Plan de relacionamiento

EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P.
DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD EMPRESARIAL
PLAN DE ACCIÓN PARA EL RELACIONAMIENTO CON EL GRUPO DE
INTERÉS “ESTADO” DESDE LA PERSPECTIVA DE SOSTENIBILIDAD Y
RSE
Versión 1
Junio 10 de 2010
Rev.
No
0
1
CARGO
NOMBRE
FIRMA
FECHA
MODIFICACIÓN EFECTUADA
Versión inicial generada por el consultor considerando las
observaciones del foro interno y del Grupo Coordinador del Proyecto
Ficha de plan
ELABORÓ
REVISÓ
Equipo
consultor
Grupo Coordinador del
Proyecto
C.F. Gómez,
C.E. Aristizábal
M. Montoya, G. Vásquez,
A.R.Osorio, J.H.Ríos, J.J.
Sossa, J.A..Arroyave, M.I.
Gómez
2010-05-12
S-1
APROBÓ
Subdirectora
Desarrollo
Sostenible
FECHA
2010-05-12
2010-06-10
PRESENTÓ
Directora de
Responsabilidad
Empresarial
Margarita Salazar Paula Restrepo
Henao
Duque
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Plan de acción para el relacionamiento con el
Versión
grupo de interés “Estado” desde la perspectiva
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de sostenibilidad y RSE
PLAN DE ACCIÓN PARA EL RELACIONAMIENTO CON EL GRUPO DE
INTERÉS “ESTADO” DESDE LA PERSPECTIVA DE SOSTENIBILIDAD Y
RSE
Contenido
1. Introducción ............................................................................................................................. 3
2. Principales señales ................................................................................................................ 3
3. Estrategia de relacionamiento con el GI “Estado” ............................................................ 4
4. Plan de relacionamiento con el GI “Estado” ...................................................................... 7
5. Limitaciones y Recursos ..................................................................................................... 11
S-2
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Plan de acción para el relacionamiento con el
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grupo de interés “Estado” desde la perspectiva
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de sostenibilidad y RSE
1. Introducción
El presente plan de relacionamiento de largo plazo constituye la estrategia de relacionamiento
con las instituciones estatales desde la perspectiva de la sostenibilidad y la RSE como
complemento a la perspectiva operacional propia de las relaciones asociadas a la gestión
regulatoria, a la coordinación de los SSPP con el ordenamiento territorial, al control fiscal, a la
gestión tributaria, etc.
2. Principales señales
Antes de formular el plan de relacionamiento de largo plazo se consideran las siguientes
señales del entorno sociopolítico:
Presencia débil del Estado en algunas zonas de operación de EPM
Presencia de grupos ilegales
Suplantación al Estado
Pugilato de grupos políticos a través de entidades estatales
Inestabilidad y discontinuidad de políticas públicas por rotación periódica de empleados
públicos.
Captura de las entidades estatales por intereses particulares
Inoperancia estatal para
Inoperancia estatal para:
- Liderar gestión interinstitucional
- Abordar riesgos generales ambientales, sociales y económicos.
- Mitigar problemas estructurales
Todo lo anterior propicia el desorden institucional
Además la interpretación y la aplicación de las normas en algunos casos contrarían
condiciones de equidad, responsabilidad y sostenibilidad.
El modelo de SSPP contiene algunas imperfecciones tales como la debilidad de la
participación de los clientes o usuarios.
Inoperancia estatal para:
- Controlar el uso de subsidios e impuestos
- Crear y operar Fondos de Solidaridad y Redistribución de Ingresos
- Fortalecer los Comités de desarrollo y control social de los SSPP
Los factores anteriores debilitan las condiciones sociales especialmente las institucionales con
impacto negativo en las condiciones económicas y ambientales para la sostenibilidad.
Se intenta mostrar la interrelación entre estos factores en el árbol de señales de la gráfica como
también
el
árbol
de
soluciones
correspondiente.
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3. Estrategia de relacionamiento con el GI “Estado”
Objetivo: Realizar una gestión interinstitucional con el Estado, de cara a la sostenibilidad del
entorno en el que EPM tiene influencia, sin dar lugar a actuaciones que suplanten las funciones
de las instituciones estatales.
Subgrupos del GI: Entes municipales; Entes de regulación, vigilancia y control; Autoridades
ambientales; Entes Departamentales; Entes Nacionales; Cuerpos legislativos; Entes estatales
extranjeros.
Temas priorizados: “Gestión interinstitucional”, “Normativa con responsabilidad social
empresarial y sostenibilidad” y “Contribución al desarrollo del entorno articulándose con el
Estado”.
Riesgo directo: Debilidad e inoperancia del Estado, suplantación al Estado especialmente en
sus instituciones más pequeñas o débiles.
