Juzgados de primera instancia - Centro de Información Judicial
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Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia INSTRUCTIVO DE GESTIÓN APLICADA AL PROCESO PARA LOS JUZGADOS DE PRIMERA INSTANCIA COMISIÓN DE CALIDAD EN LA GESTIÓN DE LA CÁMARA NACIONAL DE APELACIONES DEL TRABAJO 1 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia PROLOGO Con el fin de aportar sugerencias tendientes a la aplicación de principios referidos a la mejora en la Calidad de la Gestión en los Juzgados de Primera Instancia y, con el objeto de colaborar con la tarea encomendada a los titulares de los Juzgados de Primera Instancia, los integrantes de la Comisión de Calidad en la Gestión han elaborado el Instructivo de Gestión aplicable a los Juzgados de Primera Instancia. Configura dicho instructivo un aporte a la tarea que podrá ser utilizado por los titulares de los organismos, de considerarlo adecuado y queda obviamente sujeto a las sugerencias y modificaciones que cada Magistrado aporte para su incorporación definitiva al Instructivo que se presenta. Esperamos que esta herramienta de trabajo, pueda ser utilizada por los interesados y cuente con el apoyo de los integrantes de cada organismo, con el objeto de trabajar en equipo, para el mejoramiento del servicio de justicia. 2 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia 1-POLITICA.......................................................................................................................................... 2 1.1) Celeridad y Transparencia......................................................................................................... 2 1.2) Planificación operativa................................................................................................................ 2 1.3) Inmediata satisfacción del usuario............................................................................................. 2 1.4) Participación activa los integrantes del Juzgado...................................................................... 3 1.5) Liderazgo...................................................................................................................................... 3 1.6) Correcta administración de procesos de calidad...................................................................... 3 1.7) Mejora continua de la calidad del servicio................................................................................ 4 1.8) Comparación ............................................................................................................................... 4 1.9) Medición de resultados................................................................................................................ 4 2-OBJETIVOS....................................................................................................................................... 5 3-REALIZACION DE LOS PROCESOS /OBJETIVOS .TAREAS................................................ 6 3.A- MANEJO ADMINISTRATIVO DE LA MESA DE ENTRADAS. 1. Atención al público....................................................................................................................... 6 2. Cargo............................................................................................................................................... 7 3. Agregación de escritos y documentos........................................................................................... 8 4. Documentos para confronte......................................................................................................... 10 5. Reparto del despacho................................................................................................................... 10 6. Préstamo de expedientes.............................................................................................................. 11 7. Libro de asistencia........................................................................................................................ 11 8. Listado de audiencias................................................................................................................... 11 9. Agregación de cédulas................................................................................................................... 11 3. B-MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS EMPLEADOS AUDIENCISTAS 1. Audiencia. Consideraciones Generales...................................................................................... 13 2. Acta de audiencia......................................................................................................................... 16 3. C- CONFRONTES DE OFICIOS Y/ O MANDAMIENTOS...................................................... 18 3. D-MANEJO ADMINISTRATIVO DEL PROCESO DE DESPACHO-PROSECRETARIA. 21 3. E- ESCRITOS JUDICIALES- Recaudos formales....................................................................... 22 1. Personería....................................................................................................................................... 22 2. Domicilio......................................................................................................................................... 23 3. Copias............................................................................................................................................. 4. Bono CPACF.................................................................................................................................. 23 23 4-AMBIENTE DE TRABAJO 4.1 Lugar de trabajo............................................................................................................................ 24 4.2 Sistemas de comunicación............................................................................................................. 24 4.3 Sistema de Gestión de Calidad........................................................................................................... 24 4.4 Vínculo con el personal.................................................................................................................. 25 4.5 Capacitación................................................................................................................................... 25 5 -VERIFICACION DE LOS PROCESOS /OBJETIVOS................................................................ 26 5.1 Impulso procesal mediante la utilización del JNT..................................................................... 26 6 - RELACION CON DESTINATARIO DEL SERVICIO DE JUSTICIA.................................... 27 7 - SISTEMAS OPERATIVOS DE APOYO ..................................................................................... 28 3 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia 1.POLITICA La política se integra con dos premisas básicas: la misión y la visión del Juzgado. La misión consiste en impartir justicia con equidad y transparencia en el menor tiempo posible. La visión es lograr un juzgado ágil y proactivo que decida sin trabas burocráticas haciendo el mejor uso de los recursos disponibles, en un clima de colaboración y respeto. 1.1-Celeridad y transparencia en la gestión. Reducir el tiempo promedio de gestión de los procesos principales. Enfocar la mejora en el proceso de ejecución. 1.2-Planificación operativa Establecer planes operativos concretos respecto del tiempo promedio de gestión en cada una de las etapas del proceso. Desplegar los objetivos respecto de cada uno de los empleados al comienzo del año de acuerdo con la tarea asignada, indicando el modo en que serán medidos. Mejorar la capacitación de los empleados. Efectuar un control y revisión permanente del cumplimiento de los planes operativos. Plantear las modificaciones en caso de encontrar algún desvío en la planificación. 1.3-Inmediata satisfacción del usuario Llevar a su mínima expresión la espera de los letrados, partes o peritos que concurran a la mesa de entradas del juzgado. Resolver de inmediato los problemas que puedan presentarse a efectos de evitar el retorno por un mismo asunto. Agregar cédulas, oficios y escritos a medida que van llegando, a efectos de que los funcionarios tomen contacto con los planteos en forma inmediata. 