Tecnologías de Información como apoyo a la Estrategia De las Instituciones Prestadoras de Salud en Colombia Daniel R CERINZA Maestría Gestión de Información, Escuela Colombiana de Ingeniería Bogotá, Cundinamarca 1111666, Colombia Victoria E OSPINA Maestría Gestión de Información, Escuela Colombiana de Ingeniería Bogotá, Cundinamarca 1111666, Colombia RESUMEN La tecnología al servicio del negocio, no el negocio al servicio de la tecnología. Es importante tener clara esta relación para que las tecnologías de Información (TI) son un generador de beneficios en las organizaciones. En este artículo se habla de la importancia de las tecnologías de información en las instituciones prestadoras de salud, la arquitectura empresarial (AE) en este sector. Este tipo de proyectos es bastante ambicioso por lo cual surge la necesidad de mostrar una manera de identificar y medir los posibles beneficios que se pueden llegar a generar. Finalmente se plantea una posible metodología para construir un modelo que identifique y mida los beneficios del uso de las TI en una organización prestadora de servicios de salud. Palabras Claves: Arquitectura empresarial, TOGAF, gestión de beneficios, gestión de valor, COBIT, Modelo de evaluación arquitecturas, valor del negocio 1. INTRODUCCIÓN La alineación de la tecnología de información con la estrategia del negocio es la única opción de asegurar la generación de los beneficios esperado por las organizaciones con la inversión en tecnología. Es por esto que la arquitectura empresarial provee una visión holística de los procesos de negocio, sistemas de información e infraestructura tecnológica [1]. Al brindar una alineación estratégica con la organización, la arquitectura empresarial debe producir diferentes tipos de beneficios para los interesados en la organización y para ella misma. Para realizarla existen diferentes marcos de referencia como Zachman, TOGAF, DODAF entre otros. Un proyecto de esta magnitud puede traer grandes beneficios, pero también puede ser un fracaso si no se muestran y no es clara la manera de comprobar como este puede ayudar a mejorar la productividad de la organización. Actualmente las organizaciones ven la tecnología como un factor diferenciador, es aquí donde la definición de la arquitectura empresarial, articula los diferentes esfuerzos organizacionales y dar las bases para realizar las inversiones adecuadas y oportunas en tecnología para apoyar los objetivos estratégicos de la organización. Es por eso que surge la necesidad de proponer una metodología para verificar si la AE está cumpliendo con los objetivos propuestos, para tomar medidas y cumplir el objetivo inicial: “La tecnología al servicio del negocio”. 2. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO A LAS INSTITICIONES DE SALUD EN COLOMBIA El Ministerio de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones MinTic en el marco de su agenda estratégica de Vive Digital, pretende generar escenarios apropiados para la preparación de estándares nacionales y normalización en asuntos de Informática Médica. Esta iniciativa pretende realizar la arquitectura empresarial hospitalaria en el contexto colombiano, la cual deben contar con la representación de las principales entidades del Sector Salud de Colombia. La generación de este tipo de propuesta pretende definir directrices tanto tecnológicas como procedimentales, bajo esquemas que garanticen la integridad, la confidencialidad y la disponibilidad de la información en interoperabilidad para la historia clínica electrónica, telesalud y mSalud. En este entorno cambiante actual se hace cada vez más necesario el acceso rápido y fiable a la información para la toma de decisiones eficiente. A nivel país, Colombia ha tomado conciencia de la necesidad de vincular el uso estratégico de la TI en el sector salud del país y desde el 2008 con el lanzamiento del Plan Nacional de TIC, se formalizó esta vinculación. El plan define el siguiente objetivo general, para este sector: "Lograr altos niveles de calidad y cubrimiento de los servicios de salud a partir de la instalación de infraestructura tecnológica y apropiación y uso eficaz de la TI". Adicionalmente, el plan establece objetivos específicos, a continuación se enuncian los más relevantes: 1) Hacer un uso eficaz de la TI para lograr altos niveles de calidad y cubrimiento de los servicios de salud para todos los colombianos, que permita mejorar la calidad de vida, prevenir errores médicos, reducir costos, aumentar la eficiencia administrativa y masificar el acceso al cuidado de la salud. 