Edgar Arturo Vásquez Castillo

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
Implementación de un Sistema Electrónico
para Contabilizar en Línea
MONOGRAFÍA
para obtener el Título de:
Licenciado en Contaduría
Presenta:
Edgar Arturo Vásquez Castillo
Asesor:
C.P. y M.F. Fredy Castro Naranjo
Xalapa-Enríquez, Veracruz a
Agosto de 2009
I
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
Implementación de un Sistema Electrónico
para Contabilizar en Línea
MONOGRAFÍA
para obtener el Título de:
Licenciado en Contaduría
Presenta:
Edgar Arturo Vásquez Castillo
Asesor:
C.P. y M.F. Fredy Castro Naranjo
Xalapa-Enríquez, Veracruz
Agosto de 2009
ÍNDICE
RESUMEN .............................................................................................................. 1
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 2
CAPITULO ILA CONTABILIDAD............................................................................. 6
1.1 Concepto y Antecedentes .............................................................................. 7
1.2 Características Del Contador ....................................................................... 10
1.3 Responsabilidad Civil y Penal del Contador en el Ejercicio Profesional. ..... 12
1.4 La Actividad de Contaduría como Actividad Profesional.............................. 14
1.5 Objetivos de la Contabilidad ........................................................................ 17
CAPITULO II
ELEMENTOS QUE CONFORMAN LOS ESTADOS FINANCIEROS ................... 19
2.1. Origen y Objetivo de las Normas de Información Financiera. ..................... 20
2.2 Estados Financieros Básicos ....................................................................... 21
2.3 Clases de Estados Financieros ................................................................... 24
2.4 Preparación. ................................................................................................ 37
2.5 Requisitos que debe de Cumplir la Información Financiera. ........................ 45
2.6 Usuarios de la Información Financiera......................................................... 47
2.7. Formas de Preparación de los Estados Financieros. ................................. 52
CAPITULO III
SISTEMAS ELECTRONICOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS ..................... 59
3.1 Formas de Procesamiento. .......................................................................... 60
3.2. Concepto de Datos. .................................................................................... 62
3.2.1. Concepto de Información. .................................................................... 63
3.2.2. Diferencia entre Datos e Información. .................................................. 65
3.3 Procesamiento Electrónico de Datos. .......................................................... 66
3.4. Implementación de un Sistema Electrónico Automatizado para el Registro
Contable. ........................................................................................................... 68
3.4.1. Características. .................................................................................... 70
3.4.3 Etapa de Implementación...................................................................... 75
3.4.4. Puesta en Marcha. ............................................................................. 103
3.5. Establecimiento de Controles y Revisión de la Información. ................... 106
CONCLUSIÓN .................................................................................................... 120
FUENTES DE INFORMACIÓN ........................................................................... 123
GLOSARIO.......................................................................................................... 125
INDICE DE FIGURAS ......................................................................................... 128
INDICE DE TABLAS ........................................................................................... 129
I
RESUMEN
En la actualidad es necesario encontrar nuevas formas de trabajo para
tener un buen desempeño y mejores resultados dentro del mismo. Es por eso que
surgen nuevos sistemas de información con base a las necesidades que van
surgiendo en nuestra vida laboral.
Es importante tener en claro el tipo de sistema que se implementara para
contabilizar en línea, que tenga características que faciliten el buen manejo al
utilizarlo en la empresa, y así tener una visión y conocimiento de los resultados
que se obtendrán. Todo esto se debe realizar, con constantes revisiones de la
información, para tener la seguridad de que lo que emite el sistema es real y
funcional para el Licenciado en Contaduría.
Con esta nueva implementación, el Licenciado en Contaduría, ahorrara
tiempo y revisara que los controles internos del ente económico se estén llevando
adecuadamente, y de no serlo así, reforzar las áreas donde existan ineficiencia,
para obtener un mejor desempeño de los resultados dentro de la empresa.
1
INTRODUCCIÓN
En un entorno económico cada vez más competitivo, como el actual, las
empresas necesitan disponer de sistemas de información que constituyan un
instrumento útil para controlar su eficiencia y que proporcionen un alto grado de
visibilidad de las distintas actividades que se realizan en sus procesos productivos
o de prestación de servicios para servir de apoyo en la toma de decisiones.
Estas necesidades se detectan, en mayor o menor medida, en todos los
sectores económicos.
Es por eso que en el presente trabajo analizaremos aspectos que son de
suma importancia para la obtención de información que sea de gran provecho
para el ente económico. Implementando controles internos para el buen proceso
de la información que se requiere y así llegar al punto central de este trabajo que
es la implementación de un sistema contable en línea.
Para su mejor desarrollo esta monografía fue dividida en tres capítulos, los
cuales de manera detallada contienen en sí lo que es una contabilidad en línea,
así como las actividades a las que se hace acreedor un Licenciado en Contaduría
al momento de implementar un sistema que facilita las funciones de registro en
línea.
Para poder llegar a los resultados que se esperan de este trabajo antes
tuvo que mencionarse lo que es información y datos y todas sus generalidades,
como son, implementación, puesta en marcha y transformación de los datos.
Para implementar la contabilidad en línea debemos de generar una guía
contabilizadora, que nos ayude a identificar cada paso a seguir para realizar los
asientos contables correspondientes en cada operación, es muy importante que se
plasmen correctamente porque de ello depende el registro de los asientos
contables.
3
Al momento de implementar el sistema debemos de tomar en cuenta ciertos
puntos que en esta monografía se trataran, los cuales son revisión, análisis de
reportes, parámetros generales, identificación de catálogos, etc., para agilizar la
implementación.
Es importante recalcar que se debe tener muy en claro las funciones que
realiza cada empresa para poder adecuar la información a las necesidades que
requieren. Dado que no pueden ser las mismas en una empresa de servicios
como en una empresa de producción.
También se trataran los posibles controles internos que se pueden
establecer en cada departamento como, ventas, compras, almacén, etc., y esto
apoya para tener un enfoque más amplio, de lo que se realizara en la empresa
para la revisión de los procesos que se manejan en la empresa.
La contabilidad en línea hoy en día facilita el trabajo complejo del contador,
reduciendo la labor que se requiere para realizar los registros contables, y
permitiéndole realizar otras actividades de gran apoyo para la revisión de la
información.
Las ventajas de implementar la contabilidad en línea en una empresa son
varias, por citar algunas:
•
Registró contable en Tiempo Real, sin importar la distancia entre las
posibles sucursales o bodegas.
•
Registro contable automático (sin errores humanos)
•
Control de las operaciones al cerrar el periodo o ejercicio contable
•
Localización de pólizas correspondientes a la operación y viceversa.
•
Cumple automáticamente los requisitos de facturación electrónica.
4
•
El área contable es un área de monitoreo, supervisión y análisis de la
información ya que el fuerte de las operaciones no necesita ser capturado
de forma manual.
•
Ahorro de tiempo en la obtención de la información dado que al momento
que se realiza una operación se obtiene el asiento contable correspondiente.
Con estos puntos que se tocaron podemos notar los grandes beneficios en
cuanto a ahorro de tiempo y veracidad que podemos obtener al implementar la
contabilidad en línea en la empresa.
Así el Licenciado en Contaduría adoptara otro papel dentro de la empresa
diferente al que se tenía, detrás de un escritorio registrando operaciones. Si no
como auditor interno revisando que todos los procesos que se realicen dentro de
la empresa se estén operando de manera adecuada para que al momento de
realizar sus conciliaciones, estados financieros y demás información no presenten
errores.
5
CAPITULO I
LA CONTABILIDAD
1.1 Concepto y Antecedentes
La contabilidad es la disciplina que sirve para proporcionar información útil
en la toma de decisiones económicas.
Se puede decir que la contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar,
clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de
interpretar sus resultados.
Por lo tanto, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán
orientarse sobre la situación que siguen sus negocios mediante datos contables y
estadísticos.
Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la
corriente de cobros y pagos, la posición de las ventas, costos y gastos generales,
entre otros.
De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.
Se dice también que "la contabilidad es el lenguaje de los negocios".
La palabra contabilidad proviene del verbo latino "coputare", el cual significa
contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad de medida, o
sea "sacar cuentas", como en el sentido de "relatar", o "hacer historia".
Es muy importe para saber donde estamos y porque, hacer un repaso a la
Historia, que sin duda siempre es enriquecedor, vamos a rastrear la historia de la
contabilidad y los estudios mercantiles.
Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como
la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivaban del
intercambio comercial. Nuestros antepasados nos heredaron su formación y su
cultura contable aunque se sabe que en todos los casos, el rey, gobernante o
7
faraón llevaba muy ordenadamente un registro de todas las pertenencias del país
y también de su gente.
En la antigua contabilidad de la cultura egipcia sólo era necesario un
sistema contable basado en la partida simple, anotando en un papiro los activos y
las obligaciones.
Los fenicios en Asia quienes fueron los primeros en utilizar el trueque como
una forma de comercio en la época antigua. Estos fueron pueblos comerciantes
que desarrollaron, por necesidad, formas primitivas de contabilización de sus
operaciones basadas en los instrumentos y formas de escritura de la época en
que vivieron.
De hecho se encuentran rastros de este tipo de registros de épocas tan
antiguas como 3,000 años antes de Jesucristo. Algunas sociedades que carecían
de escritura en sentido estricto utilizaron, sin embargo, registros contables.
Es el caso de la cultura de los Incas, que empleaban los quipus,
agrupaciones de nudos de distintas formas y colores ordenados a lo largo de un
cordel, y cuya finalidad, aun no descubierta totalmente era, sin duda, la de
efectuar algún tipo de registro numérico.
Los banqueros griegos llevaban fundamentalmente dos clases de libros de
contabilidad: el Diario (efemérides) y el libro de cuentas de Clientes.
El primer autor que estableció claramente el uso del método de la partida
doble fue Benedetto Contrugli. El libro de Contrugli tardo casi 115 años en ser
llevado a la imprenta, lo que, unido al carácter incompleto de su exposición impide
que se pueda adjudicar a su autor en la historia de la contabilidad, un papel
comparable al de Fray Luca Pacioli.
8
La obra de Pacioli tuvo gran éxito, particularmente la parte dedicada a la
práctica comercial y contable, que fue reimpresa por separado algunos años mas
tarde. De la descripción realizada por Pacioli se desprende que los comerciantes
venecianos se veían precisados a utilizar en primer lugar un borrador, no
empleaban directamente el diario. Para realizar asientos en el diario, era preciso
en primer lugar, convertir las operaciones registradas en el borrador a la unidad
monetaria elegida por el comerciante para llevar sus registros.
La importancia de la figura de Stevin en la historia de la contabilidad es
capital: se trata del primer autor que considera que se halla ante una temática que
merece un serio estudio científico. Hasta Simon Stevin, todos los autores daban
por supuestos los principios de personificación de las cuentas que expuso Pacioli,
sin pretender con ello, hacer teoría. Pero el profesor de Leyden (Simon Stevin)
hizo hincapié en el aspecto patrimonial de las cuentas y considero la contabilidad
como un instrumento de control de gestión de la empresa.
A pesar del fuerte declive comercial de las ciudades italianas, en la primera
mitad del siglo XVII los autores de este país se mantuvieran en primera línea de la
literatura contable y desde luego, a la cabeza de la labor teórica. Solo en la
segunda mitad del siglo, el impulso de los tratadistas italianos de contabilidad
decayó considerablemente. Los grandes tratadistas contables del siglo XIX
centraron su atención en la teoría de las cuentas.
Desde mediados del siglo, la contabilidad parece haber perdido identidad
propia penetrada como esta hasta la medula de conceptos tomados en préstamo
del análisis económico.
9
1.2 Características Del Contador
El contador público juega un papel decisivo en una economía global y por lo
tanto debe ajustarse a esos cambios, convirtiéndose en un administrador diestro
de este proceso, capaz de determinar la necesidad y la forma de inversión
estratégica en tecnología de información, y así mismo ser capaz de poder manejar
los riesgos inherentes.
Entonces el contador debe proyectar su imagen a través de un lenguaje, un
idioma con el cual se entiende la empresa y todos los que con ella se relacionan.
-
Constancia y orden
-
Claridad y limpieza
-
Trabajo
-
Puntualidad y dedicación.
-
Sencillez y precisión.
-
Dominio de la profesión.
-
Accesible y cortés.
-
Proyección - Culto e intelectual.
-
Social del Persona - Entusiasta y optimista.
-
Contador. - Ágil y dinámico.
-
Comprensivo y humano.
-
Responsabilidad.
-
Respeto y discreción.
-
Ética - Amplio criterio.
-
Independencia mental.
-
Honradez y confiabilidad.
10
La tarea y misión del contador público es proveer un servicio profesional
que siempre exceda las expectativas de sus clientes y del público. Para ello es
necesario aceptar el permanente desafío con la fuerza del conocimiento y la
voluntad para alcanzar siempre el éxito.
Los profesionales de la contabilidad y auditoría constituyen factores del
progreso empresarial y facilitadores de los nuevos procesos de mejoramiento de
las organizaciones.
Para entender cuales son las funciones y deberes del Contador Publico
dentro de la empresa, debemos definir que significa cada cosa:
Deber:
Es el sentido de responsabilidad que nos obliga a proceder dentro de
determinados preceptos ya establecidos. Este constituye una obligada norma de
comportamiento que se nos impone y la cual no podemos eludir.
Todo profesional para poder ser considerado y respetado dentro del
conglomerado, como un representativo dentro de su carrera, está comprometido a
cumplir sus deberes como profesional.
Funciones:
Pueden ser definidas como el desarrollo y las ejecuciones de una o varias
actividades con el objetivo de lograr una meta.
Teniendo estos conceptos definidos, entonces podemos proceder a
enumerar las funciones y deberes más relevantes. En el caso de los deberes
somos de opinión que el más importante es:
Suministrar las informaciones fiables y oportunas para la toma de
decisiones.
11
Elegimos este único deber por las siguientes razones:
a) El Contador Público debe suministrar de manera clara todas las
informaciones de relevancias importantes a la administración.
b) Es responsabilidad del Contador Público que las decisiones tomadas por
la gerencia en base a las informaciones suministradas por él sean las más
correctas.
Dentro de las funciones tenemos:
-
Las aperturas de los libros de contabilidad.
-
Establecimiento de sistema de contabilidad.
-
Estudios de estados financieros y sus análisis.
-
Certificación de planillas para pago de impuestos.
-
Aplicación de beneficios y reportes de dividendos.
-
La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones.
Con estas funciones enumeradas no queremos decir de modo alguno que
sólo son éstas las que puede ejercer el Contador Publico dentro de las empresas,
dado que está más que demostrada la capacidad sobrada con que cuenta éste
para ejercer muchas más.
1.3 Responsabilidad Civil y Penal del Contador en el Ejercicio
Profesional.
La ética representa las características humanas ideales o de autodisciplina
en exceso, de las exigidas por la ley.
En el caso de los profesionales, puede considerarse la ética como un
sistema de principios morales y la observancia de reglas para gobernar las
relaciones con los clientes, el público y otros contadores públicos, y está
relacionada con la independencia, autodisciplina e integridad moral del profesional.
12
Con este fin los miembros de la Junta Central de Contadores deben en todo
momento de acción, guardar estricto secreto de los asuntos de sus clientes,
esforzarse constantemente para mejorar su habilidad profesional, observando las
Normas de información Financiera (NIF), promover las formas más completas y
comprensibles en el informe financiero, sostener la dignidad y el honor de la
profesión, y mantener altas normas de conductas profesionales.
La moral profesional es una aplicación de la moral a la profesión, o mejor
dicho el profesional que es el hombre y puede ser cristiano con una función que
cumplir en sociedad. No deben ser distintos los principios que rijan la moral del
profesional en cuanto tal, de los principios que han de regir la vida de cualquier
mortal, puesto que la moral como la verdad no puede ser más que una.
Entre los protagonistas de las ciencias económicas o del proceso
económico se destaca el contador como árbitro, y en cierto modo responsable de
los métodos administrativos y como el autor, consciente de las informaciones, las
cuales fundamentalmente requiere la economía.
El papel de la contabilidad es iluminar la administración para que opere de
la mejor forma posible, en su doble carácter de acción y razonamiento.
Mucho depende de la capacidad y responsabilidad de los contadores,
porque si el comercio y la administración consisten en el manejo técnico de los
bienes y servicios, la función de los contadores tiende a orientar esa acción.
La función del contador, en el sentido estrictamente profesional:
-
La mayor trascendencia.
-
La que propone mayor responsabilidad al contador.
13
El contador público tiene la obligación de la consagración y el
adiestramiento, haciendo conciencia de sus propias funciones. Si de él depende el
rumbo de la empresa, con su sinceridad, lealtad y capacidad deriva la apreciación
de un patrimonio cualquiera que sea, según su acción en la particularización,
podrá ser considerado este profesional como un fruto superior o no.
Existen tres requisitos impuestos a la información para la toma de
decisiones administrativas:
-
Significación.
-
Oportunidad.
-
Veracidad.
La función intelectual del contador es operar en la realidad con arreglo de
las esencias y principios de la ciencia, para, de manera responsable, iluminar la
administración y las decisiones que tiene que tomar en las empresas.
El Código de Ética Profesional es explícito con el papel del contador público
al servicio del sector privado, en cuanto a su integridad y lealtad con las empresas.
1.4 La Actividad de Contaduría como Actividad Profesional
La inteligencia humana es y será en el futuro, el recurso más valioso de
toda organización, porque mediante ella se crean y aplican conocimientos en
forma de: Innovaciones de productos y procesos, valor, estrategias, riqueza,
ventajas competitivas, etc.
Por lo cual el capital intelectual será una fuente generadora de esas
innovaciones, valores, riquezas y ventajas competitivas de los negocios, es por
ello que el Contador Público, tiene en él un desafío para lo cual será necesario
desarrollar su propio capital intelectual.
14
Actualmente las empresas se encuentran en constante desarrollo para estar
en condiciones de participar con éxito en un ambiente cada vez más competitivo a
nivel nacional e internacional.
La experiencia del Contador Público le permite realizar actividades
profesionales en diferentes áreas dentro de la empresa, como lo son: Contabilidad
de Costos, Contabilidad Administrativa, Contraloría, Tesorería y en áreas externas
como: Auditoria, Consultoría y Asesoría en todo lo relativo al ámbito del Contador.
Es sin duda el entrenamiento y preparación que recibe el Contador Público
durante su formación profesional, la que le permite tener una ventaja competitiva
sobre algunas otras disciplinas. Por su preparación y desarrollo profesional el
Contador Público, participa muy activamente sobre los elementos vitales en la
operación de las empresas:
Ahora como en el futuro la rapidez, oportunidad y precisión en la
información financiera de las empresas así como su análisis e interpretación han
sido y serán tan importantes.
