Recepción de medicamentos

UNIDAD 4
Recepción y almacenamiento
dispositivos médicos
de
medicamentos
y
Introducción
La implementación de las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA), se convierte en un medio
para controlar y evaluar las condiciones y prácticas del personal involucrado en el almacenamiento,
el cumplimiento de las normas, mantener y garantizar la calidad, la conservación y el cuidado de los
medicamentos y dispositivos médicos durante su permanencia en el almacén, bodega o farmacia,
conservando las condiciones de eficacia y seguridad requeridas por el fabricante, incluso hasta
cuando el medicamento es entregado al usuario final.
Para su cumplimiento deben estar definidos cuatro componentes: La infraestructura, el recurso
humano, el ordenamiento y la gestión administrativa.
Así mismo en esta unidad se abordará el tema relacionado con el proceso de recepción, para lo
cual la institución o establecimiento realiza una comparación entre lo pactado con el proveedor,
lo establecido por la legislación vigente y lo que el producto muestra (aspectos técnicos). Es el
momento en que se apropian realmente de los medicamentos y dispositivos médicos comprados.
Propósitos de formación
A partir del estudio de esta unidad, usted podrá:
gg Recepcionar y verificar que los medicamentos y dispositivos médicos recibidos cumplan con
las condiciones de calidad y correspondan a los adquiridos por la entidad.
gg Identificar las condiciones de almacenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos
según la normatividad vigente y las especificaciones técnicas del fabricante.
Criterios de evaluación:
Para un adecuado desempeño en esta unidad se espera que Usted:
gg Verifique las condiciones de almacenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos
según la normatividad vigente.
gg Identifique las actividades correspondientes a la recepción técnica y administrativa de los
medicamentos y dispositivos médicos.
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gg Identifique los recursos físicos necesarios que garanticen un adecuado almacenamiento de
los medicamentos y dispositivos médicos.
gg Verifique los controles de higiene y factores ambientales que permitan la adecuada conservación
de los medicamentos y dispositivos médicos.
gg Identifique los métodos utilizados en la gestión de inventarios, necesarios en el control de los
medicamentos y dispositivos médicos.
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Sesión No. 13 Condiciones que se deben cumplir para un adecuado
almacenamiento de medicamentos y dispositivos médico.
Para una mejor comprensión del tema a tratar en esta unidad, es necesario que usted conozca las
siguientes definiciones:
Definiciones:
Almacenamiento
Medicamentos de control especial
Es el conjunto de actividades que tiene por objeto
el cuidado y la conservación de las condiciones
técnicas con las que fueron elaborados los
medicamentos y dispositivos médicos.
Son los preparados farmacéuticos obtenidos a
partir de uno o más principios activos de control
especial, catalogados por las convenciones
de estupefacientes como precursores y
psicotrópicos o por el gobierno nacional, con
o sin sustancias auxiliares presentados bajo
forma farmacéutica definida.
Gas medicinal
Todo producto constituido por uno o más
componentes gaseosos, destinado a estar en
contacto directo con el organismo humano. Se
consideran gases medicinales los utilizados en
terapia de inhalación, diagnóstico “in vivo” o
para conservar y transportar tejidos y células
destinadas a la práctica médica.
Humedad relativa
Es la cantidad de vapor de agua que contiene
el aire.
Medicamentos fotosensibles
Son los que se degradan rápidamente en
presencia de luz.
Medicamentos termolábiles
Son los que se alteran o se descomponen por
acción del calor.
Medicamentos higroscópicos
Son los que son sensibles a la humedad,
generando un deterioro en su forma farmacéutica
como ablandamiento, cambio de color (tableta).
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1. Infraestructura
Las áreas de almacenamiento para los medicamentos y dispositivos médicos deben tener en cuenta
los siguientes aspectos:
zz Lo que va a almacenarse y distribuirse: la cantidad o volumen, el recorrido: el proceso y
orden de las operaciones y el tiempo: para qué periodo se debe prever el almacenamiento.
zz Productos de gran rotación y volumen deben estar dispuestos en un lugar accesible y con
recorridos internos cortos (catéteres, jeringas, líquidos parenterales, etc.).
zz El área de recepción dependerá del tamaño de los pedidos y de una adecuada programación
de entregas parciales, dependiendo de las políticas de la institución, establecimiento o de las
negociaciones con los proveedores.
zz El número y volumen de los elementos almacenados dependen directamente del perfil
epidemiológico de la población.
zz El tamaño del inventario depende de la política de compras que tenga la institución.
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El almacenamiento debe planificarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
gg Selección del sitio.
gg Áreas
gg Pisos
gg Paredes
gg Techos y cielo raso
gg Iluminación
gg Ventilación
gg Condiciones ambientales
1.1 Selección del sitio
La selección del sitio para el almacenamiento de medicamentos (establecimientos farmacéuticos,
IPS) debe cumplir con unas condiciones de acceso, tamaño y localización especial:
zz Estar alejadas de sitios de alta contaminación
Las áreas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta contaminación para conservar
adecuadamente los dispositivos médicos y la estabilidad de los medicamentos que puedan
resultar afectados. Muchos de ellos son sensibles a factores ambientales como la temperatura, las
radiaciones, la luz, contaminantes del aire y la humedad.
