Descripción de una herramienta tecnológica para gestionar

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA
SEGUNDO CONGRESO INTERNACIONAL DE NEGOCIOS
Descripción de una herramienta tecnológica para gestionar el capital intelectual del
Instituto Tecnológico de Sonora
ÁREA TEMÁTICA: CAPITAL INTELECTUAL
Dra.: Ramona Imelda García López
Coordinadora de Gestión del Conocimiento
[email protected]
Mtra. Concepción Camarena Castellanos
Maestra de tiempo completo. Departamento sociocultural I
[email protected]
Mtra. Maribel Gpe. Gil Palomares
Maestra de tiempo completo. Departamento de Ciencias Administrativas
[email protected]
Dirección: 5 de Febrero #818 sur
Col. Centro; C.P. 85000
Tel. (644) 4 10 09 42
Cd. Obregón, Sonora. México
Ciudad Obregón, Sonora
22 de octubre de 2009
RESUMEN
En el Instituto Tecnológico de Sonora, desde el año de 2005 se ha venido trabajando
en un modelo de gestión del conocimiento que permita almacenar, producir, generar y
difundir el conocimiento producido por cada uno de los integrantes de la misma pues no se
contaba con un sistema de información tan fluido que diera a conocer lo que sucedía en todas
las áreas de la organización, en materia del conocimiento generado y que tuviera una
repercusión e impacto en el capital intelectual institucional. Por otra parte, es importante que
la institución no sólo reconozca la relación que existe entre la gestión del capital intelectual y
las herramientas tecnológicas, sino que además saque provecho de esa relación, ya que el
éxito de la implementación de una herramienta tecnológica depende mayormente de factores
no técnicos como son el factor humano, los procesos organizacionales y la cultura. Por otra
parte, es necesaria la tecnología como fundamento para administrar los activos y mantener
unida la organización
El objetivo de este trabajo fue desarrollar una herramienta tecnológica que permita
concentrar, clasificar, distribuir generar y difundir la producción del personal de todas las
áreas de la institución, con el fin de contar con un medio que impulse, promueva y dé a
conocer el capital intelectual institucional de tal manera que agregue valor a las actividades
sustantivas de la universidad.
El método consistió en la conformación de un equipo de trabajo para desarrollar los
requerimientos técnicos de lo que debía contener la plataforma y su funcionamiento para ello
se definió “libro de requerimientos” junto con la Fábrica de Software Novutek que permitió
determinar los elementos y alcances del sistema tecnológico.
En cuanto a los resultados obtenidos son: La creación de una estructura de la plataforma
tecnológica, la cual es modular, lo que le confiere mayor flexibilidad e independencia de sus
funciones. Esta quedó conformada por los siguientes modulos: De administración para el
manejo de la plataforma tecnológica que incluye las piezas de conocimiento, redes, respaldo
de la base de datos, etc. El módulo de aplicaciones que da acceso al motor de búsqueda, ligas,
mensajería e foros, entre otros. Además cuenta con el módulo para la administración de piezas
de conocimiento; el de administración de administración de capital intelectual y por último
los foros de discusión.
Dentro de las conclusiones, cabe señalar los beneficios abarcan tanto aspectos generales
como particulares, porque incrementa el prestigio de la organización en la generación del
conocimiento como la generación de artículos, libros y de desarrollo de proyectos; ayuda a
que el personal académico obtenga el perfil deseable del programa de mejoramiento al
profesorado (PROMEP); contribuye a que algunos procesos administrativos sean certificados;
evitar que el personal administrativo de un determinado departamento, al igual que el
académico, no haga “retrabajo” en sus actividades. Por último, al integrar estudiantes en el
desarrollo de proyectos y en la generación de artículos se puede ayudar a incrementar el
índice de titulación. Por último, para que los beneficios anteriormente mencionados puedan
ser logrados es necesario que todo el personal de la institución continúe generando
conocimiento; sin embargo, es necesario que exista una unidad que se dé a la tarea de
promover y verificar que se esté cumpliendo en todo momento el ciclo de vida del capital
intelectual; por ello, se busca la forma en la que se pueda hacer tangible lo intangible y de esta
manera, agregar valor a las actividades del personal y de la organización en general, al tener
un mayor impacto en la sociedad.
