informe sobre la autoevaluación de calidad de la

INFORME SOBRE LA AUTOEVALUACIÓN DE CALIDAD
DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
2011
CONTENIDO
RESUMEN EJECUTIVO
.................................................................................. 01
OBJETIVOS Y ALCANCE..................................................................................... 03
1.
Objetivos de la auto-evaluación………………………………………………. 03
2.
Alcance…………………………………………………………………………… 03
RESULTADOS..................................................................................................... 04
Sobre el valor agregado de la actividad de la Auditoría Interna……………..….
04
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES........................................................ 11
Sobre el valor agregado de la actividad de la Auditoría Interna……………..….
11
Informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la Actividad de la Auditoría Interna
RESUMEN EJECUTIVO
La Auto-evaluación elaborada por el año terminado el 31 de diciembre del
2011, contemplo procedimientos generales del valor agregado de la actividad de
Auditoría Interna, según Directrices para la auto-evaluación anual de calidad de las
Auditorías Internas del Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la
República.
Esta evaluación de calidad arrogo una valoración del 100% como
evaluación global de la Auditoría Interna del Instituto sobre Alcoholismo y
Farmacodependencia.
Dichos procedimientos incluyen aspectos sobre: la efectividad de la evaluación
y mejora de la administración del riesgo; la efectividad de la evaluación y mejora del
control; la efectividad de la evaluación y mejora de los procesos de dirección; los
servicios que brinda la Auditoría Interna; la planificación de los servicios de la
auditoría interna; el procesamiento y la calidad de la información recopilada y
utilizada por la auditoría interna; la comunicación de los servicios de auditoría interna;
y la supervisión del progreso en la implementación de recomendaciones,
observaciones y demás productos de la auditoría interna.
Después de haber evaluado los aspectos mencionados en el párrafo anterior,
con el uso de las herramientas propuestas por la Contraloría General de la
República, se pudo concluir que esta Auditoría cumple en un 99.17% las normas
para el ejercicio de las Auditoría Interna.
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Informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la Actividad de la Auditoría Interna
Se presenta a continuación el resumen de los puntajes obtenidos en los
últimos seis años:
RESUMEN DE PUNTAJES
Autoevaluación anual de calidad
Año
2006
2007
2008
2009
2010
2011
36,36
45,45
98,48
96,97
98,48
99,24
NORMAS SOBRE ATRIBUTOS
100,00
100,00
100,00
95,83
95,83
97,92
1.1 Propósito, autoridad y responsabilidad
100,00
100,00
100,00
100,00
100,00
100,00
1.2 Independencia y objetividad
100,00
100,00
100,00
100,00
100,00
100,00
1.3 Pericia y debido cuidado profesional
100,00
100,00
100,00
100,00
100,00
100,00
1.4 Programa de aseguramiento de calidad
100,00
100,00
100,00
83,33
83,33
91,67
NORMAS SOBRE DESEMPEÑO
0,00
14,29
97,62
97,62
100,00
100,00
2.1 Administración de la actividad de Auditoría Interna
N/A
100,00
100,00
100,00
100,00
100,00
2.2 Naturaleza del trabajo
N/A
N/A
83,33
83,33
100,00
100,00
2.3 Planificación del trabajo
N/A
N/A
100,00
100,00
100,00
100,00
2.4 Procesamiento de información
N/A
N/A
100,00
100,00
100,00
100,00
2.5 Comunicación de resultados
N/A
N/A
100,00
100,00
100,00
100,00
2.6 Supervisión del progreso
N/A
0,00
100,00
100,00
100,00
100,00
2.7 Comunicación de los riesgos que asume el jerarca
N/A
0,00
100,00
100,00
100,00
100,00
EVALUACIÓN GLOBAL
1.
2.
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OBJETIVOS Y ALCANCE
1.
Objetivos de la auto-evaluación
1.1. Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad de Auditoría Interna en lo
concerniente a los procedimientos de verificación del valor agregado de la
actividad de la Auditoría Interna.
1.2. Identificar e implementar oportunidades de mejora para la actividad de
Auditoría Interna.
1.3. Brindar una opinión sobre el cumplimiento del “Manual de normas para el
ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público
2.
Alcance
La auto-evaluación se enfocará hacia la obtención y verificación de información
relacionada con la calidad de la actividad de la Auditoría Interna y cubrirá los
procedimientos de verificación del valor agregado de la actividad de la Auditoría
Interna.
La auto-evaluación abarcará el período comprendido entre el 1 de enero hasta el 31
de diciembre del 2011, y se desarrollará con sujeción al “Manual de normas para el
ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público” (R-DC-119-2009) y las
“Directrices para la auto-evaluación anual y la evaluación externa de calidad de las
Auditorías Internas del Sector Público” (D-2-2008-CO-DFOE), emitidos por la
Contraloría General de la República.
