tesina - Instituto Politécnico Nacional

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE
INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y
ADMINISTRATIVAS
“IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO DE INVENTARIOS
EN LA EMPRESA POR DISTINCIÓN S. A. DE C. V. PARA
LA REDUCCIÓN DE COSTOS”
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OBTENER
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EL
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TÍTULO
DE :
LICEN CI ADO EN AD M INIST R ACIÓN IND UST RI A L
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:
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ARACELI GUADALUPE CASTRO LÓPEZ
A N G É L I C A
R I V E R A
V I R I D I A N A
MÉXICO. DF
R U Í Z
R O D R Í G U E Z
R A M Í R E Z
2010
ÍNDICE
Resumen
I
Introducción
II
Capítulo I Marco Metodológico
1
1.1 Caso de estudio
1
1.2 Objetivo
2
1.3 Técnicas e instrumentos de medición
2
1.4 Justificación
10
1.5 Hipótesis
11
Capítulo II Marco Teórico y Referencial
12
2.1 Inventarios
12
2.2
14
Sistema de Inventarios
2.2.1 Sistema de Inventario Perpetuo
15
2.2.2 Sistema de Inventario Periódico
16
2.3
Tipos de inventarios
17
2.4
Costos del inventario
20
2.4.1 Costos de pedido
21
2.4.2 Costos de Almacenaje
21
2.4.3 Costo Total del inventario
22
2.5
Gestión de Inventarios
22
2.6
Control de Inventarios
24
2.6.1 Planeación
25
2.6.2 Compra u Obtención
25
2.6.3 Recepción
26
2.6.4 Almacenaje
26
2.6.5 Producción
26
2.6.6 Embarque
27
2.6.7 Contabilidad
28
2.7 Datos Generales de la empresa
28
2.7.1 Antecedentes
28
2.7.2 Misión y Visión
29
2.7.3 Valores
29
2.7.4 Productos
30
2.7.5 Proveedores
30
2.7.6 Clientes
31
Capítulo III Procesamiento y análisis de la información de campo
32
3.1 Situación actual de la empresa
32
3.2 Análisis
42
3.3 Diagnóstico
57
Capítulo IV Propuesta
63
4.1 Desarrollo de la Implementación de un Modelo de Inventarios en la empresa Por
Distinción S.A. de C.V. para la Reducción de Costos
63
4.2 Propuesta de la Implementación del Modelo de Inventarios para la Reducción de
Costos
66
4.3 Informe Final
129
Conclusiones
133
Bibliografía
135
Glosario
137
RESUMEN
El desarrollo de esta tesina surge a partir de la importancia que tienen los inventarios, y las
repercusiones que estos traen al embarque de la mercancía dentro de Por Distinción S.A de C.V
ya que de éste depende mantener registros correctos acerca de los productos que ingresan y
egresan de los almacenes de la empresa.
Con objeto de conocer la situación actual de Por Distinción S.A de C.V se realizó un diagnóstico
basado en la observación y la entrevista cuyos resultados ayudaron a identificar las fortalezas,
debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa.
Para un mejor entendimiento de la tesina se incluye un marco teórico, el cual proporciona un
panorama global de los temas principales que sustentan la propuesta desarrollada.
Las propuestas sugeridas para Por Distinción S.A de C.V. permitirán a la empresa tomar las
decisiones que mejor le convengan, evaluando
siempre sus ventajas y desventajas,
proporcionándole un panorama amplio de las opciones que tiene para solucionar su problemática
y contribuir al crecimiento y desarrollo de esta.
I
INTRODUCCIÓN
Cualquier organización que se encuentre en el campo competitivo del mundo del comercio, tiene
que tratar de elevar la calidad de sus productos, originar por consiguiente un mejor servicio a los
clientes, y reducir costos, en tal sentido, toda empresa comercial debería establecer un buen
control en todos sus departamentos o secciones, para obtener una mayor efectividad y buen
funcionamiento de la misma.
Desde los fenicios hasta nuestros días, la empresa comercial ha sufrido una serie ininterrumpida
de cambios, a fin de poder adaptarse a las constantes y permanentes modificaciones del contexto
en el que ha venido desenvolviéndose desde entonces.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la
importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo permite a la empresa
mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un
estado confiable de la situación económica de la misma.
El principal activo de una empresa comercial son sus inventarios, ya que son bienes tangibles que
se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción
de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de
las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados
para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
El objeto del presente Proyecto, consiste en la realización de un estudio detallado con la finalidad
de generar e implementar un modelo de control de inventarios para la reducción de costos en la
empresa
Por Distinción S.A. de C.V.; al inspeccionar de forma eficiente los inventarios,
se
pueden detectar las fallas en el control de los mismos y generar el modelo más idóneo para
contrarrestarlas.
Lo anterior debido a que el hecho de tener un buen control de inventarios, habla de una empresa
eficiente, sabemos que el mantener un inventario, significa dinero y siempre se busca optimizarlo.
Algunos de los beneficios de tener un control de inventarios son:
II
 Información exacta y precisa en cualquier momento y lugar durante el proceso de
inventariado: Información en tiempo real.
 Ahorro y reducción de tiempo y costos, durante el proceso de inventariado.
 Mejora en la productividad de los empleados
 Agilización en el proceso de inventario
 Eficiencia, reduciendo los errores durante el proceso
El presente proyecto está estructurado en Cuatro Capítulos fundamentales:
El Capítulo I Marco Metodológico: En este capítulo se determina el caso de estudio que permite el
desarrollo de este trabajo de investigación; así como el objetivo que se quiere alcanzar a través de
la propuesta planteada; esto por medio de herramientas de investigación que sustenten la
justificación y la hipótesis formuladas.
Capítulo II Marco Teórico y Referencial: Describe una serie de conceptos relacionados al caso de
estudio, mismos que brindan el conocimiento técnico necesario para lograr una propuesta de
solución viable acorde a las necesidades de la empresa.
Capítulo III Marco Teórico y Referencial: Se da a conocer la forma de procesamiento de la
información, análisis y depuración de datos con la finalidad de obtener la información de mayor
relevancia que permite diagnosticar la situación actual de la empresa.
Capítulo IV Propuesta: Se formula una serie de sugerencias que ayuden a resolver el caso de
estudio planteado en el capítulo I.
III
Capítulo I Marco Metodológico
1.1 Caso de estudio
En la mayoría de las empresas, los inventarios representan una inversión relativamente alta y
producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la organización.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de los elementos necesarios,
para su continuo y regular funcionamiento, es decir, su papel es vital para la organización ya que
de esta forma, podrá afrontar la demanda.
La importancia de los inventarios, en su mayoría, se ve reflejada en el embarque de la mercancía,
ya que de éste depende mantener registros correctos acerca de los productos que ingresan y
egresan de los almacenes de la empresa.
Los registros adecuados del embarque de mercancías, están relacionados con las áreas clave de
la empresa, es decir, en ventas son necesarios para hacer frente con rapidez a las exigencias del
mercado; en producción se requieren para garantizar la disponibilidad en las actividades de
fabricación; en el caso de compras, los altos volúmenes minimizan los costos por unidad y los
gastos de compras en general, sin embargo, en finanzas el manejo apropiado del embarque de
mercancías minimiza las necesidades de inversión y disminuye los costos de mantener inventarios.
Por Distinción S.A. de C.V. es una empresa comercial donde existen fallas en el registro y control
del embarque de la mercancía, ya que éste se lleva de manera deficiente y en ocasiones nula, es
por ello que la organización requiere de un modelo donde se controle realmente la mercancía que
entra y sale de los almacenes, con ello se evitarían los problemas que se presentan a menudo
tales como mermas, desperdicios, retrasos en tiempos de entrega, exceso de mercancía, e incluso
robos de los cuales no se nota su ausencia por la deficiencia en estos controles, impactando con
ello a los diferentes departamentos que se relacionan con las mercancías y por supuesto a la
satisfacción del cliente al no brindarle un servicio de calidad.
1
Con base en los párrafos anteriores se llevará a cabo una investigación que permita implementar
un modelo eficiente para el manejo de los inventarios que se acople a las necesidades de la
empresa aportando el mayor beneficio en las áreas involucradas, asociado a obtener mayores
utilidades y contribuir de manera óptima a la satisfacción de los clientes.
1.2 Objetivo
Implementar un modelo de inventarios que permita mantener registros adecuados del embarque de
la mercancía enviada a los diversos puntos de venta de la empresa el cual ayudará a reducir los
tiempos y costos que genera un incorrecto embarque de la mercancía en un 30% en el primer
semestre del año; mejorando la eficacia y eficiencia, tanto en los inventarios como en la
distribución exacta y verídica de las mercancías, incrementando así las utilidades que genera la
empresa y sobre todo la satisfacción completa del cliente.
Objetivos específicos.
 Minimizar costos de almacenaje de los productos.
 Suministrar a la empresa de productos sin excesos ni faltantes, según la época del año.
 Reducir tiempos de entrega a las diferentes tiendas que requieren de mercancía.
 Proveer información exacta y precisa en cualquier momento. (En tiempo real).
 Reducir los errores durante el proceso, ya sea por datos erróneos o datos perdidos.
 Satisfacer la demanda del consumidor en tiempo y forma.
 Maximizar las utilidades dentro de la empresa.
 Eliminar los tiempos muertos.
1.3 Técnicas e instrumentos de medición
Para el desarrollo del presente trabajo, deberán utilizarse técnicas e instrumentos de medición y
análisis de la información, mismos que pueden ser de dos tipos:
Documentales: Estás técnicas nos permitirán elaborar un marco teórico conceptual para formar un
cuerpo de ideas sobre el nuestro caso de estudio, con ello, estaremos llegando a un análisis más
profundo de la situación, ya que hacen referencia a la presentación de un escrito formal que sigue
una metodología reconocida, consiste primordialmente en la presentación selectiva de lo que
expertos ya han dicho o escrito sobre un tema determinado. Además, puede presentar la posible
2
conexión de ideas entre varios autores y nuestras ideas; su preparación requiere que se reúnan,
interpreten, evalúen y reporten datos e ideas en forma imparcial, honesta y clara. La investigación
documental se caracteriza por el empleo predominante de registros gráficos y sonoros como
fuentes de información. Generalmente se le identifica con el manejo de mensajes registrados en la
forma de manuscritos e impresos.
Para efecto del presente, se utilizará la técnica documental de tipo Informativa (expositiva), ya que
es básicamente una panorámica acerca de la información relevante de diversas fuentes confiables
sobre un tema específico, sin tratar de aprobar u objetar alguna idea o postura. Toda la información
presentada se basa en lo que se ha encontrado en las fuentes. Nuestra contribución radica en
analizar y seleccionar de esta información aquello que es relevante para el caso de estudio. Por
último, será importante organizar la información, sintetizar las ideas y después presentarlas en un
reporte final que, a la vez, sea fluido y esté claramente escrito.
De campo: Dado que son instrumentos de observación, nos permitirán explorar y precisar diversos
aspectos del caso de estudio, así como reunir información para interpretar diversas situaciones que
se generan en la empresa y nos ayudan describir los hechos que influyen en el caso de estudio, a
continuación se mencionan los más usuales:
 La observación: Es un instrumento de campo fundamental de obtención de datos de la
realidad, ya que consiste en obtener información mediante la percepción intencionada y
selectiva, ilustrada e interpretativa de un objeto o de un fenómeno determinado, tiene
como principal ventaja, que los datos se recogen directamente de los objetos o fenómenos
percibidos mediante registros caracterizados por la sistematicidad de la recolección y por la
maleabilidad de las condiciones en que se proyecta al realizarla, tiene la característica de
ser un hecho irrepetible, de ahí que el acontecimiento deba ser registrado en el acto, y sólo
en ese momento porque los acontecimientos nunca son iguales, aun cuando el escenario
aparentemente sea el mismo, los sujetos observables nunca serán los mismos ni su
circunstancia. Como método de recolección de datos consiste en mirar detenidamente las
particularidades del objeto de estudio,
este instrumento se puede efectuar en tres
modalidades:
1. Observación Directa: Se caracteriza por la interrelación que se da entre el
investigador y el objeto de estudio del cual se habrán de obtener ciertos datos. En
ocasiones el investigador adopta un papel en el contexto social para obtener
información más “fidedigna” que si lo hiciera desde fuera.
3
2. Observación Indirecta: Consiste en tomar datos del objeto de estudio, a medida
que los hechos se suscitan ante los ojos del observador.
3. Observación por entrevista: Se refiere a la práctica que nos permitirá obtener
información de primera mano y se puede llevar a cabo en forma personal, donde el
entrevistador pregunta al entrevistado y recibe de éste las respuestas pertinentes,
las preguntas y su secuenciación marcarán el grado de estructuración del
cuestionario, objeto de la entrevista. Otra forma de realizar entrevistas es
vía
telefónica, sin embargo presenta ciertas dificultades de tipo cultural, por la
desconfianza que crea el no poder identificar con certeza al entrevistador, las
preguntas deben derivarse de un cuestionario estructurado. Existe también la
entrevista por correo, la cual requiere de una identificación completa y correcta de
los sujetos de estudio, se deberá enviar acompañada de una carta, explicando el
objetivo que se persigue, y sobre todo persuadiendo sobre la importancia de la
devolución.
En el presente trabajo, se utilizarán los instrumentos antes mencionados: observación directa,
indirecta y por entrevista, en el caso particular de la entrevista, se empleará la modalidad de forma
personal, con la finalidad de obtener la información de forma más clara y contundente.
Tanto las técnicas como los instrumentos antes mencionados nos brindarán los elementos
necesarios para el logro de los objetivos.
A continuación se muestran los elementos de apoyo a utilizar en la obtención de información:
4
1. Cédula de análisis documental.
FECHA:
NÚMERO DE HOJA:
RESPONSABLE:
FUNCIÓN:
DE
CÉDULA DE ANÁLISIS
DOCUMENTAL
ÁREA:
DOCUMENTO
RESULTADO DEL ANÁLISIS
OBSERVACIONES:
ELABORÓ:
5
COMENTARIOS DEL OBSERVADOR
2. Cédula de análisis de aspectos relevantes.
FECHA:
NÚMERO DE HOJA:
RESPONSABLE:
FUNCIÓN:
DE
CÉDULA DE REGISTRO DE ASPECTOS REELEVANTES
ÁREA EVALUADA:
DOCUMENTO
ETAPA O ELEMENTO:
RESULTADO DEL ANÁLISIS
OBSERVACIONES:
ELABORÓ:
6
COMENTARIOS DEL OBSERVADOR
3. Cédula de captación y tratamiento de causas y efectos
FECHA:
NÚMERO DE HOJA:
RESPONSABLE:
FUNCIÓN:
DE
CÉDULA DE CAPTACIÓN Y TRATAMIENTO DE CAUSAS Y EFECTOS
ÁREA EVALUADA:
ETAPA O ELEMENTO:
DETECCIÓN:
CAUSA:
EFECTO:
OBSERVACIONES:
ELABORÓ:
7
4. Guías de entrevista.
Guía de entrevista para Jefe de Almacén
1.
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34.
¿Cuáles son sus funciones clave dentro de la empresa?
¿La organización cuenta con recintos propios para el almacenamiento de la mercancía?
¿Dónde están localizados?
¿Se llevó a cabo un estudio para su ubicación?
¿Qué factores se consideraron?
¿Cómo está administrado el almacén?
¿Cuenta con un organigrama y definición de funciones?
¿Cuenta con el personal necesario para controlar su actividad?
¿El personal responsable fue asignado por su experiencia en esta materia?
¿Quién seleccionó al personal que labora en el almacén?
¿Se le proporcionó al personal la capacitación para realizar su función?
Para efecto de las actividades del área ¿se cuenta con un proceso documentado?
¿El manejo del almacén está reglamentado?
¿Qué tipo de lineamientos orientan el trabajo en el almacén?
¿Con que se relaciona la existencia de productos en el almacén?
¿Dispone de catálogos de productos?
¿Cómo se clasifica la mercancía?
¿Se revisan las condiciones en las que se encuentran los productos?
¿Existen estándares de calidad claramente definidos para su aceptación o rechazo?
En caso de rechazo de la mercancía ¿a quién se notifica?
¿Qué procedimiento sigue con la mercancía defectuosa?
¿Cómo se encuentra distribuida la mercancía en el almacén?
¿La asignación de espacios para almacenamiento permite su fácil localización?
¿Están contempladas las necesidades de expansión de las instalaciones?
En caso positivo ¿están contemplados los espacios alternativos?
¿Cómo se controla la entrada y salida de mercancía del almacén?
¿Cuál es la mecánica de supervisión de los niveles de existencia de inventario
establecidos?
¿Qué metodología se utiliza para mantener actualizados los sistemas de registros de
inventarios?
¿Cómo garantiza el reabastecimiento en tiempo y forma de la mercancía?
¿Existe una conciliación entre existencias de inventario físico vs reportes, formatos y
documentos?
De ser afirmativa la pregunta anterior, ¿bajo qué medidas logra la conciliación?
¿Cómo y a qué áreas de la organización se le informa de los movimientos del almacén?
¿Qué normas de higiene y seguridad se siguen?
¿Existe una relación del personal autorizado para ingresar al almacén ?
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Guía de entrevista para Jefe de Embarques
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¿Cuáles son sus funciones clave dentro de la empresa?
¿Cómo se involucra su actividad con la Gerencia de Inventarios?
Para efecto de sus actividades ¿cuenta con un proceso establecido?
¿Cómo garantiza la adecuada distribución, aprovisionamiento y transporte de
mercancía en los distintos puntos de venta?
¿Qué sucede si la mercancía no llega al lugar adecuado en el tiempo y forma
establecidos?
¿Cuánto tiempo se pierde si la mercancía no llega al lugar adecuado en el tiempo y
forma establecidos?
¿Cuánto le cuesta a la empresa que la mercancía no llegue al lugar adecuado en el
tiempo y forma establecidos?
Respecto a la pregunta anterior ¿Qué medidas se han tomado en la empresa para
evitar la reincidencia en estas situaciones?
¿Cuenta con algún sistema de control en la distribución de mercancía? ¿Cómo
funciona?
¿Cuenta con el personal necesario para controlar su actividad?
¿Considera que su equipo de trabajo tiene las características necesarias para
desempeñar de forma eficaz y eficiente sus labores?
¿Se brinda capacitación a su personal contratado y al de nuevo ingreso?
¿Con que frecuencia se brinda la capacitación a su personal?
9
Guía de entrevista para Almacenista
1. ¿Cuáles son sus funciones clave dentro de la empresa?
2. ¿Cuenta con todas las herramientas necesarias para realizar de manera óptima su
labor?
3. ¿Cómo se encuentra distribuida la mercancía en el almacén?
4. ¿Considera que la forma en que se encuentra distribuida la mercancía en el
almacén es la adecuada?
5. De ser afirmativa la respuesta ¿Por qué?
6. De ser negativa la respuesta ¿Cuál considera que sería la forma correcta?
7. ¿Cómo se clasifica la mercancía?
8. ¿Cómo se controla la entrada y salida de mercancía del almacén?
9. ¿Qué herramientas utiliza para llevar el control de la mercancía?
10. ¿Las herramientas que utiliza son los suficientemente funcionales para dicho fin?
11. ¿Una vez empacada la mercancía, cómo garantiza que ésta se envía al destino
correcto?
12. ¿Cómo garantiza que la mercancía se mantiene en óptimas condiciones para sus
clientes?
13. ¿Cuenta con el equipo de seguridad adecuado para realizar sus actividades?
14. Dentro de su área de trabajo ¿Son tomadas en cuenta las sugerencias que
propone para mejoras?
15. Mencione algunas propuestas que haya realizado para mejorar su labor
1.4 Justificación
Hoy en día es de suma importancia que las empresas dedicadas a la distribución de productos
tengan un modelo para el manejo de sus inventarios, esto con la finalidad de tener un mayor
control del embarque de la mercancía destinada a los diversos puntos de venta que tenga la
empresa, ya que el no tenerlo significa generar y aumentar costos innecesarios a la organización.
Dado que uno de los mayores problemas de la empresa es no saber si la mercancía que se está
enviando a los diversos puntos de venta es correcta y si en realidad pertenece al lugar indicado, el
implementar un modelo de control puede ayudar a conocer e inspeccionar de una mejor forma las
entradas y salidas de la mercancía; así como tener una adecuada planeación en el re-surtimiento
del almacén, con ello mantener una excelente imagen ante el cliente, ya que esto ayudará a que
los productos se encuentren a su alcance en el lugar y momento oportuno.
10
Desafortunadamente la empresa no ha dado la importancia que merece éste tema, lo que ha
ocasionado que se eleven los costos y se genere un impacto negativo bastante significativo en las
utilidades que se puedan obtener o al grado de ocasionar pérdidas; es por ello que se decidió
analizar este tema para dar una herramienta a la empresa que ayude a controlar de manera
eficiente el embarque de la mercancía.
Aportación de la carrera: Administración Industrial
Dada la naturaleza interdisciplinaria de la carrera, la aportación que brindaremos como
Administradoras Industriales, radica en la solución a la problemática planteada dentro de la
empresa, a través de la productividad y buen uso de los recursos, logrando con ello ampliar el
margen de utilidad mediante la disminución en costos, además de mantener el prestigio mediante
la satisfacción de los clientes, puntualizando con ello que el Administrador Industrial puede tener a
su cargo el manejo de los inventarios de empresas de diversos giros, brindando siempre
excelentes resultados.
1.5 Hipótesis
Implementando un modelo para el control de inventarios se mejorará el embarque de la mercancía
destinada a cierto lugar influyendo esto al departamento de ventas ya que la mercancía llegará en
tiempo y forma a los diversos puntos de venta, con ello los ingresos de la empresa se verán
reflejados más rápidamente, y por ende mejorará la imagen que se tiene ante el cliente; así mismo
habrá un impacto positivo en los costos ya que no se tendrá almacenada mercancía innecesaria
que eleve este rubro en el mantenimiento, también se ahorrará en los costos de distribución debido
a que la mercancía se entregará en los puntos de venta correctos, del mismo modo mejorará el
tiempo para pagar las facturas a los proveedores manteniendo así una buena imagen ante ellos.
Lo anterior, ayudará a la empresa a no tener sólo “clientes y proveedores” sino, “socios de
negocios”.
11
Capítulo II Marco Teórico y Referencial
Introducción
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban
almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de
calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer
frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de
sus actividades normales.
Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó
la existencia de los inventarios. Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la
compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por
parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control
oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la
situación económica de la empresa.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios,
para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para
funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la
demanda.
2.1 Inventarios
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con
aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo
económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos
más grandes existentes en una empresa.
El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance
General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el
inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el
costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
12
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o
para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los
inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios;
empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad
de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo
general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la
que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información
resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas
principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Para una empresa mercantil el inventario
consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es
decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo.
El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa
comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y
los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción.
13
2.2 Sistema de inventarios
Con frecuencia, los precios sufren variaciones en cada compra de mercancías que se hace durante
el ciclo contable. Esto dificulta al contador el fácil cálculo del costo de las mercancías vendidas y el
costo de las mercancías disponibles. Existen varios métodos que ayudan al contador a determinar
el costo del inventario final. Se recomienda seleccionar el que brinde a la empresa la mejor forma
de medir la utilidad neta del período económico y el que sea más conveniente a los efectos
fiscales.
PRECIO
DIFICULTA
COSTO DE
CALCULAR
VENTAS
Existen dos buenos sistemas para calcular los inventarios, el sistema periódico y el sistema
perpetúo. En el sistema periódico, cada vez que se hace una venta sólo se registra el ingreso
devengado; es decir, no se hace ningún asiento para acreditar la cuenta de inventario o la de
compra por el monto de la mercancía que ha sido vendida. Por lo tanto, el inventario sólo puede
determinarse a través de un conteo o verificación física de la mercancía existente al cierre del
período económico. Cuando los inventarios de mercancías se determinan sólo mediante el
chequeo físico a intervalos específicos, se dice que es un inventario periódico. Este sistema de
