Plan Estratégico Institucional del TEPJF 2010-2016

Plan Estratégico Institucional del TEPJF 2010-2016*
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Mapa del Proceso de Planeación Estratégica Institucional*
Marco
Estratégico de
Referencia
Diagnóstico
Interno y
Externo
Estrategia
Institucional
Estrategia
Operativa
Sistema de
Seguimiento y
Valoración de
Resultados
Misión
Fortalezas y
Debilidades
Visión
Iniciativas
Estratégicas
Objetivos
Estratégicos
Oportunidades
y Amenazas
Conductas
Esperadas
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Proyectos
Institucionales
Indicadores de
Desempeño
Estratégico,
Táctico y
Operativo
Objetivos Estratégicos
1.
Fortalecer la función jurisdiccional electoral
2.
Consolidar la confianza ciudadana
3.
Asegurar la calidad de los procesos sustantivos
y de apoyo
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Conductas Esperadas
1
2
Transparencia
Creatividad e
Innovación
3 Trabajo en Equipo
Ponerse en evidencia ante sí mismo y ante los demás
con los propios actos y no excusándose en la posición
que ocupe para eludir responsabilidades.
Se refiere a la visibilidad de las acciones y
conocimiento público de la toma de decisiones y uso
de los recursos públicos ante los ciudadanos y las
fuerzas sociales y políticas
Innovación e ingenio permanente para convertir las
dificultades en oportunidades, ofreciendo soluciones
proactivas a la organización.
Mantener una actitud constructiva, impulsando la mejora
continua y la libertad para expresar nuestras ideas.
Colaborar activamente con los compañeros de otras
áreas, actuar en entera alineación con las causas y
responsabilidades
del
Tribunal
y
comunicarnos
respetuosamente para alcanzar metas comunes.
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Conductas Esperadas
Búsqueda constante de la excelencia para el
cumplimiento de objetivos y metas en las fechas
planteadas y con el uso adecuado de los recursos
disponibles.
4
Efectividad
5
Entrega y
Compromiso
Mantenerse firme ante la promesa que se hace a sí
mismo y a otros, de lograr las metas trazadas y
perseverar hasta alcanzarlas utilizando toda su
capacidad y cumplir con todo aquello que se le ha
confiado.
6
Apertura al
Cambio
Mantener una mente abierta para escuchar, explorar y
redefinir formas de pensar y actuar, con el propósito de
ser una Institución dinámica e innovadora.
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Fortalezas y Debilidades
Áreas de Identificación de Fortalezas y Debilidades
Factor Humano
Estructura
Organizacional y
Normatividad
Planeación y Medición
del Desempeño
Infraestructura
Tecnológica y Física
Presupuesto y
Estructura del Gasto
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Iniciativas Estratégicas
Optimización en el Uso de los
Recursos Informáticos y Materiales
6
5
Rediseño del Modelo
Organizacional
Desarrollo del Factor Humano
y Carrera Judicial
Consolidación de las
Salas Regionales
4
3
2
Generación de
Condiciones Idóneas
para el Óptimo Desempeño
de la Función Jurisdiccional
1
Difusión Efectiva del
Quehacer Institucional
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Difusión Efectiva del Quehacer Institucional
Consiste en construir y aplicar estrategias y proyectos
institucionales que permitan facilitar una mayor y mejor
comunicación e interacción con la ciudadanía en su conjunto
y con los diversos grupos sociales.
Esta iniciativa estratégica tiene como propósito fundamental
consolidar la confianza ciudadana en el Tribunal Electoral.
Para tal efecto, se deberá desarrollar y aplicar un modelo de
participación y comunicación que facilite el entendimiento y la
comprensión de las funciones del Tribunal Electoral, de sus
resoluciones y de su operación cotidiana.