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RESULTADOS
VALOR AGREGADO DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA
1.
Sobre la efectividad de la evaluación y mejora de la administración del
riesgo.
1.1. La auditoría interna no ha fiscalizado la efectividad del Sistema Específico de
Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI), a la fecha, esta evaluación será
programada para el año 2013.
1.2. Las políticas, instrucciones o procedimientos establecidos en la auditoría
interna permiten asegurar que los funcionarios de la unidad consideren los riesgos
relacionados con los servicios preventivos de la auditoría interna y que estén
alertas a la existencia de otros riesgos significativos, esto por medio del uso de los
programas de trabajo establecidos para cada estudio, del aporte del plan
estratégico de la unidad y de la revisión de la normativa vigente al iniciar cualquier
estudio.
2.
Sobre la efectividad de la evaluación y mejora del control
2.1
La auditoría interna ha fiscalizado la eficacia, la eficiencia, la economía y la
legalidad de los controles establecidos por la administración activa, y promovido
las mejoras pertinentes, de conformidad con sus competencias, en los aspectos
integrados en los estudios realizados.
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Informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la Actividad de la Auditoría Interna
2.2. La auditoría interna ha verificado la congruencia de los objetivos, las metas,
los programas y los presupuestos de los niveles operativos, respecto de los de la
organización, en los aspectos integrados en los estudios realizados.
2.3. La auditoría interna ha fiscalizado los resultados de las operaciones y los
programas para verificar que se estén alcanzando los objetivos y las metas, en los
aspectos integrados en los estudios realizados.
2.4. La auditoría interna ha verificado que la administración activa haya
establecido criterios adecuados para determinar si los objetivos y las metas se han
cumplido, en los aspectos integrados en los estudios realizados.
2.5. Las políticas, instrucciones o procedimientos establecidos en la auditoría
interna permiten asegurar que los funcionarios de la unidad consideren los
controles relacionados con los servicios preventivos de la auditoría interna y que
estén alertas a la existencia de eventuales debilidades de control significativas.
3.
Sobre la efectividad de la evaluación y mejora de los procesos de dirección
3.1
La auditoría interna ha fiscalizado los procesos de dirección de la institución
y, como resultado, ha emitido recomendaciones para su mejora continua, en los
aspectos integrados en los estudios realizados.
3.2. La auditoría interna ha fiscalizado el diseño, la implantación y la eficacia de
los objetivos, los programas y las actividades de la organización en relación con la
ética, en los aspectos integrados en los estudios realizados.
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Informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la Actividad de la Auditoría Interna
4.
Sobre la efectividad de los servicios de la Auditoría Interna
4.1
Los servicios de auditoría interna que se brindan a la administración activa
incluyen los siguientes: auditorías, asesorías, advertencias, legalización de libros y
otros propios de la competencia de la auditoría interna, esto se puede evidenciar
en los detalles de comunicaciones emitidas por la unidad durante el año.
4.2. Los servicios de auditoría brindados incluyen auditorías financieras,
operativas y de carácter especial, lo cual se puede confirmar en el plan de trabajo
de la Auditorías Interna.
5.
Sobre la planificación de los servicios de la Auditoría Interna
5.1. La auditoría interna elabora y registra un plan para cada trabajo que
emprende, el cual contempla al menos el alcance, los objetivos, el tiempo y la
asignación de recurso, así como el proceso de revisión y análisis de la
documentación e información pertinente, esto queda evidenciado en el archivo de
papeles de trabajo que respalda cada informe.
5.2. Al planificar cada uno de sus trabajos, la auditoría interna considera aspectos
como objetivos, riesgos, entre otros.
5.3. Al planificar un trabajo de auditoría, el auditor interno establece las
comunicaciones pertinentes con las personas que correspondan, respecto de los
objetivos, el alcance, las responsabilidades, la comunicación de los resultados y
otras expectativas, cuando así se amerite.
5.4. El auditor interno establece un entendimiento con el jerarca respecto de los
objetivos, el alcance, las responsabilidades y demás expectativas de los servicios
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de asesoría que se requieran, y que se deja constancia por escrito cuando
corresponda.
5.5. Se establecen objetivos para cada trabajo planeado por la auditoría interna,
para lo cual se contemplan las consideraciones que requiere la normativa.
5.6. Los objetivos de los trabajos de la auditoría interna son compatibles con los
valores y los objetivos de la organización, como se puede evidenciar en los
resultados del Plan Estratégico de la Auditoría Interna, el cual es revisado cada
año y modificado con los diferentes planes de desarrollo propuestos por las
diferentes administraciones en el poder.
5.7. El alcance establecido para cada trabajo es suficiente para satisfacer los
objetivos correspondientes, y contempla las consideraciones que requiere la
normativa vigente a la fecha de cada estudio.