Todas las áreas involucradas en la empresa necesitan disponer de
información confiable y oportuna para un proceso de toma de decisiones dinámico
y certero.
El otro elemento vital es el dinero, ya que la disponibilidad de recursos para
poder llevar a cabo los proyectos estratégicos de la empresa en forma oportuna
puede ser la diferencia entre triunfar o sobrevivir, o quizá hasta desaparecer
dentro de un entorno competitivo.
El orden, el control y la seguridad que la profesión contable proporciona a
los sistemas de información sobre los cuales los inversionistas y directivos toman
15
decisiones, son elementos que el público inversionista aprecia y valora en las
empresas de éxito.
Nadie mejor preparado para impulsar el orden, la transparencia, la
veracidad y la institucionalización de las empresas que el Contador Público, ya
que no sólo brinda y sustenta los sistemas de información base para la toma de
decisiones, sino que participa en éstas con una interpretación bien cimentada y
analizada, pues probablemente no exista carrera profesional cuyo contenido se
enfoque más al conocimiento profundo de los negocios.
El Contador Público tiene como actividades normales las siguientes:
-
Contabilidad Financiera
-
Contabilidad De Costos
-
Contabilidad Administrativa
-
Contabilidad Fiscal
-
Contabilidad Gubernamental
-
Contabilidades Especiales
-
Auditoria Externa
-
Auditoria Interna
-
Consultoría
-
Docencia
-
Investigación
Los constantes y rápidos cambios en el entorno, como consecuencia de la
internacionalización de las empresas, la complejidad en el manejo y control de las
operaciones por ellas realizadas, la globalización de la economía, la apertura
comercial, el desarrollo de nuevos procesos y productos, la formación de grupos
internacionales, el desarrollo tecnológico, a propiciado que el Contador Público
participe en las empresas más activamente en:
16
-
Planeación Estratégica
-
Administración Del Cambio
-
Tecnología De La Información
-
Administración Financiera
-
Administración De Sistemas Ambientales.
El Contador Público al igual que las empresas tiene que preparase y
desarrollarse en los nuevos ambientes cada vez más competitivos hacia este
nuevo milenio que estamos iniciando, en el cual conservará y desarrollará su
propio campo de acción en la labor de fortalecer a las entidades en su
administración, finanzas y control de las operaciones, apoyando con su capacidad
profesional el crecimiento de las mismas para que puedan hacer frente a los
nuevos
retos
que
les
depara
el
futuro.
Los conocimientos académicos y los obtenidos a través de los años, le
permiten al Contador Público agregar valor a los diversos usuarios de la
información financiera, la guía de normas y principios de actuación, la observancia
de un código de ética profesional y el cumplimiento de la educación continua, le
dan en la sociedad un lugar destacado.
1.5 Objetivos de la Contabilidad
Los objetivos de la contabilidad son de proporcionar información a los
usuarios como pueden ser: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a
la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas
poseídas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar
información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones
realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:
17
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la
diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un
objetivo administrativo y uno financiero:
Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar
y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y
control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y
futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.
Financiero:
proporcionar
información
a
usuarios
externos
de
las
operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que
también se le denomina contabilidad histórica.
18
CAPITULO II
ELEMENTOS QUE CONFORMAN LOS ESTADOS
FINANCIEROS
2.1. Origen y Objetivo de las Normas de Información Financiera.
Las NIF son las Normas de Información Financiera y se refieren al conjunto
de pronunciamientos normativos, conceptuales y particulares emitidos por el
Consejo Mexicano para Investigación y Desarrollo de las Normas de Información
Financiera (CINIF) que regulan la información contenida en los estados financieros
y sus notas, en un lugar y fecha determinados, que son aceptados de manera
amplia y generalizada por todos los usuarios de la información financiera.
Hasta el 30 de junio de 2004, el órgano encargado de emitir la normatividad
contable en nuestro país, bajo la denominación de Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, fue la Comisión de Principios de Contabilidad (CPC) del
Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. (IMCP).
A partir del 1º. de junio de 2004, el órgano encargado de emitir la dicha
normatividad es el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de
Normas de Información Financiera (CINIF) a través de la emisión de documentos
llamados Normas de Información Financiera (NIF) e Interpretaciones a las Normas
de Información Financiera (INIF)” siendo estas últimas, aclaraciones o guías de
implementación de las NIF.
El objetivo de las NIF es lograr la armonización de las normas locales
utilizadas y convergir con las Normas Internacionales de Información Financiera
(NIIF) emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad
(International Accounting Standards Board, IASB).
El CINIF estableció como prioridad realizar una revisión del Marco
Conceptual Mexicano, por lo cual, se dio a la tarea de revisar y ampliar los
fundamentos conceptuales que rigen la elaboración información financiera,
adecuándolos al Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de los
estados financieros, emitidos por el IASB.
20
El resultado de este trabajo fue la emisión de ocho normas conceptuales,
que forman la nueva serie A que integran el Marco Conceptual (MC), las cuales
reemplazan a los Boletines serie A “Principios contables básicos” emitidos por el
CPC. Y también emitieron la NIF B-1 Cambios contables y correcciones de errores.
Después de estos cambios, la estructura de las NIF es la siguiente:
a) Las NIF y las INIF emitidas por el CINIF;
b) Los Boletines emitidos por CPC, que no hayan sido modificados,
sustituidos o derogados por las nuevas NIF; y
c) Las NIIF aplicables de manera supletoria.
La clasificación de las NIF es la siguiente:
a. Normas conceptuales, que forman el MC;
b. Normas particulares; e
c. Interpretaciones a normas particulares
2.2 Estados Financieros Básicos
Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa
al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los
resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de
un período.
La utilidad de la información presentada en los estados financieros interesa
a la administración, para la toma de decisiones, después de conocer el
rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo
determinado. Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la
21
rentabilidad de sus aportes. Los acreedores, para conocer la liquidez de la
empresa y la garantía de cumplimiento de sus obligaciones. El estado, para
determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente
liquidado.
La clasificación de los estados financieros básicos son: El balance general,
el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de
cambios en la situación financiera, el estado de flujos de efectivo. Los estados
financieros deben llevar las firmas de los responsables de su elaboración, revisión
y elaboración
Los estados financieros de propósito general son aquellos que se preparan
al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el
ánimo principal de satisfacer el bien común del público en evaluar la capacidad de
un ente económico para generar flujos favorables de fondos.
Se deben caracterizar por su condición, claridad neutralidad y fácil consulta.
Son estados de propósito general, los Estados Financieros Básicos y los Estados
Financieros Consolidados.
Los dueños y gerentes de negocios necesitan tener información financiera
actualizada para tomar las decisiones correspondientes sobre sus futuras
operaciones. La información financiera de un negocio se encuentra registrada en
las cuentas del mayor. Sin embargo, las transacciones que ocurren durante el
período fiscal alteran los saldos de estas cuentas. Los cambios deben reportarse
periódicamente en los estados financieros.
En el complejo mundo de los negocios, hoy en día caracterizado por el
proceso de globalización en las empresas, la información financiera cumple un rol
muy importante al producir datos indispensables para la administración y el
desarrollo del sistema económico.
22
La contabilidad es una disciplina del conocimiento humano que permite
preparar información de carácter general sobre la entidad económica. Esta
información es mostrada por los estados financieros. La expresión "estados
financieros" comprende: Balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado
de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (EFE), notas, otros
estados y material explicativo, que se identifica como parte de los estados
financieros.
Las características fundamentales que debe tener la información financiera
son utilidad y confiabilidad.
La utilidad, como característica de la información financiera, es la cualidad
de adecuar ésta al propósito de los usuarios, entre los que se encuentran los
accionistas, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores,
el gobierno y, en general, la sociedad.
La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad de lo que
sucede en la empresa.
I.
Tipos de Estados Financieros
Los estados financieros que comúnmente se presentan en los negocios
expresan a pesos constantes los recursos generados o utilidades en la operación,
los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su
reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a través de un periodo
determinado.
La expresión "pesos constantes", representa pesos del poder adquisitivo a
la fecha del balance general (último ejercicio reportado tratándose de estados
financieros comparativos).
23
A continuación se presentan algunos tipos de estados financieros que se
manejan hoy en día en la contabilidad:
1.1 Estado Financiero Proyectado
Estado financiero a una fecha o periodo futuro, basado en cálculos
estimativos de transacciones que aún no se han realizado; es un estado estimado
que acompaña frecuentemente a un presupuesto; un estado proforma.
1.2. Estados Financieros Auditados
Son aquellos que han pasado por un proceso de revisión y verificación de la
información; este examen es ejecutado por contadores públicos independientes
quienes finalmente expresan una opinión acerca de la razonabilidad de la
situación financiera, resultados de operación y flujo de fondos que la empresa
presenta en sus estados financieros de un ejercicio en particular.
1.3. Estados Financieros Consolidados
Aquellos que son publicados por compañías legalmente independientes que
muestran la posición financiera y la utilidad, tal como si las operaciones de las
compañías fueran una sola entidad legal.
2.3 Clases de Estados Financieros
Tomando en cuenta el boletín A-5 de las NIF, elementos básicos de los
estados financieros, a continuación se muestran los estados vigentes en la
actualidad y se explican cada uno de ellos.
1. Balance General.
2. Estado de Resultado y Estado de Actividades
24
3. Estado de Variación en el Capital Contable
4. Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Cambio en la Situación
Financiera.
5. Notas.
1. Balance General.
Documento contable que refleja la situación patrimonial de una empresa en
un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra
los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su
origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel del
estado patrimonial de la empresa.
El activo suele subdividirse en no circulante y activo circulante. El primero
incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física de la
empresa, y el segundo la tesorería, los derechos de cobro y las mercaderías. En el
pasivo se distingue entre recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo corto
plazo.
Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el
pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (empréstitos,
obligaciones), y el pasivo corto plazo son capitales ajenos a corto plazo (crédito
comercial, deudas a corto). Existen diversos tipos de balance según el momento y
la finalidad.
Es el estado básico demostrativo de la situación financiera de una empresa,
a una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios básicos de
contabilidad gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable.
Es un documento contable que refleja la situación financiera de un ente
económico, ya sea de una organización pública o privada, a una fecha
25
determinada y que permite efectuar un análisis comparativo de la misma; incluye
el activo, el pasivo y el capital contable.
Tipos de Balance General
Estado financiero en el que se comparan los diferentes elementos que lo
integran en relación con uno o más periodos, con el objeto de mostrar los cambios
ocurridos en la posición financiera de una empresa y facilitar su análisis.
1.1.
Consolidado
Es aquél que muestra la situación financiera y resultados de operación de
una entidad compuesta por la compañía tenedora y sus subsidiarias, como si
todas constituyeran una sola unidad económica.
Se formula sustituyendo la inversión de la tenedora en acciones de
compañías subsidiarias, con los activos y pasivos de éstas, eliminando los saldos
y operaciones efectuadas entre las distintas compañías, así como las utilidades no
realizadas por la entidad.
1.2.
Estimativo
Es un estado financiero preparado con datos preliminares, que usualmente
son sujetos de rectificación.
1.3.
Proforma
Estado contable que muestra cantidades tentativas, preparado con el fin de
mostrar una propuesta o una situación financiera futura probable.
1.4.
Métodos de Presentación del Balance
26
La presentación de las diferentes cuentas que integran el balance se puede
realizar en función de su orden creciente o decreciente de liquidez. El método es
creciente cuando se presentan primero los activos de mayor liquidez o
disponibilidad y a continuación en este orden de importancia las demás cuentas.
Se dice que el balance está clasificado en orden de liquidez y de exigibilidad
decreciente, cuando los activos inmovilizados se presentan primero y finalmente,
observando ese orden los activos realizables o corrientes.
1.5.
Financiero del Sector Público.
Estado que muestra las operaciones financieras de ingresos, egresos y
déficit de las dependencias y entidades del Sector Público Federal deducidas de
las operaciones compensadas realizadas entre ellas. La diferencia entre gastos e
ingresos totales genera el déficit o superávit económico.
1.6.
Presupuestario
Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos del Gobierno Federal
más los de las entidades paraestatales de control presupuestario directo.
1.7.
Primario Del Sector Público
El balance primario es igual a la diferencia entre los ingresos totales del
Sector Público y sus gastos totales, excluyendo los intereses. Debido a que la
mayor parte del pago de intereses de un ejercicio fiscal está determinado por la
acumulación de deuda de ejercicios anteriores, el balance primario mide el
esfuerzo realizado en el periodo corriente para ajustar las finanzas públicas.
27
2. Estado De Resultados
Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad,
pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado.
Presenta la situación financiera de una empresa a una fecha determinada,
tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad
neta de la empresa. Generalmente acompaña a la hoja del Balance General.
Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus
diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los
egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y
otros gastos y productos de las entidades del Sector Paraestatal en un periodo
determinado.
2.1. Estado De Actividades
Presupuestariamente
son
aquellos
compromisos
de
pago
de
las
dependencias con cargo al Presupuesto de Egresos de la Federación a favor de
terceros, por importes retenidos derivados de relaciones contractuales y legales,
como son los impuestos, cuotas, primas y aportaciones a que dé lugar el pago de
remuneraciones a favor de los siguientes beneficiarios: Instituto de Seguridad y
Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, Instituto de Seguridad Social
para las fuerzas Armadas Mexicanas, Banco Nacional del Ejército, Fuerza Aérea y
Armada, S.N.C., Fondo de Garantía para Reintegros al Erario Federal,
Aseguradora Hidalgo, S.A., Fondo de Ahorro Capitalizable, Pensiones Alimenticias,
Cuotas Sindicales y otros conceptos similares.
28
Estas son algunas divisiones del estado de operaciones,
2.2. Actividades Compensadas
Son aquéllas que constituyen un ingreso correspondido con un egreso por
el mismo monto, estableciéndose una relación compensatoria.
2.3. Actividades De Mercado Abierto
Consisten en la compra y venta de valores por parte del Banco de México
para influir directamente sobre la liquidez del sistema.
Son las medidas con las cuales el banco central controla el sistema
monetario
comprando
y
vendiendo
valores,
principalmente
bonos
gubernamentales a los bancos comerciales y al público. Estas operaciones se
llevan a cabo para influir en el nivel de la liquidez y estructura de los tipos de
interés en los mercados financieros.
2.4. Actividades Virtuales
Son aquellas operaciones que no constituyen una transferencia monetaria
de recursos, es decir, operaciones de ingresos que se compensan con egresos,
constituyéndose en asientos puramente contables.
3. Estado de Variaciones en el Capital Contable
Antecedentes
La información de carácter financiero debe cumplir, entre otros, con el fin de
reportar las modificaciones en la inversión de los accionistas durante un periodo
contable definido, requiriéndose el establecimiento, mediante criterios específicos,
29
de los objetivos y estructura general que debe tener el estado de variaciones en el
capital contable.
Objetivo y alcance
El presente criterio tiene por objetivo establecer las características generales,
así como la estructura que debe tener el estado de variaciones en el capital contable
de las instituciones, el cual siempre deberá apegarse a lo previsto en este criterio.
Asimismo, se establecen lineamientos mínimos con el propósito de homologar la
presentación de este estado financiero entre las citadas entidades y de esta forma,
incrementar la comparabilidad del mismo.
Objetivo del estado de variaciones en el capital contable
El estado de variaciones en el capital contable tiene por objeto presentar
información relevante sobre los movimientos en la inversión de los accionistas de
una institución durante un periodo determinado.
Por consiguiente, dicho estado financiero mostrará el incremento o
decremento en el patrimonio de las instituciones, derivado de dos tipos de
movimientos: inherentes a las decisiones de los accionistas y al reconocimiento de la
utilidad integral.
El presente criterio no tiene como finalidad establecer la mecánica mediante
la cual se determinan los movimientos antes mencionados, ya que son objeto de los
criterios o boletines específicos establecidos al respecto.
Conceptos que integran el estado de variaciones en el capital contable
En un contexto general, los conceptos por los cuales se presentan
modificaciones al capital contable son los siguientes:
30
Movimientos inherentes a las decisiones de los accionistas
Dentro de este tipo de movimientos se encuentran aquéllos directamente
relacionados con las decisiones que, a través de asambleas de accionistas, toman
los mismos respecto a su inversión en la institución. Algunos ejemplos de este tipo
de movimientos son los siguientes:
a) suscripción de acciones;
b) capitalización de utilidades;
c) constitución de reservas, y
d) pago de dividendos.
Movimientos inherentes al reconocimiento de la utilidad integral
Se refieren a los incrementos o disminuciones durante un periodo, derivados
de transacciones, otros eventos y circunstancias, provenientes de fuentes no
vinculadas con las decisiones de los accionistas.
El propósito de reportar este tipo de movimientos es el de medir el
desempeño de la institución mostrando las variaciones en el capital contable que
resultan de transacciones reconocidas, separándolas de otros eventos económicos
ajenos a las decisiones de los accionistas. Entre otros, se encuentran los siguientes
conceptos:
a) resultado neto;
b) resultado por valuación de títulos disponibles para la venta;
c) resultado por conversión de operaciones extranjeras;
d) exceso o insuficiencia en la actualización del capital contable;
e) resultado por tenencia de activos no monetarios, y
f) ajustes por obligaciones laborales al retiro.
31
Estructura del estado de variaciones en el capital contable
El estado de variaciones en el capital contable incluirá la totalidad de los
conceptos que integran el capital contable; la valuación de los mismos se efectuará
de conformidad con los criterios correspondientes. Dichos conceptos se enuncian a
continuación:
• capital social;
• prima en venta de acciones;
• reservas de capital;
• resultado de ejercicios anteriores;
• resultado por valuación de títulos disponibles para la venta;
• resultado por conversión de operaciones extranjeras;
• exceso o insuficiencia en la actualización del capital contable;
• resultado por tenencia de activos no monetarios;
− por valuación de activo fijo, y
− por valuación de inversiones permanentes en acciones.
• ajustes por obligaciones laborales al retiro, y
• resultado neto.
Presentación del estado de variaciones en el capital contable
Los conceptos descritos anteriormente, corresponden a los mínimos
requeridos para la presentación del estado de variaciones en el capital contable, sin
embargo, las instituciones deberán desglosar, ya sea en el citado estado de
variaciones en el capital contable o mediante notas a los estados financieros, el
contenido de los conceptos que consideren más relevantes para el usuario de la
información financiera.
32
En la parte final del presente criterio se muestra, con fines meramente
ejemplificativos, un estado de variaciones en el capital contable preparado con los
conceptos mínimos a que se refiere el párrafo anterior.
Consideraciones generales
El estado de variaciones en el capital contable deberá indicar las variaciones
de los periodos que se reportan; lo anterior implica partir de los saldos que integran
el capital contable del periodo inicial, analizando los movimientos ocurridos a partir
de esa fecha.
