XXIII JORNADAS NACIONALES DE TRIBUNALES DE CUENTAS

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XXIII JORNADAS NACIONALES DE TRIBUNALES DE
CUENTAS
TEMA 2: COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
AUTORA: LIC. MARIA DOLORES GALDEANO
C.P.N JORGE ARIEL AMARFIL
TRIBUNAL DE CUENTAS DE SAN JUAN
Córdoba 2014
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INTRODUCCION
Para llevar adelante esta investigación, necesitaremos aclarar
ciertos conceptos básicos para el conocimiento y el entendimiento del tema a
desarrollar. Es por esto que comenzare definiendo principalmente el concepto
de organización según Leonardo Schvarstein:
“Las organizaciones son el sustento material y la concretización de las
Instituciones. El lugar donde aquéllas se materializan y desde donde tienen
efectos productores sobre los individuos: sobre sus condiciones materiales y
sobre su mundo interno.
Son cuerpos normativos jurídicos-culturales
compuestos de ideas, valores, creencias, leyes que determinan las formas de
intercambio social.” Las organizaciones se encuentran atravesadas por muchas
instituciones que son las que determinan “verticalmente” aspectos de las
interacciones sociales que allí se establecen. (Schvarstein, 1995, 4)
El autor a su vez distingue Institución de organización. Por un lado al hablar de
institución, hace referencia a lo abstracto. Las instituciones atraviesan las
organizaciones y grupos y son las que definen los roles institucionales. Por otro
lado las organizaciones, son lo concreto; son concretizaciones de las
Instituciones. Son unidades compuestas por interacciones entre sujetos. Se les
asigna una finalidad Social determinada por una o más Institución.
Las organizaciones hoy necesitan generar en los públicos una mirada positiva
de la misma, es decir lograr una visión a través de ciertos elementos
heterogéneos, ya sean visibles o no que las posiciones en el mercado en
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relación a la competitividad con el resto de las organizaciones. Esto impacta
directamente en lo que representa la imagen corporativa de la organización, la
cara visible al público. (Schvarstein, 1995)
Pero no podemos dejar de lado aquello que no es visible, pero también forma
parte de la imagen de la organización y que también tiene y genera
significados.
Es por eso que tomamos la frase de Scheinsohn es su análisis: “Una imagen
vale más que mil palabras pero así mismo una imagen puede significar mil
cosas diferentes y hasta contradictorios”. (Scheinsohn, 1998, 27)
Imagen Corporativa
Siguiendo los planteos de dicho autor, las organizaciones son
generadoras de imágenes, las cuales son síntesis mentales que los públicos
elaboran de una determinada organización. Esta abarca todos los elementos
de naturaleza heterogénea (culturales, visuales, experienciales, etc.)
Es una representación visual, sonora, poética, literaria, fija, animada, material,
mental, etc. de la organización correspondiente, que es percibida por los
públicos.
La imagen corporativa es el eje de la problemática que aborda la
Comunicación estratégica; es el registro público de los atributos corporativos.
(Scheinsohn, 2000)
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Estas representaciones impactan, como veníamos planteando, tanto a lo visible
como a lo no visible.
Daniel Scheinsohn, hace una reflexión con respecto a la importancia que las
empresas actuales le han otorgado al concepto Imagen. El autor sostiene que
hoy en día, la sociedad posee muchos prejuicios hacia el mundo de los
negocios, y que no es necesario darle muchos argumentos para que ella inicie
sus descargos. A su vez Scheinsohn recalca que “el silencio no es un buen
negocio para ninguna empresa”, aludiendo con esta frase a que durante
demasiado tiempo las empresas se limitaron a vender sus productos
manteniéndose al margen de cualquier tipo de polémica. Sin embargo hoy por
hoy, las empresas deben ejercer enérgicamente su derecho a réplica buscando
un diálogo adulto y maduro con sus públicos. (Scheinsohn, 2000, 109)
De esta manera, el autor afirma que la gestión de la imagen corporativa es una
necesidad vital para cualquier empresa que desee asegurar su existencia y
óptimo funcionamiento. “La empresa ha de hacer serios esfuerzos para llegar
con sus
Mensajes y convencer de la legitimidad de sus negocios.” (Scheinsohn, 2000,
109)
Hay ciertos elementos fundamentales de los que forman la imagen
Corporativa, los cuales intentaremos describir a continuación:
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Realidad Corporativa
Este elemento hace referencia al conjunto de rasgos y
circunstancias objetivas de la corporación, estos deben estar formados por
datos objetivos y hechos reales.
La realidad corporativa está inmersa en el campo de lo fáctico. Y la misma se
encuentra conformada por:
- financiera, etc.
(Scheinsohn, 2000, 59)
Como plantea Daniel Scheinsohn la realidad corporativa se nos presenta como
un campo amplio, en donde convergen elementos heterogéneos. Por lo que
nosotros como individuos debemos realizar un recorte de la realidad, ya que es
imposible poder abordarla en su totalidad.
Este recorte se hará posible mediante un proceso de selección, privilegiando
ciertos elementos sobre otros.
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Es por esto que en el momento de observar una organización, debemos
establecer ciertas categorías que nos permitan establecer un orden de primacía
entre todos los elementos que componen la realidad.