Debe descartarse la ubicación cerca de las calderas (por alta temperatura), central de esterilización
(por alta temperatura), cocina (por alta temperatura y contaminación cruzada), estacionamiento (por
contaminación cruzada) y depósito de basuras (por contaminación cruzada).
zz Facilitar la circulación de personas y objetos
Las áreas de almacenamiento deben estar situadas preferiblemente en el primer piso o en un mismo
piso de las edificaciones. Las puertas deben situarse de tal manera que se facilite la circulación de
personas y materiales.
Si las entregas de productos son continuas y en grandes cantidades la entrada al almacén debe
tener contacto directo con el exterior y no ocasionar traumas en la atención. El almacén central debe
estar ubicado en el primer piso y debe ser equidistante a los servicios que atiendan.
1.2 Áreas.
Para lograr un servicio eficiente, un almacén debe contar con las siguientes áreas:
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gg Área de recepción de medicamentos y dispositivos médicos.
gg Área de cuarentena de medicamentos.
gg Área adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de productos que se van a
distribuir y/o dispensar.
gg Área independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de control especial.
gg Área para el despacho de medicamentos y dispositivos y médicos.
gg Área debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos que deben ser
destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro.
gg Área destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos y retirados del
mercado.
gg Área para el manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la reglamentación vigente.
Adicionalmente, se debe contar con espacios para el área administrativa, servicios públicos, vestier,
gabinetes de incendios y extinguidores y dependiendo de sus condiciones especiales, sitio para
material de riesgo (líquidos inflamables, tóxicos, corrosivos, etc.)
Para una adecuada señalización de las áreas están deben ser demarcadas con los siguientes
colores.
ÁREA
COLOR
Área de recepción
Verde
Área de revisión
Rojo
Área de almacenamiento
Amarillo
Área de cuarentena No. 1
Naranja
Área de cuarentena No. 2
Negra
Área de medicamentos de control
Violeta
Área de reciclaje
Rojo Rayado
Área de cadena de frio
Azul
Área de preparados magistrales
Azul Rayado
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1.3 Pisos.
Los pisos deben ser impermeables, sólidos, resistentes, antideslizantes, de fácil limpieza y uniformes,
de manera que ofrezcan continuidad para evitar tropiezos y accidentes. Deben ser de material que
no trasmita ruido ni vibración.
No es recomendable tener sifones o rejillas dentro de los almacenes por la posibilidad de acceso de
ratas a través de las alcantarillas de desagüe. Si esta situación no se puede evitar, se deben instalar
mallas o rejillas seguras.
Los medicamentos y dispositivos médicos no deben estar en contacto directo con el piso. Se
ubicarán en estibas o estanterías de material sanitario, impermeable y fácil de limpiar.
1.4 Paredes
Las paredes deben ser impermeables, sólidas, resistentes a factores ambientales, de superficie
lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no deben contener sustancias
tóxicas, irritantes o inflamables.
Para el almacenamiento de sustancias inflamables y de implementos o equipo para su manejo, se
requerirá eliminar riesgos a las personas y a la edificación.
1.5 Techos y cielo raso
Los cielos rasos y techos deben ser impermeables, sólidos, resistentes a factores ambientales, de
superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no deben contener
sustancias tóxicas, irritantes o inflamables.
1.6 Iluminación
Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservación adecuada e identificación de los
medicamentos y dispositivos médicos y el buen manejo de la documentación.
1.7 Ventilación
Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantice la conservación adecuada de
los medicamentos y dispositivos médicos. No debe entenderse por ventilación natural las ventanas
y/o puertas abiertas que podrían permitir la contaminación de los medicamentos y dispositivos
médicos con polvo y suciedad del exterior.
La contaminación cruzada puede presentarse cuando existen gases contaminantes y poca
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ventilación. Los principales gases contaminantes son el CO2 (gas carbónico), el CO (monóxido de
carbono) y el vapor de agua, entre otros.
1.8 Condiciones ambientales
zz Rayos solares
Se debe evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos y dispositivos
médicos dentro de las áreas de almacenamiento, porque la radiación ultravioleta de la luz solar,
además de aumentar la temperatura ambiental, inestabiliza gran parte de los medicamentos y otro
tipo de productos.
zz Condiciones de temperatura y humedad
En las áreas de almacenamiento se debe contar con mecanismos que garanticen las condiciones
de temperatura y humedad relativa recomendadas por el fabricante. Se llevarán registros diarios de
control de estas variables con un termómetro adecuado y un higrómetro calibrado.
La siguiente tabla corresponde a los rangos de temperatura de almacenamiento, de acuerdo con lo
especificado por los fabricantes de medicamentos y dispositivos médicos.
CONDICIÓN
TEMPERATURA
Temperatura ambiente controlada
15° a 25° C
Guardar en refrigerador
2° a 8° C
Guardar en congelador
-20° a 0° C
Consérvese en lugar fresco
Sin indicación
8° a 15° C
Si la temperatura ambiente del lugar de
almacenamiento es muy alta y la etiqueta recomienda
que se deba almacenar en lugar fresco, el producto
puede guardarse en un refrigerador, ajustando el
rango mediante un termostato.
