43 Bienes para Enajenacin o Baja

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Grupo: Gestión de Inventarios
Proceso: Disposición de Bienes para Enajenación o
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Índice
1. Propósito del Documento ...................................................................................... 4
2. Objetivo del Proceso .............................................................................................. 4
3. Alcance .................................................................................................................... 4
4. Terminología y Definiciones .................................................................................. 4
5. Responsabilidades ................................................................................................. 5
6. Políticas ................................................................................................................... 5
7. Procedimiento ......................................................................................................... 7
8. Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas ........................ 11
9. Referencias ........................................................................................................... 11
10. Difusión ................................................................................................................. 12
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1. Propósito del Documento
1.1
Establecer las políticas que regulan el proceso de Disposición de Bienes para Enajenación o
Baja.
1.2
Definir los procedimientos bajo los cuales se llevan a cabo las actividades relacionadas con el
proceso de Disposición de Bienes para Enajenación o Baja.
2. Objetivo del Proceso
2.1
Garantizar la disposición física y el oportuno descargo de los registros contables de todos los
bienes y materiales que ya no cumplen con su función específica, que están seriamente
limitados en su uso o que no pueden ser utilizados puesto que su actualización resulta tan o
más costosa que adquirir uno nuevo.
3. Alcance
3.1
Las políticas y procedimientos contenidos en este documento abarcan las actividades
relacionadas con el subproceso de:

Disposición de bienes para enajenación o baja
3.2
Las políticas y procedimientos contenidos en este documento son de aplicación para todas
las locaciones geográficas de la Unidad de Negocio.
3.3
Las excepciones no contempladas en este documento deben ser consultadas y aprobadas
por el Gerente de la Unidad de Negocio.
4. Terminología y Definiciones

Área Requirente

Bienes
inventariables

Bienes o
materiales para
enajenación o
baja

Bienes sujetos a
control
administrativo
Corresponde al Departamento o Sección de la Unidad de Negocio que
solicita el inicio de una actividad a un tercero.
Los bienes inventariables son aquellos activos tangibles que cumplen
alguna de las siguientes condiciones:
 Corresponder a materiales o insumos que su costo total de
adquisición supere el monto de 2 salarios mínimos vitales
generales, vigentes a la fecha del registro administrativo.
 Ser activo fijo.
 Ser ítems usados o repuestos identificados para reingreso
mediante reporte técnico.
Bienes y materiales que ya no cumplen con su función específica, que
están seriamente limitados en su uso o que no pueden ser utilizados
puesto que su actualización resulta tan o más costosa que adquirir uno
nuevo.
Se considerarán como no activos fijos, y por tanto sujetos al control
administrativo, los bienes tangibles de propiedad del Estado o de las
entidades del Sector Público que, sin embargo de tener una vida útil
superior a un año y utilizarse en las actividades de la entidad, tengan un
costo individual de adquisición, fabricación, donación o avalúo, inferior a 2
salarios mínimos vitales generales, vigentes a la fecha del registro
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administrativo.

Bodegas

Informe de
estado de bienes
y materiales
Materiales
inservibles o
chatarra
Materiales o
Insumos
Lugar donde se almacenan y custodian bienes y materiales de propiedad
de la Unidad de Negocio.
Corresponde al informe donde se detalla todos los bienes y materiales
inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse. que se encuentran en
custodia de bodega.
La chatarra son los residuos o sobrantes de obra, ferrosos o no ferrosos,
que no cumplen ninguna función y que no pueden ser reutilizados más que
para fines de reciclaje o en su defecto destrucción.
Constituyen aquellos artículos que se consumen, se incorporan o se
transforman para formar otros bienes de manera definitiva.

Política
Criterio o directriz elegida que regula un proceso.

Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo un proceso.

Proceso
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Responsable
Corresponde al funcionario que realiza la actividad.

