DISEÑO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DISEÑO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El sistema de información permite el ingreso de datos, instrucciones, archivos, bases de datos, etc., que
se procesan por medio de una red de computadores con un software pertinente a las necesidades de
la organización, para generar consultas, actualizaciones, transacciones, informes y reportes adecuados,
oportunos, veraces y completos que ayudan en la toma de decisiones a cada uno de los usuarios de
los niveles de la empresa. Para el diseño del sistema de información de la empresa, se deben tener en
cuenta los requerimientos de la organización y el análisis que se realizó con respecto a la gestión logística, la cual se obtuvo de la aplicación de los instrumentos para la recolección de datos e información y
que fueron utilizados con cada uno de los usuarios internos y externos con el fin de conocer en detalle
la problemática del sistema logístico.
A partir de lo anterior, se debe ampliar el análisis y aplicar el enfoque sistémico que consiste en determinar cuál es el objetivo del sistema, cuáles son los subsistemas, cuáles son las funciones de cada subsistema, cuáles son las entradas y salidas del sistema, cuáles son los componentes de cada subsistema,
cuáles son los recursos que necesita, cuáles son los procesos, cuál es la sinergia (características nuevas
que surgen de la interrelación de cada subsistema y son propias del todo), cuál es la entropía (nivel de
desorden del sistema), cuál es la homeostasis (equilibrio del sistema), cuál es el sistema de control, cuál
es la administración, cuál es la frontera del sistema y cuál es el entorno del sistema.
En la etapa del diseño del sistema de información logístico, se recomienda revisar los ejemplos presentados en los libros que se citan en las referencias bibliográficas al final de este documento. Con esta información,
junto con el análisis de sistemas resumido en el párrafo anterior, el plan
maestro, el plan estratégico, un estudio de costos, un estudio de factibilidad, un estudio costo/beneficio, es decir, con un anteproyecto que debe
ser aprobado por las directivas de la organización, se empieza a realizar
la propuesta del nuevo modelo del sistema de información logístico.
¡No olviden!
La planeación estratégica
de la empresa requiere del
uso de técnicas de la información.
Las nuevas tecnologías
aportan grandes beneficios para la planeación empresarial, de manera que se
hace necesario conocer los
sistemas que contribuyen
a la proyección de la organización a nivel nacional
e internacional.
Es importante recordar los niveles de funcionalidad de la información
en que se desarrolla la integralidad, (Bowersox, 2007):
1) Los sistemas de transacciones (órdenes de pedido, asignación de
inventario, órdenes de embarque, determinación de precios y facturación)
2) El control administrativo (mediciones del servicio al cliente, de la
producción y de la calidad)
3) El análisis de decisiones (itinerarios y asignación de vehículos, control del inventario, ubicación e integración red/planta)
4) La planeación estratégica (alianzas estratégicas, desarrollo y refinamiento de las capacidades y las oportunidades, análisis del servicio enfocado al cliente/ganancias).
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA CADENA
DE SUMINISTRO
En el tercer nivel de un SCIS (Sistema de Información de la Cadena
de Suministros), el análisis de decisiones se concentra en los recursos
de software que ayudan a los administradores a identificar, evaluar y
comparar las alternativas estratégicas y tácticas para mejorar la eficacia. Algunos análisis normales incluyen el diseño de la cadena de
suministros, la administración del inventario, la asignación de recursos, los itinerarios y la rentabilidad de los segmentos. Lo ideal es que
el análisis de decisiones del SCIS incluya el mantenimiento, el modelado, el análisis y la preparación de informes de la base de datos. En
este nivel, se administran las relaciones con el cliente al determinar
las ventajas y desventajas asociadas con tener clientes satisfechos.
De acuerdo con Rosmelis Machado y Luis Marcano (2008), el SCIS es
una herramienta que permite la toma de decisiones en la planeación
logística. Según los autores, los componentes del sistema son (pág.
13):
1.
La planeación estratégica de los recursos empresariales (ERP)
o sistemas heredados
2.
Los sistemas de comunicación
3.
Los sistemas de ejecución
4.
Los sistemas de planeación
Proveedores de
material directo
Columna vertebral del sistema
ERP tradicional
Reconocimiento de
datos ,
aplicaciones de
admon. de
conocimien
tos
Aplicaciones
de
integracion
empresarial
Integrantes de la cadena de suministro
Los ERP o Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales) son sistemas
de información que permiten manejar la información referente a las operaciones de producción y distribución de bienes o servicios de una
empresa. A través de esta herramienta es posible
supervisar el desempeño de los componentes
de la organización. Los sistemas ERP facilitan las
operaciones y generan informes para estipular
actividades que buscan el cumplimiento de los
pedidos y el abastecimiento. Además, admiten
bases de datos de la empresa y permiten establecer transacciones que facilitan la planeación,
como “la recepción y administración de pedidos, la asignación del inventario y el embarque”
(Machado y Marcano, pág. 14).
