal presencial de la empresa.
Este sistema de promoción es compatible con los tradicionales de catálogos,
anuncios publicitarios,…
Por las características de los proyectos que realiza esta empresa de diseño de
productos para su impresión gráfica, hasta el momento en que un diseño es
definitivamente aprobado por el cliente, es necesario realizar distintos
prediseños que se someten a la revisión del cliente. Se trata de diseños gráficos,
que en los tiempos presentes se realizan con herramientas de diseño asistido por
ordenador, es decir, que los diferentes diseños están en un soporte informático
(aunque puedan pasarse a papel si así se desea). La Extranet desarrollada
dentro de este proyecto piloto pretende habilitar un camino seguro y de acceso
restringido y controlado para hacer llegar a los clientes de forma fácil y rápida
los diferentes diseños de sus proyectos para que sean revisados y manden sus
comentarios y comenzar cuanto antes las correcciones necesarias (o también,
obviamente, validar el diseño).
PROBLEMÁTICA A RESOLVER
La problemática a resolver con la primera parte del proyecto, el portal web
corporativo, ya se ha mencionado en el apartado anterior: promocionar la
empresa y sus productos mediante un medio que permite de forma fácil y barata
abarcar un mercado global.
El diseño y desarrollo de un portal corporativo de la empresa en la red de
Internet, y el uso de esta red para el intercambio de información (eso sí, de
forma protegida y segura) debería ser una ayuda y soporte en la búsqueda de un
incremento de la captación de clientes (ventas) y, por tanto, en la mejora del
negocio.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
55 _______________
_______________
Respecto a la Extranet (de la que también en el apartado anterior se ha
justificado el porqué de su necesidad), la problemática que día a día se plantea a
la empresa consiste en como conseguir agilizar la revisión de los diseños –
proyectos en curso para dar un mejor servicio al cliente y reducir los plazos de
ejecución de los proyectos y aumentar sus rentabilidades (se quieren reducir los
tiempos “muertos” de los mientras los prediseños están para ser revisados por
los clientes; dado que no es procedente urgir a los clientes en el tiempo para sus
revisiones, al menos se ha buscado agilizar la llegada a manos de los clientes de
los diseños).
Este problema se ha llegado a analizar con algunos clientes, y entre las
propuestas de mejora que se apuntaban, se incluía ésta.
La empresa ha constatado que, si no se planifican y desarrollan acciones que
resuelvan el problema se seguirá incurriendo en:
•
Costes de “no calidad” significativos por ineficiencia en el proceso de
producción.
•
Despreocupación de los operarios de algunos proyectos por mediar mucho
tiempo entre cada prediseño y sus correcciones.
•
Podría incluso contribuir a evitar desmotivación del personal, al diseñar y
trabajar con el riesgo de que el producto no se ajuste a la idea del cliente
y sea trabajo perdido.
Esta Extranet, como “emplazamiento” restringido para gestiones ágiles y más
fáciles, está concebida para usar con los clientes.
En otras situaciones, empresas o sectores, podría ser interesante una Extranet
destinada a las relaciones y gestiones con los proveedores, o incluso con
proveedores y clientes, lo que contribuye a mejorar la cadena de valor que
constituyen proveedores – empresa – clientes (en los diagnósticos TIC dentro de
este Proyecto MUTIC, uno de los elementos que se analiza es precisamente cómo
se aprovechan las TIC para mejorar la eficacia de la cadena de valor).
Ni que decir tiene, pensando en otras posibles empresas y negocios para las que
pudiera ser útil un proyecto informático como éste, que los potenciales
destinatarios son muchos, por no decir todos. Toda empresa es susceptible de
hacerse presente en Internet para darse a conocer tanto ella como sus productos
y servicios. Aunque también es verdad que según los sectores, estar presente en
Internet es más o menos interesante y conveniente.
En cuanto a la agilización de las gestiones con los clientes también es posible en
todo tipo de empresas, aunque el beneficio es más evidente en unos sectores y
actividades que en otros. Que duda cabe que no resulta tan provechoso en el
sector del comercio, sobre todo del minorista (aquí en algunos casos lo
recomendable sería un canal de venta sobre Internet, que si se restringe los
posibles clientes a unos autorizados, estaríamos ante una Extranet). Tampoco
las ventajas son muy evidentes cuando no es necesaria una relación continua y
frecuente entre proveedor y cliente durante la ejecución de los proyectos
contratados.
56
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
OBJETIVO Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El objetivo del proyecto es doble, por un lado desarrollar un Portal Web
Corporativo para la promoción de la empresa, sus productos y sus servicios. Por
otro lado, una Extranet para el intercambio de información con los clientes, que
permita mejorar la rentabilidad del proceso productivo y la atención a los
clientes.
Dado que el acceso a la Extranet es restringido a clientes de la empresa con
proyectos en curso, es necesaria una gestión de usuarios, para lo que se recurre
a una identificación facilitada por la empresa como código de cliente y una clave
de acceso, para poder entrar en el sistema en su parte restringida.
INDEX
HOME
Clientes
Así somos
Calidad
Carta del
Presidente
Galería de
Productos
Cliente
Tecnología
Clte1
Preimpresión
Clte2
Clte4
Clte3
Clte5
Equipo
Contactos
Consejo de
Dirección
Nuestros
Departamentos
Estructura del portal corporativo en Internet del proyecto
Lo más significativo y específico de la parte de proyecto de la Extranet lo
constituye cómo la han de utilizar los clientes y los medios tecnológicos
utilizados para facilitar a los clientes la documentación a revisar:
•
Cliente: Los clientes acceden a los ficheros correspondientes de sus
carpetas, donde se aloja la información necesaria de su proyecto actual,
de manera que puede verificar, chequear y validar los trabajos realizados
por parte la empresa, pudiendo generar su validación por correo o
mandando las modificaciones necesarias a través del mismo. En ningún
caso el cliente puede modificar los prototipos o bocetos de preimpresión, y
simplemente recoger los comentarios o validaciones.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
57 _______________
_______________
•
Tecnología: Tipología y formatos de los documentos (ficheros) enviados
los clientes (Cerrados: PostScripts, TIFF-IT y PDF y Abiertos: para PC o
Mac).
BENEFICIO ESPERADO
Los beneficios principales que se esperan conseguir a través de este Proyecto
son:
1. Mejor comunicación con el cliente: Mejorar la comunicación en cuanto
a su facilidad, rapidez y comodidad, generando confianza y mejorando la
imagen.
2. Mayor comunicación con el cliente: Las características de sencillez de
esta comunicación favorece que ésta sea mayor lo que contribuye a un
mejor entendimiento cliente-proveedor y reduce los proyectos fallidos y
las quejas de clientes.
3. Reducción de la duración de los proyectos: al agilizar algunas de sus
actividades. Incidirá fácilmente en la mejora de costes.
4. Reducción de costes y aumento de la rentabilidad: Analizar las
requerimientos y agilizar los procesos de modificación, ajustes y
validación, reduciendo los costes de “no calidad”.
5. Mejora en la productividad del personal: Evitando la despreocupación
y desmotivación.
POSIBILIDADES DE FUTURO
Las posibilidades que ofrece Internet y la comunicación con el cliente, son una
fuente de crecimiento que abre una gran cantidad de posibilidades para el
futuro. Si comenzamos por el Portal Corporativo, es lógico que con el tiempo
amplíe, complete y vaya actualizando el contenido recogido.
La Extranet es muy posible que vaya también evolucionando desde su primer
estado o concepción, buscando dar un servicio mejor y más completo a los
clientes. Las propias sugerencias de los clientes, harán que el sistema crezca y
se adapte hacia aquellos puntos de mejora que aporten valor a la empresa y al
cliente.
También es posible ampliar la Extranet a otros elementos de la cadena de valor
como son los proveedores, mantenimiento de la maquinaria,…
EQUIPAMIENTO
El equipamiento necesario se concreta en:
•
58
El portal web corporativo y el sistema Extranet ha de estar alojado en un
Servidor de Internet, que en este proyecto se ha subcontratado el
alojamiento y servicio de comunicaciones a un proveedor especializado (lo
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
que habitualmente se denomina un ISP, siglas de Internet Service
Provider. La razón de elegir un proveedor externo de estos servicios es
triple:
•
o
Seguridad: garantizar la integridad y protección de la
información de la empresa tanto en el portal como en la Extranet,
y evitar accesos no deseados a la Extranet requiere una
importante dotación de medios informáticos de protección y
seguridad, que en el caso de una PYME supone unas inversiones
de difícil amortización y en consecuencia largos tiempos entre
modernizaciones, y no sucede así en un ISP.
o
Personal experto: Necesidad de personal especializado en la
gestión de los equipos y servicio de comunicaciones a Internet.
Tampoco en una PYME es fácilmente amortizable la inversión en
la contratación de este personal.
o
Equipamiento: Inversiones en equipamiento (ordenador
servidor, además de elementos de seguridad ya mencionados) y
accesos adecuados (velocidad, capacidad) de comunicaciones.
Para acceder a la administración, gestión de contenidos, acciones FTP de
subida y bajada de ficheros a la Extranet, etc., la empresa dispone de una
línea ADSL y de conexión a Internet con un acceso restringido a su
servicio de alojamiento.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
59 _______________
_______________
DISEÑO DE UN PORTAL WEB CORPORTATIVO Y SISTEMA
INFORMÁTICO
PARA
LA
GESTIÓN
DE
PROYECTOS
(INSTALACIONES)
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Este proyecto se ha desarrollado para una empresa dedicada al diseño,
desarrollo y ejecución de proyectos de instalaciones (electrificación, procesos de
producción y ahorro de energía, climatización y tratamiento de aire, manejo de
fluidos, control de procesos industriales,..) en los sectores residencial e
industrial.
La empresa tiene una gran variedad de clientes, tanto nacionales como
extranjeros, siendo parte importante de sus ventas las exportaciones a
mercados muy competitivos.
PROBLEMÁTICA A RESOLVER
Es necesario gestionar los proyectos y saber su avance, qué cantidad de
recursos consumen y disponer de información para evaluar los costes reales de
cada uno de ellos, y así ver su rentabilidad.
Actualmente y en relación a los costes de los proyectos (instalaciones):
•
No se dispone de datos (mediciones) suficientes y adecuadas para una
cuantificación precisa. La automatización en el registro de los datos
facilitará y agilizará el cálculo de los costes reales.
•
El análisis de costes no se realiza de manera sistemática, ni con la
frecuencia adecuada (en parte es justificable si la información necesaria
para ello es deficitaria).
•
No disponen de una aplicación informática específica para el cálculo de
costes.
•
El no llevar a cabo un adecuado control de costes, impide conocer la
rentabilidad de cada proyecto, y de cada una de sus partes o actividades,
con la importante incidencia que esto puede tener en los resultados claves
del negocio.
Respecto al desarrollo e instalación dentro de Internet de un portal web, los
objetivos se concretan en:
60
•
Permitir que más empresas puedan llegar a conocer la empresa y sus
servicios (marketing promocional), como paso previo para posibles
futuras ventas.
•
Que potenciales clientes que lleguen a conocer la empresa y sus servicios
por otro camino, puedan utilizar la información de la web para hacerse
una idea más competa de la empresa, y si además su aspecto visual
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
resulta atractivo refuerce la intención del cliente a contratar con la
empresa.
OBJETIVO Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El proyecto, en su parte de gestión de los proyectos, tiene como objetivo facilitar
la gestión de los recursos y la medición y análisis de los costes de los proyectos.
El proyecto en su parte de gestión y control de las instalaciones y servicios que
la empresa realiza se resume en:
•
Estructurar los proyectos (instalaciones, mayormente).
PROYECTO
SUBPROYECTO
SUBPROYECTO 22
SUBPROYECTO
SUBPROYECTO 11
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD22
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD11
Operación
Operación11
•
•
Operación
Operación22
...
....
.......
SUBPROYECTO
SUBPROYECTO NN
ACTIVIDAD
ACTIVIDADNN
Operación
OperaciónNN
Presupuestar las obras, realizando las siguientes acciones:
•
Determinar los costes de materiales y mano de obra propia o
subcontratada que componen el proyecto.
•
Determinar los descuentos de la obra.
•
Establecimiento del coeficiente de incremento que nos dará el precio
de venta.
•
Determinación del margen bruto.
Imputaciones a los proyectos tanto de sus costes como de los ingresos
(facturación):
Costes:
•
Apuntes contables a través de asientos.
•
Facturas de compras acompañadas de albaranes de entrega.
•
Facturas de compras directas (pequeños gastos pagados por el
empleado).
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
61 _______________
_______________
•
Imputación de gastos
manutención, etc.).
•
Imputación de horas de personal propio a la obra.
propios
de
los
empleados
(traslado,
Ingresos:
•
Facturas de la venta generadas a raíz de las certificaciones de las
instalaciones correspondientes.
Respecto al portal web corporativo, se pretende permita difundir ampliamente la
empresa y sus capacidades, así como los servicios que comercializa (función de
marketing) y de esta forma reforzar la acción comercial.
Se representan a continuación, a modo de árbol, todas las páginas de que está
compuesto el sitio Web así como la navegabilidad que presenta:
INDEX
HOME
Corporativo
Servicios
Calidad
Contacto
Composición
Actividad
Historia
S. Industriales
S. Hoteleros
Automoción
Alimentación
Aeronáutica/Aviación
Logística
Agua
Instalaciones mecánicas
Instalaciones de pintura
Instalaciones eléctricas
Otras instalaciones
La tabla con el contenido de las diferentes páginas es la siguiente:
62
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
Presentación del grupo tipo flash.
