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Garrido Arilla, María Rosa. La catalogación a partir de 1970. – En su: Teoría e historia de la catalogación de
documentos. – Madrid : Síntesis, 1996. – p. 139-148.
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LA CATALOGACIÓN A PARTIR DE 1970
Cada vez es más frecuente encontrar centros informativos que han automatizado sus servicios. La enorme masa
documental existente, las necesidades de los usuarios (necesitan cada dia la información más rápida), y las
enormes ventajas que ofrece la informática aplicada a este campo, hacen que ésta entre de lleno en los
parámetros de los Profesionales de la Información. Como señala Reynolds (Automatización de bibliotecas:
problemática y aplicaciones, 1989, p. 228) la creciente presencia del ordenador ha potenciado
extraordinariamente este campo, ensanchando las vias de acceso a la información y a la recuperación de la
misma y potenciando también el valor del producto y de los servicios.
De ahi, que cuando se habla de catalogación hoy, la informática acude naturalmente a la mente. A pesar de que
se continua catalogando manualmente, las bibliotecas que utilizan para sus catalogación sistemas
informatizados, son cada vez más numerosas, también en España. Entre las ventajas que presenta hoy la
catalogación automatizada, destacan las siguientes:
1)
Evita la redundancia en el trabajo: cada documento sólo se cataloga una vez.
2)
Se reducen, por lo tanto, los costos económicos de la catalogación.
3)
Es más fácil la corrección de errores y puesta al dia de nuevos datos.
4)
Se asegura la calidad y la rapidez de la difusión a través de poderosos catálogos.
Entre las acciones que se pueden automatizar en el marco de la catalogación, tenemos: la entrada de nuevos
documentos al sistema; la modificación, adición o eliminación de la información en los documentos ya
almacenados; la creación de otros documentos a partir de los ya existentes; la introducción de términos de
indización en el fichero de autoridades y tesauros; la consulta a los catálogos; la impresión de fichas, listas
bibliográficas y etiquetas.
Nuestro propósito en este capítulo, dado el carácter de esta obra, no es de ningún modo abordar el proceso
técnico de la catalogación informatizada, ni siquiera con exhaustividad la estructura interna de ninguno de los
formatos, sino dar cuenta, de la evolución histórica de la catalogación desde la presencia del ordenador en la
biblioteca, que ha hecho posible que la catalogación sea hoy lo que es.
El mercado informática cuenta con sistemas lógicos y sistemas integrados, cada vez más eficaces de gestión:
adquisición, continuado de los pedidos, catalogación, préstamos, estadisticas o la recuperación documental. En
la actualidad, los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria permiten el tratamiento informática de todas las
tareas bibliotecarias y documentales, mediante la integración de diferentes módulos que corresponden a los
eslabones de la cadena documental. Un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria, pues, consta de los
siguientes módulos:
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1)
Adquisiciones.
2)
Catalogación, que incluye además Autoridades, Lista de Términos (pudiendo llegar esta lista a la
categoría de tesauro, en algunas aplicaciones), y Recuperación.
3)
Circulación.
4)
Módulo de Publicaciones Periódicas.
5)
Algunos sistemas, cuentan con módulos de Gestión y Comunicaciones.
Una de las primeras cuestiones que se plantea es si el SIGB se instalará en una unidad independiente, en un
punto de servicio de una red o en toda la red de servicios. Por tanto distinguiremos entre estas dos principales
opciones: Sistemas Locales y Sistemas de Red, aunque hay que tener en cuenta también los sistemas
distribuidos:
- Sistemas Locales: la catalogación será responsabilidad del centro, asi como la
metodología utilizada para confeccionar el catálogo.
- Sistemas en Red: la colaboración bibliotecaria para el desarrollo centralizado de servicios y programas
cooperativos, afecta lógicamente a la creación del catálogo, a través de la catalogación centralizada o de la
catalogación compartida.
En cuanto al trabajo del Profesional de la Información que se dedica a ésta labor, ha variado notablemente.
Entre otras muchas ventajas, la informática aplicada al análisis de los documentos, ha agilizado el trabajo. Los
profesionales, incluyen en sus catálogos las fichas correspondientes a los documentos adquiridos y le añaden los
datos propios del organismo en el que trabajan, como suelen ser el número de registro asignado al documento o
la signatura del mismo.
