Para acceder a Oficina Virtual con Certificado Digital, es necesario

GUÍA PARA INICIAR UN TRÁMITE DESDE LA OFICINA VIRTUAL
1.- INTRODUCCIÓN
Para acceder a Oficina Virtual con Certificado Digital, es necesario pulsar sobre el botón “Entrar con
certificado digital” que se muestra en la Figura 1, que nos llevará a la pantalla que se muestra en la Figura
2.
Figura 1: Pantalla de Inicio.
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Figura 2: Pantalla de acceso al sistema con Certificado Digital.
En esta pantalla pulsamos en el enlace
para acceder a la pantalla de la Figura 3,
desde la que aparecerá el listado de Certificados Digitales instalados en el navegador del equipo. El
usuario deberá seleccionar uno para poder acceder a la aplicación y pulsar sobre el botón aceptar.
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Figura 3: Selección del certificado digital.
A continuación (Figura 4) se mostrará el procedimiento a iniciar:
Figura 4: Lista de procedimientos administrativos.
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esta opción mostrará la pantalla descrita en la Figura 4
esta opción mostrará los trámites que actualmente se encuentran en proceso
de realización, tanto los propios como en los que estamos autorizados, tal y como recoge a continuación la
Figura 5:
Figura 5: Borradores de los trámites.
Esta opción mostrará los trámites que ya han sido presentados, propios o de
otro usuario que nos haya autorizado como tercero. La siguiente Figura 6 lo recoge:
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Figura 6: Trámites presentados.
2.- INICIO DEL PROCEDIMIENTO CON CERTIFICADO DIGITAL
2.1.- Documentos que componen un trámite
Un trámite está compuesto por los siguientes documentos:
•
Solicitud: formulario que se debe rellenar y firmar por uno o varios ciudadanos.
•
Anexos: anexo o anexos que puede tener un trámite y que es posible que tengan que firmarse.
•
Documentación a aportar: otro tipo de documentos, que sean obligatorios para presentar un
trámite y que deben firmarse para presentarlo.
•
Otros Documentos: documentos adicionales que pueden adjuntarse al trámite.
2.2.- Iniciar un trámite
Para iniciar un trámite debemos estar en la pantalla de “Iniciar Trámite” (Figura 4). Una vez en ella
pinchamos sobre
. Se muestra la pantalla de la Figura 7.
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Figura 7: Inicio de un trámite.
Pulsamos
y veremos la Figura 8, que es la pantalla que recoge el formulario que el usuario debe
cumplimentar para realizar el trámite:
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Figura 8: Pantalla para rellenar la solicitud.
Se nos muestra un texto informativo junto con el botón
:
“La información contenida en este formulario será almacenada en los sistemas de la Universidad.
Pulse guardar para continuar”
De esta forma, el ciudadano tiene conocimiento de que los datos que está introduciendo quedarán
almacenados en los sistemas de la Universidad. Dará su conformidad pulsando sobre el botón
, o bien pulsando sobre el botón
para salir del formulario y no guardar el
documento.
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En todo momento está visible en la pantalla el botón
procedimiento correcto a seguir.
, que explicará los pasos del
Cuando se guardan los datos, aparece el documento relleno por el usuario en formato PDF, desde el que
podrá imprimir el formulario o guardarlo en su ordenador.
Imprimir
Guardar en el
ordenador
Figura 9: Solicitud en formato PDF.
Si el documento tiene validaciones (ejemplo, NIF correcto), y las casillas no se rellenan correctamente, el
sistema lo indicará de la siguiente manera:
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Figura 10: Mensaje de error de Validaciones al guardar un documento.
Y hasta que no lo hagamos correctamente no dejará guardar el documento.
Si le damos a
aparecerá la pantalla de Mis Borradores (Figura 11), donde podremos volver a
editar nuestra solicitud, proceder a firmarla o adjuntar documentos:
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Figura 11: Mis borradores.
3.- FIRMAR UN DOCUMENTO
La firma permite validar y certificar la identidad de la persona que está rellenado los datos, y corrobora que
éstos se pueden enviar correctamente. En el caso de que se haya rellenado una solicitud, está debe ser
firmada para que el trámite pueda ser presentado.
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Debe indicarse que, para que una solicitud/anexo se pueda firmar, esta debe estar correctamente
guardada.
La firma de una solicitud/anexo puede ser simple o múltiple, es decir, que puede ser firmada sólo por una
persona o por varias. Una solicitud/anexo tendrá firma múltiple cuando junto al botón
aparezca un asterisco. El proceso de firmar una solicitud/anexo es el que se expone a continuación:
En el trámite que estemos haciendo, una vez cumplimentado correctamente todo el formulario pulsamos
sobre el botón
. A continuación aparecerá una pantalla con el documento y un botón para
firmarlo, tal y como se muestra en la Figura 12:
Figura 12: Firma de un documento.
