02 D.B. - Aplicacion..

Guía de Aprendizaje:
DIRECCIÓN DEL BACHILLERATO EN LA
MODALIDAD INTENSIVA SEMIESCOLARIZADA
Capacitación:
INFORMÁTICA
Componente
de Formación:
PARA EL TRABAJO
Elaboró:
LCP Rebeca Celis Torreros
[email protected]
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CONTENIDO:
UNIDAD I
Contabilidad
Generalidades y Conceptos de Contabilidad
Fines de la contabilidad
Características de la información financiera
Activo y su clasificación
• Circulante
• Fijo o No circulante
• Cargos Diferidos u Otros Activos
Pasivo su clasificación
• Circulante o A corto plazo
• Fijo o A largo plazo
• Diferido u Otros pasivos
Capital
Cuenta
Nomenclatura
Naturaleza de las cuentas
Esquemas de mayor
Teoría de la partida doble
• Debe y Haber
• Cargo y Abono
• Partida doble
Asientos contables
Balanza de Comprobación
Catálogos de cuentas
Registro de operaciones contables.
Pólizas
Características
•
•
•
•
Tipos
Diario
Ingresos
Egresos
cheque
Estados Financieros
Balance General
Estado de Resultados.
2
UNIDAD II
Programas Integrados financieros y administrativos
Clasificación
Características
Instalación y configuración de Software Administrativo
Creación de catálogos.
De cuentas
De cliente
De proveedores
De Activos
Operaciones Básicas
Inicialización de archivos de datos.
• Catálogos de cuentas
• Pólizas
• Activos
• Departamentos
Cuentas
• Agregar
• Modificar
• Eliminar
• Buscar
Pólizas
• Diario
• Ingresos
• Egresos
Generación de Reportes
• Balance General
• Estado de Resultados
• Balanza de Comprobación
• Libro mayor
• Catálogo de cuentas
• Gráficas
Ejercicio o periodo contable
Inicio de periodo
Cierre de periodo
Generación de respaldos.
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UNIDAD III
Nómina
Elementos Básicos
Percepciones
Deducciones
Emisión de recibos y reportes de movimientos.
Catálogos Básicos
• De puestos
• De empleados
• Percepciones y deducciones
• Departamentos
Variables básicas de cálculo
Salario
ISR
Retenciones IMSS
Aportaciones al SAR sobre remuneraciones.
Consultas
• Por empleado
-Movimientos
-Faltas
-Percepciones y Deducciones
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INTRODUCCIÓN :
El componente de formación para el trabajo tiene como finalidad preparar al
estudiante para desarrollar procesos de trabajo en un campo laboral específico,
por medio de procedimientos, técnicas e instrumentos, además de generar
actitudes de valoración y responsabilidad ante esta actividad, lo que permitirá
interactuar en forma útil y responsable con su entorno social y los sectores
productivos, mediante la posibilidad del autoempleo, la participación comunitaria
o si fuera el caso, el empleo formal.
La asignatura Aplicaciones Específicas con Programas Integrados
es
fundamental en esta capacitación ya que en toda organización existe una parte
administrativa que se encarga de controlar y regular los recursos humanos y
físicos dentro de ella, por lo cual requiere de una infraestructura sólida que
permita automatizar los procesos contables y el manejo del personal, mediante la
aplicación de programas comerciales de contabilidad y nóminas.
La intención de este curso es proveer al alumno de los conocimientos y
habilidades para desempeñarse como integrante en el área de sistemas dentro
de una organización o empresa, la cual tiene que elaborar sus estados
financieros y controlar la nómina de su personal; para lo cual es necesario contar
no solo con la información necesaria para instalar y ejecutar algún software
administrativo, sino tener muy en claro los conocimientos de términos y aspectos
contables que se utilizan para la elaboración de dichos estados financieros así
como los relativos a la elaboración y control de las nóminas de una empresa, ya
que sin éstos conocimientos sería imposible desempeñar una función o cargo de
manera eficaz.
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OBJETIVO DE LA ASIGNATURA:
Realizar
registros de operaciones contables, estados financieros y
elementos básicos de una nómina, usando programas integrados de
aplicación específica.
UNIDAD I : Nociones Básicas de
Contabilidad
Objetivo de Unidad: Identificar los conceptos y procedimientos básicos de la
contabilidad para generar la información financiera necesaria para la toma de
decisiones.
GENERALIDADES DE LA
CONTABILIDAD:
El mundo cada día se simplifica más,
las empresas se desenvuelven en un ambiente global, que exige alta
competitividad. Estamos en la era de las comunicaciones. En la cual la
información es el elemento más vital para cualquier negocio. La información
contable es determinante para la toma de decisiones. La Contabilidad emerge, en
este contexto, como una necesidad indispensable, dado que es el idioma
empresarial por medio del cual se expresan los resultados, la posición financiera
de una entidad y sus cambios.
A través del tiempo la contabilidad ha seguido un proceso de
adaptación a los distintos cambios del entorno, de tal modo que desde sus
orígenes –en los cuales era eminentemente empírica- hasta hoy ha sido definida
desde diversas perspectivas, escuelas y doctrinas; generando debates y
discusiones conceptuales respecto a si es arte o ciencia o técnica o disciplina.
Con posturas a veces irreconciliables; que no obstante, son el reflejo de la
importancia que ésta ha tenido sobre las sociedades a través de la historia.
6
DEFINICION DE CONTABILIDAD:
Una de las definiciones clásicas fue promulgada en 1940, por el comité
de terminología del American Institute of Certified Public Accountant (AICPA)
Instituto de Contadores Públicos de Estados Unidos de América, según la cual la
contabilidad es el “arte de registrar, clasificar y resumir de una manera
significativa y en términos monetarios, las operaciones y los hechos
(transacciones y eventos o sucesos) que son cuando menos en parte de carácter
financiero, así como de interpretar sus resultados”.