4 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia Centralizar las audiencias en dos o tres días; evitar errores en la carga de datos, evitar dilaciones en la notificación y hacer uso eficiente del tiempo. 1.4-Participación activa de todos los integrantes del Juzgado mediante la motivación, el trabajo en equipo y la capacitación. Fomentar el compromiso de magistrados, funcionarios y empleados con la ejecución del plan ideado para el mejor funcionamiento del tribunal. Realizar un plan estratégico motivando al personal por el buen desempeño. Efectuar un diseño de sistemas de reconocimiento que apoyen el objetivo del juzgado. Crear un ambiente de trabajo estimulante, interesante y divertido. Valorar las ideas y sugerencias de los empleados. 1.5-Liderazgo Plantear el ejercicio de un estilo de liderazgo basado en el ejemplo, la autoridad moral que deviene del trabajo efectivo y fomentar la participación del personal y su compromiso en la misión del Juzgado, la promoción de la crítica constructiva y la exigencia del cumplimiento cabal de los objetivos fijados. 1.6-Correcta administración de procesos de calidad. Asegurarse de que todos los procesos funcionan correctamente mediante el seguimiento periódico de la actividad de los empleados, el análisis de los tiempos de gestión provistos por el sistema, el relevamiento de los errores y las opiniones de los letrados. Procurar que los procesos se lleven a cabo de acuerdo a las directivas impartidas por las autoridades del Juzgado, mediante la constatación efectuada en forma personal, la lectura de los indicadores así como las constancias del expediente. 1.7-Mejora continua de la calidad del servicio implementada en cada una de las etapas del proceso. Se presenta como un círculo virtuoso que parte de los objetivos, la planificación, puesta en marcha y se cierra con los resultados y la evaluación. 5 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia 1.8-Comparación con otros niveles Utilizar la información de referencia que resulta de las estadísticas trimestrales que publica la Cámara Nacional de Apelaciones del Trabajo para comparar el desempeño del Juzgado con los restantes. Promover el intercambio de experiencias que conduzcan al mejoramiento de los métodos de trabajo. Elevar propuestas de gestión a la Cámara. 1.9-Medición de resultados Realizar la evaluación del sistema de calidad a través del análisis de las estadísticas mensuales, control del tiempo de gestión y antigüedad de las causas pendientes; las encuestas de opinión de abogados y las opiniones individuales de los empleados responsables de cada área. Los responsables de la evaluación del sistema de calidad son el juez y el secretario. 6 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia 2. OBJETIVOS TEMA TIEMPO DE MESA DE INDICADOR OBJETIVO Tiempo de tránsito entre la Tiempo de agregación en el día ENTRADAS fecha de recepción y el el 80% de los documentos y el pase a despacho 20% restante en el 2° día TIEMPO DE DESPACHO Tiempo de tránsito entre la Tiempo de despacho menor a 2 TIEMPO DE GESTIÓN fecha de recepción y la días en el 80% de los fecha de puesta a la firma expedientes Tiempo de tránsito entre la Tiempo de duración de la fecha de recepción y la respuesta en tres días en el 70% fecha de vuelta a letra de los expedientes ingresados SATISFACCIÓN DE Resultado de la encuesta Analizar sus resultados, para DESTINATARIOS de satisfacción implementar los cambios necesarios que mejoren el servicio ACTIVIDADES PARA Encuestas o consultas Realizar al menos una reunión LA MEJORA institucionales relativo al mensual con empleados y funcionamiento de la prosecretarios acerca del unidad judicial funcionamiento del tribunal, problemas detectados y soluciones posibles a considerar. Ante el dictado de una norma que implique una modificación en el procedimiento, implementar reuniones instructivas y de debate para acordar la implementación de la misma en el juzgado. 7 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia 3. REALIZACIÓN DE LOS PROCESOS/OBJETIVOS. TAREAS A. MANEJO ADMINISTRATIVO DE LA MESA DE ENTRADAS 1. ATENCIÓN AL PÚBLICO: La atención al público debe efectuarse prioritariamente sobre otras tareas asignadas. Cuando la cantidad de concurrentes sea numerosa y exceda el tiempo de espera razonable, el personal debe avisar a Prosecretaría para que se implementen las medidas necesarias para normalizar la atención. Debe extremarse la deferencia y celeridad en la atención evitándose el tuteo (arg. art. 19 inc. e) del Reglamento de la Justicia Nacional en lo sucesivo R.J.N.), y especial cumplimiento del art. 58 del Código del C.P.C.C.N., en cuanto al trato debido a los profesionales. En el supuesto de que algún empleado del Juzgado, estime que está siendo objeto de un trato descomedido, irrespetuoso o que de alguna forma menoscabe su dignidad, debe abstenerse de entrar a polemizar, debiendo limitarse a poner dicha situación en expreso conocimiento de sus superiores, a los fines que estos estimen corresponder. Los empleados deben conocer fehacientemente lo normado en los arts. 8 y 19 del R.J.N., y dar estricto cumplimiento a dichas disposiciones, debiendo poner especial celo en cumplimentar los incisos a) y b) del último artículo citado. El personal de mesa de entradas, como equipo de trabajo, se desempeñará bajo la dirección y responsabilidad de uno de ellos, con miras a agilizar la consulta de expedientes y demás tareas propias de la actividad (arg. Acordada 4/74 pto. 3 C.S.J.N.). El litigante que presente un escrito dentro del plazo de gracia (las dos primeras horas de labor de 7,30 a 9.30hs. art. 124 “in fine” del C.P.C.C.N.), puede no respetar su turno, al solo efecto que se cargue su escrito, y esperar su respectivo turno para la consulta de la causa. El escrito cargado, no puede bajo ninguna circunstancia ser devuelto al presentante, sin el despacho correspondiente (art. 50 RJN), ni tampoco ser facilitado, luego de cargado, para que el interesado efectúe alguna corrección. El personal de la Mesa de entradas, deberá proceder a la búsqueda de los expedientes de los litigantes que se encuentran esperando y reservar los mismos, hasta que el interesado acceda a un lugar del mostrador. 8 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia Cuando los peritos concurran a aceptar el cargo, se completará prolijamente el formulario de aceptación en el expediente, luego firmará experto e inmediatamente se llevará la causa –conjuntamente con el documento de identidad del experto- al Prosecretario Administrativo efectos que dicho funcionario suscriba la aceptación de cargo (art. 469 1er. párrafo del C.P.C.C.N.). 2. CARGO: Los escritos deben ser cargados con el correspondiente fechador mecánico inmediatamente de recibidos, completándose todos sus ítems, en forma clara y legible utilizando tinta negra (art.46 RJN). Se procederá en igual forma con los oficios, utilizando el respectivo sello de recibido. El cargo deberá colocarse al pie del escrito, esto inmediatamente debajo de la firma del presentante (art. 124 CPCC y 45 R.J.N.). En el supuesto que la firma del presentante se encuentre al reverso de la hoja y no quede lugar para estampar el cargo, el mismo debe colocarse al principio de una nueva hoja. El prosecretario administrativo al suscribir el cargo firmará y sellara los márgenes de ambas hojas. Frente a desperfectos técnicos del cargo mecánico se utiliza el cargo manual. Por razones de celeridad es aconsejable insertar en el sello del cargo manual la frase “ se coloca el cargo manual por desperfectos en el mecánico, brindando con ello seguridad tanto a la parte que presenta el escrito como respecto del personal responsable de Mesa de Entradas. Los cargos puestos por las mesas receptoras autorizadas por la Excma. Cámara (Res. Nros. 22/2008 y 26/2008 C.N.A.T.), quedan equiparados a los del Juzgado y debe colocarse el recibido en los escritos que diariamente remita dicha Mesa. Cuando por error de remisión por la Mesa General de Entradas, haya intervenido otro Juzgado del Fuero, y el escrito llegue reenviado, debe colocarse el recibido manual. En cambio, cuando por error del litigante el escrito se haya presentado ante otro Juzgado del Fuero, y dicho Juzgado haya ordenado la devolución al interesado, y éste lo presente ante este Juzgado o bien llegue remitido por la Mesa General de Entradas, debe cargarse con fechador mecánico, puesto que el cargo del primer Juzgado resulta inválido (arg. art 124 C.P.C.C.N.). 