Antecedentes y marco de referencia:
El término “administración (o gestión) del conocimiento” (Knowledge Management,
KM, por sus siglas en inglés), puede entenderse como el proceso sistemático de encontrar,
seleccionar, organizar, disponer, presentar y compartir información para transformarla
colaborativamente en conocimiento. El valor de los componentes de KM puede ser
diferencial. Así por ejemplo, de acuerdo con Germerad (s.f.) citado en Meneses, (2001),
cuando se trata el tema de gestión del conocimiento en una empresa, éste se relaciona con el
capital intelectual de la misma, activo intangible al que cada vez se le otorga una mayor
importancia.
El papel que las tecnologías de la información tienen como precursoras de estos
cambios, ha llevado a que la sociedad actual reciba la denominación de Sociedad de la
Información. Su característica clave es que el factor principal de creación de riqueza es el
saber, por lo cual también se le denomina Sociedad del Conocimiento.
Por otro lado, la fuente principal de ventajas competitivas sostenibles en la actualidad
reside en lo que la organización sabe (conocimiento), cómo utiliza lo que sabe
(administración o gestión del conocimiento) y en su capacidad para aprender cosas nuevas
(innovación). Según Calderón (2001), las organizaciones modernas se están viendo a sí
mismas cada vez más como empresas basadas en el conocimiento, en las cuales la
administración proactiva de tal acervo es importante para lograr competitividad.
La gestión del conocimiento en una institución tiene como objetivo capturar,
clasificar, utilizar y re-crear información y conocimiento que se transforme en productos y/o
servicios que generen valor, además de resolver el problema de pérdida de conocimiento,
especialmente el que es de carácter tácito, pues está demostrado que las empresas con mayor
desempeño y productividad, cualquiera que sea su giro, son aquellas que saben utilizar el
conocimiento como recurso transformable y altamente valioso.
La gestión del conocimiento implica la conversión del conocimiento tácito (el que sabe un
trabajador específico) en explícito (conocimiento documentado y replicable) para convertirlo
en un activo estratégico de la organización. También implica la adecuada explotación de datos
e información para transformarlos en conocimiento y entendimiento. Los datos y la
información son todo aquello que se sabe acerca de los procesos y que responde a preguntas
como ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cuánto?, ¿a qué hora? El conocimiento responde a preguntas que
empiezan con ¿cómo?, es decir, todo aquello que generalmente sólo algunos miembros de la
organización saben y lo tienen en su cabeza pero no ha sido transformado en un conocimiento
explícito. El entendimiento responde a preguntas que empiezan con ¿por qué? lo que permite
a la organización mejorar de manera continua cuando se entienden los procesos y se toman
acciones para corregir deficiencias y promover mayor eficiencia y productividad. La sabiduría
implica el uso adecuado de todo el aprendizaje organizacional para tomar decisiones
estratégicas a lo largo del tiempo que garanticen el mayor de los éxitos (Axitia, s.f.).
De ahí que la gestión del conocimiento pretenda promover o consolidar organizaciones
inteligentes, que aprenden constantemente. La empresa que aprende debe ser experta en los
siguientes tipos de actividades: a) resolver sistemáticamente los problemas, b) experimentar
nuevos enfoques, c) aprovechar su propia experiencia y el pasado para aprender, d) aprender
de las experiencias prácticas de otras empresas, y e) transmitir lo aprendido, en forma de
conocimientos a toda la empresa (Garvin, 2002, citado en Quintanilla, 2003).
Como puede observarse, el conocimiento se construye en la interacción con otros. La
creación de redes de personas y el fortalecimiento de vínculos para facilitar compartir el
conocimiento son procesos que pueden ser gestionados de una manera más fluida y
productiva cuando se conoce el qué y el cómo del capital humano.