* Tomado de la Dirección General de Planeación y Evaluación
Desafíos de la Ejecución
• Desarrollar de un modelo que guíe las decisiones en
torno a la ejecución
• Crear una estrategia afecta su ejecución
• Conducir eficazmente del cambio (Cambio cultural)
• Entender que poder e influencia están directamente
relacionados al éxito de la ejecución
• Desarrollar estructuras institucionales que permitan el
fomento e intercambio de información, la coordinación y la
rendición de cuentas
• Mejorar
los
controles
y
procedimientos
de
retroalimentación eficaces
• Construir una cultura de apoyo a la ejecución
• Ejercer un liderazgo predispuesto a la ejecución
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Capital humano
• La ejecución inicia con una buena definición de la
estrategia
• Las estrategias mal concebidas aseguran resultados
deficientes
• Las estrategias exigen inversión en capacidades o
competencias específicas y en su desarrollo.
• El éxito depende de que la comunicación del
componente operativo sea clara, y que la evaluación
pueda medirse.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Capital humano
• Si se aspira a una buena ejecución de la estrategia,
tenemos que pensar en contar con buenos
colaboradores.
• Tenemos que lograr que las personas adecuadas se
incorporen al viaje y las que no, se retiren.
• El cambio es inmensamente superior a mantener
contentas a las personas
• Reducir la resistencia a nuevas ideas y nuevos
métodos.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Ejemplo
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Proyectos Institucionales
Grandes Actividades /
Proyectos
1.- Lenguaje
ciudadano
Responsable
Gabriela
Pérez Suárez
Octavio
Mayén
3.- Fortalecimiento
del proceso de
comunicación
interna y trabajo en
equipo
Gabriela
Pérez
Casas
4. Desarrollo de
sistemas de
información
5. Desarrollo de
redes sociales
6. Relaciones
Interinstitucionales
Jorge Tlatelpa
Francisco
Acuña
Roberto
Duque
Alta
Fecha de
Inicio
ENE 2010
Alta
En
marcha
Alta
En
marcha
Alta
Alta
Alta
OCT 2009
OCT
2009
En
marcha
Fecha de
Término
Meta o Resultado
Permanente
Crear una cultura de
comunicación, información y
relación pública basada en el
lenguaje ciudadano.
Permanente
Informar de manera oportuna y
clara sobre las actividades,
funciones y atribuciones del
Tribunal Electoral.
Permanente
Optimizar la comunicación
entre áreas y personas del
Tribunal Electoral.
Permanente
Facilitar el acercamiento de
especialistas al acervo
documental en materia
jurídico-electoral.
Permanente
Acercar el TE a la ciudadanía
utilizando nuevas tecnologías
de comunicación y propiciar la
formación de comunidades
interesadas.
Permanente
Incrementar y eficientar la
vinculación del TE con otras
instituciones clave nacionales
y extranjeras para el
cumplimiento de sus
actividades estratégicas.
Inversión /
Presupuesto
Fuente: Equipo de la Iniciativa Estratégica 1 (051009) Aprobado
2.- Proceso de
comunicación social
Prioridad
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN, EQUIPAMIENTO Y
DESARROLLO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
PARA LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN Y
ARCHIVOS: HACIA EL FORTALECIMIENTO DE LA
TRANSPARENCIA Y LA DIVULGACIÓN DEL
CONOCIMIENTO ELECTORAL
(PROCEDET)
2009
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Índice
¿Cómo nace la propuesta de este proyecto?
1.
Fundamentación
2.
Objetivos
3.
Requerimientos de Infraestructura Tecnológica
4.
Modelo Conceptual del Sistema de Información Documental
4.1 El Sistema de Información Documental (SID)
4.2 Beneficios del Sistema de Información Documental (SID)
5
Modelo Conceptual del Archivo Institucional
5.1 El Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI)
5.2 Beneficios del Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI)
6.
Etapas del Proyecto
7
Plan de Trabajo Detallado
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
¿Cómo nace la propuesta de este proyecto?