9 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia Cuando el presentante lo solicite, el empleado deberá -en la copia que se devuelve al profesional- estampar la fecha de recepción, sello del Juzgado y su firma aclarada en dicha copia (CNAT acta 459 9/2/94). Ante cortes de corriente eléctrica y desperfectos del fechador mecánico, deberá solicitarse en Prosecretaría el respectivo cargo manual, que debe contener la leyenda que explicite que se utiliza por imposibilidad de funcionamiento del mecánico. Sin autorización expresa de los superiores, el empleado no podrá utilizar el cargo manual. Asimismo cualquier error que resulte al ser estampado el cargo o equivocación en el llenado de algunos de los ítems, deberá ser comunicado inmediatamente al Secretario o Prosecretarios, absteniéndose de colocar leyendas como "errose" o similares o volver a cargar el escrito. Los oficios deben ser cargados con el correspondiente sello de recibido, y completarse todos sus ítems. 3. AGREGACION DE ESCRITOS Y DOCUMENTOS • Presentación de escritos Las presentaciones deberán ser agregadas a las causas respectivas, teniendo especial atención a la homonimia de carátulas. Al agregarlas deberá consignarse el siguiente orden: copia de poder, copia de documental, copia de escrito (así sucesivamente cada copia de traslado), poder para el expediente, documental para el expediente y escrito original. La presentación que es para el expediente se folía desde la primera foja hasta la última, los juegos de copias no se folían. De ser necesario, antes de pasar el expediente a despacho, se cambiarán los ganchos deteriorados o se colocarán los faltantes. Al agregar un escrito, debe marcarse el escrito anterior si no se encuentra despachado, y asimismo debe repetirse la leyenda de guía que figure en el margen del expediente. Los escritos y oficios deberán, como plazo máximo, ser agregados dentro del segundo día de recibidos. De no poder cumplimentar dicha agregación, debe hacerse saber al Prosecretario a cargo de la causa de dicha novedad, a fin que se arbitren las medidas necesarias para la ubicación del expediente. 10 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia Los escritos con boletas de depósito o pedidos de giro, deben ser pasados a despacho inmediatamente de agregados y no con el despacho general. Poderes • El personal de mesa de entradas (al igual que los audiencistas en la medida que se otorguen en el acto de audiencias) deben controlar los poderes que los otorgantes acompañen, conforme las siguientes pautas: Lugar de comparecencia: Juzgado Nacional de Primera Instancia del Trabajo Nº XX Nombres y apellidos completos del poderdante, su nacionalidad, edad (es suficiente poner mayor de edad) –los menores (de entre 14 y 21) sólo pueden otorgar poder cuando accionan por derechos emergentes de su propio contrato de trabajo (arg. art. 128 del Código Civil, art. 34 LCT y art. 34 L.O.). Nombres y apellidos completos de los apoderados, su tomo y folio de inscripción en el C.P.A.C.F... Objeto del mandato: ej. cobro de pesos, acción por accidente, indemnización art. 1113 Cód.Civil, etc. (arg. art. 1870 inc. 6 Código Civil). . Enumeración de personas físicas y jurídicas (nombres y apellidos completos o razones sociales ídem) contra las que se va hacer valer el poder (no la carátula de la causa). En caso de sustitución de poder, el apoderado debe dejar constancia de las fojas en que se encuentra agregado el mandato que sustituye. En lo demás es igual a lo dicho anteriormente. Si el poderdante no sabe o no puede firmar, debe acompañarlo una persona de su conocimiento con DNI, que firmará en su nombre a ruego (arg. art. 1001 Código Civil y 119 C.P.C.C.N.), el firmante a ruego no puede ser uno de los apoderados. El poderdante debe acreditar identidad con D.N.I.. De manifestarse que no se posee el mismo, o se encuentre con un deterioro tal que sea imposible su correcta utilización, el poderdante debe acompañar dos testigos que acrediten su identidad (los testigos deben tener DNI). 11 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia El acta poder debe ser acompañada en original y copia, el original para la causa y la copia para el protocolo de Secretaría. Es conveniente hacer saber a los profesionales que en la página del COLEGIO PUBLICO DE ABOGADOS DE LA CAPITAL FEDERAL (http://www.cpacf.org.ar/default.asp?goto=LECTURA&nnnoticia=271), existe un formulario de Acta Poder, lista para ser bajada a la PC del usuario. También en la página de la Oficina de Informática se encuentra un ejemplar: http://10.9.80.111/index.php?view=category&id=129%3Aotrosdocumentos&option=com_content&Itemid=61 Efectuado el confronte se entregará el poder con el documento del interesado al Secretario a fin que en su presencia se suscriba el mismo. 4. Documentos para confronte Las cédulas, oficios, certificaciones, y mandamientos que traigan las partes, sin escritos, deben ser giradas con la respectiva causa al empleado a cargo del número para su confronte, previa colocación del cargo mecánico en el margen izquierdo (no debiéndose llenar el mismo puesto que se utilizará como constancia de la fecha de presentación a confronte). Si las acompañan con escritos, serán pasadas a despacho. 5. Reparto del despacho El despacho firmado debe ser repartido y encasillado antes de la nueva jornada de trabajo. A partir de la instalación del nuevo sistema de gestión JNTVisual, la firma debe ser retirada de los despachos de prosecretario, secretario y juez sin ser mezclada a fin de pasar los autos por la lectora de código de barras y lograr una correcta imputación al firmante que corresponda. Para facilitar el conocimiento por parte de los profesionales de los suscriptores de las providencias es aconsejable incluir en todos los proveídos modelo el nombre del Juez o Secretario –según el caso- para evitar colocar el sello en cada uno de ellos con posterioridad a su firma. En caso contrario la tarea se agiliza con la provisión de sellos automáticos los que también deberán insertos por los audiencistas a su terminación y antes de pasar a la firma las actas respectivas. 12 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia 6. Préstamo de expedientes Para los préstamos de expedientes (que se efectuará en caso de las partes a sus letrados y en casos de peritos exclusivamente al profesional sorteado y existiendo auto que así los disponga –art. 127 inc. 3 C.P.C.C.N. cfr. art. 155 L.O.-), se debe confeccionar el pertinente por el sistema informático JNT imprimiendo el respectivo recibo que será firmado por el interesado, luego se pasará la causa y el documento del solicitante al Prosecretario a cargo de la misma que suscribirá el recibo convalidando el préstamo confeccionado, archivando el respectivo recibo. Cuando se devuelva el expediente, el empleado tomará nota de la devolución en el JNT y comunicará la novedad a Prosecretaria a fin que se tome nota en el recibo correspondiente. Respecto de los expedientes que se devuelven al Juzgado por la Excma. Cámara, CMF u otros Tribunales deben pasarse a la secretaría privada. 7. Libro de Asistencia El “Libro de Asistencia” (art. 133 2do. y 3er. párrafo del C.P.C.C.N. y art. 48 L.O.) debe permanecer en Prosecretaría. Cuando se lo solicite, debe avisarse al Prosecretario a cargo de la causa, quién hará pasar al interesado a fin de asentar la correspondiente nota, que será conjuntamente suscripta con el interesado. 8. Listado de audiencias El personal de mesa de entradas debe tener en exhibición en el lugar asignado al efecto, el listado de las audiencias del día. Resulta de suma utilidad la instalación de una cartelera –fuera del Juzgado- en la cual se consignan todos los días las audiencias que van a celebrarse con indicación expresa de la carátula del expediente ,nombre del audiencista ,sala y la advertencia que se toman con la media hora. Este recaudo evita concurrencia de público a la Mesa de Entradas quien se dirige directamente a la dependencia que corresponde. 