Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM)

Instituto de Fomento y Asesoría Municipal
(IFAM)
Contratación N° 2013FP-000001-01
Financiado con Fondos de Preinversión de
MIDEPLAN
Evaluación Organizacional Integral del Instituto
de Fomento y Asesoría Municipal
Manual Descriptivo de Cargos
Mayo, 2016
Versión revisada
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 3
I.
GLOSARIO ............................................................................................................................. 4
1.1
SIGLAS O ACRÓNIMOS EMPLEADOS EN EL MANUAL DE DESCRIPTIVO DE CARGOS ....................... 4
1.2
GLOSARIO EMPLEADO EN EL MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS ............................................... 4
II.
METODOLOGÍA ................................................................................................................ 10
2.1
RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN ....................................................................................... 10
2.2
PROCESAMIENTO, ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN ............................................ 10
III.
OBJETIVOS Y ALCANCE ................................................................................................. 12
IV.
ASPECTOS GENERALES................................................................................................. 14
3.1
ÍNDICE DE CARGOS ............................................................................................................... 14
3.2
CONTENIDOS DE LOS DESCRIPTIVOS DE CARGOS ................................................................... 21
3.3
DESCRIPTORES DE LOS CARGOS ........................................................................................... 23
2
Introducción
El propósito de este manual es servir como guía y orientación al personal del Instituto de Fomento y
Asesoría Municipal (IFAM), sobre las actividades que deben ser ejecutadas en los diferentes puestos
del Instituto, las condiciones organizacionales y ambientales en las cuáles se ejecutan las funciones,
los requisitos académicos, técnicos y legales solicitados para los cargos, la experiencia y
características personales en los ocupantes de los puestos de la Institución.
El presente Manual Descriptivo de Cargos, describe los cargos que conforman las clases
institucionales del IFAM, según la estructura organizacional aprobada por el Ministerio de
Planificación Nacional y Política Económica, mediante el oficio DM-328-15 del 17 de junio del 2015.
Este manual, se presenta en dos partes: la primera expone los objetivos y alcances del documento y
la segunda parte muestra las descripciones de cada uno de los cargos requeridos en la Institución
para cumplir con el nuevo modelo organizacional.
Tomando en cuenta que el Manual Descriptivo de Cargos representa el insumo base para gestionar
los demás procesos de Talento Humano, es vital la actualización permanente. Por ello, es
responsabilidad del Encargado(a) de la Unidad de Talento Humano, en conjunto con su equipo de
trabajo, realizar la revisión periódica, actualización permanente, divulgación y aplicación del Manual,
incluyendo en el mismo los ajustes que requiera la Institución y sean aprobados por el IFAM
mediante el procedimiento establecido para ello.
3
I. Glosario
1.1
Siglas o Acrónimos empleados en el Manual de Descriptivo de Cargos
AP: Autoridad Presupuestaria.
DGSC: Dirección General del Servicio Civil.
IFAM: Instituto de Fomento y Asesoría Municipal.
MIDEPLAN: Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.
STAP: Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.
1.2
Glosario empleado en el Manual Descriptivo de Cargos
Actividades: Cada una de los diferentes componentes que integran un puesto y que exigen a quien
lo ocupa, la dedicación de tiempo, esfuerzo y tener determinados conocimientos, aptitudes y
actitudes.
Administración: Proceso mediante el cual se gestiona efectiva y eficientemente los recursos
económicos, materiales y humanos disponibles, para el logro de objetivos comunes e institucionales,
mediante la aplicación de técnicas y principios del proceso administrativo.
Capacitación: Metodología planificada y sistemática destinada a mejorar las competencias técnicas
y profesionales de las personas en el trabajo, a enriquecer sus conocimientos, a desarrollar sus
aptitudes y a mejorar sus capacidades.
Cargo: Nomenclatura interna con la que se conoce a cada uno de los puestos de la organización.
(Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Categoría salarial: Código que identifica a un conjunto o rango de valoraciones salariales ordenadas
en forma ascendente, entre un valor mínimo y otro máximo. (Glosario de términos de la Directriz
37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Clase: Grupo de puestos suficientemente similares con respecto a deberes, responsabilidades y
autoridad, de manera que pueda utilizarse el mismo título descriptivo para designar cada puesto
comprendido en esta y que exijan los mismos requisitos (académicos, experiencia, capacidad,
conocimientos, eficiencia, habilidad y otros), que permita aplicar el mismo tipo de exámenes o
pruebas de aptitud para escoger a los nuevos empleados, asignándoles con equidad el mismo nivel
de remuneración bajo condiciones de trabajo similares. Se ordenan en series de clases que se
diferencian por la importancia, dificultad, responsabilidad, retribución salarial y autoridad asignadas a
las mismas. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Carrera administrativa: Sistema que permite el ascenso desde los cargos de menor nivel hasta los
de más alta jerarquía, mediante el reconocimiento de méritos.
Carrera de enseñanza superior: Estudios cursados en instituciones de enseñanza superior, lo que
incluye tanto universidades como instituciones para universitarias reconocidas oficialmente.
4
Certificación de conclusión de estudios secundarios: Título de Bachiller de Educación Media o su
equivalente.
Clasificación de Puestos: Proceso por medio del cual se analizan, evalúan y ordenan en forma
sistemática los diferentes tipos de actividades que se realizan en el IFAM, considerando entre otros,
factores tales como: responsabilidad, condiciones del trabajo, independencia, relaciones de trabajo,
la formación, la capacitación y otros similares.
Condiciones de Trabajo: Factor que pondera las condiciones de trabajo en cuanto a ambiente y
riesgos a que se está expuesto.
Conocimiento: Acción de conocer. Conocimiento específico de una materia, una disciplina o un
campo de actividad, que se requiere para el desempeño eficiente de un puesto.
Control: Todo aquello que proporcione un criterio a medida de comparación, o un medio de
verificación, o una comprobación.