Las fuentes en las que están almacenadas los datos están constituidas bien por grandes centros de documentación
o bibliotecas o por grandes redes de bibliotecas en las cuales la catalogación está compartida (p. ej.: OCLC,
Online Computer Library Center en los Estados Unidos, como comentaremos posteriormente). Estas grandes
bases de datos bibliográficos, son accesibles en linea y algunas de ellas están editadas en CD-ROM, con puestas
al dia periódicas.
Según lo que acabamos de exponer, surgen en la segunda mitad del siglo xx, dos perfiles de profesionales, el
especialista, que trabaja en la fuente y alimenta las grandes bases bibliográficas, y el simple detector, que
teniendo unos conocimientos más simples, su trabajo consiste, fundamentalmente, en localizar una ficha en una
base de datos, derivarla y eventualmente modificarla en función de las exigencias de su propio centro.
Pero, históricamente ¿cómo se ha llegado a informatizar la catalogación? Ya lo hemos visto, que si la ISBD es
evidentemente un formato, es decir una rejilla codificada de presentación de los elementos de la descripción
bibliográfica, no es de ninguna manera un formato legible en máquina.
Fue en Estados Unidos donde se percataron pronto sobre el problema y trataron de resolverlo con la idea de
ganar tiempo y eficacia. El desarrollo tecnológico, nació allá por los años 30, en la universidad de Texas, con un
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primer sistemas de fichas perforadas diseñadas por Ralp Parker, con el fin de agilizar el préstamo. El sistema
era automatizado aunque no existían todavía los ordenadores. En 1960, la Biblioteca de Medicina de
Washington, mecanizó el sistema MEDLARS. En 1965, Henriette D. Avram puso en marcha, en la Biblioteca
del Congreso, un formato para el registro de las informaciones bibliográficas con un soporte legible en máquina:
era el formato MARC. Con todo, eran métodos "off-line". Es decir, que no permitían diálogo hombre-máquina.
A partir de los años 1970, aparecen los sistemas "on-line", conocidos por sistemas interactivos, dotados de
pantalla y teclado, que permitían el diálogo. Desde entonces, los avances en este sector, han sido espectaculares.
Si las ISBD y los códigos nacionales de catalogación señalan la estructura, asi como el contenido de un registro,
el formato MARC ofrece la estructura informática. Pero antes de entrar en él: ¿qué es un formato? Según las
AACR formato es, en sentido amplio, cualquier presentación física de un documento. Pero en este apartado,
hablamos sólo de los formatos legibles por ordenador. De ahi que el formato es la estructura de los datos en
ordenador. Formato es pues el reparto ordenado de la información concerniente a un individuo, a un
documento, a una cuenta bancaria, etc. Por ejemplo, el número de la seguridad social es un formato. Cada
secuencia tiene una significación: la primera cifra indica el sexo del individuo a identificar, los dos caracteres
siguientes son el año de nacimiento, etc. Cada carácter codificado da una información en un orden previamente
establecido y en un cuadro donde la longitud está fijada. En este caso simple, vemos ya que el formato repartió
cada información significativa en un espacio único propio para esta información.
12.1. Estados Unidos: primeros ensayos del Marc (1966-1968)
Las investigaciones en la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos sobre la posibilidad de utilizar técnicas
informatizadas para sus operaciones internas, empezaron a finales de los años 1950. Como resultado de tales
investigaciones, la Biblioteca del Congreso pidió fondos al Consejo de Recursos Bibliotecarios (CLR) para
aplicar el resultado de aquellas investigaciones a otras bibliotecas participantes. Este proyecto experimental se
llamó MARC, Machine-Readable-Cataloging (Catálogo legible por máquina). En 1963 se publica en Estados
Unidos el Informe King que habla sobre el proyecto de automatización de la Biblioteca del Congreso y que da
origen al proyecto MARC.
Entre 1966 y 1968, la Biblioteca del Congreso hizo experimentar el formato MARC, en 16 bibliotecas
americanas, cuya selección se basó en el tipo de biblioteca (especializada, estatal, universitaria, pública, escolar,
etc.), en la localización geográfica y, sobre todo, en la disponibilidad del personal para colaborar de lleno en
dicho proyecto. Durante ese tiempo desde la Biblioteca del Congreso, se catalogó y envió a estas bibliotecas,
cada semana, las fichas bibliográficas en el formato MARC sobre bandas magnéticas. Las bibliotecas las
trataron en sus ordenadores locales y alimentaron asi sus ficheros sacando listas bibliográficas o incluso
catálogos impresos.