inventario es el más apropiado para las empresas que venden gran variedad de artículos con alto
volumen de ventas, y un costo unitario relativamente bajo; tales como supermercados, ferreterías,
zapaterías, perfumerías, etc.
El sistema de inventario perpetuo, a diferencia del periódico, utiliza registros para reflejar
continuamente el valor de los inventarios. Los negocios que venden un número relativamente
pequeño de productos que tienen un elevado costo unitario, tales como equipos de computación,
vehículos, equipos de oficina y del hogar, etc., son los más inclinados a utilizar un sistema de
inventario permanente o continuo.
14
2.2.1 Sistema de Inventario Perpetuo
En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo
del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los
registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las
mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.
El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están
siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente
para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este
método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar,
los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a
ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el costo del inventario
disponible en cualquier momento.
Los registros de inventario perpetuo proporcionan información para las siguientes decisiones:
 La mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la mercancía en sus almacenes, por lo
tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercancía disponible y dar
respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicará oportunamente la
disponibilidad de dicha mercancía.
 Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario cuando éste se
muestra bajo.
 Si las compañías preparan los estados financieros mensualmente, los registros de
inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es necesario un conteo físico
en este momento; sin embargo, es necesario un conteo físico una vez al año para verificar
la exactitud de los registros.
En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la
cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compañía
registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos
por ventas el precio de las mercancías vendidas.
15
La compañía carga también a costo de mercancías vendidas y abona el costo a inventario. El
cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario
disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual
durante el periodo.
2.2.2 Sistema de Inventario Periódico
En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario
disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y
aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario
que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías
16
vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el
conteo físico real del inventario.
El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que
tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos
para garantizar el costo de llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar el sistema
periódico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante
la inspección visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el
dueño o administrador pueden visualizar las mercancías existentes.
En el sistema periódico, el negocio registra las compras en la cuenta compras (como cuenta de
gastos); por su parte la cuenta inventario continua llevando el saldo inicial que quedó al final del
período anterior. Sin embargo, al fin del período, la cuenta inventario debe ser actualizada en los
Estados Financieros. Un asiento de diario elimina el Saldo Inicial, abonándolo a Inventario y
cargándolo a Ganancias y Pérdidas. Un segundo asiento de Diario establece el Saldo Final,
basándose en el conteo físico. El cargo es a inventario, y el abono a Ganancias y Pérdidas. Estos
asientos pueden realizarse en el proceso de cierre o como ajustes.
INVENTARIO
Saldo Final
Saldo Inicial
PÉRDIDAS Y GANANCIAS
Saldo Inicial
Saldo Final
2.3 Tipos de inventario
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén,
por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan
los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el
17
inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o
ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física.
Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las
mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El
sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre
actualizados.
Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de
alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores
pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el
inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la
cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por
razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al
que se trata de suplir en parte.
Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico,
generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en
ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y
evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las
existencias.
Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a
la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente
poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que
los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal.
18
La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:
 Manejo de inventarios (preparativos)
 Identificación
 Instrucción
 Adiestramiento
Inventario en Tránsito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los
conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen
porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en
camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el
tiempo de transporte.
Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra,
otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya
sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso
de fabricación, ha de ser inventario en proceso.
Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo
representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los
artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su
importancia económica, etc.
Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente
definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz
de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como
resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de
seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de
proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al
ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a
fluctuaciones inciertas de la demanda.
19
Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de
producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta
pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en
centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos
inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no
tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor
demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los
inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y
limitan los cambios en las tasas de producción.
Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote
porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.
Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en
grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los
artículos adquiridos.
2.4 Costos del inventario
Al tomar cualquier decisión que afecte el tamaño del inventario, es necesario considerar los costos
siguientes:
1. Costos de mantenimiento (o trasporte). Esta amplia categoría incluye las costosas de
las instalaciones de almacenaje, manejo, seguros, desperdicios y daños, obsolescencia,
depreciación, impuestos y el costo de oportunidad del capital. Como es obvio, los costos
de mantenimiento suelen favorecer los niveles de inventario bajos y la reposición
frecuente.
2. Costo de pedidos. Estos costos se refieren a los costos administrativos y de oficina por
prepara la orden de compra o de producción. Los costos de pedidos incluyen todos los
detalles, como el coteo de piezas y el cálculo de las cantidades a pedir.
3. Los costos asociados con el mantenimiento del sistema necesario para rastrear los
pedidos también se incluyen en esta categoría.
20
4. Costo de faltantes. Cuando las existencias de una pieza se agotan, el pedido debe
esperar hasta que las existencias se vuelvan a surtir o bien es necesario cancelarlo. Se
establecen soluciones de compromiso entre manejar existencias para cubrir los costos que
resultan por faltantes. En ocasiones, es muy difícil lograr un equilibrio, porque quizá no sea
posible estimar las ganancias perdidas, los efectos de los clientes perdidos o los castigos
por cubrir pedidos en una fecha tardía. Con frecuencia, el costo asumido por un faltante es
ligeramente más alto, aunque casi siempre es posible especificar un rango de costos.
2.4.1 Costo de pedido
Se le llama costo de pedido al costo generado por las actividades efectuadas en una solicitud de
reaprovisionamiento de existencias, que pueden comprender por ejemplo el costo del papel, costo
del teléfono, costo de preparación, etc.
2.4.2 Costo de almacenaje
Los costos de almacenamiento son los costos asociados con la posesión o manejo del inventario a
través del tiempo. Estos incluyen todos los costos relacionados con el almacenaje, tales como los
de seguros, personal extra y los pagos de intereses correspondiente al capital que financia los
productos o materiales almacenados.
Según un determinado estudio realizado por Heizer y Render, los costos de almacenamiento
podrían aproximarse a los siguientes, teniendo entre paréntesis el costo como porcentaje del valor
del inventario:
 Costos de almacenamiento, tales como alquiler del edificio, depreciación, costo
de operación, impuestos, seguros, etc. (3 al 10%)
 Costos de manipulación de materiales, que incluyen el equipo, arrendamiento o
depreciación, energía eléctrica, costo de operación, etc. (1 al 3,5%)
 Costo de mano de obra por manipulación extra. (3 a 5%)
 Costos de inversión, tales como los costos de los préstamos, impuestos y los
seguros sobre los inventarios. (6 a 24%)
 Hurtos, desperdicio y obsolescencia. (2 a 5%)
 Costo global del almacenamiento. (26%)
21
2.4.3 Costo Total del Inventario
El costo Total de inventario es la suma de los dos costos anteriores: Costo anual de almacenaje y
Costo anual de pedido, según la fórmula:
Donde:
CT: Costo Total Anual
Ch: Costo anual de mantenimiento y almacenamiento por unidad de inventario promedio
D: Demanda (anual)
C: Costo por unidad
Q: Cantidad (anual)
2.5 Gestión de Inventarios
La gestión del inventario es una medida crítica utilizados por cada empresa. Si existe una mala
gestión de inventario, se pueden dar lugar a importantes pérdidas financieras. Hay una serie de
innovadoras soluciones de gestión de inventario de negocios que puede utilizar el propietario para
mantener su inventario bajo control.
El ¿Cuándo? y ¿Cuánto? a la hora de realizar el pedido (debe hacerse los inventarios ala 1:00 am
para que sea correcto a otra hora no se podrá efectuar) son las preguntas en las que se basa la
gestión de inventarios o gestión de stocks.
En efecto si reaprovisionamos el inventario en periodos cortos de tiempo la cantidad pedida debe
ser pequeña lo cual reduce el costo de almacenaje pero se incrementa el de realizar los pedidos; si
se repone el inventario en periodos largos de tiempo la cantidad pedida debe ser grande lo cual
reduce el costo de hacer el pedido pero incrementa el costo de almacenamiento.
En la gestión de inventarios existen modelos de reaprovisionamiento de inventario que tratan de
equilibrar los costos y reducirlos al máximo así con dichos modelos podemos saber: ¿Cuánto
pedir? y ¿Cuándo pedir?
22
Independientemente de la forma de inventario que tenga una empresa, la gestión inadecuada de
ese inventario puede dar lugar a excesos en el pedido de materiales, y la pérdida del mismo. La
mala gestión de inventario en un almacén o en una empresa puede incluso resultar en el robo:
elementos de almacenamiento pueden ser robado sin el conocimiento de la empresa, si el
inventario no está bien rastreados.
Si un empresario no sabe lo que tienen en el almacenamiento, no puede saber que es lo que debe
ordenar. Si el balance es perecedero, los elementos que hay en el almacenamiento pueden quedar
en residuos y el costo de los fondos de la propia empresa podría aprovecharse mejor.
También, exceso de productos no perecederos no es lo mejor: la presencia excesiva de acciones
puede dar lugar a los pocos espacios de almacenamiento y la necesidad de almacenamiento
adicional innecesaria para las acciones. Puesto que, en la mayoría de los casos el espacio de
almacenamiento es un activo valioso, el uso de espacio de almacenamiento debe ser utilizado de
manera eficiente.
La baja de las existencias de inventario puede dar lugar a consumidores descontentos o pobre
tiempo de producción. En esencia, la gestión del inventario es una medida vital en casi todos los
negocios, esfuerzo de las empresas pueden mantener un seguimiento adecuado de las pérdidas
que se reclamen durante el tiempo de impuestos; puede mantener más de un balance, en virtud de
las existencias y el robo a un mínimo.
Una mala planeación puede
ocasionar:
Un mal
abastecimiento
Insatisfacción al
cliente
Costos altos
23
2.6 Control de inventarios
El inventario para muchos negocios es el activo más importante en el balance general en todo
momento, aún cuando a menudo no es muy líquido; es una buena idea tratar de bajar el inventario
lo más posible.
La clave consiste en hacer cosas que reduzcan el tiempo de los pedidos del inventario y aumenten
la precisión de los pronósticos; ya que el ahorro por la reducción del inventario da como resultado
mayores ganancias y así también mantener un inventario que sea posible enviar al cliente con
base a la demanda.
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos
departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida
que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles
que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y
producción hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la
determinación de costos de los inventarios, constituye
el sistema del control interno de los
inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción,
almacenaje, producción, embarques y contabilidad
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato
circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de
proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se
utilice.
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables.
24
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a
pérdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener
dinero restringido en artículos innecesarios.
Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y
técnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y
registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del
contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para
ejecutar la contabilidad empresarial.
2.6.1 Planeación
La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la
constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento
de ventas. Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia
prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas.
Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los
resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción,
niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.
2.6.2 Compra u obtención
En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas:
Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se
quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria
sobre la entrega oportuna del material.
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2.6.3 Recepción
Debe ser responsable de lo siguiente:
La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados,
inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de
compra.
La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación. La
entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares
determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos
2.6.4 Almacenaje
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los
productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de
almacenes.
La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.
b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las
extracciones no autorizadas.
c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o
embarque.
2.6.5 Producción
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los
inventarios, incluye lo siguiente:
26
a. La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.
b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las
cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los
registros.
La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido
funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción
2.6.6 Embarque
Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios,
deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y
preparadas independientemente.
Dado que el embarque es de vital importancia para la entrega de mercancía en tiempo y forma
real, se presenta a continuación un ejemplo de cómo este influye para el crecimiento de la
empresa tomando como referencia, siempre la satisfacción del cliente.
27
2.6.7 Contabilidad
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a
medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta.
Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario
que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de
unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las
ventas son esenciales para las utilidades.
2.7. - Datos Generales de la empresa.
2.7.1 Antecedentes
En 1934, es fundado Milano por la familia Oberfeld iniciando en la comercialización de ropa para
caballero con una tienda en el centro de la ciudad de México.
En 1962 el Sr. Isaac Oberfeld Dantus toma la dirección de la empresa y ese mismo año, se
registra el nombre comercial de Milano iniciando el crecimiento mediante la apertura en tiendas de
la ciudad de México.
En la década de los 70´s contaba ya con 20 tiendas y se inaugura el primer centro de distribución.
La nueva infraestructura permitió que para 1980, lograra una importante expansión, alcanzando
las 45 tiendas, y para 1990 serían 65 tiendas.
En 1993 el Lic. Natán Opálin Oberfeld, se promovió como Director General, misma fecha en que se
empiezan a desarrollar y sistematizar los procesos y controles de la empresa.
En 1998, se inició un nuevo negocio: Foto milano, consiste en módulos de revelado y venta de
artículos fotográficos que se encuentran ubicados en el interior de las tiendas.
En el 2000, surge otra línea de negocio. Liquidación de las marcas, las cuales promueven la
mercancía que no logró venderse en el tiempo estimado en las tiendas. En el 2004 se incorporan
a las tiendas, módulos de calzado dando así más variedad a la gama de productos.
28
En Mayo de 2006, Grupo Advent decide invertir en una Por Distinción S.A. De C.V. con la
finalidad de hacer crecer a la empresa e implementar mejoras a sus procesos, a esta decisión se le
suma la compra en 2007 de Grupo Melody quien cuenta a la fecha con 116 tiendas. De esta
forma Controladora Milano al día de hoy cuenta con 361 tiendas, con lo cual se convierte en el líder
de mercado de venta de ropa.
El suministro de mercancías en cada una de las tiendas es posible gracias a la capacidad de
almacenaje y distribución de los Centros de Distribución (CEDIS) inaugurado en el 2004 en un
espacio de 22 000 m2 cuenta con 40 camiones y trailers aproximadamente.
2.7.2 Misión y Visión
Misión
Vestir a todo México con calidad, precio y modelaje único, en tiendas confortables con la mejor
atención al cliente.
Visión
Llevar la moda a todos los rincones del país, como líderes indiscutibles en el segmento, ofreciendo
prendas de calidad precio, y modelaje únicos.
2.7.3 Valores
Honestidad: Este valor es indispensable en nuestra empresa, porque gracias a ello nos
desenvolvemos en un ambiente de confianza y armonía.
Compromiso: Cumplimos con las obligaciones y responsabilidades que se nos encomiendan.
Pasión: Desbordamos el interés por nuestro trabajo.
Solidaridad: Ayudamos a nuestros compañeros sin esperar algo a cambio.
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Entrega: Realizamos todas nuestras actividades para satisfacer a nuestros clientes y alcanzar
nuestras metas.
Entusiasmo: Tenemos la capacidad de
creer en nosotros mismos y llenamos de emoción y
entusiasmo nuestro trabajo.
2.7.4 Productos
La empresa Por Distinción S.A. de C.V. cuenta con una amplia gama de productos que ofrecer a
sus clientes:
 Ropa Interior para Bebé, Niño y Niña
 Ropa Interior para Dama y Caballero
 Ropa Casual para Bebé Niño y Niña
 Ropa Casual para Dama y Caballero
 Artículos de Aseo Personal
 Artículos de Papelería
 Artículos de Belleza
 Artículos de Temporada (Escolar, Navideña, etc.)
2.7.5 Proveedores
Por Distinción S.A. de C.V. dispone de aproximadamente 450 proveedores tanto nacionales como
extranjeros, por mencionar algunos:
 Colgate Palmolive S.A. de C.V.
 Hockey Sport S.A. de C.V.
 Chelson S.A. de C.V.
 Frabel S.A. De C.V.
 Laboratorios Biology, S.A. de C.V.
 Importadora Amandari, S.A. de Cv
 Exportadores Unidos Mexicanos S.A. de C.V.
 Star West De México, S.A. de C.V.
 Tenis Y Sandalias, S.A. de C.V.
 No Sabe Fallar, S.A. de C.V.
30
2.7.6 Clientes
La cadena de tiendas que tiene Por Distinción S.A. de C.V. denominadas Milano, Milano Outlet,
Melody y Melody Teens; tienen como objetivo hacer llegar productos de la más alta calidad y al
mejor precio a personas de clase media, media baja y baja en toda la república mexicana; ya que
cuenta con aproximadamente 462 tiendas en los diversos estados.
31
Capítulo III Procesamiento y Análisis de la Información de Campo
3.1 Situación actual de la empresa.
En el presente capítulo, se realizará el análisis de la información obtenida durante la investigación
en la empresa Por Distinción S.A. de C.V., con lo cual obtendremos un panorama de la situación
actual por la que ésta atraviesa.
Dado que en su departamento de inventarios cuenta con un deficiente control de la mercancía, se
originan costos innecesarios por embarques, mermas, desperdicios, retrasos en tiempo de entrega,
exceso de mercancía, e incluso robos de los cuales no se nota su ausencia por la carencia en
estos registros, impactando a los diferentes departamentos que se relacionan con las mercancías y
por supuesto la satisfacción del cliente.
Dadas las técnicas empleadas para obtención de información que se utilizaron, nos apoyamos en
el uso de cédulas para el vaciado de los datos, ya que son una herramienta fortalece en gran
medida las alternativas para recopilar la información, ordenar acciones y representar de forma
objetiva y concentrada tanto los avances que se van obteniendo como los que agrupan la
interrelación de los instrumentos empleados y los resultados obtenidos.
La captación de información se amplía ya que abre el rango de respuestas para integrar
referencias documentales, hallazgos, evidencias,
comparativo,
de
actividades
y
evaluación
aspectos percibidos comentarios, análisis
del
proceso
administrativo
y
elementos
complementarios.
El empleo de las cédulas nos permitió captar información que en entrevistas no es factible percibir
ya que abre el rango de respuesta, permite ordenar la información de forma más accesible, así
como comparar conceptos claramente, sistematizar los registros y facilitar la profundidad del
enfoque para analizar los resultados.
Como recurso de información asocia la fluidez de los indicadores que orientan el proceso en una
organización de una forma más versátil, toda vez que los traduce en una plataforma que relaciona
conceptos con comportamientos y alternativas de acción con estrategias.
32
Las cédulas son herramientas para conocer el funcionamiento de una organización a través de la
observación e interacción con el objeto de estudio, también hacen más permeable y profundo el
proceso de evaluación porque no sólo consideran las variables bajo análisis, sino el efecto que
éstas tienen en otras variables o áreas de operación, lo cual
crea una cadena de factores,
indicadores, registros y consecuencias.
El empleo de cédulas representa la oportunidad de agilizar la recopilación y el estudio de la
información debido a que su concepto y formato incorpora las siguientes ventajas:
a) Son un vehículo más amable para lograr una interacción natural entre el observador y
el objeto estudiado.
b) Permite detectar supuestos que a veces no afloran de manera franca con la
formulación de preguntas directas.
c) Abre sustancialmente el espacio para manejar con mayor libertad la información.
d) Simplifica el proceso de administración de la información.
e) Ordena ideas no sólo conceptos.
f)
Centra las respuestas en atención a requerimientos, lo cual disminuye el margen de
error.
g) Su conformación permite integrar información técnica.
h) Su estructura vincula la visión que justifican las acciones en forma objetiva y subjetiva.
A continuación se presenta el vaciado de información obtenido a través de las técnicas de
investigación:
33
FECHA:
30
07
2010
NÚMERO DE HOJA: 1
DE
1
RESPONSABLE:
RECURSOS HUMANOS
FUNCIÓN:
MANEJO DE PERSONAL
CÉDULA DE ANÁLISIS
DOCUMENTAL
ÁREA:
DOCUMENTO
RESULTADO DEL ANÁLISIS
COMENTARIOS DEL OBSERVADOR
*El documento es obsoleto, data de 1992. * Actualizar el documento.
Manual General de la organización
"Por Distinción S.A. de C.V."
Contenido:
* Por Distinción "la historia".
*Misión, visión y valores.
*Áreas Funcionales.
*La organización en las áreas.
*Actividad principal.
*Productos.
*Clientes.
*La estructura no es coherente.
*Se muestra un organigrama donde sólo
existen tres áreas.
*Establecer una nueva estructura del
documento que contenga los elementos
necesarios.
*Darlo a conocer a la organización.
*No se plasma la estructura
organizacional.
*No existe una descripción de funciones.
*No existen políticas para ningún área.
*Es el único documento de esta naturaleza
en toda la organización.
*No se encuentra con el documento
electrónico, sólo copias.
*Proveedores.
OBSERVACIONES:
El documento se encuentra sumamente dañado y poco legible.
ELABORÓ:
Ireanna Avilés, Araceli Guadalupe Castro, Angélica Rivera
34
*Contar con el soporte electrónico.
FECHA:
13
08
2010
NÚMERO DE HOJA: 1
DE
1
RESPONSABLE:
JEFE DE ALMACEN
FUNCIÓN:
CONTROL DE MERCANCIA