Coordinación: Proceso de analizar las diversas actividades y combinarlas en tal forma que cada una
se efectúe en un momento determinado en relación con otras actividades, procurando alcanzar los
objetivos con el mayor grado de eficiencia y eficacia posibles.
Competencia: Capacidad de un trabajador para desempeñar las tareas inherentes a un empleo
determinado (OIT, 1991) / Una competencia es una capacidad, susceptible de ser medida, necesaria
para realizar un trabajo de manera eficaz, es decir, para producir los resultados deseados por la
organización. El análisis de competencias tiene por objeto identificar los conocimientos, las
destrezas, las habilidades y los comportamientos que los empleados han de demostrar para que la
organización consiga sus resultados. (Glosario de términos y expresiones de la gestión de Recursos
Humanos del Régimen de Servicio Civil de Costa Rica. Régimen de Servicio Civil de Costa Rica.
2013).
Delegación: Acto bilateral mediante el cual un superior jerárquico asigna deberes y
responsabilidades a un subalterno y en algunos casos le da la autoridad que necesita para
desempeñar tales funciones, cuando tiene que trabajar con otras personas bajo su mando.
Destreza: Pericia manual que se requiere para ejecutar trabajos que se realizan básicamente con las
manos y que exigen la coordinación sensor-motora.
Dirección: Proceso y órgano que dirige y guía las operaciones de una organización en la realización
de los fines establecidos.
Dominio: Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que posee una persona, sobre una
materia, una disciplina o un campo de actividad, lo que le permite aumentar su eficiencia en el
trabajo.
Dependencia: Oficina pública subordinada a otra superior. (Glosario de términos de la Directriz
37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Estructura ocupacional: Organización jerárquica de los puestos que posee una entidad pública,
ministerio u órgano, basada en la naturaleza del trabajo, niveles de complejidad, responsabilidades,
requisitos y condiciones organizacionales entre otros factores, que se desprenden de los procesos
que esta ejecuta. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria.
2015).
Estructura organizativa: Disposición y ordenamiento interrelacionado y relativamente estable de las
unidades que integran una organización. / Elemento integrador de las actividades que se desarrollan
5
en una organización; es un modelo de coordinación e integración entre los miembros de ésta. Implica
el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de funcionar el grupo social, ya que
establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para
lograr los objetivos. (Glosario de términos y expresiones de la gestión de Recursos Humanos del
Régimen de Servicio Civil de Costa Rica. Régimen de Servicio Civil de Costa Rica. 2013).
Enseñanza General Básica Aprobada: Tercer año aprobado de estudios secundarios o su
equivalente
Especialización: Modo de capacitar a un individuo para que pueda realizar, convenientemente, una
tarea o un determinado trabajo.
Experiencia: Conocimiento que se adquiere con la práctica en el desempeño de una actividad.
Experiencia en labores relacionadas con el puesto: Experiencia que se relaciona directamente
con las tareas de una clase de puesto determinada.
Estudio integral de puestos: Análisis de la totalidad de los puestos por cargos fijos de una entidad
pública, ministerio u otro órgano, o de una o varias de sus dependencias, el cual se podrá realizar
cuando ocurran cambios en al menos el 60% (sesenta por ciento) de los puestos. Este tipo de estudio
excluye a los puestos de confianza, de fiscalización superior y docentes. (Glosario de términos de la
Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Factores de clasificación: Elementos que definen una clase dentro de un manual, tales como:
naturaleza del trabajo, actividades, responsabilidad, consecuencia del error, supervisión, condiciones
organizacionales y ambientales, características personales y requisitos académicos y legales, entre
otros. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Función: Tarea que corresponde realizar a una institución o entidad, o a sus órganos o personas.
(RAE, 2015).
Funcionario: Referido a Funcionario Público, se considera equivalente a los términos Servidor
Público, Empleado Público, Encargado de Servicio Público (Ley General de la Administración
Pública, en su Artículo 111, numeral 2°).
Formación base: Es la formación de carácter profesional correspondiente con el título universitario indicado
en la atinencia como requisito mínimo para el puesto.
Graduado de un Colegio Técnico Profesional: Individuo que posee un título otorgado por un
colegio técnico profesional, en una de las especialidades que allí se imparten.
Grupo ocupacional: Conjunto de series relacionadas o complementarias, agrupadas bajo una
denominación común y amplia que corresponde a determinada área ocupacional, a saber: servicios,
técnico, profesional, administrativo, ejecutivo y superior. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H
de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Habilidad: Aptitud que se requiere para realizar con precisión una actividad, para interrelacionarse y
para aprender.
Homologar: Equiparar la clasificación de las clases de puestos de un sistema de clasificación y
valoración, diferente al que se utiliza en el Régimen de Servicio Civil, adquiriendo para todos los
efectos posteriores una referencia específica con las clases anchas y genéricas de ese Régimen,
debiendo ajustar el proceso para que coincida en cuanto a valoración y orientación general de
requisitos académicos, legales y demás factores de clasificación. (Glosario de términos de la Directriz
37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
6
Manual de cargos: Conjunto de descripciones y especificaciones de los cargos propios de una
entidad pública, ministerio u órgano. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad
Presupuestaria. 2015).
Manual institucional de clases: Conjunto de clases de puestos específicos de la entidad pública,
ministerio u órgano, que ordena los procesos de trabajo en que participan los diferentes puestos de la
organización. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Meta de empleo: Cantidad de plazas autorizadas por la Autoridad Presupuestaria, a las entidades
públicas, ministerios u órganos, estén o no incorporados en el Presupuesto respectivo. (Glosario de
términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Nivel de empleo: Cantidad de plazas autorizadas por la Autoridad Presupuestaria, incorporadas en
los presupuestos de las entidades públicas, ministerios u órganos. (Glosario de términos de la
Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Nivel salarial: Código con que se identifica a cada uno de los salarios base que se determinan en
forma ascendente en lo interno de las categorías salariales. (Glosario de términos de la Directriz
37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Objetivo: Es el fin que se determina y que requiere la orientación de los esfuerzos de la organización
para su cumplimiento.
