CONSEJOS PARA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

CONSEJOS PARA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Fuente: VIRTUAL ASSISTANCE ARGENTINA
Identifica las actividades en tu día que consumen tu tiempo. Mantén algún control sobre cuánto
tiempo dedicas a leer e-mails a navegar en Internet y a hablar por teléfono. Estos son algunos de
los más conocidos “ladrones de tiempo”. Una vez que identifiques cuánto tiempo le dedicas a
estas actividades, seguramente podrás “ahorrar” algo de tiempo en estas áreas.
Comienza por establecer objetivos alcanzables. Aún los más sencillos objetivos pueden contribuir
con tus habilidades de administración del tiempo. Define algún objetivo sencillo -como por
ejemplo no leer los e-mails personales durante el horario laboral durante una semana o archivar
la correspondencia el mismo día que llega en lugar de apilarla. Una vez que alcances alguno de
estos pequeños y simples objetivos, podrás continuar con algo más ambicioso. Para cuando te des
cuenta, ¡el problema de administración del tiempo será algo del pasado!
Define un plan para la administración de tu tiempo. ¿Por qué? Simplemente porque, tal vez, tus
esfuerzos no se noten hasta que comiences a realizar el seguimiento del progreso que irás
logrando. Puedes crear un pequeño esquema con el plan que te haz propuesto y ubicarlo en tu
escritorio –en algún lugar fácilmente visible. Completa allí qué planeas hacer y cuándo realizaste
esa actividad. Esto de permitirá ver rápidamente qué necesitas hacer. Además, en la medida en
que vayas completando cada uno de los ítems, sentirás gran satisfacción. Esto redundará en
motivación para continuar con el plan previsto y muy pronto serás un experto en productividad
y administración de tu tiempo.
Encuentra el sistema de administración del tiempo que se adapte a tu necesidad. Tendrás que
llevar el control de tus objetivos de alguna manera. Ya sea en tu computadora, en tu agenda, en
tu calendario, en tu Palm, en fin, de la manera que mejor te convenga. La clave es encontrar
algo que te resulte adecuado. Lo importante es mantener sólo un sistema ya que tener sistemas
diferentes para las cosas de la oficina y las cosas de casa muchas veces nos induce a confusión.
Utiliza la opción de recordatorios de tu calendario. Ya sea que uses el calendario del Outlook u
otro sistema de correo electrónico o tu Palm o hand-held, utiliza la función de alarmas. Te
ayudará a recordar qué has planeado para un determinado bloque de tiempo.
Dedica algunos minutos cada mañana a revisar tu listado de tareas. Decide primero qué
necesitas hacer durante el día. Luego,prioriza los ítems que absolutamente debes hacer. Es
importante realizar esto cada mañana para adquirir el hábito de priorizar. Ha sido demostrado
que si logras hacerlo durante 21 días, habrás adquirido el hábito. Por lo tanto, mantén la rutina y
en unas pocas semanas lo estarás haciendo de manera automática cada mañana.
Delega todo lo posible. Si necesitas pasar por la tintorería, llenar el tanque de nafta y parar en la
verdulería camino al trabajo, considera pedirle a tu esposo o esposa que realice alguna de esas
actividades por ti. A veces, solicitar un poquito de ayuda puede ahorrarte muchos dolores de
cabeza y liberar tiempo en tu agenda para que las cosas fluyan sin problemas. Comienza una
rutina y comprométete con tu agenda. Rutina y agenda – dos palabras que la mayoría de le
gente le disgustan – son las dos palabras más importantes cuando se trata de administrar
eficazmente el tiempo. Necesitas establecer una rutina y una agenda, y necesitas proponerte
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cumplir con ello cuanto sea posible. Hazte un favor: involucra a toda tu familia. Si todos son
concientes de qué se espera que hagan, las cosas funcionarán sin inconvenientes.
No pierdas tiempo esperando. Un tema particular por el cual mucha gente se queja es el tiempo
dedicado a esperar. En lugar de simplemente esperar a que el médico te atienda o a que
cambien el aceite de tu auto, llévate algo para hacer mientras esperas. Podrías llevar tu lista de
tareas, o tu chequera si necesitas revisar los saldos o cualquier otra cosa que puedas hacer
mientras esperas. Comprende de qué se trata realmente la administración del tiempo.
Administrar el tiempo no significa solamente saber exactamente a qué dedicas tu tiempo –
significa encontrar formas de cambiar tu rutina para ser lo más productivo posible. Significa no
comprometerse más de lo posible. Significa mantener cierto balance. Este balance es la clave
para lograr hacer las cosas más importantes primero, sin dejar de lado el tiempo necesario para
disfrutar de tu vida. Jamás permitas que el trabajo interfiera con tu necesario tiempo de
inactividad. Sea que necesites tomarte los fines de semana, o una hora por la mañana para ir al
gimnasio, o algunas horas para ver televisión, tómate el tiempo necesario para recargar tu
energía. De esta manera serás más efectivo.
