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CÓMO APLICAR EL ENI:
SEGUNDOS PASOS
Como aplicar el ENI:
Segundos pasos
Antecedentes
En 2013 dijimos que las obligaciones legales eran….
Obligaciones legales
11/2007 4/2010
Conservar en formato electrónico los
documentos electrónicos, evidencias firmadas, 1.2
y otra información original que forme parte de
6.2.f
un expediente, garantizando en todo
16.3
momento su autenticidad, fiabilidad, integridad
31
y disponibilidad
Utilizar la firma electrónica y el sellado del
tiempo para la creación de documentos
electrónicos y copias válidos
Mantener un inventario de información
administrativa, procedimientos y servicios
clasificados en familias
Mantener una relación actualizada de
órganos administrativos, codificados de
forma unívoca
29
30
9.1
9.1
Mantener un catálogo de estándares
Definir una política corporativa de gestión de
documentos y expedientes
Crear expedientes electrónicos y garantizar su
integridad mediante el foliado electrónico
Identificar los documentos electrónicos
mediante un identificador único e inequívoco
Identificar los documentos electrónicos
mediante los metadatos mínimos
obligatorios y complementarios
Identificar los documentos electrónicos
mediante un sistema de clasificación
funcional y normalizado
11.3
21.1.a
32
21.1.b
Obligaciones legales
11/2007 4/2010
Aplicar un periodo de conservación establecido por
la comisión calificadora competente
Garantizar el acceso completo en línea a los
documentos, sus firmas y metadatos, durante todo el
periodo de conservación
Adoptar medidas para asegurar la conservación de
los documentos y su valor probatorio a lo largo de
su ciclo de vida mediante transformación.
Garantizar la coordinación horizontal entre el
responsable de gestión de documentos y los
restantes interesados
Transferir los expedientes a repositorios
electrónicos a efectos de conservación
Borrar la información y destruir físicamente de los
soportes dejando registros
Asegurar la formación tecnológica del personal
responsable de la ejecución y del control de la
gestión de documentos, de su tratamiento y de su
conservación en los archivos
21.1.f
21.1.g
21.1.h
21.1.i
21.1.j
21.1.k
21.1.l
Documentar los procedimientos y de las medidas
de identificación, recuperación, control y tratamiento
de los documentos electrónicos
21.1.m
21.1.d
Creación de repositorios electrónicos equivalentes
en cuanto a su función a los archivos convencionales
21.2
21.1.e
Rediseñar los procedimientos con anterioridad a
su automatización
21.1.c
34
Como aplicar el ENI:
Segundos pasos
Antecedentes
Y que dicho contexto normativo y legal, por tanto, nos obligaba a cubrir…
ASPECTOS ORGANIZATIVOS
Consultoría
ASPECTOS TÉCNICOS
Implementación
Proyecto de gestión documental
Como aplicar el ENI:
Segundos pasos
Antecedentes
Planteábamos cuatro objetivos en el proyecto….
Definir el Marco
conceptual de gestión
documental de la
organización
Implementar una capa de
Interoperabilidad en materia de
gestión de documentos-e y
expediente-e:
Implantar un sistema de gestión
de documentos-e y digitalización
para toda la organización.
Unificar la gestión de documentos
físicos y electrónicos, hasta la
destrucción o transferencia
Como aplicar el ENI:
Segundos pasos
Antecedentes
Y explicamos, desde la visión de TECNOCOM, cómo realizar la definición del
Marco conceptual….
IDENTIFICACION
ACTIVIDADES Y SERIES
Identificar las actividades y
servicios de la
organización, las series en
donde se documentan, y
las implicaciones legales
y tecnológicas que supone
la adaptación a la
normativa
ANALISIS Y DEF. MODELO DE GEST. DOCUMENTAL
Determinar el Ciclo de
vida de los documentos y
definir el Modelo de
gestión documental y
Esquema de metadatos