Index
Claves de grupo (textos, palabras, etc.), Imágenes, logo.
Home
Colores corporativos, Estructura de menús, Imágenes, logo
Corporativo
En ella se relata: Quién es la empresa, a qué se dedica, cuántos
son sus empleados, la forma de trabajo, historia y evolución,
objetivos o misión, imágenes de la nave u oficina, Etc.
Servicios
Se describen de forma general cada uno de los tipos de
servicios: Industriales y Hoteleros
Servicios
Industriales
De este menú cuelgan 10 páginas para indicar los servicios de
Automoción, Alimentación, Aeronáutica... en donde se dará una
breve descripción de cuales son los servicios que suelen ofrecer,
los requisitos , un ejemplo de cada uno de ellos, etc.
Servicios
Hoteleros
Textos e imágenes de los servicios Hoteleros
Calidad
Sello de calidad y certificaciones
Dirección de correo electrónico, teléfono fijo y móvil,…
Nombre de personas de contacto.
Contacto
Esta página da acceso a otra donde se da la posibilidad de
rellenar un formulario para realizar comentarios sobre la web, o
los servicios prestados, etc.
BENEFICIO ESPERADO
Los beneficios principales que se esperan conseguir a través de este Proyecto
son:
1. Gestión automatizada de los proyectos: Simplificará el trabajo actual
y proporcionará mayor información y medios para un análisis más ágil y
eficaz.
2. Reducción de riesgos en los presupuestos: La elaboración del
presupuesto tras una simulación de todo el proyecto, considerando los
trabajos y materiales necesarios, así como los costes de los mismos,
reduce los riesgos de desviaciones, más frecuentes cuando se da un peso
preponderante a la intuición.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
63 _______________
_______________
3. Determinar los costes reales de los proyectos: La carga de datos de
consumos asociados a cada trabajo de cada proyecto y la identificación de
los costes reales de los mismos permite un control minucioso y fácil del
coste de cada obra en cada momento de avance de la misma anticipando
la detección de problemas y obteniendo suficiente información para
implantar mejoras en futuros proyectos.
4. Aumentar la promoción de la empresa: Internet constituye un canal
que facilita y agiliza la comunicación e intercambio con los clientes y
proveedores y debe ser referencia en la búsqueda de un incremento de la
venta y mejora del negocio.
POSIBILIDADES DE FUTURO
•
En la medida que el sistema incluye un desmembramiento de las obras
hasta el nivel elemental de operaciones, no resultaría complicado la
introducción de datos referentes a la calidad de los trabajos para las
obras, así como el seguimiento del avance de las mismas. La disposición
de más información para un análisis posterior, permite tomar mejores
decisiones, con la consiguiente reducción de riesgos y aumento en la
calidad.
•
También sería posible completar la informatización de la Empresa
añadiendo e integrando nuevos “módulos informáticos” correspondientes
a otros procesos: Compras, Ventas, Logística de Almacenes, Tesorería y
Contabilidad, Recursos Humanos, Calidad y Medio Ambiente,... hasta
completar la informatización de la gestión integral del Negocio.
•
Incorporar al portal web de la compañía servicios de valor añadido que
mejore por ejemplo el funcionamiento de la cadena de valor formada
conjuntamente con proveedores y clientes.
EQUIPAMIENTO
En el equipamiento necesario una vez más hay que incluir:
64
•
Una serie de ordenadores unidos en red a un ordenador servidor. El
número de PC’s dependerá del número de puestos de acceso a la
aplicación que se deseen.
•
Estos ordenadores han de disponer de MS Windows® como sistema
operativo.
•
Además, será necesaria una aplicación informática que, en casos como el
de este proyecto, en el que se busque una aplicación adaptada a la
sistemática de trabajo del cliente, suelen ser necesarias aplicaciones a la
medida.
•
El portal web corporativo ha de estar alojado en un Servidor de Internet,
que como en este proyecto habitualmente se subcontrata a una empresa
especializada en dar servicio en Internet (ISP).
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN
COMPRAS, VENTAS Y LOGÍSTICA DE ALMACENES
DE
LAS
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
La empresa de este proyecto se dedica a la realización de proyectos de jardinería
(parques, plazas, rotondas, calles, medianas y orillas de carreteras y autovías,…)
y a la venta de plantas y productos de jardinería.
La empresa tiene una gran variedad de clientes, todos nacionales.
Por último, es una empresa comprometida con el medioambiente y su objetivo
es demostrar que el respeto por el medioambiente y la rentabilidad económica
no son incompatibles.
PROBLEMÁTICA A RESOLVER
Hasta la fecha la realización de los procesos de Compras, Ventas y Control de
Existencias así como sus entradas y salidas (Logística) son eminentemente
manuales.
La realización manual de pedidos de materias primas, el alta de entradas de
materiales y la tramitación de entregas y facturas sobre las ventas a los clientes
ralentiza el trabajo con actividades que por repetitivas se acaban por convertir
en tediosas. Además, esta gestión manual dificulta conocer con precisión y
rapidez el inventario de existencias (materias primas y productos
comercializados).
OBJETIVO Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Los objetivos buscados son los siguientes:
•
Editar de forma automática los pedidos de compra.
•
Incrementar y controlar desde un sistema informático las entradas de
materias primas y productos en los almacenes, la expedición de productos
vendidos, así como cualquier regulación o alteración de stocks que se
pueda producir.
•
Editar automáticamente los albaranes que acompañan a la expedición de
los productos vendidos (cuando éstos tengan sentido) así como las
facturas.
Completan esta aplicación la posibilidad de registrar las cantidades de materiales
pedidos y pendientes aún de recibir y los productos comprometidos con los
clientes o con los proyectos de jardinería a abordar y aún no expedidos.
Es posible además asociar a cada artículo un stock mínimo de forma que el
Sistema pueda “avisar” de aquellos materiales por debajo del stock mínimo y de
los que previsiblemente sería conveniente hacer acopio.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
65 _______________
_______________
BENEFICIO ESPERADO
Los beneficios principales que se esperan conseguir a través de este Proyecto
son:
1. Automatización de la gestión de Compras: Simplificará el trabajo
actual y se reducirá el trabajo tedioso y poco creativo dejando tiempo
para otras actividades de mayor valor añadido. Además la automatización
también mejorará la gestión del proceso.
2. Automatización de la gestión de Ventas: Agilizará el trabajo actual y
mejorará la gestión del proceso.
3. Gestión de la Logística de Almacenes: Automatizar el registro de
entradas en almacenes (materias primas), salidas de productos
terminados y el control de existencias o inventarios.
PEDIDOS DE
COMPRAS
ALMACENES
ALBARANES Y
FACTURAS DE
VENTAS
INVENTARIOS
POSIBILIDADES DE FUTURO
Podría completarse la informatización de las Compras automatizando el envío de
los pedidos a los proveedores (EDI, fax,...). También facilitaría la gestión la
obtención de estadísticas de compras, ventas, renovación de inventario,...
La gestión de almacenes se puede mejorar añadiendo identificadores de códigos
de barras y dando de alta las entradas y salidas mediante lectores.
De nuevo sería posible completar la automatización de la gestión de la empresa
informatizando el resto de procesos: Producción, Control de Costes, Finanzas y
Contabilidad, Recursos Humanos,...
EQUIPAMIENTO
El equipamiento necesario se concreta en:
66
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
Ordenadores y periféricos (impresoras) conectados en red. Uno de los
ordenadores hará las funciones de Servidor.
•
La aplicación informática correspondiente. Para la gestión de los Procesos
de Compras, Ventas y Logística existen en el mercado diversas
aplicaciones cerradas. Sin embargo la logística y las formas habituales de
proceder de la empresa aconsejan aplicaciones a la medida que siempre
se atendrán con exactitud a las formas particulares de trabajar.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
67 _______________
_______________
SISTEMA
INFORMÁTICO
PARA
LA
GESTIÓN
DEL
DESMONTAJE,
ALMACENAMIENTO,
EVALUACIÓN
Y
RECICLAJE DE CABLES
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Este proyecto se realizó para una empresa cuya actividad principal era Logística
y Mudanzas, pero que ha ido diversificando sus actividades en el área de
servicios.
La empresa en su proceso de diversificación, ha ido adaptándose a los nuevos
retos tecnológicos y de mercado que han aparecido en el sector servicios, en
concreto, en el de las actividades que desarrolla.
Recientemente se le ha adjudicado un contrato para la recolección y reciclado de
todo el cableado de cobre que en su día se utilizó para servicios de telefonía y
hoy ya ha quedado sin uso al ser reemplazado por nuevos productos (fibra
óptica). Este proyecto es a nivel nacional.
PROBLEMÁTICA A RESOLVER
La empresa no dispone de herramientas que controlen el almacén y las
operaciones de reciclaje.
Se utiliza el SW Ofimático para llevar el control de ventas y no existe una base
de datos adecuada para la automatización e integración de la gestión de
procesos.
No hay integración alguna entre aplicaciones, ni control preciso de las
actividades de producción, ni se imputan los costes de mano de obra
adecuadamente; por tanto, no se puede realizar una analítica de costes.
Además el nuevo proyecto emprendido presenta alguna característica especial
como es además de cuantificar el material recogido, el gestionar su disgregación
en componentes elementales (cobre, plástico,…) y la gestión a realizar en el
reciclado o eliminación de cada uno de éstos.
OBJETIVO Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Prioritariamente, llevar a cabo la implantación del SW adecuado para el control
del almacén, evaluación del material y reciclaje del mismo, en la actividad de
desmontaje de cables de telecomunicaciones.
Con el presente proyecto se pretende fundamentalmente:
•
68
Gestionar automáticamente el control de almacén y del material de
cableado extraído de la red de telefonía que ya está sin uso por obsoleta.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
Identificar, medir y gestionar las operaciones de separación de
componentes que integran el cableado retirado así como su reciclaje o
eliminación, según proceda en cada caso.
•
Facilitar las operaciones (compra y venta) relacionadas con la gestión de
las contratas, transportistas, incluidos vehículos, y clientes del material
recuperado una vez descompuesto,… dentro de este proyecto.
Para que la aplicación informática pueda atender estos fines es necesario
registrar información de proveedores, materiales (base y elementos en que se
descomponen), almacenes (dado que permite disponer y registrar más de uno),
vehículos, clientes (a los que transferir los elementos recuperados bien para ser
reciclados, bien para una eliminación ecológicamente adecuada) e incluso hasta
inspecciones de mantenimiento posibles (cada inspección tendrá su propia
periodicidad de realización).
A partir de esta información de partida, es posible:
•
Conocer las existencias de cada material (cableado extraído y elementos
en que se va separando) para proceder a las operaciones de reciclaje.
•
Registrar las entradas de material (albaranes de compra), salidas
(despacho de material) e incluso regularizaciones por altas o bajas que se
generan de forma anómala o por regulación de inventario.
•
Edición de pedidos, albaranes y facturas de compra y venta de materiales.
PROCESO DE COMPRA
CIRCUITO FÍSICO
CIRCUITO ADMINISTRATIVO
CONTRATA
BRIGADA
VEHÍCULO
BÁSCULA
ARTÍCULOS
CABLES
GENÉRICOS
ALBARÁN
DE
ENTRADA
PRODUCTOS
de PROCESO
CABLES
ESPECÍFICOS
COMPROBACIÓN
PARTE
DIARIO
DESMONTE
INFORME
Almacén 1
ALMACEN
Almacén 2
Almacén 3
CABLES
GENÉRICOS
PRODUCTOS
de PROCESO
CABLES
ESPECÍFICOS
CERTIFICACIÓN
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
69 _______________
_______________
PROCESADO DE CABLES
Almacén 1
ALMACEN
Almacén 2
Almacén 3
CABLES
GENÉRICOS
PRODUCTOS
de PROCESO
CABLES
ESPECÍFICOS
Decremento
CABLE GEN.
Incremento
PDTO PROC.
Decremento
CABLE ESPC.
TABLA
PROCESADO
CABLES
ESPECÍFICOS
PROCESADO DE CABLES
PROCESO DE VENTA
ARTÍCULOS
CABLES
GENÉRICOS
PRODUCTOS
de PROCESO
CABLES
ESPECÍFICOS
Almacén 1
ALMACEN
Almacén 2
Almacén 3
CABLES
GENÉRICOS
PRODUCTOS
de PROCESO
CABLES
ESPECÍFICOS
Decremento
CABLE GEN.
Incremento
PDTO PROC.
Decremento
CABLE ESPC.
CLIENTE
PRESUPUESTO
CONTRATO
ALBARÁN
DE
SALIDA
SUMINISTRO
AJUSTE PONDERADO DE CABLES
NOMBRE
VEHÍCULO
TRANSPORTISTA
70
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
BENEFICIO ESPERADO
Los principales beneficios que se esperan conseguir a través de este Proyecto
son:
1. Facilitar la gestión y control del proceso de desmontaje de
cableados obsoletos: asegurando el buen desarrollo de las contratas,
tanto en el cumplimiento de la programación de las mismas, como en la
confirmación de las cantidades previstas en la extracción.
2. Asegurar la disponibilidad del Material de reciclaje: al controlarse de
forma automática las entradas y salidas de materiales y poder definirse
stocks de seguridad, se facilita el detectar el agotamiento de existencias.
3. Separación del cableado obsoleto en componentes básicos: para su
posterior venta o tratamiento. Control de las existencias de estos
materiales básicos.
4. Facilitar el proceso de Venta: la automatización de la edición de y el
seguimiento de contratos y pedidos facilita la gestión de su situación.
