Manual de Procedimientos de la Coordinación de Distribución de

Secretaría de Educación
Subsecretaría de Servicios Regionales
2002 - 2008
Gobierno del Estado de Michoacán
Manual de Procedimientos de la
Coordinación de Distribución de Libros
de Texto y Material Didáctico
Morelia, Mich., a 11 de Septiembre del 2006
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
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FEC16/08/06
HOJA: 2
DE: 37
ÍNDICE
CAPÍTULO I
Página
INTRODUCCIÓN
4
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
6
MARCO JURÍDICO
7
OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
9
CAPÍTULO II
01.
02.
03.
04.
Rev. 00
16/08/06
PROCEDIMIENTOS
10
Integración de la Información Estadística de los Niveles de
Educación Básica para la entrega oportuna de Libros de Texto y
Material Didáctico.
Generalidades
11
Descripción de actividades
12
Flujograma
14
Programación, Recepción y Distribución
Gratuitos y Materiales Didácticos
Generalidades
de Libros de Texto
16
Descripción de actividades
17
Flujograma
20
Participación en el Protocolo de la firma del Convenio Anual de
Colaboración entre los Gobiernos federal y Estatal
Generalidades
23
Descripción de actividades
24
Flujograma
26
Coordinar y Supervisar el acondicionamiento de los Almacenes
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
de
CODIGO:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
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HOJA: 3
DE: 37
Regionales
Generalidades
28
Descripción de actividades
29
Flujograma
31
CAPÍTULO III
GLOSARIO
32
CAPÍTULO IV
ANEXOS
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Texto y Material Didáctico
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
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CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
La necesidad de elaborar los Manuales de Procedimientos Específicos como un
instrumento administrativo, surge del compromiso del Ejecutivo Estatal ante la
sociedad michoacana de “observar principios básicos en materia de desarrollo
administrativo, tales como mejora regulatoria y modernización de los procesos
administrativos”.
Después de considerar, que la presentación de procedimientos aislados no permite
conocer de manera integral la operación de cada unidad administrativa, se ha
convenido en presentar sus procedimientos en un documento denominado Manual de
Procedimientos Específicos. Mismo que consigna en forma metódica, el conjunto de
etapas y actividades ordenadas en secuencia cronológica, precisando la forma
sistemática de hacer un determinado trabajo de rutina en su ámbito específico.
Su utilidad radica en que el personal responsable de su ejecución, conozca a detalle
su contenido como fuente de consulta y manejo permanente, lo cual da lugar a la
uniformidad del trabajo, evitándose la repetición de instrucciones y directrices, por lo
que se hace necesario mantenerlos actualizados, mediante revisiones periódicas que
serán establecidas por la Unidad de Desarrollo Organizacional, en el momento que se
presenten cambios en la organización, funcionamiento o en las disposiciones
jurídicas que regulan la unidad administrativa, todo ello con el fin de mantener la
veracidad de la información en apego a su realidad operativa.
El presente Manual de Procedimientos Específicos de la Coordinación de Libros de
Texto y Material Didáctico en términos generales consta de cuatro capítulos, en el
primero de ellos se incluye ésta introducción; los antecedentes históricos en donde se
describe el origen, evolución y cambios significativos que se han venido presentando
en la unidad administrativa; el marco jurídico que expone las bases legales de este
instrumento y de sus procedimientos, así como el objetivo del manual.
El segundo capítulo representa el aspecto sustantivo del manual y se refiere a los
procedimientos específicos, contiene la descripción detallada de las actividades de
cada uno de ellos, los responsables de su operación, al respecto, cabe señalar que
estos se denominan en razón de la organización interna de la Unidad Administrativa
correspondiente, los insumos necesarios para iniciar una actividad, así como la salida
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
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específica que deberá generarse para mayor claridad y comprensión de la
justificación de su operación, con su respectivo flujograma.
El tercer capítulo se refiere al glosario, que se construye con las denominaciones o
términos técnicos de uso común, con la acepción que le da la unidad administrativa,
para facilitar al lector la comprensión y el contenido del Manual.
Finalmente en el cuarto capítulo se presentan los anexos, en donde se incluyen los
documentos, formatos y/o instructivos necesarios para la operación de los
procedimientos.