Revisor

Titular del Área


Corresponde al servidor o servidora diferente a aquel que realizó la
actividad y está designado a revisar su resultado.
Corresponde al Subgerente; y, en el caso de que el Departamento dependa
directamente de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Titular
corresponderá al Jefe del Departamento.
5. Responsabilidades
5.1
Es responsabilidad de los servidores involucrados en el proceso realizar sus actividades de
acuerdo a lo que se detalla en el presente documento.
5.2
Es responsabilidad del Titular del Área involucrado en el proceso establecer y notificar al
Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad cualquier cambio al presente
documento.
5.3
Es responsabilidad del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad aplicar los
cambios al presente documento y socializarlo a los involucrados.
6. Políticas
6.1
Generales
6.1.1 Norma de Control Interno
El desarrollo de las actividades contenidas dentro de este proceso deben estar en
estricto cumplimiento de las Normas de Control Interno para las Entidades,
Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de derecho privado que
dispongan de Recursos Públicos.
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6.1.2
Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público
El desarrollo de las actividades contenidas dentro de este proceso deben estar en
estricto cumplimiento de lo mencionado en el Reglamento General de Bienes del
Sector Público.
6.1.3
Periodicidad de los Informes de estado de bienes y materiales
El Jefe del Departamento de Inventarios y Bodegas elaborará informes anuales sobre
el estado de bienes y materiales inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse.
Los mismos que serán enviados al Gerente de la Unidad de Negocio y al Subgerente
Financiero.
6.1.4
Designación de funcionario para inspección física de bienes
El Subgerente Financiero designa un Responsable del Departamento de Contabilidad
que sea distinto al encargado de custodia o uso de los bienes, para que realice a
manera de control previo la inspección física de los ítems señalados en el informe
anual de estado de bienes y materiales entregado por el Jefe de Departamento de
Inventarios y Bodegas. Podrá solicitar toda la información y asistencia técnica
necesaria para la correcta inspección de los mismos.
6.1.5
Antecedentes para venta directa de bienes o materiales
Podrá efectuarse la venta directa de bienes o muebles cuando se hubiera llamado por
dos veces a remate y no hubo postores o las posturas presentadas no fueron
admitidas por contravenir las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo de
Bienes del Sector Público o los bienes fueron de tan poco valor que el remate no
satisfacía los gastos del mismo.
En el caso de los materiales considerados inservibles solamente procederá la venta
directa cuando mediante informe del Subgerente Financiero con el debido respaldo
técnico se especifique que el valor de la venta de los mismos es inferior al costo que
representa la realización del remate.
La venta directa será dispuesta únicamente por el Gerente de la Unidad de Negocio,
en base del informe del Subgerente Financiero que indique haber ocurrido los
supuestos señalados anteriormente.
6.1.6
Antecedentes para venta directa de bienes considerados como desechos o
chatarra
Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las
condiciones para considerarse como tales, bastará que se cuente con la autorización
del Subgerente Financiero.
6.1.7
Antecedentes para donación
Si los bienes o materiales no pudieron ser rematados en dos ocasiones o en su
defecto vendidos, deben ser entregados a título gratuito.
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6.1.8
Antecedentes para la destrucción de bienes y materiales
Si los bienes fueran inservibles, esto es, que no sean susceptibles de utilización y en
el caso de que no hubiera interesados en la venta ni fuera conveniente la entrega de
éstos en forma gratuita, se procederá a su destrucción de acuerdo con las normas
ambientales vigentes.
6.1.9
Participantes en la destrucción de bienes o materiales para baja
Deberán estar presentes en el acta de destrucción de los bienes o materiales para
baja el Subgerente Financiero; el Administrador de Bodega, un delegado de la
Gerencia de la Unidad de Negocio, el Responsable del Departamento de Contabilidad
que realizó el Informe de Inspección y un Responsable del Departamento de Gestión
Ambiental y Social.
7. Procedimiento
7.1
Disposición de Bienes para la Baja
Involucrados: Gerente Unidad de Negocio, Subgerente Financiero, Jefe del Departamento
de Inventarios y Bodegas, Junta de Remate, Responsable del Departamento de Contabilidad,
Administrador de Bodega
7.1.1
Elaborar Informe de estado de bienes y materiales: Los Administradores de
Bodegas elaboraran los Informes de estado de bienes y materiales inservibles,
obsoletos o hubieren dejado de usarse y a través del Jefe del Departamento de
Inventarios y Bodegas se remitirán para el conocimiento del Gerente de la Unidad de
Negocio y al Subgerente Financiero.
7.1.2
Designar responsable para inspección de ítems: El Subgerente Financiero
designa a uno de los Responsables del Departamento de Contabilidad distinto del
encargado de la custodia o el uso de los bienes para que realice una inspección física
de los ítems señalados en el reporte anual entregado por el Jefe del Departamento de
Inventarios y Bodegas.
7.1.3
Realizar inspección física de los ítems para baja: El Responsable del