Asimismo, todos los saldos y los movimientos incorporados en el estado de
variaciones en el capital contable deberán mostrarse en pesos constantes, es decir,
del mismo poder adquisitivo relativo a la fecha de presentación de los estados
financieros.
4. Estado de Flujos de Efectivo.
Aquél que en forma anticipada, muestra las salidas y entradas en efectivo
que se darán en una empresa durante un periodo determinado. Tal periodo
normalmente se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto y
duración de los faltantes o sobrantes de efectivo.
Se entiende por Estado de Flujos de Efectivo al estado financiero básico
que muestra los cambios en la situación financiera a través del efectivo y
equivalente de efectivo de la empresa de acuerdo con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), es decir, de conformidad con las
Normas Internacionales de Contabilidad (NICs).
El Estado de Flujos de Efectivo ofrece al empresario la posibilidad de
conocer y resumir los resultados de las actividades financieras de la empresa en
33
un período determinado y poder inferir las razones de los cambios en su situación
financiera, constituyendo una importante ayuda en la administración del efectivo,
el control del capital y en la utilización eficiente de los recursos en el futuro.
Estos son los antecedentes y la normativa actualmente vigente que regula
la preparación y presentación del estado de flujos de efectivo en nuestro país. Sin
embargo, conviene resaltar y resumir brevísimamente tres normas que coinciden
en cuanto a contenido. Representan la coherencia y normalización de la doctrina
contable a nivel nacional y universal:
4.1. Flujo de Efectivo
Estado que muestra el movimiento de ingresos y egresos y la disponibilidad
de fondos a una fecha determinada. Movimiento de dinero dentro de un mercado o
una economía en su conjunto.
4.2. Flujo de Fondos
Movimiento de entrada y de salida de efectivo que muestra las
interrelaciones de los flujos de recursos entre los sectores privado, público y
externo, que se dan tanto en el sector real como a través del sistema financiero.
4.3. Flujo Neto Efectivo
Es la diferencia entre los ingresos netos y los desembolsos netos,
descontados a la fecha de aprobación de un proyecto de inversión con la técnica
de "valor presente", esto significa tomar en cuenta el valor del dinero en función
del tiempo.
4.4. Información del Estado de Flujos de Efectivo para la Toma de decisiones en
las empresas.
34
A). El valor de la información.- La información dada por el Estado de Flujo
de Efectivo reduce la incertidumbre y respalda el proceso de toma de decisiones
en una empresa; es por ello que la información que brinda este estado financiero
básico se caracteriza por su exactitud, por la forma en ser estructurada y
presentada, frecuencia en la cual se da alcance, origen, temporalidad, pertinencia,
oportunidad, y por ser una información completa.
El valor de la información dada por este estado financiero básico está
además en el mensaje, la ganancia económica adicional que se puede lograr por
valerse de dicha información, etc. El valor no depende de que tanta información
contenga el mensaje, sino de su relación con la cantidad de conocimientos
previamente recopilada y almacenada.
B). Decisiones gerenciales en gestión empresarial.- El Estado de Flujo de
Efectivo pretende brindar información fresca que permita a las respectivas
instancias proseguir en la búsqueda de los objetivos trazados, prever situaciones y
enfrentar problemas que puedan presentarse a pesar de que todo esté
perfectamente calculado.
C). Aplicaciones del Estado de Flujos de Efectivo.- Se considera que una de
las principales aplicaciones que se da al Estado de Flujos de Efectivo está
orientada a garantizar el dinero de los accionistas para, de esta forma, dar la
información de cómo se mueven los ingresos y egresos de dinero. El Estado de
Flujos de Efectivo permite a la empresa garantizar una liquidez estable y
permanente para que la empresa pueda desarrollar su gestión adecuadamente.
Cabe señalar que una correcta aplicación del Estado de Flujos de Efectivo y
un óptimo manejo de la información que brinda permite garantizar solidez,
competitividad y confiabilidad a los diversos usuarios de la información de la
empresa, así como dar estabilidad al sistema económico del país.
35
D). El control del flujo de efectivo.- Una empresa busca beneficios y
rentabilidad, pero debe garantizar a sus accionistas y clientes la inversión echa y
la confianza depositada.
Es por ello que si la empresa no tiene un control permanente y eficiente de
sus entradas y salidas de dinero (Caja, efectivo) y de sus inversiones en general,
simplemente vivirá una lenta agonía y por último se extinguirá. Si, por el contrario,
cuidan y velan por conseguir sus objetivos y metas, están asegurando su
supervivencia, rentabilidad a sus clientes y estabilidad al sistema empresarial y a
la economía del país
Estados financieros que presenta a pesos constantes los recursos
generados o utilidades en la operación, los principales cambios ocurridos en la
estructura financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones
temporales a través de un periodo determinado. La expresión “pesos constantes”,
representa pesos del poder adquisitivo a la fecha del balance general (último
ejercicio reportado tratándose de estados financieros comparativos).
Los estados financieros constituyen una de las principales fuentes de
información en los negocios. Es un auxiliar en el control y en la toma de decisiones.
Se deberá analizar primero la información contable que aparece contenida en los
estados financieros para poder interpretarla después.
Los estados financieros son documentos esencialmente numéricos que se
obtienen de los registros contables que proporciona informes periódicos o a fechas
determinantes, sobre el estado o desarrollo de la administración de una empresa.
Su finalidad es la de estructurar cifras financieras de manera objetiva, clara,
inteligente, sencilla, suficiente, oportuna y veraz, para aportarlas a las diversas
personas e instituciones interesadas en la situación financiera, los resultados y la
36
impresión de la empresa, mediante el análisis e interpretación de los estados
financieros.
2.4 Preparación.
Activos
Definición
Un activo es un recurso controlado por una entidad, identificado,
cuantificado en términos monetarios y del que se esperan fundadamente,
beneficios económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado,
que han afectado económicamente a dicha entidad.
Elementos de la definición
Recurso controlado por una entidad
Un activo es controlado por una entidad, cuando ésta tiene el derecho de
obtener para sí misma, los beneficios económicos futuros que derivan del activo y
de regular el acceso de terceros a dichos beneficios. Todo activo es controlado por
una entidad determinada, por lo que no puede ser controlado simultáneamente por
otra entidad;
Identificado
Un activo ha sido identificado, cuando pueden determinarse los beneficios
económicos que generará a la entidad.
Lo anterior se logra cuando el activo puede separarse para venderlo,
rentarlo, intercambiarlo, licenciarlo, transferirlo o distribuir sus beneficios
económicos.
Cuantificado en términos monetarios
Un activo debe cuantificarse en términos monetarios confiablemente.
Beneficios económicos futuros
37
Representan el potencial de un activo para impactar favorablemente a los
flujos de efectivo de la entidad u otros equivalentes, ya sea de manera directa o
indirecta. Los equivalentes de efectivo comprenden valores a corto plazo, de alto
grado de liquidez, que son fácilmente convertibles en efectivo y que no están
sujetos a un riesgo significativo de cambios en su monto.
La capacidad de generar beneficios económicos futuros, es la característica
fundamental de un activo. Este potencial se debe a que el activo interviene en el
proceso productivo, constituyendo parte de las actividades operativas de la
entidad económica; es convertible en efectivo o en otras partidas equivalentes; o
bien, tiene la capacidad de reducir costos en el futuro, como cuando un proceso
alterno de manufactura reduce los costos de producción.
Un activo debe reconocerse en los estados financieros, sólo cuando es
probable que el beneficio económico futuro que generará, fluya hacia la entidad.
Derivado de operaciones ocurridas en el pasado
Todo activo debe reconocerse como consecuencia de operaciones que han
ocurrido en el pasado; por lo tanto, aquellas que se espera ocurran en el futuro, no
deben reconocerse como un activo, pues no han afectado económicamente a la
entidad.
Tipos de activos Atendiendo a su naturaleza, los activos de una entidad
pueden ser de diferentes tipos:
a. efectivo y equivalentes;
b. derechos a recibir efectivo o equivalentes;
c. derechos a recibir bienes o servicios;
d. bienes disponibles para la venta, o para su transformación y posterior
venta;
e. bienes destinados para su uso, o para su construcción y posterior uso, y
f. aquellos que representan una participación en el capital contable o
patrimonio contable de otras entidades.
38
Consideraciones adicionales
No todos los activos se adquieren generando un costo; existen las
donaciones o adquisiciones a título gratuito que, al cumplir con la definición de un
activo, se reconocen como tales.
Para reconocer un activo debe atenderse a la sustancia económica por lo
que, no es esencial que esté asociado a derechos de propiedad legal o que tenga
la característica de tangibilidad.
La vida de un activo está limitada por su capacidad de producir beneficios
económicos futuros; por lo tanto, cuando esta capacidad se pierde parcial o
totalmente, debe procederse a disminuir o eliminar el valor del activo,
reconociendo en el estado de resultados un gasto en la misma medida. Cuando
exista incertidumbre en cuanto a la baja de valor de un activo debe determinarse
una estimación.
Una estimación representa la disminución del valor de un activo cuya
cuantía o fecha de ocurrencia son inciertas y debe reconocerse contablemente,
después de tomar en cuenta todo la evidencia disponible, cuando sea probable la
existencia de dicha disminución a la fecha de valuación.
Ejemplos de esto son, las estimaciones para cuentas incobrables y para
obsolescencia de inventarios, así como la pérdida por deterioro en el caso de
activos fijos e intangibles.
Un activo contingente es aquel surgido a raíz de sucesos pasados, cuya
posible existencia ha de ser confirmada sólo por la ocurrencia o, en su caso, por la
falta de ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están
enteramente bajo el control de la entidad. Por lo tanto, este tipo de activos no
39
deben reconocerse dentro de la estructura financiera de la entidad, pues no
cumplen esencialmente con las características de un activo.
Pasivos
Definición
Un pasivo es una obligación presente de la entidad, virtualmente ineludible,
identificada, cuantificada en términos monetarios y que representa una
disminución futura de beneficios económicos, derivada de operaciones ocurridas
en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad.
Elementos de la definición
Obligación presente
Es una exigencia económica identificada en el momento actual, de cumplir
en el futuro con una responsabilidad adquirida por la entidad.
Obligación virtualmente ineludible
Un pasivo es virtualmente ineludible, cuando existe la probabilidad, aunque
no la certeza absoluta, de dar cumplimiento a la obligación.
Identificada
Un pasivo ha sido identificado cuando puede determinarse la salida de
recursos que generará a la entidad, por lo que todo pasivo debe tener un propósito
definido; es decir, no debe reconocerse con fines indeterminados.
Cuantificada en términos monetarios
Un pasivo debe cuantificarse en términos monetarios con suficiente
confiabilidad.
Disminución futura de beneficios económicos
Representa la probable salida de recursos de la entidad, para dar
cumplimiento a una obligación.
40
La disminución de beneficios económicos ocurre, al transferir activos,
instrumentos financieros de capital emitidos por la propia entidad, o proporcionar
productos y servicios.
Derivada de operaciones ocurridas en el pasado
Todo pasivo debe reconocerse como consecuencia de operaciones que han
ocurrido en el pasado; por lo tanto, aquellas que se espera ocurran en el futuro, no
deben reconocerse como un pasivo, pues no han afectado económicamente a la
entidad.
Tipos de pasivos
Atendiendo a su naturaleza, los pasivos de una entidad pueden ser de
diferentes tipos:
a) Obligaciones de transferir efectivo o equivalentes
b) Obligaciones de transferir bienes o servicios y
c) Obligaciones de transferir instrumentos financieros emitidos por la propia
entidad
Consideraciones adicionales
Para reconocer un pasivo, debe atenderse a la sustancia económica por lo
que las formalidades jurídicas que lo sustentan, deben analizarse en este contexto
para no distorsionar su reconocimiento contable.
Una provisión es un pasivo cuya cuantía o fecha de ocurrencia son inciertas
y debe reconocerse contablemente, después de tomar en cuenta toda la evidencia
disponible, cuando sea probable la existencia de dicha obligación a la fecha de
valuación y siempre que se cumpla con las características esenciales de un pasivo.
Un pasivo contingente es aquel, surgido a raíz de sucesos pasados, cuya
posible existencia ha de ser confirmada sólo por la ocurrencia o, en su caso, por la
falta de ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro y que no está
enteramente bajo el control de la entidad.
41
Por lo tanto, este tipo de pasivos no deben reconocerse dentro de la
estructura financiera de la entidad, pues no cumplen esencialmente con las
características de un pasivo. (Activo fijo no asegurado)
Capital contable o patrimonio contable
El concepto de capital contable es utilizado para las entidades lucrativas, y
el de patrimonio contable, para las entidades con propósitos no lucrativos; sin
embargo, para efectos de este marco conceptual, ambos se definen en los
mismos términos.
Definición
Es el valor residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos
sus pasivos.
Elementos de la definición
Valor residual de los activos
El capital contable o patrimonio contable, representa el valor que
contablemente, tienen para la entidad, sus activos y pasivos sujetos de
reconocimiento en los estados financieros; por esta razón también se le conoce
como “activos netos” de una entidad (activos menos pasivos).
Tipos de capital contable y patrimonio contable
El capital contable de las entidades lucrativas se clasifica de acuerdo con su
origen, en:
a) capital contribuido, conformado por las aportaciones de los propietarios
de la entidad; y
b) capital ganado, conformado por las utilidades y pérdidas integrales
acumuladas, así como las reservas creadas por los propietarios de la entidad.
42
El patrimonio contable de las entidades con propósitos no lucrativos se
clasifica de acuerdo con su grado de restricción, en:
a) patrimonio restringido permanentemente, cuyo uso por parte de la
entidad, está limitado por disposiciones de los patrocinadores, que no expiran con
el paso del tiempo, y no pueden ser eliminadas por acciones de la administración;
b) patrimonio restringido temporalmente, cuyo uso por parte de la entidad,
está limitado por disposiciones de los patrocinadores, que expiran con el paso del
tiempo o porque se han cumplido los propósitos establecidos por dichos
patrocinadores; y
c) patrimonio no restringido, el cual no tiene ningún tipo de restricción por
parte de los patrocinadores, para que éste sea utilizado por parte de la entidad.
Consideraciones adicionales
Desde el punto de vista legal, el capital contable representa para los
propietarios de una entidad lucrativa su derecho sobre los activos netos, mismo
que se ejerce mediante reembolso o el decreto de dividendos.
De acuerdo con un enfoque financiero, el capital contable o patrimonio
contable, representa la porción del activo total que es financiada por los
propietarios o en su caso, los patrocinadores de la entidad. Por lo tanto, mientras
los pasivos se consideran fuentes externas de recursos, el capital contable o
patrimonio contable, es una fuente interna.
Mantenimiento de capital contable o patrimonio contable
Con el fin de asegurar la supervivencia o expansión de una entidad
económica, es importante definir el enfoque a utilizar para analizar el
43
mantenimiento del capital contable o patrimonio contable de una entidad
económica. En términos generales, puede decirse que una entidad ha mantenido
su capital contable o patrimonio contable, si éste tiene un importe equivalente al
principio y al final del periodo.
En el ámbito financiero existen dos criterios para determinar el monto que
corresponde al mantenimiento del capital contable o patrimonio contable y que
sirven de apoyo a los usuarios generales de la información financiera, en su toma
de decisiones:
a) financiero – se enfoca a conservar una determinada cantidad de dinero o
poder adquisitivo del capital contable o patrimonio contable; por lo tanto, su
crecimiento o disminución real se determina al final del periodo, con base en el
valor de los activos netos que sustentan a dicho capital o patrimonio; y
b) físico – se enfoca a conservar una capacidad operativa determinada del
capital contable o patrimonio contable; por lo tanto, su crecimiento o disminución
real, se determina por el cambio experimentado en la capacidad de producción
física de los activos netos, a lo largo del periodo contable.
Las Normas de Información Financiera particulares deben adoptar el
concepto de mantenimiento financiero de capital.
44
2.5 Requisitos que debe de Cumplir la Información Financiera.
Los estados financieros básicos deben cumplir el objetivo de informar sobre
la situación financiera de la empresa en cierta fecha y los resultados de sus
operaciones y cambios en su situación financiera por el periodo contable
terminado en cierta fecha.
Los Estados Financieros son un medio de comunicar la situación financiera
y un fin por que no tratan de convencer al lector de un cierto punto de vista o de
una posición. La capacidad de los Estados Financieros es la de trasmitir
información que satisfaga el usuario, y ya que son diversos los usuarios de esta
información esta debe servirles para:
Tomar decisiones de inversión y crédito, los principales interesados de esta
información son aquellos que puedan aportar un financiamiento u otorguen un
crédito, para conocer que tan estable y el crecimiento de la empresa y así saber el
rendimiento o recuperación de la inversión.
Aquilatar la solvencia y liquidez de la empresa, así como su capacidad para
generar recursos, aquí los interesados serán los diferentes acreedores o
propietarios para medir el flujo de dinero y su rendimiento.
Evaluar el origen y características de los recursos financieros del negocio,
así como su rendimiento, esta área es de interés general para conocer el uso de
estos recursos.
Por último formarse un juicio de cómo se ha manejado el negocio y evaluar
la gestión de la administración, como se maneja la rentabilidad, solvencia y
capacidad de crecimiento de la empresa.
45
Cuándo la información financiera satisface al usuario general es por que
una persona con algunos conocimientos técnicos pueda formarse un juicio sobre:
-
El nivel de rentabilidad
-
La posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez
-
La capacidad financiera de crecimiento
-
El flujo de fondos
Las características de los estados financieros debe ser en base con las
características de la información contable indicada en el boletín A-1 del los
principios de contabilidad generalmente aceptados, que son:
-
Utilidad.- Su
contenido
informativo
debe
ser significativo,
relevante, veraz, comparable y oportuno.
-
Confiabilidad.- Deben ser estables (consistentes), objetivos y
verificables.
-
Provisionalidad.- Contiene estimaciones para determinar la
información, que corresponde a cada periodo contable.
La característica esencial de los estados financieros será el de contener la
información que permita llegar a un juicio. Para ello se debe caracterizar por ser
imparcial y objetivo, a fin de no influenciar en el lector a cierto punto de vista
respondiendo así a las características de confiabilidad y veracidad.
Dentro del contexto de los principios de contabilidad generalmente
aceptados los estados financieros básicos son históricos, por que informan de
hechos sucedidos y son parte del marco de referencia para que el usuario general
pueda ponderar el futuro.
46
2.6 Usuarios de la Información Financiera.
USUARIOS DE LA INFORMACION FINANCIERA Y SUS NECESIDADES
Fisco
Administrador
Accionistas y otras fuentes
de financiamiento
NECESIDADES
Tener una base para recaudar
dinero para el sostenimiento del
gasto público. Verificar si los
montos recibidos son los
correctos.