Si no especifica una temperatura de almacenamiento
o en la etiqueta no aparece ninguna de las
recomendaciones anteriores, la temperatura
del lugar debe mantenerse hasta un máximo de
25° C. Temperaturas superiores deterioran los
medicamentos pues alteran la estabilidad y, por
ende, la calidad de los mismos.
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zz Mantenimiento de cadena de frío
Los medicamentos que requieran refrigeración serán almacenados en cuartos fríos, neveras,
refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan de emergencia que garantice el
mantenimiento de cadena de frío, en caso de interrupciones de la energía eléctrica. Adicionalmente,
deberá disponerse de un termómetro que registre la temperatura y llevar un registro diario varias
veces al día. La cantidad de medios de refrigeración será determinada por las necesidades de
almacenamiento.
2. Medidas de seguridad.
Un buen manejo administrativo del almacén elimina problemas de índole legal. Sin embargo, algunas
condiciones de seguridad son determinantes en el adecuado manejo del almacén.
Atender a los clientes y visitantes en la zona destinada a la recepción, y con horarios y fechas
determinadas, lo que facilita un control del personal que ingresa al área.
Establecer áreas restringidas, señalizarlas, implantar el uso de distintivos a personas visitantes e
impedir el ingreso a terceros.
Instalar sistemas que protejan las áreas donde se ubican la documentación y los productos.
Establecer, mediante instructivos de almacén, procedimientos escritos en los que quede definido
quién entra y qué función cumple al entrar.
3. Recurso humano y dotación
El recurso humano es una herramienta fundamental
planificación de la carga de trabajo.
para crear organización, estructura y
De acuerdo a la complejidad de la institución y al volumen de productos manejados se puede
calcular la cantidad de personas vinculadas al almacén.
Se recomienda que los operarios y personal que maneje el kárdex tengan información básica
sobre medicamentos y dispositivos médicos, criterios técnicos en su manejo y claridad frente a las
implicaciones de manejar productos destinados al servicio de la salud.
Sin excepción, el personal debe contar con dotación adecuada para el desempeño de sus funciones
(blusa, overol, guantes, etc.).
Documentación
Para una buena administración del almacén se requiere en lo posible sistematizar la información,
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para lo cual se debe disponer de los siguientes elementos:
zz Kárdex o software
En la actualidad el kárdex se maneja mediante diversos programas o software. Manual o automatizado
lo importante es que la información sea unificada, clara y precisa, que se mantenga actualizada, que
los procedimientos para su manejo estén estandarizados (entregas, descargues, recepción, etc.) y
sean conocidos por todo el personal del almacén.
zz Formatos
Los formatos diseñados para el manejo del almacén deben ayudar a manejar la información y
consolidarla (pedidos, despachos, recepción técnica por tipo de producto y recepción administrativa).
zz Informes contables
La elaboración de los informes contables a los organismos de control o a los departamentos
internos que los requieran. Para ello es importante contar con una forma única o normalizada de
denominación de los productos y de codificación y clasificación de los mismos.
zz Dotación
El área debe dotarse de elementos y equipos necesarios para ofrecer un servicio de excelente calidad,
algunos de estos elementos y equipos son: estantes, estibas, neveras, termómetros e higrómetros,
gabinetes de seguridad para medicamentos de control especial, escritorios, sillas, extinguidores,
computadores, software, carretillas para traslado de embalajes, calculadora, papelería, utensilios de
escritorio, línea telefónica, papeleras, canecas, y textos de consulta, entre otros.
Los equipos deben contar con la hoja de vida correspondiente y estar incluidos en un plan de
mantenimiento.
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Sesión No. 14 Ubicación y ordenamiento de los medicamentos y dispositivos
médicos
Organizar sistemáticamente los insumos dentro del servicio permite ubicación fácil, lo que
contribuye a agilizar los despachos e inventarios y ayuda a optimizar el espacio disponible. Los
medicamentos se sitúan a un principio de organización específico, forma farmacéutica, clasificación
farmacológica, orden alfabético o nivel de atención, acorde con los criterios de almacenamiento, en
los que básicamente deben incluirse: la demanda, volumen, fechas de vencimiento.
Ninguno de ellos es el ideal, lo más conveniente es utilizar la combinación de varios métodos con el
objetivo de agilizar la búsqueda de los medicamentos, optimizar al máximo el espacio y que el tipo
de método elegido se mantenga en el tiempo
Una alternativa para el ordenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos es por orden
alfabético del nombre genérico.
Con la utilización de tecnologías como lectores inalámbricos para código de barras, el almacenamiento
de embalajes se puede realizar por líneas, pero dentro de estas es el software quien asigna el
espacio al insumo que ingresa y el mismo software informa de su ubicación en el momento de
requerirlo. Este es utilizado en el almacenamiento de grandes volúmenes.
Deben ubicarse en la estantería atendiendo al movimiento (rotación), al tamaño, a las fechas de
vencimiento y al método FEFO (sigla en ingles), cuyo significado en español es: primero en expirar,
primero en salir. Que además permite el control de inventarios y es requisito obligatorio en toda la
cadena de almacenamiento de medicamento y dispositivo médico.
Al recibir un pedido se ubica el producto en el lugar correspondiente (un producto del mismo lote y
fecha de vencimiento debe ubicarse en el mismo sitio), se consigna inmediatamente su ubicación
en una base de datos (lo ideal es que sea automatizada). Es indispensable que cada espacio tenga
su código, nombre del producto, concentración, forma farmacéutica.