•
La Reforma Constitucional y legal en materia Electoral (2007-2008)
estableció que para el ejercicio de sus atribuciones, el TEPJF funcionará en
forma permanente tanto en Sala Superior como en sus cinco Salas
Regionales.
•
En consecuencia, fue necesario contratar la plantilla de personal responsable
de la administración y servicios de los Centros de Documentación en cada
Sala Regional. Para ello, la CIDT propuso los perfiles para los puestos,
diseñó los mecanismos de evaluación y los aplicó a los candidatos que
participaron en el proceso de selección.
•
Al término del proceso, los Magistrados Regionales eligieron al personal que
estimaron idóneo para los puestos y que ahora integra las coordinaciones
regionales de enlace e información, documentación y transparencia
(CREIDT)
•
A un año del ingreso de este personal, se ha detectado que es necesario
capacitarlos para que estén en condiciones efectivas de realizar las
funciones que tienen asignadas y, en un segundo paso, mejorar sus
habilidades y competencias para incidir favorablemente en la calidad de los
servicios que se ofrecen a través de las unidades de información: Centro de
Documentación, Archivo y Unidad de Enlace.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
¿Cómo nace la propuesta de este proyecto?
•
Existencia de un proyecto institucional pendiente desde el 2007 para la
reubicación del Centro de Documentación de la Sala Superior, a fin de dotarlo
de mayor espacio para la consulta y acervo, y equiparlo de mobiliario y
tecnología de información que favorezcan una dinámica laboral más eficiente y
moderna, en beneficio de la comunidad institucional y de la ciudadanía en
general.
•
Situación actual de los Centros de Documentación en cada Sala Regional:
espacios reducidos e inapropiados que no permiten la gestión adecuada de las
colecciones y la prestación de sus servicios.
•
Falta de instalaciones adecuadas para el resguardo y administración del Archivo
Jurisdiccional.
•
Proyecto paralelo de la CAOP para la reubicación y reacondicionamiento de
diversas áreas en las Salas Regionales, que abarca a los Centros de
Documentación y al Archivo Jurisdiccional.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
1. Fundamentación
En la actualidad el sistema documental del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación está
integrado por seis Centros de Documentación y seis Archivos Jurisdiccionales, distribuidos en sus
diversas circunscripciones, los cuales se encuentran en proceso de reubicación en nuevas
instalaciones.
Por lo que hace al fondo doc umental, está conform ado por 75 mil volúmenes distribuidos de la siguiente
manera: Centro de Docum entación de la Sala Superior posee aproximadamente 25,000 ejem plares,
mientras que el acervo de cada Centro Documental en las Salas Regionales es de 11 mil ejemplares
cada uno. Se estima que este volum en alcanzará los 135 mil ejemplares en un periodo de 20 años,
como resultado del desarrollo de las colecciones.
En el marco del proyecto de reubicación y modernización de las instalaciones de estas Unidades de
Información, se estima necesario dotarlas de tecnologías de información y de com unicación de
vanguardia, acordes con el desarrollo actual, creando una infraestructura que permita c onfigurar una red
de Centros de Documentac ión y fortalecer las funciones del Archivo Institucional, que facilite la
recopilación, organización, sistematización y obtención de la información para apoyar al desarrollo de
las actividades institucionales y que im pulse el diseño de nuevos servicios documentales y formas de
acceso a los contenidos por parte de los usuarios.
Asim ismo, y con la finalidad de estar a la vanguardia en materia documental y archivística, y responder
de manera eficaz a las demandas de la actual sociedad de la inform ación caracterizada por su continuo
cambio y diversidad desde el punto de vista tecnológico y organizacional, se considera im prescindible
desarrollar las com petencias del personal de estas Unidades, toda vez que el tratamiento de la
información es uno de los elementos claves para favorecer el desarrollo y la innovación de nuevos
servicios bibliotecarios y archivísticos.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
2. Objetivos
a)
Dotar de instalaciones e infraestructura tecnológica (hardware) necesaria
para el mejoramiento de los servicios documentales y de información en
red.