- Definir alternativas
- Planear
- Costear
- Controlar
- Evaluar
- Etc.
- Evaluar calidad de la administración
- Capacidad de pago
- Rentabilidad
- Potencial para generar efectivo
- Etc.
Figura 2.1 Usuarios de la información.
La situación y evolución patrimonial (económica y financiera) de un ente
interesa a diversas personas que tienen necesidades de información no totalmente
coincidente.
Entre ellas, puede citarse a:
.- Los inversores actuales y potenciales, interesados en el riesgo inherente
a su inversión, en la probabilidad de que la empresa pague dividendos y en otros
datos necesarios para tomar decisiones de comprar, retener o vender sus
participaciones.
47
2.- Los empleados, interesados en evaluar la estabilidad y rentabilidad de
sus empleadores, así como su capacidad para afrontar sus obligaciones laborales
y previsionales
3.- Los acreedores actuales y potenciales, interesados en evaluar si el ente
podrá pagar sus obligaciones cuando ellas venzan;
4.- Los clientes, especialmente cuando tienen algún tipo de dependencia
comercial del ente, en cuyo caso tendrán interés particular en evaluar su
estabilidad y rentabilidad;
5.- El estado, tanto en lo que se refiere sus necesidades de información
para determinar los tributos, para fines de política fiscal y social como para la
preparación de estadísticas globales sobre el funcionamiento de la economía.
Siendo imposible que los estado contables satisfagan a cada uno de los
requerimientos informativos de todos sus posibles usuarios, se consideran como
usuarios tipo:
Cualquiera que fuere el ente emisor a sus inversores y acreedores,
incluyendo tanto a los actuales como potenciales,
Adicionalmente:
En los casos de entidades sin fines de lucro no gubernamentales, a quienes
les proveen o podrían suministrar recursos (por ejemplo, los socios de una
asociación civil)
En los casos de entidades gubernamentales, a los correspondientes
cuerpos legislativos y de fiscalización
48
Los usuarios de la información financiera.
Un usuario de la información financiera es el agente con derecho de acceso
al canal de información contable. Este derecho nace cuando las actividades de la
entidad informativa afectan o pueden influir en el comportamiento del usuario
potencial. Los objetivos de los usuarios se pueden clasificar en tres grupos:
El objetivo de control: Tanto de la entidad por la Administración y sociedad
como de los responsables de la gestión de la empresa ante sus propietarios o
socios.
El objetivo de predicción: Ligado al desarrollo de la financiación de la
empresa y a la separación entre propietarios y dirección, así como para poder
obtener una adecuada información para la toma de decisiones en la gestión
empresarial.
Los objetivos macroeconómicos: Referidos al cálculo económico y control
sectorial en los países de economía planificada.
En nuestra línea de razonamiento, antes de analizar los tipos de usuarios,
su localización, necesidades, etc. posiblemente podamos comenzar preguntando:
¿Qué derecho tiene la sociedad a reclamar información sobre el impacto
medioambiental de una determinada empresa?
Si la respuesta es positiva, el paso siguiente será determinar el papel que
desempeña la información contable en esa rendición de cuentas. Quienes
defienden que las empresas han de mostrar dicha información se basan en que
todos los recursos naturales a los que les afecta el impacto medioambiental son
de propiedad común, lo que significa que la sociedad en su conjunto tiene
derechos de propiedad sobre dichos bienes y por lo tanto está legitimada a exigir
información respecto de las actividades que los deterioran.
49
Los usuarios se pueden clasificar en usuarios internos o agentes que tienen
el control sobre la información y usuarios externos quienes sólo poseen acceso
limitado a ésta, en los modelos anglosajones, se selecciona al inversor bursátil
como representante de la demanda informativa.
El Marco Conceptual, destaca que las necesidades de los propietarios de la
entidad económica cubre muchas de las necesidades de otros usuarios, lo que
indica una visión cercana a un concepto patrimonialista de la empresa, donde se
destaca como usuarios a los accionistas presentes, los bancos, los Gobiernos, o la
propia dirección de la empresa.
Pero en función de las características de cada entorno y de sus
necesidades de información, ésta se ha de adaptar a cada caso y no será lo
mismo la información a emitir por una pequeña empresa que por una de grandes
dimensiones.
Por lo tanto la elección del usuario se conformaría en dos fases:
1.-Etapa de selección. Entre los usuarios potenciales se seleccionan
aquellos agentes económicos cuya demanda de información financiera es más
significativa, (como los inversores o el analista financiero).
2.-Etapa de formulación. En función de los intereses de los agentes
seleccionados se concreta el área de intersección de las necesidades de
información que dará lugar a la definición del usuario.
Pero como hay necesidades distintas según los usuarios y que la
información ha de confeccionarse teniéndolo en cuenta es lógico que la forma de
presentar la información y los contenidos de ésta han de ser mucho más flexibles,
como puede ser el agregar información complementaria a los estados
50
financieros tradicionales como la referente a riesgos, intangibles, medio ambiente,
etc. para así corregir las limitaciones que siempre presenta la información de cara
al desarrollo de las necesidades de decisión de los usuarios debido a:
Su carácter histórico que representa acontecimientos derivados de las
actividades ya realizadas por la empresa.
En presentar una visión muy condensada de la empresa. Su carácter
eminentemente cuantitativo, faltando elementos cualitativos de todo tipo como
puede ser la información social y medioambiental. El retraso en presentar la
información (puede llegar hasta seis meses).
Las Administraciones Públicas, para conocer el cumplimiento de las
normativas y la evolución en esta materia de los distintos sectores económicos
que le permita tomar decisiones en cuanto a legislación, presupuestos, iniciativas,
etc. Por lo tanto la exigencia de la Administración gira en torno al cumplimiento de
la normativa medioambiental, a la información sobre emisiones, licencias y
permisos, control del pago de cánones, tasas, o los estudios de impacto
medioambiental entre otros.
Los competidores, también son usuarios de todo tipo de información
financiera y en nuestro caso de información medioambiental, para así comparar
sus actividades con las de otras empresas con el fin de mejorar su imagen cara a
los usuarios de sus productos o servicios y aumentar la ventaja competitiva de
esta situación.
Los clientes más concienciados en estos temas empiezan a exigir garantías
de que la empresa adopta medidas elementales para evitar la degradación del
entorno por la elaboración y/o utilización de sus productos y así para seguir siendo
clientes, exigen el cumplimiento de las obligaciones medioambientales.
51
Los trabajadores más sensibilizados en sus condiciones de seguridad,
calidad y salud, que pueden verse alterados por malas actuaciones por parte de la
empresa.
Los acreedores para ver si su cliente cumple con sus normas y así evaluar
riesgos de futuros impagos en los que puede incurrir la empresa por actuaciones
negativas relacionadas con sus responsabilidades medioambientales y las
medidas que adopta para la reducción de éstas.
Las compañías de seguro, por lo general las pólizas de cobertura de la
contaminación se refieren a la contaminación accidental, súbita, imprevisible y no
intencionada, por lo que hay habría que informar sobre las instalaciones y
sustancias utilizadas, la existencia de Auditoría medioambiental previa e informe
de impacto o el cumplimiento de la legislación medioambiental.
Los consumidores, que aunque tienen poco control sobre la empresa,
pueden presionarla en cuanto a la calidad y la cantidad, o sobre la localización de
la empresa, etc. pero cada vez más desean conocer el comportamiento ambiental
del producto llegándose a crear nichos de mercado.
Las asociaciones y el público en general que desean conocer la rentabilidad
de una industria, conocer el impacto de su actividad en el entorno, o la incidencia
de la entidad económica en su bienestar o en el desarrollo económico del entorno,
o si satisface su responsabilidad social
2.7. Formas de Preparación de los Estados Financieros.
La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas. Los tres
primeros se refieren a la sistematización de libros, es decir, a la compilación y
registro sistemáticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros
52
constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los
cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas.
La información contenida en estos documentos se traslada a los libros
contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones
realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones
que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes,
proveedores, entre otras.
Primer paso. El registro de cada transacción en el libro diario constituye el
punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se
analiza la estructura financiera de una organización tomando en cuenta el doble
efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes
constituye, por un lado, un aumento del activo, pero también refleja una
disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible).
Por ello, toda transacción tiene una doble dimensión; la primera, el deber
(que aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a la derecha).
Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura financiera. En función
de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el deber e
incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el
haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes
(débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito).
Sin embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta de pasivo,
y en el libro diario aparecerá una nueva partida, incrementándose la cuenta de
bienes (débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo (crédito). El
reconocimiento de la obligación de pagar a los empleados aumentará la partida
contable de salarios (débito) y aumentará el pasivo (crédito). Cuando se paguen
los salarios se producirá una disminución en la cuenta de caja (crédito) y
disminuirá el pasivo (débito).
53
Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades
reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta
concreta de cada partida contable.
En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de
tal forma que el saldo, es decir el crédito o el débito neto de cada cuenta, puede
calcularse con facilidad.
Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada
cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de
clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para saber
cuánto ha comprado cada uno de ellos. Por analogía, la cuenta de salarios se
puede desglosar en función de cada trabajador.
Tercer paso. Una vez reflejadas todas las transacciones en el libro mayor
se procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada cuenta. La suma de
todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos
deudores, pero con signo contrario, ya que cada transacción que genera un
crédito provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma cuantía.
Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el año fiscal.
En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la parte de la
sistematización de libros del ciclo contable.
Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la teneduría de
libros, el contable o contador público procede a ajustar una serie de cuentas con el
propósito de destacar hechos económicos que; aunque no se han producido de
forma convencional, sí representan transacciones finiquitadas.
54
A continuación destacamos algunos de los casos más comunes: ingresos
pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavía no se han hecho
efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todavía
no se han satisfecho); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de
la prima de un seguro de riesgo); la depreciación (reconocimiento de que el coste
de una máquina debe amortizarse a lo largo de los años de su vida útil);
inventarios (valoración de los bienes almacenados y verificación de que la
cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados
(consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso
cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro).
Quinto paso. Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador público
realiza un primer balance de comprobación de saldos, adaptándolos con los
ajustes anteriores.
Sexto paso. Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a
redactar el balance y preparar la cuenta de pérdidas y ganancias. Los saldos de
las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad
financiera y de costes de la empresa.
Séptimo paso. El último paso consiste en cerrar las cuentas anuales,
transfiriéndolas a la cuenta de pérdidas y ganancias con el propósito de que las
cuentas que corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan unas a otras,
para que los créditos y débitos del siguiente año fiscal reflejen en particular la
actividad fiscal de ese año.
Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y
tienen por objeto, presentar información financiera para que los diversos usuarios
de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas.
55
Ahora bien, la información financiera que tales usuarios requieren se enfoca
primordialmente en la:
a. Evaluación de la rentabilidad;
b. Evaluación de la posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez;
c. Evaluación de la capacidad financiera de crecimiento;
d. Evaluación del flujo de fondos.
Para efectos de entender, el producto final después de efectuar los registros
contables, a continuación se analiza a fondo, la conformación de los Estados
Financieros básicos principales:
Estado de situación financiera o balance general. Muestra los activos,
pasivos y el capital contable a una fecha determinada. Está integrado por:
•
Activo
•
Pasivo
•
Capital Contable
El activo representa todos los bienes de una empresa, como el efectivo en
caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes y otros deudores,
maquinaria, equipos de transporte y otros. La clasificación de los activos se realiza
de la siguiente manera:
• Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por
cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos en favor de.
• Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos,
bienes inmuebles.
• Activos diferidos que se integran como bienes y derechos que tiene la
empresa que no son físicamente medibles a saber los gastos de instalación,
rentas pagadas por anticipado.
56
Los pasivos están integrados por todas las deudas que se tienen en la
empresa y están integrados por:
• Pasivos a corto plazo que son deudas que se deben cubrir antes de un
año como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras
cuentas por pagar.
• Pasivo a largo plazo que son las deudas que se deben de cubrir a más de
un año como son los créditos hipotecarios.
El capital contable está integrado por las aportaciones de los socios, las
utilidades generadas en años anteriores y las reservas legales.
Estado de resultados. Muestra los ingresos, costos-gastos y la utilidad o
pérdida resultante en el período. Los elementos que integran este estado
financiero son:
• Ventas
• Devoluciones y rebajas sobre ventas
• Costos y gastos
• Utilidad bruta
Estado de variaciones en el capital contable. Muestra los cambios en la
inversión de los propietarios durante el período. El presente estado financiero se
elabora tomando en cuenta las aportaciones de capital que se hayan efectuado
por ejercicio, disminuyendo las reducciones de capital para llegar al capital actual
de una empresa.
Estado de cambios en la situación financiera. Muestra la forma en que se
modificaron los recursos y las obligaciones de la empresa durante el período; se
elabora tomando los balances generales de dos períodos, y comparándolos para
determinar los recursos generados o utilizados durante las operaciones de la
empresa durante esos años.
57
Otros registros contables
Comprende una serie de registros que se señalan a continuación:
•
Bienes de producción
•
Registro de nómina
•
Registro de las devoluciones y rebajas en ventas
•
Registro de comprobantes
•
Registro de Cheques
58
CAPITULO III
SISTEMAS ELECTRONICOS DE PROCESAMIENTO
DE DATOS
3.1 Formas de Procesamiento.
A continuación se presenta los tipos de procesamiento de la información
con los que hoy en día se cuenta para obtener los resultados que se requieren, en
cuanto a los datos que se ingresan dentro de un sistema los cuales son:
Proceso Manual:
Este es el proceso más antiguo e involucra el uso de los recursos humanos,
tales como realizar cálculos mentales, registrar datos con lápiz y papel, ordenar y
clasificar manualmente. Esto da como resultado un proceso lento y expuesto a
generar errores a lo largo de todas las etapas o actividades del ciclo de
procesamiento. Finalmente los resultados se expresan de manera escrita, creando
grandes volúmenes de información escrita almacenada.
Como ejemplo podemos tener la evaluación académica en un colegio, en
donde el profesor registra en forma manual, a lapicero, las notas de evaluación de
los alumnos en una tabla llamada registro, para luego obtener los promedios
mediante cálculos aritméticos manuales, quedando toda esta información
almacenada en su registro.
Proceso Mecánico:
Considera el uso de máquinas registradoras y calculadoras, como el ábaco
y las reglas de cálculo, reemplazando en cierto grado el proceso de cálculo
manual. Esto trae como lógica consecuencia el aligeramiento del trabajo en
relación al proceso y la reducción de errores, pero mantiene la desventaja del
proceso de almacenamiento de toda la información resultante. Ejemplo: Obtener la
hora empleando un reloj a cuerda, que es un aparato mecánico, que interiormente
tiene una serie de engranajes, que se encuentran debidamente coordinados entre
sí y cuyo movimiento hace girar una aguja en forma radial y proporcional al tiempo.
60
Proceso Electromecánico:
En este tipo de proceso, el enlace de información entre los diferentes
elementos del tratamiento de información, de almacenamiento y de comunicación,
sigue realizándose de una forma manual, pero para realizar cada una de estas
tareas se emplean máquinas electromecánicas, con las cuales se obtiene mayor
eficiencia.
Como ejemplo tenemos las actividades que se realizan con las máquinas
perforadoras, que mediante el uso de la energía eléctrica, activará un motor, y el
eje de este motor con su adaptador respectivo, permitirá perforar suelos a distintas
profundidades. Otros ejemplos: cámara de video, cámara fotográfica, calculadoras,
etc.
Procesos Electrónicos
En este tipo de proceso se emplean las computadoras, por lo que la
intervención humana no es requerida en cada etapa. Una vez ingresados los datos,
el computador efectúa los procesos requeridos automáticamente y emite el
resultado deseado. Los procesos son realizados a velocidades increíblemente
altas, obteniendo información confiable. Un ejemplo práctico lo tenemos en el
empleo de las computadoras personales que se usan en el hogar, para llevar los
gastos diarios de la casa, ver recetas de cocina y otros.
En el trabajo, donde gracias a la PC (Computadora Personal) permite la
redacción de documentos y en la recreación, con el uso de los video juegos,
bingos y otros.
61
3.2. Concepto de Datos.
El dato (del latín datum), es una representación simbólica (numérica,
alfabética, algorítmica etc.), atributo o característica de una entidad.
El
dato
no
tiene valor
semántico
(sentido) en
sí mismo,
pero
convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realización de
cálculos o toma de decisiones. Es de empleo muy común en el ámbito informático.
En programación un dato es la expresión general que describe las
características de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo.
Figura 3.1 Ciclo de la información
Un dato por sí mismo no constituye información, es el procesado de los
datos lo que nos proporciona información
Datos son los hechos que describen sucesos y entidades."Datos" es una
palabra en plural que se refiere a más de un hecho. A un hecho simple se le
denomina "data-ítem" o elemento de dato.
Los datos son comunicados por varios tipos de símbolos tales como las
letras del alfabeto, números, movimientos de labios, puntos y rayas, señales con la
mano, dibujos, etc. Estos símbolos se pueden ordenar y reordenar de forma
utilizable y se les denomina información.
Los datos son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o
valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna información. Un dato
62
puede significar un número, una letra, un signo ortográfico o cualquier símbolo que
represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripción.
La importancia de los datos está en su capacidad de asociarse dentro de un
contexto para convertirse en información. Por si mismos los datos no tienen
capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el
comportamiento de quien los recibe. Para ser útiles, los datos deben convertirse
en información para ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones.
3.2.1. Concepto de Información.
La información no es un dato conjunto cualquiera de ellos. Es más bien una
colección de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organización
que los percibe. La definición de información es la siguiente: Información es un
conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.
DATOS SIGNIFICATIVOS. Para ser significativos, los datos deben constar
de símbolos reconocibles, estar completos y expresar una idea no ambigua. Los
símbolos de los datos son reconocibles cuando pueden ser correctamente
interpretados. Muchos tipos diferentes de símbolos comprensibles se usan para
transmitir datos.
La integridad significa que todos los datos requeridos para responder a una
pregunta específica están disponibles. Por ejemplo, un marcador de béisbol debe
incluir el tanteo de ambos equipos. Si se oye el tanteo "New York 6" y no oyes el
del oponente, el anuncio será incompleto y sin sentido.
Los datos son inequívocos cuando el contexto es claro. Por ejemplo, el
grupo de signos 2-x puede parecer "la cantidad 2 menos la cantidad desconocida
llamada x" para un estudiante de álgebra, pero puede significar "2 barra x" a un
vaquero que marca ganado. Tenemos que conocer el contexto de estos símbolos
antes de poder conocer su significado.
63
Otro ejemplo de la necesidad del contexto es el uso de términos especiales
en diferentes campos especializados, tales como la contabilidad. Los contables
utilizan muchos términos de forma diferente al público en general, y una parte de
un aprendizaje de contabilidad es aprender el lenguaje de contabilidad.