1. Control durante el proceso de almacenamiento
El almacén y el servicio farmacéutico contarán con criterios, técnicas y métodos que permitan
continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con el artículo 13 del Decreto 2200 de 2005,
modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, la Resolución número 1403 y las demás
normas aplicables a la materia que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
zz Control de factores ambientales
Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento de medicamentos
y dispositivos médicos se tendrán en cuenta algunas características relacionadas con la luz, la
temperatura, cadena de frío y humedad.
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La luz: Los medicamentos que se deterioran desde el punto de vista físico-químico por estar en contacto directo
con la luz, ya sea natural o artificial, se denominan medicamentos fotosensibles, deben conservarse siempre en sus
empaques, envases originales y bien cerrados.
Es deber de los fabricantes de medicamentos y otros productos que aparezca en la etiqueta las condiciones
adecuadas de almacenamiento.
Los medicamentos y reactivos envasados en recipientes de vidrio color ámbar y papel aluminio o estaño, corresponden
a los medicamentos fotosensibles.
Ej: Clozapina, Ranitidina, azitromicina, ibuprofeno, mebendazol, entre otros.
Cadena de frío
Para el control de la cadena de frío, en el
mantenimiento de los refrigeradores deben estar a la
sombra y lejos de fuente de calor, separados de techos y
paredes mínimos 15 cm, bien nivelados y conectados
La
humedad:
Es
directamente a la pared.
un
factor
que
afecta
La Temperatura: Es
un factor crítico que es
necesario controlar para evitar
el deterioro en la potencia de los
productos o su estructura molecular afectando
directamente la efectividad del medicamento. Para
un control adecuado, los termómetros calibrados se
deben colocar en los lugares más críticos como son
el refrigerador y el sitio del área de almacenamiento
donde la temperatura es más alta y llevar los
respectivos registros diarios de estas temperaturas.
Para disminuir la temperatura ambiental del área
de almacenamiento se deben tener en cuenta las
siguientes recomendaciones: Fortalecer la ventilación
del área con la utilización de ventiladores, aire
acondicionado, extractores, adecuación de techos
aislantes como: fibra de vidrio, pinturas especializadas
que disminuyen el calor y dejar libre los corredores
para circulación del aire.Ejemplo de medicamentos
que se alteran con temperaturas mayores a 30 °C:
Acetaminofén tabletas , acido acetil salicílico tabletas,
antibióticos, sueros en diferentes formas, entre otros.
considerablemente
la
estabilidad de los medicamentos,
además de ser un medio propicio para
el crecimiento de bacterias y hongos, reacciones
de oxidación de los componentes de los medicamentos que se
manifiestan con el ablandamiento de tabletas, cambio de color y
en algunos materiales médico-quirúrgicos disminuye el poder de
adhesión, entre otros deterioros.
La humedad relativa es la cantidad de vapor de agua que
contiene el aire. Se expresa como un porcentaje del volumen
total de aire (en peso o en volumen). Se mide con un instrumento
llamado higrómetro. Se debe ubicar, al igual que el termómetro,
en sitios críticos del almacén y llevar registros diarios varias
veces al día o elaborar gráficas de temperatura y humedad. La
humedad relativa recomendada debe estar entre 60% y 70%.
Para disminuir la humedad en el almacenamiento se recomienda:
aire acondicionado, no sacar los medicamentos y dispositivos
médicos de las cajas primarias y, en lo posible, del embalaje,
utilizar estantería con puerta, los productos higroscópicos
deben llevar en su empaque original una bolsita de sílica gel,
la cual debe ser cambiada cuando cambie de color y garantizar
la rotación de los medicamentos y dispositivos, buscando un
menor tiempo de almacenamiento.
El almacén y el servicio farmacéutico contarán con criterios,
procedimientos y recursos que permitan calcular las existencias
necesarias, para un periodo determinado, los niveles óptimos
de inventario, los niveles mínimo y máximo de existencias,
punto de reposición o punto de pedido y presupuesto necesario
para cumplir con la prestación oportuna del servicio y que
permitan realizar un exacto control de existencias, evitando
así deterioro y alteración de los medicamentos. Ejemplos de
medicamento que se alteran con la humedad: Dapsona tabletas,
metronidazol tabletas, preparados oftálmicos sulfaíidicos, sales
de rehidratación y tinidazol tabletas, entre otros.
Ver anexo 1: Formato control de temperatura, humedad y red
de frio.
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zz Control de las condiciones de higiene
De las condiciones higiénicas depende en gran medida la estabilidad microbiológica de los
medicamentos y otros insumos almacenados.
Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Buena ventilación libre de gases
contaminantes, las paredes y pisos deben ser de un material de fácil aseo y limpieza.
Las uniones de paredes y pisos no deben formar ángulos rectos, sino curvas que eviten la acumulación
de polvo. Buen aseo en todas las áreas, instalaciones sanitarias limpias y funcionales, lavamanos
limpios, estantes y estibas libres de polvo, control y sanitizacion del ambiente, fumigaciones
periódicas (mínimo cada 6 meses) con el fin de eliminar roedores, insectos, etc.
Nevera limpia y libre de alimentos, no comer y no fumar en las áreas de almacenamiento.