más adecuado para la
organización
DISEÑO Y DOCUM. MARCO DE REFERENCIA
Realizar el diseño del
Marco de referencia que
sustente el Modelo,
definiendo la Política de
Gestión documental y
resto de procedimientos e
instrumentos necesarios
Como aplicar el ENI:
Segundos pasos
Aplicación del ENI: Estado de situación
Ciclo de Vida del documento
¡Es necesaria la definición del ciclo de vida y no se da la importancia que merece!
Las organizaciones se preocupan en dar una solución documental a esta fase,
“despreocupándose” de la necesidad de mantener con todas las garantías el
documento en fases posteriores
Como aplicar el ENI:
Segundos pasos
Aplicación del ENI: Estado de situación
Uso del eEMGDE como esquema de metadatos de referencia
El eEMGDE es un esquema de metadatos de referencia magnífico para su uso
INCONVENIENTES ACTUALES
 La versión actualmente publicada no “estaba” preparada para aplicar en entornos
monoentidad, tenía algunos errores y no trataba algunos metadatos importantes.
Se está elaborando una nueva versión
 No sólo es difícil la implementación del completo esquema en un entorno
multientidad, sino que los gestores documentales no están preparados para
aplicar modelos de metadatos de entornos multientidad.
Como aplicar el ENI:
Segundos pasos
Aplicación del ENI: Estado de situación
Política de Gestión de Documentos electrónicos
• Definición de roles y responsabilidades
de cada uno de los agentes del el
sistema.
Política de
Gestión de
Documentos
electrónicos
• Descripción del programa de
tratamiento y cada de uno de los
procesos de gestión de
documentos que conforman ese
programa.
• Determinación de los procedimientos
de seguimiento, auditoria, formación
y revisión del sistema.
Destrucción
Captura
Registro
Transferencia
Clasificación
Conservación
Descripción
Calificación
Acceso
En algunas organizaciones se han puesto a definir la Política de Gestión de
Documentos electrónicos antes que nada, sin tener claro cual es el ciclo de vida de
sus documentos, el modelo de gestión documental que van a adoptar, y sin tener
definidos los instrumentos mínimos necesarios.
Como aplicar el ENI:
Segundos pasos
Aplicación del ENI: Estado de situación
Aplicación de la Firma electrónica
El mayor inconveniente de la aplicación de la NTI de
Política de Firma electrónica y certificados no ha sido la
generalización del uso de la firma, a lo que ya se estaba
acostumbrado, sino su CONSERVACIÓN.
 Validez de certificados. Puede que haya firmas cuyos
certificados han caducado ANTES de aplicar
mecanismos de conservación.
 Mecanismos de resellado. La firma debe incluir todas
las evidencias antes del sello, y hay circunstancias en
que se sellan sin tener evidencias.
 ¿Cómo aplicar el resellado?
 Y ¿hasta cuándo?.
Como aplicar el ENI:
Segundos pasos
Aplicación del ENI: Estado de situación
Copias auténticas
Una copia auténtica es un nuevo documento con valor probatorio pleno sobre los
hechos o actos que documenta y equivalente al documento original
• Si bien la NTI de Digitalización de documentos está suponiendo una gran ayuda en los
proyectos de digitalización, la NTI de Copiado y Conversión está creando alguna
controversia.
• Se confunden los duplicados con las copias auténticas.
La Guía de aplicación dice:
Si el contenido y formato del documento a generar es igual al del original, debe tratarse como una
representación del documento electrónico original: es un documento original.
• Se confunden también compulsas y copias auténticas.
• ¿Puede generarse copias auténticas con cambio de formato a libre albedrío?
La generación de un nuevo documento electrónico como copia electrónica autentica con cambio de formato puede ser
motivado por diferentes causas:

Políticas de conservación de documentos electrónicos.

Normalización de formatos.

Garantía de independencia tecnológica.

Obsolescencia tecnológica.

Cualquier solicitud razonada que derive en un cambio de formato.

Otras decisiones estratégicas
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Segundos pasos
Aplicación del ENI: Estado de situación
Conservación permanente de documentos electrónicos
La siguiente cita de la ISO 15489 resalta la importancia de la función de preservación:
Los documentos contienen información que constituye un recurso valioso y un activo
importante de la organización. La adopción de un criterio sistemático para la gestión de
documentos resulta ESENCIAL para las organizaciones y la sociedad, a fin de proteger y
conservar los documentos como evidencia de sus actos.
• La progresiva producción de documentos electrónicos originales, cuyas características
difieren del documento tradicional en soporte papel, hace necesaria la definición de una
estrategia de conservación digital, que garantice la conservación de los mismos, así
como su disponibilidad.
• Dicha estrategia debe ser proactiva, es decir, que se anticipe a la posible obsolescencia
de los formatos y soportes, ya que los cambios tecnológicos son constantes.
• Asimismo, debe describir las condiciones físicas y funcionales del subsistema de
preservación digital de la organización o Archivo Seguro, cuyo cometido debe ser:
•
•
Proporcionar una custodia permanente de documentos electrónicos, asegurando la integridad
y autenticidad de los documentos.
Garantizar el acceso para consulta y copia de los documentos durante su custodia y ejecutar
las peticiones de puesta a disposición de otras instituciones.
Como aplicar el ENI:
Segundos pasos
Aplicación del ENI: Estado de situación
Conservación de evidencias electrónicas
Las evidencias electrónicas son registros conservados en una base de datos, resultado
de automatizar determinados procedimientos administrativos, como Registro General,
Gestión Contable, Nóminas, Padrón de Habitantes…, que antes estaban soportados en
documentos en soporte papel.
¿Cómo conservarlas?
¡Hay que definir el procedimiento que describa su tratamiento!
•
Proceso de transformación a “documento”:
o
POSIBLE
SOLUCIÓN
o
o
•
•
Exportación de los datos a ficheros planos en formato CSV, y con ellos se proceda a
generar un empaquetado en forma fichero comprimido zip.
Obtención de un documento PDF/A-2, resultado de imprimir los registros de la
base de datos.
Y conservación, junto a estos ficheros, de toda la documentación sobre la base de
datos: modelo de datos, modelo lógico y físico, diagramas entidad-
relación…
Formalización ENI al dicho empaquetado (zip) y al pdf obtenido.
Aplicación del resto de medidas de conservación explicitadas en la Política o
Norma técnica de Conservación establecida por la organización.
Como aplicar el ENI:
Segundos pasos
Aplicación del ENI: Estado de situación
Solución técnica soporte del SGD
• Se confunde Sistema de Gestión de Documentos electrónicos con Archivo electrónico.
Atendiendo a lo especificado en la Guía de Aplicación de la NTI de Política de Gestión de
Documentos Electrónicos
Un sistema de gestión de documentos electrónicos podría definirse como la aplicación del marco
definido por la política de gestión de documentos electrónicos de una organización en el que se
diseñan, implantan y desarrollan las prácticas de gestión de documentos electrónicos establecidas
en forma de programa de actuación, dotándose de los recursos oportunos para su
funcionamiento
En el RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en
el ámbito de la Administración Electrónica dice:
las Administraciones públicas crearán repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes
en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de
vida de los documentos electrónicos
¡El Archivo electrónico es un recurso del SGD!
• ¿Es suficiente con un gestor documental?
Como aplicar el ENI:
Segundos pasos
Aplicación del ENI: Estado de situación
Pero todo no son inconvenientes…
• Está suponiendo para las organizaciones un poner
orden en su gestión documental.
• Les está sirviendo para conocer mejor sus
funciones,
actividades
y
competencias
encomendadas.
• Está siendo una oportunidad clara para realizar una racionalización de
procedimientos y de procesos documentales innecesarios.
• Y una buena ocasión de sustituir el documento en soporte papel por el de soporte
electrónico con todos los BENEFICIOS que ello conlleva.
Aplicación del ENI: Solución técnica propuesta
Premisas indispensables
El planteamiento que hace Tecnocom para la construcción de una solución que permita la
adaptación el ENI se basa en las siguientes premisas.
 Uso de un sistema de gestión documental.
 Independencia del fabricante.
 Facilidad de integración desde aplicaciones externas.
 Posible necesidad de interfaz específica de gestión de Expedientes.
 Basado en estándares
Aplicación del ENI: Solución técnica propuesta
Arquitectura
Integración con
Terceros
Clientes Externos
Subsistema de
Interfaz
Subsistema de Servicios
API
CMIS
Subsistema de Gestión Documental
Servidor de Ficheros
Base de datos
Aplicación del ENI: Solución técnica propuesta
Subsistema de servicios
Servicios de Documentos
Servicios de Expedientes
Servicios de Búsquedas
Servicios de Clasificaciones
Servicios de Records Manager
Servicios de Regulaciones
Servicios NTIs
Servicios de Firma
Aplicación del ENI: Solución técnica propuesta
Subsistema de servicios: Documentos y Expedientes
Servicios de Documentos
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Obtener Documento
Actualizar Documento
Eliminar Documento
Crear contenido
Eliminar contenido.
Versionar
Obtener Versión
Obtener agregación
Crear agregación
Actualizar agregación
Borra Agregación
Crear Documento en Agregación
Vincular Documento a Expediente
Desvincular Documento de Expediente
Mover Documento de Expediente
Crear Documento en Serie
Crear Documento en Tarea
Servicios de Expedientes