9. Agregación de cédulas Al recibirse diariamente las cédulas de la Oficina de Notificaciones, deben clasificarse: 1) exptes. en prueba al n* a cargo, 2) exptes. TMMP y art. 94 a secretaría privada, y 3) exptes. en ejecución y término de apelación (TS), este último grupo de cédulas deben quedar en M. de E. para su agregación. El casillero de expedientes T.S. debe ser 13 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia controlado diariamente agregándose las cédulas. Si hubieran exptes. pendientes de despacho por falta de cédulas, agregadas las mismas debe pasarse a despacho. Las cédulas deben agregarse dentro de los cinco días. Dicho plazo, empezará a correr luego de la devolución de la cédula de la Of. de Notificaciones. Es obligación del prosecretario administrativo controlar la agregación de cédulas, por las graves consecuencias que ello implica (art. 138 2do. párrafo C.P.C.C.N.). 14 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia 3.B- MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS EMPLEADOS AUDIENCISTAS 1. AUDIENCIA: CONSIDERACIONES GENERALES: Horario hábil Las audiencias se llevarán a cabo durante el horario hábil judicial. El juez debe habilitar día y hora si no puede señalar las audiencias en plazo; en caso contrario incurre en falta grave (arts. 153 y 154, CPCCN). Si se está desarrollando una audiencia y culmina el horario judicial no hace falta decretar la habilitación, que es tácita. En caso de no terminar en el día puede continuar al día siguiente, a la hora que fije el tribunal. En la práctica, esto significa que si una audiencia se está llevando a cabo y culmina el horario judicial (13.30 horas) puede seguir desarrollándose sin que haga falta una resolución del juez al respecto. Por lo tanto la audiencia continuará hasta su culminación, o hasta que el Juez resuelva suspenderla y continuar al día siguiente. Vale resaltar que en este caso no se tratará de una nueva audiencia, sino de la continuación de la iniciada el día anterior. Importancia del examen previo de la causa Previo a llamar la audiencia, es necesario que la persona designada para hacerlo se tome un tiempo para la lectura del expediente. Ello permitirá no solamente verificar día y hora fijados para el acto y si éstos han sido bien consignados en las constancias notificatorias (deben coincidir), sino también conocer cuales son los hechos controvertidos, y comprobar que quienes han sido citados se encuentran debidamente notificados (las partes, peritos, testigos, absolventes) y con la antelación suficiente (tres días). También es práctico ubicar y separar los anexos y pruebas reservadas, si los hubiere, en la eventualidad de que pudieran ser requeridos durante el acto. Como principio general podría decirse que una audiencia no puede llevarse a cabo si no están notificadas debidamente todas las partes que integran la litis. En este caso, es aconsejable suspender el acto, fijando una nueva audiencia a la brevedad posible y extremando los cuidados para evitar un nuevo fracaso. 15 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia La “media hora” (art. 125 inc 4 CPCCN) Aunque no existe unanimidad en doctrina acerca de su naturaleza, en la práctica, las audiencias se toman con “la media hora”. Ello significa que suelen comenzar – por lo general- media hora después del horario fijado. Sin embargo, el letrado debe tener en cuenta que es una facultad del juzgado (cfr. art. 125 inc 4 CPCCN), por lo cual la audiencia podría ser llamada en horario. Por Res. Nº 5 del 12/02/2008 la Excma. Cámara estableció que, por aplicación del artículo 417 del Código Procesal Civil y Comercial de la Nación, cualquiera sea el momento en que una audiencia confesional sea convocada por el tribunal interviniente, la rebeldía en la prueba confesional no puede declararse sin que hayan transcurridos treinta minutos a partir de la hora fijada en la citación Libro de Asistencia Debe tenerse en cuenta que pasada la media hora sin que el Juzgado haya llamado la audiencia, las partes podrían retirarse, siempre y cuando el letrado dejase constancia en el libro de asistencia. Si firma el libro y se retira, la audiencia no se puede tomar, salvo que estuvieren todas las partes presentes. Llamado de la audiencia Las audiencias deben ser llamadas ubicándose la persona encargada de hacerlo en la entrada del Tribunal (exterior de la Mesa de Entradas). El agente deberá llamarla de viva voz, mencionando los autos y en su caso los nombres de las personas citadas (por ejemplo, los testigos), utilizando buena dicción y recurriendo a un tono de voz bien audible. Esto tiene por función evitar nulidades o cualquier tipo de inconveniente o planteo donde se invoque la falta de llamado de la audiencia por parte del Juzgado, o la falta de llamado en tiempo oportuno. Identidad de los comparecientes Luego de llamada la audiencia, el agente procederá a tomarla con las partes que concurran a la hora designada (art. 125, CPCCN), donde constatará la identidad de todos y cada uno de los comparecientes. Requerirá a tal efecto, documento de identidad a las partes y testigos; y credencial a abogados y peritos. En caso de que quien comparezca lo haga 16 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia invocando alguna calidad en particular (por ejemplo, el representante legal de una persona jurídica en oportunidad de una audiencia de posiciones) se deberá verificar dicho carácter con los instrumentos que el compareciente acompañe a tal efecto (ver título II del Guía de conceptos procesales básicos). Se aconseja resaltar con mayúsculas el nombre de las partes y de los testigos para una lectura más cómoda y ágil del acta de audiencia. En lo que hace a la acreditación de identidad, se requiere DNI (art. 13 de la ley 17671) : “la presentación del Documento Nacional de Identidad expedido por el Registro Nacional de las Personas será obligatoria en todas las circunstancias en que sea necesario probar la identidad de las personas comprendidas en esta ley, sin que pueda ser suplido por ningún otro documento de identidad, cualquiera fuera su naturaleza y origen”. Sin embargo, cabe reseñar que existen diferentes posturas de los magistrados con relación a dicha circunstancia, en especial, en lo que concierne a la acreditación de la identidad de los testigos, en donde se advierte mayor amplitud. En aquellos casos en los cuales los datos del documento no se compadezcan completamente con los del compareciente (testigo), se debe recibir su declaración si indudablemente se tratase de la misma persona y cuando, por las circunstancias del caso, la contraria no hubiese podido ser inducida a error. Por ello, pequeñas diferencias de nombres o apellidos, o la omisión del apellido de soltera, o leves divergencias en el número de documento, podrían no impedir la producción de la prueba. Carácter público Las audiencias son públicas. Ello se deriva del principio de publicidad: Todos los actos son públicos, salvo disposición expresa en contrario; por ejemplo, un tercero ajeno al litigio puede presenciar una audiencia (con excepción de los testigos propuestos en la causa). En base a esto, no se le puede negar a una persona que no es parte en la litis, permanecer en el acto como mero espectador, dejándose – claro está- constancia de dicho carácter y de su identidad. Cuando existan causas que así lo justifiquen, de oficio o a petición de parte, podrá disponerse que se lleven a cabo, total o parcialmente, en forma reservada. 