Manual de Procedimientos Código: SMS

Manual de Procedimientos
Procedimiento Revisión por la Dirección
Análisis de Datos, Mejora Comunicación y
Participación
1.
Código: SMS-07
Versión: 04
Fecha: 10-10-14
Objetivo
El propósito de este procedimiento es establecer las pautas para la
revisión, el análisis de los datos obtenidos y mejora continua del Sistema
de Gestión integrado de la empresa.
2.
Alcance
El alcance es a todo el sistema de gestión de la empresa.
3.
Responsabilidades
Las responsabilidades están descritas en el Manual de Funciones de la
empresa.
•
•
•
•
4.
Gerente General
Jefe de Seguridad Operacional
Gerente Operaciones
Encargado y/o Gerente Mantenimiento
Documentos aplicables
4.1 Procedimiento “SMS-04 Acciones Correctivas y Preventivas”
5.
Terminología
Revisión por la Dirección, Análisis de Datos y Mejora: Actividad que
lidera el Gerente General como persona responsable del sistema de
gestión, para asegurar la implementación, conveniencia, adecuación,
Análisis de datos, seguimiento y mejora continua del Sistema de Gestión
de la empresa.
Comité de Seguridad: La Revisión por la Dirección se realiza a través del
Comité de Seguridad que es un conjunto de personas que se reúnen a fin
de analizar y tomar decisiones en cuanto a la implementación,
mantención y mejora continua del sistema de gestión.
Mejora Continúa: se obtiene Mejora aplicando el esquema de Deming
(PDCA) Planificar, Hacer, Controlar y Actuando en consecuencia.
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Análisis de Datos, Mejora Comunicación y
Participación
6.
Código: SMS-07
Versión: 04
Fecha: 10-10-14
Actividades del Procedimiento
6.1 Comité de Seguridad Operacional: El Comité de Seguridad está
conformado por las siguientes personas: Gerente General, Jefe de
Seguridad Operacional, Gerente Operaciones, Gerente Mantenimiento,
Gerente Comercial y otras personas necesarias y llamadas a este Comité.
6.2 El Gerente General en conjunto con el Comité revisa el Sistema de
Gestión, al menos, una vez al año o cuando sea pertinente y necesario
para asegurar la implementación, mantención, conveniencia, adecuación,
análisis de datos, seguimiento y mejora continua del Sistema de Gestión, la
información a considerar en la reunión del Comité de Seguridad debe
incluir, al menos, los siguientes elementos:
a)
El inicio del Comité de Seguridad se realiza revisando el Acta de
revisiones anteriores del Comité de Seguridad: en este punto se
revisa el estado de los acuerdos y responsabilidades asignadas en
revisiones anteriores.
b)
Luego se revisa el Calendario de Actividades actualizado que
presenta el Jefe de Seguridad Operacional (Registro Nro. 1)
c)
Revisión de la Política del sistema de Gestion Integrado: se
realiza a través de esta reunión (Registro Nro. 2) en este punto se
analizan y discuten los posibles cambios que se desee realizar a la
Política integrada.
d)
Revisión de Objetivos de Seguridad Operacional y de gestión:
se realiza a través de la revisión de cada uno de los Objetivos (Registro
Nro. 3) en este punto se analizan y discuten los posibles cambios que se
deseen realizar a los Objetivos y se revisa la medición de los indicadores
relacionados con los Objetivos de Seguridad Operacional.
e)
Resultados de auditorías: en este punto se revisa el resultado de
las Auditorías internas realizadas, estado de los hallazgos emitidos en
las Auditorías, el resumen de las fortalezas y debilidades del Proceso de
Auditorías Internas. Además, se informa los resultados de las Auditorías
Externas efectuadas.
f)
Desempeño de los procesos del sistema de gestión: en este
punto se realiza un análisis cualitativo de los procesos del Sistema de
Gestión de la empresa.