Marca o bloquea el tiempo necesario para tu esparcimiento y comprométete con ello de la
misma manera que lo haces con cualquier otra actividad laboral. Establece un tiempo todos los
días para trabajo ininterrumpido. Sea cual sea la tarea en la que tienes trabajar, prioriza tener
cada día un bloque de tiempo para trabajar ininterrumpidamente en ese asunto. Si esto resulta
imposible para ti, al menos intenta minimizar las interrupciones cuanto sea posible. Este tiempo
te permitirá enfocarte en hacer las cosas que tienes que hacer y la sensación de haberlo logrado
contribuirá de tal manera que serás más productivo durante el resto del día.
Lleva el control de tus actividades diarias. Por una semana, lleva contigo un cuaderno y anota
todo lo que haces en el transcurso del día. Esto es muy útil ya que te permitirá tener un punto de
referencia a partir del cual tendrás claro en que áreas deberás esforzarte para administrar mejor
el tiempo. Esta información te permitirá identificar los puntos obvios en los cuales pierdes tiempo
(podría ser que fuiste al supermercado tres veces en la semana o que te pasaste diez minutos
todos los días buscando las llaves del auto, etc.). Cuando efectivamente ves a qué le dedicas tu
tiempo, fácilmente podrás mejorar.
Habla con otras personas que también estén trabajando en el desarrollo de sus habilidades de
administración del tiempo. Prácticamente todo el mundo lucha con la administración del
tiempo. Encuentra amigos o colegas que también estén trabajando en ello y habla sobre tus
logros, tus dificultades y tus descubrimientos. Como con cualquier otra cosa, tener un grupo de
contención es una manera excelente de incrementar las posibilidades de éxito.
Determina qué es lo más importante. Si estás trabajando sobre la administración del tiempo en
el trabajo, identifica cuáles son las funciones más críticas dentro de tu posición o rol. Si estás
trabajando en ello y tienes inconvenientes en el manejo de las tareas de tu hogar, determina
cuales actividades son las más importantes. Arma una lista con las prioridades definidas. Esto te
permitirá fácilmente tomar una decisión cuando debas dejar algo de lado. Nunca te preguntes si
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sientes ganas de hacer algo. Todos nos enfrentamos a cosas en la vida que no tenemos ganas de
hacer y si dedicáramos menos tiempo a no querer hacerlas y más tiempo a hacerlas, ¡piensa
cuanto más productivos seríamos! Por lo tanto, la próxima vez que te sorprendas pensando en
las pocas ganas que sientes de hacer tal o cual cosa, ¡simplemente hazla! Evita perder tu valioso
tiempo pensando en que no sientes ganas de hacerlo.
Identifica tu horario de alto desempeño. Todos tenemos diferentes momentos en el día en el que
somos más eficientes. Presta atención a los momentos en los que logras hacer más cosas y luego
asegúrate de utilizar ese tiempo para las tareas más importantes. Si eres más efectivo durante la
mañana, haz el esfuerzo de llegar temprano a la oficina. Si encuentras que el mejor momento
para ti es por la tarde, podría ser una buena idea ir a trabajar más tarde y retrasar un poco el
horario de finalización.
Toca cada papel solamente una vez. Este es un gran truco de administración del tiempo; tocar
cada papel una sola vez. Toma una decisión al respecto la primera vez que lo tomas en tus
manos; o lo archivas, o lo tiras. Si lo logras, inmediatamente notarás que el tiempo que dedicas a
buscar cosas entre pilas de papeles disminuye considerablemente.
Sé flexible. Si encuentras que tu agenda está colmada o totalmente desbordada, sé realista y
acepta que muchas veces no puedes terminar algo en un solo día. No lograrás nada
torturándote al respecto. En lugar de eso, dedica algún tiempo a comprender porqué estás tan
ocupado y buscar de qué manera puedes eliminar algunas cosas.
No olvides dedicar tiempo para ti. Asegúrate de asignar en tu agenda algo de tiempo personal
en algún momento cada día. Aunque sean unos pocos minutos es importante no dejar esto de
lado. Ya sea que quieras salir a caminar, ver tu programa de televisión favorito o darte un largo
baño relajante, dedícate algo de tiempo. No consideres que esto es tiempo perdido. Recuerda
que tomar cierto tiempo para recargar tu energía te permitirá ser más productivo y eficiente en
otras tareas que debes completar.