Parte del proyecto experimental, fue diseñar un formato para introducir la información por máquina. El formato
MARC 1, fue evaluado positivamente por la bibliotecas participantes. El hecho de que durante esos meses la
British National Bibliography demostrara también, gran interés, en aplicar los resultados obtenidos por el
proyecto experimental MARC 1 en el Reino Unido, y que además, expertos de distintos paises, visitaran,
continuamente, la Biblioteca del Congreso, a fin de conocer "in situ" el alcance de dicho proyecto, hizo
considerar a la dirección de la misma, la necesidad de crear un formato internacional normalizado, que
permitiera la comunicación, no sólo desde la Biblioteca del Congreso a las 16 bibliotecas seleccionadas, sino,
otro, que cruzara las fronteras nacionales. Este fue el MARC II.
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El MARC II es un formato, concebido para intercambio de datos, capaz de almacenar información bibliográfica
sobre toda clase de materiales (libros, publicaciones periódicas, mapas, música, artículos de revistas, etc.). A
partir de ese momento, se inició en la Biblioteca del Congreso y en distintas bibliotecas americanas la etapa de
transformación de sus catálogos, es decir la conversión de sus registros retrospectivos. En poco tiempo el
MARC se difundió convirtiéndose en el formato prototipo que adoptan otros paises para registrar por ordenador
sus bibliografías nacionales.
La estructura del formato se aceptó por la Organización Internacional de Normalización convirtiéndose en
norma ISO 2709. Esta norma, permite desarrollar la descripción bibliográfica de todo tipo de documentos por
via informática, especificando los elementos que deben constar en todo registro bibliográfico. La norma ISO
2709 junto a la norma ANSI Z39.2-1979, esta última como norma nacional americana, constituyen la base de la
estructura del formato MARC.
12.1.1. Organización de la información
El ordenador, la «máquina» utilizando un argot que se ha impuesto ya en la calle, tiene necesidad del formato
para codificar correctamente la información que se le introduce y poder después restituirla de forma coherente a
quien lo solicite.
Esta búsqueda no es eficaz nada más que si nosotros le damos a la máquina los elementos que le permitan
clasificar cada unidad de información. Veamos como organiza la información el formato MARC:
1)
Cabecera: forma parte del programa informático. Está compuesto por un número invariable de
caracteres: concretamente por 24. A través de ellos el ordenador recibe las órdenes de cómo tiene que distribuir
la información.
2)
Directorio: es la parte que sigue a la cabecera y que informa sobre los campos, asi como la longitud de
los mismos y las posiciones que ocupan. Tiene un número variable de elementos de longitud fija de 12
caracteres cada uno. Existirán tantos elementos como campos precise la noticia. Sirve, por lo tanto, para la
identificación y ubicación de los campos.
3)
Campos: es cada área específica dentro de un registro. Hay dos tipos de campos: a) Campos de longitud
fija utiliza un número invariable de caracteres y por lo tanto aparecen siempre con la misma longitud en
cualquier registro (001, 005, 007 y 008). b) Campos de longitud variable.- su longitud varía de un registro a
otro. Está compuesto por los números de control y normalización (010, 015, 020, 035, 041, 080, etc.) y por la
descripción bibliográfica y puntos de acceso (l-, 2-,3-, 4-, 5-, 6-, 7-, 8-).
4)
Códigos.- es la representación de la información mediante símbolos convenidos. Los códigos utilizados
en el formato son:
a)
Etiquetas: código numérico de tres caracteres indicativos de campos.
b)
Indicadores: son códigos alfanuméricos. Suministran información complementaria sobre el contenido
de los campos variables.
c)
Códigos de subcampo: todos los campos se dividen en subcampos que son los que permiten diferenciar
los elementos secundarios que no van a intervenir como puntos de acceso para la recuperación del documentos.
Están constituidos por dos caracteres: por el signo dólar y por una letra minúscula.
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La finalidad del formato MARC y de cualquier formato derivado de él es, por consiguiente, el procesamiento en
cinta magnética de los datos bibliográficos y facilitar el intercambio de los mismos entre distintos centros. Es el
primer formato bibliográfico y origen de una extensa familia de formatos.