CÉDULA DE REGISTRO DE ASPECTOS REELEVANTES
ÁREA EVALUADA: ALMACEN
ELEMENTO
CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
(CEDIS)
ETAPA O ELEMENTO: CEDIS
RESULTADO DEL ANÁLISIS
*No existe un registro de control de
entrada y salida de personal externo al
CEDIS.
* La mercancía no se encuentra
indentificada
al 100%.
*No existe un catálogo de productos.
*No se cuenta con un mapa de ubicación
del CEDIS.
*La mercancía no se encuentra clasificada
bajo ningún criterio.
*Cantidad excesiva de mercancía.
*Cantidad excesiva de mercancía por
devolución.
*Acumulación de trabajo que se pretende
concluir en determinadas fechas.
*Desconocimiento del personal por falta
de capacitación.
*Deficiente colocación de la mercancía
que dificulta la localización rápida para
acomodar y/o surtir la demanda.
*Equipo de almacenamiento Inadecuado,
obsoleto o en mal estado.
COMENTARIOS DEL OBSERVADOR
*Los empleados se distraen fácilmente
de sus actividades.
*No portan equipo de seguridad.
*Existen muchos tiempos muertos.
*El lugar se encuentra desordenado.
OBSERVACIONES:
Adicionalmente comentaron que a causa del desorden en el almacén algunos empleados habían sufrido accidentes.
ELABORÓ:
Ireanna Avilés, Araceli Guadalupe Castro, Angélica Rivera
35
FECHA:
13
08
2010
NÚMERO DE HOJA: 1
DE
3
RESPONSABLE:JEFE DE ALMACEN, JEFE DE EMBARQUES
FUNCIÓN:
CONTROL DE MERCANCIA
CÉDULA DE CAPTACIÓN Y TRATAMIENTO DE CAUSAS Y
EFECTOS
ÁREA EVALUADA: ALMACEN
ETAPA O ELEMENTO: CEDIS
DETECCIÓN:
La mercancía no llega al destino correcto en el tiempo y forma establecidos.
CAUSA:
Los problemas que tiene el almacén en cuanto al control de su mercancía, genera confusiones por parte de los empleados al
empacar la mercancía para su embarque.
EFECTO:
Molestía del cliente al no contar con la mercancía requerida en tiempo y forma. Altos costos en tiempo, traslado y devolución
de mercancía por ser incorrecto el pedido. Altos costos de almacenamiento por devoluciones. Retrabajos. Pérdida de lealtad de
los clientes.
OBSERVACIONES:
Los responsables del almacén están conscientes de la implicación de un embarque incorrecto, sin embargo no proponen
acciones de mejora a sus superiores por temor a ser rechazados.
ELABORÓ:
Ireanna Avilés, Araceli Guadalupe Castro, Angélica Rivera
36
FECHA:
13
08
2010
NÚMERO DE HOJA: 2
DE
3
RESPONSABLE:JEFE DE ALMACEN, JEFE DE EMBARQUES
FUNCIÓN:
CONTROL DE MERCANCIA
CÉDULA DE CAPTACIÓN Y TRATAMIENTO DE CAUSAS Y
EFECTOS
ÁREA EVALUADA: ALMACÉN
ETAPA O ELEMENTO: CEDIS
DETECCIÓN:
La mercancía no está clasificada bajo ningún criterio.
CAUSA:
No existe ningún lineamiento, proceso, política ó manual para clasificar la mercancía en el almacén.
EFECTO:
La mercancía se encuentra mezclada, lo que origina exceso de tiempo al momento de su localización, así como falla en los
embarques.
OBSERVACIONES:
Los responsables del almacén están conscientes de los riesgos que origina la carencia de clasificación de la mercancía, realizaron
una propuesta y no les fue aprobada.
ELABORÓ:
Ireanna Avilés, Araceli Guadalupe Castro, Angélica Rivera
37
FECHA:
13
08
2010
NÚMERO DE HOJA: 3
DE
3
RESPONSABLE:JEFE DE ALMACEN, JEFE DE EMBARQUES
FUNCIÓN:
CONTROL DE MERCANCIA
CÉDULA DE CAPTACIÓN Y TRATAMIENTO DE CAUSAS Y
EFECTOS
ÁREA EVALUADA: ALMACÉN
ETAPA O ELEMENTO: CEDIS
DETECCIÓN:
Falta de capacitación del personal que labora en el CEDIS.
CAUSA:
No existe un programa de capacitación para el personal de nuevo ingreso y el personal ya contratado.
EFECTO:
El aprendizaje se da de manera empírica, lo cual no garantiza que sea la forma correcta de operar, existen muchos errores,
reprocesos, tiempos muertos y altos costos por las fallas.
OBSERVACIONES:
Los responsables de almacén no contaron con una capacitación al momento de si ingreso, aprendieron de forma empírica, pese
a su experiencia y amplios conocimientos, no se sienten facultados para capacitar a su personal, dejan que aprendan de forma
empírica.
ELABORÓ:
Ireanna Avilés, Araceli Guadalupe Castro, Angélica Rivera
Como resultado de los puntos anteriores, podemos dar a conocer la situación actual de la
empresa, así como generar un diagnóstico y panorama que nos permita conocer las necesidades
que ésta tiene y con ello crear un modelo que le sirva como herramienta para la mejora el control
del inventario.
A continuación se presentan las contingencias y anomalías que se encontraron en la investigación
realizada tomando como base una muestra de los casos que reportan las tiendas al Área de
Tráfico, la cual se encarga de dar orientación a los diversos puntos de venta de acuerdo a las
situaciones que se puedan presentar:
38
SITUACIÓN ACTUAL
1.
Desconocimiento de las
generalidades de la empresa
2.
3.
4.
No existe un proceso
documentado para el
almacén
Los empleados desconocen
el sistema informático (MMS)
para el registro de la
mercancía
5.
6.
Desconocimiento de
actividades críticas
Mercancía diferente de
acuerdo a la papeleta
especificada en la
transferencia
Falta o incorrecto etiquetado
de la mercancía enviada por
el proveedor.
DESCRIPCIÓN DE LA
SITUACIÓN ACTUAL
Los
empleados
no
tienen
conocimiento de los aspectos
básicos importantes de la empresa
como Misión, Visión y Valores.
Los
empleados
no
tienen
conocimiento de algunas actividades
críticas de su puesto.
La empresa no cuenta con un
proceso documentado para esta
área, lo que origina desconocimiento
de actividades, duplicidad de
funciones
y
fuga
de
responsabilidades.
Los empleados son contratados con
la mínima experiencia en ocasiones,
ésta es nula.
La experiencia y los conocimientos
se adquieren de forma empírica
conforme a las exigencias del
puesto; lo cual genera un control
deficiente
de
mercancía,
transferencias erróneas, y falta de
soluciones o soluciones erróneas a
las contingencias que se pueden
presentar.
La falta de organización en el
almacén ocasiona que la mercancía
que es enviada a la tienda donde
fue solicitada, no corresponda a la
que viene marcada en la papeleta
de solicitud y por ende a la
transferencia para registrarla en el
sistema.
Los
proveedores
son
los
responsables
de
etiquetar
la
mercancía
entregada
a
Por
Distinción S.A. de C.V., sin
embargo, no todos cumplen esta
actividad. Dado que el personal
desconoce la mecánica para
supervisar la mercancía antes de
que ésta ingrese al almacén, la
reciben con status de “correcta”, al
realizar los embarques sólo se
basan en la etiqueta que identifica
la caja sin saber si es o no correcta,
situación que ocasiona envíos
ORIGEN DE LA
SITUACIÓN
ACTUAL
Carencia de una
inducción general
Carencia de
capacitación
Carencia de
procedimientos
documentados
Carencia de
procedimientos
documentados
Alta rotación de
personal
Carencia de
capacitación
Desorden en el
almacén
Desviación / omisión
del proveedor
Desorden en el
almacén
Desviación / omisión
del personal
7.
8.
9.
Mercancía incompleta
La tienda envía la mercancía
al almacén y éste la devuelve
nuevamente a la tienda
Altos niveles en el reporte de
faltantes y sobrantes de
mercancía
10. Envío de mercancía que no
corresponde a la zona
geográfica
11. Desconocimiento de
mercancía en mal estado
12. Mercancía en mal estado.
erróneos y sin etiqueta de
identificación, provocando que la
tienda receptora no pueda registrar
la mercancía y el centro de
distribución pierda el control de la
misma.
Las tiendas presentan quejas por
recibir
mercancía
incompleta,
cuando se trata de coordinados de
ropa, sólo se recibe una pieza.
De acuerdo a los lineamientos
establecidos por el área de
compras, transcurrido determinado
tiempo en que la mercancía no es
vendida en la tienda, ésta debe ser
devuelta al almacén. Una vez
recibida,
se registra como
devolución y dado que el personal
desconoce este lineamiento, envía
de nueva cuenta la mercancía a la
tienda que efectuó la devolución en
un inicio.
No existe una previa supervisión de
la mercancía que se envía a las
tiendas, donde se verifiquen los
datos reflejados en la orden de
compra.
La mercancía es enviada a tiendas
que no corresponde, lo que origina
una elevación en los costos por
traslados,
devoluciones
y
almacenamiento.
No se revisa la mercancía que se
encuentra en el almacén y por lo
tanto desconoce si hay mercancía
que ya no sea comercial por estar
rota, fuera de temporada o
enmohecida, ocasionado por el
incorrecto manejo de la misma.
Las tiendas reciben mercancía en
mal estado, principalmente artículos
de cuidado personal.
40
Desviación / omisión
del personal
Desviación / omisión
del personal
Desorden en el
almacén
Desviación / omisión
del personal
Desorden en el
almacén
Desviación / omisión
del personal
Desviación / omisión
del personal
Desviación / omisión
del proveedor
13. El costo de la mercancía
supera el precio de venta
Debido al mal estado en que se
encuentra alguna mercancía en el
almacén, ésta no puede ser
devuelta al proveedor ni vendida al
cliente a precio real, lo que origina
que la empresa la venda en
promociones a un precio muy por
debajo del costo real, situación que
afecta
considerablemente
los
ingresos de la empresa.
14. Falta de limpieza en el lugar
de trabajo
Los empleados conservan alimentos
y bebidas en su área de trabajo, lo
cual origina que en ocasiones la
mercancía se vea afectada ya que
se derraman líquidos o residuos
sólidos sobre la misma.
15. Accidentes constantes en el
almacén
El área de trabajo no se encuentra
despejada, es decir, existen objetos
innecesarios que complican la
manipulación de la mercancía y
originan accidentes por resbalones,
tropiezos
y
caídas
de
los
empleados.
16. La mercancía no posee un
orden
La distribución de la mercancía en el
almacén no posee un orden ni
diferenciación por tipo de producto o
área, lo que origina tiempos
excesivos en cada actividad que se
realiza.
41
Desorden en el
almacén
Desviación / omisión
del personal
Desorden en el
almacén
Desviación / omisión
del personal
Desorden en el
almacén
Desviación / omisión
del personal
Desorden en el
almacén
3.2 Análisis
Como se mencionó con anterioridad, la información obtenida de la situación actual de la empresa
se determinó en base a una muestra de los casos que reportan las tiendas al Área de Tráfico.
La muestra consiste de 43 tiendas que corresponden al 10% de un total de 427 tiendas que
componen la cadena de Por Distinción S.A. de C.V.; esto con la finalidad de proyectar datos que
permitan mostrar información de forma cuantitativa. Las tiendas que se consideraron como
muestra, fueron de los distintos puntos de los estados de la República; siendo los siguientes:
Baja
Veracruz
California
Yucatán
Monterrey
Distrito
Federal
Chiapas
Colima
Puebla
Y se distribuyeron de la siguiente manera:
ESTADO
Baja California
NÚMERO DE TIENDAS
ANALIZADAS
5
Monterrey
Veracruz
5
6
Yucatán
5
Chiapas
5
Colima
Puebla
Distrito Federal
5
6
6
Total
43
42
UBICACIÓN DE LAS TIENDAS
Tijuana (2), Ensenada, Mexicali y
Rosarito
Cadereyta, Monterrey (4)
Papantla, Las Choapas,
Tlapacoyan, Acayucan, Poza Rica
y Jalapa
Progreso, Tikul, Merida, Valladolid
y Motul
Tuxtla Gutiérrez, Palenque,
Tapachula, Tonalá y Huixtla
Manzanillo, Tecoman y Colima (3)
Atlixco, Tehuacán y Puebla (4)
Tacuba, San Ángel, Chapultepec,
Insurgentes, Tacubaya y
Xochimilco.
En el cuadro siguiente se presenta el número de veces que se detectó cada suceso mencionada en el punto 3.1 que se refiere a la
situación actual; tomando como base el bimestre de Abril – Mayo del presente año. Cabe mencionar que la información de los puntos 1 al
5 así como del 14 al 16; se obtuvo por medio de comentarios adicionales a la entrevista realizada al personal.
SITUACIÓN ACTUAL
43
Mercancía diferente de
acuerdo a la papeleta
especificada
en
la
transferencia.
Falta
o
incorrecto
etiquetado
de
la
mercancía enviada por
el proveedor.
Mercancía incompleta
La tienda envía la
mercancía al almacén y
éste
la
devuelve
nuevamente
a
la
tienda.
Altos niveles en el
reporte de faltantes y
sobrantes
de
mercancía.
Envío de mercancía
que no corresponde a
la zona geográfica.
Desconocimiento
de
mercancía
en
mal
estado.
Mercancía
en
mal
estado.
TOTAL
Baja
California
49
Monterrey
Veracruz
Yucatán
Chiapas
Colima
Puebla
51
48
75
86
34
23
Distrito
Federal
33
27
49
17
38
49
16
32
59
287
29
8
37
6
27
10
38
9
48
11
35
7
27
4
21
3
262
58
26
44
46
43
34
37
12
20
262
5
21
16
12
13
19
2
3
91
6
8
9
7
10
11
12
7
70
37
31
38
35
43
54
32
45
315
187
253
221
257
296
223
153
203
TOTAL
399
A continuación se presentan una serie de datos que muestran de manera gráfica las situaciones
descritas con anterioridad; con ello, podremos dar un diagnóstico más acertado y así realizar una
propuesta que proporcione resultados efectivos en el área.
Situación Actual
Mercancía diferente de acuerdo a
la papeleta especificada en la
transferencia.
Falta o incorrecto etiquetado de la
mercancía enviada por el
proveedor.
Mercancía incompleta
18%
23%
4%
5%
17%
15%
15%
La tienda envía la mercancía al
almacén y éste la devuelve
nuevamente a la tienda.
Altos niveles en el reporte de
faltantes y sobrantes de mercancía.
Envío de mercancía que no
corresponde a la zona geográfica.
3%
Desconocimiento de mercancía en
mal estado.
Mercancía en mal estado.
Grafico 1
Descripción Gráfico 1: Como se puede observar en la gráfica anterior los mayores problemas se
concentran en el envío de mercancía diferente a la especificada en la transferencia hecha por el
almacén para cada una de las tiendas; estás diferencias van desde el número de piezas erróneo
hasta el total del pedido; es decir, si la transferencia especifica que se envían pantalones de
mezclilla al momento de recibirlo en tienda la caja se observa que son cotonetes. Otra de las
situaciones que representa un alto porcentaje es la recepción de mercancía en mal estado, lo cual
implica una generación de merma, así como un costo no recuperable de transporte y
almacenamiento.
43
Entre las situaciones adicionales que se pueden apreciar y que son altamente importantes, se
encuentra la falta de etiquetado de la mercancía, ya que conlleva a una serie de circunstancias
que impactan a la empresa como a continuación se menciona:
1. En el sistema informático; porque no se puede registrar la mercancía y por lo tanto no se
reconoce tanto en el inventario de entrada de la tienda como en el inventario de salida del
almacén.
2. Las ventas; porque al no contar con una etiqueta de identificación del producto,
el
personal de caja proporciona un precio de venta de un producto similar o sustituto que en
la mayoría de las ocasiones difiere con el valor real del producto no etiquetado.
Como podemos observar, la gran mayoría de errores son de tipo “humano”, mismos que se
generan por desconocimiento del personal en la forma en que debe realizar sus actividades, ya
que como se mencionó con anterioridad, el aprendizaje se genera de forma empírica, dando por
entendido que es la forma correcta de hacer las cosas, sin embargo, esto no es verídico. La falta
de capacitación para el manejo de la mercancía dentro y fuera del almacén genera costos que
afectan totalmente las utilidades; ya que son actividades que de ser bien ejecutadas, no generarían
costos adicionales, sino solamente los necesarios para la correcta operación del almacén.
Mercancía diferente de acuerdo a la
papeleta especificada en la
transferencia.
6%
8%
Baja California
8%
12%
13%
12%
22%
19%
Monterrey
Veracruz
Yucatán
Chiapas
Colima
Puebla
Gráfico 2
44
Descripción Gráfico 2: Como se puede observar en la gráfica; el porcentaje que se tiene por el
mal surtido de la mercancía que se requiere en la transferencia en la Zona Sur (representado por el
estado de Chiapas) es muy alto, esta situación se genera principalmente por descuidos del
personal que efectúa las transferencias así como de aquellos que surten
y embarcan
la
mercancía para el envío al punto de venta.
Falta o incorrecto etiquetado de la
mercancía enviada por el proveedor.
Baja Calif ornia
9%
21%
Monterrey
17%
Veracruz
11%
Yucatán
13%
17%
6%
Chiapas
Colima
6%
Puebla
Distrito Federal
Gráfico 3
Descripción Gráfico 3: La gráfica muestra el porcentaje del incorrecto etiquetado de la mercancía
enviada por el proveedor; de acuerdo a la información obtenida, la mayor reincidencia es en la
Zona Centro, esta característica indica la inexactitud en la ejecución de las actividades realizadas
por los proveedores así como la falta de inspección por el personal de la empresa a cargo,
ocasionando que la mercancía se embarque a las tiendas de manera errónea.
45
Mercancía incompleta
10%
8%
Baja Calif ornia
11%
Monterrey
14%
Veracruz
14%
10%
Yucatán
Chiapas
18%
15%
Colima
Puebla
Distrito Federal
Gráfico 4
Descripción Gráfico 4: En esta gráfica se puede apreciar que la mercancía que reciben las
tiendas en los distintos puntos de venta no se encuentra completa, es decir, en ocasiones, de un
conjunto de playera y pantalón solo reciben una de las dos piezas; la mayor reincidencia es en la
Zona Sur. Esto afecta de manera significativa las ventas, el inventario y la satisfacción del cliente.
Esta situación se genera por la carencia de orden en la mercancía así como la falta de supervisión
de los pedidos antes de ser enviados a su destino.
La tienda envía la mercancía al almacén y
éste la devuelve nuevamente a la tienda.
7%
5%
Baja Calif ornia
14%
12%
10%
17%
19%
Monterrey
Veracruz
Yucatán
Chiapas
16%
Colima
Puebla
Distrito Federal
Gráfico 5
46
Descripción Gráfico 5: Esta gráfica muestra el porcentaje de los reportes que realizan las tiendas
para notificar al Área de Tráfico que la mercancía les fue requerida por el Centro de Distribución a
manera de devolución, y posteriormente les es enviada sin previo aviso o justificación alguna a las
mismas tiendas que generaron la devolución, dejando en claro que estas situaciones atañen a un
completo desorden en la mercancía y errores humanos por descuidos y/o desconocimiento de la
situación.
Altos niveles en el reporte de faltantes y
sobrantes de mercancía.
5%
8%
Baja Calif ornia
10%
17%
14%
Monterrey
Veracruz
Yucatán
13%
17%
16%
Chiapas
Colima
Puebla
Distrito Federal
Gráfico 6
Descripción Gráfico 6: Este gráfico nos muestra que se reciben órdenes de compra o
transferencias mal surtidas en cuanto al número de piezas; en ella también se puede detectar el
robo hormiga que realiza desde el personal de almacén hasta el personal que labora en la tienda;
por ello que es importante controlar que la mercancía llegue completa ya que es probable que los
faltantes se originen también desde el envío que realiza el proveedor.
47
Envío de mercancía que no corresponde a
la zona geográfica.
2% 3%
Baja Calif ornia
6%
21%
23%
Monterrey
Veracruz
Yucatán
14%
18%
13%
Chiapas
Colima
Puebla
Distrito Federal
Gráfico 7
Descripción Gráfico 7: La gráfica muestra los porcentajes por zona geográfica
en que la
mercancía es enviada a lugares donde no fue requerida, quien realiza el pedido especifica para
que tiendas debe ser direccionada la mercancía, sin embargo existen graves errores en esta
actividad, en este caso, la mayor reincidencia es en Monterrey.
Desconocimiento de mercancía en mal
estado.
Baja Calif ornia
9%
10%
Monterrey
11%
17%
13%
16%
10%
14%
Veracruz
Yucatán
Chiapas
Colima
Puebla
Distrito Federal
Gráfico 8
48
Descripción Gráfico 8: El gráfico muestra el desconocimiento por zona geográfica en cuanto a la
mercancía que se envía a los puntos de venta y se encuentra en mal estado; esto se concluye ya
que en los reportes analizados, el personal que labora en tienda, presenta inconformidades del
personal del almacén, argumentando que los productos se encuentran tan maltratados que no son
aptos para ingresarlos a la venta de liquidación.
Mercancía en mal estado.
Baja Calif ornia
12%
14%
Monterrey
10%
10%
Veracruz
12%
17%
11%
14%
Yucatán
Chiapas
Colima
Puebla
Distrito Federal
Gráfico 9
Descripción Gráfico 9: El gráfico muestra las zonas donde hay mayor reincidencia en las tiendas
que reciben mercancía en mal estado, principalmente artículos de consumo, ya que en muchas
ocasiones los productos no están en condiciones para ser puestos a la venta al público; esto
conlleva a la generación de gastos de transporte así como de almacenamiento; salvo que el
proveedor acepte una devolución.
49
Con lo referente al punto 13 de la tabla que muestra la situación actual de la empresa, que refleja
la superación del costo sobre el precio de venta, y se presenta en el siguiente listado con algunos
ejemplos proporcionados por la empres Por Distinción S.A. de C.V.
Proveedor
Estilo
632
4134
703
5640
299
10254
299
10250
299
15599
299
15593E
299
13229E
299
2109
387
120
499
213165
480
1105
Descripción
CONJUNTO
NI/NOCOL/N
TL/NDI
PANTALONN
I/NOCOL/NT
L/NDI
PLAYERA/N
OCOL/NTL/N
DI
PLAYERA/N
OCOL/NTL/N
DI
PANTALETA
S/NOCOL/NT
L/NDI
INTIMA/NOC
OL/NTL/NDI
FALDAMEZC
L/NOCOL/NT
L/NDI
FALDA/NOC
OL/NTL/NDI
PLAY.M3/4"R
"PROFUNDO
2 COLLARE
UNIFICADOS
CONJ.
DEPORTIVO
S
PLAY C/CAP
RUEDO Y
CIERRE
VIST
Precio de
Venta Original
Precio de
Venta
Actual
Costo
Original
Costo
Actual
Margen
de
Utilidad
Cantidad
$
39.99
$
39.99
$
39.99
$ 22.00
-15.0%
117
$
94.99
$
47.49
$
94.50
$ 49.50
-14.4%
2
$
49.99
$
14.99
$
49.75
$ 49.75
-14.4%
2
$
19.99
$
5.99
$
22.42
$ 22.42
-29.0%
6
$
14.99
$
4.99
$
14.60
$ 14.60
-12.0%
116
$
12.00
$
3.99
$
12.62
$ 12.62
-20.9%
7
$
99.95
$
29.99
$
99.96
$ 99.96
-15.0%
2
$
29.99
$
8.99
$
46.95
$ 46.95
-80.0%
1
$
39.95
$
39.95
$
39.50
$ 39.50
-13.7%
1
$
39.99
$
39.99
$
39.23
$ 39.23
-12.8%
31
$
39.99
$
39.99
$
45.00
$ 45.00
-29.4%
133
Con esta información podemos concluir que las fallas originadas por el desorden del almacén y el
desconocimiento para ejercer las actividades de forma adecuada por parte del personal, ocasionan
que se generen descuidos y falta de control de la existencia física de la mercancía,
o caso
contrario que en almacén la mercancía ya no se tenga y se siga reflejando en el sistema MMS;
provocando no poder realizar una devolución a proveedor en tiempo y forma para obtener una
recuperación sobre la factura; así como la generación de gastos ya sea reales o virtuales; pues no
se sabe con certeza si la mercancía se encuentra o no en el almacén.
50
En la tabla también se puede apreciar que en algunos casos y de acuerdo al sistema MMS las
cantidades que se conservan de cierto proveedor
son altas, lo cual ocasiona un costo de
almacenamiento alto; así como la ocupación del espacio físico que pudiera ser utilizado para
mercancía nueva.
Es así como se muestra de manera gráfica y cuantitativa cada una de las situaciones que se
presentan en Por Distinción S.A. de C.V. la mayoría de ellas por desconocimiento en la realización
de actividades asignadas al personal y sensibilización del mismo para llevarlas a cabo de manera
correcta, así como la carencia de un orden en la distribución de la mercancía en el almacén, dando
como resultado costos elevados y por consecuencia, disminución en las utilidades de la empresa.
Continuando con el proceso de análisis de la información, y con los datos mostrados con
anterioridad, se realizó un análisis a través de una Matriz FODA ya que la insuficiente comprensión
de los recursos y limitaciones con que se cuenta la empresa, impide establecer muchas veces el
rumbo más adecuado que Por Distinción S.A. de C.V debe tener en medio de situaciones
turbulentas como las que se viven hoy en día.
Esa pérdida de rumbo y una meta concreta a lograr, ha colocado a muchas organizaciones en una
peligrosa posición de estancamiento que lleva a los directivos a perder parte de la motivación por
la que se integró la organización.
Sin embargo, es precisamente en los momentos más difíciles cuando los dirigentes, gerentes y
directivos de las organizaciones más deben pensar en:
¿Cuál es nuestra situación actual?
¿Cuáles deben ser nuestras prioridades hacia el futuro?
¿Qué opciones de desarrollo tenemos?
Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian a la empresa de
otras de su competencia, las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se
generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas, las Debilidades son
problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y
deben eliminarse, las Amenazas son situaciones negativas, externas a la empresa que pueden
atentar contra ésta, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia
adecuada para poder superarlas.
51
En síntesis:
 Las fortalezas deben utilizarse
 Las oportunidades deben aprovecharse
 Las debilidades deben eliminarse
 Las amenazas deben superarse
Es necesario comprender que la lista de FORTALEZAS (F) y de DEBIILIDADES (D) se refiere a
elementos o situaciones que están presentando en Por Distinción S.A. de C.V. En otras palabras,
no se está refiriendo a situaciones del pasado ni a situaciones que podrían ocurrir sino a las que ya
están ocurriendo.
La labor de quién analiza la situación actual de Por Distinción S.A. de C.V no termina entonces
con la simple identificación de las FORTALEZAS (F) y DEBILIDADES (D) internas; debe abarcar
también el estudio de las OPORTUNIDADES (O) y AMENAZAS (A), que ese ambiente presenta.
Las OPORTUNIDADES son los elementos o factores que Por Distinción S.A. de C.V puede
aprovechar para hacer posible el logro de sus objetivos. También puede haber situaciones que
representan AMENAZAS para la organización y que pueden hacer más graves sus problemas.
52
A continuación se presenta la Matriz FODA de la empresa Por Distinción S.A. de C.V:
FACTORES INTERNOS
FACTORES EXTERNOS
Controlables
No Controlables
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
 Motivación al personal por medio de
 Ubicación geográfica benéfica para la
incentivos.
 Oportunidad de desarrollo y
actividad.
 Posibilidad de exportación.
crecimiento.
 Tecnología avanzada.
 Mercado en crecimiento.
 El trasporte para el traslado de
 Amplios canales de distribución.
mercancía es propiedad de la
 Precios competitivos.
empresa.
 Expansión de tiendas.
 Otorgamiento de autonomía y
 Reconocimiento de la marca.
responsabilidad al personal.
 Buen ambiente de trabajo.
 Liquidez en los recursos financieros.
DEBILIDADES
AMENAZAS
 No se brinda capacitación al personal.
 Desastres naturales.
 Distribución ineficiente a tiendas.
 Incremento en costos de casetas.
 Organización
inadecuada
de
la
mercancía en el almacén.
 Funciones del personal mal definidas.
 Competencia muy agresiva.
 Alza de impuestos.
 Disminución del poder adquisitivo de la
 Duplicidad de funciones.
población.
 Opciones de traslado de mercancía
limitadas.
 Costos elevados de almacenaje.
 Entrega de mercancía a destiempo.
 Tiempos muertos.
 Pérdidas por robos de mercancía,
mermas y maltratos.
53
En el siguiente cuadro se presentan las estrategias que nos ayudarán a realizar una propuesta que
se adecue a las necesidades de Por Distinción S.A. de C.V. que le permita mejorar el control de
sus inventarios:
F
FORTALEZAS