Por todo lo anterior y para poder aprovechar y mejorar la información, la administración
del conocimiento consta básicamente de tres prácticas fundamentales, según Belly (2002a):
1. Crear archivos de información donde cada empleado vuelque los pasos que realiza para
concretar su objetivo en su rol específico. Este concepto menciona que cada integrante
escriba su propio manual operativo; desde el punto de vista psicológico se trata de pasar al
consciente las actividades que se realizan inconscientemente.
2. Crear canales y sistemas de comunicación para transmitir la información depositada por
los empleados de manera que todos en la compañía, ocupen el lugar que ocupen, puedan
acceder a esa información y transformarla en conocimientos. El objetivo es partir desde
donde llegó el antecesor y avanzar desde ahí en lugar de comenzar de cero.
3. Diseñar actividades y procedimientos para asegurar que los conocimientos adquiridos
fueron incorporados y puestos en acción.
Las características actuales de una sociedad que produce información y saber en grandes
volúmenes, que con la misma rapidez con que se produce, igualmente se vuelve obsoleto, han
creado la necesidad de un aprendizaje rápido y constante, así como la necesidad de convertir
la información en conocimiento y para lograrlo hacen uso de las tecnologías de información
(TI). De acuerdo a Carrillo (s.f.), a medida que evolucionan las TI que utilizan las
organizaciones para manejar grandes cantidades de datos de una manera más dinámica y
productiva, se ha vuelto cada vez más fácil la práctica de administrar el conocimiento que a
pesar de todo, no es exclusiva de las grandes corporaciones, sino que con ciertas reglas, puede
estar al alcance de cualquier empresa, por pequeña que sea.
De esta forma, cuando se escucha el término de gestión del conocimiento, algunos
piensan automáticamente en TI. Sin embargo, como plantea Hall (2001), en Castañeda (s.f.),
la tecnología es sólo un medio. Una excelente plataforma tecnológica para administrar la
información en la organización puede ser subutilizada o en el peor de los casos, no utilizada
por desconocer el rol del capital humano en la gestión del conocimiento.
Por otro lado, Ramírez (s.f.), en Rodríguez (2000), considera que “la administración del
conocimiento no depende de una tecnología única, sino que puede descansar en un ensamble
de tecnologías, muchas de las cuales pueden existir dentro de la empresa y servir de soporte a
otros servicios. En los sistemas para la KM, se pueden aplicar diversas herramientas
tecnológicas durante las diferentes etapas de su proceso, que a grandes rasgos consiste en la
creación del conocimiento, el poder compartirlo y finalmente, la aplicación del mismo”. (p. 4)
Así, es muy común identificar personas que relacionan el conocimiento únicamente con la
tecnología y a otras que ven al conocimiento únicamente como un producto eminentemente
humano, donde no hay necesidad de hacer uso de recursos tecnológicos. Es decir, se ve la
potencialización del conocimiento a través de la tecnología o mediante el desarrollo humano y
social de quien lo genera; ninguno de los dos casos es erróneo, lo que sucede es que en ambas
situaciones es más lo que se pierde que lo que se gana, pues al aplicar sólo un enfoque se
dejan de lado ciertos elementos que cada una de estas posturas aporta. Sin embargo, si dentro
de la organización se ve la búsqueda, admisión, retención, transmisión y entrega del
conocimiento como acción humana que utiliza la tecnología como herramienta de
potencialización, los resultados pueden ser más favorables; ya que los conocimientos dejarían
de estar aislados y “desperdiciados”, pues éstos serían almacenados, clasificados y
compartidos entre toda la organización, potenciando así la capacidad de toda la gente para
elevar su productividad, al mismo tiempo que se podrían reducir considerablemente los
costos.