Según el autor los elementos que forman la realidad corporativa son cinco,
estos son:
empresa.
Delimita el campo de acción de la misma.
quiere llegar a futuro. Es por la visión que la empresa trabaja, y que lo hace por
llegar a lo planificado. Definimos como visión al conjunto de ideas generales
(en su mayoría muy abstractas) que constituyen el concepto de aquello que la
empresa es y quiere llegar a ser en un futuro. La visión, según el autor,
explicita el modelo idealizado de corporación que se pretende alcanzar.
os específicos planteados a corto o mediano
plazo, los cuales la organización busca alcanzarlos, en conjunto con la visión
que sostenga.
caracterizan, distinguen e identifican. Es lo que va a hacer que la elijan por
sobre otras empresas.
que a su vez hacen a la misma. Estos son: instalaciones edilicias, los negocios
(productos y/o servicios), materia prima, inversiones, instalaciones, tipo de
tecnología, maquinarias, equipamiento. (Scheinsohn, 2000, 69)
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Estos serán los elementos necesarios y esenciales para abordar la realidad de
una organización.
Cultura Corporativa
“La cultura es un patrón de comportamiento que se desarrolla
en el seno de la organización, con sus propias lógicas y dinámicas.”
(Scheinsohn, 2000, 50)
Esta genera dinámicas, modalidades, creencias, pensamientos con un
significado inequívoco, es decir con un mismo significado.
La misma se presenta como lo instituido, genera el mismo patrón de
entendimiento a todos los individuos. Dirige la actitud de los mismos.
La cultura ha de ser considerada un hecho fáctico, debido a que no se trata de
lo que la dirección pretende como dinámica interna, sino más bien, es lo que
es. (Scheinsohn, 2000)
Es el conjunto de formas tradicionales con las que la gente de una empresa,
piensa y actúa ante las situaciones con las que ha de enfrentarse.
Según Daniel Scheisohn la cultura es un elemento activo y movilizador de la
empresa, que se instala a través de procesos de interacción, imitación o
aprendizaje.
También define creencias y valores, sosteniendo que los mismos “son tomados
como válidos en la empresa, establecen un marco de referencia compartido
que opera indicando cuál es el modo de pensar esperado, estableciendo
asimismo, a qué y a quién se ha de ser leal, y orientando la forma en que han
de ser realizadas las
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Cosas”. (Scheinsohn, 2000, 65)
En una empresa, las normas son el modo para explicitar las reglas de juego
que son permitidas.
La cultura corporativa es un elemento de suma importancia en la gestión de
comunicación e imagen corporativa.
IDENTIDAD CORPORATIVA
Como continua planteando el autor, la identidad es un juego
entre tres elementos fundamentales:
La identidad corporativa es el componente más invariable de la empresa. Es lo
que permite identificar a cada empresa. Cada empresa necesita ser
identificada, para diferenciarse de las demás.
Para COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA, la Identidad corporativa, se refiere a
aquel conjunto de atributos asumidos como propios por la organización. Estos
atributos al ser manifiestos en un listado descriptivo, conforman lo denominado
Texto de Identidad. A su vez, la misma se inscribe en la problemática del
discurso corporativo que se entiende como una representación ideológica que
surge de la praxis comunicacional corporativa. (Scheinsohn, 2000, 52).
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Vinculo Institucional
Scheinsohn considera que “Si bien es de suma importancia
identificar los públicos, también es importante tener en cuenta la calidad del
vínculo que la empresa tiene con ellos.” (Scheinsohn, 2000, 52)
Cada empresa con cada público configura un vínculo institucional, y resulta de
suma importancia particularizar la relación de esos públicos con la empresa
implicada.
“El vínculo entre un público y una empresa será más armonioso, cuanto más
determinada tenga la empresa la ubicación, características, y necesidades de
ese público.” (Scheinsohn, 2000, 93)
En cada empresa y en cada público existen necesidades, en donde es el
vínculo quien haya su fundamento motivacional. (Scheinsohn, 2000)
El autor agrega que es de suma importancia, que la empresa logre localizar
aquellas áreas comunes de interés, así como también la fricción actual o
potencial para darle a esta relación direccionalidad y orientación.
Cuando hablo de vínculo es importante destacar el término de rol y de status.
Al hablar de status hace referencia, a “una posición con respecto a otras
posiciones”. Es una especie de marca que nos identifica como actores sociales
en relación con otros actores sociales y que nos implica algún rol; al hablar de
rol hago referencia “a la pauta de conducta que se espera de aquellos que
ocupan un status determinado”. A su vez, el autor agrega que: “La
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comunicación estratégica, al considerar al vínculo institucional toma al rol como
un vector de interpretación sumamente valioso.” (Scheinsohn, 2000, 94-95)
A su vez, considero pertinente destacar lo que Scheinsohn al hablar de
Vínculos, manifiesta: “el vínculo institucional no acontece en un espacio vacío,
sino en un contexto que influye en su configuración. Este contexto se encuentra
conformado por un entorno general (marco cultural, marco científico, marco
tecnológico, marco educacional, marco político, marco legal, marco económico,
Marco de recursos naturales, marco demográfico, marco sociológico) y un
entorno inmediato (lo conforman todos los públicos con los que la empresa se
vincula)”. (Scheinsohn, 2000, 97)
Según el autor, la COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA, propone entender la
problemática de los públicos desde una perspectiva vincular, que particulariza
la relación que los diferentes públicos mantienen con una empresa dada, ya
que “entre cada empresa y cada público se configura un vínculo particular”.