12.2. La babelización de los formatos (1970/79)
El MARC, adaptado posteriormente a las AACR, tuvo gran acogida mundial y fue adoptado con rapidez por
muchos países. En 1967, el Proyecto MARC se adopta en el Reino Unido y es conocido UK/MARC, formato
utilizado por la Biblioteca Nacional Británica y compatible con el del Congreso. En Francia, por ejemplo, en el
marco del Control Bibliográfico Universal (CBU), la Biblioteca Nacional francesa, encargada de asegurar el
intercambio de información bibliográfica con las agencias bibliográficas nacionales extranjeras, constituyó un
grupo europeo de bibliotecarios para que estudiaran los formatos de intercambio existentes hasta la fecha. Este
grupo dio su nombre al formato francés que resultó de estos trabajos: INTERMARC, publicado en 1975.
INTERMARC es por lo tanto el formato utilizado para realizar la bibliografía francesa. La mayoría de los
paises avanzados en materia de información, hicieron por aquellos años lo mismo.
Al igual que la Biblioteca Nacional en Francia, las agencias bibliográficas nacionales que utilizaron inicialmente
MARC, se vieron forzadas en sus respectivos paises a adaptarlo a las normas locales y es asi como se llegó a la
actual babebización de formatos entre los que citamos, por nombrar algunos, los siguientes (Cuadro 12.1):
CUADRO12.1. Algunos formatos.
USA
MARCLC
MARC 2
US MARC
Gran Bretaña
UK MARC
BNB-MARC
BL-MARC
Canadá
CANMARC
Italia
ANNAMARC
Francia
INTERMARC
Países Latinos
MARCAL
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España
IBERMARC
CATMARC
Japón
Japan/MARC
Todos estos formatos que son variaciones y derivaciones del MARC tienen en común la estructura del formato
pero se diferencian en el modo de codificar la información. El USMARC es el formato oficial de Estados
Unidos, el LCMARC el que se utiliza en la Biblioteca del Congreso, el UKMARC, el que se aplica en la
Biblioteca Británica, el IBERMARC el que se utiliza en la Biblioteca Nacional de Madrid (Bibliografía
Española), el CATMARC en Cataluña. Otros formatos: en Alemania: MAB. Dinamarca: DANMARC. Suecia:
SWEMARC. África del Sur.- SAMARC, etc.
12.2.1. EL IBERMARC
En 1975, se creó en España un grupo de trabajo formado por representases del Centro de Proceso de Datos y de
la Comisaria Nacional de Bibliotecas del Ministerio de Educación y Ciencia. Su objetivo central: adaptar el
MARC a la necesidades bibliográficas españolas. El resultado fue: la publicación en 1976 de la edición
provisional del "Manual de formato IBERMARC para monografías". En 1995, esta anunciada una próxima
versión ampliada de la actualización realizada del mismo, en 1987, que incorpora las modificaciones realizadas
hasta la fecha.
De este modo y con la utilización de las ISBD, España se incorporó en aquellos años al Control Bibliográfico
Universal y al canje de información con todos aquellos paises que utilizasen el formato MARC o cualquier otra
versión nacional del mismo. A partir de entonces, la Agencia IBERMARC, sería la depositaria de la base de
datos bibliográficos nacionales y la responsable del intercambio internacional de información bibliográfica en
soporte informática con otros centros de la red MARC.
El IBERMARC: comenzó aplicarse en España en febrero de 1976 con la recogida de los datos correspondientes
a la edición nacional del mismo año, reemplazando de esta manera al formato diseñado en 1969 para la
automatización de "Bibliografía Española", que no se ajustaba a los requisitos internacionales (Cfr. Luis Ángel
Garcia Melero: "La normalización de los formatos de entrada de datos bibliográficos", 1983, pp. 205-212). Su
estructura fue proyectada según la norma ISO 2709/81, que especifica la posición de los datos sobre la cinta
magnética y el intercambio de los mismos. La componen: una cabecera que expresa ciertas informaciones
generales de la noticia. El directorio que se puede considerarse como un indice de la base de datos. La bases de
datos que esta dividida, como en todos los formatos que se basan en aquella norma, en zonas de longitud fija o
variable y recogen el contenido de la noticia bibliográficas.
El IBERMARC es, por lo tanto, capaz de recoger y tratar la información bibliográfica según las reglas de
catalogación españolas y, al mismo tiempo, canjearla con la información de otros paises, permitiendo asi la
entrada de la bibliografía española en la red de intercambio universal.