Organización: Estructuras creadas para alcanzar finalidades u objetivos que sus miembros no
podrían conseguir con la misma eficiencia al margen de la misma. (Ramio y Ballart. Lecturas de
teoría de la organización, 1993).
Planificación: Acto que lleva consigo una selección entre las alternativas posibles de políticas de
acción, objetivos, programas y procedimientos de ejecución, enfocada hacia los objetivos previstos
dentro de un plazo de tiempo específico.
Plaza o puesto: Conjunto de actividades, deberes y responsabilidades, asignadas por una autoridad
competente, para que sean realizadas por un funcionario durante la totalidad o una parte de la
jornada de trabajo, para el cual existe el contenido presupuestario para su pago. (Glosario de
términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Polifuncionalidad: Habilidad desarrollada por los integrantes de una clase para ejecutar partes o la
totalidad de un proceso o proyecto mediante la implementación de una estrategia de integración de
actividades con similar grado de dificultad y responsabilidad.
Política: Es el conjunto de estrategias, reglas de conducta y de determinación que guían las
actividades hacia el cumplimiento de sus objetivos.
Procedimiento: Guía para la acción que detalla la manera exacta de cómo debe ser realizada cierta
actividad.
Proceso: Conjunto de actividades dirigidas a la transformación de insumos para la obtención de un
producto. Es un ordenamiento específico de actividades de trabajo sobre un horizonte de tiempo y
lugar que posee un inicio y un fin.
Programación: Técnica que consiste en formular los detalles dentro de un plan de acción y que
conlleva a la selección de fines, medios y tiempo para alcanzarlos.
7
Puestos de cargos fijos: Plazas permanentes con que cuenta una entidad pública, ministerio u
órgano, para el cumplimiento de sus objetivos. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la
Autoridad Presupuestaria. 2015).
Puestos de confianza de nivel superior: Plazas autorizadas y valoradas por la Autoridad
Presupuestaria, que comprenden presidentes ejecutivos, gerentes, subgerentes, ministros,
viceministros y directores, excluidos del Régimen de Servicio Civil. (Glosario de términos de la
Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Puestos de confianza subalternos: Plazas autorizadas por la AP excluidas del Régimen de Servicio
Civil, de nombramiento directo y a disposición exclusiva del jerarca supremo o ejecutivo según
corresponda. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Puestos de servicios especiales: Plazas autorizadas por la AP, con el fin de contar con personal
profesional, técnico o administrativo, contratado por un periodo determinado para realizar trabajos de
carácter transitorio o temporal. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad
Presupuestaria. 2015).
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados (ISO 9000. Recuperado de: www.arpcalidad.com).
Programa: Conjunto de actividades encaminadas a alcanzar determinados objetivos. (Glosario de
términos y expresiones de la gestión de Recursos Humanos del Régimen de Servicio Civil de Costa
Rica. Régimen de Servicio Civil de Costa Rica. 2013).
Reasignación de puestos: Cambio en la clasificación de un puesto de cargos fijos que conlleva a un
nivel salarial mayor, menor o igual, con motivo de haber experimentado una variación sustancial y
permanente en sus tareas y niveles de responsabilidad. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H
de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Recargo de funciones: Asumir temporalmente funciones de un puesto de mayor nivel salarial,
adicionales a las actividades propias del puesto permanente del funcionario, en caso de vacaciones,
licencias con goce de salario e incapacidades, entre otros. Serán sujeto de remuneración, aquellas
que excedan un mes calendario ininterrumpidamente. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H
de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Reclasificación: Acto mediante el cual se rectifica la clasificación de un puesto por haber sido
asignado o reasignado erróneamente.
Reestructuración de clases: Cambio que afecta a puestos o clases, al variarse la estructura
ocupacional de una serie, o la conformación de una clase. (Glosario de términos de la Directriz
37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Relación de puestos: Documento técnico legal que refleja la agrupación de todos los puestos
ocupados y vacantes según clasificación, unidades administrativas y la asignación presupuestaria
mensual y anual, correspondiente a los salarios base y pluses salariales legalmente establecidos.
(Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Reorganización administrativa: Proceso político, administrativo y técnico, dirigido al fortalecimiento
de la gestión pública, que podría conllevar la modificación de unidades administrativas en cuanto a su
gestión, normativa, tecnología, infraestructura, recursos humanos y estructura de una entidad pública,
ministerio u órgano del sector público. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad
Presupuestaria. 2015).
8
Revaloración por ajuste técnico: Modificación salarial específica de una clase o grupo de estas,
basada en razones técnico-jurídicas distintas a la de costo de vida. (Glosario de términos de la
Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Revaloración salarial: Modificación del salario de las clases de puestos por concepto del aumento
decretado por el Poder Ejecutivo. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad
Presupuestaria. 2015).
Tareas: Cada uno de los diferentes componentes que integra un puesto y que exigen a quien lo
ocupa, la dedicación de tiempo y la posesión de determinados conocimientos, actitudes, destrezas y
habilidades (Lucke, Zelaya. Clasificación de Puestos. EUNED. 2016).
Trabajo por Proyectos: Trabajo ejecutado en función de un objetivo particular, temático y
programación ordenada en un plazo determinado y con carácter temporal.
Requisitos: Cúmulo de estudios académicos, experiencia y capacitación necesarios para el
adecuado desempeño del trabajo. Condiciones que deben poseer las personas para el desempeño
de un puesto.
Requisitos Legales: Corresponde a la incorporación a los colegios profesionales respectivos para el
ejercicio legal de la profesión u otras que sean requeridas para el óptimo desempeño de la clase de
puesto.
Responsabilidad: Obligación de un trabajador de responder por la ejecución de las actividades que
se le asignen.
Salario: Remuneración periódica que se otorga por el desempeño de un cargo durante la jornada
respectiva.
Segundo Ciclo de Enseñanza General Básica: Enseñanza primaria aprobada.