Departamento de Contabilidad realiza la inspección física de los bienes y materiales
señalados en el reporte de ítems para baja entregado por el Jefe del Departamento
de Inventarios y Bodegas. Podrá solicitar toda la información y asistencia técnica
requerida para emitir un criterio preciso sobre los ítems puestos a consideración para
la baja.
7.1.4
Emitir Informe de Inspección de ítems para baja: El Responsable del
Departamento de Contabilidad emite un Informe de Inspección sobre los ítems
dispuestos para baja dirigido al Subgerente Financiero. A continuación se mencionan
las distintas alternativas posibles de acuerdo al resultado del Informe de Inspección:
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
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Si en el Informe de Inspección se determina que los ítems todavía son necesarios
en la Unidad de Negocio, el trámite se dará por concluido y se archivará el
expediente.
Si en el Informe de Inspección se determina que los ítems son inservibles,
obsoletos o hubieren dejado de usarse pero son susceptibles para la venta, estos
serán rematados previa resolución de la Gerencia de la Unidad de Negocio. (Ver
desde la actividad 7.1.5 hasta 7.1.15)
En el caso de que la venta por remate o directa no fuera conveniente o posible, la
Unidad de Negocio transferirá gratuitamente los bienes a un Beneficiario. (Ver
desde la actividad 7.1.16 hasta 7.1.23)
En el caso en que los ítems fueran inservibles, no hubiere interesados para la
venta y no son susceptibles para la donación, se procede a la destrucción de los
mismos de acuerdo a las normas ambientales vigentes. (Ver desde la actividad
7.1.24 hasta 7.1.31)
7.1.5
Solicitar autorización para el remate de ítems: El Subgerente Financiero solicita
autorización para el remate de los bienes y materiales susceptibles para la venta al
Gerente de la Unidad de Negocio.
7.1.6
Conformar la Junta de Remate: El Gerente de la Unidad de Negocio o su Delegado
conforma y preside la Junta de Remate integrada por el Sugerente Financiero o quien
haga de sus veces y un Abogado de la Unidad de Negocio quien actuará como
secretario de esta junta
7.1.7
Emitir resolución para autorización de la venta: El Gerente de la Unidad de
Negocio emite mediante resolución la autorización para la venta de los ítems, la
misma que se efectuará mediante “Remate al Martillo” ó “Remate de Bienes Muebles
en Sobre Cerrado”. (Ver Sección I – Enajenación mediante remate del Reglamento
General de Bienes del Sector Público)
7.1.8
Gestionar el avalúo de los ítems: La Junta de Remate gestiona el avalúo de los
ítems mediante peritos, los cuales deben considerar factores como el valor comercial
actual, el precio de adquisición, el estado actual, el valor de bienes similares en el
mercado y todos los elementos que se consideren necesarios para la valoración.
7.1.9
Definir y realizar la convocatoria de remate de ítems: La Junta de Remate define
el lugar, día y hora en que se va a realizar la diligencia del remate y posteriormente
realiza la convocatoria pública del remate en medios escritos y carteles. (Ver Art. 20
del Capítulo IV del Egreso de Bienes, Sección I “Enajenación Mediante Remate” del
Reglamento General de Bienes del Sector Público)
7.1.10 Gestionar el remate de los ítems: La Junta de Remate gestiona la realización del
tipo de remate que fue requerido por el Gerente de la Unidad de Negocio de acuerdo
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a lo dispuesto por la Sección I y II del Capítulo IV del Egreso de Bienes en el
Reglamento General de Bienes del Sector Público)
7.1.11 Declarar el cierre del remate y adjudicar los bienes o materiales al mejor postor:
La Junta de Remate procede al cierre del remate y de haber sido rematados los
bienes, adjudica los mismos al mejor postor de acuerdo a lo dispuesto en el
Reglamento General de Bienes del Sector Público. Posteriormente, el Adjudicatario
realiza el pago total de lo ofertado para la posterior entrega de los bienes y materiales
rematados. Se elaborará el Acta correspondiente de adjudicación que será suscrita
por los miembros de la Junta de Remate y el adjudicatario.
7.1.12 Entregar bienes y materiales al adjudicatario mediante Acta de Adjudicación: El
Administrador de Bodega procede a la entrega los materiales rematados previa la
presentación del acta de adjudicación correspondiente, suscribiendo a su vez un acta
de entrega recepción en conjunto con el adjudicatario de los bienes entregados.
7.1.13 Enviar documentación habilitante para la contabilización de la venta: La Junta de
Remates y el Administrador de Bodega remiten al Departamento de Contabilidad el
Acta de Adjudicación del remate y el Acta de entrega recepción respectivamente para
la realización del registro de baja por venta de los bienes y materiales.
7.1.14 Registrar el resultado en venta de ítems para baja: El Responsable del
Departamento de Contabilidad registra la venta de ítems para baja en el sistema.
7.1.15 Notificar sobre el remate a la Contraloría General del Estado: El Gerente de la
Unidad de Negocio notifica de la diligencia realizada a la Contraloría General del
Estado.
7.1.16 Emitir informe de no conveniencia de la venta: El Subgerente Financiero sobre la
base del informe de inspección de bienes para la baja presentado por su delegado,
emite un informe donde se indique no es posible o conveniente la venta de los bienes
y materiales, el mismo que se pondrá en conocimiento del Gerente de la Unidad de
Negocio.
