manual de calidad y operaciones - DNP Departamento Nacional de

MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
Departamento Nacional de Planeación
Bogotá, 2015
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
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TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO I INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 3
1
INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................. 4
2
OBJETIVO........................................................................................................................................................ 5
3
ALCANCE ........................................................................................................................................................ 5
4
REFERENCIAS NORMATIVAS ....................................................................................................................... 5
5
TÉRMINOS Y DEFINICIONES ......................................................................................................................... 7
CAPITULO II PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD ..................................................................................................... 8
1
PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD ................................................................................................................. 9
1.1 RESEÑA HISTORICA ................................................................................................................................. 9
2
PROPÓSITO SUPERIOR .............................................................................................................................. 10
3
MISIÓN........................................................................................................................................................... 10
4
VISIÓN ........................................................................................................................................................... 10
5
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .............................................................................................................. 11
CAPITULO III SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD-SGC. ................................................................................... 12
1
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ................................................................................ 13
1.1.1 Exclusiones Contempladas .............................................................................................................. 13
2
COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD .................. 13
3
PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ...................................................................... 14
3.1.1 Política de Calidad ........................................................................................................................... 14
3.1.2 Objetivos de Calidad ........................................................................................................................ 14
4
PLANIFICACIÓN DE OTROS SISTEMAS DE GESTION .............................................................................. 15
4.1 Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo ................................................................... 15
4.2 Sistema de Gestión de Seguridad de Información .................................................................................... 16
4.3 Sistema de Gestión Ambiental .................................................................................................................. 16
5
RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN .............................................................................. 17
5.1.1 Comunicación Interna ...................................................................................................................... 19
CAPITULO IV GESTIÓN POR PROCESOS DEL SGC ........................................................................................... 20
1
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS........................................................................................................... 21
2
MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS ............................................................................................. 22
2.1.1 Documentación de Procesos ........................................................................................................... 24
3
PRODUCTO Y/O SERVICIOS ....................................................................................................................... 25
CAPITULO V MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO –MECI. ................................................................ 27
1
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO – MECI Y COMPLENTARIEDAD CON EL SISTEMA DE
GESTION DE CALIDAD .......................................................................................................................................... 28
1.1 MÓDULO DE CONTROL PLANEACIÓN Y GESTION .............................................................................. 28
1.2 MÓDULO DE CONTROL EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ..................................................................... 29
1.3 EJE TRANVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ....................................................................... 31
ANEXOS .................................................................................................................................................................. 33
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CAPITULO I INTRODUCCIÓN
Temas
Introducción
Objetivo
Alcance
Referencias Normativas
Términos y Definiciones
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INTRODUCCIÓN
El Departamento Nacional de Planeación ha estructurado e implementado el Sistema de Gestión de
Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno de manera integral para mejorar la prestación del
servicio a sus clientes y a la sociedad en general. Para lograrlo, orienta el desarrollo de todas las
actividades en un escenario de calidad, gracias al compromiso de la Alta Dirección y de su personal, que
ha asumido la Gestión por Procesos, como la base operativa para la administración. El modelo de
operación por procesos ha sido diseñado para optimizar de manera consistente el empleo de las
capacidades humanas y tecnológicas, integrarlas en equipos eficientes para asumir cada actividad o
proyecto con la importancia y compromiso necesarios para desarrollar las políticas y estrategias.
Los procesos también son la base sobre la cual la Entidad ha podido generar altos niveles de eficacia en
las operaciones especializadas que realiza y mantener una comunicación fluida entre las distintas
direcciones; aprender y evolucionar a partir de las experiencias adquiridas, y tomar decisiones sólidas,
basadas en datos y hechos, asegurando uniformidad y el mejoramiento continuo de la gestión. El logro
de esta filosofía está centrado en aplicar a la Gestión de Calidad, los principios y valores del
Departamento.
Adicionalmente, Departamento Nacional de Planeación cumple con la normativa vigente emitida por el
Gobierno Nacional, para garantizar el sostenimiento del Sistema de Gestión de Calidad bajo los
requisitos de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública – NTCGP1000:2009, la Norma
Internacional ISO 9001:2008 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014.
El Manual de Calidad y Operaciones contiene la política y objetivos de calidad; establece el alcance del
Sistema de Gestion de Calidad, las exclusión de los requisitos no aplicables con su respectiva
justificación; el compromiso de la Alta Dirección, la determinación de los procesos que hacen posible el
logro de la misión institucional y su interacción; y define la forma como el Departamento Nacional de
Planeación con el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno,
da cumplimiento a los requisitos del cliente a través del suministro de productos y prestación de
servicios, confiables, oportunos y consistentes.
Por lo anterior, el presente documento se convierte en una herramienta de consulta para todas las
personas involucradas en el alcance definido para el Sistema y debe ser conocido por todos los niveles
de la entidad.
El Manual de Calidad y Operaciones se administra y controla de acuerdo con el proceso de
“Documentación de los Sistemas de Gestión” GC – DS y “Lineamientos para la elaboración y
control de los documentos de los Sistemas de Gestión del DNP” DS – L01. Su estructura esta
diseñada por cuatro (4) capítulos que describen: La presentación de la Entidad, su Sistema de Gestion
de Calidad, el enfoque basado en procesos y el Modelo Estándar de Control Interno.
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La revisión del Manual de Calidad y Operaciones es responsabilidad del representante de la Alta
Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad, quién verifica que lo definido sea consistente con la
realidad del DNP y cumpla con los requisitos legales y técnicos, así como con las actualizaciones
respectivas derivadas del mejoramiento continúo y los cambios propios derivados por la dinámica de la
entidad.
La aprobación del manual de calidad es responsabilidad de la alta dirección del DNP, la cual esta
constituida por: Director General, Subdirector Territorial y de Inversión Publica, Subdirector Sectorial y
Secretaria General, quienes validan su contenido y confieren el carácter imperativo de su contenido.
2
OBJETIVO
Integrar en un documento de fácil consulta los elementos que definen y componen el Sistema de
Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno del Departamento Nacional de Planeación,
con base en los estándares de las Normas ISO 9001:2008, NTCGP-1000:2009 y MECI 1000:2014, con
el propósito de que se convierta en un elemento clave para la inducción, capacitación, desarrollo y
mejoramiento del accionar de funcionarios, contratistas y pasantes.
3
ALCANCE
El manual de calidad y operaciones ha sido desarrollado con base en el análisis de la misión y visión de
la entidad, formaliza el compromiso de la entidad, en la búsqueda permanente de la satisfacción de sus
partes interesadas, elaborando productos y prestando servicios de calidad, conforme a lo establecido en
las normas legales vigentes que los regulan, a través de la declaración de su Política de Calidad y los
Objetivos de Calidad.
Este documento está dirigido a todos los servidores públicos, y/o particulares que ejercen funciones
públicas en el Departamento de Planeación Nacional, así como a sus clientes y partes interesadas.
A través del manual se da claridad a toda la entidad sobre la articulación de la Estructura Organizacional
determinada en el Decreto 3517 de 2009 y el enfoque por procesos que se ha adoptado.
4
REFERENCIAS NORMATIVAS
-
Ley 872 de 2003, “Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del
Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.
-
Decreto 4110 de 2004, “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica
de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004”, que establece los requisitos del Sistema de
Gestión de la Calidad, para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de
servicios.
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-
Decreto 4485 de 2009, Por el cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública.
-
Circular 06 de 2005, “Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades del
Estado obligadas por la Ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la Norma Técnica de Calidad
para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004”.
-
Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano”.
-
Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI”
-
Resolución No. 0758 de 2005 del DNP “Por la cual se hace una delegación”, en la Secretaria
General del Departamento Nacional de Planeación para el desarrollo, implementación y
mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno.
-
Resolución No. 0889 de 2005 del DNP “Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 0409 del
17 de mayo de 2002”, se incluye al Coordinador del Grupo de Planeación como miembro del Comité
de Coordinación del Sistema de Control Interno del DNP.
-
Resolución No. 1788 de 2015 del DNP “Por la cual se actualiza el Modelo Estándar de Control
Interno MECI 1000:2005 en el Departamento Nacional de Planeación; teniendo como referente la
actualización realizada por el Departamento de la Función Pública, ahora Manual Técnico de Modelo
Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014”.
-
Decreto 3517 de 2009 “Por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de
Planeación”.
-
Decreto 3518 de 2009 “Por el cual se modifica la planta de personal del Departamento Nacional de
Planeación”.
-
Circular 017 de 2009 “Responsabilidades de los líderes de proceso y representantes del equipo
MECI-SGC.
-
Acto Legislativo 05 del 18 de julio de 2011 “por el cual se constituye el sistema general de regalías,
se modifican los artículos 360 y 361 de la Constitución Política de Colombia y se dictan otras
disposiciones sobre el régimen de regalías y compensaciones”.
-
Ley 1530 del 17 de mayo de 2012 “por la cual se regula la organización y el funcionamiento del
SGR”.
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TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Los términos y definiciones utilizados en el Manual de Calidad y sus Anexos, están previstos por los
establecidos en la Norma Técnica en la Gestión Pública, NTCGP 1000:2009 y en el documento “Glosario
de Términos”. Ver Anexo 1
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CAPITULO II PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
Temas
Evolución cronológica
Propósito Superior
Misión
Visión
Estructura organizacional
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PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
El Departamento Nacional de Planeación - DNP es un Departamento Administrativo que pertenece a la
Rama Ejecutiva del poder público y depende directamente de la Presidencia de la República. En su
calidad de departamento administrativo, el DNP es una entidad de carácter técnico encargada de dirigir,
coordinar un servicio y otorgar al Gobierno la información adecuada para la toma de decisiones, con la
misma categoría de los Ministerios, pero sin iniciativa legislativa.
El DNP es una entidad eminentemente técnica que impulsa la implantación de una visión estratégica del
país en los campos social, económico y ambiental, a través del diseño, la orientación y evaluación de las
políticas públicas colombianas, el manejo y asignación de la inversión pública y la concreción de las
mismas en planes, programas y proyectos del Gobierno.
1.1 RESEÑA HISTORICA
Hacia 1936 se facultó al Estado para racionalizar la producción, distribución y consumo de riquezas, así
como para ofrecer al trabajador colombiano la protección adecuada de acuerdo con sus derechos
adquiridos. La génesis del DNP se remonta a 1958, en el Gobierno de Alberto Lleras Camargo quien
argumentó la necesidad de crear varios departamentos administrativos. El gobierno, carecía de
continuidad y disciplina en su acción, con cambios de criterios la tradición desaparecía.
El Estado necesitaba de un órgano de preparación de los planes y programas administrativos, que
piense y estudie, que examine las iniciativas que van surgiendo. También necesitaba un censor con
bastante autoridad técnica para impedir una floración de proyectos que cambian súbitamente, y afectan
el rumbo entero de la voluntad fiscal, así como conservar las iniciativas que, planteadas con sabiduría,
luego se encuentran huérfanas de protección de quienes no las concibieron. Este departamento
administrativo sería, el supremo consultor del Estado.
Bajo estos principios, la planeación en Colombia hizo su aparición ligada a cambios estructurales e
institucionales que dieron inicio a los Consejos Nacionales de Economía y de Política Económica y
Social, como organismos asesores. De acuerdo con este proceso, en 1968 se modificaron las
estructuras del Consejo y las entidades anteriormente mencionadas se transformaron en el Consejo
Nacional de Política Económica y Social –CONPES– y en el Departamento Nacional de Planeación –
DNP–, respectivamente.
Desde esta época, el DNP adquirió capacidad decisoria y a partir de la década del cincuenta se
comenzaron a elaborar planes y programas generales para el país con la colaboración de misiones
técnicas internacionales. En la década del setenta, se inició la elaboración de planes de desarrollo más
estructurados, de tal forma que sus enfoques estaban dirigidos hacia el crecimiento económico del país,
con énfasis en el proceso de planeación.
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Adicionalmente, desde 1999 el Departamento Nacional de Planeación y el Programa de las Naciones
Unidas para el Desarrollo – PNUD, han desarrollado un trabajo conjunto para fortalecer la capacidad de
gestión del Estado Colombiano, dedicado en particular a la Reforma del Estado y al Control del Uso de
las Regalías. En el marco del proyecto se tiene implementando una unidad de Interventoría
Administrativa y Financiera dedicada a la ejecución de las actividades de campo con la participación de
un equipo de consultores contratistas, ubicados en diferentes sedes regionales con el liderazgo de la
Dirección de Regalías y la Secretaría General. Todo lo anterior con el fin de ejercer el control y vigilancia
a la correcta ejecución de los recursos de regalías y compensaciones y de las asignaciones del Fondo
Nacional de Regalías en Liquidación – FNR –.
Posteriormente, conforme al Acto Legislativo 05 de 2011, el Gobierno Nacional tenía la obligación de
hacer operativo el Sistema General de Regalías (SGR) a partir del 1º de enero de 2012. Posteriormente
se expide la Ley 1530 de 2012 por la cual se regula la organización y funcionamiento del SGR, cuya
secretaría técnica es ejercida por el DNP, así como las funciones de monitoreo, seguimiento control y
evaluación del SGR.
Por último es importante destacar que la estabilidad institucional de Colombia, ha permitido que una
Entidad como el DNP haya cumplido por más de 50 años la misión y los objetivos que justificaron su
creación.
El Plan Nacional de Desarrollo - PND es el referente técnico que orienta de manera prioritaria la gestión
del DNP. Para 2014 la Alta Dirección estableció como propósito superior el siguiente:
2
PROPÓSITO SUPERIOR
"Somos el referente técnico con visión integral para la toma de decisiones estratégicas de política e
inversión que promueven bienestar y prosperidad general".
3
MISIÓN
Liderar, coordinar y articular la planeación de mediano y largo plazo para el desarrollo sostenible e
incluyente del país.
4
VISIÓN
Ser reconocida como la entidad técnica que lidera y coordina la agenda de desarrollo del país, con
perspectiva de mediano y largo plazo.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
DIRECCIÓN
GENERAL
GRUPO GESTIÓN DE
PROYECTOS INFORMÁTICOS
GRUPO DE PROYECTOS
ESPECIALES
GRUPO DE PLANEACIÓN DE
TIC, GESTIÓN DE
INFORMACIÓN Y SEGURIDAD
INFORMATICA
GRUPO GESTIÓN DE
SRVICIOS INFORMATICOS
GRUPO DE ASUNTOS
JUDICIALES
OFICINA DE
INFORMÁTICA
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
SUBDIRECCIÓN DE
ORDENAMIENTO Y DESARROLLO
TERRITORIAL
GRUPO DE COMUNICACIONES
Y RELACIONES PÚBLICAS
SUBDIRECCIÓN DE ANÁLISIS
FISCAL
SECRETARÍA GENERAL
GRUPO DE CONTRATACIÓN
GRUPO DE PLANEACIÓN
DIRECCIÓN DE
INFRAESTRUCTURA Y
ENERGÍA SOSTENIBLE
GRUPO DE ESTUDIOS
TERRITORIALES
SUBDIRECCIÓN DE INVERSIONES
PARA LA INFRAESTRUCTURA Y LA
DEFENSA NACIONAL
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO SOCIAL
GRUPO DE PRESUPUESTO
SUBDIRECCIÓN DE
TELECOMUNICACIONES
SUBDIRECCIÓN DE
PRODUCCION Y
DESARROLLO RURAL
SUBDIRECCIÓN DE
COMERCIALIZACION Y
FINANCIAMIENTO
AGROPECUARIO RURAL
SUBDIRECCIÓN DE SALUD
SUBDIRECCIÓN DE POLITICA
INDUSTRIAL Y COMERCIAL
SUBDIRECCIÓN DE GÉNERO
SUBDIRECCIÓN DE CIENCIA,
TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE
PROMOCIÓN SOCIAL Y
CALIDAD DE VIDA
GRUPO DE FINANCIAMIENTO
TERRITORIAL
SUBDIRECCIÓN DE MONITOREO,
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
GRUPO DE TESORERÍA
SUBDIRECCIÓN DE MINAS Y
ENERGÍA
SUBDIRECCIÓN
FINANCIERA
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO RURAL
SOSTENIBLE
SUBDIRECCIÓN DE
SEGURIDAD Y DEFENSA
DIRECCIÓN DE
JUSTICIA,
SEGURIDAD Y
GOBIERNO
GRUPO DE CONTABILIDAD
GRUPO DE CENTRAL DE
CUENTAS
GRUPO DE SALUD
OCUPACIONAL
SUBDIRECCIÓN DE EMPLEO
Y SEGURIDAD
SUBDIRECCIÓN DE PROYECTOS E
INFORMACIÓN PARA LA
INVERSIÓN PÚBLICA
SUBDIRECCIÓN DE PROYECTOS
GRUPO DE CONTROL
DISCIPLINARIO INTERNO
SUBDIRECCIÓN DE
TRANSPORTE
SUBDIRECCIÓN DE
EDUCACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE CRÉDITO
DIRECCIÓN DE
VIGILANCIA DE LAS
REGALÍAS
SUBDIRECCIÓN DE ESTUDIOS
SECTORIALES Y DE
REGULACION
GRUPO DE COORDINACIÓN DEL
SISTEMA GENERAL DE REGALIAS
SUBDIRECCIÓN DE INVERSIONES
PARA EL DESARROLLO SOCIAL Y
LA ADMINISTRACION
GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN DE
INVERSIONES Y
FINANZAS PÚBLICAS
DIRECCIÓN DE ESTUDIOS
ECONÓMICOS
SUBDIRECCIÓN SECTORIAL
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
PÚBLICAS TERRITORIALES
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO
TERRITORIAL
SOSTENIBLE
SUBDIRECCIÓN DE ESTUDIOS
MACROECONOMICOS
OFICINA ASESORA
JURÍDICA
SUBDIRECCIÓN TERRITORIAL Y DE
INVERSIÓN PÚBLICA
SUBDIRECCIÓN DE
DESARROLLO AMBIENTAL
SOSTENIBLE
DIRECCIÓN DE
SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE
POLÍTICAS PÚBLICAS
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
GRUPO DE GESTIÓN DE
PERSONAL
GRUPO DE ADMÓN. DE
SALARIOS
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO
EMPRESARIAL
GRUPO DE DLLO. HUMANO
GRUPO ADMINISTRACIÓN DE
TRANSPORTE
SUBDIRECCIÓN DE
VIVIENDA Y DESARROLLO
URBANO
SUBDIRECCIÓN DE AGUA Y
SANEAMIENTO
GRUPO DE SERVICIOS
GENERALES
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO URBANO
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE
JUSTICIA Y GOBIERNO
GRUPO DE GOBIERNO
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL
GRUPO DE BIBILIOTECA Y
ARCHIVO
GRUPO DE CORRESPONDENCIA
GRUPO DE ADQUISICIONES Y
SUMINISTROS
GRUPO DE CAFETERÍA Y APOYO
ADMINISTRATIVO
La estructura organizacional del Departamento Nacional de Planeación está compuesta por: Dirección General, Subdirección Territorial de Inversión Pública,
Subdirección Sectorial, Secretaría General, 11 Direcciones Técnicas, 29 Subdirecciones Técnicas, 3 Oficinas, 3 Subdirecciones de Apoyo, 5 Grupos de Trabajo en
la parte misional y 22 Grupos de Trabajo en las áreas de apoyo.
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CAPITULO III SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD-SGC.
Temas
Alcance del SGC
Compromiso de la Alta Dirección con el SGC
Planificación del SGC
Planificación de otros Sistemas de Gestión
Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
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ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
El Sistema de Gestión de la Calidad, implementado en todas las dependencias del Departamento
Nacional de Planeación, cumple con los requisitos establecidos en las normas NTCGP 1000:2009 e ISO
9001:2008 y su alcance cubre las funciones definidas en el Decreto 3517 de 2009 y la misión
institucional, así:
Preparación, seguimiento de la ejecución y evaluación de resultados de las políticas, planes generales,
programas y proyectos del sector público, de mediano y largo plazo, para el desarrollo sostenible e
incluyente del país.
1.1.1
Exclusiones Contempladas
Dentro del Sistema de Gestión de Calidad del Departamento Nacional de Planeación, se excluye el
siguiente numeral de las normas NTCGP 1000:2009/ISO9001:2008.
Numeral 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición: El Departamento Nacional de
Planeación no utiliza equipos de seguimiento y medición para proporcionar evidencia de la conformidad
de sus productos y/o servicios.
Adicionalmente la actualización de la NTCGP 1000:2009, suprimió como requisito la reevaluación de
proveedores y la dejó a discreción de los interesados. No obstante, es importante resaltar que el
estándar ISO 9001 en su tercera actualización lo mantiene vigente. El DNP determinó que esto no
genera valor a las actividades del proceso contractual. En el proceso de adquisición de bienes y
servicios se aprecia la evaluación, selección y verificación de productos y/o servicios a través de
supervisión o interventoría según corresponda.
2
COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
La Alta Dirección del Departamento Nacional de Planeación, incursionó en el año 2007 en la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad y con ello adquirió el compromiso de mantenerlo a
través de identificación continua de las necesidades y expectativas de sus clientes. De igual forma, la
Alta Dirección del DNP proporciona los recursos necesarios que permiten el cumplimiento de su misión
institucional; dirige y controla la gestión sobre los procesos y programas de la entidad, de manera que la
política y objetivos de calidad se alcancen en beneficio de todas las partes interesadas. Ver Anexo 8
“Diagrama de Contexto”.
Lo anterior, se traduce en el cumplimiento primordial de las siguientes actividades:
-
Orientar la interpretación y aplicación adecuada de los principios y requisitos incluidos en las normas
NTCGP 1000:2009/ISO9001:2008 en el ejercicio de los procesos de la entidad.
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-
Promover la difusión y entendimiento de la política y los objetivos de calidad, en el marco de la
misión y visión institucional.
-
Estimular el desarrollo de las competencias de los servidores públicos y/o particulares que ejercen
funciones públicas de manera que su gestión sea eficaz, eficiente y efectiva, y pueda mejorar
continuamente.
-
Legitimar y adoptar el Manual de Calidad y Operaciones y demás documentos del Sistema de
Gestión de Calidad como referentes para el ejercicio de los procesos de la Entidad.
-
Participar y/o facilitar las reuniones y demás actividades que se requieren para el mejoramiento del
Sistema de Gestión de Calidad del Departamento.
Con su disposición la Alta Dirección exhorta a todos los funcionarios del Departamento a participar
activamente en el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, como principal forma de mejorar la
gestión bajo estándares de calidad reconocidos internacionalmente y en el ámbito del Estado.
3
PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
3.1.1
Política de Calidad
La política de calidad del DNP esta definida por la Alta Dirección, como una expresión que determina y
orienta la finalidad del Sistema de Gestión de Calidad, en marco de la misión y la visión institucional, así:
El Departamento Nacional de Planeación está comprometido con el desarrollo sostenible e incluyente
del país, a través del ciclo del proceso de planeación, cuyos resultados atienden las necesidades del
país y consideran las características de los territorios. Esto lo logra gracias a la alta capacidad técnica y
compromiso de su talento humano que articulados con sus recursos físicos, tecnológicos y financieros,
contribuyen al mejoramiento continuo de la gestión institucional.
3.1.2
Objetivos de Calidad
En coherencia con su política de calidad, el DNP se ha propuesto desarrollar sus estrategias en los
niveles y funciones pertinentes de la entidad, de manera que se gestione su cumplimiento a través de
los siguientes objetivos de calidad:

Asesorar al Presidente y entidades del Gobierno Nacional y apoyar a otras entidades del Estado en
la construcción e implementación de políticas sectoriales, territoriales y poblacionales.

Coordinar la implementación del programa de gobierno para asegurar el cumplimiento de sus
prioridades y la articulación con visión de largo plazo.
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
Liderar la asignación y promover el uso efectivo de los recursos de inversión pública.

Incidir en la formación de opinión pública cualificada y en la toma de decisiones de los sectores
público y privado.

Promover el desarrollo y el ordenamiento territorial, y la descentralización.

Promover la efectividad de las políticas y proyectos de inversión pública a partir de su seguimiento y
evaluación.

Fortalecer la gestión y articulación interna del DNP.
El despliegue de la planificación del Sistema de Gestión de Calidad del Departamento Nacional de
Planeación se puede observar en el Anexo 2 “Despliegue de la Política y Objetivos de Calidad”, cuya
metodología consiste en segmentar la política en sus directrices, relacionando para cada una de ellas los
objetivos de calidad que estén alineados de acuerdo con cada temática, es decir, que permitan el
cumplimiento de la directriz. A su vez, cada objetivo de calidad se asocia con los procesos que tienen
una relación directa con su cumplimiento y las actividades contenidas en los planes de acción de las
dependencias del Departamento.
4
PLANIFICACIÓN DE OTROS SISTEMAS DE GESTION
4.1 Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo
La Subdirección de Recursos Humanos ha liderado la implementación del Sistema de Gestión de la
Seguridad y la Salud en el Trabajo de la Entidad. Actualmente cuenta de manera formal con el
documento de la Política de Salud Ocupacional aprobada mediante Resolución N°250 de 31 de agosto
de 2009:
El Departamento Nacional de Planeación –organismo que orienta, elabora y hace seguimiento y
evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos del país en los campos económico, social y
ambiental–, está comprometido con la seguridad y salud ocupacional de sus integrantes y partes
interesadas.
Por ello suministra los recursos necesarios para la gestión de programas orientados a proporcionar un
ambiente de trabajo seguro y saludable mediante la identificación, evaluación y control de los riesgos
presentes en la Entidad, para dar respuesta a las necesidades prioritarias con el fin de prevenir lesiones
y enfermedades de sus colaboradores; mejorar las condiciones de infraestructura; y promover entre
funcionarios y proveedores buenas prácticas que generen una cultura de autocuidado, reporte y
mejoramiento continuo, en el marco del cumplimiento de los requisitos legales y demás compromisos
que pueda suscribir la organización.
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4.2 Sistema de Gestión de Seguridad de Información
Desde el año 2009 se encuentra implementando el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
SGSI el cual consta del Manual de Seguridad de la Información y sus respectivas políticas, así como los
mapas de riesgos de seguridad de la información de los activos de TIC.
La política del Sistema de Gestión de Seguridad de Información de la Entidad es:
La Seguridad de la Información en el Departamento Nacional de Planeación tiene como objeto la
protección de la información en cualquier medio y de los sistemas de información del acceso, uso,
divulgación, interrupción o destrucción no autorizada de la misma. Es así como, el término Seguridad de
la Información se refiere a la Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la información. Así mismo,
propende por la protección de derechos como el Habeas Data, la imagen, la intimidad, el buen nombre y
la privacidad. Es así como, cualquier ciudadano, funcionario, pasante o contratista que suministre
información o datos personales en forma permanente, temporal u ocasional y en ejercicio de cualquier
actividad de servicio, trámite o laboral y en la cual el Departamento actué como responsable o
encargado del tratamiento en aras de los principios de transparencia podrá conocerla, rectificarla o
actualizarla.
4.3 Sistema de Gestión Ambiental
La política y Objetivos del Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad se relacionan a continuación:
El DNP, en el desarrollo de su misión está en permanente interacción con el ambiente y reconoce su
responsabilidad con su cuidado, por lo tanto se compromete con la prevención de la contaminación, el
manejo responsable de los recursos utilizados, el cumplimiento de los requisitos legales que le competen
y en el mejoramiento continuo del desarrollo ambiental de la entidad.
Objetivos:
1. Incorporar prácticas ambientales en las actividades de la entidad para mejorar el desempeño
ambiental y la prevención de la contaminación.
2. Generar en el personal que labora en la entidad, actitudes de valoración y respeto por el
ambiente, así como conciencia en la cultura del reciclaje y en el uso racional de los recursos.
3. Desarrollar actividades que atiendan a la reducción y manejo adecuado de los residuos
generados por el funcionario de la entidad.
4. Cumplir con la legislación ambiental.
La aplicación de la política involucrará los siguientes programas:
Programa Uso Racional y Eficiente de la Energía
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Programa Uso Eficiente y Ahorro de Agua
Programa Gestión Integral de Residuos
El Control de la emisión de Gases de los Vehículos
Programa Cero Papel
Programa Mejoramiento de las Condiciones Ambientales Internas
Programa Compras Públicas Sostenible
5
RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
La Alta Dirección del DNP en el marco del Decreto 3517 de 2009, con el que se define la estructura y
funciones de la Entidad, ha establecido la Estructura funcional del Sistema de Gestión de Calidad, la
cual permite visualizar la manera como han sido definidos los niveles de responsabilidad y autoridad.
Igualmente ha identificado en sus procesos la autoridad y liderazgo de la ejecución de los mismos.
Alta Dirección: es la máxima autoridad en el sistema, está conformada por el Director General del
Departamento, el Subdirector Territorial y de Inversión Pública, el Subdirector Sectorial y el Secretario
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General, quienes aseguran que las responsabilidades y autoridades se definan y se comuniquen al
interior de la entidad y que éstas se orienten a satisfacer los requisitos del cliente y los legales;
establecen la política y los objetivos de calidad; realizan las revisiones al desempeño del Sistema de
Gestión de Calidad y aseguran la disponibilidad recursos.
Representante de la Alta Dirección: para facilitar el direccionamiento del Sistema, la Alta Dirección del
DNP, delegó mediante Resolución interna 1838 de 2006 y actualización de su designación mediante la
resolución interna 0738 del 26 de abril de 2012, al Secretario General como su representante, que
independientemente de otras responsabilidades, está encargado de asegurar que se establezcan,
implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad; informar a la
Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema, y asegurar que se promueva la toma de conciencia de
los requisitos del cliente en todos los niveles de la Entidad. Adicionalmente es responsabilidad del
representante de la Alta Dirección el trato con partes externas, certificadoras o de control, sobre asuntos
relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad.
Administrador del Sistema de Gestión de la Calidad: es el apoyo operativo del Representante de la
Alta Dirección, esta en cabeza del Grupo de Planeación del DNP, su labor se resume en asesorar
metodológicamente a las dependencias en la elaboración y actualización de documentos,
implementación de indicadores de gestión, construcción de los mapas de riesgo y formulación de
acciones preventivas, correctivas y de mejora; administrar la publicación de documentos del sistema y el
balance de acciones de mejora; facilitar la medición y seguimiento del sistema, a través de encuestas,
indicadores y otras herramientas de seguimiento, y divulgar a través de los canales institucionales los
aspectos estratégicos y funcionales del Sistema de Gestión de Calidad.
Autoridad del proceso: es la máxima autoridad del proceso, encargada de la toma de decisiones del
mismo y de gestionar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades. Es el responsable de la
aprobación, ejecución, seguimiento y actualización del proceso y de los productos y servicios derivados
del mismo.
Líder de Proceso: es el conductor operativo de un proceso, de conformidad con la circular interna 017
de 2009 es el encargado de la actualización, socialización y velar por la ejecución de las actividades y
los métodos y documentos incluidos del sistema que rigen su proceso, así como del seguimiento,
medición, análisis y mejora del proceso a su cargo.
Representantes Equipo MECI-SGC: para facilitar la labor a los jefes de dependencia, autoridades y/o
líderes de proceso se ha designado un facilitador en cada dependencia, que actúa como enlace directo
entre el Administrador del Sistema, los Jefes y demás integrantes de la dependencia a la cual
pertenecen. Se encargan de difundir todo lo relacionado con el sistema; realizar los requerimientos al
Administrador, y mantener actualizados los reportes de indicadores, riesgos, acciones de mejora, entre
otros.
Funcionarios, Contratistas y Pasantes: corresponde a los servidores públicos y los particulares que
ejercen funciones públicas respectivamente, y son los encargados mantener y mejorar el Sistema de
Gestión de Calidad, con el cumplimiento de sus funciones y obligaciones, según corresponda.
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Coordinador de Auditorías Internas de Calidad: es el responsable de programar y coordina la
ejecución de las auditorías internas de calidad por parte de los auditores Internos de calidad que dispone
la Entidad. Esta coordinación esta en cabeza de la Oficina de Control Interno, que actúa con la absoluta
independencia que requiere el ejercicio de auditoría.
Auditores Internos de calidad: son profesionales que laboran en diversas áreas de la entidad, que han
sido debidamente capacitados y entrenados para apoyar la realización de las auditorías internas de
calidad bajo las directrices de la oficina de Control Interno.
5.1.1
Comunicación Interna
Para la divulgación del Sistema de Gestión de Calidad del DNP, la Entidad ha dispuesto las siguientes
estrategias y elementos de comunicación:
Mecanismos de
Divulgación.
Semana de la Calidad – Anual.
Campañas en fondo de escritorio.
Artículos en la página de inicio de la Intranet – La Rebeca.
Correos de comunicaciones internas masivas
Distribución de medios
impresos y entregables
publicitarios.
Comunicación y presentación de temas específicos:
Estrategias.
Planes de Trabajo.
Metodologías para aplicar (documentación, riesgos, seguimiento).
Proporcionar conocimientos y competencia necesaria para el desarrollo de las
actividades que mantienen el Sistema:
Normas de calidad.
Formulación y seguimiento de acciones preventivas correctivas y de mejora.
Gestión por procesos (documentación seguimiento e indicadores).
Control de los productos y/o servicios.
Plegables, cartillas e insertos en medios publicitarios con información del Sistema.
Elementos de oficina o accesorios que mantienen presente el Sistema en la mente
de los funcionarios, contratistas y pasantes.
Herramientas de
comunicación.
Correo electrónico del Sistema de Gestión de Calidad [email protected]:
canaliza los requerimientos internos y externos hacia el Administrador del Sistema.
Reuniones de
Socialización.
Capacitaciones y
Talleres.
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CAPITULO IV GESTIÓN POR PROCESOS DEL SGC
Temas
Enfoque basado en procesos
Modelo de operación por procesos
Documentación de Procesos
Producto y/o Servicios
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ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
El enfoque basado en procesos es un criterio de gestión básico y fundamental para la obtención de
resultados, se sustenta en los Principios de Gestión de la Calidad que se encuentran descritos en las
normas ISO 9001:2008 y NTCGP-1000:2009. Este principio sostiene que en las entidades existe una red
de procesos, que al trabajar articuladamente, permiten generar valor, y que los resultados que se
deseen obtener se alcanzan de manera más eficiente si se atienden las actividades agrupadas entre sí,
considerando que dichas actividades deben permitir la transformación de unas entradas en salidas.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
RECURSOS
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
CONTROLES
El hecho de considerar las actividades agrupadas entre sí constituyendo procesos, le permite a la
entidad centrar su atención sobre los resultados que son importantes de conocer y analizar para el
control del conjunto de sus funciones y conducir al DNP hacia la obtención de los resultados deseados,
definidos por la misión y visión institucional, la política y los objetivos de calidad.
Este enfoque ha llevado al DNP hacia una serie de labores tales como:
-
Definir de manera sistemática las actividades que componen sus procesos.
Identificar la interrelación con partes interesadas y otros procesos.
Definir la autoridad y la responsabilidad respecto a cada proceso.
Hacer seguimiento y/o medir los procesos
Analizar los resultados de la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos.
Centrarse en los recursos y métodos que permiten la mejora del proceso.
Al poder ejercer un control continuo sobre los procesos individuales y sus vínculos dentro del conjunto
de procesos, incluyendo su combinación e interacción, no sólo se puede conocer los resultados que
obtiene cada uno de manera aislada, sino que también se percibe cómo los mismos contribuyen al logro
de los objetivos generales de la entidad. A raíz del análisis de los resultados de los procesos y sus
tendencias, se permite, además, centrar y priorizar las oportunidades de mejora.
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2 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
El Departamento Nacional de Planeación ha determinado los procesos que le permiten cumplir su
función en el Modelo de Operación por Procesos, el cual representa de manera gráfica y armonizada la
misión y las demás labores que se ejecutan en la Entidad. Ver Anexo 3 “Modelo de Operación por
Procesos”
El DNP ha jerarquizado sus actividades en: Modelo de operación por procesos, Macroprocesos,
Procesos, y Subprocesos. El modelo de operación comprende cuatro niveles de Macroprocesos,
estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Cada macroproceso agrupa un número de procesos
mutuamente relacionados. En los casos que un proceso requiera especificar detalladamente una o más
actividades, podrá contener subprocesos.
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Estratégico
Nivel
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Descripción
Macroproceso
Incluye los procesos asociados con la
formulación y revisión del direccionamiento Direccionamiento Estratégico
estratégico de la Entidad, en el marco de los
objetivos de política definidos en el marco del Gestión de Calidad
Plan Nacional de Desarrollo.
Misional
Planeación de Mediano y Largo Plazo
Finanzas Públicas
Reúne todas las actividades orientadas al
cumplimiento de las funciones específicas de la
Gestión y Coordinación
Entidad, que establecen la Constitución y la Ley
de acuerdo con su nivel y naturaleza jurídica.
Monitoreo al SGR
Seguimiento, Control y Evaluación de Políticas,
Planes, Programas y Proyectos
Gestión de Recursos Humanos
Gestión Administrativa y Logística
Apoyo
Gestión Financiera
Se compone de todos aquellos procesos de
soporte administrativo que proporcionan los Gestión de Tecnología de Información y
recursos humanos, físicos, financieros y Comunicaciones
tecnológicos, necesarios para el cumplimiento de
Gestión de Información
la misión institucional
Atención a Requerimientos Internos y Externos
Evaluaci
ón
Gestión Jurídica
Contiene los procesos que permiten medir el Seguimiento a la Gestión
desempeño de la gestión institucional y que
Mejora Continua
proveen un referente para la mejora continua
La secuencia e interacción de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad se ha establecido en los
descriptores de los procesos y de los subprocesos, a través de las entradas y salidas, mientras que la
interrelación con otros procesos, subprocesos, manuales, lineamientos, guías, instructivos y formatos
se hace con el llamado al documento, mediante la columna “Descripción de la Actividad” del descriptor
de procesos, indicando el nombre y código correspondiente.
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2.1.1
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Documentación de Procesos
ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SGC
Si bien el modelo de operación por procesos,
muestra una red de macroprocesos; a nivel de
documentos del Sistema de Gestión de
Calidad, la estructura documental parte del
marco estratégico, el manual de calidad y
operaciones y sigue con la descripción de los
procesos, a los cuales podrán asociarse
subprocesos, manuales, lineamientos, guías e
instructivos, de conformidad con lo definido en
el proceso Documentación de los Sistemas
de Gestión GC – DS y los Lineamientos
para la elaboración y control de los
documentos de los Sistemas Gestión DSL01.
La estructura general de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad comprende los siguientes
niveles:
NIVEL 1 Política y Objetivos del Sistema de Gestión de Calidad
Definen la orientación estratégica del SGC y la entidad con respecto a la calidad de los productos que
ofrece y los servicios que presta.
NIVEL 2 Manual de Calidad y Operaciones
El Manual de Calidad describe las disposiciones básicas del Sistema de Gestión Calidad del DNP,
incluye el alcance del sistema, las exclusiones de las normas, referencia de los procedimientos y
descripción de la interacción de los procesos. Los documentos que se generan al interior del DNP, se
identifican y controlan en el “Listado Maestro de los Documentos de los Sistemas de Gestión”, ver
Anexo 5.
NIVEL 3 Procesos, Subprocesos, Manuales, Lineamientos, Guías, Instructivos, Mapas de Riesgo
y Hojas de vida de indicadores del Sistema de Gestión de Calidad
Los descriptores de procesos y subprocesos incluyen los procedimientos, directrices, recomendaciones,
disposiciones detalladas para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad, amplían la
información del Manual de Calidad y Operaciones.
NIVEL 4 Registros
Está constituido por los documentos que muestran evidencia de la ejecución de las actividades del
Sistema de Gestión de Calidad, pueden ser oficiales, transitorios o asociados a sistemas de información.
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NIVEL 5 Normativa Externa e Interna
Está conformado por las leyes, decretos, códigos, actos administrativos, normas, entre otros, que
regulan o definen las actividades, los productos y/o servicios del DNP. La normativa y demás
documentos de origen externo, asociados a los procesos del SGC, se identifican en el “Normograma y
otros documentos externos” ver Anexo 6
3
PRODUCTO Y/O SERVICIOS
La planificación de la realización de los productos o prestación de servicios del DNP, así como las
actividades de verificación, validación y seguimiento para garantizar los resultados, se fundamentan de
manera prioritaria en el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa aplicable a cada
producto y/o servicio, y los descriptores de los procesos, y subprocesos, pertenecientes a los
macroprocesos de carácter misional.
Los dos primeros macroprocesos misionales tienen como finalidad coordinar la definición de políticas,
estrategias, programas y proyectos, así como disponer la programación del presupuesto de inversión, de
conformidad con las necesidades establecidas para el desarrollo económico, social y ambiental del país.
El tercer macroproceso misional está orientado a la asistencia y acompañamiento técnico que el DNP
realiza a las entidades nacionales y territoriales en la formulación y ejecución de políticas, planes,
programas y proyectos.
El cuarto macroproceso misional hace referencia a la recolección, consolidación, análisis y verificación
de la información correspondiente a la administración de los recursos del Sistema General de Regalías y
su ejecución.
El quinto macroproceso misional tiene como fin realizar el seguimiento y evaluación a los productos o
servicios que hacen parte de los dos primeros Macroprocesos, una vez son gestionados por las
entidades del Gobierno del orden nacional del nivel central y descentralizado; las empresas industriales
y comerciales del estado y las sociedades de economía mixta; las entidades del orden territorial
(Departamentos y Municipios).
Los productos y/o servicios en torno a la planeación a mediano y largo plazo; las finanzas públicas,
Gestion y coordinación, Monitoreo y el Seguimiento, Control y Evaluación de Políticas, Planes, Programas y
Proyectos, del Gobierno Nacional, conforman la cadena de valor del Departamento y están
caracterizados en la “Matriz de productos y servicios”. Ver Anexo 7.
La conformidad de los productos y/o servicios se verifica según el mecanismo de seguimiento y medición
definido en la Matriz de productos y servicios, el seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias, los
resultados de las encuestas de satisfacción del cliente, y las auditorías realizadas tanto internas como
aquellas realizadas por los entes de control.
La retroalimentación con el cliente se realiza durante la ejecución de los procesos, empleando diferentes
medios de comunicación. En este sentido es necesario considerar que los principales clientes de los
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productos y servicios ofrecidos por el DNP, son igualmente sus principales proveedores, siendo la
información su principal insumo. Entre los clientes-proveedores podemos encontrar:
-
Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación
Entidades del Orden Nacional Nivel Descentralizado
Entidades Territoriales
Órganos de Control
Fiscalía
Corporaciones Autónomas Regionales
Entes Universitarios Autónomos
Ciudadanía
El contenido del Manual de Calidad y Operaciones, los procesos, subprocesos y demás documentos
aprobados en el Sistema de Gestión de Calidad, que son necesarios para la elaboración del producto o
servicio, dan cumplimiento a los requisitos establecidos en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión
Pública NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 tal como se puede evidenciar en el Anexo 9 “Matriz de
relación de Requisitos y Procesos”
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CAPITULO V MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO –MECI.
Temas
Módulo de Control de Planeación y Gestion
Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento
Eje Información y Comunicación
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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO – MECI Y COMPLENTARIEDAD CON EL
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
El MECI es una herramienta gerencial que determina las generalidades y estructura necesarias para
establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno de la Entidad, en aras
del cumplimiento de sus objetivos institucionales y la mejora continua de su gestión.
El Gobierno Nacional a través del decreto 943 de 2014, en procura del mejoramiento continuo consideró
necesario actualizar el MECI con el objetivo de consolidar el MECI como una herramienta de control que
sirva a las entidades para facilitar la implementación y fortalecimiento, de sus Sistemas de Control
Interno con el fin de:
1. Modernizar y adecuar la herramienta de control de la Administración pública, a las normas y
estándares internacionales.
2. Adoptar lineamientos internacionales frente a la revisión y actualización de las normas técnicas
El modelo plantea una estructura compuesta por dos (2) módulos, seis (6) componentes y trece (13)
elementos y un eje transversal, que se articulan y armonizan con los requisitos dados por el Sistema de
Gestión de Calidad. En este sentido, la alta dirección y el equipo directivo del DNP están comprometidos
con la implementación, mantenimiento y mejora del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.
Como resultado de la implementación y mantenimiento del MECI, en desarrollo de cada componente y
elemento, se han generado productos que son integrales con el SGC y que se pueden resaltar para
cada componente así:
1.1
MÓDULO DE CONTROL PLANEACIÓN Y GESTION
Es el conjunto de componentes y elementos que permiten asegurar de una manera razonable, que la
planeación y ejecución de la misma en la entidad tendrán los controles necesarios para su realización.
Contiene los siguientes componentes:
 Talento Humano
 Direccionamiento Estratégico
 Administración de Riesgos
MODULO
COMPONENTE
Planeación y
Gestión
Talento Humano
ELEMENTO
Acuerdos,
compromisos o
protocolos éticos
Desarrollo del
Talento Humano
PRODUCTO RELACIONADO CON EL SGC
 Código de ética
 Macroproceso de Gestión de Recursos Humanos
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MODULO
COMPONENTE
Direccionamiento
Estratégico
PRODUCTO RELACIONADO CON EL SGC
Planes, Programas
y Proyectos.
 Contexto Estratégico del DNP (Ver proceso de
Formulación y Seguimiento a la Planeación
Institucional )
 Propósito Superior, Misión, visión y Objetivos de
Calidad
 Macroproceso de Direccionamiento Estratégico
 Planes institucionales
Modelo de
Operación por
Procesos
Estructura
Organizacional
Políticas de
Operación
1.2
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ELEMENTO
Indicadores de
Gestión
Administración de
riesgos
Código: MC
Identificación de
Riesgos
Análisis de Riesgos
Valoración de
Riesgos
Políticas de
Administración de
Riesgos
 Modelo de Operación por Procesos del DNP
 Organigrama del DNP, Funciones descritas a
través de los cargos en los descriptores de
proceso
 Indicadores que los objetivos de Calidad
Indicadores de los procesos del SGC,
Políticas de gestión de:
- Calidad
- Ambiental
- Salud Ocupacional
- Seguridad de Información
- Documental
 Proceso GC-AR “Administración de Riesgos”
 “Lineamiento para la Administración de Riesgos
en los Procesos del DNP” AR-L02
 Mapas de riesgos de procesos.
 Mapa de riesgos institucional asociado a procesos
 Mapa de riesgos de corrupción asociados a
procesos
 Matriz de Productos / servicios no conformes
 Mapas de riesgos por activos de información
MÓDULO DE CONTROL EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Este módulo considera aquellos aspectos que permiten valorar en forma permanente la efectividad del
Control Interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de
ejecución de los Planes, Programas y Proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de
detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de
mejoramiento de la Organización Pública.
Contiene los siguientes componentes:
 Autoevaluación Institucional
 Auditoría Interna
 Planes de Mejoramiento
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MODULO
COMPONENTE
ELEMENTO
Políticas de
Operación
Autoevaluación
Institucional
Procedimientos
Controles
Indicadores
Control
Evaluación y
Seguimiento
Manual de
Procedimientos
Auditoria Interna de
Calidad
Evaluación
Independiente
Auditoría Interna
Evaluación a la
gestión por
dependencias
Planes de
Mejoramiento
Plan de
Mejoramiento
Código: MC
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PRODUCTO RELACIONADO CON EL SGC
 Anexo de políticas en el Documento Estilo de
Dirección del DNP
 Actos Administrativos que proporcionan directrices
de gestión
 Descriptores
de
procesos,
subprocesos,
manuales, lineamientos, guías, instructivos,
formatos
 Proceso GC-DS “Documentación de los Sistemas
de Gestión”
 “Lineamientos para la Elaboración y Control de los
Documentos de los Sistemas de Gestión del DNP”
DS-L01
 Procesos, subprocesos, lineamientos, guías e
instructivos documentados
 Definidos y analizados en los mapas de riesgos de
los procesos
 “Guía Metodológica para el seguimiento a la
gestión del DNP” RD-G01
 Indicadores y/o herramientas de Gestión de los
procesos
 “Manual de Calidad y Operaciones” MC

Proceso de Evaluación y Seguimiento al
Sistema de Control Interno
 Subproceso SG-EV-EI “Auditorías Internas”
 Subproceso SG-EV-EG “Evaluación a la
Gestión por Dependencias”
 Subproceso SG-EV-AI “Auditorías Internas de
Calidad”
 Actas de reunión del Comité de Coordinación
del Sistema de Control Interno
 Programa de auditorías
 Plan de Auditoría.
 Informe Ejecutivo Anual de Control Interno
 Proceso de Acciones Preventiva, Correctivas y de
Mejora
 Balance de acciones de mejora: Calidad y CGR
 Seguimiento a los planes institucionales
 Evaluación de la satisfacción del cliente interno
 Evaluación de la satisfacción del cliente externo
 Proceso “MC-RD “Seguimiento a los Sistemas de
Gestión”
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1.3
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EJE TRANVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las organizaciones
y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera, que complementa y hace
parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad.
La comunicación externa debe trabajarse como un eje estratégico transversal a la estructura
organizacional con el fin de darle cumplimiento al principio constitucional de publicidad y transparencia.
La información y Comunicación Externa hace referencia a todos los datos que provienen o son
generados por el cliente y/o usuario externo.
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APROBACIÓN MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
FECHA DE APROBACIÓN:
30
09
2015
REVISÓ:
Edgar Antonio Gomez Álvarez
Secretaría General DNP– Representante de la Alta
Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad
APROBÓ:
(Firma )
Subdirector Territorial y de Inversión Pública-DNP
(Firma )
APROBÓ:
Subdirector Sectorial DNP
(Firma )
APROBÓ:
Simón Gaviria Muñoz
Director General DNP
(Firma )
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ANEXOS
Anexo 1 – Glosario de términos
Anexo 2 – Despliegue política y objetivos de calidad
Anexo 3 – Modelo de operación por procesos
Anexo 5 – Listado maestro de documentos de los Sistemas de Gestión
Anexo 6 – Normograma y otros documentos de origen externo
Anexo 7 – Matriz de productos o servicios
Anexo 8 – Diagrama de contexto del DNP
Anexo 9 – Matriz de Requisitos Procesos
Anexo 10 – Estilo de dirección
Anexo 11 – Matriz de procesos y/o actividades contratados externamente
Anexo 12 – Sistemas de información / aplicativos asociados a procesos
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