Según Belly (2002b), en la actualidad, la sociedad del conocimiento se apoya más en la
tecnología por la necesidad de manejar lo controlable y sentir que se tiene control de los
procesos. Lo anterior, podría dejar en segundo plano lo que hay detrás de la tecnología, a los
recursos humanos con conocimientos, el capital humano. Es éste quien posee el conocimiento
y utiliza la tecnología como herramienta, no es al revés. Por lo tanto, haría falta un cambio de
paradigma y centrarse en el factor humano para emprender el viaje por la ruta del
conocimiento. En la medida que se fortalezca esa profesionalización se podrían incorporar
nuevos elementos tecnológicos acordes a los requerimientos de los conocimientos generados.
El soporte de un sistema de gestión del conocimiento lo constituye la información
documental que a diario se genera en la institución. De manera que si la misma se maneja en
forma automatizada se podrá mantener más accesible, más segura y, sobre todo, más
“manejable”. Este objetivo justifica por sí mismo la incorporación de unos métodos y unas
aplicaciones informáticas apropiadas para el manejo del conocimiento generado. Según
Sedeño (s.f.) hay personas que piensan que a través de la automatización o introduciendo las
tecnologías de las
telecomunicaciones y la informática en la organización, podrían
solucionarse los problemas de la misma; dicho autor considera que esto es un gran error pues
primero habría que desarrollar entre sus integrantes la cultura de obtener de ellas el mayor
provecho posible, de tal forma que se logren las metas organizacionales y el crecimiento
intelectual de ellos mismos.
Por lo anterior, se considera que en esta nueva era económica, donde cada vez más los
errores son imperdonables, las organizaciones antes de introducir estas tecnologías, deben
primeramente preocuparse por crear una cultura organizacional que facilite que se comparta el
conocimiento entre sus miembros y cuando esto se logre entonces hacer ver que las
tecnologías podrían ser el mejor medio para lograr esto. Al respecto, Zorrilla (s.f.) opina que
“cuando se busca entender el conocimiento, interpretarlo en un contexto amplio, combinarlo
con otro tipo de información o sintetizar varias formas no estructuradas de conocimiento, los
humanos son la mejor opción. Las computadoras y los sistemas de comunicación, por otra
parte, son buenos para otro tipo de tareas, por ejemplo para la captura, transformación y
distribución de conocimiento altamente estructurado que cambia rápidamente… Dada esta
mezcla de habilidades, se requiere construir ambientes de gerencia de conocimiento
“híbridos” en los que se utilice tanto a personas como a computadoras de manera
complementaria”. (p. 8)
De esta forma, puede afirmarse que el desarrollo de tecnología para la administración del
conocimiento no es lo primordial dentro de una organización si antes no se cuenta con una
cultura adecuada para sacarle el mayor provecho, tanto al conocimiento mismo como a la
tecnología existente. Por ello, los responsables de las organizaciones deben preocuparse por la
capacitación de los trabajadores antes de introducirlos en el manejo del conocimiento a través
de la tecnología, debido a que actualmente se vive una época en la que la capacitación
constante del personal se ha convertido en una ventaja competitiva. A pesar de que las
tecnologías de información, las redes y todos estos adelantos han potenciado el capital
intelectual, la necesidad de adquirir nuevos conocimientos es inherente a la raza humana,
además se constituye en una de las necesidades básicas del individuo; una organización que
no permita o incentive el desarrollo del capital intelectual, probablemente estará destinada al
fracaso.
El conocimiento sobre el capital intelectual como algo que necesita atención, incluso más
que el capital financiero, obligará a los directivos a cambiar su perspectiva del mundo.
“Construir un sistema para la administración del capital intelectual en una compañía sin
comprender todos los preceptos y orígenes que se esconden en él es como construir una casa
sobre la arena” (Ross, Dragonetti & Edvinsson, 2001, p. 33).
