HERRAMIENTA TRABAJAR CON HORAS EN EXCEL Conceptos

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HERRAMIENTA
TRABAJAR CON HORAS EN EXCEL
Conceptos básicos
Cuando en una celda escribes 10:25 Excel le asigna el formato de horas y minutos
h:mm y cuando escribes 10:25:25 se le asigna formato de horas, minutos y segundos
h:mm:ss
Pero “detrás” de ese formato hay un número (al igual que sucede con las fechas). Las
horas, minutos y segundos tienen una equivalencia numérica que es con la que Excel
opera. ¿Cuál es esa equivalencia? Pues resulta que cualquier horario que escribas
tiene un valor numérico entre 0 y 1. Por ejemplo las 6 de la mañana (6:00) equivale a
un cuarto de día, es decir, 0,25. Las 12:00 del mediodía sería 0,5. Las 12 de la noche
equivale a 1.
Caso 1
Ingresar fecha y hora en una misma celda
Excel nos permite ingresar fecha y hora en una celda. Por ejemplo puedes escribir:
6/8/2012 18:35 en una celda vacía. El formato aplicado a la celda es dd/mm/aaaa
hh:mm. Si a esa celda le aplicas formato numérico, verás el número que Excel asigna
a esa fecha y hora, por ejemplo, 41127.77431. En este número 41127 es el número
que representa a la fecha y 0.77431 es el número que representa a la hora.
Esto nos permite sumar una celda que contenga una fecha, con una celda que
contenga una hora.
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Caso 2
Calcular cuántos días y horas transcurrieron entre dos fechas
A primera vista podrías pensar que entre ambas fechas hay tres días de diferencia pero si te
fijas bien para que se cumplan los tres días, faltan aún 1 hora y 5 minutos.
Recuerda que en un formato de fecha y hora, la parte entera representa a la fecha y la parte
decimal a la hora. Al usar la función entero, nos quedamos solamente con la parte entera de
la resta.
La función residuo devuelve el residuo de la división, los argumentos que requiere es el
número a dividir (en este caso la resta entre ambas celdas) y el divisor (1). Al aplicar formato
de hora y minutos a la celda resultante obtenemos el resultado esperado
Caso 3
¿Horas de reloj o Tiempo transcurrido?
Cuando en una celda de Excel escribimos 12:20, le estamos diciendo a Excel que son las 12 y
20 en el reloj, pero cuándo en una celda escribimos 40:15 no le estamos indicando a Excel
que es la hora 40 y 15 minutos sino que han transcurrido 40 horas y 15 minutos. Algo muy
diferente.
Para que Excel comprenda cuando hablamos de hora de reloj o de tiempo transcurrido
debemos aplicar un formato diferente.
El formato hh:mm indica hora de reloj y el formato [h]:mm indica tiempo transcurrido.
Este último formato es el que debes aplicar cuando quieres sumar horas totales
trabajadas en el mes.
Ejemplo:
Si sumamos las horas trabajadas cada día y no le aplicamos formato especial en lugar de
38:47 obtenemos 14:47. Si a este número le aplicamos formato de número obtenemos
1.615972222. ¿Qué es lo que este número representa? Cada vez que las horas superan las
24, se le suma 1 a la parte entera, el resto es la parte decimal. Aquí está indicando que
transcurrió 1 día completo. El 1 indica los días, y el 0.615972222 es la parte proporcional del
día que queda. A este número decimal le aplicas formato de hh:mm y listo.