No permitas que la tecnología sea una molestia en lugar de una ayuda. Si utilizas una Palm,
“hand-held” u otro dispositivo de esta naturaleza, aprende a utilizarlo. Muchas veces cambiamos
un equipo por otro más nuevo y pasamos más tiempo intentando comprender como funciona
que terminando una tarea concreta que debemos realizar. Lo mismo sucede con los calendarios
electrónicos y otras maravillas tecnológicas. Muchas veces, el viejo papel y lápiz son la mejor
opción. Mantén tu bandeja de entrada del correo electrónico ordenada. Cuando lees un e-mail
toma alguna decisión al respecto. Si es SPAM (correo no deseado), elimínalo. Si lo respondiste y
no necesita ser archivado, elimínalo y si es importante archívalo. Pero no dejes que tus e-mails se
acumulen en tu bandeja de entrada hasta que tienes cientos de ellos para procesar. Esto te
tomará demasiado tiempo y puede ser una fuente de ansiedad el simple hecho de saber que
tienes por delante un trabajo semejante. Aprende a utilizar los filtros anti-SPAM en tu correo
electrónico. En esta época la mayoría de la gente dedica mucho tiempo a filtrar su e-mail para
determinar qué es SPAM. Los filtros anti-SPAM pueden eliminar varios minutos por día que
podrás dedicar a otras cosas.
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Mantén más de una lista de tareas. En lugar de tener una sola, enorme lista, opta por armar un
sistema de listas. De esta manera, tendrás todo más y mejor organizado. Además, claramente si
tienes un listado enorme de tareas por hacer, al leerlo instantáneamente te sentirás abrumado.
Los sistemas de listas subdivididas son una gran alternativa. Podrás genera listas por categorías:
lista de cosas para hacer hoy, lista de proyectos generales, lista de temas delegados o que esperan
respuestas de terceros, listas detalladas de acciones a realizar por proyecto, etc.
Distingue entre pequeños y grandes proyectos. Claramente, los grandes proyectos requieren
muchas pequeñas tareas a completar y los pequeños proyectos tal vez incluyan sólo una acción.
Mantén un control de las tareas asociadas a cada proyecto. Al desglosar los grandes proyectos en
tareas más pequeñas y manejables verás más explícitamente el progreso que vas logrando.
Utiliza el método ABC para priorizar. Puedes utilizar el método en el cual los proyectos “A” son
importantes porque contribuirán al éxito en el largo plazo. Los proyectos “B” son importantes
pero no urgentes y los proyectos “C” son los que sería bueno hacer cuando tengas tiempo.
Siempre comienza con las actividades marcadas con “A” y desglósalas en otras acciones más
pequeñas para poder terminarlas más rápidamente. Luego pasa a las tareas o proyectos “B” y
finalmente – si tienes tiempo – a las tareas marcadas con “C”. Mide las tareas de acuerdo a su
urgencia e importancia. ¿No estás seguro cómo priorizar todas las cosas que tienes que hacer?
Mira cada tarea y determina cuan urgente y cuan importante es. Aunque algo sea importante,
puede no ser urgente. Y, sólo porque algo no es importante, no significa que no sea urgente (o
que tenga alguna fecha particular de vencimiento). El lugar más lógico para comenzar es por
realizar las que son tanto urgentes como importantes. No permitas que las emociones negativas
te impidan completar una tarea. Si te encuentras con que tus emociones te impiden completar
una tarea, dedica algún tiempo a determinar las causas y busca formas de aliviar esos
sentimientos para que puedas conseguir hacer lo que tienes que hacer.
¡Organízate! Los estudios demuestran que la gente organizada toma menos tiempo buscando
ítems importantes y más tiempo completando tareas. Cómprate elementos para archivar bien
tus documentos y papeles. Todo tipo de contenedores de organización como bandejas, fuelles,
carpetas, tarjeteros, etc. serán de gran utilidad. Puede ser un trabajo considerable realizar una
primera gran organización general pero te sorprenderás al ver el tiempo que ahorrarás después.
Aprende a identificar cosas que consumen tu tiempo. Algunas cosas a las que debes prestar
atención pueden ser: fracaso en planear de manera apropiada, reuniones no previstas ni
agendadas, tareas administrativas básicas que podrías delegar, interrupciones de naturalezas
varias (inclusive llamados telefónicos), etc. Una vez identificadas, podrás trabajar para evitarlas y
mejorar mejor tu tiempo en el futuro.
Define una agenda para cada reunión. Al definir los objetivos y temas a tratar en todas las
reuniones, todos los involucrados tendrán bien claro que temas se discutirán y cual es el objetivo
del encuentro. Inclusive en las reuniones en las que realices lluvias de ideas o sesiones de
brainstorming, es mejor anunciar de antemano el tiempo que dedicarán y que todos estén de
acuerdo con ello. Ciertas limitaciones generan reuniones más productivas.
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Define un cronograma para los proyectos en equipo. Cuando tienes que supervisar un equipo de
trabajo, es crítico que todos sepan cual es su rol y cuales sus responsabilidades para lograr
completar el proyecto. De esta manera, dedicarás más tiempo a trabajar y menos tiempo a
explicar lo que cada persona tendría que estar haciendo y cuando deben hacerlo. Un
cronograma claro compartido por todo el equipo de trabajo permite que cada integrante vaya
trabajando de manera independiente en sus áreas de responsabilidad y logren completar el
proyecto en tiempo y forma.