Así los términos Debe y Haber pueden significar para un contable no más
que "derecha" e "izquierda" en una contabilidad en T, pero pueden sugerir muchos
tipos de ideas diferentes a los no contables.
Decimos que tenemos datos pertinentes (relevantes) cuando pueden ser
utilizados
para
responder
a
preguntas
propuestas.
Disponemos
de
un
considerable número de hechos en nuestro entorno. Solo los hechos relacionados
con las necesidades de información son pertinentes. Así la organización
selecciona hechos entre sucesos y entidades particulares para satisfacer sus
necesidades de información.
Se considera que la generación y/o obtención de información persigue
estos objetivos:
•
Aumentar el conocimiento del usuario.
•
Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para
el desarrollo de soluciones y la elección.
•
Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión
para fines de control.
En relación con el tercer punto, la Información como vía para llegar al
Conocimiento, debe de ser elaborada para hacerla utilizable o disponible. Este
proceso empírico se llama Documentación, que tiene métodos y herramientas
propios.
La cantidad de información y el conocimiento desarrollado, aparentemente
es enorme y tiene una metodología de recuperación, que eventualmente es infinita
64
o total en un número muy amplio de soportes y sitios y el modelo sistémico de
recuperación debe maximizar la búsqueda para asegurar su captura lo más
completa posible dentro del entorno de este sistema complejo.
La información como tal no tiene funciones, pues estas son el
funcionamiento de algo, de modo que estas funciones solamente son propias de
quien emplea y maneja la información.
Pero también es imposible que la información dote al individuo de más
conocimiento, es él quien valora lo significativo de la información, la organiza y la
convierte en conocimiento. No es la información de modo directo. El dato, en sí, es
un "afijo" de la información, por así llamarlo.
3.2.2. Diferencia entre Datos e Información.
1.- Los Datos a diferencia de la información son utilizados como diversos
métodos para comprimir la información a fin de permitir una transmisión o
almacenamiento más eficaces.
2.-Aunque para el procesador de la computadora hace una distinción vital
entre la información entre los programas y los datos, la memoria y muchas otras
partes de la computadora no lo hace. Ambos son registradas temporalmente
según la instrucción que se le de. Es como un pedazo de papel no sabe ni le
importa lo que se le escriba: un poema de amor, las cuentas del banco o
instrucciones para un amigo.
Es lo mismo que la memoria de la computadora. Sólo el procesador
reconoce la diferencia entre datos e información de cualquier programa. Para la
memoria de la computadora, y también para los dispositivos de entrada y salida
(E/S) y almacenamiento en disco, un programa es solamente más datos, más
información que debe ser almacenada, movida o manipulada.
65
3.-La cantidad de información de un mensaje puede ser entendida como el
número de símbolos posibles que representan el mensaje. Los símbolos que
representan el mensaje no son más que datos significativos.
4.- En su concepto más elemental, la información es un mensaje con un
contenido determinado emitido por una persona hacia otra y, como tal, representa
un papel primordial en el proceso de la comunicación, a la vez que posee una
evidente función social.
A diferencia de los datos, la información tiene significado para quien la
recibe, por eso, los seres humanos siempre han tenido la necesidad de cambiar
entre sí información que luego transforman en acciones. La información es,
entonces, conocimientos basados en los datos a los cuales, mediante un
procesamiento, se les ha dado significado, propósito y utilidad
3.3 Procesamiento Electrónico de Datos.
Hasta el momento hemos supuesto que los datos que maneja una
aplicación no son tan voluminosos y por lo tanto caben en memoria. Cuando
recurrimos a archivos se debe a la necesidad de conservar datos después de que
termina un programa, por ejemplo para apagar la computadora. Sin embargo,
existen problemas en donde el volumen de datos es tan grande que es imposible
mantenerlos en memoria.
Entonces, los datos se almacenan en un conjunto de archivos, los que
forman una base de datos. Una base de datos es por lo tanto un conjunto de
archivos que almacenan, por ejemplo, datos con respecto al negocio de una
empresa. Cada archivo se forma en base a un conjunto de líneas y cada línea esta
formada por campos de información. Todas las líneas de un mismo archivo tienen
66
la misma estructura, es decir los mismos campos de información. Diferentes
archivos poseen estructuras distintas, i.e. campos de información.
En lo que sigue supondremos que ambos archivos son lo suficientemente
grandes como para que no quepan en la memoria de la computadora. A
continuación resolveremos eficientemente el problema de generar un archivo con
los tres campos de información, sin colocar previamente el contenido de un
archivo en un arreglo.
Algunas definiciones Recolección de datos: Provee un vínculo para obtener
la información interoperacionables racional y las parametrizaciones.
Almacenamiento de datos: Las unidades de disco de la computadora y
otros medios de almacenamiento externo permiten almacenar los datos a más
largo plazo, manteniéndolos disponibles pero separados del circuito principal hasta
que el microprocesador los necesita.
Una computadora dispone también de otros tipos de almacenamiento. La
memoria de sólo lectura (ROM) es un medio permanente de almacenamiento de
información básica, como las instrucciones de inicio y los procedimientos de
entrada/salida.
Asimismo, una computadora utiliza varios buffers (áreas reservadas de la
memoria) como zonas de almacenamiento temporal de información específica,
como por ejemplo los caracteres a enviar a la impresora o los caracteres leídos
desde el teclado.
Procesamiento de datos:
a. El objetivo es graficar el Procesamiento de Datos, elaborando un Diagrama
que permita identificar las Entradas, Archivos, Programas y Salidas de cada
uno de los Procesos.
67
b. Su antecedente es el Diagrama de Flujo.
c. Los elementos claves son los Programas.
d. Se confecciona el Diagrama de Procesamiento de Datos
e. Este Diagrama no se podrá elaborar por completo desde un primer
momento ya que depende del Flujo de Información.
f. En este primer paso sólo se identifican las Salidas y Programas. Los
elementos restantes se identifican en forma genérica.
Validación de datos: Consiste en asegurar la veracidad e integridad de los
datos que ingresan a un archivo. Existen numerosas técnicas de validación tales
como: Digito verificador, chequeo de tipo, chequeo de rango.
3.4. Implementación de un Sistema Electrónico Automatizado para el
Registro Contable.
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema
de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y
una relación aceptable de costo/beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema
contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada
con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir,
sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén
interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma
de decisiones comerciales.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un
registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En
una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar
en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una
transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a
68
futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir
objetivamente en términos monetarios.
Clasificación de la información: un registro completo de todas las
actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas
de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o
categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se
recibe o paga dinero.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por
quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación
completa de las transacciones de venta de una empresa como Chedraui sería
demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla.
Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la
información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén
necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la
alta gerencia de Cedrahui necesitará la información de ventas resumida por
almacén.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen
constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin
embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información,
también involucra la comunicación de esta información a quienes estén
interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma
de decisiones comerciales.
Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y
también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades
financieras de la empresa.
69
Utilización de la Información Contable
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes.
El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis
e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las
cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos
comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes
alternativas, por ejemplo la compra o el arrendamiento de un nuevo edificio; y
buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales
van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un
conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan.
Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las
limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona
que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de
contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable
se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.
3.4.1. Características.
Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio.
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control
sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y
procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus
activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
70
Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de
compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las
características especiales de un negocio en particular.
La implementación de un sistema como este, conlleva diferentes cambios y
fases para asegurarse que este sea el adecuado.
3.4.2 Automatización.
Los sistemas de Automatización Contable
Llevan a cabo cambios en 4 aspectos.
1.- Trabajo más inteligente.
2.- Cambio global en el concepto de industria.
3.- Ideas e información toman más importancia que el dinero.
4.- Las personas que trabajan con la información dominan la fuerza de
trabajo.
¿Qué es el análisis y diseño de estos sistemas?
El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la
situación de una empresa con el propósito de mejorarla con métodos y
procedimientos más adecuados.
Panorama.
El desarrollo de sistemas esta formado por dos componentes: El Análisis de
sistemas y el Diseño de sistemas.
Diseño. Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema
existente. Pero es necesario comprender el viejo. Utilizar las computadoras para
hacer el trabajo más eficiente.
71
Análisis. Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos,
diagnostico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al
sistema. Cual es el flujo de información en todo el sistema.
Estudio. Esta acumulación de información es la que precede a todas las
demás actividades del análisis.
El plan. Incluye. Características del diseño del sistema, necesidades de
captura de nuevos datos, especificaciones de archivo, procedimientos de
operación, necesidades de equipo y personal.
El diseño. Especifica las características del producto terminado. Que
trabajos por personas y cuales por la maquina. Como alcanzar el objetivo.
Los analistas. Deciden qué salida utilizar y como generarla. Que es lo que
se debe hacer.
Las personas. Son los elementos más importantes para que una
organización trabaje. Comunicación.
Lo que no es el Análisis de Sistema de Automatización.
No es: El estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes para
determinar cuales deberían ser llevados a cabo por una computadora y cuales por
métodos manuales. Se debe comprender los detalles de una situación para ver si
es deseable y factible una mejora sin importar si es con computadora o no.
No es: Determinar la mejor forma de resolver un problema de sistemas de
información. Es un error hacer una distinción entre los problemas de la empresa y
los de sistemas. Van todos de la mano.
72
Categorías del Analista de Sistemas.
1.- Análisis. Reunir información y determinar requerimientos.
2.- Análisis y Diseño. Además del estudio tiene que diseñar el nuevo
sistema.
3.- Análisis, diseño y programación. Aparte escribe el software.
Los sistemas emplean un modelo de control básico:
1.- Un estándar para logra un desempeño aceptable.
2.- Un método para medir el desempeño actual
3.-. Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar.
4.- Un método de retroalimentación.
Los sistemas de automatización esta formados por. Hardware, software,
medios de almacenamiento, bases de datos. La aplicación de sistemas de
automatización son los programas procedimientos.
Por ejemplo aplicación a contabilidad, operaciones entre otros, y la
integración general de la empresa, traducido a su contabilidad y sus distintas
actividades.
Componentes del Sistema en la Automatización. Las personas. Los
procedimientos. El equipo.
Ciclo de vida clásico.
Investigación Preliminar
Determinación de los requerimientos del sistema.
Diseño del sistema
Desarrollo de software.
Prueba de los sistemas.
Implantación y evaluación.
Diseño del Sistema para la Automatización. (Diseño lógico)
73
Identificación de reportes (listados) y demás salidas que debe producir el
sistema.
Determinar los datos para cada reporte y salida.
Diseñan las pantallas en papel.
Describen los procedimientos de cálculo, como procesar datos y producir
salidas.
Decisión de estructuras de ficheros y dispositivos de almacenamiento.
Terminado se toman cuatro decisiones:
Volver a desarrollar el prototipo de nuevo
Implantar el prototipo como sistema terminado
Abandonar el proyecto
Iniciar otra serie de construcción de prototipos
El principio rector que se aplicará a la contabilidad es que todas las
transacciones con efecto económico-financiero deben quedar computadas, es
decir, deberán registrarse no solo aquellas operaciones que entrañen movimientos
financieros o monetarios, sino también los medios de financiamiento no
monetarios, tales como las depreciaciones de los bienes de uso.
Está contemplado que las operaciones se registren una única vez,
preferiblemente en el lugar más próximo a la transacción, debiendo las mismas
alimentar un sistema de información que sea de utilidad a los distintos usuarios
interesados en el desenvolvimiento financiero de la empresa, en particular a los
órganos de control externo para que las auditorias reflejen transparentemente el
movimiento contable.
De esta manera, además de reducir costos, se evitarán las inconsistencias
propias de fuentes que difieren entre sí, lo cual genera confusión e indefiniciones
en el proceso de toma de decisiones.
74
La Importancia de la Automatización del Sistema contable y la relación de
esta con las distintas áreas de la Empresa: Su Integración:
El área de producción se usa desde el comienzo de la utilización de los
productos informáticos en el mundo empresarial, en el campo contable. De ahí se
aplica la Informática a la gestión de inventario que ya forma parte de la función de
Producción.
La gestión de inventario se ocupa de la optimización de las cantidades de
materiales existentes en la empresa. Debido a que el acoplamiento perfecto de
actividades no se produce aparecen tiempos de espera, lo que implica un tiempo
de almacenamiento. Aparecen los inventarios, éstos han de ser gestionados.
Las empresas se enfrentan a presiones empresariales: unas para que los
inventarios sean grandes y, por contra, otras para que sean pequeños. Esto
implica la búsqueda de un equilibrio entre ambas situaciones
3.4.3 Etapa de Implementación.
A continuación identificaremos las áreas que se utilizaran para
la
implementación del sistema en línea y todos los pasos que las engloban.
Para el funcionamiento del sistema contable en línea, en primer lugar se
tiene que identificar las áreas en donde se están generando las operaciones, de
tal manera que la persona que este llevando a cabo esas operaciones, sin que se
de cuenta está realizando registros contables, es decir; aunque realizan una tarea
habitual, se tiene que programar el sistema a manera que por cada operación que
se lleva a cabo en un sistema administrativo (ERP ENTERPRISE RESOURCE
PLANING) al mismo tiempo se logre que mediante una programación contable
(guía contabilizadora) el sistema esté generando las pólizas con el asientos
contable respectivo, esto se puede esquematizar de la siguiente manera:
75
SISTEMA
ENLACE
SISTEMA CONTABLE
ADMINISTRATIVO
El usuario del sistema Previa configuración, se
administrativo,
lleva
a debe de capturar la guía
cabo una operación, por contabilizadora.
ejemplo una venta.
Cada operación debe de Cada
llevar un código.
operación
de De
acuerdo
acuerdo con su código, operación
se enlazará con la guía enlace
contabilizadora.
y
con
con
la
con
su
la
guía
contabilizadora,
sistema
el
contable
manera
de
automática,
genera
una
póliza
contable.
Se pueden llevar a cabo No
enlaza
operaciones que no tienen operación.
ninguna
contable.
ninguna No genera ninguna póliza
contable.
repercusión
Ejemplo,
traspaso entre almacenes.
Ninguna operación.
No
enlaza
operación.
ninguna Se pueden llevar a cabo
ajustes
en
el
contable,
sistema
que
no
necesariamente
van
venir
sistema
del
administrativo.
a
Ejemplo:
ajuste por provisión de
impuestos,
registro
de
depreciaciones, etc.
Tabla 3.1 Sistema Administrativo y Contable
76
Para efectos de nuestro caso, se detectaron tres áreas fundamentales, que
son las que se necesitaría automatizar de manera primordial.
1. Ventas.
a. Registro de ventas.
b. Salidas de inventario.
c. Cobranza.
2. Egresos (Gastos).
a. Registro de gastos.
b. Pago de gastos.
3. Compras.
a. Entradas al inventario.
b. Generación de cuenta por pagar.
c. Pago de cuentas a proveedores.
A continuación se explica el funcionamiento de cada uno de estaos
procesos, en primer lugar de manera narrativo y en segundo lugar de manera
gráfico, para su mejor comprensión.
Contabilización De Ventas
Empezamos con las actividades que se realizan en este departamento por
citarlo de alguna manera; en esta parte operacional es donde se atiende al cliente
directamente, se le realiza la factura correspondiente por el material solicitado, y
una ves impresa su factura el sistema automáticamente ejecuta el asiento
contable de la operación que ejecutamos, sin necesidad de realizar algún otro
paso ajeno al que antes se menciono.
Posteriormente de facturarle al cliente, realizamos el pago de la venta, en
este paso el sistema nos hace otro asiento contable.
77
Dentro de este proceso nos encontramos con lo que se conoce como vale
de almacén, que este se imprime al momento de entregar la mercancía facturada
al cliente dentro del almacén, y con ello se le da salida del sistema para disminuir
el inventario físico y disponible.
Englobando todo este proceso nos encontramos con
descuentos o
devoluciones por venta, que se pactan con el cliente, ajenos al inicio de la venta, y
se realizan por algún defecto de la mercancía, por equivocación del cliente y para
brindar un buen servicio y no perder al cliente.
Enfocándonos a los que son los descuentos, estos se realizan pactando
cierto precio con el cliente, y llegando a un acuerdo para poder ejecutar una venta
siempre y cuando esta sea considerable para la empresa. Cada empresa que
existe dentro del mercado lleva un manejo totalmente diferente a las demás, pero
tienen cierta relación una de otra en cuanto a sus procesos.
Debemos de identificar y tener contacto con nuestros clientes para saber
cual es la procedencia de los depósitos que vamos recibiendo día a día en
nuestras cuentas bancarias, y así aplicar los depósitos recibidos a los clientes
correspondientes, para no afectar sus movimientos y no atrasarlos en sus pagos,
de tal manera ellos tendrán un revolvente dentro de sus cuentas, favorable,
Lo que se menciona anteriormente son solo los depósitos de clientes a
ventas ya realizadas, pero hay depósitos anticipados de los cuales aun no se he
generado ninguna venta, estos depósitos anticipados los realiza el cliente
especialmente para aprovechar un buen precio de cierto material que solicita en
grandes cantidades, o por los cambios constantes de precio dentro del mercado, y
así estar en competencia con las demás empresas.
Estos depósitos por anticipado los debemos de tener bien identificados para
entregar la cantidad correcta de material solicitado, y no tener problemas que
78
posteriormente surjan por un mal control, por ello lo que debemos de hacer es
aplicar el saldo a favor del cliente, y en cada venta que se realice ir disminuyendo
el saldo que tiene a favor, hasta dejarlo en ceros.
Siguiendo con las formas de pago elaborados por los clientes, nos
encontramos con los cheques, los cuales debemos depositar a la cuenta
correspondiente para poder liberar el pago del cliente y así surtir lo solicitado.
En las empresas se maneja lo que es la devolución de dinero al cliente,
estos se realizan cuando en determinado momento, hubo alguna devolución de
material por cierto motivo, a favor del cliente y solicita su efectivo, también otro
caso se da cuando nos depositan más de la cantidad pactada, y se hace la
devolución, únicamente si se reviso que efectivamente se realizo el depósito
erróneo en nuestra cuenta, y se autorizo que se ejecutara la devolución.
Diagrama de Flujo De Operaciones De Venta
Figura 3.2 Diagrama de Ventas
79
Contabilización de Gastos (Egresos)
Dentro de las áreas de la empresa nos encontramos con los egresos, que
son salidas de efectivo o lo que comúnmente conocemos como gastos. Dentro de
las empresas nos encontramos con diversos tipos de gastos.
Por citar algunos ejemplos de gastos son luz, agua, teléfono, renta; estos
egresos y algunos mas que puedan existir se registran en el sistema para su
programación de pago, no sin antes estar autorizados por la persona
correspondiente, y así realizar el pago de cada uno de ellos con un cheque de la
empresa. Es muy importante que estén autorizados dado que así se llevara un
buen control de los egresos dentro de la empresa y no existirán gastos
innecesarios dentro de la misma.
