ingresos - Universidad Autonoma de Sinaloa

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE SINALOA
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Dirección de Auditoría Interna
MANUAL DE LINEAMIENTOS EN MATERIA DE EJERCICIO Y
COMPROBACION DE LOS RECURSOS INSTITUCIONALES
CONTENIDO
I. PRESENTACIÒN
II. EXPOSICIÒN DE MOTIVOS
III.
INGRESOS
IV.
EGRESOS
¿Cómo debe cumplirse con la Comprobación de Gastos?
Comprobantes Fiscales
Recibos de Honorarios y/o Arrendamiento
Recibo Oficial de Egresos
¿Cómo presentar la Comprobación de Gastos?
V. POLÍTICAS GENERALES APLICABLES
A LA COMPROBACIÓN DEL GASTO
A. Criterios Generales
B. Conceptos de Gasto y Criterios de Aceptación
C. Gastos No Autorizados
VI.
ANEXOS
Elaborado por:
Integrantes de Proceso de la
Dirección de Auditoría Interna
Fecha: 06 de Enero de 2012
Reemplaza a la fecha: 25 de Agosto de 2011
Revisado por Responsable del proceso:
Aprobado por la Alta Dirección:
Lic. Leobardo Berrelleza Reyes
Dra. María Felipa Sarabia
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Dirección de Auditoría Interna
I. PRESENTACIÓN
Con el firme compromiso y convicción de transformar a la Universidad
Autónoma de Sinaloa en nuevas formas de organización y planificación de su
quehacer sustantivo y adjetivo nos marcamos contar con una estructura
administrativa moderna que proporcione las bases de una gestión integral, ágil
y eficiente, actualizando la normatividad, la estructura académica,
administrativa y financiera de la UAS, en la que se incluye el control y vigilancia
de sus recursos.
Para realizar eficaz y eficientemente el control y vigilancia de los recursos
institucionales, manteniendo como siempre la transparencia en la aplicación de
los recursos financieros, planteada en términos de los objetivos del Plan de
Desarrollo Institucional Visión 2013, establecemos en este Manual, su
propósito, las políticas generales de la institución, así como el marco jurídico
externo, que dan vida a las actividades administrativas y financieras y sin las
cuales sería imposible llevar a cabo una tarea de esta magnitud.
El interés del presente Manual se centra en dar a conocer las políticas y
lineamientos generales que se deben aplicar para el control de los recursos
financieros, con la finalidad de que las acciones tomadas sean preventivas y no
correctivas. Esto es posible con la aplicación correcta de los recursos
financieros, que permita dar seguimiento del gasto en cada unidad
organizacional, para asegurar el uso óptimo y racional del recurso asignado y
rendir cuentas con transparencia y calidad.
Importa señalar que llevar a cabo una aplicación correcta y adecuada de los
recursos financieros, tiene muchas ventajas que impactan el desarrollo
armónico de la institución. Señalamos algunas a continuación.
1. Trabajar con más eficacia y eficiencia a través de la definición de
programas y planes operativos, que permitan lograr los objetivos de
corto y mediano plazo que se ha propuesto la institución en su Plan de
Desarrollo Institucional Visión 2013.
Fecha: 06 de Enero de 2012
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2. Se precisan los presupuestos en materia financiera y verifica si se ha
cumplido con los objetivos que se marcaron con oportunidad al principio
del Plan, pudiendo controlar de esta manera las realizaciones de todos
aquellos que participan en la ejecución del mismo.
3. La responsabilidad en el ejercicio y control del gasto universitario es más
amplia, dado que no solo habrá responsables del manejo de los fondos,
sino también aquellos que habrán de dar seguimiento y vigilancia al
cumplimiento cabal de los objetivos a través de sus metas programadas.
4. Se evita la duplicidad de funciones, debido a que se definen
perfectamente las unidades responsables de llevar a cabo cada una de
ellas, desde las que ejecutan los planes, ejercen el gasto, hasta las que
controlan y vigilan, en apego al Reglamento de Presupuesto,
Contabilidad y Control del Ingreso y Gasto Universitario.
5. Permite realizar un cambio en la orientación y aplicación de los recursos
financieros, en el sentido de sustituir el "en que se va a gastar" por el
"que debo hacer".
Estamos convencidos que el Manual que hoy tienen en sus manos es un
instrumento útil para una mejor administración financiera de la institución, que
debe ser fortalecida en el futuro por nuevas experiencias y nuevos
conocimientos que se generen en esta materia. La administración universitaria
es tarea de todos y juntos debemos contribuir con nuestro mejor esfuerzo.
ATENTAMENTE
“SURSUM VERSUS”
Culiacán Rosales, Sinaloa, Enero de 2012.
DRA. MARÍA FELIPA SARABIA
DIRECTORA DE AUDITORIA INTERNA
Fecha: 06 de Enero de 2012
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II. EXPOSICIÒN DE MOTIVOS
Desde el inicio de la actual administración universitaria se ha dado especial
énfasis en los principios de transparencia, calidad, eficiencia y honradez para
regir la vida universitaria, por ello, hemos dirigido una serie de actividades
tendientes a lograrlo.
Bajo esta perspectiva, la Dirección de Auditoria Interna ha formulado diversos
lineamientos para actualizar políticas que permitan mayor transparencia en el
ejercicio del gasto, mismos que pretenden garantizar el uso óptimo, honesto y
eficiente de los recursos públicos que la Universidad ejerce, así como el
rendimientos claro y oportuno de cuentas a la sociedad.
En el mismo sentido, la Dirección de Auditoria Interna, órgano de control y
vigilancia de la Universidad Autónoma de Sinaloa, tiene como objetivo, imprimir
a su función un carácter adicional a la labor de fiscalización, para convertirla en
un agente orientador de acciones de mejoramiento operativo, promoviendo así
la eficiencia y transparencia en las actividades administrativas de las distintas
Unidades Organizacionales (UO) y de esta manera fortalecer el control de los
recursos. El alcance de la Dirección de Auditoria Interna incluye:

Orientar y vigilar la correcta aplicación de los recursos de cada unidad
organizacional, en el cumplimiento de los objetivos y metas de los
programas aprobados en los presupuestos de egresos, que les
permitan desarrollar plenamente sus funciones sustantivas y adjetivas,
basados en criterios de austeridad, racionalidad, transparencia,
rendición de cuentas y de acuerdo a la legislación universitaria vigente,
bajo la premisa de un espíritu de servicio, de ética y calidad.