Se debe elaborar un cronograma de limpieza y de desinfección, especificando áreas, fechas
programadas de la actividad y firma del funcionario responsable.
2. Devolución de medicamentos
Las devoluciones de medicamentos se someterán al siguiente procedimiento:
zz Área especial
Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la venta y/o dispensación y se debe
prevenir su distribución hasta que se decida que están disponibles.
zz Condiciones para la reubicación
Los productos devueltos sólo podrán reubicarse en el área de disponibles para su distribución o
dispensación, si cumplen con las siguientes condiciones:
gg Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.
gg Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las condiciones establecidas
por el fabricante.
gg El periodo de vida útil restante es superior al mínimo establecido.
gg Han sido examinados y evaluados por el director del establecimiento o servicio farmacéutico
para autorizar su devolución. Esta evaluación debe tener en cuenta la naturaleza del producto,
condiciones especiales de almacenamiento y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso
necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o persona calificada de la casa
fabricante.
gg Cualquier producto devuelto que no cumpla con las condiciones anteriores debe ser destruido
o desnaturalizado.
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
Actividad de aprendizaje No. 5
Apreciado estudiante: Recuerde que debe estar atento a la actividad
de aprendizaje propuesta por sus docentes.
Dependiendo de las indicaciones de su docente, existen unas fechas
establecidas y un medio indicado para el envío de la actividad.
Muchos éxitos con la realización de esta actividad!!
Anotaciones:
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Sesión No. 15 Control de inventarios
El almacén y servicio farmacéutico contarán con criterios, procedimientos y recursos que permitan
efectuar el control de inventarios. Este control se hará especialmente mediante la evaluación de
la rotación de inventario y del conteo físico comparado con el registro de existencias. Se deberá
realizar inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente.
zz Toma de inventarios
Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para cada producto. Los
medicamentos y dispositivos médicos almacenados requieren un control frecuente de existencias,
con el objetivo primordial de comparar las existencias físicas contra el movimiento (entradas y
salidas), lo que permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, así como también
alimentar el sistema de información que va a permitir tomar decisiones administrativas en cuanto
a la programación de necesidades, compras, rotación de inventarios, devolución a proveedores,
elaborar el presupuesto, identificar deterioros, obsolescencia, vencimientos, hurto, averías.
zz Planeación del inventario
Se efectúa la programación de los inventarios fijando fechas y hora de realización del inventario.
gg Se programará la fecha y la hora de corte del inventario.
gg El responsable de almacén o servicio farmacéutico alista el material requerido, coordina la
elaboración de los listados o tarjetas con el código, nombre del medicamento, unidad de medida y
cantidad total, para registrar los conteos.
gg Los auxiliares asignados por el responsable de almacén o servicio farmacéutico identifican
todos los suministros y demás elementos a inventariar en cada uno de los estantes.
gg El responsable de almacén o servicio farmacéutico emitirá los listados de medicamentos
valorizados el día de la fecha de corte del inventario.
gg El responsable de almacén o servicio farmacéutico revisa uno a uno los productos a inventariar
y verifica valorizaciones en el sistema.
gg El responsable de almacén o servicio farmacéutico verifica que se hayan realizado la totalidad
de los registros, sin que quede uno solo por digitar, antes de iniciar el inventario.
zz Realización del inventario físico
gg El responsable de almacén o servicio farmacéutico provee de los elementos necesarios a los
participantes como: esferos, planillas, etc. y da las últimas instrucciones.
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
gg El inventario comienza a la hora fijada.
gg El programa para registrar el inventario debe incluir la información del saldo a la fecha de corte,
registro para faltantes, sobrantes y saldo o cantidades halladas en el inventario.
gg Los encargados de la veeduría efectuarán los controles correspondientes.
gg Una vez se encuentren ubicados, el coordinador y veedor dan la orden de inicio y comienza el
conteo.
gg El conteo se realiza tres (3) veces y se anota en el respectivo listado o tarjeta, en la casilla
correspondiente. Finalizados los tres (3) conteos, se pasa al digitador el listado o tarjeta de conteo
una vez se ha terminado el diligenciamiento.
El responsable de almacén o servicio farmacéutico y veedores revisan las diferencias existentes:
gg Cantidades arrojadas del inventario físico contra el sistema.
gg Se determinan faltantes y sobrantes.
gg Valores arrojados del total por ítem de los elementos contados contra los registrados por el
sistema o kardex.
gg Análisis de los productos de nula, baja y alta rotación.
gg Se realizarán los respectivos ingresos y egresos por sobrantes y faltantes.
gg Se elaborará el acta correspondiente del inventario, relacionar y valorizar los sobrantes y
faltantes hallados en el conteo.
gg El responsable del almacén o servicio farmacéutico elabora los informes correspondientes y
definirán la toma de decisiones para las diferencias encontradas y los productos de nula, baja o
alta rotación.
zz Control fechas de vencimiento
El servicio farmacéutico contará con criterios, procedimientos y recursos que permitan verificar
continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos, para que sean
distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida antelación la
devolución o cambio al proveedor, de acuerdo con las condiciones de negociación.
Se debe tomar como factor de análisis básico el método FEFO (primeros en vencer primeros
en salir) y el respectivo control periódico de los productos próximos a vencerse (mínimo con tres
meses de antelación) identificando número de lote, fecha de vencimiento y proveedor..