Factores clave de éxito: Gestión interinstitucional y y fortalecimiento del control social.
Relaciones entre el Estado y los otros Grupos de Interés
Considerando que la relación básica entre EPM y el Estado está orientada hacia el desarrollo
de un modelo de SSPP para una sociedad sostenible, debe considerarse además que entre el
Estado y los Grupos de Interés existen unas relaciones que también es importante tener en
cuenta y que en la formulación de planes de largo y corto plazo y en la ejecución táctica de
éstos, resulta esencial para EPM contribuir a desarrollar sanamente los asuntos siguientes de
interés o beneficio que se identificaron para estas relaciones:
Grupo de Interés
Asuntos de Interés del grupo frente al
Estado
Dueño y conexos Relación del Municipio de Medellín con
el Estado sin detrimento para EPM.
Servidores
y Garantía de los derechos laborales
conexos
Proveedores
y Apoyo al desarrollo de la competitividad
contratistas
en las jurisdicciones donde EPM tiene
presencia.
Clientes
Apalancamiento económico estatal a
UBI. / Apoyo a la cualificación de los
Comités de Desarrollo y Control Social
de los SSPP.
Competidores o Política, regulación y control sanos para
colegas
el desarrollo de un modelo de SSPP
sostenible.
Asuntos de interés
Estado frente al grupo
n.i.
del
n.i.
n.i.
Contribución constructiva de
sus voceros al desarrollo de un
modelo SSPP sostenible
Gestión
regulatoria
socialmente responsable en
busca de un modelo de SSPP
sostenible.
Comunidad
y Fomento al uso racional y eficiente de Uso racional y eficiente de los
Medio Ambiente
los recursos. / Prácticas sanas de recursos. / Control social sobre
contratación social / Uso adecuado de el uso de transferencias de Ley
transferencias de Ley 99.
99.
n.i.: No identificadas en relación con EPM
Los grupos de interés más urgidos por la actuación efectiva del Estado son “Clientes”,
“Comunidad y Medio Ambiente” y en segundo lugar “Proveedores y Contratistas”
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Estrategia de relacionamiento
Contribuir a la construcción y al fortalecimiento del Estado Social de Derecho de cara a los
temas de relacionamiento de EPM con sus grupos de interés. Lo anterior implica:
1. Madurar el desarrollo institucional en la política de RSE.
Profundizar la comprensión y el sentido del desarrollo institucional en la política de RSE de
EPM y de su relación con el fortalecimiento del capital cívico en la sociedad, desarrollando
el lineamiento 3 de dicha política: “Relaciones transparentes y de mutuo beneficio con la
sociedad: De manera proactiva se mantendrán y fortalecerán vínculos positivos,
transparentes y relevantes con los grupos de interés, que favorezcan una relación de mutuo
beneficio entre EPM y la sociedad; y que contribuyan al fortalecimiento institucional. Se
emitirá información completa, oportuna y confiable, y se establecerá una comunicación
permanente y en doble vía, con los grupos de interés y otros públicos.”
Esto implica identificar y definir las formas de apoyar los planes de relacionamiento con los
otros grupos de interés, manteniendo un control riguroso del riesgo de suplantación
institucional.
2. Fortalecer gestión interinstitucional.
Construir capacidades y competencias propias de gestión interinstitucional (como disciplina
de conocimiento que hace parte de la gestión pública) y contribuir a construirlas en los
subgrupos de interés del Estado que tienen relación con EPM, buscando la excelencia
administrativa en dichas relaciones. Para esto se sugiere:
a) Profundizar en el desarrollo organizacional y competencias específicas internas para el
relacionamiento. Esto incluye reconocimiento, aprendizaje y unificación de criterios de
aplicación a partir de experiencias internas en marcha y también de experiencias
externas.
b) Fomentar prácticas de relacionamiento efectivo en los entes territoriales.
c) Crear y fortalecer canales.
d) Realizar acuerdos multilaterales para apalancar planes con otros GI.
3. Desarrollar criterios de equidad, RSE y sostenibilidad en la interpretación, aplicación
y gestión normativa.
En la interpretación y aplicación de las normas en las transacciones con los Grupos de
interés y en la gestión normativa frente al Estado debe haber coherencia con los criterios
de equidad, responsabilidad y sostenibilidad. En tanto las ambigüedades y dudas se
resuelvan a favor de EPM en contra de los grupos de interés y especialmente en contra de
los segmentos con menos capacidad de defensa, no se podrá avanzar en la construcción de
unas relaciones colaborativas con los actores de la red social de la cual hace parte EPM.
En la gestión normativa es especialmente importante cumplir con los criterios de equidad,
sostenibilidad y responsabilidad buscando un sano equilibrio con la defensa legítima de sus
propios intereses de corto y largo plazo.
