LA TOMA DE DECISIONES INTRODUCCION

LA TOMA DE DECISIONES
INTRODUCCION
La toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre varias
alternativas y constituyen por lo tanto la esencia de la planeación. Ahí si se realiza
rápido y sin mayor reflexión dura solo unos cuantos minutos y está presente en la
vida cotidiana de todas las personas y estas deben tomar en cuenta otros planes.
Para los administradores, el proceso de toma de decisión (1.cuadro.anexo.1) es
sin duda una de las mayores responsabilidades.
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los
negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran
parte el éxito de cualquier organización.
El proceso de la toma de decisiones consta de una serie de ochos etapas
(1.cuadro.anexo.2) que comienza a identificar un problema y los criterios de
decisión y pro ponderarlos; enseguida se pasa a trazar, analizar y elegir una
alternativa para resolver el problema, y para concluir la eficacia de la decisión.
Etapa 1. Identificar un problema
Reconocemos en la fase inicial el problema que deseamos solucionar,
teniendo en cuenta el estado actual con respecto al estado deseado. El proceso
de toma de decisiones comienza con la existencia de un problema o, más
específicamente de una discrepancia entre la situación actual y la situación
deseada.
El gerente que por equivocación resuelva el problema erróneo tiene un
desempeño tan malo como el gerente que no identifica el problema correcto y no
hace nada; no es fácil ni trivial saber identificar el problema para ello hay que
identificar las tres características del problema: Estar consciente de ellos, estar
presionados para actuar y tener los recursos necesarios para emprender acciones.
Si las cosas no están donde los gerentes quieren o no marchan como debería hay
discrepancia. El problema debe acuciar al gerente para que actué.
Etapa 2.Identificar los criterios de decisión
Los gerentes tienen que determinar que es pertinente para tomar una
decisión, sea explícitos o tácitos, los gerentes tienen criterios para guiar sus
decisiones y evaluar que factores son pertinentes para decidirse, ejemplo, como
los costos de inicio, disponibilidad de financiamientos, taza de fracasos, potencial
de crecimiento, regiones geográficas abiertas, antecedentes y apoyo del dueño de
la franquicia.
Etapa 3.Asignar pesos a los criterios
1
Un método simple consiste en dar al criterio más importante un peso de 10
y tomarlo como referencia para ponderar los otros. Así, un criterio con un peso de
10 sería dos veces más importantes que uno de cinco.
Etapa 4.Desarrollar las alternativas
La solución de los problemas puede lograrse por varios caminos y no sólo
seleccionar entre dos alternativas, se pueden formular hipótesis ya que con la
alternativa hay incertidumbres Preparar una lista de alternativas que resuelvan el
problema. No se hace ningún intento por evaluar las alternativas solo se
enumeran.
Etapa 5.Analizar las alternativas
¿Cuál solución será la mejor? Los gerentes deben considerar distintos tipos
de consecuencia.
Por supuesto, no es posible predecir los resultados con toda precisión. Entonces
pueden generar planes de contingencia, esto es, curso alternativo de acción que
se pueden implantar con base en el desarrollo de los acontecimientos.
Después de identificar las alternativas, quien toma la decisión tiene que analizarla
críticamente; las evalúa de acuerdo con los criterios establecidos en la etapa 1 y 2;
con esta comparación se revelan las ventajas y desventajas de cada alternativa.
Etapa 6.Seleccionar una alternativa
Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus
opciones, ya está en condiciones de tomar la decisión. Debe considerar tres
términos muy importantes.
Maximizar: es tomar la mejor decisión posible
•
Satisfacer: es la elección de la primera opción que sea mínimamente
aceptable o adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio
buscado.
Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas
•
Consiste en elegir una alternativa entre todas las consideradas. Después de
ponderar todos los criterios de la decisión y analizar todas las alternativas viables
simplemente escogemos aquella que genere el total mayor en la etapa.
Etapa 7.Implementar la alternativa
Bien puede ser que quienes participen en la elección de una decisión sean
quienes procedan a implementarla, como en otras ocasiones delegan dicha
responsabilidad en otras personas.
Los pasos que los gerentes deben considerar durante la planeación de su
ejecución:
Determinar cómo se verán las cosas una vez que la decisión esté
funcionando completamente.
•
2
Orden cronológico de los pasos para lograr una decisión totalmente
operativa.
•
Considerar recursos disponibles y actividades necesarias para poner cada
paso en práctica.
•
Considerar el tiempo que tomará cada una de las etapas.
•
Asignación de responsabilidades a personas específicas para cada etapa.
Se pone en marcha la decisión, lo que consiste en comunicarla a los afectados y
lograr que se comprometan con ella.
•
Etapa 8.Evaluar la eficacia de la decisión
Se recopila toda la información que nos indique la forma como funciona
una decisión, es decir, es un proceso de retroalimentación que podría ser positiva
o negativa. La última etapa de proceso consiste en evaluar el resultado de la
decisión para saber si se resolvió el problema
LA PENETRACION DE LA TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones en una organización que invade cuatro funciones
administrativas que son: planeación, organización, dirección y control.
La Planeación:
Selección de misiones y objetivos así como de las acciones para cumplirlas. Esto
implica "Toma de decisión".
¿Cuáles son los objetivos de la organización, a largo plazo?
¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo?
Organización:
Establecimiento de la estructura que desempeñan los individuos dentro de la
organización.
¿Cuánta centralización debe existir en la organización?
¿Cómo deben diseñarse los puestos?
Dirección:
Esta función requiere que los administradores influyan en los individuos para el
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
¿Cómo manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación
baja?
¿Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada?
3
Control:
Es la medición y corrección del desempeño individual y organizacional de manera
tal que se puedan lograr los planes.
¿Qué actividades en la organización necesitan ser controladas?