Actualmente ha tenido que transformar su concepción para cumplir con
las obligaciones tributarias o arte o ciencia o técnica o disciplina hasta convertirse
en un sistema de información, un aliado estratégico del empresario.
Las Normas actuales de Información Financiera, emitidas por el
Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información
Financiera (CINIF), vienen a sustituir lo que se conocía como Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, dichas normas entraron en vigor para
ejercicios que se iniciaron a partir del 1° de Enero de 2006, y definen el concepto
de Contabilidad en los siguientes términos:
La Contabilidad es una técnica que se utiliza para
el registro de las
operaciones que afecten económicamente a una entidad y que produce
sistemáticamente y estructuralmente información financiera. Las operaciones que
afectan económicamente a una entidad incluyen transacciones, transformaciones
internas y otros eventos.
En relación con ésta actividad tradicional, se han establecido ciertos fines
de la contabilidad, como los expresados por Elías Lara Flores, quien los cita
de la siguiente manera:
1. Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y
obligaciones del negocio.
2. Registrar, en forma clara y precisa, todas las operaciones
efectuadas por el negocio.
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3. Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara de al
situación financiera del negocio.
4. Prever con bastante anticipación las posibilidades futuras del
negocio.
5. Servir como comprobante y fuente de información, ante terceras
personas, de todos aquéllos actos de carácter jurídico en que la
contabilidad pueda tener fuerza probatoria conforme a la ley.
Cabe destacar que el objetivo fundamental de la contabilidad no es la
información en sí misma, sino el uso que se hace de la contabilidad, de los
estados financieros, para la toma de decisiones, lo cual le asigna su verdadero
valor.
Ejercicio:
Anota en las líneas diez operaciones que se llevan a cabo
comúnmente en la empresas (mencionadas previamente por el maestro):
1. __________________________________________________________
2. __________________________________________________________
3. __________________________________________________________
4. __________________________________________________________
5. __________________________________________________________
6. __________________________________________________________
7. __________________________________________________________
8. __________________________________________________________
9. __________________________________________________________
10. ___________________________________________________________
CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
Las características fundamentales de la información financiera son tres:
•
UTILIDAD: “cualidad de adecuarse al propósito del usuario”. La utilidad de
la información descansa y está en función de su contenido informativo y
oportunidad.
El contenido informativo se basa en:
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Significación
Relevancia
Veracidad
Comparabilidad
La oportunidad
se refiere a que la información llegue puntualmente a
manos del usuario para que pueda usarla y tomar decisiones.
•
CONFIABILIDAD: Característica por la cual el usuario la acepta y la utiliza
para tomar decisiones basadas en ella. Sun duda esta característica
representa el atributo y la finalidad más importante de la contabilidad, pues
la información suministrada debe quedar “razonablemente libre de errores
y desviaciones, y debe representar fielmente lo que pretende representar.
•
PROVISIONALIDAD:
Por la necesidad de conocer los resultados de
operación y la situación financiera de la entidad, de existencia permanente,
para la toma de decisiones es preciso realizar “cortes convencionales” que
muestren tal información, lo cual trae como consecuencia que se
presenten operaciones o eventos económicos cuyos efectos no terminan
con la fecha de los estados financieros.
Cada una de estas características debe satisfacer una serie de requisitos para
cumplir con su función dentro de la información financiera en su conjunto.
Además, esas características no son excluyentes, por el contrario, deben
cumplirse juntas en todos los casos, en la medida de sus posibilidades, dentro de
lo que los contadores llaman “razonablemente correcto”.
CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DEL ACTIVO, PASIVO Y
CAPITAL
En contabilidad se emplean términos especiales de carácter técnico para
indicar con ellos ciertos conceptos como los que a continuación se indican:
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ACTIVO: Representa todos los bienes y derechos que son propiedad de
la empresa o entidad.
CLASIFICACIÓN.
ACTIVO CIRCULANTE partidas que habrán de consumirse o
convertirse en efectivo en un periodo no mayor a un año.
ACTIVO FIJO O NO CIRCULANTE: Lo constituyen los
recursos propiedad de la empresa, que tienen cierta permanencia o
fijeza, adquiridos con la finalidad de usarlos y no con la intención de
venderlos, se caracterizan porque permanecen por varios años en
la
entidad;
naturalmente
cuando
se
encuentren
en
malas
condiciones o no presten servicio útil, se pueden vender o
reemplazar, incluso darse de baja por obsoletos.
ACTIVO DIFERIDO O CARGOS DIFERIDOS: Lo integran
gastos pagados por anticipado por los que la empresa recibe un
servicio o beneficio no solo en el año en que se efectúan, sino
también varios años posteriores. Se consideran como activo porque
le dan a la empresa el derecho de disfrutar un servicio o beneficio
equivalente al importe pagado anticipadamente.
PASIVO: Representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la
entidad.
PASIVO CIRCULANTE O PASIVO A CORTO PLAZO. Lo
integran lo integran las deudas y obligaciones a cargo de la entidad
con mayor grado de exigibilidad, es decir, cuyo vencimiento sea en
un plazo menor a un año.
PASIVO FIJO O PASIVO A LARGO PLAZO. Son deudas y
obligaciones cuyo vencimiento sea en un plazo mayor a un año.
Cuando existan obligaciones a largo plazo de los cuales una parte
debe cubrirse dentro del ciclo financiero a corto plazo, tal parte debe
presentarse en el pasivo a corto plazo y el resto del crédito en el
pasivo a largo plazo.
PASIVO
DIFERIDO O CREDITOS DIFERIDOS: Lo
constituyen los cobros anticipados efectuados por la entidad, por
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los cuales se adquiere una obligación de proporcionar un servicio en
un plazo mayor a un año; su principal característica es que su valor
se transforma en utilidad en el momento en que se presta el
servicio, o también conforme transcurre el tiempo.
