4 requisitos del sistema de gestión ambiental

Código: PR-01
Revisión: 01
Fecha de actualización: 09/12/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS
CONTROL DE CAMBIOS
ESTADO DE REVISIÓN/MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Nºedición
Fecha
Naturaleza de la Revisión
00
01/09/2014
Edición inicial
02
09/12/2012
ELABORADO
Responsable de Calidad
Firmado: Laura Maseda
Fecha: 01/09/2014
Cambios tras auditoría inicial
REVISADO
Responsable de Calidad
Firmado: Laura Maseda
Fecha: 09/12/2014
APROBADO
Dirección
Firmado: Rafael Martínez
Fecha: 01/09/2014
ÍNDICE
1.
OBJETO ............................................................................................................. 3
2.
ALCANCE ........................................................................................................... 3
3.
REFERENCIAS .................................................................................................... 3
4.
RESPONSABILIDADES Y ACCESO ......................................................................... 3
5.
DESARROLLO .................................................................................................... 3
6.
5.1.
DOCUMENTOS DEL SISTEMA ........................................................................ 3
5.2.
REGISTROS DEL SISTEMA .............................................................................. 6
5.3.
SEGURIDAD ................................................................................................. 7
5.4.
CONTROL DE PROYECTOS ................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
REGISTROS ........................................................................................................ 8
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1.
OBJETO
Descripción de la sistemática que sigue SAMELAN para asegurar que los documentos y
registros que afectan a la calidad se revisan, aprueban, archivan, distribuyen y modifican
de forma adecuada.
2.
ALCANCE
A todo el Sistema integrado de Calidad de la empresa.
3.
REFERENCIAS
4.

ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad-Requisitos.

Manualde Calidad.
RESPONSABILIDADES Y ACCESO
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
PROPIETARIO DEL PROCESO
Responsable del Calidad
Emisión de Documento
Responsable de Calidad
Revisión documentación
Responsable de Calidad
Aprobación
Dirección
Control cambios en documentación
Responsable de Calidad
Anulación y archivo documentación obsoleta Responsable de Calidad
Transmisión documentación
Responsable de Calidad
Destrucción copias obsoletas
Responsable de Calidad
Este documento está disponible para todo el personal a través de:
http://www.samelan.com/calidad/
5.
DESARROLLO
5.1.
DOCUMENTOS DEL SISTEMA
Todos los documentos propios de SAMELAN, estarán accesibles a todo el personal en
la Intranet.
Todos los documentos que forman el Sistema Integrado de Gestión de Calidad y
Seguridad de la Información de SAMELAN serán identificados con:
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
Logotipo