17 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia 2. ACTA DE AUDIENCIA Encabezado Al comienzo del acta se debe consignar, lugar fecha y hora de inicio, todo ello con el mayor cuidado, luego se consignan los comparecientes por cada una de las partes, sus respectivos letrados el carácter con que se actúa y se deja constancia ratifica el domicilio ya constituido en la causa. Respecto de los letrados se debe consignar si ya se encuentra presentado, en su defecto debe ser presentado acreditándose el carácter que se invoque. Luego de ello se deja constancia de la apertura del acto, y comienza a asentarse las cuestiones específicas del tipo de audiencia de que se trate (cuerpo de escritura, declaraciones testimoniales, confesión, reconocimientos, etc.). Para una correcta comprensión del acta, es necesario que claramente se individualice a ponentes y absolventes, en el caso de testigos que parte concretamente los ha ofrecido (no deben usarse términos equívocos como demandada cuando existe un litis consorcio pasivo, sino individualizarse al proponente). De igual forma se debe proceder en las incidencias que se asienten. En los incidentes por preguntas sugeridas en audiencia de testigos (art. 90 L.O.), debe dejarse constancia de la parte que sugiere, la pregunta formulada y la oposición que ello merezca, su sustanciación y la resolución al respecto. Carácter de los letrados en las audiencias Los letrados de las partes pueden actuar en calidad de apoderados (se les ha otorgado poder o tiene mandato para actuar en nombre de su representado, por lo que no hace falta que su representado esté presente para que puede actuar o peticionar por él), o de patrocinantes (cuando simplemente patrocinan a la parte – esto es, la aconseja- requiere la presencia del patrocinado), o como gestores (art. 35 L.O.), lo cual sólo se admite por razones de urgencia, debidamente acreditadas (ver título I), y en la medida que ello sea así resuelto por el Tribunal. Cuando comparezca un letrado invocando la calidad de patrocinante pero no se cuente con la presencia de su representado (podría querer dejar constancia de su presencia en el acto para dejar a salvo su responsabilidad profesional), cabe remitirse a lo ya dicho respecto del carácter público de las audiencias: esto es, podrá permanecer en el acto, pero como mero espectador, de lo cual podría dejarse constancia. 18 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia También pueden actuar como apoderados, procuradores, pero en este caso necesitan patrocinio letrado (art. 57 C.P.C.C.N.). Autorización para retirarse de la audiencia Si alguno de los comparecientes solicitase autorización para retirarse del acto y le fuera concedida, se debe dejar constancia de ello en el acta de audiencia, firmando a continuación. Se evitarán así situaciones indeseadas (que alguien se retire, no se deje constancia de ello, y no “vuelva a firmar el acta”), debiéndose además tener en cuenta al respecto, que el acta debe reflejar fielmente la realidad. Cierre La persona encargada de conducir la audiencia, deberá controlar que todos los comparecientes firmen el acta, antes de retirarse. La forma correcta de hacerlo es que los comparecientes vayan firmando al pie, en el orden en que fueron presentados en el encabezado (por ejemplo: actor, letrado del actor, demandado, letrado del demandado), uno debajo del otro, sobre el margen izquierdo (donde empieza el renglón). El juez y el secretario firmarán del lado contrario. El testigo firma al finalizar su declaración. El absolvente al finalizar su absolución y también al finalizar el acto. A todo lo dicho, se puede agregar que a partir del uso del JNTVisual se podrán crear distintos tipos de plantillas de audiencias en Word (posiciones, testigos, conciliaciones, ratificación acuerdos conciliatorios etc.) con preformatos que faciliten y sistematizen las audiencias. Además en la medida que las audiencias se toman en Word, es conveniente que en la plantilla que se utiliza (que debería ser común para todos los audiencistas), se asocien los autotextos de uso habitual (ej. “ABIERTO EL ACTO POR S.S.” o CON LO QUE TERMINO EL ACTO firmando los comparecientes después de S.S. y por ante mi que doy fe.”) de tal forma todas las actas tendrán la misma forma y el audiencista evitará escribir lo que Word puede repetir fácilmente. Cualquier modificación en la representación o el domicilio constituido, como asimismo las constancias de cumplimiento de prueba que se haya cumplido, finalizada la audiencia debe ser inmediatamente consignada en la hoja de ruta respectiva y sistema de gestión JNT. 19 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia 3. C- CONFRONTES DE OFICIOS Y/O MANDAMIENTOS Actualmente los modelos de oficios y distintos tipos de mandamientos acordados con el Colegio Público de Abogados de la Capital Federal, pueden consultarse vía Intranet del P.J.N. en: http://10.9.80.111/index.php?option=com_content&view=category&id=171&Itemid=135 Ello fue consensuado para evitar la multiplicidad de modelos, cuando por el contrario el formato debe tender a estar estandarizado tanto para litigantes como para los juzgados, evitando engorrosas particularidades no esenciales. Si bien los letrados se encuentran facultados para la confección y firma de oficios, en determinados casos se requiere que los mismos estén rubricados por el juez, el secretario, o por ambos, debiéndose en dicho caso proceder a su confronte. Confrontar un oficio, mandamiento, testimonio o cualquier instrumento similar que se libra implica corroborar si en su confección se han cumplimentado los requisitos de forma y de contenido establecidos por las leyes; y verificar si su objeto se corresponde exactamente con lo ordenado en la causa. Al confrontar se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Fecha: (todo instrumento que se libra debe estar fechado). Según la mecánica de trabajo de la dependencia, podrá requerírsele al empleado que complete el claro correspondiente a la fecha al momento del confronte o que lo deje en blanco (en este último caso, lo completaría el firmante al momento de la rúbrica). 2. Encabezado: Se coloca el nombre y cargo de la persona a la que va dirigido el oficio. Lo correcto es que el oficio vaya dirigido a la persona a cargo de una dependencia y no a la dependencia a secas (por ejemplo: Al “Sr. Ministro de Trabajo” en vez de “Ministerio de Trabajo”). Se deberá consignar el nombre del funcionario (“Sr. Ministro de Trabajo Dr. Carlos Tomada S/D”) y, de ser posible, la dirección del organismo. 3. Datos del organismo requirente: Debe estar debidamente individualizado, no sólo por cuestiones de estilo sino también porque posibilitará al receptor dar oportuna respuesta. Así, deben consignarse el nombre completo y número del tribunal, domicilio del mismo y nombre del juez y secretario, estableciéndose según sea el caso su carácter de titulares, interinos, o subrogantes. Por ejemplo: “Tengo el agrado de dirigirme a V.E. en mi carácter 20 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia de Juez Titular del Juzgado Nacional de Primera Instancia del Trabajo Nro. ..., Secretaría única interinamente a cargo del Dr. ....., sito en ............de la Ciudad de Buenos Aires…”. Con respecto a los nombres de los magistrados y funcionarios debe recordarse que ello no es un requisito obligatorio conforme lo dispuesto en la Acordada 43/74 de la C.S.J.N., por el contrario resulta obligatorio la designación de la dependencia y su domicilio. 4. Individualización de la causa: La causa identificada con precisión: autos y número y año de expediente. Por ejemplo: “librado en los autos “LOPEZ, Eustaquio Abel c/ LA COMISION S.A. s/ DESPIDO”, Expte. Nº 12348/2007…”. 5. Objeto de la medida: Se deberá indicar claramente en el cuerpo del mismo, el objeto del oficio. Para ello, habrá de ubicarse en el expediente el auto que ordena el libramiento, y cotejar si lo que se requiere en el oficio que se confronta, se compadece con lo ordenado en el expediente. 6. Otros. Si en el oficio a librarse se remiten o adjuntan piezas o expedientes que deban ser devueltas al tribunal, es debe dejarse constancia de la cantidad de piezas especificando los datos que permitan su individualización y que se remiten con oportuno cargo de devolución. Cuando sea posible, y por razones de seguridad es aconsejable contar con copias certificadas de las piezas de que se trate, ya sea para ser remitidas o conservadas en la causa. 7. Oficios a la Policía. Cuando deban citarse testigos por fuerza pública (art. 89 L.O.), en el ámbito de esta Ciudad, y luego que ello así haya sido dispuesto en la causa, por razones de economía y celeridad, el oficio puede ser suplido por una cédula. 8. Oficios ley 22172: Los recaudos que deben cotejarse al confrontarlos surgen de los arts. 3 y 9 del convenio aprobado por la ley 22172: Art. 3: “El oficio no requiere legalización y debe contener: 1. Designación y número del tribunal y secretaría y nombre del juez y del secretario. 2. Nombre de las partes, objeto o naturaleza del juicio y el valor pecuniario, si existiera. 3. Mención sobre la competencia del tribunal oficiante. 4. Transcripción de las resoluciones que deban notificarse o cumplirse y su objeto claramente expresado si no resultare de la resolución transcripta. 5. Nombre de las personas autorizadas para intervenir en el trámite. 