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

Obtener Expediente
Obtener Fase
Obtener Tarea
Crear Expediente
Crear Subexpediente
Actualizar Expediente
Borrado Lógico Expedientes
Borrar Expediente
Descargar
Aplicación del ENI: Solución técnica propuesta
Subsistema de servicios: Búsquedas, Clasificaciones, RM y Regulaciones
Servicios de Búsquedas
 Búsqueda WordText
 Búsqueda Avanzada
 Búsqueda Experta
Servicios de Records Manager






Obtener Record
Actualizar Record
Declarar como record Expedientes
Declarar como record Documentos
Abrir carpeta RM
Cerrar carpeta RM
Servicios de Clasificaciones
 Obtener Árbol de Clasificación
 Obtener Detalle de Clasificación
 Actualizar Clasificación
Servicios de Regulaciones

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




Obtener Regulaciones
Obtener Detalle de Regulación
Crear Regulación
Actualizar Regulación
Eliminar Regulación
Aplicar Clasificaciones Regulación
Eliminar Clasificaciones Regulación
Aplicación del ENI: Solución técnica propuesta
Subsistema de servicios: NTIs y Firma
NTIs
 Formalizar Documentos
 Formalizar Expediente
 Generar Índice Electrónico de
Expediente
 Eliminar Índices Electrónicos del
Expediente
 Generar Huella Digital de Documentos
 Firmar Índice Electrónico
 Exportar Expediente ENI
Firma

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
Realizar Firma de Usuario
Validar Firma de Usuario
Realizar Firma de Servidor
Validar Firma de Servidor
Validar Certificado
Realizar Sellado de Tiempo
Co-firmar
Actualización Firma
Aplicación del ENI: Solución técnica propuesta
Caso de éxito: Anaqu-el
Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes de contratación
de servicios y obras de infraestructuras de transporte de la Agencia de Obra Pública de la
Junta de Andalucía.
Objetivos del proyecto
 Creación de un modelo documental.
 Particularización del modelo documental para los expedientes de contratación servicios de
Obras de Infraestructuras de Transportes.
 Preservación de los documentos electrónicos.
 Dar soporte a las normativas de interoperabilidad.
 Permitir la integración con otros sistemas.
 Ofrecer una interfaz de usuario usable y sencilla.
 Garantizar la seguridad de la información.
Aplicación del ENI: Solución técnica propuesta
Caso de éxito: Anaqu-el
Subsistema de INTERFAZ USUARIO
Clientes Externos
JAX-WS
Subsistema de
Integración con
Terceros
Subsistema de SERVICIOS
API Java/WS
CMIS
Subsistema de GESTIÓN DOCUMENTAL
Servidor de Ficheros
Base de datos
Aplicación del ENI: Solución técnica propuesta
Caso de éxito: Anaqu-el
Aplicación del ENI: Evolución en el futuro
 Análisis de la Información
 Minería de Texto
 Exportación a sistemas analíticos
 Incorporación de información externa
o Sistemas Transaccionales
 Mejora de la Experiencia de Usuario
 Sugerencias de contenidos
o Por similitud de contenido
o Por mejores calificaciones
 Sugerencias personalizadas
o Histórico de consultas
o Usuarios similares
o Tendencias actuales
o Contexto
 Integración con Dispositivos Móviles
o Consulta
o Alertas de Nuevos Contenidos Disponibles
Proyectando juntos el futuro
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Contacto: Noemi Belmonte Rodriguez-Pascual
Email: [email protected]
Tel.: 647972372