A continuación, pulsaremos sobre el botón
. Si el documento tiene campos obligatorios y no
están rellenos, el sistema lo indicará de la siguiente manera:
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Figura 12: Mensaje de error de Campos Obligatorios al firmar un documento.
Así que debemos pulsar volver, y nos tendremos que dirigir a editar el documento. Corrigiendo los errores
que se nos han mostrado.
Si la solicitud está rellena, nos aparecerá la pantalla para seleccionar el certificado digital con el que
queremos firmar (Figura 3)
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Figura 13: Pantalla de firma realizada correctamente.
Pulsamos Volver y veremos como nuestra solicitud aparece como “Firmada” (Figura 14)
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Figura 14: Vista de la solicitud firmada.
4.- ADJUNTAR OTROS DOCUMENTOS
Antes de presentar el trámite, se tiene la opción de adjuntar documentación complementaria a los datos de
los documentos presentados. Para ellos debemos pulsar sobre
trámite que estamos realizando. Esta acción nos lleva a la siguiente pantalla:
en la pantalla del
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Figura 15: Adjuntar documentación complementaria.
permite volver a la pantalla anterior.
permite examinar los directorios del ordenador del usuario para buscar el documento a
adjuntar.
una vez que se ha seleccionado el archivo a adjuntar, lo hace de forma definitiva.
En el área de texto libre, el solicitante introducirá un texto descriptivo relacionado con la documentación
que adjunta. Aquí se debe indicar el motivo por el cual se adjunta la documentación.
Si pulsamos sobre el botón Examinar, aparecerá un cuadro de diálogo desde dónde podemos seleccionar
iremos de nuevo a la pantalla de trámites
el fichero que deseamos adjuntar. Al pulsar
presentados donde aparecerá que el documento adicional ha sido añadido, tal y como se muestra en la
Figura 16:
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Figura 16: Documentación adicional presentada.
Desde esta pantalla podremos eliminar el documento adicional adjuntado, visualizarlo o firmarlo. Para
poder presentar la documentación adicional, ésta debe estar firmada. Para hacerlo, pulsamos sobre el
botón
y elegiremos el certificado digital con el que queremos firmar (Figura 3).
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Figura 17: Firma digital de documentación complementaria.
Si todo es correcto, volverá a la pantalla del trámite que se está realizando con la información actualizada
de las operaciones realizadas.
5.- PRESENTACIÓN DEL TRÁMITE
Para presentar un trámite, los formularios rellenados y documentos adjuntados deben aparecer en el
, que nos llevará a la pantalla donde se nos
estado “Firmado”, pulsaremos el botón
muestra el documento ya con el sello de Registro de la Universidad. El documento que aparecerá en
pantalla tendrá un texto que indica que el ciudadano debe guardar en su ordenador o imprimir el
documento que se muestra en formato PDF a modo de resguardo, tal y como recoge la Figura 18:
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Imprimir
Guardar en el
ordenador
Figura 18: Resguardo del documento presentado.
Si le damos a Continuar, vemos la Figura 19, donde aparece el identificador del registro, la fecha del
registro y el DNI de la persona que ha presentado la solicitud.
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Figura 19: Información del trámite presentado.
6.- CAUSAS A SUBSANAR
Una vez que se ha presentado el trámite, tenemos la posibilidad de guardar un listado detallado de las
causas que queremos subsanar. Al pulsar el botón
nos aparecerá la siguiente pantalla:
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Figura 20: Formulario de Causas a Subsanar.
En este formulario todos los campos son obligatorios. Hay que reseñar que el código @ries es el número
de Registro que se le asigna al crear el asiento en Registro General de la Universidad Pablo de Olavide de
Sevilla, de la solicitud presentada, y en la caja de texto de Causas es donde se indicarán las causas a
subsanar.
y
Cuando hayamos terminado de rellenar todos los campos, procederemos a pulsar
se almacenará en formato PDF en los sistemas de la Universidad.
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Figura 21: Mensaje de Aviso, Causas a Subsanar firmado satisfactoriamente.
Si le damos a Aceptar, vemos la siguiente Figura 22, donde aparece el identificador de la firma, el
identificador del registro, la fecha del registro y el DNI de la persona que ha presentado la subsanación.
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Figura 22: Actualización de causa de subsanación presentada.
Para visualizar el recibo de la presentación de la documentación, pulsamos
contenido de la Figura 23.
y se muestra el
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Figura 23: Recibo de la causa presentada.
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