7.1.17 Notificar mediante resolución al Beneficiario escogido para la donación: El
Gerente de la Unidad de Negocio notifica mediante resolución al Beneficiario
seleccionado para la donación. (Ver Sección IV Transferencias Gratuitas en el
Capítulo IV del Reglamento General de Bienes del Sector Público). En el caso de
que el Beneficiario seleccionado no acepte la donación deben buscar otro Beneficiario
y notificarlo nuevamente.
7.1.18 Enviar resolución de donación: El Gerente de la Unidad de Negocio comunica la
resolución de donación al Administrador de Bodega para que proceda con la entrega
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de los bienes y materiales al Beneficiario y realice los trámites y registros inherentes a
esta donación.
7.1.19 Realizar entrega de ítems donados: El Administrador de Bodega realiza la entrega
de los ítems donados al Beneficiario previa la aceptación del estado de los bienes por
partes del Beneficiario
7.1.20 Suscribir Acta de Entrega-Recepción de bienes y materiales donados: El
Administrador de Bodega sobre la base del documento de resolución de donación
emitido por el Gerente de la Unidad de Negocio, suscriben un Acta de EntregaRecepción junto con el Beneficiario evidenciando el cumplimiento de esta diligencia.
7.1.21 Enviar documentación habilitante para el registro contable de la donación: El
Administrador de Bodega envía la documentación habilitante al Responsable del
Departamento de Contabilidad para el registro contable de la baja de los bienes y
materiales donados.
7.1.22 Registrar la donación de los ítems dispuestos en el sistema: El Responsable del
Departamento de Contabilidad registra la donación de los ítems dispuestos en el
sistema.
7.1.23 Notificar de donación a la Contraloría General del Estado: El Gerente de la
Unidad de Negocio notifica de la diligencia realizada a la Contraloría General del
Estado.
7.1.24 Emitir informe para destrucción de bienes o materiales: El Subgerente Financiero
sobre la base del informe de inspección de bienes para la baja presentado por su
delegado, emite un informe en el que se detalle que no existieron interesados para la
venta y no es conveniente su entrega de forma gratuita por lo que los mismos deben
destruirse, dicho informe se pondrá en conocimiento del Gerente de la Unidad de
Negocio.
7.1.25 Elaborar Resolución para la Destrucción de Bienes o Materiales: El Gerente de la
Unidad de Negocio emite la Resolución de Destrucción de Bienes o Materiales
identificados para baja. La resolución es enviada a todos los involucrados en la
destrucción, Subgerente Financiero, Administrador de Bodega, Responsable de
Departamento de Gestión Social y Ambiental y Responsable del Departamento de
Contabilidad que realizó el Informe de Inspección.
7.1.26 Desmantelar los bienes con fines de reciclaje: El Administrador de Bodega y sus
ayudantes desmantelan los ítems con fines de reciclaje.
7.1.27 Disponer de los desechos en los rellenos sanitarios respectivos: El
Administrador de Bodega y sus ayudantes disponen en los rellenos sanitarios
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designados los desechos generados del desmantelamiento de los ítems de acuerdo a
las directrices señaladas por el Responsable del Departamento de Gestión Social y
Ambiental.
7.1.28 Elaborar Acta de Destrucción: El Administrador de Bodega junto con el Subgerente
Financiero; el Delegado de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Responsable del
Departamento de Contabilidad que emitió el Informe de Inspección y el Responsable
del Departamento de Gestión Social y Ambiental suscriben un Acta de Destrucción
evidenciando la realización de esta diligencia.
7.1.29 Enviar documentación habilitante para el registro contable por destrucción: El
Administrador de Bodega envía la documentación relacionada a la destrucción de
bienes al Responsable del Departamento de Contabilidad para el registro de la baja
de los bienes por destrucción.
7.1.30 Realizar registro contable de la destrucción de los ítems: El Responsable del
Departamento de Contabilidad realiza el registro contable de la destrucción de los
bienes.
7.1.31 Notificar de destrucción a la Contraloría General del Estado: El Gerente de la
Unidad de Negocio notifica de la diligencia realizada a la Contraloría General del
Estado.
8. Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas
Cód.
Subproceso

7.1
Disposición de bienes
para enajenación o baja
Entradas
Informes de
estado de bienes
y materiales
inservibles,
obsoletos o
hubieren dejado
de usarse

Salidas
Registro de la
disposición por
enajenación o
baja de los
bienes y
materiales
identificados
Aplicación
IFS
9. Referencias
9.1
Reglamento Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público
9.2
Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las
Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos del Estado
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10. Difusión
10.1 Este procedimiento será distribuido por el Departamento de Programación, Seguimiento y
Calidad a través de la intranet de CELEC EP – Unidad de Negocio Transelectric.
10.2 El original de este procedimiento permanecerá en el Departamento de Programación,
Seguimiento y Calidad. Procedimiento sin restricción de acceso.
10.3 La última versión de este procedimiento se encuentra en la Intranet o la copia del mismo
puede ser obtenida a través del Responsable de Programación, Seguimiento y Calidad, quién
administra las versiones impresas originales de los documentos.