Diagrama de Flujo de Operaciones de Egreso
Figura 3.3 Diagrama de Egresos
80
Contabilización de Compras
Otra área fundamental es la de compras, porque en ella se engloban varios
factores importantes que se manejan a diario en el proceso de una empresa, esta
parte es sumamente delicada, dado que en ella es donde se mantiene la empresa
en competitividad con los demás.
Dentro de las compras manejamos lo que es el inventario, proveedores,
pagos, anticipos, debemos de checar el mercado, la rotación que tenemos de
nuestros materiales, tratar de ofrecer un buen servicio para estar en competitividad
con las demás empresas. Estos puntos se deben de revisar día a día para no
deslindarnos de lo que sucede en nuestro entorno.
Detallando cada punto antes mencionado empezamos con las compras,
debemos capturar en el sistema la compra que se realizo para ingresarla al
inventario, en ella se capturan los artículos recibidos por el proveedor uno por uno,
ingresando la cantidad de artículos recibidos, la descripción y el costo.
Este paso se realiza con cada artículo recibido dentro de la factura del
proveedor, al final de capturar, nos debemos de asegurar que el total que tenemos
en nuestra factura sea el total que tenemos en la compra que ingresamos al
sistema, junto con las cantidades y descripciones de la factura. Si se captura mal
algún punto, podemos ingresar datos erróneos a nuestro inventario, esto hará que
no nos cuadre al momento de realizar un chequeo de existencias dentro del
almacén.
Si se capturan mal los costos, al momento de cotejar el total de la factura
con el total de la compra, no van a cuadrar, los costos no serán los correctos,
tendríamos utilidades bajas o incluso perdida, y los saldos con proveedores no
seria el correcto, dado que los costos fueron ingresados de manera errónea.
81
La captura de los costos se realiza posteriormente de que se pactaron los
precios con el proveedor, dentro de este paso influyen ciertos puntos como lo que
es, acuerdos con el proveedor, que podrían ser, compras en volumen, apoyo a la
marca, descuento por pronto pago, aumento de días de crédito y varios puntos
que se tratan para poder pactar el mejor precio posible.
Una ves que se capturo la compra con los pasos antes mencionados, la
compra que generamos nos crea un saldo en la cuenta del proveedor, esta
aumenta conforme vamos comprando, cada proveedor maneja sus propias
políticas pero en general se maneja lo que son los días de crédito para realizar el
pago de las facturas, que se emitieron a favor de la empresa.
Cuando llega la fecha de pago se realiza el cheque correspondiente para
liquidar o abonar a la factura mas antigua, así se aprovechan los días de crédito
de las facturas posteriores, cada cheque que se emita para realizar un pago debe
de ser aplicado a la compra que corresponda, para que el saldo que se tiene con
el proveedor disminuya, así la empresa puede disponer de su crédito sin ningún
problema, cabe mencionar que hay proveedores que manejan un descuento por
pronto pago, o lo que comúnmente se conoce como descuento antes de
vencimiento.
En ocasiones se pacta con el proveedor pagos anticipados para que se
respeten cierto precio, esto para aprovechar los cambios que surgen en el
mercado como, los aumentos constantes de los precios. Para mantenerse en
competencia con las demás empresas se realizan pagos anticipados obteniendo
un buen precio posible en relación con la competencia, y así no perder ventas.
Por cada pago anticipado que se realice al proveedor se debe aplicar dentro
del estado de cuanta, para que nos cree un saldo a favor que conforme se solicite
el material pagado, vaya disminuyendo. Esto con el fin de mantener un buen
control de nuestros pagos por anticipado.
82
Cuando se creo el anticipo en el estado de cuenta del proveedor, aparecerá
un saldo a favor, listo pasa ser afectado en el momento que recibamos facturas
por el material pagado. Una ves que nuestro almacenista nos confirmo la llegada
de material procedemos a crear la compra como se menciono anteriormente,
verificando todo lo pactado dentro de la factura.
Procedemos aplicar el pago a dicha factura con el saldo disponible que
existe en el estado de cuenta del proveedor; este paso siempre se realiza toda ves
que tengamos saldo a favor y que la compra que recibamos corresponda al
anticipo que creamos.
En ocasiones puede suceder que recibimos material pero no pertenece a
cierto anticipo, en ese caso se paga de diferente manera, ajena al anticipo. Se
debe tener mucho cuidado, dado que si se aplica algún pago de manera errónea,
el saldo disminuirá y no será el mismo que se tiene con el proveedor.
Puede existir la posibilidad de capturar una compra con un costo mucho
mas elevado en comparación con los demás precios del mercado. En este caso
se recurre con el proveedor para que nos ajuste el precio, y si nuestra petición es
favorable con el proveedor, nos emitirá una nota de crédito.
Una vez elaborada la nota de crédito, se aplica en el sistema para que el
saldo que existe con el proveedor disminuya, así tener el costo correcto de la
compra y mantenernos dentro de la competencia.
La nota de crédito juega un papel muy Importante dentro de las compras,
porque nos permite realizar modificaciones en movimientos que ya tuvieron
cambios dentro de la empresa. Aplicándolas permite obtener los resultados que se
necesitan sin realizar movimientos posteriores que puedan afectar en otras partes
operativas.
83
Todos los movimientos que se realizan dentro de una empresa, deben
registrarse sin excepción, pero existen algunos que son más importantes que otros
sin deslindar la importancia de los demás.
Uno de ellos son los movimientos bancarios de ingresos y los movimientos
bancarios de egresos, estos son de gran importancia dentro de la empresa dado
que en ellos se registran las operaciones de efectivo que surgen dentro del ente
económico.
Empecemos por hablar de el registro de movimientos bancarios de ingresos,
como su nombre lo dice en este se registran todas las entradas de dinero de los
clientes, el efectivo, pagos con cheques, depósitos, transferencia todo lo que se
refiera a ingreso monetario para la empresa.
Ese apartado se encuentra en el modulo de bancos, aquí están creadas las
cuentas bancarias de la empresa y es donde se registran, deposito por deposito
en la cuenta a la que corresponda dicho ingreso. Por cada registro que se genera
en las cuentas bancarias, ira aumentando el saldo en bancos. Este registro se
debe hacer diariamente, para tener actualizado el modulo de bancos.
Este registro es uno de los más importantes, nos mantiene al tanto del
efectivo con el que cuenta la empresa para realizar pagos, compras de material,
compras de equipo, etc. Por lo tanto existe personal que se dedica a mantener
esta parte vertebral de la empresa al día.
El segundo registro es el de movimientos bancarios de egresos, en este
registro se capturan todas las salidas de efectivo que se han realizado en la
empresa ya sea para pago a proveedores, pago de nomina, gastos, viáticos etc.
Este registro debe ir de la mano del registro de ingresos, ambos registros se
cotejan con el estado de cuenta que emite el banco, para asegurarnos que
84
llevamos un adecuado control de los ingresos y egresos, de lo contrario estamos
fallando en algo que es de suma importancia para la empresa.
Diagrama de Flujo de Operaciones de Compra
Figura 3.4 Diagrama de Compras
Guía Contabilizadora
Todas las áreas que se mencionaron, además de los pasos que pueden
surgir, son fundamentales dentro de una empresa. También es importante
implementar un sistema de contabilidad en línea, que nos facilite el buen registro
de las operaciones.
Para ello debemos tener bien definido qué es una guía contabilizadora. De
ella se va a depender para poder realizar los asientos contables correspondiente a
cada operación.
Por guía contabilizadora se entenderá el documento que consigna el
procedimiento de registro contable de una operación.
85
Se tiene que la guía contabilizadora es un instrumento que ayudara a
homogeneizar procedimientos de registro, a unificar criterios y, lo mas importante,
evitara que el contador de la empresa se vuelva “indispensable” en virtud de ser el
único que conoce el procedimiento de registro.
Otra ventaja de esta guía es que lleva implícitos criterios, políticas y
procedimientos autorizados por la gerencia y la alta dirección y que normaran la
operación contable de los mismos; obviamente esta es una útil herramienta que
orienta fácilmente a cualquier revisor de estados financieros, de las actividades y
operaciones, y de la adhesión a las políticas prescritas por la administración.
Con lo anterior se tiene que la guía contabilizadora orienta al registro de las
operaciones de una entidad económica; por tal razón, pretender elaborar una guía
de carácter general seria un tanto aventurero en virtud de que es casi imposible
cubrir todos los giros o actividades comerciales, lucrativas, y aun no lucrativas que
se ejercen en la practica.
El objetivo de la Guía Contabilizadora es el de tener un listado conteniendo
de forma ordenada, clara y coherente, la clasificación de las cuentas que se
utilizan en una empresa, esta debe contener el número o clave y el nombre de la
cuenta.
Es el documento mediante el cual se consigna al procedimiento de registro
de las operaciones más importantes realizadas por una empresa. Su propósito
fundamental consiste en facilitar lo más que sea posible el registro de operaciones,
evitando al máximo las consultas constantes con el contador.
Sin ella no se podrá automatizar el sistema, dado que esta guía sabe qué
proceso realizar en cada operación, es parte importante, sin ella el sistema no
tendrá capacidad para realizar los asientos contables, lo fundamental es definir
86
bien cada concepto de la guía, para que en determinado momento, en la
contabilización en línea no surja algún imperfecto al cotejar.
La Guía Contabilizadora es una herramienta que ayuda a facilitar la
contabilización de la información, estableciéndose en ella todos los posibles
asientos contables a registrar, por cada grupo de cuentas y por cada operación en
específico.
La Guía Contabilizadora como objetivo básico la unificación tiene la
unificación de criterio respecto a la forma en que se debe de registrar
contablemente la información generada dentro de la institución.
Elementos a Considerar
•
Naturaleza de la información base que generará el asiento contable
•
Criterio utilizado para registrar contablemente la información.
•
Catálogos existentes en la empresa (catalogo de cuentas, de fondos,
de funciones, de unidades responsables, entre otros)
•
Controles y formatos establecidos.
•
Documentos fuente que darán soporte al asiento contable.
•
Procedimientos y políticas de la empresa
•
Normas y principios de contabilidad, leyes Normativa existente: entre
otros reglamentos vigentes.
Una ves que ya se tiene la información de lo que es una guía
contabilizadora y lo que se contiene en ella a continuación se presenta una guía
en donde se explica a detalle el asiento que se hace en cada operación de la
empresa departamento por departamento desde las ventas hasta los egresos.
El asiento que se hace, al momento de surtir, en las compras cuando se
realizan las compras, los pagos tanto de clientes como de proveedores, los
87
egresos e ingresos en fin los movimientos contables a groso modo que se realizan
en una empresa.
A que cuentas se carga y a que cuentas se abona dependiendo el
movimiento que se necesite, esta guía una ves que ya la tenemos definida se
plasmara en el sistema que se vaya a utilizar, siempre y cuando todos los asientos
y las cuentas que se manejen estén plasmadas de manera correcta.
88
VENTAS
1.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DE UNA VENTA A CREDITO O DE INGRESOS POR
ARRENDAMIENTO.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
Cargos
Importe total de la
Factura de la Venta
Descuento
s/Vta. Importe Global por
4120-0001-0000-0000 (Detallado x posición descuento de la Factura
s/Almacén)
de la venta
Ventas
(Detallado
x
4110-0001-0000-0000
posición s/Almacén)
IVA
pendiente
de
2162-0001-0000-0000
Trasladar
Abonos
1141-0000-0000-0000 Clientes
Importe subtotal de la
Factura de Venta
Importe de IVA Global de
la Factura de Venta
2.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DE UNA DESCUENTO, REBAJA O DEVOLUCUON
SOBRE VENTA.
Cuenta Contable
4110-0000-00000000
Descripción de la cuenta
Cargos
Abonos
Importe sin IVA por
Descuentos y Rebajas
descuento a detalle de
sobre Venta (Detallado x
Venta de Nota de Crédito
posición s/Almacén N.C.)
de Venta.
89
4110-0000-00000000
4110-0000-00000000
4110-0000-00000000
4110-0000-00000000
1180-0000-00000000
Importe sin IVA por
Descuentos y Rebajas
descuento sin Venta de
sobre Venta (Detallado x
Nota de Crédito de
posición s/Almacén N.C.)
Venta.
Importe sin IVA por
Descuentos y Rebajas
descuento sobre Venta
sobre Venta (Detallado x
en Nota de Crédito de
posición s/Almacén N.C.)
Venta.
Importe sin IVA por
Devoluciones sobre Venta
Devolución de Mercancía
(Detallado
x
posición
en nota de Crédito de
s/Almacén N.C.)
Venta.
Devoluciones sobre Venta Importe sin IVA por
(Detallado
x
posición Devolución sin Venta de
s/Almacén N.C.)
nota de Crédito de Venta.
Importe en Tarjeta de
Almacén
(Detallado
x
Almacén
(costo) por
posición s/Almacén N.C.)
Devolución sin Venta
5110-0000-00000000
Costo de Venta (Detallado
x posición s/Almacén N.C.)
2162-0001-00000000
1141-0000-00000000
IVA
Pendiente
Trasladar
Clientes
de
Importe en Tarjeta de
Almacén
(costo)
por
Devolución sin Venta
Importe de IVA Global de la
Nota de Crédito de Venta
Importe total de la Nota de
Crédito de Venta
90
3.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DEL COBRO DE UNA VENTA A CLIENTES.
Cuenta Contable
1110-0000-0000-0000
Descripción de la
cuenta
Cargos
Abonos
Caja
(Detallado
x Importe total del Abono a
posición s/Almacén N.C.) la Venta (Factura)
Depósitos
no
Identificados
Importe total del Abono a
1143-0000-0000-0000 (complementado
con
la Venta (Factura)
Código Cont. De la
chequera)
Importe total del Abono a la
Venta (Factura)
1141-0000-0000-0000 Clientes
4.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DE UN DEPÓSITO POR ANTICIPO DE CLIENTE.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
1120 0000 0000 0000
Código contable
chequera (Bancos)
2170 0000 0000 0000
Anticipo de Clientes
Cargos
de
Abonos
Importe total depositado
Importe total depositado
91
5.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DE UNA APLICAICON DE IMPORTE A UN
CLIENTE.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
Cargos
Abonos
Importe total Aplicado al
Cliente
Importe de IVA al 15%
2162-0001-0000-0000 IVA PEND. DE TRASL. Aplicado al Cliente (Divisa de
la Operación)
2170 0000 0000 0000 Anticipo de Clientes
I.V.A. PAGADO
2163-0000-0000-0000
ANTICIPOS
Importe de IVA al 15%
Aplicado
al
Cliente
(Divisa de la Operación)
Importe total Aplicado al
Cliente (Divisa de la
Operación)
DE
1141-0000-0000-0000 Clientes
6.- GUIA PARA REALIZAR EL ASINTO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL ANTICIPO DE CLIENTES.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
Cargos
Caja
(Detallado
x
Importe registrado
1110-0000-0000-0000 posición
s/Almacén
Anticipo del Cliente
N.C.)
IVA
PAGADO
DE
2163 O 2163-001
ANTICIPOS
2162-0001-0000-0000 IVA TRASLADADO
Abonos
por
92
2170 0000 0000 0000
Importe
registrado
Anticipo del Cliente
Anticipo de Clientes
por
7.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA ENTREGA DE
MERCANCIA.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
Costo
de
5110-0001-0000-0000 (Detallado x
s/Almacén)
1180-0002-0000-0000
Cargos
Abonos
Ventas Importe en tarjeta de
posición Almacén correspondiente
a cada detalle del Vale
Importe en tarjeta de
Almacén correspondiente a
cada detalle del Vale
Inventario (Detallado x
posición s/Almacén)
8.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA DEVOLUCON DE
MERCANCIA.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
Cargos
Abonos
Importe en tarjeta de
Inventario (Detallado x Almacén correspondiente
1180-0000-0000-0000
posición s/Almacén)
a cada detalle de la
Aclaración
Costo
de
Ventas
Importe en tarjeta de
5110-0000-0000-0000
(Detallado x posición
Almacén correspondiente
93
s/Almacén)
a cada detalle de la
Aclaración
9.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A CHEQUE DE PAGO DE
CLIENTE.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
Cargos
Abonos
Caja
(Detallado
x Importe total de Cheque /
1110-0000-0000-0000 posición
s/Almacén Transf. Electr. A pagar al
N.C.)
Cliente
1120 0000 0000 0000
Código
contable
chequera (Bancos)
Importe total de Cheque /
Transf. Electr. A pagar al
Cliente
de
10.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A DEVOLUCION DE
DINERO DE CLIENTE.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
Cargos
Abonos
Importe total devuelto al
Cliente
Importe correspondiente
2162-0001-0000-0000 I.V.A. Pend. de Trasladar al
15%
del dinero
devuelto al Cliente
2170 0000 0000 0000 Anticipo de Clientes
94
1110-0000-0000-0000
Caja
(Detallado
x
posición s/Almacén N.C.)
2160-0001-0000-0000
I.V.A.
Trasladado
(cobrado) (cobrado
Importe total devuelto al
Cliente
Importe correspondiente al
15% del dinero devuelto al
Cliente
EGRESOS
11.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A REGISTRO DE EGRESOS.
Cuenta Contable
Código Contable de
cada partida del
Egreso
Descripción de la
cuenta
Cargos
Abonos
Importe
subtotal
del
parcial del gasto (Egreso)
en Moneda Nacional
I.V.A.
Pendiente
de Importe del I.V.A. tasa
1162-0001-0000-0000
Acred.
15% del gasto (Egreso)
Código Contable de
Impuestos cobrados en Importe de Impuesto
Impto. 1 del concepto egresos:
IEPS, parcial (detalle) 1 del
de c/partida Egreso
s/Hospedaje, etc.
Gasto (Egreso)
Gastos Cuenta Contable
Importe total
(Egreso)
2110-0001-0000-0000 Proveedores
2120-0001-0000-0000
Código Contable de
Ret. 1 c/partida
Egreso
Código Contable de
Ret. 2 c/partida
Egreso
Código Contable de
Ret. 3 c/partida
del
Gasto
Acreedores
Retenciones I.S.R.,
I.S.P.T. u otros.
o
Importe de Retención parcial
(detalle) 1 del gasto (Egreso)
Retenciones IMSS
INFONAVIT u otros.
o
Importe de Retención parcial
(detalle) 2 del gasto (Egreso)
Retenciones Desc. X
prest. empleados u otros.
Importe de Retención parcial
(detalle) 3 del gasto (Egreso)
95
Egreso
12.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL PAGO DE GASTOS.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
Cargos
Importe total del pago
realizado
al
Gasto
(Egreso) en Moneda
Nacional.