En el informe sobre el estado actual de las bibliotecas en España (Purificación Moscoso y Yolanda Ríos Garcia,
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Estado actual.., 1992) consta que el formato utilizado mayoritariamente es el MARC (37,9 % IBERMARC, 26,4
% CATMARC, 18,4 % DMARC y 2,3 % UNIMARC), sólo un 14,2 % de las bibliotecas utilizan otros formatos.
Se observa que las distintas versiones españolas del formato MARC, se adecuan a las necesidades de las
bibliotecas públicas y universitarias mientras que los centros de Documentación instalan sistemas con otros
formatos.
Para Catalogar en formato IBERMARC al igual que en el MARC, hay que seleccionar las etiquetas e introducir
los indicadores y los códigos de subcampo. Los menús que se ofrezcan en pantalla para seleccionar e introducir
dichos códigos, son propios de cada sistemas; pero únicamente varia la entrada de datos, no su disposición
interna.
Cuando se utilizan otros formatos, se debe introducir la información de acuerdo con los nombres de los campos
que se visualizan en pantalla, y los códigos son asignados internamente por el programa.
No obstante, también para los formatos de salida en España (Purificación Moscoso y Yolanda Ríos Garcia,
Estado actual..., 1992) el más utilizado es el MARC (38,6 % IBERMARC, 25,7 % CATMARC, 22,9 %
DMARC y 2,9 % UNIMARC), mientras que a otros formatos corresponden un 10,0 %. Además, como producto
de salida son muchos los programas que ofrecen catálogos con los registros en formato ISBD y Listados de
referencias bibliográficas.
12.2.2. El CATMARC
El CATMARC es el formato particular de ámbito catalán. Es la traducción casi literal
del UKMARC, con algunas matizaciones de ámbito territorial.
Surgió dentro del programa SICAB, gestionado por el Servicio de Bibliotecas y del Patrimonio Bibliográfico
Catalán que, desde el año 1982, viene aplicando este formato a sus registros bibliográficos. El CATMARC, por
lo tanto es otro miembro de la familia MARC, aunque bastante diferente al IBERMARC, formato rechazado
entonces, entre otras razones, porque estaba dirigido al tratamiento único de monografías impresas, no permitia
la descripción bibliográfica a más de un nivel y solo recogía las reglas de catalogación españolas, no la
normativa de las AACR2. Desde aquel año, el Instituto Catalán de Bibliografía lo utiliza para la confección de
la Bibliografía nacional de Cataluña.
Diez años después, en 1992, ha sido publicada la segunda edición del formato CATMARC. El hecho de que sea
tan parecido al UKMARC permite al CATMARC beneficiarse de los programas de conversión de aquel:
OCLCMARC, USMARC, UNIMARC e, incluso, del IBERMARC. En cuanto a los problemas que plantea este
formato en relación con otros, están, por ejemplo, los incluidos con el tratamiento de las obras en varios
volúmenes. Este formato, genera un asiento bibliográfico distinto para cada volumen.
12.3. El formato universal de intercambio
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Poco después de la creación del formato MARC, otro grupo de trabajo de descripción bibliográfica del
ICSU-AU, encabezado por UNISIST, en unión con distintas entidades de carácter documental desarrollaron el
"Manual de Referencia para las descripciones bibliográficas legibles por ordenador", mejor conocido por
"Manual de Referencia UNISIST", que se ocupa del tratamiento, principalmente, de los artículos de
publicaciones seriadas (Cfr. Marlene Clayton: Gestión de automatización de bibliotecas, 1991, pp. 77-78). El
objetivo principal de este manual es servir como formato normalizado de comunicación para el intercambio de
información bibliográfica legible por máquina entre bases de datos bibliográficos. Este formato adopta la norma
Z39.2-1971, que es la norma americana, equivalente a ISO 2709, fundamento, junto a la primera, de la estructura
del formato MARC.
Pero ni el MARC ni el Manual UNISIST solucionaron plenamente los problemas que se planteaban con el
intercambio de registros. Cada pais, para utilizar los datos intercambiados entre agencias bibliográficas
nacionales en el marco de la CBU, debía reformatear al formato local, las bandas recibidas. Esto implicaba la
presencia de un ordenador por cada tipo de MARC de cada centro. Tantas manipulaciones extrañaban sin
ninguna duda: 1) Pérdida de una parte de la información. 2) Un elevado costo económico. 3) La negación pura y
simple de la noción del intercambio.
