Archivo - Universidad de Pamplona

v
Código
HPT-01 v.02
Página
1 de 7
Caracterización del Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería
OBJETIVO DEL PROCESO
RESPONSABLE
Participar como un Proceso Generador de Cambio en el entorno institucional y social de nuestra
región, prestando el más alto nivel de servicio, con transparencia, idoneidad, eficiencia, eficacia y
efectividad a nuestros Estudiantes, Docentes, Administrativos, Entes de Control, Proveedores y
Comunidad en General, contribuyendo al fortalecimiento de nuestra Universidad a través de nuestro
proceso, minimizando tiempos y trámites en los procedimientos de Pagaduría y de Tesorería,
aumentando la satisfacción de nuestros clientes y ubicándonos como proceso líder en la generación de
cambio, enmarcado en un ámbito social de Calidad.
Inicia
Planificación del Proceso
ALCANCE
Termina
Medición, Análisis y Mejora
LIDER DEL PROCESO
INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
EMISOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Plan de Desarrollo
Direccionamiento
Estratégico
Política de Calidad
Direccionamiento
Estratégico
Estado
Administración del
SIG
Objetivos de Calidad
Directrices (Proyecto
Institucional,
Reglamentos, Estatutos,
Acuerdos, Resoluciones)
Requisitos, Normatividad
Manual de Calidad
FAC- 23 “Planificación,
Control y Seguimiento al
SIG”
Elaboración del Plan
de Acción
P
Plan de Compras
Identificación de
Necesidades
Gestión de
Pagaduría y
Tesorería
Plan de Acción
ejecutado
Gestión del
Talento Humano
Gestión
Solicitud de personal,
recursos, equipos e
insumos
Adquisición de
Bienes y Servicios
Gestión de la
Infraestructura y
Apoyo Logístico
v
EMISOR
Código
HPT-01 v.02
Página
2 de 7
Caracterización del Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería
ENTRADA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDA
RECEPTOR
Egresos, Cheques,
Comprobantes de
Giros Electrónicos,
comprobantes de
consignación, reporte
de planillas
Beneficiario
Proceso Gestión
del Talento
Humano y Archivo
del Proceso
Recepción de las cuentas
aprobadas
Verificación de la
Información en el Aplicativo
Ordenador del gasto
por delegación:
Cuentas aprobadas para
Dirección
pago
Administrativa
Trámite de pago de cuenta
Emisión del comprobante
de egreso
H
Extractos bancarios
Archivo de Cuentas, Copias
de Seguridad y Entrega de
Certificados de Retención
Revisión de Notas Debito y
Crédito Bancarias Según
Extracto
Registro y Legalización de
Notas Debito y Crédito
Bancarias Según Extracto
Chequeras
Bancos
Certificaciones
Solicitudes de
Confirmación de Pagos
Gestión de
Pagaduría y
Tesorería
Conciliar el Libro Auxiliar de
Bancos con el Extracto
Bancario
Traslados
Confirmación de Pago
Elaboración de
Conciliación Bancaria
Auxiliar de
Pagaduría y
Tesorería
Conciliación bancaria
para archivo en el
proceso
Proceso Gestión
Presupuestal y
Contable
Bancos
v
Código
HPT-01 v.02
Página
3 de 7
Caracterización del Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería
Generación del Informe en
el Aplicativo GESTASOFT
Hospital
Universitario
Erasmo Meoz
Informe de Pago de
estampillas Erasmo
Meoz
Verificación del Informe
Generado
Informe elaborado del
Pago de Estampillas
Hospital
Universitario
Erasmo Meoz
Certificado de
Retención elaborados
Proveedores
Pago de las Estampillas
Consulta de Certificados de
retención en el Aplicativo
GESTASOFT
Proveedores
Solicitud de certificados
de retención
Impresión y envío de los
Certificados de Retención
Verificación de los
Certificados de Retención
Procesos
Solicitantes
Recepción de los
Documentos Soportes
Reportes de Pago
Elaboración y Registro del
Comprobante de Ingreso
Proveedores
Solicitud de Cruces
Constancias
Gestión del Talento
Humano
Solicitud de necesidades
de capacitación,
inducción,
entrenamiento, bienestar
social
Comprobante de
Ingreso elaborado
Procesos
Solicitantes
Proveedores
Recepción de
Consignaciones
Consignaciones
Estudiantes
Gestión de
Pagaduría y
Tesorería
Elaboración de Constancias
H
Constancias y
Activación de Pago
Estudiantes
Solicitud de
necesidades de
capacitación,
inducción,