Importe proporcional de
IVA de tasa 15% pagado
por gasto al Proveedor
en Moneda Nacional)
2120-0001-0000-0000 Acreedores
1160-0001-0000-0000 I.V.A. Acreditable
1171-0000-0000-0000 Pagos por aplicar
1162-0001-0000-0000
I.V.A.
Acred.
Pendiente
Abonos
de
Importe total del pago
realizado al Gasto (Egreso)
en Moneda Nacional.
Importe proporcional de IVA
de tasa 15% pagado por
gasto al Proveedor en
Moneda Nacional)
96
COMPRAS
13.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LAS COMPRAS.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
Cargos
Abonos
Importe
Parcial
del
detalle
en
Moneda
Inventario (Detallado x
1180-0000-0000-0000
Nacional de la Compra a
posición s/Almacén)
Prov. Al tipo de cambio
de la Compra
Importe del IVA en tasa
I.V.A.
Pendiente
de
1162-0001-0000-0000
15% de la Compra en
Acred.
Moneda Nacional
Descuentos s/Compras
Importe
por
descuento
5120-0000-0000-0000 (De-tallado x posición
Global de la Compra
s/Almacén)
Importe total en M.N. de la
2110-0001-0000-0000 Proveedores
Compra a Proveed. Al tipo
de cambio de la Compra
97
14.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA APLICACIÓN DE UN
CHEQUE A PROVEEDOR.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
Cargos
Importe total del Cheque
/
Transferencia
Electrónica
1171-0000-0000-0000 Pagos por aplicar
1120 0000 0000 0000
Abonos
Bancos (Código contable
de la Chequera)
Importe total del Cheque /
Transferencia Electrónica
15.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL PAGO DE COMPRAS.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
2110-0001-00000000
Proveedores
1160-0001-00000000
I.V.A. Acreditable
1110-0000-00000000
Caja
(Detallado
x
posición
s/Almacén
N.C.)
1170-0001-00000000
Anticipo a Proveedores
Cargos
Abonos
Importe total del pago
realizado a la Compra en
Moneda Nacional
Importe proporcional de IVA
de tasa 15% pagado por
Compra al Proveedor en
Moneda Nacional)
Importe total del pago
realizado a la Compra en
Moneda Nacional
Importe total del pago
realizado a la Compra en
98
Moneda Nacional
1162-0001-00000000
I.V.A. Pendiente
Acred.
Importe proporcional de
de I.V.A. Acred. Por Compras IVA de tasa 15% pagado
15%
por Compra al Proveedor
en Moneda Nacional)
16.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE ALAS NOTAS DE CREDITO
DE COMPRA.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
2110-0001-0000-0000 Proveedores
Descuentos s/Compras
5120-0000-0000-0000 (De-tallado x posición
s/Almacén)
I.V.A.
Pendiente
de
1162-0001-0000-0000
Acred.
Cargos
Abonos
Importe total de la Nota
de Crédito de Compra
Importe Subtotal de la Nota
de Crédito de Compra
Importe de IVA global de la
Nota de Crédito de Compra
99
17.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA APLICACIÓN DE
IMPORTE DEL PROVEDOR Y ACREEDORES.
Cuenta Contable
2110-0001-0000-0000
2120-0001-0000-0000
1160-0001-0000-0000
1163-0001-0000-0000
1163-0002-0000-0000
Descripción de la
cuenta
Cargos
Abonos
Moneda Nacional del
(x Total
aplicado
al
Proveedor
(Tipo
Cambio/Aplicación)
Moneda Nacional del
ACREEDORES
X Total
aplicado
al
GASTO
Proveedor
(Tipo
Cambio/Aplicación)
Moneda Nacional de IVA
I.V.A. Acreditable
aplicado al Proveedor
(Tipo Cambio/Aplicación)
Moneda Nacional de IVA
IVA
PAGADO
DE
aplicado al Proveedor
ANTICIPOS APASTO
(Tipo Cambio/Aplicación)
Moneda Nacional de IVA
IVA
PAGADO
DE
aplicado al Proveedor
ANTICIPOS APASTO
(Tipo Cambio/Aplicación)
Proveedores
Compra)
1171-0000-0000-0000
Pagos por aplicar (x
Compras)
1171-0000-0000-0000
Pagos por aplicar (x
Gastos)
Importe del Cheque por
pago al Proveedor en
Moneda Nacional
Moneda Nacional del Total
aplicado al Proveedor (Tipo
Cambio/Aplicación)
100
1162-0001-0000-0000
I.V.A. Pendiente
Acred.
Moneda Nacional de IVA
aplicado al Proveedor (Tipo
Cambio/Aplicación)
de
18.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL ANTICIPO DE
PROVEEDORES.
Cuenta Contable
2110-0001-0000-0000
1160-0001-0000-0000
1163-0001-0000-0000
1163-0002-0000-0000
Descripción de la
cuenta
Cargos
Abonos
Importe registrado por
Anticipo al Proveedor
Moneda Nacional de IVA
I.V.A. Acreditable
aplicado al Proveedor
(Tipo Cambio/Aplicación)
Moneda Nacional de IVA
IVA
PAGADO
DE
aplicado al Proveedor
ANTICIPOS APASTO
(Tipo Cambio/Aplicación)
Moneda Nacional de IVA
IVA
PAGADO
DE
aplicado al Proveedor
ANTICIPOS APASTO
(Tipo Cambio/Aplicación)
Proveedores
1162-0001-0000-0000
I.V.A. Pendiente
Acred.
de
1110-0000-0000-0000
Caja
(Detallado
x
posición
s/Almacén
N.C.)
Moneda Nacional de IVA
aplicado
al
Proveedor
(Tipo Cambio/Aplicación)
Importe registrado
Anticipo al Proveedor
por
101
19.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LOS MOVIMIENTOS
BANCARIOS DE INGRESOS.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
Cargos
Abonos
Bancos (Código contable
de la Chequera)
Código cont. Detallado S/Catálogo
de
por posición
Conceptos de Cargo y
s/concepto
Abono Bancario
1120 0000 0000 0000
20.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LOS MOVIMIENTOS
BANCARIOS DE EGRESOS.
Cuenta Contable
Descripción de la
cuenta
Egreso
(según
Código cont. Detallado
Concepto de Cargos y
por posición s/concepto
abonos Bancarios)
Bancos
(Código
1120 0000 0000 0000
contable
de
la
Chequera)
Cargos
Abonos
Bancos
Ingresos
(según
Concepto de Cargos y
Abonos Bancarios)
Tabla 3.2 Guía Contabilizadora
102
3.4.4. Puesta en Marcha.
Es sencillo sustituir un sistema por otro, pero eso es lo peor que se puede
realizar en una empresa. Para reemplazar los sistemas contables que se llevan en
una empresa, es necesario estar totalmente seguro que el nuevo sistema que se
utilizara nos va a dar mejores resultados de los que se venían obteniendo con el
anterior.
En ocasiones puede ser contraproducente nuestra selección, porque no
cumplen con ciertos requisitos fundamentales, en el proceso que se lleva dentro
de la empresa, y los resultados que se esperan no satisfacen las necesidades
que se requieren.
Antes de hacer cualquier movimiento en cuanto a sistemas se refiere, se
tiene que identificar las necesidades que se requieren dentro de la empresa,
determinando si en verdad lo que estamos utilizando no esta funcionando en
cuanto a resultados esperados.
Una vez que se revisaron estos puntos tan fundamentales, se procede a la
selección de un sistema, que cumpla en las ineficiencias que esta teniendo el
sistema que se utiliza, pero más que ineficiencia seria que nos brinde mejores
resultados de los que ya se vienen obteniendo con anterioridad.
Teniendo el sistema, debemos de manejar los parámetros generales y el
control de usuarios, esto es fundamental de un sistema que se va a implantar. En
esta parte es donde se otorgan privilegios a los usuarios del sistema y se
configura con base a las necesidades e inquietudes que se tienen.
Se deben tener muy en claro los alcances del sistema, los resultados que
nos puede brindar las mejoras, los beneficios que se pueden obtener, es
103
importante que los alcances se tengan presentes, para que nos permitan crecer y
obtener optimización de trabajo.
Es importante identificar lo que es la empresa, sus movimientos, lo que
tenga relación con la empresa para obtener un mejor aprovechamiento del sistema
que se va a implantar, todas las transacciones que se realizan, dentro y fuera de la
empresa, así como futuros proyectos que se tengan, esto es muy importante
porque gracias a esto sabremos si el sistema nos será útil o no.
Una ves que tenemos bien identificada la empresa se debe de preparar los
catálogos de cuentas, los cuales deben contener todas las cuentas, que se estima
serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad.
Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que
en el futuro deberán agregarse, y manuales de procedimientos; que son las guías
que explican como podemos utilizar el catalogo. Nos indican cuales son las
cuentas deudoras o acreedoras, con las que se ha venido trabajando para
adecuarlos al nuestro sistema.
Esto se hace para tener una base, para empezar a manipular el sistema,
obviamente se debe tomar en cuenta, las partes fundamentales sobres las que se
va a trabajar, dado que es un sistema contable.
Dentro de lo que es la preparación de catálogos y manuales, se tienen que
diseñar formularios de todas las operaciones que se realizan, posteriormente
verificar si se están realizando adecuadamente, y de no serlo seleccionar aquellas
que no estén cumpliendo para modificarlas.
Teniendo lo antes mencionado, se prepara una lista de chequeo, donde
contemplemos todas las operaciones que se van a realizar en el sistema, desde la
captura de las cuentas, hasta las operaciones que se van realizando paso a paso,
104
a esta lista no le debe faltar ningún punto, porque se va a revisar todo lo que se
capture dentro del sistema.
Con esta lista nos apoyamos, para verificar que los registros de los
movimientos sean reales, que se este manejando desde este punto las
operaciones de manera satisfactoria, es muy importante que se revise muy
minuciosamente porque nos puede traer consecuencias en nuestros procesos
contables.
Teniendo revisadas las operaciones, se valida la información con el sistema
anterior. Se tiene que mencionar que todo se va a realizar en el sistema nuevo, sin
descuidar el sistema anterior, porque se debe tener en claro que el primer sistema
es el que se va a tomar de base para verificar el funcionamiento del sistema que
se implementara.
Ya que se valido la información se procede a elaborar un informe, donde se
detallan los pormenores dentro de la validación de la información, aquí se tienen
que plasmar las diferencias que se encontraron, los procesos que no están
corriendo adecuadamente, y todos los detalles que se encontraron al momento de
validar la información. También los procesos que corrieron adecuadamente.
Posteriormente este informe entregarlo a la dirección, para que tomen las
medidas necesarias dentro de los puntos que aun no quedan resueltos. Este
proceso de verificación y elaboración de informes se debe de realizar las veces
necesarias hasta tener un resultado favorable.
También se deben revisar todos los informes que entrega el sistema, de
manara alterna, con el otro sistema para corroborar que la información que esta
emitiendo dentro de ellos, sea la real y no mezcle datos que no tienen nada que
ver con lo que se solicita; y si sucede lo contrario, plasmarlo en el informe para
resolverlo.
105
Los reportes son una herramienta de gran ayuda dentro de los sistemas
contables, en ellos obtenemos de manera informativa todo lo que esta capturado
dentro de la base de datos, es por eso que se deben diseñar adecuadamente para
facilitarnos la información al momento de realizar alguna revisión contable.
La revisión depende mucho de los datos que emitan los reportes de ambos
sistemas, en ellos se refleja la información final. Aquí se puede percatar que la
información y los pasos que se realizaron han concluido satisfactoriamente.
Todo lo mencionado anteriormente se debe realizar de manera alterna con
el sistema anterior, se tiene que ir verificando en ambos sistemas la información,
se deben hacer comparaciones, con la finalidad de que los sistemas tengan los
mismos saldos y no exista ninguna diferencia en los dos, esta etapa será temporal
hasta que la información que presenten los sistemas sea la misma.
Y una ves que se hayan realizado las pruebas necesarias para verificar que
todo este trabajando en los dos sistemas de manera simultánea, se procede a
iniciar con el sistema nuevo, y el sistema anterior quedara como un respaldo de la
información pasada.
3.5. Establecimiento de Controles y Revisión de la Información.
Ventas
El control interno de ventas a crédito en la empresa se maneja algunos
trámites de crédito que son:
a) Recepción del pedido
b) Aceptación y autorización del pedido
c) Envío de la mercancía
d) Expedición de factura o comprobante de venta
106
Recepción del pedido. El pedido del cliente, es recibido en la empresa,
visita personal, teléfono, por agente de ventas, etc. e inmediatamente se genera el
pedido en formas impresas numeradas progresivamente.
•
Fecha
•
Número de pedido
•
Nombre del cliente
•
Dirección del cliente
•
Artículos, cantidades y precios unitarios y total
•
Nombre del vendedor
•
Forma de pago y descuentos especiales
•
Instrucciones y guía de embarque
Aceptación y autorización del pedido. El departamento de ventas revisa
cuidadosamente todos los datos, precios y cálculo del pedido.
El departamento de crédito, con base en el historial, situación financiera,
solvencia, seriedad, etc. del cliente procede a autorizar el pedido correspondiente
con lo cual autoriza el embarque.
El envío de la mercancía. El almacenista y ayudantes, con la autorización
del pedido y el embarque proceden a surtir los artículos, revisando y comparando
la mercancía con las anotaciones del pedido, con lo que podrá formularse la nota
de empaque y la nota de remisión correspondiente, debidamente numeradas en
forma progresiva.
El almacenista entrega la mercancía elaborando el vale de almacén.
En caso de no poder surtir todo el pedido, el departamento de almacén y de
ventas llevará un control de pedidos surtidos en forma parcial.
107
Expedición de factura o comprobante de venta. El facturista, que puede
depender de almacén, contabilidad o ventas, cuando se han cumplido con los
trámites establecidos, tales como recepción, aceptación, revisión del pedido,
autorización del crédito, firma de quienes revisaron, autorizaron y enviaron o
entregaron la mercancía, procede a formular la factura de venta, con base en el
pedido, nota de remisión, y vale de almacén
Las facturas originales se archivarán en el expediente de cada cliente con lo
que en cualquier momento, la suma de facturas no cobradas, será igual al saldo
de la cuenta “clientes”.
La revisión de clientes se realizara cotejando la información que presenta
en su expediente con la información que arroja el sistema, relacionando facturas
pendientes de pago (que aun no cumplen los días de vencimiento para su cobro),
pagos, abonos y liquidaciones del cliente, todo esto se debe tener en cuanta al
momento de realizar una revisión de los clientes dentro de la empresa. La
información que se tiene en el sistema debe ser la misma que se tiene en el
expediente.
Los expedientes se deben de actualizar diariamente para tener una
información al día sobre la situación de los clientes a crédito.
A continuación se presentan algunos tipos de cobro por ventas ejecutadas,
tanto de contado como de crédito:
Cobros por ventas de contado en la empresa. Para estos cobros se
establecen notas de venta especiales, numeradas progresivamente y requisitadas
fiscalmente; también se formularán notas de salida de almacén y utilizando una
cuenta global colectiva o genérica con su correspondiente auxiliar; dicha cuenta
deberá quedar saldada cada día, salvo que algún cliente hubiere registrado el
cobro de la venta o también por una anotación incorrecta, cualquiera de los casos
108
anteriores será objeto de investigación y corrección. Cada día se coordinará el
depósito bancario correspondiente.
Cobros por ventas de contado fuera de la empresa. Para el control de estos
cobros, habrá notas de ventas especiales, requisitadas y numeradas en forma
progresiva, notas de salida de almacén, cuenta colectiva en libros de mayor
general, con su auxiliar correspondiente donde se analizará el saldo de la cuenta
colectiva, además de datos tales como fecha de la operación, número de nota de
venta, nombre del cliente, forma y fecha de cobro (cheque, transferencia bancaria,
etc.) con lo cual es posible investigar y verificar cuales ventas no se han cobrado o
las causas por las cuales no ha entrado a caja el importe relativo. Se coordinará el
depósito diario correspondiente.
Cobro por ventas a crédito en la empresa. Estos cobros se realizan por
cobradores u otras personas que trabajan en la empresa, controlándose por listas,
contra recibos, documentos, títulos de crédito o facturas a cobrar en el día,
firmando el original el cobrador de recibido; el duplicado con los documentos al
cobro se le entregan al cobrador al iniciarse el día; el triplicado y original quedan
en el departamento de crédito y cobranza.
Al finalizar el día los cobradores rendirán cuentas. Ahora bien, para los
cobros no relacionados en las listas correspondientes, se formulará por escrito una
orden de cobro, quedando tramitada contra la entrada del dinero el mismo día.
Los cobros por ventas a crédito en la empresa coincidirán con la suma de
las liquidaciones de cobro y las órdenes de cobro; cualquier diferencia se investiga
y se aclara, coordinándose diariamente el depósito bancario.
Ajustes a ventas y clientes. Estos ajustes pueden ser por devoluciones,
rebajas y descuentos sobre ventas.
109
Devoluciones sobre ventas. Toda devolución de mercancías por el cliente,
ocasionará una “nota de devolución sobre ventas”, numeradas progresivamente,
donde constará fecha y nombre del cliente, unidades, precio y detalle de los
artículos devueltos, así como las condiciones en que se reciben las mercancías.
El gerente de ventas revisará, aprobará y autorizará la “nota de devolución
sobre ventas” por cuadruplicado, original para el cliente, duplicado para el
departamento de ventas, triplicado para contabilidad y cuadruplicado para
almacén.
Esta nota de devolución de mercancías puede hacer las veces de nota de
crédito para el cliente, o bien, podrá expedirse específicamente una nota de
crédito numerada progresivamente, tanto para devoluciones, como para rebajas y
descuentos sobre ventas, revisadas, aprobadas y autorizadas por funcionario
encargado para ello.
Si la devolución de mercancías implica devolución de efectivo al cliente, se
seguirá el control para los pagos y salida de efectivo.
Rebajas sobre ventas. Por las rebajas sobre ventas por mercancías en mal
estado, dañada, etc., se expedirá nota de crédito donde se anotará el concepto
detalladamente. Original para el cliente, duplicado para el departamento de ventas
y triplicado para contabilidad.
Descuentos sobre ventas, por pronto pago de clientes, ocasiona la
formulación de nota de crédito, revisada, aprobada y autorizada por funcionario de
alta gerencia. Original para el cliente, duplicado para contabilidad y triplicado para
quien la expide.
110
Compras
Requisición de compras. Cuando se necesitan las mercancías, materiales,
etc. Se formula una requisición de compras por triplicado, numeradas
progresivamente, donde constara cantidad, clase, calidad y especificación de las
mercancías, materiales etc., ahora bien, el original es para el departamento de
compras, duplicado para archivo o contabilidad y triplicado para el departamento
que la emitió.