Evaluar el aspecto económico y la eficiencia con que los recursos están
siendo utilizados.
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
Revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que
los resultados sean acordes con los objetivos y metas establecidos, y si
estas operaciones o programas están siendo llevados a cabo según lo
planeado.

Fomentar la cultura de la transparencia y rendición de cuentas en el
uso de los recursos en un ambiente armónico de trabajo en equipo.
Los siguientes preceptos normativos establecidos por la Dirección de Auditoria
Interna, tienen como finalidad regular las acciones de ejercicio y control de los
recursos de las UO de la UAS y son de observancia general y obligatoria para
los integrantes de la comunidad universitaria que participen en las mismas,
debido a que la operación moderna y eficiente de la UAS obliga a observar
todas estas medidas.
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III. INGRESOS
En la Universidad Autónoma de Sinaloa (UAS) el manejo de los ingresos en
todo momento deberá estar apegado a lo establecido en la Ley Orgánica, en el
Reglamento de Planeación, Programación, Presupuestación, Contabilidad y
Control del Ingresos y el Gasto Universitario y en el conjunto de la
reglamentación universitaria vigente en la Institución.
Los ingresos de la UAS se integra por:
I. Los subsidios ordinarios que aporten, de acuerdo a los convenios anuales
respectivos, los gobiernos federal y estatal.
II. Los apoyos financieros federal y estatal que se autoricen de manera
extraordinaria a la UAS por la Secretaría de Educación Pública y el
Gobierno del Estado de Sinaloa.
III. Los apoyos estatales, federales y de organismos internacionales que se
reciban para financiar proyectos específicos.
IV. Los recursos propios que se generen a través de las diversas
Dependencias, Escuelas y Facultades de la UAS, por cuotas de
preinscripciones, inscripciones, colegiaturas, venta de productos y pago de
servicios universitarios diversos, intereses financieros, donativos y demás
conceptos de naturaleza análoga.
V. Otros ingresos propios diversos que se generen por eventos y
actividades institucionales y los que se promuevan y reciban de fuentes
alternas de financiamiento, a través de las UO de la UAS.
Todos los ingresos propios generados en las UO deberán ser debidamente
depositados en las cuentas bancarias controladoras de la UAS y así quedarán
registrados e integrados como parte de los ingresos de la Institución.
Tratándose de ingresos propios generados internamente (constancias con y/o sin
calificaciones, copias, impresiones, multas y credenciales de biblioteca, etc.) en
las UO éstos se cobrarán en todos los casos a través de Recibos Oficiales de
Ingresos elaborados por la imprenta universitaria, mismos que se deberán
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depositar íntegramente y a diario en las cuentas controladoras de la institución a
través de la hoja de pago, debiendo coincidir el depósito con el importe de recibos
expedidos.
Para obtener un mejor control de los ingresos señalados en el párrafo anterior
deberá establecer un centro de cobro único. Los recibos oficiales se deberán
utilizar en orden consecutivo, teniendo cuidado del buen manejo de los
mismos.
Una vez depositados los ingresos propios, éstos deberán solicitarse a la
Secretaria de Administración y Finanzas (SAF) por concepto de Gastos a
Comprobar, mismos que deberán depositarse íntegramente y de manera
inmediata en la cuenta bancaria interna de la UO, la cual debe aperturar el
titular de la UO previa autorización de la SAF. Dicha cuenta deberá estar a
nombre de la UAS y mantener firmas mancomunadas (titular de la UO y otro
funcionario responsable).
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Recibo Oficial de Ingresos
A continuación se muestra el formato e instructivo del Recibo Oficial de
Ingresos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Nombre de la persona que realiza el pago.
La cantidad en número.
La cantidad con letra
El concepto de ingreso por el cual se entrega el recibo.
El lugar y fecha en que se recibe.
El nombre, sello y firma de quien recibe.
Nota: En todos los casos este recibo deberá ser elaborado por la Dirección de
Imprenta Universitaria.
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Diagrama del Procedimiento en caso de Ingresos Propios
INICIO
UNIDAD ORGANIZACIONAL
RECIBO OFICIAL
DE INGRESOS
CENTRO DE COBRO
UO. (CAPTACION DEL
INGRESO)
SE GENERA LA HOJA
DE PAGO A TRAVÉS
DEL MODULO DE
INGRESOS
BANCO
(CUENTA CONTROLADORA)
FIN
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IV.
EGRESOS
El gasto universitario comprenderá las erogaciones que se realicen por
concepto de pago de servicios personales, gasto operativo, inversión física y
financiera, pago de pasivos y otros contemplados en el Presupuesto de
Egresos aprobado por el H. Consejo Universitario.
Los Directivos de las diversas dependencias administrativas, escuelas,
facultades, institutos, centros de investigación, y coordinaciones que
conforman la Administración Universitaria deberán planear, programar y
presupuestar sus actividades, así como el ejercicio del gasto universitario, con
especificación, justificación, claridad y transparencia, a fin de optimizar los
recursos institucionales. Esta presupuestación del gasto deberá estar basada
en criterios de austeridad, disciplina y racionalidad, lo cual evaluaran
periódicamente las instancias de control interno de la Institución.
Los egresos deberán ser los estrictamente indispensables para el buen
funcionamiento de la Unidad Organizacional.
¿Cómo debe cumplirse con la Comprobación de Gastos?
Para comprobar los gastos debe asegurarse que, cada vez que se pague algo,
se solicite el comprobante que ampare tal egreso, documentos que deben
contener los siguientes datos:
Comprobantes Fiscales elaborados en Imprenta
-
Fecha, Folio y Serie, en su caso
Razón Social de la empresa que expide
RFC de la empresa que expide
Vigencia de la Factura
Nombre del Cliente: Universidad Autónoma de Sinaloa.