21 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia 6. El sello del tribunal y la firma del juez y del secretario en cada una de sus hojas Art. 9: No se remitirán a otra jurisdicción piezas originales, protocolos o expedientes, excepto cuando resultaren indispensables y así lo hubiese dispuesto el tribunal oficiante mediante auto fundado. En los demás casos se enviarán testimonios o fotocopias certificadas de los documentos solicitados.(NOTA: de este punto del convenio se desprende que de remitirse fotocopias, es requisito indispensable que estén certificadas por el Actuario). El empleado con expedientes a cargo debe consignar todas las modificaciones que se vayan produciendo en la respectiva hoja de ruta y en los datos vinculantes del JNT. HOJA DE RUTA La hoja de ruta cumple una función fundamental en el seguimiento del manejo del expediente. Debe ser llevada prolijamente por todo el personal que intervenga en la causa, y dejando constancia de cada acontecimiento (ej. cambio de domicilio, desistimiento de un testigo, contestación de un oficio) inmediatamente que suceda. Esta debe llenarse con caracteres legibles y conforme los ítems y espacios previstos en el modelo diseñado. Deben agregarse tantas hojas de ruta como partes distintas intervengan en el proceso (ej. actora, demandada, tercero etc.), cuyos modelos parte actora, demandada y tercero se acompañan como anexo. Todos los modelos citados se encuentran en la página de la Oficina de Informática: http://10.9.80.111/index.php?view=category&id=127%3Aformularios&option=com_conte nt&Itemid=61 , para su descarga, impresión y utilización. Llevar la hoja de ruta en forma prolija y completa, resulta una herramienta fundamental al momento de controlar la producción de prueba, lo que facilita el “control de letra” y la gestión de las causas. Con una hoja de ruta bien llevada, la clausura del período de prueba y consiguiente avance del expediente a la etapa de alegar, resulta sumamente ágil y sencillo. 22 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia 3.D- MANEJO ADMINISTRATIVO DEL PROCESO DE DESPACHOPROSECRETARIA Al encarar un escrito para ser despachado, se debe establecer una rutina básica a la que el empleado debe acostumbrarse hasta que ello se haga un hábito. Ello redunda en la precisión de la tarea y pérdidas de tiempo o inconvenientes innecesarios. El despachante debe controlar: 1) que el escrito pertenezca al expediente. Si la petición corresponde al desarrollo procesal pero no coincide con la causa, esa circunstancia se consignará en el despacho. 2) que al pie del escrito (esto es luego de la firma del presentante) se haya estampado el cargo mecánico y que las constancias del mismos coincidan exactamente con lo acompañado. 3) que el presentante tenga personería suficiente para el tipo de petición que formula. 4) que la presentación sea temporánea respecto de la actuación procesal de que se trate. 5) antes de despachar el escrito el empleado debe buscar la última firma del magistrado o funcionario interviniente y revisar cuidadosamente todas las fojas intermedias hasta el último escrito, para evitar que queden presentaciones no resueltas entre la última actuación útil y el escrito en despacho. El despacho debe ser conciso y concreto, y debe dar respeustas explícitas a todas las peticiones. Ello evita pedidos de aclaratorias, erróneas interpretaciones o escritos reiterando se despache alguna petición. Debe recordarse que en principio el “Tiénese presente” no resulta despacho en si mismo, sino que debe explicitarse el motivo y para cuando se “Tiene presente”, como asimismo se debe evitar el “Por improcedente no ha lugar”, porque se debe explicitar la razón por la cual se resuelve de tal modo. En definitiva, si bien en escasas líneas, el despacho tiene que ser autosuficiente y siempre en la medida de las posibilidades dejar establecidos los pasos que lógicamente se pueden esperar de lo que se está resolviendo. No resulta ocioso recordar, que desde que las resoluciones se “ven” por Internet, es conveniente que la providencia sea lo suficientemente descriptiva y que conste en la misma la firma de quien la suscribe. Se sugiere que cuando en las providencias se citen fojas, se explicite una pequeña referencia al tema expuesto en dicha foja. 23 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia Al mismo tiempo el juzgado debe preocuparse, de tener una base de modelos del JNT actualizada en todos sus tipos, o crear los tipos de modelo que crea necesarios. Esto con el nuevo JNTVisual se potencia puesto que se pueden crear distintas de plantillas de Word para su vinculación a distintos tipos de modelos. 3.E-CONTROL DE LOS RECAUDOS FORMALES EXIGIBLES PARA LA PRESENTACIÓN DE TODO ESCRITO JUDICIAL: 1.PERSONERÍA Debe estar claramente explicitado el nombre o razón social de la persona física o jurídica que peticiona. De lo contrario, podría efectuarse la siguiente intimación: Intímese al presentante del escrito obrante a fs….,para que, dentro del plazo de tres días, explicite en forma clara y precisa el nombre y/o razón social del peticionario, bajo apercibimiento de tener por no efectuada la referida presentación y ordenar su desglose. Notifíquese. Se deben acompañar los instrumentos que acrediten la representación legal o convencional que invoque el peticionario. Las presentaciones judiciales (escritos) pueden ser promovidas por el interesado “por propio derecho” o bien por un profesional que lo representa en su carácter de “apoderado”. El nombre completo de los abogados y los datos de su matriculación en el Colegio respectivo deben estar suficientemente aclarados. Si el escrito carece de firma de letrado debería actuarse de acuerdo a lo previsto por los arts. 56 a 58 del CPCCN, en los casos allí establecidos. Si se trata de un demandante que suscribió una carta-poder en la Oficina de Poderes de la C.N.A.T., el instrumento debe estar glosado al expediente. En caso contrario, corresponde librar un oficio dirigido a la Secretaría General de la Excma. Cámara –Oficina de Poderes- para que remita la carta poder respectiva. En el oficio se debe acompañar el talón que la Oficina de Poderes entrega al trabajador luego de suscribir el poder. Si no se cuenta con el talón, se debe individualizar, al menos, el número de poder. (Acta CNAT 1628 del 7 de marzo de 1978 y Acta CNAT 1941 del 7 de mayo de 1987) 24 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia Tratándose de una persona de existencia ideal, el mandato a un abogado debe constar en una escritura pública, cuya copia –suscripta por el profesional- es suficiente para demostrar la personería (art. 47 L.O.). No obstante ello, el Juez a pedido de parte o de oficio, puede exigir la presentación del instrumento original. Si la persona jurídica se presenta mediante su representante legal deben acompañarse los instrumentos que acrediten su representación del ente. En este caso, se debe adjuntar el original o copia autenticada. En cuanto a los modos y tipos de representación, se remite a lo ya dicho en la Guía de Conceptos Procesales Básicos para el Personal. 2. DOMICILIO Debe verificarse si el presentante constituye domicilio o modifica el ya constituido. Si el litigante no constituye domicilio podría redactarse el siguiente proveído: Atento que la parte.......... no constituyó domicilio, notifíquense las providencias que se dicten en el futuro por ministerio de la ley (art. 29 L.O.). Resulta necesario anotar todas las modificaciones de representaciones o domicilios constituidos en la hoja de ruta y en el sistema informático JNT. 3.COPIAS Deben acompañarse tantas copias del escrito y de los documentos adjuntos como litisconsortes contrarios (con representación no unificada) hubiera. En caso de no haberse adjuntado la cantidad de copias exigibles, debería intimarse por un día a la subsanación del defecto, con fundamento y bajo el apercibimiento previsto en el art. 47 de la L.O., salvo que se halla admitido una pretensión destinada a obtener la eximición de acompañar copias de la documentación (art. 121 CPCCN). 4.BONO CPACF Los abogados deberán acompañar el bono previsto por el art. 51 de la ley 23.187, conforme oficio del 15/08/08 del C.P.A.C.F. a la Excma. Cámara y comunicada mediante mail a todas las dependencias. 