5.8. Los recursos asignados a cada trabajo son adecuados para satisfacer los
objetivos correspondientes, para lo cual se considera la naturaleza y complejidad
de cada tarea, las restricciones de tiempo y recursos disponibles.
5.9. La auditoría interna elabora por escrito un programa para cada trabajo que
emprende, considerando la naturaleza del servicio ya sea de auditoría o
preventivo.
5.10. Los programas contemplan los procedimientos para identificar, analizar,
evaluar y registrar información durante el desarrollo del trabajo.
5.11. Los programas y los ajustes respectivos son aprobados por quien
corresponde en la auditoría interna, en este caso y por lo pequeño del
departamento por el titular de la Auditoría Interna.
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6.
Sobre el procesamiento y la calidad de la información recopilada y utilizada
por la Auditoría Interna
6.1. Existen y se observan políticas y procedimientos relativos al diseño, revisión,
codificación, marcas, manejo, custodia y conservación de los papeles de trabajo,
de conformidad con la normativa jurídica y técnica aplicable.
Esto se deja
documentado mediante el Manual de Procedimientos de la Auditoría Interna del
IAFA, el cual es revisado en cada trabajo que se lleve a cabo, con el fin mejorar
constantemente los procedimientos.
6.2. Los procedimientos aseguran que la información recopilada por la auditoría
interna sea suficiente, confiable, relevante y útil para alcanzar los objetivos del
trabajo, incluyendo la identificación de presuntos incumplimientos que ameriten la
ejecución
de
procedimientos
administrativos
para
el
establecimiento
de
responsabilidades.
6.3. Los procedimientos garantizan que los resultados del trabajo de la auditoría
interna se fundamenten en evaluaciones y análisis adecuados y objetivos.
6.4. La información recopilada para cada trabajo consta en papeles de trabajo
técnicamente elaborados y revisados.
6.5. Las medidas establecidas en la auditoría interna, aseguran que los
funcionarios de la auditoría interna observen las regulaciones sobre la
confidencialidad de los denunciantes y sobre la información a la que tienen acceso
durante los estudios que realizan, de conformidad con lo que dispone la Ley
General de Control Interno en sus artículos 6, 32 y 33, esto por cuanto las
denuncias son tramitadas exclusivamente por la jefatura de la unidad, y su archivo
está bajo llave.
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Informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la Actividad de la Auditoría Interna
6.6. Existen y se observan medidas apropiadas para el acceso y la custodia de
los papeles de trabajo, medidas que son de conocimiento del personal y para lo
cual se realizan reuniones de coordinación mensual en el departamento.
6.7. Se dispone de un archivo permanente actualizado, con la información
relevante sobre los componentes del universo auditable, información que es
actualizada constantemente.
6.8. Se ejerce una supervisión continua sobre cada una de las fases del proceso
de cada trabajo emprendido por la auditoría interna, sin embargo, no se ha
establecido a la fecha ningún procedimiento que permita que tal actividad quede
documentada.
7.
Sobre la comunicación de los resultados de los servicio de Auditoría
Interna
7.1. Los resultados de cada trabajo de la auditoría interna se comunican,
mediante la emisión de oficios e informes, medios que se consideran idóneos, a
los funcionarios con competencia y autoridad para la toma de acciones.
7.2. Las comunicaciones de los resultados de los trabajos de la auditoría interna
son precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas,
esto se asegura con la utilización de programas que son revisados por todo el
equipo de la Auditoría Interna, equipo que en la actualidad consta de tres
profesionales en la materia.
7.3. Se realiza, de previo a la emisión de la comunicación oficial de los
resultados, una comunicación verbal con quienes tengan parte en los asuntos
contemplados, cuyas observaciones son contempladas en el informe de auditoría.
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Informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la Actividad de la Auditoría Interna
7.4. Los posibles incumplimientos detectados por la auditoría interna en el
trascurso de un estudio y que puedan generar algún tipo de responsabilidad, se
comunican en la forma, el plazo y a las instancias que corresponda, ya sea por
oficio inmediato o por medio del informe final.
7.5. Cuando el incumplimiento de uno o más normas establecidas en el “Manual
para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público” afecte una tarea
específica, dicho incumplimiento se declara en las comunicaciones respectivas de
la auditoría interna, lo cual se incluye según corresponda en los oficios, informes o
reportes emitidos.
8.
Sobre
la
supervisión
del
progreso
en
la
implementación
de
recomendaciones, observaciones y demás productos de la Auditoría Interna
8.1. La auditoría interna cuenta con un sistema de seguimiento de las
recomendaciones, observaciones y demás productos resultantes de su gestión, así
como de los resultados de las evaluaciones realizadas por otros órganos
competentes, sin embargo, esto se lleva por medio de un control de
correspondencia que es actualizado diariamente por la jefatura. Lo anterior deja
entrever la necesidad de establecer un proceso de seguimiento estandarizado y
programático que permita la actualización sistemática en esta materia.