Define tus objetivos y prioridades cada semana. Los objetivos y las prioridades cambian. Lo que
hoy puede ser importante tal vez la semana próxima no lo sea. Por lo tanto, debes estar
dispuesto a cambiar el foco de atención ocasionalmente. Evaluar cada semana qué cosas son
importantes te permitirá ajustar las tareas que realizarás y estarás siempre enfocado en lo más
importante. Limpia tu escritorio. En el trabajo o en casa, el consumidor de tiempo número uno es
un escritorio en el cual más del 20% de su superficie se encuentra cubierta.
Despeja tu escritorio y verás inmediatamente como mejora tu productividad. No postergues. Si
ves que debes hacer algo, hazlo ahora en lugar de pasar mucho tiempo pensando sobre por qué
hay que hacerlo o por qué no lo has hecho aún. Seguramente, si eliminas ese tiempo dedicado a
pensar al respecto, a re-programar tiempo para hacerlo, etc. podrías tener la tarea completada
y archivada.
Aprende a decir “no”. Si alguien te solicita que tomes alguna otra actividad que no puedes o no
quieres hacer, simplemente utiliza la palabra no. Encontrarás cierta dificultad al principio pero
una vez que comiences a hacerlo verás los beneficios y rápidamente lo incorporarás. Limita la
cantidad de reuniones a las que asistes. Muchas veces, las reuniones nos hacen perder demasiado
tiempo. Por lo tanto, haz cuanto esté a tu alcance para reducir al máximo la cantidad de
reuniones en las que participas.
Define un objetivo de largo plazo. Un gran objetivo general te ayudará a desarrollar objetivos
más pequeños de corto plazo que sean más fácilmente alcanzables. Tener en mente metas más
pequeñas es muy importante para planificar tu día. Simplemente, desglosa un gran objetivo en
tareas más pequeñas y manejables. Introduce metas relacionadas con la administración del
tiempo en tu agenda. Por ejemplo, incluye en tu lista de quehaceres que quieres 15 minutos al
final de cada día para organizarte para el día siguiente. Al hacer de la administración una
prioridad encontrarás que pronto se convierte más en un hábito que una tarea.
Finaliza cada día preparado para comenzar el siguiente. Al final de cada día laboral, asegúrate
de que tu escritorio está ordenado y que al menos, has comenzado la lista de tareas para el día
siguiente. Esto hará que tu mañana sea más tranquila y te permitirá comenzar tan pronto como
llegues.
No pierdas tiempo al teléfono. Las llamadas telefónicas son grandes desperdiciadoras de tiempo
para muchas personas. Intenta minimizar este problema planificando las llamadas que debas
hacer con tiempo y realizando varias llamadas seguidas en lugar de hacerlas distribuidas a través
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del día. Intenta establecer un límite de tiempo para cada llamada y cúmplelo tanto como te sea
posible. A menudo, permitir que la persona a quien llamarás sepa de antemano que será una
llamada breve es lo único que hace falta. Simplemente comienza diciendo “Solo tengo unos
minutos para hablar…” o “Este es solo un llamado breve para decirte que…”.
Determina los momentos del día en los que eres menos efectivo. Todos tienen momentos de baja
actividad, es simplemente natural. Al reconocer cuáles son los tuyos puedes planear tu almuerzo
y otros momentos libres durante esos períodos menos eficientes. A menudo una pausa es todo lo
que necesitas para despejar tu mente, para que puedas retomar una tarea con un mejor
enfoque. Minimiza el estrés quitando del medio las tareas pequeñas. El estrés habitualmente
surge de la lista de tareas que aún tienes pendientes y no de las cosas que ya has completado.
Minimiza el estrés realizando las tareas más pequeñas o simples de tu lista. Una vez que tengas
un flujo de tareas estarás preparado para enfrentar cuestiones mayores y más complejas.
Deja de perder el tiempo buscando cosas. Mucha gente desperdicia innecesariamente el tiempo,
cada día, buscando cosas. Al organizar mejor tu hogar o lugar de trabajo sabrás exactamente
dónde están las cosas en lugar de tener que buscarlas. Esto liberará más tiempo para trabajar en
las cosas que deben hacerse. Ciertamente, organizarse lleva un tiempo al principio – pero una
vez que te acostumbres a este hábito, tu vida será más fácil.
Pregúntate a ti mismo “¿es esta una forma eficiente de usar mi tiempo?” Hacer esto puede
recordarte que hay otras prioridades a las que deberías atender en lugar de lo que estás
haciendo actualmente. Establece agendas realistas para completar proyectos. Cuando trabajes
con una agenda, intenta identificar tempranamente donde puede haber problemas. Agregar
algo de tiempo es una buena idea cuando puedes anticipar algún problema. Si todo sale bien,
terminarás antes de tiempo. Si hay algún problema, estarás mejor preparado para resolverlo y
aún así terminar a tiempo. Se proactivo con tu planeamiento. ¿Tienes tendencia a dejar todo
para último minuto? ¡No eres el único! Pero recuerda que cuanto antes planees hacer las cosas,
mejor estarás. Si eres proactivo acerca de hacer que las tareas sean prioritarias con un par de
días de antelación a la fecha en que deben ser completadas, serás más eficiente y tendrás menos
stress.