CAPITAL CONTABLE, CAPITAL LÍQUIDO O CAPITAL NETO:
Es la diferencia aritmética que existe entre el activo y el pasivo.
Para poder tener un concepto claro del verdadero significado que el cpital
tiene en el estudio de la contabilidad, a continuación se explica lo que se entiende
por capital en los tres aspectos que por si mismo puede representar, o sea, :
CAPITAL ECONOMICO: Está representado por el conjunto de bienes
necesarios para producir riqueza. Ejem. En el caso de un carpintero, su capital
económico está representado por sus herramientas de trabajo, porque sin ellas
no puede hacer productivo su trabajo.
CAPITAL FINANCIERO: Es el dinero que se invierte para que
produzca una renta o un interés. Por ejemplo, cuando un inversionista adquiere
acciones de determinada empresa con la finalidad de obtener utilidades, el valor
de sus acciones constituye su capital, porque sin ellas no puede percibir
dividendos. Capital financiero también es el dinero que invierten las instituciones
bancarias en las prestaciones que otorgan a sus clientes, dinero por el cual
cobran intereses, etc.
CAPITAL CONTABLE: Diferencia aritmética entre el valor de todos
los vienes y derechos de la entidad y el total de sus deudas y obligaciones.
Ejemplo: si una entidad tiene en efectivo, mercancías, mobiliario y terrenos por un
total de $5’000,000.00, y documentos por pagar con un valor de $1’000,000.00,
su capital contable es de $4’000,000.00.
EJERCICIOS:
Indique si el capital de las siguientes entidades es económico,
financiero o contable:
1. Un mecánico tiene herramientas de su propiedad con un valor de
$125,000.00.
________________________________
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2. Una persona física tiene bienes y derechos de su propiedad con valor de
$4’000,000.00 y obligaciones por valor de $1’000,000.00.______________
3. Un inversionista adquirió un edificio con valor de $5’000,000.00, por el cual
percibe rentas mensuales de $30,000.00___________________________
4. Un
agricultor
tiene
maquinaria
e
implementos
agrícolas
por
$1’200,000.00__________________________________
5. Una institución bancaria tiene invertidos $8’000,000.00 con los cuales
otorga préstamos, por los que percibe intereses._____________________
CUENTA. NOMENCLATURA Y NATURALEZA
Para comprender mejor la clasificación del activo y del pasivo, es
necesario conocer la terminología contable que se emplea para denominar los
conceptos que constituyen los bienes y derechos, así como las deudas y
obligaciones de una entidad comercial.
CUENTAS DE ACTIVO
TIPO DE ACTIVO
CIRCULANTE
NOMBRE DE LA
DEFINICION
CUENTA
CAJA
BANCOS
INVERSIONES
TEMPORALES
MERCANCIAS,
Es el dinero en efectivo propiedad
de la empresa, el cual está
representado por monedas y
billetes de banco, así como
cheques, pagarés de tarjetas de
crédito, giros postales, bancarios
y telegráficos recibidos de otras
entidades.
Representa el valor de los
depósitos hechos en instituciones
bancarias a favor de la entidad.
Son las que están representadas
por acciones y otros valores de
inmediata realización, que la
empresa adquiere en casas de
bolsa o en otros organismos del
sector financiero, con el propósito
de obtener un rendimiento o
ganancia en plazo corto, y evitar
con ello que su efectivo
disponible no produzca un
beneficio.
Son todos aquellos valores que
se hacen objeto de compra o
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INVENTARIOS O
venta.
ALMACEN
CLIENTES
DOCUMENTOS
POR COBRAR
DEUDORES
DIVERSOS
ANTICIPO A
PROVEEDORES
FIJO O NO
CIRCULANTE
TERRENOS
EDIFICIOS
MOBILIARIO Y
EQUIPO
EQUIPO DE
CÓMPUTO
Son las entidades que deben a la
empresa por haberles vendido a
crédito, sin exigirles especial
garantía documental.
Son títulos de crédito a favor de
la entidad, tales como letras de
cambio y pagarés.
Son las entidades que le deben a
la empresa por un concepto
distinto a la venta de mercancías.
Es el valor del anticipo a cuenta
de pedidos que la empresa
entrega a proveedores.
Son los predios propiedad de la
entidad; es cuenta de activo
porque representa el precio de
adquisición de los terrenos
propiedad de la empresa.
Son las propiedades fijas, tales
como
locales
comerciales,
bodegas, estacionamientos, etc.
Propiedad de la empresa; es
cuenta
de
activo
porque
representa el precio de costo de
los edificios propiedad de la
empresa.
Es el conjunto de muebles y
utensilios tales como escritorios,
sillas,
mesas,
libreros,
mostradores, vitrinas, básculas,
máquinas de oficina, entre otros,
propiedad de la empresa.
Es el conjunto integrado por CPU,
monitores, teclados, impresoras,
drivers, scanners, ploters, etc.
ELECTRÓNICO
EQUIPO DE
ENTREGA O
REPARTO
DEPOSITOS EN
GARANTIA
Es el conjunto integrado por
vehículos de transporte aéreos,
terrestres y marítimos tales como
aviones, camiones, camionetas,
motocicletas, barcos, entre otros,
propiedad de la empresa.
Son los contratos mediante los
cuales se amparan las cantidades
que la empresa deja en guarda
para
garantizar
valores
o
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INVERSIONES
PERMANENTES
CARGOS
GASTOS DE
DIFERIDOS U
INVESTIGACION Y
OTROS ACTIVOS
DESARROLLO
GASTOS EN
ETAPAS
PREOPERATIVAS
DE
ORGANIZACIÓN Y
DESARROLLO
GASTOS DE
MERCADOTECNIA
GASTOS DE
ORGANIZACIÓN
servicios que va a disfrutar.