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Sesión No. 16 Recepción de medicamentos y dispositivos médicos
1. Definiciones:
Recepción técnica: Es una inspección visual donde se determina y se registra en el acta de
recepción todo lo relacionado con los aspectos técnicos del medicamento y dispositivos médicos.
Recepción administrativa: Es verificar que los medicamentos y dispositivos médicos solicitados
correspondan con lo recibido y facturado por el proveedor. Igualmente confirmar las condiciones
durante el tiempo de transporte, embalaje, envase, producto, cantidad y precio.
2. Responsable de la recepción
El jefe de almacén o quien haga sus veces efectuará la recepción administrativa y el director
del servicio farmacéutico o la persona que éste delegue, realizará la recepción técnica de los
medicamentos y dispositivos médicos adquiridos.
3. Transporte de medicamentos y dispositivos médicos
El traslado y entrega de los medicamentos y dispositivos médicos están sometidos a las disposiciones
técnicas establecidas en la Resolución 1403/07, en el Código de Comercio y demás normas que
reglamentan el transporte de sustancias especiales que se relacionen con medicamentos.
El transporte puede ser propio o contratado. El remitente deberá indicar al transportador los
aspectos señalados en la legislación vigente, las características y condiciones especiales de los
medicamentos.
Las normas anteriormente mencionadas se pueden consultar en:
Http://www.minproteccionsocial.gov.co/Normatividad
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
Veamos ahora todos los aspectos relacionados con el transporte de medicamentos y dispositivos
médicos:
zz Embalaje
Los medicamentos que se van a transportar deben colocarse en cajas o disponerse dentro de
cubiertas que garanticen una adecuada protección contra los agentes externos.
Deberán ser elaborados con materiales apropiados para su conservación.
Los documentos que acompañan el envío deben ser de fácil acceso y conservación, en los cuales
se debe indicar por lo menos: fecha de envío, nombre y dirección del remitente, nombre y dirección
del cliente, descripción del medicamento y dispositivo médico, la cantidad y número de lote.
zz Condiciones de transporte
Los medicamentos deben transportarse de modo que su integridad no se deteriore, las condiciones
de almacenaje se mantengan, se protejan contra hurto, se conserve su identificación, se evite la
contaminación o confusión con otros productos. Se deberá cumplir con las siguientes condiciones
específicas:
gg Almacenamiento a temperaturas controladas, debe asegurarse que se mantenga la cadena de
frío y la integridad del producto.
gg Cuando se use hielo seco en la cadena de frío se deben observar las precauciones de seguridad
y verificar que los medicamentos no entren en contacto directo con el hielo seco, ya que se podrían
congelar
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gg Para los medicamentos que requieren condiciones especiales de almacenamiento deben existir
registros y controles que demuestren que se cumplen estas exigencias durante el transporte.
El transportador responderá por la conservación de la calidad de los medicamentos durante el
transporte de los mismos.
4. Procedimiento para la recepción
La recepción de los productos debe cumplir con los procedimientos administrativos y técnicos de
verificación para su ingreso al sistema contable del almacén o servicio farmacéutico.
El proceso tiene dos momentos importantes: la recepción administrativa y la técnica.
4.1 Recepción administrativa - Estudio de la documentación
Se estudiará previamente la documentación que permita establecer las siguientes condiciones:
La entrada al almacén desde el punto de vista contable contiene tres informaciones: Qué producto
ingresa, el valor (compra) y el proveedor del mismo (factura). Para que el responsable del
inventario pueda verificar estas variables es necesario que oportunamente haya recibido el contrato
de suministro o la orden de compra de los productos que van a ingresar al almacén o servicio
farmacéutico.
Se debe asegurar que los productos se reciban de acuerdo con lo pactado en el momento de la
compra.
zz Recepción y estudio de la documentación que entrega el proveedor
El jefe de almacén verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor seleccionado,
en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el contrato de suministro o la
orden de compra. Se constata que exista una correspondencia de lo recibido con lo pactado y si el
producto cumple o no con las condiciones pactadas en la compra.
gg Nombre genérico (o denominación común internacional) del producto solicitado vs. el
despachado.
gg Concentración y forma farmacéutica en el caso de medicamentos.
gg Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) acordados.
gg Fecha y hora de entrega.
gg Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
4.2 Recepción técnica - Inspección de los productos recibidos
Se procederá por el director del servicio farmacéutico, o la persona que delegue, a realizar una
inspección de los medicamentos y dispositivos médicos para verificar las condiciones técnicas,
la cantidad de unidades, el número de lote, fechas de vencimiento, registro sanitario, laboratorio
fabricante, condiciones de almacenamiento durante el transporte, manipulación, embalaje, material
de empaque y envase y las condiciones administrativas y técnicas establecidas en la negociación.
Para tal efecto se escogerá una muestra al azar del total del lote recibido.
Es importante que durante la recepción se cuente con la ficha técnica del medicamento y/o dispositivo
médico, sobre la información de las especificaciones del producto, tiempo de vida útil, condiciones
de almacenamiento y la información que la institución considere necesaria. Esta información es
brindada por el proveedor al momento de cotizar los productos.
Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras médicas en el servicio farmacéutico o almacén.