En la elaboración de cada Manual de Procedimientos Específicos, se contó con la
participación de los enlaces técnicos designados por la unidad administrativa,
recibiéndose en primera instancia sus propuestas, estableciendo con los asesores de
la Unidad de Desarrollo Organizacional, reuniones periódicas de trabajo y análisis,
para recabar las observaciones pertinentes en mejora de los documentos
presentados, considerando de prioritaria importancia la opinión del personal que
opera cada uno de los procedimientos documentados.
Con lo anterior, se pretende dar cumplimiento al propósito de aumentar la
productividad y eficiencia de cada una de las Unidades Administrativas de la
Secretaría de Educación.
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ESPECÍFICOS
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ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Se decreta la creación de la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos como
organismo descentralizado el día 12 de Febrero de 1980 por el entonces C.
Presidente José López Portillo y Fernando Solana como Secretario de Educación
Pública. En Michoacán se recibieron y distribuyeron los libros de texto gratuitos por
conducto del Departamento de Libros de Texto Gratuitos, dependiente directamente
del Secretario de Educación.
Desde 1993, ha venido funcionando la Coordinación Estatal de Distribución de Libros
de Texto Gratuitos dependiendo de la Dirección de Servicios Regionales de la
Secretaria de Educación en el Estado, contando en su estructura interna con enlaces
de los niveles involucrados en la distribución de libros de texto.
A partir del ciclo escolar 1996-1997, la Secretaría de Educación Pública como
Representante del Gobierno Federal, la Representación de la Secretaría de
Educación Pública en el Estado de Michoacán y el Gobierno Estatal representado por
la Secretaría de Educación en el Estado, formularon convenios de colaboración para
formalizar los compromisos de envíos, resguardo y redistribución por parte de las dos
instancias gubernamentales.
En agosto de 2000 paso a denominarse Coordinación de Libros de Texto Gratuitos
con la estructura interna de las familias de Preescolar, Primaria, Indígena, Libros para
el Maestro y Telesecundaria.
En Diciembre del 2003 con la ultima modificación a la estructura Orgánica de la
Secretaria de Educación cambia su nombre a Coordinación de Distribución de Libros
de Texto y Material Didáctico dependiendo de la Subsecretaria de Servicios
Regionales y operando internamente con las “familias” de Libros de Educación
Preescolar, Primaria, Indígena, Libros para el Maestro y Telesecundaria;
concentrando y distribuyendo Materiales Didácticos tales: como Bibliotecas Escolares
y de Aula, Revistas, Carteles, Separadores y Obras adicionales (para todos los
Niveles de Educación Básica).
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
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MARCO JURÍDICO
FEDERAL.Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, D.O. del 07 de Abril del 2006.
Ley General de Educación, D.O. del 02 de Junio del 2006.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, D.O. del 26 de
Diciembre del 2005.
Reglamento Interior de la Secretaria de Educación Pública, D.O. del 21 de Enero del
2005.
Convenio de conformidad con el Acuerdo Nacional para la Modernización de la
Educación celebran el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado, D.O. del 21 de
Mayo de 1982.
Decreto de Creación de la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuito, 20 de
Febrero de 1959.
Acuerdo 364 por el que establece el Comité de Libros y Material Bibliográfico de la
Secretaría de Educación Publica, 11 de Agosto del 2005.
Manual de Operación para la Distribución de Libros de Texto Gratuito en Español,
Lenguas Indígenas, Telesecundarias y Materiales para el Maestro de Educación
Básica, 07 de Febrero del 2000.
ESTATAL.Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo, P.O. 21
de Octubre del 2005.
Ley Estatal de Educación, P.O. 07 de Diciembre de 1998.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Michoacán de
Ocampo, P.O. 14 de Octubre del 2003.
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ESPECÍFICOS
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DE: 37
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Michoacán, P.O.
24 de marzo de 1991.
Ley Orgánica de la Administración Publica del Estado de Michoacán de Ocampo, P.O.
31 de Marzo del 2004.
Reglamento Interior de la Administración Pública Centralizada del Estado de
Michoacán, P.O. 13 de Mayo del 2003.
Manual de Organización de la Secretaría de Educación, P.O. 26 de Junio del 2004.
Manual General de Procedimientos de la Secretaria de Educación, P.O. 01 de
Octubre del 2005.
Acuerdo que establece el Programa General de Desarrollo Administrativo del Estado
de Michoacán de Ocampo (P. O. 10 de mayo de 2004), Cap. Segundo de la
Modernización Art. 6; Secc. II de las Tecnologías de la Información en la Mejora de
Procesos de Gestión Art. 10, Fracc. III, Incs. a, b y e; Cap. Tercero Arts. 13, 14 y 15
Numeral 3; Cap. Cuarto de la Mejora Continua, Arts. 16 y 17 Fracs. I, II, III, IV, y V;
Cap. Sexto de la Calidad de las Mejoras Prácticas Administrativas, Art. 23; Cap.
Séptimo de la Mejora Regulatoria Secc. I de los Estudios de Impacto Regulatorio Arts.
28 y 30 Fracs. I, II, III, IV, y V.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
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DE: 37
OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Integrar en forma ordenada los procedimientos específicos de la Coordinación de
Libros de Texto y Material Didáctico de acuerdo con una metodología que permita
conocer en forma secuencial y detallada las actividades que se realizan en el
desarrollo de una función o programa específico y obtener un resultado
predeterminado, con la finalidad de formalizarlos en razón de su marco jurídico.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
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HOJA: 10
DE: 37
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTOS
01.
Integración de la Información Estadística de los Niveles de Educación
Básica para la entrega oportuna de Libros de Texto y Material Didáctica
02.
Programación, Recepción y Distribución de Libros de Texto y Materiales
Didácticos
03.
Participación en el Protocolo de la Firma del Convenio Anual de
Colaboración entre los Gobiernos Federal y Estatal
04.
Coordinación y Supervisión del Acondicionamiento de los Almacenes
Regionales
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Texto y Material Didáctico
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GENERALIDADES
Nombre del Procedimiento:
Código del Procedimiento:
Unidad Responsable:
de
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
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Integración de la Información Estadística de los
Niveles de Educación Básica para la Entrega
Oportuna de Libros de Texto y Material Didáctico.
PE-SE-04-SSR-1.4.4.-01
Coordinación de Libros de Texto y Material
Didáctico
Objetivo del Procedimiento:
Integrar y validar la información estadística escolar de educación básica con el objeto
de que la asignación de los Libros de Texto y Material Didáctico sea suficiente y
oportuna.
Políticas y Normas generales del procedimiento:
La información proporcionada debe ser veraz, oportuna y apegada al cronograma
establecido.
La asignación de los Libros de Texto y Materiales Didácticos debe ser apegada a la
información estadística recibida.
Fundamento Legal:
Reglamento Interior de la Administración Pública Centralizada del Estado de
Michoacán, Cap IV Art. 76 fracc. XIV, P. O. 13 de Mayo del 2003
Manual de Organización de la Secretaría de Educación, 1.4 Subsecretaría de
Servicios Regionales numeral 13; 1.4.4 Coordinación de Libros de Texto y Material
Didáctico numeral 6, P. O. 23 de junio del 2004.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
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HOJA: 12
DE: 37
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Nombre del Procedimiento:
Código del Procedimiento:
Unidad Responsable:
No
01
02
03
04
05
06
Integración de la Información Estadística de los
Niveles de Educación Básica para la Entrega
Oportuna de Libros de Texto y Material Didáctico.
PE-SE-04-SSR-1.4.4.-01
Coordinación de Libros de Texto y Material
Didáctico
Descripción de la Actividad
Elabora y turna al Subsecretario
de Servicios Regionales el oficio
de solicitud de información
estadística
de inicio de ciclo
escolar para los Jefes de Sector
y/o supervisores, a través de las
Direcciones
Regionales
y/o
Responsables
de
Almacén
Regional.
Recibe oficio autorizado y lo turna
a las Direcciones Regionales y/o
Responsables de Almacenes.
Recibe
estadística
de
las
Direcciones
Regionales,
Jefaturas de Sector
y/o
Supervisores para su análisis y lo
turna para captura.
Recibe estadística para su
análisis y la captura en el sistema
informático,
elabora
la
información estadística regional y
estatal por cada uno de los
Niveles Educativos (anexo 1)
Recibe la información estadística
y la separa por región; la revisa,
la valida y realiza proyección del
ciclo escolar inmediato.
Elabora oficio para informar a los
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Responsable
Operativo
Insumo
Salida
Coordinador
Oficio de
solicitud de
estadística
Oficio de
solicitud de
estadística
turnado para
autorización
Coordinador
Oficio
autorizado
Oficio turnado
Coordinador
Estadística
recibida
Estadística
recibida
turnada
Auxiliar de la
coordinación
Estadística
recibida
Estadística
recibida,
analizada y
procesada
Coordinador
Información
estadística
procesada
Proyección
estadística por
región y estatal
Coordinador
Oficio
de Oficio
de
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
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DE: 37
Jefes de Sector y Direcciones
Regionales de la proyección
estadística y lo turna para firma
07
08
09
Envía oficio con información de Coordinador
proyección estadística a los Jefes
de Sector a través de las
Direcciones Regionales en su
caso.
Recibe respuesta y/o documento Coordinador
aclaratorio de las Jefaturas de
Sector y en caso de ajustes turna
las indicaciones correspondientes
Concentra estadística real con Auxiliar de
los documentos aclaratorios de Coordinación
las jefaturas de sector.
Rev. 00
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Proyección
Proyección
estadística por estadística por
región
región
autorizado
Oficio
de Oficio
de
Proyección
Proyección
estadística por estadística por
región
región
autorizado
autorizado
enviado
Documento de Documento de
aceptación y/o aceptación y/o
aclaración
aclaración
Estadística
real
Estadística
concentrada
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Texto y Material Didáctico
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
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HOJA: 14
DE: 37
FLUJOGRAMA.COORDINADOR
AUXILIAR DE COORDINACION
INICIO
1. Elabora y turna el oficio de
solicitud de información estadística
al Subsecretario de Servs. Regs.
2. Recibe oficio autorizado y lo
envía
a
las
Direcciones
Regionales
3. Recibe estadística de
Jefaturas
de
Sector
Supervisiones y las turna
las
y
5. Recibe información estadística
y la separa por región, realizando
proyección del ciclo escolar
inmediato
6. Elabora oficio para informar a
los Jefes de Sector de la
proyección estadística y lo turna
1
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4. Recibe estadística, la captura y
elabora informe
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ESPECÍFICOS
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HOJA: 15
DE: 37
1
7. Envía oficio con información de
proyección estadística a los Jefes
de Sector
8.
Recibe
respuesta
documento aclaratorio de
Jefes de Sector
y/o
los
9. Concentra estadística real con
documentos aclaratorios
FIN
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GENERALIDADES
Nombre del Procedimiento:
Código del Procedimiento:
Unidad Responsable:
de
CODIGO:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
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HOJA: 16
DE: 37
Programación, Recepción y Distribución de Libros
de Texto y Material Didáctico
PE-SE-04-SSR-1.4.4.-02
Coordinación de Libros de Texto y Material
Didáctico
Objetivo del Procedimiento:
Garantizar la entrega total y oportuna de los libros de texto y materiales didácticos a
los alumnos de Educación Básica del Estado.
Políticas y Normas Generales del procedimiento:



La asignación es basada en la estadística generada.
Aplica únicamente para alumnos de Educación Preescolar, Primaria e Indígena y
material didáctico en los niveles de Educación Básica.
La programación, recepción y distribución siempre es apegada a un calendario
preestablecido.
Fundamento Legal:
 Reglamento Interior de la Administración Pública Centralizada del Estado de
Michoacán, Cap IV Art. 76 fracc. XIV, P. O. 13 de Mayo del 2003

Manual de Organización de la Secretaría de Educación, 1.4 Subsecretaría de
Servicios Regionales numeral 3; 1.4.4 Coordinación de Libros de Texto y Material
Didáctico, numerales 1, 2, 8 y 9, P. O. 23 de junio del 2004.
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Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 17
DE: 37
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Nombre del Procedimiento:
Código del Procedimiento:
Unidad Responsable:
No
01
02
03
04
05
06
07
Programación, Recepción y Distribución de libros
de Texto y Material Didáctico
PE-SE-04-SSR-1.4.4.-02
Coordinación de Distribución de Libros de Textos
y Material Didáctico.
Descripción de la Actividad
Responsable
Operativo
Insumo
Salida
Recibe del Subsecretario de
Servicios Regionales indicación
para asistir a la Reunión Nacional
de trabajo de la Comisión
Nacional de Libros de Texto
Gratuito (CONALITEG)
Asiste y participa en la Reunión
Nacional de la CONALITEG
donde aporta información para la
integración
y
conciliación
estadística nacional.
Participa en la elaboración y firma
de la Minuta de Trabajo, donde
se establecen las cantidades
asignadas de libros de texto por
nivel educativo en el estado.
Informa al Subsecretario de
Servicios
Regionales
los
resultados
de
la
Reunión
Nacional
Elabora proyecto de recepción,
por familia, en cada almacén
regional y se envía a la
CONALITEG
Recibe confirmación de la
CONALITEG de reasignación por
almacén
para
conocimiento
(anexo 2 y 2A)
Informa
a
los
almacenes
Coordinador
Indicación
Indicación
recibida
Coordinador
Reunión
Nacional
Aportación de
estadística real
Coordinador
Minuta
Minuta firmada
Coordinador
Informe de
resultados
Informe
presentado
Coordinador
Minuta firmada
Proyecto de
recepción
Coordinador
Proyecto de
asignación
Proyecto de
asignación
autorizado
Rev. 00
16/08/06
Coordinador
Asignación por Asignación por
Coordinación de Libros
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Michoacán de Ocampo
de
CODIGO:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 18
DE: 37
regionales la cantidad asignada
por CONALITEG.
RECEPCION
08
09
10
11
12
13
14
15
16
almacén
Recibe
de
los
almacenes Coordinador
regionales informe semanal del
avance en la recepción de los
libros de texto y material didáctico
Elabora concentrado estatal del Coordinador
avance en la recepción y lo envía
a la Oficina
de Servicios
Federales de Apoyo en la
Educación (OSFAE)
DISTRIBUCION
Verifica la asignación de libros de
texto por sector y zona escolar
en base a la estadística
proyectada.
Elabora oficio de notificación a los
Jefes de Sector y Zonas
Escolares para que validen la
cantidad asignada
Inicia la distribución conforme a la
programación regional.
Informe
semanal
Concentrado
Concentrado
estatal
Concentrado
estatal enviado
Auxiliar
de Asignación
coordinación
Asignación
validada
Auxiliar
de Oficio
coordinación
Oficio
con
notificación
Coordinador y Minuta
Responsable de
almacén
Supervisa la distribución, que sea Auxiliar
de Supervisión
oportuna y acorde a las coordinación
necesidades, y da seguimiento.
RECEPCION DE MATERIAL
DIDACTICO
Recibe de la CONALITEG los Coordinador
Minuta
Materiales Didácticos asignados
al Estado.
Recibe y revisa en el Almacén Coordinador y Materiales
Central Estatal los Materiales Auxiliar de la didácticos
Didácticos enviados por la Coordinación
CONALITEG
Clasifica el Material Didáctico Auxiliar
de Materiales
Rev. 00
16/08/06
almacén
Minuta
Supervisión y
seguimiento
Minuta
con
Asignación
Materiales
didácticos
recibidos
Materiales
Coordinación de Libros
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Michoacán de Ocampo
17
18
19
20
de
CODIGO:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 19
DE: 37
recibido y lo organiza para su Coordinación y
distribución
responsable de
Almacén
Distribuye a los almacenes Coordinador y
regionales, en base a la auxiliar
de
estadística
programada
de coordinación
materiales
didácticos,
e
instrumenta
y
desarrolla
estrategias de seguimiento y
control
Recibe reporte de la distribución Auxiliar
de
de material didáctico realizada coordinación
por los almacenes regionales
Elabora concentrado de control y Auxiliar
de
atiende solicitudes en casos coordinación
extraordinarios.
Notifica a la CONALITEG la Coordinador
información
relacionada
con
faltantes y/o remanentes.
Rev. 00
16/08/06
didácticos
didácticos
clasificados
Estadística
Distribución en
base
a
la
estadística
Reporte
Reporte
Concentrado y Solicitudes
solicitudes
atendidas
Reporte
Reporte
con
faltantes
y/o
remanentes
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
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Michoacán de Ocampo
de
CODIGO:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 20
DE: 37
FLUJOGRAMA
COORDINADOR
INICIO
1. Recibe indicación
para asistir a la
reunión Nacional
2. Asiste y participa
en Reunión Nacional
de la CONALITEG
3. Participa en la
elaboración y firma de
la Minuta de Trabajo
4.
Informa
al
Subsecretario de los
resultados
de
la
Reunión Nacional
5. Elabora Proyecto
de
recepción
por
familia y lo envía a la
CONALITEG
1
Rev. 00
16/08/06
AUXILIAR DE
COORDINACION
RESPONSABLE DE
ALMACEN
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
de
CODIGO:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 21
DE: 37
1
6. Recibe confirmación
de la CONALITEG de
reasignación
por
Almacén
7. Informa a los
Almacenes Regionales
la cantidad asignada
por la CONALITEG
8. Recibe de los
Almacenes Regionales
informe semanal
9.
Elabora
concentrado estatal y
envía a la OSFAE
10.
Verifica
la
asignación por sector
y zona escolar
11. Elabora oficio de
notificación
a
los
Jefes de sector y
zona para validación
12.
Inicia
la
distribución conforme
a la programación
regional
2
Rev. 00
16/08/06
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
de
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 22
DE: 37
2
14. Recibe de la
CONALITEG
los
materiales didácticos
13. Supervisa y da
seguimiento
a
la
distribución
15. Recibe y revisa el
material enviado
17. Distribuye a los
Almacenes
Regionales el material
didáctico
18. Recibe reporte de
la distribución del
material didáctico
20. Notifica
CONALITEG
información
faltantes
remanentes
FIN
Rev. 00
16/08/06
a
la
la
con
y/o
19.
Elabora
concentrado y atiende
solicitudes
16.
Clasifica
el
material didáctico y lo
organiza
para
su
distribución
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
GENERALIDADES
Nombre del Procedimiento:
Código del Procedimiento:
Unidad Responsable:
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 23
DE: 37
Participación en el Protocolo de la Firma del
Convenio Anual de Colaboración entre los
Gobiernos Federal y Estatal
PE-SE-04-SSR-1.4.4.-03
Coordinación de Distribución de Libros de Texto y
Material Didáctico
Objetivo del Procedimiento:
Oficializar el compromiso de los Gobiernos Federal y Estatal para garantizar la
entrega total y oportuna de los Libros de Texto para los alumnos y maestros de
educación Básica.
Políticas y Normas Generales del procedimiento:


Entrega total y oportuna de los Libros de Texto.
La vinculación y coordinación es el propósito fundamental de este Convenio.
Fundamento Legal:

Reglamento Interior de la Administración Pública Centralizada del Estado.Capitulo IV de la Subsecretaria de Servicios Regionales fracción XIV.- P.O. del 13
de mayo del 2003.

Manual de Organización de la Secretaria de Educación.- 1.4 Subsecretaria de
Servicios Regionales Numeral 13, 1.4.4 Coordinación de Libros de Texto y
Material Didáctico, Numeral 3 y 4.
Rev. 00
16/08/06
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 24
DE: 37
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Nombre del Procedimiento:
Código del Procedimiento:
Unidad Responsable:
No
01
02
03
04
05
06
07
Participación en el Protocolo de la Firma del
Convenio Anual de Colaboración entre los
Gobiernos Federal y Estatal
PE-SE-04-SSR-1.4.4.-03
Coordinación de Libros de Texto y Material
Didáctico
Descripción de la Actividad
Recibe del Subsecretario de
Servicios Regionales la propuesta
de convenio emitida por la
CONALITEG, para revisión y/o
corrección en su caso
Recibe, revisa y en su caso
adecua el convenio y lo turna a la
Dirección de Asuntos Jurídicos
para su fundamentación legal
Canaliza el Convenio Revisado y
fundamentado al Subsecretario
de Servicios Regionales para
antefirma y firma del Secretario
de Educación.
Recaba Convenio autorizado y lo
envía a la CONALITEG para su
autorización
Recibe el convenio firmado por la
CONALITEG.
Realiza reunión de trabajo con su
personal
para
conocer
e
interpretar el Convenio autorizado
Elabora circular informativa de los
compromisos,
criterios
de
distribución
y
acuerdos
emanados de este Convenio y la
envía a Directores Regionales,
Responsables de Almacén y
Rev. 00
16/08/06
Responsable
Operativo
Insumo
Salida
Coordinador
Convenio
Coordinador
Proyecto
de Convenio
Convenio
Enviado para
Revisado y/o firmas
adecuado
Convenio
Convenio
validado
Coordinador
Coordinador
Coordinador
Coordinador
su personal
Convenio para
revisar
Convenio
enviado
Convenio
enviado para
su autorización
Convenio
Convenio para
recibido
ser difundido
y Convenio para Convenio
su análisis
analizado
Auxiliar
de Circular
Coordinación
elaborada
Circular
enviada
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
08
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 25
DE: 37
Responsables de Familias
Archiva acuse de recibo del Auxiliar
de Convenio
Convenio y circular informativa Coordinación
circular
enviada
Rev. 00
16/08/06
y Convenio
circular
archivada
y
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 26
DE: 37
FLUJOGRAMA.COORDINADOR
INICIO
1. Recibe del Subsecretario de
Servicios Regionales el Convenio
emitido por la CONALITEG para
revisión
2. Recibe, revisa y adecua en su
caso el Convenio y lo turna a la
Dirección de Asuntos Jurídicos para
su fundamentación
3.
Canaliza el
convenio al
Subsecretario
de
Servicios
Regionales para su antefirma y firma
del Secretario de Educación
4. Recaba convenio firmado y lo
envía a la CONALITEG
5. Recibe el convenio firmado por
CONALITEG y el Secretario de
Educación
1
Rev. 00
16/08/06
AUXILIAR DE COORDINACION
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 27
DE: 37
1
6. Realiza reunión de trabajo con su
personal para dar a conocer el
Convenio
7. Elabora circular y da a conocer
los criterios a las diferentes
unidades administrativas
8. Archiva acuse de recibo de
convenio y circular informativa
F I N
Rev. 00
16/08/06
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
GENERALIDADES
Nombre del Procedimiento:
Código del Procedimiento:
Unidad Responsable:
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 28
DE: 37
Coordinar y Supervisar el Acondicionamiento de
los Almacenes Regionales
PE-SE-04-SSR-1.4.4.-04
Coordinación de Libros de Texto y Material
Didáctico
Objetivo del Procedimiento:
Contar con un espacio adecuado para la recepción, resguardo y distribución de los
Libros de Texto y Material Didáctico
Políticas y Normas Generales del procedimiento:


Contar con instalaciones adecuadas para un resguardo efectivo de los Libros de
Texto y Material Didáctico.
La elección de la ubicación de los almacenes debe considerar, como elemento
esencial el fácil acceso.
Fundamento Legal:

Reglamento Interior de la Administración Pública Centralizada del Estado.Capitulo IV de la Subsecretaria de Servicios Regionales fracción XIV.- P.O. del 13
de mayo del 2003.

Manual de Organización de la Secretaria de Educación, 1.4. Subsecretaria de
Servicios Regionales, numeral 13, 1.4.4 Coordinación de Libros de Texto y
Material Didáctico, numerales 1, 2 y 10.
Rev. 00
16/08/06
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 29
DE: 37
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Nombre del Procedimiento:
Código del Procedimiento:
Unidad Responsable:
No
01
02
03
04
05
Coordinar y Supervisar el Acondicionamiento de
los Almacenes Regionales
PE-SE-04-SSR-1.4.4.-04
Coordinación de Libros de Texto y Material
Didáctico
Descripción de la Actividad
Solicita
información
de
necesidades de mantenimiento,
equipamiento
y
acondicionamiento
de
los
almacenes regionales a los
responsables de almacén.
Recibe información de solicitud a
través de las Direcciones de
Regionales y/o Responsables de
Almacén.
Complementa
informe
de
necesidades de mantenimiento,
equipamiento
y
acondicionamiento
de
los
almacenes
regionales
con
cotizaciones, los analiza para su
autorización.
Elabora informe de necesidades
de los almacenes y lo turna a la
Subsecretaria
de
Servicios
Regionales para la autorización
correspondiente.
Responsable
Operativo
Salida
Coordinador
Oficio
Oficio
elaborado
y
enviado para
firma
Coordinador
Oficio
autorizado
Oficio
autorizado
enviado
Coordinador
Informe
de
necesidades
de
los
almacenes
regionales
Informe
de
necesidades
de
los
almacenes
regionales
Coordinador
Informe
de
necesidades
de
los
almacenes
regionales
Informe
de
necesidades
de
los
almacenes
regionales
para
su
autorización.
Recursos
autorizados
con
conocimiento
Recibe
autorización
de
la Coordinador
aplicación de los recursos de la
Subsecretaria
de
Servicios
Regionales e informa a través de
Rev. 00
16/08/06
Insumo
Recursos
autorizados
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
06
07
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 30
DE: 37
las Direcciones Regionales y
de
los
Responsables de Almacén de las
Directores
necesidades
autorizadas
a
Regionales
resolver.
Supervisa la aplicación de los Auxiliar
de Supervisión
Informe
recursos en la resolución de Coordinador
elaborado
necesidades del almacén y
elabora informe.
Recibe informe de aplicación de Coordinador
Informe
de Reporte global
recursos, elabora reporte global
aplicación de turnado y copia
para
la
Subsecretaria
de
recursos
archivado
Servicios Regionales y lo turna.
Rev. 00
16/08/06
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 31
DE: 37
FLUJOGRAMA.COORDINADOR
AUXILIAR DE COORDINACION
INICIO
1.Solicita
necesidades
información
de
2.
Recibe
necesidades
información
de
3. Complementa información con
cotizaciones
4. Elabora informe de necesidades
y los turna al Subsecretario
5. Recibe autorización
aplicación de los recursos
de
la
6. Supervisa la aplicación de los
recursos
7. recibe informe de la aplicación
de los recursos
FIN
Rev. 00
16/08/06
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 32
DE: 37
CAPÍTULO III
GLOSARIO:
1. CONALITEG.- Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.
2. FAMILIAS DE LIBROS.- Se refiere a los diferentes materiales educativos que
son asignados y entregados a los niveles de educación preescolar, primaria,
indígena, telesecundaria, libros para el maestro y secundaria.
3. MATERIAL DIDÁCTICO.- Se refiere a los materiales distribuidos en las
instancias de la Secretaria de Educación en el Estado a utilizarse en el proceso
específico de enseñanza.
4. MATERIAL EDUCATIVO.- Se refiere a todos los libros y materiales didácticos
que son distribuidos en las instancias de la Secretaria de Educación en el
Estado a utilizarse en algunos de los procesos educativos.
5. O.S.F.A.E.-Oficina de Servicios Federales de Apoyo en la Educación
Rev. 00
16/08/06
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
de
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 33
DE: 37
CAPÍTULO IV
ANEXOS
ANEXO 1
Rev. 00
16/08/06
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
de
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
ANEXO 2
Rev. 00
16/08/06
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 34
DE: 37
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 35
DE: 37
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
ANEXO 2A
Rev. 00
16/08/06
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 36
DE: 37
De conformidad a lo dispuesto en los artículos 23 de la Ley Orgánica de la
Administración Publica del Estado de Michoacán de Ocampo; 11 fracción VII, 12
fracción XIII, 78 fracción XXI, 84, fracciones IV, V, del Reglamento Interior de la
Administración Pública Centralizada del Estado de Michoacán, y de acuerdo con las
recomendaciones emitidas por la Secretaría de Contraloría y Desarrollo
Administrativo mediante oficio número SDA-199/37/2006 de fecha 6 de febrero de
2006, mediante el cual estima procedente que para la elaboración, revisión y
expedición de este tipo de manuales la Secretaría de Educación en el ámbito de sus
atribuciones y facultades autorice y lleve un registro interno de los mismos.
Aunado a la facultad delegada por el C. Secretario de Educación, a la Unidad de
Desarrollo Organizacional a través de la Subsecretaria de Administración, para la
sanción de los Manuales de Procedimientos Específicos de las Unidades
Administrativas de esta Dependencia, se sanciona el presente Manual de
Procedimientos Específicos de la Coordinación de Libros de Texto Gratuito y Material
Didáctico, mismo que consta de 37 fojas útiles, con vigencia a partir del 11 de
Septiembre de 2006.
SANCIÓN
Subsecretario de Administración
Director de la Unidad de Desarrollo
Organizacional
Lic. José Jesús Calderón Morales
Mtra. María Esther Dagio
EXPEDICIÓN
Secretario de Educación
Lic. Manuel Anguiano Cabrera
Inscrito en el Libro No. 1 del Registro de los Manuales Administrativos de la Secretaría de Educación,
con número de control 010, foja 001, que obra en poder de la Unidad de Desarrollo Organizacional.
Rev. 00
16/08/06
Coordinación de Libros
Texto y Material Didáctico
Gobierno del Estado de
Michoacán de Ocampo
de
CODIGO:
MPE-SE-04-SSR- 144
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
REV.: 00
FEC16/08/06
HOJA: 37
DE: 37
ELABORÓ
REVISÓ
C.P. Maria Rebeca Padilla Sánchez
Coordinador de Libros de Texto y
Material Didáctico
Lic. Noel Sánchez Barajas
Subsecretario de Servicios Regionales
Rev. 00
16/08/06