Motivación al personal por medio
DEBILIDADES

de incentivos.
O

personal.
Oportunidad de desarrollo y

crecimiento.
Tecnología avanzada.

El transporte para el traslado de
mercancía es propiedad de la

Organización inadecuada de
la mercancía en el almacén.
Otorgamiento de autonomía y

responsabilidad al personal.
A
Distribución ineficiente a
tiendas.

empresa.

Los procesos no están
documentados.

D
No se brinda capacitación al
Funciones del personal mal
definidas.

Buen ambiente de trabajo.

Duplicidad de funciones.

Liquidez en los recursos

Opciones de traslado de
financieros.
mercancía limitadas.

Costos elevados de
almacenaje.

Entrega de mercancía a
destiempo.

Tiempos muertos

Pérdidas por robos de
mercancía.
ESTRATEGIAS (FO)
ESTRATEGIAS (DO)
OPORTUNIDADES


Ubicación geográfica
benéfica para la

actividad.

Posibilidad de

exportación.

Mercado en

crecimiento.

Amplios canales de
distribución.


Incursionar en el mercado
por medio de manuales, para
Abrir nuevas tiendas a nivel
realizar de forma correcta las
nacional.
actividades requeridas.
Implementar tecnología a los

Realizar una reorganización
procesos.
al área de trabajo por medio
Apoyarse en la publicidad, para
de las herramientas de
obtener un mayor
aseguramiento de calidad
posicionamiento.

Documentar sus procesos,
extranjero.
Presentarse en diversas ferias de
(5´s)

Delimitar funciones
Precios
ropa, para acaparar los mercados
adecuadas, en base a los
competitivos.
más pequeños.
análisis de puestos existentes
Expansión de
en la empresa.

tiendas.


Reconocimiento de
Capacitar al personal idóneo,
según el requerimiento de su
la marca.
puesto.

Reconocimiento a los
trabajadores por buen
54
desempeño.
ESTRATEGIAS (FA)


Desastres naturales.

Incremento en

ESTRATEGIAS (DA)

AMENAZAS
contra desastres naturales.


Desarrollar nuevos productos, los
costos de casetas.
cuales estén al alcance de la
Competencia muy
mayor parte de la población.
Eliminar entregas innecesarias a
las tiendas
Realizar planes de seguridad
Crear relaciones duraderas y
redituables con los clientes y
proveedores.

agresiva.
Darle participación tanto a sus
clientes como a sus

Alza de impuestos.