¿Cómo deben controlarse estas actividades?
Racionalidad limitada o “acotada”
¿A qué nos referimos cuándo hablamos de la racionalidad en la toma de
decisiones?
Cuando un administrador se enfrenta a una toma de decisión, además de
comprender la situación que se presenta, debe tener la capacidad de analizar,
evaluar, reunir alternativas, considerar las variables, es decir, aplicar estas
técnicas para encontrar soluciones razonables.
Un administrador debe conformarse con la racionalidad limitada o acotada; las
limitaciones de información, tiempo y incertidumbre restringen la racionalidad es
posible que los administradores sean absolutamente racionales en ocasiones
permiten que su aversión al riesgo (su deseo de seguridad y protección) interfiera
en su interés por obtener la mejor solución en las circunstancias dadas en su
mayoría persiguen la toma de las mejores decisiones a su alcance dentro de los
límites de la racionalidad y a la luz del grado y naturaleza de los riesgos
implicados.
Importancia
Es una de las partes más importantes de la planeación, o en verdad la esencia de
la planeación y se concibe
1) Establecimiento de premisas.
2) Identificación de alternativas.
3) Evaluación de alternativas en términos de una meta propuesta.
4) Elección de una alternativa.
El proceso racional de toma de decisiones,
ideal".
es catalogado como "el proceso
En su desarrollo, el administrador debe:
1.- Determinar la necesidad de una decisión.
2.- Identificar los criterios de decisión.
3.- Asignar peso a los criterios.
Los criterios enumerados en el paso previo no tienen igual importancia. Es
necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la decisión.
4.- Desarrollar todas las alternativas.
5.- Evaluar las alternativas.
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Se hace analizándola con respecto al criterio ponderado.
6.- Seleccionar la mejor alternativa.
El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lógico a la hora de
tomarlas. Tiene que tener una meta clara y todas las acciones en el proceso de
toma de decisiones llevan de manera consistente a la selección de aquella
alternativa que maximizará la meta.
Ser racional; Los individuos que actúan o deciden racionalmente persiguen el
cumplimiento de una meta imposible de alcanzar sin acciones, conocimiento
preciso de los diferentes cursos de acción para el cumplimento de una meta en el
marco de las circunstancias y limitaciones existentes así mismo deben contar con
información y con la capacidad de analizar y evaluar alternativas desde la
perspectiva en la meta propuesta. Finalmente, deben tener decidido interés del
identificar la mejor solución mediante la selección de la alternativa más eficaz para
el cumplimiento de la meta.
La racionalidad no es frecuente dado que es posible tomar decisiones con efectos
sobre el pasado, las decisiones deben operar sobre el futuro, el cual casi
invariablemente contiene un alto grado de incertidumbre. En segundo, determinar
todas las alternativas para el cumplimiento de una meta es difícil, en particular
cuando la toma de decisiones implica oportunidades de llevar acabo algo que
nunca se ha hecho; Además en la mayorías de los casos es imposible analizar
todas las alternativas, aun si se tienen las técnicas y las computadoras más
recientes.
CUALIDADES PERSONALES PARA LA TOMA DE DESISIONES
Cuatro son las cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al
tomador de decisiones
Experiencia: La experiencia tiene un importantísimo papel en la toma de
decisiones. Cuando un mando se enfrenta a un problema, recurre a su
experiencia para poder resolverlo de una forma que sabe los solucionó con
anterioridad.
•
•
Para situaciones mal estructuradas o nuevas, la experiencia puede acarrear
ventajas y desventajas. La principal desventaja es que las lecciones de
experiencia puedan ser inadecuadas por completo para el nuevo problema,
resultando una decisión errónea. Pero también puede ser una gran ventaja,
pues da elementos para diferenciar entre situaciones bien o mal estructuradas.
Buen juicio: Se utiliza el término juicio para referirnos a la habilidad de
evaluar información de forma inteligente. Está constituido por el sentido común,
la madurez, la habilidad de razonamiento y la experiencia del tomador de
decisiones. Por lo tanto se supone que el juicio mejora con la edad y la
experiencia.
•
5
Creatividad: La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones
para combinar o asociar ideas de manera única, para lograr un resultado nuevo
y útil.
•
Habilidades cuantitativas: Esta es la habilidad de emplear técnicas
presentadas como métodos cuantitativos o investigación de operaciones, como
pueden ser: la programación lineal, teoría de líneas de espera y modelos de
inventarios. Estas herramientas ayudan a los mandos a tomar decisiones
efectivas. Pero es muy importante no olvidar que las habilidades cuantitativas
no deben, ni pueden reemplazar al buen juicio en el proceso de toma de
decisiones.
•
LIMITANTES PARA QUIENES TOMAN DECISIONES
Las organizaciones, o más precisamente, las personas que toman las decisiones
importantes, no pueden hacer lo que desean. Se enfrentan a distintas limitantes:
financieras, legales, de mercado, humanas y organizaciones, que inhiben algunas
acciones.
Lado
humano
del
proceso
de
diseño
del
modelo
En las pequeñas empresas, el decisor puede representar el éxito o la ruina, o
puede resultar muy difícil de reemplazar el producto de un jugador es un
complemento del nuestro si para un proveedor es más atractivo ser nuestro
proveedor cuando también es proveedor del otro jugador que cuando es sólo
nuestro proveedor.
BARRERA PARA LA TOMA DE DECISIONES EFECTIVAS
Las decisiones son influidas por prejuicios psicológicos, presiones de tiempo y
realidades sociales.
Prejuicios psicológicos:
A veces los encargados de tomar decisiones están muy lejos de ser objetivos en la
forma que recopilan, evalúan y aplican la información para elegir. Las personas
tienen prejuicios que interfieren con una racionalidad objetiva. Los ejemplos que
siguen representan solamente unos cuantos de los muchos prejuicios subjetivos
que se han documentado.