(Scheinsohn, 2000, 52).
COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA
Daniel Scheinsohn, distingue entre la llamada comunicación
táctica y comunicación estratégica, “la comunicación táctica incluye todas
aquellas disciplinas que en la gestión comunicacional corporativa cumplen una
función operacional (relaciones públicas, publicidad, promoción, diseño,
difusión periodística, lobbying, etc.), la comunicación estratégica, es la
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disciplina en la cual se articularán inteligentemente todas las comunicaciones
tácticas.” (Scheinsohn, 2000, 12)
El autor, agrega además que se entiende la comunicación estratégica, como el
exponente de una categoría lógica superior, en relación a las comunicaciones
Tácticas. Scheinsohn resalta entonces que la comunicación estratégica, solo
pretende instaurar un marco para la gestión articulada e inteligente de las
comunicaciones tácticas, pretendiendo aportar soluciones concretas para
superar las limitaciones presentadas por las comunicaciones tácticas, a partir
del establecimiento de un espacio en común que contribuya a la coordinación,
al sinergismo y al mutuo enriquecimiento. (Scheinsohn, 2000)
La comunicación estratégica es una disciplina destinada a optimizar la función
comunicación en las organizaciones. El operador de la comunicación
corporativa debe contribuir al fin estratégico supremo de la empresa: la
creación de valor.
A su vez, el autor considera a la comunicación estratégica como aquella
dimensión que transversaliza todas las dimensiones existentes, es por esto que
en cada dimensión el autor hace un aporte desde el punto de vista de la
comunicación estratégica. (Scheinsohn, 2000)
Para llevar adelante una comunicación estratégica, es necesario observar
algunos aspectos básicos, y también aclarar a donde impactan cada uno de
ellos:
realizar la emisión del mensaje y en donde se van a interrelacionar todos sus
componentes (desarrollados a continuación)
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y genera una determinada reacción
en el otro. Es un estímulo que provoca reacción. Cabe destacar que hay
mensaje con una intencionalidad clara y otros no intencionales. Los primeros
tienen un fin claro y ya pactado; y los segundos son de manera involuntaria y
poco manejable.
Ambos mensajes pueden ser implícitos o explícitos.
Emisión, entendimiento y recepción de un mensaje. Este puede
Producir una pérdida de la información, es decir una entropía. Hay
Distintos ruidos, algunos pueden obstaculizar el canal, otros
Representan la discordancia entre el código entre los dos acortes
Principales del acto comunicativo (emisor-receptor), otros hacen
Alusión a los sentimientos que el receptor trae consigo con anterioridad que
condiciona negativamente el mensaje que tiene que receptar.
Organización destinara su mensaje.
análisis, o lectura de cada uno de los públicos de la organización en
cuestión. (Scheinsohn, 2000, 129-130)
Organización Imaginaria: es lo que conocemos como imagen de la
Organización, es lo que le permite a la organización ver cuál es su
posicionamiento, y como está considerado en relación a sus públicos. Es decir
ver si se pudo efectivizar los resultados organizacionales. (Scheinsohn, 2000)
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COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
Concepto:
Es aquella comunicación que se realiza de modo organizado
por una institución y va dirigida a las personas y grupos del entorno social
donde se realiza su actividad. El objetivo es establecer relaciones de calidad
entre las instituciones y los públicos a los que se dirige para darse a conocer
socialmente y proyectar una imagen pública adecuada a sus fines y
actividades.
La comunicación institucional está relacionada con el marketing, la publicidad,
la prensa y las relaciones publicas, busca transmitir la personalidad de la
institución y los valores que le dan vida. (Mag. Fernanda Rivarola de la
Universidad Agustín maza Mendoza)
Las Instituciones son responsables de sus acciones ante la sociedad y su
comunicación debe tener muy en cuenta esa responsabilidad, existiendo
imágenes que no siempre coinciden en la comunicación de una institución; la
imagen que desea dar, la imagen real de la institución, la imagen real de la
institución y la imagen percibida; Una buena comunicación institucional busca
la armonía entre las imágenes antedichas, procurando que se identifiquen y
evitando que la imagen que se comunica no corresponda con la realidad y que
la percepción no coincida con la realidad de la institución, tenemos presente el
bien común a través de los fines específicos de la empresa.
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La comunicación Institucional no solo se identifica solamente con la información
ofrecida por quienes informan las actividades de la empresa; hay comunicación
formal que es la que realiza quienes han sido formalmente designados para
realizarla y la comunicación informal que es la que se transmite por quienes
forman parte representativa de la organización. Todo acto realizado por la
institución tiene una repercusión social que muchas veces es interpelado por la
sociedad como comunicación institucional. La comunicación forma parte de la
gestión porque crea unidad de la empresa y es el nexo de la institución con la
comunidad.
Desde la creación del primer Órgano de Control Externo ha evolucionado la
comunicación de estos con uno de sus destinatarios principales, el ciudadano.