b)
Incorporar tecnologías de la información (software y aplicaciones) que
faciliten el tratamiento documental y la generación de nuevos servicios de
información.
c)
Generar repositorios de información (RIMEL) en materia electoral de
acceso abierto, con el fin de difundir sus contenidos entre la comunidad y
permitir la vinculación entre los actores del quehacer político - electoral.
d)
Desarrollar las competencias profesionales del personal de los Centros de
Documentación y de Archivo, en modalidad a distancia, para contribuir a su
educación y formación continua, como base para mejorar los servicios
orientados a los usuarios.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
3. Requerimientos de Infraestructura Tecnológica
• Modernizar las instalaciones de los Centros de Documentación, con mobiliario
adecuado, seguro y funcional y el equipamiento con estantería móvil
automatizada deslizable que permita el aprovechamiento de los espacios,
facilitar el tratamiento documental y contar con áreas dedicadas a la extensión
bibliotecaria (actividades para niños y jóvenes, multimedia, salas de
exposiciones o eventos, entre otros) para dar a conocer y difundir los servicios y
colecciones.
• Asimismo, es necesario contar con sistemas de identificación y control del
acervo documental a través del sistema de radiofrecuencia, sistema de antihurto
de materiales documentales (arco de seguridad) y un servicio de autopréstamo.
• En lo referente a las áreas de Archivo en Salas Regionales, se requiere contar
con instalaciones y mobiliario acorde a las necesidades de capacidad de
almacenamiento, que permita el adecuado manejo documental, así como la
búsqueda, localización y consulta eficiente de los expedientes jurisdiccionales.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
3. ¿Qué representa el tratamiento información y documentación en el TE?
Necesidades
Necesidades
Proveedores de Información
SID
RIMEL, JANIUM,LexisNexis
INFOMEX
Sistemas Fuente
SADAI
Características de
documentos y
responsabilidades
del funcionario
SCGI
SISTEMA DE CONTROL
DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
ESTADÍSTICA
JUDICIAL
ESTUDIOS E
INVESTIGACION
SAITE
Usuarios /
Beneficiarios
INTER OPERABILIDAD
T E S A U RO
SIGA
Depósito
donde se
integra,
estructura y
armoniza el
conocimient
o
Minería de datos
Ponencias
Herramientas de
consulta y publicación
(Portal Internet)
Reportes
Análisis
Ciudadano
4. Modelo Conceptual del Sistema de Información Documental
Desarrollo de
habilidades del
personal
Para ofrecer
RED DE CENTROS DE
DOCUMENTACIÓN
SR XAL
Se requiere
SR DF
SR GDL
SS
SR MTY
Repositorio de Información
Documental en materia electoral
(RIMEL)
SR TOL
Beneficios
May or
acceso
Infraestructura
tecnológica
Redes Sociales
Disponibilidad
permanente
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Agilizar el
intercambio de
inf ormación
Nuev as
f ormas de
acceso
4.1 El Sistema de Información Documental (SID)
Los Centros de Documentación utilizan información procedente de distintos
servicios y proveedores, por lo que la red de Centros de Documentación del
Tribunal Electoral debe considerar un sistema de información con una plataforma
tecnológica que facilite la gestión y el acceso a cualquier documento en los
diferentes soportes y no sólo a los registros bibliográficos, así como la
consolidación de la cooperación como principio básico de trabajo.