Ilusión de control:
Es creer que uno puede influir en las situaciones aunque no se tenga control
sobre lo que va a ocurrir.
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Los efectos de perspectiva: se refieren a la manera en que se formulan o perciben
los problemas o las alternativas de decisión y a la manera en que estas influencias
subjetivas
pueden
imponerse
sobre
hechos
objetivos.
Presiones de tiempo: en el cambiante ambiente de negocios de la actualidad, el
premio es para la acción rápida y el mantenimiento del paso. Las decisiones de
negocios que se toman con mayor conciencia pueden volverse irrelevantes e
incluso desastrosas si los gerentes se toman demasiado tiempo en hacerlo.
Desarrollo de alternativas y el factor limitante
Suponiendo que ya sabemos cuáles son nuestras metas y que ya se han
alcanzado un acuerdo sobre premisas de planeación claras. El primer pasó de la
toma de decisiones es el desarrollo de decisiones, parece que solo existe una
manera de hacer algo, es probable que esta sea incorrecta; cuando únicamente
se nos ocurre un solo curso de acción, es obvio que nos hemos pensado lo
suficiente.
La capacidad para desarrollar alternativas es a menudo tan importante como la
habilidad de elegir correctamente entre ellas; sin embargo, la inventiva, la
investigación y el sentido común pueden producir tal cantidad de opciones del
factor limitante o estratégico.
El principio del factor limitante es el siguiente: Para seleccionar el mejor curso de
acción alternativo se deben identificar y superar los factores que más firmemente
se oponen al cumplimiento de una meta.
En la práctica se logró eliminar el componente de sorpresa para los inversionista,
interpretando correctamente la decisión antes mencionada, pues de manera
atinada se previó que el periodo de integración del ejecutivo sustituto era lo
adecuado y que control. A continuación, se incluyen algunos aforismos prácticos y
útiles a tener en cuenta cuando se practica la ciencia de la administración
aplicada.
1. Triunfar no es suficiente. Otros también deben fracasar.
2. No es necesario apagar la luz del otro para que la propia brille.
3. Componentes del juego: Jugadores, Valores Agregados, Reglas, Tácticas
y Alcance.
4. El producto de un jugador es un complemento del nuestro si los clientes
valoran más nuestro producto cuando tienen el producto del otro jugador que
cuando tienen sólo nuestro producto.
5. Un jugador es nuestro competidor si los clientes valoran menos nuestro
producto cuando tienen el producto del otro jugador que cuando tienen sólo
nuestro producto.
Evolución de alternativas
Una vez determinadas las alternativas que correspondan, el siguiente paso de la
planeación es evaluarlas y seleccionar aquellas cuyas contribuciones resultan
ideales para el cumplimiento de la meta.
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Factores cuantitativos y cualitativos
Estos factores son los que pueden medirse en términos numéricos, con el tiempo
o los diversos costos fijos y de operación.
El éxito de de un proyecto puede correr peligro si se ignoran los factores
intangibles, o cualitativos. Los factores cualitativos o intangibles son aquellos
difíciles de medir numéricamente, como la calidad de las relaciones laborales, el
riesgo de cambio tecnológico o el estado de las condiciones políticas
internacionales.
Para evaluar y comparar los factores intangibles de un problema de planeación
con el propósito de tomar de decisiones, por la identificación de estos factores
para adjudicarles una medida cuantitativa razonable.
Análisis marginal
Implicar el empleo de técnicas de análisis marginal para la comparación
de los ingresos adicionales producidos con costos adicionales. En otras palabras,
si los ingresos adicionales de una cantidad mayor son superiores a sus costos se
obtendrán mayores ganancias si se produce más.
También puede ser útil para la comparación de factores distintos a costos e
ingresos.
Análisis de costo-beneficio
El análisis de costo-beneficio persigue la mejor proporción de beneficios y costos;
esto significa, por ejemplo, determinar el medio menos costoso para el
cumplimiento de un objetivo o para la obtención de los mayores valores dados
ciertos gastos.
Selección de una alternativa: Tres enfoques
1) Experiencia: El apoyo en la experiencia acumulada cumple en la toma de
decisiones un papel probablemente más importante del que se merece.
Los administradores con experiencia suelen creer, que tanto los éxitos
que han alcanzado como los errores que han cometido constituyen guías
casi intangibles para el futuro. Sea la experiencia de un administrador y
más elevado el nivel que ha alcanzado en una organización.
El solo hecho de que los administradores hayan alcanzado el puesto que
ocupan parecería justificar las decisiones que han tomado hasta el
momento. Además, el proceso de resolución de problemas, toma de
decisiones y comprobación de éxito o fracaso de un programa produce
cierto de buen juicio.
Sin embargo, apoyarse en la experiencia como guía para acciones futuras
puede ser peligroso. Para comenzar, la mayoría de la gente desconoce las
razones primordiales de sus errores o fracasos. Las decisiones correctas
deben evaluarse sobre la base de acontecimientos mientras que la
experiencia se restringe al pasado.
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Analiza con cuidado su experiencia, en lugar de dejarse guiar ciegamente
por ella, y deriva de ellas las razones fundamentales de sus éxitos o
fracasos, la experiencia puede ser útil como base del análisis de decisión.
2) Experimentación: Una modalidad obvia para decidir entre alternativas
consiste en probar una de ellas para ver que sucede. Se dice que se le
debería emplear
más a menudo
en la administración, que un
administrador puede estar seguro de que un plan es correcto, en vista
especialmente de los factores intangibles, es probar las diversas
alternativas para identificar cuál es la mejor.