Disminución
proveedores
del

Poseer una conciencia social,
poder adquisitivo de
y del ambiente; así como
la población
también conocer cuáles son
los aspectos éticos apoyados
o rechazados por la sociedad
La matriz FODA nos muestra las fortalezas de Por Distinción S.A. de C.V., para poder conocer los
puntos fuertes que tiene o puede tener la empresa, a través de ella, se muestran también las
debilidades, las cuales nos permitieron conocer ese escenario y con ello dar un diagnóstico más
acertado, las oportunidades frente a sus competidores y con ello dar una propuesta que permita
tomar decisiones con mayor certeza y finalmente las amenazas que se presentan en el entorno.
Las estrategias descritas en la matriz persiguen la reducción al mínimo tanto de las debilidades
como de las amenazas, formando una empresa integradora, la cual aprovechará las capacidades
que existen dentro de la misma optimizando las oportunidades que se le presentan, con el fin de
beneficiar al máximo a Por Distinción S.A de C.V.
Esta herramienta nos ayudó a conocer los diversos escenarios y con ello generar estrategias que
nos servirán de apoyo tanto para realizar el diagnóstico, así como para la generación de la
propuesta que le sirva de herramienta para llevar a cabo una correcta operación de su almacén y
con ello dar un alto nivel de calidad en el servicio tanto interno como externo; y generar “socios de
negocios” que ayuden a la empresa ser altamente competitiva.
55
3.3 Diagnóstico
El diagnóstico de Por Distinción S.A de C.V constituye un examen analítico de la trayectoria
pasada y de la situación actual de la empresa, así como de sus potencialidades
respecto al
cumplimiento de su misión, objetivos, y actividades; del estado de sus recursos, de la
caracterización de su cultura y de su funcionamiento técnico y organizativo, por lo que se hace
necesario el empleo de diferentes enfoques para la conducción de esta.
Debido a la importancia que los inventarios tienen
en la mayoría de las empresas y a la
repercusión que estos traen en el embarque de la mercancía, es necesario llevar un control de
estos, ya que el inventario es la herramienta clave para conocer una gran parte de la situación
actual en tiempo y forma de la empresa y por consiguiente es el soporte que da solución a la
demanda y a las necesidades de la misma.
Por ello es vital hacer hincapié en la problemática por la cual atraviesa Por Distinción S.A de C.V, a
fin de evitar las deficiencias que se presentan tales como mermas, desperdicios, retrasos en
tiempos de entrega, exceso de mercancía, e incluso robos de los cuales no se nota su ausencia
por la deficiencia en los controles del embarque de la mercancía.
Respecto a las actividades que se realizan en el embarque de la mercancía, la responsabilidad
del área de almacén en Por Distinción S.A. de C.V. nace en la recepción de la mercancía en sus
instalaciones y se extiende en el mantenimiento de la misma en las mejores condiciones hasta su
salida para envío a los diferentes puntos de venta conservando evidencias objetivas de ello.
Recepción de
mercancía
Mantenimiento
de mercancía
56
Envío de
mercancía a
diversos puntos
de venta
Desafortunadamente y con fundamento en el análisis de información presentado con anterioridad,
estas actividades no se realizan de la forma más eficiente y eficaz, situación que origina problemas
y elevados costos.
Si Por Distinción S.A. de C.V. desea ser una empresa más productiva y altamente competitiva, es
claro que con el aprovechamiento al máximo de sus recursos puede dar excelentes resultados y
salir de tabú de “siempre se ha hecho así”; esto es posible ya que cuenta con los recursos
económicos y la infraestructura suficiente para llevarlas a cabo, si lo hace saldrá de un área de
confort y con ello como ya se mencionó anteriormente puede estar un paso delante de la
competencia.
Hacer
Poder
Querer
A continuación se presenta el diagnóstico de los resultados obtenidos los cuales serán la base que
nos permitirá el desarrollo de una propuesta que este “hecha a la medida” de las necesidades de
Por Distinción S.A. de C.V. y con ello tener empleados altamente capacitados para manejar el
inventario dando como resultado un mayor orden en el espacio físico así como información verídica
en el sistema informático que conlleve a la disminución de costos y tiempos, dando a la empresa
una ventaja competitiva frente a las empresas de su mismo giro.
57
DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA POR DISTINCIÓN S.A. DE C.V.
ELEMENTO DE
ESTUDIO
SITUACIÒN
ACTUAL
Generalidades
de la empresa
Los empleados no
tienen conocimiento
de aspectos básicos
importantes de la
empresa como
Misión, Visión y
Valores
Capacitación
Los empleados no
tienen conocimiento
de las actividades
críticas de su
puesto, por lo que el
aprendizaje se da
de forma empírica
sin garantizar que
ésta sea la correcta
Procesos
documentados
Sistema
informático de
control de
mercancía:
MMS
La empresa no
cuenta con un
proceso
documentado para
el área de almacén
Los empleados son
contratados con la
mínima experiencia
en ocasiones, ésta
es nula en el
sistema
IMPACTO
ACTUAL
No existe un sentido
de pertenencia de
los empleados hacia
la empresa
SITUACIÓN
DESEADA
Conocimiento y apego
de los empleados a la
misión, visión y
valores así como un
amplio sentido de
pertenencia
Se comenten
muchos errores que
impactan de manera
negativa a la
organización
Contar con personal
altamente capacitado
y calificado para el
desarrollo de las
actividades en la
empresa
Desconocimiento de
actividades,
duplicidad de
funciones y fuga de
responsabilidades.
Contar con un
documento escrito
donde se plasme el
procedimiento para las
actividades que se
llevan a cabo en el
almacén
Deficiencias en el
registro y control de
mercancía
Tener personal
capacitado para el
manejo del sistema
informático de control
de mercancía
ESTRATEGIAS
Generar un programa de
inducción al personal de
nuevo ingreso y al ya
contratado
Reforzar de manera
periódica el programa que
se genere sentido de
pertenencia hacia la
empresa.
Generar un programa de
Capacitación para
personal de nuevo ingreso
y para el ya contratado
Reforzar de manera
periódica la capacitación
Elaborar el documento a
través de los jefes de área,
quienes conocen 100%
sus procedimientos.
Contratar a un experto en
la materia para efectuar la
elaboración del
documento.
Contratar a personal con
experiencia en el manejo
del sistema.
Si el personal se contrata
con la mínima o nula
experiencia, generar un
programa de capacitación
para el puesto
Diferencias en
mercancía
Etiquetado de la
mercancía
Mercancía
incompleta
Devoluciones
Reporte de
faltantes y
sobrantes de
mercancía
Falta de
organización del
almacén donde se
mantiene la
mercancía
El proveedor no
etiqueta la
mercancía que
envía al almacén, el
personal a cargo de
recibirla no verifica
esta situación
Constantes quejas
de las tiendas por
recibir mercancía
incompleta
Incorrecto manejo
de las devoluciones
por falta de orden en
el almacén
Números elevados
en el reporte de
faltantes y sobrantes
de mercancía
Envío erróneo de
mercancía a los
puntos de venta y
como consecuencia,
información
incorrecta para
registro en el
sistema
Correcto envío de
mercancía a los
distintos puntos de
venta y registro
adecuado de los
movimientos en
sistema
Envío erróneo de
mercancía a los
puntos de venta y
como consecuencia,
información
incorrecta para
registro en el
sistema
Recepción de
mercancía en almacén
debidamente
requisitada, y envío
correcto de la misma a
los distintos puntos de
venta así como
registro adecuado de
los movimientos en
sistema
Inconformidad por
parte de los clientes
e impacto en las
ventas
Elevados costos
derivados de envíos
de mercancía
considerada como
“devolución” a la
misma tienda que
las devolvió, lo que
origina además
insatisfacción del
cliente.
Altos costos
ocasionados por
carencia de
supervisión en la
mercancía que se
envía a las tiendas y
Reducción gradual de
quejas por envíos
incompletos de
mercancía e
incremento en la
satisfacción del cliente
Disminución de costos
por variables
controlables, además
de incremento en la
satisfacción del
cliente.
Disminución de costos
por variables
controlables y correcto
manejo de
mercancía.
Generar un programa de
Capacitación para que el
personal encargado realice
eficiente y eficazmente sus
actividades
Establecer un mecanismo
para mantener en correcto
orden la mercancía en el
almacén
Retroalimentar y dar
seguimiento con los
proveedores, en caso de
reincidencia, cambiar de
proveedor.
Generar un programa de
Capacitación para que el
personal encargado realice
eficiente y eficazmente sus
actividades
Generar un programa de
Capacitación para que el
personal encargado realice
eficiente y eficazmente sus
actividades
Establecer un mecanismo
para mantener en correcto
orden la mercancía en el
almacén
Generar un programa de
Capacitación para que el
personal encargado realice
eficiente y eficazmente sus
actividades
Establecer un mecanismo
para mantener en correcto
orden la mercancía en el
almacén
Generar un programa de
Capacitación para que el
personal encargado realice
eficiente y eficazmente sus
actividades
no es registrada de
forma correcta
Envío de
mercancía por
zona geográfica
Mercancía
almacenada en
mal estado
Mercancía
recibida en mal
estado
La mercancía es
enviada a tiendas
que no corresponde
No se realiza una
revisión periódica de
la mercancía del
almacén que tiene
mucho tiempo en
ese lugar
Las tiendas reciben
mercancía en mal
estado,
principalmente
artículos de cuidado
personal.
El costo de la
mercancía
supera el precio
de venta
No se realiza una
revisión periódica de
la mercancía del
almacén que tiene
mucho tiempo en
ese lugar
Falta de
limpieza en el
lugar de trabajo
Los empleados
conservan alimentos
y bebidas en su
área de trabajo
Accidentes
constantes en el
almacén
El área de trabajo
no se encuentra
despejada ni
organizada
La distribución
de la mercancía
no posee un
orden
No existe orden ni
diferenciación de la
mercancía en el
almacén
Altos costos por
traslados,
devoluciones y
almacenamiento de
mercancía
Disminución de costos
por variables
controlables y correcto
manejo de
mercancía.
Costos por
mantenimiento de
mercancía en mal
estado
Depuración de
mercancía en mal
estado y
mantenimiento
preventivo para evitar
esta situación
Retrasos en
surtimiento de
pedidos del cliente
por devoluciones al
proveedor
Recepción de
mercancía en buen
estado e incremento
en la satisfacción del
cliente
Venta al público de
mercancía
maltratada como
ofertas por debajo
del costo, lo que
origina pérdidas a la
empresa
Origina que en
ocasiones la
mercancía se vea
afectada ya que se
derraman líquidos o
residuos sólidos
sobre la misma
Existen objetos
innecesarios que
complican la
manipulación de la
mercancía y
originan accidentes
Alta inversión de
tiempo en localizar
la mercancía,
errores en el
embarque e
incremento de
costos
Establecer un mecanismo
para mantener en correcto
orden la mercancía en el
almacén
Generar un programa de
Capacitación para que el
personal encargado realice
eficiente y eficazmente sus
actividades
Establecer un mecanismo
para mantener en correcto
orden la mercancía en el
almacén
Establecer un mecanismo
para mantener en correcto
orden la mercancía en el
almacén
Retroalimentar y dar
seguimiento con los
proveedores, en caso de
reincidencia, cambiar de
proveedor.
Acciones preventivas
para evitar que la
mercancía se venda
por debajo del costo
Establecer un mecanismo
para mantener en correcto
orden la mercancía en el
almacén
Crear una cultura de
orden y limpieza en el
lugar de trabajo
Establecer un mecanismo
para mantener en correcto
orden y limpieza la
mercancía del almacén
Evitar accidentes en el
lugar de trabajo y
agilizar las actividades
Establecer un mecanismo
para mantener en correcto
orden la mercancía en el
almacén
Disminución de tiempo
en localización de
mercancía así como
correctos embarques
y disminución de
costos
Establecer un mecanismo
para mantener en correcto
orden la mercancía en el
almacén
Conforme a los resultados obtenidos, descritos en el cuadro anterior podemos observar que Por
Distinción S.A de C.V tiene las herramientas para poder resolver la problemática por la que
actualmente está pasando y que le origina elevados costos que puede evitar, ya que cuenta con el
potencial tanto humano como tecnológico para integrarlo en cada una de las situaciones que
dificultan el crecimiento y la expansión de la empresa.
Dentro de las estrategias que se presentan, Por Distinción S.A de C.V tiene la ventaja de utilizar
métodos, programas, procedimientos y presupuestos que sentarán las bases para que tanto los
directivos como los empleados comiencen a visualizar a la empresa con la importancia que ésta
requiere, ya que de aquí se desprende el conocimiento, la experiencia y el desarrollo que ellos
como empleados pueden obtener laborando dentro de la misma.
En el diagnostico presentado se observa
que la solución de las dificultades que muestra la
empresa no requiere necesariamente de un costo excesivo, sino de atención, dedicación
y
empeño para solucionarlo, utilizando los recursos necesarios para enfrentar cada situación y
poder darles una solución viable, aplicando técnicas que sirvan como base para asentar los
principios de cómo se deben hacer las actividades dentro de la empresa y hasta donde se puede
llegar tomando en consideración los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros con los
que cuenta Por Distinción S.A de C.V.
61
Capítulo IV Propuesta
4.1 Desarrollo de la Implementación de un Modelo de Inventarios en la empresa Por
Distinción S.A. de C.V. para la Reducción de Costos
Dados los resultados obtenidos en los capítulos anteriores, se han generado una serie de
propuestas, que consideramos serán útiles para la empresa en el sentido de lograr una
considerable reducción en sus costos de almacén e inventarios.
Tal y como se planteó en el Capítulo I, Por Distinción S.A. de C.V. es una empresa comercial
donde existen fallas en el registro y control de la mercancía, ya que éste se lleva a cabo de
manera deficiente y en ocasiones nula, es por ello que la organización requiere de un modelo
donde se controle realmente la mercancía que entra y sale de los almacenes, con ello se evitarían
los problemas que se presentan a menudo tales como mermas, desperdicios, retrasos en tiempos
de entrega, exceso de mercancía, e incluso robos de los cuales no se nota su ausencia por la
deficiencia en estos controles, impactando con ello a los diferentes departamentos que se
relacionan con las mercancías y por supuesto a la satisfacción del cliente al no brindarle un
servicio de calidad.
Dado el estudio realizado en la empresa Por Distinción S.A. de C.V., los resultados arrojan que el
problema de las fallas en el control de la mercancía que entra y sale del almacén, no se deriva
precisamente de un inexistente sistema de control de inventarios, ya que éste se lleva a cabo con y
un sistema automatizado, sin embargo este sistema no es útil ni aprovechado al máximo ya que
detrás de ello existe una serie de irregularidades que se presentan en la empresa, mismas que
tienen como consecuencia un descontrol total en los inventarios, por ende, altos costos originados
por mermas, desperdicios, retrasos en tiempos de entrega, exceso de mercancía, robos e
insatisfacción de los clientes.
Las irregularidades detectadas en el almacén de la empresa Por Distinción S.A. de C.V. que
contribuyen al deficiente control de inventarios, son:
 Falta de capacitación del personal que labora en el almacén.
 Considerable desorden en la distribución de mercancía en el espacio físico.
 Falta de datos cuantitativos de la actividad generada en el almacén.
62
Dados los puntos anteriores, hemos decidido plantear el siguiente modelo, el cual que contribuirá
a la solución de lo planteado como caso de estudio.
Propuesta I
• Programa de
Inducción y
Capacitación
Propuesta II
• Implementación
de las 5's
Propuesta III
• Medición del
Desempeño a
través de
Indicadores
Como se puede apreciar el modelo está integrado por tres propuestas basadas en el diagnóstico
obtenido del Capítulo 3. Las cuales se desarrollarán de la siguiente manera:
PROPUESTAS
I.
PROGRAMA DE
INDUCCIÓN Y
DESARROLLO
 Capacitación del
Personal
IMPACTO
 Recursos materiales
 Actividades
 Índices de eficiencia
CAPACITACIÓN
 Requerimientos del puesto
 Ambiente de trabajo (físico)
 Medidas de seguridad
II. IMPLEMENTACIÓ
 Clasificar
N DE LAS 5’S
 Ordenar
 Limpiar
 Estandarizar
 Disciplina
 Mejorar las condiciones de
trabajo y del personal.
 Reducir gastos de tiempo y
energía.
 Disminuir riesgos de
accidentes o sanitarios.
 Mejorar la calidad del
embarque de la mercancía.
 Seguridad en el trabajo.
 Abastecimiento
 Calidad en el servicio
DESEMPEÑO A
 Inventarios
 Monitoreo y seguimiento de
TRAVÉS DE
 Almacenamiento
INDICADORES
 Transporte
III. MEDICIÓN DEL
la mejora de los procesos
 Satisfacción de los clientes
 Servicio al Cliente
internos y externos
 Evaluar e implementar
(Interno)
 Financieros
 Capacitación
los
prácticas de la
de
Recursos
competencia
 Comunicación eficiente
Humanos
Los beneficios que tendrá la implementación de este modelo serán:
Capacitación del
Personal
• Incremento en la productividad
• Desarrolla una alta moral en los empleados
• Reduce la necesidad de supervisión
• Disminuye los accidentes
• Mejora la estabilidad de la organización y su
flexibilidad
Implementación
de las 5'S
• Embarca con menos deficiencias
• Cumple mejor los plazos
• El almacén es más seguro
• Realiza mejor las labores de mantenimiento
• Más motivante para el trabajador
• Aumenta niveles de crecimiento.
Indicadores de
desempeño
• Identificar y tomar acciones sobre problema
operativos
• Medir el grado de competitividad frente a
empresas del mismo sector
• Mejorar el uso de los recursos, para aumentar la
productividad y efectividad
• Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa
64
En base a este modelo se efectuará un desarrollo más amplio para la implementación de cada una
de las propuestas establecidas en dicho modelo.
4.2 Propuesta de la Implementación del Modelo de Inventarios para la Reducción de Costos
Propuesta I
Programa de Inducción y Capacitación para el Área de Almacén de la empresa: Por
Distinción S.A. de C.V.
Dada la naturaleza del manejo de mercancía, se corre el riesgo de sufrir mermas en las ventas,
sobre todo si el personal de los almacenes no está capacitado para manejar los productos.
La capacitación es una actividad planeada y basada en necesidades reales de una empresa
orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes de los empleados. En
tanto que el entrenamiento es aprender por medio de la práctica en el mismo lugar de trabajo. La
capacitación es la función educativa dentro de una empresa por lo cual se deben satisfacer
necesidades presentes y prever necesidades futuras, resultado de la preparación y habilidades de
los colaboradores.
Varias son las causas que pueden dar origen a la decisión y luego a la realización de la
capacitación dentro de la empresa. Algunas de las más comunes son:
 Ignorancia: por falta total o parcial de conocimientos.
 Obsolescencia: que los conocimientos están desactualizados.
 Por traslados o ascensos: un cambio dentro de la estructura jerárquica o geográfico
 Frente a cambios tecnológicos: por la necesidad de utilizar nuevas tecnologías.
Capacidades a mejorar
Las capacidades del personal que trabaja en una empresa que pueden ser desarrolladas o
mejoradas mediante una buena acción de capacitación se agrupan en tres grandes categorías:
65
1) Capacidad Técnica: La condición técnica implica la comprensión y el dominio de una
especialidad, esencialmente lo que se refiere a métodos, procesos, procedimientos y técnicas de
trabajo. Es sencillo comprobar la existencia de la capacidad técnica. “Se trabaja con cosas”.
2) Capacidad Humana: Comprende a las relaciones con los individuos y con los grupos que ellos
forman, atendiendo a sus necesidades y procurando su satisfacción. “Se trabaja con personas”.
La capacitación como un sistema
Importancia de la capacitación
Existen varias ventajas tanto explícitas como implícitas al llevar a cabo acciones de adiestramiento
y capacitación, algunas de ellas muchas veces no son consideradas. A continuación podemos ver
algunas de esas ventajas:
 Provoca un incremento de la productividad, porque un incremento en las capacidades
usualmente da como resultado una mejora, tanto en la cantidad como en la calidad de las
actividades realizadas.
66
 Desarrolla una alta moral en los empleados, porque sienten que la empresa los tiene en
cuenta, desea que se desarrollen y mejoren.
 Reduce la necesidad de supervisión, porque el empleado capacitado es una persona que
puede desarrollar su labor con una supervisión mínima, alcanzando mayor grado de
independencia en sus labores.
 Reduce los accidentes, porque muchos accidentes son causados más por deficiencia
humana debido a la falta de entrenamiento que por falla en los instrumentos o en los
equipos de trabajo.
 Mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad, la habilidad de una organización
para mejorar su efectividad a pesar de las pérdidas de personal clave, se pueden
desarrollar solamente mediante la creación de una reserva de personal de reemplazo
entrenado.
Principales aspectos que involucran a la capacitación
67
Productividad: Las actividades de capacitación no solo deben aplicarse a los empleados nuevos
sino también a los colaboradores con experiencia. Ya que capacitar a los empleados consiste en
darles los conocimientos, actitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño óptimo.
Las organizaciones en general deben dar las bases para que sus colaboradores tengan la
preparación necesaria y especializada que les permitan enfrentarse en las mejores condiciones a
sus tareas diarias.
Calidad: Los programas de capacitación apropiadamente diseñados e implantados, también
contribuyen a elevar la calidad en las actividades de la fuerza de trabajo. Cuando los
colaboradores están mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades de sus trabajos,
cuando tienen los conocimientos y habilidades labores necesarios, son menos propensos a
cometer errores costosos para la empresa.
Planeación de los Recursos Humanos: Las necesidades futuras de personal dependerán en
gran medida de la capacitación y desarrollo del empleado.
Salud y seguridad: Una adecuada inducción y capacitación ayuda a prevenir accidentes, mientras
que en un ambiente laboral seguro puede conducir actividades más estables por parte de los
empleados.
Dimensión psicológica: La capacitación generan un cambio de actitud, tanto para sus relaciones
personales como laborales, además, mejora su grado de motivación, de seguridad en sí mismo, y
el nivel de autoestima.
Desarrollo personal: No todos los beneficios de la capacitación se reflejan en la misma empresa.
En el ámbito personal los empleados también se benefician de los programas de desarrollo
administrativo, les dan a los participantes una gama más amplia de conocimientos, mayor
sensación de competencia y un sentido de conciencia; un repertorio más grande de habilidades y
otras consideraciones son indicativas del mayor desarrollo personal.
Prevención de la obsolescencia: La capacitación continua es necesaria para mantener
actualizados a los colaboradores de los avances en sus campos laborales respectivos, en este
sentido la obsolescencia puede controlarse mediante una atención constante al pronóstico de las
necesidades de recursos humanos, el control de las actividades de capacitación no solo debe
68
aplicarse a los empleados nuevos sino también a los colaboradores con experiencia. Ya que
capacitar a los empleados consiste en darles los conocimientos, actitudes y habilidades que
requieren para lograr un desempeño óptimo.
La empresa debe dar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y
especializada que les permitan enfrentarse en las mejores condiciones a sus tareas diarias en
cuanto a cambios tecnológicos y adaptación de los individuos a las oportunidades, así como los
riesgos del cambio. Las capacidades individuales están siendo transformadas en capacidades de
la organización.
Supervivencia: La capacitación bien administrada, influye en la eficiencia de las organizaciones,
porque se representa de manera directa en los subsistemas, (tecnología, administrativo, y el socialhumano). La preocupación fundamental de cualquier empresario es el crecimiento y la
consolidación de su negocio o, por lo menos su supervivencia.
Condiciones para llevar a cabo un programa de inducción y capacitación
Algunas de las condiciones claves para poder
de llevar a cabo una adecuada inducción y
capacitación son:
Adecuada
Metódica
Inducción y
Capacitación
Continua
Exigente
69
 Debe ser adecuada a las necesidades reales que intenta satisfacer.
 Debe realizarse de forma metódica respondiendo a las características del tema, tiempo,
lugar y participantes.
 Debe ser continua, aunque con períodos de descanso.
 Debe exigir la participación activa de cada persona.
Programa de Inducción y Capacitación para el Área de Almacén de la empresa: Por
Distinción S.A. de C.V.
Un Programa de Inducción y Capacitación para los nuevos colaboradores es el primer contacto con
la empresa, es por ello dicho programa deberá contemplar la siguiente información:
 Campo de actividad de la empresa.
 Tamaño de la Empresa.
 Número de personas que en ella laboran.
 Misión.
 Visión.
 Objetivos.
 Productos que ofrece.
 Procedimientos de trabajo.
 Beneficios en compensaciones.
 Papel del departamento donde desempeña o desempeñará sus funciones.
 Capacitación en su área.
Este programa cuenta con el siguiente objetivo:
Objetivo general
Facilitar la adaptación e integración del colaborador a la organización y a su puesto de trabajo,
mediante el suministro de la información relacionada con las características y dimensiones de la
misma.
70
Objetivos específicos
 Proporcionar al colaborador información referente al contexto general donde ingresa; es
decir, su historia, estructura, evolución y actividad a que se dedica.
 Dar a conocer a los colaboradores sus derechos y obligaciones dentro de la empresa.
 Contribuir a la identificación del colaborador con su situación de trabajo y todo lo que ello
implica.
 Mantener informado al personal de los cambios que se produzcan en la organización, en
cuanto a políticas, normas, procedimientos y cambios de estructura.
 Proporcionar al colaborador las bases para una adaptación con su grupo de trabajo.
 Otorgar al colaborador las herramientas necesarias para desarrollar sus actividades de
forma eficaz y eficiente.
Propósito
La propuesta planteada está orientada a ofrecer un instrumento que permita a la empresa lograr
que sus colaboradores se adapten e identifiquen con ella, a manera de mantener los elevados
estándares de calidad en el servicio así como formar y conservar colaboradores eficientes,
altamente motivados, estimulados y capacitados.
Una vez planteados los objetivos y el propósito del programa se pasará a la fase de desarrollo del
mismo.
El programa de inducción y capacitación que se propone está compuesto por cuatro fases:
 FASE I: Recepción
 FASE II: Inducción General
 FASE III: Capacitación
 FASE IV: Evaluación y seguimiento del programa
71
Cronograma:
Cronograma de Inducción y Capacitación para personal de Almacén Por Distinción S.A. de C.V.
Fecha:
Hora Inicio: 9:00 hrs.
Hora Término: 18:00 hrs.
Actividad
Fase I:
Recepción
Fase II:
Inducción
General
Receso
11:30-12.00
Fase III:
Capacitación
Comida
Fase III:
Capacitación
Responsable
09:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00
JRH
JRH
TODOS
JI
TODOS
JI
JRH: Jefe de Recursos Humanos
JI: Jefe Inmediato
La fase IV, correspondiente a evaluación y seguimiento del programa se llevará a cabo de manera
periódica trimestral.
72
Fase I: Recepción.
Esta fase tiene como finalidad dar la bienvenida a los colaboradores. Es responsable de la
aplicación de esta fase el Área de Recursos Humanos.
Responsable
Jefe de Recursos Humanos
Paso
Actividad
1
Envía un Check list de actividades del Programa
de Inducción y Capacitación a los involucrados y
notifica a los responsables de cada acción.
2
Envía a los Jefes de área una lista de los nuevos
colaboradores a su cargo que asistirán a la
Inducción y Capacitación.
3
Contacta al nuevo colaborador y le proporciona las
indicaciones pertinentes para su asistencia a la
Inducción y Capacitación.
4
Recibe al nuevo colaborador y le facilita a través
de un folleto la información referente a los temas a
tratar.
5
Dirige al colaborador al sitio donde se dictará la
Inducción y Capacitación así como la posición que
tiene asignada.
6
Inicia la presentación, involucra a los participantes
y realiza la dinámica de grupo.
7
Informa la finalidad del proceso de Inducción y
Capacitación.
8
Entrega el material a utilizar en la inducción y
capacitación.
73
Fase II: Inducción General.
En esta fase se le suministra al nuevo colaborador información general sobre Por Distinción S.A.
de C.V., con el objetivo de facilitar su integración en la empresa. En esta fase se involucra
Recursos Humanos y el Jefe inmediato.
Responsable
Jefe de Recursos Humanos
Paso
Actividades
1
Presenta al equipo expositor ante los nuevos
colaboradores, es decir a los Jefes de Inventarios
y Almacén y a sí mismo.
2
3
4
5
6
7
8
Inicia con un discurso de bienvenida
Proporciona información general a los nuevos
colaboradores sobre la historia de Por Distinción
S.A. de C.V., objetivos, estructura de la
organización, misión, visión, valores, equipo de
trabajo
gama
de
productos,
principales
proveedores y clientes.
Inicia con el tema del esquema de compensación,
que incluye: Pago de salario y beneficios así
como herramientas de trabajo.
Proporciona información a los participantes sobre
normas de conducta interna.
Presenta el Manual de la Organización a los
nuevos colaboradores y explica contenido.
Finaliza la charla de Inducción e incita a los
colaboradores a aclarar dudas.
Cede la palabra a los Jefes de Inventario y
Almacén.
74
Fase III: Capacitación.
Tiene como finalidad dar a conocer al nuevo colaborador las especificaciones del puesto a
desempeñar y a la unidad de trabajo a la cual estará adscrito, esta fase será ejecutada por el Jefe
Inmediato, suministrando información referente a la denominación del cargo, ubicación dentro de la
organización, deberes y responsabilidades del cargo, objetivos, estructura y funcionamiento del
área.
Responsable
Pasos
Jefe Inmediato
1
2
3
4
6
Actividades
Da la bienvenida al nuevo colaborador y
suministra información sobre la Unidad donde se
va a desempeñar, así como sus deberes y
responsabilidades en el área de trabajo.
Suministra información sobre el cargo a
desempeñar y explica a grandes rasgos la
descripción del puesto.
Hace énfasis de manera general de las
cualidades que deben tener su equipo de trabajo
y la responsabilidad que implica pertenecer a él.
Se adentra en los temas a tratar: CEDIS,
Almacén e Inventarios.
Presenta al nuevo colaborador con sus
compañeros y lo ubica en su sitio de trabajo.
75
Temas a tratar en la Capacitación
CEDIS
ALMACEN
INVENTARIOS
• Introducción: ¿Qué es el CEDIS?.
• Estructura organizacional del CEDIS.
• Importancia del CEDIS.
• Funciones en el CEDIS.
• Responsabilidades del personal del CEDIS.
• Lineamientos del CEDIS.
• El Almacén.
• Tamaño del almacén.
• Distribución física del almacén.
• Zonas del almacén.
• Herramientas del almacén.
• Tipos de almacenamiento.
• El Inventario.
• Objetivo del Inventario.
• Importancia del Inventario
• Impacto del inventario en la organización.
• Flujo de la mercancía.
• Codificación de la mercancía.
• Proceso de embarques
Fase IV: Evaluación y Seguimiento del Programa
En esta fase se evalúan los resultados obtenidos en el programa, a fin de aplicar las acciones
correctivas necesarias, siendo responsable de esta ejecución el Área de Recursos Humanos.
Responsable
Paso
Jefe de Recursos Humanos
1
2
3
4
Actividad
Entrega al nuevo colaborador el formato de
evaluación para su debido llenado.
Recibe la evaluación para revisarla y analizar la
información.
Discute con los involucrados los resultados
obtenidos para tomar acciones de mejora al
respecto.
Archiva la evaluación para el control posterior
76
Cuestionario de Evaluación del Programa de Inducción
El presente instrumento tiene por finalidad recopilar información que permita evaluar el Programa
de Inducción aplicado al personal de nuevo ingreso, con el fin de realizar las acciones correctivas
necesarias para el mejoramiento del mismo.
Instrucciones:
1. Lea el cuestionario detenidamente.
2. Marque con una equis (X) la respuesta que usted considere viable.
3. No deje preguntas en blanco.
4. El cuestionario es anónimo, por lo tanto no es necesario anotar sus datos personales.
Gracias por su colaboración.
Ambiente físico
a. El espacio físico (sala) donde se dictó la inducción fue:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
b. La iluminación y el sonido de la sala fue:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
77
c.
De qué manera se cumplió el horario:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
Material De Apoyo
a. Recibió algún material didáctico impreso (folletos, manuales, etc.) durante la inducción:
Sí
No
b. El material didáctico que recibió durante la inducción completo todos los temas de su interés:
Sí
No
c.
Considera usted que la cantidad y calidad del material didáctico fue:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
78
d. Los medios audiovisuales utilizados fueron:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
Desenvolvimiento de los Expositores
a. El dominio del tema por parte de los expositores fue:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
b. La explicación del tema por parte de los expositores fue:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
c.
El conocimiento del tema fue percibido como:
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
79
d. Recibió la bienvenida de parte del Jefe Inmediato:
Si
No
e. Su Jefe Inmediato le presentó a sus compañeros de trabajo:
Si
No
f.
Se le suministró la orientación e información necesaria para ocupar el puesto:
Si
No
g. Recibió información de parte del Jefe Inmediato en cuanto a la descripción de su puesto:
Si
No
h. Considera que la información recibida le permite identificarse con la empresa:
Si
No
Contenido Del Programa
a. Se le suministró información general de la empresa en cuanto: Historia, objetivos, estructura,
políticas, normas, misión y visión:
Si
No
80
b. Se le dio la bienvenida al ingreso en Por Distinción S.A. de C.V.:
Si
No
c.
Se le informó con relación a sus deberes y derechos:
Si
No
d.
Recibió material didáctico con información relativa a la empresa y sus beneficios:
Si
No
e.
Considera que la charla recibida le proporciona información para desempeñar las labores que
le sean encomendadas:
Si
No
Generales
a.
¿Qué aspectos positivos le causó el Programa de Inducción?
b.
¿Cuáles fueron los aspectos menos valiosos?
81
Propuesta II
Método de las 5`s
Introducción
En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se
presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte
impacto sobre las utilidades. La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo
primordial de toda empresa: obtener utilidades.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en muchas empresas es
pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que
le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea
Para muchos negocios, el inventario es el activo más importante en el balance general en todo
momento, aun cuando a menudo no es muy líquido. Resulta primordial tratar de bajar el inventario
lo mejor posible.
Debido a la relación tan importante que los inventarios tienen con el embarque de la mercancía, la
mantención de los registros correctos acerca de los productos que ingresan y egresan a los
almacenes de la empresa, así como la problemática que deriva del mal manejo del embarque en
las diversas áreas que interactúan con el almacén y siendo este el problema principal de “Por
Distinción S.A de C.V.” , se propone implementar dentro de la empresa como estrategia principal,
el “Método de las 5´s” el cual guiará a la empresa hacia un equilibrio tanto interno como externo,
proporcionándole las herramientas base para iniciar el desarrollo de técnicas que le ayudarán a
reducir costos y tomar conciencia de la problemática que existe en la empresa.
Beneficios
Algunos de los beneficios que genera la estrategias de las 5's son:
 Mayores niveles de seguridad que redundan en una mayor motivación de los empleados.
82
 Reducción en las pérdidas y mermas en el área de almacén por embarques deficientes.
 Mayor calidad.
 Tiempos de respuesta más cortos.
 Aumenta la vida útil de los equipos.
 Genera cultura organizacional.
 Acerca a la empresa a la implantación de modelos de calidad total y aseguramiento de la
calidad.
Por lo tanto, si la empresa Por Distinción S.A. de C.V aplica el “Método de las 5'S” podrá obtener
los siguientes beneficios:
 Almacenamiento con menos defectos.
 Mejor cumplimiento en los plazos de entrega.
 Mayor seguridad.
 Alta productividad.