Son las que están representadas
por acciones y otros valores
negociables
convertibles
en
efectivo en un plazo mayor de un
año, que la empresa adquiere en
organismos del sector financiero,
con el propósito de obtener un
rendimiento o beneficio mayor del
que producen las inversiones
temporales
de
inmediata
realización.
Son los gastos que la empresa
efectúa en la creación de nuevos
tipos de productos, de procesos
de elaboración o de servicios, con
la
expectativa
de
lograr
comercializarlos, incluyen los que
originan
la
búsqueda
y
formulación del concepto, el
diseño y pruebas del producto,
proceso o servicio en las etapas
experimentales.
Gastos que la empresa hace
durante su etapa preoperatoria,
encaminados a iniciar sus
operaciones
comerciales
o
industriales tales como: adquirir
equipos,
organizar
su
administración y su producción,
desarrollar los productos o
servicios que planea vender,
desarrollar su mercado, contratar
y capacitar a su personal, etc.
También
se
presentan
en
empresas ya en operación que
adoptan un nuevo giro o ramo de
actividad diferente.
Gastos que la entidad hace con la
finalidad de obtener conocimiento
del mercado par un producto o
servicio,
darlo
a
conocer,
desarrollarlo o mantener la
preferencia
del
consumidor;
también incluye los gastos de
investigación
de
mercados,
creación de marcas y nombres
comerciales, la publicidad y las
promociones de productos.
Son los gastos que la empresa
paga
a
profesionales
especializados en la organización
de
negocios
o
en
la
reorganización de empresas.
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GASTOS DE
INSTALACIÓN
PAPELERIA Y
UTILES
PROPAGANDA Y
PUBLICIDAD
PRIMAS DE
SEGUROS
RENTAS
PAGADAS POR
ANTCIPADO
INTERESES
PAGADOS POR
ANTICIPADO
Gastos que efectúa la empresa
para acondicionar el local de su
negocio, así como para darle al
mismo cierta comodidad y
presentación.
Es el conjunto de material de
papelería y objetos de escritorio
que se emplean en las labores de
la empresa, lo constituyen el
papel en blenco o membretado,
sobres, formatos impresos como
remisiones, facturas, recibos,
libros, registros,
tarjetas, así
como los lápices, bolígrafos,
tintas, correctores, etc.
Son los medios por los cuales se
da a conocer al público
determinada actividad, servicio o
producto
que
la
empresa
proporciona, produce o vende, los
medios más conocidos son los
folletos, prospectos, volantes,
anuncios en diarios, revistas,
estaciones radiodifusoras y otros
vehículos de divulgación
Pagos que hace la empresa a
compañías aseguradoras, por los
cuales adquiere el derecho de
asegurar los bienes de su
negocio contra incendios, riesgos
y accidentes, robos, etc.
Son el importe de una o varias
rentas mensuales, semestrales o
anuales
correspondientes
al
edificio que ocupa la empresa,
que aún no estando vencidas se
pagaron anticipadamente; estos
pagos se hacen por estipularlo
así el contrato de arrendamiento
o por así convenir a los intereses
de la empresa.
Son los intereses que la empresa
paga antes del vencimiento de un
crédito. Este caso se presenta en
aquellos préstamos en los cuales
los intereses se descuentan de la
cantidad originalmente solicitada.
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PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO
TIPO DE PASIVO
CIRCULANTE
O CORTO PLAZO
NOMBRE DE LA
DEFINICION
CUENTA
PROVEEDORES
DOCUMENTOS
POR PAGAR
ACREEDORES
DIVERSOS
ANTICIPO DE
CLIENTES
GASTOS
PENDIENTES DE
PAGO
IMPUESTOS
PENDIENTES DE
PAGO
Son las entidades a quienes la
empresa les debe por haberles
comprado mercancías a crédito,
sin darles ninguna garantía
documental.
Son títulos de crédito a cargo de
la empresa, tales como pagarés y
letras de cambio,
Son las entidades a quienes la
empresa les debe por un
concepto distinto de la compra de
mercancías.
Es el valor del anticipo a cuenta
de pedidos que la empresa recibe
de sus clientes a cuenta de
futuras ventas de mercancías, su
finalidad e contar con recursos
para producir los artículos
solicitados u, a la vez tener mayor
seguridad de la venta de su
producción.
Gastos pendientes de pago,
gastos por pagar o Gastos
acumulados. Son los gastos por
servicios
o
beneficios
devengados,
que
están
pendientes de pago a cargo de la
empresa, entre ellos se pueden
citar los sueldos y salarios de
empleados, las comisiones a
agentes y dependientes, el
servicio de llamadas telefónicas,
suministro de energía eléctrica y
agua, arrendamiento, etc.
Impuestos pendientes de pago,
impuestos por pagar o impuestos
acumulados. Son los impuestos
generados
o
causados
devengados
que
están
pendientes de pago a cargo de la
empresa, entre ellos se pueden
citar la cuota patronal del IMSS,
la cuota del seguro del retiro
SAR,
INFONAVIT, Impuesto
sobre nóminas, Impuesto predial,
etc.
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FIJO O A LARGO
ACREEDORES
PLAZO
HIPOTECARIOS
CRÉDITOS
DIFERIDOS
Son las obligaciones que tienen
como garantía la escritura de
bienes inmuebles, se entiende
por bienes inmuebles los terrenos
y edificios que son bienes
permanentes, duraderos y no
consumibles rápidamente.
Son el importe de una o varias
rentas mensuales, semestrales o
anuales, que aún no estando
vencidas la empresa haya
cobrado anticipadamente.