La técnica experimental es quizás la más costosa de todas, de un
experimento no prevalezcan dudas. En consecuencia, esta técnica sólo
debe emplearse después de haber considerado otras alternativas. No
obstante ello, muchas decisiones son imposibles de tomar sin antes
confirmar mediante la experimentación el mejor curso de acción.
3- Investigación y análisis
Este método supone la resolución de un problema mediante su previo
conocimiento
profundo. La búsqueda de relaciones entre las variables,
restricciones y premisas cruciales de la meta que se pretende alcanzar. Éste es el
método de “lápiz y papel” de computadora e impresión de resultados.
Decisiones programadas y no programadas
Una decisión programada es la que se aplica a problemas estructurados o
rutinarios. Este tipo de decisión se aplica a labores de rutina o respectivas;
depende fundamentalmente de criterios preestablecidos o reglas de decisión. Se
trata, en efecto, de una decisión tomada con base en antecedentes.
Las decisiones no programadas se aplican a situaciones no estructurales
novedosas y vagamente definidas de naturaleza no concurrente. En su mayoría,
las decisiones no son por completo programadas o no programadas, si no una
combinación de ambos tipos.
Los problemas en los niveles inferiores de las organizaciones son habitualmente
rutinarios y bien estructurados, por lo que los administradores y empleados
requieren de un menor margen de discrecionalidad en las decisiones
Prejuicios y errores en la toma de decisiones
Cuando los gerentes toman decisiones no sólo ejercen su estilo particular; sino
que también siguen reglas prácticas, o métodos heurísticos, para simplificar el
proceso. Pero aunque los gerentes sigan reglas prácticas, eso no significa que las
reglas sean confiables (1.cuadro.anexo.3). ¿Por qué? Porque pueden llevar a
errores y prejuicios al procesar y evaluar la información.
1) Error del exceso de confianza: cuando los que deciden piensan que saben
más de lo que en realidad saben o tienen opiniones exageradamente
positivas o ellos mismos y su desempeño.
2) Error de la satisfacción inmediata: Los gerentes que buscan los beneficios
instantáneos y evitan los costos inmediatos.
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3) Efecto del ancla: Los que deciden se quedan fijos en la información inicial
como punto de partida y no se adaptan a la información siguiente.
4) Prejuicio de percepción selectiva: cuando los gerentes organizan
selectivamente e interpretan los acontecimientos de acuerdo con sus
impresiones tergiversadas.
5) Prejuicio de confirmación: Los gerentes que buscan información que
reafirma sus elecciones anteriores e ignoran la que contradice sus juicios.
6) Error de la contextualización: Ocurre cuando los que deciden eligen y
subrayan ciertos aspectos de una situación al tiempo que excluyen a otros.
7) Prejuicio de la disponibilidad: Ocurre cuando quienes deciden recuerdan los
acontecimientos más recientes y que estén más frescos en su memoria.
8) Error de la representación: Cuando los que deciden evalúan la probabilidad
de de que ocurra un suceso de acuerdo con su semejanza con otros
sucesos.
9) Error de la casualidad: Los gerentes tratan de imponerle un significado a
sucesos casuales.
10) Error de los costos incurridos: Se da cuando quienes deciden se olvidan de
que las decisiones actuales no corrigen las anteriores.
11) Prejuicio egoísta: Los que se apresuran para asignarse el mérito por sus
éxitos y culpar de sus fracasos a factores externos.
12) Error de la retrospectiva: Tendencia de los gerentes a creer falsamente,
después de conocer el resultado.
Toma de decisiones en condiciones de certidumbre, incertidumbre y riesgo
Prácticamente todas las decisiones se toman en condiciones de al menos
cierto grado de incertidumbre. Este grado varía, sin embargo, de la certidumbre
relativa a la gran incertidumbre. La toma de decisiones implica ciertos riesgos.
En una situación en la que está presente la certidumbre, se tiene razonable
seguridad de lo que ocurrirá una vez tomada una decisión.
Creatividad e Innovación
Uno de los factores más importantes en la administración de personas es la
creatividad. Pero, para comenzar, debe distinguirse entre creatividad e innovación.
Por creatividad suele entenderse la capacidad de desarrollar nuevas ideas.
El proceso creativo
El proceso creativo se compone, de cuatro fases sobrepuestas e interactuantes
entre sí:
1) La exploración inconsciente
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2) Intuición
3) Discernimiento
4) Formulación lógica.
La primera fase, exploración inconsciente, es difícil de explicar en razón de que
ocurre fuera de los límites de la conciencia. Usualmente implica la abstracción de
un problema, cuya determinación mental es probable que sea muy vaga.
La segunda fase Intuición (1.cuadro.anexo.4), sirve de enlace entre el inconsciente
y la conciencia. Esta etapa puede implicar una combinación de factores
contradictorios a primera vista.
Se toma en cuenta los principios subyacentes de:
1) Responsabilizar de las operaciones al gerente general de cada división
2) Mantener en las oficinas generales de la compañía el control centralizado
de ciertas funciones.
El pensamiento intuitivo puede inducirse mediante técnicas como la lluvia de
ideas. El discernimiento, tercera fase del progreso creativo, es resultado sobre
todo el trabajo intenso. Para desarrollar un producto útil, un nuevo servicio o un
nuevo proceso, por ejemplo, son necesarias muchas ideas, puede ser
momentánea.
La última fase del proceso creativo es la formulación o verificación lógica. El
discernimiento debe someterse a la prueba de la lógica o de la experimentación.
Esto se logra mediante la reflexión persistente de una idea o pidiendo críticas a
los demás.