Supervisión: Aquella fase de la jefatura inmediata que controla el cumplimiento de las actividades
asignadas a los individuos o grupos para asegurar su realización correcta y adecuada.
Suplencia o sustitución: Nombramiento de un funcionario en forma temporal que sustituye al titular
de un puesto, que se encuentra ausente por motivo de licencias, vacaciones, incapacidades u otros
que impliquen el goce de salario del titular, por un periodo predefinido e implica relación laboral.
(Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
Ubicación por reestructuración: Ubicar a los ocupantes de los puestos en la nueva clasificación,
originada por la variación del Manual de Clases Anchas o en los manuales de la institución (de clases
y de cargos), siempre que ocurran variaciones fundamentales en estos instrumentos. Tiene los
mismos efectos de una reasignación. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la Autoridad
Presupuestaria. 2015).
Vacante: Puesto en el que no existe persona nombrada para el desempeño de sus deberes y
responsabilidades, sea interina o en propiedad. (Glosario de términos de la Directriz 37078-H de la
Autoridad Presupuestaria. 2015).
Valoración: Proceso mediante el cual se asignan las remuneraciones a las clases de puestos,
tomando en consideración el estudio de los factores de clasificación, los índices de costo de vida,
encuestas de salarios y otros elementos de juicio de uso condicionado. (Glosario de términos de la
Directriz 37078-H de la Autoridad Presupuestaria. 2015).
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II. Metodología
En este apartado se detallan las actividades realizadas para la elaboración del presente Manual
Descriptivo de Cargos.
2.1
Recopilación de la información
Esta actividad consistió en el entendimiento de la estructura ocupacional vigente del IFAM, los
cargos y la cantidad de plazas por cargo por dependencia, así como el levantamiento de las
actividades por cargo.
Para realizar dicho levantamiento, se diseñó y aplicó el instrumento denominado “Cuestionario de
Actividades”. El objetivo de este instrumento de recolección, fue capturar y conocer por fuente
primaria, las funciones que los trabajadores del Instituto realizan en los diferentes puestos de
trabajo.
Posteriormente, cada jefatura inmediata procedió a realizar la revisión de la información
suministrada por el personal del IFAM bajo su responsabilidad y a remitir el cuestionario validado
y firmado al consultor.
Además, se procedió con la revisión del Manual Descriptivo de Cargos vigente en la Institución.
2.2
Procesamiento, análisis y verificación de la información
Durante esta fase se recibieron los cuestionarios de recolección de información y se habilitó un
período para aclarar dudas con el personal del IFAM o bien con las jefaturas a cargo de la
revisión o validación de éstos.
Con base en el procesamiento y análisis de la información relativa a las actividades que se
desarrollaban en los diferentes cargos, la definición del nuevo modelo organizacional, sus
cambios y los procesos que le soportarán, se efectuó la determinación de los nuevos cargos
requeridos en la Institución y que corresponden a:
•
Cargos que se administran fuera de la escala salarial ordinaria en razón de que su asignación
salarial está por normativa especial de entidades reguladoras y sus funciones por normativa
específica, y que por tanto no se incluyen dentro del Manual Descriptivo de Cargos, dichas
posiciones son las siguientes:
-
•
Clase Administración Superior: Presidente(a) Ejecutivo(a), Director(a) Ejecutivo,
Auditor(a) Interno(a), Puestos de confianza de la Administración Superior.
Clase Médico G1: Médico General.
Cargos que se administran dentro de la escala salarial, conformado por:
-
Grupo General, incluye todas las actividades ocupacionales relacionadas con la
esencia del IFAM, en función de sus procesos estratégicos, sustantivos y de apoyo
que aseguren el logro de objetivos para el mejoramiento del Régimen Municipal
(exceptuando las labores orientadas a la gestión de las Tecnologías de Información).
10
-
Grupo de Tecnologías de Información: Incorpora, todas las actividades ocupacionales
relacionadas con los procesos de tecnologías de información que soportan la gestión
interna y externa del IFAM y que facilitan el acceso de los servicios institucionales.
Con base en las descripciones de cargos, se definieron y elaboraron los índices y la codificación
de los puestos que constituyen el Manual Descriptivo de Cargos del IFAM.
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III. Objetivos y alcance
La elaboración del Manual Descriptivo de Cargos del IFAM servirá como instrumento técnico para la
administración de los recursos humanos de la Institución, así como para la promoción de la carrera
administrativa del personal del IFAM, por lo que los puestos vacantes deberán de ser promovidos en
primera instancia mediante concurso interno y además, tiene como propósito lo siguiente:
-
Actualizar los perfiles de puestos de la Institución y alinearlos al nuevo modelo de servicio y de
organización avalado para el IFAM, con base en los procesos vigentes.
-
Establecer una descripción clara y concisa de cada uno de los puestos de trabajo disponibles en
el Instituto, facilitando que los y las funcionarias tengan una visión oportuna y objetiva de sus
funciones y responsabilidades principales.
-
Contribuir a normar y estandarizar criterios para la toma de decisiones dentro de la planeación del
desarrollo profesional de los servidores públicos.
-
Adecuar las políticas de selección de personal, inducción al puesto y capacitación de personal,
que tienen como base el entendimiento de las funciones de cada puesto de trabajo.
-
Mejorar la funcionalidad de las actividades sustantivas y administrativas de la Institución, su
seguimiento, supervisión y evaluación.
-
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación al puesto asignado.
-
Facilitar el proceso de reclutamiento y selección, proporcionando una guía objetiva para ejecutar
este proceso.
-
Precisar las funciones establecidas a cada puesto, evitando duplicidades de funciones así como
detectar omisiones.