Para esto conviene identificar y contribuir a resolver:
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RSE
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–
Las interpretaciones de las normas existentes y de los proyectos de norma que entren
en conflicto con la sostenibilidad y la RSE.
– Conflictos y asimetrías con subgrupos débiles.
Los asuntos normativos deben clasificarse por Grupo de interés y por entidad estatal con
quien deban discutirse.
Es pertinente en esta acción enriquecer y consolidar oportunamente con criterios de RSE y
sostenibilidad, el actual proyecto “Prospectiva sectorial” para definición de políticas públicas
en el sector de SSPP.
4. Participar en desarrollo institucional del entorno.
Esta acción está focalizada en el fortalecimiento de las entidades estatales que por su
debilidad institucional no atienden adecuadamente las necesidades de desarrollo del
entorno de los grupos de interés, demandas que frecuentemente resultan dirigidas hacia
la empresa. Abordando el tema crítico “Contribución al desarrollo del entorno articulándose
con el Estado” es conveniente entonces:
a) Canalizar adecuadamente las demandas de los GI hacia las entidades pertinentes.
b) Contribuir a construir la capacidad institucional para atender las demandas
sosteniblemente, sin incurrir en la suplantación al Estado.
c) Contribuir al desarrollo de la participación ciudadana y el control social.
d) Propiciar condiciones para el control anticorrupción.
5. Gestionar integralmente imagen y reputación ante el estado.
La esencia de esta acción es la gestión integral a partir de hechos tangibles (actuaciones
socialmente responsables) sobre los cuales se fundamente la reputación y la imagen, así
como una evaluación y realimentación del desempeño ético y responsable de EPM en su
contribución para la construcción del Estado Social de Derecho.
6. Gestionar el relacionamiento y los mecanismos de interacción del relacionamiento
con el Estado.
El foco de esta acción está en la identificación de los códigos, escalas y procesos
lingüísticos y semióticos adecuados para relacionarse con los distintos actores y segmentos
que conforman este grupo de interés, para tratar los temas de relacionamiento con este
grupo (Gestión Interinstitucional, Gestión Normativa coherente con la RSE, Contribución al
desarrollo del entorno articulándose con el Estado).
Esta gestión estará direccionada por quien tiene a su cargo el relacionamiento con el actor
para apoyar el objetivo. Debe contar con el apoyo de los expertos para planear, coordinar y
evaluar. La ejecución está incluida en otros pasos de este plan de relacionamiento.
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RSE
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Esta gestión de comunicaciones debe ayudar a concebir, madurar, codificar y articular los
intereses de relacionamiento (temas) entre gremios, empresa y Estado.
4. Plan de relacionamiento con el GI “Estado”
Los pasos de acción anteriores se presentan en el gráfico siguiente como también en la hoja de
cálculo correspondiente:
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perspectiva de sostenibilidad y RSE
Plan de relacionamiento
Sostenibilidad
5 - Gestionar
imagen y
reputación
2 - Fortalecer
gestión
interinstitucional
4- Participar
en desarrollo
institucional
del entorno
3 - Desarrollar criterios de
equidad, RSE y
sostenibilidad en
interpretación, aplicación
y gestión normativa
1 - Madurar el
desarrollo
institucional en la
política de RSE
S-8
GARANTÍA DE RESPUESTA INTERNA
6. Gestionar comunicaciones adecuadas para el GI
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Plan de acción para el relacionamiento
Grupo de interés: Estado
Lider del plan: SD Relaciones Institucionales
Realizar una gestión interinstitucional con el Estado, de cara a la sostenibilidad ambiental, social y económica del
Objetivo
entorno en el que EPM tiene influencia, sin dar lugar a actuaciones que suplanten las funciones de las instituciones
estatales.
Nivel máx. de relacion
Colaborar
Gestionar la reputación de EPM entre las entidades del estado en los próximos cuatro años contados a partir de
Objetivo de avance
dd/mm/aaaa
Paso
0
Acción
Definir marco de actuación
(criterios y lineamientos) para
el relacionamiento con el
Estado.
1
Madurar el desarrollo
institucional en la política de
RSE.
2
Fortalecer gestión
interinstitucional.
3
Desarrollar criterios de
equidad, RSE y sostenibilidad
en interpretación, aplicación y
gestión normativa.
Lider
(Dueño del
proceso)
SD Relaciones
Institucionales SD Entes
Territoriales
Subgrupo de
interés
n.a.
Actores de los
subgrupos de
interés
n.a.
Otros
involucrados
n.a.
Inicio y
frec. de
relacion
T3/10
n.a.
Criterio de
monitoreo y
medición
Criterios y
lineamientos
definidos.