Aplicaciones de Planeacion
de la cadena de suministro
Aplicaciones de comunicación
ERP o Sistemas heredados
Sistema de ejecución
Sistema de administración de transporte (TMS)
Sistema de administración de almacen (WMS)
Sistema de administración de patio (YMS)
En la figura1, se muestran los componentes de
este sistema de información y sus interfaces.
Aplicaciones de administracion
de relaciones con el cliente
Clientes,
revendedores
La SCP o Supply Chain Planning (Planeación de la Cadena de Suministro) y el CRM o Customer Relationship Management (Administración de relaciones con el cliente) hacen parte de los sistemas ERP.
La SCP desarrolla “predicciones y determina los requerimientos de producción y de movimientos”. El CRM
permite “compartir la información entre los clientes,
la fuerza de venta y la administración de operaciones”
(pág. 14).
Sistemas de comunicación
“Los sistemas de comunicación facilitan el flujo de
la información a través de la cadena de suministro”
(Machado y Marcano, pág. 15). La figura 1 ilustra los
componentes principales de comunicación requeridos para las operaciones de la cadena de suministro. Las diferentes áreas de la empresa deben estar
interconectadas, de manera que cada una conozca,
en tiempo real, las operaciones llevadas a cabo por
las otras.
En conclusión…
Se hace necesaria la adquisición e implementación de
sistemas de información,
para la articulación de todas las áreas de la empresa.
El manejo adecuado de los
sistemas de información
permite el acoplamiento
de los departamentos, con
lo cual se facilita el posicionamiento de las organizaciones a nivel nacional e
internacional, por medio de
la planificación de labores,
operaciones y tácticas de
gestión empresarial.
Sistemas de ejecución
Los sistemas de administración del transporte (Transportation Management System, TMS), de administración del almacén (warehouse
Management System, WMS) y de administración de patio (Yard Management System, YMS) son algunos de los sistemas de ejecución que
están instalados o integrados en el sistema ERP para facilitar el intercambio de datos. “Además de facilitar las funciones normales de
administración del almacén, como recepción, almacenamiento, embarque y automatización del almacén, el WMS tradicional incluye la
preparación de informes administrativos, el apoyo para servicios de
valor agregado y la capacidad de apoyo de decisiones. El TMS incluye los itinerarios, la acumulación de la carga, la consolidación y la
administración. El YMS registra el inventario en los vehículos guardados en los patios de la planta” (Machado y Marcano, pág. 15).
Sistemas de Planeación
Además de los sistemas ERP, se encuentran los sistemas de planeación y programación avanzadas (Advanced Planning and Scheduling, APS), los cuales “están diseñados para ayudar a evaluar las
alternativas y determinar sugerencias en la toma de decisiones de
la cadena de suministro” (Machado y Marcano, pág. 16). Existen sistemas sofisticados de planeación de la cadena que permite evaluar
alternativas complejas bajo estrechas restricciones en el tiempo de
decisión. Los autores afirman que “mediante datos históricos y actuales, el software APS identifica y evalúa automáticamente los cursos
de acción alternos y recomienda una solución dentro de las restricciones impuestas. Entre las restricciones normales están las limitaciones en la producción, la planta, el transporte, el inventario o las
materias primas” (pág. 16).
Los sistemas de planeación se clasifican así:
•
Sistemas de planeación estratégicos: Se concentran a nivel
del diseño de la red logística.
•
Sistemas de planeación táctica: Determinan actividades operacionales como gestión de inventarios, organización de equipos,
etc.
Referencia
Machado G., Rosmelis y Marcano M., Luis. (2008, junio). Las TIC’S en las cadenas de suministro.
Recuperado el 29 de mayo de 2012, de http://es.scribd.com/doc/80795867/Tic-en-Las-Cadenasde-Suministro
Figuras
Figura 1. Machado, Rosmelis y Marcano, Luis. (2008, junio). Módulos del sistema de información
integrado de la cadena de suministro [diagrama]. Recuperado el 29 de mayo de 2012, de http://
es.scribd.com/doc/80795867/Tic-en-Las-Cadenas-de-Suministro
Figura 2. Esquema básico de ERP [imagen]. Recuperado el 18 de junio de 2012, de http://www.
gestionconsult.es/blog/erp-para-mediana-empresa/