El problema de la administración del conocimiento no es algo nuevo; ya se han elaborado
otras teorías que han intentado abordarlo. El estudio del capital intelectual es la última forma
de desarrollar esta línea de pensamiento. El origen teórico del capital intelectual se puede
definir en dos corrientes distintas. Según Ross, et al. (2001) son la corriente estratégica y la de
medición. La primera tiene que ver con la creación y uso del conocimiento, así como las
relaciones entre el conocimiento y el éxito o la creación de valor y la segunda, se centra en la
necesidad de desarrollar un nuevo sistema de información, midiendo los datos no financieros
a lo largo de los tradicionales sistemas financieros. Cabe mencionar que uno de los objetivos
principales de la institución objeto de estudio es el contar con un sistema de evaluación que
agregue valor a las acciones de la misma, así como el generar un impacto positivo en la
sociedad, y como puede observarse, se relaciona con la corriente estratégica.
Así, aunque se utilizan diferentes nombres para definir al capital intelectual, todas las
estrategias sobre el conocimiento se enfocan hacia dos puntos principales: la forma en la que
se crea el conocimiento y la manera en que se transforma en valor; hay diversas estrategias
que se orientan a uno u otro enfoque (la organización del aprendizaje se centra en
el
desarrollo del conocimiento y las competencias comunes se ocupan de la influencia) pero la
administración del conocimiento examina por igual el desarrollo y la influencia del
conocimiento. Una empresa puede desarrollar conocimiento de dos maneras: a través de la
compra o del desarrollo interno; aquí lo importante es centrarse en este último, el cual se logra
a través de la investigación y el adiestramiento.
Por otra parte, con el término capital intelectual se hace referencia, según Brooking
(1997), a la combinación de activos inmateriales que permiten funcionar a la empresa. Dicho
capital puede dividirse en las siguientes categorías: a) activos de mercado que constituyen el
potencial derivado de los bienes inmateriales que guardan relación con el mercado; éstos dan
una ventaja competitiva a la empresa; b) activos de propiedad intelectual que incluyen el
know how, los secretos de fabricación, el copyright, las patentes y diversos derechos de
diseño; c) activos centrados en el individuo que comprenden la pericia colectiva, la capacidad
creativa, la habilidad para resolver problemas, el liderazgo y la capacidad empresarial y de
gestión que poseen los empleados de la organización; en otras palabras, son aquellas
cualificaciones que conforman al hombre y que hacen que sea lo que es; y d) activos de
infraestructura son aquellas tecnologías, metodologías y procesos que hacen posible el
funcionamiento de la organización.
Problema
En el Instituto Tecnológico de Sonora, desde el año de 2005 se ha venido trabajando
en un modelo de gestión del conocimiento que permita almacenar, producir, generar y
difundir el conocimiento producido por cada uno de los integrantes de la misma pues no se
contaba con un sistema de información tan fluido que diera a conocer lo que sucedía en todas
las áreas de la organización, en materia del conocimiento generado y que tuviera una
repercusión e impacto en el capital intelectual institucional. Esto permitió vislumbrar la
importancia y necesidad de contar con un sistema tecnológico que ayudara en el
almacenamiento y organización del conocimiento que se generaba de los proyectos y
actividades de las diferentes instancias administrativas y académicas. De igual forma,
permitiera poner ese conocimiento a disposición de todo el personal que compone a la
institución de manera tal que éste pudiera ser utilizado y a su vez, ser generador de nuevo
conocimiento.
Por ello, para la institución se vuelve una necesidad apremiante el empezar a trabajar
sobre todo su capital intelectual y los elementos que lo componen, pues se requiere aumentar
la competitividad de la misma y hasta el momento, no se cuenta con información que permita
identificar esos activos intangibles y hacer su paso a lo tangible.
Por otro lado, un sistema de información dedicado a la administración del capital
intelectual facilita en gran medida a la organización de todo el conocimiento generado en la
institución. Este sistema debería de tener las siguientes características que: a) integre todos los
sistemas de información relacionados con conocimiento y capital intelectual, b) contenga un
motor de búsqueda eficiente, c) sea de fácil manejo e intuitivo, d) contenga todo el
conocimiento generado en la institución, e) mantenga informado oportunamente al personal
de las diferentes áreas tanto administrativas como académicas acerca de fondos para
proyectos, de los nuevos números de vistas electrónicas, de publicaciones de libros, memorias
de congresos, etc.