Elimina distracciones para poder concentrarte. Si eres el tipo de persona que se distrae fácilmente
por el entorno, considera hallar un lugar tranquilo para trabajar, de modo que puedas utilizar tu
tiempo más efectivamente. Quizás también quieras intentar usar auriculares, estos minimizarán
distracciones tales como sonido de fondo, televisión o teléfono. Mantén una lista en orden
cronológico para saber lo siguiente que viene. Cuando te sea posible, mantén un listado semanal
de reuniones, juntas y obligaciones sociales en orden cronológico. Un buen software de agenda o
incluso un programa de planillas de datos puede ayudarte a organizar y re-ordenar tu lista
como sea necesario. Hacer esto te ayudará a siempre saber que es lo próximo y así poder planear
tu agenda de acuerdo a ello. Si hay una fiesta de cumpleaños el sábado, lo sabrás de un vistazo
y podrás recordar comprar un regalo la próxima vez que estés en la calle – en lugar de esperar
hasta último minuto.
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Desglosa tareas grandes en varias pequeñas y más manejables. Las grandes tareas son
agobiantes; por lo tanto es una buena idea el desglosarlas en partes más manejables, que
puedan hacerse de a poco, en lugar de todo junto. Este es un gran consejo, en especial para
aquellos que tienden a dilatar las cosas.
Recompénsate por tus logros. No hay nada más alentador que recibir un premio por alcanzar
una meta, ¡aún cuando tú eres quien provee la recompensa! Por ejemplo, luego de terminar de
limpiar tu armario, toma un descanso para ver tu programa favorito. O si te atienes a tus metas
de administración de tiempo por una semana, regálate ese par de zapatos que has estado
deseando. Si tienes algo por lo cual esforzarte, será un incentivo extra para hacer las cosas.
Utiliza la regla de los 90 segundos. Utilizando la regla de los 90 segundos te acostumbraras a
perder no más de 90 segundos en decidir si retener o no alguna pieza de papeleo, solucionar un
problema, prevenir un potencial problema o hacer una decisión a corto plazo. Esto logra que
pequeñas tareas que surgen inesperadamente sean quitadas de en medio en lugar de
acumularse hasta ser una enorme tarea.
Crea un plan para manejar las tareas de tu casa. ¿Permites que las tareas de la casa se apilen
hasta convertirse en un enorme trabajo? Un día completo de limpieza es agobiante y mucha
gente tiende a permitir que pasen algunas semanas, porque no pueden decidir por donde
comenzar. En lugar de eso, créate un hábito de hacer 2 o 3 tareas pequeñas cada día. Los 15
minutos aproximados que demores en hacerlo te ahorraran, a la larga, incontables horas. Intenta
este método para organizar tu tiempo. La próxima vez que estés planificando tu día, toma un
cuadrado de papel y divídelo en cuatro cuadrados más pequeños. El de arriba a la izquierda es
para cosas importantes y urgentes. El de la derecha es para cosas no tan importantes, pero sí
urgentes. El inferior izquierdo es para las cosas importantes pero no urgentes y el de la derecha es
para cosas que no son importantes ni urgentes. Recupera algo de tu tiempo. Si siempre te quedas
corto con el tiempo, puede ser una buena idea contratar a alguien que te ayude con cosas como
las de la casa, el jardín, las compras o incluso dar una mano en la oficina. Esto liberará algo de tu
tiempo para tareas más importantes en tu lista de cosas para hacer.
Solo chequea tu contestador una vez al día. ¿Cuántas veces al día revisas tu correo de voz?
Determina en qué punto de cada día sería más efectivo chequear los mensajes e intenta hacerlo
solo una vez al día. Y cuando lo revises, responde a los llamados recibidos, en lugar de dejar que
se amontonen. Este simple cambio puede, potencialmente, ahorrarte 10 o 15 minutos por día. No
permites interrupciones que te saquen de curso. Si recibes un llamado en un momento muy
ocupado, pregunta si puedes devolver el llamado en otro momento, cuando termines con la
tarea que estás realizando. Toma nota y recuerda realizar ese llamado cuando dijiste que lo
harías. Haz que el control de gastos sea rápido y sencillo. Algo que puedes hacer para simplificar
el control de gastos es elegir un momento de la semana para vaciar tu billetera de las boletas
semanales. En ese momento, archívalos apropiadamente. No solo te ahorrarás el tiempo de
vaciar una billetera que explota de papeles, sino que a la hora de revisar tus impuestos tendrás
todo lo necesario en un solo lugar.