Con la finalidad de perseguir la transparencia, tanto la OCEX como el resto de
las instituciones de control a nivel nacional o internacional han logrado cambios
en la divulgación de sus conclusiones, informe y recomendaciones. No
obstante en la actualidad y a pesar de que el idioma del siglo XXI es el
marcado por las redes sociales y aquello que no tiene un “me gusta”, no es
“hashtag” o no es retuiteado” no existe, persiste una clara reticencia por parte
de ciertos órganos a subirse al barco de dichas redes (Whats App, Asndroid,
Facebook.
Hagamos una reflexión sobre si nuestras instituciones están presentes en este
nuevo escenario, o no. Una reflexión personal es que en una sociedad
democrática
las entidades de control no pueden vivir de espaldas a los
ciudadanos con quienes con sus impuestos hacen posible la existencia y
funcionamiento del sector público. Deben las instituciones de control, hacer
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llegar las conclusiones y recomendaciones de sus informes y siendo receptivos
de sus demandas y preocupaciones en esta materia de control económico
financiero de los fondos públicos.
Si bien es cierto que la gran mayoría de las leyes de creación no incluyen
preceptos que expresamente pongan de manifiesto la obligación legal de que,
donde y como difundir la información, también lo es que en diferentes
normativas, estudios, códigos, se hace referencia al ciudadano como usuario
de información pública, en concreto, y entre otros se encuentran: Principios
Contables Públicos; Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras,
Código de buenas prácticas de transparencia fiscal.
EL PAPEL DE LAS REDES SOCIALES EN LA DIVULGACION DE
INFORMES
Una red social es una estructura social compuesta por un
conjunto de individuos u organizaciones conectados por díadas, que se pueden
interpretar como relaciones de amistad, parentesco, laborales…entre otras.
Facebook, Twitter, Flickr, YouTube, Lindekin, Pintereest, MySpace…son solo
una muestra reducida de del gran numero de redes sociales a las que cualquier
interesado puede acceder en la actualidad.
El Centro de Investigaciones sociológicas(2013) informa en un estudio
publicado en Internet en Mayo del 2013 que el 68% de los encuestados han
utilizado Internet en los últimos doce meses, con frecuencia semanal y siendo
usuarios de las redes sociales el 50% de estos; En otro estudio publicado el de
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Nielsen, analiza el éxito y el crecimiento de las redes sociales en Internet,
informando que tres de las diez páginas más visitadas del mundo podemos
considerarlas social media (Facebook, Yootubube y Wikipedia), la humanidad
dedica, actualmente, 100 millones de horas a redes sociales y blogs. Un 22%
del tiempo online total. Nielsen analiza que porcentajes de ínter nautas son,
además usuarios de redes sociales y cuánto tiempo les dedican, lo que nos
lleva a reflexionar que no quedan dudas que el 75% de ínter nautas en
Argentina usan redes sociales.
EL PAPEL DE LOS ORGANOS DE CONTROL EXTERNO EN LA
INFORMACION
Parece evidente decir que en la OCEX debería erigir a los
ciudadanos como uno de los destinatarios principales de su información, así lo
refleja los informes de Auditoria, respecto al acceso de los ciudadanos a dichos
informes, vemos como los diferentes países publican sus informes:
España, EL contenido de los informes llega al público a través de los Boletines
Oficiales, la página Web de cada uno de los OCEX y a través de los medios de
comunicación (prensa).
Francia, el sistema francés de control externo no considera como destinatario
principal a los ciudadanos, no obstante tampoco restringe el posible acceso de
los mismos a la información que previa solicitud, podrán disponer en forma de
CD o través delos servidores de jurisdicciones financieras, las resoluciones
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sobre las cuentas a pesar de tienen cuentas de Facebook y Twitter lo que
muestra que la información la hacen más sencilla y accesible para el ciudadano
común.
Países
Bajos:
Las
entidades
fiscalizadoras
publican
sus
informes
autónomamente e incluso en ellos una nota de prensa, Además de las copias
que publican en Internet llaman a conferencia de prensa por todos los medios
de comunicación.
Portugal: Una vez la entidades interesadas hayan sido informadas, las
secciones regionales podrán difundir sus informes a través de cualquier medio
de comunicación.
Reino Unido: Los informes realizados en Inglaterra son públicos y el acceso a
ellos es libre.
EE.UU.: Es una agencia independiente que trabaja para el congreso teniendo
como superior jerárquico al Contralor de los Estados Unidos, es una agencia
independiente del gobierno de los EE.UU., que tiene como responsabilidad
principal hacer cumplir las leyes federales y regular la industria de valores, los
mercados financieros, bolsas de valores, etc.