g)
Estado y situación de los Informes y/o Reportes: en este punto
se analiza el estado de los Reportes y/o Informes y las Acciones
correctivas y preventivas emitidas. (Revisar Planilla de Seguimiento de
Reportes)
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h)
Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión: en este
punto se analizan los cambios de procedimientos, cambios
estructurales de material o estratégicos que pudiesen afectar el Sistema
de Gestión, incluyendo la evolución de los requisitos Normativos y otros
como son los del fabricante y de la empresa.
i)
Recomendaciones para la mejora: en este punto los participantes
proponen y someten a discusión recomendaciones o acciones
orientadas a la mejora continua o cualquier aspecto de mejora del
Sistema de Gestión.
j)
Retroalimentación del Cliente: en este punto los participantes
proponen soluciones y someten a discusión los reclamos o percepción
conocida del Cliente en la entrega de nuestro Servicio de Vuelo,
orientadas a la mejora continua o cualquier aspecto de mejora del
Sistema de Gestión.
k)
Encuesta Seguridad Operacional: en este punto los participantes
conocen el Informe de la Encuesta anual sobre seguridad operacional y
realizan las recomendaciones orientadas a la mejora continua o
cualquier aspecto de mejora del Sistema de Gestión. (Registro Nro. 5)
6.3 Es responsabilidad del Jefe de Seguridad Operacional informar al Comité
de Seguridad sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad
Operacional y cualquier necesidad de mejora, por lo tanto, debe preparar o
solicitar la información que corresponda respecto a los elementos descritos
en el punto 6.2.
6.4 La Empresa a través de la Oficina de Seguridad Operacional realiza una
Encuesta de Seguridad Operacional según Calendario de Actividades de
Gerencia General, el resultado de Encuesta será revisado en la Reunión de
Comité de Seguridad a fin de tomar acciones. La Encuesta de Seguridad
Operacional es parte también de la Revisión por la Direccion y está
considerada como registro de este Procedimiento.
6.5 Las revisiones del Comité se realizan en reuniones coordinadas por el Jefe
de Seguridad Operacional, para lo cual elabora una Agenda con un
programa de trabajo para desarrollarlo durante la revisión y al termino hace
un Acta de la Revisión por la Dirección (Comité de Seguridad) que incluye
al menos información relativa a:
• Temas tratados, acuerdos y responsabilidades asignadas.
• Acciones relacionadas con la mejora continua del Sistema de
Seguridad Operacional y sus procesos.
• Mejora de productos/servicios.
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Participación
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Asignación de recursos para el Sistema de Gestión de Seguridad
Operacional.
Posibles cambios en las Políticas y/u Objetivos de Seguridad.
Es decir una explicación del Análisis de Datos realizados por el
Comité.
Nota: el Acta es informada a los integrantes del Comité.
Mejora Continua
6.6 Las Acciones correctivas o preventivas que deriven (cuando corresponda)
de la Revisión realizada por el Comité, se implementan según las
actividades descritas en el Procedimiento (SMS 04 Acciones Correctivas y
Preventivas)
6.7 Con la Revisión y acciones tomada por el Comité lograremos la Mejora
Continua, la cual se realiza y se controla bajo el esquema de Deming
(PDCA) el cual considera la Planificación, el hacer lo planificado y controlar
lo realizado, para actuar en consecuencia y rectificar desviaciones nos
llevara a mejorar nuestros procesos.
Comunicación y Participación
a.
Así también cualquiera persona de la empresa que observe o participe
de una actividad o evento que beneficie la Seguridad Operacional puede
informarlo a fin sea conocido por todo el personal, como también debe informar
de toda aquella actividad que demuestre avances o cambios en el sistema de
gestión integrado. El Comité de Seguridad Operacional y Calidad evaluara la
información para ser publicada.
b.
La información se canalizara a través de los resúmenes de Boletines o
Boletines de Seguridad Operacional, Encuesta, Informes, reuniones de las
diferentes áreas, Diario Mural / Intranet / Mail.
c.