Asimismo, con el propósito de adaptarse a las funcionalidades innovadoras (web
social, Biblioteca 2.0 y otras aplicaciones), se requiere que el sistema cuente con
distintos módulos orientados al desarrollo de nuevos servicios para usuarios
presenciales y virtuales, basados en estándares abiertos que le permitan ser una
herramienta útil para otras organizaciones públicas y privadas.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
4.1 El Sistema de Información Documental (SID)
- ASPECTOS FUNCIONALES
Subsistemas
SR
XAL
SR
DF
Sistem a de Gestión de Bibliotecas
Catalogación
Catalogación
SS
RED
DE
CENDOC
Circulación
Circulación
Publicaciones
Publicaciones
seriadas
seriadas
SR
MTY
Biblioteca Digital
Biblioteca Digital
SR
GDL
Adquisiciones
Adquisiciones
Estadísticas e
Estadísticas
e
inform es
inform es
OPAC /
Web
Catálogo de
Catálogo
de
autoridades
autoridades
SR
TOL
Gestión Documental
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Acceso del
usuario
Orientado a
servicios
4.2 Beneficios del Sistema de Información Documental (SID)
Contar con un catálogo en línea, web intuitivo y fácil de usar, orientado al usuario final que le permita
personalizar su forma de ver el Catálogo, organizar s us registros en carpetas y asignarles etiquetas,
configurar las búsquedas que le interese realizar periódicam ente, y conocer automáticamente las
últimas novedades de su interés.
Contar con una interfaz de bús queda adaptada a los requerim ientos de acceso y usabilidad para
responder de manera eficaz a las nec esidades de los usuarios de la Red, que en una sola pantalla
ofrezca las alternativas de explorar más recursos disponibles en la biblioteca y unidades de
información al mostrar un conjunto de palabras, enriquecidas por traducciones, sinónimos, términos
de tesauro, etc.
Ofrecer servicios bibliotecarios en el m omento y en el lugar en que lo requieran los usuarios, que los
servicios se encuentren disponibles en una sección que les perm ita revisar los materiales prestados,
diseñar su perfil, realizar reservas y renovar m ateriales en línea, ya sea en el Centro de
Documentación o en forma remota desde cualquier parte del mundo.
Proporcionar funciones de autoservicio para el préstamo, solicitud de sugerencia de com pra de
materiales, publicación de consultas en línea, servicios de Difusión Selectiva de la información (DSI),
acceso a otros sitios web y enlaces virtuales.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
4.2 Beneficios del Sistema de Información Documental (SID)
Diseñar un portal para la red de los Centros que permita integrar la
información y servicios a efecto de socializar el uso de las Tecnologías de la
Información y la Comunicación y el acceso a recursos impresos y digitales.
Crear contenidos para que los usuarios dispongan de la información necesaria
para mantenerse al día con temas pertinentes.
Recomendar al usuario otras obras que podrían ser de su interés, a partir de
las estadísticas de préstamo.
Diseñar un microblog que involucre a los usuarios, formando comunidades de
interés y proporcionando recursos e información que les permitan compartir
ideas, opiniones y contenidos.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
5. Modelo Conceptual del Archivo Institucional
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
5.1 El Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI)
Los avances tecnológicos coadyuvan en la correcta administración de los archivos,
permitiendo una localización pronta y expedita de los documentos que los conforman, por lo
tanto, el Tribunal Electoral adquirió un Sistema de Administración de Archivos Institucional
(SADAI).
Con el inicio formal de las actividades del Archivo Institucional se hace necesario establecer
los procedimientos y las interfases de comunicación entre el SADAI y los Sistemas de
Control Documental para el Seguimiento de Asuntos Jurisdiccionales y Administrativos, que
permitan de manera integral, la recepción, así como implementar la normatividad que
autentifique y brinde la validez legal a los documentos digitales, en sus diferentes etapas.
Por último, para la generación de criterios, lineamientos o normas respecto al manejo, y
autentificación de los archivos digitales y su preservación, será necesario establecer relación
de colaboración con el Proyecto Internacional de Investigación para la Preservación de
Archivos Electrónicos con valor Permanente InterPARES1.