2) Proveer acceso a la infraestructura de la TI con estándares de niveles de servicio de clase mundial e interoperabilidad, para el sector de la salud a lo largo y ancho del país, que le permita la entrega de servicios médicos eficientes e igualitarios. 3) Crear un ambiente favorable que estimule el aprovechamiento de escenarios digitales, con las siguientes características: a. Que conecte iniciativas y conocimientos, y así mismo optimice las exigencias e intercambios de información. b. Que permita que la información fluya oportunamente y con la calidad y confiabilidad necesaria, entre los diferentes actores del sistema, para garantizar una rápida y excelente atención de los pacientes. c. Que realice investigación aplicada y benchmarking sobre nuevas metodologías y tecnologías que permitan mejorar las acciones que realiza el país en la aplicación de la TI en el sector salud. De esta manera el plan establece que cualquier acción sobre el sector salud, deberá contemplar el uso estratégico de la TI a fin de mejorar los procesos del sector en las áreas de promoción, prevención y atención, tanto en la parte científica y de cuidado de los pacientes como en la parte de gestión. 3. ARQUITECTURA EMPRESARIAL PARA INSTITCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD La definición de la Arquitectura Empresarial (AE) en un Instituto Prestador de Servicios de Salud (IPS) espera obtener (1) un diagnóstico real de la organización (misión, visión, principios, valores y objetivos, metas, indicadores, estrategia y proyectos.), que garantiza un buen conocimiento de los diferentes componentes y la relación entre ellos; además de proporcionar la correcta definición de todos los procesos y su integración, evidenciando el soporte que pueden ofrecer las herramientas de tecnología. Este apoyo tecnológico permitirá contar oportunamente con información suficiente y necesaria para la exitosa toma de decisiones asegurando su competitividad, la generación de valor basada en la correcta prestación de servicios, la optimización de sus recursos y la correcta planificación de su evolución. (2) un ajuste a los procesos que requieran un trabajo de mejora buscando mejorar su productividad y eficiencia; y (3) una propuesta de la acertada organización y divulgación de la información interna y externa a la comunidad, así como del adecuado soporte de las herramientas de Tecnologías de Información (TI) a los procesos institucionales. Estos aspectos permitirán fortalecer a las IPS y alcanzar eficientemente los objetivos misionales, mediante la oportuna toma de decisiones, basados en la ejecución de los planes propuestos a partir de las necesidades y oportunidades que se descubran con este ejercicio, permitiendo a la IPS ser una organización competitiva, innovadora y líder en el mercado. La Arquitectura Empresarial es la respuesta a la necesidad de la Alta Gerencia de las organizaciones de contar con un contexto estratégico para la evolución de los sistemas de información teniendo en cuenta que la efectiva gestión y utilización de la información, a través de la TI, es un elemento clave para el éxito del negocio y un medio indispensable para obtener ventajas competitivas. La información es un recurso fundamental y estratégico en cualquier organización. Se constituye en el modelo conceptual que define la estructura y la operación de una organización con el objetivo de determinar el cómo ella logrará, lo más efectivamente posible, los objetivos y el cumplimiento de los propósitos misionales. Cualquier organización, es un sistema complejo con muchos tipos de componentes incluidos los procesos y funciones del negocio, la alta dirección, la estructura organizacional, la distribución física, los recursos de información y de computación, los recursos financieros, la tecnología y las estrategias, planes, políticas y estructuras de gobierno que tiene la organización. La Arquitectura Empresarial puede mostrar cómo todas estas componentes y otras están integradas para alcanzar los objetivos presentes y futuros y desarrollar los propósitos misionales. 