Instructivo Valoración y Consecución de Familia de Niños, Niñas y

PROCESO GESTIÓN DE ADOPCIONES
IT4.MPM5.P2
18/06/2012
INSTRUCTIVO VALORACIÓN Y CONSECUCIÓN DE FAMILIA DE
NNA CON CARACTERISTICAS Y NECESIDADES ESPECIALES
DECLARADOS EN ADOPTABILIDAD EN FIRME Y PRESENTADOS
EN COMITÉ DE ADOPCIONES
Versión 2.0
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1. OBJETIVO
Coordinar acciones con organismos acreditados para valoración integral de Niños, Niñas y
Adolescentes con declaratoria de adoptabilidad en firme, que presentan características y
necesidades especiales, con posibilidad de adopción, remitidos por el Comité de Adopciones,
a fin de lograr la vinculación con familia adoptiva o referente afectivo.
2. ALCANCE
Este instructivo inicia con el envió al Secretario de Comité de Adopciones por parte de la
Regional o IAPA del Informe Integral, sus anexos y la historia de atención de los niños, niña y
adolescente con declaratoria de adoptabilidad en firme, consentimiento en firme o autorización
para la adopción por parte del Defensor de Familia y finaliza con la vinculación de los Niños,
Niñas y Adolescentes a una familia adoptiva o referente afectivo.
3. DEFINICIONES
Adopción: La adopción es, principalmente y por excelencia, una medida de protección a
través de la cual, bajo la suprema vigilancia del Estado, se establece de manera irrevocable, la
relación paterno filial entre personas que no la tienen por naturaleza.
Informe Integral: Formulario que reúne información detallada y completa sobre el estado de
salud física y mental del Niño, Niña o Adolescente.
Características y necesidades especiales y posibilidad de adopción: Niños, niñas y
adolescentes que por su condición de discapacidad, enfermedad de cuidado especial, edad o
pertenecer a un grupo de hermanos, sus alternativas de consecución de familia adoptiva se
disminuyen. A saber:
1. Niños, Niñas y Adolescentes que presenten alguna condición de discapacidad física, mental
y/o sensorial, o enfermedad de cuidado especial de cualquier edad (ejemplos:, parálisis
cerebral, retardo mental leve, moderado o grave, hidrocefalia, microcefalia, VIH, pie equino,
retraso en el desarrollo, problemas respiratorios, paladar hendido, hipotiroidismo, cardiopatías
congénitas, sífilis congénita, hipoacusia, abuso sexual, problemas de conducta o aprendizaje
graves, trastornos generalizados del desarrollo, entre otras).
2. Niños, niñas sanos mayores de 8 años (léase mas de 8 años y 11 meses)
3. Pertenecen a un grupo de dos o más hermanos cuando alguno de ellos sea mayor de 8 años.
4. Pertenecen a un grupo de tres o más hermanos.
Organismos Internacionales Acreditados: De acuerdo al Convenio de la Haya “Relativo a la
protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional”, un organismo
acreditado es una entidad que presta servicios de intermediación entre la autoridad del país de
recepción, los padres adoptantes y la autoridad del país de origen.
IAPA: Institución privada autorizada por el ICBF para desarrollar el programa de Adopcion
cumpliendo los lineamientos técnicos y normatividad vigente.
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Cooperación Internacional: Apoyo técnico y de recursos con el fin de facilitar el logro de
objetivos de interés común.
Valoración Integral: Determinar la situación actual del niño, niña y adolescente a nivel médico,
psicológico y nutricional.
Profesional responsable de cruces y traslado: Profesional responsable en la Subdirección de
adopciones de la consolidación de información y del traslado de expedientes a las diferentes
regionales del ICBF, según les corresponda ser enviados por lista de espera o por ser una
solicitud para un NNA determinado.
Profesional responsable de Valoración: profesional encargado de realizar el seguimiento a
los NNA que se asignen en valoración por parte de la Subdirección de Adopciones a los
diferentes Organismo Internacionales o IAPAS
4. DESARROLLO
1. Enviar al Secretario de Adopciones de la Regional o IAPA el Informe Integral, anexos y
la historia de atención de los niños, niña y adolescente cuya medida de protección es la
Adoptabilidad en firme, actividad a cargo del Defensor de Familia junto con el equipo
Interdisciplinario del Centro Zonal o Institución Autorizada.
2. Analizar el debido proceso realizado al niño, niña o adolescente y verifica la calidad del
informe integral, actividad a cargo del Secretario de Comité de Adopciones de Regional
o de la Institución Autorizada.
 Si se realizo el debido proceso y la calidad del informe integral es óptima, el Secretario
de Comité de la Regional presenta el expediente del niño, niña o adolescentes al comité
semanal de adopciones junto con el informe integral.
 Si no se llevo el debido proceso el secretario del comité de Adopciones de la Regional
devuelve el expediente con el informe integral de manera inmediata a la Defensoría de
Familia para lo pertinente y registra en el SIM la sesión de comité con las decisiones.
 Registrar en el SIM “Modulo Adopciones” o envía a la Subdirección de Adopciones
reporte semanal de los Niños, Niñas y Adolescentes presentados al Comité a la Sede
Nacional, actividad a cargo del Comité de Adopciones de la Regional.
3. Consolidar y analizar semanalmente la información de los niños, niñas y adolescentes
presentados a comité de adopciones y sin asignación de familia por sus características
para la búsqueda de familia o referente afectivo, a través de valoración integral,
Actividad a cargo del Profesional responsable de cruces y traslado.
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4. Elaborar memorando de autorización de consecución de familia y valoración integral
dirigida a los representantes legales de los organismos internacionales autorizados e
IAPAS precisando que el tiempo definido para la realización de esta actividad con
exclusividad es de Dos (2) meses, Actividad a cargo del Profesional responsable de
cruces y traslado
5. Enviar memorando original al Secretario del Comité de Adopciones de la Regional
correspondiente y entregar una copia a los representantes legales de los organismos
internacionales autorizados e IAPAS que se les asigno el NNA para la consecución de
familia y valoración integral, actividad a cargo del Profesional responsable de cruces y
traslado.
6. Realizar la entrega del informe integral del NNA junto con sus respectivos anexos a los
representantes legales de los organismos autorizados e IAPAS interesados en
adelantar el proceso de consecución de familia y valoración integral, esta actividad
debe realizarse en el término de Dos (2) días, luego de haber recibido el memorando de
autorización emitido por la Subdirección de Adopciones, actividad a cargo de Secretario
de Comité de Adopciones de la Regional ICBF.
7. Realizar seguimiento cada 15 días, a la gestión adelantada por los representantes
legales de los Organismos Internacionales autorizados e IAPAS, a través de las
herramientas tecnológicas diseñadas para tal fin y de acuerdo con el término
establecido de Dos (2) meses, Actividad a cargo del Profesional responsable de
Valoración.
De acuerdo con el seguimiento a la gestión se establece lo siguiente:
a) Si el Organismo Internacional autorizado o la IAPA no ha realizado las gestiones
necesarias para la valoración integral del NNA en el tiempo establecido y no logro
ubicar familia:

Solicitar de manera inmediata la devolución de la valoración integral del NNA con el
informe integral y sus anexos al Secretario de Comité de la Regional o IAPA informando
a la Subdirección de Adopciones. Los exámenes médicos practicados deberán anexarse
en su totalidad a la historia de atención del proceso de restablecimiento del NNA
valorados.
 Asignar de manera simultánea estos NNA solicitados, a todos los Organismos
Internacionales e IAPAS interesados en seguir con la realización de la búsqueda de
familia y la valoración integral para el NNA o grupo de hermanos.
 Recibir del primer Organismo Internacional autorizado o IAPA que postule familia, la
carta de intención por “escrito, o vía email”, cerrando en ese momento el proceso para
los demás organismos. Decisión que se informará a los demás representantes legales
para que detengan su gestión. continúa pasos 8,9 ,10 y 11.
 En caso de presentarse Dos (2) cartas de intención de familias al tiempo por parte de
diferentes Organismos Internacionales o IAPAS continúan los pasos 8,9,10 y 11 para
que sea el comité de adopciones de la respectiva Regional o IAPA quienes evalúen y
tomen la decisión de asignación de acuerdo a las necesidades de los NNA.
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b) Si el representarte legal del Organismo Internacional o IAPA no cuenta con carta de
intención y el niño se encuentra en tratamiento (por VIH, tuberculosis, psiquiatría,
psicológica, entre otras) deberá demostrarlo en el término de Tres (3) días a partir del
vencimiento de los Dos (2) meses. El equipo consulta a la Regional, analiza y decide si
otorga prorroga o procede con el ítem a) de este numeral.
8. Recibir carta, si el Organismo Internacional autorizado o IAPA ubicó familia, con la
manifestación expresa de que los solicitantes conocen y aceptan las características y
condiciones del NNA propuesto, actividad a cargo del Profesional responsable de
cruces y traslado.
9. Recibir los documentos de la familia postulada por parte de los Organismos Internacional
Autorizados y verifica en el Sistema de Información Misional – SIM por parte del
Profesional responsable de cruces y traslado lo siguiente:
 Si la solicitud esta aprobada previamente, el equipo de evaluación y selección de
familias de la Subdirección de Adopciones o de la IAPA revisara el complemento
psicosocial aportado el cual debe contener los elementos que indiquen los recursos
personales, de pareja y materiales para asumir la adopción del NNA para el cual
postulan (en caso necesario) solicita ampliación de estudio.
 Si la solicitud es nueva se aplica el procedimiento de Adopciones (PR26.PM03),
otorgándose la prioridad de “caso especial”, valorando las características de la familia
de acuerdo a las necesidades de los NNA.
 En todo caso previo a la aceptación del NNA o grupo de hermanos se debe adjuntar una
comunicación motivada por parte de la familia en la que exprese que conoce las
características y necesidades del NNA y continúa con el procedimiento de Adopciones
(estado psicológico y de salud) (PR26.PM03).
10. Enviar por cruce especial la documentación de la familia al comité de Adopciones
correspondiente, actividad a cargo del Profesional responsable de cruces y traslado.
11. Analizar la documentación de la familia propuesta y decidir sobre la asignación
correspondiente, actividad a cargo del Comité de Adopciones de la Regional o IAPA.
Nota:

Solo se dará prorroga por Dos (2) meses al organismo autorizado o IAPA en los
casos que demuestre que los niños, niñas, adolescentes o grupos de hermanos
asignados para la consecución de familia y valoración integral, dadas sus
condiciones y resultado de las gestiones realizadas necesitan más tiempo en el
proceso.

Si el organismo acreditado no ubica familia porque los Niños reportados pertenecen
a un grupo de hermanos el Profesional de la Subdirección de Adopciones
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responsable de seguimiento a cada Regional, solicita al Secretario del Comité de
Adopciones y/o Defensoría de Familia revisar la posibilidad de separar los Niños,
Niñas y Adolescentes siguiendo el protocolo establecido.
Si la Defensoría autoriza la separación del grupo de hermanos informa al Secretario
del Comité de Adopciones Regional allegando concepto favorable.
El Secretario de Comité envía, mediante reporte a la Subdirección de Adopciones la
decisión de separación de los Niños, Niñas y Adolescentes. Para que el profesional
responsable de los cruces y traslado elabore memorando de autorización para la
consecución de familia y valoración integral a los representantes de los Organismos
Autorizados interesados, para la búsqueda de familia.

Para el caso de grupos de hermanos para los cuales se determine concepto de
separación con el fin de mantener el vínculo afectivo, se realizara la gestión de
ubicación de Organismos Internacionales Autorizados y familias del mismo país,
actividad a cargo del Profesional responsable de cruces y traslado.

Cuando el Organismo ubica familia con base en la información que suministró el
ICBF del niño/a, y la obtenida de las valoraciones practicadas, si la familia desea
participar en el proceso de VACACIONES EN EL EXTRANJERO O EN COLOMBIA,
el Organismo Autorizado lo informa a la Subdirección de Adopciones y radica en el
ICBF el estudio psicosocial o solicitud completa de adopción de la familia (este
último obligatorio en algunos países).
1. La Subdirección de Adopciones evalúa las condiciones de la familia y emite
concepto sobre participación. Si el concepto es negativo, la Subdirección de
Adopciones le comunica por escrito a la familia. Si el concepto es positivo
solicita el formulario de postulación del niño/a a vacaciones.
2. La información contenida en el formulario de postulación del niño y las
condiciones para participar en el programa, tales como: edad, salud, y perfil
psicosocial, son valoradas en comité técnico realizado entre el ICBF y el
operador del programa de Vacaciones (relación contractual).
3. Si el concepto es positivo, la Subdirecciones Adopciones comunicará por
escrito el resultado a la familia informándole los compromisos con el niño; la
familia da respuesta al ICBF sobre la aceptación de los compromisos
adquiridos. Igualmente la Subdirección de Adopciones da aviso a la
Defensoría de Familia para el envío de los documentos legales para el viaje y
el protocolo para iniciar la preparación de acuerdo al Lineamiento de
Búsqueda de Referentes Afectivos. Si el concepto es negativo, también lo
informará a la familia por escrito.
4. Cuando el organismo autorizado o IAPA que tengan un niño, niña o
adolescente en valoración y aunque no tenga familia lo quieran postular para
el proceso de VACACIONES EN EL EXTRANJERO O EN COLOMBIA
deberá informar de manera inmediata al profesional de seguimiento a
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valoraciones y al profesional a cargo del proceso de vacaciones para
oficializar el traslado de proceso y registrar en el SIM la nueva novedad.
Continúa pasos anteriores (1,2,3)
Por lo anterior el manejo de la información contenida en la ficha integral (de
adopciones) es de manejo del Organismo Autorizado de Adopción exclusivamente y
la información del formulario de Vacaciones, del operador que realiza las
vacaciones.
Ni las familias, ni las Defensorías, ni los Organismo Autorizados de adopción, ni los
operadores que realicen el programa de vacaciones podrán crear expectativas de
adopción ni para el niño ni para la familia pues este proceso se determinará luego de
evaluar los resultados de dicho programa tal como lo establece el lineamiento.
La participación de estas familias en el programa de vacaciones es totalmente
voluntario sigue primando el cruce directo de la solicitud de adopción.
ANEXO : NATURALEZA DE LOS CAMBIOS
Ítem
Modif.
Nombre del ítem
Descripción del Cambio
Elaboración, Versión Inicial
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