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Ten cuidado de no pasar por alto tareas importantes por falta de tiempo. Si decides eliminar
tareas de tu rutina, asegúrate de no eliminar tareas importantes como el balance de tu
chequera o la comparación de tus recibos con tu resumen de tarjeta de crédito. Estas tareas son,
a menudo pasadas por alto en pos del ahorro de tiempo, pero a la larga pueden costarte mucho
dinero. Prepara por la noche, lo que harás en la mañana. Si te encuentras perdiendo mucho
tiempo en buscar las llaves del auto, la billetera y otros esenciales, es una buena idea el
desarrollar el hábito de poner tus cosas juntas en un mismo lugar, siempre el MISMO lugar, cada
noche antes de acostarte. En la mañana cuando estés apurado será la diferencia entre comenzar
el día bien o ¡con un dolor de cabeza!
Programa tu despertador 15 minutos más temprano para darte más tiempo en la mañana. Esto
te dará tiempo para desayunar, si habitualmente te lo salteas. También te dará tiempo para
sentarte y priorizar las tareas de tu lista del día.
Identifica una lista de las tres prioridades más altas de tu lista para el día. Coloca esas tres al
principio de la lista. Has todo lo posible para finalizar esas tres tareas cada día, y descubrirás que
en realidad estás logrando hacer más cosas, ya que sentirás que estás logrando muchísimo,
simplemente al finalizar esas tres tareas más importantes.
Elije tus pasatiempos cuidadosamente. Los pasatiempos son importantes; igualmente en la
mayoría de los casos, requieren un compromiso. Si estás pensando en comenzar un nuevo
pasatiempo, determina uno o dos de tus pasatiempos que ya no te interesen. Considera
abandonarlos para tener más tiempo que dedicar al nuevo.
Consolida tus elementos tecnológicos. ¿Tienes un celular? ¿Una Palm? ¿Una laptop? ¿Estás
DEMASIADO conectado? Intenta consolidar tu información en un solo equipo que puedas llevar
contigo y perder menos tiempo tratando de sincronizar toda tu información de un equipo a otro.
Crea listados de tareas complicadas que realices frecuentemente. Por ejemplo, si frecuentemente
viajas por trabajo o placer, mantén un listado a mano con las cosas que debes hacer antes de
irte. Si tienes tarjetas de identificación que debes tener contigo, guárdalas todas juntas y en un
lugar específico. Incluye en tu lista recordatorios para retener tu correo, detener la entrega de
papeleos e incluso llamar a los vecinos para informarles que no estarás y por cuánto tiempo.
Consigue un contestador automático. ¿Las llamadas te distraen permanentemente de lo que
estás haciendo? Un contestador automático puede ser una inversión que valga la pena para no
ser interrumpido en tus comidas, y para que puedas evitar las interrupciones constantes en tu
tiempo.
Crea una lista de acción. Si frecuentemente vas a reuniones, conferencias u otras actividades
donde tomes notas y colectes información, planea inmediatamente revisar esa documentación y
arma una lista de acciones que tomarás en respuesta a la reciente actividad. Revisa documentos,
volantes y papeleo recibido y guarda solo lo importante. Intenta consolidar tareas lo más posible.
Por ejemplo, a menos que sea una emergencia, no vayas a la ferretería por un solo artículo. Lo
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mismo se aplica al correo, la librería, el mercado y la tintorería. Todos pasamos por momentos en
los que debemos ir a algún lado por un solo motivo, pero puedes ahorrar mucho tiempo
juntando varias diligencias por salida. Simplemente arma una lista de todo lo que falta hacer,
para no olvidar nada.
Revisa tus e-mails a horarios específicos del día. Determina algunos horarios específicos, por
ejemplo a primera hora de la mañana, luego del almuerzo y justo antes de terminar el día, para
revisar tus emails laborales. Intenta evitar revisar e-mails personales más de una vez al día y
respóndelos inmediatamente de ser posible. No solo tendrás menos correo para revisar luego sino
que además evitarás olvidar responder algún mensaje importante. Cuando envíes un e-mail,
siempre utiliza un “asunto” apropiado. La mayoría de las personas simplemente presionan el
botón de responder cuando contestan a un e-mail, pero hacer eso puede dificultar el hallarlo
luego. ¡Especialmente si varios mensajes van y vienen! En lugar de ello, incluye un asunto
apropiado para que sepas qué contiene ese mensaje.
No te permitas dilatar. Todos eventualmente dilatamos lo que debemos hacer para evitar tareas
que no disfrutamos, pero cuando tienes algo que simplemente no puede esperar, solo hazlo. En
principio, te lo quitas de tu lista de tareas pendientes y por otro lado, no perderás tiempo
innecesariamente pensando en lo que deberías estar haciendo. Registra tareas “pendientes” en tu
agenda. Estos son temas que no sucederán hasta más adelante, o hasta que alguien más haga
algo específico. Marca estos temas en tu agenda para recordar revisar el progreso del mismo o
para incluir la tarea en una futura lista de cosas para hacer. No te asignes demasiado tiempo
para completar las tareas. Hay un viejo dicho que indica que “cualquier tarea o proyecto puede
extenderse hasta tomar el tiempo que has dedicado a completarlo”. Esto es una absoluta
verdad. Un buen plan es reducir el tiempo que le asignas a una tarea específica, hasta que
determines la cantidad justa de tiempo. A veces, esto puede no salir tal como esperamos pero en
la mayoría de los casos hallarás algo de tiempo extra en tu agenda como resultado. Intenta
quitar el ítem más odiado de tu lista lo más temprano posible cada día. De esta manera no
pasarás el día tratando de evitar hacerlo y pensando en el. Y podrás tachar uno de los ítems de
tu lista, cosa que todos disfrutamos.