RENTAS
COBRADAS POR
ANTICIPADO
Son el importe de los intereses
que aún no estando vencidos, la
empresa
ha
cobrado
anticipadamente.
INTERESES
COBRADOS POR
ANTICIPADO
AUMENTO Y DISMINUCIÓN DEL ACTIVO Y PASIVO
AUMENTO Y
DISMINUCIÓN DEL
ACTIVO
CAJA
AUMENTA:
Cuando se recibe dinero
DISMINUYE
Cuando se paga en efectivo
BANCOS
AUMENTA:
DISMINUYE
Cuando se deposita dinero o valores
Cuando se expiden cheques contra
nuestra cuenta de banco
MERCANCIAS
AUMENTA:
Cuando se compra o nos devuelven
mercancías
DISMINUYE
Cuando se venden o devolvemos
mercancías
CLIENTES
AUMENTA:
Cuando se vende mercancías a crédito
DISMINUYE
Cuando el cliente paga total o
parcialmente la cuenta, devuelve
mercancía o se le concede rebaja
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DOCUMENTOS POR COBRAR
AUMENTA:
Cuando se reciben pagarés o letras de
cambio a favor del negocio
DISMINUYE
Cuando se cobra o endosa alguno de
éstos documentos
DEUDORES DIVERSOS
AUMENTA:
Cuando nos quedan a deber por un
concepto distinto a la venta de mercancías
DISMINUYE
Cuando hacen pagos o liquidan estas
personas
ACTIVO FIJO
Terrenos, edificios, mobiliario y equipo, equipo de cómputo y de reparto
AUMENTA:
Cuando se compra alguno de estos bienes
DISMINUYE
Cuando se venden o dan de baja por
inservibles
DEPOSITOS EN GARANTIA
AUMENTA:
Cada vez que se deja en guarda dinero o
valores
DISMINUYE
Conforme nos devuelven el importe de
dichos depósitos por haber terminado
el plazo del contrato o cancelación del
mismo.
GASTOS DE INSTALACIÓN
AUMENTA:
Por cada uno de los gastos que se hagan
para acondicionar el local
DISMINUYE
Por la parte proporcional que de dichos
gastos se vaya amortizando
PRIMAS DE SEGUROS
AUMENTA:
Cada que se paguen primas a las Cías.
Aseguradoras sobre contratos de seguros
DISMINUYE
Por la parte proporcional que de las
primas pagadas se haya disfrutado el
servicio.
RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO
AUMENTA:
Cada que se paguen anticipadamente una
o varias rentas mensuales, semestrales o
anuales.
DISMINUYE
Por la parte proporcional que del
servicio se haya disfrutado en el
transcurso del tiempo
INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO
AUMENTA:
Cada vez que se
anaticipadamente
paguen
intereses
DISMINUYE
Por la parte proporcional que de dichos
intereses se haya convertido en gasto.
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AUMENTO Y
DISMINUCIÓN DEL
PASIVO
PROVEEDORES
DISMINUYE:
Cuando se paga total o parcialmente la
cuenta, devolvemos mrc. Al proveedor o
nos concede alguna rebaja.
AUMENTA:
Cada vez que se compren merc. a
crédito.
DOCUMENTOS POR PAGAR
DISMINUYE:
Cada que se pague o cancele alguno de
éstos documentos
AUMENTA:
Cuando se firman pagarés o
documentos en contra del negocio
ACREEDORES DIVERSOS
DISMINUYE.
Cuando se pague total o parcialmente la
cuenta.
AUMENTA:
Cada que quedemos a deber por un
concepto distinto de la compra de
mercancía
HIPOTECAS POR PAGAR
DISMINUYE:
Por los pagos que se hagan a cuenta o
liquidación de dichos préstamos
AUMENTA
Cada que se reciban préstamos cuya
garantía sea la escritura de algún bien
inmueble
INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO
DISMINUYE:
Por la parte proporcional que de dichos
intereses se haya convertido en utilidad.
AUMENTA:
Cada que se cobren intereses por
anticipado
RENTAS COBRADAS POR ANTICIPADO
DISMINUYE:
Por la parte proporcional que de dichas
rentas se haya disminuido conforme al
transcurso del tiempo.
AUMENTA:
Cada que se cobren rentas por
anticipado
19
LA CUENTA
Para controlar los aumentos y disminuciones que originan las
operaciones realizadas en los diferentes conceptos del activo y pasivo
se deben realizar registros especiales. Cada uno de los registros
anteriores recibe el nombre de CUENTA.
Es decir, cuenta es el
registro donde se controlan ordenadamente las variaciones del activo,
del pasivo y del capital.
NOMBRE DE LA CUENTA
El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del
valor o concepto que se controla. Las cuentas se clasifican en:
CUENTAS DE ACTIVO
CUENTAS DE PASIVO
CUENTAS DE CAPITAL
COMPLETA:
1. La cuenta que controla el efectivo se llama.
CAJA
2. La cuenta que controla los documentos a favor de la
empresa se llama
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
20
PARA DETERMINAR CON MAYOR
FACILIDAD
Y
SEGURIDAD
LOS
VALORES ANTES MENCIONADOS, ES
PRECISO
QUE
LAS
CUENTAS
CONTENGAN DOS COLUMNAS PARA
REGISTRAR EN ELLAS LOS AUMENTOS
O DISMINUCIONES QUE SUFREN LOS
CONCEPTOS DE ACTIVO, DE PASIVO Y
DE CAPITAL POR LAS OPERACIONES
MOVIMIENTOS Y SALDOS
Para explicar los movimientos y saldos, representamos la cuenta
por medio del siguiente esquema
Esquema de cuenta o esquema de mayor
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NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE
HABER
CARGAR: Es anotar una cantidad del
lado izquierdo de la cuenta
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE
HABER
ABONAR: Es anotar una cantidad
Del lado derecho de la cuenta
NOTAS:
• Las cuentas de Activo cuando aumentan se cargan
• Las cuentas de Pasivo cuando aumentan se abonan
• Las cuentas de Activo cuando disminuyen se abonan
• Las cuentas de Pasivo cuando disminuyen se cargan
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NOMBRE DE LA CUENTA
HABER
DEBE
Xxxxxxxx
Xxxxxxxx
Xxxxxxxx
xxxxxxxx
$ yyyyyyyy
A la suma de los cargos de una
Cuenta se le llama:
MOVIMIENTO DEUDOR
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE
HABER
Xxxxxxxx
Xxxxxxxx
Xxxxxxxx
xxxxxxxx
$ yyyyyyyy
A la suma de los Abonos de una
Cuenta se le llama:
MOVIMIENTO DEUDOR
23
NOMBRE DE LA CUENTA
HABER
DEBE
10,000.00
8,000.00
12,000.00
9,000.00
10,000.00
10,000.00
10,000.00
10,000.00
$ 42,000.00
37,000.00
6,000.00
Una cuenta tiene saldo deudor
Cuando su movimiento deudor es
Mayor que el acreedor.
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE
HABER
9,000.00
32,000.00
11,500.00
11,000.00
3,000.00
28,000.00
23,500.00
71,000.00
47,500.00
Una cuenta tiene saldo acreedor
Cuando su movimiento acreedor
Es mayor que el deudor.
24
PARTIDA DOBLE
La técnica contable se sustenta en la ley de la causalidad CAUSA Y
EFECTO y se llama teoría de la partida doble.
TEORIA es el
conocimiento especulativo considerado con
independencia de toda aplicación, serie de leyes que sirven para relacionar
determinado orden de fenómenos, conjunto sistematizado de opiniones, ideas,
leyes.
Es decir, una teoría es una idea mediante la cual se explica una
verdad, cuando la teoría se demuestra, se convierte un principio, regla o ley.
La ley de la causalidad establece que a toda causa corresponde un
efecto, si esto se aplica a la teoría de la partida doble, se ve que a todo cargo
corresponde un abono por la misma cantidad, o que un cargo corresponde un
abono por la misma cantidad, o que a un cargo corresponde una serie de abonos
por la misma cantidad, o que a un conjunto de cargos corresponden un conjunto
de abonos por la misma cantidad.
Por lo que la teoría de la partida doble hace que se cumpla la
ecuación
ACTIVO ES IGUAL A PASIVO MAS CAPITAL
LAS REGLAS DE LA PARTIDA DOBLE SON
• Un cargo en una cuenta de activo significa un aumento en el activo, a un
aumento en el activo correspondiente:
A) Un aumento en el pasivo
B) Un aumento en el capital
C) Un aumento en resultados
D) Una disminución en el activo
25
• Un abono en cuenta de activo significa una disminución en el activo, a una
disminución en el activo correspondiente
A) Una disminución en el pasivo
B) Una disminución en el capital
C) Una disminución en resultados
D) Un aumento en el activo
E) Una combinación de las anteriores
• Un cargo en una cuenta de pasivo significa una disminución en el pasivo, a
una disminución en el pasivo correspondiente.
A) Una disminución en el activo.
B) Un aumento en el capital.
C) Un aumento en el pasivo
D) Un aumento en resultados
E) Una combinación en las anteriores.
• Un abono en cuenta de pasivo significa un aumento en el pasivo, a un aumento
en el pasivo correspondiente.
A) Una disminución en el pasivo
B) Una disminución en el capital
C) una disminución en resultados
D) Un aumento en el activo
E) Una combinación en las anteriores
Tomando en consideración los casos en que se cargan y abonan las
diferentes cuentas del activo, del pasivo y del capital, se constituyeron las
siguientes reglas:
SE DEBE CARGAR:
• Cuando aumenta el activo
26
• Cuando disminuye el pasivo
• Cuando disminuye el capital
SE DEBE ABONAR:
• Cuando disminuye el activo
• Cuando aumenta el pasivo
• Cuando aumenta el capital
Cuentas de capital o de resultados:
Como puede verse, únicamente se explicó anteriormente le concepto de
capital, y no de cada una de las cuentas de capital o resultados, porque éstas no
siempre principian con un abono, ya que todo depende de las operaciones que
en ellas se registren. A continuación se detallan el movimiento y saldo de las
principales cuentas de capital o de resultados
•
GASTOS DE VENTA
•
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
•
GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS
•
OTROS GASTOS Y PRODUCTOS
Las cuentas de gastos de venta y de administración están destinadas
únicamente al registro de operaciones que producen disminución del capital,
razón por la cual siempre se deben cargar , en consecuencia, su saldo siempre
será deudor.
Las cuentas de gastos y productos financieros y otros gastos y
productos, por estar destinadas al registro de operaciones que produzcan, tanto
aumentos como disminuciones de capital, lo mismo se pueden cargar que
abonar, según la clase de operación que en ellas se registre. Se deben cargar
cuando se registren disminuciones de capital, y se deben abonar cuando
registren aumentos de capital; conforme a lo anterior,
su saldo puede ser
deudor o acreedor.
27
CONCLUSIONES DE LAS REGLAS DEL CARGO Y DEL ABONO
1. Las cuentas del activo empiezan con un cargo, aumentan cargándolas y
disminuyen abonándolas y su saldo es deudor.
2. Las cuentas de pasivo empiezan con un abono, aumentan abonándolas,
disminuyen cargándolas y su saldo es acreedor.
3. La cuenta de capital empieza con un abono, aumenta abonándola,
disminuye cargándola y su saldo por lo regular es acreedor.