8.2. Ante incumplimiento injustificado de las disposiciones o recomendaciones
emitidas, la auditoría interna establece con claridad, de conformidad con el marco
legal aplicable, las acciones que proceden, y realiza las gestiones respectivas,
estas son comunicadas según corresponda mediante asesorías o advertencias a
las instancias pertinentes.
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Informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la Actividad de la Auditoría Interna
CONCLUSIONES
VALOR AGREGADO DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA
1.
Sobre la efectividad de la evaluación y mejora de la administración del
riesgo.
La auditoría interna ha cumplido con las normas que aseguran, de manera
razonable, la efectividad de la evaluación y mejora de la administración del riesgo,
sin embargo, un punto en especial llama nuestra atención en este punto y es el
siguiente:
1.1. La auditoría interna, así definido por el artículo 21 de la Ley General de
Control Interno es “la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona
seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus
operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante
la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la
efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de
dirección en las entidades y los órganos sujetos a esta Ley. Dentro de una
organización, la auditoría interna proporciona a la ciudadanía una garantía
razonable de que la actuación del jerarca y la del resto, de la administración se
ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas. Por lo anterior
es necesario que fiscalice la efectividad del Sistema Específico de Valoración del
Riesgo Institucional (SEVRI).
Analizada esa necesidad, se ha programo dicho estudio para el año 2013.
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Informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la Actividad de la Auditoría Interna
2.
Sobre la efectividad de la evaluación y mejora del control
La auditoría interna ha cumplido con las normas que aseguran, de manera
razonable, la efectividad la evaluación y mejora de los controles establecidos por la
administración activa, de conformidad con sus competencias, en los aspectos
integrados en los estudios realizados.
3.
Sobre la efectividad de la evaluación y mejora de los procesos de dirección
La auditoría interna ha cumplido con las normas que aseguran, de manera
razonable, la efectividad de la evaluación y mejora de los procesos de dirección,
sin embargo, un punto en especial llama nuestra atención en este punto y es el
siguiente:
3.2. La no fiscalización del diseño, la implantación y la eficacia de los objetivos,
los programas y las actividades de la organización en relación con la ética, se debe
a la limitación de los recursos de que se dispone, sin embargo, a la hora de
analizar el universo auditable se contemplara como actividad para incluirlo en el
análisis de riesgos.
Lo anterior, con el fin de evaluar la disposición real de realizar en años posteriores
el estudio en esta materia.
4.
Sobre la efectividad de los servicios de la Auditoría Interna
La auditoría interna ha cumplido con las normas que aseguran, de manera
razonable, la efectividad de los servicios de Auditoría, esto se puede evidenciar,
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Informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la Actividad de la Auditoría Interna
tanto en los detalles de comunicaciones emitidas por la unidad durante el año
como en sus planes de trabajo propuestos.
5.
Sobre la planificación de los servicios de la Auditoría Interna
La auditoría interna ha cumplido con las normas que aseguran, de manera
razonable, la planificación de la Auditoría Interna.
6.
Sobre el procesamiento y la calidad de la información recopilada y utilizada
por la Auditoría Interna
La auditoría interna ha cumplido con las normas que aseguran, de manera
razonable, el procesamiento y la calidad de la información recopilada y utilizada
por la Auditoría Interna.
7.
Sobre la comunicación de los resultados de los servicio de Auditoría
Interna
La auditoría interna ha cumplido con las normas que aseguran, de manera
razonable, la comunicación de los resultados de los servicios de Auditoría Interna.
8.
Sobre
la
supervisión
del
progreso
en
la
implementación
recomendaciones, observaciones y demás productos de la Auditoría Interna
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de
Informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la Actividad de la Auditoría Interna
La auditoría interna ha cumplido con las normas que aseguran, de manera
razonable, la supervisión del progreso en la implementación de recomendaciones
y demás productos de la Auditoría Interna, sin embargo, un punto en especial
llama nuestra atención en este punto y es el siguiente:
8.1. El hecho de mantener actualizado el seguimiento de las recomendaciones,
observaciones y demás productos resultantes de su gestión, así como de los
resultados de las evaluaciones realizadas por otros órganos competentes, no es
suficiente en materia de actualización del trabajo en Auditoría Interna, por lo que
se hace necesario que esta actualización se lleve a cabo por medio de un proceso
estandarizado y programático que permita la actualización sistemática en esta
materia.
Basados en lo establecido, la Auditoría Interna debe establecer un sistema de
seguimiento de recomendaciones.
MAFF. Ana Margarita Pizarro Jiménez
Auditora Interna
mar
C: Archivo
Consecutivo
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