POSIBILIDADES DE FUTURO
Completar la informatización de la Empresa añadiendo e integrando nuevos
“módulos informáticos” correspondientes a otros procesos: Tesorería y
Contabilidad, Recursos Humanos, Calidad y Medio Ambiente,... hasta completar
la informatización de la gestión integral del Negocio.
Distribuir la aplicación a otras localidades de la geografía española donde la
empresa aborde las distintas fases de este proyecto de extracción y reciclado de
cableado de telecomunicaciones obsoleto.
EQUIPAMIENTO
El equipamiento necesario para la puesta en marcha de esta aplicación
informática es:
•
Un Ordenador al menos donde resida y desde el que se use dicha
aplicación. Si se dispone de más ordenadores, será posible el uso de la
aplicación desde todos ellos si éstos están conectados en red. La
aplicación residirá entonces en uno de ellos que da Servicio al resto.
•
MS Windows® como sistema operativo.
•
Además, será necesaria una aplicación informática que, en casos como el
de este proyecto, en el que se busque una aplicación adaptada a la
sistemática de trabajo del cliente, suelen ser necesarias aplicaciones a la
medida.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
71 _______________
_______________
SISTEMA DE SEGURIDAD INFORMÁTICA
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Este proyecto se ha desarrollado para una empresa proveedora de equipos de
navegación para la flota marítima. Su actividad abarca la ingeniería, marketing,
comercialización, suministro, instalación, puesta a punto, entrenamiento,
asesoramiento y mantenimiento de toda clase de equipos y sistemas electrónicos
aplicados a todo tipo de buques, pesqueros, mercantes y deportivos.
La empresa tiene múltiples clientes, tanto organismos oficiales como privados,
ya sean nacionales o internacionales.
PROBLEMÁTICA A RESOLVER
La empresa no presentaba:
•
Definida una política de Seguridad de la Información adecuada.
•
Recursos y procedimientos básicos para asegurar la protección de la
información informatizada y garantizar su inviolabilidad, privacidad e
integridad.
•
Desarrollado un Plan de Continuidad de Negocio frente a Contingencias.
Como consecuencia de ello había llegado a tener un accidente con la pérdida de
información importante del negocio y la necesidad de dedicar un gran esfuerzo
(coste) para recuperar la información que al final consiguió no perderse.
Además, no cumplía la legislación:
•
La Ley Orgánica de Protección de Datos (L.O.P.D.) en ninguno de sus
artículos.
La Seguridad Informática es uno de los aspectos a los que
siempre especial atención y el no cumplimiento de ningún
Orgánica 15/1999 y el Real Decreto 994/1999 debe ser punto
pues ante una inspección de la A.P.D. (Agencia de Protección
dar lugar a sanciones importantes.
hay que prestar
punto de la Ley
de preocupación,
de Datos) puede
OBJETIVO Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El presente Proyecto contempla todos los dominios o áreas relativas a la
Seguridad de los Sistemas de Información, tanto en sus aspectos técnicos como
organizativos, para poder garantizar la Confidencialidad, Disponibilidad e
Integridad de los distintos activos de información de la empresa.
Además en el desarrollo e implantación de las distintos procedimientos y Normas
de Seguridad, se tuvieron en cuenta las leyes vigentes en este sentido, como la
72
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
Ley 15/1999 (Ley Orgánica de Protección de Datos- L.O.P.D.) y el Real Decreto
994/1999 que la desarrolla.
La Metodología seguida en este Proyecto, ha sido la siguiente:
•
Reunión de Arranque del Proyecto.
•
Realización y Mantenimiento de Inventarios Informáticos (Hardware,
Software y Aplicaciones), creando una herramienta SW específica tanto en
servidores y red, como en la informática distribuida (PC’s).
•
Realización de Diagnosis Detallada de Seguridad en todos los dominios de
la misma, creando una herramienta SW que facilite la obtención de
resultados.
•
Análisis del estado de la red de datos, utilizando “equipos sniffer” y SW de
análisis de “dominios de colisión”.
•
Determinación de ficheros de datos usados en la empresa y calificación de
los mismos.
•
Designación de responsables de ficheros y de su seguridad dentro de la
organización de la empresa.
•
Normas de Seguridad Informática: Creación de un programa SW para la
realización de manera automática e implantación de la Norma de
Seguridad para Copias de Respaldo; y de otro, que asociado al programa
de Inventarios, permita la adecuada implantación de la Norma de
Seguridad para gestión de equipos.
•
Formación específica y concienciación en Seguridad Informática para
Responsable de Proyecto y responsables de ficheros.
•
Firma de acuerdos de Confidencialidad con empleados y proveedores que
manejan información sensible o crítica.
•
Creación del documento de Seguridad para el FDCP (Fichero de Datos de
Carácter Personal).
•
Preauditoría de Seguridad Informática de salida.
En el Informe de Seguridad Informática inicial, se utilizan los gráficos tipo radar
y de barras generados por la herramienta SW para la representación de la
situación respecto del óptimo, en cada dominio de seguridad. En la siguiente
página se muestran algún ejemplo de parte las gráficas posibles mediante esta
herramienta desarrollada.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
73 _______________
_______________
ACCESO A LA RED- WAN/LAN
Actual nivel de Seguridad
GESTIÓN
3
PROCEDIMIENTOS DE CONEXIÓN
EXTERNA
2
PROGRAMA DE AUDITORÍA
1
0
PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO
SEGURIDAD DE LA RED
VALIDACIÓN DE CONEXIONES
EXTERNAS
TEST DE PENETRACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL
ACCESO A LA RED - WAN/LAN
Mejora Potencial- Por Pregunta (10 Sup.)
11,3%
4 - V A LID A C IÓ N D E C O N E X IO N E S E X T E R N A S - Q 2
7,5%
5 - T E S T D E P E N E T R A C IÓ N - Q 2
7,5%
4 - V A LID A C IÓ N D E C O N E X IO N E S E X T E R N A S - Q 1
6,3%
6 - P R O G R A M A D E E N T R E N A M IE N T O - Q 1
5,0%
7 - P R O G R A M A D E A UD IT O R Í A - Q 2
5,0%
7 - P R O G R A M A D E A UD IT O R Í A - Q 1
5,0%
5 - T E S T D E P E N E T R A C IÓ N - Q 1
2 - P R O C E D IM IE N T O S D E C O N E X IÓ N E X T E R N A - Q 1
2 - P R O C E D IM IE N T O S D E C O N E X IÓ N E X T E R N A - Q 4
2 - P R O C E D IM IE N T O S D E C O N E X IÓ N E X T E R N A - Q 3
0,0%
74
2,5%
2,5%
2,5%
2,0%
4,0%
6,0%
8,0%
10,0%
12,0%
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
BENEFICIO ESPERADO
Los beneficios principales conseguidos con este Proyecto son:
1. Seguridad Física de la Sala de Servidores y Red: Para poder
garantizar la integridad y disponibilidad de la información.
2. Seguridad de la Red LAN/WAN
3. Seguridad Lógica de Servidores
4. Seguridad en la Informática distribuida
5. Seguridad en las Copias de Respaldo (Backups)
6. Cumplimiento de la L.O.P.D.
POSIBILIDADES DE FUTURO
Para completar el Sistema de Gestión normativa, se podría proceder a la
implantación de una herramienta informática para el control y gestión de los
Sistemas de Calidad y Medioambiente, según ISO 9001 e ISO 14001. Esto
facilitaría extraordinariamente el mantenimiento administrativo de las mismas,
independientemente de la subcontratación de recursos ajenos para esta
actividad si no se dispone de internos que puedan llevarla a cabo.
EQUIPAMIENTO
El equipamiento necesario más relevante en un proyecto de Seguridad
Informática es:
•
Equipamiento Hardware (HW) y Software (SW) de seguridad ante virus y
la entrada en la red local de intrusos con intenciones aviesas (antivirus y
firewalls).
•
Equipamiento para poder realizar copias de respaldo o de seguridad de la
información recogida en la red informática de la empresa (se recomienda
que la realización de estas copias de respaldo se pueda automatizar para
evitar olvidos y agilizar la operación).
•
Equipamiento adicional, destinado por ejemplo a mantener unas
condiciones ambientales adecuadas del Servidor (equipos de aire
acondicionado), o poder anticiparse a daños mayores ante incendio en la
sala del Servidor (sistemas antiincendio, extintores,…), o una caja fuerte
ignífuga donde guardar las copias de respaldo de los datos
informatizados,…
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
75 _______________
_______________
PORTAL CORPORATIVO MULTILINGÜE EN INTERNET
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
La empresa de este proyecto basa su actividad en el diseño y fabricación de
maquinaria y equipos para la recuperación de materias reciclables, en beneficio
del medio ambiente y de los procesos industriales.
La empresa tiene una gran variedad de clientes, tanto nacionales como
extranjeros, de hecho más del 30% de sus ventas son exportaciones a mercados
muy competitivos o de difícil acceso.
PROBLEMÁTICA A RESOLVER
La política de la empresa no potencia adecuadamente el uso de Internet para la
difusión de la Imagen de la Empresa, Promoción de Productos y Servicios,
Captación de Nuevos Clientes, etc.
La Web que existía hasta este proyecto estaba diseñada sólo con un fin
informativo, perdiendo la potencialidad que permitiría a distribuidores y clientes
contactar con la empresa y acceder a más información de la misma. El diseño,
por otro lado, estaba ya un tanto obsoleto.
Por otra parte y en relación con los resultados de la cadena de valor, en los
procesos de venta y postventa, tampoco se ha recurrido a Internet,
desaprovechando la posibilidad de apertura de mercados de exportación y
fortalecimiento de la captura de clientes y pedidos que tiene la empresa.
OBJETIVO Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El objetivo del proyecto se centra en el desarrollo del negocio mediante:
•
El facilitar más información a los clientes (reales o potenciales),
mejorando los contenidos y posibilidades de la Web. Los clientes podrán
ahora consultar de los distintos tipos de productos que la empresa realiza
(muchos de ellos son a la medida de lo que cada cliente necesita, aunque
se parta de una base estandarizada), comercializa y que incluso, en un
futuro, permita la consulta del estado de sus pedidos (entraría dentro del
apartado de posibilidades de futuro de una aplicación como ésta).
•
La potenciación del uso de Internet tanto en el proceso de Compras como
en los procesos de Venta y posterior asistencia a los Clientes (Postventa).
Se representan a continuación, a modo de árbol, todas las páginas de que está
compuesto el sitio Web así como la navegabilidad que contiene la aplicación:
76
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
Conózcanos
INDEX
Historia
HOME
Contacte con nosotros
Sistema
Sector
recuperación
de metales
Prensas de
metales
Solicitar información
Sector
tratamiento
de residuos
sólidos
Sector
recuperación de
papel, cartón y
plásticos
Prensas verticales
Otros
sectores
Prensas pulper
Guillotinas
Prensas
aplasta
coches
Sistemas de
alimentación y
transporte
Prensas
aplastadoras
de bidones,
latas y filtros
Autocompactadores,
compactadores y
contenedores
Estaciones de
Transferencia
Trituradores
Prensas para
productos
agrícolas
Prensas para
productos tóxicos
Plantas de
enfardado
RSU
Prensas continuas
enfardadoras
Abre bolsas y
pincha
botellas
Plantas de clasificación
y tratamiento
Prensas para
productos textiles
Cizallas
Pela cables
Prensas
cizalla
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
77 _______________
_______________
El contenido se desarrolla en las siguientes páginas:
•
Índice o Index: presentación animada de la empresa.
•
Página Principal
dependientes.
•
Conózcanos: descripción de la empresa, sus actividades, sus empleados,
etc.
•
Historia: la historia y evolución de la empresa.
•
Sistema: descripción del Sistema de la Empresa.
•
Sector de la recuperación de papel, cartón y plásticos: introducción
al sector y enlace a las secciones indicadas en el mapa.
•
Sector tratamiento de residuos sólido: introducción al sector y enlace
a las secciones indicadas en el mapa.
•
Sector recuperación de metales: introducción al sector y enlace a las
secciones indicadas en el mapa.
•
Otros sectores: introducción al sector y enlace a las secciones indicadas
en el mapa.
•
Contacte con nosotros: información de contacto de la empresa.
o
Home:
enlace
a
cada
una
de
las
páginas
El portal web desarrollado para esta empresa dispone de versiones en varios
idiomas, tratando facilitar su consulta en diferentes países donde vende sus
productos o pretende hacerlo. Entre estos idiomas del portal web, además del
español, están el inglés, francés, alemán,…
Dentro del proyecto se ha prestado servicio de consultoría en la búsqueda de un
proveedor adecuado de Internet donde alocar el portal web (hosting), y todo lo
relacionado con la gestión de accesos remotos al portal y la asignación y gestión
dentro de la compañía de direcciones y cuentas de correo electrónico.
BENEFICIO ESPERADO
Los beneficios principales que se esperan conseguir a través de este Proyecto
son:
1. Mejorar la imagen de la empresa y aumentar las ventas: implícita al
desarrollo de un portal web informativo de la empresa y sus productos, en
el que se ha cuidado especialmente la presentación para su fácil acceso
(buscadores) y lectura (multilingüe) en países extranjeros comercialmente
interesantes.
2. Mejorar la cadena de valor: Internet constituye un canal que facilita y
agiliza la comunicación e intercambio con los clientes y proveedores y
debe ser referencia en la búsqueda de un incremento de la productividad o
78
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
mejora del negocio. En el caso de la comercialización en países
extranjeros, se convierte en el canal de información y comunicación con
sus agentes comerciales o distribuidores en esos países.