El Tribunal de Cuentas de la Provincia de San Juan, publica en la página
Institucional (Web) dos publicaciones anuales sobre el accionar del Tribunal de
Cuentas: una en oportunidad en la Memoria Anual y otra sobre el cumplimiento
de la presentación de las Cuentas Generales. Realiza al menos una vez al mes
actividades de difusión acerca de las funciones y tareas del Tribunal de
Cuentas. Existe una Comisión encargada de mantener actualizada la página
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Web los requisitos (Cuadros) para la presentación de las Cuentas y al
vencimiento publica en el Diario de mayor tirada, los Cuentadantes que
cumplieron, y quienes pidieron prorroga asimismo quienes no cumplieron con
esto el Organismo, logro el Tribunal que a través de los años al 30 de abril se
presenten en tiempo y forma el 100 % de las Cuentas. En el año 2004 presento
un 4,28% las Cuentas, en el año 2005 solo el 18,47 % en el 2006 el 12,91%
llegando desde el año 2010 con el 100% de presentación:
Muestro la evolución de presentación de las Cuentas.
AÑO
CANT.DE CUENTAS
ING. FORMAL
OBSERVACIONES
2007
241
238
3 no presentadas
2008
263
261
2 no admitidas
2009
315
314
1 no presentada
2010
333
333
2011
350
350
2012
306
306
DIFUSION EN LOS COLEGIOS SECUNDARIOS Y UNIVERSIDAD
La labor desarrollada por el Tribunal de Cuentas, la coordina el
Administrador de la calidad con los responsables de los Establecimientos
Educativos, la difusión en los educandos, la importancia del control que realiza
el Tribunal de Cuentas para una eficiente administración de los Fondos
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Públicos; Se distribuye folletería, donde habla del control, su clasificación, el
alcance, la actividad, la Ley del Tribunal de Cuentas de San Juan y el Juicio
Administrativo de Responsabilidad, en la Universidad nacional de San Juan, se
desarrolló en la carrera de Tecnicatura de Administración Publica, lo que dio
lugar a que muchos alumnos hicieran su tesis sobre el tema Tribunal de
Cuentas de San Juan, y en el caso de los Colegios Secundarios tuvimos
grandes satisfacciones, porque los adolescentes, lo primero cuando llegan a
su casa es comentar que es el Tribunal de Cuentas, sus funciones y recién ahí
se dan por enterados muchos miembros de la familia de la existencia de este
Organismo de Control, asimismo, dio lugar a que gran cantidad de alumnos
quisieran hacer su pasantía en el TC dentro del Convenio de Prácticas
Educativas (Ley de Educación Nacional 26.206) y de la Ley 6755(Ley
Provincial de Educación), prácticas educativas no rentadas dentro de las
instalaciones del TC, siendo el alumno menor de edad, firma un convenio el
Tribunal con el representante legal del establecimiento educativo y el padre o
tutor del menor., debiendo e alumno al Terminal la pasantita, rendir el oral ante
el coordinador de la pasantita para ser aprobado.
INFORMACION INTERNA DENTRO DE LA ORGANIZACION
El Tribunal de Cuentas de San Juan contrato y aprobó un
Sistema de
información y seguimiento de expedientes en el año 2008(Lo
desarrollo el equipo de
C.P.N: Jorge Ariel Amarfil; Programadora Daniela
Carina Domínguez y P.M. Rodrigo Daniel Cortinez.
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La Web, que significa red o tela de araña, es un sistema hipermedia altamente
descentralizado y formada por un conjunto de páginas con vínculos que
permiten altar entre ellas, la navegación es independiente de la plataforma de
hardware, sistemas operativos y browsers que se están usando. Sus
características son:
Multimedia: incluye contenido variado por ser texto, sonido, video, imágenes,
animaciones
Distribuido: La información a la que podamos acceder no está concentrada en
un único lugar sino dispersa en varios lugares físicos.
Heterogéneo: incluye servicios como ftp, telnet, mail, etc.
Colaborativo: Cualquier usuario que entre a Internet puede incorporarle
información.
Hiperteztual: se estructura en páginas que se referencian y vinculan entre si
La Web necesita del lado del servidor Web, en donde se almacenan paginas
vinculadas entre sí por hiperlinks y del lado del cliente un Browser Web
(Internet Explorer, Netscape, OperaFirefox, etc. Que es una aplicación que el
cliente que interpreta y muestra los documentos que se encuentran en la Web,
estos en general cumplen dos funciones, transferir a los servidores remotos, las
órdenes que le da el usuario y presentar la información en forma entendible a
quien la solicita. Los clientes y servidores de la Web, utilizan un protocolo de
comunicación llamado http, diseñado específicamente para permitir la
transferencia de documentos u objetos hipermediales, definiendo una
transacción simple entre un cliente y un servidor en cuatro pasos:
1. El cliente establece una conexión con el servidor
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2. El cliente hace un pedido a servidor
3. El servidor devuelve una respuesta conteniendo el status (para que el cliente
decida qué hacer con la información) y el contenido, documento u objeto
solicitado.
4. El Servidor o el Cliente terminan la conexión.
INTRANET
Internet es un recurso existente que permite la interconexión de
sistemas a escala mundial, usando un protocolo estándar, independiente del la
plataforma de hardware y software, además de permitir que el personal de una
organización o terceros mantengan relaciones de negocios y puedan realizar
trabajo colaborativo .Intranet es una red (lógica) que combina varias redes
(físicas) y permite operar en ellas viéndolas con una sola red virtual. Basado en
los mismos principios de Internet surge el concepto de Intranet. Una Intranet es
una red acotada al ámbito de una organización, construida con las mismas
tecnologías que Internet. Las Intranet son redes propietarias de una
organización, empresa o corporación y no son accesibles desde cualquier
punto de Internet por el público en general.