Por lo anterior, es importante que la institución no sólo reconozca la relación que
existe entre la gestión del capital intelectual y las herramientas tecnológicas, sino que además
saque provecho de esa relación. Es así que la selección adecuada de una herramienta es
primordial, pero no por ello se debe caer en el error de adquirir tecnología antes de hacer un
análisis de los procesos de administración del conocimiento de la empresa en cuestión; en KM
como en la mayoría de las áreas, el éxito de la implementación de una herramienta
tecnológica depende mayormente de factores no técnicos como son el factor humano, los
procesos organizacionales y la cultura.
De esta forma, es necesario desarrollar un sistema tecnológico de fácil acceso y uso
que permita contar con un medio que coadyuve en la generación, producción, difusión y
mantenimiento del capital intelectual de la institución con fin de tener una mejor gestión del
mismo.
Objetivo
Desarrollar una herramienta tecnológica que permita concentrar, clasificar, distribuir
generar y difundir la producción del personal de todas las áreas de la institución, con el fin de
contar con un medio que impulse, promueva y dé a conocer el capital intelectual institucional
de tal manera que agregue valor a las actividades sustantivas de la universidad.
Método
Participantes
Para el desarrollo del sistema tecnológico se conformó un equipo de trabajo integrado
por: 4 programadores que trabajan para la Fábrica de Software, Novutek (empresa afiliada a
ITSON) y fueron ellos los responsables de conducir el proceso de diseño de la plataforma; se
contó con la asesoría de un experto en tecnología para validar lo propuesto por los
programadores; también formó parte del equipo el líder del proyecto y la administradora de la
plataforma de gestión del conocimiento de la institución quienes se encargaron de definir los
requerimientos necesarios para el desarrollo de la plataforma, así como de la implementación
de la misma; de igual forma, participaron los integrantes del equipo de apoyo (6 personas)
quienes probaron el sistema en su fase de pruebas.
Materiales
Novutek cuenta con formatos precisos para realizar el levantamiento de los datos
necesarios para iniciar con el desarrollo de cada sistema que se les solicita; en este caso
particular se trabajó con un “libro de requerimientos” a partir del cual se estableció la
funcionalidad y los casos de usos para cada uno de los módulos que conformaron la
plataforma, así como la interacción entre ellos. Ese libro de requerimientos fue el instrumento
que permitió determinar los elementos y alcances del sistema tecnológico.
Procedimiento
El diseño de la plataforma tecnológica fue considerado como uno de los impulsores
más notables del modelo de gestión del conocimiento debido a la creciente explosión de las
tecnologías para el manejo de la información y la comunicación; pues como se ha visto, la
gestión del conocimiento que posee una organización es uno de los factores claves para la
diferenciación y competitividad de las instituciones, siendo hoy en día indudable el apoyo que
proporcionan las tecnologías de la información y las comunicaciones para hacer posible una
gestión del conocimiento ágil, efectiva, dinámica y sostenible en cualquier organización. El
valor aportado por esta iniciativa ha dado lugar a una gran variedad de herramientas
tecnológicas cuya finalidad es soportar las estructuras necesarias para la recolección de las
piezas de conocimiento con el fin de servir como base del ciclo de vida del conocimiento, así
como facilitar el flujo del conocimiento entre los individuos que interactúan en ellas.
Por otra parte, el sistema tecnológico debe permanecer vinculado y de ser posible
fusionado con sistemas afines, como lo es la iniciativa de biblioteca digital, tanto interna
como de otras instituciones de educación superior, y además pueda ser comunicada con los
sistemas de la institución y ser alimentada directamente por éstos (por ejemplo, el sistema de
registro escolar, sistemas de recursos humanos, sistema de educación a distancia, etc.);
intentando con esto que se aproveche al máximo tanto el conocimiento explícito como el
conocimiento tácito de cada miembro de la comunidad, logrando una combinación de ambos
que genere piezas de conocimiento que puedan ser catalogadas y almacenadas en la base de
datos de la institución.