POSIBILIDADES DE FUTURO
•
Añadir una parte restringida a la gestión con los clientes (Extranet) donde
éstos pudieran hacer llegar sus requerimientos y pedidos y después hacer
el seguimiento del estado de ejecución de los mismos.
•
También sería posible enriquecer el portal con una nueva Extranet, esta
vez con los proveedores, para la adquisición de todos los materiales
necesarios en la fabricación de la maquinaria comprometida.
•
Se puede completar la informatización de las Compras, bien de clientes
bien a proveedores, automatizando el envío de los pedidos (EDI, fax,...).
En el caso de la automatización de los pedidos, éstos se pueden integrar
automáticamente en el módulo de gestión de las Compras o las Ventas de
un posible Sistema Integrado de Gestión informatizada del conjunto del
negocio.
EQUIPAMIENTO
El equipamiento necesario en este proyecto coincide con el de algún anterior, por
lo que no es novedoso:
•
El portal web corporativo ha de estar alojado en un Servidor de Internet,
para lo que se ha subcontratado el alojamiento y servicio de
comunicaciones a un ISP (Internet Service Provider).
•
Para acceder de manera remota a la administración de los contenidos en
el portal web de la empresa, ésta dispone de una línea ADSL y de
conexión a Internet con un acceso restringido a su servicio de
alojamiento.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
79 _______________
_______________
SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA
FACTURACIÓN Y LA CONTABILIDAD
GESTIÓN
DE
LA
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
La empresa de este proyecto está especializada en el diseño y fabricación de
equipamiento de centros de control de comunicaciones y control de emergencias.
La empresa está presente en proyectos donde la innovación tecnológica es
necesaria para dar soluciones rápidas, eficaces y fiables. Además, la presencia
en todo el territorio y el contar con un producto muy competitivo les hace
enfrentarse en este momento al reto de la internacionalización.
PROBLEMÁTICA A RESOLVER
Las aplicaciones informáticas que tiene la empresa son inconexas y no se
benefician de las ventajas de utilizar una única base de datos que sea utilizada
globalmente por diferentes módulos de una misma herramienta Software (SW).
Esto, unido al proceso de internacionalización iniciado, exige la implantación de
un Sistema de Información que integre la informática (ERP) para todas las áreas
de la empresa, con el fin de conseguir la eficacia de los procesos del negocio y
mantener una flexibilidad continua, mediante la capacidad de responder rápida y
eficientemente a las diversas exigencias del mercado sacando el máximo partido
al flujo de información de la organización, y de proveedores y clientes.
OBJETIVO Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Dentro de la problemática indicada, se ha considerado prioritario y es objetivo de
este proyecto implantar una aplicación informática:
•
que permita la gestión integrada de las áreas económico-financieras y
administración,
•
y con la que puedan integrarse, en un futuro, las áreas operativas.
La aplicación se presenta sobre una pantalla general donde aparecen distintas
barras con funcionalidades y comandos de uso común.
Sobre ella se despliegan las ventanas de cada módulo que se estructuran
básicamente en dos zonas diferenciadas:
•
La primera, constituida por los módulos de la aplicación.
•
La segunda, resto de la pantalla, se utiliza para desplegar las funciones
que desarrolla el módulo seleccionado.
En esta segunda zona, tenemos:
80
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
o
Accesos a tablas de datos “Maestros”, Diarios y Documentos de
Cliente.
o
Informes y Registros de Cambios y Movimientos, así como otros
comandos para “navegar” en la aplicación, hacer un seguimiento
de actividades periódicas y de configuración.
REGISTROS MAESTROS
REGISTROS DE VENTAS
Pedidos, Albaranes. Facturas, etc.
DIARIOS
(Actualizan los Maestros)
Ofertas, Pedidos, Facturas, Etc.
REGISTROS
REGISTROS DE COMPRAS
MOVIMIENTOS Y CAMBIOS
Existencias, Proveedores, Clientes, Etc.
El contenido de las funcionalidades de la aplicación en las áreas señaladas, se
resumen en:
•
•
•
Módulo de Contabilidad: básico para configurar la empresa desde el punto
de vista contable, asegurando, con sus apuntes, que la entrada de datos
es única, con utilidades como:
o
Plan contable
o
Gestión de Bancos
o
Esquema de cuentas
Módulo de gestión de la cartera de cobros y pagos, que se concreta en:
o
Gestión de documentos de cobro
o
Gestión de documentos de pago
Módulo de Proveedores, para la gestión de compras y pagos:
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
81 _______________
_______________
•
o
Tabla de Proveedores
o
Gestión de Pedidos y Albaranes
o
Facturación
Módulo de Cliente, para la gestión de ventas y cobros:
o
Tabla de Clientes
o
Gestión de Pedidos y Albaranes
o
Facturación
BENEFICIO ESPERADO
Los beneficios principales que se esperan conseguir a través de este Proyecto
son:
1. Automatización de la gestión de Compras: Simplificará el trabajo
actual y se reducirá el trabajo tedioso y poco creativo dejando tiempo para
otras actividades de mayor valor añadido. Además la automatización
también mejora la gestión del proceso.
2. Automatización de la gestión de Ventas: Agilizará el trabajo actual y
mejorará en igual forma que en el caso anterior la gestión de este
proceso.
3. Gestión de Finanzas y Contabilidad: Permitirá a la Dirección usar toda
la potencialidad de las aplicaciones informáticas y toda la información en
ella recogida, para el análisis y la toma de decisiones.
POSIBILIDADES DE FUTURO
•
Ya se ha indicado en los objetivos del proyecto que, posteriormente,
deberían integrarse al sistema informático las áreas operativas.
•
Además, podría completarse la informatización con la integración de la
gestión del Sistema de Gestión de la Calidad, facilitando así su
mantenimiento, que actualmente utiliza excesivos recursos en la
redacción en papel de registros requeridos por el mismo.
•
También se pueden añadir o enriquecer la automatización del negocio con
sistemas informáticos para la gestión de los RR.HH., las relaciones
comerciales diarias y la gestión de la satisfacción de los clientes (CRM),…
EQUIPAMIENTO
El equipamiento necesario para la puesta en uso de esta aplicación informática
es:
•
82
Un Ordenador, al menos donde resida y desde el que se use dicha
aplicación. Si se dispone de más ordenadores, será posible el uso de la
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
aplicación desde todos ellos si éstos están conectados en red. La
aplicación residirá entonces en uno de ellos que da Servicio al resto.
•
Los ordenadores han de disponer de un sistema operativo (el más
difundido entre las PYME’s es MS Windows®).
•
Obviamente, como en todos los casos, es necesario dotarse de la
aplicación informática que automatice los procesos deseados.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
83 _______________
_______________
I
ANEXO I: PROYECTO
MUTIC (UTILIZACIÓN
DE LAS TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓN
Y LAS
COMUNICACIONES) EN
LA COMUNIDAD DE
MADRID
El proyecto MUTIC fue concebido por la Cámara Oficial de Comercio e Industria
de Madrid con el propósito de contribuir a la implantación y utilización de
las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las Pequeñas y
Medianas Empresas de la Comunidad de Madrid.
El principal objetivo del mismo es contribuir a mejorar y aumentar la
competitividad de las empresas madrileñas en general, y de las PYME’s en
particular a través de la innovación utilizando las TIC.
Este proyecto tiene lugar al amparo del Plan de Consolidación y
Competitividad de la PYME (PCCP), financiado por el Instituto Madrileño de
Desarrollo (IMADE), el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y el
Fondo Europeo de Desarrollo Regional, FEDER.
La necesidad de este proyecto venía determinada por:
•
84
Un mercado único europeo libre de aranceles lo que facilita, cuando no
promueve, el aumento de la competencia para las empresas madrileñas.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
Una realidad reciente dentro de la Unión Europea de ampliación a países
tecnológicamente preparados (más en formación que en equipamiento)
pero con coste de mano de obra más bajos, lo que a priori facilita su
capacidad competitiva.
•
Una situación de partida deficiente en cuanto a la automatización
(informatización y telecomunicaciones) de las empresas pequeñas y
medianas de la Comunidad.
Con tal propósito, se establecieron los siguientes objetivos para este proyecto:
•
Realizar un análisis para la propia Cámara Oficial de la Cámara de
Comercio e Industria de Madrid y el Gobierno de la Comunidad de Madrid
(representado por el Instituto Madrileño para el Desarrollo Económico –
IMADE) del estado de la Utilización de las Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones (TIC’s) con el propósito de impulsar su implantación y
desarrollo.
Este análisis se lleva a cabo a partir de la realización de 20 diagnósticos
sobre la situación en cuanto a implantación y utilización de las Tecnologías
de la Información (Informática) y las Comunicaciones en una selección
sobre las empresas interesadas.
Este análisis se ha incluido en esta publicación.
•
Seleccionar y realizar diez proyectos diferentes de utilización de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para mostrar a los
empresarios de La Comunidad de Madrid las posibilidades de aumentar su
rentabilidad y competitividad con la utilización de dichas tecnologías.
•
Informar a los empresarios de La Comunidad de Madrid de las ayudas,
subvenciones y deducciones que existen para abordar proyectos de este
tipo. Facilitar información sobre Empresas y Centros Tecnológicos de la
Comunidad de Madrid que puedan ayudarles a desarrollar proyectos
relacionados con las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
85 _______________
_______________
II
ANEXO II: INFORME
DIAGNÓSTICOS
SOBRE USO DE LAS
TIC EN LAS PYMES
DE LA COMUNIDAD
DE MADRID
El anexo recoge las evaluaciones obtenidas por las 20 empresas participantes en
el Proyecto MUTIC, su posición respecto al resto de participantes, para cada uno
de los criterios evaluados.
En cada criterio tanto de AGENTES como de RESULTADOS, se recogen unos
comentarios genéricos respecto a su implantación en las empresas y los
resultados y mejores prácticas realizadas.
Cada criterio tiene su gráfico que, muestra la evaluación cualitativa de las
empresas diagnosticadas y ofrece la posibilidad de comparación entre ellas,
manteniendo siempre el anonimato de cada evaluación.
La metodología utilizada en los diagnósticos del proyecto MUTIC para las PYME’s
de la Comunidad de Madrid responde a un modelo expresamente desarrollado
para este proyecto, a partir de otros modelos de evaluación, tanto referentes a
las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, como a otros aspectos
de la innovación tecnológica y gestión de las organizaciones empresariales.
Los principios que han regido la concepción de este modelo son:
86
•
La introducción de toda tecnología, y por tanto también de las TIC’s, debe
responder SIEMPRE a la necesidad de resolver o paliar problemas, u
optimizar la realización de actividades.
•
Las tecnologías han de estar al servicio de las personas y las
organizaciones, y NUNCA al revés.
•
El empleo de cualquier tecnología ha de hacerse SIEMPRE desde un
conocimiento y formación adecuados, unos procedimientos claramente
definidos y un aseguramiento de la legislación aplicable.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
La dependencia que llega a producirse en procesos y negocios respecto a
las tecnologías, exige el ASEGURAMIENTO de un correcto y continuo
funcionamiento.
•
Dado que las más de las PYME’s dedicadas a negocios distantes de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones carecen de una
adecuada preparación e información sobre estas tecnologías, se hace
necesario el ASEGURAR una fuente externa de información y orientación
PREPARADA, EFICAZ y HONESTA.
•
La automatización mediante tecnologías TIC de determinadas actividades
repetitivas y escasamente creativas favorece la SATISFACCIÓN DE LAS
PERSONAS.
•
La fiabilidad en el tratamiento de la información mediante medios
tecnológicos es sensiblemente SUPERIOR a la del tratamiento manual.
En el presente modelo de estudio de la implantación y utilización de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se realiza una evaluación
cualitativa sobre los diez elementos siguientes:
AGENTES:
•
Liderazgo y Estrategia
•
Personas y Formación
•
Seguridad y protección de Datos
•
Mantenimiento
•
Recursos TIC
RESULTADOS:
•
Resultados en las Personas
•
Resultados en los Productos
•
Resultados en los Procesos
•
Resultados en la Cadena de Valor
•
Gestión y Resultados Claves
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
87 _______________
_______________
MODELO DE DIAGNÓSTICO TIC
DE LAS NECESIDADES A LOS AGENTES FACILITADORES
PERSONAS
PERSONAS
RECURSOS
RECURSOS TIC
TIC
PROCESOS
PROCESOS
SEGURIDAD
SEGURIDAD Y
Y
PROTECCIÓN
PROTECCIÓN DE
DE
DATOS
DATOS
PRODUCTOS
PRODUCTOS YY
SERVICIOS
SERVICIOS
PERSONAS
PERSONAS YY
FORMACIÓN
FORMACIÓN
CADENA
CADENA DE
DE
VALOR
VALOR
(Clientes
(Clientes yy
Proveedores)
Proveedores)
MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO
GESTIÓN Y
RESULTADOS
LIDERAZGO Y
ESTRATEGIA
RESULTADOS
Para evaluar los criterios del modelo, se ha conseguido de formas diversas la
información necesaria o de interés para el análisis de cada empresa. La relación
entre las fuentes de datos utilizadas y los criterios se muestra en la siguiente
tabla:
CRITERIOS
Datos de la
Empresa
Visita de
Diagnóstico
Fuentes Externas
Liderazgo y Estrategia
Personas y Formación
Seguridad y Protección
de Datos
Mantenimiento
Recursos TIC
Resultados en las
Personas
Resultados en los
Productos y Servicios
Resultados en los
Procesos
Resultados en la
Cadena de Valor
Gestión y Resultados
Clave
88
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
LIDERAZGO Y ESTRATEGIA
“Cómo los líderes promueven y facilitan la introducción de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones como herramientas de utilidad en la mejora
de los procesos y del negocio, estando implicados personalmente en asegurar
que tales tecnologías se implanten, contemplándolas en las estrategias de la
empresa apoyándolas mediante políticas, planes, objetivos y metas”
COMENTARIOS GENERALES
•
La situación de las empresas evaluadas con respecto a este criterio puede
considerarse como Media - Alta. La dirección de las empresas muestran
una buena disposición para impulsar la innovación tecnológica en sus
empresas
y
consideran
que
es
necesario
estar
preparados
tecnológicamente para poder competir.