Los objetivos de una Intranet son:
Lograr que funciones un sistema de comunicaciones fácticas y estratégicas de
una organización para que todos los que establezcan contacto interactúen
rápidamente. Es como una utilidad de información para la empresa u
organización. Conectándose a Internet se encuentra lo que se necesita desde
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documentos a mensajes de correo electrónico, audio videos... La información
de toda a organización o la de departamentos es accedida a través de los
estándares de Internet: e-mail, WWW, transferencia de archivos (ftp) y otros
servicios.
APLICACIONES DE WEB
Las organizaciones cada día están evaluando los beneficios de Internet y han
implementado una Intranet como sistema de información estratégico. Esto se
debe a que mediante el uso de aplicaciones dinámicas en una plataforma Web
es posible tener un sistema ágil, simple y amigable que permite a os
integrantes d ella organización no solo usa la información estática sino también
información dinámica.
Existen diferencias entre la aplicación de Web y las aplicaciones que se
desarrollan para una PC o una Red. Entre ellas podemos mencionar. Las
aplicaciones Web pueden ser mas versátiles, manteniendo el look and Feel de
la organización. Las aplicaciones Web funcionan sobre una plataforma
Cliente/servidor nativa por lo que no es necesario crear una aplicación que se
instale en el servidor y otra en el cliente, ara tener una aplicación cliente
servidor. Las aplicaciones Web se instalan en el servidor Web y mediante el
uso de un browser, los usuarios acceden a la aplicación. Las aplicaciones
comunes deben ser instaladas en cada terminal en que se desea utilizar el
sistema. Cada vez son más los estándares que se crean para aplicaciones
Web, incluso compañías que crean versiones de lenguajes de programación,
se han inclinado por lenguajes que permitan desarrollar aplicaciones Web,
como Microsoft, que desarrollo el paquete Visual Studio.net, Siguiendo con la
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misma compañía, que tiene versiones Web de su paquete Office para que los
usuarios trabajen en línea, y por ultimo
su nueva versión de Office 2007-
Enterprise crea documentos usando los Estándares de Internet para
información stilos,etc. Creando un documento comprimido que si loabre
mantiene una estructura xml.html.css, etc. Todos estos estándares de Internet
para aplicaciones Web.
SISTEMA DE INFORMACION Y SEGUIMIENTO DE
EXPEDIENTES
El principal problema que una organización posee en los
niveles jerárquicos más altos es no contar con información suficiente o no
poder utilizar la información que posee en tiempo real para la toma de
decisiones, este es un problema muy grave si tenemos en cuenta que en el
mundo globalizado en el cual vivimos la información es el activo más valioso
transformándose, en un instante en obsoleta.
El Sistema de Información y Seguimiento de Expedientes SISE, aplicación
Web dinámica montada sobre una Intranet, permite no sólo acceder a la
información necesaria en tiempo real sino también mantener un expediente
digital, manejo de pases con remitos automáticos, almacenamiento de actas y
resoluciones, notificaciones de notas y cedulas, activación de plazos y alarmas,
entre otros.
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El sistema informático SISE consta de una serie de subsistemas que se
encuentran estrechamente interrelacionados, la carga diaria de datos ocurridos
en tiempo real permite obtener información precisa y completa para la toma de
decisiones en todos los niveles de la organización. Dentro de los subsistemas
se pueden mencionar los siguientes, con una explicación más detallada de los
mismos:
Sistema de Consultas e Informes
? Sistema de Estadísticas
? Sistema de Plazos y Alarmas
? Sistema de Cuentas
? Sistema de Expediente
? Sistema de Pases de Expediente
? Sistema de Expediente Digital
? Sistema de Notas
? Sistema de Cedulas
? Sistema de Notificaciones y Comunicaciones
? Sistema de Informes de Auditoria
? Sistema de Dictámenes
? Sistema de Dictámenes Jurídicos
? Sistema de Actas y Resoluciones
? Sistema de Archivo
? Sistema de Prestamos
? Sistema de Seguridad
? Sistema de Configuración
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¿Cuál es el objeto del Expediente Digital?
El objeto de este expediente digital no es el reemplazo del
expediente en papel, sino más bien utilizar una gran ventaja que es que, la
información al estar digitalizada permite que cualquier persona pueda acceder
a ella de forma directa y rápida, sin necesidad de tener el expediente en papel.
Esto permite no solo consultar sino también reutilizar esa información. Además
es posible poder hacer consultas transversales que nos permita sacar ciertas
conclusiones ala hora de la toma de decisiones. Toda información agregada al
expediente por lo general es redactada mediante el uso de una computadora
luego es impresa en papel y esta es agregada al expediente físico. Es decir,
que toda documentación generada en el Tribunal ya está digitalizada, ahora
¿por qué no aprovecharla?
Relación entre el Expediente Físico y el Expediente Digital
Cada Expediente Físico tendrá su correspondiente Expediente
Digital. Para poder dar de alta a un expediente físico el personal deberá
ingresar al sistema y completar una serie de datos, que serán almacenados
como un registro en la Base de Datos, esta información permite hacer
referencia e identificar a dicho expediente.