Lluvia de ideas
La creatividad puede enseñarse. Los pensamientos creativos son a menudo
frutos de arduos esfuerzos. Por Alex F. Osborn, a quien se ha llamado “padre de
la lluvia de ideas”, lo que busca en una sesión de lluvia de ideas es justamente
una multiplicación de ideas. Las reglas son las siguientes:
1) No criticar ninguna idea
2) Mientras más extremosas sean las ideas, mejor
3) Alentar la calidad de ideas producidas
4) Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas.
Limitaciones de la discusión de grupo tradicional
La discusión grupal bien puede inhibir la creatividad. Los expertos en un
tema pueden rehuir la exposición de sus ideas en grupo por temor al ridículo.
La necesidad de mantener buenas relaciones con los demás puede ser más
importante que la de explorar pero importantes alternativas a la solución.
El administrativo creativo
Con demasiada frecuencia se da por supuesto que, en general, la gente no
es creativa ni posee especial capacidad para desarrollar nuevas ideas.
Desafortunadamente, este supuesto puede ser muy desventajoso para una
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organización, ya que en las condiciones adecuadas todas las personas son
capaces de ser creativas, aunque en un grado muy variable entre una y otra.
Las personas son inquisitivas y producen muchas ideas novedosas e inusuales.
Finalmente los individuos creativos pueden dar motivo a conflictos por el hecho de
ignorar políticas, reglas y procedimientos establecidos. Pero la creatividad no
suple el juicio administrativo, Los administradores deben determinar y ponderar
los riesgos que implica la búsqueda de ideas originales y su conversión en
prácticas innovadoras.
El arte de tomar decisiones está basado en cinco ingredientes básicos:
a. Información: Estas se recogen tanto para los aspectos que están a favor
como en contra del problema
b. Conocimientos: Si quien toma la decisión tiene conocimientos, ya sea de
las circunstancias que rodean el problema o de una situación similar,
entonces estos pueden utilizarse para seleccionar un curso de acción
favorable.
c. Experiencia: Cuando un individuo soluciona un problema en forma
particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le
proporciona información para la solución del próximo problema similar.
d. Análisis: No puede hablarse de un método en particular para analizar un
problema, debe existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros
ingredientes. En ausencia de un método para analizar matemáticamente un
problema es posible estudiarlo con otros métodos diferentes. Si estos otros
métodos también fallan, entonces debe confiarse en la intuición. Algunas
personas se ríen de la intuición, pero si los otros ingredientes de la toma de
decisiones no señalan un camino que tomar, entonces ésta es la única
opción disponible.
e. Juicio:
El juicio es necesario para combinar la información, los
conocimientos, la experiencia y el análisis, con el fin de seleccionar el curso
de acción apropiado. No existen substitutos para el buen juicio
IMPORTANCIA DE LA TOMA DE DECISIONES
Es importante porque mediante el empleo de un buen juicio, la Toma de
Decisiones nos indica que un problema o situación es valorado y considerado
profundamente para elegir el mejor camino a seguir según las diferentes
alternativas.
También es de vital importancia para la administración ya que contribuye a
mantener la armonía y coherencia del grupo, y por ende su eficiencia.
En la Toma de Decisiones, considerar un problema y llegar a una conclusión
válida, significa que se han examinado todas las alternativas y que la elección ha
sido correcta.
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Introducción
Este trabajo nos va a permitir entender la importancia y limitación de la
toma de decisiones racionales.
La toma de decisiones esta presente en la vida cotidiana de toda persona,
por eso decimos que el proceso de decisión es en verdad la esencia de la
planeación y puede describirse como:
1. El establecimiento de premisas
2. Identificación de alternativas
3. Evaluación de alternativas en términos de la meta propuesta
4. Elección de una alternativa
Considerando que es imposible tomar decisiones con efectos sobre el
pasado, estas deben operar sobre el futuro, el cual casi invariablemente contiene
un alto grado de incertidumbre, además determinar todas las alternativas para el
cumplimiento de una meta es difícil por no decir imposible, aún si se tienen las
técnicas analíticas y las computadoras mas recientes.
En virtud de lo anterior podemos decir que un administrador debe
conformarse con la racionalidad limitada o “acotada”, dado las limitaciones de
información, tiempo y certidumbre a que se expone, por lo que en la mayoría de
los casos los administradores persiguen la toma de las mejores decisiones a su
alcance dentro de los limites de racionalidad y a la luz del grado y naturaleza de
los riesgos implicados.
Toma de decisiones
La toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre varias
alternativas y constituyen por lo tanto la esencia de la planeación. El proceso de
toma de decisiones consta de ocho etapas
Etapa 1. Identificar un problema
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El proceso de toma de decisiones comienza con la existencia de un problema o,
más específicamente de una discrepancia entre la situación actual y la situación
deseada.
Etapa 2.Identificar los criterios de decisión
Los gerentes tienen criterios para guiar sus decisiones y evaluar que factores son
pertinentes para decidirse.
Etapa 3.Asignar pesos a los criterios
Consiste en dar al criterio más importante un peso de 10 y tomarlo como
referencia para ponderar los otros.
Etapa 4.Desarrollar las alternativas
Preparar una lista de alternativas que resuelvan el problema
Etapa 5.Analizar las alternativas
Las evalúa de acuerdo con los criterios establecidos en la etapa 1 y 2; con esta
comparación se revelan las ventajas y desventajas de cada alternativa.
Etapa 6.Seleccionar una alternativa
Escogemos aquella que genere el total mayor en la etapa
Etapa 7.Implementar la alternativa
Se pone en marcha la decisión
Etapa 8.Evaluar la eficacia de la decisión
Evaluar si se resolvió el problema
Racionalidad en la toma de decisiones
Los individuos que actúan persiguen el cumplimiento de una meta imposible de
alcanzar, deben contar con información y con la capacidad de analizar y evaluar
alternativas desde la perspectiva en la meta propuesta.