Respecto a la promoción de la carrera administrativa los puestos vacantes serán promovidos en
primera instancia mediante concurso interno. Así mismo, los ascensos de categoría serán
autorizados, previo concurso interno, por el Director(a) Ejecutivo(a), con la recomendación de las
jefaturas o encargados según corresponda y tomando en consideración la eficacia de los servicios
prestados, las calificaciones de desempeño obtenidas, estudios, antigüedad y demás elementos de
juicio que se consideren apropiados, siempre que la persona candidata al ascenso reúna los
requisitos de idoneidad que están establecidos en el Manual Descriptivo de Cargos vigente.
Alcance
En este Manual se incorporan los cargos que según el análisis funcional y de procesos, realizado en
la Institución, permiten el adecuado cumplimiento de las actividades sustantivas y administrativas que
se establecen en cada una de las dependencias de la estructura organizacional vigente para el IFAM.
Se exceptúan de este Manual, los siguientes puestos:
-
Presidente(a) Ejecutivo(a),
Director(a) Ejecutivo,
12
-
Auditor(a) Interno(a)
Médico General
Puestos de confianza de la Administración Superior
13
IV.
Aspectos Generales
En este apartado, se detalla la estructura de codificación de cada una de los cargos del Instituto de
Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) y además la conformación de cada uno de los descriptivos de
cargos que conforman el Manual.
3.1
Índice de Cargos
A continuación se conforma el índice de los cargos del IFAM. El código de identificación para
estos cargos, se estructura de la siguiente manera:
 Un primer dígito que identifica el grupo ocupacional
quedando de la siguiente manera:
a la cual pertenece el cargo,
Tabla 1
Identificación del grupo ocupacional del cargo
Grupo ocupacional IFAM
Identificación
General
1
Tecnologías de Información
2
General: Incorpora todas las actividades ocupacionales relacionadas con la esencia del
IFAM, en función de sus procesos estratégicos, sustantivos y de apoyo que aseguren el
logro de objetivos para el mejoramiento del Régimen Municipal.
Tecnologías de Información: Incorpora todas las actividades ocupacionales relacionadas
con los procesos de tecnologías de información que soportan la gestión interna y externa
del IFAM y que facilitan el acceso de los servicios institucionales.
 Un segundo dígito que identifica el nivel ocupacional al cual pertenece el cargo, los cuales
en resumen están definidos de la siguiente manera:
Tabla 2
Identificación del nivel ocupacional del cargo
Nivel ocupacional de la
Autoridad Presupuestaria (AP)
Ejecutivo
Nivel ocupacional del IFAM
Identificación
Jefe
1
Encargado
2
Profesional
Ejecutivo
3
Técnico
Técnico
4
Administrativo
Administrativo
5
Servicios
Operativo
6
Jefe: Participan en el planeamiento, programación, dirección, organización, coordinación,
evaluación y supervisión de actividades profesionales, técnicas y administrativas en un
Departamento que desarrolla programas en el ámbito del fortalecimiento municipal o que
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apoyan directamente la gestión sustantiva y cuyas labores tienen impacto y trascendencia
a nivel institucional y por ende nacional.
Encargado: Participan en el planeamiento, dirección, organización, coordinación,
supervisión y control de las actividades profesionales, técnicas y administrativas que se
desarrollan en una unidad organizacional que gestiona procesos y participa en la emisión
de normativa técnica de impacto y trascendencia institucional.
Ejecutivo: Ejecutan labores que exigen la aplicación de conocimientos teóricos y prácticos
de una profesión universitaria, así como el criterio experto para brindar asistencia a
funcionarios de mayor nivel en actividades diversas, tales como: emisión de normativa
técnica, diseño, ejecución y evaluación de planes, realización de investigaciones de
trascendencia y exigencia científica, asesoría para la toma de decisiones trascendentales,
o la coordinación de proyectos o programas de impacto y necesidad institucional.
Técnico: Asistencia a personal de mayor nivel en la realización de estudios e
investigaciones de mayor rigurosidad metodológica que requieren la aplicación de
conocimientos técnicos o especializados. También incluye las funciones de atención y
coordinación de trámites y consultas diversas planteadas por los usuarios y público en
general.
Administrativo: Ejecutan y apoyan el desarrollo de las labores administrativas y de
apoyo, relacionadas con los procesos de la Institución.
Operativo: Ejecutan y apoyan el desarrollo de actividades de índole operativo
relacionadas con los procesos de la Institución.
 Un tercer dígito conformado por dos cifras que identifican la clase institucional a la cual
pertenece el cargo, que se identifican de la siguiente manera:
Tabla 3
Identificación de la clase institucional
Clase Institucional
Identificación
Jefe de Departamento
01
Encargado 2
02
Encargado 1
03
Encargado de Tecnologías de Información
04
Profesional Especialista
05
Profesional Especialista de Tecnologías de Información
06
Profesional
07
Profesional de Tecnologías de Información
08
Profesional Asistente
09
Profesional Asistente de Tecnologías de Información
10
Gestor Especialista
11
Gestor
12
Gestor de Tecnologías de Información
13
Asistente Administrativo
14
15
Auxiliar Administrativo
15
Operario de Mantenimiento
16
Chofer
17
A continuación el detalle de cada una de las clases institucionales:
Jefe de Departamento: Participan en el planeamiento, dirección, organización,
coordinación, evaluación y supervisión de actividades profesionales, técnicas y
administrativas en un Departamento que desarrolla programas para el Régimen Municipal
o que apoyan directamente la gestión sustantiva, cuyas labores tienen impacto y
trascendencia en el Sector Municipal y a nivel institucional.
Encargado 2: Planificar, dirigir, organizar, coordinar, supervisar y controlar las actividades
profesionales, técnicas y administrativas que se desarrollan en una dependencia a cargo
de la gestión de los procesos asesores de la Institución, tales como gestionar
requerimientos jurídicos y gestionar planificación institucional; o bien que administran
procesos sustantivos orientados a innovar y desarrollar programas, gestionar servicios
técnicos y de financiamiento, gestionar capacitación y formación, así como los procesos
de apoyo relacionados con gestionar la administración tributaria y que además participan
en la emisión de normativa técnica de transcendencia institucional.
