guía para la formulación y seguimiento a la planeación estratégica

GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA SECTORIAL
Bogotá D.C., Septiembre de 2016
GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN
ESTRATEGICA SECTORIAL
Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
Código: G-DE-04
Versión 04
TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
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4.
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11.
12.
OBJETIVO -------------------------------------------------------------------------------------------- 3
ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------- 3
TÉRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------ 3
MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA SECTORIAL ----------- 4
FORMULACIÓN DE LA PLANEACIÓN SECTORIAL ------------------------------------- 6
APROBACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO SECTORIAL ------------------------------- 7
SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO SECTORIAL -------------------------------- 7
MODIFICACIONES AL PLAN SECTORIAL ------------------------------------------------- 8
MARCO LEGAL ------------------------------------------------------------------------------------- 8
REQUISITOS TÉCNICOS. --------------------------------------------------------------------- 8
DOCUMENTOS ASOCIADOS ---------------------------------------------------------------- 9
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ------------------------------------------------------- 9
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ESTRATEGICA SECTORIAL
Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico
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1. OBJETIVO
Brindar las orientaciones metodológicas a las entidades del Sector Administrativo de
Presidencia de la República para la formulación y seguimiento de la Planeación
Estratégica del Sector.
2. ALCANCE
Este documento aplica para la ejecución del procedimiento Formulación y seguimiento
a la Planeación Estratégica Sectorial. Las orientaciones de la guía deben ser
atendidas por todos los Jefes de Planeación responsables de coordinar la formulación
y consolidar el seguimiento de las actividades de su entidad previstas en el Plan
Estratégico Sectorial.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Entidades Adscritas: Entidades descentralizadas adscritas a un Ministerio u otro
órgano de la administración, son aquellas que cumplen funciones administrativas o
servicios esencialmente administrativos.
Estrategia Plan Nacional de Desarrollo: conjunto de acciones que alinean las metas
establecidas para dar cumplimiento a los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo.
Estrategia Sectorial: Conjunto de actividades orientadas al logro de las metas
establecidas en el Plan Estratégico Sectorial.
Indicadores: permiten definir de manera clara y precisa la gestión realizada por el
sector. Están conformados por una o más variables relacionadas y su resultado debe
poderse comparar con periodos anteriores o con la meta definida.
Meta: Producto o resultado que la entidad prevé alcanzar en un periodo de tiempo
determinado (cuatrienal y/o anual, semestral, trimestral, etc.).
Misión: Corresponde a la definición del propósito de cada una de las entidades del
Sector Presidencia.
Periodicidad: tiempo definido para realizar lo programado. Para el Plan Estratégico
Sectorial se prevén cuatro (4) años.
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Plan: los planes son el diseño o esquema detallado de lo que se debe realizar en el
futuro.
Política de Desarrollo Administrativo: conjunto de líneas de acción de carácter
administrativo y misional orientadas a fortalecer la capacidad administrativa y el
desempeño institucional de las entidades.
Plan Estratégico Sectorial: conjunto de acciones que definen los lineamientos
generales de la planeación del sector con base en las políticas del Plan Nacional de
Desarrollo, las Políticas de Desarrollo Administrativo
y de acuerdo con las
atribuciones misionales correspondientes a las entidades que lo conforman, cuya
ejecución requiere participación concurrente de cada entidad.
Seguimiento: corresponde a la descripción del estado de avance de los resultados
programados durante un período de tiempo, con el fin de poder aplicar acciones
correctivas en caso necesario.
4. MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA SECTORIAL
El Plan Estratégico Sectorial es un conjunto de estrategias, responsables, indicadores
y metas bajo la responsabilidad de las entidades del Sector. El Plan Estratégico se
formula de manera concertada con las entidades del Sector Administrativo de
Presidencia de la República:





Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE
Agencia Presidencial para la Cooperación Internacional de Colombia - APC
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD
Agencia Colombiana para la Reintegración de Personas y Grupos Alzados en
Armas - ACR
Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas S.A.S. - ANIVBV
En el marco de lo dispuesto en el Decreto 2482 de 2012 el Sector formula la
Planeación Estratégica con base en el siguiente esquema:
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El Plan Estratégico Sectorial de Desarrollo Administrativo deberá incluir las políticas
de desarrollo administrativo:
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El desarrollo de la Planeación Estratégica le permitirá al sector obtener los siguientes
beneficios:





Encaminar los esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos sectoriales
planteados.
Realizar mediciones que ayudarán a la toma de decisiones de manera eficaz y
oportuna.
Impulsar las políticas del señor Presidente de la República.
Articular instrumentos y mecanismos que permitan obtener resultados efectivos.
Focalizar los recursos de acuerdo con las prioridades del sector.
5. FORMULACIÓN DE LA PLANEACIÓN SECTORIAL
El Plan Estratégico Sectorial tiene un horizonte de 4 años; sin embargo podrá ser
ajustado anualmente de acuerdo con los resultados alcanzados y los cambios del
entorno.
Para la formulación del Plan Estratégico Sectorial se emplea el formato F-DE-14
Formulación del Plan Estratégico Sectorial:
CUATRIENIO:
POLÍTICA DE
DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
ESTRATEGIA
PLAN NACIONAL
DE DESARROLLO
METAS
ESTRATEGIA
SECTORIAL
RESPONSABLES
INDICADOR
AÑO
1
AÑO
2
AÑO
3
AÑO
4
El Plan Estratégico Sectorial debe contener los indicadores de metas de gobierno
registrados en Sinergia los cuales harán parte de la política Gestión Misional y de
Gobierno.
Una vez formulado el Plan Estratégico Sectorial, se publica la versión preliminar en la
página WEB de las entidades del sector con el propósito de someterlo a consideración
de la ciudadanía, para lo cual se deben habilitar los medios electrónicos que facilitarán
la recepción de las consultas.
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6. APROBACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO SECTORIAL
La aprobación del Plan Estratégico sectorial está bajo la responsabilidad del Director
de Gestión General, previa presentación ante los miembros del Comité Sectorial
conformado por:
-
El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República
quien lo presidirá, o su delegado que podrá ser el director de Gestión General o
el Director de Gobierno y Áreas Estratégicas.
-
El Subdirector de Operaciones del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República, o su delegado del nivel directivo.
-
El Director General de la Agencia Colombiana para la Reintegración de
Personas y Grupos Alzados en Armas, o su delegado del nivel directivo.
-
El Director de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, o su
delegado del nivel directivo.
-
El Director General de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de
Colombia - APC – Colombia, o su delegado del nivel.
-
El Director de la Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas, o su
delegado del nivel directivo.
Una vez aprobado el Plan Estratégico Sectorial, se definen metas trimestrales para la
vigencia en curso con el propósito de facilitar el seguimiento y solicitar ajustes en caso
necesario.
7.
SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO SECTORIAL
De acuerdo con lo establecido en el Procedimiento P-DE-08 Formulación y
Seguimiento al Plan Estratégico Sectorial, se solicita trimestralmente a los
responsables de las entidades adscritas y dependencias del DAPRE, el reporte del
avance cuantitativo y cualitativo a las metas previstas para la vigencia.
El seguimiento al Plan Estratégico Sectorial se realiza para cada vigencia en el
formato F-DE-37 Seguimiento del Plan de Desarrollo Administrativo Sectorial:
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VIGENCIA:
Política de
desarrollo
administrativo
Estrategia plan
nacional de
desarrollo
METAS
Estrategia
sectorial
Responsables
Indicador
AÑO
Trimestre
1
Trimestre
2
Trimestre
3
Trimestre
4
Avance
cuantitativo
informe
cualitativo
La Oficina de Planeación del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República, como Secretaria Técnica del Comité consolida la información recibida de
las dependencias responsables y entidades del sector para presentación en el Comité
Sectorial.
La Oficina de Planeación del DAPRE solicita al Administrador Web la publicación del
seguimiento al Plan Estratégico Sectorial en la página WEB de la Presidencia de la
República.
La Oficina de Planeación realiza seguimiento a los compromisos derivados del Comité
Sectorial en el formato F-DE-42 Seguimiento a compromisos derivados del comité de
desarrollo administrativo:
Comité
Acta
No.
Fecha
Comité
Compromiso
No.
Compromiso
Responsable
Dependencia
8.
MODIFICACIONES AL PLAN SECTORIAL
Fecha
Inicio
Fecha
Fin
Estado
Observaciones
Durante la ejecución del Plan Estratégico Sectorial se puede presentar la necesidad
de realizar ajustes, en este caso se debe presentar la solicitud al Jefe de Planeación
del DAPRE, como Secretario Técnico del Comité Sectorial.
9.
MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma, en
el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento o en
documentos página inicial – Normograma por dependencias.
10.
REQUISITOS TÉCNICOS.
Norma técnica de la calidad NTCGP-1000:2009
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DOCUMENTOS ASOCIADOS
P-DE-08 Formulación y Seguimiento a la Planeación Estratégica Sectorial.
F-DE-14 Formulación del Plan de Desarrollo Administrativo Sectorial
F-DE- 37 Seguimiento del Plan de Desarrollo Administrativo Sectorial
F-DE-42 Seguimiento a compromisos del Comité de Desarrollo Administrativo
12.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Oficina de Planeación
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