Racionalidad limitada o “acotada”
Las limitaciones de información, tiempo y incertidumbre restringen la racionalidad
es posible que los administradores sean absolutamente racionales.
Desarrollo de alternativas y el factor limitante
La capacidad para desarrollar alternativas es a menudo tan importante como la
habilidad de elegir correctamente entre ellas; sin embargo, la inventiva, la
investigación y el sentido común pueden producir tal cantidad de opciones del
factor limitante o estratégico
Evolución de alternativas
Evaluarlas y seleccionar aquellas cuyas contribuciones resultan ideales para el
cumplimiento de la meta.
Factores cuantitativos y cualitativos
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Estos factores son los que pueden medirse en términos numéricos, con el tiempo
o los diversos costos fijos y de operación.
Análisis marginal
Implicar el empleo de técnicas de análisis marginal para la comparación de los
ingresos adicionales producidos con costos adicionales.
Análisis de costo-beneficio
Determinar el medio menos costoso para el cumplimiento de un objetivo o para la
obtención de los mayores valores dados, ciertos gastos y análisis de costobeneficio en la administración de riesgos a la salud, la seguridad y el ambiente
Selección de una alternativa: Tres enfoques
1- Experiencia:
Los administradores con experiencia suelen creer, que tanto los éxitos que han
alcanzado como los errores que han cometido constituyen guías casi intangibles
para el futuro, sin embargo, apoyarse en la experiencia como guía para acciones
futuras puede ser peligroso
2- Experimentación:
Probar las diversas alternativas para identificar cuál es la mejor. La técnica
experimental es quizás la más costosa de todas muchas decisiones son
imposibles de tomar sin antes confirmar mediante la experimentación el mejor
curso de acción.
3- Investigación y análisis
Supone la resolución de un problema mediante su previo conocimiento profundo.
Éste es el método de “lápiz y papel” de computadora e impresión de resultados.
Decisiones programadas y no programadas
Una decisión programada es la que se aplica a problemas estructurados o
rutinarios. Las decisiones no programadas se aplican a situaciones no
estructurales novedosas y vagamente definidas de naturaleza no concurrente por
lo que los administradores y empleados requieren de un menor margen de
discrecionalidad en las decisiones. En su mayoría, las decisiones son una
combinación de ambos tipos.
Prejuicios y errores en la toma de decisiones
Aunque los gerentes sigan reglas prácticas, eso no significa que las reglas sean
confiables. ¿Por qué? Porque pueden llevar a errores y prejuicios al procesar y
evaluar la información.
13) Error del exceso de confianza.
14) Error de la satisfacción inmediata.
15) Efecto del ancla
16) Prejuicio de percepción selectiva
17) Prejuicio de confirmación.
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18) Error de la contextualización.
19) Prejuicio de la disponibilidad.
20) Error de la representación.
21) Error de la casualidad
22) Error de los costos incurridos.
23) Prejuicio egoísta.
24) Error de la retrospectiva.
Toma de decisiones en condiciones de certidumbre
Incertidumbre y riesgo.
Prácticamente todas las decisiones se toman en condiciones de al menos
cierto grado de incertidumbre. Este grado varía, sin embargo, de la certidumbre
relativa a la gran incertidumbre. La toma de decisiones implica ciertos riesgos.
En una situación de riesgo es probable que exista información basado en hechos,
la cual sin embargo puede ser incompleta. Par una mejor toma de decisiones
pueden estimarse las probabilidades objetivas de cierto resultado con base puede
en, por ejemplo, modelos matemáticos. Por otra parte, también puede usarse la
probabilidad subjetiva, basada en el juicio y la experiencia.
Creatividad e Innovación
Se entiende como la capacidad de desarrollar nuevas ideas.
El proceso creativo
Se compone como:
5) La exploración inconsciente: implica la abstracción de un problema, cuya
determinación mental es probable que sea muy vaga
6) Intuición: sirve de enlace entre el inconsciente y la conciencia.
7) Discernimiento, es el resultado de todo el trabajo al escoger las mejores
ideas
8) Formulación lógica Esto se logra mediante la reflexión persistente de una
idea o pidiendo críticas a los demás
Se toma en cuenta los principios subyacentes de:
3) Responsabilizar de las operaciones al gerente general de cada división
4) Mantener en las oficinas generales de la compañía el control centralizado
de ciertas funciones.
Lluvia de ideas
Es una multiplicación de ideas bajo las siguientes reglas:
1) No criticar ninguna idea
2) Mientras más extremosas sean las ideas, mejor
3) Alentar la calidad de ideas producidas
4) Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas.
Limitaciones de la discusión de grupo tradicional
Los expertos en un tema pueden rehuir la exposición de sus ideas en grupo por
temor al ridículo. .
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El administrativo creativo
Todas las personas son capaces de ser creativas, aunque en un grado muy
variable entre una y otra y producen muchas ideas novedosas e inusuales.
Las reglas son:
Desarrollar la tolerancia de fracasos
Establecer estrechas relaciones con los clientes:
Conservar divisiones de tamaño reducido.
1-
Toma de decisiones
Está presente en toda nuestra vida, en todo momento y en todo
lugar.
Elegimos el color de nuestra ropa para determinado día dependiendo del calor
del frío, de los eventos diarios, o el trabajo que realizamos entre otras
actividades
Si nos gusta el fútbol decidimos por un equipo, a donde ver el partido, con
quien ver el partido de fútbol, y si somos jugadores decidimos las jugadas y los
17
pases a hacer en un partido, así mismo el árbitro decide como solucionar los
problemas que se dan en un partido.
Y en la casa tenemos que cocinar a toda hora, y se decide que cocinar, en la
noche, en el día, en la mañana, la nutrición de cada comida, y las bebidas a
presentar en cada turno.