entrenamiento,
bienestar social
Gestión del
Talento Humano
Activación de Pagos
Identificación de
necesidades
v
Infraestructura y
Logística
Necesidades de
mantenimiento de
equipos e infraestructura
.Análisis de necesidades
de infraestructura y
mantenimiento de equipos
Aplicación de las directrices
documentales
Gestión Documental
Administración del
SIG
Código
HPT-01 v.02
Página
4 de 7
Caracterización del Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería
Directrices de la
documentación
Revisión, análisis de la
gestión documental en el
Proceso
Ejecución de los
documentos exigidos por la
norma
PAC-01, PAC-02, PAC04, PAC-05, PAC-06,
PAC-08, PAC-12 FAC23
Ejecución del FAC-23
“Planificación, Control y
Seguimiento al SIG”
Solicitud de
requerimientos
Infraestructura y
Logística
Solicitud para
inclusión o eliminación
de documentos en las
Tablas de Retención
Gestión
Documental
Documentación
actualizada
Gestión de
Pagaduría y
Tesorería
Medición de indicadores
FAC-08 “Actas de
Reunión”
Administración del
SIG
Informes acorde a las
fechas establecidas en
el FAC-23
Toma de acciones de
mejora continua
EMISOR
ENTRADA
Administración del
SIG
Plan de Auditorías
Internas
Solicitud de Planes de
mejoramiento producto
de auditorias
Control Interno
ACTIVIDADES
Ejecución de Auditorias
V
Elaboración del plan de
mejoramiento
RESPONSABLE
Gestión de
Pagaduría y
Tesorería
SALIDA
RECEPTOR
Informes de Auditorias
Plan de mejoramiento
aprobado
Control Interno
v
EMISOR
Administración del
SIG
Control Interno
Código
HPT-01 v.02
Página
5 de 7
Caracterización del Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería
ENTRADA
ACTIVIDADES
Solicitud de informes de
avance
Instrumento para
identificación de riesgos
(Mapa de riesgos del
proceso)
RESPONSABLE
Ejecución de acciones
correctivas y preventivas
A
Seguimiento y control a los
riesgos Identificados y
valorados
Gestión de
Pagaduría y
Tesorería
SALIDA
RECEPTOR
Control y seguimiento
a la efectividad de las
acciones correctivas y
preventivas
Administración del
SIG
Control Interno
Riesgos actualizados y
controlados
CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL
QUE SE CONTROLA
Controles en las
entradas
Controles en las
actividades
Cuentas aprobadas
para pago
Trámite de pago de
cuenta
COMO SE
CONTROLA
Mediante la relación
y el control de los
documentos
autorizados
A través de la
ubicación de la
cuenta en medio
físico y en el
aplicativo respectivo
QUIEN LO
CONTROLA
FRECUENCIA DEL
CONTROL
REGISTRO DEL
CONTROL
Permanente
Relación de cuentas
autorizadas para pago
Permanente
Comprobante de
egreso
Líder del Proceso
v
Código
HPT-01 v.02
Página
6 de 7
Caracterización del Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería
Controles en las
salidas
Pago de la cuenta
Mediante la
verificación y
aprobación por parte
de líder del proceso
Permanente
Comprobante de
egreso
RECURSOS
TALENTO HUMANO
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE
TRABAJO
Líder del Proceso
Asistentes, Técnicos y
Auxiliares
Oficinas (Dotación básica, computadores –
software de oficina-impresoras, conexiones
eléctricas de comunicación y archivador)
Estanterías para archivo
Servicios de apoyo, teléfono y fax
TECNOLOGICOS
Hardware y Software
Red de comunicaciones (teléfono, fax, internet,
spark, etc)
REQUISITOS ASOCIADOS
NORMAS TECNICAS DE CALIDAD
NTCGP 1000:2009 Gestión de
la Calidad en el Sector Público 4.2.3 -4.2.4 – 7.1 -7.2 – 7.5 – 8.2.1 –
8.2.3 – 8.2.4 – 8.3 – 8.4 – 8.5 MECI
NTCISO 9000:2005
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
Según la Matriz de Requisitos Legales
v
Código
HPT-01 v.02
Página
7 de 7
Caracterización del Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería
DOCUMENTOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS
Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos
REGISTROS
Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos
INDICADORES
Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos
RIESGOS
Ver FCI-10 Mapa de Riesgos
OBJETIVOS DE
CALIDAD
ASOCIADOS
Construir una Cultura de Planeación
Mejora de la cultura institucional