•
El 86% de las empresas diagnosticadas han obtenido la valoración de
normal.
•
Sólo una empresa ha conseguido la valoración de favorable.
•
Mientras que el 10% han obtenido la valoración de desfavorable.
•
Entre las fortalezas más relevantes identificadas en alguna empresa,
además de la total disposición de la dirección a la mejora tecnológica,
están:
•
•
La innovación tecnológica forma parte de la política y estrategia de la
empresa, si bien no está formalizada en un plan estratégico en la gran
mayoría de ellas.
•
El cliente es el objetivo fundamental de toda política y estrategia.
•
Dentro de la política de la empresa está la de potenciar
adecuadamente el uso de Internet para la difusión de su imagen, la
difusión de las características de sus productos / servicios, la
captación de nuevos clientes y las comunicaciones.
•
La dirección está comprometida y personalmente implicada en el uso
e implantación de las tecnologías de información y comunicación.
•
La empresa cuenta con líderes que establecen y comunican una
dirección clara a su organización alineada con su política y estrategia.
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes:
•
La gran mayoría de las empresas no tiene documentada su política y
estrategia.
•
No se contempla explícitamente la innovación tecnológica en la
estrategia.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
89 _______________
_______________
•
No hay política establecida para la protección de la Propiedad
Industrial.
•
La política de la empresa no incluye el uso del comercio electrónico
(Empresa a Empresa , Empresa a consumidor, Empresa a
Administración, etc.)
•
•
No se planifican, ni se analizan las inversiones con detalle.
La política de adquisición de herramientas HW/SW no se planifica ni
desarrolla desde una perspectiva global de gestión de clientes,
personas y procesos.
Figura 1
5
VALOR MEDIO: 2,95
4
1: Muy Desfavorable
2: Desfavorable
3: Normal
3
2
4: Favorable
1
5: Muy Favorable
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
PERSONAS Y FORMACIÓN
“Cómo la organización asegura, desarrolla y aprovecha el conocimiento y
capacidad de las personas que la componen respecto a la implantación y
utilización de las TIC’s, tanto a nivel individual como de equipos, o de la
organización en su conjunto; y cómo planifica la adquisición de las capacidades y
conocimientos carentes, aunque necesarios”
COMENTARIOS GENERALES
90
•
La situación de las empresas evaluadas en relación con este criterio puede
considerarse Media.
•
El 57% de las empresas han obtenido una valoración de desfavorable o
muy desfavorable.
•
Frente al 43% de las empresas diagnosticadas que han obtenido una
valoración de normal.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
Entre las fortalezas más relevantes identificadas están:
•
La empresa proporciona oportunidades que estimulan la implicación y
respaldan un comportamiento innovador y creativo.
•
La plantilla está constituida por personal cualificado y con capacidad
para desarrollar sus actividades.
•
El personal de la organización está suficientemente familiarizado con
el uso de herramientas informáticas.
•
Se fomenta y valora la capacidad y actitud de las personas para
asumir los cambios derivados de la innovación tecnológica.
•
Se reconoce oportuna y adecuadamente, los esfuerzos de las
personas y equipos para la innovación tecnológica.
•
Se fomenta el trabajo en equipo y las actividades multifuncionales.
Figura 2
5
1: Muy Desfavorable
2: Desfavorable
4
VALOR MEDIO: 2,40
3
3: Normal
2
4: Favorable
5: Muy Favorable
1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11
12 13
14
15
16
17
18
19 20
EMPRESAS
•
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes:
•
La gran mayoría de las empresas diagnosticadas no disponen de un
plan de formación en tecnología y de comunicaciones.
•
No se desarrollan planes de recursos humanos coherentes con una
estrategia de innovación tecnológica.
•
No se dispone de un sistema evaluación de capacidad y adecuación de
las personas; siendo este punto vital para una empresa que apueste
por la innovación tecnológica.
•
La insuficiente formación, preparación, de la plantilla, hace que la
calidad de los productos / servicios se resienta.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
91 _______________
_______________
•
No se desarrollan programas de motivación unidos a objetivos, que
midan la creatividad, el adecuado uso de las herramientas
informáticas con orientación al cliente,...
•
No utilizan metodologías innovadoras para mejorar la forma de
trabajo.
SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
“Cómo la organización protege su información, asegurando su integridad,
autenticidad y confidencialidad, y protege el funcionamiento de los canales por la
que ésta transita, vigilando, al mismo tiempo, el cumplimiento de la legislación
vigente al respecto”
COMENTARIOS GENERALES
•
La situación de las empresas evaluadas en relación con este criterio puede
considerarse Baja, siendo el criterio de los diez considerados que ha
obtenido peor valoración.
•
El 48% de las empresas diagnosticadas han consigo una valoración de
muy desfavorable.
•
El 48% de las empresas diagnosticadas han obtenido una valoración de
desfavorable.
•
Sólo una empresa ha conseguido una valoración de favorable.
•
Entre las fortalezas más relevantes identificadas en alguna empresa,
están:
•
•
o
evitar perdidas de datos en los sistemas (back-up’s)
o
asegurar la integridad de los sistemas.
•
Se utilizan sistemas de contraseña (password) para controlar el
acceso a la informática de la compañía, si bien en muchos casos no
hay constancia de que se cambien regularmente.
•
Disponen de “cortafuegos” o firewalls en el router de conexión a la
RTC.
•
Una empresa ha adaptado sus sistemas y procedimientos para cumplir
con la L.O.P.D.
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes:
•
92
Se han implantado medidas en los PC's y se actualizan periódicamente
para:
No hay procedimientos
protección de datos.
escritos
sobre
seguridad
informática
y
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
No hay un administrador de la red informática, ni está asignada la
función de seguridad y protección de datos informáticos dentro de la
empresa.
•
No se cumplen la totalidad de los requisitos de la LOPD.
•
Los ficheros de datos de carácter personal no están registrados en la
Agencia de Protección de Datos.
•
La ubicación
Seguridad.
•
El servidor no dispone de SAI (Sistema de Alimentación
Ininterrumpida), que garantice el apagado ordenado en caso de
ausencia de red eléctrica.
•
No se dispone de un Plan de Continuidad del Negocio frente a
Contingencias.
•
No están identificados los ficheros de datos de carácter personal.
•
Las copias de seguridad no son probadas de manera sistemática para
verificar la bondad del proceso de back-up.
•
Las copias de seguridad no están suficientemente protegidas y
normalmente se guardan en la misma ubicación que el servidor.
•
No existen acuerdos de confidencialidad establecidos por la empresa
para las personas que manejan datos de carácter personal.
del
Servidor,
incumple
todos
los
estándares
de
Figura 3
5
1: Muy Desfavorable
2: Desfavorable
3: Normal
4
VALOR MEDIO: 1,65
3
2
4: Favorable
5: Muy Favorable
1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
93 _______________
_______________
MANTENIMIENTO
“Cómo planifica y gestiona la organización el aseguramiento del correcto
funcionamiento de sus recursos TIC, para garantizar el eficaz y continuo
funcionamiento de sus procesos”
COMENTARIOS GENERALES
•
La situación de las empresas evaluadas en relación con este criterio puede
considerarse Media.
•
El 29% de las empresas diagnosticas han obtenido la valoración de
desfavorable.
•
El 71% de las empresas han obtenido la calificación de normal.
•
Entre las fortalezas más relevantes identificadas en alguna empresa,
están:
•
La gran mayoría de las empresas diagnosticadas disponen de
mantenimiento y soporte técnico de la su infraestructura informática,
realizado a través de un empresa externa (subcontratación).
Figura 4
5
1: Muy Desfavorable
2: Desfavorable
4
VALOR MEDIO: 2,70
3
3: Normal
2
4: Favorable
5: Muy Favorable
1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
•
94
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes:
•
El mantenimiento se pone en marcha por excepciones; no hay
ninguna planificación específica, ni informes de necesidades de
actualización.
•
No se analizan formalmente los procesos con el fin de determinar sus
posibles mejoras tecnológicas.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
No se utilizan las tecnologías más eficientes para la mejora de los
procesos de la empresa.
•
No se establecen prioridades y objetivos para la introducción de
mejora o innovación tecnológica.
•
Ante determinados problemas, manifiestan dificultad para encontrar
en el mercado técnicos y soporte adecuado en tiempo y forma.
•
No se realiza un buen control de las actividades de mantenimiento
realizadas por el subcontratista, para evitar fallos de disponibilidad.
RECURSOS TIC
“Cómo los recursos TIC de que dispone la organización son los adecuados a sus
productos y procesos, a su capacidad y preparación para su desempeño, y a la
situación tecnológica presente en el sector y en el mercado”
COMENTARIOS GENERALES
•
La situación de las empresas evaluadas en relación con este criterio puede
considerarse de Media - Alta.
•
El 29% de las empresas diagnosticadas han conseguido la valoración de
favorable.
•
El 19% de las empresas diagnosticadas han conseguido la valoración de
normal.
•
Por el contrario el 52% de las empresas tienen una valoración de
desfavorable.
•
Entre las fortalezas más relevantes identificadas en alguna empresa
están:
•
Todas las empresas diagnosticadas tienen sus ordenadores
conectados en una red local (LAN), con cableado estructurado RJ45.
•
Todas las empresas diagnosticadas tienen actualizados los sistemas
operativos en sus ordenadores (NT, 2000 o XP).
•
Todas las empresas disponen de SW Ofimático (Editor de Texto, Hoja
de Cálculo, Editor de Bases de Datos).
•
Disponen de aplicaciones SW básicas de gestión.
•
Los recursos en comunicaciones son suficientes y están actualizados
(centralita, ADSL, acceso inalámbrico, etc.).
•
Disponen de conexión a Internet y correo electrónico.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
95 _______________
•
El número de impresoras de que disponen parece adecuado para
satisfacer sus necesidades.
•
Disponen de terminales lectores de código de barras.
Figura 5
5
VALOR MEDIO: 2.80
1: Muy Desfavorable
2: Desfavorable
4
3
3: Normal
2
4: Favorable
5: Muy Favorable
_______________ 96
1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
•
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes:
•
No se vigila el entorno tecnológico, o sólo en alguna área (mercado,
competencia, estado del arte, clientes, proveedores)
•
No se gestionan las tecnologías vigentes para apoyar la mejora.
•
No se dispone de página web, lo que representa una perdida de
potencialidad para la captación de nuevos clientes.
•
No se dispone de una gestión informatizada que facilite información
fiable para la gestión de inventarios.
•
No se homogenizan los sistemas operativos y no están registrados.
•
No existe un proceso de inventario documentado de las tecnologías
disponibles en la empresa.
•
No se dispone de recursos que permitan el envío de mailing desde las
aplicaciones informáticas.
•
No existe una intranet, donde las posibilidades de optimización de
recursos informáticos permita crecer de una forma controlada,
escalonada, fácil y segura.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
Las aplicaciones informáticas o bases de datos están aisladas, lo que
dificulta el poder compartir la información entre las diferentes áreas
de la empresa.
•
Algunos ordenadores son obsoletos o no están actualizados, lo que
puede ocasionar faltas de eficacias y disponibilidad.
RESULTADOS EN LAS PERSONAS
“Qué logros está alcanzando la organización con la introducción y empleo de las
TIC en relación con las personas que la integran”
COMENTARIOS GENERALES
•
La situación de las empresas evaluadas en relación con este criterio puede
considerarse Media-Alta.
•
El 86% de las empresas diagnosticadas han obtenido una valoración de
normal.
•
El 9% han obtenido una valoración de desfavorable.
•
Una empresa ha alcanzado la valoración de favorable.
•
Entre las fortalezas más relevantes identificadas en alguna empresa,
están:
•
•
En el 70% de las empresas diagnosticadas, las personas claves de la
organización manejan y controlan adecuadamente las herramientas
TIC usadas en su empresa.
•
Prácticamente en todas las empresas diagnosticadas, el grado de
satisfacción sobre su equipamiento HW / SW y Comunicaciones es
medio o alto.
•
Flexibilidad del equipo humano en el desempeño de sus funciones y
adaptación a cambios.
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes:
•
La información de interés para los empleados (calendario, convenio,
etc.) no está disponible en los recursos informáticos.
•
Aunque se evidencia que el grado de utilización de las TIC’s es
aceptable, para la actividad de la empresa, existe un margen de
mejora que se vería potenciado con la formación adecuada.
•
No se miden la motivación y satisfacción de las personas mediante
encuestas e indicadores adecuados.
•
La comunicación interna, tanto a nivel personal como de grupo, es
manifiestamente mejorable.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
97 _______________
•
No se dispone de la formación adecuada para el reciclaje del personal.
Figura 6
5
VALOR MEDIO: 2,95
4
1: Muy Desfavorable
2: Desfavorable
3
3: Normal
2
4: Favorable
5: Muy Favorable
1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
RESULTADOS EN LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
“Qué logros está alcanzando la organización con la introducción y empleo de las
TIC en relación con la mejora de sus productos y servicios”
COMENTARIOS GENERALES
_______________ 98
•
La situación de las empresas evaluadas en relación con este criterio puede
considerarse Media.