Domicilio del Cliente: Gral. Angel Flores Pte. S/N Col. Centro
Registro Federal de Contribuyentes de la UAS: UAS-651204-MZ9
Concepto del gasto o activo
Precio Unitario
Importe con número y letra
Desglose de IVA, en su caso
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En caso de ser Comprobantes Fiscales Digitales y/o a través de Internet,
deberán contener los siguientes datos:
Comprobantes Fiscales Digitales
-
Fecha, Folio y Serie, en su caso
Razón Social de la empresa que expide
RFC de la empresa que expide
Nombre del Cliente: Universidad Autónoma de Sinaloa.
Domicilio del Cliente: Gral. Angel Flores Pte. S/N Col. Centro
Registro Federal de Contribuyentes de la UAS: UAS-651204-MZ9
Concepto del gasto o activo
Precio Unitario
Importe con número y letra
Desglose de IVA, en su caso
Sello Digital
Cadena Original
Año y Número de Aprobación correspondiente
Recibos de Honorarios y/o Arrendamiento
Son importantes e imprescindibles los siguientes datos:
-
Fecha, Folio y Serie, en su caso
A nombre de la Universidad Autónoma de Sinaloa, con su domicilio y
RFC.
Cantidad (con número y letra).
Concepto del Recibo.
Nombre de quien recibe el pago.
RFC de quien recibe el pago.
Domicilio de quien recibe el pago.
Retención de IVA e ISR, cuando quien otorgue el servicio o el
arrendamiento sean personas físicas, cuando corresponda.
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Recibo Oficial de Egresos (ROE)
El Recibo Oficial de Egresos se debe utilizar al efectuar gastos menores de
operación que no excedan la cantidad de $500.00 (Quinientos pesos 00/100
mn) y de manera excepcional, en aquellos casos donde no es posible obtener
comprobantes que reúnan los requisitos fiscales, debiendo elaborarse en
original y dos copias, a distribuir de la siguiente manera:
Original: Se entrega ante Auditoría Interna, para la revisión.
1ª. Copia. Para quien recibe el dinero.
2ª. Copia. Para ser archivada en la Unidad Organizacional en orden
progresivo.
La Unidad Organizacional deberá solicitar la impresión del formato del Recibo
Oficial de Egresos ante la Dirección de Imprenta Universitaria.
A continuación se muestra el formato e instructivo del Recibo Oficial de Egresos.
1.
2.
3.
4.
Se anota el nombre de la Unidad Organizacional que realiza el gasto.
Se anota la cantidad en número.
Se escribe la cantidad con letra.
Se registra el concepto por el cual se entrega la cantidad indicada,
describiendo lo más clara y detalladamente posible.
Fecha: 06 de Enero de 2012
Reemplaza a la fecha: 25 de Agosto de 2011
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5. Se indica lugar y fecha.
6. Se anota el nombre y firma del titular que autoriza, así como el sello de
la Unidad Organizacional.
7. Se anota el nombre, domicilio, Registro Federal de Contribuyente y firma
de quien recibe el pago.
NOTAS IMPORTANTES:
-
El llenado del ROE deberá ser a una sola tinta y con la misma letra, sin
tachaduras ni enmendaduras.
-
Deberá anexar al ROE copia de la Identificación Oficial (de preferencia
IFE) de quien recibe el pago, esto para cotejo de firma, con la finalidad
de dar transparencia al gasto.
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¿Cómo presentar la Comprobación de Gastos?
Para presentar la comprobación de gastos ante esta Dirección de Auditoría
Interna, se deberá:
1. Utilizar el Módulo de Comprobación de Gastos en Unidad
Organizacional, Modalidad: Internet, cuyo objetivo es fomentar la
claridad y transparencia en el manejo de los recursos financieros, para
que la información fluya desde el origen de la misma Institución. Para el
manejo y operación de dicho Módulo deberá remitirse al Manual de
Comprobación de Gastos en Unidad Organizacional diseñado para
estos fines.
Cabe señalar que al momento de hacer entrega de la comprobación de gastos
ante esta Dirección, es muy importante atender de conformidad los requisitos
establecidos en el documento denominado “Requisitos y Criterios de
Aceptación del Producto” (RCAP-DAI-CG-01), en particular, a los requisitos de
recepción, que a cita señalan:
“Para la recepción de la Comprobación de Gastos el Titular de la UO deberá:
a). Entregar solicitud de revisión dirigida al Titular de la Dirección de Auditoría
Interna (DAI), la cual deberá contener los siguientes datos:
 Folio de egresos (EGR), cheque entregado por la Secretaría de
Administración y Finanzas (SAF)
 Importe de la comprobación
 Nombre y Firma del Titular de la UO que comprueba
b). Formato del Llenado de Detalle de la Comprobación
c). Comprobantes de Gastos Originales y soportes documentales.”
Lo solicitado en el inciso a) y en el inciso b) se deberá presentar en original y
dos copias.
Fecha: 06 de Enero de 2012
Reemplaza a la fecha: 25 de Agosto de 2011
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Diagrama de Procedimientos de Comprobación de Egresos
INICIO
POLIZA DE CHEQUE POR
CONCEPTO DE GASTO A
COMPROBAR
RECIBE RESPONSABLE
DE UNIDAD
ORGANIZACIONAL
DEPOSITO EN CUENTA
BANCARIA INTERNA DE
LA UNIDAD
ORGANIZACIONAL
EJERCICIO DEL
RECURSO
INSTITUCIONAL
EVIDENCIA DOCUMENTAL DE LAS
EROGACIONES (COMPROBANTES
FISCALES Y SOPORTE
DOCUMENTAL)
ARCHIVO
CONTABLE
ACLARACION
CORRECCION
SUSTITUCION
REGISTRO DE
EGRESOS
DIRECCION DE
CONTABILIDAD
GENERAL
COMPROBACION
ACEPTADA
SI
UNIDAD
ORGANIZACIONAL
COMPROBANTES
NO ACEPTADOS
(RECHAZO)
CUMPLE CON
REQUISITOS Y
CRITERIOS DE
ACEPTACION
DEL PRODUCTO
NO
RELACION DE
COMPROBACIONES DE
EGRESOS
(LLENADO A DETALLE)
DIRECCION DE
AUDITORIA INTERNA
Fecha: 06 de Enero de 2012
Reemplaza a la fecha: 25 de Agosto de 2011
REVISION
PROCEDIMIENTO DE
COMPROBACION DE
GASTOS
(PE-DAI-CG-01)
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V.