Mejor realización de las labores de mantenimiento.
 Mayor motivación para sus colaboradores.
 Incremento en sus niveles de crecimiento.
Cabe mencionar que el hecho de aplicar el Método de las 5´s no es cuestión de un área en
específico, ya que es aplicable a cualquier lugar que lo requiera, acoplándose siempre a las
necesidades de cada empresa. Tal es el caso de “Por Distinción S.A de C.V” en la cual se enfoca
el método antes mencionado al control de inventarios para un eficiente y eficaz embarque de
mercancías.
Objetivo
Desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente, en un clima de seguridad, orden y
limpieza así como de constancia que permita el correcto desempeño de las actividades diarias,
eliminando así los despilfarros que tiene Por Distinción S.A de C.V. logrando con ello los
requerimientos de calidad y mejora continua de los servicios que la empresa brinda.
83
Metas
 Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de
despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc.
 Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la
intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo.
 Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los productos y equipos,
gracias a la inspección permanente por parte de la persona quien opera los maneja.
 Mantener la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los esquemas al tener el
personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza.
 Hacer uso de elementos de control visual como tarjetas y tableros para mantener
ordenados todos los elementos y herramientas que intervienen en el proceso productivo.
 Conservar el sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las acciones de
mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5´s.
 Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora continua de producción: Justo a
Tiempo, Control Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total.
 Reducir las causas potenciales de accidentes e incrementar la conciencia de cuidado y
conservación de los equipos, productos y demás recursos de la empresa.
Estrategia
La propuesta a implementar en la empresa “Por Distinción S.A de C.V” está basada en la
metodología de las 5´s, acoplada a las necesidades de la empresa. La cual se desarrolla
continuación:
84
a
Clasificar (Seiri)
Eliminar del área de trabajo todos los elementos
innecesarios y que no se requieren para realizar
nuestra labor.
Ordenar (Seiton)
Organizar los elementos clasificados como necesarios,
de modo que se puedan encontrar con facilidad.
Limpiar(Seiso)
Eliminar el polvo y suciedad tanto del area de trabajo
como de los equipos , previniendo el desorden y la
basura..
Estandarizar (Seiketzu)
Preservar altos niveles de organización, orden y limpieza,
manteniendo los logros alcanzados, evitando un retroceso en
las primeras 3 s.
Disciplina (Shitsuke)
Convertir en hábito el empleo y manejo de los métodos
establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de
trabajo
Después de haber descrito en forma general en que consiste cada etapa de las 5´s se presentan
de forma detalla los pasos a seguir para la implementación de este método.
Clasificar (Seiri)
Se elimina del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para
realizar nuestra labor mientras que los elementos necesarios se mantienen cerca del área de
trabajo.
Dando lugar a la creación de un entorno en el que se evitan problemas de espacio, pérdida de
tiempo, aumento de la seguridad y ahorro de energía.
Justificación
Al no aplicar el Seiri se pueden presentar algunos de los siguientes problemas en “Por Distinción
S.A de C.V”:
85
 El área en que se labora es insegura, se presentan mas accidentes, se pierde tiempo
valioso para encontrar algún material y se dificulta el trabajo.
 Los cajones y armarios que se utilizan para guardar elementos innecesarios impide la
comunicación entre compañeros de trabajo.
 En caso de una señal de alarma, las vías de emergencia al estar ocupadas con productos
o materiales innecesarios, impiden la salida rápida del personal.
 Es necesario disponer de armarios y espacio medido en metros cuadrados para ubicar los
materiales innecesarios. El coste financiero también se ve afectado por este motivo.
 Es más difícil mantener bajo control el stock que se produce por productos defectuosos.
 El volumen existente de productos en proceso permite ocultar más fácilmente los stocks
innecesarios.

El cumplimiento de los tiempos de entrega se puede ver afectado debido a las pérdidas de
tiempo al ser necesario mayor manipulación de los materiales y productos.
Beneficios
La implantación del Seiri permite crear un entorno de trabajo en el que se evitan problemas de
espacio, pérdida de tiempo, aumento de la seguridad y ahorro de energía.
Al implantar Seiri se obtienen entre otros los siguientes beneficios:
 Se mejora el control visual de los elementos de trabajo, en este caso los productos.
 El flujo de los procesos se logra gracias al control visual.
 La calidad del producto se mejora ya que los controles visuales ayudan a prevenir los
defectos.
 Es más fácil identificar las áreas o sitios de trabajo con riesgo potencial de accidente
laboral.
86
 El personal puede mejorar la productividad en el uso del tiempo.
Implementación
Identificar los elementos innecesarios
Se identifican los elementos innecesarios en el lugar seleccionado para implantar las 5´s.
Lista de elementos innecesarios
Se diseñan y muestran la lista de elementos innecesarios durante la fase de preparación. Esta lista
permite registrar el elemento innecesario, su ubicación, cantidad encontrada, posible causa y
acción sugerida para su eliminación. Esta lista es complementada por el operario, encargado o
supervisor durante el tiempo en que se ha decidido realizar el método de las 5´s.
Tarjeta de color identificadora
Este tipo de tarjetas marca o "denuncia" que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se
debe tomar una acción correctiva.
87
Plan para eliminar los elementos innecesarios
El plan debe considerar los siguientes puntos, según le convenga a Por Distinción S.A de C.V.
 Mantener el elemento en el mismo sitio.
 Mover el elemento a una nueva ubicación dentro del almacén
 Almacenar el elemento fuera del área de trabajo.
 Eliminar el elemento.
El plan indicará los métodos para eliminar los elementos: desecharlo, venderlo, devolverlo al
proveedor, destruirlo o utilizarlo, etc.
Control e informe final
Se prepara un informe donde se registra y se informa el avance de las acciones planificadas, las
implantadas y los beneficios aportados. El jefe del área deberá realizar este documento y publicarlo
en el tablón informativo sobre el avance del método 5´s.
Ejemplo de tarjetas de colores:
88
TARJETA AZUL
N° de Folio
Fecha
Nombre del articulo
Categoría
1.- Maquinaria
2.- Accesorios y
herramientas
4.- Refacción
5.- Librería y papelería
3.- Instrumental de medición 6.- Limpieza
Localización
Razón
Valor $
Cantidad
1.- No se necesitan
4.- Material de
desperdicio
2.- Defectuoso
5.- Contaminante
3.- Material de desperdicio
6.- Otro
Consideraciones especiales de almancenaje
Ventilación
especial
______
Máxima altura
Cajas
Frágil
______
Ambiente a
C°
Explosivo
______
Forma de desecho
1.- Tirar
2.- Vender
3.- Mover a otro almacén
4.- Regresar al
proveedor
Fecha de despacho y nombre de quien
elaboró
Firma de autorización
Nombre
Fecha
Folio
TARJETA AZUL
89
TARJETA ROJA
N° de Folio
Fecha
Nombre del artículo
Categoría
1.- Maquinaria
2.- Accesorios y
herramientas
4.- Refacción
5.- Librería y papelería
3.- Instrumental de medición 6.- Limpieza
Localización
Razón
Valor $
Cantidad
1.- No se necesitan
4.- Material de
desperdicio
2.- Defectuoso
5.- Contaminante
3.- Material de desperdicio
6.- Otro
Consideraciones especiales de almancenaje
Ventilación
especial
______
Máxima altura
Cajas
Frágil
______
Ambiente a
C°
Explosivo
______
Forma de desecho
1.- Tirar
2.- Vender
3.- Mover a otro almacén
4.- Regresar al
proveedor
Fecha de despacho y nombre de
quien elaboró
Firma de autorización
Nombre
Fecha
Folio
TARJETA ROJA
90
Ordenar (Seiton)
Consiste en organizar los elementos que se han clasificado como necesarios de modo que se
puedan encontrar con facilidad. Una vez eliminados los elementos innecesarios, se define el lugar
donde se deben ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, identificándolos para eliminar el
tiempo de búsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados.
Aplicando lo descrito anteriormente, se desea mejorar la identificación y marcación de los controles
de los productos y los elementos críticos para mantenimiento y la conservación en buen estado de
los mismos.
Ordenar, permite ubicar los materiales y herramientas de forma rápida, mejora la imagen del área
ante el cliente, el control de stock de inventarios, y por último mejora la coordinación para la
ejecución de trabajos.
Beneficios
Para el trabajador:
 Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo
 Se mejora la información en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de
riesgo potencial.
 El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad.
 La presentación y estética de la empresa se mejora, comunica orden,
responsabilidad y compromiso con el trabajo.
 Se libera espacio.
 El ambiente de trabajo es más agradable.
 La seguridad se incrementa debido a la demarcación de todos los sitios
ubicados en el área de trabajo y a la utilización de protecciones transparentes
especialmente los de alto riesgo.
91
Para la empresa Por Distinción S.A de C.V.:
 La empresa puede contar con sistemas simples de control visual de productos.
 Eliminación de pérdidas por errores.
 Mayor cumplimiento de las órdenes de trabajo.
 El estado de los productos y equipos se mejora y se evitan averías.
 Se conserva y utiliza el conocimiento que posee la empresa.
 Mejora de la productividad global de la empresa.
Justificación
El no aplicar el Seiton en Por Distinción S.A de C.V conduce a los siguientes problemas:
 Incremento del número de movimientos innecesarios.
 Se puede perder el tiempo de varias personas que esperan los elementos que se están
buscando para realizar un trabajo.
 Un equipo sin identificar sus elementos (movimiento de componentes) puede conducir
a deficientes montajes, mal funcionamiento y errores graves al ser operado.
 El desorden no permite controlar visualmente los stocks en proceso ni los materiales
de trabajo.
 Errores en la manipulación de productos. Esto conduce a defectos, pérdida de tiempo,
crisis del personal y un efecto final de pérdida de tiempo y dinero.
 La falta de identificación de lugares inseguros o zonas del equipo de alto riesgo puede
conducir a accidentes y pérdida de moral en el trabajo.
92
Implementación
Estandarización y Orden
La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos.
La estandarización de la maquinaria y las operaciones significa que cualquiera puede realizar la
operación y manejar la maquinaria, mientras que el orden es la esencia de la estandarización, un
sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de
estandarización.
Controles visuales
Un control visual es un estándar representado mediante un elemento gráfico o físico, de color o
numérico y muy fácil de ver. La estandarización se transforma en gráficos y estos se convierten en
controles visuales.
Los controles visuales, se utilizarán para
informar de manera fácil, entre otros los siguientes
puntos:
 Sitio donde se encuentran los elementos
 Estándares sugeridos para cada una de las actividades que se deben realizar en un equipo
o proceso de trabajo.
 Dónde ubicar el material en proceso, producto final y si existe, productos defectuosos.
 Sitio donde deben ubicarse los elementos de aseo, limpieza y residuos clasificados.
93
Mapa 5´s
Es un gráfico el cual mostrará la ubicación de los elementos a ordenar en un área determinada
dentro de la empresa.
Los criterios o principios para encontrar las mejores localizaciones de herramientas y útiles son:
 Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su frecuencia de uso.
 Los elementos usados con más frecuencia se colocan cerca del lugar de uso.
 Los elementos de uso no frecuente se almacenan fuera del lugar de uso.
 Eliminar la variedad de plantillas, herramientas y útiles que sirvan en múltiples
funciones.
 Almacenar las herramientas de acuerdo con su función o producto.
Marcación de la ubicación
Una vez que se han escogido las mejores localizaciones, estas se identifican de forma que cada
uno sepa donde están las cosas, y cuántas cosas de cada elemento hay en cada sitio.
Para esto se pueden emplear:
 Indicadores de ubicación.
 Indicadores de cantidad.
 Letreros y tarjetas.
 Nombre de las áreas de trabajo.
 Localización de stocks.
 Lugar de almacenaje de equipos.
 Procedimientos estándares.
94
 Disposición de las máquinas.
 Puntos de lubricación, limpieza y seguridad.
Marcación con colores
La marcación con colores se emplea para crear líneas que señalen la división entre áreas de
trabajo, movimiento, seguridad y ubicación de materiales.
Las líneas de colores, se pueden aplicar entre otros a los siguientes lugares o áreas:
 Localización de almacenaje de carros con materiales en proceso.
 Dirección de pasillo
 Localización de elementos de seguridad: grifos, válvulas de agua, etc.
 Colocación de marcas para situar mesas de trabajo
 Líneas cebra para indicar áreas en las que no se debe localizar elementos ya
que se trata de áreas con riesgo.
Codificación de colores
Se usa para señalar claramente las piezas, herramientas, conexiones, tipos de lubricantes y sitio
donde se aplican.
Limpieza (Seiso)
Se pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y la conservación de la clasificación
y el orden de los elementos.
La limpieza se implantará siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el hábito de mantener
el sitio de trabajo en correctas condiciones. Esto apoyado en un programa de entrenamiento y
suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido
para su ejecución.
95
Beneficios
 Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes.
 Mejora el bienestar físico y mental del trabajador.