Encargado 1: Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar
actividades de procesos de trabajo que atienden y coordinan gestiones de impacto y
trascendencia a nivel institucional en materia jurídica, de planificación institucional,
financiera–contable, administración, desarrollo del talento humano, adquisiciones y
contrataciones y administración de servicios generales.
Encargado de Tecnologías de Información: Planificar, dirigir, coordinar, organizar y
supervisar las labores profesionales, técnicas y administrativas que se realizan en la
Unidad de Tecnologías de Información, relacionadas con el desarrollo de sistemas y la
prestación de servicios y productos de apoyo o soporte informático a la gestión interna y
externa, en colaboración con las unidades sustantivas de la Institución.
Profesional Especialista: Ejecutar labores profesionales que requieren amplia
experiencia en su campo de acción para emitir criterio experto y asistir a funcionarios de
mayor nivel en diversas actividades de mayor complejidad que apoyan la toma de
decisiones trascendentales en la dependencia; además le puede corresponder coordinar
equipos de trabajo internos o externos necesarios para el adecuado funcionamiento
institucional.
Profesional Especialista de Tecnologías de Información: Ejecutar labores
profesionales que requieren amplia experiencia en el área de la Informática para emitir
criterio experto y asistir a funcionarios de mayor nivel en diversas actividades que apoyan
la toma de decisiones trascendentales en la Unidad, además le puede corresponder la
coordinación de equipos de trabajo para asistirle en las labores asignadas.
Profesional: Ejecutar labores profesionales para la gestión de actividades técnicas y
científicas relacionadas con el campo de actividad de la dependencia, que requieren
independencia de criterio y experiencia previa para la realización efectiva y eficiente de los
procesos en los que participa y por ende de los objetivos de su área de trabajo.
Profesional de Tecnologías de Información: Ejecutar labores profesionales para la
gestión de actividades en el campo de la informática tales como administración de bases
16
de datos, redes y comunicaciones y soporte técnico, que requieren independencia de
criterio y experiencia previa para la realización efectiva y eficiente de los procesos en los
que participa y por ende de los objetivos de su área de trabajo.
Profesional Asistente: Realizar actividades profesionales para brindar asistencia a
personal de mayor nivel que facilite el cumplimiento oportuno de los objetivos de la
dependencia en la cual labora.
Profesional Asistente de Tecnologías de Información: Brindar asistencia profesional a
personal de mayor nivel en la realización de actividades en el campo de la informática
tales como: administración de bases de datos, redes y comunicaciones y soporte técnico.
Gestor Especialista: Ejecutar labores técnicas que requieren rigurosidad metodológica
para asistir a personal de mayor nivel en la elaboración de estudios e investigaciones
variadas, atención y coordinación de trámites o consultas diversas planteadas por
usuarios internos o externos; además le puede corresponder coordinar el trabajo de un
equipo de trabajo conformado por funcionarios de igual o menor nivel según las
necesidades de la dependencia.
Gestor: Asistir a personal de mayor nivel en la realización de tareas técnicas que
requieren experiencia para la elaboración de estudios, atención de trámites y consultas
diversas planteadas por usuarios internos o externos de la dependencia donde labora.
Gestor de Tecnologías de Información: Ejecutar labores técnicas difíciles relacionadas
con el soporte técnico a usuarios, mantenimiento y reparación de equipos
computacionales, de redes y comunicación del Instituto.
Asistente Administrativo: Coordina y ejecuta labores asistenciales variadas de apoyo a
la gestión de funcionarios del nivel político o gerencial tales como: administración de
documentos, correspondencia, ejecución de trámites y controles administrativos derivados
de los procesos de trabajo de la dependencia donde labora.
Auxiliar Administrativo: Ejecuta labores asistenciales variadas de apoyo a la gestión a
funcionarios del área funcional técnico-administrativa, tales como: administración de
documentos, correspondencia, ejecución de trámites y controles administrativos derivados
de los procesos de trabajo de la dependencia donde labora.
Operario de Mantenimiento: Realizar actividades de mantenimiento preventivo y
correctivo en infraestructura civil, eléctrica y telefónica, en edificios, oficinas u otros
requeridos por el IFAM.
Chofer: Ejecutar tareas que implican la conducción de vehículos para el transporte vía
terrestre del personal que labora en el IFAM y otros autorizados, de materiales y
correspondencia de la institución que sea requerido.
 Un cuarto dígito de dos cifras que identifica la dependencia donde se ubica el cargo.
Tabla 4
Identificación de la dependencia organizacional
Dependencia
Junta Directiva
Auditoría Interna
Identificación
10
11
17
Contraloría de Servicios
Presidencia Ejecutiva
12
20
Asesoría Jurídica
21
Planificación Institucional
22
Dirección Ejecutiva
30
Departamento Gestión de Fortalecimiento Municipal
40
Unidad Innovación y Desarrollo
41
Unidad Gestión de Servicios Técnicos y de Financiamiento
42
Unidad Capacitación y Formación
43
Departamento Administración Hacendaria
50
Unidad Administración Tributaria
51
Unidad Financiera
52
Departamento Administrativo
60
Unidad Talento Humano
61
Unidad Adquisiciones y Contrataciones
62
Unidad Servicios Generales
63
Unidad Archivo Central
64
Unidad Tecnologías de Información
70
 Un último dígito que identifica la secuencia del cargo según el nivel ocupacional y clase
institucional a la que se asocia el puesto en la dependencia.
Con base en las identificaciones anteriores se conforma el código de cada uno de los cargos
que se incluyen en este manual, tal y como se muestra a continuación.
Figura 1
Estructura para el código del cargo
A continuación, se presenta el índice de cargos por orden numérico y según el grupo
ocupacional y clase donde se ubica el puesto y que conforman el Manual Descriptivo de
Cargos del IFAM.