Planifica tus llamados telefónicos de modo que localices a las personas en sus oficinas. Estudios
han demostrado que la mayoría de las personas están en sus oficinas entre las 8:30 a.m. y las 11:30
a.m. Por lo tanto, intenta planificar tiempo para llamadas telefónicas durante la mañana
cuando más probablemente hallarás al destinatario. De lo contrario tendrás que dejar mensaje y
cuando ellos respondan es probable que te distraigan de alguna otra tarea importante. ¡O
acabarán dejándose mensajes uno al otro durante días!
Revisa tus mensajes a diario cuando no estés en la oficina. Cuando estés fuera de la oficina, o de
vacaciones, revisa tu correo de voz y/o e-mail al menos una vez al día. Esto te ahorrará gran
cantidad de tiempo cuando regreses a la oficina o tu casa. Ten los números de teléfono a mano.
Ten una pequeña agenda con tus números importantes siempre contigo. O inclúyelos en tu
celular si lo prefieres. De esta forma, cuando debas realizar un llamado importante no
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necesitarás perder tiempo tratando de encontrar el número, o llamando a otros para solicitarlos.
Siempre lleva un anotador en tu bolso, auto o bolsillo. De esta manera, cuando se te ocurre algo
que debes hacer o algo que quieres o necesitas recordar, podrás escribirlo y tenerlo siempre a
mano.
Elimina los asientos extra en tu oficina o lugar de trabajo. Esto ayudará a minimizar las
interrupciones, y si eres interrumpido deberás ponerte de pie para hablar con quien haya
entrado. Esto hará que permanezcan de pie y minimizará el tiempo de la interrupción.
No dejes mensajes. Si realizas un llamado y el destinatario no se encuentra, intenta preguntar
cuando será un mejor momento para volver a llamar en lugar de dejar un mensaje para que
devuelvan el llamado. Esto es mejor que tener a alguien llamando en un mal momento para ti,
y es muy fácil poner un recordatorio en tu agenda para llamar en otro momento. De ser posible,
trata de llegar al trabajo antes que los demás o quedarte hasta más tarde. Esto te dará más
tiempo de tranquilidad en el que puedas completar tu trabajo. Y difícilmente seas interrumpido
por compañeros o llamados telefónicos durante el horario extendido. Utiliza un sistema para
tener el control de lo que hay que hacer. Intenta mantener una ficha por día, ubicando la fecha
en la esquina superior derecha antes de escribir cualquier otra cosa en la ficha. En esta ficha,
registra las primeras tres cosas que deben hacerse durante el día, y si queda espacio registra que
más hiciste durante ese día. Luego, archiva la ficha en un fichero al final del día. Esta es una
excelente forma de recordar lo que debes hacer y lo que ya has hecho cualquier día.
Toma tiempo para revisar tus notas, y para revisar su prioridad. Esto te permitirá recordar hacia
donde te estás dirigiendo, y ver si realmente estás progresando hacia tus metas. Puede que
también descubras que tus prioridades han cambiado con el tiempo, y que necesitas asignar
alguna nuevas metas. Al hacer esto podrás mantener tu enfoque en las tareas más importantes.
Dedica quince minutos al planeamiento antes de acostarte. Solo lleva quince minutos de
planeamiento en la noche antes de acostarte para reducir significativamente el planeamiento
que necesitarás realizar a la mañana siguiente. Date el tiempo necesario para priorizar, y para
determinar qué deberás tener a mano para el día siguiente. Probablemente notes que antes de
acostarte estás más tranquilo y te es más fácil enfocarte en planear que lo que estás en la
mañana cuando estás preocupado por comenzar tu día. No crees un sistema elaborado muy
difícil de seguir. Cuántos más obstáculos debas atravesar para que tu sistema de administración
del tiempo funcione, más tiempo te consumirá. En lugar de eso, concéntrate en un sistema simple
que funcione para ti. Si eso es una lista diaria de tareas escrita en lápiz y papel entonces eso es lo
que deberás usar. La clave es hallar que es más efectivo para mantenerte encaminado y
continuamente usando el sistema hasta convertirlo en un hábito.
Haz una lista de tus metas más importantes. Siéntate y decide cuales son realmente las cosas más
importantes para ti. ¿Criar niños saludables? ¿Trabajar hacia un ascenso? ¿Ayudar a otros?