Se incrementa la vida útil del equipo al evitar su deterioro por contaminación y
suciedad.
 Las averías se pueden identificar más fácilmente cuando el producto equipo se
encuentra en estado óptimo de limpieza.
 La limpieza conduce a un aumento significativo de la Efectividad Global del
Equipo.
 Se reducen los despilfarros de materiales y energía debido a la eliminación de
fugas y escapes.
 La calidad del producto se mejora y se evitan las pérdidas por suciedad y
contaminación del producto y empaque.
Implementación
96
Campaña de limpieza
En esta jornada se eliminan los elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, armarios,
almacenes, etc. Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y operarios en el
proceso de implantación segura de las 5S.
Esta jornada o campaña crea la motivación y sensibilización para iniciar el trabajo de
mantenimiento de la limpieza y progresar a etapas superiores.
Planificar el mantenimiento de la limpieza
El jefe de área debe asignar un cronograma de trabajo de limpieza en el área de la empresa que le
corresponde.
Si se trata de un equipo de gran tamaño o una línea compleja, será necesario dividirla y asignar
responsabilidades por zona a cada trabajador. Esta asignación se debe registrar en un gráfico en
el que se muestre la responsabilidad de cada persona.
Preparación del manual de limpieza
Es muy útil la elaboración de un manual de entrenamiento para limpieza. Ya que este guiará el
procedimiento de cómo se limpiará el área de trabajo seleccionada.
El manual de limpieza debe incluir:
 Propósitos de la limpieza.
 Fotografía o gráfico del equipo donde se indique la asignación de zonas o partes de la
empresa.
 Mapa de seguridad del equipo indicando los puntos de riesgo que nos podemos
encontrar durante el proceso de limpieza.
97
 Elementos de limpieza necesarios y de seguridad.
 Diagrama de flujo a seguir.
Preparar elementos para la limpieza
Aquí se aplica la segunda S, el orden a los elementos de limpieza, almacenados en lugares fáciles
de encontrar y devolver. El personal debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos
elementos desde el punto de vista de la seguridad y conservación de estos.
Implementación de la limpieza
Retirar polvo, aceite, grasa sobrante de los puntos de lubricación, asegurar la limpieza de la
suciedad de las grietas del suelo, paredes, cajones, maquinaria, ventanas, etc., Es necesario
remover capas de grasa y mugre depositadas sobre las guardas de los equipos, rescatar los
colores de la pintura o del equipo oculta por el polvo.
98
Ejemplo de tarjeta para la limpieza
TARJETA MORADA (LIMPIEZA)
Fecha
N° de Folio
Area
Localización
Categoria
1.- Agua
4.-Polvo
2.- Aceite
5.- Pasta
7.- Mal funcionamiento
de equipo
3.- Polvo
6.- Material
8.- Acciones del personal
Descripción del problema
SOLUCIONES
Acción correctiva implementada
Solución definitiva propuesta
Elaborada por:
Nombre
Folio
TARJETA MORADA
99
Ejemplo de Carteles utilizados para la limpieza.
100
Estandarizar (Seiketsu)
Es la metodología que permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres
primeras "S". Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo
nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras
acciones. Esta cuarta S esta fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar
el lugar de trabajo en condiciones perfectas.
Beneficios
 Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo.
 Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable
el sitio de trabajo en forma permanente.
 Los operarios aprender a conocer en profundidad el equipo.
 Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos
laborales innecesarios.
 La dirección se compromete más en el mantenimiento de las áreas de trabajo
al intervenir en la aprobación y promoción de los estándares
 Se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en la gestión
del puesto de trabajo.
 Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad de la
empresa.
101
Implementación
Seiketsu
• Estandarizar
• Asignar
trabajos y
responsables
Estandarizar
• Integrar las
3 s anteriores
en los
trabajos
Estandarizar
Estandarizar
Se estabiliza el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas precedentes, con un
mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo lo que se ha realizado y aprobado
anteriormente, con lo cual se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexión acerca de
los elementos encontrados para poder darle una solución.
Asignar trabajos y responsabilidades
Para mantener las condiciones de las tres primeras S´s, cada empleado debe conocer
exactamente cuáles son sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer, cuándo, dónde y
cómo hacerlo.
Para la asignación de responsabilidades se emplea lo siguiente:
 Diagrama de distribución del trabajo de limpieza preparado en Seiso.
 Manual de limpieza
 Tablón de gestión visual donde se registra el avance de cada S implantada.
102
Integrar las 3´s anteriores en los trabajos de rutina
El estándar de limpieza de mantenimiento autónomo facilita el seguimiento de las acciones de
limpieza y control de los elementos de ajuste y fijación. Estos estándares ofrecen toda la
información necesaria para realizar el trabajo.
Disciplina (Shitsuke)
Pretende convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados
para la limpieza en el lugar de trabajo.
La disciplina implica un desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa. Las cuatro
"S" anteriores se implantan sin dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la Disciplina. Su
aplicación
garantiza
que
la
seguridad
será
permanente,
la
productividad
se
mejora
progresivamente y la calidad de los productos es excelente.
Beneficios
 Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la
empresa.
 La disciplina es una forma de cambiar hábitos.
 Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y
respeto entre personas.
 La moral en el trabajo se incrementa.
 El cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán
superiores debido a que se han respetado íntegramente los procedimientos y
normas establecidas.
103
 El área de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo y confortable
llegar cada día.
Implementación
La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificación, orden, limpieza y
estandarización. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra
la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.
Formación
Las 5´s, no se trata de ordenar en un documento por mandato lo que se debe hacer. Es necesario
educar e introducir mediante el entrenamiento de "aprender haciendo" cada una de las S´s.
El papel de la dirección
Para crear las condiciones que promueven o favorecen la Implantación de la disciplina en la
empresa Por Distinción S.A. de C.V., la dirección tiene las siguientes responsabilidades:
 Educar al personal sobre los principios y técnicas de las 5´s y mantenimiento
autónomo.
 Crear un equipo promotor o líder para la implantación en toda la planta.
 Asignar el tiempo para la práctica de las 5´s y mantenimiento autónomo.
 Suministrar los recursos para la implantación de las 5´s.
104
 Motivar y participar directamente en la promoción de sus actividades.
 Evaluar el progreso y evolución de la implantación en cada área de la
empresa.
 Participar en las auditorías de progresos semestrales o anuales.
 Aplicar las 5´s en su trabajo.
 Enseñar con el ejemplo para evitar el cinismo.
 Demostrar su compromiso y el de la empresa para la implantación de las 5´s.
El papel de los colaboradores
 Continuar aprendiendo más sobre la implantación de las 5´s.
 Asumir con entusiasmo la implantación de las 5´s.
 Colaborar en su difusión del conocimiento empleando las lecciones de un punto.
 Diseñar y respetar los estándares de conservación del lugar de trabajo.
 Realizar las auditorías de rutina establecidas.
 Pedir al jefe del área el apoyo o recursos que se necesitan para implantar las 5´s.
 Participar en la formulación de planes de mejora continua para eliminar problemas y
defectos del equipo y áreas de trabajo.
 Participar activamente en la promoción de las 5´s.
105
Propuesta III
Medición del Desempeño a través de Indicadores
De acuerdo a los resultados obtenidos en el presente estudio, es sabido que Por Distinción S.A.
de C.V. es una empresa comercial donde existen fallas en el registro y control del embarque de la
mercancía, ya que éste se lleva de manera deficiente y en ocasiones nula, siendo inminente que la
empresa no cuenta con los datos exactos para saber la cantidad monetaria que pierde por no
tener control de esta situación, misma que proviene de diversas problemáticas, siendo las más
fuertes, la falta de control de mercancía física por un alto desorden en el almacén y la nula
capacitación de los empleados para llevar a cabo sus actividades.
Es por ello que la tercer propuesta que se realiza a la empresa, gira en torno a una serie de
indicadores que le permitan evaluar en forma cuantitativa las actividades críticas del almacén; con
esta propuesta se pretende vigilar
de forma numérica las incidencias y anomalías que se
presentan por la falta de control en el inventario como son: las mermas, desperdicios, retrasos en
tiempos de entrega, exceso de mercancía, e incluso robos de los cuales no se nota su ausencia
por la deficiencia en estos controles.
Para las organizaciones los verdaderos resultados son los que se expresan en forma numérica, y
en Por Distinción S.A. de C.V. nunca se ha puesto en práctica ésta técnica, teniendo como
resultado la falta de acciones preventivas y correctivas que evitarían situaciones como las descritas
con anterioridad; con ello se busca obtener un impacto en los diferentes departamentos que se
relacionan con las mercancías y por supuesto a la satisfacción del cliente al mejorar la calidad del
servicio.
Indicadores
La medición es requisito de la gestión. Lo que no se mide no se puede gestionar y, por lo tanto, no
se puede mejorar. Esto es aplicable a cualquier organización, incluidas las empresas públicas o
privadas.
Un indicador es una magnitud asociada a una característica (del resultado, del proceso, de las
actividades, de la estructura, etc.) que permite a través de su medición en periodos sucesivos y por
106
comparación con el estándar establecido, evaluar periódicamente dicha característica y verificar el
cumplimiento de los objetivos (estándares) establecidos.
Un indicador correctamente compuesto posee las siguientes características:
 Nombre: Es la identificación y la diferenciación de un indicador. Es muy importante que
este sea concreto, definiendo claramente su objetivo y la utilidad.
 Formas de cálculo: Al tratarse de un indicador cuantitativo, se debe tener en cuenta la
fórmula matemática que se va emplear para el cálculo de su valor, esto implica la
identificación exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan.
 Unidades: Es la manera como se expresa el valor del indicador dado por unidades, las
cuales varían de acuerdo con los factores que se relacionan.
 Glosario: Este punto es de vital importancia, ya que es significativo que para el indicador
se encuentren documentados o anexados los términos que especifican de manera exacta
los factores que se relacionarán en el cálculo del mismo.
Según la naturaleza del objeto a medir, se pueden distinguir los siguientes tipos de indicadores:
Indicadores de Resultados
Miden directamente el grado de eficacia o el impacto sobre la población. Son los más relacionados
con las finalidades y las misiones de las políticas públicas.
Otros nombres con que se conocen los indicadores de resultados son:
 Indicadores de Objetivos.
 Indicadores de Impacto.
 Indicadores de Efectividad.
 Indicadores de Satisfacción.
Ejemplos de indicadores de resultados son:
 Número de asistentes a exposiciones en función del número de habitantes.
107
 Porcentaje de casos resueltos al mes.
 Grado de satisfacción de los resultados de los ciudadanos con un servicio determinado.
Indicadores de Proceso
Valoran aspectos relacionados con las actividades. Están directamente relacionados con el
enfoque denominado Gestión por Procesos. Hacen referencia a mediciones sobre la eficacia del
proceso. Habitualmente relacionan medidas sobre tiempos de ciclo, porcentaje de errores o índice
de filas.
Ejemplos de indicadores de proceso pueden ser:
 Tiempo de resolución de expediente.
 Tiempo de espera en una fila.
 Lista de espera en días.
Indicadores de Estructura
Miden aspectos relacionados con el costo y la utilización de recursos.
En general miden la disponibilidad o consumo de recursos. Ejemplo de indicadores de estructura
pueden ser:
 Número de empleados.
 Número de empleados por habitante.
 Horas de atención semanales.
 Gasto mensual.
 Costo de material fungible anual.
 Gasto de inversiones anual.
 Costo medio por empleado.
108
Indicadores Logísticos
Uno de los factores determinantes para que todo proceso, llámese logístico o de producción, se
lleve a cabo con éxito, es implementar un sistema adecuado de indicadores para medir la gestión
de los mismos, con el fin de que se puedan implementar indicadores en posiciones estratégicas
que reflejen un resultado óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de
información que permita medir las diferentes etapas del proceso logístico.
Actualmente, las empresas tienen grandes vacíos en la medición del desempeño de las
actividades logísticas de abastecimiento y distribución a nivel interno (procesos) y externo
(satisfacción del cliente final). Sin duda, lo anterior constituye una barrera para la alta gerencia, en
la identificación de los principales problemas y cuellos de botella que se presentan en la cadena
logística, y que perjudican ostensiblemente la competitividad de las empresas en los mercados y la
pérdida paulatina de sus clientes.
El adecuado uso y aplicación de estos indicadores y los programas de productividad y
mejoramiento continuo en los procesos logísticos de las empresas, serán una base de generación
de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia
nacional e internacional
Objetivo de los Indicadores Logísticos
 Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos.
 Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e
internacionales.
 Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la
optimización del servicio prestado.
 Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y
efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final.
 Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.
109
Esquema de Implantación
Sólo se deben desarrollar indicadores para aquellas actividades o procesos relevantes al objetivo
logístico de la empresa, para lo anterior, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
 Identificar el proceso logístico a medir.
 Conceptualizar cada paso del proceso.
 Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir.
 Recolectar información inherente al proceso.
 Cuantificar y medir las variables.
 Establecer el indicador a controlar.
 Comparar con el indicador global y el de la competencia interna.
 Seguir y retroalimentar las mediciones, y
 Mejorar continuamente el indicador.
Como se vio en el Capítulo anterior uno de los inconvenientes que presenta la empresa Por
Distinción S.A. de C.V. es no tener un medio que le permita evaluar si su nivel logístico es
productivo y está dando los resultados esperados por la misma; esto por ende lleva a que el no
tener medidores que muestren esta información de vital importancia no se considere el costo real
que genera el no realizar las actividades de manera adecuada.
Es por ello que parte de la propuesta que se le hará a la empresa es poner en práctica una serie
de indicadores que generen información veraz y en tiempo para el manejo correcto del inventario;
así como una tabla de semaforización de los resultados obtenidos en cierto periodo para crear un
historial que proporcione información a la empresa para identificar si las actividades se están
llevando a cabo correctamente y si son los resultados esperados tanto por el área como por la
empresa y con ello observar el impacto que se ha tenido en los costos; y de esta forma hacerla
una empresa con un mayor índice de competitividad frente a otras empresas de su mismo giro.
A continuación se presentan los indicadores que ayudarán a Por Distinción S.A. de C.V. a también
tener conocimiento de su situación actual de manera numérica y así implementar estrategias que
puedan corregir el entorno y a la vez tener una mejora continua; no dejando de monitorear dichos
indicadores para también crear acciones correctivas.
110
Los indicadores se dividirán en las siguientes categorías:
Abasteci-miento
Capacitación de
los Recursos
Humanos
Inventarios
Indicadores
Financieros
Almacena-miento
Servicio al
Cliente
(Interno)
Transporte
111
Indicadores de Abastecimiento
Nombre: Calidad en los Pedidos Elaborados
Descripción
Número y
porcentaje de
pedidos de
compras hechas
sin retraso, o sin
necesidad de
información
adicional.
Medirá
Fórmula
Pedidos Elaborados sin
X 100
Problemas
Total de Pedidos
Elaborados
Problemas como:
costo de la
generación de la
O.C., incremento
del costo de
mantenimiento de
inventarios y
pérdida de
ventas.
Nombre: Entregas Recibidas Correctamente
Descripción
Número y
porcentaje de
pedidos que no
cumplen las
especificaciones
de calidad y
servicio
acordadas con el
proveedor.
Medirá
Fórmula
Pedidos Rechazados
Total de O.C. Recibidas
112
X 100
Costo de retorno,
costo de volver a
realizar pedidos,
retrasos en la
entrega a
tiendas.
Nombre: Nivel de Cumplimiento de Entrega de los Proveedores
Descripción
Calcula el nivel de
efectividad en las
entregas de
mercancía de los
proveedores en el
CEDIS.
Medirá
Fórmula
Pedidos Recibidos Fuera
X 100
de Tiempo
Total Pedidos Recibidos
Identifica el nivel de
efectividad de los
proveedores y como
afecta el nivel de
recepción oportuna de
mercancía, así como
la disponibilidad para
entregar la mercancía
a los puntos de venta.
Nombre: Nivel de Cumplimiento del Proveedor en el Surtimiento de la Orden de Compra
Descripción
Evalúa el nivel de
surtimiento
del
proveedor
en
comparación con la
O.C. elaborada por el
Departamento
de
Compras.
Medirá
Fórmula
Núm. de O.C. Surtidas
Erróneamente
Total de O.C. Recibidas
Nota: Este cálculo se
realiza por proveedor.
113
3
X 100
Registra la mercancía
recibida por parte del
proveedor en base a la
orden
de
compra
previamente
elaborada;
reconociendo costos
de
devolución
y
espera
para
el
abastecimiento de las
tiendas.
Indicadores de Inventarios
Nombre: Índice de Rotación de la Mercancía
Descripción
Proporción entre
las ventas y las
existencias
promedio.
Medirá
Fórmula
Ventas Acumuladas
Inventario Promedio
X 100
Indica el número
de veces que el
capital invertido
se recupera a
través de las
ventas.
Nombre: Índice de Duración de Mercancías
Descripción
Proporción entre
el inventario final
y
las
ventas
promedio
del
último
período.
Indica
cuantas
veces dura el
inventario que se
tiene.
Medirá
Fórmula
Inventario Final
Ventas Promedio
114
X 30 Días
Altos niveles en este
indicador
muestran
demasiados recursos
empleados
en
inventarios
que
pueden no tener una
materialización
inmediata y se corre
el riesgo de ser una
pérdida o caer en la
obsolescencia.
Nombre: Exactitud de Registros
Descripción
De acuerdo a una
serie de SKU’s
seleccionados al
azar
reconocer
en el sistema
cuantos
no
corresponden a
la mercancía.
Medirá
Fórmula
Núm. de SKU’s con Error
Núm. Total de SKU’s
Revisados
X 100
Valora el manejo
exacto y correcto
de los registros
del inventario. Se
valora por un
proceso
de
conteo cíclico de
varios SKU’s al
azar.
Nombre: Movilidad de los Inventarios
Descripción
Presenta
la
tendencia
del
nivel
de
los
inventarios
con
base
en
la
inversión propia,
o sea el capital
contable.
Medirá
Fórmula
Inventarios
Capital Contable
115
X 100
A mayor rotación
mayor
movilidad
del capital invertido
en inventarios y
más
rápida
recuperación de la
utilidad que tiene
cada unidad de
producto.
Indicadores de Almacenamiento
Nombre: Costo de Almacenamiento por Unidad
Descripción
Consiste
en
relacionar
el
costo
del
almacenamiento
y el número de
unidades
almacenadas en
un
período
determinado.
Medirá
Fórmula
Costo de Almacenamiento
Núm. de Unidades
Almacenadas
Sirve
para
comparar el costo
por
unidad
almacenada y así
decidir si es más
rentable
subcontratar
el
servicio
de
almacenamiento o
tenerlo
propiamente.
Nombre: Costo por Unidad Enviada
Descripción
Porcentaje
de
manejo
por
unidad sobre los
gastos operativos
del centro de
distribución.
Medirá
Fórmula
Costo Total de
Operación del Almacén
Unidades Enviadas
116
Sirve para cubrir
el porcentaje del
costo
de
manipular
una
unidad de carga
en
el
centro
distribución.
Nombre: Nivel de Cumplimiento del Envío de Mercancía
Descripción
Medirá
Consiste
en
conocer el nivel de
efectividad de los
despachos
de
mercancías a los
clientes en cuanto a
los
pedidos
enviados en un
período
determinado.
Sirve para medir el
nivel de
cumplimiento de los
pedidos solicitados
al centro de
distribución y
conocer el nivel de
agotados que
maneja la bodega.
Fórmula
Núm. de Envíos
Cumplidos
Núm. Total de Envíos
Requeridos
X 100
X 100
Nombre: Costo por Metro Cuadrado
Descripción
Consiste en
conocer el valor
de mantener un
metro cuadrado
del almacén.
Medirá
Fórmula
Costo Total de Operación
X 100
del Almacén
Área de Almacenamiento
117
Sirve para costear
el valor unitario de
metro cuadrado y
así poder negociar
valores
de
arrendamiento
y
comparar con otras
cifras de almacenes
similares.
Indicadores de Transporte
Nombre: Costo de Transporte
Descripción
Da a conocer el
costo
del
trasporte
por
cada pedido que
se envíe a las
tiendas en base a
su costo.
Medirá
Fórmula
Costo del Transporte
Costo del Pedido
X 100
Sirve
para
percibir si el costo
que se tiene por
pedido
enviado
no excede el
costo de enviarlo
en
base
al
transporte.
Nombre: Capacidad Utilizada del Transporte
Descripción
En base a la
capacidad
del
trasporte
promedio conocer
la
capacidad
utilizada
de
acuerdo al envío
que se realice a
las tiendas.
Medirá
Fórmula
Metros Cúbicos Utilizados
Metros Cúbicos Útiles - X 100
Promedio
118
Consiste en medir
el aprovechamiento
del
transporte
para el envío de
la mercancía a las
tiendas.
Nombre: Incidencias por Pedido
Descripción
De acuerdo al
número de envíos
realizados
a
tiendas
se
enumerarán las
incidencias que
se
hayan
presentado en la
ruta.
Medirá
Fórmula
Núm. de Incidencias Totales
Núm. de Expediciones
X 100
Permitirá conocer las
incidencias que se
hayan presentado en
la ruta; como puede
ser el desvío del
trasporte por la falta
de caminos; revisión
en retenes, entre
otras.
Indicadores de Servicio al Cliente (Interno)
Nombre: Nivel de cumplimiento entregas a tiendas
Descripción
Consiste
en
calcular
el
porcentaje real de
las
entregas
oportunas
y
efectivas a las
tiendas.
Medirá
Fórmula
Total de Pedidos no
Entregados a Tiempo
Total de Pedidos
Despachados
119
Sirve para controlar
los errores que se
presentan y que no
permiten entregar los
pedidos a las tiendas.
Esto afecta reconocer
el nivel de ventas y
cuál
es
la
recuperación de la
misma.
Nombre: Pendientes por Facturar
Descripción
Consiste
en
calcular
el
número
de
pedidos
no
facturados dentro
del
total
de
facturas.
Medirá
Se utiliza para