Cuando el expediente físico siga su curso para ser tratado habrá gran cantidad
de información que quedará registrada en el sistema, por ejemplo pases de un
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expediente, y otra que al ser agregada al expediente físico deberá ser
agregada al digital de una forma muy sencilla. Es decir, que toda persona del
organismo que necesite agregarle algo al expediente físico, ya sea una nota,
acta, etc. lo deberá agregar digitalmente, de esta manera esta información
podrá ser accedida on-line por otra persona del organismo.
Toda documentación agregada digitalmente en el expediente se reflejará en la
Base de Datos teniendo en cuenta el orden cronológico de la misma y quién
agregó la información. Al consultar el Expediente Digital se podrá ver casi toda
la información que posee el Expediente Físico, salvo aquella documentación
externa al organismo que no figurará digitalmente. Si bien la información del
Expediente Digital se carga mediante distintas opciones dependiendo el
tipo de información digital que se desea almacenar, básicamente las opciones
que permiten cargar información digital están localizadas en el menú
documentación. Con el objeto de ayudar en la toma de decisiones y realizar
proyecciones futuras se procedió a explotar la información almacenada en el
sistema y para ello al sistema SISE se lo dotó de un menú denominado
Informes y Estadísticas, este menú cuenta con ciertas opciones que permiten
observar información resumida de forma gráfica con el fin de tener un
panorama general de ciertas situaciones.
La siguiente imagen muestra la confección y distribución del menú Informes y
Estadísticas.
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Desde este menú se puede observar los gráficos estadísticos siguientes según
la opción que se seleccione:
?Tipos de Expedientes: grafica las altas de expedientes según su tipo.
?Ingresos de Expedientes: se puede ver el gráfico por año y por mes.
?Expedientes Iniciados: se puede ver los iniciados por organismo y por
jurisdicción.
?Expedientes archivados: por año.
?Prórrogas de cuentas por organismo
?Recepción de pases: compara entre los aceptados, rechazados y
pendientes.
?Plazos de tenencias.
?Plazos excedidos por Personal.
?Plazos excedidos por Sector.
?Actas: por Año y por mes
?Prestamos de expedientes: por año, por mes y los 15 expedientes más
prestados.
?Tiempo de tratamiento de expedientes por tipo.
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SENTIDO DE PERTENENCIA
El sentido de pertenencia es sentirse parte de un grupo, de una
sociedad o de una institución, esto tiene su origen en la fila. Ya que es el primer
grupo al que pertenecemos. Así será fiel al grupo y siguiendo sus normas se
da una identidad y una seguridad, mientras más segura se sienta la persona
más elevado será su sentimiento comunitario y estará más dispuesto a seguir
normas de convivencia. Cada logro es un granito de arena para la institución y
también es la construcción de nosotros mismos y demuestra sociedad. Cuando
tenemos sentido de pertenencia y satisfacción es posible que logramos vivir en
un mejor ambiente, ya que nadie cuida lo que no valora, en cambio lo que más
validamos merece todo nuestro cuidado y atención, La pertenencia
da
seguridad y autoestima quien no tenga este valor debe hacerse una
evaluación. Por algo el dicho que dicen Nadie ama a su patria por ser la más
grande, la más rica o avanzada sino porque es la suya. Motivación es para mí
equivalente al sentido de pertenencia en la institución (ponerse la camiseta). En
La institución existen dos tipos de agentes los motivados y los desmotivados.
Las personas desmotivadas siempre se van a sentar en la silla de la víctima,
son personas que no se comprometen y tienen resultados desfavorables,
mientras que la persona motivada es aquella que se caracteriza por su
liderazgo, tiene metas, retos en la vida, responsabilidad y la capacidad de
levantarse de los errores.
En esto fue un logro de nuestro Tribunal mediante el Sistema de la Calidad,
que el TC aprobó por Acta Especial 235/07 los Documentos del Sistema de a
Calidad SGC, que constituyen normas de aplicación forzosa para todo el
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Tribunal. El resultado de su aplicación ha sido sometido a rondas de Auditoria
Internas y Externas e el marco de la Auditoria de Certificación a cargo de
IRAM, “se hace lo que se dijo que iba a hacerse”
El compromiso de la Dirección e involucramiento con el SGC y con los
principios y valores que este sustenta evidencio tanto en la Dirección como en
la totalidad del personal entrevistado, es de destacar el nivel de conciencia
demostrado por el personal respecto a la pertinencia y a la importancia de sus
actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad... La
organización obtiene información relativa a la percepción del cliente con
respecto al cumplimiento de sus requisitos, no se evidencia que a misma este
utilizando dicha información como una de las medidas de desempeño del
sistema de gestión de la calidad, asimismo el TC ha implementado una
herramienta informática que le permite contar con datos, a efectos de obtener
información, en la actualidad no se puede asegurar que en todos los casos los
métodos de seguimiento y medición aplicados puedan demostrar la eficacia de
los procesos.