POLÍTICAS
GENERALES
APLICABLES
COMPROBACIÓN DEL GASTO
A
LA
La Dirección de Auditoría Interna en apego a la eficiencia y mejora continua del
Proceso de Comprobación de Gastos, establece los siguientes lineamientos
para gastos a comprobar, cuyo objetivo es:




Mantener un adecuado control sobre el ejercicio del gasto.
Lograr mayor eficiencia y racionalización del gasto en las diferentes
Unidades Organizacionales.
Promover la transparencia en el manejo de los recursos.
Comprometer al Titular de la Unidad Organizacional, a usar estos
recursos de manera responsable y sólo para las necesidades propias de
la operación de la Unidad Organizacional asignada.
A. CRITERIOS GENERALES
1). Todo egreso de la Unidad Organizacional (U.O.) deberá estar
presupuestado, debidamente justificado y amparado con documentos
comprobatorios originales que reúnan todos los requisitos fiscales y los
establecidos por la propia institución.
2). Cada vez que realice una erogación, deberá solicitar los documentos
comprobatorios, mismos que deben contener los requisitos establecidos en los
artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF):
 Impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave
del RFC de quien la expida, así como número de folio de la factura.
 Lugar y fecha de expedición.
 Deberá ser expedida a nombre de la: Universidad Autónoma de
Sinaloa.
 Contener el RFC de la UAS: UAS-651204-MZ9
 Domicilio fiscal de la UAS: General Ángel Flores Poniente S/N Col.
Centro, C.P. 80,000, Culiacán, Sinaloa.
 Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.
 Valor unitario consignado en número.
 Importe total consignado en número y letra.
 I.V.A. desglosado.
 Sello Digital
 Cadena Original
 Año y Número de Aprobación correspondiente
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COMPROBANTES FISCALES ELABORADOS EN IMPRENTA:





Deberán contener impresa la leyenda: “La reproducción no autorizada
de este comprobante constituye un delito en los términos de las
disposiciones fiscales”.
Debe aparecer impresas las siguientes leyendas: “Efectos Fiscales al
Pago” y “Pago en una sola exhibición”.
RFC, nombre, domicilio y teléfono del impresor, así como la fecha de
publicación de la autorización en el Diario Oficial de la Federación o en
su defecto, debe tener la leyenda “Contribuyente autorizado para
imprimir sus propios comprobantes.”
Fecha de impresión, vigencia del documento y datos de identificación
del impresor autorizado.
Cédula de identificación fiscal de quién expide la factura.
3). Los comprobantes de egresos deberán ser capturados por todas las UO en
el Módulo de Comprobación de Gasto (MCG) en UO, considerando en todo
momento los Catálogos Básicos Institucionales, los cuales se detallan a
continuación:
 Catalogo de Fondos: Indica el fondo que se afectará de
acuerdo a la naturaleza y el propósito de la erogación.
 Catalogo Contable: Indica la cuenta que se afecta para efectos
contables y presupuestales y deberá estar relacionada con la
naturaleza del gasto.
 Catalogo Programático: Indica la función, programa,
subprograma y subsubprograma al que corresponda la
erogación.
 Catalogo de Unidades Organizacionales: Indica la unidad
organizacional en la que se efectúa la erogación.
4). La Comprobación de Gastos deberá presentarse ante la Dirección de
Auditoría Interna, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 52 del Reglamento
de Presupuesto, Contabilidad y Control del Ingreso y Gasto Universitario y se
tendrá un plazo no mayor de 60 días naturales para quedar debidamente
justificada y amparada ante la Dirección de Contabilidad General, de
conformidad con lo establecido en el artículo 53 de dicho reglamento.
5). La Comprobación de Gastos deberá entregarse de acuerdo a lo establecido
en los Requisitos y Criterios de Aceptación del Producto, documento interno
Fecha: 06 de Enero de 2012
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del Proceso de Comprobación de Gastos del Sistema de Gestión de la Calidad,
(RCAP-DAI-CG-01), el cual establece lo siguiente:
 Solicitud de revisión dirigida al Titular de la DAI, la cual
deberá contener los siguientes datos: Folio de Egresos (EGR),
Importe de la Comprobación, Nombre y Firma del titular de la
UO (En original y dos copias).
 Formato del Llenado de Detalle de la Comprobación (En
original y dos copias).
 Comprobantes de Gastos Originales y soportes documentales
que darán transparencia al gasto.
6). La información proporcionada en el "Llenado de Detalle" del formato, debe
corresponder con los datos de los comprobantes anexos, asimismo, deberán
aparecer en el orden que señala el llenado de detalle.
7). Todos los comprobantes deberán entregarse debidamente resguardados en
broches latonados, no se aceptarán trámites que anexen comprobantes
pegados a una hoja tamaño carta; y cuando se anexen documentos
comprobatorios o ticket impresos en papel sensitivo, se deberán
presentar en original y fotocopia.
8). Todos los documentos comprobatorios deberán presentarse debidamente
elaborados a una sola tinta, sin alteraciones, omisiones o datos incorrectos, y
sin tachaduras o enmendaduras.
9). Será responsabilidad del titular de la Unidad Organizacional, solicitar la
reexpedición de facturas, en el caso de que tengan algún error.
10). Todos los comprobantes que se presenten deberán ser originales, salvo
aquellos que se deriven de la relación con contribuyentes que por sus
facilidades administrativas o por la naturaleza del régimen fiscal en que se
encuentren inscritos, les permitan quedar exentos o relevados de expedir
facturas o comprobantes con los requisitos establecidos anteriormente.
11). No se aceptarán como comprobantes de gastos comandas de consumo,
vouchers de pago con tarjetas de crédito, ticket, presupuestos o pedidos; estos
se consideran como soportes documentales.
12). El Titular de la UO deberá firmar y razonar claramente todos los
comprobantes de gastos de manera legible (letra a molde, maquina y/o
computadora).
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13). Toda documentación comprobatoria deberá corresponder con la
observación y tipo de trámite que se señala en el Módulo Financiero del SIIA.
14). Cuando en una factura se mencionen diferentes artículos los cuales
apliquen en diferentes cuentas contables, se deberá afectar la cuenta
respectiva por separado.