Los medicamentos de control especial que son monopolio del Estado, una vez se realice la respectiva
recepción técnica, deberán almacenarse bajo seguridad y en un sitio independiente de los demás
medicamentos.
Cuando los medicamentos no cumplan con las especificaciones técnicas se comunicará al proveedor
y al jefe de compras o quien gaga sus veces.
Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las especificaciones técnicas y
las establecidas en el momento de la compra.
gg Producto: En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo sea exactamente al
solicitado, en la forma farmacéutica y concentración estipulada.
gg Fecha de vencimiento: No debe recibirse el producto que tenga menos de dos terceras partes
de su vida útil, o por lo menos, un año para su vencimiento.
gg Número de lote: El número de lote es importante porque en caso de presentarse un problema
de calidad orienta el seguimiento. En lo posible no se debe aceptar más de dos lotes en un mismo
pedido de un producto.
gg Certificaciones solicitadas: Si el contrato de suministro o la orden de compra así lo estipula,
debe entregarse con el pedido ciertos documentos que acrediten aspectos de calidad, como el
registro sanitario INVIMA y el protocolo de calidad.
76
Se revisan además otras características para los medicamentos:
gg Embalaje: Sellados en buen estado y secos.
gg Envase: Hermeticidad en cierre, sin perforaciones, contenido completo.
gg Tapas: Presencia de banda de seguridad.
gg Etiqueta: Impresión firme y clara.
gg Blíster: Sellados, llenos, con información básica.
Otros aspectos a tener en cuenta:
gg Análisis organoléptico: Se refiere al análisis de las características que se pueden percibir por
los sentidos (color, olor, textura) de un producto por parte de responsable del almacén.
gg Inspección visual: Examina características de uniformidad en el color, acabado, etc.
gg Control de “pasa, no pasa”: Evalúa si una característica está por debajo o por encima de un
límite fijado.
gg Defecto: Cualquier desviación del producto a las especificaciones previamente establecidas.
Se clasifica en:
gg Defecto crítico: El que puede llegar a impedir la utilización del producto.
gg Defecto Mayor: Sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente el uso del
producto.
gg Defecto menor: No reduce materialmente el uso del producto.
Con el objetivo de poder tomar la decisión de aceptación o rechazo de un lote de recepción, se
definen unos niveles aceptables de calidad (NAC): el 1% para defectos críticos, 6.5% para defectos
mayores y 15% para defectos menores.
La clasificación de los defectos encontrados durante la inspección se cruza con el NAC y el resultado
de este cruce permite aceptar o rechazar el lote de recepción. Ello se acepta si el número de
defectuosos es igual o inferior al establecido por el NAC respectivo. Si es superior al establecido en
la tabla se rechaza. Ver anexo 2 Inspección, clasificación y determinación de defectos en el material
de acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacéutica en los medicamentos.
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
Análisis organoléptico para inspección de productos
Productos
Observaciones
Tabletas
Se observará que no tengan manchas, que no estén
decoloradas, que no estén quebradas ni pegajosas,
que no tengan polvo adherido a la superficie; igual
tamaño, color y apariencia.
Cápsulas
No deben estar abiertas o vacías, no deben tener
polvo adherido, no deben estar deformadas, sin
trazas de humedad, igual color y apariencia.
Soluciones
Emulsiones
Que no se observen materiales extraños, ni turbidez
ni presencia de gas.
Contenido completo, que estén en frascos cerrados
herméticamente, incluyendo banda de seguridad.
Que sean homogéneas, sin gas ni materiales
extraños.
Contenido completo, que estén en frascos cerrados
herméticamente, incluyendo banda de seguridad.
Que al agitarlas se redispersen adecuadamente.
Suspensiones
Contenido completo, que estén en frascos cerrados
herméticamente, incluyendo banda de seguridad.
Líquidos inyectables
Que no tengan partículas en suspensión. Que no
tengan turbidez. Que el contenido esté completo.
Polvos para reconstruir
No deben estar apelmazados. Los polvos para
inyección deben desprenderse fácilmente del
frasco y deben tener color uniforme. Que disuelvan
fácilmente.
Polvos o granulados para reconstruir a solución Que dispersen
oral
uniforme.
Cremas y ungüentos
fácilmente.
Color
granulado
Que los tubos no estén colapsados ni con
perforaciones o rupturas. Que el cierre esté
hermético.
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Equipo para la administración de soluciones Advertir si los sellos no están intactos o si los
parenterales
protectores no están en su sitio.
Equipo para transfusión de sangre
Guantes quirúrgicos
Nota de advertencia: “NO USAR CON SANGRE O
CON COMPONENTES SANGUINEOS”.
Advertir si los sellos no están intactos o si los
protectores no están en su sitio.
Si están empolvados, se debe colocar aviso de
que el polvo de la superficie debe ser removido
asépticamente antes de iniciar los procesos de
operación.
Si son estériles, verificar que el paquete no esté
abierto o dañado.
zz Acta de recepción
Se elaborará un acta que recoja detalladamente la información que arroje el procedimiento de
recepción, fecha y hora de entrega, nombre del producto en su denominación genérica y comercial,
cantidad de unidades, número de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de
transporte, manipulación, embalaje, material de empaque y envase, condiciones administrativas
y técnicas establecidas en la negociación y la que permita identificar en todo momento la muestra
tomada. El acta será firmada por la persona que realiza la recepción técnica para su archivo en el
almacén y copia del acta para el servicio farmacéutico. Anexo 3 Formato recepción técnica
zz Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos
Una vez autorizada la recepción del producto, se produce su incorporación al sistema contable del
almacén.