LAS PRINCIPALES CUENTAS DE RESULTADOS SON:
• VENTAS Es el valor de las mercancías entregadas a los clientes,
ya sea a crédito o al contado.
• DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS
Es el valor de las
mercancías que los clientes devuelven porque no les satisface la
calidad, precio estilo color, etc.
• REBAJAS SOBRE VENTAS Es el valor de las bonificaciones
que sobre el precio de venta de las mercancías se concede a los
clientes.
• DESCUENTOS SOBRE VENTAS Bonificaciones que se
conceden a los clientes por pagar las mercancías adeudadas antes
del plazo estipulado, ésta cuenta es subcuenta de gastos
financieros.
• COMPRAS Son el valor de las mercancías adquiridas ya sea al
contado o a crédito.
• GASTOS DE COMPRA Son todos los gastos que se efectúan
para que las mercancías adquiridas lleguen a su destino.
• DEVOLUCIONES SOBRE COMPRA El valor de las
mercancías devueltas a los proveedores, porque no nos satisfacen
la calidad, precio estilo, etc.
• REBAJAS SOBRE COMPRA Es el valor de las bonificaciones
que sobre el precio de compra de las mercancías nos conceden los
28
proveedores cuando éstas tienen algún defecto o su calidad no es
la convenida.
• DESCUENTOS SOBRE COMPRAS Son las bonificaciones
antes de la fecha estipulada. Esta cuenta es subcuenta de la de
productos financieros.
• INVENTARIO INICIAL Valor de las mercancías en existencia al
dar inicio el ejercicio.
• INVENTARIO FINAL Es el valor de las mercancías existentes al
terminar el ejercicio.
• GASTOS DE VENTA. Son todos los gastos que tienen relación
directa con la promoción, y realización del volumen de las ventas.
• GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Son todos los gastos que
tienen como función el sostenimiento de las actividades destinadas
a mantener la dirección y administración de la empresa, y que solo
de un modo indirecto están relacionados con las ventas.
• GASTOS FINANCIEROS
Son las pérdidas que provienen de
las operaciones que constituyen la actividad o giro principal del
negocio.
• PRODUCTOS
FINANCIEROS
Son
las
utilidades
que
provienen de operaciones que constituyen la actividad o giro
principal del negocio.
• OTROS GASTOS
Son las pérdidas que provienen de
operaciones eventuales que no son de la naturaleza del giro
principal del negocio.
• OTROS PRODUCTOS. Son las utilidades que provienen de
operaciones eventuales que no so de la naturaleza o giro de la
empresa.
29
30
31
32
Estos fueron algunos ejemplos de cómo se deben registrar las operaciones
en el libro diario (uno de los libros contables) y los que ves debajo de éste párrafo
son una muestra de cómo los mismos movimientos que ya se registraron en libro
diario, deben registrarse también uno a uno, en esquemas de mayor como éstos.
Luego de registrarlos todos, se deben de calcular los saldos finales, considerando
si dicho saldo es deudor o es acreedor; con éstos se elabora a después la
BALANZA DE COMPROBACIÓN.
33
CATÁLOGO DE CUENTAS
El catálogo de cuentas se compone de todas las cuentas que se abrirán en
el mayor, a las cuales se les da una identificación numérica para facilitar la
mención, tanto de ellas como de las subcuentas que se utilizan en la empresa
para el registro de todas las operaciones, cada empresa crea su catálogo de
acuerdo a sus necesidades y tomando en consideración si se trata de una
empresa comercial, manufacturera o de servicios.
El que se muestra como
ejemplo de lo que se menciona, es un fragmento de un catálogo utilizado en
una empresa industrial.
34
Y el de la presente página es un fragmento de un reporte de catálogo de
cuentas utilizado en una empresa comercializadora.
PÓLIZAS
La póliza es un documento en el cual se asienta una operación con todos
sus pormenores, tal como se haría en un Diario.
•
En lugar de correr los asientos directamente en un diario, tomando los
datos del comprobante original, se corren en la póliza.
•
Los datos de la póliza se pasan a un registro de ellas, de forma tabular,
que viene a ser un diario.
35
•
Pueden establecerse varios tipos de póliza para captar diversos grupos
genéricos de operaciones, yendo con ello más adelante a la división del
trabajo.
TIPOS DE PÓLIZA:
PÓLIZA DE INGRESOS: Se utiliza para el registro de operaciones en que
intervenga una entrada o cobro de dinero en efectivo.
PÓLIZA DE EGRESOS: Se usa para los movimientos que impliquen una
salida o pago en efectivo.
POLIZA DE CHEQUE: Es para todos los movimientos que impliquen un pago
con cheque.
PÓLIZA DE DIARIO: para todos los demás movimientos.
LOS ESTADOS FINANCIEROS
36
EL BALANCE GENERAL:
Las normas de Información Financiera lo definen de la siguiente manera:
37
El autor Elías Lara Flores lo conceptualiza así:
“Es el documento contable que muestra la situación
financiera de la entidad a una fecha determinada”.
El balance general tiene dos formas de presentación.
•
EN FORMA DE REPORTE
38
• O EN FORMA DE CUENTA:
39
EL ESTADO DE RESULTADOS
40
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FORMA COMO SE OBTIENE LA UTILIDAD EN VENTAS
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44
45
46
UNIDAD I I Software para contabilidad
A partir de aquí, solo se mencionan de manera general algunos conceptos
o pasos a seguir para que puedas adquirir tus conocimientos, o mejor dicho, que
puedas aplicar lo que has aprendido hasta el momento, es muy importante que
sepas que la base de todo buen aprendizaje está precisamente en la aplicación y
práctica de los conocimientos que vas adquiriendo.