Para intentar remediar estos problemas, una sección de la IFLA, trabajó sobre la descripción bibliográfica
normalizada, creando UNIMARC (Universal MARC), publicado en 1977, para monografías y publicaciones
seriadas.
Este es un formato de intercambio entre agencias nacionales de catalogación. Al integrar todas las prácticas
nacionales, UNIMARC permite a cada entidad, trabajar en su formato nacional o local (respetando en todo
momento las reglas de catalogación de cada pais), pero emitir en UNIMARC. No hace falta en el momento
actual, nada más que un ordenador para reformatear las bandas recibidas en UNIMARC al formato local, o para
adaptar las bandas en
formato local al formato UNIMARC.
En cuanto a su estructura, este formato está constituido por 999 campos (de 001 a 999), repartidos en 10 bloques
o zonas específicos. La unidad de información, como en todo formato MARC, es el campo, se desglosa en:
- Etiquetas: (código numérico de 3 cifras).
- Indicadores. 2 indicadores posibles por campo. Dan una información sobre el contenido del campo, sobre las
relaciones con otros campos, etc.
- Subcampos: identificados por el signo dólar seguidos de una letra o de una cifra.
Es de destacar que campos y subcampos tienen estatutos diferentes: algunos campos son obligatorios y otros
facultativos, otros sin embargo son muy "recomendados". Esto sucede igual para los subcampos. La noción de
repetición es un elemento importante en este formato: está a menudo en relación directa con la noción de
repetición presente en la ISBD. Por ejemplo, en la ISBD nosotros no podemos tener más que una área de título
y mención de responsabilidad, pero esta área puede contener varios títulos propios; de manera parecida en el
UNIMARC: no se puede tener más que un sólo campo 200 (campo que recibe el contenido del área de título)
pero puede contener numerosos subcampos.
Como cualquier otro formato, el UNIMARC no se pronuncia sobre los formas particulares de catalogación, pero
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sabe muy bien gestionarlas. Respeta los usos de la catalogación local.
Continuando con la evolución histórica que sufrieron los formatos, hay que decir, que ni el MARC, ni el Manual
de Referencias de UNISIST, ni el propio UNIMARC llegaron a solucionar plenamente todos los problemas que
se planteaban con el intercambio de registros y que la UNESCO, con el apoyo de los principales organismos en
el campo de la Documentación, lanzaron el CCF: el Formato Común de Comunicación que se basó, para crear la
estructura del formato en la norma ISO 2709. Respecto a su viabilidad y utilidad universal como formato de
comunicación común, dice M. Clayton que la aceptación de un formato único para todos significaría que "los
organismos tendrían que aceptar algunos compromisos no deseados y sacrificar las necesidades locales para
adaptarse a las prácticas de los demás" (Gestión de automatización de bibliotecas, 1991, p. 80) y esto, en la
práctica, no es asunto fácil.
12.4. Tendencias actuales de la Catalogación automatizada
Purificación Moscoso y Yolanda Ríos, en su estudio sobre la automatización de las bibliotecas españolas,
publicado en 1992, analizan el porcentaje de bibliotecas automatizados según los módulos que utilizan. El
módulo de Catalogación es, con diferencia, el más utilizado. Le siguen el de préstamo y el préstamo
interbibliotecario, adquisiciones y suscripciones.
Los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria se pueden instalar en unidades independientes, en un punto de
servicio de una red o en toda la red de servicios. La primera opción da como resultado los llamados Sistemas
Locales, en los que la catalogación será responsabilidad del centro, asi como la metodología utilizada para
confeccionar el catálogo. En los Sistemas en Red la colaboración bibliotecaria para el desarrollo centralizado de
servicios y programas cooperativos, afecta lógicamente a la creación del catálogo, a través de la catalogación
centralizada o de la catalogación compartida.
La fase de procesamiento de la información se realiza en el módulo de Catalogación. En este módulo es donde
se crea la base de datos bibliográfica y se da la forma definitiva y se completa el contenido del registro
bibliográfico. Esta aplicación contempla la Catalogación en varios niveles y para todo tipo de soportes, sin más
limitaciones que las propias del sistema, según el formato elegido para su diseño. El proceso de recuperación
permite averiguar si el documento habia sido catalogado previamente, asi como la captura de los datos ya
introducidos. Mediante el control de autoridades, es posible normalizar los puntos de acceso al documento.