•
El 14% de las empresas diagnosticadas han obtenido la valoración de
favorable.
•
El 43% han conseguido la valoración de norma.
•
Frente al 43% restante que han obtenido la valoración de desfavorable.
•
Entre las fortalezas más relevantes identificadas en alguna empresa,
están:
•
Se identifican las expectativas del mercado en cuanto a innovación
tecnológica de productos y servicios.
•
Se introducen nuevos productos
innovaciones tecnológicas.
•
Se identifican las posibilidades de mejora tecnológica de los productos
y servicios.
o
servicios
que
incorporan
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
•
Se determina la apreciación por el mercado de las mejoras o
innovaciones tecnológicas introducidas tanto en relación con los
productos y servicios, como en relación con el soporte técnico.
•
Se controlan informáticamente, los datos de la empresa: contabilidad,
facturación, compras, ventas, gestión de inventarios.
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes:
•
No se controla la rentabilidad de las líneas de productos.
•
El área comercial no utiliza herramientas informáticas
permitirían una mejor planificación de las ventas.
•
El máximo beneficio de las aplicaciones informáticas implantadas en la
empresa, solo se obtendrá cuando todas estén integradas en una sola
herramienta.
•
No existe una sistemática de costes asociada a los distintos
productos/servicios.
•
La falta de capacidad productiva propicia algunas veces la perdida de
una mayor cuota de mercado.
•
No se lleva un control exhaustivo de las actualizaciones necesarias en
las aplicaciones SW de la empresa. Esto puede originar perdida de
potencial de las herramientas utilizadas.
que le
Figura 7
5
VALOR MEDIO: 2.75
1: Muy Desfavorable
2: Desfavorable
4
3
3: Normal
2
4: Favorable
5: Muy Favorable
1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18
19 20
EMPRESAS
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
99 _______________
RESULTADOS EN LOS PROCESOS
“Qué logros está alcanzando la organización con la introducción y empleo de las
TIC en relación con la mejora de sus procesos”
COMENTARIOS GENERALES
•
La situación de las empresas evaluadas en relación con este criterio puede
considerarse Media-Baja.
•
El 62% de las empresas diagnosticadas han conseguido la valoración de
desfavorable.
•
El 29% ha obtenido la valoración de normal.
•
Una empresa ha obtenido la valoración de favorable.
•
Una empresa ha conseguido la valoración de muy desfavorable.
•
Entre las fortalezas más relevantes identificadas en alguna empresa,
están:
•
_______________ 100
•
Se dispone de herramientas informáticas que facilitan la gestión de
procesos claves de la empresa.
•
Existen registros que facilitan la gestión del servicio postventa, si bien
no se percibe en estas empresas la sistematización de los mismos,
sobre la base de procedimientos formales y documentados.
•
Se dispone de herramientas informáticas para tramitar los pedidos de
ventas y gestionar los datos de clientes.
•
Se realizan análisis de costes, con la información que el sistema de
gestión da en cuanto a zonas, proveedores, productos y clientes.
•
Disponen de un sistema de calidad certificado respecto a la norma ISO
9001, lo que asegura el conocimiento y definición de los
procedimientos de trabajo.
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes:
•
Los programas informáticos de que disponen no están integrados en
una única herramienta, lo que puede dar lugar a inconsistencias y
errores.
•
El área de fabricación no está informáticamente integrada con la de
diseño, creándose ineficiencias.
•
No se utilizan simuladores de posibles situaciones de demanda y
necesidad de producción que permitan conocer con anticipación los
recursos necesarios y los plazos de disponibilidad.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
No se toman medidas, según indicadores establecidos, para evaluar la
mejora que las herramientas informáticas introducen en los procesos.
•
En los análisis de costes que realizan algunas empresas, podría
mejorarse el rendimiento y reducirse considerablemente el esfuerzo
requerido para realizar estos análisis si se dispusiera de mayor
información en soporte electrónico y el procesado y ordenado
(graficas, estadísticas,..) posible de estos datos fuese más potente.
•
No se dispone de herramientas informáticas que permitan la gestión
de los costes derivados de los reparos de los clientes.
•
Solo el 14% de las empresas diagnosticadas están la certificados en
medioambiente según la norma ISO 14001.
Figura 8
5
4
1: Muy Desfavorable
2: Desfavorable
3: Normal
VALOR MEDIO: 2,35
3
2
4: Favorable
1
5: Muy Favorable
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20
EMPRESAS
RESULTADOS
Proveedores)
EN
LA
CADENA
DE
VALOR
(Clientes
y
“Qué logros está alcanzando la organización con la introducción y empleo de las
TIC en relación con la mejora de las actividades o procesos que interrelacionan
con clientes y proveedores, así como en la satisfacción de tales clientes y
proveedores”
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
101 _______________
COMENTARIOS GENERALES
•
La situación de las empresas evaluadas en relación con este criterio puede
considerarse Media.
•
Aproximadamente el 50% de las empresas han obtenido la valoración de
normal, mientras que el otro 50% ha obtenido la valoración de
desfavorable.
•
Entre las fortalezas más relevantes identificadas en alguna empresa,
están:
•
_______________ 102
•
En la mayoría de las empresas diagnosticadas, en general los clientes
quedan satisfechos tanto de productos, como de servicios
suministrados por la empresa .
•
Casi todas las empresas diagnosticadas, tienen una relación
personalizada y de asesoramiento sobre productos y servicios con sus
clientes.
•
Hay implicación con los clientes para debatir y abordar necesidades y
clarificar requisitos que puedan tener origen o respuesta en la
tecnología.
•
Orientación y cercanía al cliente, lo que permite un análisis detallado
de la vida útil de cada producto.
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes:
•
No hay indicadores internos basados en medidas objetivas.
•
Informatización de la Logística, como eslabón de la cadena de valor
por donde la Empresa contempla oportunidades de crecer.
•
Falta de predisposición y capacidad técnica de integración informática
de procesos con proveedores y clientes.
•
El intercambio de información de requisitos técnicos de los pedidos
presenta un amplio margen para la mejora.
•
No se practican medidas de la percepción que los clientes tienen de la
acción innovadora y de la capacidad tecnológica de la empresa.
•
No se miden los costes de no calidad, por lo que difícilmente, en
consecuencia, puede hacerse una gestión de estos costes.
•
La gestión de clientes y proveedores, en la que las TIC juega un papel
importante, no está desarrollada, así:
o
No utilizan los recursos de una página Web propia para
acercar la empresa a los otros agentes de la cadena de
valor (Clientes y Proveedores).
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
o
No realizan transacciones de comercio electrónico.
Figura 9
5
4
1: Muy Desfavorable
VALOR MEDIO: 2,50
2: Desfavorable
3
3: Normal
2
4: Favorable
1
5: Muy Favorable
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11
12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
GESTIÓN Y RESULTADOS CLAVE
“Qué logros está alcanzando la organización con la introducción y empleo de las
TIC en relación con la mejora en la gestión de la dirección, la reducción de
costes, el incremento de las ventas y, en definitiva, una mayor rentabilidad
económica del negocio”
COMENTARIOS GENERALES
•
La situación de las empresas evaluadas en relación con este criterio puede
considerarse Media-Alta.
•
El 10 % de las empresas diagnosticadas han alcanzado la valoración de
favorable.
•
El 71 % de las empresas han obtenido la valoración de normal.
•
El 19 % de las empresas diagnosticadas han obtenido la valoración de
desfavorable.
•
Entre las fortalezas más relevantes identificadas en alguna empresa,
están:
•
La dirección de la empresa usa aplicaciones informáticas para el
análisis de los datos y la toma de decisiones.
•
Casi en el 50 % de las empresas diagnosticadas, las inversiones
realizadas en los últimos años para la automatización de la empresa
mediante la adquisición de herramientas HW y SW han sido
significativas.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
103 _______________
•
La Empresa dispone de soluciones informáticas que permiten que
diversas funciones y departamentos trabajen de una forma eficaz.
•
En casi el 50% de las empresas diagnosticadas los índices del análisis
financiero muestran con carácter general una buena evolución,
resaltando el incremento de ventas.
Figura 10
5
VALOR MEDIO: 2,90
4
1: Muy Desfavorable
2: Desfavorable
3
3: Normal
2
4: Favorable
5: Muy Favorable
1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18
19 20
EMPRESAS
•
_______________ 104
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes:
•
No existe ninguna sistemática de medida de los costes de los
productos ni de los procesos.
•
No se hace un enfoque adecuado del empleo de las TIC’s como
elemento diferenciador de la empresa en el sector de mercado donde
realiza su actividad, que ayude a encontrar nuevas oportunidades de
negocio.
•
No están explicitados y cuantificados los objetivos a alcanzar en
cuanto a los indicadores clave de los procesos de negocio.
•
No existe ninguna sistemática de medida de los costes de los
productos ni de los procesos.
•
No disponen de un cuadro de mando con indicadores adecuados, que
faciliten a la Dirección la toma de decisiones más adecuada.
•
El Sistema de Gestión de la Calidad está soportado directamente por
la buena voluntad de los usuarios, no disponiendo de una herramienta
informática para su gestión, lo que genera importantes cuellos de
botella, consumo excesivo de recursos, e incumplimientos en la
redacción de documentos asociados al mantenimiento del mismo.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
No disponer de página Web ni usar Internet para el intercambio de
información, como vías para incrementar la productividad o mejorar el
negocio.
PUNTUACIONES
DIAGNOSTICADAS
TOTALES
DE
LAS
EMPRESAS
COMENTARIOS GENERALES
Desglosando la puntuación total en los dos bloques de criterios evaluados:
•
La valoración media de las empresas evaluadas en el conjunto de los
criterios de Agentes está entre Normal y Desfavorable (2,50) lo que indica
un camino importante a recorrer en la definición de los procesos y
procedimientos, establecimiento de indicadores de control y herramientas
de gestión.
•
Respecto a los criterios de Resultados, si bien la media es algo mayor
(2,69), está igualmente por debajo de la valoración Normal, quedando un
amplio margen para la mejora en estos criterios.
•
Podemos concluir que la media del conjunto de resultados es
consecuencia del conocimiento, experiencia, esfuerzo y dedicación de las
personas y especialmente a la entrega de los socios fundadores, a la
dirección y gestión de las mismas y no de las metodologías de gestión
implantadas.
AGENTES
Figura 11
RESULTADOS
5
VALOR MEDIO DE TODO EL
PROYECTO – RESULTADOS : 2,69
4
1: Muy Desfavorable
2: Desfavorable
3: Normal
3
2
4: Favorable
1
5: Muy Favorable
VALOR MEDIO DE TODO EL
PROYECTO - AGENTES: 2,50
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
105 _______________
Atendiendo a las valoraciones totales (Agentes + Resultados) obtenidas por las
empresas evaluadas:
•
Solamente una empresa ha obtenido una valoración media mayor o igual
que 3 (Normal), habiendo obtenido una valoración de 3,1.
•
Diez empresas han obtenido una valoración mayor de 2,5 y menor de 3.
•
Tres empresas ha obtenido una valoración de 2,2.
•
El resto de la empresas (6) están 2,3 y 2,5.
•
La puntuación media total obtenida por las empresas evaluadas es de
2,60, entre normal y desfavorable.
•
La distribución de las valoraciones obtenidas presenta una variación de
0,90 puntos. Lo que manifiesta una cierta disparidad entre las empresas
diagnosticadas en cuanto al uso e implantación de las TIC.
Figura 12
5
MEDIA TOTAL: 2,60
4
1: Muy Desfavorable
2: Desfavorable
3
2,70 2,80 2,70
2 ,80
2,90
2,90
2,70
2,60
2 ,50
2,30
2 ,30
2,20
3: Normal
3,10
2 ,90
2,70
2,50
2,4 0
2,50
2, 20
2,20
2
4: Favorable
5: Muy Favorable
1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
EMPRESAS
D.A.F.O.
Saltándose el orden del acrónimo que da título a este apartado, se ha preferido
comenzar por los aspectos favorables para concluir con los desfavorables.
FORTALEZAS
•
Apuesta de la dirección de las empresas por la innovación tecnológica y
profesionalidad y flexibilidad del equipo humano.
•
La innovación tecnológica forma parte de la política y estrategia de
Empresa.
_______________ 106
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
El cliente es objetivo fundamental de la estrategia de las empresas.
•
La infraestructura informática y red de datos adecuada a las necesidades
de la empresa. Los ordenadores están conectados en una red local (LAN),
con cableado estructurado RJ45 y conexión a Internet.
•
Disponer de la certificación de calidad ISO 9000 lo que facilita la
identificación y definición de los procedimientos.
•
Se controla informáticamente la información clave de la empresa. Se
dispone de aplicaciones informáticas de contabilidad y de gestión básicas.
•
Fuerte introducción, dentro de sus líneas de negocio, de productos o
servicios con innovaciones tecnológicas.
OPORTUNIDADES
•
Diferenciación con la competencia por calidad de servicio conocimiento de
los productos y variedad de ellos.
•
La integración de las distintas herramientas informáticas facilitaría a la
Dirección la gestión de la Empresa y la toma de decisiones.
•
Establecer alianzas tecnológicas con otras empresas o entidades.
•
Mejorar las comunicaciones y concretamente el uso de Internet como
herramienta de comercial, marketing, compras y servicio post-venta.
•
Mejorar la eficiencia del proceso comercial y la relación con los clientes
mediante la automatización.