Entonces evalúa cada tarea contra esa lista de metas. Si una tarea no te acerca a una de tus
metas, elimínala o guárdala para un día lluvioso cuando tengas tiempo extra. Seguro que el
baño necesitas pintura, pero no es una prioridad si tienes tan poco tiempo que comes comida
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rápida cada noche. Combina actividades. Siempre que te sea posible, completa dos actividades
al mismo tiempo. Si viajas al trabajo, pasa ese tiempo oyendo sesiones de entrenamiento
grabadas. Mientras esperas que tus niños terminen la clase de natación completa tu lista de
tareas. O paga tus cuentas mientras miras tu programa favorito de televisión. ¡Al combinar estas
tareas haces más en menor tiempo!
Hazlo ahora. Seguramente has escuchado el viejo dicho “¿Por qué hacer hoy lo que puedes dejar
para mañana?”. Si esto te recuerda a ti entonces ponte como meta el hacer las cosas AHORA en
lugar de postergarlas. Si estás hablando con alguien y te dicen “Llámame en la semana y lo
hablamos” responde diciéndoles “Hagámoslo ahora y ahorrémonos otro llamado.” Hacer esto te
evitará desperdiciar tiempo innecesariamente en hacer distintos llamados. De otra forma una
tarea que debería tomar solo un par de minutos terminará tomando un cuarto de hora.
Estate atento a las cosas que estás haciendo una y otra vez. Por ejemplo, ¿Siempre te detienes a
buscar un mismo número de teléfono en tu agenda? Escríbelo en el interior de la tapa. ¿Estás
constantemente buscando tus llaves? Pon una percha junto a la puerta. Al eliminar estos grandes
ladrones de tiempo te creas más tiempo en tu agenda para lograr completar tareas más
importantes.
Baja la velocidad. No sientas que debes estar siempre corriendo para hacer las cosas. Ser
productivo no significa ir rápido. La clave es utilizar tu tiempo sabiamente para completar las
tareas más importantes. Si debes correr como un lunático para hacer las cosas entonces necesitas
priorizar y enfocarte solo en algunas pocas cosas cada día. Al hacer las cosas más importantes
primero sentirás menos necesidad de apresurarte.
Completa la tarea que menos te agrade, primero. En casi toda lista de tareas hay algo que no
quieres hacer. En lugar de empujarlo hacia el final de la lista y gastar tiempo y energía
preocupando por ello – ¡simplemente hazlo! Te sentirás fantástico una vez que lo hayas quitado
de en medio y todo lo demás parecerá fácil en comparación.
No seas demasiado localizable. Teléfonos celulares, Palms, correo electrónico… parece no haber
fin a la tecnología que supone facilitar nuestras vidas. En realidad tienden a hacer más ecléctica
la vida. ¿Te suena esto familiar? Tienes todas tus diligencias planeadas y a medio camino recibes
una llamada en tu celular de alguien pidiendo que pares y busques otra cosa. Todo tu plan debe
ser re-organizado. Es útil para la persona que se liberó de hacer esa tarea – ¡pero no lo es tanto
para ti! Cuando tengas tareas importantes para completar deja tu celular y tu Palm en casa. 96.
Deja tiempo en tu agenda para eventos imprevistos. Nunca es Buena idea llenar tu día por
completo. Nunca sabes que emergencia u oportunidad aparecerá que requiera tu atención.
Deja un poquito de lugar para estas cosas y así no se convertirán en una causa de estrés. Halla la
forma de dedicar más tiempo a tus tareas de mayor importancia. La mayoría de las personas
solo dedica una cuarta parte de su tiempo en las tareas que consideran de mayor importancia.
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CONSEJOS PARA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Fuente: VIRTUAL ASSISTANCE ARGENTINA
Toma el tiempo de monitorear cuánto es lo que le dedicas a las tareas más importantes. Luego
busca formas de mejorar esto a un tercio o incluso a la mitad de tu tiempo. Serás
significativamente más productivo. Realiza algunas cosas antes de abrir tu e-mail. Para la
mayoría de las personas, el e-mail es un gran ladrón de tiempo. Y usualmente agrega ítems a tu
lista de tareas. Así que, en vez de revisar tu e-mail a primera hora de la mañana, comienza el
día completando algunas tareas.
Utiliza el método de comunicación más eficiente. A menos que puedas tipear varios cientos de
palabras por minutos, el e-mail no es un método de comunicación tan eficiente. Si necesitas
discutir algo con alguien llámalo o háblale cara a cara. Habitualmente puedes lograr en pocos
minutos lo que tomaría días de e-mails yendo y viniendo.
Enfócate en una tarea a la vez. Seguro que puedes manejar varias tareas al mismo tiempo, pero
la realidad es que nunca serás tan productivo como puedes si estás tratando de hacer más de
una cosa por vez. Enfócate en la tarea que tienes entre manos y complétala antes de comenzar
otra.
Aplica estos consejos durante 21 días. Recuerda que toma sólo 21 días que algo se transforme en
un hábito. Son tan sólo tres semanas de dedicación y atención a las rutinas de administración del
tiempo para que estas acciones se conviertan en hábitos. Luego, simplemente las realizarás
naturalmente y sin esfuerzo. ¡Harás más, con menos estrés!
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