Título del documento

Fecha de entrada en vigor

Codificación
DOCUMENTO
CODIFICACION
Manual de Calidad
MC-VV
Procedimientos
PR-XX
Modelos
MOD-XX
Política de Calidad
PC-VV
REG-XX (según número de MOD)-
Registros
VV/AA/AAMM/AAMMDD
Excepto***
Otros documentos externos
Nombre
XX: son números correlativos
VV: número de revisión o versión
AA: Año (4 dígitos)
AAMM: Año y mes
AAMMDD:Año, mes y día
*Los Documentos Externos, mantendrán su nombre de origen. Estos también serán
introducidos en el MOD-01. Listado de Documentos.
**La codificación podrá representarse de forma fraccionada en el encabezado de los
diferentes tipos de documentos, pudiéndose poner el código principal y el número de
versión en dos espacios diferentes
*** En los proyectos los registros documentos son: Proyectos_Asignación Personal:
AP_Ref_XX ; Actas de reuniones: AR_código proyecto_AAMMDD ; Informe de
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seguimiento: AS_nombre cliente_AAMMDD ; Propuestas SLP/SLAT(para asistencias
técnicas)_Proyecto
El Departamento de Calidad elabora y mantiene actualizado el MOD-01. Listado de
Documentos en Vigor en el que se incluirán todos los documentos del Sistema de
Calidad recogiendo el código, el título del documento y el número de revisión en vigor
con su fecha de aprobación.
Cada departamento podrá elaborar los documentos que estime oportunos. Los
documentos elaborados serán revisados por el Responsable de Departamento y la
Responsable de Calidad, para verificar que no son contrarios a la política de SAMELAN.
Posteriormente el Documento deberá ser aprobado por Dirección.
Por último el Responsable de Calidad lo difundirá por mail tras colgarlo en red.
Se considera que el hecho de que figuren los nombres o iniciales de los responsables
de Elaboración, Revisión y Aprobación y que el documento esté debidamente colgado
en la intranet e incorporado al Listado de Documentos en Vigor, es evidencia suficiente
de la correcta realización de la sistemática de emisión, revisión, aprobación y
publicación del documento.
Las versiones originales de los documentos obsoletos las conservará el Departamento
de Calidad durante un periodo de 3 años, siempre y cuando una normativa legal o
reglamentaria no establezca otro plazo de conservación. Los que no sean directamente
destruidos se archivarán en la carpeta de “OBSOLETOS”. En el caso de los documentos
que sean archivados tanto por razones legales, por requisitos de clientes como por
decisión del Responsable de Calidad, al finalizar el periodo de archivo el mismo
Responsable de Calidad decidirá si lo destruye directamente o si de lo contrario decide
conservarlos en la carpeta de “Obsoleto”.
Cualquier persona de la organización podrá presentar una propuesta de modificación a
un documento. El Departamento correspondiente analizará esa propuesta y en caso de
que sea aprobada realizará la modificación del documento. Todos los documentos
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modificados tienen que ser revisados, aprobados y publicados por las mismas personas
o cargos que lo hicieron originalmente.
Siempre que se modifique o actualice un documento, se procede a su revisión
completa
y
distribución,
con un
número
de
versión superior, asignado
secuencialmente.
Se identificarán los cambios en el punto “Control de cambios” en los procedimientos y
Manual de Calidad.
Toda la documentación en vigor necesaria para el normal desempeño de las
actividades de SAMELAN se encuentra accesible a todo el personal en la web de la
empresa para su consulta, esta documentación está protegida contra cambios no
autorizados, las copias que el personal de SAMELAN se descargue en su ordenador o
imprima se considerarán copias no controladas por lo que no está asegurada su
actualización.
Los documentos vigor serán publicados en el Listado de Documentos MOD-01 por el
Responsable de Calidad, inmediatamente después de haber sido aprobados por
Dirección.
La documentación externa mantiene la codificación e identificación que el organismo
emisor, fabricante haya asignado y es controlada mediante el Listado de Documentos
MOD-01.
5.2.
REGISTROS DEL SISTEMA
Cada uno de los procedimientos tiene modelos, donde se incluyen los registros que se
generan como consecuencia de la aplicación del mismo.
Los modelos pueden ser elaborados por cualquier persona de la organización y
revisado y aprobado por el Responsable del Departamento que emita el modelo y en
su defecto por la Responsable de Calidad. La evidencia de la revisión y aprobación por
este último, será la inclusión por este en el Listado de Modelos y Registros MOD-02.
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Para garantizar la no utilización de Modelos obsoletos los responsables del área de uso
de los mismos deberán remitir ala responsable de Calidad copia del mismo modelo
para que lo incorpore al listado de modelos en vigor.
Para identificar inequívocamente cada modelo, estos se incluyen en el Listado de
Modelos MOD-02, que contendrá nombre de Modelo, código (opcional), responsable y
lugar de archivo y fecha de última revisión.
Las distintas zonas de archivo reúnen todas aquellas condiciones requeridas para la
custodia y conservación de los registros de tal manera que asegure que los registros
permanezcan legibles, fácilmente identificables y accesibles.
En los casos en los que se decida dar un código a los modelos estos se identificaran
mediante su nombre y nº de revisión y de forma opcional mediante un código de tipo
MOD-XX/VV, siendo XX es un número secuencial, VV un número de revisión.
Los Registros/modelos externos, mantendrán su nombre y si lo tienen, también el
código.
Con carácter general, el tiempo mínimo de conservación de los registros de la calidad
será de tres años, salvo que por requisitos reglamentarios u otras causas se establezca
un tiempo superior. Al finalizar el periodo de archivo el mismo la Responsable de
Calidad decidirá si lo destruye directamente o si de lo contrario decide conservarlo en
la carpeta de “OBSOLETOS”.
5.3.
SEGURIDAD
Todos los documentos y registros en modelo papel son guardados en lugares
acondicionados para su correcta conservación. En el caso de tratarse de documentos
confidenciales además serán guardados y protegidos bajo acceso restringido.
Toda la información que se encuentra en el CRM SALESFORCE recibe copias de
seguridad con una periodicidad mensual de manera automática, cada de 5 del mes a
las 3 de la mañana y éstas copias se guardan en la carpeta Salesforce de Dropbox.
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Los documentos relacionados con la definición y venta de los proyectos en modelo
legal como son contratos y propuestas técnicas son guardados bajo acceso restringido.
SAMELAN realiza Back-ups trimestrales de la documentación relevante que se
encuentra en local en los ordenadores en discos duros externos.
En la gestión de proyectos se utilizan Redmine y Subversión. Estás aplicaciones realizan
back-ups diarios automáticos en un servidor de back-up externalizado (empresa OVH).
El resto de la documentación está en Dropbox. La aplicación de Dropbox para
escritorio hace que los archivos tengan varias copias de seguridad. La copia principal
en el disco duro del ordenador se sincroniza en línea y, a continuación, se obtiene una
nueva copia de seguridad para ofrecer otra capa segura. Además, de forma
predeterminada, Dropbox guarda un historial de todos los archivos eliminados y de las
versiones anteriores durante un plazo de 30 días en todas las cuentas de Dropbox.
6.
REGISTROS

REG-01-02 Listado de Documentos + Listado de Registros/Modelos

MOD-01 Listado de Documentos + Listado de Registros/Modelos

Comunicación de la distribución de la documentación (email)
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