15). Todos los comprobantes de gastos referentes a la compra de activos fijos
deberán capturarse por su importe total en el Módulo de Comprobación de
Gasto (MCG) en UO.
16). Cuando se incluyan comprobantes del extranjero se deberá indicar el Tipo
de Cambio (T.C.) correspondiente a la fecha en que se realizo el gasto.
17). No se aceptarán comprobantes de proveedores que tengan relación
familiar y de interés personal con los Titulares de las UO de la UAS. (Parte
Relacionada).
18). En los casos de que las partidas como Gasto a Comprobar no se hayan
ejercido totalmente, se deberá hacer un corte a fin de cada mes, remitiendo
anexo a las comprobaciones, copia del estado de cuenta bancario del mismo
mes para la compulsa respectiva.
19). La Universidad no se hará responsable por los gastos que no se puedan
comprobar o por facturas que no cumplan con los requisitos mencionados o
por facturas extraviadas por la UO.
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B. CONCEPTOS DE GASTOS Y CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
CONCEPTO
ENERGIA ELECTRICA
CRITERIOS
Con el objeto de reducir al mínimo el consumo de energía eléctrica, se
implementarán las estrategias siguientes:
a) Se deberán apagar los equipos de iluminación que no se encuentren en
uso, tratando de utilizar al máximo la luz solar, sin interrumpir las
actividades de las Unidades Académicas y/o Administrativas.
b) Se deberán mantener apagados los equipos de oficina que no se estén
utilizando, a excepción de los equipos de cómputo, los cuales se
encenderán al iniciar la jornada y serán apagados hasta el término de la
misma, debiendo verificar cada usuario el cumplimiento de esta disposición.
Asimismo, se deberá evitar al máximo el uso de aparatos electrónicos de
uso personal, tales como grabadoras, televisores y radios.
c) Mejorar el mantenimiento. Los equipos sin mantenimiento adecuado
consumen más energía.
d) Llevar la bitácora de consumo de energía eléctrica con la finalidad de
evaluar el ahorro e impacto obtenido de manera mensual.
e) Es responsabilidad de todos los titulares de unidades organizacionales
cuidar que se haga uso preciso de los recursos, tanto en los servicios como
en el consumo.
f) Se deberá anexar factura completa y recibo de pago como documentación
comprobatoria.
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CONCEPTO
AGUA
TELEFONO
CRITERIOS
El consumo de agua deberá ser el indispensable para satisfacer las necesidades
de los usuarios de los inmuebles que albergan las instalaciones, para lo cual se
deberán atender las medidas siguientes:
a) Para el riego de jardines se deberá utilizar el mínimo de agua necesaria.
b) Fomentar el uso racional del agua, a través de circulares, leyendas en los
recibos de nómina, anuncios estratégicos en los lugares de uso y, en su
caso, realizar una campaña para el uso eficiente de este recurso.
c) Se vigilará que todos los servicios que cuenten con este elemento operen
de manera adecuada a fin de evitar pérdidas del mismo.
d) Llevar la bitácora de consumo y control del agua con el fin de evaluar el
ahorro e impacto obtenido de manera mensual.
e) Es responsabilidad de todos los titulares de unidades organizacionales que
se haga uso racional del líquido, tanto en los servicios como en el consumo.
f) Se deberá anexar factura completa y recibo de pago como documentación
comprobatoria.
Deberá hacerse uso del servicio telefónico observando los siguientes criterios:
a) El servicio telefónico con que cuentan las Unidades Organizacionales es
exclusivamente para servicio oficial.
b) Las llamadas telefónicas de larga distancia o a celulares se realizarán sólo
con carácter oficial.
c) Todas las llamadas de Larga Distancia (fuera de las ubicación geográfica de
la Universidad e internacionales) se deberán documentar en la bitácora de
Registro de llamadas.
d) Se deberá anexar factura completa y recibo de pago como documentación
comprobatoria.
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CONCEPTO
COMBUSTIBLES,
LUBRICANTES Y ADITIVOS
CRITERIOS
Este gasto, sólo podrá destinarse para vehículos que pertenezcan al parque
vehicular de la Universidad, así como a vehículos de apoyo que sean facilitados
para el desempeño de comisiones o actividades institucionales, siempre y cuando
exista justificación y autorización de por medio.
Se deberán requisitar las bitácoras de consumo correspondiente las cuales en todo
momento deberán contener los siguientes datos:
a) Fecha de elaboración de la bitácora.
b) Nombre y firma del beneficiario.
c) Cargo o Puesto.
d) Importe otorgado.
e) Periodo de consumo
No se aceptarán consumos cuando se trate de reuniones para atender asuntos
propios de las unidades académicas y administrativas, debiendo realizarse éstas
en las instalaciones de la Institución.
CONSUMO DE ALIMENTOS
En los casos estrictamente necesarios de consumo de alimentos en que el
personal se quede a laborar fuera de sus horarios normales de trabajo se deberán
autorizar por el titular de unidad organizacional y presentar de manera plena la
justificación correspondiente.
Cuando se efectúen gastos por consumo de alimentos mayores a $700.00, es
necesario:
a) Indicar el motivo que origina el gasto.
b) Relacionar a las personas que se les proporcionó dicha alimentación.
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CONCEPTO
ATENCIÒN Y SERVICIOS
DE OFICINA
COMPRAS EN
ESTABLECIMIENTOS
COMERCIALES
UNIFORMES, MATERIALES
ACADEMICOS,
DEPORTIVOS Y
CULTURALES
CRITERIOS
c) Anexar los tickets o las comandas de consumo que amparen el importe del
comprobante.
Este concepto de erogación se deberá:
a) Reducir al mínimo indispensable.
b) Contar con la justificación correspondiente.
Cuando se realicen compras en establecimientos comerciales se deberá:
a) Anexar en la factura la descripción completa de los productos adquiridos.
b) En caso de que en la misma se exprese “varios” deberá contar con el ticket de
compra, de lo contrario no se aceptará el gasto.
Cuando se trate de compras realizadas en Sam´s Club y City Club, deberán
presentar factura a nombre de la UAS, y el ticket correspondiente deberá ser
preferentemente con membresía de la UAS, en caso de no ser así, el ticket se
aceptará siempre y cuando sea a nombre de un empleado o alumno de la
institución adscrito a la UO que comprueba.