Dentro del Sistema para la Mejora continua del Sistema de la Calidad, se creó
EL CONSEJO PARA LA MEJORA CONTINUA cuyo objetivo tiene establecer
pautas para el funcionamiento, teniendo por objeto tratar todos los temas
referidos a la mejora Continua, su función es analizar y aconsejar a la Alta
Dirección sobre temas referidos a la calidad de las prestaciones y/o la mejora
de los distintos procesos y sub. procesos, encontrándose fuera de la línea
jerárquica, no tiene jurisdicción directiva ni ejecutiva, está conformada por los
representantes de los distintos estamentos, que son elegidos entre sus pares;
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Auditores Jurídicos, e Administrador del Sistema de la Calidad, Auditores
Contables, Fiscales de Cuentas, el Personal Administrativo y de Maestranza y
Servicios, un representante de la Dirección, el Secretario Administrativo,
Secretario Letrado y el Secretario Relator, se reúnen periódicamente, donde se
tratan temas referentes a cada una de las áreas, se labra Acta de lo expresado
por cada orador, de lo votado y de lo resuelto en el desarrollo de la sesión y
dentro de las 48 horas se comunica a cada uno de los representantes, se eleva
a Plenario y siempre todas las sugerencias han sido aceptadas por la alta
Dirección.
ENCUESTA DE SATISFACCION A LOS CUENTADANTES
Asimismo mediante Acta del Tribunal 237/13 se aprobaron los
Cuestionarios a los Cuentadantes, Encuestas que se hacen para que los
Cuentadantes contesten en forma autónoma y las dejen en una urna, la
distribución de dichos cuestionarios, la llevan a cabo los Auditores Contables a
cada firmante de la Cuenta, a razón de uno por Cuentadante, aun cuando el
mismo Funcionario haya firmado más de una Cuenta. Los Sres. Fiscales son
los encargados de entregar a los respectivos Auditores los Cuestionarios a
distribuir, y un ejemplar de registro para que estos recaben constancia de
haberos puesto a disposición de los Sres. Cuentadantes; dicho registro una vez
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integrado, debe ser entregado al Sr. Administrador de la Calidad a la brevedad
para el control de formularios distribuidos. La devolución será efectuada por el
Cuentadante ingresado el Formulario entregado a una Urna que se habilitara
al efecto en la Oficina del Administrador del Sistema de la Calidad o, si este así
lo prefiere, podrá entregárselo al Auditor de quien lo recibió, convenientemente
en sobre cerrado, para que el mismo lo deposite en la urna.
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CONCLUSIONES
El crecimiento de las redes sociales en los últimos años muestra la
importancia de la comunicación en un mundo globalizado, vemos
que un 75% de inter nautas en Argentina usan redes sociales.
El Tribunal de Cuentas de la Provincia de San Juan, publica en la página
Institucional (Web) dos publicaciones anuales sobre el accionar del Tribunal de
Cuentas: una en oportunidad del vencimiento de la presentacion de la Memoria
Anual y otra sobre el cumplimiento de la presentación de las Cuentas
Generales. Esto llevo al logro a que desde el año 2010, todas las Cuentas son
presentadas en tiempo, disciplina que no tenían los funcionarios de cumplir con
el órgano de control. El Sentido de pertenencia se logro a medida que se tenia
mas comunicación y mas participación del personal dentro de la Organización,
la comunicación interna fue mas eficientizada a través de las aplicación de las
normas ISO. Todo ello fue un cambio de paradigma dentro de la organización,
como siempre existen situaciones estanco, pero se fueron aceitando a través
de cómo avanzaba el sistema en la organización.
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BIBLIIOGRAFIA
1-Sheinshon Daniel; “Psicología Social”-Editorial Paidos
2-Sheinston, Daniel “Mas allá de la imagen corporativa”-Editorial Paidos
3-Sheinston, Daniel “Comunicación Estratégico”
4-Shvarstein, Leonardo” análisis Organizacional - Comunicación Barrial” (Fundación
Pedro)
5-Schlemenson.L “Seis Dimensiones para una análisis organizacional para la
comunicación”
6-J.L.Piñuel Raigada “Conocimiento Científico e Investigación Social”
7-Piñuel Raigada-“Teoría de la Comunicación”
8-MurielRotta “Comunicación Institucional”
9-Gallegos, Javier Ezequiel-Ferrer Maria Soledad “Tesis del Tema “Un
Acercamiento Comunicacional a las Empresas M.C. Donald y Banco
Santander”.Córdoba
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INDICE
Introducción
……………………………………………PAG. 2
Imagen Corporativa ……………………………………………PAG.3
Cultura Corporativa……………………………………………PAG.7
Identidad Corporativa………………………………………….PAG.8
Vinculo Institucional……………………………………………PAG.9
Comunicación estructural……………………………………..PAG10
Comunicación Institucional……………………………………PAG.13
El Papel de los Organos de cont.ext.dentro de la organizacion…PAG.16
IInformes Internos dentro de la Organización………………………..PAG.19
Intranet……………………………………………………………………..PAG.21
Aplicación de la WEB……………………………………………………PAG.22
Sistema de información y seguimiento de expediente……………PAG.23
Objeto del Expediente Digital…………………………………………..PAG.25
Relacion entre el expediente de papel y el digital…………………..PAG.25
Sentido de pertenencia…………………………………………………..PAG.28
Encuestas de satisfacción a los Cuentadantes……………………..PAG.30
Conclusiones……………………………………………………………..PAG.31