4. GESTIÓN DE BENEFICIOS El valor se define como la mejora del comportamiento de la organización frente a las métricas de negocio (que miden lo que reciben aquellos para quienes existe y a quienes presta servicios la organización), y el aumento neto de los ingresos disponibles para prestar dichos servicios, que surgen de la inversión. [2] Lo cual generar beneficios tanto a nivel interno de la organización como al entorno donde esta funciona. Desde el punto del área de TI, la generación de beneficios no es tangible como en otras áreas de la organización. Se puede comparar con los premios que se dan al área de ventas por los resultados económicos, pero es difícil encontrar una felicitación a una persona de TI. Esto ha sido consecuencia a la mala gestión de los gerentes de TI al no alinear las metas de TI con las metas de negocio [3]. Para afrontar esta falencia se han desarrollado marcos de referencia como Val IT, que Val IT provee principios de gestión de valor probados, procesos y prácticas que le permiten a las organizaciones maximizar la entrega de valor de negocio de las inversiones en TI [2]. Al TI ser parte del negocio, empieza a ser transversal a cualquier parte de la organización, que tiene que ir desde la prestación del servicio, el recursos humano, la estrategia, las metas corporativas, la infraestructura, la gestión, la ley y ética, lineamientos legales, entre otras. Las organizaciones necesitan estar alineadas entre TI y negocio, por eso surge COBIT 5 que un marco de trabajo integral ayudando a las empresas a alcanzar sus objetivos de gobierno y gestión de las TI corporativas [4], mostrando una visión holística de la organización, asignando funciones específicas a TI como apalancamiento del negocio. Es muy importante tener en cuenta la gestión del portafolio de proyectos y la consolidación de la oficina de proyectos, de tal manera que todo proyecto realizado en la organización este alienado con las metas específicas del negocio. Cuando se habla de generación de valor se hace una promesa que genera diferentes tipos de expectativas para los involucrados. Es por eso que se debe plantear un proceso estructurado de beneficios que permita seguir un flujo de trabajo claro y organizado. Este proceso permite encontrar los beneficios que se pueden llegar a obtener de los proyectos de TI luego de su implementación. Es muy importante recordar que un beneficio se obtiene cuando se genera valor. 5. GENERANDO BENEFICIOS DESDE UNA ARQUITECTURA EMPRESARIAL Un proyecto de arquitectura empresarial al ser transversal para la organización debe tener en cuenta a todos los colaboradores de la organización. Si estos no están satisfechos con el ejercicio de arquitectura, este solo será archivado como un proyecto más. Este tipo de proyectos duran demasiado tiempo (Depende del tamaño de la organización) generando un riesgo bastante grande, pues lo que se puede llegar a proponer, tal vez ya no sea lo que necesita la organización. Es por eso que se deben recordar las metodologías agiles de desarrollo de software cuando sugieren trabajar por pequeñas fases e iteraciones, generando resultados más rápidos y tangibles. Dentro del marco de referencia TOGAF 9.1, en su metodología habla del ADM (Architecture Development Method) el cual es un manual de buenas prácticas para desarrollar el contenido de la arquitectura y llevar a cabo la realización de las arquitecturas planteadas [5]. Luego de revisar ese método, se ha llegado a la conclusión que hace falta incluir la gestión de beneficios desde la definición del proyecto de arquitectura, el desarrollo del mismo y el post proyecto pues dada su naturaleza, el valor intrínseco de una AE no será experimentado por sus grupos de interés directamente, sino sólo indirectamente [6] Al existir esta necesidad, se desarrollará un modelo de medición de beneficios para una arquitectura empresarial basada en TOGAF 9.1. Tomando como punto de partida los aportes de Andreas Dietzsch, Christian Kluge y Michael Rosemann el cual está reflejado en el artículo How to Realise Corporate Value from Enterprise Architecture [6] y el artículo de Niemi Eutu Enterprise Architecture Benefits: Perceptions from literature and Practice [1]. 