25 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia 4. AMBIENTE DE TRABAJO 4.1 LUGAR DE TRABAJO Integra también el concepto de calidad la existencia de un ambiente físico cómodo y confortable, en el que los empleados, como por ejemplo los audiencistas puedan gozar de una sala cerrada, con la suficiente privacidad como para llevar a cabo la audiencia sin interferencias ya sea de parte del personal del mismo juzgado que deba atravesarlas para llegar a otra dependencia, o de litigantes que acuden a otras audiencias a salas contiguas. Igualmente es deseable que las partes y profesionales puedan presenciar las audiencias sentadas. 4.2 SISTEMAS DE COMUNICACIÓN El ambiente de trabajo necesita de una comunicación adecuada entre los integrantes del juzgado. Es necesario trasmitir comunicaciones en términos generales que se puedan modificar en cada uno de esos niveles. Esto habla de la necesidad del Secretario de explicar en términos claros a los empleados los criterios del Juez o lo que surge de las Acordadas de la CSJN o Resoluciones de la Cámara. La buena comunicación entre compañeros de trabajo permite no sólo coordinar las tareas sino que también proporciona apoyo al empleado. Debe procurarse una relación comunicacional completa entre todos los integrantes del juzgado en la cual el juez esté comunicado con todos los sectores, reciba la información de todos ellos y a su vez se las brinde. Debe recordarse que las comunicaciones que efectúa la Cámara se tendrán por cumplidas con la recepción y respectiva confirmación del mensaje de correo en la casilla institucional de cada sala o juzgado. 4.3 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Proponer en los juzgados, el desarrollo del Sistema de Gestión Social de Calidad como forma de autogestión y organización del juez, del secretario, prosecretarios y empleados, para definir los objetivos que se quieren alcanzar en el tribunal, los mecanismos y procedimientos necesarios para alcanzarlos, con la activa intervención de todo el personal, estableciendo el control periódico acerca del cumplimiento de los mismos. 26 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia Deberá concebirse como un sistema en el cual los integrantes del juzgado se reconocen en su capacidad de tomar decisiones útiles -previamente consensuadas con sus superiores-en su capacidad de ejecución y en el resultado final y a la vez que se sientan reconocidos cuando el resultado final facilita el acceso a la justicia. Debe recordarse que la mejor organización de la gestión es la que resulta, de un acuerdo adoptado en el seno de la unidad judicial. 4.4 VINCULO CON EL PERSONAL Es esencial mantener con el personal un vínculo afectuoso y afable. El personal aumenta su satisfacción en la medida en que se sienta partícipe de la mejora de los procesos. La innovación tendiente a producir una modificación de los hábitos debe provenir del juez y del juez. El problema de la motivación del personal está íntimamente ligado con el sentido de responsabilidad y va más allá de la tarea que tienen asignada. Es importante que los empleados por su propia iniciativa puedan realizar un autocontrol de su tarea como forma de generar más responsabilidad, compromiso y eficacia en la prestación del servicio de justicia. 4.5. CAPACITACIÓN La eficiencia y calidad de la gestión de un juzgado requiere que todos los miembros se capaciten para conseguir mejor predisposición, mayor capacitación para asimilar los problemas, criterio para sugerir cambios en pos de la calidad, mejor capacidad de análisis y observación del proceso. La eficiencia se logra a través de pautas de trabajo consensuadas entre juez y secretario a fin de que exista uniformidad de criterio en cuanto a las mismas. Debe considerarse al juzgado como un todo, capacitando a todo el personal a fin de que puedan cubrir las ausencias que se puedan presentar. Estar capacitado y dispuesto para llevar a cabo cualquier tarea propia del tribunal más allá de la categoría que se ostente, redunda en mayor eficiencia. La excelencia del trabajo tiene directa relación con la distribución o asignación de los cargos en el juzgado. Es importante colocar a las personas en el lugar en el cual sus cualidades puedan ser productivas y eficientes, para lo cual el secretario debe saber acerca del carácter de cada nuevo empleado, de sus aptitudes y darse cuenta cuando la 27 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia permanencia de un agente en determinada función que le fue asignada no permite un rendimiento adecuado. Aquella persona que ejerza el liderazgo en el juzgado dando órdenes, disponiendo cambio de funciones, orientando al personal en el ejercicio de sus funciones, necesariamente debe compartir la información con el grupo, de forma tal que todos los integrantes puedan ver cómo funciona el conjunto de la organización y sentirse partícipes del objetivo propuesto. Cada miembro del Juzgado debe recibir ininterrumpidamente todas las informaciones que necesita para poder actuar y cuando la tarea se torna compleja por el cambio de legislación o bien por aumento de se litigiosidad se deben organizar grupos de trabajo comunicados que impartan instrucciones claras y concretas. 5. VERIFICACIÓN DE LOS PROCESOS. OBJETIVOS. El control periódico a través del Módulo de Gestión posibilitará la evaluación por parte del Secretario del aprovechamiento de los tiempos de gestión y evitará la ocurrencia de tiempos muertos. Asimismo, dicho control posibilitará realizar los correctivos necesarios en el supuesto de detectarse demoras injustificadas en el manejo despacho de las causas. Para la correcta utilización del Módulo de Gestión, deben completarse los campos en la pantalla causa del JNT de la siguiente forma: • En causas a medida que ocurra se deben incluir las fechas de TRABA DE LITIS y APERTURA A PRUEBA, entrando por Modificación fecha y aceptar. • Para el campo traba de litis se debe considerar la fecha en que el ultimo sujeto pasivo (demandado o tercero) haya tomado intervención en autos, ya sea presentándose o auto que decrete rebeldía o vencimiento del plazo. • Para el campo Apertura a prueba, la fecha del auto ídem Link al Módulo de Gestión: http://10.9.80.111/desarrollos/descargas/Setup-Gestion.exe Es aconsejable implementar dicho control en forma periódica. 5.1-IMPULSO PROCESAL MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DEL JNT Resulta una eficiente herramienta del control de letra de prueba la utilización del informe que al respecto brinda el JNT. Para ello siguiendo la ruta: Libros - Registros 28 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia Informes - Causas sin modo de terminación y luego eligiendo los parámetros: Juicios Ordinarios - Completo - Estado Procesal, seleccionado el item “fecha del último estado”, el sistema preparará un listado listará todos los expedientes que se registran a ese momento en etapa de conocimiento, ordenados por la fecha de la última actuación registrada. Si dicho listado se controla semanalmente, tomando básicamente para impulso los expedientes que demuestren una antigüedad en el estado que exceda el plazo que el juzgado juzgue conveniente desde la última actuación, resulta una herramienta fundamental para el control de letra. Sin perjuicio, de ello debe ser efectuada la revisación manual de la letra. 6. RELACIÓN CON EL DESTINATARIO DEL SERVICIO DE JUSTICIA Para obtener un sistema legal eficiente en el juzgado, todos los integrantes del mismo deben dejar de lado los ritualismos formales y la automatización de las tareas que producen soluciones inadecuadas y provocan descontento en los litigantes. La celeridad debe ser entendida como eficiencia y no como urgencia inmediata de cada empleado de hacer circular el expediente que le llega a su escritorio. Los Juzgados deben ser de “puertas abiertas” es decir predispuestos a satisfacer inquietudes de los justiciables, recibir sugerencias y procesar la conveniencia de las mismas. La debida atención que deben dispensar los empleados en la confección de cédulas, oficios o certificaciones y cotejo de mandamientos y testimonios evita demoras innecesarias en la tramitación del procedimiento. Los integrantes de un juzgado no deben tener prisa, sino tiempo suficiente para resolver con eficacia los asuntos. Cada empleado debe entender que su función es brindar un servicio a la sociedad y de allí la importancia que tiene la capacitación permanente. La instalación de carteleras en la Mesa de Entradas en la cual se colocan las novedades de funcionamiento del juzgado mejora la relación con los destinatarios del servicio de justicia, y en especial con los letrados a fin de instalar una unidad de criterio en aras de la celeridad procesal. Es de suma utilidad colocar la página de internet de la Cámara en la cual pueden encontrar los modelos de oficios, testimonios y mandamientos resaltando la total conformidad del juzgado con los mismos; formularios de poderes y resoluciones de la Cámara referida facilitarse a los profesionales al consentimiento de los giros. También puede carpetas armadas por el personal del Juzgado 29 con Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia resoluciones de la Cámara de interés para el normal funcionamiento a disposición de los profesionales. 