Nivel max de
interacción
con G.I.
n.a.
Definición de
elementos
SD Desarrollo
T4/10
normativos de la
n.a.
n.a.
n.a.
n.a.
Sostenible
n.a.
RSE sobre
fortalecimiento
institucional.
SD Relaciones
Actores de otros
Aumento de
Institucionales, SD Entes
Administraciones subgrupos del GI T3/11
capacidades de
Colaborar
Relaciones con
municipales
Municipales
"Estado",
semestral gestión
Entes Territoriales
gremios etc
interinstitucional.
Entidades
Lider Comité de
Todos los del GI reguladoras, de
Normas
Asuntos
"Estado"
vigilancia y
reinterpretadas e
Normativos - (SD
T2/11
excepto los
control, en
Agremiaciones
iniciativas de
Participar
Relaciones
anual
Entes
general
gestión
Institucionales)
extranjeros.
entidades
reajustadas.
estatales
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Paso
4
Acción
Participar en desarrollo
institucional del entorno.
Lider
(Dueño del
proceso)
Subgrupo de
interés
Actores de los
subgrupos de
interés
Otros
involucrados
Entes
Todos los del GI territoriales,
SD Relaciones con
"Estado"
entes de
Entes territoriales,
Transparencia
excepto los
vigilancia y
SD Relaciones
por Colombia
Entes
control,
institucionales
extranjeros.
Superintendencia
de SSPPDD
5
Gestionar integralmente
imagen y reputación ante el
Estado.
SD Identidad
empresarial
6
Gestionar el relacionameinto y
los mecanismos de interacción
del relacionamiento con el
Estado.
SD Relaciones
Institucionales SD Entes
Territoriales
Inicio y
frec. de
relacion
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Criterio de
monitoreo y
medición
Proyectos
acometidos
T4/11
sobre
semestral
fortalecimiento
institucional.
Nivel max de
interacción
con G.I.
Colaborar
Todos los del GI
"Estado"
Entidades
excepto los
estatales locales
Entes
y nacionales
extranjeros.
T4/10
anual
Atributos de
imagen y
reputación
Consultar
pertinentes frente
a subgrupos del
GI.
n.a.
T4/10
n.a.
Nivel de
relacionamiento
n.a.
logrado en cada
paso de acción.
n.a.
S-10
n.a.
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5. Limitaciones y Recursos
A partir de la formulación de largo plazo para el manejo de las relaciones con el GI “Estado”, es
posible realizar las siguientes consideraciones sobre limitaciones y recursos asociados a este
relacionamiento. Cuando la formulación de largo plazo se despliegue en planes de corto plazo
será posible determinar los márgenes de maniobra con la precisión requerida.
Consideraciones Estratégicas y Políticas
Las transferencias anuales de excedentes al municipio de Medellín como dueño, suscita en los
demás entes territoriales aspiraciones a participar en los beneficios de la empresa. Esto se
manifiesta en presiones permanentes para capturar sus rentas invocando argumentos tales
como “deuda social” o “deuda ambiental”. Estas aspiraciones requieren un control especial
sobre las mismas y sobre las propuestas de carácter asistencialista que generan.
En cuanto a las relaciones con entidades estatales del orden nacional existe el sesgo de
carácter regionalista según el origen, afinidades y aversiones de los actores del Estado. Esto
puede ser una oportunidad pero también puede operar como restricción.
Consideraciones Jurídicas
Como se indicó atrás respecto a la comunidad, la prohibición a los empleados públicos y
trabajadores oficiales de realizar proselitismo político también exige que las actuaciones
colaborativas de la empresa con entes territoriales estén exentas de cualquier tipo de
vinculación partidista o de riesgo de acusación en este sentido.
Consideraciones Organizacionales
La centralización existente en EPM del manejo de las relaciones con las entidades estatales
constituye una fortaleza para su gestión sin embargo es importante desarrollar una mayor
comprensión de este aspecto por parte de las dependencias de los negocios que manejan
aspectos comerciales con los entes territoriales.
Se observan también dificultades para socializar la experiencia de unas dependencias en
beneficio de todas las involucradas con este grupo de interés.
Consideraciones sobre recursos
Salvo el criterio de “viabilidad empresarial” no se identifican restricciones especiales en este
aspecto.
Limitaciones del grupo de interés
En los entes territoriales se observan debilidades en su capacidad de gestión interinstitucional
por las dificultades para acumular una capacidad de gestión pública suficiente.
De otra parte el cambio cuatrienal de empleados públicos y programas en las entidades
estatales de todos los ámbitos impone una restricción de continuidad en las relaciones que se
establezcan alrededor de actividades interinstitucionales no obligatorias.
S-11