En las escuelas, los directores toman decisiones administrativas, los
profesores, como dar la materia, y el estudiante, decide la mejor forma de
ganar el año.
Y en las carreteras los
choferes de autos y los peatones deciden como
conducirse, de ello dependen los accidentes que se dan día a día.
Si vamos de compras tomamos la decisión de comprar los productos
necesarios de ese día, en las diferentes tiendas que nos ofrece el mercado.
Y si estamos en un hospital, clínica o ebais, ahí se toman decisiones de vida,
de sanar, alternativas para mejorar la calidad de vida de los seres humanos;
así cada doctor, enfermera, dentista, administrativos y pacientes interactúan
para mejorar la vida diaria de cada uno.
Y Así notamos que cada momento es una decisión que tomar, entre las
alternativas que nos presentan los problemas cotidianos de cada día, y que
esta rutina es vivir cada instante que tenemos que solucionar todo los
problemas que se presentan para lograr las metas propuestas.
2-
Alternativas en todo problema
Hemos estudiado que en un problema presente tenemos diferentes alternativas
para resolverlo. Y si en el día tenemos que tomar decisiones, también en cada día
encontramos alternativas múltiples para cada problema rutinario, y a veces son
tantas las alternativas que nos cuesta elegir el plato del día.
En un ebais por ejemplo, el doctor con sus pacientes tiene diferentes alternativas
de diagnostico en un paciente, y debe elegir el más preciso para tomar la decisión
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de que medicamento es el adecuado para mejorar la calidad de vida para ese
paciente.
Y en el tema salud, es importante analizar las alternativas, para dar el diagnóstico
correcto ya que de ello depende mejorar la salud de un paciente, un error de elegir
la alternativa
correcta puede cobrar la vida de un paciente o elegir el
medicamento correcto.
El estudio de alternativas para solucionar un problema es importante ya que de
ello depende que la respuesta al problema sea la correcta.
Aprendemos desde que estamos en la escuela primaria a elegir alternativas en los
exámenes, y si nos equivocamos pagamos el duro precio de una mala calificación,
así que seleccionamos las mejores alternativas
para luego discernir cual se
acerca más a resolver nuestro problema los cuales podemos elegir dándole una
calificación o peso de importancia que nos ayude a sacar las menos posibles. De
esta elección depende facilitar la elección de la mejor alternativa.
Y cuando las alternativas más
importantes son más de dos,
en algunas
ocasiones debemos corroborar en base a la experiencia cual es la alternativa
correcta, dependiendo a lo que se dedique la empresa.
Es importante que le demos la importancia y el cuidado necesario para lograr
tomar una buena decisión en nuestras vidas.
3-
Limitaciones e incertidumbre
Todas las decisiones que tomemos a diario en nuestra vida tienen limitaciones a
considerar. Muchas veces estas limitaciones nos empequeñecen nuestro campo
de acción y a veces nos traban al tomar decisiones, pero aun sabiendo de las
limitaciones debemos continuar con nuestro análisis y aunque el problema de
incertidumbre también nos haga dudas, debemos continuar haciendo las pruebas
y buscando la mejor alternativa.
Una situación mucho más común es la del riesgo; correr riesgos hace que los
resultados sean más previsibles, para esto hay que analizar las alternativas y ver
si el riesgo es innecesario. Para ello se necesita recopilar mucha información para
19
evaluar los riesgos a correr. Todo esto genera mucha incertidumbre y depende del
estado anímico de la persona elegir la opción de menos riesgo y la que le genere
mayor ingreso o utilidad, y se ayudan con tablas financieras y estratégicas. Si
quien toma la decisión fuera perfectamente racional, seria por completo objetivo y
lógico y fijaría una meta clara y especifica. Sin embargo si la información las limita,
es más difícil tomar la decisión correcta.
4-
La toma de decisiones es un proceso
No es solo elegir alternativas, todo este proceso consta de ocho etapas y
comienza por identificar un problema.
Por ejemplo, hay que hacer una cena
porque vienen invitados, nuestro problema se formula, qué hacer de cena para
esta noche, en seguida se pasa a trazar, analizar y elegir una alternativa para
resolver el problema. Este proceso funciona igual para una ama de casa como
para un gerente, si mismo si lo hace individualmente o grupal,
•
Existencia de un problema : identificar el problema
•
Identificar los criterios de decisión
•
Medición de los criterios a elegir
•
Desarrollar las alternativas
•
Analizar las alternativas
•
Seleccionar la alternativa
•
Ponerla en práctica
5-
Evaluar la eficiencia de la decisión que tomamos
Ahora, para un gerente de una empresa es más complicado, porque él tiene que
identificar el verdadero problema entre todos los signos que aquejen esta
incorporación. No pueden confundirse ya que eso lo puede hacer perder tiempo,
dinero y confianza en lo que hace. Tomar la decisión concreta en el momento
correcto para que los resultados sean al máximo beneficios para ello.
20
Recomendaciones
1-Sepa cuándo es hora de rendirse.
Cuando es evidente que una decisión no funciona, no tenga miedo de jalar el
enchufe. Muchos Gerentes bloquean o distorsionan la información negativa
porque no quieren creer que su decisión fue mala. Se apegan tanto a la decisión
que se niegan a aceptar que llegó la hora de moverse. En el ambiente dinámico
actual esta forma de pensar no sirve. Algunas veces nos tenemos que dejar llevar
por las corazonadas de que algo no está bien y actuar rápidamente para no llegar
a grandes problemas
2- Practique los cinco porqués.