•
Utilizar la tecnología como elemento de mejora de la calidad y el servicio.
•
Mejorar la gestión empresarial mediante el empleo de herramientas
informáticas que permitan controlar eficazmente los recursos internos, los
procesos y sus costes para aumentar la eficiencia de los procesos y
reducir los costes, aumentando así la rentabilidad y competitividad de la
empresa.
•
Conocer de forma periódica el grado de satisfacción de los clientes y así
poder establecer los objetivos de mejora.
•
Desarrollo de una página Web interactiva, para facilitar el intercambio de
información con proveedores y clientes, mejorando así la imagen de la
empresa y aumentando las posibilidades de negocio.
•
Diversificación hacia los servicios de venta por Internet.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
107 _______________
DEBILIDADES
•
No disponer de un plan
tecnológica, formalizado.
•
Los costes de los
adecuadamente.
•
No hay establecido ningún sistema de mejora continua de los procesos.
•
Insuficiente implantación tecnológica
logística, costes, almacén...).
•
Carencia de un sistema informático integrado y completo de gestión
empresarial.
•
No se dispone de una sistemática de medida de los costes de los
productos, ni tienen una aplicación informática para su cálculo.
•
No se miden ni se gestionan los costes de no calidad.
•
No existe una cultura de “Mejora Continua”, que involucre a proveedores
y clientes.
•
Carencia de un sistema informático integrado y completo de gestión
empresarial.
•
Carencias básicas en el conocimiento del impacto de las medidas de
seguridad y protección de datos. No se cumplen los preceptos
establecidos en la Ley 15/1999 (L.O.P.D.).
•
No se dispone de una herramienta informática para la gestión del Sistema
de Calidad, lo que puede generar un consumo excesivo de recursos e
incumplimientos en la redacción de la documentación asociada al
mantenimiento del mismo.
•
No se dispone de un plan de formación tecnológica que permita la
utilización adecuada de las nuevas tecnologías en la empresa y el reciclaje
de la plantilla.
estratégico,
procesos
no
se
con
miden,
en
enfoque
de
analizan
algunas
áreas
y
innovación
gestionan
(comercial,
AMENAZAS
•
La falta de análisis en los costes, impide su mejora lo que constituye una
amenaza para la competitividad de la empresa.
•
El hecho de no controlar los costes de no calidad, puede derivar en un
detrimento de la competitividad y disminución de la rentabilidad del
negocio.
•
El no cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD),
puede dar lugar a sanciones administrativas.
_______________ 108
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
La falta de seguridad informática puede dar lugar a problemas de
disponibilidad de información y recursos críticos.
•
Perdida de mercado ante la falta de operatividad de soluciones de
comercio electrónico en Internet, con mayor impacto posiblemente en el
acceso a mercados internacionales, como elemento de expansión del
negocio.
•
El no disponer de un sistema de planificación de las inversiones
tecnológicas puede poner en riesgo la competitividad de la empresa.
•
Competidores cuya tecnología en planificación, gestión y explotación, les
haga más competitivos en rentabilidad y como consecuencia en captación
de clientes.
•
Evolución tecnológica, que tiende a reducir o estandarizar la actividad
tradicionalmente servida por la empresa.
•
Requisitos
reguladores
costosos
medioambientales de los productos.
en
cuanto
a
requerimientos
El presente estudio estadístico se circunscribe a las 20 PYME’s participantes en la
fase de Diagnósticos TIC del Proyecto MUTIC. No hay voluntad alguna de
extrapolar los resultados y conclusiones al conjunto de las PYME’s madrileñas. El
número de empresas diagnosticadas es insuficiente para extrapolar sus
resultados. Pero sí que es verdad que las PYME’s participantes no han sido
elegidas buscando de forma consciente un determinado resultado final. Además
hay una representación variada de empresas por zonas geográficas, sectores y
tamaños, lo que quizá a más de uno le lleve a pensar que la realidad mayoritaria
de las PYME’s de la Comunidad de Madrid en cuanto a la introducción y uso de
las TIC como herramientas para la mejora y aumento de la competitividad no
debe diferir en exceso de la “fotografía” que resulta de los 20 diagnósticos
realizados.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
109 _______________
III
ANEXO III: AYUDAS
EN EL DESARROLLO
DE PROYECTOS CON
LAS TIC
La modernización de las empresas requiere de unas inversiones en esfuerzo y
dinero no siempre posibles, al menos en la medida deseada.
El presente anexo pretende informar a las empresas de la Comunidad de Madrid
sobre ayudas que pueden encontrar para el desarrollo de proyectos que
impliquen la utilización de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones. Estas ayudas se han diferenciado en dos tipos: financieras y
técnicas.
AYUDAS FINANCIERAS
En este apartado se han preferido presentar las posibilidades de financiación
económica existentes y orientar en la búsqueda concreta de la ayuda necesaria
(siguiendo el proverbio “si das un pez a un hombre comerá un día, si le enseñas
a pescar comerá toda la vida”), más que listar la relación concreta de ayudas
existentes en el momento de la edición de este libro, que seguramente no serán
todas las convocadas a lo largo del año y algunas ya estarán cerradas al llegar
este libro a los lectores.
Entre las fuentes de financiación podemos citar:
•
Ayudas de la Unión Europea gestionadas directamente por su
administración en Bruselas. Se encuadran dentro del VI Programa Marco.
Las hay de diversos tipos. Existen programas e iniciativas comunitarias
gestionadas desde el Gobierno de la Comunidad de Madrid.
•
Ayudas Nacionales, principalmente las promovidas por el Ministerio de
Industria, Turismo y Comercio dentro del Programa de Fomento de la
Investigación Técnica (PROFIT). El PROFIT se convoca anualmente.
_______________ 110
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
•
Ayudas Regionales, gestionadas principalmente por el Instituto
Madrileño de Desarrollo de la Comunidad de Madrid (IMADE) dentro del
Gobierno de la Comunidad.
Dentro de las ayudas del Instituto Madrileño de Desarrollo de la
Comunidad de Madrid podemos destacar:
•
Plan de Consolidación y Competitividad de la PYME: Destinado
tanto a PYME’s como a Organismos Intermedios sin ánimo de lucro. El
tipo de ayuda es subvención a fondo perdido. Contempla diversas
líneas ayuda dentro de: Sociedad de la Información e Innovación en
técnicas empresariales (Diseño, Redes Interempresariales de
Cooperación, Sistema de Calidad e Innovación de procesos: Gestión y
Organización en la PYME). Convocatoria anual. El plazo de solicitud
acostumbra a concluir el primer mes del año.
•
Plan de Innovación Empresarial (PIE): Contempla cuatro líneas
de ayuda, todas en relación con aspectos de innovación tecnológica y
nuevas tecnologías. Tres destinadas a PYME’s (Creación de empresas
de base tecnológica y vinculada a nuevas tecnologías; Contratación de
servicios externos avanzados de consultoría e Ingeniería para la
introducción y uso de nuevas tecnologías; Inversiones en activos
derivados de la implantación de las nuevas tecnologías) y una a todas
las empresas (Actividades de I+D tecnológico en procesos, productos
y servicios). El tipo de ayuda es subvenciones a fondo perdido y
ayudas de carácter financiero. Sus objetivos son incrementar el nivel
de ciencia y tecnología, impulsar la implantación de nuevas técnicas
de gestión, etc. Convocatoria anual. Período de solicitud hasta final
primer mes del año. Sin embargo, en principio, este plan fue
concebido para un plazo que concluía en el presente año 2005. Con
vista pues a los años venideros, no hay información sobre la
renovación de este plan o su sustitución por otro similar (o diferente).
Entre las iniciativas promovidas dentro del Gobierno de La Comunidad de
Madrid, por la Consejería de Economía e Innovación Tecnológica, está
Madridinnova, que es un conjunto de iniciativas destinadas a la
implantación de nuevas tecnologías en las empresas de la Comunidad de
Madrid, que incluye entre otras:
•
•
La red de Centros de Difusión Tecnológica (CDT’s)
•
La red de Centros de Acceso Público a Internet (CAPI’s)
•
Polígonos y Parques Científicos y Tecnológicos
•
Red de Agentes de Innovación (normalmente dentro de los CDT’s)
•
Ayudas directas (las anteriormente mencionadas)
Ayudas Locales, promovidas por administraciones locales. Son más
escasas y se circunscriben a ámbitos reducidos. El acceso a la información
de las mismas ha de efectuarse la más de las veces contactando
directamente con la administración convocante.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
111 _______________
•
Entidades de Crédito. Suelen consistir en préstamos o créditos a bajo
interés. La entidad principal en este tipo de ayudas en el ámbito estatal es
el ICO (Instituto de Crédito Oficial). Pero también existe alguna entidad
bancaria privada que está ofreciendo préstamos para la introducción de
las nuevas tecnologías, con unos intereses y costes de estudio nulos.
•
Deducciones Fiscales. Dentro de las deducciones por actividades de
Investigación, Desarrollo e Innovación Tecnológica se incluye un incentivo
fiscal (10% de deducción) para aquellas actuaciones por parte de las
PYME’s que tengan como objetivo mejorar su acceso a Internet, así como
el desarrollo del comercio electrónico y la mejora, en general, de sus
procesos mediante la incorporación de tecnologías de la información y de
las comunicaciones. También son deducibles (5%) los gastos de formación
del personal en el uso de las nuevas tecnologías.
AYUDAS TÉCNICAS
Intentar listar las organizaciones, sobre todo madrileñas, con capacidad para
ayudar técnicamente a las empresas de la Comunidad de Madrid en proyectos
que impliquen las TIC, resulta una labor complicada, tanto por la cantidad de
ellas existentes, como por el riesgo inevitable de olvidar alguna injustamente.
Tampoco es propósito de este documento publicitar ninguna empresa privada.
Este conjunto de organizaciones, en una primera clasificación, se pueden separar
entre las que son oficiales o, en cualquier caso, sin ánimo de lucro, y las
empresas, en las que la prestación de esta ayuda técnica forma parte de su
negocio.
Entre las entidades sin ánimo de lucro, merece mención especial la Cámara
Oficial de Comercio e Industria de Madrid.
La Cámara de Madrid es un órgano consultivo y de colaboración con las
Administraciones Públicas. Representa, promueve y defiende los intereses
generales de los agentes económicos de la región, y presta numerosos servicios
a las empresas que ejercen su actividad en la Comunidad de Madrid.
La Cámara comprende las actividades ejercidas por cuenta propia, en comisión
o agencia, en el sector extractivo, industrial, de la construcción, comercial, y de
los servicios, singularmente de hostelería, transporte, comunicaciones, ahorro,
financieros, seguros, alquileres, espectáculos, juegos, actividades artísticas, así
como los relativos a gestoría, intermediación, representación o consignación en
el comercio, tasaciones y liquidaciones de todas las clases, y los
correspondientes a agencias inmobiliarias, de la propiedad industrial, de valores
negociables, de seguridad y de créditos.
En su carácter de órgano consultivo y de colaboración con las Administraciones
Públicas, participa activamente como Organismo Intermedio en los programas de
ayudas mencionados en el apartado anterior de ayudas financieras.
Además, esta institución siempre ha procurado facilitar el acercamiento de las
empresas de Madrid a las tecnologías más actuales. En este sentido, dispone
dentro de su organización de un Departamento para la Innovación
_______________ 112
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
Tecnológica del que depende, por ejemplo, la red de Centros de Difusión
Tecnológica, con sus Agentes de Innovación, de que dispone.
También desde este Departamento para la Innovación Tecnológica de la Cámara
Oficial de Comercio e Industria de Madrid se ha realizado el Proyecto MUTIC
al que pertenece esta publicación.
Volviendo sobre el interés de acercamiento a las empresas, sus socios, se
recurre tanto a los medios de comunicación tradicionales (revistas,
publicaciones) como a la comunicación global que proporciona Internet. El portal
web de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid incluye la
información de los servicios técnicos que presta. Así se facilita tanto su
utilización como el conocimiento de sus actividades, a quienes optan por
comunicarse con ella por esta vía.
Esquematizados, los servicios que la Cámara Oficial de Comercio e Industria
de Madrid ofrece son:
•
Apoyo a la Empresa
•
Comercio Exterior
•
Estudios Económicos
•
Formación
•
Innovación y Nuevas Tecnologías (TIC)
•
Medio Ambiente
•
Bases de Datos
•
Delegaciones
Además otros servicios directamente sobre su portal web.
Dentro de los servicios de Innovación y Nuevas Tecnologías encontramos
(información recogida y ampliable en la propia web de la Cámara Oficial de
Comercio e Industria de Madrid):
•
Asesoramiento tecnológico: SUMA que es una iniciativa de la Cámara
Oficial de Comercio e Industria de Madrid cuyo objetivo es
proporcionar a las empresas madrileñas un servicio de asesoramiento
tecnológico que les ayude a modernizar sus estructuras de trabajo.
•
Red de Centros de Difusión de Tecnología: integrados dentro de la
iniciativa Madridinnova.
•
Ponencias de jornadas realizadas.
•
Certificación digital: Camerfirma.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
113 _______________
•
Nexopyme: ayudas para la informatización de empresas y servicios
online para empresas de zonas objetivo 2.
•
Chambertrust: sello de confianza en internet para aumentar la
confianza en las transacciones online de las empresas. Las empresas
pasan a formar parte de una base de datos internacional de empresas
que han sido validadas (se comprueba que la web corresponde a la
empresa, que la empresa existe y que tipo de productos vende).
•
Formación.
•
Premios “e-iniciativas”.