medir el impacto del
valor de los
pendientes por
facturar y su
incidencia en las
finanzas de la
empresa.
Fórmula
Total Pedidos Pendientes
por Facturar
Total Pedidos Facturados
Indicadores Financieros
Nombre: Costos Logísticos
Descripción
Representan
un
porcentaje
significativo de las
ventas
totales,
margen bruto y los
costos totales de la
empresa, por ello
deben
controlarse
permanentemente.
Siendo el transporte el
que demanda mayor
interés.
Medirá
Fórmula
Costos Totales
Logísticos
Ventas Totales de la
Compañía
120
X 100
Controlar
los
gastos logísticos
en la empresa y
medir el nivel de
contribución en la
rentabilidad de la
misma.
Nombre: Márgenes de Contribución
Descripción
Representan
un
porcentaje
significativo de las
ventas
totales,
margen bruto y los
costos totales de la
empresa, por ello
deben
controlarse
permanentemente.
Siendo el transporte el
que demanda mayor
interés.
Medirá
Fórmula
Venta Real de la
X 100
Mercancía
Costo Real Directo de la
Mercancía
Controlar
los
gastos logísticos
en la empresa y
medir el nivel de
contribución en la
rentabilidad de la
misma.
Nombre: Ventas Perdidas
Descripción
Consiste
en
determinar
el
porcentaje
del
costo
de
las
ventas perdidas
dentro del total
de las ventas de
la empresa.
Medirá
Fórmula
Valor Pedidos no
Entregados
Total Ventas de la
Empresa
121
X 100
Se
controlan
las
ventas perdidas por la
compañía
al
no
entregar
oportunamente a los
clientes los pedidos
generados. De esta
manera se mide el
impacto
de
la
reducción
de
las
ventas
por
esta
causa.
Nombre: Costo por cada 100 pesos despachados
Descripción
De cada 100
pesos que se
despachan, que
porcentaje
es
atribuido a los
gastos
de
operación.
Medirá
Fórmula
Costos Operativos
Bodegas
Costo de las Ventas
X 100
Sirve
para
costear
el
porcentaje de los
gastos operativos
de la bodega
respecto a las
ventas
de
la
empresa.
Indicadores de Capacitación
Nombre: Capacitación en el Área
Descripción
En
base
al
número
de
empleados
que
se tienen en el
almacén conocer
cuántos de ellos
cuentan con la
capacitación
adecuada.
Medirá
Fórmula
Empleados Capacitados
Núm. de Empleados en
el almacén
122
Hará notar si el
personal
que
labora
en
el
almacén
está
preparado
para
desempeñar sus
actividades de la
mejor manera.
Nombre: Nivel de cursos de capacitación en el Área
Descripción
De acuerdo a los
cursos
de
capacitación
conocer cuántos
empleados
lo
tomaron
dicho
curso.
Medirá
Fórmula
Empleados Capacitados
Cursos de Capacitación
Si los cursos de
capacitación que
se implementaron
son suficientes y
si la información
presentada es de
utilidad.
Para que Por Distinción S.A. de C.V. tenga un mejor control de estos indicadores; se le presenta
una segunda herramienta llamada Cuadro de Mando en el cual se concentra la información
obtenida de los indicadores y así se puede crear un historial de los mismos; esto con la finalidad de
verificar si las actividades que se están implementando para controlar el inventario realmente están
funcionando; de lo contrario, permitirá a la empresa tomar las acciones correctivas necesarias que
mejoren la situación que se presente en el momento y en un futuro, permitirán que la empresa
pueda actuar de manera proactiva.
El cuadro de mando está compuesto por los factores a evaluar, el nombre de los indicadores que
permitirán medir dichos factores, un objetivo general por cada indicador; una semaforización o nivel
para evaluar el resultado así como un recuadro para colocar el resultado numérico de cada
indicador. En cuanto a la semaforización la empresa podrá a su consideración los rangos que
considere necesarios para evaluar cada uno de los indicadores antes mencionados; esto también
aplica para los objetivos los cuales pueden ir cambiando de acuerdo a los resultados que se vayan
obteniendo conforme a las acciones que lleven a cabo para mejorar cierta situación.
A continuación se presenta una propuesta del formato que se puede aplicar para el Cuadro de
Mando:
123
CUADRO DE MANDO LOGÍSTICO
FACTOR
INDICADOR
Calidad en los Pedidos Elaborados
Entregas Recibidas Correctamente
OBJETIVO
Mejorar el nivel de las O.C. realizadas por el
Departamento de Compras.
Conocer si el proveedor entrega al CEDIS la
mercancía en base a la calidad y el servicio.
Abastecimiento
Nivel de Cumplimiento de Entrega de los Saber si el proveedor hace la entrega de la
Proveedores
mercancía en tiempo y forma en el CEDIS.
Nivel de Cumplimiento del Proveedor en el Reconocer si el proveedor envía la mercancía
Surtimiento de la Orden de Compra pactada en la O.C.
124
Índice de Rotación de la Mercancía
Conocer cuanta es la recuperación del capital
invertido.
NIVEL
MUY BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
MUY BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
MUY BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
MUY BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
MUY BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
MUY BUENO
Índice de Duración de Mercancías
Inventarios
Exactitud de Registros
Movilidad de los Inventarios
Hacer saber cuanto tiempo dura la mercancía que
REGULAR
se tiene en el inventario.
DEFICIENTE
MUY BUENO
Saber si los SKU's corresponden a la mercanía
REGULAR
que se tiene físicamente en el inventario.
DEFICIENTE
MUY BUENO
Conocer la movilidad del capital invertido en el
inventario; es decir la utilidad obtenida por cada REGULAR
producto.
DEFICIENTE
MES 1
MES 2
RESULTADO
MES 3
MES 4
MES 5
MES 6
FACTOR
INDICADOR
OBJETIVO
MUY BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
MUY BUENO
Cuantificar el costo de enviar la mercancía al
REGULAR
punto de venta; y reducir dicho costo.
DEFICIENTE
Reconcer si se cumple con las expectativas de MUY BUENO
envío de mercancía a los diversos puntos de
REGULAR
venta.
DEFICIENTE
Aprovechar el espacio físico del almacén en su MUY BUENO
mayor proporción para la reducción del costo de REGULAR
almacenamiento.
DEFICIENTE
MUY BUENO
Conocer el costo de enviar la mercancía a los
REGULAR
diversos puntos de venta y reducirlo.
DEFICIENTE
MUY BUENO
Hacer saber si la capacidad del transporte esta
REGULAR
siendo utilizada completamente.
DEFICIENTE
Cuantificar las anomalías que se presentan por MUY BUENO
envío de la mercancía a los diversos puntos de REGULAR
venta.
DEFICIENTE
Reducir el costo de almacenamiento; teniendo
Costo de Almacenamiento por Unidad
una mayor movilidad del inventario.
Costo por Unidad Enviada
Almacenamiento
Nivel de Cumplimiento del Envío de
Mercancía
Costo por Metro Cuadrado
125
Costo de Transporte
Transporte
Capacidad Utilizada del Transporte
Incidencias por Pedido
NIVEL
MES 1
MES 2
RESULTADO
MES 3
MES 4
MES 5
MES 6
FACTOR
INDICADOR
Nivel de Cumplimiento Entregas a Tiendas
Servicio al Cliente (Interno)
Pendientes por Facturar
Costos Logísticos
OBJETIVO
MUY BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
MUY BUENO
Reconocer el número de facturas pendientes por
REGULAR
liberar para pago y tiempo estimado.
DEFICIENTE
MUY BUENO
Mantener costos logisticos que permitan ser
REGULAR
funcional al área sin generar costos innecesarios.
DEFICIENTE
Cumplir con eficiencia y eficacia las diversas
entregas a las distintas tiendas.
Márgenes de Contribución
MUY BUENO
Hacer saber la rentabilidad de la empresa por
medio del la venta de la mercancía y el costo de REGULAR
la misma.
DEFICIENTE
Ventas Perdidas
MUY BUENO
Determinar las pérdidas por mercancía no vendida
REGULAR
y reducir el valor de dicho indicador.
DEFICIENTE
Financieros
126
Reconocer el costo de los gastos de operación
Costo por cada 100 pesos despachados por el valor de total del costo de ventas;
mejorando el resultado cada mes.
Capacitación
NIVEL
MUY BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
Capacitar a todo el personal que labora en el
MUY BUENO
Capacitación en el Área
almacén con la finalidad de mejorar las
REGULAR
actividades que ahí se desempeñan.
DEFICIENTE
Saber si la capacitación que se ha otorgado al MUY BUENO
Nivel de cursos de capacitación en el Área personal dal almacén es completa así como
REGULAR
actualizada a la situación actual de la empresa. DEFICIENTE
MES 1
MES 2
RESULTADO
MES 3
MES 4
MES 5
MES 6
Como se puede observar en la propuesta; esto permitirá a la empresa conocer de forma
cuantitativa las situaciones que involucran un correcto control de los inventarios; como
complemento se anexa una guía o instructivo para poder llenar el cuadro de mando de manera que
la información que se concentre en dicho cuadro muestre resultados reales que permitan dar un
diagnóstico de la situación en la que se encuentra la empresa y con ello implementar estrategias
que permitan corregir dichas problemáticas.
Instructivo para el llenado del Cuadro de Mando
Recabar
Calcular
Analizar
Jerarquizar
Concentrar
• Obtener toda la información necesaria y una
vez analizada pasar al calculo de los
indicadores.
• Tomar la información antes obtenida y
realizar los cálculos númericos.
• De los resultados obrtenidos analizar si son
lógicos y coherentes con la información
obtenida en el primer paso.
• De acuerdo a los resultados obtenidos
calcular rangos que se adecuen a la
situación actual de la empresa.
• En el cuadro de mando se colocarán los
resultados obtenidos y se compararán con
los objetivos ahí establecidos; y
semaforizarlo en base a la jerarquía
previamente elaborada.
127
4.3 Informe final
Objetivo
Informar completa y detalladamente acerca del desarrollo de la investigación en la empresa Por
Distinción S.A. de C.V.; particularmente en el área de Almacén, notificando metodológicamente los
problemas detectados en su control de inventarios, así como la propuesta que le permita a la
empresa tomar las decisiones, evaluando sus ventajas y desventajas.
Limitaciones
Durante el desarrollo de las indagaciones y su posterior seguimiento, se presentaron ciertas
dificultades que afectaron la eficiencia de la investigación, las cuales están representadas por lo
siguiente:
 Por cuestiones de tiempo y actividades, la empresa canceló algunas de las citas que se
habían programado para realizar la investigación.
 En lo que respecta a la disposición de los empleados con quienes nos entrevistamos,
fueron muy concretos en sus respuestas, ya que por cuestiones de trabajo, indicaron que
no podían proporcionarnos mucho tiempo.
 Dada la carga de trabajo, la empresa nos indicó que no sería posible aplicar cuestionarios,
ya que ello implicaba distraer a los empleados de sus actividades.
Estas desavenencias no impidieron que se lograra el objetivo final de la investigación.
Descripción de la investigación
Con la finalidad de conocer la situación actual de la empresa Por Distinción S.A. de C.V , el equipo
de trabajo, se dispuso a visitar el CEDIS para tener conocimiento de las condiciones en que se
encuentra el almacén y con ello saber el estatus de sus inventarios, en esta investigación se
detectaron las siguientes irregularidades:
128
 Desconocimiento de las generalidades de la empresa.
 Desconocimiento de actividades críticas por parte del personal.
 No existe un proceso documentado para el almacén.
 Los empleados desconocen el sistema informático (MMS) para el registro de la mercancía.
 Existe mercancía diferente de acuerdo a la papeleta especificada en la transferencia de las
tiendas que la solicitan.
 Falta o incorrecto etiquetado de la mercancía enviada por el proveedor.
 Mercancía incompleta.
 La tienda envía la mercancía al almacén y éste la devuelve nuevamente a la tienda.
 Existen altos niveles en el reporte de faltantes y sobrantes de mercancía.
 Envío de mercancía que no corresponde a la zona geográfica.
 Mercancía en mal estado.
 El costo de la mercancía supera el precio de venta.
 Falta de limpieza en el lugar de trabajo.
 La mercancía no posee un orden.
 Accidentes constantes en el almacén derivados de la desorganización del mismo.
Dadas las deficiencias detectadas en el control de inventarios, se llegó a la conclusión de que
éstas repercuten de forma directa en los costos de la empresa lo que afecta la obtención de
utilidades, ya que si la función del inventario no opera con efectividad, se afecta a distintas áreas
de la empresa, obteniendo como resultado considerables pérdidas, inconformidad de los clientes
y por ende la oportunidad de tener utilidades se disuelve.
Para llevar a cabo la investigación, se aplicaron técnicas de observación directa e indirecta,
además de entrevistas con el
personal que tiene a cargo los inventarios, como son: jefe de
almacén, jefe de embarques y almacenistas.
La recopilación y análisis de la información delimitó las irregularidades más fuertes detectadas en
el área de almacén, que
contribuyen al deficiente control de inventarios, mismas que a
continuación se mencionan:
 Falta de capacitación del personal que labora en el almacén.
 Considerable desorden en la distribución de mercancía en el espacio físico.
129
 Falta de datos cuantitativos en la actividad generada en el almacén.
Propuesta
Con los resultados de la investigación se determinó que existe la necesidad de contar con
personal altamente calificado para llevar a cabo un eficiente control de los inventarios, además de
un mecanismo para adecuar y mantener en orden las existencias físicas de la mercancía en
almacén,
y al mismo tiempo establecer una serie de indicadores que midan el desempeño del
personal de ésta área , generando con ello una mayor productividad, aprovechamiento de
recursos, disminución de costos, incremento de utilidades, y satisfacción de los clientes internos y
externos. A continuación se citan las propuestas generadas para la empresa Por Distinción S.A.
de C.V.
 Programa de Inducción y Capacitación para el Área de Almacén de la empresa: Por
Distinción S.A. de C.V.
 Implementación del método de las 5´S.
 Medición del desempeño a través de indicadores.
Ventajas:
 Incremento de productividad.
 Desarrollo de alta moral y motivación en los empleados.
 Reducción en la necesidad de supervisión.
 Reducción de accidentes.
 Mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad.
 Reducción de errores en embarques.
 Eficaz cumplimiento en tiempos de entrega.
 Mayor seguridad en el almacén.
 Mejor realización de las labores de mantenimiento.
 Permite identificar y tomar acciones sobre problema operativos.
 Permite medir el grado de competitividad frente a empresas del mismo sector.
 Permite mejorar el uso de los recursos, para aumentar la productividad y efectividad.
130
 Considerable reducción de gastos y aumento de la eficiencia operativa.
Desventajas:
 Resistencia al cambio por parte del personal
 Inversión de tiempo
 Existirá un descontrol momentáneo en su aplicación.
Recomendaciones a seguir para el uso del informe
Con el propósito de agilizar la implementación de un modelo de Inventarios en la empresa Por
Distinción S.A. de C.V. para la Reducción de Costos, se recomienda poner en práctica las
siguientes recomendaciones:
 Tomar en cuenta que lo planteado fue con base en los resultados que se obtuvieron en la
empresa.
 Revisar detalladamente el presente documento.
 Otorgar fotocopias a los involucrados.
 Discutir con los involucrados el presente documento, con el propósito de que se pueda
aportar algo más, o en su defecto, objetar lo que no esté claro.
 Determinar el grado de factibilidad de las propuestas.
 Consultar a los responsables de esta investigación en caso de inquietudes o sugerencias.
 Establecer en una fecha límite para la aceptación o rechazo de la propuesta.
 Solicitar la petición oportuna para la realización de la propuesta deseada.
131
CONCLUSIONES
Como se recordará el título de la presente tesina es “Implementación de un Modelo de Inventarios
en la empresa Por Distinción S.A. de C.V. para la Reducción de Costos”
Por ello es importante recalcar que hoy en día es de suma importancia que las empresas tengan
un considerable cuidado en el manejo de su inventario pues con ello tendrán gran parte de sus
problemas resueltos. Lo que esta investigación nos permitió concluir fue que en ocasiones los
problemas y deficiencias en el control de los inventarios se deben a la falta de buenas prácticas
como son el capacitar al personal así como el tener un almacén limpio y sobre todo ordenado que
permita conocer y reconocer el tipo de mercancía y, lo más importante, la cantidad de la misma;
esto con el objetivo de evitar pérdidas ocasionadas por un desconocimiento de los procesos y
acomodo del almacén; pues aunque Por Distinción S.A. de C.V. cuente con la tecnología suficiente
para controlar el almacén así como una excelente infraestructura y las herramientas suficientes,
sino capacita al personal no se aprovecharán los recursos, ni se cumplirán las metas u objetivos
establecidos y por lo tanto el almacén carecerá de efectividad para el surtimiento requerido,
teniendo graves consecuencias en lo que respecta al servicio al cliente y no solo eso, sino que
afectará de manera directa al departamento de compras, al departamento de ventas y al
departamento de contabilidad.
El modelo propuesto para la resolución de estos problemas se basa en la capacitación del
personal, el orden del almacén y por último la medición del desempeño por medio de indicadores;
que en conjunto creen en los empleados una nueva forma de llevar a cabo sus actividades y que
con ello se den cuenta de que son parte fundamental para la operación de la empresa, y así
generar una relación de “socios de negocios” y no solo de empleados que se dediquen a hacer su
trabajo solo por hacerlo, sin importar si está bien o mal.
Si Por Distinción S.A. de C.V. se decide a tomar dicha propuesta logrará mejorar los
procedimientos y con ello reducir sus costos; pues los errores que se cometan serán menores
evitando, con ello gastos que se reflejarán con una mejor utilidad; pues en muchas empresas el
reducir costos significa un recorte de personal, lo cual ocasiona entre el mismo desconfianza,
temor e inseguridad que se ve reflejada en la ejecución de sus actividades; siendo la solución
observar cómo se llevan a cabo las actividades y ver si están dando los resultados deseados; en
otras palabras salir del clásico “siempre se ha hecho así y así se seguirá haciendo”. Esto permitirá
que a futuro pueda aplicar modelos para el control de inventarios más avanzados como pueden
132
ser: determinísticos o probabilísticos; esto en función a los avances que vaya teniendo con el
modelo hecho en la propuesta de esta tesina. Este trabajo de investigación nos dio un panorama
de que no sólo en Por Distinción S.A. de C.V. se dan este tipo de situaciones, varias empresas se
ven afectadas por el mismo problema; el controlar el inventario y al cual en ocasiones no se le da
la importancia suficiente como para analizar lo que está sucediendo y como crear estrategias que
permitan mejorar la situación; no querer dar respuestas a preguntas como ¿Por qué varios clientes
se quejan de faltantes en su entrega?, ver en donde reside el problema si es desde que la
mercancía la entrega el proveedor, si es en la producción, el almacén o la distribución final del
producto; no es hacer un sinnúmero de preguntas sino las preguntas adecuadas que serán la
plataforma para resolver los problemas que se generan en el almacén.
Por último, la elaboración de esta tesina nos permitió poner en práctica conocimientos adquiridos
durante el curso de la carrera de Administración Industrial así como la aportación de la experiencia
laboral de cada una de las integrantes y con ello darnos cuenta de que el perfil del Administrador
Industrial puede adecuarse al puesto para el que sea requerido; pues en esta ocasión se dio una
propuesta de solución para la problemática que presenta la empresa para aprovechar al máximo
los recursos, así como alcanzar objetivos y así lograr una mayor efectividad que se reflejará en una
mejor productividad; que mejorará el nivel de los costos y sobre todo mejorará y mantendrá la
imagen que los clientes tengan de la marca.
133
BIBLIOGRAFÍA
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2005.
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134
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 www.wikipedia.org/wiki/5S, Recuperado. Marzo 2005.
135
GLOSARIO
Centro de Distribución (CEDIS): Infraestructura logística en la cual se almacenan productos y se
embarcan órdenes de salida para su distribución al comercio minorista o mayorista. Generalmente
se constituye por uno o más almacenes, en los cuales ocasionalmente se cuenta con sistemas de
refrigeración o aire acondicionado, áreas para organizar la mercancía y compuertas, rampas u
otras infraestructuras para cargar los vehículos.
Control: Medición de resultados que permitan evaluar la ejecución de planes, programas y
proyectos. Su acción puede ser permanente, periódica o eventual.
Costo: Se denomina 'coste' o costo al montante económico que representa la fabricación de
cualquier componente o producto, o la prestación de cualquier servicio. Conociendo el coste de un
producto o servicio se puede determinar el precio de venta al público de dicho producto o servicio,
ya que el P.V.P. es la suma del coste más el beneficio.
Indicador: Dimisión utilizada para medir los resultados efectivamente obtenidos en la ejecución de
un programa, proyecto o actividad. Unidad de medida que se establece para precisar el avance en
el desarrollo de una función.
Inventario: Conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes,
considerados como activo corriente.
Misión: Premisa fundamental que orienta a una organización hacia lo que aspira y puede ser.
Modelo: Resultado del proceso de generar una representación de sistemas a fin de analizar esos
fenómenos o procesos.
Objetivo: Propósito o fin que se pretende alcanzar con la realización de una operación, actividad
procedimiento o función.
Orden de Compra: Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor,
indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras.
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Organización: Unidad social constituida en forma liberada con fines y objetivos predeterminados
sobre una base de actuación de cierta permanencia que se rige por un orden normativo y se
estructura al rededor de centros de poder y de decisión internos y externos, que regulan y
controlan su operación para encaminarla al incumplimiento de sus objetivos.
Productividad: Relación de los factores que intervienen en la producción (trabajadores,
maquinaria, equipo, tecnología e insumos), y los productos o servicios que se obtienen. La
productividad mide la eficiencia con que se emplean los recursos en su conjunto, incluyendo el
capital de trabajo y la mano de obra.
SKU (Stock-keeping unit): Identificador usado en el comercio con el objeto de permitir el
seguimiento sistemático de los productos y servicios ofrecidos a los clientes. Cada SKU se asocia
con un objeto, producto, marca, servicio, cargos, etc.
Ventaja Competitiva: Rentabilidad mayor que una empresa tiene respecto a la rentabilidad
promedio de todas las empresas de su industria.
Visión: Percepción de la realidad y de las oportunidades a las que puede acceder una persona o
empresa. Capacidad de detectar e inferir información del medio ambiente para ubicar un nicho o
posición de mercado factible de desarrollar.
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