Al módulo de publicaciones periódicas corresponde la Catalogación de estas publicaciones, es decir, de la
revista en si: título, entidad responsable, periodicidad, año de inicio de la publicación, ISSN, etc. Al mismo
tiempo, controlan toda su gestión: relación con los proveedores, pedidos, reclamaciones, circulación, boletines
de sumarios, suplementos, duplicidad de títulos... Por consiguiente es un módulo de control, o de gestión de
publicaciones periódicas.
En lineas generales, podemos señalar que la intención básica de la Catalogación no se ha modificado gran cosa
con los avances en telecomunicaciones. Estas innovaciones repercuten en la manera de confeccionar el
registro, pero no demasiado en el proceso intelectual que se lleva a cabo a través de la Catalogación. Se
detectan algunas tendencias:
a)
Partiendo de que la automatización no elimina la necesidad del registro preciso y consistente de datos
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(cfr. Marlene Clayton: Gestión de automatización de bibliotecas, 1991, p. 83), lo cierto es que hoy, se tiende a
través de la Catalogación automatizada, a implantar una mayor flexibilidad en la aplicación de las normas
catalográficas, ya que la Descripción Bibliográfica se realiza, en algunos casos, con menor detalle. Por otra
parte la Descripción Bibliográfica con ayuda de un ordenador, es tal vez más sencilla de efectuar que
manualmente. También en el mercado español existen, variedad de programas que se adaptan a las diferentes
exigencias del usuario unos más sencillos de utilizar que otros.
b)
Se concede, en cambio, mayor importancia a los encabezamientos tanto principales como secundarios
que son los que permiten la recuperación rápida de los documentos, por lo que continúan siendo necesarios los
encabezamientos por autores, entidades, congresos, etc.
c)
Se advierte que no existe ya una separación tan acusada entre Catalogación por materias e indización y
resumen. Crece, en cambio, la importancia del resumen y de los descriptores, como puntos de acceso, puertas de
entrada, al documento.
d)
En cuanto a los encabezamientos por materias, no existe unanimidad en los métodos utilizados para la
indización. Mientras unos autores defienden la conocidas Listas de Encabezamientos de Materias, otros son
partidarios de utilizar tesauros o incluso, recurriendo al vocabulario libre, van confeccionando sus propios
listados.
e)
Se tiende a prescindir de la relación autor-obra para las personas que de algún modo intervienen en la
obra. La inclusión de estos responsables en el registro, quedará a cargo del catalogador.
f)
Se tiende a no plantear una división tan drástica entre entradas al documento principales y secundarias ya
que a la hora de recuperarlo, al ordenador le da lo mismo.
En todos los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria, es obligatorio cumplimentar uno o varios campos en
cada uno de sus módulos para la creación de un registro. Estos campos contienen generalmente números de
control, para identificar el documento en la base de datos, generados por el programa. También cabe la
posibilidad de introducir el número de control correspondiente al catálogo manual, lo cual en ocasiones es
necesario, como por ejemplo cuando se lleva a cabo una reconversión.
Uno de los campos del registro bibliográfico de mayor complejidad tanto en la Catalogación manual como
automática es, sin lugar a dudas, los relacionados con los encabezamientos. Las reglas de Catalogación de todos
los paises, y por supuesto las españolas, contemplan una extensa normativa para determinar cuales deben ser, en
cada caso, los Puntos de Acceso al documento. Como señalan Asensi Artiga y Rodriguez Muñoz ("El proceso
de catalogación automatizada", op. cit., p. 394), existe en España ciertas diferencias de criterios entre las
bibliotecas públicas y las bibliotecas especializadas y centros de documentación. Mientras que las primeras se
rigen por las Reglas del Ministerio de Cultura, los centros de documentación y las bibliotecas especializadas,
realizan una catalogación más flexible en vistas a la obtención de referencias bibliográficas.
En la estructura de un registro bibliográfico por ordenador, se puede introducir también, como en la catalogación
manual, un breve resumen en el área de notas, del mismo modo que una relación de contenido. En relación con
las entradas secundarias, la Catalogación automatizada permite editar juegos de fichas completos sin tener que
teclear de nuevo la información correspondiente a algunos de sus campos, excepto cuando la forma del
encabezamiento secundario sea diferente a la que contiene la Descripción Bibliográfica. Hay programas que
generan automáticamente registros secundarios de autores, títulos y de serie.
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