A continuación se presentan las iniciativas que forman parte de la plataforma
tecnológica, así como las características que deben cumplir. Las iniciativas se derivaron de los
hallazgos del análisis y la confirmación de los procesos de la institución y se ordenaron de
acuerdo a la importancia y viabilidad de implantación de las mismas.
1.
Administración electrónica de contenidos: Concentrar el conocimiento de la
institución en una plataforma tecnológica accesible por cualquier miembro de la
comunidad, donde el conocimiento explícito de la organización se encuentre
catalogado, facilitando así su localización y uso:
a. Manejar formatos estándares para Internet.
b. Fijar períodos de caducidad para el conocimiento almacenado. mediante
mecanismos variados que van desde visitas a la pieza de conocimiento, hasta
tipo de información publicada.
c. Determinar el acceso al mismo mediante el empleo de perfiles que contengan
niveles por el grado de confiabilidad de los documentos, con el fin de que la
misma pueda mantenerse con disponibilidad de acceso a toda la comunidad
(académicos, administrativos, alumnos);
d. Acceder desde cualquier unidad y desde fuera de la institución (Intranet e
Internet).
e. Proceso de publicación y sistemas de retroalimentación sobre el documento
consultado.
f. Estadísticas de consulta y uso de los documentos.
g. Contar con una herramienta que agilice el proceso de búsqueda de la
información, ejecutando búsquedas por campos especificados por medio de
sistema de catalogación que se defina para su manejo.
2.
Contar con una administración del capital intelectual institucional donde se pueda
disponer de datos actualizados de los miembros de la institución:
a. Quiénes son expertos en qué temas,
b. Qué proyectos desarrollan actualmente, y
c. Cuáles son sus contactos clave hacia el exterior de la universidad.
3.
Desarrollo de comunidades de interés, que permitan la interacción de las academias a
través de los foros de discusión:
a. Herramienta que permita la consolidación de las academias,
b. Procesos de almacenamiento y distribución de los contenidos a las
comunidades participantes, y
c. Integrar a las unidades (foráneas y locales) en procesos de investigación y
desarrollo de productos asociados a la misma.
Resultados
La estructura de la plataforma tecnológica es modular, lo que le confiere mayor
flexibilidad e independencia de sus funciones. Quedó conformada por los siguientes módulos:
1. El módulo de administración
Debe ser capaz de manejar la administración total de la plataforma tecnológica, el sistema
de reportes de la misma y el sistema de comunicación con las redes. Adicionalmente desde
este punto se podrá acceder a sistema de respaldo de las bases de datos y datos de los
usuarios; también se podrá administrar el perfil de cada uno de los participantes en la
aplicación. También incluye las piezas de conocimiento (PDC), la taxonomía e interacción
con el motor de búsqueda y lleva un registro de los archivos generados.
2. Aplicaciones
Este módulo está constituido básicamente por un portal de entrega, que incluye una
interfaz configurable, el acceso al motor de búsqueda y las ligas a otros portales; y por
herramientas de interacción, cuyos elementos son mensajería instantánea, foros, herramientas
para soportar maratones y repositorios de ideas, así como el acceso al correo electrónico
institucional.
3. El módulo para la administración de piezas de conocimiento
Éste debe permitir la publicación de piezas de conocimiento para someterla al flujo de
aprobación, donde se deben establecer los mecanismos necesarios para este proceso, así como
el aceptar documentos generados bajo cualquier formato. Otra función básica de este módulo
se refiere propiamente al procesamiento de las piezas de conocimiento creadas tanto por
aportaciones como mediante las herramientas de interacción.
Por otra parte, en cuanto a la gestión de piezas de conocimiento se realiza mediante el
siguiente proceso: a) El sistema permite a cada experto aportar documentos relevantes para el
resto de los usuarios; esta acción envía la pieza de conocimiento al coordinador de
comunidad, quien da su visto bueno para ser publicado; b) una vez aprobada una pieza ésta es
validada en lo que a su imagen editorial y consistencia de estilos se refiere. Esta fase la
realiza el coordinador de conocimiento; y c) la resolución afirmativa de los pasos anteriores
permite a la publicación de la pieza de conocimiento para que sea consultada por todos los
miembros de la institución.