18
Tabla 5
Índice de cargos según grupo y clase ocupacional
Cargo
Código
GRUPO OCUPACIONAL GENERAL
Jefe de Departamento
Jefe de Gestión Fortalecimiento Municipal
1.1.01.40.1
Jefe de Administración Hacendaria
1.1.01.50.1
Jefe Administrativo
1.1.01.60.1
Encargado 2
Encargado de Innovación y Desarrollo
1.2.02.41.1
Encargado de Gestión de Servicios Técnicos y de Financiamiento
1.2.02.42.1
Encargado de Capacitacion y Formación
1.2.02.43.1
Encargado de Administración Tributaria
1.2.02.51.1
Encargado 1
Encargado de Asesoría Jurídica
1.2.03.21.1
Encargado de Planificación Institucional
1.2.03.22.1
Encargado de Financiero
1.2.03.52.1
Encargado de Talento Humano
1.2.03.61.1
Encargado de Adquisiciones y Contrataciones
1.2.03.62.1
Encargado de Servicios Generales
1.2.03.63.1
Profesional Especialista
Profesional Especialista de Auditoría Interna
1.3.05.11.1
Profesional Especialista de Presidencia Ejecutiva
1.3.05.20.1
Profesional Especialista de Planificación Institucional
1.3.05.22.1
Profesional Especialista de Dirección Ejecutiva
1.3.05.30.1
Profesional Especialista de Innovación y Desarrollo
1.3.05.41.1
Profesional Especialista de Promoción Municipal
1.3.05.42.1
Profesional Especialista de Programas y Proyectos
1.3.05.42.2
Profesional Especialista de Capacitación y Formación
1.3.05.43.1
Profesional
Profesional de Junta Directiva
1.3.07.10.1
Profesional de Auditoría Interna
Profesional de Comunicación Institucional
1.3.07.11.1
Profesional de Asesoría Jurídica Institucional
1.3.07.21.1
Profesional de Contraloría de Servicios
1.3.07.12.1
Profesional de Planificación Institucional
1.3.07.22.1
Profesional de Fortalecimiento Municipal
1.3.07.40.1
Profesional de Asesoría Jurídica Municipal
1.3.07.40.2
1.3.07.20.1
19
Profesional de Promoción Municipal
1.3.07.42.1
Profesional de Ejecución de Proyectos
1.3.07.42.2
Profesional de Capacitación y Formación
1.3.07.43.1
Profesional de Administración Tributaria
Profesional de Gestión Contable
1.3.07.51.1
Profesional de Talento Humano
1.3.07.61.1
Profesional de Archivo Central
1.3.07.64.1
1.3.07.52.1
Profesional Asistente
Profesional Asistente de Asesoría Jurídica Institucional
1.3.09.21.1
Profesional Asistente de Salud Ocupacional
1.3.09.30.1
Profesional Asistente de Fortalecimiento Municipal
1.3.09.40.1
Profesional Asistente de Innovación y Desarrollo
1.3.09.41.1
Profesional Asistente de Gestión Servicios Técnicos y de Financiamiento
1.3.09.42.1
Profesional Asistente de Capacitación y Formación
1.3.09.43.1
Profesional Asistente de Administración Tributaria
1.3.09.51.1
Profesional Asistente de Gestión Contable
1.3.09.52.1
Profesional Asistente de Tesorería
1.3.09.52.2
Profesional Asistente de Talento Humano
1.3.09.61.1
Profesional Asistente de Adquisiciones y Contrataciones
1.3.09.62.1
Gestor Especialista
Gestor Especialista de Innovación y Desarrollo
1.4.11.41.1
Gestor Especialista de Talento Humano
1.4.11.61.1
Gestor Especialista de Adquisiciones y Contrataciones
1.4.11.62.1
Gestor Especialista de Servicios Generales
1.4.11.63.1
Gestor
Gestor de Servicios Técnicos y de Financiamiento
1.4.12.42.1
Gestor de Capacitación y Formación
1.4.12.43.1
Gestor de Contabilidad
1.4.12.52.1
Gestor de Tesorería
1.4.12.52.2
Gestor de Adquisiciones y Contrataciones
1.4.12.62.1
Asistente Administrativo
Asistente Administrativo Junta Directiva
1.5.14.10.1
Asistente Administrativo Auditoría Interna
1.5.14.11.1
Asistente Administrativo Presidencia Ejecutiva
1.5.14.20.1
Asistente Administrativo Asesoría Jurídica
1.5.14.21.1
Asistente Administrativo Dirección Ejecutiva
1.5.14.30.1
Auxiliar Administrativo
Auxiliar Administrativo de Dirección Ejecutiva
1.5.15.30.1
20
Auxiliar Administrativo de Fortalecimiento Municipal
1.5.15.40.1
Auxiliar Administrativo de Administración Hacendaria
1.5.15.50.1
Auxiliar de Administración
1.5.15.60.1
Auxiliar Administrativo y de atención de usuarios
1.5.15.63.1
Operario de Mantenimiento
Operario de Mantenimiento de Servicios Generales
1.6.16.63.1
Chofer
Chofer de Presidencia Ejecutiva
1.6.17.20.1
Chofer de Servicios Generales
1.6.17.63.1
GRUPO OCUPACIONAL TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Encargado Tecnologías de Información
Encargado de Tecnologías de la Información
2.2.04.70.1
Profesional Especialista Tecnología de Información
Profesional Especialista Tecnologías de Información
2.3.06.70.1
Profesional Tecnología de Información
Profesional Tecnología de Información
2.3.08.70.1
Profesional Asistente de Tecnología de Información
Profesional Asistente Tecnología de Información
2.3.10.70.1
Gestor Tecnología de Información
Gestor de Tecnología de Información
3.2
2.4.13.70.1
Contenidos de los Descriptivos de Cargos
A continuación se presenta los descriptivos de cargo que conforman el Manual Descriptivo de
Cargos del IFAM.
La descripción para cada uno de los cargos o puestos se presenta de una manera uniforme, la
cual incluye los siguientes apartados:
-
Código del cargo: Identifica cada uno de los cargos que se incluyen en este manual, de
acuerdo a lo indicado en el apartado “Índice de Cargos”.
