informe final uam

INFORME FINAL DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS AL AMPARO DEL CONTRATO NO.
14CP1470 EN LA UNIVERSIDAD AUTONOMA METROPOLITANA UNIDAD XOCHIMILCO
Con fecha 1 de abril del 2014 se firmó el contrato No. 14CP1470 con la Universidad Autónoma
Metropolitana Unidad Xochimilco cuyo objeto principal era la “Conversión a formato electrónico
de documentación en formato carta, media carta y oficio de los documentos de Centro de
Información y Documentación Específica de Xochimilco”. El monto del presupuesto asignado a
este contrato cubría un total de 500,000 imágenes ya que de acuerdo con la Lic. Ezeta serían
suficientes para completar la totalidad del acervo.
Los diferentes tipos de documentación a considerar eran:
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Reportes de Investigación Modular (RIM)
Libros
Tesis
Archivo Vertical
Planos
Mapas
Periódicos Locales
Revistas Locales
CIBAC
Colección Especial
Artículos de Periódico
Artículos de Revistas
Compensación
Para la digitalización de este material se consideró la captura de un índice que debería ser
revisado en el departamento de Tecnologías de Información porque éste serviría para conectar la
base de datos con que se contaba en ese momento en el CIDEX.
Otra de las condiciones del contrato especificaba que el trabajo debería hacerse en las
instalaciones de la Universidad toda vez que el material es parte de un acervo muy importante y
que se consulta de manera frecuente por los alumnos e investigadores.
Durante las primeras dos semanas se tuvieron las reuniones con el área de Tecnologías y una vez
acordado el formato del índice a capturar, se iniciaron las actividades por parte de la firma
Conversión Digital.
El trabajo de digitalización se inició formalmente el lunes 21 de abril con la instalación en el Cidex
de:
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1 scanner de alta velocidad con su respectivo equipo de computo
1 operador responsable del proyecto
1 ayudante para la preparación de la documentación
Desde las primeras semanas de trabajo se vio que el trabajo de preparación de la documentación
iba a ser más complicado de lo que se había considerado porque, dependiendo de los tipos de
material, el tiempo para desengrapar, cortar, retirar clips y grapas etc. era mucho mayor del
estimado de acuerdo con el tipo de material por ejemplo, los artículos de periódico estaban
cortados y pegados en hojas bond pero con un tipo de pegamento que no podía pasar por el
escáner ya que se corría el riesgo de que con el calor que emite el escáner el pegamento arruinará
el rodillo por lo que se decidió despegar cada artículo y pasarlo de forma independiente.
Otro problema lo presentaron algunos folletos que también estaban pegados y de los cuales solo
estaba clasificado un artículo así que se identificó el material importante de cada folleto, se recortó
y se digitalizó de manera independiente.
Adicionalmente se encontró otro problema en los documentos de formato diferente como los
periódicos, los mapas, los posters y algunos carteles o folletos que excedían el tamaño carta
porque éstos se deberían trabajar fuera de las instalaciones de la Universidad ya que era necesario
utilizar escáneres grandes y equipo especializado que no era posible traer a las oficinas, de esta
forma, junto con la Lic. Ezeta, se llegó al acuerdo de realizar el escaneo de este material fuera de
las instalaciones y asignarle un número de imágenes por cada uno, de acuerdo con su tamaño. Así,
a los planos, mapas y al material más grande se le asignaron 50 hojas por cada uno y para fotos
y otro material igualmente diferente del acordado serían 30 imágenes.
Una vez resuelto esto, se continuo trabajando normalmente primero con la documentación que
por sus características era más fácil de preparar y después con la de formatos más grandes o
complicados.
Otro tropiezo que tuvimos que enfrentar fue el de los paros que se realizaron en la Universidad a
partir de Octubre por los desafortunados hechos de Guerrero. Además de las vacaciones normales
para las que nos preparamos con suficiente tiempo y continuamos trabajando en nuestras oficinas,
los paros sin notificación si nos afectaron de manera importante ya que estábamos trabajando
justamente la documentación más complicada y que nos llevó más tiempo en su preparación.
Sin embargo el proyecto se terminó a fines de noviembre sin problemas y durante las semanas de
trabajo de diciembre solo se revisaron algunos detalles de documentos que requerían mayor
cuidado.
A continuación se presenta un resumen de los montos finales que se digitalizaron de acuerdo con
el tipo de documentación.
TOTAL DE IMAGENES ESCANEADAS
TIPO DE ARCHIVO
TOTALES
Archivo Vertical
Artículos de Periódico
Artículos de Revistas
CIBAC
Libros
Periodicos Locales
RIM
Revistas
Tesis
Planos y Periodicos
Diario Oficial
Colección Especial
Artículos de Libros
Proyectos Academicos
Convenios
Documentos Oficiales
Boletín
Monografías
Planos tamaño carta
Galeria de las Ciencias
Memoria CIDEX
1560X50
16,329
6,889
24,133
5,258
133,766
210
84,638
7,064
42,530
78,000
292
29,434
7,738
752
294
1,028
837
1,425
124
275
285
Infraestructura
Xochimilco
Archivo Muerto
Fotos
1971X30
TOTAL FINAL
316
2,994
59,130
503,741
imágenes
La información final escaneada se entrega en dos duros discos idénticos a la Lic. Cecilia Ezeta
Genis, para su resguardo y uso.
Sin más por el momento estamos a sus ordenes para cualquier observación adicional.
Atentamente
María del Rosario Becerril Made.