La intención de ésta
capacitación es formarte como un buen elemento, capaz de desempeñar
funciones importantes en el área de sistemas de una entidad. Para esto fue
necesario que primero conocieras de fondo los términos y conceptos básicos de
cualquier entidad económica, para que puedas ahora sí, manejarte en el mundo
de los sistemas computacionales que se han venido creando para facilitar todos
los registros y procedimientos mencionados en la anterior unidad y agilizar con
ello la obtención de la información financiera indispensable para la correcta toma
de decisiones de los empresarios en pro de lograr el mejor rendimiento y
desarrollo de sus negocios.
Existen en el mercado diferentes programas o sistemas de cómputo para
manejar la contabilidad de las empresas, uno de ellos es el sistema CONTPAQ
que se maneja en un sinnúmero de empresas para agilizar sus registros
contables, y control de todas sus operaciones.
En equipo con tus compañeros, investiga qué otros
programas se pueden utilizar para esta misma función.
47
Según el manual del usuario CONTPAQ es:
Características del sistema CONTPAQ
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COMO FUNCIONA CONTPAQ:
49
50
51
MENÚS CONTPAQ
Barra de menú: la primer opción de esta barra es la de ARCHIVO, en la
que se realiza todo lo relacionado con dar de alta a la empresa o a las empresas
con las que se desea trabajar. Cambiar la información de las mismas. Además de
respaldar la información de cada compañía y restaurar esta al se necesario.
También se pueden definir a los usuarios y asignar el nivel de seguridad que
tendrá cada uno.
EDICIÓN: permite cortar, copiar y pegar información.
52
PÓLIZAS: Aquí se tiene el manejo de la captura, modificación o borrado
de las pólizas contables. Además de opciones de pre póliza para agilizar la
captura de información repetitiva, o carga de pólizas externas.
53
Del menú pólizas se elige la opción prepólizas y se despliega una ventana
en la que podemos capturar datos que deben reunir las pólizas que son de
utilización repetitiva en los movimientos de la empresa.
REPORTES: Aquí tenemos la opción de imprimir cualquier tipo de reporte con la
información que se nos esté requiriendo, entre ellos: Estados financieros,
Catálogos, Auxiliares, centros de costos, Reexpresión, Graficador, Otros
reportes.
54
CATÁLOGO: Se presentan múltiples opciones para captura o despliegue de
catálogos de cuentas.
ACTIVOS FIJOS: También ofrece diferentes opciones:
55
BARRA DE HERRAMIENTAS:
PARA INSTALAR EMPRESAS: Se pulsa e botón empresas y se
despliega una pantalla como ésta, se le da instalar y en la siguiente ventana se
capturan los datos de nuestra empresa a instalar
Ya instalada la empresa, se selecciona y se procede a redefinirla, completando
los datos adicionales que se piden.
56
El siguiente botón del menú nos sirve para respaldar la información de
nuestra empresa.
Estado de cuadre: el sistema cuenta con ésta opción para cuadrar las pólizas,
cumpliendo esto con la ley de la partida doble aplicable en toda contabilidad.
57
Estas son algunas de las funciones que podemos realizar en el sistema
CONTPAQ, como puedes darte cuenta, el conocimiento de éste tipo de recursos
nos facilita el trabajo, solo hay que estar conscientes de que un sistema por
excelente que sea, no piensa solo, sino que responde a la información con la que
es alimentado de ahí lo importante de tus conocimientos básicos.
Así como en e programa mencionado líneas atrás se facilitan las tareas de
captura y control de la contabilidad de una empresa, existen otros programas o
sistemas para controlar diferentes rubros dentro de las mismas entidades
económicas, tal es el caso de NOMIPAQ, de la misma familia del COMPAQ
cuyas características son las siguientes:
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LA PANTALLA DE NOMIPAQ
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Estas son las actividades que se pueden realizar de una manera rápida y
eficaz en un sistema de nóminas para ello, claro está es necesario que
comiences por conocer algunos de los conceptos que aquí se mencionan porque
de lo contrario te será muy difícil desempeñar estas funciones.
En relación a éste punto, el autor Elías Lara Flores en el capítulo 22 de su
obra “Primer curso de contabilidad”, nos ofrece algunos conceptos y definiciones.
65
La mecánica para hacer el cálculo de las retenciones y el impuesto de los
trabajadores, es mediante el uso de tablas y tarifas que publica la Secretaría de
Hacienda periódicamente. Anteriormente éstas tarifas eran las correspondientes
a los artículos 113, 114 y 115 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), pero,
a partir del 2008 desapareció el crédito al salario art. 115 y fue sustituido por el
subsidio para el empleo.
También como parte de la reforma Fiscal para dicho año despareció el
subsidio sobre el impuesto a cargo de las personas físicas, ya que las tablas de
impuesto y de subsidio que contemplaban los artículos 113 y 114 de la Ley del
Impuesto sobre la Renta se fusionaron en una sola tabla.
Las tarifas
mencionadas a utilizar en el presente año, dependiendo de los días de los
periodos salariales del trabajador son las siguientes:
66
67
68
EJEMPLO: Suponiendo que nuestra empresa le
paga al trabajador su salario semanalmente:
Ingresos gravados
$1,600.00
_
Limite inferior
969.51
=
Excedente s/límite
630.49
inferior
% a aplicarse
X
x.1088
sobre el excedente
del límite inferior
Impuesto marginal
68.60
Cuota fija
59.91
Impuesto
128.51
=
+
=
determinado
Enseguida se aplica la tabla correspondiente
al subsidio al empleo.
Impuesto
128.51
determinado
_
subsidio al
58.38
empleo
= ISR a retener
70.13
69
Estos son solo algunos conceptos, temas, procedimientos y registros que
se manejan en el mundo de las empresas y negocios en general, mismos que te
serán de gran utilidad para que adquieras la capacitación en Informática y puedas
desempeñarte en el área de sistemas de cualquier entidad económica.
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