-
Nombre del cargo: Nomenclatura que identifica el cargo, que está definido, por la clase
genérica y categoría del puesto que se describe.
-
Ubicación del cargo: Indica la posición que tiene el cargo en la estructura organizacional
del IFAM.
-
Nivel ocupacional: Indica el nivel ocupacional en el que está ubicado el cargo.
-
Tipo de proceso al que pertenece: indica el tipo de proceso en el que participa el cargo,
en función de la naturaleza de las funciones, ya sea proceso sustantivo, de apoyo y
colaborativo.
21
-
Categoría: Se refiere al código salarial que se aplica para la clase a la cual pertenece el
cargo.
-
Naturaleza del cargo: se presenta una breve descripción de la razón de ser del puesto
donde se refleja la descripción general y el propósito básico del mismo.
-
Clase a la que pertenece el cargo: Se indica la clase general a la que pertenece el
cargo.
-
Principales funciones y responsabilidades: Se enumeran las actividades específicas
del cargo, propias del área organizacional en la cual se ubica el puesto. Incluye las
actividades, o sea las divisiones inmediatamente menores de los procesos que ejecuta el
puesto y cumple con los criterios de qué, cómo y para qué.
-
Línea de reporte y supervisión del cargo: se incluye el nombre del cargo superior al
cual reporta y se incluye el tipo de cargo que debe supervisar si aplicase.
-
Actividades generales1: Descripción de las funciones generales que deben realizar los
cargos y que están definidas de acuerdo con la clase a la cual pertenece, dentro de la
estructura ocupacional del IFAM.
-
Actividades específicas: Descripción de funciones específicas que debe realizar el
puesto, en función de la dependencia en la cual esté ubicado el cargo.
-
Condiciones ambientales y organizacionales: Se agrupan los factores o características
de clasificación de los cargos definidos en el Sistema de Clasificación y Valoración del
IFAM. Éstos son:
-
Supervisión ejercida: Indica el grado de responsabilidad que deriva de planear,
organizar, dirigir y controlar el trabajo de otras personas, así como el entrenamiento
que las mismas requieren. Al evaluarse, se toma en cuenta la naturaleza de la
supervisión (técnica y/o administrativa) y el tipo de los puestos que ocupan los
subalternos.
-
Supervisión recibida: Establece el grado de independencia para organizar, ejecutar
el trabajo y tomar decisiones sobre métodos y procedimientos. Analiza la existencia de
métodos, normas y procedimientos establecidos, o bien, si éstos deben definirse con
base en precedentes durante la ejecución del trabajo o de acuerdo con los problemas
que se presenten.
-
Responsabilidad por funciones: Establece la responsabilidad directa del funcionario
por el cumplimiento adecuado de las tareas propias del cargo y las implicaciones que
las mismas tienen para la totalidad de los procesos de la unidad o de la organización.
Indica, además, si las actividades están sujetas a calendarios o forman parte de
procesos que sufrirían atrasos o problemas si las mismas no se ejecutan con la calidad
técnica requerida, con precisión y el debido cuidado.
-
Responsabilidad por relaciones de trabajo: Valora el tipo de relaciones (externas,
internas o ambas), la frecuencia de las mismas, la forma en que se desarrollan
(directamente, por la vía telefónica, en reuniones, etc.) y, fundamentalmente la calidad
y la cantidad de las informaciones que se suministran.
1
En los cargos que pertenecen a las clases de Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo, y Chofer las
actividades generales y las específicas se presentan en forma integrada.
22
3.3
-
Responsabilidad por equipo, materiales y valores: Determina la responsabilidad
directa del funcionario por la utilización de materiales, equipos y valores (en efectivo o
títulos) y el costo de los mismos.
-
Condiciones de trabajo: Este factor se refiere a las condiciones físicas o ambientales
bajo las que debe ejecutarse el trabajo, sobre los cuales el funcionario no puede
ejercer control alguno y que podrían afectar su estado físico o mental o exponerlo,
inevitablemente, a accidentes, enfermedades o peligros durante la ejecución de las
tareas.
-
Consecuencia del error: Determina la responsabilidad que tiene la clase y la
incidencia física o material de un descuido o un error en la aplicación de las funciones,
técnicas o procedimientos que exige el puesto.
-
Competencias base asociadas al cargo: Establece cuáles son las competencias
conductuales esperadas para cada cargo, las cuáles están establecidas en el Diccionario
de Competencias del personal del IFAM.
-
Conocimientos técnicos y/o específicos: Se incluyen los cursos o capacitaciones
generales y específicas que son requeridas o deseables para el ejercicio de las funciones
del puesto, relacionadas con la gestión municipal y el quehacer propio del IFAM.
-
Requisitos del cargo: Especifica la preparación académica u otra atinente, así como la
experiencia que debe poseer el o la trabajadora para ejecutar adecuadamente las tareas
que estructuran el cargo. Se debe verificar si la posición exige algún tipo de licencia o la
incorporación a un Colegio Profesional por mandato legal.
-
Formación académica2: Tipo, nivel o grado académico requerido para el puesto.
-
Experiencia: Se indica el conocimiento que se adquiere con la práctica en el
desempeño de un puesto.
-
Requisitos legales: Todas aquellas autorizaciones legales o técnicas e
incorporaciones debidamente certificadas necesarias para ejercer las actividades del
cargo.
-
Condición especial del puesto: Se refiere a declaraciones de bienes y rendiciones
de garantías o pólizas de fidelidad cuando por ley así se indique para el ejercicio del
puesto o cargo.
Descriptores de los Cargos
A continuación se presentan las descripciones de los cargos que conforman el Manual
Descriptivo de Cargos del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) ordenados por
clase en las que se ubican.
2
En los cargos que pertenecen a las clases de Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo, Operario de
Mantenimiento y Chofer la formación académica y experiencia se presentan en forma integrada.
23