7. SISTEMAS OPERATIVOS DE APOYO Conexión Internet y/o Intranet Los Juzgados pueden contar con cuatro conexiones Internet (dos completas y dos conexiones de acceso restringido (ver http://intranet.pjn.gov.ar/document/dgt/Acceso_restringido.htm.). Todas las pc del juzgado tienen acceso a la Intranet del P.J.N..(http://intranet.pjn.gov.ar/), pudiendo consultar: B.O., jurisprudencia, prestadores de la Obra Social, nombre titular y denominación de juzgados a los que debe librarse oficio (los empleados deberían dejar de perder tiempo buscando en una vetusta guía para saber el nombre de un juez), y todo ello conforme los links que existen en dicha página. Igualmente deberían consultar en Intranet las zonas de notificación (para cédulas confeccionadas por los profesionales) y no utilizar más desactualizados libros de zonas. Consulta C.S.J.N. Resulta de gran utilidad la página (http://www.csjn.gov.ar/documentos/index.jsp), toda vez de la C.S.J.N. que allí existe un link “Novedades” donde la Corte publica casi inmediatamente las Acordadas que va dictando, como asimismo fallos de importancia y de suma actualidad, con un completo link de la Secretaría de Jurisprudencia (http://www.csjn.gov.ar/jurisprudencia.html) con distintos tipos de búsquedas. El Centro de Información Judicial, dependiente de la Corte Suprema se encuentra en http://www.cij.gov.ar/inicio.html. Consulta de causas En la página del P.J.N. (por Internet o Intranet) mediante el link Consulta de causas, se accede a expedientes de la Justicia Comercial, Civil, del Trabajo, etc.. En el manejo de los expedientes deberían evitarse todos los oficios a juzgados que puedan ser suplidos por la información que se brinda on line. 30 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia Cámara Nacional Electoral En la Intranet del P.J.N. (http://intranet.pjn.gov.ar/) Bancos de datos: Todos los juzgados tienen clave de acceso (de no contar con la misma deben solicitarla al prestador del servicio) a los siguientes bancos de datos: SAIJ(http://www.saij.jus.gov.ar/) Abeledo Perrot (http://argentina.lexisnexis.com.ar/portada/portada.asp LeyOnline (http://www.laleyonline.com.ar/app/laley/laley/main También en la Intranet del P.J.N., existen accesos directos al SAIJ y La Ley Online. Oficina de Jurisprudencia C.N.A.T. La consulta de jurisprudencia generada por la propia Cámara –Oficina de Jurisprudencia- ha crecido en forma sustancial (en este momento más de 20.000 fichas), y puede ser vista tanto desde la Intranet (todas las terminales http://intranet.pjn.gov.ar) o desde Internet (http://www2.csjn.gov.ar/documentos/jurisp/index.jsp) Protocolos virtuales En la página de la Oficina de Informática se encuentran alojados los protocolos virtuales de todos los fallos de la Cámara desde el año 2004, de la Fiscalía General desde 2006 y de Primera Instancia desde 2004 (http://10.9.80.111/index.php?option=com_docman&Itemid=62). Se descarga un ejecutable en formato zip que luego ofrece la posibilidad de descomprimirlo en el lugar que el usuario elija. Cuando se cuente con pc más potentes, con el uso de cualquier buscador, en segundos se encontrarán todos los documentos que haya utilizado la voz indicada. ORGANISMOS OFICIALES Y ENLACES ÚTILES Portal de la Justicia Argentina Con enlaces a todos los Poderes Judiciales de la República Argentina http://www.justiciaargentina.gov.ar/poder_judicial.htm 31 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia Ministerio Público Fiscal http://www.mpf.gov.ar/ Ministerio Público de la Defensa http://www.mpd.gov.ar/ INDEC (http://www.indec.mecon.ar/default.htm ) Ministerio de Justicia (http://www.jus.gov.ar/) Ministerio de Trabajo (http://www.trabajo.gov.ar/) INFOLEG (http://infoleg.mecon.gov.ar/) CPACF (http://wwww.cpacf.org.ar/home.asp) para consultas de matriculados, tanto por tomo y folio como por nombre y apellido. En la actualidad -además- existe un vínculo al CPACF en la página intranet.pjn.gov.ar (http://22.1.254.1/cpacf/main.aspx), desde donde se puede consultar la base de matriculados. Banco Central de la República Argentina En el enlace Estadísticas e Indicadores - Monetarias y Financieras, se encuentran series históricas de CER, intereses, etc., en formato Excel. (http://www.bcra.gov.ar/). AFIP Resulta de suma utilidad el buscador de CUIT (de personas físicas o jurídicas) alojado en la página de la Oficina de Informática (http://10.9.80.111/) que cruzado a la página de la AFIP: http://www.afip.gov.ar/mercurio/consultapadron/buscarcontribuyente.aspxhttp:/www.afip.g ov.ar/mercurio/consultapadron/buscarcontribuyente.aspx, permite conocer domicilio registrado y actividad desempeñada. También en el link (https://seti.afip.gob.ar/padron-puc-constancia- internet/ConsultaConstanciaAction.do, se puede consultar la exactitud de la inscripción del profesional beneficiario de un giro judicial (Resolución de Presidencia nº 399 situación impositiva de los profesionales). Al respecto en el giro judicial, debería consignarse “CUIT xxxxxxxxxx monotributo” o “CUIT xxxxxxxxxxxxxxx responsable inscripto IVA – Ganancias”. De disponerse comunicaciones a la AFIP en los casos del art. 132 L.O. o art. 15 LCT, la misma debe ser cumplimentada por intermedio de los usuarios que en el juzgado tengan clave fiscal, utilizando el aplicativo AFIP - S.E.A.H., ello en virtud del convenio suscripto con intervención del Consejo de la Magistratura entre la Excma. Cámara y la AFIP. 32 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia Resulta conveniente crear en el JNT autos que así lo dispongan y la constancia de cumplimiento. Ej.: @@@@ Buenos Aires, @@@@. A fin de cumplimentar lo dispuesto oportunamente (arg. art. 132 último párrafo L.O. modif. art. 46 ley 25.345 y Res. 27/2000 CNAT del 14/12/2000), por Secretaría, póngase en conocimiento de la A.F.I.P. los datos requeridos por dicha normativa, ello mediante el aplicativo "Sentencias y Acuerdo Homologados en Juicios Laborales" (S.E.A.H. página www.afip.gov.ar). @@@@ Buenos Aires, @@@@. Teniendo en cuenta las constancias de la causa, pudiéndose darse en autos los supuestos indiciarios previstos en el art. 15 2do. párrafo de la LCT (t.o. 1976) modif. por art. 44 de la ley 25.345 y lo previsto Res. Nº 27 C.N.A.T. del 14/12/2000, por Secretaría, póngase en conocimiento de la A.F.I.P. los datos requeridos por dicha normativa, ello mediante el aplicativo "Sentencias y Acuerdo Homologados en Juicios Laborales" (S.E.A.H. página www.afip.gov.ar). @@@@ SRA. JUEZ: Dejo constancia que mediante mi clave fiscal, he puesto en conocimiento de la AFIP (www.afip.gov.ar) lo dispuesto a fs. @@@@. SECRETARIA, @@@@. En la página de la Oficina de Informática se encuentra publicado un explicativo de utilización de dicha operatoria: http://10.9.80.111/index.php?view=article&catid=128%3Agestion-decalidad&id=280%3Aexplicafip&option=com_content&Itemid=61 Ministerio de Economía - Secretaría de Finanzas - Subsecretaría de Financiamiento 33 Instructivo de Gestión Aplicada al Proceso Juzgados de Primera Instancia Para consultas de deuda pública pagadera en bonos de consolidación en trámite ante la Oficina Nacional de Crédito Público, último trámite antes de la colocación de los bonos en Caja de Valores S.A. http://www2.mecon.gov.ar/odp/sfinan/ Caja de Valores S.A. http://www.cajval.sba.com.ar/ Real Academia Española Diccionarios lengua española y panhispánico de dudas. Existe la posibilidad de incorporarlos como buscadores preestablecidos en los navegadores Internet Eplorer 7 y Firefox 3. http://www.rae.es/rae.html 34