El almacén o servicio farmacéutico registrará en los medios existentes para tal fin, preferiblemente
computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario, valor total, proveedor, etc., de los medicamentos
y dispositivos médicos recibidos.
5. Control del proceso de recepción y de almacenamiento
Porcentaje de cumplimiento de entregas por parte del proveedor:
Número de entregas efectuadas en términos pactados x 100
Número total de entregas pactadas.
Porcentaje de cumplimiento de las buenas practicas de almacenamiento:
Número de medicamentos vencidos, deteriorados y averiados x 100
Total de medicamentos almacenados.
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
Anexo 1. Formato control de temperatura, humedad y red de frio.
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Anexo 2. Inspección, clasificación y determinación de defectos en el material de acondicionamiento,
en los productos y en la forma farmacéutica en los medicamentos.
Categoría del defecto
Crítico Mayor Menor
Defecto
Rotulación
Ausencia de nombre genérico, número del registro sanitario, laboratorio
fabricante, número de lote, fecha de expiración, formulación del producto,
cantidad o volumen.
Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento cuando el
producto así lo requiera. (Ejemplo. Conservarse bajo refrigeración).
Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos parenterales
Rotulación del envase: individual
Ausencia del nombre genérico, número de lote o fecha de expiración.
Ausencia de la cantidad contenida en el envase para soluciones
parenterales
Ausencia de la formulación del producto por unidad posológica sin
necesidad de especificar excipientes
Cuando se utilizan etiquetas
Etiquetas rotas, sucias o arrugadas.
Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en medicamentos para
reconstituir y que el nivel hasta donde debe hacerse esté marcado en la
etiqueta)
Envase de vidrio
Frasco sin contenido o sin indicación del contenido
Color del envase (debe ser el que requiere el medicamento con fines de
protección)
Ausencia de bandas de seguridad
Manchas o suciedad en su interior
Grietas o rayones en cualquier parte del recipiente con excepción de
envases de inyectables en los cuales se considera crítico.
Envase plástico
Presencia de olor objetable
Envase sin contenido
Ausencia de bandas de seguridad
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MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS
Envase abombado
Suciedad interior
Presencia de poros o grietas que afectan su utilización
Deficiente hermeticidad del cierre
Suciedad exterior
Superficie defectuosa (rebajas, burbujas, hendiduras que afecten su
apariencia).
Deformaciones que afectan su apariencia
Tubos colapsibles
Perforaciones, grietas o roturas
Hermeticidad del cierre
Tubos deformados
Suciedad exterior
Materiales laminados (blister)
Blister roto
Blister vacío
Blister mal sellado
Superficie arrugada, rayada o defectuosa
Cierres (tapas y agrafes)
Ausencia de agrafes cuando se requiera
Agrafe roto
Carencia de perforaciones (cuando se requiera)
Agrafes flojos
Formas farmacéuticas líquidas estériles
Turbidez (en soluciones)
Presencia de partículas extrañas
Color no apropiado
Floculación (en soluciones)
Color no uniforme: En caso de degradación
Mala distribución del colorante
Aspecto del polvo: Apelmazamiento que sugiere humedad
Mala dispersión en caso de polvo para suspensión
Formas farmacéuticas líquidas no estériles
Falta de homogeneidad en emulsiones
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Presencia de gas
Presencia de materiales extraños
No redispersión en suspensiones
Formas farmacéuticas líquidas no estériles
Falta de homogeneidad en emulsiones
Presencia de gas
Presencia de materiales extraños
No redispersión en suspensiones
Preparaciones sólidas no estériles: polvos y granulados
No se dispersan fácilmente (polvo para suspensión)
Color no uniforme
Presencia de material extraño
Granulado no uniforme en color y tamaño
Tabletas
Bordes erosionados, tabletas laminadas, porosas, manchadas y
moteadas.
Polvo adherido a la superficie
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Anexo 3. Formato recepción técnica
Acta de Recepción Técnica de Medicamentos No_______
Proveedor__________________ Factura No ___________Fecha ________Orden de compra/Contrato No___________ Fecha_________
Fecha de llegada_____________ Fecha de la inspección ________________ No de cajas
Nombre
genérico
Concentración
Nombre
comercial
Laboratorio
Fabricante
Forma
farmacéutica
Unidad
de
manejo
Presentación
________
Número
de lote
Número
de
registro
Fecha de
vencimiento
Cantidad
recibida
Cantidad
de la
muestra
Cumple
especificaciones
Se
acepta
Advas
si
Técnicas
no
Observaciones:
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
Responsable de la recepción técnica:
_____________________________________
Firma
84
Actividad de aprendizaje No. 6
Apreciado estudiante: Recuerde que debe estar atento a la actividad
de aprendizaje propuesta por sus docentes.
Dependiendo de las indicaciones de su docente, existen unas fechas
establecidas y un medio indicado para el envío de la actividad.
Muchos éxitos con la realización de esta actividad!!
Anotaciones:
Actividad Evaluativa No. 3
Cuestionario de evaluación - Unidad 4
Anotaciones:
85
MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS