outlook básico versión 2003 1 introducción a microsoft outlook 2003

OUTLOOK BÁSICO
VERSIÓN 2003
1
INTRODUCCIÓN
OUTLOOK 2003
MICROSOFT
Barra de Herramientas: Contiene botones con las
funciones más importantes del programa.
Outlook es un programa de tipo organizador,
cuyas funciones generales son la de ayudar a
planificar el trabajo del usuario. Se utiliza como
una agenda clásica.
Barra de Desplazamiento: Esta barra permite
desplazarnos verticalmente.
Outlook ofrece
posibilidades:
9
9
9
9
9
9
9
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9
9
9
9
1.1
al
A
Barra del Menú principal: Contiene el menú de
las opciones principales. Todas despliegan una lista
de opciones cuando se activan.
usuario
las
siguientes
Recibir y enviar mensajes de correo
electrónico y fax.
Mantener un calendario personal de citas,
acontecimientos y reuniones.
Planificar información sobre los negocios y
contactos personales.
Crear listas y administrar personal o
proyectos de grupo.
Mantener una lista diaria de mensajes que se
envían o reciben.
Enviar grandes cantidades de información.
Comunicarse con varias personas a la vez.
Crear su propia libreta de direcciones.
Asegurar la entrega de la información y
recibir un mensaje de notificación.
Facilitar la comunicación desde un lugar
remoto.
Proporcionar un registro de comunicación y
organizar los mensajes que envíe y reciba de
la manera que mejor se ajuste a su estilo.
Almacenar la información
en carpetas y
consultarlo en el futuro.
Barras de Estado: Muestra en todo momento la
situación en que se encuentra el usuario en el
programa.
Área de Trabajo:
trabajar.
Muestra
el elemento
para
Panel de Exploración: Se encuentra al lado
izquierdo
y
contiene
los
botones
Correo,
Calendario, Contactos, Tareas, Notas, Diario,
Lista de carpetas y Accesos Directos.
1.2
ACCESOS DIRECTOS A LA BARRA DE
OUTLOOK
Mediante el Panel de exploración que es de fácil
utilización, resulta fácil navegar de forma
centralizada a cualquier parte de Outlook y hace
que resulte fácil ver la información del modo en que
se quiere mostrar.
Contiene los siguientes
elementos:
9
Lista de carpetas: También se conoce como
barra de Outlook. La lista de carpetas se activa
en el icono de la parte inferior.
PANTALLA INICIAL DE OUTLOOK
La ventana de Outlook presenta un aspecto como
el siguiente:
Contiene los iconos con los que podemos
navegar por las distintas tareas que nos ofrece
Outlook. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos,
el área de trabajo nos muestra lo necesario para
trabajar con esa materia.
- Bandeja de entrada: Permite ver el listado
de los mensajes que nos hayan llegado por
correo electrónico.
- Bandeja de salida: Muestra una lista de los
mensajes que están dispuestos a ser enviados
por correo electrónico.
- Borrador: Es una carpeta en la que podemos
incluir mensajes que están dispuestos a ser
enviados por correo electrónico.
- Elementos eliminados: Contiene una lista de
todo lo que hayamos borrado últimamente.
Trabaja similar a la papelera de reciclaje de
Windows.
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
OUTLOOK BÁSICO
1
- Elementos enviados: Muestra una lista de
los últimos mensajes que hayamos enviado
por correo electrónico a otros usuarios.
9
9
9
9
9
9
Calendario: Muestra un calendario en el que
se pueden crear citas y otros elementos
relativos a la fechas (generalmente futuras).
Contactos: Contiene una lista de datos
relativos a personas cuyo trabajo puede ser
útil mutuamente.
Diario: Permite administrar el trabajo con el
resto de los programas de Microsoft Office.
Notas: Lista de mensajes, se maneja como
un “Post-it”. Son avisos que nos escribimos
a nosotros mismos para recordar cualquier
cosa.
Tareas: Muestra un sencillo planificador de
trabajos que debemos realizar en el futuro.
Acceso Directo a la Barra de Outlook: El
panel Accesos directos contiene vínculos a
Outlook para hoy y a Actualización de
Outlook.
Estos botones permiten iniciar el elemento a
trabajar:
en el Panel de exploración. Si prefiere explorar
utilizando métodos abreviados del teclado, puede
utilizar las teclas de acceso directo documentadas en
el menú Ir, tales como CTRL+1 para Correo, CTRL+2
para Calendario y CTRL+3 para Contactos:
1.3
INICIAR OUTLOOK
La primera vez que se inicia Outlook, se ejecuta el
Asistente para Inicio de Outlook 2003, que muestra
una serie de cuadros de diálogo que le ayudan a
configurar el programa. Los cuadros de diálogo
dependen de la instalación de su computador actual:
Uno de los cuadros de diálogo importantes que
muestra el Asistente, es el de servicio de correo
electrónico, en el debe señalar si desea que actualice
el programa de correo detectado por el instalador:
Para mostrar más o menos botones utilice las
opciones Mostrar mas botones, Mostar menos
botones:
Otra forma de activar los elementos es con el
Menú Ir que facilita el movimiento entre paneles
2
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
OUTLOOK BÁSICO
Los siguientes cuadros solicitan los datos
necesarios para utilizar la cuenta de correo:
electrónico POP3 con un proveedor de servicios de
Internet (ISP) o usan un servicio de correo
electrónico basado en Web, por ejemplo MSN® o
Hotmail®.
Las personas que no dispongan de cuentas de
Exchange Server no podrán usar las funciones de
Outlook que requieran un servidor de Exchange.
Para convertir la página Outlook para hoy en
predeterminada, haga lo siguiente:
1.
En la página Outlook para hoy, haga clic
en Personalizar Outlook para hoy.
2. Active la casilla de verificación Al iniciar, ir
directamente a Outlook para hoy.
3. Haga clic en Guardar cambios.
1.5
Si lo prefiere puede configurar estas opciones
desde el menú Herramientas, para no hacerlo en
este momento.
1.4
OUTLOOK PARA HOY
La página Outlook para hoy, proporciona una
vista previa del día. Puede ver un resumen de las
citas, una lista de las tareas y cuántos mensajes
de correo electrónico nuevos tiene. Puede
establecer que ésta sea la primera página que se
abra al iniciar Outlook y cambiar la presentación
de Outlook para hoy.
En cualquier momento puede tener acceso a
Outlook para hoy desde el Panel de exploración.
Cuando el usuario cuenta con una cuenta de
correo electrónico de Exchange Server, pueden
ingresar a Outlook para hoy desde el Panel de
Exploración, mediante el icono
nombre.
Buzón - Su
Los usuarios normalmente no tienen una cuenta;
en su lugar, utilizan una cuenta de correo
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
INTRODUCCIÓN
ELECTRÓNICO
AL
CORREO
El sistema de correo electrónico en Outlook, consiste
en enviar a otros usuarios un mensaje que puede
contener texto, imágenes o sonidos.
La cantidad de información, documentos y correo
electrónico comercial es abrumadora. Pero puede
administrar y organizar el correo electrónico para
establecer prioridades en toda esa información.
Outlook le avisa al destinatario mediante un sonido
que ha recibido un nuevo mensaje de correo.
1.5.1
Bandeja de entrada
La bandeja de entrada gestiona los mensajes de
correo electrónico que llegan al computador. Para
acceder a la bandeja de entrada haga clic en el icono
de Bandeja de entrada:
1.5.2
Configuración del correo electrónico
Si no configuró la cuenta de correo al iniciar Outlook,
puede hacerlo con el siguiente procedimiento:
OUTLOOK BÁSICO
3
1. Se selecciona la opción Cuenta de correo
electrónico del menú Herramienta.
2. Aparecerá la ventana del asistente y se
selecciona la opción Agregar una nueva
cuenta de correo electrónico, como se
muestra en el gráfico.
tareas, entradas del diario,
publicados y documentos.
notas,
elementos
El lugar en el que aparecen estas carpetas es la
Lista de carpetas que varía según el tipo de cuenta
de correo electrónico y el lugar donde se almacenen
los datos de Outlook.
Para acceder a los mensajes del correo electrónico
que le han llegado, se activa la bandeja de
entrada de la carpeta deseada, por ejemplo revisar
los correos de la carpeta Hotmail como muestra la
figura:
3. A continuación se selecciona el tipo de
servidor con el que trabajará la cuenta de
correo:
1.5.4
Crear e-mail
Para crear un e-mail se debe seleccionar la
opción Correo del Panel de exploración
4. Se configura el correo electrónico, llenado las
casillas del asistente
A continuación se debe dar clic sobre el botón
de la Barra de Herramientas.
Entonces aparece la ventana de Mensaje.
5. Por último se hace clic en finalizar.
1.5.3
Revisión de los mensajes de correo
En Microsoft Outlook, la información se almacena
en carpetas, de la misma manera que se
almacenan los documentos en el Explorador de
Windows. Los elementos en Outlook, incluyen
mensajes de correo electrónico, citas, contactos,
4
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
La barra de herramientas:
OUTLOOK BÁSICO
Permite Insertar archivo, abrir Libreta de
direcciones,
Comprobar
nombres,
Permiso
(Acceso
sin
restricciones),
Importancia: Alta, Importancia: Baja,
Marca
de
mensaje,
Crear
regla,
Opciones (Opciones, Firma de correo
electrónico, Diseño de fondo, CCO – Con
copia oculta y De), HTML (HTML, Texto
enriquecido y Texto sin formato).
Adicionalmente se pueden encontrar los
campos Para (A quien va dirigido), CC (Con
copia a otro destinatario), Asunto (tema de
correo electrónico).
Haga clic en Enviar.
9
Reenviar un mensaje
Haga clic en Reenviar.
Escriba los nombres de los destinatarios en los
cuadros Para, CC (con copia) y CCO (con copia
oculta). Los destinatarios de los cuadros Cc y Cco
también reciben el mensaje; no obstante, los
nombres de los destinatarios del cuadro Cco no son
visibles a los otros destinatarios.
Para seleccionar destinatarios en una lista, haga clic
en los botones Para, CC o CCO.
Si selecciona varios mensajes, se reenviarán como
datos adjuntos en un mensaje nuevo.
1.5.6
Mensajes instantáneos
La Barra de correo electrónico,
La mensajería instantánea le permite comunicarse
con sus contactos en tiempo real, como lo haría en
una conversación en persona.
al igual que un editor de texto normal,
permite manipular y dar formato al
contenido del mensaje (Guardar, Imprimir,
Cortar, Copiar, Pegar, Tipo de fuente,
Tamaño de fuente, Color de fuente, negrita,
Cursiva, Subrayado, Alineación izquierda,
Alineación centrar, Alineación derecha,
Numeración,
Viñeta,
Reducir
sangría,
Aumentar sangría, Traducir).
Puede comprobar al instante si un contacto está
conectado y controlar la forma en que el estado de
su conexión aparece ante los demás. Por ejemplo, si
está ocupado y no puede hablar, puede cambiar el
estado a Ocupado.
En la parte inferior de la ventana se
encuentran los botones correspondientes al
cambio de vistas del correo (Vista normal,
Vista Diseño Web. Vista Diseño de
impresión, Vista de Esquema, Diseño de
lectura)
Se puede enviar un mensaje instantáneo a cualquier
persona cuando la Etiqueta inteligente de
nombres de persona indique cualquier estado,
excepto que se encuentra sin conexión.
Para activar los mensajes instantáneos, se procede
de la siguiente forma:
1. En el menú Herramientas, haga clic en
Opciones y a continuación, en la ficha Otros.
Una vez creado el correo se puede enviar.
1.5.5
Responder e-mail
Para responder un e-mail, seleccione el mensaje
al que desea responder o que desea reenviar y
siga uno de estos procedimientos:
9
Responder a un mensaje:
Para responder únicamente al remitente, haga
clic en Responder.
Para responder a todos los destinatarios, haga
clic en Responder a todos.
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
2. Debajo de Etiqueta inteligente de nombres
de persona, active la casilla de verificación
Habilitar la etiqueta inteligente de nombres
de persona y a continuación, active la casilla de
OUTLOOK BÁSICO
5
verificación
Mostrar
el
Messenger en el campo De.
1.5.7
estado
de
Archivos adjuntos: Revisar y enviar
Para guardar archivos adjuntos, se procede de la
siguiente forma:
1. Abra el mensaje que ha recibido.
2. Haga doble clic en los datos adjuntos para
abrirlos.
3. En el contacto abierto, haga clic en Guardar y
cerrar.
Para enviar archivos adjuntos, se procede de la
siguiente forma:
1.
En el menú Herramientas, haga clic en
Opciones y, a continuación, haga clic en la
ficha Formato de correo.
2.
En Formato del mensaje, haga clic en
Formato Internet.
3.
Seleccione
la
casilla
de
verificación
Codificar datos adjuntos en formato
UUENCODE al enviar un mensaje de
texto sin formato.
Al aceptar, se regresa al mensaje donde aparece
adjunto el correo seleccionado y se encuentra listo
para ser enviado.
2.2. INCLUIR UN HIPERVÍNCULO EN UN
MENSAJE
Para incluir un hipervínculo en un mensaje de correo
se procede de la misma manera que en cualquier
otro programa de Microsoft, del menú Insertar,
seleccionar la opción Hipervínculo.
Aparece la ventana Insertar Hipervínculo desde la
cual se puede seleccionar el archivo o la dirección
con la cual se va a crear el hipervínculo.
2. ADMINISTRACIÓN DEL CORREO
ELECTRÓNICO
2.1. ADJUNTAR OTROS MENSAJES DE
CORREO ELECTRÓNICO
Para adjuntar a un mensaje, otro mensaje de
correo electrónico existente, se debe seleccionar
la opción Elemento del botón Insertar archivo
La apariencia del hipervínculo creado dentro del
correo es la siguiente:
Se despliega la ventana Insertar elemento,
desde la cual se puede seleccionar el correo que
se desea adjuntar y finalmente, pulsar el botón
Aceptar.
2.3. PERSONALIZAR
MENSAJES
CORREO ELECTRÓNICO
DE
Los mensajes de correo electrónico se pueden
personalizar en su apariencia y forma cuando se
escriben seleccionando las diferentes opciones del
menú Formato de la misma manera que se hace
desde el procesador de texto Microsoft Word
2003.
6
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
OUTLOOK BÁSICO
Se puede aplicar formato personalizado de
fuente,
encabezados,
alineación,
párrafos,
viñetas, sangrías, fondo, idioma y texto
enriquecido HTML que sirve para la creación de
vínculos a otros mensajes o paginas Web.
Adicionalmente, se puede configurar el mensaje
que aparece cuando
pulsando el icono
se redacta un mensaje de correo. Se abre una
ventana como la que aparece a continuación
desde la cual se puede configurar Importancia,
Seguridad,
Opciones
de
Votación
y
Seguimiento, Opciones de Entrega.
Desde la ventana principal de Outlook, se puede
seleccionar Opciones del menú Herramientas y de
la pestaña Seguridad activar la casilla de
verificación Cifrar contenido y datos adjuntos de
mensajes salientes.
Microsoft Office Outlook 2003 ofrece la opción
de cifrar los mensajes. Esta consiste en proteger
la confidencialidad del mensaje mediante la
conversión del texto legible y sin formato en
texto codificado. Para hacer esto se debe activar
la casilla de verificación Cifrar el contenido del
mensaje y los datos adjuntos de la ventana
Propiedades de Seguridad que se despliega al
pulsar el botón Configuración de Seguridad de
la ventana de Opciones de mensaje.
2.4. ORGANIZAR
LOS
CORREOS
ELECTRÓNICOS EN CARPETAS
Para organizar los correos recibidos en carpetas,
basta con seleccionar de la bandeja de entrada el
correo que se desea guardar y desde el menú
contextual seleccionar la opción Mover a una
carpeta. Aparece entonces una ventana desde la
cual se puede seleccionar la carpeta en la cual se va
a guardar el correo.
Si se utiliza Microsoft Word 2003 como editor
de correo electrónico, se pueden cifrar los
mensajes seleccionando Opciones… del menú
Herramientas y en la pestaña Seguridad dar
una Contraseña de apertura.
Si no existe aún la carpeta, se debe pulsar el botón
Nueva para crearla.
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
OUTLOOK BÁSICO
7
marca de mensaje, no aparecerán en esta carpeta
de búsqueda, a menos que se les marque.
Cuando un mensaje o un contacto está marcado,
una de
aparece en la columna Estado de marca
las siguientes marcas:
Indicador
Ninguna Sin marca
Marcado
Marcado como completado
2.5. MARCAR MENSAJES DE CORREO
ELECTRÓNICO PARA SEGUIMIENTO
Cuando se marca un mensaje se le agrega un
Icono de marca. Estas marcas sirven para
recordar y realizar un seguimiento de un
problema o indicar una solicitud a otra persona.
También se pueden utilizar marcas para
establecer un aviso para el mensaje o el
contacto.
Cuando se escribe un mensaje nuevo o cuando se
responde, se puede marcar pulsando el icono
que aparece en la barra de herramientas.
Aparece entonces el cuadro de marcar mensaje
para seguimiento como se ilustra en la siguiente
imagen:
Cuando el destinatario recibe un mensaje con una
marca, aparece un comentario acerca de la finalidad
de la marca en la parte superior del mensaje. Si
activa un aviso, también aparecerá la fecha en la
parte superior del mensaje.
2.6. GESTIONAR
LA
BANDEJA
ENTRADA AUTOMÁTICAMENTE
DE
Para utilizar esta función, se debe contar con una
cuenta de correo electrónico de Microsoft
Exchange Server. La mayor parte de las cuentas
personales de correo electrónico a través de un
servidor son cuentas POP3 y no admiten esta
función.
Para realizar esta operación se debe seleccionar del
menú Herramientas la opción Asistente para
fuera de oficina y desde este, la opción Estoy
fuera de la oficina y en el cuadro Autorresponder
sólo una vez a cada remitente con el texto
siguiente, escribir el mensaje que se desee
responder a quienes envíen mensajes mientras se
esté fuera.
2.7. ELIMINAR MENSAJES
Para eliminar un mensaje se debe seleccionar y
utilizar una de las siguientes opciones:
9 Oprimir la tecla Supr
9 Desde el menú contextual seleccionar Eliminar
Se pueden utilizar marcas de color para
administrar los elementos de correo electrónico
entrantes según el tipo de seguimiento, por
ejemplo:
9 Marca roja para los mensajes que requieran
atención inmediata
9 Marca azul para leer más tarde.
Al agregar una marca de mensaje, el color de
fondo de la columna Estado de marca cambia
para facilitar la búsqueda rápida de elementos en
la lista de mensajes. Los elementos marcados
aparecerán automáticamente en la Carpeta de
búsqueda para seguimiento. Sin embargo, los
elementos de correo electrónico recibidos con una
8
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
9
Pulsar el icono
.
3. ORGANIZACIÓN DE CONTACTOS
3.1
AGREGAR
Y
MODIFICAR
INFORMACIÓN DE UN CONTACTO
Para añadir información sobre un contacto,
seleccione Contactos en el Panel de
Exploración; en el menú Acciones seleccione
Nuevo contacto, o presione Ctrl + U, para
agregar un nuevo contacto:
OUTLOOK BÁSICO
Añada la información correspondiente y
haga un clic en el botón Guardar y Cerrar.
Para modificar información sobre un
contacto seleccione Contactos en el Panel
de Exploración; haga doble clic en el
nombre del contacto para activar la venta
con la información, cambie la información
correspondiente y haga un clic en el botón
Guardar y Cerrar.
3.2
IMPORTAR
CONTACTOS
PROGRAMAS
ARCHIVOS
DE
DESDE
OTROS
9
9
9
9
9
9
9
Tarjetas de visita
Tarjetas de visita detalladas
Lista de teléfonos
Por categoría
Por organización
Por ubicación
Por marca de seguimiento
La información que se incluye en cada de las
vistas, se puede modificar personalizando la
vista actual, determinando los campos a incluir,
tal como se ve en el cuadro de Personalizar
vista.
Outlook permite importar información sobre
contactos, que se encuentren en Outlook
Express o Eudora, o exportar a otros
formatos, para esto seleccione en el menú
Archivo
la alternativa Importar y
exportar…, lo que activa el siguiente
asistente:
3.4
Siga los pasos para realizar la importación
de los archivos de otras aplicaciones.
3.3
VISUALIZAR
CONTACTOS
LISTA
ORDENAR CONTACTOS
Microsoft Outlook permite organizar los
contactos en forma ascendente o descendente
de acuerdo con un campo de información
almacenada sobre los contactos.
DE
Para modificar la forma de visualización de
los contactos, el Panel de Exploración
cuenta con una serie de vistas como son:
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
OUTLOOK BÁSICO
9
utilizando el botón Nueva…, crear las carpetas
que se requieran para el trabajo.
3.6
ENVIAR MENSAJES DE CORREO
ELECTRÓNICO A CONTACTOS
Para enviar un mensaje a un contacto que ya
exista, seleccione en el Panel de Exploración,
la pestaña Correo, en la barra de herramientas
haga clic en Nuevo mensaje de correo, al
ingresar al mensaje, al hacer clic en la
Para modificar el orden en que se visualizan
los contactos, en el Panel de Exploración
seleccione Contactos y en la parte de abajo
de las Vistas, seleccione Personalizar la
vista actual…, en el cuadro de dialogo de
Personalizar la vista:, presione el botón
Ordenar, el cual abre un cuadro de dialogo
que permite utilizar hasta cuatro campos
diferentes de la ficha del contacto.
3.5
ORGANIZACIÓN DE CONTACTOS
EN CARPETAS
Microsoft Outlook permite organizar los
contactos en carpetas creadas por el
usuario, diferentes a la carpeta de
contactos. Para hacerlo selección en el menú
Herramientas la alternativa Organizar, la
cual activa el Panel de Organizar:
alternativa
se abre la ventana
de seleccionar nombres, allí aparecen los
nombres de los contactos. Seleccione los que
se requieran para el correo.
3.7
UTILIZAR LA LISTA DE CONTACTOS
PARA
COMBINAR
CORRESPONDENCIA EN WORD
Microsoft
Outlook
permite
utilizar
la
información de los Contactos, para combinar
correspondencia empleando documentos en
blanco o documentos existentes creados en
Microsoft Word. Para realizar esta acción
seleccione en contactos la vista que tenga la
información que desea combinar, en el menú
Herramientas
la
alternativa
Combinar
correspondencia…, mostrando el siguiente
cuadro de dialogo:
En este se pueden seleccionar carpetas, en
la parte relacionada con Mover el contacto
a, o al seleccionar Otra carpeta…, es
posible moverla a las carpetas del usuario o
En este se pueden seleccionar:
Contactos: todos los de la vista o los
seleccionados.
Campos: los de la vista actual o todos los
almacenados de los contactos.
Documento: Si el documento ya existe
permite buscarlo en el disco.
Tipo de Documento: se puede seleccionar
entre carta, etiquetas o sobres.
10 UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
OUTLOOK BÁSICO
Además es posible crear un archivo con la
información para utilizar posteriormente.
Al hacer un clic en el botón Aceptar, se
abre Word en un documento listo para
combinar y seleccionar los campos que se
incluyen en la lista.
4. ADMINISTRACIÓN
AGENDA
DE
4.2. IR DIRECTAMENTE A UNA FECHA
Cuando se desea hacer una consulta rápida de
alguna fecha de una cita en la agenda, se puede
utilizar un método rápido así:
1. Seleccionar la opción Ir a la fecha del menú
Ir o presionar las teclas CTRL + I.
2. Aparecerá el siguiente cuadro:
LA
Outlook cuenta con un calendario que permite
registrar elementos como citas, reuniones o
eventos. La opción que se elija dependerá de si
hay otras personas involucradas y del modo en
que se desee mostrar la entrada en el calendario.
Para ver el calendario en Microsoft Office Outlook
2003, haga clic en el botón Calendario del
Panel de exploración:
3.
Seleccionamos en la casilla Fecha: la fecha
requerida. Se observará en la agenda tanto
la fecha anotada en la agenda, y en el
calendario estará marcada para corroborar.
4.3. IR A UNA FECHA LEJANA
Cuando se desea ir a una fecha lejana, se aplica el
procedimiento anterior y se selecciona la fecha
determinada, bien sea en adelantando o atrasando
el calendario, como muestra la figura.
4.1. ELEMENTOS DEL CALENDARIO
En Outlook, cuando se especifica un elemento en
el calendario, se tiene que seleccionar uno de los
tres tipos de entrada, cita, reunión o evento todo
el día. Si se conoce las diferentes opciones, se
podrá programar el tiempo de una forma más
eficaz.
9
9
9
Cita: Una cita es una actividad en la que sólo
participa usted.
Reunión: Una reunión es similar a una cita,
con la diferencia de que invita a otras
personas.
Evento de todo el día: Este evento es una
actividad que dura todo el día pero que no
bloquea el tiempo del calendario. Con un
evento, pueden seguir apareciendo otros
elementos en su programación para ese día
4.4. AJUSTAR LA AGENDA: AGREGAR
CITAS
Una cita se utiliza cuando se desea mostrar que esta
ocupado en alguna actividad en la que no participa
ninguna otra persona de la organización. Se puede
especificar una cita para bloquear el tiempo del
calendario, cuando necesite reunirse con un cliente,
visitar al odontólogo o trabajar en un proyecto.
Hay tres formas diferentes para crear una cita:
1.
Utilice el botón Nueva cita
herramientas Estándar.
de la barra de
La barra del calendario:
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
OUTLOOK BÁSICO
11
2.
Utilice el comando Nueva cita del menú
Acciones.
9
9
9
Un día festivo.
Un acontecimiento anual o periódico como un
cumpleaños o un aniversario.
Otras actividades que duran todo el día, como su
programa de vacaciones o el de otra persona.
3.
Haga clic en la cuadrícula del calendario
principal, para seleccionar la hora de la cita, haga
clic en Nueva cita en el menú contextual.
En este calendario, se ha especificado el día de La
mujer como un evento de todo el día. Para que sea
un evento del todo el día debe verificar que se
encuentre activa la casilla de Todo el día si es así
podrá observar que los valores de Comienzo y Fin
son solo fechas no horas.
Nota: puede arrastrar un mensaje de la
Bandeja de entrada al calendario para
convertirlo en una entrada del calendario.
Una reunión es similar a una cita, con la
diferencia de que incluye a otras personas y un
lugar de reunión. Las reuniones del calendario
pueden ser reuniones organizadas por usted o
reuniones a las que otra persona le ha invitado.
Las reuniones aparecen en su calendario y en los
calendarios de los demás participantes.
La
reunión se identifica con el icono
encuentra en la parte superior izquierda.
4.5. PERSONALIZAR EL CALENDARIO
9
Cambiar la vista de Día, semana y mes
1.
Dentro del Calendario, en el menú Ver, elija
Organizar por, luego Vista actual y, a
continuación, haga clic en Personalizar la vista
actual.
Haga clic en Más opciones.
Siga uno de estos procedimientos:
a. Para cambiar la presentación del día, cambie
Fuente de la hora, Fuente y Escala de
tiempo.
b. Para ver la hora de finalización de las citas,
active la casilla de verificación Mostrar la
hora de finalización en Semana o en
Mes.
c. Para ver los fines de semana juntos, active
la casilla de verificación Comprimir el fin
de semana.
que se
Una reunión en Outlook se define con la ayuda de
una convocatoria de reunión, que se envía a
los participantes de la reunión a través del correo
electrónico.
Un evento de todo el día no ocupa bloques de
tiempo en el calendario, sino que aparece como
un titular en la parte superior de la fecha que
especifique en el calendario.
Utilice un evento de todo el día cuando desee
mostrar una actividad que tiene lugar un día
específico sin ocupar los espacios de tiempo del
calendario. A continuación, se incluye algunos
tipos de entradas en los que se puede utilizar
eventos de todo el día.
12 UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
2.
3.
OUTLOOK BÁSICO
d. Para ver la hora de las citas como relojes
en miniatura, active la casilla de
verificación Mostrar la hora en forma
de reloj en Semana o en Mes.
9
Cambiar
las
presentación del
fechas
ƒ
Cambiar la fuente
opciones
Explorador
de
de
1. En el menú Herramientas, haga clic en
Opciones y, a continuación, haga clic en la
ficha Otros.
2. Haga clic en Opciones avanzadas.
3. En Opciones de apariencia, haga clic en
Fuente.
4. Seleccione la fuente y otras opciones que
desee.
ƒ
Mostrar los números de semana
1. En el menú Herramientas, haga clic en
Opciones.
2. Haga clic en Opciones del Calendario.
3. Para
mostrar
los
números
de
las
semanas (número de semana: a las semanas
del año se les asigna un número de 1 a 52,
denominado número de semana. Cuando
activa los números de semana, aparecen en
la parte izquierda del Explorador de fechas en
el
Calendario.),
active
la
casilla
de
verificación Mostrar los números de las
semanas en el Explorador de fechas.
ƒ
Activar o desactivar las fechas en negrita
1. Dentro del Calendario, en el menú Ver, elija
Organizar por, luego Vista actual y, a
continuación, haga clic en Personalizar la
vista actual.
2. Haga clic en Más opciones.
3. Debajo de Configuración general, active o
desactive la casilla de verificación. Las fechas
en negrita del explorador de fechas,
representan días que contienen elementos.
ƒ
Establecer las opciones de semana laboral
1. En el menú Herramientas, haga clic en
Opciones.
2. Haga clic en Opciones del Calendario.
3. Siga uno de estos procedimientos:
- Para seleccionar los días de la semana
laboral,
seleccione
las
casillas
de
verificación junto a los días de la semana
que desee.
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
- Para establecer el primer día de la semana,
haga clic en el día que desee en el cuadro
Primer día de la semana.
- Para establecer la primera semana del año,
haga clic en la opción que desee en el cuadro
Primera semana del año.
- Para establecer la hora de inicio y fin de un día
laborable, escriba las horas en los cuadros
Hora de inicio y Fin.
4.6. PERSONALIZAR
LOS
DÍAS
MOSTRADOS EN EL CALENDARIO
Dentro del Calendario, haga clic en una de las
siguientes opciones:
Día
Semana
Semana laboral
Mes
4.7. CAMBIAR EL COLOR DE FONDO DEL
CALENDARIO
El color de fondo del calendario se puede especificar
desde Microsoft Outlook o si dicho calendario se
guarda en un sitio Web.
Siga uno de estos procedimientos:
Para cambiar el color de fondo
1. En el menú Herramientas, haga clic en
Opciones y, a continuación, en Opciones del
Calendario.
2. En la lista Color de fondo de Opciones del
Calendario, haga clic en el color deseado.
Notas:
El color seleccionado se aplicará a las vistas Día y
Semana laboral. Las vistas Semana y Mes utilizan
los colores de fondo del sistema: gris y blanco.
El color elegido se aplica a las horas del día de la
semana. A las horas nocturnas y de fin de semana
se aplica un color de fondo más oscuro.
Para especificar un
guardado en el Web:
fondo
para
un
calendario
1. Dentro del Calendario, en el menú Archivo,
haga clic en Guardar como página Web.
2. En Opciones, active la casilla de verificación
Usar gráfico de fondo y escriba la ruta de
OUTLOOK BÁSICO
13
acceso del gráfico, o bien, haga clic en
Examinar para elegir dicha ruta.
9
Quitar elementos del calendario
Para
eliminar
duplicados:
elementos
de
calendario
1. En Calendario, seleccione la carpeta de
calendario en la que hay elementos
duplicados.
2. En el menú Ver, elija Organizar por,
seleccione Vista actual y haga clic en Por
categoría.
3. Haga clic en el título de columna Asunto
para organizar todos los elementos de
calendario en función de su asunto.
4. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras
hace clic en cada uno de los elementos de
calendario duplicados que aparecen en la
lista.
5. Cuando
haya
seleccionado
todos
los
elementos de calendario duplicados, presione
SUPR.
9
5. Active la casilla de verificación Incluir
elementos que tengan activada la casilla
"No autoarchivar".
Precaución Si activa esta casilla de verificación
archivará todo, incluidos los elementos marcados
como una excepción para Autoarchivar.
6. Puede aceptar la ubicación donde se guardará el
archivo de almacenamiento o buscar una carpeta
diferente y especificar el nombre de archivo que
desea.
Nota Es recomendable que anote esta ubicación
para encontrarlo fácilmente después, si lo necesita.
7. Haga clic en Aceptar. Comenzará el archivado.
En la barra de estado de Outlook, verá el menú
Archivando. Si hace clic en Archivando,
tendrá la opción de cancelar el archivado en
curso. Los elementos ya archivados hasta ese
momento se conservarán en el archivo de
almacenamiento.
Ajustar la agenda: eliminar citas
Con Outlook, puede supervisar fácilmente las
reuniones, citas y eventos. Con el tiempo, todos
los elementos del calendario pueden llegar a ser
muy numerosos y ocupar una considerable
cantidad de espacio en el archivo de datos.
Puede reducir el número de elementos que se
guardan de dos modos: archivando o eliminando.
Archivar: Elimina los elementos del archivo de
datos pero primero realiza una copia de
seguridad de ellos en otro archivo de datos de
Outlook. Puede configurar Outlook para que
ejecute automáticamente la función Autoarchivar
a intervalos especificados, o puede archivar los
elementos manualmente.
1. En el menú Archivo, haga clic en Archivar.
2. Haga clic en Archivar esta carpeta y todas
sus subcarpetas.
Precaución Si creó otros calendarios debajo del
calendario predeterminado, esta opción archivará
los elementos de todos los calendarios.
3. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta
Calendario.
4. En la lista Archivar elementos anteriores
al, seleccione la fecha que desee. Para
archivar todo, seleccione una fecha futura.
14 UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
1. Todos los elementos de la carpeta seleccionada y
los de las subcarpetas se incluyen en el archivado.
2. Haga clic en Calendario para ver los elementos
del calendario.
3. Seleccione una fecha futura para archivar todos
los elementos.
4. Si activa la casilla de verificación Incluir
elementos que tengan activada la casilla "No
autoarchivar", se archivarán todos los elementos
sin excepción.
5. Nombre de archivo y ubicación del archivo de
almacenamiento.
Si desea eliminar todos los elementos del calendario
y no realizar una copia de seguridad, puede hacer lo
siguiente:
OUTLOOK BÁSICO
1. En el Panel de navegación, haga clic en
Calendario.
2. En el menú Ver, seleccione Organizar por,
elija Vista actual y, a continuación, haga clic
en Por categoría.
3. Haga clic en Categorías: (ninguna) y, a
continuación, presione CTRL+A.
Ahora deberán estar seleccionados todos los
elementos de la lista.
filtrados o agrupados. Se pueden utilizar las
categorías para realizar un seguimiento de los
distintos tipos de elementos que están relacionados
entre sí pero almacenados en carpetas diferentes.
Por ejemplo, se puede realizar un seguimiento de
todas las reuniones, contactos y mensajes de un
proyecto específico mediante la creación de una
categoría especial y la asignación de elementos a
ella.
4. Presione SUPR.
Advertencia: Los pasos anteriores eliminarán
todos los elementos del calendario, incluidas los
días festivos que se agregan automáticamente al
calendario. Puede volver a agregar o quitar los
días festivos eliminados durante estos pasos,
pero los demás elementos serán irrecuperables.
5. ORGANIZACIÓN
DE
MEDIANTE CATEGORÍAS
CITAS
5.1. MOSTRAR ELEMENTOS
Se pueden mostrar los diferentes elementos que
posee
Outlook
(citas,
contactos,
tareas,
entradas de diario, notas, elementos publicados,
mensajes de correo electrónico y documentos)
haciendo clic en el botón del tipo de elemento
ubicado en el Panel de exploración (columna
izquierda de la ventana de Outlook).
Las categorías también proporcionan una forma de
relacionar entre sí los elementos sin necesidad de
incluirlos en carpetas independientes. Por ejemplo,
pueden mantenerse tareas de trabajo y personales
en la misma lista de tareas y utilizarse las categorías
Trabajo y Personal para ver las tareas de forma
independiente.
Microsoft Outlook 2003 proporciona una lista de
categorías,
denominada
Lista
principal
de
categorías, que puede utilizarse para agrupar o
buscar elementos. Esta lista contiene categorías
generales como Trabajo, Personal y Llamadas de
teléfono. Pueden agregarse y eliminarse categorías
de esta lista. También se puede utilizar esta lista tal
como está o bien pueden agregarse categorías
propias.
Igualmente, se puede:
Igualmente, se puede activar el tipo de elemento
requerido ingresando por el Menú Ir de la barra
de Menú o con las combinaciones de tecla:
Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+3, etc.
5.2. CLASIFICAR
CATEGORÍAS
ELEMENTOS
POR
Una categoría es una palabra clave o una frase
que ayuda a relacionar entre sí los elementos de
modo que puedan ser buscados, ordenados,
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
9
Crear nuevas categorías en la Lista principal
de categorías por adelantado y asignarles
elementos posteriormente.
9
Asignar elementos de uno en uno a las
categorías a medida que crea cada elemento.
Si se importan tareas desde Microsoft Schedule+,
puede utilizarse Outlook para asignar tareas a
categorías del mismo modo que se incluirían tareas
en proyectos con Schedule+.
Los elementos pueden asignarse a más de una
categoría. Por ejemplo, una tarea puede asignarse a
las categorías Trabajo, Cliente principal y
Estrategias.
5.3. CAMBIAR DE POSICIÓN LOS ELEMENTOS
OUTLOOK BÁSICO
15
Es posible cambiar de posición los elementos de
Outlook ubicados en la parte inferior del Panel
de Exploración. Para ello, por el menú
Herramientas, seleccionar en Opciones… la
ficha Otros. Luego al dar clic sobre el botón
Opciones del panel de exploración… se
podrán cambiar las posiciones de los elementos,
con la ayuda de los botones Subir y Bajar.
derecho del mouse, aplicado sobre cualquiera de los
elementos de Outlook permite acceder de manera
inmediata a la ventana Categorías.
De igual manera, pulsando el botón derecho del
mouse sobre el botón de cualquiera de los
elementos de Outlook (ubicados en la parte
inferior del Panel de exploración), es posible
acceder de manera inmediata a la ventana en la
que se haya el botón Opciones del panel de
exploración referido anteriormente.
5.5.2. ELIMINAR UNA CATEGORÍA
5.4. ASIGNAR UNA CATEGORÍA A UN
ELEMENTO
Desde la ventana en la que se agregan las nuevas
categorías, activar el botón Lista principal de
categorías…. Allí, además de poderse agregar
nuevas categorías, se puede eliminar una o más de
las categorías existentes, a través de los botones
disponibles para ello.
Para asignar una o más categorías a un
elemento, debe seleccionarse previamente el
elemento requerido para ello. Posteriormente,
acceder
por
el
menú
Edición,
opción
Categorías…. Una vez allí, se marcan la(s)
categoría(s)
que
se
pretenda(n)
asignar.
Igualmente, el botón derecho del mouse, permite
acceder a la opción Categorías… de manera
inmediata.
5.6. QUITAR UNA
ELEMENTO
5.5. CREAR, AGREGAR O ELIMINAR UNA
CATEGORÍA
5.5.1. CREAR
O AGREGAR
CATEGORÍA
UNA
NUEVA
Por el menú Edición, opción Categorías… se
accede a la ventana Categorías, a través de la
cual se pueden crear nuevas categorías
(escribiendo sobre el recuadro blanco el nombre
de la nueva categoría y pulsando sobre el botón
Agregar a la lista posteriormente). El botón
16 UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
CATEGORÍA
A
UN
Para quitar una o más categorías a un elemento, se
procede de igual manera que al agregar o asignar
una categoría al mismo. En la ventana Categorías
se
desmarcan
las
casillas
de
verificación
correspondientes a las categorías que se deseen
quitar. Posteriormente se debe dar clic sobre el
botón Aceptar.
5.7. RESTAURAR
LAS
PREDETERMINADAS
CATEGORÍAS
Las categorías predeterminadas en Outlook
pueden restaurarse desde la ventana Lista
OUTLOOK BÁSICO
principal
de
categorías
referida
anteriormente, pulsando clic sobre el botón
Restablecer.
6. VISTA PREVIA E IMPRESIÓN DE
ELEMENTOS
6.1. USO DE NOTAS PARA ALMACENAR
INFORMACIÓN
6.2. DAR FORMATO E IMPRIMIR UNA
COPIA DE CORREO ELECTRÓNICO
Al seleccionar la opción Configurar página,
Memorando del menú Archivo, aparece el cuadro
de dialogo Configurar Página desde el cual se
puede dar formato a un documento. Las opciones de
configuración son iguales para todos los elementos
que se deseen imprimir (notas, calendario,
contactos, etc.).
Las notas electrónicas equivalen a las notas de
papel adhesivas (Post-it). Son útiles para guardar
datos temporales tales como preguntas, ideas,
mensajes, etc., que pueden ser utilizados
posteriormente. Las notas se pueden dejar
abiertas en pantalla mientras se trabaja, teniendo
en cuenta que cuando se hace algún cambio en
una nota, automáticamente se guarda.
9 CREAR NOTAS
Para crear una nueva Nota, se debe elegir la
opción Nota del menú Archivo, Nuevo y
digitar el texto que debe contener la misma.
Una vez terminada, la Nota se puede cerrar
seleccionando la opción Cerrar del Botón de
Control
o desde el icono Cerrar
de la
ventana.
6.2.1. Ficha Formato
La ficha o pestaña Formato permite cambiar al
título y campos del mensaje, el formato de fuente
(tipo, estilo y tamaño).
6.2.2. Ficha Papel
La ficha o pestaña Papel permite modificar las
opciones de configuración de papel:
9 VER NOTAS
Para ver las notas guardadas se debe
seleccionar la opción Notas del menú Ir. Se
despliega una ventana desde donde se
pueden ver y organizar por criterios, las
notas almacenadas en el computador.
9 Papel: Bandeja en la que se encuentra el papel,
así como tipo y tamaño del mismo.
9 Página: Cantidad y tamaño de páginas que se
imprimirán en cada hoja.
9 Márgenes: Medida
márgenes.
de
cada
una
de
las
9 Orientación: Orientación horizontal o vertical
del papel.
6.2.3. Ficha Encabezados Y Pies
9 ELIMINAR NOTAS
Para eliminar una nota se debe seleccionar y
pulsar la tecla suprimir o hacer clic sobre el
de
la
barra
de
botón
eliminar
herramientas
Estándar
o
del
menú
contextual.
La ficha o pestaña Encabezados y Pies permite
configurar las opciones de Encabezado y Pie de
se
Página. Desde la barra de herramientas
puede agregar cualquiera de las siguientes opciones:
Evento
Botón
Número de página
Número total de páginas
UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
OUTLOOK BÁSICO
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Fecha de impresión
Hora de impresión
El nombre del usuario
Si se requiere agregar un texto cualquiera en el
cuadro Encabezado o Pie de página basta con
escribirlo.
6.2.4. Aceptar
El botón Aceptar permite cerrar el cuadro de
dialogo y grabar los cambios de la configuración
de formato del documento.
6.2.5. Cancelar
Para cambiar el orden en que se despliegan los
datos se debe dar clic sobre el campo por el que
desea ordenar la lista.
El botón Cancelar permite cerrar el cuadro sin
grabar cambios en la configuración.
6.2.6. Vista Preliminar
El botón Vista Preliminar permite ver en
pantalla cómo quedará impreso el documento. Al
cerrar la vista preliminar también se cierra el
cuadro de dialogo Configurar Página.
6.2.7. Imprimir
El botón Imprimir permite Imprimir una copia
del documento actual.
6.3. VISUALIZAR
CONTACTOS
INFORMACIÓN
DE
Al seleccionar la opción Contactos del menú Ir o
al pulsar el botón Contactos de la Barra de
Correo se despliega la ventana de Vista de
Contactos desde donde se pueden ver y
organizar los contactos por diferentes criterios.
6.4. VISUALIZAR OTROS ELEMENTOS
Para visualizar otros elementos como Calendario,
Notas, Tareas, Listas de carpetas, etc., se puede
hacer clic sobre el icono correspondiente de la Barra
de Correo o seleccionando la opción del menú Ir, y a
continuación haga clic en el elemento que desea
visualizar.
Se pueden seleccionar las siguientes vistas:
Tarjetas de vista, Tarjetas de Vista
Detalladas,
Lista
de
Teléfonos,
Por
Categoría, Por Organización y Por Marca de
Seguimiento.
Para cambiar el tipo de vista, basta seleccionar la
vista deseada y esta se desplegará en el panel
derecho de la ventana.
6.5. IMPRIMIR CALENDARIO
18 UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”
OUTLOOK BÁSICO
Al seleccionar la opción Calendario del menú Ir,
se despliega el calendario.
Solo las filas seleccionadas: Imprime la lista
de mensajes que haya seleccionado.
9 COPIAS
Número de páginas: permite elegir entre
imprimir todas las páginas, solo las páginas
pares o solo las páginas impares.
Numero de copias: Permite imprimir varias
copias del mismo documento.
Desde el menú Ver se puede seleccionar el tipo
de calendario que desea imprimir (día, semana
laboral, semana, mes)
Intercalar copias: Cuando se imprime más de
una copia, permite imprimir en grupo todas las
paginas del documento, si esta opción no está
activa se imprimen primero todas las copias de
la página 1, luego las copias de la página 2 y así
sucesivamente.
6.7. IMPRIMIR
CONTACTOS
INFORMACIÓN
DE
Para imprimir la Lista de contactos se debe
seleccionar la opción imprimir del menú Archivo
desde la vista Contactos. Esta opción permite
configurar la página cambiando márgenes, tipo de
papel o pies de página y encabezados.
Al seleccionar la opción Imprimir del menú
Archivo se despliega una ventana desde la cual
se pueden personalizar las opciones de
configuración pulsando el botón Definir Estilos y
seleccionando el Intervalo de Impresión.
6.8. REALIZAR UNA COPIA IMPRESA DE
LA AGENDA
Para realizar una copia impresa de la agenda
desde la vista Calendario, se debe seleccionar
la opción Diario del Estilo de Impresión:
6.6. IMPRIMIR MENSAJES
Para imprimir una lista de los mensajes, primero
se debe ubicar la carpeta en donde se encuentra
la lista que se desea imprimir. Si se desea
imprimir solo una parte de esta lista se deben
seleccionar los elementos que se requieran, de lo
contrario, es suficiente con ubicarse en la carpeta
elegida y seleccionar la opción Imprimir del
menú Archivo.
9 ESTILO DE IMPRESIÓN
Tabla: Imprime el listado de mensajes de la
carpeta activa.
Memorando: Imprime los contenidos de los
mensajes seleccionados.
Elegir el intervalo de impresión, el número de copias
y Aceptar.
9 INTERVALO DE IMPRESIÓN
Todas las filas: Imprime toda la lista de
mensajes de la carpeta actual.
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