Sistemática para la gestión interna de la FORMACIÓN del personal

Sistemática para la gestión interna de la FORMACIÓN
del personal de la Unidad
Unidad: Área de Alumnos
Responsable: Dirección del Área (Delegado en la Jefa del Servicio de 1º y 2º
Ciclo y Títulos) y el Grupo de Mejora
Fecha de aprobación: 2 de noviembre 2011
Contenido
Descripción del procedimiento y asignación de recursos y responsabilidades ........... 1
Detección de necesidades.....................................................................................................................2
Control y seguimiento de la Formación .........................................................................................2
Planificación de la Formación ............................................................................................................3
Evaluación y seguimiento de la eficacia de la Formación ......................................................3
Control de costes de la Formación ...................................................................................................3
Coordinación y relaciones con la Institución ...............................................................................4
Plan de Formación Anual ......................................................................................................................4
Revisión ........................................................................................................................................................4
Descripción del procedimiento y asignación de recursos y responsabilidades
El Área de Alumnos dispone de un Plan de Formación elaborado con las aportaciones y
participación de la Dirección y el Grupo de Mejora del Área de Alumnos.
Con la descripción del procedimiento y la asignación de recursos y responsabilidades se
pretende dotar al Plan de Formación de los mecanismos necesarios para la formación del
Personal de Administración y Servicios adscrito al Área, distinguiendo entre la formación
institucional (asignación de recursos y responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos)
y la formación propia que surge a través de la gestión ordinaria de nuestros procedimientos. La
detección de la formación propia está estrechamente relacionada con los procedimientos que
se gestionan desde el Área de Alumnos que están claramente identificados y documentados,
distinguiendo a su vez la formación propia realizada con la colaboración del FORPAS a nuestra
iniciativa (como la realizada en el año 2009 en relación al RD. 1892/2008, propiciada por el
intenso cambio que se está produciendo en las universidades con la incorporación del EEES),
o sin dicha colaboración, como la que se realiza anualmente por los propios funcionarios del
Área en la formación del personal de nuevo ingreso para las distintas convocatorias: Becas del
M.E., Ayudas Propias, Preinscripción, Pruebas de Acceso a la Universidad…
El Plan de Formación del Área, recoge una práctica habitual en la que los mismos funcionarios
asumen el rol de formadores del personal de nuevo ingreso (formación del personal para
convocatorias específicas de becas, preinscripción, pruebas de acceso a la Universidad…)
realizando un gran esfuerzo para adquirir ellos mismos nuevas competencias. En un contexto
de cambio tecnológico el Área de Alumnos ha entendido que su compromiso con la institución
tendría que centrarse en esta actividad de formación propia (no institucional) a la que desde
siempre ha dedicado empeño y que no supone coste alguno ya que es asumido por el Servicio
correspondiente formando parte de la gestión ordinaria de los procedimientos.
Somos cada vez más conscientes de que hay que tomar iniciativas en materia de formación,
con la participación de todos/as en aquellas acciones formativas que sean necesarias para el
buen desarrollo de la gestión diaria de los procesos. La formación ya no es solo posible sino
necesaria con el objetivo de la actualización en los conocimientos tras los avances tecnológicos
e informáticos y en el conocimiento de ciertos niveles de idiomas que el PAS del Área de
Alumnos debe afrontar ante el reto del Espacio Europeo de Educación Superior y el cambio de
concepción del modelo universitario que conlleva el proceso de Bolonia.
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Respecto a la asignación de recursos estará en función de las acciones formativas
distinguiendo entre las acciones formativas planificadas por el FORPAS, y entre las acciones
formativas a cargo del personal propio del Área (para formar al personal de nuevo ingreso para
las distintas campañas o convocatorias), en todo caso, las tareas que se lleven a cabo en
materia de formación desde el Área de Alumnos no implicará un incremento de coste o
recursos formando parte de la gestión ordinaria de los procesos.
La responsabilidad del Plan de Formación Interna del Área de Alumnos es de la Dirección del
Área, delegando dichas funciones en la Jefa del Servicio de 1º y 2º Ciclos y Títulos y el Grupo
de Mejora.
Detección de necesidades
En el Área de Alumnos están identificados todos los procesos y sus propietarios. Como
consecuencia de ello, es posible detectar de manera continua las necesidades formativas del
personal que presta sus servicios dentro del alcance de cada proceso.
Anualmente, y como regla general los Jefes de Servicio a través de sus Jefes de Unidad
recaban la información necesaria para detectar las necesidades formativas del personal a su
cargo.
Esta información se traslada a la Jefa del Servicio de 1º y 2º Ciclos y Títulos, como propietaria
del proceso junto al Grupo de Mejora, por delegación de la Dirección del Área. Tras la
información obtenida, se procesa y unifica tanto la formación institucional como la propia que
se considera necesaria para la adquisición y actualización de conocimientos. Por último, y de
acuerdo con las instrucciones que sobre la detección de necesidades se requiere anualmente
desde la Dirección de Recursos Humanos, se traslada dicha información al Servicio de
Formación y Desarrollo del PAS junto al número de personas que estarían en disposición de
recibir la formación.
Otra de las vías para la identificación de necesidades consiste en la comparación permanente
tanto de los diferentes procedimientos desplegados por la Unidad como de los resultados
obtenidos de los mismos.
Gestión Interna de la Formación
En cuanto a la formación del personal que queda cubierta Institucionalmente, la Unidad conoce
las diferentes herramientas y ofrece su participación activa a cualquier tipo de actuación
centralizada.
El resto de necesidades formativas son cubiertas también contando con el apoyo institucional,
informando en todo momento de las actuaciones llevadas a cabo y colaborando en los términos
que establecen los diferentes procedimientos institucionales.
Control y seguimiento de la Formación
La eficacia de la asistencia del personal a la actividad formativa se trasluce en los resultados
de su trabajo, específicamente los cursos de tipo informático, información al público…
Las actividades formativas incluidas en la programación institucional son controladas
(asistencia y resultados) siguiendo las pautas institucionales.
Las actividades formativas no incluidas en la programación institucional son controladas y
seguidas por el resultado sobre los procesos (Becas, Preinscripción de Grados, Segundos
Ciclos y Máster, Prueba de Acceso a la Universidad…).
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Desde la Dirección del Área y las Jefaturas de Servicios se controla y se sigue la asistencia,
programación, horarios, ediciones… gracias a la aplicación informática que pone a nuestra
disposición el Servicio de Formación y Desarrollo del PAS a través del Portal del Responsable.
En dicho Portal y en la pestaña Personal a su cargo se pueden comprobar todos los cursos
pendientes y realizados por el personal adscrito a la Dirección del Área o Jefatura de Servicio
correspondiente, en Calendario Formativo, las actividades formativas programadas o
realizadas en los tres últimos meses
Planificación de la Formación
Anualmente, se cursan a la Dirección de Recursos Humanos las necesidades formativas del
personal del Área de Alumnos solicitando cursos de nueva implantación o bien
correspondientes a cursos de años anteriores que se consideren deben impartirse
nuevamente. Cuando se necesita un curso específico se gestiona directamente mediante
solicitud dirigida al FORPAS identificando los destinatarios de la Formación y los períodos en
los que es más eficiente la celebración de las correspondientes actividades formativas
propuestas.
Respecto a la estimación de los costes derivados de la formación, hay que señalar que en todo
caso, las tareas que se lleven a cabo en materia de formación desde el Área de Alumnos no
implicarán un incremento de coste o recursos formando parte de la gestión ordinaria de los
procesos cuando se trata de formación gestionada directamente desde el Área como la
impartida por el propio personal en la formación del personal de nuevo ingreso en las distintas
convocatorias. Cuando se trata de la formación institucional se tiene en consideración una
previsión en relación a las ausencias justificadas del personal afectado por las actividades
formativas, que se traduce en la planificación de la asistencia en distintas sesiones, en la
realización de los cursos de formación fuera de las campañas de becas, preinscripción, etc., y
en la autorización de días de asuntos propios.
Hay que resaltar el hecho de que el propio personal es consciente de la necesidad de planificar
los cursos fuera de los procesos claves (a modo de ejemplo los funcionarios del Servicio de
Acceso no realiza ningún curso durante los procesos claves de preinscripción y PAU por la
necesidad de contar con la plantilla al completo durante dichos periodos).
Evaluación y seguimiento de la eficacia de la Formación
El Buzón de Sugerencias del Área de Alumnos es una vía que pueden utilizar el personal
adscrito al Área para exponer las incidencias relacionadas con la gestión interna de la
Formación y aportar sugerencias a la materia que se someten a estudio. Por otro lado, las
reclamaciones sobre el contenido de los cursos, formadores, etc. se canalizan a través del
FORPAS.
Control de costes de la Formación
Excepcionalmente en algún curso propuesto desde el Área de Alumnos, por indicación del
FORPAS se ha contactado con los posibles formadores a efectos de la disponibilidad para
impartir los cursos. En cuanto al control de coste y equipamiento se gestiona directamente por
el FORPAS.
Respecto de la formación
institucionalmente.
institucional,
los
costes
o
recursos
están
previstos
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Coordinación y relaciones con la Institución
En relación a este apartado interesa destacar el papel que desde el Área de Alumnos se realiza
con los distintos Centros de la Universidad y en la colaboración de la Gerencia, el SIC, el Área
de Ordenación Académica y la Unidad de Ágora en determinados asuntos que se traduce en
reuniones periódicas en procesos claves como la automatrícula, normas de matrícula,
normativa sobre traslados…
Se estudia la conveniencia de proponer al FORPAS la emisión de cursos específicos (ya no
propios del Área de Alumnos) sino entre el Área de Alumnos y los distintos Centros de nuestra
Universidad con objeto de unificar criterios de actuación, extensible a determinados Servicios o
Unidades.
Plan de Formación Anual
Necesidades Formativas
Detectadas
internamente
Detectadas
institucionalmente
Las relacionadas
en la página web
de Recursos
Humanos/Forpas
Actividad formativa
propuesta
Periodo de
ejecución
Propios
Varias y s/distintos
campos:
Informática,
Calidad,
Aplicaciones
Corporativas,
Idiomas,
Admón.
Electrónica,
Legislación y
Normativa…
Gestión de
Archivo
Gestión de Archivo
Lenguaje
administrativo
Curso de lenguaje
Administrativo
Curso sobre
RD
1892/2008
Jornada sobre la
aplicación del RD
1892/08, 12
noviembre
Curso de
Renta y
Patrimonio
Destinatarios
Dotación de
recursos
(y costes)*
Determinación de
la renta y el
patrimonio familiar
de los solicitantes
de Becas y
Ayudas Propias de
la US
Personal de
la
Universidad
de Sevilla
Personal
Unidad 1º y
2º Ciclos
Personal
Unidad 1º y
2º Ciclos
Personal del
Secretariado
de Acceso
Área de
Alumnos
SACU y SIC
Personal del
Servicio de
Becas
Hasta el 2012
(Plan Formativo
2012)
A determinar por el
FORPAS, así como
su impartición
A determinar por el
FORPAS, así como
su impartición
Ajenos
X
X
X
2009
X
2011
X
* Hemos puesto como propios la dotación de recursos y coste, aunque no disponemos de esta
información ya que se trata de una competencia de la Dirección de Recursos Humanos.
Revisión
El periodo previsto para su próxima revisión, en los términos señalados más arriba, es de un
año a contar desde la fecha de implantación.
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PLAN DE FORMACIÓN DEL ÁREA DE
ALUMNOS
2011
UNIVERSIDAD DE SEVILLA
ÍNDICE:
1.- Presentación.
2.- Visión del Plan de Formación.
3.- Objetivos del Plan de Formación.
4.- Trabajos realizados para la elaboración del Plan de Formación:
4.1.- Detección de Necesidades Formativas.
4.2.- Planificación y Programación.
4.3.- Implantación.
4.4.- Evaluación y Seguimiento.
5.- Procedimiento:
5.1.- Destinatarios.
5.2.- Solicitudes.
5.3.- Acciones Formativas.
a) Cursos de carácter obligatorio.
b) Cursos de carácter optativo.
5.4.- Asistencia y Compensación Horaria.
6. Actividades Formativas 2011/12.
6.1.- Propias del Área de Alumnos.
6.2.- Institucional gestionadas por el FORPAS.
6.3.- Institucional gestionadas por el FORPAS a solicitud del Área de
Alumnos.
1.- PRESENTACIÓN
Se ha elaborado el presente Plan de Formación con las aportaciones y participaciones de la Dirección del Área y
el Grupo de Mejora del Área de Alumnos.
La intención de este Plan de Formación es identificar e incluir un nuevo proceso destinado a la Formación del
Personal del Área donde distinguiremos entre la formación institucional y la formación propia que surge a través
de la gestión ordinaria de nuestros procedimientos, distinguiendo ésta última entre la realizada con la
colaboración del FORPAS a nuestra iniciativa (como la realizada en el año 2009 en relación al RD. 1892/2008,
propiciada por el intenso cambio que se está produciendo en las universidades con la incorporación del EEES),
o sin dicha colaboración, como por ejemplo, la realizada por los propios funcionarios del Área en la formación del
personal de nuevo ingreso para las distintas convocatorias: Becas del M.E., Preinscripción, Pruebas de Acceso
a la Universidad…
No obstante lo anteriormente expuesto interesa destacar que aunque no esté identificado ni desarrollado el Plan
de Formación que aquí se describe (una de las acciones de mejora propuesta es la de identificar, diagramar e
incluirlo en nuestro Mapa de Procesos) esta actuación se viene gestionando desde hace muchos años, en el
Área de Alumnos (formación del personal para convocatorias específicas de becas, preinscripción, pruebas de
acceso a la Universidad y detección de necesidades formativas)
Somos cada vez más conscientes de que hay que tomar iniciativas en materia de formación, con la participación
de todos/as en aquellas acciones formativas que sean necesarias para el buen desarrollo de la gestión diaria de
los procesos. La formación ya no es solo posible sino necesaria, con objeto de que los funcionarios del Área de
Alumnos estén actualizados en una legislación en continuo cambio en el ámbito del EEES; en el adecuado
conocimiento de los avances tecnológicos e informáticos y en el conocimiento de ciertos niveles de idiomas.
Este Plan de Formación se extiende al periodo de tiempo comprendido entre el 1 de octubre de 2011 al 30 de
septiembre de 2012. Hay que distinguir entre las acciones formativas planificadas por el FORPAS, acciones
formativas al personal de nuevo ingreso para las distintas campañas o convocatorias a cargo del personal propio
del Área y la cumplimentación del cuestionario facilitado por el FORPAS previa consulta de todo el personal
adscrito al Área de Alumnos .
2.- VISIÓN DEL PLAN DE FORMACIÓN
Este plan nace con la Visión fundamental de que
las personas adscritas al Área de Alumnos puedan
alcanzar el máximo nivel competencial en el
desempeño de la gestión diaria de las funciones
encomendadas, posibilitando la incorporación del
personal de nuevo ingreso en la gestión ordinaria
de nuestros procedimientos y, en general, la
actualización de los conocimientos y la adquisición
de nuevas capacidades que la incorporación que el
Espacio Europeo de Educación Superior demanda.
3.- OBJETIVOS DEL PLAN DE FORMACIÓN

Facilitar la formación precisa para adecuar las personas a las
competencias requeridas en el desempeño de la gestión diaria de los
procedimientos requeridos en sus puestos de trabajo, posibilitando el
desarrollo personal y profesional del PAS.

Impulsar el uso de las nuevas tecnologías de la información y la
comunicación.

Impulsar la formación en idiomas con objeto de que el PAS disponga de
competencias para comunicarse con estudiantes de nuestra Universidad
cuyo idioma es distinto al español.

Fomentar la mejora de la seguridad y la salud en el trabajo dentro de
nuestro ámbito.

Capacitar para que el PAS pueda adquirir las competencias necesarias
para su integración en el Espacio Europeo de Educación Superior.

Posibilitar la correcta programación de las actividades a desarrollar
mediante un sistema de detección de necesidades previas.

Posibilitar que todo el colectivo del PAS participe en procesos de
actualización a través de programas de formación continua.

Formar en la gestión diaria de los procesos al personal de nuevo
ingreso.
Detección de
Necesidades
Evaluación
Ciclo del
proceso
formativo
Implantación
Planificación
4.- TRABAJOS REALIZADOS PARA LA
ELABORACIÓN DEL
PLAN DE FORMACIÓN.
4.1.- DETECCIÓN DE NECESIDADES FORMATIVAS:
Septiembre 2011
4.2.-PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN.
4.3.-IMPLANTACIÓN:
7 de noviembre de 2011
4.4.-SEGUIMIENTO Y EVALUACION:
A través del Portal del Responsable, se hará un seguimiento de los cursos
realizados y pendientes del personal adscrito a la Dirección del Área, así
como de las actividades formativas programadas o realizadas en los tres
últimos meses
4.1.- DETECCIÓN DE NECESIDADES.
Se realizará anualmente coincidiendo con la propuesta que realiza la
Dirección de Recursos Humanos a través del FORPAS.
La Dirección del Área requerirá dicha información a los respectivos
Jefes de Servicios, que a su vez la requerirán a los Responsables
de Alumnos.
Los Responsables de Alumnos recaban del personal a su cargo
información sobre los cursos ofertados por el FORPAS y las que a
criterio del PAS consultado, habría que incluir para mejorar la gestión
ordinaria de los procedimientos mediante un cuestionario que se
elabora al efecto para la recogida de datos y opiniones.
Los Jefes de Servicios junto con la Dirección del Área procederán a
su estudio.
4.2.- PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN
En espera de contestación por el FORPAS sobre
los cursos específicos solicitados por el Área, para
el resto de los cursos institucionales, la
planificación y programación corresponde al
FORPAS.
En el caso de la formación para el personal de
nuevo ingreso, la planificación y programación
corresponde al Jefe del Servicio donde se gestiona
el proceso correspondiente que, generalmente,
coincide con la campaña o convocatoria de becas,
preinscripción, etc.
4.3.- IMPLANTACIÓN
La implantación del Plan de Formación del Área de Alumnos se realiza
cuando se trata de la formación propia, coincidiendo con la
correspondiente campaña o convocatoria (Becas, Preinscripción…).
Previamente se habrán detectado las necesidades formativas, se destinan
los recursos necesarios y se programan las acciones formativas.
Cuando se trata de las acciones formativas que desde el Área de Alumnos
se consideran de interés para la mejor gestión y que no han sido
detectadas institucionalmente, la implantación se realiza por la Dirección
de Recursos Humanos a través del FORPAS, así como el periodo de
realización de los correspondientes cursos; siendo en este caso el Área de
Alumnos, solo responsable de la detección de la necesidad formativa.
Cuando se trata de los cursos ofertados institucionalmente, la implantación
ya viene dada por las correspondientes ediciones sobre la acción
formativa que ha sido decidida por la Dirección de Recursos Humanos a
través del FORPAS.
4.4.- EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
La evaluación abarca todo el proceso formativo desde la
planificación previa hasta la programación de la actividad
formativa correspondiente.
Se realizarán encuestas de satisfacción al finalizar cada
actividad.
A través del Portal del Responsable, se hará un seguimiento de
los cursos realizados y pendientes del personal adscrito a la
Dirección del Área así como de las actividades formativas
programadas o realizadas en los tres últimos meses.
5.-PROCEDIMIENTO
5.1.- DESTINATARIOS:
PAS del Área de Alumnos de la Universidad de Sevilla, tanto funcionarios como personal laboral.
5.2.- SOLICITUDES:
Las solicitudes se realizarán a través del formulario que pone a nuestra disposición la Dirección de
Recursos Humanos a través del FORPAS.
5.3.- ACCIONES FORMATIVAS
a) Cursos de carácter obligatorio:
Tienen como objetivo la adaptación del trabajador a su puesto de trabajo o a puestos que se han
visto afectados por modificaciones de carácter técnico o funcional, también en aquellos en los que
se establezcan obligatorios institucionalmente. En el caso de que no éste planificado dicho curso,
desde la Dirección del Área se dará traslado al FORPAS de la necesidad de implantarlo.
b) Cursos de carácter optativos:
Tienen como objeto la formación del trabajador con objeto de adquirir o de actualizar sus
conocimientos, promoviendo el desarrollo personal y profesional, pudiendo estar relacionados o no
directamente con el trabajo.
5.4.- ASISTENCIA Y COMPENSACIÓN HORARIA:
Desde la Dirección del Área y las Jefaturas de Servicios se realiza un seguimiento de la asistencia,
programación, horarios, ediciones…, gracias a la aplicación informática que pone a nuestra
disposición el Servicio de Formación y Desarrollo del PAS a través del Portal del Responsable.
En dicho Portal y en la pestaña (Personal a su cargo) se pueden comprobar todos los cursos
pendientes y realizados por el personal adscrito a la Dirección del Área o Jefatura de Servicio
correspondiente, en (Calendario Formativo) las actividades formativas programadas o realizadas
en los tres últimos meses.
6.- ACTIVIDADES FORMATIVAS 2011/12
6.1.- Propias del Área de Alumnos:
- Cursos de formación de personal de nuevo ingreso de la Convocatoria de Becas del
Ministerio de Educación y Ayudas Propias de la Universidad de Sevilla.
- Cursos de formación de personal de nuevo ingreso en los Procesos de Preinscripción de
Grados y Segundos Ciclos.
- Cursos de Formación de personal de nuevo ingreso en los Procesos de preinscripción de
Másteres Oficiales.
- Cursos de Formación de personal de nuevo ingreso en el Procedimiento de la Prueba de
Acceso a la Universidad.
6.2.- Institucional Gestionada por el FORPAS:
Se puede consultar en la siguiente página: http://www.r2h2.us.es/index.php/forpas.
6.3.- Institucional Gestionada por el FORPAS a solicitud del Área de Alumnos:
Se han solicitado las siguientes acciones de formación:
1.- Gestión de Archivo.
2.- Curso de lenguaje Administrativo.
3.- Determinación de la renta y el patrimonio familiar de los solicitantes de Becas y
Ayudas Propias de la Universidad de Sevilla.
6.1.- PROPIAS DEL ÁREA DE ALUMNOS.
Se realiza anualmente por los propios funcionarios del Área en la formación
del personal de nuevo ingreso para las distintas convocatorias: Becas del
M.E., Ayudas Propias, Preinscripción, Pruebas de Acceso a la Universidad…
Programación:
La programación correrá a cargo de los Jefes de Servicios que tengan a su
cargo la gestión del proceso y coincidirá con la campaña del curso
correspondiente. Se establecerá el periodo de impartición con las líneas
generales de actuación y el funcionario/formador responsable de su
impartición.
Asignación de recursos e infraestructura:
Se utilizarán recursos propios de manera que no suponga gasto adicional
salvo los relativos a la organización de la gestión diaria, encomendando la
formación a los propios funcionarios adscritos al Servicio correspondiente en
atención a su responsabilidad o experiencia en el campo de que se trate.
Estructuración de la formación:
La estructura de la formación dependerá de la acción formativa respectiva.
Previamente se actualizarán los contenidos de la formación , especialmente
atendiendo a las novedades introducidas en las correspondientes
convocatorias. (Becas, Preinscripción, PAU…).