Cuando el entorno es muy inseguro, una forma de alentar la buena toma de
decisiones consiste en pedir a la gente que piense más y más profundamente en
los problemas. Dadas las intensas presiones de tiempo que enfrentan los gerentes
sería tentador hacer un análisis superficial. El método de los cinco porqués
consiste en que los empleados aprendan a preguntar por qué, no una, sino cinco
veces. Preguntar una vez por qué ocurre algo lleva a una explicación superficial
del problema: Los siguientes ¨porqués ¨ obligan a quienes deciden a sondear más
hondo en las causas del problema y las posibles soluciones. Estas empresas
reconocen que se requiere de complejidad para entender la complejidad y
profundizan más en la situación.
3- Tome buenas decisiones.
Un buen proceso de toma de decisiones tiene estas seis características:
1Se enfoca en lo que es importante
2-
Es lógico y congruente
Acepta el razonamiento subjetivo y objetivo, y combina el
razonamiento analítico con el intuitivo
3-
4-
Requiere solo la información necesaria para resolver un dilema
Alienta y guía el acopio de información pertinente y la formación de
una opinión ilustrada
5-
6-
21
Es sencillo,
7-
confiable, fácil de seguir y flexible.
4- Construir una organización que detecte con destreza lo inesperado en cuanto
surja, y que adapte rápidamente el cambio del ambiente. Preste atención a sus
decisiones y a la manera en que las tome, cuando piense que no tomó una buena
decisión, pregúntese como podría tomar una mejor y practique para que adquiera
las destrezas de la buena toma de decisiones.
5- Adopte cinco hábitos de las organizaciones muy confiables:
1No se dejan engañar por sus éxitos
2-
Se preocupan por sus fracasos
Están alertas a las mínimas desviaciones y reaccionan pronto y de
prisa a lo que no concuerde con sus expectativas
3-
4-
Aceptan la complejidad
5-
Anticipan sus límites
Empresa Coke
La propuesta se enfocara en “El brote de pánico Europeo de Coke”
Esta situación se dio en el continente Europeo en el año de mil novecientos
noventa y nueve, donde el producto de Coke and Coca-Cola Enterprises (CCE) estaba
ocasionando intoxicaciones al publico que la consumiera, lo cual produjo pánico entre los
consumidores y una gran dificultad para la compañía.
22
Este acontecimiento fue una gran amenaza para esta gran empresa ya que
disminuiría su reputación a nivel Europeo. Si analizamos el caso no todo fue malo ya que
este nos dio la oportunidad de ver las debilidades de la compañía y de estas obtener la
oportunidad de aprender, crecer y de ser mejor.
Al hacer el análisis detallado del caso nos podemos dar cuenta de ciertas
debilidades de la empresa que hicieron el problema aun mucho mayor, ya que fue notable
que no estaban preparados para una situación de este índole. Entre ellas están:
•
•
Una decisión tomada apresuradamente, sin tener bases sólidas fundamentadas,
ya que no cumplieron con el proceso correcto ya que no vieron más allá de lo que
les estaban presentando sin tomar en cuenta otras posibles circunstancias que
los podían amenazar. En otras palabras, minimizaron la importancia del percance.
Tuvieron una muy lenta respuesta al problema que acontecía. Lo cual a mi
parecer, lo que ocasiona es el aumento de desconfianza en el consumidor.
Al ver estas situaciones, podemos notar que uno de los mayores problemas de esta
gran compañía fue la falta de capacidad de reacción que demostraron ante el
acontecimiento, con lo cual tenemos la oportunidad de corregir e implementar medidas y
actitudes que nos ayuden a enfrentarnos a problemas futuros. Entre las cosas a mejorar
estarían:
•
•
Revisar con rigor los procesos de embotellamiento que se desempeñan, ya que
por descuido y negligencia a la hora de utilizar productos químicos en el proceso
se produjo esta grave crisis
Reforzar y establecer mejores controles de calidad, para minimizar al máximo este
tipo de eventos
Esto sería en la parte operativa de la empresa. Por otro lado, la administración debió
de experimentar las consecuencias de no saber darle la importancia que se merece a
ciertas decisiones, ya que en esta oportunidad, la decisión era muy delicada e involucraba
la salud de sus consumidores por lo cual debieron de haberla estudiado y analizado mas
afondo, tomando en cuenta que lo que estaba pasando podía ser mas grande de lo que
aparentaba, para poder prepararse de una mejor manera.
Por lo delicado de esta decisión debieron de haberla pasado por los pasos del proceso
racional, para haberla podido catalogar en el rango de importancia de una mejor
manejara, los pasos son:
1. Determinar la necesitad de la decisión (en este caso era de mucha importancia)
2. Identificar los criterios de decisión ( para este acontecimiento seria por ejemplo, el
impacto negativo que provocarían en el mercado, el manchar su reputación de
calidad, los costos para la empresa debido a las consecuencias, tomar muy en
cuenta que estaba en juego la salud de las personas, entre otros)
3. Asignar peso a los criterios (los antes mencionados)
4. Desarrollar todas las alternativas (tanto de la causa del problema como de las
futuras soluciones)
5. Evaluar las alternativas
6. Seleccionar la mejor alternativa.
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Para concluir, en este caso nos damos cuenta de la gran importancia que tiene la
toma de decisiones en una empresa, ya que muchas veces de estas depende el buen
funcionamiento y aceptación que esta tenga.
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Anexo 1
1. Cuadro.Anexo.1 Generalidades de la toma de decisiones gerenciales
Anexo 2
1. Cuadro.Anexo.2 Proceso de toma de decisiones
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Anexo 3
1. Cuadro.Anexo.3 Errores y perjuicios de la toma de decisiones
26
Anexo 4
1. Cuadro. Anexo.4 ¿Qué es la intuición?
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Bibliografía
James A.F Stoner, Sexta edición de administración, sexta edición, editorial
Prentice Hall, México 1996
Robins, Stephen p.y Coulter, Administración, octava edición, editorial Person
Prentice Hall educación. México 2005
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