1 El Proyecto InterPARES es reconocido internacionalmente por las aportaciones que sus investigadores han hecho a la preservación de archivos digitales tales como, requisitos para autenticidad y de emisión de
copias auténticas, lineamientos para la creación y preservación de archivos digitales, esquema de principios para la elaboración de políticas, normas o lineamientos, por mencionar algunos. Se integra por 15
TEAM’s. ElT EAM México tiene su sede en el Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas de la Universidad Nacional Autónoma de México y su director es el Dr. Juan Voutssás Márquez Investigador yAcadémico
del citado Instituto.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
5.1 El Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI)
ASPECTOS
FUNCIONALES
ARCHIVO DE TRÁMITE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN / HISTÓRICO
SADAI
UNIDADES DE SALA SUPERIOR Y
SALAS REGIONAL ES
Valoración
Consulta
Estadísticas e
inform es
SADAI
Sistem a de
Control
de Gestión
Registro
W EB
Clasificación
Sistem a de
control
Jurisdiccional
Préstamo
Apertura de
expedientes
Transferencia
prim aria
Libro de
Control de
Docum entos
en Trám ite
Adquisiciones
Reportes
(CGCA, CDD)
Estadísticas e
inform es
Transferencia
secundaria
Subsistema
Control de Estantería Automatizada
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
Para la
Rendición
de Cuentas
y el
Derecho
de Acceso
a la
Información
5.2 Beneficios del SADAI
Facilita el flujo de documentos en los archivos de trámite, concentración e histórico,
ofreciendo el seguimiento y control de las transferencias primarias, secundarias y
emitiendo alertas de los vencimientos de los plazos de guarda, con base al principio
de procedencia y al ciclo vital del documento.
Complementa al sistema de estantería móvil deslizable automatizada, y facilita el
acceso a la información, toda vez que ofrece la localización exacta de los
expedientes, registro de usuarios, control de préstamos, búsquedas booleanas en
uno o más campos y niveles de descripción.
El sistema de administración del archivo institucional es congruente con las normas y
estándares internacionales.
Proporciona la ubicación física exacta de los expedientes (Módulo, batería, estante,
entrepaño, y caja), además cuenta con control de entradas y salidas de expedientes
y documentos.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
5.2 Beneficios del SADAI
Permite la generación de diversos reportes: Inventario general por expedientes; guía
simple de archivos; inventario de transferencia primaria; inventario de transferencia
secundaria; inventario de baja documental; para su manipulación en formato Word,
Excel o PDF. De igual manera, genera estadísticas de: préstamos, devoluciones,
documentos consultados, transferencias, documentos reservados, confidenciales y
en general todo tipo de reportes necesarios para la operación archivística.
Contar con los mecanismos para la organización y consulta de los fondos
archivísticos institucionales, como fuente de consulta primordial y confiable para la
atención de las solicitudes de transparencia y acceso a la información, coadyuvando
con ello al cumplimiento de lo establecido en el artículo 6° Constitucional, en la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y al Acuerdo General
de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales del
Tribunal Electoral del Poder Judicial de La Federación.
Coordinación de Información Documentación y Transparencia
6. Etapas del Proyecto
ETAPA 1.
DESARROLLO DE COMPETENCIAS / GENERACIÓN DE CRITERIOS DE DOCUMENTOS DIGITALES
Detección de Necesidades,
planificación
Duración: 4 meses
ETAPA 2.
Verificación de resultados,
reforzamiento
Duración: 3 meses
SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL / CREACIÓN DE BANCOS DE INFORMACIÓN / INTERFASES COMUNICACIÓN DEL
ARCHIVO INSTITUCIONAL
Análisis y Diseño del SID, BI e IC
Duración: 5 meses
ETAPA 3.
Desarrollo de competencias,
generación de criterios
Duración: 7 meses
Desarrollo e Integración del SID, BI e IC
Duración: 10 meses
Mantenimiento y Evaluación
Duración: 3 meses
INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
Reubicación de Centros de Documentación y Archivos Jurisdiccionales, Adquisición de nuevo mobiliario y estantería
Duración: 18 meses
•
Periodo del proyecto: Julio 2009 – Diciembre 2010 (18 meses).
•
Financiamiento:
Coordinación de Información Documentación y Transparencia