El Jefe de Seguridad Operacional emitirá cuando sea necesario un
Boletín de Seguridad Operacional con hechos atingentes y lo publicara.
d.
Todo requerimiento de comunicación ya sea de noticias, información,
cambios en las Políticas, nuevos procedimientos, modificaciones y otros será
canalizado a través del Dueño de este Proceso, quién pondrá esta información
en la Intranet de la empresa, diario mural y/o enviara un mail informativo sobre
lo solicitado y que sea de interés para todos los integrantes de la empresa. No
obstante lo anterior cada Jefe o Gerente de Área podrá comunicar o publicar
sus noticias o boletines de sus áreas.
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e.
La comunicación de seguridad operacional se realizara a través de los
siguientes canales o medios:
- Cursos (iniciales / recurrentes)
- Conferencias- Charlas- Seminarios
- Talleres
- Boletines de Noticias
- Boletines de Seg. Operacionales
- Diario Mural
- Páginas WEB, (Intranet)
Nota: Otros medios de comunicación pueden ser:
• Reunión de todos los empleados
• Reuniones de Comité
• Encuestas de Seguridad Operacional
• Cartas y memorándum a los empleados
Comunicación a terceros:
El Dueño de este Proceso enviara las respuestas a requerimientos de terceros
en caso de comunicaciones externas.
Comunicación Interna
El Gerente General o quien éste designe, es el responsable de comunicar a la
organización las Políticas y los Objetivos de la Empresa.
El Jefe de Seguridad Operacional y los Gerentes o Jefes de cada Área son los
responsables de comunicar el resultado de los objetivos y metas versus el
desempeño de éstos a la Gerencia General y a su personal.
Los Gerentes o Jefes de áreas son los encargados de divulgar los
procedimientos (o cualquier cambio en ellos).
7 Indicadores de Gestión
Criterio de Aceptación
Indicador de Gestión
Medición
Malo
Regular
Bueno
Responsable
Medición
N/A
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Análisis de Datos, Mejora Comunicación y
Participación
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Control de Registros
Control de Registros
Almacenamiento
N°
Nombre
Responsable
Lugar / Responsable
Medio /
Recuperación
Tiempo
Disposición final
1
Calendario
Actividades del
Sistema de Gestión
Actualizado
Jefe Seg
Operacional
Carpeta Revisión
por la Dirección /
Jefe Seguridad
Operacional
Impreso / Por
Fecha
Permanente
No Aplica
2
Politica Sistema
Gestion Integrado
Jefe Seg
Operacional
Carpeta Revisión
por la Dirección /
Jefe Seguridad
Operacional
Impreso / Por
Fecha
Permanente
No Aplica
3
Objetivos de la
Empresa
Comité Seg
Operacional
Carpeta Revisión
por la Dirección /
Jefe Seguridad
Operacional
Impreso / Por
Fecha
Permanente
No Aplica
4
Acta de Revisión por
la Dirección
Jefe Seg
Operacional
Carpeta Revisión
por la Dirección /
Jefe Seguridad
Operacional
Impreso / Por
Fecha
Permanente
No Aplica
5
Encuesta de
Seguridad
Operacional
Jefe Seg
Operacional
Carpeta Revisión
por la Dirección /
Jefe Seguridad
Operacional
Impreso / Por
Fecha
Permanente
No Aplica
9 Control de Cambios
Control de Cambios
Versión
Fecha
V 02
27 nov 13
Se revisa y actualiza Procedimiento se cree necesario para una próxima
actualización incluir en este procedimiento la Comunicación y participación del
Personal, lo anterior depende de la Respuesta de la DGAC
10 Ene 14
Se ingresa punto 6.4 sobre acciones para realizar Encuesta y su seguimiento a
conclusiones. Se integra la Comunicación y Participación a esta Procedimiento.
V 03
Resumen de Modificaciones
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Participación
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Se revisa este Procedimiento y se ingresa la Politica Integrada como registro Nro 2
Anexos
No aplicable
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