4. Módulo de Administración del capital intelectual
La administración del capital intelectual y sus relaciones deberá mantener un vínculo
directo con la información existente en los sistemas institucionales. El objetivo es
sincronizar la información con el resto de los datos requeridos por esta iniciativa de
administración del conocimiento.
Los datos se incluyen en esta aplicación: a) perfil general de cada miembro de la
institución (nombre, ubicación, correo electrónico, cargo, especialización y el resumen de
habilidades, capacidades y logros; lo anterior, para identificar a cada persona según su
formación profesional; b) experiencia profesional, proporcionará a los usuarios una
platilla predefinida donde se describirán los distintos puestos que se ocupado en su
formación laboral; c) escolaridad, que señala un resumen de los estudios cursados. Es
importante que al igual que el caso anterior se activen tanto registros como sean
solicitados por cada usuario.; d) capacitación, se refiere a los cursos de capacitación
recibidos; e) publicaciones, permite vincular todas las piezas de conocimiento del experto
en una lista con acceso directo a cada uno de los documentos que existen en la plataforma
(fueron dados de alta en el módulo de administración electrónica de contenidos); f)
asociaciones, se señalan las agrupaciones a las cuales se ha pertenecido ; g)
reconocimientos, deberán incluir cualquier reconocimiento que se haya recibido por el
funcionamiento excepcional en el área educativa o profesional; y h) experiencia docente,
se registrarán las materias de mayor importancia para el experto que haya impartido o esté
impartiendo.
5. Foros de discusión
Se convierten en un elemento clave para la consolidación de la estrategia de gestión del
conocimiento dentro del ITSON, pues éstos son la primera iniciativa que se implanta para la
captura del conocimiento tácito de los miembros de la comunidad.
La herramienta debe funcionar a partir de dos planteamientos básicos.
a) Foros asociados a comunidades de conocimiento. Se deberá contar con un foro
incrustado en cada una de las comunidades de conocimiento de conocimiento que
existen dentro del sistema, exceptuando a la comunidad ITSON, pues ésta es de
carácter global.
b) Foros bajo demanda. Esta opción aplica en los casos en que miembros de distintas
comunidades de conocimiento deseen discutir un tema específico, con una duración
limitada en tiempo.
Conclusiones
Es importante resaltar algunas de las bondades de gestionar el capital intelectual. Los
beneficios abarcan tanto aspectos generales como particulares:
a) Crecimiento intelectual ordenado; por lo tanto, el conocimiento puede ser utilizado al
máximo.
b) Incrementa el prestigio de la organización en la generación del conocimiento, lo cual
impactará directamente en el incremento de servicios demandados por la comunidad y
otras instituciones de educación superior. Por ejemplo, puede aumentar la demanda de
los programas educativos, proyectos de consultaría y crear lazos de cooperación con
otras universidades, por mencionar sólo algunas.
c) La generación de artículos, libros y de desarrollo de proyectos.
d) Ayuda a que el personal académico obtenga el perfil deseable del programa de
mejoramiento al profesorado (PROMEP).
e) Contribuye a que algunos procesos administrativos sean certificados.
f) Evitar que el personal administrativo de un determinado departamento, al igual que el
académico, no haga “retrabajo” en sus actividades.
g) Al integrar estudiantes en el desarrollo de proyectos y en la generación de artículos se
puede ayudar a incrementar el índice de titulación.
Para que los beneficios anteriormente mencionados puedan ser logrados es necesario que
todo el personal de la institución continúe generando conocimiento; sin embargo, es necesario
que exista una unidad que se dé a la tarea de promover y verificar que se esté cumpliendo en
todo momento el ciclo de vida del capital intelectual; por ello, se busca la forma en la que se
pueda hacer tangible lo intangible y de esta manera, agregar valor a las actividades del
personal y de la organización en general, al tener un mayor impacto en la sociedad.
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