El concepto por apoyo a uniformes aplica únicamente para personal administrativo
pactado contractualmente.
Cuando se trate de gastos por concepto de materiales académicos, deportivos y/o
culturales se requiere:
a) Relación original con los nombres y firmas de recibido de cada uno de los
empleados y/o alumnos a quienes se les haya sido proporcionado el bien.
b) En caso de alumnos deberán anexar el número de cuenta respectiva.
c) En caso de Eventos Deportivos, Culturales o Académicos, deberán anexar
convocatoria del mismo.
d) Se deberán anexar mínimo 2 presupuestos, seleccionando la mejor opción
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CONCEPTO
IMPRESIONES Y
PUBLICACIONES
SERVICIO DE
FOTOCOPIADO
CRITERIOS
para la Institución tomando en cuenta la calidad y precio.
Es importante que las Unidades Organizacionales que requieran impresiones
consideren en el diseño de sus materiales la mayor eficiencia de los recursos. Por
ello es conveniente tomar en cuenta las siguientes recomendaciones al momento
de editar cualquier tipo de impreso; lo que sin duda reducirá considerablemente los
costos:
a) Seleccionar papel, así como la impresión de interiores y portadas de costos
moderados.
b) Emplear la impresión a color sólo lo estrictamente necesario. Las selecciones a
color incrementan los costos en un documento, por ello es conveniente trabajar
con una o dos tintas en vez de cuatro; cuando la naturaleza del documento así
lo permita.
c) Reducir al mínimo indispensable estos materiales utilizando papel reciclado
para todo tipo de anteproyectos, propuestas, etc.
d) Se deberán anexar mínimo 2 presupuestos, seleccionando la mejor opción para
la Institución tomando en cuenta la calidad y precio.
Cuando se trate de gastos de impresión (libros, gacetas, memorias, trípticos,
carteles, folletos, volantes) se requiere anexar a la comprobación copia de la
portada e índice.
En el caso de mantas, rótulos y bardas se deberá anexar fotografía detallando su
ubicación.
Cuando se efectúen gastos de servicio de fotocopiado se deberá elaborar el
formato correspondiente, anotando la fecha del copiado, número de copias,
documento que se copia, persona a quien se autoriza para obtener el fotocopiado y
el área solicitante para el cual se aplicarán dichas copias.
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CONCEPTO
EVENTO ACADEMICO,
CULTURAL, DEPORTIVO
Y/O SOCIAL
FORMACIÓN Y
CAPACITACIÓN AL
PERSONAL
CRITERIOS
Sólo se fotocopiaran documentos de carácter oficial debiendo utilizarse las hojas
de papel por ambos lados, en la medida de lo posible.
Se prohíbe reproducir documentos de carácter personal o particular.
Si el gasto que origina el documento por comprobar se trata de un evento
académico, cultural, deportivo y/o social, deberán:
a) Solicitar partida de gastos a comprobar especial, de no ser así se convertirá
en gasto no autorizado.
b) Contar con un mínimo de dos cotizaciones, para seleccionar la más idónea.
c) Solicitar ante el H. Consejo Técnico de cada Unidad Organizacional la
autorización correspondiente para poder realizar el evento.
d) Contrato y formato de detalle de los servicios proporcionados.
e) Convocatoria, Invitación y/o programa.
En el caso de formación y capacitación del personal académico o administrativo
solamente se aceptará como gasto, siempre y cuando el recurso haya sido
etiquetado para ese concepto.
En el caso de capacitación al personal se deberá:
a) Comprobar con documentos Fiscales (Facturas y/o Recibo de Honorarios)
exclusivamente.
b) Justificar dicho gasto de conformidad con lo establecido en los planes de
desarrollo institucionales de las Unidades Organizacionales de la Universidad.
c) Presentar el programa de capacitación correspondiente donde se incluya:
nombre del curso, objetivo, fecha, duración, nombre de los participantes, costo,
instructor y empresa.
d) Anexar a la comprobación copias de las constancias de participación.
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CONCEPTO
PAGOS DE EXPOSITORES
DE UN CURSO,
DIPLOMADO Y
PROGRAMA DE
POSGRADO
CRITERIOS
En el caso de pagos de expositores externos de cursos, diplomados, programas
de posgrado (especialidad, maestría y doctorado) de la Unidad Organizacional se
deberá presentar como comprobante de gasto, Factura o Recibo de Honorarios
exclusivamente.
En el caso de pagos de expositores internos deberán solicitar la autorización
por escrito a la Dirección General de Recursos Humanos para su pago
correspondiente a través de Nómina, antes de hacer la contratación. Dicho escrito
deberá contener los siguientes datos:
a) Nombre del maestro.
b) Horas/clase que impartirá.
c) Importe de la hora/clase.
d) Tiempo de duración del curso, diplomado y programa de posgrado.
En el caso de los cursos se deberá anexar además, una relación de personas
asistentes al mismo y en el caso particular de un programa de posgrado anexar el
acuerdo del H. Consejo Universitario.
VIÁTICOS
En los casos de los cursos y diplomados se deberá presentar ante la Dirección
además de lo solicitado el estudio financiero respectivo para verificar la viabilidad
que resulte autofinanciable.
a) Solicitar partida de gastos a comprobar especial; es decir que el tipo de
tramite corresponda a Gastos por Comprobar Viáticos.
b) El comisionado deberá estar adscrito a la Unidad Organizacional que
comprueba.
c) Será responsabilidad de los comisionados, recabar y resguardar en el
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CONCEPTO
d)
e)
f)
g)
h)
CRITERIOS
transcurso de su comisión, los comprobantes de los gastos que efectúen y
verificar cuando se trate de viáticos efectuados en el territorio nacional, que
los mismos reúnan todos los requisitos fiscales y los establecidos en la
Normatividad Universitaria para su comprobación.
Se cubrirán solamente cuando estos cuenten con la debida justificación y
autorización de los titulares respectivos y/o las autoridades universitarias,
sujetándose en todos los casos, a las tarifas aprobadas.