•
Observatorio del comercio electrónico: Datos y Cifras.
•
Publicaciones.
•
Casos de éxito en innovación.
•
Autodiagnóstico de innovación.
•
Nueva Ley de Regulación de Internet.
•
Subvenciones: se incluyen aquí los proyectos que dentro del Plan de
Consolidación y Competitividad de la PYME (PCCP) la Cámara de
Madrid patrocina. Este Proyecto MUTIC, como ya se ha indicado, es
uno de ellos.
Respecto a empresas privadas de La Comunidad de Madrid relacionadas con las
TIC podemos agruparlas en:
•
Proveedores de equipamiento: En este grupo están las tiendas
vendedoras de hardware informático y de comunicaciones. Se recomienda
surtirse de proveedores de confianza que dispongan de productos de
calidad y con preparación para asesorar técnicamente con vistas a una
mejor adquisición.
•
Proveedores de contenido: Vendedores y diseñadores de aplicaciones
informáticas o de comunicaciones. Pueden ser fijas conforme a un diseño
invariable realizado por el fabricante o adaptables a las necesidades de los
clientes. Se aconseja asegurarse de que el producto que se adquiere
responde a lo que se necesita, tanto en prestaciones, facilidad de
aprendizaje y manejo, exigencias de mantenimiento y administración,...
•
Proveedores de servicio: Destacan tres tipos de servicio:
_______________ 114
•
Comunicaciones: Tanto de voz como de datos, tanto fija como móvil.
Buscar el servicio más económico pero sin menoscabo de la calidad.
Infórmese de las ofertas y posibilidades de ahorro disponibles en el
mercado.
•
Servicio de Internet: En inglés, Internet Service Provider (ISP). Puede
proporcionar tanto el acceso a Internet como la ubicación en sus
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
servidores de la web de la empresa, entre otros servicios. Hay que
proveerse de un servicio rápido y de calidad. De nuevo es de mucha
importancia un servicio profesional que nos asesore adecuadamente.
•
Mantenimiento: Tanto de equipos de comunicaciones e informáticos
como de aplicaciones y contenidos. Ante cualquier inversión sobre las
TIC, téngase siempre presente las necesidades de mantenimiento. En
la mayoría de las PYME’s económicamente es más ventajoso dotarse
de un servicio de mantenimiento y atención externo (outsourcing).
•
Formación: Preparación del personal en el uso de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones. Aunque la oferta es muy amplia, la
calidad ofrecida no es siempre la idónea.
•
Consultoría: Asesoramiento especializado a las empresas en todos los
aspectos relacionados con las TIC: necesidades y adquisición de
equipamiento, de contenidos, de servicios,... Pretende cubrir las
carencias formativas en este campo dentro de las empresas,
especialmente en las PYME’s.
PUNTOS DE INFORMACIÓN
Con el propósito de facilitar la localización de información sobre ayudas de
interés para las PYME’s de la Comunidad de Madrid, y aparte de dirigirse a las
entidades como delegaciones ministeriales o europeas, el Instituto Madrileño de
Desarrollo de la Comunidad de Madrid, la Cámara de Comercio e Industria de
Madrid, Agrupaciones Empresariales,... se recomienda el uso de Internet, como
por otro lado cabía esperar desde una publicación para el fomento del uso de las
TIC.
A parte de los “portales” informativos que todas las administraciones tienen y en
donde se llega incluso a incluir ficheros de los impresos de solicitud de
subvenciones, queremos reseñar como más interesantes para este cometido, los
siguientes:
•
Cámara Oficial de Comercio e Industria de la Comunidad de Madrid:
Además del servicio directo que presta en sus instalaciones, por vía
telefónica, e incluso por correo electrónico, en su dominio web
(www.camaramadrid.es) incorpora todos los servicios mencionados con
anterioridad.
•
Gobierno de La Comunidad de Madrid: Incluye información de todas las
consejerías y de las ayudas por éstas gestionadas. La dirección es
www.madrid.org. Dentro del dominio web del Gobierno se incluye el
Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.
•
Instituto Madrileño de Desarrollo de La Comunidad de Madrid: Es la
entidad de la Administración Regional más relacionada con el fomento de
las TIC y la que gestiona las ayudas para proyectos con estas tecnologías.
Es su dirección web (www.imade.es) se encuentra información detallada
de las ayudas que gestiona, incluyendo los formularios de solicitud.
Además enlaces de interés como: Madridinnova o IDEAM.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
115 _______________
•
El Sistema madri+d: es una red de trabajo que agrupa a instituciones
públicas y privadas de investigación y a las asociaciones empresariales
regionales, que cubre los aspectos esenciales de comunicación entre el
sector productor de conocimiento y el sector industrial con el objetivo de
mejorar la competitividad de la región mediante la transferencia de
conocimiento. El Sistema madri+d es una imagen de marca para la
Comunidad de Madrid que se proyecta internacionalmente mediante la
activa participación en el VI Programa Marco Europeo. En su portal web
(www.madrimasd.org) encontraremos información técnica sobre: I+D+I,
Innovación Tecnológica, y Ciencia y Sociedad.
_______________ 116
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
IV
ANEXO IV:
TÉRMINOS Y
ACRÓNIMOS
UTILIZADOS
Se definen a continuación una serie de términos y acrónimos pertenecientes al
entorno TIC, que por su carácter específico pueden resultar confusos a los no
“iniciados” en este tipo de lenguaje, de ahí su inclusión como una guía con
carácter orientativo.
Acceso Básico RDSI: Canal de conexión a la red RDSI, formado por dos
canales de información o voz y un canal de datos. Los canales de información en
RDSI se designan mediante la letra B y los de datos por la letra D, por lo que es
habitual referirse al acceso básico RDSI como “2B+D”.
ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line): Línea de abonado digital
asimétrica. Permite la transmisión de datos a mayor velocidad en un sentido que
en el otro (de ahí la adjetivación "asimétrica" en su denominación). Típicamente
2 megabits/segundo hacia el usuario y 300 kilobits/segundo desde el usuario.
Puede alcanzar muchos kilómetros de distancia de la central. La velocidad de
transmisión de datos es de 64 kilobits/segundo por cada canal B. El uso de un
canal B equivale a una llamada telefónica, por lo que cuesta el doble utilizar los
dos canales.
ATM (Asynchronous Transfer Mode): Modo de Transmisión Asíncrono.
Sistema de transmisión de datos de muy alta velocidad con capacidad de
integrar todo tipo de servicios.
CD-ROM: Acrónimo de la expresión anglosajona “Compact Disk – Read Only
Memory” (Disco Compacto de Memoria de Sólo Lectura). Se trata de una unidad
de memoria portátil basado en lectura láser lo que permite un alto nivel de
compactación de la información. Inicialmente no podía ser borrado y regrabado.
Actualmente, aunque ya es posible, no es una operación rápida por lo que se
suele reservar para copias de seguridad.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
117 _______________
Correo Electrónico (E-Mail): Aplicación informática que permite el envío y
recepción de mensajes entre usuarios de ordenador.
ERP: Acrónimo del inglés Enterprise Resources Planning (Planificación de los
Recursos de la Empresa). Sistema informático concebido para la gestión y
planificación de los recursos productivos de las empresas.
Escáner: Dispositivo informático que permite registrar imágenes impresas
(fotografías, documentos, etc.) permitiendo almacenarlas en fichero en un
ordenador.
FTP (File Transfer Protocol): Acrónimo inglés que denomina el protocolo
internacional utilizado para la transferencia de ficheros entre diferentes sistemas
informáticos.
GSM (Global System for Mobile Communications): Sistema de comunicación
de telefonía móvil en tecnología digital.
Internet: Conjunto de redes interconectadas y desplegadas por todo el mundo
que proporciona todo tipo de información y permite la comunicación entre
usuarios a través de una serie de aplicaciones definidas.
IP (Internet Protocol): Acrónimo que identifica el protocolo de comunicaciones
entre dispositivos informáticos conectados a Internet.
ISO (International Standard Organization): Organización Internacional de
Estandarización que define normas, entre otras algunas relacionadas con la
interconexión entre sistemas informáticos.
ISP (Internet Service Provider): Empresas dedicadas a alquilar espacio de
memoria en sus ordenadores donde alojar los contenidos web y aplicaciones
para presentar vía Internet, así como a prestar el servicio de comunicaciones en
Internet para organizaciones en general y particulares.
I+D: Investigación y Desarrollo. También se utilizan en ocasiones los acrónimos
I+D+I e I+D+IT para designar la Investigación, Desarrollo e Innovación
Tecnológica.
Just in Time: Expresión anglosajona que se traduciría como “justo a tiempo” y
que hace referencia a estrategias de producción encaminadas a producir
conforme se demanden los productos y en los momentos de dichas demandas
evitando de esta forma el almacenaje de existencias producidas, con el
consiguiente ahorro de costes (reducción del inventario). Conceptualmente, esta
estrategia, globalmente aplicada, acabaría con los inventarios. Sin embargo, sólo
es posible desde los principios de demandas planificadas adecuadamente en el
tiempo, sistemas productivos eficientes y una logística de distribución rápida y
equilibrada en precio.
LAN (Local Area Network): Acrónimo de la expresión inglesa respecto de Red
de Área Local (el acrónimo en español no se usa). Se refiere a una Red que
interconecta equipos situados en ubicaciones próximas.
_______________ 118
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
Main Frame: Supercomputador. Ordenador de gran capacidad
prestaciones que actúa de servidor central en grandes empresas.
y
altas
Módem: Acrónimo de modulador – demodulador. En el ámbito que nos ocupa,
dispositivo que permite la conexión de un equipo informático a la red de
telefonía básica. También se usa frecuentemente para la transmisión de datos
por RDSI.
Navegador: Programa informático que permite el acceso al World Wide Web
desde un ordenador.
OSI (Open Systems Interconnection): Acrónimo inglés del Modelo estándar
definido por la ISO para la interconexión de sistemas informáticos.
Página Web: Cualquier pantalla de información en la red Internet a la que se
accede desde un ordenador a través del navegador.
PC (Personal Computer): Ordenador personal, frente al gran ordenador o
“main frame” que le precedió. No se trata de terminales “tontos” de un gran
ordenador-servidor, sino que disponen de su propia capacidad de procesado.
RDSI (Red Digital de Servicios Integrados): Red de comunicaciones
digitalizada que proporciona unas prestaciones superiores a las que presenta la
red telefónica básica.
Router: Expresión inglesa que designa a un dispositivo que permite la
interconexión de redes de telecomunicación. La traducción española respondería
al término “direccionador” dado que es el dispositivo que encamina las señales
de entrada y salida.
Scanner: Término inglés para el dispositivo escáner visto anteriormente.
Servidor: Ordenador de superiores prestaciones y capacidad que hace las
funciones de control y gestión centralizada de ciertos servicios en una Red de
Área Local o de Área Extensa.
Software: Conjunto de programas y aplicaciones informáticas en su sentido
más amplio.
TQM (Total Quality Management): Acrónimo inglés de la Gestión de Calidad
Total, que son el conjunto de estrategias destinadas a la mejora de los procesos
internos de las empresas.
WAN (Wide Area Network): Acrónimo inglés respecto de la Red de Área
Extendida. Consiste en una Red que interconecta equipos situados en lugares
geográficos distantes.
Web: En sentido literal “red” o “telaraña” y por asimilación se aplica a Internet.
Por extensión se denomina así al conjunto de informaciones ubicadas en un
ordenador con el formato preciso para que puedan ser accedidas a través de
World Wide Web.
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
119 _______________
World Wide Web: Expresión inglesa que podría traducirse por “Telaraña
Mundial” (donde el término telaraña quiere representar el entramado de
conexiones necesario para hacer posible el fluir de información entre múltiples
ordenadores). Se refiere a la aplicación estándar de Internet que permite la
visualización, a través de la pantalla de un ordenador, de información
multimedia de la más variada naturaleza ubicada en diferentes ordenadores
desplegados por todo el mundo.
WWW: Acrónimo de la expresión inglesa World Wide Web.
_______________ 120
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
BIBLIOGRAFÍA
La siguiente bibliografía ha sido usada como referencia en la estructuración de
este documento así como en la profundización de algunos conceptos e ideas.
Algunos de los artículos utilizados se han extraído de Internet (se indica en estos
casos la dirección web de origen):
•
Las Tecnologías de
Management Consulting
•
Las PYME’s y las Telecomunicaciones, Fundación Cotec para la
Innovación Tecnológica
•
Informática en la Pequeña y Mediana Empresa, Fundación Cotec
para la Innovación Tecnológica
•
Tecnología de Información para las PYME’s, Jesús Antonio Gaxiola
Meléndrez – Profesor Investigador del Instituto Tecnológico de Sonora,
Junio 2002, www.itson.mx/dii/gaxiola
•
Las Nuevas Tecnologías de la Información y las PYME, Armengol
Torres Sabaté – Consultor en Comunicaciones Interactivas, Abril 1996,
www.ictnet.es/+atorres/docs/ti_pymes/ti_pymes.htm
•
Desembarco en la red, www.estrategia.net/estrategia/cs22/rep.htm
•
Comercio Electrónico, Recomendaciones sobre comercio electrónico,
www.geocities.com/CapeCanaveral/2566/intro/comercio.htm
•
Páginas web del Instituto Madrileño de Desarrollo (www.imade.es),
de Madri+d (www.madrimasd.org) y de la Cámara Oficial de Comercio
e Industria de Madrid (www.camaramadrid.es)
la
Información
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las PYME
en
la
Empresa,
Europa
121 _______________