1) 2) 3) 4) 5) Generando un modelo que tenga en cuenta los beneficios que pueden generarse para los interesados y evaluar si un proyecto de arquitectura empresarial está aportando realmente a la productividad organizacional. Para generar este modelo se han propuesto los siguientes pasos: 6) Definir los beneficios esperados con el proyecto: Trabajo conjunto que se realiza con los interesados de alto nivel de la organización para conocer los beneficios esperados. Definir un conjunto de indicadores de los beneficios esperados: Los beneficios se deben medir, para ello se define un conjunto de indicadores, para hacer un comparativo entre el estado actual y el deseado. También es importante revisar cada uno de los componentes de la arquitectura (Documentos, artefactos, fases de TOGAF, habilidades del equipo de proyecto, gestión del cambio, entre otras) [7] Re-definir los indicadores y beneficios, basados en las metas de gobierno de TI de COBIT 5 y el estado colombiano: COBIT 5 es el compendio de buenas prácticas de gobierno corporativo y gobierno de TI, es por eso que los indicadores que se definan, al igual que los beneficios deben estar relacionados con esas buenas prácticas. Establecer el estado actual de los indicadores: Para determinar si se cumple o no con los beneficios, es necesario diseñar una serie de instrumentos que permitan conocer el estado actual, para en un futuro realizar los comparativos necesarios y generar planes de mejora a partir de los resultados obtenidos. Construir modelo de medición para cada uno de los indicadores: Un modelo de arquitectura empresarial debe apuntar hacia una mayor aceptación general como un pre-requisito para su uso real [6] , es por eso que cada indicador se debe evaluar por aparte. El modelo será construido tomando como referencia los modelos: Éxito de un sistema de información y realización del valor de una arquitectura empresarial. Realizando una adaptación para el marco de referencia TOGAF 9.1 Definir un cuadro de mando para realizar seguimiento: Donde se mostrará el estado de cada indicador mediante una aplicación para Office 365. Es importante aclarar esta propuesta de trabajo futuro, en un próximo artículo se mostraran los resultados de la construcción de un modelo para TOGAF 9.1. 6. CONCLUSIONES La arquitectura empresarial realiza la estructuración entre la estrategia corporativa y la estrategia de tecnología, alineándose para conseguir benéficos para la organización. La relación con los interesados que trabajan de manera sistemática construye la visión futura de la organización, la arquitectura futura, generando beneficios que aportarán al crecimiento del negocio. La forma de medir el éxito de la arquitectura empresarial y su aporte a los beneficios del negocio, son la forma de dar valor e importancia a los proyectos de arquitectura empresarial. La definición del plan estratégico de tecnología (PETI) y la definición del plan de ruta para llevar de la arquitectura empresarial actual a la arquitectura empresarial futura, La barrera cultural de la organización que se opone normalmente a los cambios, se aprovecha con la buena comunicación 7. REFERENCIAS [1] N. Eetu, «Enterprise Architecture Benefits: Perceptions from Literature and Practice,» de Proceedings of the 7th IBIMA Conference Internet & Information Systems in the Digital Age, Italy, Brescia, 2006. [2] L. J. Mosquera, «GESTIÓN DEL VALOR EN PROYECTOS,» de XI Jornada de Gerencia de Proyectos de TI, Bogotá, 2014. [3] M. Martinez, Que se quiere, Bogotá, 2012. [4] ISACA, COBIT 5, Rolling Meadows, IL, EEUU: ISACA, 2012. [5] The Open Group, TOGAF Vesrion 9.1, U.S.: The Open Group, 2011. [6] A. Dietzsch, C. Kluge y M. Rosemann, «How to Realise Corporate Value from Enterprise Architecture,» Proceedings of the 14th European Conference on Information Systems, 2006. [7] T. Ylimäki, «POTENTIAL CRITICAL SUCCESS FACTORS FOR ENTERPRISE ARCHITECTURE,» Journal of Enterprise Architecture, vol. 2, nº 4, pp. 29-40, 2006.