Se deberá comprobar el importe del cheque entregado para el viaje con
comprobantes que reúnan requisitos fiscales y los establecidos en la
normatividad universitaria, sólo en casos de excepción será autorizable que
un máximo del 30% de los recursos se compruebe mediante otros
documentos (comprobantes sin requisitos fiscales, soportado por un Recibo
Oficial de Egresos). Quedan exceptuados de estas disposiciones los gastos
menores de difícil comprobación como pudieran ser taxis y pasaje urbanos,
entre otros.
Todo el personal comisionado, deberá presentar un breve informe de los
resultados de la comisión, avalado por el superior inmediato o una breve
descripción de las actividades realizadas, o en su caso, el respaldo de
asistencia al evento o actividad por la que se origino el viático.
Las fechas de los comprobantes deberán coincidir con las de inicio y
término de la comisión, debiendo reunir los requisitos fiscales establecidos
en las disposiciones fiscales aplicables y en los lineamientos internos de la
institución.
No se aceptarán como documentos comprobatorios de gastos efectuados
las facturas con fechas, lugares o trayectos distintos a donde se realizo la
comisión, ni las facturas expedidas en bares, ni se aceptará el pago por
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CONCEPTO
VIAJES DE ESTUDIOS Y
PRÁCTICAS ESCOLARES
GASTOS DE INTERCAMBIO
BOLETOS DE AVIÒN
BOTIQUINES
CRITERIOS
consumo de bebidas alcohólicas.
i) No se aceptan gastos personales (ropa, accesorios entre otros).
j) En los casos de hoteles se deberán especificar los días de estancia en el
mismo y el nombre del huésped.
Para efectos de trámites de viajes de estudios y prácticas escolares de un grupo
de alumnos se deberá:
a) Designar a una persona que se responsabilice de los recursos otorgados en
cuanto a su uso, resguardo y comprobación, así mismo deberá anexarse a
la solicitud interna la lista de participantes que deberá incluir entre otros:
relación con nombre, firma y número de cuenta de los alumnos que
realizaron el viaje y/o práctica.
b) Anexar constancia de asistencia o un informe de resultados obtenidos.
c) Incorporar a la comprobación la solicitud del aporte económico por parte de
los alumnos a la Unidad Organizacional.
En el caso de solicitud de gastos de intercambio (profesores visitantes) se deberá:
a) Anexar carta invitación, así como la carta de aceptación del profesor
visitante.
b) La carta invitación establecerá la invitación formal por parte de la Entidad o
Dependencia al profesor, el trabajo a desarrollar, lugar y duración del
evento.
En el caso de boletos de avión, deberán solicitarse ante la Rectoría, bajo los
requerimientos que se establezcan.
En relación al surtido de botiquines, será de conformidad con lo establecido en la
Norma Oficial Mexicana 005. (Guía de Referencia: Botiquín de Primeros Auxilios),
o en su caso los que establecen los organismos evaluadores en las unidades
académicas y administrativas.
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Dirección de Auditoría Interna
CONCEPTO
ACERVO BIBLIOGRAFICO
CRITERIOS
Los comprobantes por compra de acervo bibliográfico deberán contar con el
Nombre y firma del encargado de Biblioteca y sello de la misma.
Los requerimientos de materiales de consumo deben de hacerse en forma
razonable, es decir, en las cantidades necesarias y suficientes para satisfacer las
necesidades de las Oficinas Administrativas de la Universidad.
Tales requerimientos deberán canalizarse a través de la Dirección de Control de
Bienes e Inventarios (DCBI); y deberán ser debidamente justificados por el Titular
de la UO.
MATERIALES DE
CONSUMO
Todos los materiales de consumo deberán solicitarse a través de requisiciones a la
DCBI, las cuales deben cerrarse antes de su entrega. Al elaborar tales
requisiciones es necesario tomar en cuenta que el propósito no es fomentar un
almacén propio por lo que en ningún caso deben hacerse requisiciones excesivas
de materiales de consumo, sino únicamente lo indispensable.
Todos los comprobantes de pago por materiales de consumo deberán contener las
siguientes características: cantidad, unidad, descripción (marca y modelo de los
materiales).
En caso de que los materiales de consumo se distribuyan en los diferentes
departamentos de la UO, deberán anexar una bitácora de la distribución de los
mismos, la cual deberá contener los siguientes datos: nombre del departamento,
nombre y firma del responsable, sello del departamento y relación de los
materiales de consumo entregados.
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CONCEPTO
MOBILIARIO Y EQUIPO
CRITERIOS
Es recomendable que cada unidad organizacional mantenga un stock prudente de
reserva de artículos.
Las compras de mobiliario y equipo deberán canalizarse exclusivamente a través
de la Dirección de Control de Bienes e Inventarios (DCBI).
En caso de que la UO adquiera activos directamente, deberá presentar adjunto al
comprobante fiscal, mínimo 2 cotizaciones para garantizar la adquisición en las
mejores condiciones favorables para el servicio, además de contar con el sello y
autorización de la DCBI y debidamente justificado por su Titular, siempre y cuando
haya sido solicitado con anterioridad a la DCBI, y no haya sido cubierta,
presentando la requisición cancelada y autorizada por el titular de la DCBI anexa a
la factura de compra.
Todos los activos fijos deberán solicitarse a través de requisiciones a la DCBI, las
cuales deben cerrarse antes de su entrega.
Todos los comprobantes de pago por compra de activos fijos deberán contener las
siguientes características: cantidad, unidad, descripción (marca, modelo y serie de
los activos).
En el caso de adquisiciones de vehículos se deberá:
ADQUISICIÓN DE
VEHICULOS
a) Ningún vehículo podrá ser adquirido directamente por la U.O., todos se
deberán tramitar a través de la DCBI para su adquisición.
b) Justificar la necesidad de la ocupación y las características de los vehículos
adquiridos.
c) Para el caso de vehículos usados se deberá anexar avalúo, y/o sujetarse a
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Dirección de Auditoría Interna
CONCEPTO
CRITERIOS
los precios establecidos en libro azul.
d) Las adquisiciones de vehículos que se llevan a cabo, no deberán incluir los
clasificados como de lujo.