Autorización de compra. En ocasiones, resulta práctico que el departamento
de finanzas o funcionario de alta gerencia, autorice cada compra, formando la
requisición correspondiente, generalmente para efectos de control de presupuesto.
Cotización de precios compra. El departamento de compras, una vez
recibido autorizada la requisición de compra, consulta su archivo de proveedores,
donde determinara nombre, dirección, precios, condiciones, entregas fechas, así
como la información necesaria para formular la orden de compra y pedido al
proveedor seleccionado.
Orden de compra y pedido al proveedor. Una vez seleccionado el proveedor,
se procede a formular la orden de compra o pedido al proveedor, donde se
anotara el nombre, dirección, condiciones, fechas del pedido, entrega, etc., así
como cantidad, clase, calidad, precios, etc.
Ahora bien el departamento de compras emite la orden y pedido numerados
progresivamente, por cuadruplicado; original para el proveedor; duplicado sin
precios, para recepción en almacén; triplicado para contabilidad, para efectos de
control y registro en cuentas de orden; el cuadruplicado que da en el
departamento de compras, archivándolo en unión con la requisición de compras
que le dio origen, con las indicaciones pertinentes.
111
En ocasiones, si existe en la empresa departamento de tráfico, se formulara
una copia extra, de tal manera que este departamento solucione los problemas de
tráfico en relación a compras.
Recepción de mercancías y materiales, almacén, una vez que recibe copia
del pedido al proveedor, hará los preparativos necesarios para la recepción de las
mercancías y materiales.
Cuando se recibe las mercancías, se comprobara, clase, cantidad, calidad y
demás características, contra la requisición y pedido de compra por un lado, y
contra la remisión y mercancías del proveedor. Una vez comprobadas
y
verificadas, se formula la “nota de entrada al almacén” por cuadruplicado,
debidamente numeradas progresivamente.
Original para departamento de compras; duplicado para contabilidad;
triplicado para el departamento de trafico y el cuadruplicado para almacén; tanto el
original, como las copias, estarán firmadas por las personas que intervienen.
Revisión y autorización e la factura de compras, cuando el proveedor encia
la factura y copias, tanto el departamento de compras como el de contabilidad,
proceden a verificarlas como sigue;
El departamento de compras compara unidades; precios, clase, calidad,
etc., contra la copia del pedido de compras, notas de remisión y copia de la factura
del proveedor, sellando la copia de factura donde constara:
a) fecha de recepción de mercancías
b) fecha del pedido
c) Fecha de la promesa de entrega del proveedor
d) Firma de quien verifico
112
El departamento de contabilidad, con la copia de la factura verificada por
compras, pedido al proveedor y nota de entrada al almacén, procederá a verificar
los cálculos, ajustándola con el proveedor por concepto de descuentos, fletes.
a) numero de la póliza de contabilidad
b) firmad e quien autoriza el pago de la factura
c) numero de cheque a favor del proveedor
d) firma de quien verifico.
Registro de la compra, contabilidad, con la factura verificada, requisición,
pedido y nota de entrada al almacén, procede registro correspondiente, cargando
ala cuanta de “almacén” si tiene procedimiento de inventario Perpetuo, “compras”
si tiene procedimiento analítico y la cuenta “mercancías generales”, si tiene
procedimiento global, en todo caso, con cargo ala cuenta “impuesto al valor
agregado por acreditar”, con abono a Proveedores.
Al efectuar el pago, se cargan proveedores, con abono a bancos.
Ajustes a compras, las compras pueden ser objeto de ajustes, por concepto
de:
a) Devoluciones sobre compra: las tramitara el departamento de compras,
quien expedirá “nota de devolución de mercancías” por cuadruplicado
con numeración progresiva; original para el proveedor; duplicado para
contabilidad, triplicado APRA almacén y cuadruplicado para el
departamento de compras.
b) Rebajas sobre compra: con la intervención del departamento de
compras y vigilancia del departamento de Finazas o funcionario
encargado para ello, con la información correspondiente a contabilidad
113
c) Descuentos sobre compra: igual que las rebajas, intervendrá el
departamento de compras, finanzas o funcionario con el reporte
correspondiente al departamento de contabilidad.
Inventario
En el departamento de almacén, se llevara control de unidades tanto de
entradas, como de salidas y existencias para clase de artículo.
La fuente de información para el registro tanto en contabilidad, como en el
departamento de almacén, deberá ser distinto, de tal forma que las facturas de
compra, pedido de compra y notas de entrada al almacén, (que estarán
numeradas progresivamente), servirán a contabilidad para los cargos a la cuenta
de almacén; las notas de remisión del proveedor servirán para anotar las entradas
en unidades del departamento de almacén.
Para los créditos o abonos en contabilidad, se tomaran las copias de
facturas de venta y copias de las notas de salida de almacén; para anotar las
salidas de unidades en el departamento de almacén, se tomaran las notas
firmadas de salidas de almacén, así como las notas de entrega o embarque, todas
ellas numeradas progresivamente.
Para los inventarios de mercancías en comisión y consignación, podrá
establecerse un sistema de inventarios perpetuo tanto paras las operaciones en
comisión, como para las operaciones en consignación.
Autorización de compra, producción y venta de inventarios.
El control de entradas, será controlado por las compras y producción; el
control de salidas; será el control de las ventas: luego entonces, para el control de
compras requiere:
114
a) pedido de compra al proveedor – requisitadab) orden de compra – requisitada –
c) orden de producción – requisitada –
d) recepción de unidades por el almacenista
e) nota de entrada al almacén – requisitada –
f) nota de remisión del proveedor
g) factura del proveedor
h) registro de compra
Para el control de ventas se requiere:
a) pedido del cliente – requisitada –
b) orden de entrega u
c) orden de embarque
d) nota de remisión de venta
e) factura de venta
f) registro de ventas
Todas las operaciones de compra, producción y venta deberán sujetarse a
rutinas que aseguren la integridad y calidad del inventario, de tal forma que las
operaciones estarán autorizadas desde su origen por funcionarios y empleados
designados para ello.
Inventarios físicos periódicos. Para descubrir errores, irregularidades,
equivocaciones, robos, etc., mediante la comparación del inventario físico contra el
auxiliar de la cuenta del libro mayor “almacén”
La forma del inventario físico se sujetara a instrucciones por escrito según
“instructivo”, observando indicaciones, tales como:
a) el recuento sea ordenado
115
b) el recuento se hará periódicamente
c) de preferencia cuando el movimiento de almacén sea menor
d) el recuento se hará con personal que conozcan las mercancías
e) se calificara el estado de conservación y antigüedad
Al departamento de almacén, solo tendrá acceso el personal de dicho
almacén, quien deberá estar afianzado; resulta práctico asegurar el inventario con
una compañía aseguradora, contra, robo e incendio; también se tomaran medidas
para el cierre absoluto de bodegas en horas y días no laborables, y la vigilancia
efectiva de veladores y guardianes.
El recuento físico del inventario, deberá compararse con el máximo o
mínimo que indican las tarjetas del auxiliar de almacén, para poder determinar y
efectuar un control administrativo y tomar las decisiones acertadas para alcanzar
los objetivos de la empresa.
Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran
en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de
las diferencias.
La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones
contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el
cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses
entre la empresa y el banco.
La conciliación bancaria no es un registro contable, es una herramienta de
control. Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar
algunas operaciones por falta de información.
116
Uno de los casos más comunes es cuando la empresa entrega un cheque a
un tercero. Inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro banco, pero
el banco recién lo hará cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite.
Esta diferencia se conoce con el nombre de cheque pendiente o cheque no
debitado.
Otro caso de diferencias se da cuando la empresa deposita cheques. Ésta
los registra en seguida en el libro banco, pero la acreditación por parte del banco
no es inmediata, ya que estos cheques entran en el canje interno (depósitos de
cheques contra el mismo banco pero sobre otras plazas), clearing bancario o pase
por cámaras compensadoras (cheques de otros bancos). Esta diferencia se
denomina depósitos en tránsito o depósitos no acreditados.
Las notas de débito bancarias y las notas de crédito bancarias son emitidas
por el banco y también originan diferencias. Los débitos y créditos que el banco
efectúa en la cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos:
Por no haber recibido la nota de débito o crédito.
La nota de débito o crédito fue recibida pero aún no se contabilizó.
Por que el banco no emite la nota de débito, sino que directamente hace el
cargo en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es
el caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresión de
cheques, comisiones por cheques rechazados, y también los impuestos que
graben estos servicios.
También puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y
el banco se deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas
sí son diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse
al banco si el error es suyo. Los errores más frecuentes que cometen los
cuentacorrentistas son:
117
Registrar una boleta de depósito, cheque, nota de débito o crédito por un
importe distinto al correcto. Omitir de registrar algunos de los comprobantes
detallados en el punto anterior. Errores al calcular los saldos del libro banco.
cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un
movimiento en una cuenta corriente que no corresponde. El banco puede cometer
los mismos errores.
En resumen: DIFERENCIAS Por falta de información cheques pendientes
depósitos en tránsito débitos o créditos no contabilizados Errores u omisiones de
la empresa del banco Conciliación. Elementos necesarios:
Extracto bancario
Libro banco
Conciliación del período anterior
Pasos:
Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que
los débitos del extracto serán los créditos en el libro banco y viceversa.
Esta tarea se hace partida por partida, haciendo una tilde en ambos
registros cuando coinciden. Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el
origen de las diferencias. Luego se determina qué clase de diferencias son
(cheques pendientes, depósitos no acreditados, notas de débito o crédito no
contabilizados, errores u omisiones). Se realiza la conciliación propiamente dicha
a los efectos de dejar constancia del trabajo realizado.
Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para
llegar a saldos iguales. Para realizar esta conciliación es indistinto partir del saldo
del extracto bancario para llegar al saldo del libro banco, o partir del saldo en el
libro banco para llegar al saldo del extracto bancario.
118
Si el subtotal coincide con el saldo del resumen bancario, la conciliación ha
terminado. Si el subtotal no coincide aún existen diferencias, y corresponde revisar
todo el procedimiento. Esta minuta se archiva junto con los extractos como
comprobante que justifica las diferencias. Si se realiza la conciliación bancaria
partiendo del saldo en el extracto bancario, los conceptos que anteriormente se
sumaron se restan, y los conceptos restados se suman. Registro de las diferencias.
Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo se compensan
(diferencias temporales), no es necesario realizar ningún registro.
Ejemplos de estas diferencias son: cheques pendientes, depósitos sin
acreditar, etc. Si, en cambio, nos encontramos con diferencias que son
permanentes, se debe realizar el asiento que corresponda. Ejemplos de estas
diferencias son: notas de débito o crédito no contabilizadas, errores u omisiones
de la empresa.
Una ves que se establecieron los controles de cada departamento, la
función del contador será la de revisar que todos los controles estén debidamente
aplicados.
El contador será la de auditor interno, revisara departamento por
departamento que se este cumpliendo debidamente los controles, en ventas,
revisara consecutivo de facturas, con recibos de caja, recibos fiscales y vales de
almacén. Que todas las ventas sean surtidas, el día de su facturación.
En compras revisara, que se le de entrada al material adecuadamente,
revisar facturas pagadas a proveedores que existan las originales y de no serlo
exigir al proveedor sus documentos, revisión de las mercancías, verificar que
efectivamente estén autorizados los pedidos de compra.
119
CONCLUSIÓN
Hoy en día es muy importante estar a la vanguardia en cuanto a tecnología
se trata, ya que vivimos en un mundo de grandes avances tecnológicos, y nos
vemos obligados a vivir actualizados en todos los avances que nos pueden apoyar
a realizar nuestro trabajo más fácil.
Y qué mejor que aplicar la tecnología enfocada a nuestra carrera para
facilitárnosla y al mismo tiempo explotarla al máximo para obtener mejores
resultados profesionales en nuestra vida laboral.
Es por eso que elegí realizar esta monografía sobre la implementación de
un sistema contable en línea, que como pudimos ver nos facilita todas las
actividades en nuestro campo laboral, ahorrándonos tiempo y esfuerzo para
elaborar los asientos contables y aprovechar a realizar otras actividades que
también apoyen a nuestra profesión para obtener un mejor desempeño dentro de
la empresa en la que estemos laborando.
Como pudimos notar debemos tener bien en claro los controles internos
que vamos a revisar dentro de la empresa, tomando en cuenta los puntos más
importantes de cada departamento, para no tener fallas, que posteriormente
repercutan en la generación de la información. Otros aspectos que debemos de
tomar en cuenta es la presentación de la información en los estados financieros de
acuerdo a la información que nos ofrece el sistema mediante reportes emitidos por
el mismo.
Toda esta información emitida en los estados financieros es obtenida
gracias a la guía contabilizadora que como vimos anteriormente es un manual
donde se plasman todas las operaciones contables que se realizan en la empresa
para que el contador de la empresa no sea tan indispensable en cierto momento
que no se encuentre presente en la empresa.
121
Para que una empresa implemente un sistema de contabilidad en línea
debe de mantener cierto orden al momento de poner en marcha el sistema ya que
debe de recaudar toda la información necesaria y ponerla a prueba para que la
implementación sea satisfactoria y no presente inconsistencias al momento de
operar. También es muy importante la buena identificación de actividades que se
realizan dentro de la empresa para proporcionar los privilegios a los usuarios que
vayan a procesar la información que se va a generar dentro del sistema.
Lo anterior es muy importante para que los privilegios que se le otorgan a
cada usuario sean los únicos que funcionaran para realizar las actividades que le
correspondan a su departamento. Porque en ocasiones si las seguridades no
están bien asignadas pueden perjudicar acciones de un departamento al que no
corresponden.
Y con todos estos puntos que se vieron podemos concluir que el Licenciado
en Contaduría cambia su papel dentro de la empresa de solo registrar a analizar y
verificar todos los procedimientos que se ejecutan dentro de la empresa y asi
cambiar su funcio como la de un auditor interno.
122
FUENTES DE INFORMACIÓN
Catalora, F (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. México: MC Graw Hill
Consejo Mexicano para la Investigación y desarrollo de Normas de Información
Financiera, A.C. (CINIF), Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. (2009).
Normas de Información Financiera (NIF) 2009 (4th ed.). México: Instituto Mexicano
de Contadores Públicos A.C.
Gillespie, C (1995). Sistemas de Contabilidad, Procedimientos y Métodos. México:
Ediciones Contables y Administrativas
Gomez, G. (2001). Estados Financieros. Recuperado el 21 de Marzo de 2009, de
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/15/estadosfros.htm
Horwath Castillo Miranda. (2005). Normas de información financiera. Recuperado
el 02 de mayo de 2009, de
http://www.castillomiranda.com.mx/l/Publicaciones
/NormasInformación0Financiera
Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. (1998). El Contador Publico en la
era de la Información. México: Colegio de Contadores Públicos A.C.
Instituto Mexicano de Contadores Publicos. (2009). Codigo de Etica Profesional.
Recuperado
el
25
de
Marzo
de
2009,
de
http://www.imcp.org.mx/IMG/pdf/CodigoEticaProfesional2009_8aEdicion
Marquez, L. (2008). Concepto y Definicion de contador Publico. Recuperado el 16
de mayo de 2009, de http://www.gerencie.com/contador-publico.html
Moran, F. (2006). Historia de la Conatabilidad. Recuperado el 13 de Marzo de
2009, de http://www.asesoriamoran.com/historia_de_la_contabilidad.htm
123
Perdomo, A (2006). Estados Financieros Análisis e Interpretación. México:
Thomson
Perdomo, A (2004). Fundamentos de Control Interno. México: Thomson.
Quiroz, E. (2007). Procesamiendo de Datos. Recuperado el 15 de Junio de 2009,
de
http://www.ucla.edu.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/documento
s/PROCESAMIENTO%20DE%20DATOS.htm
Santillana, J (2004). Como hacer y rehacer una Contabilidad. Control Interno.
México: Thomson
Tellez, R. (2007). Usuarios de la Contabilidad. Recuperado el 07 de mayo de 2009,
de http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r26492.DOC
Vallado, R. (2008). Elementos básicos de los Estados Financieros. Recuperado el
30 de Mayo de 2009, de http://www.uady.mx/~contadur/material/CF05_NIFA5.pdf
Victor Brink, V., & Witt, H (2006). Auditoria Interna Moderna, evaluación de
operaciones y controles. México: Ecafsa
124
GLOSARIO
Normatividad- La normatividad es un conjunto de criterios o fórmulas, con las que
se rige la conducta humana. Pueden ser éstas de carácter voluntario, (del orden
moral) o pueden ser obligatorias (del orden jurídico).
Convergir- Concurrir a un mismo punto; Tender un grupo de cosas hacia un
mismo objetivo o finalidad.
Rentabilidad- En economía, el concepto de rentabilidad se refiere a obtener más
ganancias que pérdidas en un campo determinado. Incremento porcentual de
riqueza.
Transacción- Compra o venta de algún instrumento financiero.
Período fiscal- Período contable de 12 meses respecto al cual se da la
información económica de las actividades de la empresa para los efectos del pago
del impuesto sobre la renta.
Liquidez- En economía, la liquidez representa la cualidad de los activos para ser
convertidos en dinero efectivo de forma inmediata sin pérdida significativa de su
valor.
Patrimonio- Conjunto de los bienes y derechos de los que alguno dispone; En
particular, aquellos legados por herencia.
Intrínseco- Inherente, propio o esencial de una cosa. Inseparable de la cosa en sí.
Termino utilizado en economía para referirse al valor absoluto de un activo sin
tomar en cuenta su potencial productivo o comercial.
Déficit- Situación en la que los gastos son mayores que los ingresos.
126
Superávit- Es aquella desigualdad de cuenta en que los ingresos superan a los
egresos.
Tangibilidad- Característica que posee un producto de ser percibido por los
sentidos.
Homologar- resultado de la comparación de datos entre distintas fuentes. Poner
en relación de igualdad o semejanza dos cosas.
Capitalización- Operación que permite determinar el valor futuro de una renta
actual o de una serie de rentas periódicas al tipo de interés aplicado a dichas
rentas.
Contingente- Contingente es todo aquello que puede ser o bien no ser: un evento,
un objeto, un sujeto o una acción contingente es algo que no es seguro ni
necesario.
127
INDICE DE FIGURAS
Figura 2.1 Usuarios de la información............................................................................ 47
Figura 3.1 Ciclo de la información................................................................................... 62
Figura 3.2 Diagrama de Ventas ..................................................................................... 79
Figura 3.3 Diagrama de Egresos .................................................................................... 80
Figura 3.4 Diagrama de Compras ................................................................................... 85
128
INDICE DE TABLAS
Tabla 3.1 Sistema Administrativo y Contable ............................................................... 76
Tabla 3.2 Guía Contabilizadora ..................................................................................... 102
129