En el caso de mantenimiento y reparación de vehículos se deberán canalizar a
través de la Dirección de Construcción y Mantenimiento en cualquiera de las
siguientes dos modalidades:
MANTENIMIENTO Y
REPARACIÓN DE
VEHÍCULOS
Para vehículos oficiales de la Institución se deberá:
a) Especificar en el razonamiento de los comprobantes, datos del vehículo, tales
como: marca, modelo, número de placas y responsable de la unidad y cargo
respectivo.
b) Recabarse sello y autorización de la DCM.
c) Solo se aceptarán gastos menores por reparaciones.
d) Nombre y firma de quien recibe el apoyo.
Para vehículos propios del personal al servicio de la UAS se otorgará apoyo
siempre y cuando:
a) Sean gastos menores por reparaciones.
b) Se realicen actividades relacionadas con el cumplimiento de las metas
establecidas en los planes de desarrollo institucionales de las Unidades
Organizacionales.
c) Nombre y firma de quien recibe el apoyo.
Especificar en el razonamiento de los comprobantes datos del vehículo, tales
como: marca, modelo, número de placas, responsable de la unidad y cargo
respectivo.
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CONCEPTO
CRITERIOS
Solamente se aceptarán como comprobantes de gastos, Facturas y/o Recibos de
Arrendamiento que cumplan con los requisitos fiscales.
Se optimizara la ocupación de los espacios físicos y el uso del mobiliario y equipo,
con base en las necesidades de la estructura administrativa de cada Unidad
Organizacional.
ARRENDAMIENTO DE
BIENES MUEBLES E
INMUEBLES
GASTOS DE
MANTENIMIENTO
En el caso de arrendamiento de bienes muebles se deberá:
a) Presentar la justificación correspondiente.
b) No disponer con el equipo arrendado en su inventario.
c) Contar con las características y accesorios para su uso y operación, en los que
deberá predominar la funcionalidad.
En el caso de arrendamiento de inmuebles, se deberá:
a) Evaluar la necesidad de la ocupación de los espacios físicos.
b) Celebrar el contrato respectivo.
c) Solicitar el comprobante oficial para tales efectos.
La Dirección de Construcción y Mantenimiento (DCM) será la responsable de
vigilar que los gastos por este concepto sean los estrictamente indispensables y en
apego a la disponibilidad presupuestal para garantizar el buen funcionamiento de
dichos bienes, debiendo realizar las siguientes acciones:
En el caso de Bienes Muebles:
a) Mantenimiento preventivo de la maquinaria, equipo y mobiliario.
b) Servicios de ajuste, lubricación, sustitución de piezas en mal estado y
supervisión de funcionamiento.
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CONCEPTO
CRITERIOS
c) Mantenimiento Correctivo: Reparación del bien incluyendo las refacciones
necesarias.
En el caso de Bienes Inmuebles:
a) Mantenimiento Preventivo: Limpieza general, repintado de paredes, revisión de
instalaciones eléctricas, hidráulicas y sanitarias.
b) Mantenimiento Correctivo: Sustitución de cableado y lámparas, tubería
hidráulica, sanitaria y puertas.
En el caso de que la Unidad Organizacional otorgue mantenimiento
directamente a los bienes muebles e inmuebles, deberá:
a) Contar con un mínimo de 2 cotizaciones cuando el gasto exceda a los
$3,000.00, para seleccionar la más idónea.
b) Solicitar autorización por escrito de la DCM de la zona respectiva antes de
realizar el egreso.
c) Cumpliendo con recibir la autorización en sentido positivo, realizar el egreso y
anexar el oficio de autorización a la factura correspondiente.
Fecha: 06 de Enero de 2012
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C. GASTOS NO AUTORIZADOS
En este rubro se consideran:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
Gastos personales.
Bebidas alcohólicas.
Propinas
Festejos de oficina.
Botanas (Alimento chatarra).
Renta de automóviles
Multas y recargos por infracciones a los reglamentos de transito, así
como arrastre de vehículo.
Multas y/o recargos por la presentación extemporánea de documentos.
Comisiones que cobran los bancos por insuficiencia de fondos en las
cuentas bancarias de la unidad organizacional.
Arreglos florales, coronas y esquelas por defunciones. Estos gastos
deberán canalizarse por la Dirección de Comunicación Social o
Vicerrectorías de las Unidades Regionales.
Regalos en general. Se exceptúa de esta prohibición los realizados en
atención a externos en eventos institucionales. (No artículos
personales).
Teléfonos Celulares y accesorios, excepto aquellos que a previa
solicitud autoricen los órganos de control y vigilancia de la Institución y
sea debidamente justificado por el Titular de la Unidad Organizacional.
Gastos por Prestaciones del Personal Académico y Administrativo a los
que tienen derecho contractualmente, tales como: colegiaturas, gastos
médicos, gastos dentales, lentes, etc., que deberán ser canalizados por
la instancia correspondiente para su pago.
Préstamos.
Anticipos de cualquier clase.
Todos aquellos gastos, que no tengan relación directa y que no sean
indispensables para el cumplimiento de los planes estratégicos de
trabajo de las Unidades Organizacionales
Fecha: 06 de Enero de 2012
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VI. A N E X O
PARA EFECTO DE PARTIDAS ENTREGADAS
POR CONCEPTO DE GASTOS A COMPROBAR
FECHA
RECIBI DE:
NOMBRE DEL TITULAR DE UO
LA CANTIDAD
DE $ _______________( CANTIDAD CON LETRA)
POR CONCEPTO DE
GASTOS A COMPROBAR, LA CUAL ME COMPROMETO A PRESENTAR EN
UN PLAZO DE ___________ DIAS A PARTIR DE RECIBIDA DICHA
PARTIDA.
DECLARANDO QUE DE NO PRESENTAR MI COMPROBACIÓN EN TIEMPO
Y FORMA, ES DECIR, SI NO COMPRUEBO EN LA FECHA ESTIPULADA Y
LOS COMPROBANTES NO REUNIERAN LOS REQUISITOS FISCALES
CORRESPONDIENTES PARA SU DEDUCIBILIDAD Y/O NO CUMPLIERAN
CON LAS POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS CONTENIDAS EN LA
NORMATIVIDAD UNIVERSITARIA, APROBADA POR EL H. CONSEJO
UNIVERSITARIO ACEPTO DE CONFORMIDAD QUE SE PROCEDA AL
DESCUENTO VIA NOMINA DE MI CHEQUE.
ATENTAMENTE
(NOMBRE DE QUIEN RECIBE)
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